Guía para El Desarrollo de Carta Compromiso Al Ciudadano

GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE
LAS CARTAS COMPROMISO
AL CIUDADANO
MINISTERIO DE
ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA
4 ta V E R S I Ó N / 2 0 2 0
GUÍA PARA EL DESARROLLO DE LAS CARTAS COMPROMISO AL CIUDADANO
CUARTA VERSIÓN / GUI-DST-001
IMPRESO EN REP. DOMINICANA

PRINTED IN DOMINICAN REPUBLIC
Elaborado por:
Dirección de Simplificación de Trámites
© Derechos Reservados
2020. Publicaciones MAP
www.map.gob.do
Email: [email protected]
Santo Domingo, Rep. Dominicana
Esta guía fue elaborada utilizando como base la “Guía para el Desarrollo de Cartas de Servicio” (2010) de España,
y la “Guía para la Elaboración de la Carta Compromiso con el Ciudadano” (2007) de Argentina.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
CARTAS COMPROMISO MINISTERIO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
AL CIUDADANO 2020 / 4ta. VERSIÓN
CONTENIDO
1. LAS CARTAS COMPROMISO AL CIUDADANO 6
2. CONTENIDO DE LA CARTA COMPROMISO AL CIUDADANO 9
3. FASES DE ELABORACIÓN 13
4. APROBACIÓN 27
5. ASISTENCIA TÉCNICA 31
6. EVALUACIÓN 32
7. ACTUALIZACIÓN, RENOVACIÓN Y VIGENCIA 33
8. GLOSARIO 35
DOCUMENTO CONTROLADO
SGC-MAP / GUI-DST-001 Ver. 04 3
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
PRESENTACIÓN
Uno de los pilares más importantes dentro del Programa Carta Compromiso al Ciudadano, y al
cual hace referencia el Decreto 211-10, es la Guía para el Desarrollo de las Cartas Compromiso al
Ciudadano. Esta guía establece los lineamientos bajo los cuales deben elaborarse, aprobarse e incor-
porarse las cartas compromiso dentro del Programa, constituye un documento, por un lado, formativo,
porque explica los pasos a seguir para el desarrollo de las cartas y a la vez de referencia, porque define
los aspectos formales que deben cumplir, tanto el MAP como las instituciones para su funcionamiento.
La Guía para el Desarrollo de las Cartas Compromiso que se presenta a continuación, es la cuarta
versión que publicamos desde la creación del Programa Carta Compromiso a Ciudadano en el año
2009. Aquí se incorporan mejoras identificadas a partir de los trabajos realizados con las instituciones
en los procesos de elaboración, aprobación, actualización y evaluación de las cartas, tanto por parte
del equipo del MAP como de las opiniones expresadas por los comités de calidad de las instituciones.
Desde la primera versión de esta Guía, que tuvo como punto de partida las experiencias de otros
países, hasta el día de hoy, se ha tratado de adaptar la herramienta al contexto de la Administración
Pública Dominicana y hacerla más fácil de aplicar en diferentes entornos y tipos de servicios, pero cui-
dando en todo momento que no se pierdan los más altos estándares de calidad en su implementación.
Esta Guía se divide en ocho (8) apartados, el primero hace referencia a informaciones generales y res-
ponsabilidades dentro del “Programa Carta Compromiso al Ciudadano”; el segundo, al contenido de la
carta y sus respectivos apartados; el tercero, a las fases que son necesarias para elaborar correctamen-
te una carta compromiso; el cuarto, al proceso de aprobación; el quinto, a los pasos que debe seguir la
institución para recibir asistencia técnica; el sexto, a los mecanismos de medición tanto internos como
externos para su evaluación, el séptimo a las actualizaciones y renovaciones y finalmente, en el octavo
se agregó un glosario de términos.
El objetivo de esta publicación, al igual que en los casos anteriores, es servir de instrumento orienta-
dor a las instituciones en la elaboración de sus Cartas Compromiso al Ciudadano. Siguiendo los pasos
que aquí se describen, los comités de calidad están en posición de elaborar, implementar y, posterior-
mente publicar, una carta compromiso cuyos orígenes y fines principales son la satisfacción del cliente/
ciudadano y la mejora continua.
Todos los soportes que acompañan y sustentan esta Guía se encuentran a disposición de las institu-
ciones a través del portal web del MAP. Adicional a esto, también, desde la Dirección de Simplificación
de Trámites, se ofrece asistencia técnica para cualquiera de las fases de implementación que aquí se
describen.
Avanzamos para ti!
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
1. LAS CARTAS COMPROMISO AL CIUDADANO
1.1. ¿Qué son las Cartas Compromiso?

Las Cartas Compromiso son documentos a través de los cuales las instituciones públicas informan
al ciudadano/cliente sobre los servicios que gestionan, cómo acceder y obtener esos servicios y los
compromisos de calidad establecidos para su prestación.
Las Cartas Compromiso implican un enfoque en el ciudadano, lo cual hace necesario conocer qué
espera él y orientar los procesos de trabajo de forma que contribuyan a satisfacer sus necesidades,
esto conlleva a que se generen condiciones para evaluar, tanto los niveles internos de eficiencia como
la satisfacción del ciudadano con relación a la forma en que está recibiendo el servicio.
Los objetivos fundamentales de las Cartas Compromiso, según el Art. 11 del Decreto 211-10, son:
a) Facilitar a los ciudadanos el ejercicio efectivo de sus derechos, proporcionándoles una influencia
más directa sobre los servicios administrativos y permitiéndoles comparar lo que pueden esperar
con lo que reciben realmente;
b) Fomentar la mejora continua de la calidad, dando a los gestores la oportunidad de conocer

de forma consciente, realista y objetiva- cómo son utilizados los recursos y el nivel de calidad
que pueden alcanzar;
c) Hacer explícita la responsabilidad de los gestores públicos con respecto a la satisfacción de

los ciudadanos y ante los órganos superiores de la propia Administración del Estado.
1.2. El Programa Carta Compromiso al Ciudadano

El Programa Carta Compromiso al Ciudadano es una estrategia desarrollada por el Ministerio de Ad-
ministración Pública (MAP) con el objetivo de mejorar la calidad de los servicios que se brindan al ciu-
dadano, garantizar la transparencia en la gestión y fortalecer la confianza entre el ciudadano y el Estado.
1.3. Base legal

Acorde las finalidades de los servicios públicos indicados en la Constitución de la República Domini-
cana, en su Artículo 147, se señala que “Los servicios públicos están destinados a satisfacer las nece-
sidades de interés colectivo y en consecuencia: 1) El Estado debe garantizar el acceso a servicios
públicos de calidad, directamente o por delegación, mediante concesión, autorización, asociación
en partición, transferencia de la propiedad accionaria u otra modalidad contractual, de confor-
midad con esta Constitución y ley; 2) Los servicios públicos prestados por el Estado o por los
particulares, en las modalidades legales o contractuales, deben responder a los principios de
universalidad, accesibilidad, eficiencia, transparencia, responsabilidad, continuidad, calidad,
razonabilidad y equidad tarifaria”.
Las atribuciones legales del MAP se encuentran definidas en la Ley 41-08 de Función
Pública, mediante la cual se crea la Secretaría de Estado de Administración Pública.
6 DOCUMENTO CONTROLADO
SGC-MAP / GUI-DST-001 Ver. 04
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
En el Artículo 7 se establece que: se crea la Secretaría de Estado de Administración Pública como órga-
no rector del empleo público y de los distintos sistemas y regímenes previstos por la presente ley, del
fortalecimiento institucional de la Administración Pública, del desarrollo del gobierno electrónico y de
los procesos de evaluación de la gestión institucional.
La implementación de las Cartas Compromiso al Ciudadano se incluye en el Decreto Núm.: 211-10, en

el que se establece lo siguiente:
Artículo 11: Se declara de carácter obligatorio la elaboración e implementación de las Cartas Com-
promiso al Ciudadano en las instituciones de la Administración Pública.
Artículo 12: El Ministerio de Administración Pública (MAP), aprobará mediante Resolución las Car-
tas Compromiso elaboradas por las diferentes instituciones públicas, partiendo de lo
establecido en la “Guía para el Desarrollo de las Cartas Compromiso”.
Artículo 13: El Ministerio de Administración Pública (MAP) evaluará anualmente las Cartas Com-
promiso al Ciudadano que hayan sido aprobadas. Con dicha evaluación se garantiza
la veracidad de las informaciones que aparecen en la Carta y el cumplimiento de los
estándares en ella definidos.
A lo largo de esta Guía se utilizará, para evitar confusiones con otros vocablos con significado especí-
fico como ente y entidad, la expresión genérica institución.
1.4. Responsabilidades funcionales

