MATERIAL Excel Avanzado PDF

Cursos de
Extensión
2020
Modalidad Virtual
MATERIAL
DE ESTUDIO
AUTORES
Este material fue desarrollado por docentes e investigadores del departamento

Centro de Computación y Tecnologías de Información de la Facultad de Ciencias
Económicas de la Universidad Nacional de Córdoba, y actualizado para los cursos de
Excel Integral y Excel Avanzado, que se dictan a través de la Secretaría de Extensión de
la FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS. El siguiente es un listado de las personas
involucradas en forma directa con la actualización del mismo:
Coordinador General
Cr. José Luis González
Actualización a versión 2010

Cra. Cecilia Testa
CAPÍTULO 1
ENTORNO DE TRABAJO
DE LAS
HOJAS DE CÁLCULO
CURSO DE EXCEL AVANZADO
ENTORNO DE TRABAJO
En la pantalla de Excel 2010 se pueden encontrar algunos elementos que son

comunes con otras herramientas de Microsoft Office 2010, tales como: la barra de títulos
de la aplicación, la barra de menú, las barras de herramientas, el área de trabajo, la barra
de estado, la vista de página y el zoom.
Barra de títulos. Barra de Menú.
Barra de
herramientas de Barras Área
acceso rápido. de herramientas. de Trabajo.
Zoom.
Barra de estado. Vista de página.
Los elementos de una hoja de Excel
La estructura principal que utiliza Excel para organizar la información, es un

área de trabajo en forma de matriz, integrada por un número determinado de filas y
columnas, que se denomina Hoja de Cálculo.
Esta área de trabajo consta de 1.048.576 filas, que se identifican con un

número ubicado en forma horizontal sobre el margen izquierdo y 16.384 columnas,
identificadas por letras que van desde la A hasta las letras XFD (cuando se alcanza la Z,
Entorno de trabajo de las hojas de cálculo 1

continúa con la combinación de letras AA, AB y así sucesivamente) y se ubica en forma

vertical sobre el margen superior.
Cada intersección de una columna con una fila se denomina celda y se la

identifica por sus coordenadas columna/fila, que se denomina dirección de celda o
referencia de la celda. Por ejemplo, la intersección de la columna A y la fila 1
corresponde a la celda cuya dirección o referencia es A1.
Por medio de las teclas de dirección (flechas) o con el puntero del mouse,
podemos señalar la celda que deseamos. La celda seleccionada en cada momento se
denomina celda activa.
Excel utiliza para el almacenamiento de sus hojas de cálculo un tipo especial de

archivo, denominado libro de trabajo, cuya extensión es xlsx, si el archivo no contiene
macro y xlsm, si el archivo contiene macro (macros se desarrolla en el capítulo 4). Estos
libros son colecciones de hojas, también llamadas solapas o etiquetas, situadas a lo largo
de la parte inferior del área de trabajo.
Celda Activa. Columnas.
Filas.
Hojas.
2 Entorno de trabajo de las hojas de cálculo

TIPOS DE ENTRADAS DE DATOS
Existen tres tipos de entradas:
 Rótulos o Títulos
 Valores
 Fórmulas
 Rótulos o Títulos: también llamados texto o alfanuméricos. No pueden

comenzar con los siguientes caracteres: /; +; -; =; y @ ya que esos símbolos tienen
funciones específicas en Excel. Para introducir texto en una celda, digitamos el texto y
aceptamos el dato pulsando Enter.
 Valores: pueden ser fechas, horas o números.
 Fechas y Horas: aunque es posible mostrar las fechas y horas

bajo formatos estándar, Excel almacena la fecha como números de serie y las horas
como fracciones decimales (fracción de día). Dado que las fechas y horas son
considerados números, se pueden sumar, restar y añadirles otros cálculos. Para ver
fecha y hora con formato de número, cambie el Formato de la celda a General.
 Números: el formato de una celda donde se ingresa un número,

por defecto es el GENERAL, es decir, se muestra tal como se digite, pudiendo alterarse
cuándo y cómo se desee desde el menú Inicio-Formato-Formato de Celdas-Número.
Excel considera por defecto, los puntos como separadores de miles y las comas como
separadores de decimales. Por ejemplo, si ingresamos 1.23,9 en una celda, considera
dicho número como una entrada de texto, ya que el separador de miles es incorrecto y
hemos de tener en cuenta que con esa entrada errónea no podemos realizar operaciones
numéricas.
 Fórmulas: pueden construirse usando valores, direcciones de celdas o

rangos y funciones predefinidas, enlazando estos tres tipos de elementos con los
operadores adecuados. Las fórmulas deben comenzar con el símbolo = (también
podemos crear una fórmula que comience por un signo + ó -, pero Excel coloca
automáticamente el signo =).

INTRODUCIENDO FECHAS
Para introducir una fecha es necesario hacerlo en forma completa, es decir, el

día, el mes y el año. De este modo, Excel la interpreta como tal y la utiliza de manera
adecuada. Si falta cualquiera de los elementos mencionados, Excel lo considera como
simple texto y no funciona a la hora de ordenar o hacer consultas.
Puede introducir una fecha de distintas maneras, por ejemplo:
 1/02/11
 1-02-11
 1/02/2011
 01/02/2011
Excel las ingresa en un formato predeterminado, utilizando 2 cifras para el día y

el mes respectivamente y cuatro cifras para el año: 01/02/2011.
Este formato puede ser modificado si lo deseamos.
Ahora ingresaremos la fecha en nuestra tabla:
1. Active la celda F2.

