LA PLANIFICACIÓN

Se conoce como planificación, planeación o planteamiento, es un proceso de toma

de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación
actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los
objetivos. Va de lo más simple a lo complejo, dependiendo del medio a aplicarse.
La acción de planear en la gestión se refiere a planes y proyectos en sus
diferentes ámbitos, niveles y actitudes.
Los esfuerzos que se realizan a fin de cumplir objetivos y hacer realidad diversos
propósitos se enmarcan dentro de una planificación. Este proceso exige respetar
una serie de pasos que se fijan en un primer momento, para lo cual aquellos que
elaboran una planificación emplean diferentes herramientas y expresiones.
La planificación supone trabajar en una misma línea desde el comienzo de un
proyecto, ya que se requieren múltiples acciones cuando se organiza cada uno de
los proyectos. Su primer paso, dicen los expertos, es trazar el plan que luego será
concretado.
En otras palabras, la planificación es un método que permite ejecutar planes de
forma directa, los cuales serán realizados y supervisados en función del
planeamiento.
Elementos de la planeación
Los elementos que caracterizan la planeación son los siguientes:
 Los propósitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo
social.
 La investigación. Aplicada a la planeación la investigación consiste en la
determinación de todos los factores que influyen en el logro de los
propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.
 Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener,
son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados
para realizarse transcurrido un tiempo específico.
 Las estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran la
dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos
en las condiciones más ventajosas.
 Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se
repiten dentro de una organización.
 Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de
actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo
requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos
involucrados en su consecución.
  Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad
del grupo social expresado en términos económicos, junto con la
comprobación subsecuente de la realización de dicho plan.
 Procedimientos. Establecen el orden cronológico y la secuencia de
actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

Proceso de planificación
Objetivos. Son la base para enfocar nuestra planificación a unos requisitos del
proyecto. Buscamos con ellos, lograr uno resultados específicos. Los principales
objetivos se suelen definir en las primeras etapas de la planificación.
Alcance. Todo aquello que necesitamos para dar por finalizado el proyecto. Todos
los requisitos marcados para cerrar el proyecto. El alcance de un proyecto, se
podría decir, que es el objetivo principal del mismo. Y se especifica de manera
clara, medible, realista y bajo un tiempo estimado.
Responsables. Todas las personas que tienen un rol de responsable, ya sea de
actividad, sub-tarea, proyecto, etc. Pueden ser personas externas, stakeholders
que de alguna manera tienen una relación de responsabilidad con el proyecto, o
personas internas al equipo de ejecución. Todos ellos, deberán estar reflejados en
la planificación del proyecto.
Equipo. El conjunto de personas interesada en el buen desarrollo del proyecto.
Responsables de actividades o recursos, o no, constituyen una parte fundamental
de los elementos de la planificación. La gestión del equipo de trabajo es, además,
de las cosas más difíciles para cualquier director de proyecto.
Actividades y sub-tareas. Unidades de trabajo planificadas en el calendario, bajo
una duración y fecha. Cada una de ellas, tienen unas características concretas
como responsables, equipo de trabajo, recursos, relaciones entre otras
actividades, sub-tareas, etc. Y cada una cuenta una historia, según lo que vaya
ocurriendo en ella para su ejecución.
Prioridades. Las actividades están planificadas siguiendo una priorización
concreta, ya sea por el grado de importancia o de urgencia. Además, la relación
entre los entregables de las actividades también determina el orden en la ruta de
trabajo.
Fechas. Para la administración del tiempo, se pueden concretar unas fechas fijas,
si estamos seguros de que una determinada actividad debe comenzar en un día
concreto. Cuando planifiquemos sobre un diagrama de Gantt, podremos situar las
actividades de manera muy sencilla en las fechas que seleccionemos.
Relaciones entre las actividades. La priorización de las actividades, con la que
finalmente obtendremos una ruta de trabajo del proyecto, también podemos
establecerla a partir de las relaciones entre las tareas. Hasta que una de ellas no
esté finalizada, no podremos comenzar otra. Esta dependencia entre actividades
nos genera flujos optimizados de trabajo para que nuestra organización y
planificación de tareas aproveche el tiempo y recursos. Muchas aplicaciones
online, como Sinnaps, generan estas rutas de trabajo en nuestra planificación de
manera automática.
Recursos. En toda planificación de una empresa es clave la gestión de recursos
optimizada, aprovechando cada uno, para recudir nuestro coste a la mínima
expresión. Todo esto, es básico plasmarlo en la planificación y llevar un riguroso
control.
Riesgos. Lo mismo ocurre con los riesgos, que debemos tener ya en cuenta en las
primeras etapas de la planificación. Un listado con posibles contratiempos, según
nuestro tipo de proyecto.
Escenario o simulaciones de proyecto. Después de elaborar un diagnóstico de
riesgos, realizaremos simulaciones de planificación teniendo en cuentas los
distintos escenarios identificados. Así, minimizaremos las sorpresas y con sólo
implementar estas simulaciones en la planificación, habremos hecho los cambios
necesarios sabiendo de antemano su impacto sobre, por ejemplo, presupuesto del
proyecto.
Metodologías. Según los tipos de planificación que mejor se ajusten a nuestros
proyectos, seleccionaremos la metodología adecuada. La tendencia es seguir
métodos ágiles, capaces de adaptarse a los cambios, con revisiones y re-
planificaciones periódicas. Y es que cada vez es todo más complejo y versátil. Por
eso, nuestra planificación de debe ser flexible, pero siempre siendo previsores del
impacto de cada modificación.
Sistemas de evaluación y control. Al planificar tenemos en cuenta un sistema que
nos permita evaluar y controlar el proyecto a tiempo real. De esta manera,
nuestras decisiones serán rápidas y efectivas.

