Manuales de Funciones

1.MANUAL DE FUNCIONES DE COORDINADOR ADMINISTRATIVO.
NATURALEZA DEL CARGO
Controlar los procesos administrativos, a fin de lograr la efectiva distribución y utilización de los
recursos materiales y financieros disponibles, asignándolos equitativamente y administrándolos
para el eficiente funcionamiento de los servicios y la satisfacción.
RESPONDE ANTE
Sub gerente
PUESTO DE TRABAJO
coordinación administrativa.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
 Asesora técnicamente a la dependencia en el área que le compete.

 Participa conjuntamente con el analista de presupuesto en la elaboración y distribución
del presupuesto anual.
 Controla la ejecución del presupuesto.
 Establece los objetivos a lograr por la unidad y determina los recursos y acciones
necesarias para alcanzarlas.
 Administra los recursos económicos y materiales de la dependencia.
 Coordina el registro y control de bienes de la Facultad o Unidad.
 Dirige las actividades de las unidades de menor jerarquía de su competencia.
 Establece controles eficientes sobre el proceso administrativo.
 Coordina la elaboración de Manuales de Políticas, Normas y Procedimientos de su
competencia.
 Propone nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
 Mantiene informado al personal de la dependencia acerca de las Políticas, Normas y
Procedimientos y decisiones de carácter administrativo.
 Asigna y supervisa las tareas del personal a su cargo.
 Diseña y clasifica las partidas a egresos extraordinarios.
 Autoriza cheques y erogaciones presupuestarias.
 Verifica los trámites por solicitudes de compras de divisas.
 Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos.
 Controla las compras, distribución de materiales, registro de proveedores, facturas y
órdenes de pago.
 Asiste y participa en reuniones de comité de compras.
 Controla el funcionamiento de caja.
 Informa a las Autoridades competentes sobre la situación financiera y administrativa de la
unidad.
 Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios
efectuar por la dependencia.
 Ordena y verifica trámites de viáticos.
 Vela por el efectivo funcionamiento de los archivos dentro de la dependencia.
 Representa a las autoridades de la dependencia en reuniones referentes al área.
 Elabora proyectos de investigación relacionados con el área donde se desempeña.
 Redacta correspondencias, actas, circulares, folletos informativos y otros documentos
especiales y/o rutinarios de la unidad.
 Firma la correspondencia de la unidad.
 Supervisa y controla los ingresos y egresos de las Unidades Generadoras de Ingresos de la
dependencia.
 Vela por la buena administración de los recursos de la unidad.
 Elabora la memoria y cuenta de la unidad.
 Clasifica, ejecuta y controla el funcionamiento del fondo fijo especial asignado.
 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos
por la organización.
 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
 Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
REQUISITOS MINIMOS: Tener carrera profesional en administración de empresas o una carrera
afín con mínimo dos años de experiencia en este campo.
2.MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR DE EVENTOS
NATURALEZA DEL CRAGO
Este perfil es el que se encarga de diseñar, planificar, producir y analizar el proceso completo de
cualquier tipo de evento. Es la persona que se ocupa de definir cada acción a llevar a cabo para
conseguir el objetivo propuesto, por lo que normalmente cuenta con un equipo especializado en
cada materia para delegar las acciones más específicas y el organizador de eventos asume un rol
más estratégico.
RESPONDE ANTE
Sub gerente
PUESTO DE TRABAJO
Coordinador de eventos
DESCRIPCION DE FUNCIONES
Funciones de diseño del evento:

 Definir el objetivo a perseguir
 Definir el público objetivo al que se dirige
 Definir las necesidades corporativas para el evento
 Definir las posibles necesidades del público para el evento
 Definir el equipo de trabajo a involucrar en el evento
 Estimación de los recursos a necesitar
Funciones de planificación del evento:

 Seleccionar las fechas de celebración del evento
 Definir el número de asistentes
Seleccionar el lugar de celebración:

 Realizar el programa del evento
 Definir un plan de comunicación y marketing para el evento (debe incluir
recopilación de opiniones después de la celebración)
 Contactar y cerrar acuerdos con proveedores de los recursos necesarios
 Establecer y aprobar un presupuesto definitivo
 Definir roles y tareas de cada miembro del equipo de trabajo, así como el de los
proveedores
Funciones de producción del evento:

 Contratación de espacios, profesionales y resto de recursos necesarios
 Supervisar el montaje del equipo técnico y materiales a usar en el evento
 Controlar el transcurso del evento y garantizar su buen funcionamiento
 Solucionar posibles imprevistos que surjan durante el evento
 Coordinar los distintos equipos de trabajo durante el evento
 Supervisar el desmontaje de equipos técnicos y resto de materiales
Funciones de análisis del evento:
 Recibir y categorizar de la información sobre el rendimiento del evento
 Evaluar los resultados obtenidos en el evento
 Realizar una propuesta de mejoras para futuros eventos
3. MANUAL DE FUNCIONES DE COORDINADOR DE LOGISTICA
El responsable de logística, es la persona encargada de gestionar el departamento de logística de

una empresa, así como al equipo que configura el mismo y las diversas actividades entroncadas
dentro del mismo. Se trata de un profesional que, además de contar con experiencia en el sector
de la logística, también debe disponer de la formación adecuada para dicho puesto.
RESPONDE ANTE
Coordinador de eventos
PUESTO DE TRABAJO
Coordinador de logística
DESCRIPCION DE FUNCIONES
 Organizar, dirigir, supervisar el trabajo de personal a su cargo
 Controlar, organizar y supervisar las actividades en materia de recepción acomodo y
desarrollo del evento
 Vigilar la toma física del inventario previo y posterior a los eventos
 Participar en las reuniones con los directivos en la empresa cuando sea requerido
 Coordinar con los conductores la entrega y recogida de los equipos para cada evento
según sea el caso
 Revisar y firmar documentos (facturas, reportes, entre otros)
 Cumplir y hacer cumplir las normas de higiene y bioseguridad en los lugares donde se
llevará a cabo el evento.
DIA DE EVENTO:
El montaje
Esta fase incluye el montaje y la disposición de los equipos, los materiales, la tecnología, la
decoración, el audio, el vídeo, etc. que se utilizarán, así como del grupo de personas que estarán
trabajando durante el evento.
La ejecución
El día del evento todo tiene que ir según lo previsto: las actividades se han de realizar de acuerdo
con la fecha y el horario establecidos. Aquí la logística no puede bajar la guardia, ya que es
necesario que todo el mundo esté alerta ante cualquier imprevisto y que se pueda solucionar de
forma rápida cualquier problema que pueda surgir. La ejecución del evento en sí incluye a los
participantes y el público presentes, que viven y comparten las distintas actividades planificadas.
La finalización del evento
El cierre del evento puede acabar también de forma creativa e innovadora, incluso con un efecto
Sorprendente como broche final a una buena planificación y logística.
El desmontaje
Se procede a desmontar todo el equipo, retirando los materiales y los elementos utilizados
durante el evento. Debe haber un adecuado desalojo para evitar daños o accidentes. Es
imprescindible hacer una revisión final previa a la entrega y devolución del equipo y de las
instalaciones en las mismas condiciones en las que fueron recibidas.
4. MANUAL DE FUNCIONES AGENTE CALL CENTER
Es contacto directo con un cliente a través de una llamada telefónica, es decir, es un especialista
en el uso del teléfono como herramienta de trabajo. Atiende al usuario de un servicio al objeto de
resolver sus dudas, incidencias y reclamaciones.
RESPONDE ANTE
Secretaria de gerencia
PUESTO DE TRABAJO
teleoperador
FUNCIONES
 Gestionar bases de datos de acuerdo con requerimientos y objetivos comerciales de la

empresa.
 Atender contactos de información de entrada y salida de productos y servicios por medios
electrónico.
 Comercializar productos y servicios por medios electrónicos.
 Cobrar productos y servicios por medios electrónicos, cumpliendo normas legales y
procedimientos de la empresa.
 Realizar llamadas ofreciendo producto y dando a conocer la empresa.
 Resolver dudas, atender quejas reclamos y sugerencias a los clientes.
5. MANUAL DE FUNCIONES DE CHEF EJECUTIVO

Coordina el trabajo de la cocina, crea recetas, ajusta y crea el menú, supervisa los costos de
ingredientes y del inventario.
RESPONDE ANTE
Sub gerente
PUESTO DE TRABAJO
Chef ejecutivo
FUNCIONES
 dirige la preparación y presentación de los alimentos de PARTY KIDS S.A
 Planear los menús y asegurarse que cumplan con los estándares de calidad
 Calcular los costos e ingredientes para la preparación de los alimentos
 Supervisar las actividades de los auxiliares de cocina
 Adecuar el área de trabajo de acuerdo a las normas de higiene antes de empezar su labor
 Limpiar su entorno laboral después de la actividad realizada
 Aportar conocimientos a sus auxiliares para un excelente desempeño
 Prevenir desperdicios de materia prima
 Coordinar el personal para que la entrega de los productos sea excelente
 Portar uniforme limpio y acorde para realizar su trabajo
 Establecer una red de proveedores
 Elaborar cronogramas de trabajo.

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