Unidad 2

Actividad 1. Gestión de la integración del proyecto

Informatización contable y financiera de la Cooperativa de Productores y
Comercializadores de Paneleros de Villeta (COOPAVI)

Presentado por:
Yoly Mora Moreno
Efraín Velasco Reyes
Juan Sebastián Junca Castro
Marcela Silva Vega

Presentado a:
Edgar Olmedo Cruz

Especialización en Gerencia de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Gerencia de Proyectos

Universidad ECCI

Bogotá D.C. Mayo, 2021

 Introducción
La informatización es definida como implantación o aplicación de medios informáticos

para el desarrollo de una actividad o trabajo (OxfordLanguagues, 2021). En este proyecto

específico se trata de adelantar este proceso en una cooperativa agrícola del departamento de

Cundinamarca. De acuerdo con la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y

la Agricultura (FAO por sus siglas en inglés), la ventaja más inmediata que ofrece la

informatización de una cooperativa de este tipo es el aumento de la capacidad de manejar

grandes cantidades de información y la mejora de sus resultados significativamente pues: puede

facilitar la obtención, análisis, almacenamiento y notificación de la información, con mucha

mayor rapidez y de forma más exacta que con los sistemas manuales (FAO, 2005).

Sin embargo, la informatización no es una mera cuestión técnica que se reduce a la

instalación y conexión de unas computadoras o utilización de los programas adecuados, sino

que se trata de un proyectos complejos que consta de muchas partes diferentes que deben

gestionarse y aunque surgen como respuesta a una necesidad y puede estar enfocada a dar

solución a un problema, exigen el trabajo coordinado y alineación de sus recursos en procura de

alcanzar un objetivo común, y la falta de estos dos aspectos puede generar caos e impactar de

manera negativa en los resultados ocasionando su fracaso (Moreno, 2016).

Para evitar esto último, es necesario hacer actividades de unificación, consolidación,

comunicación y acciones integradoras cruciales para que este proyecto se lleve a cabo de manera

controlada, de modo que se complete, se manejen con éxito las expectativas de los interesados y

se cumpla con los requisitos. Para esto es fundamental la gestión de la integración de proyectos,

la primera de una de las diez áreas clave de conocimiento del PMBOK y que incluye los procesos

y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos

procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la

Dirección de Proyectos.
 Para el desarrollo de la actividad propuesta, se ha decidido tomar la primera área del

conocimiento gestión de la integración de proyectos y aplicarla al proyecto inventado

denominado Informatización de la Cooperativa de Productores y Comercializadores de

Paneleros de Villeta (COOPAVI), siguiendo la Guía de los fundamentos para la dirección de

proyectos (guía del PMBOK) en su 5ta edición.

Marco teórico

El PMBOK abarca los 47 procesos definidos en 5 grupos y en 10 áreas de gestión,

formando una matriz que facilita su lectura e interpretación. Los procesos no se presentan

siempre de forma secuencial. Los componentes del proceso de la dirección del proyecto son:

• Entrada: son documentos o productos documentados sobre los que se efectuarán acciones.

• Herramientas o técnicas: mecanismos aplicados a las entradas y que al transformarlos se

obtienen las salidas.

• Salida: documentos o procesos documentados que se obtienen de la transformación de las

entradas por las herramientas o técnicas.

Los grupos de procesos siguiendo a Tovar (2014) son:

1. Iniciación: En este grupo se encuentran los procesos que dan pautas y autorización

para iniciar el proyecto o fase respectiva.

2. Planificación: son los procesos requeridos para establecer, definir y alinear las tareas

orientadas al cumplimiento de los objetivos, definiendo el plan para la dirección del

proyecto, trazando la mejor estrategia.

3. Ejecución: están involucrados los procesos requeridos para completar el trabajo,

integrando las actividades con la gestión de las personas. Se pueden actualizar las
 líneas base de alcance del tiempo y costo de acuerdo con las necesidades y progreso

en la ejecución del proyecto.

4. Seguimiento y control: son los procesos requeridos para rastrear las desviaciones de

lo planificado, midiendo el desempeño del proyecto y controlando los cambios y

ajustes requeridos a fin de implementar las acciones preventivas o correctivas

requeridas.

5. Cierre: se contemplan todos los procesos requeridos para finalizar las actividades,

completando formalmente el proyecto y liberando los recursos.