2. Introduzca la fecha 04/01/11. Excel muestra la fecha en la hoja como: 04/01/2011.
Si desea, puede cambiar el formato de la fecha, para ello:
1. Seleccione la Columna F, pulsando sobre el encabezado (como se muestra en el

siguiente gráfico)
Nota
Recuerde que no es necesario seleccionar la columna completa para aplicar el
comando Formato de Celdas/ Número, basta con seleccionar el rango donde
están las fechas y luego aplicarle el formato correspondiente.

Haga clic con el

mouse en esta
posición.
Cómo seleccionar una columna
2. Realice un clic sobre el menú Inicio, luego despliegue el menú Formato y seleccione
la opción Formato de Celdas.
Nota
Otra forma de ejecutar esta operación es apuntar con el mouse sobre la
columna seleccionada y presionar el botón derecho del mismo. Elija la opción
Formato de celdas y pulse sobre la ficha Número.

Formatos de fecha disponibles
3. Seleccione la solapa Número y haga un clic en la categoría Fecha. Excel muestra en

el cuadro Tipo, todos los formatos de fecha disponibles.
4. Seleccione el formato que desee, por ejemplo “14 de Marzo de 2001”. Confirme la
elección pulsando el botón Aceptar.
Fecha modificada con el

nuevo Formato.

Ahora en la tabla se presenta la fecha con el nuevo formato.
Nota
No sólo podemos ingresar fechas con los formatos predefinidos, sino que
también podemos hacer una combinación de fechas y horas; si escribimos
03/03/11 5:00 o 5:00 AM 03/03/11. En la barra de fórmulas aparece como
03/03/11 3:00:00. Los últimos ceros indican los segundos.
Creación de Formatos Personalizados de Fecha
Se pueden crear formatos personalizados como complemento a los formatos

estándares.
Aquí le proporcionamos algunos códigos de formato que se pueden emplear

para crear formatos personalizados.
Formato Visualización
dddd Día de la semana
ddd Abreviatura del día de la semana (lun - dom)
dd Número del día precedido de cero (01-25)
d Número del día no precedido de cero (1-25)
mmmm Nombre completo del mes
mmm Abreviatura del nombre del mes (ene, dic)
mm Número del mes precedido de cero (01-12)
m Número del mes no precedido de cero (1-12)
yy ó aa Últimos dos dígitos del año (00-99)
yyyy ó aaaa Número del año completo (1900-2080)
Si necesita introducir algún texto entre día, mes y/o año, debe ingresarlo entre
comillas. Ejemplo: “de”.
Veamos un ejemplo completo: si necesita ingresar “martes, 04 de enero de

2011” haga lo siguiente:

1. Seleccione la celda que contiene la fecha (siguiendo el ejemplo, celda F4).

2. Seleccione el menú Inicio, elija Formato, dentro de este Formato de Celdas y luego
pulse sobre la ficha o solapa de Número.
3. Seleccione la categoría Personalizada.
4. Pulse con el mouse dentro del cuadro de texto Tipo e ingrese su formato
personalizado. En este caso dddd, dd “de” mmmm “de” yyyy.
Formato de celda con la categoría Personalizada
Nota
Dependiendo de la configuración de su máquina, el formato de fecha para el
año será: yyyy (cuando la configuración esté en inglés) o bien aaaa (cuando la
configuración esté en español).
5. Pulse el botón Aceptar. Excel almacena el nuevo formato en la lista del recuadro
Tipo para la categoría Personalizada y en la celda seleccionada.

Cómo trabajar con Fechas
Entre el repertorio de funciones provistas por Excel, figuran las llamadas

“funciones de fecha”. Son funciones que permiten hacer cálculos basados en el
calendario: vencimientos, edades, días de la semana, etc. Vamos a ellas.
La más simple de las funciones de fecha es la función:

=HOY( )
1. Escriba esta función en la celda A1. Lo que Excel entrega es la fecha de hoy. Tenga
en cuenta que esta fecha se actualiza cada vez que use el archivo a la fecha del día.
Recuerde que puede cambiar el formato de fecha en cualquier momento con el menú
Inicio/Formato/ Formato de Celdas/Número.
2. Ahora en la celda A3 escriba esta fórmula:

=A1+30
El resultado será otra fecha. La fecha correspondiente a 30 días a partir de hoy.

En los cálculos, las fechas representan “cantidad de días”.
3. Supongamos que deseamos restar dos fechas entre sí, para obtener la cantidad de
días que median entre ambas. Por ejemplo, tenemos una planilla con una lista del
personal temporario con fechas de comienzo y fin de sus tareas. Queremos calcular
los honorarios de cada uno, sabiendo que se les paga $ 25 por día.
4. En la columna D debe calcular la diferencia entre las fechas indicadas en las

columnas B y C. Para conocer los días trabajados, a esa diferencia hay que sumarle
un día más, ya que los empleados trabajaron desde la primera de las fechas hasta la
segunda, inclusive. Por último, el resultado obtenido se multiplica por la celda B10
que contiene el precio de la jornada de trabajo. La fórmula a escribir en la celda D2
es:
=(C2-B2+1)*B$10
A la celda B10 le colocamos el signo $ para indicar que no debe cambiar la fila
cuando copiemos la fórmula hacia abajo. Luego copiamos la fórmula, de la forma
conocida por usted, para obtener los honorarios para el resto de los empleados,
como muestra la siguiente figura.