Una vez tomada la decisión de elaborar la Carta Compromiso, la máxima autoridad de la institución de
que se trate designará el equipo / comité o área a la que se encomienda la coordinación operativa en
los trabajos de elaboración y seguimiento de la misma. No obstante, el responsable último de la Carta
será el titular (Ministro, Director General, Subdirector General, etc.) de la institución correspondiente.
Las Cartas Compromiso pueden estar referidas, según se estime oportuno, a órganos o instituciones
con nivel de Ministerio, de Dirección General, de Subdirección General, o a unidades administrativas de
menor rango, como los servicios periféricos (Direcciones Provinciales, etc.).
La solicitud de aprobación de una Carta Compromiso debe ser presentada por el titular de la institu-
ción correspondiente y además, debe cumplir con todos los requisitos que se presentan en el apartado
cuatro (4). respecto a los canales para su tramitación y documentos a ser entregados.
La competencia para aprobar Cartas Compromiso recae en el Ministro de Administración Pública,

previa evaluación de la Dirección de Simplificación de Trámites, que es responsable de analizar la docu-
mentación recibida y de valorar si procede su aprobación. Dicha aprobación se sustenta en Resolución
emitida por el MAP.
Dentro del MAP, la Dirección de Simplificación de Trámites, será responsable de:
a) Brindar asistencia técnica en el proceso de elaboración de la Carta Compromiso para instituciones

que así lo soliciten. Ver apartado cinco (5).
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
b) Recibir las solicitudes de aprobación y responder según los resultados del análisis de la documen-
tación presentada por la institución. Ver apartado cuatro (4)
c) Evaluar la Carta con periodicidad anual. Ver apartado seis (6)
d) Emitir el respectivo informe de seguimiento anual. Ver apartado seis (6)
Además de lo descrito anteriormente, el MAP puede realizar evaluaciones fuera de la programación

anual en caso de que lo considere necesario, como, por ejemplo, ante bajos niveles de satisfacción ciu-
dadana o incremento de la recepción de quejas a través de monitoreos externos.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
2. CONTENIDO DE LA CARTA COMPROMISO AL CIUDADANO
El contenido de las Cartas debe estructurarse en nueve apartados, distribuidos en el siguiente formato:
2.1. Apartados informativos:

1. Datos identificativos y fines de la institución
Se debe presentar la denominación oficial completa de la institución y, en su caso, aquella por la que sea
comúnmente conocida (siglas, acrónimo, etc.), los fines y funciones que le estén encomendados legal
o reglamentariamente y su base normativa (breve). En caso de ser una Dirección General/Nacional/
Regional debe especificar la Institución de la cual depende.
2. Formas de comunicación/participación ciudadana

Aquí se deben presentar los foros institucionalizados de participación ciudadana, como pueden ser
consejos, comités consultivos, etc. y los agentes o sectores representados en los mismos. Además, se
deben indicar las formas de participación de los ciudadanos y grupos sociales, y los canales genéricos de
recogida de opinión disponibles: consultas, oficinas de acceso a la información, grupos focales, centros
de llamadas, portal web, redes sociales, entre otros.
3. Inclusión
En este apartado se presentarán aquellos aspectos desarrollados por la institución para facilitar a los
ciudadanos su acceso al servicio, que aseguren la igualdad, que supongan mejoras adicionales de las
condiciones básicas de la prestación o que atiendan a colectivos con necesidades especiales (edades,
género, situación económica, discapacidad o cualquier otra).
4. Datos de contacto
En este apartado la Carta deberá consignar las direcciones de todas y cada una de las oficinas o
dependencias donde se prestan los servicios. Si la institución dispone de una estructura territorial
descentralizada, se reseñarán las direcciones de los servicios centrales y de las oficinas periféricas de
cabecera (provinciales, regionales, etc.) según su magnitud. También los números telefónicos, página
web y horarios de atención.
Además de esto, se debe incluir la localización urbana de sus instalaciones, cuando menos centrales y,
de ser posible, los transportes públicos que pueden acercar al usuario hasta aquellas. Lo más eficaz para
ello es una representación gráfica, insertando un plano o croquis de situación.
5. Unidad responsable de la carta compromiso

Dentro de cada institución que disponga de Carta Compromiso, debe existir un área asignada como
responsable de su coordinación y seguimiento. A esta unidad pueden dirigirse los ciudadanos o institu-
ciones interesados en cualquier asunto relacionado con la Carta Compromiso, por lo tanto, deben pre-
sentarse los canales de comunicación disponibles con esta unidad (teléfonos, correos y dirección física).
2.2. Apartados relativos a los compromisos de calidad:

6. Atributos de calidad
Aquí la Institución debe describir cuáles fueron los atributos de calidad identificados para cada uno de
los servicios que ofrece. La identificación de estos atributos se debe llevar a cabo a través de informa-
ción proveniente de las opiniones del cliente/ciudadano.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
7. Compromisos de Calidad
En este apartado deberán presentarse los compromisos asumidos por la institución en la prestación
del servicio. Téngase en cuenta que la declaración de compromisos de calidad del servicio constituye
el elemento verdaderamente distintivo de las Cartas o, en otras palabras, el contenido que aporta un
valor añadido a estos documentos sobre lo establecido por la normativa vigente.
Con carácter general, los compromisos de calidad deben revestir la forma de estándares numéricos
(plazos, tiempos de espera, etc.) y ser susceptibles de verificación por el usuario, por lo tanto, deben
ser determinados de manera realista.
La Carta deberá especificar los indicadores para el seguimiento y evaluación de los compromisos que
establecerá la institución. Los mismos habrán de estar relacionados directamente con los atributos y
estándares asumidos, de modo que permitan la comprobación del grado de cumplimiento de éstos.
Estos compromisos no pueden referirse a metas que la institución espera

alcanzar sino a lo que actualmente puede cumplir.
Los resultados de las mediciones de estos compromisos, deben estar publicados en el portal web de
la institución para fines de consulta ciudadana. Esto se detalla en el apartado 4.1.3. “Plan de Comuni-
cación Externo”.
Como contraparte a lo anterior y requisito para la prestación del servicio, el ciudadano tiene que
cumplir una serie de deberes que la institución especificará en la carta compromiso. Estos deberes
representan acciones y/o requerimientos indispensables para que la institución pueda ofrecer el ser-
vicio según los compromisos publicados en el documento. Estos deberes pueden variar en función del
tipo de institución y servicio del que se trate. Como ejemplos se pueden mencionar: cumplir con cada
uno de los requisitos y documentaciones requeridas para la prestación del servicio, tanto en formatos
como en plazos específicos, la asistencia a oficinas en horarios determinados, tratar con respeto al
personal que presta el servicio, entre otros.
8. Quejas y sugerencias
Se requiere que en este apartado la institución tenga disponible como mínimo 3 canales para la pre-
sentación de quejas y sugerencias:
• Telefónico (línea 311), su acceso debe ser solicitado a la Oficina Presidencial de Tecnologías
de la Información y Comunicación – OPTIC.
• Físico / Presencial (Oficinas de Acceso a la Información, Oficinas de Atención al Usuario,
buzones de quejas y sugerencias)
• Electrónico (por lo menos una red social)
Para los canales expuestos anteriormente o cualquier otro que la institución desee
agregar, se debe informar al ciudadano el tiempo en el que recibirá respuesta a la
queja presentada.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
9. Medidas de Subsanación por incumplimiento de los compromisos asumidos

La Carta deberá especificar las medidas de subsanación que se ofrecen en caso de incumplimiento de
los compromisos declarados, que serán acordes con el contenido y régimen jurídico de prestación
del servicio. Dichas medidas buscan enmendar el incumplimiento del servicio y resarcir, dentro de lo
posible, al ciudadano, por los inconvenientes que esto le ha causado. Como resulta difícil establecer
pautas genéricas se aportan algunos ejemplos de medidas de subsanación:
• Carta o email de disculpas del máximo responsable de la institución, con indicación de las medidas
a adoptar (es lo mínimo que exige el Programa Carta Compromiso al Ciudadano).
• Regalo institucional.
• Si la naturaleza del servicio así lo permite, devolución de la tasa.
• Cualquier otra que la institución pueda ofrecer
Con el objetivo de mostrar el contenido de la carta compromiso tal como debe aparecer en su forma-
to de divulgación, a continuación, se presenta un ejemplo gráfico del mismo:
Gráfico 01. Cara externa brochure Carta Compromiso al Ciudadano
2- Formas de 4- Datos de contacto. Logo Institucional

comunicación y (teléfonos, emails, direcciones y Imágenes variadas según
mapas de ubicación) línea gráfica de la institución
participación ciudadana
(presentar los canales existentes,
incluyendo las redes sociales) 5- Unidad responsable de la
carta compromiso (especificar
áreas y datos de contactos) Logo Programa
8- Quejas y sugerencias Carta Compromiso
(especificar los 3 canales y los
tiempos de respuesta)
El Programa Carta Compromiso es

una estrategia desarrollada por el
9- Medidas de subsanación Ministerio de Administración Pública con
(especificar los tiempos de respuesta) el objetivo de mejorar la calidad de los
servicios que se brindan al ciudadano,
Fecha de vigencia
garantizar la transparencia en la gestión (2 años)
y fortalecer la confianza entre el
ciudadano y el Estado.
Fuente: Ministerio de Administración Pública, 2020
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
Gráfico 02. Cara interna brochure Carta Compromiso al Ciudadano
1-Datos identificativos 6- Atributos de calidad (describir las características de calidad

