CONTROL POR AREAS FUNCIONALES

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y reas administrativas de la empresa, evaluar alas ejecuciones, tanto a nivel genrico como especifico, a fin de determinar la accin correctiva necesaria.. Control de produccin La funcin del control de produccin en esta rea busca el incremento de la eficiencia, la reduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican tcnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programacin lineal y dinmica, anlisis estadsticos y grficas. El control en esta rea comprende de cuatro funciones: Control de calidad El Control de la Calidad se posesiona como una estrategia para asegurar el mejoramiento continuo de la calidad. Programa para asegurar la continua satisfaccin de los clientes externos e internos mediante el desarrollo permanente de la calidad del producto y sus servicios. Concepto que involucra la orientacin de la organizacin a la calidad manifestada en la calidad de sus productos, servicios, desarrollo de su personal y contribucin al bienestar general. La definicin de una estrategia asegura que la organizacin est haciendo las cosas que debe hacer para lograr sus objetivos. La definicin de su sistema determinar si est haciendo estas cosas correctamente. La calidad de los procesos se mide por el grado de adecuacin de estos a lograr la satisfaccin de sus clientes (internos o externos). Esto implica la definicin de requerimientos del cliente o consumidor, los mtodos de medicin y estndares contra que comparar la calidad. Control de inventarios. Su objetivo primordial es determinar el nivel mas econmico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados. Un buen control de inventarios permite: A. Calidad A. Disponer de cantidades adecuadas de materiales y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa. B. Evitar perdidas considerables en las ventas. C. Evitar perdidas innecesarias por deterioro u obsolencia, o por exceso de material almacenado. D. Reducir al mnimo las interrupciones de la produccin. Por lo consiguiente, el control de inventarios se encarga de regular en forma optima las existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como productos terminados.

En sntesis, la organizacin de contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la perdida de un cliente, lo que se traduce en perdidas financieras.

Control de la produccin El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implementar todas las medidas tendientes a lograr un optimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar mas idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas.

Disminucin de tiempos ociosos Reduccin de costos. Evita demoras en la produccin. Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes. Incrementa la productividad.

Control de compras Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta funcin verifica el cumplimiento de actividades tales como: a. Seleccin adecuada de los proveedores. b. Evaluacin de la cantidad y la calidad especificadas por el departamento solicitante. c. Control de pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material. d. Determinacin del punto de pedido y de orden e. Comprobacin de precios Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar: a. Compras innecesarias, excesivas y caras. b. Adquirir materiales de baja calidad. Control de mercadotecnia Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboracin de estrategias y planes de mercadotecnia. La evaluacin en toda esta rea proporciona fundamentos para: c. Retrasos en los programas de produccin y otras reas. a. Toma de decisiones de la organizacin en general, al ofrecer informacin acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado. b. Desarrollo de planes a corto y mediano plazo.

c. Evaluacin de la efectividad de los vendedores. d. Sirve tambin para controlar otras funciones que estn relacionadas con el rea de mercadotecnia tales como:

Planes de produccin. Inventarios. Compras. Investigacin y desarrollo. Trafico. Innovaciones en planta y equipo. Finanzas: expansiones, funciones, etc. Determinacin de las necesidades de efectivo. Necesidades de planta y de recursos humanos.

Control de ventas Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realizacin sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crdito, aumentar el numero de visitas, reforzar al vendedor a travs de campaas publicitarias, revisar peridicamente las visitas de lso vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus reas de accin y ampliar su perspectiva. Control de finanzas Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar perdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organizacin, auxiliando de esta manera ala gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros. Control presupuestal Un sistema de control presupuestal debe:

Incluir las principales reas de la empresa: ventas, produccin, inventarios, compras, etc. Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos presupuestos. Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan. Servir de gua en la planeacin de las operaciones financieras futuras. Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las reas de dificultad.

Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondientes. Estar acorde al tiempo establecido en el plan, as como adaptarse al mismo. Contribuir a lograr las metas de la organizacin.

Control contable Ninguna empresa, por pequea que sea, puede operar con xito si no cuenta con informacin verdica, oportuna y fidedigna acerca de la situacin del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo. Los informes contables se basan en la recopilacin eficiente de los datos financieros provenientes de la operacin de una empresa. El control contable debe:

Proporcionar informacin veraz y oportuna. Ser un instrumento que ayude a detectar las reas de dificultad. Orientar a la gerencia para determinar guas de accin, tomar decisiones y controlar las operaciones. Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones. Detectar causas y orgenes, y no limitarse al registro de operaciones.

Costos. Su objetivo, que es aparte de primordial es determinar el costo real de un producto con base en el calculo y anlisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricacin. A travs de esta informacin es posible no solo establecer el precio mas adecuado del producto, sino contar con datos acerca de reas que requieren atencin en cuanto a perdidas, mermas, productos incontables, etc. Auditoria. La auditoria contable tiene como funcin primordial dictaminar si la informacin financiera presenta fidedignamente la situacin de la empresa y si sus resultados son autnticos. Esta evaluacin se realiza con base en la revisin y examen detallado de todos los registros contables de la negociacin con el fin de verificar:

La autenticidad de los hechos y fenmenos que presentan los estados financieros. Que los mtodos utilizados estn de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicacin sea consistente.

Control de recursos humanos. Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo bsicamente a travs de la auditoria de recursos humanos. Auditoria de recursos humanos. Es la evaluacin sistemtica y analtica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recoleccin de estos datos se

efecta con base en el anlisis y la interpretacin de la informacin estadstica de cada una, todas o algunas de las reas que se mencionan en los siguientes incisos; mediante la utilizacin de cuestionarios, entrevistas y grficas