Gestión de la integración de proyectos

Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar

y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los Grupos de

Procesos de la dirección de proyectos. En este contexto la integración incluye características de

unificación, consolidación, comunicación y acciones integradoras cruciales para que el proyecto

se lleve a cabo de manera controlada, de modo que se complete, que se manejen con éxito las

expectativas de los interesados y se cumpla con los requisitos. Finalmente, implica tomar

decisiones en cuanto a la asignación de recursos, equilibrar objetivos y alternativas

contrapuestas y manejar las interdependencias entre las áreas de conocimiento de la dirección

de proyectos (PMI, 2013).

A continuación se presenta, a modo de resumen introductorio, una matriz que refleja la

forma como se combinan los grupos de procesos con el área de conocimiento de la gestión

integrada del proyecto de informatización contable y financiera de la Cooperativa de

Productores y Comercializadores de Paneleros de Villeta (COOPAVI).

 Grupos de Proceso Descripción Entradas Herramientas Salidas
procesos y técnicas
I. Iniciación 1. Se desarrolló un 1. Enunciado del 1. Juicio de 1. Acta de
Desarrollo documento que trabajo del proyecto expertos constitución del
del acta de además de 2. Acuerdos 2. Técnicas de Proyecto de
constitució presentar las 3. Factores facilitación informatización
n generalidades del ambientales de contable y
proyecto, admite COOPAVI administrativa
su existencia al 4. Activos de los de COOPAVI
interior de la procesos de la
cooperativa y cooperativa
permite a su
gerente ejecutar
los recursos
disponibles.
II. 2. Plan Plan que define, 1. Acta de Constitución 1. Juicio de 1. Plan para la
Planificación para la prepara y del proyecto. expertos dirección del
dirección coordina los 2. Factores 2. Recopilación proyecto de
del subplanes de 1. ambientales de de datos informatización
proyecto Gestión del COOPAVI 3. habilidades contable y
de alcance interpersonale administrativa
informatiz 2. Gestión del s y de equipo de COOPAVI
ación cronograma 3. 4. Reuniones
contable y Gestión del costo
administra 4. Gestión de los
tiva de riesgos
COOPAVI
III. Ejecución 3. Dirigir y Liderar y llevar a 1. Plan para la 1. Juicio de 1. Entregables
gestionar cabo el trabajo dirección del expertos 2. Datos
el definido en el proyecto. 2. Sistemas de desempeño del
conocimie plan para la 2. Solicitudes de información trabajo
nto del dirección de cambio aprobadas para la 3. Solicitudes de
proyecto proyecto de 3. Factores dirección de cambio
de informatización ambientales de la proyectos 5. Actualización
informatiz contable y cooperativa 3. Reuniones plan para la
ación administrativa de 4. Activos de los dirección de
contable y COOPAVI procesos de proyectos
administra COOPAVI 6. Actualizaciones
tiva de plan para la
COOPAVI dirección del
proyecto
IV. 4. Dar seguimiento, 1. Plan para la 1. Juicio de 1. Matriz de
Seguimiento Monitorea revisar e dirección del Expertos. indicadores del
y control ry informar el proyecto. 2. Sistema de desempeño
controlar avance a fin de 2. Pronóstico de costos información
el trabajo cumplir con los 3. Pronóstico de para la
del objetivos de cronograma dirección de
proyecto desempeño 4. Cambios validados. proyectos
definidos en el 5. Información de 3. Reuniones.
plan para la desempeño del
dirección del trabajo
proyecto 6. Factores
ambientales
7. Activos de los
procesos de la
 Cooperativa.
5. Realizar Analizar, aprobar 1. Plan para la 1. Juicio de 1. Sistema de
el control y gestionar las dirección del Expertos control
integrado solicitudes de proyecto. 2. Herramienta integrado de
de cambio a 2. Información de de control de cambios
cambios. entregables, desempeño del cambios
activos de trabajo 3. Reuniones
procesos de 3. Solicitudes de
COOPAVI, cambio
documentos del 4. Factores
proyecto de ambientales de
informatización y COOPAVI
al plan para la 5. Activos de los
dirección del procesos de la
proyecto. Cooperativa.
V. Cierre 6. Cerrar el finalizar todas las 1. Acta de constitución 1. Juicio de 1. Sistema
proyecto o actividades a del proyecto Expertos contable y
Fase. través de todos 2. Plan para la 2. Técnicas administrativo
los grupos de dirección del analíticas funcional
procesos de la proyecto 3. Reuniones integrado
dirección de 3. Entregables del 2. Actualización a
proyectos para proyecto aceptados los activos de
completar 4. Activos de los los procesos de
formalmente el procesos de la la cooperativa
proyecto de organización
informatización o
una de sus fases.