(nombre completo de identificadas como prioritarias para los ciudadanos)
la institución, misión y
normativas)
7- Compromisos de calidad
3-Inclusión Servicio Atributos Estándares Indicadores

(medidas que faciliten el
acceso al servicio, que
aseguren igualdad y mejoras
a las condiciones básicas de
la prestación o que atiendan
a colectivos con necesidades
especiales)
Deberes del ciudadano
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
3. FASES DE ELABORACIÓN
Para que una institución pueda iniciar el trabajo de elaboración e implementación de la Carta debe
contar con una serie de requisitos mínimos que se presentan a continuación:
• Estructura Orgánica (Organigrama). Es la representación gráfica de la estructura de una

organización, en donde se reflejan las diferentes áreas existentes (viceministerios, direcciones,
departamentos, entre otros), y muestra, además, las relaciones jerárquicas entre ellas.
• Mapa de Procesos. Es una representación gráfica y general de los procesos de una organización.
Es posible visualizar en un mapa los procesos misionales, de apoyo, de mejora y estratégicos, así
como la interacción entre ellos.
• Documentación de procesos. Con esto se pretende tener un registro de cómo son ejecutadas
las actividades que conforman un proceso, su secuencia, responsables, plazos y otras informacio-
nes que permitan conocer en detalle su funcionamiento. Esta documentación permite estandarizar
y reducir la variabilidad en los resultados de un proceso e identificar los puntos críticos para el
establecimiento de mejoras. La documentación de procesos abarca los procedimientos y/o proto-
colos para la gestión de las quejas y sugerencias.
• Buzones de quejas y sugerencias. Este canal de comunicación tiene como objetivo recoger las
sugerencias, quejas y reclamaciones de los ciudadanos sobre los servicios que presta la institución,
con el fin de poder mejorar su funcionamiento o corregir las disfunciones que puedan producirse.
• Vías de comunicación y participación ciudadana. Son todas las formas para establecer
contacto con la institución, desde las diversas formas presenciales, hasta las virtuales y telefónicas
(oficinas, líneas telefónicas, páginas web, redes sociales, grupos de consulta, entre otros).
Estos requisitos mínimos servirán de base para los análisis del servicio que posteriormente deben
realizarse y las acciones de mejora que correspondan en cada caso. Después de esto, el abordaje para
la elaboración de una Carta Compromiso implica el desarrollo de una serie de actividades que pueden
agruparse en las siguientes fases:
Gráfico 03. Fases de Elaboración de la Carta Compromiso al Ciudadano
1. FASE 2. IDENTIFICACIÓN DE 3. COMPROMISOS 4. REDACCIÓN Y

PREPARATORIA DATOS GENERALES DE CALIDAD DISEÑO
Fuente: Ministerio de Administración Pública, 2020.
3.1. Fase preparatoria

Las actividades que forman la fase preparatoria sirven para organizar y coordinar la implementación de
la carta, definiendo plazos, recursos y responsables para este fin.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
3.1.1. Selección del equipo de trabajo

La elaboración e implementación de una Carta Compromiso requiere la participación de un equipo o
comité en donde participen representantes de diferentes niveles jerárquicos y especialmente, aquellos
vinculados a los procesos de prestación del servicio.
Este equipo de trabajo debe tener las siguientes facultades:

• Impulsar y desarrollar el proceso de elaboración de la Carta en el plazo previsto
• Asignar los recursos necesarios
• Remover eventuales obstáculos
• Plantear objetivos de mejora
• Establecer estándares de servicio
Dentro del equipo se recomienda la participación de:

• 1-2 directivos de la institución
• 1-2 empleados de la institución que estén en contacto directo con el usuario
• 1-2 empleados conocedores de la oferta de servicios
• 1-2 empleados conocedores de los procedimientos (internos) de trabajo
• Representante del área designada como responsable de la Carta
Es importante destacar que la existencia de este equipo o comité de trabajo es

obligatoria para la elaboración de la carta.
La conformación del equipo de trabajo o comité de calidad, puede plasmarse en un formato como el
que se presenta a continuación:
Gráfico 04. Comité de Calidad
COMITÉ DE CALIDAD
INSTITUCIÓN:______________________________ FECHA:_____________
Integrantes
Equipo Nombre y Apellido Posición Teléfono Correo Electrónico
Coordinador
Integrante 1
Integrante 2
Integrante 3
Integrante 4
Integrante 5
Integrante 6
Integrante 7
Integrante 8
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
Si bien no hay cantidad específica de personas para integrar el comité de calidad, lo ideal es que no sea
un grupo numeroso, de forma tal, que la comunicación, coordinación y participación fluyan de manera
adecuada.
En aquellas instituciones que existen comités de calidad constituidos, se debe revisar la adecuación de
los perfiles de sus integrantes para el trabajo que implica la carta compromiso.
3.1.2. Definición del Plan de Trabajo

Las actividades que deben ejecutarse para la elaboración de la Carta Compromiso deben organizarse
de manera cronológica en un plan de trabajo. Como referencia para la elaboración del mismo, a con-
tinuación se presenta el siguiente ejemplo:
Gráfico 05. Plan de Trabajo
CARTA COMPROMISO AL CIUDADANO

PLAN DE TRABAJO
“Institución”
Mes 1 Mes 2 Mes 3

Actividades Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Fase preparatoria
1.1 Selección del equipo de trabajo x
1.2 Definicion del plan de trabajo x
1.3 Sensibilización del personal de la
institución x x
2. Identificación de datos generales
2.1 Revisión de datos generales (filosofia
institucional, relación de servicios y x
normativas)
3. Compromisos de calidad
3.1 Identificación de los servicios principales x
3.2 Identificación de expectativas ciudadanas
x x
(definir atributos)
3.3 Establecimiento de indicadores x
3.4 Medición del desempeño actual
x x
(incluyendo las quejas)
3.5 Definición de estándares de servicio
x
(verificación de resultados)
3.6 Documentación de procesos x x
4. Redacción y diseño de la Carta
4.1 Redacción y diseño de la carta x x x x x x x x
El periodo estimado para la conclusión de estos trabajos depende de numerosos factores, y queda a
discreción de la institución si éste puede reducirse o aumentarse. En sentido general, las experiencias
muestran que, si ya existen indicadores de medición para los servicios, que se ajusten a las demandas
ciudadanas, este periodo no debería ser superior a 3 meses.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
3.1.3. Sensibilización del personal de la institución

Si bien el equipo de trabajo es uno de los eslabones fundamentales del proceso de implementación de
la Carta, esta iniciativa, en tanto pretende operar sobre la calidad de los servicios, debe ser conocida y
compartida por todos los integrantes de la institución. Para ello se requiere del desarrollo de estrategias
específicas. Durante la fase preparatoria y también en otros momentos que lo requieran, es necesario
organizar talleres de sensibilización dirigidos tanto a la Alta Dirección y a los niveles intermedios como
al personal operativo de la institución, especialmente a quienes se desempeñan en áreas relacionadas
con la atención a los ciudadanos o con la producción de servicios externos.
Además de tener un objetivo informativo y de difusión sobre la puesta en marcha de la Carta, sus obje-
tivos, contenidos y alcances, estos talleres tienden a promover el compromiso y la participación activa
de las autoridades y del personal para lograr una adecuada elaboración e implementación. En suma,
están orientados al involucramiento de todos los miembros de la institución, haciéndolos partícipes del
proceso de mejora que se está gestando.
El personal debe ser preparado para aumentar sus niveles de apertura y flexibilidad, ser dotado de mo-
tivaciones para superarse en el cumplimiento de sus funciones y ser orientado para centrar su mirada
en mejorar la atención brindada al ciudadano en un marco de cooperación.
Las opciones para el desarrollo de las actividades de sensibilización, son generalmente:
• Sucesivas reuniones de presentación general del proyecto al inicio de las actividades con las dis-
tintas áreas.
• Reuniones plenarias con todo el personal de la institución.
• Presentaciones especiales para la Alta Dirección y/o los niveles jerárquicos intermedios.
• Visitas a todas las áreas de trabajo.
• Reuniones especiales con áreas que no participan directamente del proceso de implementación
de la Carta Compromiso.
• Actividades de difusión de temas particulares con personal especialmente seleccionado.
• La publicación o el envío de materiales por correo electrónico.
• La publicación de notas referidas a la implementación de la Carta (murales, boletines
internos)
Lo descrito anteriormente no se limita a las fases de elaboración de la carta, sino que debe realizarse
de manera periódica para garantizar el conocimiento y empoderamiento del personal sobre el conte-
nido de la carta y sus compromisos asumidos ante el ciudadano y será validado en las evaluaciones
correspondientes.
3.2. Identificación de datos generales