Tipos de Planificación.
Normativa
Todo inicia con un diagnóstico de la situación actual, a partir de ahí, se elabora un
modelo de como desearía ser, y así, partiendo de un concepto de racionalidad, el
planificador se dan a la tarea de decidir sobre las formas adecuadas de alcanzar
las metas y objetivos que se cree son los más convenientes y esboza un plan
cerrado a ser aplicado.
En este tipo de planificación, la participación comunitaria es parcial: en ocasiones
puede ser autocrática. Lo insólito de esta planificación es el hecho que el sujeto
que planifica está fuera de esa realidad social y aun así él es dueño del plan y lo
controla, el sujeto que planifica está “sobre” o “fuera” de la realidad planificada,
tiene el monopolio del plan y la capacidad de controlar la realidad.
Su punto de partida es el “modelo analítico” y su base teórica se ubica en la teoría
funcionalista; es decir, se trata de adaptar a los individuos a un sistema social
armónico, funcional e idealista, “el deber ser”, donde la participación de los
mismos se da dentro de un proceso que fue elaborado desde fuera y su única
participación es en la ejecución, no en el diseño y menos, en la evaluación del
mismo.

Corporativa
Las corporaciones son entidades que están diseñadas alrededor de un cierto
conjunto de elementos que determinan la forma de un negocio. Entre ellos, el
núcleo del negocio es importante. Esto se refiere a la principal actividad comercial.
Por ejemplo, puede ser la producción de un producto, la prestación de un servicio
o una conjunción entre los dos. Según el producto o el servicio que produce la
empresa, existe un conjunto de compradores conocido como público objetivo.
Entonces, todos estos elementos son administrados por el plan corporativo de la
empresa. Además, la planificación corporativa implica el funcionamiento de la
empresa también. En este sentido, la determinación del número de unidades de la
empresa y la asignación de personas a esas unidades (es decir, departamentos)
en función de sus capacidades también se abordan en la planificación corporativa.
Por lo tanto, casi toda la funcionalidad interna es manejada por el plan corporativo.

Participativa
Es una herramienta fundamental que permite a las comunidades y personas
conocer desde diferentes puntos de vistas su realidad y les permite actuar
sobre ella. Este proceso es continuo; de diagnóstico, programación, ejecución y
evaluación, no de especialistas, sino de las comunidades y las personas que ven
sus problemas y los describen entre todos los miembros de la comunidad como
(diagnostico participativo), se organizan y planifican las actividades o acciones
para resolver los problemas y lograr los objetivos, después se diseñan los
mecanismo para supervisar la ejecución del plan (contraloría social).
Importancia de la planificación participativa
 Las personas viven los diferentes problemas de su comunidad y participan
en el diagnóstico de su situación, y en la definición de sus soluciones.
 Se genera el trabajo en equipo entre los miembros de cada comunidad.
  Se utilizan las capacidades y los recursos con lo que cuenta las comunidad
para hacer más efectiva la solución de los problemas.

El enfoque de la planificación local participativa implica:

 Las necesidades o el análisis de los problemas.
 Diseñar un plan de acción.
 Ejecución y control social.

Objetivos de la planificación participativa

 Identificar los beneficios de los planes participativos en las comunidades.
 Conocer el proceso para la elaboración e implementación de los planes
participativos.
 Conocer el conjunto de operaciones, estrategias y sobre todo la viabilidad
que deben tomarse en un momento determinado.