REFERENCIAS
Utilizando “referencias” es posible generar una única fórmula, que puede

extenderse (copiarse) a un bloque de celdas y utilizar el valor de una celda en varias
fórmulas.
Las referencias:
 Identifican celdas o grupos de celdas en una hoja de cálculo.
 Indican a Excel en qué celda debe buscar los valores que desea
utilizar en una fórmula.
 Se basan en los encabezados de las columnas y filas de la hoja

de cálculo.
Existen tres métodos para referenciar a las celdas en las fórmulas, estos son:
 Referencias Relativas
 Referencias Absolutas
 Referencias Mixtas
 Referencias Relativas: se refieren a las celdas por sus posiciones

en relación a la celda que contiene la fórmula; por ejemplo si estamos en la celda A3, la
celda A1 es “la celda situada dos filas más arriba de esta celda”. En el siguiente ejemplo,
la celda F4 contiene la fórmula:
=Promedio(B4:E4)

O sea, esta fórmula calcula la “media de los valores de un rango

de cuatro celdas que comienza cuatro columnas a la izquierda” de la celda F4. Si
queremos repetir este cálculo para las restantes categorías, copiamos el contenido de F4
al bloque F5:F7. Vemos que la fórmula contiene referencias relativas, pues se ajusta en
cada una de las filas. Esto lo podemos ver en la figura, el contenido de F5 es:
=Promedio(B5:E5)
 Referencias Absolutas: Esta referencia nos ayuda a indicarle a la

planilla de cálculo que las referencias de las celdas no deben cambiar cuando copiamos.
Para indicar que una dirección es absoluta (o fija), basta con escribir el símbolo $ delante
de los indicadores de columna y/o de fila. Por ejemplo, la celda C2 contiene el precio de
la hora de trabajo que se debe pagar a los empleados y la celda C5 contiene la fórmula:
=B5*C2
Supongamos que queremos copiar la fórmula de C5 al rango

C6:C8.
La fórmula de la celda C6 devuelve un 0 (cero) como valor, y la

celda C7 contiene el valor de error #¡VALOR!. Si vemos con detalle las fórmulas de las

celdas C6:C8, ninguna de éstas hace referencia a la celda C2. Concretamente, la fórmula
de la celda C6 es:
=B6*C3
Como la celda C3 está vacía, la fórmula devuelve el valor 0. La

celda C7 contiene la fórmula:
=B7*C4
Como la celda C4 contiene un rótulo, en lugar de un valor, la

fórmula de la celda C7 devuelve el valor de error antes mencionado, expresando así que
no puede convertir un texto o rótulo en un número. Como la referencia de la celda C2 en
la fórmula original (celda C5) es relativa, ésta cambia cuando copiamos la fórmula a otras
celdas dentro de la hoja de cálculo.
Antes de proceder a realizar un cálculo que involucre la copia de

la fórmula de una celda hacia otras celdas, hay que precisar cual será el sentido que
tiene la copia: sólo hacia abajo, sólo hacia la derecha, hacia abajo y hacia la derecha (o
viceversa).
El sentido de la copia revela qué celdas de las que integran la

fórmula, deben tener referencia relativa (sin signo $), y cuáles exigen la colocación del
signo $ delante de la letra de columna, delante del número de fila o en ambos para
inmovilizarlas, referencia absoluta (con signo $), según sea el caso particular de cálculo
que estemos considerando.
Entonces para aplicar el cálculo del sueldo de la celda C5 al

rango C6:C8, antes de copiar la fórmula debemos cambiar la referencia de la celda C2 a
modo absoluto. Para ello podemos activar la barra de fórmula e introducir el signo $
delante de la referencia de fila y de columna o bien usando la tecla F4 que presenta las 4
opciones posibles: $C$2, C$2, $C2 y C2 al pulsarla sucesivamente. La fórmula es:
=B5*$C$2

Cuando copiamos la fórmula modificada al rango C6:C8, la

primera celda integrante de la fórmula, B5, ajusta sus referencias dentro de cada fórmula
pero no la segunda celda, C2; cuyas referencias se han modificado para que queden
absolutas.
 Referencias Mixtas: En esta referencia una parte de la dirección

(sea columna o fila) permanece relativa y la otra parte, absoluta. Cuando copiamos una
referencia mixta, la planilla de cálculo fija la parte absoluta y ajusta la parte relativa para
reflejar la posición de la celda en la que hemos copiado la fórmula. Por ejemplo, en el
caso anterior no hubiera hecho falta ingresar el símbolo $ delante de la columna y de la
fila de C2, pues alcanzaría con haberlo puesto delante de la fila para inmovilizarla durante
la copia, dado su sentido (hacia abajo).

