Universidad Politécnica

Territorial “José Antonio

Anzoátegui”
El Tigre, Estado Anzoátegui

OPTIMIZACION DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

VINCULADO A AL MANUAL DE QUÉ

Manual de organización
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
FUNCIONES
CARGOS
DEBEN DEFINIRLO

SOBRE QUEVA A DAR LA

ORIENTACION¡¿?

Orientación al personal de administración del

Ambulatorio CPT III "Doctor Gabriel Urbina",
a través de talleres de formación que conlleve
el cumplimiento de los procesos administrativos
San José de Guanipa, Estado Anzoátegui.

Proyecto Socio Integrador como requisito parcial

Para obtener certificación de Trayecto I Aprobado

EQUIPO INVESTIGADOR: ALINEADOS A LA DERECHA

 Bellorín, Angie C.I. 28.095.161
Nottaro, Silvia C.I. 28.095.165
Meza, Yosmary C.I. xx
Palomo, Paulina C.I. 28.664.939
Alfonzo, Edilianny C.I. 28.394.803
Sección: A-02

TUTOR ¿?

El Tigre Abril 2019

FASE I

DIAGNOSTICO ACENTO

Exploración Inicial

El día 14 de febrero del 2019, se tomó la iniciativa de realizar el

presente proyecto, en el CPT III "Doctor Gabriel Urbina", como objeto de
información, para acatar los lineamientos de la Universidad Politécnica
Territorial "José Antonio Anzoátegui”, el equipo investigador visito diferentes
comunidades, pero debido a diversos factores, se decidió trabajar en dicho
ambulatorio.
A través de esta visita realizada en el Ambulatorio, se enmarcaron
relaciones entre la coordinadora encargada del manejo administrativo
llamada Rosa Longares y el equipo investigador, buscando una problemática
o falla en la parte administrativa para llevar a cabo el trabajo de
investigación, se solicitó la ayuda de la coordinadora Rosa Longares y se le
planteo la realización del proyecto de investigación. La señora acepto
brindarnos toda la colaboración necesaria.
El CPT III "Doctor Pedro Urbina" fue seleccionado debido a que este
requiere de conocimientos teóricos, en los cuales pueden ser asesorados por
los estudiantes en su proceso administrativo, con el fin de agilizar un correcto
funcionamiento en dicho proceso.
ESPACIO ENTRE PARRAFO

Reseña Histórica

• Del sector VIORCA.

Para conocer el origen y fundación del sector se contactó con una de
sus fundadoras, la cual narra la historia en primera personas, como se puede
leer a continuación:
Yo, Marvella Maestre C.I. V-2.744.773; me mude en la calle
“Paraguachi N” 19-150 de Vista al Sol (1) el día 6 de diciembre de 1967, para
esa época existía en esa calle solamente la fábrica de vidrios “VIORCA”,
luego se fundó Vista al Sol II, se fundó luego el liceo “Prof. Jesús López
Castro” el 10 de noviembre de 1974; además la unidad educativa “Carlos
Fragachán” fue fundada el 16 de septiembre de 1958, el centro recreativo
“Fernando Peñalver” y así sucesivamente poblando de viviendas y se fueron
fundando los otros sectores alrededor como: Caurimare, Vista al sol (1) Y
Vista al sol (2), El Mirador y Sabatino.
Al pasar el tiempo había detrás de la fábrica de vidrios Viorca un terreno
baldío que tenía más de 23 años desocupado, este fue invadido por 68
familias, que necesitaban un terreno para fabricar sus casas, ya que eran
familia de niños que no tenían donde vivir, allí construyeron (barracas) y poco
a poco han ido construyendo sus viviendas. Dicho terreno que invadieron se
le denomino Sector VIORCA. El cual se compone de 3 calles (Las
margaritas, las orquídeas y las flores). Sector VIORCA se fundó el día 17 de
enero de 1999 y después de 10 años (2009) los habitantes de dicho sector
en unión con los demás habitantes de la calle Mata siete, Fajardo,
Paraguachi, Arismendi, 24 de Julio, Mariño, Yaracuy, y los Andes; se unieron
para conformar el concejo comunal llamado “VIORCA”. Tenemos un
Ambulatorio, un centro de rehabilitación los cuales han sido de ayuda para la
comunidad.