Desarrollo de la actividad

1. Desarrollar el acta de constitución del proyecto

1.1. Definición: Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la

existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para asignar

los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

1.2. Acta de constitución del proyecto de informatización contable y

administrativa de COOPAVI

Fecha Responsable Razón Versión

27-04-2021 Gerente del Proyecto Inicio del proyecto V0
Información general
Nombre del proyecto Informatización de la Cooperativa de Productores y
Comercializadores de Paneleros de Villeta (COOPAVI)
Fecha de creación 27-04-2021
Código del proyecto ICP01
Preparado por: Juan Sebastián Junca Castro
Aprobado por: Yoly Mora Moreno

1. Descripción del proyecto

Proceso de informatización de la Cooperativa de Paneleros de Villeta mediante la

implementación de un sistema contable y administrativo funcional integrado que incluye
nóminas, facturas, contabilidad, compras y ventas, inventarios, y consistente en una
combinación específica de un software y hardware, que será implantado en su entorno local,
adaptado a las necesidades concretas de la cooperativa y el sector empresarial en el que está
centrada, a la escala de sus actividades, las circunstancias externas que condicionan su
funcionamiento y las necesidades concretas de gestión de la información. Incluye los
siguientes: adecuación de la infraestructura, software, hardware, personal cualificado para
manejar y mantener el sistema, y adquisición de los equipos que en adelante se utilizaran en el
lugar.

2. Definición del producto

Sistema contable y administrativo funcional integrado de la Cooperativa de Paneleros de

Villeta (COOPAVI) teniendo en cuenta la correcta gestión de la triple restricción en cuanto al
alcance, tiempo y costo.

3. Definición de requerimientos del proyecto

El proyecto debe dar solución a la dificultad existente para mantener los

registros contables y administrativos actualizados en tiempo real, para el
control de las existencias y disminuir el papeleo manual en las
cooperativas agrícolas.
El proyecto debe contribuir a ampliar los canales de comunicación entre
los miembros, los proveedores y los consultores de la cooperativa
mediante la publicación de información en sitios web de acceso
Requerimientos restringido (intranets), envío de noticias por correo electrónico, grupos
funcionales de noticias, foros de debate de temas de interés, publicaciones
electrónicas, etcétera.
El proyecto de informatización debe aportar a las cooperativas agrícolas
en fortalecimiento de su administración, dirección, relacionamiento
interno, optimización de procedimientos y movilización del capital.
Los hallazgos, las recomendaciones y las conclusiones, deben brindar
una mejora en la aplicación de prácticas y metodologías del proceso de
informatización de las cooperativas agrícolas.
Revisión futura de otras organizaciones a nivel internacional y nacional
para tomarlas como punto de partida en la informatización de las
Requerimientos
cooperativas agrícolas.
no funcionales
Mayor desempeño en el proceso de informatización de las cooperativas
agrícolas en el país.
Requerimientos Ley 1341 DE 2009: Por medio de la cual se definen principios y
de calidad conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las
tecnologías de la información y comunicaciones - TIC, se crea la Agencia
Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones.
 BS 7799-3:2006: Proporciona una guía para soportar los requisitos
establecidos por ISO/IEC 27001:2005 con respecto a todos los aspectos
que debe cubrir el ciclo de análisis y gestión del riesgo en la construcción
de un sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI).
NTC 27001:2006: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
(SGSI).
ISO 27002:2005: Esta norma proporciona recomendaciones de las
mejores prácticas en la gestión de la seguridad de la información a todos
los interesados y responsables en iniciar e implantar o mantener
sistemas de gestión de la seguridad de la información.
ISO/IEC TR 18044:2004: Ofrece asesoramiento y orientación sobre la
seguridad de la información de gestión de incidencias para los
administradores de seguridad de la información y de los administradores
de sistemas de información.