EJERCICIOS DE REPASO
Ejercicio Nº 1
1) Realice una planilla donde obtenga el Total de Ventas para los distintos años,
teniendo en cuenta que el precio no varió. Calcule los Gastos para los
distintos años, los cuales representan un 20% del Total de Ventas.
2010 2011 2012 2013

Cantidad vendida 15000 12200 11500 10900
Precio por Unidad $ 12
Total de Ventas
Gastos
Gastos = Total de Ventas* 20%
Ejercicio Nº 2
1) Dada la siguiente lista de Productos, determine el precio de venta para el año

2013 y 2014, teniendo en cuenta que las ventas sufrieron un aumento del 45%
para el 2014 y que las unidades vendidas para ambos años, cualquiera fuera
el producto, fue de 150 unidades.
2013 2014
Precio
Código Producto Precio Venta Precio Venta
Unitario
1 Agendas $ 36
2 Sombreros $ 55
3 Cuadernos $9
4 Bolígrafos Metal $ 3.50
5 Bolígrafos Plástico $ 1.50
6 Calendarios Cartón $ 19
7 Calendarios Plástico $ 28.50
8 Ceniceros $5

Ejercicio Nº 3
1) Determine: el total de retenciones para cada empleado y el neto a pagar (se

debe tener en cuenta que al sueldo se le debe incrementar el Monto Fijo a los
fines de determinar las retenciones y el neto a pagar)
Monto Fijo: $ 150
Carlos Ramón Raúl
Sueldo Básico: $ 857 $ 663 $ 700
Asignaciones:
$ 100 $ 250 $ 50
Familiares
Retenciones Porcentajes
Jubilación: 11%
Ley 19032: 3%
Obra Social: 3%
Agec – art. 100: 2%
Faecys: 0,5%
Cuota Sindical: 1%
Fdo. Compens. Merc.: 1,5%
Total Retenciones
Neto a Pagar

CAPÍTULO 2
FUNCIONES
INCORPOREMOS FUNCIONES A LA PLANILLA
¿Qué es una Función?
Las fórmulas pueden incorporar funciones que permiten realizar cálculos

muchos más complejos.
Microsoft Excel dispone de más de 300 funciones predefinidas y las ofrece en
varios grupos, como por ejemplo: matemáticas, estadísticas, lógicas, financieras,
trigonométricas, de búsqueda, de texto, entre otras.
A continuación se mencionan algunas pautas que debe tener en cuenta para el
uso de funciones:
 Los paréntesis indican a Excel dónde comienza y dónde terminan

los argumentos. No debe dejar de incluirlos, ni dejar espacios
antes ni después de cada uno de ellos.
 No use puntos para separar los miles para los valores numéricos,
use el menú formato de celda para cambiar la presentación de los
datos.
 Los argumentos se especifican dentro de los paréntesis de una

función. Éstos pueden ser valores constantes, lógicos o fórmulas,
referencias, texto, matrices o valores de error. Si usa una fórmula,
ésta puede contener otras funciones.
 Cuando el argumento de una función es una función, se trata de

una función anidada.
Funciones 17
Asistente de Funciones
Usted puede introducir funciones en una hoja escribiéndola desde el teclado o ejecutando
el menú Fórmulas y seleccionando de la cinta la opción Insertar función; o haciendo clic
sobre el botón de la Barra de Fórmulas.
Con estas dos últimas alternativas, ingresa al Asistente de Funciones.
Las funciones en Excel cuentan con los siguientes elementos:

 El signo igual (=) indica a Excel que la celda contiene una fórmula. Este
no forma parte de la función.
 El nombre de la función, que indica la operación que se va a realizar.
 El argumento, que indica la celda o rango sobre las que se va a realizar la
operación. Una función puede contener varios argumentos, separados
por punto y coma (;) y sin ningún espacio entre ellos.
 Los datos, que pueden ser de seis (6) tipos: número, texto, valores
lógicos, matrices, valores de error y referencias de celdas.
Al acceder al Asistente de Función, Excel le muestra el cuadro de diálogo de

Insertar función.
Categorías que permiten una
localización más rápida de una
determinada función.
Nombre de las
funciones que
se agrupan en
una determinada
categoría.
Nombre,
argumentos y
una breve
descripción de la
función
seleccionada.
Cuadro de diálogo: Insertar Función
18 Funciones
Para seleccionar una función, debe elegir en el cuadro de Categorías de la

función el grupo al que pertenece la misma. Es decir, si quiere realizar una operación de
búsqueda, seleccione la categoría Búsqueda y referencia.
Una vez seleccionada una categoría, el cuadro Nombre de la función muestra

todas las funciones de este grupo. Seleccione la función que desee en este cuadro.
Debajo de los cuadros Categorías de la función y Nombre de la función puede

ver la sintaxis completa de la función seleccionada, como una explicación de lo que
hace.
Haga clic en el botón Aceptar para pasar al cuadro de diálogo que le permite
introducir los argumentos de la función.
Segundo paso del Cuadro de Diálogo Insertar Función: le ayuda a

introducir los argumentos para la función.
Funciones 19
Funciones Comunes de Excel
 Funciones Matemáticas: Excel ofrece varias funciones matemáticas

para llevar a cabo, de forma rápida y fácil, cálculos específicos.
 ABS: obtiene el valor absoluto de un número o fórmula:
=ABS(número)
El argumento número puede ser: un número o una referencia a