Esta etapa está vinculada al bloque informativo de la carta. Aquí deben organizarse y siste-
matizarse informaciones sustantivas de la institución que son útiles para que los ciudadanos
puedan conocer su finalidad, las normas que regulan y las diferentes vías de contacto dispo-
nibles para el ciudadano.
En primer lugar, debe revisarse el compendio de las leyes, decretos, resoluciones y

disposiciones vigentes que reglamentan el ámbito de incumbencia de la institución.
Generalmente, a partir de esta búsqueda surge una gran cantidad de normas de
distinta jerarquía, las que deben ser ordenadas y priorizadas. Para ello, se su-
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
giere priorizar y presentar en la carta solo aquellas que reglamentan la razón de ser, objetivos y funcio-
nes de la institución, las que importan derechos y obligaciones, y las que definen y regulan la prestación
de los servicios que brinda la institución.
Es necesario destacar que las instituciones solo podrán comprometer en sus cartas compromiso aque-
llos servicios que les hayan sido conferidos por alguna normativa.
Finalmente, aquí también quedarán identificados todos los canales a través de los cuales el ciudadano
puede entrar en contacto con la institución (teléfonos, portal web, redes sociales, buzones y oficinas),
indicando horarios de disponibilidad y las direcciones en el caso de las oficinas.
3.3. Compromisos de calidad
La parte más relevante del proceso de elaboración de la Carta reside en el establecimiento de los
compromisos de calidad que la institución está dispuesta a asumir en sus relaciones con los ciudadanos.
Por ello, el equipo de trabajo debe desarrollar una serie de actividades de investigación para determinar
con minuciosidad y rigor tales compromisos. Estas actividades, son las siguientes:
3.3.1. Identificar los servicios principales

3.3.2. Definir atributos de calidad
3.3.3. Formular indicadores de medición
3.3.4. Medir el desempeño actual
3.3.5. Definir estándares de servicio
3.3.1. Identificar los servicios principales

Para llevar a cabo la priorización de los servicios que deben incluirse en la carta para fines de establecer
compromisos de calidad, es necesario hacer una discriminación que permita identificar aquellos más
demandados por el ciudadano, (o por los clientes, en el caso de instituciones que ofrecen servicios a
otras instituciones). En la siguiente matriz se incluye información relevante para este ejercicio.
Gráfico 06. Servicios Principales
SERVICIOS PRINCIPALES
SERVICIOS MODALIDAD DE PRESTACIÓN DEMANDA DEL CIUDADANO*
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
Servicios: nombre del servicio.

Modalidad de prestación: vías de prestación del servicio (teléfono, web, email, app, presencial, otros).
Demanda del ciudadano: cantidad de solicitudes recibidas al mes.
3.3.2. Definir atributos de calidad

Si una institución quiere prestar servicios de calidad debe conocer, en primer lugar, cuáles son las ex-
pectativas del ciudadano – aquello que necesitan y esperan recibir – y después diseñarlo, producirlo
y prestarlo correctamente, ambos aspectos son críticos para lograr la satisfacción de los ciudadanos.
Por satisfacción de los ciudadanos se entiende la coincidencia entre la valoración que los mismos le
otorgan a un servicio y su opinión de lo que éste debería ser o, lo que es lo mismo, la adecuación entre
la percepción del servicio recibido y la expectativa de lo esperado. Por percepción se entiende la valo-
ración que el ciudadano otorga al servicio. Expectativa es lo que el ciudadano necesita y espera que le
ofrezca el servicio para quedar satisfecho.
Gráfico 07. Percepción, expectativas y satisfacción del ciudadano
Durante la elaboración de la Carta, las instituciones precisan conocer las opiniones de los ciudadanos
sobre los servicios que prestan, para ello, se hace necesario desarrollar estrategias y establecer
canales de consulta y participación para acceder a sus expectativas.
A través de estas consultas se identifican cuáles son las expectativas que tienen los ciudadanos
para cada uno de los servicios prioritarios de la institución. Esto finalmente se traduce en
“atributos de calidad”, los cuales pueden definirse como aquellos aspectos del proceso
de prestación del servicio en los que resulta esencial un funcionamiento correcto para
satisfacer las necesidades y expectativas de los ciudadanos, también podría decirse que
son las características relevantes que hacen que quien accede al servicio
perciba su calidad. Como ejemplos de atributos de calidad, están: fiabilidad,
tiempo de respuesta, amabilidad, entre otros.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
¿Cómo identificar qué aspectos del servicio son valorados por los ciudadanos?
Conforme a las características del servicio que presta la institución, será necesario establecer la moda-
lidad de consulta más adecuada. Entre las más comunes se encuentran:
1. Grupos focales, destinados a conocer la opinión y expectativas de los ciudadanos.

2. Reuniones con agentes representativos (asociaciones de consumidores, Consejos Asesores,
Comité de Usuarios, etc.).
3. Análisis de quejas y sugerencias, e iniciativas de mejora tanto del ciudadano como de los em-
pleados.
4. Encuestas a empleados sobre su percepción de las necesidades y expectativas de los ciudada-
nos y su nivel de satisfacción.
Entendiendo que no todas las instituciones cuentan con capacidad económica o técnica para llevar a
cabo alguno de los estudios mencionados anteriormente, en esta guía se incluyen dos propuestas sen-
cillas de fácil aplicación y bajo costo:
1. Encuestas de expectativas de los ciudadanos.

2. Grupos de exploración
En el caso de las encuestas de expectativas, se aplican para conocer cuales atributos son más impor-
tantes para el ciudadano en un determinado servicio. Aquellos aspectos que más se repitan serán
prioritarios al momento de definir estándares.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
Gráfico 08. Encuesta de Expectativas

(Logo)
(Nombre institución)
“Encuesta para determinar atributos de calidad en los servicios que brinda la institución”
Nombre del Servicio a calificar:
Asigne el valor que considere a cada uno de los siguientes aspectos.

Ordene del 1 al 6 según la importancia
(El valor 1 para el más importante y el 6 para el menos importante).
Aspectos del servicio Coloque aquí

el valor de
cada aspecto
Apariencia de las instalaciones físicas infraestructura, mobiliario y equipos)
Facilidad para comunicarse o llegar a la institución
Entrega del servicio en el tiempo establecido
Entrega del servicio de forma confiable y exacta (sin errores)
Dominio, conocimiento y preparación del personal para atender sus dudas y
brindarle el servicio
Empatía, amabilidad y cortesía del personal
Mencione otros aspectos que también considera importantes:
*Adaptación de los factores clave presentados en el Modelo Servqual
¡Muchas gracias por su colaboración!
Los grupos de exploración están integrados por el personal de la institución, particularmente los que
están en relación directa con los ciudadanos en los puntos de contacto.
Estos grupos se encuentran a menudo con muy buenas posibilidades de ser intérpretes de las
expectativas del destinatario externo. En efecto, por un lado, el personal de la institución que
está en contacto con los destinatarios de los servicios tiene un conocimiento bastante cer-
cano o aproximado de sus expectativas (de sus quejas, reclamos) y, por otra parte, cuentan
con “saberes” relacionados con los pasos, procedimientos, tiempos administrativos y otras
formalidades que requieren la gestión de los servicios públicos en los que intervienen.
Para la identificación de los atributos de calidad utilizando la técnica de “Grupos de

Exploración”, se utiliza la siguiente matriz:
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
Gráfico 09. Matriz de determinación de atributos
MATRIZ DE DETERMINACIÓN DE
ATRIBUTOS DE LA CALIDAD
Servicio de Certificación (presencial).
DIMENSIONES DE CALIDAD
PASOS (OPINION) DEL Tiempo de
USUARIO SOBRE EL Respuesta / Elementos
Amabilidad Profesionalidad Fiabilidad Accesibilidad
SERVICIO PRESTADO Espera tangibles
1. Solicitar (obtener)
información sobre el F M M F F F
servicio (presencial,
telefónica, electrónica).
2. Solicitud del servicio
presencial (entrega de F F D F F M
documentación).
3. Recepción de respuesta
de la solicitud enviada M F D F F M
(aprobada, declinada).
4. Aprobada: retirar
certificación de e
F F M F F M
autorización (en caso de
documentación física).

En la primera columna se colocan los diferentes pasos y contactos que el ciudadano ha de recorrer y
establecer en el proceso de prestación del servicio demandado. El nivel de desglose de esos pasos debe
ser el mayor posible, de manera que el proceso aparezca en toda su integridad detallada.
En la primera fila del eje horizontal se introducen las denominadas dimensiones de la calidad, que son
atributos o categorías genéricas cuya finalidad es englobar coherentemente en pocos conceptos los
numerosos aspectos relevantes del servicio puestos de manifiesto en el ejercicio de exploración de las
expectativas del ciudadano.
Una vez completada la matriz, el equipo procederá a cruzar cada uno de los pasos del ciudadano con
cada una de las dimensiones de calidad que se hayan determinado previamente, valorando en la corres-
pondiente casilla de cruce el grado de relación existente entre ambas categorías, mediante la expresión
fuerte, mediana y débil. Cada cruce donde aparezca registrado un nivel de relación fuerte
constituye un atributo clave de calidad.
Existen algunos atributos de calidad que aparecen con más frecuencia al realizar estos análisis:
1. Tiempo de respuesta (Rapidez, puntualidad, oportunidad...)

