PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN

Revisó: Director de área logística Aprobó: Gerente general Fecha de aprobación: Octubre 10 de 2019
Jefe de logística

OBJETIVO DEL PROCESO: Asegurar el abastecimiento continuo, oportuno y adecuado de los productos para responder a los servicios de manera constante, garantizando la calidad y
conservación de los productos durante todo el proceso de almacenamiento y distribución.
El proceso inicia desde el almacenamiento del producto terminado hasta su distribución a los diferentes puntos de venta locales y nacionales contemplando su
ALCANCE : fin con la captación del recibido.

RESPONSABLE: Director de Logística

ENTRADAS / PROVEEDOR ETAPA DEL CICLO ACTIVIDADES SALIDAS / RESULTADOS

Proveedores internos •Gestiónar, controlar y presupuestar
• Dirección existencias de los productos en el área de
• Gerente de operaciones almacén
•Gestión comercial •Programar y agendar con los conductores y
encargados de puntos de venta horarios de •Productos empacados listos para ser llevados a
•Control interno los puntos de venta y comercializados.
P recogida y entrega de productos
Proveedores externos
• Empresa de suministros
•Informe de inventario actualizado
•Empresa de fumigación

•Producto finalizado del área de Resultado de indicadores

producción en su respectivo empaque o
recipiente en el que será comercializado •Entrega de lo solicitado en el requerimiento
•Plan de acción aprobado según disponibilidad
•Ejecutar la ubicación de los productos
•Planificación y control de actividad identificando cuales necesitan refrigeración y
•Suministros de bienes solicitados temperatura ópitma en la zona de
•Correspondencia y comunicaciones oficiales
•Plan de contingencia almacenamiento entregadas de manera oportuna
•Politicas, objetivos y acuerdos • Empacar los productos de manera que no
•Información del proceso sufran deterioros durante el traslado a puntos •Personal capacitado para respuesta ante
de venta y clasificarlos según el punto al que se imprevistos
dirigen.
H •Cargar los productos a los vehículos
autorizados de la empresa y verificar que
•Prestación de los servicios de manera eficiente
dichos vehículos estén en buen estado
(limpios, cadena de frío en funcionamiento, •Informes de desempeño semestral y mensual
conductores capacitados, etc).
•Transportar los productos a sus puntos de •Devolución de los bienes para revisión y
venta destino y verificar que cumplan con el concepto técnico.
inventario previsto.
•Acta de aprobación de documentos para
validación
•Reporte del Informe de Indicadores
•Planes de gestión del Cambio y mejora
Continua
•Plan de acciones correctivas
 •Informes de desempeño semestral y mensual
•Devolución de los bienes para revisión y
concepto técnico.
•Acta de aprobación de documentos para
validación
•Revisar que el espacio de almacenamiento
cumpla con las condiciones de higiene y
seguridad estipuladas por la empresa y se debe •Reporte del Informe de Indicadores
garantizar que cada producto se encuentre
bajo los parámetros necesarios para su •Planes de gestión del Cambio y mejora
conservación. Continua
•Realizar un control de calidad a través de los
puntos de entrega y clientes sobre el estado de •Plan de acciones correctivas
los productos al finalizar el proceso de
V transporte
•Verificar que los productos almecenados
coinciden con los pedidos de clientes y
presupuesto de inventarios para puntos de
venta.

• Revisar quejas, reclamos, sugerencias y los

resultados de los controles de calidad para
evaluar y mejorar tiempos de entrega y manejo
de los productos durante el proceso
•Reportar incumplimientos y/o devoluciones y
especificar los motivos de estos para revisar la
sección responsable del proceso
•Reportar paros en entrega por problemas ya
sean viales, públicos o del camión y trazar
A acciones preventivas
•Investigar y ejecutar posibles acciones de
mejora para el subproceso de almacenamiento

Normatividad REQUISITOS Y CONSIDERACIÓNES MEDICIÓN DEL PROCESO (INDICADORES)