4. Objetivos del proyecto

Concepto Objetivo Criterio de éxito

ALCANCE Desarrollar un Sistema contable Desarrollo Exitoso del sistema con la
y administrativo funcional para realización de máximo dos modificaciones
100 asociados de la Cooperativa al alcance del proyecto original
de Productores y
Comercializadores de Paneleros
de Villeta (COOPAVI)
TIEMPO 6 meses Implementación y puesta en
funcionamiento del sistema con una
desviación de tiempo inferior al 10% (18
días)
COSTOS $ 45.000.000 Desarrollo del sistema con una desviación
de costos inferior al 5% ($2.250.000)
RIESGOS Detectar, gestionar y resolver Impactos bajos o moderados de los riesgos
los riesgos asociados a cada uno en el desarrollo del proyecto.
de los procesos y las fases del
proyecto

5. Requisitos de alto nivel

Lograr la informatización de la Cooperativa de Paneleros de Villeta (COOPAVI), a través de
la implementación de un sistema contable y administrativo funcional integrado que le
permita facilitar la obtención, análisis, almacenamiento y notificación de la información, con
mucha mayor rapidez y de forma más exacta que con los sistemas manuales.

6. Supuestos y restricciones
Inadecuada gestión de los riesgos del proyecto
Inadecuado monitoreo y evaluación del proyecto
Modificaciones imprevistas y de mediano o alto impacto sobre el proyecto
Desacuerdos entre los socios que afecten el desarrollo del proyecto
Retrasos en el desembolso de la financiación o las donaciones
 Fallas en la prestación de servicios públicos en la región

7. Finalidad del proyecto

Lograr la informatización de la Cooperativa de Paneleros de Villeta (COOPAVI), a través de
la implementación de un sistema contable y administrativo funcional integrado que le
permita facilitar la obtención, análisis, almacenamiento y notificación de la información, con
mucha mayor rapidez y de forma más exacta que con los sistemas manuales.

8. Justificación del proyecto

Las cooperativas agrícolas de las regiones en desarrollo, como Colombia, están en
dificultades en todos los frentes, pues para este momento están recibiendo menos apoyo de
los gobiernos, existe un creciente uso de las tecnologías de la información y la comunicación
(TIC) y, con la liberalización y mundialización de los mercados agrícolas deben luchar por
sobrevivir en un entorno comercial cada vez más competitivo. Además, los cambios
mundiales tienden a favorecer a las organizaciones pequeñas y descentralizadas capaces de
responder rápidamente a las demandas del mercado en constante evolución (FAO, 2005).

Uno de los obstáculos a los que se enfrentan las cooperativas agrícolas, como la Cooperativa
de Paneleros de Villeta (COOPAVI), es la notoria lentitud en la gestión de la información,
pues la mayoría de ellas utilizan sistemas de contabilidad manuales o semimanuales. Estos
sistemas precisan abundante mano de obra para su mantenimiento, están muy expuestos a
errores y permiten la posibilidad de que se produzcan abusos. Es difícil que los
administradores sean competitivos cuando se ven obligados a manejar información
desactualizada o incorrecta (FAO, 2005).

Es así, que para sobrevivir la Cooperativa de Paneleros de Villeta (COOPAVI) debe

informatizarse. La ventaja más inmediata que le ofrece este proceso según la FAO (2005) es
el aumento de la capacidad de manejar grandes cantidades de información. Además, la
introducción de las TIC a) mejora la velocidad y precisión en el procesamiento y la
transmisión de la información, b) aumenta la capacidad de almacenamiento de la
información, c) incrementa las posibilidades de difusión de la información, d) permite una
mayor flexibilidad de la producción, el diseño, el marketing y la administración de la
organización, e) reduce los costes de almacenamiento, procesamiento y transmisión de la
información, y d) posibilita el desarrollo de redes dentro de las empresas, entre empresas e
individuos directamente y entre las empresas y otras organizaciones (Meroño y Arcas, 2006).

9. Nombramiento del Gerente del Proyecto

Nombre Marcela Silva Vega Nivel de autoridad
Reporta a: Efraín Velasco Reyes Alto

10. Cronograma del proyecto

Fecha de
Fecha de
inicio
Hito finalización
(dd-mm-
(dd-mm-aaaa)
aaaa)
Fecha de inicio 01-07-2021 01-07-2021
Adecuación de infraestructura 02-07-2021 15-07-2021
Diseño, adquisición e instalación de
15-07-2021 15-08-2021
hardware y software
Diagnóstico, recolección y sistematización
15-07-2021 15-10-2021
de información contable y administrativa
Pruebas y puesta a punto del sistema de
16-10-2021 31-10-2021
informatización
Capacitación del personal 01-11-2021 30-12-2021
Puesta en marcha y entrega del sistema de
31-12-2021 31-12-2021
informatización

11. Lista de interesados en el proyecto

Organización Rol que desempeña
Cooperativa de Paneleros de Villeta (COOPAVI) Contratante y beneficiados.
Ministerio de las TIC Patrocinador, iniciador, especificador.
Equipo de dirección del proyecto de Gerenciación y gestión del proyecto.
informatización
Proveedores Suministradores.
Otras cooperativas agrícolas del sector Alianzas y comercial.