2. Fiabilidad (Acierto y precisión; ausencia de errores...)
3. Amabilidad (Empatía, cortesía, trato personalizado...)
4. Profesionalidad (preparación del personal, dominio de los temas relacionados al servicio)
5. Elementos tangibles (limpieza de las instalaciones, equipos, mobiliarios…)
6. Accesibilidad (facilidad para obtener el servicio, canales de comunicación, localización de oficinas,
señalizaciones, datos de contacto...)
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
Es importante destacar, que cada uno de los atributos que se identifiquen para
ser incluidos en la Carta, requieren mecanismos de medición para poder dar
seguimiento al compromiso de calidad que tenga asociado.
3.3.3. Establecimiento de indicadores

Después que han sido identificados los atributos de calidad en cada servicio prioritario, el siguiente paso
consiste en medir su desempeño actual. Ejemplo: si un atributo identificado hace referencia a “tiempo
de respuesta”, entonces es necesario medir el tiempo que transcurre desde que llega la solicitud hasta
la entrega de ese servicio. Para poder realizar esta medición se requiere la creación de indicadores.
Los indicadores de calidad son instrumentos de mediciones (cualitativas o cuantitativas) de los atri-
butos de calidad de los servicios que presta la institución. El resultado de la medición es un valor que
representa el nivel de desempeño del servicio efectivamente logrado por la institución.
En este punto muchas instituciones incurren en el error de presentar en la carta indicadores que ya
existían y que reflejan mediciones sobre el logro de metas y objetivos, pero que no representan los
compromisos asumidos para los servicios.
Al definir los indicadores se deben tener en cuenta las siguientes reglas:
• No deben imponerse sino consensuarse.

• Debe haber acuerdo sobre qué medir y cómo medirlo.
• Deben asignarse responsabilidades para la medición y el análisis. En cuanto a su expresión numérica,
los indicadores pueden presentarse en forma de valores absolutos y porcentuales (dependiendo
de cada caso).
Para aquellos casos en que la institución incorporada ya trabajaba con una batería de
indicadores, los mismos deben ser revisados analizando qué es lo que efectivamente
miden y si se adecúan a algunos de los estándares formulados, tomando en cuenta
que los indicadores de proceso no necesariamente deben presentarse en la Carta.
Deben incluirse indicadores cuyas mediciones sean relevantes para el ciudadano/
cliente.
Si en la institución no se encuentra instalada la práctica de la medición, se requiere, con la

asistencia técnica necesaria, la construcción de aquellos indicadores que permitan medir los
compromisos que van a ser asumidos al publicar la Carta. Esta es una de las tareas más im-
portantes de este momento ya que va a tener consecuencias directas sobre las próximas
etapas, particularmente en aquella que está destinada al monitoreo y evaluación de los
estándares y compromisos de mejora a fijarse en la Carta Compromiso.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
En el Gráfico 10. “Compromiso de Calidad”, se presentan como ejemplo, algunos indicadores que mi-
den satisfacción y tiempo de respuesta.
3.3.4. Medir el desempeño actual

Después que han sido creados los indicadores correspondientes para los atributos identificados, es
preciso cuantificar los niveles actuales de rendimiento de los procesos de prestación del servicio, lo
cual servirá de base para fijar los estándares de servicio.
Es importante tener presente que, en las mediciones de tiempos de respuesta, se requiere información
sobre las fechas de entrada y salida del servicio, y para los casos de aplicación de encuestas, el cálculo
de una muestra representativa, según la cantidad de usuarios y las solicitudes manejadas en un periodo
específico.
Tanto aquellas mediciones que se realicen a través de encuestas, como las correspondientes a procesos
internos, deben especificar en la carta la periodicidad de las mismas (mensual, trimestral, cuatrimestral
o semestral).
3.3.5. Definir compromisos de calidad

El objetivo de esta actividad reside en la identificación del nivel estándar deseable de los servicios
ofrecidos por la institución y, en consecuencia, de los distintos pasos que se dan en su proceso de
prestación para que respondan a las expectativas del ciudadano.
Genéricamente, estándar es el valor que se espera alcance una determinada variable. Como se ha
señalado más arriba, en las Cartas Compromiso un estándar de calidad refleja el nivel deseado en la
prestación del servicio, teniendo en cuenta las expectativas de sus clientes. Para asegurar su eficacia,
los estándares de calidad deben reunir los siguientes requisitos:
• Estar concebidos para satisfacer las expectativas de los ciudadanos.

• Ser realistas y alcanzables.
• Ser asumidos por los empleados (prestadores del servicio).
• Ser específicos y controlables por la institución.
• Estar referidos a los aspectos principales a través de los cuales el ciudadano percibe y evalúa el
servicio
Los valores a comprometerse en cada servicio deben fundamentarse en los resultados de las medicio-
nes, tanto en el caso de las mediciones de los tiempos de respuesta como en los niveles de satisfacción,
no puede comprometerse un valor fuera del rango que arrojen los resultados, además si la institución
no cuenta con mediciones que puedan evidenciar su cumplimiento, estos compromisos no pueden ser
presentados en la carta (ver detalles en Apartado 4 “Aprobación de la Carta”).
Los compromisos de calidad que asuma la institución deben ser inclusivos, no exclusivos, es decir,
deben cumplirse en igualdad de condiciones para todos los ciudadanos. En aquellos casos donde los
estándares se vean afectados por características del proceso o de su forma de prestación, requieren de
una justificación y explicación previa para el ciudadano. Ejemplo: diferencias en un estándar de tiempo
de respuesta cuando el servicio es entregado de manera presencial o cuando es entregado por algún
medio electrónico.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
Para que sea de mayor claridad ante los ciudadanos, los compromisos de tiempos de respuesta deben
expresarse en días laborables, a menos que la institución deba cumplir alguna normativa que disponga
algo diferente.
La presentación de compromisos en “horas” se debe limitar a aquellos servicios cuya entrega se realice
en un periodo menor a 1 día laborable.
A manera de resumen, los pasos que se deben dar en el apartado 3.3. “Compromisos de Calidad”, se
ilustran en el siguiente esquema, tomando como ejemplo un servicio de la Dirección General de Im-
puestos Internos - DGII:
PASOS EJEMPLO PARA UN SERVICIO
Según la matriz de “Servicios Principales” de la Dirección General de

3.3.1. Identificar servicios Impuestos Internos-DGII, el servicio “Acta de incorporación al Registro
prioritarios Nacional de Contribuyentes (RNC) de Personas Físicas solicitadas vía
web” es de los más demandados.
Según la encuesta de expectativas, en el servicio “Acta de incorporación

al Registro Nacional de Contribuyentes (RNC) de Personas Físicas
3.3.2. Definir atributos de solicitadas vía web”, al aspecto: “Entrega del servicio en el tiempo
calidad establecido”, en la mayoría de las respuestas le fueron asignados valores entre
1, 2 y 3. Lo cual indica que es de los aspectos del servicio más importantes para
el usuario. Por lo tanto, queda definido el atributo “Tiempo de respuesta”.
Para medir el atributo “Tiempo de respuesta”, se crea el indicador “% de

3.3.3. Establecimiento de
solicitudes completadas a tiempo”. Esto inicia con la hora en que ingresa la
indicadores solicitud y termina con la hora en que se entrega la respuesta al usuario.
Se analizan los resultados del indicador “% de solicitudes completadas a
tiempo” para un periodo mínimo de 3 meses. Según los resultados, para dar
3.3.4. Medir el desempeño respuesta a las solicitudes de “Acta de incorporación al Registro Nacional
actual de Contribuyentes (RNC) de Personas Físicas solicitadas vía web”, la
institución demora un tiempo mínimo de 10 horas y un máximo de 20.
A partir de los resultados, se fija como “Compromiso de Calidad” 24 horas.