• Del ambulatorio CPT III "Doctor Pedro Urbina”.

El ambulatorio Dr. Pedro Urbina, situado en Vista al Sol, sector
VIORCA, fue creado en 2003, ha contado con la ayuda de la Misión Barrio
Adentro y los médicos cubanos, ha sido de gran ayuda para los habitantes
del sector y de otras partes de San José de Guanipa.

Dimensiones y Potencialidades
TIPO DE LETRA DISTINTO UNIFORMIDAD DESDE EL PRINCIPIO
HASTA EL FINAL
Dimensiones Físico–Espaciales.
La comunidad se encuentra ubicada en el sector Viorca, Municipio San
José de Guanipa.
Limita por el Norte con la Calle Paraguachi, al Sur por la calle Fajardo,
por el Este limita por la calle Yaracuy y Oeste con la calle Los Andes.

Dimensión Demográfica
La población global del sector cuenta con 1256 habitantes, resumido de
la siguiente manera: 310 de sexo masculino y 324 de sexo femenino, 158
niños, adultos mayores 332, discapacitados 132.

Tabla N° 1. Descripción Global del Sector

 Habitantes Cantidad
Sexo masculino 310
Sexo femenino 324
Niños 158
Adultos mayores 332
Discapacitados 132
Total 1256
Fuente: Equipo Investigador (2019)

Dimensiones Políticas
La comunidad posee un Consejo Comunal constituido. Sin embargo, la
institución, no es de orden político, la misma no sirve como centro electoral.

Dimensiones Económicas
El sector Viorca, es una comunidad comercial, dando oportunidades de
empleo, pues allí se encuentran abastos, licorería, talleres mecánicos entre
otros, y tiene la disposición de un Ambulatorio CPT III "Doctor Pedro Urbina y
otro comité de salud, que están en función.

Dimensiones Culturales
En la comunidad, la mayoría de sus habitantes son católicos respetan y
veneran a la Virgen del Valle patrona de Oriente y cuentan con la
participación de los activadores de Misión cultural Simón Bolívar. Además
celebran el día del padre, madre, día del niño, carnaval, donde se realizan
actividades festivas en la comunidad.

Dimensiones Ambientales
En el sector “VIORCA” se encuentran ciertos lugares contaminantes
que afectan a la comunidad, debido a los habitantes ya que buscan como
opción la quema de basura produciéndole a las personas diversas
problemáticas, este sector no cuenta con una limpieza continua por parte de
la Alcaldía de San José de Guanipa y cuentan con el servicio de aseo
público, una vez por semana, para el beneficio de la misma.

Dimensiones Potenciales
En sus potencialidades cuentan con un Consejo Comunal constituido y
con sentido de pertenencia, una comunidad involucrada, capacidad para
desarrollar programas sociales, de desarrollo humano y visible desarrollo
endógeno, y a su vez cuenta con profesionales para el desarrollo éticamente
comprometidos con los valores para así fomentar trabajos a los habitantes de
la comunidad.

Diagnóstico Integral

De los resultados obtenidos en la exploración inicial, se determinaron

las posibles debilidades y fortalezas, para así poder contribuir en la
búsqueda y soluciones de las problemáticas.
En el Ambulatorio CPT III "Doctor Pedro Urbina" se observaron ciertas
debilidades y necesidades como la falta de personal, instrumentos médicos,
medicinas, equipos de computación y debilidad en los procesos
administrativos, lo cual genera preocupación e insatisfacción por parte de los
miembros que lo integran.
En este centro de salud se requiere la realización de una herramienta
administrativa que ayude al CPT III "Doctor Pedro Urbina", a llevar un
correcto manejo en los procesos administrativos y así mejorar el ambiente
laboral del Ambulatorio.