12. Principales riesgos

Los objetivos del proyecto no se cumplen y no se satisfacen las necesidades de los miembros
de la Cooperativa.
El proyecto se prolonga más de lo previsto inicialmente, desencadenando mayores costos y
menor credibilidad.
El proyecto tiene poca aceptación interna pues el personal destinado al mantenimiento del
sistema manual teme ser sustituido o algunos empleados perciben las tecnologías nuevas
como una amenaza.
Los costos de mantenimiento posteriores al proyecto superan las previsiones.
Existe un suministro de energía eléctrica, un sistema de telefonía fija o un proveedor local de
servicios de Internet demasiado caros, deficientes, no fiables o irregulares.

13. Principales oportunidades

Constituirse en un referente a nivel nacional e internacional del proceso de informatización

de cooperativas agrícolas.
Fortalecimiento de la administración y servicios empresariales de las cooperativas agrícolas.
2Mejoramiento de la dirección y relacionamiento al interior de las cooperativas agrícolas.

14. Resumen presupuesto

Íte Descripción Valor
m
1 Adecuación de infraestructura $5.000.000
2 Adquisición de hardware $20.000.000
3 Adquisición de software $12.000.000
4 Sistematización de información $10.000.000
5 Capacitación de personal $5.000.000
 Valor total $52.000.000

15. Requisitos de aprobación del proyecto

¿En qué consiste el En lograr la informatización de la Cooperativa de Paneleros de

éxito del proyecto? Villeta (COOPAVI), a través de la implementación de un sistema
contable y administrativo funcional integrado.
¿Quién decide si el Asamblea de socios de la Cooperativa de Paneleros de Villeta
proyecto tiene éxito? (COOPAVI).
¿Quién firma la Gerente de Informatización del MinTIC
aprobación del
proyecto?

16. Patrocinador que autoriza el acta de constitución del proyecto

Nombre Empresa Cargo Fecha

Efraín Velasco Reyes MinTIC Gerente de Informatización 27-04-2021

2. Desarrollar el plan para la dirección del proyecto

2.1. Definición: El desarrollo del plan para la dirección del proyecto, el proceso que

permite definir, preparar y coordinar todos los planes secundarios e incorporarlos en un

plan integral para la dirección del proyecto. Las líneas base y planes secundarios

integrados del proyecto pueden incluirse dentro del plan para la dirección del proyecto.

2.2.Plan para la dirección del proyecto de informatización contable y

administrativa de COOPAVI

Para el desarrollo del Plan, se tomaron como entradas el acta de constitución del

proyecto y los factores ambientales de la Cooperativa. En cuanto a las herramientas y técnicas

utilizadas, corresponden a juicio de expertos y las habilidades interpersonales. De acuerdo con

desarrollo del proyecto, se ha encontrado conveniente establecer el desarrollo de cuatro planes

dentro del proceso de planificación descritos así: Gestión del alcance, Gestión del cronograma,

Gestión del costo y Gestión de los riesgos.

 Para el monitoreo y control de los cuatro planes, se establecen tres líneas base que

ayudan a un correcto desarrollo del proyecto y corresponden a: del alcance, del cronograma y de

costo.

Planes secundarios Detalles

Gestión del Alcance - Plan de gestión del alcance
- Plan de gestión de requisitos
- Declaración del alcance del proyecto
- Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)
- Diccionario de la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)
Gestión del cronograma - Plan de gestión del tiempo
- Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM)
- Requerimiento de recursos del proyecto
- Estimación de tiempos de los Entregables.
- Cronograma del proyecto.
- Documento de Hitos
Gestión del costo - Plan de Gestión de Costo
- Estimación de Costos
- Presupuesto del proyecto (Línea base del Costo)
Gestión de los riesgos - Plan de gestión de riesgos
- Categorización de los riesgos en el proyecto
- Identificación de riesgos – análisis FODA
- Identificación de riesgos - tormenta de ideas
- Plan de respuesta de riesgos

3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto

3.1. Definición: es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la

dirección del proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos
 del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona la dirección general

del trabajo del proyecto.