El compromiso se define con un valor ligeramente por encima del tiempo máximo
obtenido en las mediciones (20 horas), esto con el objetivo de dar respuesta a la
3.3.5. Definir compromisos mayor parte de las solicitudes dentro del plazo, y de este modo, evitar quejas por
de calidad incumplimientos. Es un plazo viable de cumplimiento por parte de la institución y
por lo tanto, puede asumirlo y comprometerlo ante la ciudadanía.
Los estándares representan los compromisos de calidad que asume la institución

en cada servicio presentado en la carta.
Al concluir lo anterior, las instituciones obtendrán como resultado el cuadro “Compro-

misos de Calidad”. A continuación se presenta como ejemplo el caso de la DGII:
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
SERVICIO
Gráfico
2.2 Compromisos de Calidad 10. Compromisos de Calidad
SERVICIO INDICADOR 3. Acta de Incorporación al Regis
ATRIBUTO DE CALIDAD ESTÁNDAR Nacional de Contribuyentes (RN
de Personas Jurídicas
100% de solicitudes procesadas

Tiempo de Respuesta en un tiempo no mayor a 24 % Solicitudes completadas a tiempo
horas
1. Acta de Incorporación
4. Acta de Modificación de Dato
al Registro Nacional de
Básicos al Registro Nacional
Contribuyentes (RNC) de Personas de Contribuyentes (RNC) de
Físicas solicitadas vía web Personas Jurídicas
% Satisfacción de los contribuyentes
Amabilidad 90% satisfacción
y ciudadanos encuesta semestral
Capacidad del Personal o % Satisfacción de los contribuyentes 5. Asignación de Secuencia de

Profesionalidad 90% satisfacción
y ciudadanos encuesta semestral Números de Comprobantes
Fiscales
2. Acta de Modificación de Datos
Básicos al Registro Nacional de
Contribuyentes (RNC) de Personas
Físicas
Amabilidad 90% satisfacción % Satisfacción de los contribuyentes

y ciudadanos encuesta semestral
6. Certificaciones Tributarias
Vía Web con Firma Digital
3. Acta de Incorporación al Registro 100% de solicitudes procesadas

Nacional de Contribuyentes (RNC) Tiempo de Respuesta % Solicitudes completadas a tiempo
en un tiempo no mayor a 10
de Personas Jurídicas días laborables
7. Certificación de Calificación
para Viviendas de Bajo Costo
(Fideicomiso)
Fuente: Dirección General de Impuestos Internos, 2019.
3.3.6. Procesos
Los procesos a partir de los cuales se generan los servicios comprometidos en la carta deben estar
debidamente documentados, de forma tal que la institución pueda asegurar el control y estandariza-
ción de los mismos, permitiendo así la reducción de la variabilidad y el riesgo de incumplimiento. Esto
también abarca lo relativo a las quejas y sugerencias como parte de los compromisos de calidad de la
institución.
En este sentido, el servicio deberá estar diseñado de acuerdo con normas y procedimientos, suscep-
tibles de medición por indicadores, que posibiliten una prestación estándar, y que, además, puedan ser
evidenciados antes de la aprobación de la Carta.
Lo anterior es imprescindible para todos los servicios a ser comprometidos, incluyendo las quejas y
sugerencias.
3.4. Redacción y diseño
3.4.1. Redacción:
Para fines de redacción de la Carta Compromiso, se deben tomar en cuenta las siguientes caracterís-
ticas:
• Orientación al ciudadano: se debe utilizar un lenguaje comprensible para quienes vayan a leerla,
por lo que hay que evitar expresiones complejas o excesivamente técnicas que impedirían la trans-
misión clara del mensaje.
• Redacción concisa: no debe contener declaraciones genéricas o ambiguas que pudieran inducir
a confusión o a diferentes interpretaciones sobre los compromisos asumidos por la institución.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
• Cuantificación de los compromisos declarados: se incorporarán los indicadores que permi-

tan la cuantificación de los compromisos de calidad y, a su vez, transmitan credibilidad de cara a los
ciudadanos.
3.4.2. Diseño:
La institución puede utilizar su línea gráfica, colores y logo para el diseño del documento. En este
aspecto se deja total libertad, siempre y cuando sean respetados los apartados de la Carta, tanto en
orden como en el nombre correspondiente y se haga uso del logo del MAP y del Programa Carta
Compromiso tal como se explica a continuación.
3.4.3. Uso de logos:

• Portada o primera página: aquí debe colocarse el logo del Programa Carta Compromiso al
Ciudadano.
• Contraportada o última página: debe colocarse el logo del Programa Carta Compromiso al
Ciudadano y el logo del MAP, junto al texto que se especifica en el Gráfico 01. Cara Externa de la
Carta Compromiso al Ciudadano.
• Uso: Ambos logos deben ser utilizados sin alteraciones en su forma, color y contenido. No deben
ser cortados y su presentación debe incluir el gráfico y el nombre tal como aparecen en su diseño
original. Disponibles para descarga en el portal web del MAP.
3.4.4. Formatos:
Además de su edición en forma de brochure (obligatorio), la institución valorará la conveniencia de
presentar la Carta Compromiso en otros soportes, como puede ser Cds, Sistema Braille, versiones en
audio, App´s, entre otras. Estos formatos alternativos serán utilizados en función al tipo de ciudadano/
cliente a quien vaya dirigido el servicio y los canales más comunes para su prestación. En todo caso deben
tomarse en cuenta las normas de accesibilidad para grupos especiales, sobre todo en los portales web.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
4. APROBACIÓN
La aprobación de la Carta Compromiso representa la validación y autorización del MAP respecto al

Aprobación
contenido del documento. Esta aprobación se emitede la Carta
mediante resolución, cuya vigencia es de 2 años.
A continuación se presenta un gráfico que resume las actividades que componen el proceso de apro-
bación:
Gráfico 11. Proceso de aprobación de una Carta Compromiso
Análisis de la
Remisión de
documentación
comunicado a la
y metodología
institución
de elaboración
Aprobación de la
Carta Compromiso
mediante
resolución
Monitoreo y
evaluación
La aprobación de la carta compromiso puede solicitarse por dos vías, física (remitiendo vía Corres-
pondencia la documentación impresa), o digital (a través del portal web del MAP). En ambos casos,
la solicitud debe venir acompañada de los siguientes anexos necesarios para evidenciar los análisis
realizados durante el proceso de elaboración de la misma.
¿Qué debo entregar al MAP para solicitar la aprobación de una Carta Compromiso al Ciudadano?
1. Comunicación firmada por la máxima autoridad de la institución solicitando

la aprobación de la carta
2. Carta Compromiso (Brochure Divulgativo)
3. Constitución de equipo/comité de calidad (Firmado y Sellado)
4. Evidencia de sensibilización al personal de la institución
5. Servicios Principales (Firmado y Sellado)
6. Identificación de atributos de calidad (firmado y sellado)
7. Procesos documentados (flujogramas o procedimientos, en donde se presenten las actividades
del proceso)
8. Mediciones de quejas/sugerencias (mínimo 3 meses)
9. Mediciones de compromisos de calidad (mínimo 3 meses)
10. Plan de Comunicación Interna (Firmado y sellado)
11. Plan de Comunicación externa (Firmado y sellado)
(Formatos disponibles para descarga desde el portal web del MAP)
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
4.1 Difusión de las Cartas Compromiso Aprobadas

Las actuaciones de difusión que lleve a cabo la institución que ha obtenido la aprobación deberán ser
de carácter interno y externo, y se realizarán a través de los canales de comunicación habitualmente
utilizados por la misma, como pueden ser anuncios de prensa, publicaciones informativas propias o del
Ministerio al que está adscrita, etc.
Por otro lado, el MAP publicará periódicamente la relación de Cartas Compromiso aprobadas a través
de los medios que considere oportunos, además de estar disponibles en el portal web.
4.1.2. Plan de comunicación interno

El equipo de trabajo diseñará un plan de comunicación interna dirigida a los empleados de la institución
sobre los contenidos de la Carta Compromiso y lo que entrañan para el conjunto de la institución
los compromisos en ella asumidos. Es preciso, en consecuencia, informarles y conseguir su implicación
antes de proceder a la publicación oficial de la misma.
La comunicación interna debe caracterizarse, especialmente en este caso, por la comprensión y la sin-
ceridad, y estar enfocada a desbloquear problemas potenciales que entorpecerían la consecución de
los objetivos. Cada institución recurrirá al efecto a las vías que utilice de forma más habitual y eficaz,
como, por ejemplo:
• Carta del Director o máximo responsable a los empleados

• Mensajes por correo electrónico
• Boletines internos
• Reuniones para exponer la iniciativa o Notas internas
• Intranet, etc.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
En el siguiente anexo se presenta información relevante para la elaboración del Plan:
Gráfico No. 12. Plan de comunicación interno
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNO
ACCIÓN RESPONSABLE DE EMPLEADOS A LOS FECHA DE CANAL DE
LA ACCIÓN QUE SE DIRIGE REALIZACIÓN COMUNICACIÓN
4.1.3. Plan de comunicación externo