Cuadro N° 1. Herramientas para la priorización del problema

 Herramientas para la Descripción
priorización del problema
Observación Directa Esta herramienta se aplicó con el fin
de ponerse en contacto con el
consejo comunal “VIORCA” y como
también con el CPT III "Doctor Pedro
Urbina "para así poder visualizar y
analizar las problemáticas
existentes.
Visitas a la Comunidad y al CPT III Se realizaron visitas al sector y al
"Doctor Pedro Urbina" Ambulatorio, para establecer enlaces
equipo investigador-Comunidad-
Ambulatorio y de esta manera
observar el sector y la Cooperativa
en todas sus dimensiones
Entrevista no Estructurada El uso de esta herramienta permitió
conversar con los miembros del
consejo comunal y con el CPT III
"Doctor Pedro Urbina" para adquirir
información y conocer las
problemáticas de este ambulatorio.
Árbol del Problema Permitió identificar el problema más
relevante que presenta el CPT III
"Doctor Pedro Urbina" sus causas y
consecuencias.
Fuente: Equipo Investigador (2019)

Figura N° 2. Árbol del problema¿?

Fuente: Equipo Investigador (2019)

Cuadro N° 3. Matriz de decisión para la priorización de problema (DPP)

Valor del Posibilidad Apoyo Impacto Suma

problema de afrontar comunitari sobre (DPP)
Problemas para la con éxito o otros 100%
comunidad 25% 25% problemas
afectada. 25%
25%
Botes de aguas
blancas en 17% 8% 16% 7% 48%
calles
Alumbrado 10% 5% 17% 8% 40%
público
Presencia de 15% 6% 11% 5% 37%
hueco en calle
principal
La debilidad en
el manejo de los
procesos
administrativos, 7% 23% 25% 25% 80%
por parte del
personal de
administración,
en el CPT III
“Doctor Pedro

Urbina”
CUAL ES EL
PROBLEMA
DPP DECISIÓN
Menor de 50% No Elegible
Mayor o igual a 50% Medianamente
Elegible
Mayor de 75% Altamente Elegible
Fuente: Equipo Investigador (2019)
Selección del problema

Gómez, J. (2008) señala que: “Un problema de investigación se puede

definir como una situación propia de un objeto o fenómeno que provoca la
necesidad en un sujeto de darle explicación, él cuál desarrollará una
actividad o varias, para lograr ese objetivo. Todo proceso de investigación
está orientado a la solución de problemas. Todo problema se formula
conscientemente y su solución debe ser alcanzada en el curso de la
investigación. ”
El problema es el porqué de la investigación, y surge como resultado
del diagnóstico de la situación del objeto en que se manifiesta un conjunto de
fenómenos, hechos y procesos no explicables.
Para la realización de este proyecto socio integrador se tomó
como tema de investigación: La debilidad en el manejo de los procesos
administrativos, por parte del personal de administración, en el CPT III
“Doctor Pedro Urbina”.
El cual obtuvo un 80% en la Matriz de decisión para la priorización de
problema (DPP), (Ver Cuadro N° 3).

Vinculación del tema generador del proyecto, con las líneas de

investigación del PNF en Administración.