✔Guía de inocuidad de alimentos y bebidas para la Beneficiarios ✔Cumplimiento en Ítems pedidos % (CIP %) = (Cantidad
actividad de transporte ✔Recibir los productos en óptimas condiciones de calidad, incluyendo integridad de los de producto recibido (CPR) / Cantidad de producto
✔Resolución 2505 de 2004 del ministerio de mismos en cuanto a forma y apariencia física. solicitado (CPS)) *100.
transporte sobre normas para el transporte de ✔Recibir los productos de manera puntual y oportuna de acuerdo a lo pactado. ✔Producto y/o servicio conforme a lo solicitado % (PSC) =
alimentos (Cantidad de productos y/o servicios conforme (CPSC)/
✔Resolución 2674 de 2013 del ministerio de salud cantidad de productos recibidos (CPR)) * 100.
y protección social sobre los requisitos sanitarios De la organización
que deben cumplir las empresas que trabajen con ✔limpieza y desinfección diaria del almacen de productos terminado
alimentos. ✔Contar con los equipos necesarios de refrigeración y/o congelación en la bodega de
✔Normativa especificada en la legislación almacenamiento para los productos que lo requieran.
sanitaria (Decreto 3075 de 1997, Resolución 765 ✔El personal encargado de la bodega de almacenamiento debe contar con certificado
de 2010) que los acredite como manipuladores de alimentos y velar por la higiene a la hora de
✔NTC en la sección de la Norma sanitaria de manipular los alimentos.
manipulación de alimentos. ✔Permisos de transporte de alimentos emitidos por la secretaría de salud o entidad
municipal que corresponda, para cada uno de los vehículos.
✔Contar con una adecuada separación entre cabina de conductor y cabina de
almacenamiento de productos en cada uno de los vehículos.
✔Los vehículos deben contar con un sistema que mantenga la cadena de frío de los
productos que requieran refrigeración o congelación y deben someterse diariamente a
limpieza y desinfección en el área donde se transportan los productos.
✔Al menos 2 veces al año, los vehículos deben enviarse a fumigar y presentar un
certificado emitido por una empresa calificada para tal fin.
✔Los vehículos deben contar con la revisión técnico mecánica y de gases al día, con su
respectivo certificado.
✔Los conductores de los vehículos deben ser personal idóneo con los documentos
requeridos por ley y contar con certificado que los acredite como manipuladores de
alimentos.
✔Guía de inocuidad de alimentos y bebidas para la Beneficiarios ✔Cumplimiento en Ítems pedidos % (CIP %) = (Cantidad
actividad de transporte ✔Recibir los productos en óptimas condiciones de calidad, incluyendo integridad de los de producto recibido (CPR) / Cantidad de producto
✔Resolución 2505 de 2004 del ministerio de mismos en cuanto a forma y apariencia física. solicitado (CPS)) *100.
transporte sobre normas para el transporte de ✔Recibir los productos de manera puntual y oportuna de acuerdo a lo pactado. ✔Producto y/o servicio conforme a lo solicitado % (PSC) =
alimentos (Cantidad de productos y/o servicios conforme (CPSC)/
✔Resolución 2674 de 2013 del ministerio de salud cantidad de productos recibidos (CPR)) * 100.
y protección social sobre los requisitos sanitarios De la organización
que deben cumplir las empresas que trabajen con ✔limpieza y desinfección diaria del almacen de productos terminado
alimentos. ✔Contar con los equipos necesarios de refrigeración y/o congelación en la bodega de
✔Normativa especificada en la legislación almacenamiento para los productos que lo requieran.
sanitaria (Decreto 3075 de 1997, Resolución 765 ✔El personal encargado de la bodega de almacenamiento debe contar con certificado
de 2010) que los acredite como manipuladores de alimentos y velar por la higiene a la hora de
✔NTC en la sección de la Norma sanitaria de manipular los alimentos.
manipulación de alimentos. ✔Permisos de transporte de alimentos emitidos por la secretaría de salud o entidad
municipal que corresponda, para cada uno de los vehículos.
✔Contar con una adecuada separación entre cabina de conductor y cabina de
almacenamiento de productos en cada uno de los vehículos.
✔Los vehículos deben contar con un sistema que mantenga la cadena de frío de los
productos que requieran refrigeración o congelación y deben someterse diariamente a
limpieza y desinfección en el área donde se transportan los productos.
✔Al menos 2 veces al año, los vehículos deben enviarse a fumigar y presentar un
certificado emitido por una empresa calificada para tal fin.
✔Los vehículos deben contar con la revisión técnico mecánica y de gases al día, con su
respectivo certificado.
✔Los conductores de los vehículos deben ser personal idóneo con los documentos
requeridos por ley y contar con certificado que los acredite como manipuladores de
alimentos.