Una vez aprobada la Carta Compromiso, debe definirse un plan de comunicación externa dirigida a los
ciudadanos para explicarles los objetivos y alcance de la misma. Para la difusión de la existencia de cada
Carta Compromiso deberán tomarse en consideración los distintos canales de comunicación externa
habitualmente utilizados por la institución, como pueden ser anuncios en prensa, publicaciones infor-
mativas propias o del Ministerio de adscripción, etc.
La institución que publica una Carta Compromiso debe asegurarse que la misma sea conocida por los
ciudadanos/clientes que demandan sus productos y/o servicios, ya que precisamente es a ellos a
quienes está dirigida.
Toda carta aprobada debe ser publicada en un plazo máximo de dos (2) meses, a partir de la fecha de
emisión de la resolución.
Las evaluaciones de las cartas compromiso se realizarán en las fechas programadas independientemen-
te de la publicación o no de éstas.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
Gráfico No. 13. Plan de comunicación externo
PLAN DE COMUNICACIÓN EXTERNO
ACCIÓN RESPONSABLE DE GRUPOS DE INTERES FECHA DE CANAL DE
A LOS QUE SE
LA ACCIÓN DIRIGE REALIZACIÓN COMUNICACIÓN
La Carta Compromiso debe colocarse en el apartado “Enlaces de interés” de la página web de la ins-
titución, utilizando el logo correspondiente. También puede colocarse en los menús móviles o la parte
superior para darle más visibilidad.
Es necesario que la Carta publicada en la página web tenga los enlaces necesarios para que el ciudadano
pueda, a través de ella, tener acceso a otras informaciones con mayor detalle, por ejemplo: los requi-
sitos de cada servicio, normativas vinculadas a la institución, los resultados de los indicadores y otras
informaciones que puedan considerarse de utilidad.
En el caso de los resultados de los indicadores (incluyendo las quejas y sugerencias),

deben publicarse mensualmente. Esto es fundamental para que los ciudadanos
y otros grupos de interés puedan tener acceso a la Carta y dar seguimiento al
cumplimiento de los compromisos en ella asumidos.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
5. ASISTENCIA TÉCNICA
Es el acompañamiento que ofrece el MAP a los comités de calidad de las instituciones en la aplicación
de la metodología definida para la elaboración e implementación de la Carta Compromiso al Ciu-
dadano. Este acompañamiento se brinda a través de reuniones previamente acordadas mediante un
cronograma de asistencia técnica.
Todo proceso de asistencia técnica requiere lo siguiente:
Solicitud de asistencia técnica. Comunicación firmada por la máxima autoridad de la institución
solicitante dirigida a la máxima autoridad del MAP, requiriendo de manera formal el acompañamiento
de un técnico para fines de elaboración del documento.
Reuniones. Las reuniones representan jornadas de trabajo en donde se explicará algún aspecto me-
todológico o etapas requeridas para la elaboración de la Carta Compromiso, quedando bajo la respon-
sabilidad de la institución, la ejecución de las tareas que en cada encuentro se generen.
Cronograma de asistencia técnica. Es el plan de trabajo en donde se programan, en fechas espe-

cíficas, las diferentes reuniones que se sostendrán con el comité de calidad. Este cronograma tendrá
una vigencia de tres (3) meses. Algunos aspectos a destacar respecto al cronograma son:
• Representa un acuerdo de trabajo entre el MAP y la institución que está elaborando la carta
• Las actividades descritas en el cronograma requieren la participación obligatoria del comité de
calidad
• Cada encuentro representa una jornada de trabajo extendida (3-4 horas), para culminar cada fase
de la carta
• Cada encuentro de asistencia técnica entre el MAP y la institución debe quedar documentado
• Las actividades programadas en el cronograma corresponden a capacitación por parte del MAP
y serán ejecutadas, aunque la institución no haya concluido la fase anterior
• La distribución y cantidad de reuniones en el cronograma es orientativa, la asistencia técnica po-
dría concluir antes de lo previsto dependiendo del avance de la institución
Conclusión de las asistencias técnicas. Las asistencias técnicas concluyen al finalizar las fases de
elaboración de la carta (a partir de ese momento, las instituciones deben realizar las mediciones de
lugar), sin embargo, también existen causas que pueden generar el cierre de una asistencia antes de
haber agotado el cronograma. Aquí se destacan algunos aspectos relativos al cierre de las asistencias
técnicas:
• Si la institución no responde en un plazo de un (1) mes a las actividades comprometidas, la asis-

tencia técnica será cerrada.
• El cierre de las asistencias técnicas debe quedar documentado, tanto si es por decisión de la ins-
titución como por incumplimiento del cronograma.
• Las instituciones con asistencias cerradas pueden solicitar reapertura al cabo de 6 meses.
• La reactivación de una asistencia técnica no implica que se continuará con el mismo analista.
• La reactivación de una asistencia técnica requiere la firma de un nuevo cronograma y el inicio de
los trabajos desde la fase 1.
Para las asistencias técnicas en el interior, se deben coordinar las reuniones tanto en la sede de la insti-
tución solicitante como en el MAP y también considerar la posibilidad del uso de medios electrónicos
para la realización de video conferencias.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
6. EVALUACIÓN
6.1. Mediciones Internas

La Institución debe realizar un control continuo del grado de cumplimiento de los compromisos de-
clarados, de los indicadores establecidos, análisis de las quejas y de las evaluaciones de la satisfacción
de los ciudadanos. Sobre la base de estos datos, se elaborará un “Informe de Seguimiento” que debe
contener lo siguiente:
• Identificación de desviaciones en el cumplimiento de los compromisos de calidad, incluyendo las

quejas
• Análisis de las causas de incumplimientos
• Definición de acciones correctivas a implementarse
Este “Informe de Seguimiento” debe mostrarse al MAP al momento de realizarse las evaluaciones de la
carta. Modelo disponible para descarga en el portal web del MAP.
Estos resultados deben publicarse tal como se especifica en el apartado 4.1.3. “Plan de Comunicación
Externo”.
6.2. Mediciones Externas

La Dirección de Simplificación de Trámites, verificará anualmente el grado de cumplimiento de los com-
promisos establecidos en la Carta sobre la base de los resultados de las mediciones de los indicadores
presentados por la institución responsable de la misma. Para ello, además de la revisión que se hará en
cada uno de los apartados de la carta, también se tomará en cuenta el “Informe de Seguimiento” que
previamente la institución debe elaborar a partir de sus mediciones internas, y se realizará una visita
para el correspondiente análisis de las evidencias de cada apartado.
La evaluación estará fundamentada en lo que plantea la carta, apegándose a los compromisos que la
propia institución definió y al análisis que se realiza en las “mediciones internas” para la mejora continua
del documento.
Al concluir el proceso de evaluación, la institución recibirá un informe en donde se detallarán los pun-
tos fuertes, las áreas de mejora y las recomendaciones que se hacen al documento. Los resultados de
las evaluaciones determinarán:
1. Las emisiones de las nuevas resoluciones de renovación y la continuidad de las cartas dentro
del Programa
2. La exclusión del Programa debido a incumplimientos en los compromisos asumidos en la
carta
Cuando sea necesario, la Dirección de Simplificación de Trámites ofrecerá acompaña-

miento a la Institución para elaborar Planes de Mejora que contribuyan a mejorar su
desempeño y los resultados de sus indicadores.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
7. ACTUALIZACIÓN, RENOVACIÓN Y VIGENCIA
7.1. ¿Qué es la actualización de la Carta Compromiso?
Es la modificación que sufre la carta a raíz de algún cambio parcial o total dentro de su contenido y que
implica la emisión de un nuevo documento.
La carta se actualiza por dos motivos:
1- Cuando se generen cambios que impacten al ciudadano. Algunos ejemplos de cambios en la carta
que requieran actualización serían: adición o supresión de servicios o sus requisitos, fusión con
otras instituciones, cambios en su normativa, cambios de máximas autoridades, cambios en los
compromisos asumidos, entre otros. Las instituciones que deseen actualizar sus cartas, deben es-
perar un plazo mínimo de 6 meses, contados desde la fecha de aprobación más reciente.
Cambios menores en el documento no requieren actualización, más sí deben ser

comunicados al ciudadano, por ejemplo: nuevas oficinas, reducciones de plazos en la
prestación del servicio o nuevos canales de atención.
2- Al cabo de 4 años de vigencia de la carta, ésta debe revisarse y actualizarse para que sea emitido
un nuevo documento. Esta actualización implica un análisis en donde se considere:
• El control de gestión: cuando los indicadores evidencien que se están superando los compromi-
sos establecidos o que la institución está en condiciones de asumir compromisos descartados en
su anterior edición.
• El entorno social: cuando los mecanismos de consulta al ciudadano o los estudios de satisfacción
que se realicen pongan de manifiesto nuevas demandas en cuanto al servicio.
• El entorno administrativo: cuando se produzcan modificaciones normativas y/o reestructuracio-
nes orgánicas sustantivas.
• La oferta de la propia institución: cuando la institución introduzca nuevos servicios o modalidades
de prestación de los mismos.
• Los recursos humanos y materiales: cuando la institución sea dotada de más personal y recursos
materiales (instalaciones, equipos, etc.) y financieros que le permitan mejorar sus servicios.
• Innovación tecnológica: cuando la incorporación de nuevas tecnologías a la gestión de los proce-
sos de prestación del servicio posibilite un mayor rendimiento y mejora de la calidad.
• Contingencia: cuando circunstancias sobrevenidas en el entorno general puedan producir una
apreciable oscilación en el funcionamiento del servicio.
Bajo cualquier circunstancia, la actualización de una Carta Compromiso debe representar un avance y
una mejora en los compromisos que asume, tanto en calidad como en cantidad.
La solicitud de actualización debe tramitarse igual que una solicitud de aprobación, ver lo indicado en
apartado 4.
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
7.2. ¿Qué es la renovación de una Carta Compromiso?