Las líneas de investigación asociadas al PNFA, comprenden

aquellos estudios que describen la realidad comunal, municipal, estadal,
regional y nacional, así como la caracterización, cualitativa y cuantitativa,
de las relaciones sociedad–recursos disponibles, a los fines de
satisfacer las necesidades reales y sentidas a través de las diferentes
formas asociativas que se traducen en relaciones económicas,
sociales, de participación popular, en redes de cooperación, y en
nuevas formas de planificación, integración y manejo de recursos, entre
otras. Esto significa el estudio de las diversas formas de organización,
así como la gestión de los factores productivos en aspectos tales como
planificación, organización, dirección, ejecución y control, para favorecer el
crecimiento económico y el bienestar social de las comunidades.
A través de este proyecto socio integrador se busca lograr establecer
un equilibrio social, facilitándoles a los integrantes del personal de
administración, en el CPT III “Doctor Pedro Urbina”, los conocimientos
necesarios para alcanzar sus metas y objetivos dentro de su comunidad y así
mejorar el nivel de servicio que ellos les prestan.
El área de trabajo es un ambulatorio ubicado en un sector de la
comunidad de la ciudad de San José de Guanipa, llamado VIORCA. Y el
Ambulatorio CPT II “Doctor Gabriel Urbina".
Área de aplicación es la “Administración para el Nuevo Modelo de
Desarrollo”. Si bien la administración se puede considerar una definición
en construcción, la misma se aborda desde un plano integral, que
se corresponde con el manejo operativo de las organizaciones; ello implica la
dilucidación de una actividad organizada tanto en el ámbito público,
privado o referido a los nuevos modelos organizacionales (NMO), en la
cual interactúa un conjunto de recursos de manera dinámica, en lo interno y
en lo externo derivando en resultados complejos que impactan en la
sociedad.
De allí la necesidad de integrar conocimientos orientados al estudio de
la gestión de los procesos administrativos, preferentemente abarcando
los aspectos financieros, contables, tributarios y de talento humano, así
como del desarrollo organizacional como mecanismo que permita ayudar
a los miembros de las organizaciones a actuar conjuntamente en la
prosecución de los objetivos que le son comunes y pertinentes con el
entorno.
Por otra parte, el PNFA promueve el establecimiento del nuevo
modelo productivo socialista en cuanto a las formas de relación de
los individuos con los demás, con la comunidad, con la naturaleza y
con los medios de producción.

FASE II

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Planteamiento del problema

Hoy en día, debido a los avances tecnológicos a nivel mundial en las ciencias
administrativas, se han desarrollado notablemente y con un alto grado de complejidad
los procesos en las organizaciones y por ende sus funciones administrativas. Esta
vertiginosa evolución ha hecho que el hombre haya tenido que adaptarse a las nuevas
exigencias de su entorno, adecuando su manera de hacer las cosas dentro de las
empresas; así como la constante actualización de las normativas y procedimientos a
seguir con la finalidad del cumplimiento de los objetivos organizacionales. Cabe
destacar que la estabilidad organizacional de una empresa es primordial para el
cumplimiento de sus objetivos y metas; pero igual de importante para una
organización es tener al día el conjunto de documentos que enmarcan sus actividades
cotidianas.

Dichos papeles están conformados por las normas, procedimientos, políticas y

directrices que les permiten al talento humano tener el conocimiento e información
necesaria para su eficiente desempeño. En este sentido, ese conglomerado de
documentos constituyen la principal fuente de información para la implementación de
las normativas para los empleados, ya que les mostrará el camino a seguir para
cumplir los objetivos organizacionales; además establece los patrones de referencia
para la evaluación de dichos trabajadores que les permitirá a la gerencia diseñar
indicadores para medir su desempeño, tanto individual como grupal.

Al respecto, Álvarez (2001: 24) señala “Los Manuales son una de las mejores
herramientas administrativas porque le permiten a cualquier organización normalizar
su operación. La normalización es la plataforma sobre la que se sustenta el
crecimiento y el desarrollo de una organización dándole estabilidad y solidez”

Es decir, los manuales representan una herramienta para transmitir

conocimientos y experiencias, ya que condensan toda la información administrativa
obtenida hasta un momento, y por lo tanto, facilitan el aprendizaje y proporcionan la
orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la organización.

De manera que, estos manuales describen los modos de proceder o los métodos
a ejecutar al realizar una actividad administrativa, estableciendo la secuencia lógica
de cada una de ellas, para así, unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar
alteraciones arbitrarias.

En este sentido, es imperativo que cada departamento de una empresa cuente

con su propio manual, independientemente del ramo a que se dedique o del tamaño
que posea, ya que la importancia de un manual de normas y procedimientos radica en
que le permite a las organizaciones formalizar su sistema de trabajo, consolidando así
el liderazgo, la posición competitiva de las mismas y a su vez mejorar su servicio a
los clientes.
De esta realidad no escapa XXXXXXXXXXXX, que como toda organización
conformada por unidades administrativas requiere de la ejecución de un sin número
de procedimientos administrativos y académicos para la consecución de sus objetivos
y metas; destacándose las Direcciones de Control de Estudios o Direcciones de
Asuntos Estudiantiles por el importante volumen de procesos que realizan, lo que las
obliga a tener manuales de normas y procedimientos o de organización
actualizados, flexibles y acordes al ámbito tecnológico.
En este sentido, destaca que los procesos académicos y administrativos del
departamento XXXXXXX, realizan de manera totalmente distinta a las descritas en el
Manual del 2001; DEBIDO A QUE (aquí deben mencionar las causas ) y
consecuencias