3.2.Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto de informatización contable y

administrativa COOPAVI
Para el desarrollo de este proceso se tendrán como entradas el plan para la dirección del

proyecto, las solicitudes de cambio aprobadas, los factores ambientales de la Cooperativa y los

activos de los procesos de la organización. Como herramientas y técnicas se utilizarán los

sistema de información para la dirección de proyectos, la realización de reuniones y el juicio de

expertos.

3.3.Salidas

Salida Detalle
Entregables -Software
-Hardware
-Infraestructura adecuada
-Personal capacitado
-Información sistematizada
Datos de desempeño Incluyen: el trabajo completado, indicadores clave de
del trabajo desempeño, las medidas de desempeño técnico, las fechas de
comienzo y finalización de las actividades planificadas, el
número de solicitudes de cambio, el número de defectos, los
costos y las duraciones reales.
Solicitudes de cambio Solicitudes revisadas y aprobadas para su implementación por
un comité de control de cambios (CCB). Incluye acción
correctiva, acción preventiva, actualización y reparación de
defectos.
Actualizaciones al plan Los elementos del plan para la dirección del proyecto
para la dirección del susceptibles de actualización son:
proyecto -El plan de gestión del alcance
-El plan de gestión de riesgos
-El plan de gestión del cronograma
-El plan de gestión de los costos
Actualizaciones al plan Los documentos del proyecto susceptibles de actualización son:
para la dirección del -La documentación de requisitos
proyecto -Los registros del proyecto (incidentes, supuestos, etc.),
- El registro de riesgos
- El registro de interesados.

4. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

 4.1. Definición: es el proceso de dar seguimiento, revisar e informar el avance a fin de

cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del

proyecto. El beneficio clave de este proceso es que permite a los interesados comprender

el estado actual del proyecto, las medidas adoptadas y las proyecciones del presupuesto,

el cronograma y el alcance.

4.2.Monitorear y controlar el trabajo del proyecto de informatización contable

y administrativa COOPAVI
Para el desarrollo de este proceso las entradas fueron el plan para la dirección del

proyecto, el pronóstico del cronograma, el pronóstico de costos, los cambios validados, la

información de desempeño del trabajo, los factores ambientales y los activos de los procesos de

la Cooperativa. Las herramientas y técnicas usadas fueron el juicio de expertos, el sistema de

información para la dirección de proyectos y la realización de reuniones.

4.3.Salidas

Matriz de indicadores de desempeño

Plan Nombre del Indicador Interpretación

indicador
Gestión del alcance Verificación y control # de áreas # de áreas definidas
del alcance participantes activas en el proyecto en la
en el mes/# de áreas etapa de planeación
predefinidas que que están
debían participar participando
activamente en el
desarrollo de éste.
Gestión del Control del # de actividades # de actividades
cronograma cronograma realizadas por mes/ planeadas en el
# de actividades cronograma del
planeadas para los 6 proyecto para cada
meses mes que se están
ejecutando.
Gestión de los Control de costos % de costo del % del presupuesto
costos proyecto para cada planeado para el
mes/Total de costos proyecto que se
presupuestados para ejecuta por mes.
el proyecto
Gestión de los Control de riesgos # de riesgos # de riesgos que
 riesgos controlados durante la ejecución
/Total de riesgos del proyecto fueron
identificados identificados y
controlados.

5. Realizar el control integrado de cambios

5.1. Definición: proceso que consiste en analizar todas las solicitudes de cambios, aprobar

los mismos y gestionar los cambios a los entregables comprometidos, los activos de los

procesos de COOPAVI, los documentos del proyecto de informatización y el plan para la

dirección del proyecto, así como comunicar las decisiones correspondientes. Revisa

todas las solicitudes de cambio o modificaciones a documentos del proyecto,

entregables, líneas base o plan para la dirección del proyecto y aprueba o rechaza los

cambios.

5.2.Sistema de control integrado de cambios del proyecto de informatización

contable y administrativa COOPAVI

Para el desarrollo de este proceso las entradas fueron el plan para la dirección del

proyecto, informes de desempeño del trabajo, solicitudes de cambio, factores ambientales de la

empresa y activos de los procesos. Las herramientas y técnicas usadas fueron el juicio de

expertos, herramientas de control de cambios (Anexo 2) y las reuniones.