SEGUMIENTO AL PROCESO Registro del proceso y documentos de referencias

✔Revisión periódica del funcionamiento correcto
del área de almacén. ✔Inventario de productos en almacén
✔Capacitaciones a los trabajadores. ✔Plantilla de control de entregas y distribución
✔Revisión semanal de los tiempos de transporte y ✔ Lista maestra de registros
entrega.

RECURSOS

HUMANOS: INFRAESTRUCTURA FINANCIEROS:

✔Personal logístico encargado de almacenar y ✔Bodega de almacenamiento con refrigeración y espacio amplio para el correcto ✔Dinero en efectivo (caja menor)
verificar el mantenimiento de los productos almacenamiento de los productos. ✔Presupuesto para la compra, mantenimiento y
durante esta etapa. ✔Vehículos de transporte acondicionados para el transporte de alimentos y que reparación de los activos pertenecientes a la sección,
✔Director logístico encargado de coordinar y cumplan con la política de transporte de alimentos de la empresa. como bodega y vehículos
controlar que el proceso se haga de manera ✔Equipos de oficina ( computador y equipo de comunicación) ✔Salarios,prestaciones sociales y bonificaciones para los
correcta. trabajadores del área de logística
✔Personal capacitado para la conducción de los ✔Carros carretilas
vehículos fundamentados en las políticas de
seguridad vial de la empresa.
✔Personal de descargue de productos en destino
final
✔Secretaria
 Código: CAD.01

Versión: 01

Página 1 de 1
e aprobación: Octubre 10 de 2019

onstante, garantizando la calidad y

a locales y nacionales contemplando su

SALIDAS / RESULTADOS

tos empacados listos para ser llevados a

os de venta y comercializados.
e de inventario actualizado
o de indicadores
a de lo solicitado en el requerimiento
sponibilidad

pondencia y comunicaciones oficiales

das de manera oportuna

al capacitado para respuesta ante

tos

ión de los servicios de manera eficiente

es de desempeño semestral y mensual
ción de los bienes para revisión y
o técnico.
aprobación de documentos para
n
e del Informe de Indicadores
de gestión del Cambio y mejora
a
acciones correctivas
es de desempeño semestral y mensual
ción de los bienes para revisión y
o técnico.
aprobación de documentos para
n
e del Informe de Indicadores
de gestión del Cambio y mejora
a
acciones correctivas

CIÓN DEL PROCESO (INDICADORES)

miento en Ítems pedidos % (CIP %) = (Cantidad
to recibido (CPR) / Cantidad de producto
(CPS)) *100.
o y/o servicio conforme a lo solicitado % (PSC) =
de productos y/o servicios conforme (CPSC)/
e productos recibidos (CPR)) * 100.
miento en Ítems pedidos % (CIP %) = (Cantidad
to recibido (CPR) / Cantidad de producto
(CPS)) *100.
o y/o servicio conforme a lo solicitado % (PSC) =
de productos y/o servicios conforme (CPSC)/
e productos recibidos (CPR)) * 100.

FINANCIEROS:

en efectivo (caja menor)

esto para la compra, mantenimiento y
n de los activos pertenecientes a la sección,
ega y vehículos
prestaciones sociales y bonificaciones para los
res del área de logística