LUEGO EXPRESAN PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y LO

VINCULAN CON LOS MANUALES
SI OBSERVAN VAN A REFERIRSE AL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN SEGUNDA FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a

cabo una actividad o lograr un objetivo. Y un proceso administrativo es el
conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Autores como Urwick (1998) define el Proceso Administrativo como las
funciones del administrador, con siete (7) elementos que se detallan a
continuación: a) Investigación; b) Planificación; c) Coordinación; d) Control;
e) Previsión; f) Organización y g) Comando.
Mientras que Koontz y O’Donnell (2004) definen el Proceso
Administrativo con cinco (5) elementos: a) Planificación; b) Designación de
Personal; c) Control; d) Organización y e) Dirección.
Por su parte Miner (2002) define los Procesos Administrativos con otros
cinco (5) elementos: a) Planificación; b) Organización; c) Dirección; d)
Coordinación y e) Control.
 Los elementos de la función de Administración que Fayol definiera en
su tiempo son: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro
de la línea propuesta por Fayol, los autores clásicos y neoclásicos adoptan el
Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus cuatro elementos:
Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.
La administración es la principal actividad que marca una diferencia en
el grado que las organizaciones le sirven a las personas que afectan.
Según el libro “administración, una perspectiva global” de los autores
Harold, Koontzy Heinz Weihrick, las funciones del administrador son:
planificación, organización, dirección y control que conforman el proceso
administrativo cuando se les considera desde el punto de vista sistemático.
Fayol señala que estos elementos se aplican en negocios, organizaciones,
políticas, religiosas, filantrópicas y militares.
A escala mundial los procedimientos administrativos y tecnológicos
vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando
con el desempeño mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de
especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace
necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el
desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizativa. Así pues
los manuales administrativos representan una alternativa para este
problema, ya que son de gran utilidad en la reducción de errores, en la
observancia de las políticas del organismo, facilitando la capacitación de
nuevos empleados, proporcionando una mejor y más rápida inducción a
empleados en nuevos puestos.
En Venezuela para los entes empresariales es una necesidad
establecer manuales administrativos;
ESTE SERA EL PROBLEMA ¿? AQUÍ ES DONDE PUEDO
ENTENDER
 ya que las empresas han progresado con el hecho de simplificar con
esta herramienta de control la manera de realizar sus labores.
Asimismo, El Estado Anzoátegui y el Municipio San José De Guanipa
ubicado en el Tigrito no escapa de esta realidad, debido que hoy en día
existen instituciones tanto como públicas y privadas que no poseen
documentada y/o sistematizada su forma de actuar y operar, haciéndolas
vulnerables. El CPTIII "Doctor Gabriel Urbina" situado en dicho municipio,
presenta la problemática mencionada anteriormente.
Por tal motivo, el equipo investigador consideró que ´podría orientar y
facilitar al Ambulatorio CPT II “Doctor Gabriel Urbina" las estrategias para el
mejoramiento de los procesos administrativos, garantizándoles el adecuado
funcionamiento de los mismos.
Dada la situación anterior descrita, surgen las siguientes interrogantes:
• ¿Por qué es necesario conocer los procesos administrativos?
• ¿Cuándo se aplican la orientación al personal administrativo?
• ¿Cuál es la finalidad de proponer una herramienta en los procesos
administrativos del CPT III "Doctor Gabriel Urbina" en San José de
Guanipa, Estado Anzoátegui?
• ¿Se pueden dar estas estrategias a través de talleres de formación?

Objetivo General ORIENTAR ES UNA ACTIVIDAD

OPTIMIZAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO RELACIONADO A LA

HERRAMIENTA ADMINISTRATIVA MANUAL DE…………….