una celda que contenga un valor o fórmula cuyo resultado sea una cifra. Por ejemplo, si
la celda B2 contiene el número –189,56, la fórmula es:
=ABS(B2)
y devuelve el valor 189,56.
 ENTERO: redondea números hasta el entero inferior más próximo:
=ENTERO(número)
El argumento número es el número para el cual desea encontrar el

próximo entero más bajo. Por ejemplo, si la celda B7 contiene el número 100,99 y la
formula es:
=ENTERO(B7)
devuelve el valor 100.
 REDONDEAR: redondea el número a una cantidad específica de cifras

decimales. Toma la forma:
=REDONDEAR(número;núm_de_decimales)
El argumento número puede ser: un número o una referencia a

una celda que contenga un valor o una fórmula.
20 Funciones
El argumento núm_de_decimales determina la cantidad de lugares

con que se redondea ese número hacia la derecha de la coma decimal, y si dicho
argumento es cero (0) redondea al entero más próximo. Redondea hacia abajo los
dígitos menores que 5 y hacia arriba los que son mayores o iguales a 5. Por ejemplo, si
la celda B13 contiene el número 123,45, la fórmula:
=REDONDEAR(B13;0)
muestra el valor de 123. Si la fórmula es:
=REDONDEAR(B13;1)
muestra el valor de 123,5.
Forma en que se Presentación de la

ingresa los datos y su fórmula
resultado.
 Funciones de Texto: Estas funciones convierten texto en número y datos

numéricos en cadena de texto.
 VALOR: Convierte los números ingresados en formato texto (encerrados

entre comillas y alineados a la izquierda), en un valor numérico:
=VALOR(texto)
Funciones 21
El argumento texto puede ser una cadena de caracteres

encerrados entre comillas o una referencia a una celda que contenga texto. Por ejemplo,
si la celda B21 contiene el valor de 40500, la fórmula puede ser:
=VALOR(“40500”) ó =VALOR(B21)
muestra el mismo número, 40500, en ambos casos con formato numérico.
 MED Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada
una posición y longitud:
=MED(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)
El argumento texto es la cadena desde la cual se desea que Excel

devuelva un conjunto de caracteres, comenzando por el que coincida con una
posición_inicial y con una amplitud igual a número_de_caracteres. Por ejemplo, en la
celda B28 ingreso como texto un número de CUIT: 30-60850093-2 y deseo que me
extraiga el último número. La fórmula es:
=MED(B28;13;1)
Excel devuelve como resultado el texto 2.
 REEMPLAZAR: Reemplaza una cadena de caracteres por otra:

=REEMPLAZAR(texto_orginal;núm_inicial;núm_de_ca-
racteres;texto_nuevo)
El argumento texto_original –definido por su referencia de celda-es

la cadena de texto que contiene los caracteres a reemplazar. El argumento núm_inicial
define la posición a partir de la cual ha de comenzar el reemplazo y núm_de_caracteres
especifica la cantidad de caracteres a reemplazar. El argumento texto_nuevo especifica
la nueva cadena de texto a insertar. Por ejemplo, en la celda B36 escribimos APARICIO
RODRÍGUEZ, Sociólogo, donde deseamos reemplazar el apellido por GARCIA. La
fórmula es:
=REEMPLAZAR(B36;10;9;”GARCÍA”)
Excel devuelve “APARICIO GARCÍA”.
22 Funciones
 SUSTITUIR: es similar a la función anterior, pero no se especifica el

número inicial ni el número de caracteres que se desea sustituir; en su lugar se
especifica sólo el texto a sustituir. La función toma la forma:
=SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de
_ocurrencia)
El argumento texto es el texto o la referencia a una celda que contiene el texto

en el que se desea cambiar caracteres; texto_original especifica los caracteres a sustituir
y que han de cambiarse por la nueva cadena de caracteres definida en texto_nuevo. Por
ejemplo, en la celda B42 ingresamos el texto JOSE LUIS ROMERO, y deseamos
cambiar LUIS por MARÍA. La fórmula sería:
=SUSTITUIR(B42,”LUIS”;”MARÍA”)
Excel devuelve JOSE MARIA ROMERO.
El argumento núm_de_ocurrencia es opcional. Le indica a Excel

que la sustitución se efectúa en repetición igual al número de ocurrencia del
texto_original. Volviendo al ejemplo, ahora se quiere cambiar el apellido ROMERO por
ROMERA:
=SUSTITUIR(B42,”O”;”A”;3)
El resultado es JOSE LUIS ROMERA, ya que se cambió la tercera

letra “O” por “A”.
Forma en que se ingresa los datos Presentación de la fórmula.

y su resultado.
Funciones 23
Forma en que se Presentación de la

ingresa los datos y su fórmula
resultado.
 Funciones Lógicas: La mayoría de estas funciones utilizan pruebas

condicionales para determinar si la misma es verdadera o falsa.
 SI: Se utiliza para pruebas condicionales y rupturas de control:
=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero:valor_si_falso)
El argumento valor_si_verdadero da como resultado la acción

específica si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Si el argumento
prueba_lógica es FALSO, la función toma la acción específica en el argumento
valor_si_falso. Supongamos que tenemos un listado de calificaciones para un grupo de
estudiantes y deseamos saber qué alumnos “promocionan” y cuáles “regularizan”:
=SI(D48>=7;”PROMOCIONÓ”;REGULAR”)
Forma en que se ingresa los datos y el resultado obtenido.
24 Funciones
En D48 calculamos el promedio de los parciales con la siguiente fórmula:

=SUMA(B48:C48)/2
No usamos la función:
=PROMEDIO(B48:C48)
porque para el caso de Gabriela, si dejamos la celda vacía (sin nota) o ponemos guiones
para indicar que no hay dato alguno ( “----), su promedio no va a ser 5, sino 10, que es
una incongruencia. Para usar la función PROMEDIO, hay que colocar un cero en B49.
Esto no es real si Gabriela no se presentó al parcial.
Presentación de la fórmula
El criterio no expresa la realidad si, por ejemplo, Juan tiene un 2

en el segundo parcial. Su promedio será entonces igual a 3 y figurará como REGULAR,
siendo que está aplazado. Tenemos entonces que anidar la función SI para que
considere esta circunstancia.
Agreguemos un par de alumnos a la base y calculemos sus
promedios:
En E48 expresamos la función de la siguiente de la siguiente

forma:
=SI(D48>=7;”PROMOCIONÓ”;SI(D48<4;”APLAZADO”;”REGU
LAR”))
El SI más interno discrimina separando los APLAZADOS de los

REGULARES, el SI externo, se aplica para D48>=7. Entonces queda:
Funciones 25
Forma en que se ingresan los datos y el resultado obtenido
Nota: usted puede anidar hasta 64 funciones SI como argumentos

valor_si_verdadero y valor_si_falso.
 “Y”, “O”: Estas funciones utilizan los operadores lógicos simples: =, >, <,
> =, < = y <>. Pueden tener hasta 255 argumentos lógicos cada uno y toman la forma:
=Y(valor_lógico1;valor_lógico2;....;valor_lógico30)
(en esta fórmula todos los argumentos deben ser verdaderos) y
=O(valor_lógico1;valor_lógico2;....;valor_lógico30)
(en esta fórmula por lo menos uno de los argumentos es verdadero)
Sigamos con el ejemplo anterior, pero ahora supongamos que sólo

promociona aquel alumno que cumpla con 2 requisitos: que tenga un promedio de 7 o
más en los parciales y a su vez que no haya faltado a 2 o más clases. La fórmula sería:
=SI(Y(E60>=7;D60<2);”PROMOCIONÓ”;REGULAR”)
26 Funciones
Forma en que se ingresa los datos y el resultado obtenido
Aunque la función “O” tiene los mismos argumentos que “Y”, los
resultados son totalmente diferentes. Por ejemplo:
=SI(O(E66>=7;D66<2);”PROMOCIONÓ”;REGULAR”)
Funciones 27
 Funciones de BUSQUEDA Y REFERENCIA: Existen varias funciones

que buscan información almacenada en una lista o tabla, o manipulan referencias.
 CONSULTAH y CONSULTAV: Ambas funciones buscan información

almacenada en tablas. Utilizan un indicador de fila y un indicador de columna para
localizar una celda concreta. Estos métodos le permiten buscar un valor basado en la
información de la tabla en lugar de tener que averiguar exactamente donde está el valor.
Estas funciones toman las formas:
=CONSULTAH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indica-
dor_filas;búsqueda_aproximada)
=CONSULTAV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indica
dor_columnas;búsqueda_aproximada)
El argumento valor_buscado es la referencia de la celda que

contiene el valor buscado, matriz_buscar es un rango o nombre de rango que define la
tabla y puede ser texto, números, o valores lógicos; indicador_filas e indicador_columnas
designan respectivamente la fila y la columna en que se encuentra el dato a devolver. Se
toma primera fila o primera columna igual a 1, búsqueda_aproximada indica si la primera
fila o la primera columna tiene sus datos ordenados o no. La diferencia entre
CONSULTAH y CONSULTAV consiste en el tipo de tabla que utiliza cada función:
CONSULTAH trabaja con tablas horizontales (tablas ordenadas por filas); CONSULTAV
trabaja con tablas verticales (tablas ordenadas por columnas). Supongamos que
deseamos conocer qué nota tiene Carlos en el segundo parcial. La fórmula sería:
Vamos a explicar qué significa el argumento de la fórmula:
28 Funciones
En A116 (celda testigo), ingreso el valor_buscado y en otra celda

cualquiera, B116, introduzco la función:
=CONSULTAH(A116; Aquí el valor_buscado (Carlos)

especificado en A116, se intenta hallar
en la primera fila de la matriz de datos. Si
lo encuentra, recorrerá después hacia
abajo la columna donde está, hasta la fila
del 2º parcial, para hallar el valor
incógnito.
B109:E112; Es la matriz de datos definida para el

cálculo.
3; Es la tercera fila de la matriz de datos, de

la cual se quiere que la función devuelva
el valor incógnita (nota del 2º parcial de
Carlos)
FALSO) Para que la coincidencia en la búsqueda

sea exacta.
En la celda testigo puedo ingresar cualquier nombre que figure en

la matriz (1º fila) para obtener la nota del 2º parcial correspondiente.
Si no se utiliza la palabra FALSO, la función busca el
valor_buscado inmediato anterior; o sea que no lo hace en forma exacta, sino
aproximada, tal como en el siguiente ejemplo:
Funciones 29
En D94 se introdujo:
= CONSULTAH(C94;B88:G90;2)
Como el valor de 4 de la celda testigo no figura en la matriz de