Planificación integral
La planificación integral, como su palabra lo dice, es un proceso de colaboración,
de integración humana y de trabajo en conjunto que se lleva a cabo gracias a la
participación de todos los individuos involucrados en una organización y/o sector.
El objetivo principal de este proceso es el de desarrollar cooperativamente
diferentes estrategias que estén relacionadas a un objetivo en común. La unión y
la cooperación para cumplir con los propósitos y metas (en su mayoría) a largo
plazo con el trabajo de todos nosotros es su finalidad, siendo importante que todos
aportemos, y que podamos desarrollar capacidades para tomar buenas y
correctas decisiones y seamos motores de motivación. La planificación integral se
da comúnmente en diferentes tipos de organizaciones, independientemente de
cómo se comprendan jurídicamente y de su tamaño, con esta herramienta
nosotros podremos proyectar metas, tanto como lo es expandir nuestra empresa a
nivel internacional o llevar a cabo una estrategia de administración de los
recursos, es por eso que necesitamos del trabajo en conjunto, porque una sola
persona nunca va a poder lograr los objetivos y tampoco conseguir que su
empresa sea sustentable en el transcurso de los años. En todos los ámbitos de la
vida, tanto en el laboral como en el social, es necesario el trabajo cooperativo y la
ayuda entre todos para colaborar y progresar. Socialmente, el planeamiento
integral es la visión común de una comunidad de lo que quiere ser en un futuro.
En una empresa, lo primero y principal a tener en cuenta para planear
estratégicamente es el propósito de ésta, es decir, lo que desea lograr y mantener
en el tiempo y luego de este y otros factores, podremos definir el tipo de
planeación integral que usaremos, ya que este proceso puede agrupar diferentes
sectores para llevar a cabo una investigación de mercado por ejemplo. Otro factor
importante también es contar con gran solidez de desempeño en los diferentes
niveles administrativos y que se establezca una vía de comunicación altamente
eficaz entre todos. Una vez que contemos con estos elementos podremos
desarrollar tareas administrativas de mayor jerarquía. Esta herramienta nos es
muy útil en cualquier ámbito de la vida, ya que mediante ésta podemos armar
equipos de trabajo con un objetivo en común y tratar arduamente de llegar a éste
utilizando las capacidades de nuestro grupo y las nuestras.

Controles de la planificación
Planificación y Control
El papel principal de un directivo es dirigir los esfuerzos de otras personas hacia
los objetivos de la organización. Una parte muy importante de la dirección consiste
en planificar (establecer objetivos) y controlar (comparar los resultados con los
objetivos que se habían establecido).

¿Por qué son importantes la planificación y el control?

Cuando decimos que una empresa debe establecer objetivos, parece que estamos
diciendo algo totalmente obvio. Al fin y al cabo, ¿no es totalmente natural que una
organización tenga objetivos?
Para comprender la importancia de la planificación, conviene que nos fijemos en
nuestra propia experiencia. Cuando empezamos un nuevo proyecto personal o
profesional, ¿nos fijamos objetivos? Ahora, por ejemplo, está leyendo este tema.
Ha descargado este archivo y tal vez le ha parecido que el tema era interesante y
valía la pena leerlo. Pero ¿se ha planteado usted objetivos?
Si comenzamos a pensar, nos daremos cuenta de que, en la mayoría de los
casos, somos bastante reacios a fijar objetivos. Generalmente, no nos paramos a
pensar qué queremos conseguir, no fijamos objetivos concretos. Paradójicamente,
nos damos cuenta de que fijar objetivos es algo muy natural y deseable, pero a la
hora de hacerlo, somos reacios. Parece que basta con haber llegado a la
conclusión de que merece la pena empezar algo y, entonces, lo empezamos sin
fijarnos objetivos.
Esto que nos suele ocurrir personalmente ocurre también en las organizaciones.
No nos debe extrañar. Al final, la misma persona que es reacia a fijar objetivos en
sus
2 decisiones personales o profesionales también acabarán considerando que,
para su empresa o para su departamento, la planificación es, hasta cierto punto,
supérflua.

De hecho, en muchas empresas la planificación no deja de ser un ejercicio

puramente formal: se establece un plan porque sería “poco profesional” no
hacerlo, pero realmente no se toma muy en serio. Hay un pensamiento implícito
de que el plan no debe tomarse al pie de la letra y que “una cosa es lo que dice el
plan, y otra cosa es lo que realmente hagamos”.

Pero entonces, ¿por qué planificamos? ¿Qué sucede con una organización que no
planifica o que lo hace de manera formalista?
Cuando no hay planificación, nos comportamos de forma “reactiva”, es decir
vamos tomando decisiones a medida que los problemas o necesidades van
apareciendo.
No somos “proactivos”: actuamos únicamente en la medida en que hay cosas que
resolver. En realidad, si no hubiese ningún imprevisto o ningún problema
acuciante, seguiríamos haciéndolo todo de acuerdo con nuestras rutinas, sin
cambiar nada. El problema es que, al actuar de esta forma, estamos dejando que
nuestra organización vaya sin rumbo. Estaremos solucionando los problemas más
acuciantes, sin tener una idea clara de hacia dónde queremos ir.

¿En qué consiste el control?

Controlar significa comparar los resultados que hemos obtenido con los planes
que habíamos hecho y corregir las diferencias. Para que el control funcione
correctamente, hace falta:
 Que se hayan comunicado con claridad a todos los empleados los objetivos
que se querían alcanzar.
 Que se recoja información sobre los hechos reales. Esto es costoso por
varios motivos:
o Pérdida de tiempo (coste de oportunidad)
o Peligro de que algunos empleados distorsionen la información.

Componentes del control:

 Control de actividades: para cada una de las actividades programadas, se
trata de comprobar si se está realizando correctamente y según los plazos
establecidos.
 Control de resultados: se trata de comparar los resultados obtenidos con los
planeados.
 Control integral de gestión: información sintética sobre los resultados que
se elabora para la alta dirección.