Consiste en la emisión de una nueva resolución aprobatoria que extiende la vigencia de una Carta por
un periodo adicional de 2 años. Las renovaciones solo ocurren con instituciones cuyas Cartas ya se
encontraban aprobadas. Esta renovación está sujeta al cumplimiento de los compromisos de calidad
que la institución demuestre en las correspondientes evaluaciones anuales.
Las renovaciones solo se emiten por una vez y no implican modificación de la Carta, sin embargo, para
que sea emitida la resolución de aprobación, la institución deberá enviar al MAP la portada del docu-
mento con el periodo de vigencia actualizado.
7.3. Vigencia
La vigencia de una Carta Compromiso se otorga por 2 años mediante resolución del MAP.
Así mismo, se debe resaltar que la misma versión de una Carta Compromiso solo puede mantener su
vigencia por un máximo de 4 años, con una resolución de aprobación (2 años) y con una resolución de
renovación (2 años), vencido este plazo, la Carta debe actualizarse (utilizar como referencia lo especi-
ficado en el apartado 7.1).
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
8. GLOSARIO
CALIDAD: grado en el que un conjunto de características inherentes a un objeto (producto, servicio,

proceso, persona, organización, sistema o recurso) cumple con los requisitos. Fuente: ISO 9001-2015.
INCLUSIÓN: es un enfoque que responde positivamente a la diversidad de las personas y a las di-
ferencias individuales, entendiendo que la diversidad no es un problema, sino una oportunidad para el
enriquecimiento de la sociedad, a través de la activa participación en la vida familiar, en la educación, en
el trabajo y en general en todos los procesos sociales, culturales y en las comunidades Fuente: Unesco,
(2005).
PROCESO: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transfor-
man elementos de entrada en resultados. Fuente: ISO 9001-2015.
PROCEDIMIENTO: es la forma específica de realizar un proceso o una parte del mismo. Documen-
to que explica cómo realizar una o varias actividades. Cuando el procedimiento es un documento, se
denomina “procedimiento escrito” o “procedimiento documentado”. Fuente: ISO 9001-2015.
QUEJA: expresión de disgusto, enfado o insatisfacción con relación al servicio ofrecido por una insti-
tución realizada con el fin de aportar a la mejora.
SUGERENCIA: propuesta realizada por un usuario o ciudadano para mejorar los servicios que
prestan las Instituciones públicas.
SERVICIO: el servicio es el resultado de llevar a cabo al menos una actividad en la interfaz provee-
dor-cliente. Fuente: ISO 9000.
SERVICIO PÚBLICO: un servicio público es aquel que brinda el Estado y está destinado primor-
dialmente a satisfacer de manera continua, uniforme y regular las necesidades de carácter colectivo y,
por ende, de interés general, que se realiza por medio de la administración pública, organizada confor-
me a disposiciones legales reglamentarias vigentes.
Es toda actividad realizada por una entidad competente, pública o privada, bajo la autoridad del Estado,
la cual se traduce en bienes y servicios que satisfacen en los ciudadanos necesidades de naturaleza
material, intelectual y cultural, en sujeción al orden jurídico establecido.
VIAS DE COMUNICACION: son todas las formas para establecer contacto con la institución des-
de las diversas formas presenciales, virtuales y telefónicas. Fuente: Ministerio de Administración Pública.
(2016). Guía para el desarrollo de las Cartas Compromiso al Ciudadano (03 ed.). Santo Domingo.
ENCUESTA: conjunto de preguntas tipificadas dirigidas a una muestra representativa de grupos

sociales, para averiguar estados de opinión o conocer otras cuestiones que les afectan. La encuesta
posibilita conocer características de una población o universo obteniendo información de un pequeño
GUÍA PARA EL
DESARROLLO DE LAS
conjunto representativo (muestra) empleando un procedimiento estandarizado que consiste en reali-

zar una serie de preguntas idénticas y por el mismo orden a cada uno de los individuos seleccionados
en la muestra.
PORTAL WEB: es un conjunto de páginas electrónicas que presentan información y recursos de

interés al usuario, en donde se pone a su disposición contenidos sobre la institución, los servicios y
cualquier dato que se considere relevante. Representa un medio de comunicación importante y, en
casos de instituciones con mayores avances tecnológicos, funcionan como canales para interactuar con
el usuario, a través de los cuales puede solicitar y recibir servicios.
MODELO SERVQUAL: modelo desarrollado por los autores Parasuraman, Berry y Zeithaml que
considera cinco dimensiones que categorizan las expectativas de los consumidores respecto del ser-
vicio. Este modelo mide la calidad del servicio y sirve para identificar discrepancias, comparando las
expectativas antes de que el servicio sea prestado, con la percepción real una vez que el servicio fue
realizado.

Guía para El Desarrollo de Carta Compromiso Al Ciudadano

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Guía para El Desarrollo de Carta Compromiso Al Ciudadano

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Guía para El Desarrollo de Carta Compromiso Al Ciudadano

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

GUÍA PARA EL

CUARTA VERSIÓN / GUI-DST-001

IMPRESO EN REP. DOMINICANA

1. LAS CARTAS COMPROMISO AL CIUDADANO 6

2. CONTENIDO DE LA CARTA COMPROMISO AL CIUDADANO 9

7. ACTUALIZACIÓN, RENOVACIÓN Y VIGENCIA 33

Avanzamos para ti!

1. LAS CARTAS COMPROMISO AL CIUDADANO

1.1. ¿Qué son las Cartas Compromiso?

b) Fomentar la mejora continua de la calidad, dando a los gestores la oportunidad de conocer

c) Hacer explícita la responsabilidad de los gestores públicos con respecto a la satisfacción de

1.2. El Programa Carta Compromiso al Ciudadano

1.3. Base legal

La implementación de las Cartas Compromiso al Ciudadano se incluye en el Decreto Núm.: 211-10, en

1.4. Responsabilidades funcionales

La competencia para aprobar Cartas Compromiso recae en el Ministro de Administración Pública,

Dentro del MAP, la Dirección de Simplificación de Trámites, será responsable de:

a) Brindar asistencia técnica en el proceso de elaboración de la Carta Compromiso para instituciones

Además de lo descrito anteriormente, el MAP puede realizar evaluaciones fuera de la programación

2. CONTENIDO DE LA CARTA COMPROMISO AL CIUDADANO

2.1. Apartados informativos:

2. Formas de comunicación/participación ciudadana

5. Unidad responsable de la carta compromiso

2.2. Apartados relativos a los compromisos de calidad:

Estos compromisos no pueden referirse a metas que la institución espera

9. Medidas de Subsanación por incumplimiento de los compromisos asumidos

Gráfico 01. Cara externa brochure Carta Compromiso al Ciudadano

2- Formas de 4- Datos de contacto. Logo Institucional

El Programa Carta Compromiso es

Fuente: Ministerio de Administración Pública, 2020

Gráfico 02. Cara interna brochure Carta Compromiso al Ciudadano

1-Datos identificativos 6- Atributos de calidad (describir las características de calidad

3-Inclusión Servicio Atributos Estándares Indicadores

• Estructura Orgánica (Organigrama). Es la representación gráfica de la estructura de una

Gráfico 03. Fases de Elaboración de la Carta Compromiso al Ciudadano

1. FASE 2. IDENTIFICACIÓN DE 3. COMPROMISOS 4. REDACCIÓN Y

Fuente: Ministerio de Administración Pública, 2020.

3.1. Fase preparatoria

3.1.1. Selección del equipo de trabajo

Este equipo de trabajo debe tener las siguientes facultades:

Dentro del equipo se recomienda la participación de:

Es importante destacar que la existencia de este equipo o comité de trabajo es

3.1.2. Definición del Plan de Trabajo

Gráfico 05. Plan de Trabajo

CARTA COMPROMISO AL CIUDADANO

Mes 1 Mes 2 Mes 3

Fuente: Ministerio de Administración Pública, 2020

3.1.3. Sensibilización del personal de la institución

Las opciones para el desarrollo de las actividades de sensibilización, son generalmente:

3.2. Identificación de datos generales

En primer lugar, debe revisarse el compendio de las leyes, decretos, resoluciones y

3.3.1. Identificar los servicios principales

3.3.1. Identificar los servicios principales

Gráfico 06. Servicios Principales

SERVICIOS MODALIDAD DE PRESTACIÓN DEMANDA DEL CIUDADANO*

Fuente: Ministerio de Administración Pública, 2012.

Servicios: nombre del servicio.

3.3.2. Definir atributos de calidad

Gráfico 07. Percepción, expectativas y satisfacción del ciudadano