5.3.Salida

Sistema de control integrado de cambios

1. Identificación del cambio a El gerente del proyecto de sistematización será la

realizar persona encargada de identificar y evaluar las
solicitudes o necesidades de cambios al proyecto
2. Procedimiento para Control Mediante formato correctamente desarrollado y
de Cambios. entregado al Comité de Control de Cambios, en el
cual se evidencie el impacto en términos de
tiempo, costos, calidad y riesgos; el gerente del
proyecto será la persona encargada de las solicitud
formal de cambios.
3. Requerimiento para el Además del diligenciamiento adecuado de
 Control de Cambios solicitud de cambios, el gerente deberá justificar la
necesidad del cambio propuesto ante el comité de
cambios.
4. Encargados de aprobación en Primeramente el gerente del proyecto quien tras
el control de cambios. evaluar preliminarmente la pertinencia del
cambio, la tendrá que justificar ante el Comité de
Control de Cambios, del cual él mismo hará parte,
junto con el presidente de la cooperativa, el
director administrativo y un representante de la
asamblea de asociados de COOPAVI; quienes se
encargarán de revisar tanto la viabilidad del
cambio como su impacto en las diferentes áreas y
fases del proyecto.
5. Aprobación de cambios sin Solamente aquellos cambios que no generen
revisiones del comité. impacto en el alcance, tiempo, costo y calidad del
proyecto, podrán ser implementador por el
gerente sin autorización previa del Comité de
Cambios.

6. Cerrar el proyecto

6.1. Definición: es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de

todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos para completar formalmente

el proyecto de informatización o una de sus fases. El beneficio clave de este proceso es

que proporciona las lecciones aprendidas, la finalización formal del trabajo del proyecto,

y la liberación de los recursos de la organización para afrontar nuevos esfuerzos.

6.2.Cerrar el proyecto de informatización contable y administrativa COOPAVI

Para el desarrollo de este proceso las entradas fueron el acta de constitución del

proyecto, el plan para la dirección del proyecto, entregables aceptados y los activos de los

procesos de la Cooperativa. Las herramientas y técnicas usadas fueron el juicio de expertos,

técnicas analíticas y las reuniones.

6.3.Salida
Las actividades planificadas necesarias para el cierre administrativo del proyecto

incluyen: Las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de culminación o

salida del proyecto, las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios
o resultados del proyecto; y las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto,

auditar el éxito o el fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la

información del proyecto para su uso futuro por parte de la organización.

Salida Detalle
Sistema contable y administrativo
funcional integrado de la Cooperativa de
Resultado Final
Paneleros de Villeta (COOPAVI)
implementado.
Los activos de los procesos de la
Cooperativa de Paneleros de Villeta
(COOPAVI) incluyen:
-Plan para la dirección del proyecto.
-El alcance, el costo, el cronograma del
proyecto.
Actualizaciones a los activos de los -Los registros de riesgos.
procesos de la Cooperativa -La documentación de la gestión de
cambios.
-Las acciones planificadas de respuesta a
los riesgos y el impacto de los riesgos.
- La información histórica y la
proveniente de lecciones aprendidas.
7. Anexos

7.1. Diagrama de Pert

7.2. Formato control de cambios
8. Referencias bibliográficas

Project Management Institute (PMI). (2013). Guía de los fundamentos para la dirección de

proyectos (guía del PMBOK). 5ta edición.

Meroño, Á., y Arcas, N. (2006). Equipamiento y gestión de las tecnologías de la información en

las cooperativas agroalimentarias CIRIEC-España, Revista de Economía Pública, Social y

Cooperativa, (54):5-31.

Moreno, N. (2016). Introducción a la gerencia de proyectos: conceptos y aplicación. Bogotá:

Universidad EAN. https://editorial.universidadean.edu.co/acceso-abierto/Introduccion-

a-la-gerencia-de-proyectos-conceptos-y-aplicacion-ean.pdf

Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO). (2005).

Informatización de cooperativas agrícolas: guía práctica.

http://www.fao.org/3/y5471s/Y5471S00.htm#TOC

OxfordLanguagues. (2021). Diccionario. https://languages.oup.com/google-dictionary-es/

Tovar, C. (2014). Unidad 1. Gerencia de Proyectos. Bogotá: Universidad ECCI.