datos, la función localiza el anterior, que es 3 devolviendo el dato C de la fila
especificada.
Si a la función le agregamos ahora FALSO (celda E94), la función

devuelve un código o valor de error, #N/A, expresando así que el valor_buscado no está
disponible (Not Available), dado que FALSO debe siempre devolver una ocurrencia
exacta.
En E94 se ingresó la siguiente fórmula:
= CONSULTAH(C94;B88:G90;2;FALSO)
Ahora armamos otra tabla, pero esta vez vamos a trabajar con
números y nombres y deseamos buscar por ejemplo el nombre “Fernando”. La fórmula
sería:
= CONSULTAV(11;B98:E102;4)
30 Funciones
Ejercicio Nº 1
1) Cree una tabla con estos datos:
Código a buscar:
Descripción del
producto:
Cantidad en almacén:
Código Descripción Cantidad Precio

A-1 Dodotis 150 $ 2.000
A-2 Pañales 200 $ 1.800
A-3 Chupetes 250 $ 500
A-4 Biberones 160 $ 750
A-5 Braguitas 230 $ 200
A-6 Camisetas 300 $ 400
A-7 Sonajeros 45 $ 150
A-8 Andadores 100 $ 3.000
A-9 Peucos 25 $ 280
2) En la celda código a buscar, ingresar el dato A-5.
3) En la celda descripción del producto, deberá usar la fórmula CONSULTAV, para

encontrar el producto correspondiente al código ingresado con anterioridad.
4) En la celda cantidad en almacén, deberá usar la fórmula CONSULTAV, para

hallar la cantidad correspondiente al código en el punto 2.
Funciones 31
Ejercicio Nº 2
1) Cargue los siguientes datos en una hoja nueva:
Artículos Total Cantidad Precio Tipo % Total

Unitario Cliente Descuento
Televisor $ 120.000 7 Normal
Lavadora $ 80.000 4 Parientes
Microondas $ 33.000 8 Normal
Tostadora $ 12.000 12 Habitual
Nevera $ 140.000 9 Normal
Batidora $ 7.500 12 Parientes
Secador $ 4.500 23 Habitual
Total Facturado
% Descuento por Tipo de Cliente

Normal 0%
Habitual 5%
Parientes 10%
2) En la columna Precio Unitario, calcule el precio de venta utilizando los datos

del total y la cantidad vendida.
3) En las celdas del ítem % Descuento, trabaje con la función SI para determinar
qué porcentaje de descuento le corresponde a cada venta, dependiendo del
tipo de Cliente que sea.
4) En la celda Total, calcule el precio de venta real teniendo en cuenta ahora el

porcentaje de descuento.
32 Funciones
Ejercicio Nº 3
1) Ingrese los siguientes datos en una hoja:
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Total

Total Ventas 340000 380000 420000 470000 500000
Total
Comisiones
Total
Impuestos
Gastos Fijos
Total Neto
Cálculos Observaciones
Comisiones 5% Total Ventas * % comisiones
Impuestos 15% Total Ventas * % impuestos
Gastos Fijos 45000 Importe fijo para cada mes
Total Neto --- Total Ventas - (Total Comisiones+Total
Impuestos+Gastos Fijos)
2) Calcule las Comisiones, los Impuestos, los Gastos Fijos y el Total Neto de
acuerdo a las consignas dadas en Observaciones.
Funciones 33
Ejercicio Nº 4
1) Ingrese los siguientes datos en una hoja:
TRABAJADOR CATEGORIA SUELDO GRATIFI HS. TRANSPOR TOTAL A

CACIONE EXTRAS TE COBRAR
S
Roldan Luis 1
García Eduardo 3
Gomez Antonio 2
Carrasco Pablo 1
Hernando Armando 2
Sens Fabian 3
Gutierrez Alfredo 3
Díaz Marcelo 2
Giménez Angel 1
Quirós Alberto 2
Páez Ernesto 3
Moreno Pedro 1
CATEGORIA SUELDOS GRATIFICA- Valor Hs.

CIONES Extra
1 $ 230.000 46000 25
2 $ 193.000 38600 18
3 $ 150.000 30000 12
TRABAJADOR HS. EXTRAS

Carrasco Pablo 2  El precio del Transporte es para todos igual
de $ 150
Díaz Marcelo 10
García Eduardo 7
Giménez Angel 7
Gomez Antonio 12
Gutierrez Alfredo 7
Hernando Armando 2
Moreno Pedro 9
Páez Ernesto 3
Quirós Alberto 6
Roldan Luis 3
Sens Fabian 5
2) Para determinar el Sueldo y las Gratificaciones deberá tomar los datos que se
encuentran en el segundo cuadro de acuerdo a la categoría de cada
empleado, para ello deberá trabajar con la función CONSULTAV. Para
calcular las Hora Extra deberá tener en cuenta: primero, cuál es el valor de la
34 Funciones
hora extra que se paga de acuerdo a la categoría del empleado (dato que se
encuentra expresado en el segundo cuadro) y después tenga en cuenta la
cantidad de horas trabajadas por cada empleado (dicha información se
encuentra en el tercer cuadro). Para ambos casos deberá utilizar la función
CONSULTAV.
3) No olvide de calcular el Total a Cobrar.
Funciones 35
CAPÍTULO 3
GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN DENTRO DE
LISTAS
¿QUÉ ES UNA LISTA?
Una lista, tabla o también llamada base de datos es un conjunto de datos