Orientar al personal de administración del Ambulatorio CPT III "Doctor

Gabriel Urbina", a través de talleres de formación que conlleve el
cumplimiento de los procesos administrativos en San José de Guanipa,
Estado Anzoátegui.

Objetivos Específicos
1. Diagnosticar la situación actual CON RESPECTO A LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVO ………………………………………………
2. Caracterizar los procesos administrativos llevados a cabo en el departamento de
……………………
3

Justificación de la Investigación
En todas las organizaciones los procedimientos administrativos, gerenciales y
tecnológicos son rutinas que con el paso del tiempo se convierten en tareas cotidianas
y que van experimentando transformaciones para dar respuesta a las exigencias del
entorno lo que hace necesario el uso de herramientas que señalen los lineamientos de
cada uno de los procesos dentro de una unidad organizacional. Así pues los manuales
de normas y procedimientos representan una alternativa para este problema señalando
la secuencia lógica de las acciones o pasos a seguir para lograr los objetivos y metas
organizacionales. De esta manera la importancia de los manuales de normas y
procedimientos administrativos radica en que le permite a las empresas
desarrollar el proceso administrativo de planear, organizar, dirigir y controlar
de una manera eficiente y eficaz las actividades que se le designan a cada uno de los
miembros de la organización, facilitando así que se cumplan a cabalidad todos los
procesos y se estandarice la operatividad de los mismos. Cabe destacar que el
propósito de esta investigación es XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Objetivos Específicos

• Identificar los procesos administrativos que se ejecutan en el

departamento de administración CPT III "Doctor Gabriel Urbina", sector
Viorca, San José de Guanipa, Estado Anzoátegui.
• Orientar sobre los conocimientos teóricos los procesos administrativos al
personal CPT III "Doctor Gabriel Urbina", sector Viorca, San José de
Guanipa, Estado Anzoátegui.
• Realizar talleres de formación para explicar el cumplimiento de los
procesos administrativos en el CPT III "Doctor Gabriel Urbina", sector
Viorca, San José de Guanipa, Estado Anzoátegui.
•

Justificación

Una adecuada gestión administrativa es un tema de gran escala para

las empresas, ya que se trabaja en función de buscar el mayor
aprovechamiento de los medios que posee la empresa; teniendo en cuenta
que por medio de procesos administrativos adecuados se integran, se
formulan y se aprovechan los recursos; que generan mejoría y cambio
positivo cuando se lleva a cabo de la mejor manera.
Esta es el conjunto de capacidad, conocimientos, actitudes que se
obtienen y a la vez adquieren las personas con el transcurso del tiempo, es
decir con la experiencia y la responsabilidad para capacitarse y aplicarlo a
las distintas áreas de la empresa, para así lograr el mayor objetivo. También
de esta manera se logra optimizar el recurso humano de forma eficaz y
eficiente, para el efecto desarrollo de los procesos productivos y también
administrativos.
A través de esta investigación se desea orientar al personal de
administración, a través de talleres de formación, que conlleve el
cumplimiento de los procesos administrativos en el Ambulatorio CPT III
"Doctor Gabriel Urbina" en San José de Guanipa, Estado Anzoátegui.
Actualmente el Ambulatorio CPT III "Doctor Gabriel Urbina" afronta una
problemática con respecto al mal funcionamiento de los procesos
administrativos, generando incumplimientos en las funciones de los mismos.
Es por esta razón que se ve la necesidad de realizar este proyecto, el
cual pretende orientar al personal de administración a través de una
herramienta que conlleve un cumplimiento correcto en los procesos
administrativos en este Ente de salud.

Alcances

La investigación comprenderá la Orientación al personal de

administración a través de talleres de formación, que conlleve el
cumplimiento de los procesos administrativos en el Ambulatorio CPT III
"Doctor Gabriel Urbina”, del sector VISTA AL SOL de San José De Guanipa,
Estado Anzoátegui en un mediano plazo que comprende un periodo 6
meses, según los lineamientos del PNF de Administración de la Universidad
Politécnica Territorial “José Antonio Anzoátegui” (UPTJAA).