referidos a un mismo tema o asunto, por ejemplo: proveedores, clientes, artículos, ventas,
etc.
Los datos se almacenan en registros y campos. Un registro es un conjunto de

datos acerca de una persona, un lugar, un evento o algún otro elemento y se representa
como una fila dentro de la tabla. Los campos contienen un elemento específico de
información; por ejemplo, un apellido. Se representa como una columna o celda en una
tabla.
Cada columna de la tabla representa un CAMPO.
Cada fila de
la tabla
representa
un
REGISTRO
Ante todo, tenga en cuenta las siguientes reglas al momento de crear listas,
esto le evitará problemas al momento de realizar cálculos y de gestionar la base de
datos:
 Cada columna debe contener la misma clase de información.
 En la primera fila de la base de datos se encuentran los títulos o

rótulos de las columnas, los cuales deben ser lo más breves y
concisos que sea posibles.
 Debe evitar dejar filas o columnas en blanco dentro de la lista.
 No debe haber datos importantes junto al área de la base de

datos, ya que si pensamos filtrar la lista, las filas se ocultarán y
36 Gestión de la Información dentro de listas

con ellas la información que se encuentre junto a la verdadera

base de datos.
Mantenimiento de una lista mediante la opción

Formulario
Una vez que crea una lista, puede agregar, buscar, editar o eliminar datos
mediante un formulario. El mismo, consta de un cuadro de diálogo que muestra un
registro completo.
Para usar el formulario, es necesario que la lista tenga rótulos de columnas.
Siguiendo con el ejemplo anterior, debería ingresar como mínimo los rótulos de
las columnas de la tabla:
Con esto puede comenzar a realizar la carga de datos mediante la opción

Formularios, para lo cual (si no lo ha hecho ya) debe agregar el ícono Formularios a la
Barra de herramientas de acceso rápido. Para ello seleccione el menú Archivo y realice
un clic en Opciones.
Se abre una nueva ventana, seleccione Barra de herramientas de acceso

rápido. A la derecha se habilitan las opciones para personalizar dicha barra, en el cuadro
de lista Comandos disponibles en, seleccione Todos los comandos, luego busque con la
barra de desplazamiento la opción Formulario… y realice un clic en el botón Agregar>>.
Luego acepte.
Gestión de la información dentro de listas Página 37

Realizado esto, el botón Formularios aparece en la Barra de herramientas de

acceso rápido.
Posiciónese debajo de las celdas que encabezan las columnas de la tabla y

luego realice un clic sobre el botón “Formularios” para habilitar el cuadro de ingreso de
datos.
Indica qué registro se

muestra y cuántos registros
contiene una lista. Botón para introducir
. datos en un nuevo
registro.
Presenta los
rótulos de columna Botón para eliminar
que corresponden el registro que
a cada columna de aparece en el
la lista. formulario de datos y
en la lista.
Botón para volver la
Botón para buscar el lista al estado
registro anterior de la anterior.
lista.
Botón para buscar el Botón para cerrar el

registro siguiente de cuadro.
la lista.

Actividad Práctica
Vamos a diseñar una lista de datos. Para empezar, introduzca un nombre para
esa lista:
1. Posiciónese en la celda A1 y escriba el texto “Facturas Oficina”.

2. Deje una fila vacía. Posiciónese en la celda A3 e introduzca como título de la
columna el texto “Proveedor”.
3. Los títulos para el resto de las columnas, serán los siguientes:
Los títulos de las columnas de la lista de datos.
Primero llene los campos del primer registro:
4. Introduzca como proveedor en la celda A4 “Mebat” y en la celda B4 como

Importe “10000”. En la celda C4 ingrese el descuento “3%” (recuerde hacerlo
con formato de celdas).
5. A continuación, ubíquese en la celda D4. Aquí debe ir la fórmula que calcula
el importe del descuento. La fórmula es: =B4 – (B4*C4)
6. Escriba en la celda E4 “si”
7. En la celda F4 ingrese la fecha: 04/01/11.
Primer registro completo y con formato

Puede añadir información a una lista con sólo desplazarse a la primera fila en
blanco e ingresar los datos que correspondan, pero es más fácil usar la opción
“Formulario” de la barra de herramientas de acceso rápido.
Para usar esta orden:
1. Ubíquese en cualquier celda del primer registro, por ejemplo la celda B4.
2. Seleccione el ícono Formulario de Barra de herramientas de acceso rápido. En la
pantalla aparece el siguiente cuadro de diálogo:
Indica cuál es el
registro que se
muestra
Nombre de la
actualmente y
Hoja de Cálculo
cuántos registros
. contiene la lista.
Encabezados y
datos de la 1ª
fila (registro). Botones
que
. permiten
trabajar
con la
lista.
3. Para añadir una nueva fila a la lista, pulse el botón Nuevo.

4. Excel muestra un formulario en blanco en el que puede introducir los nuevos valores.
Cuando se añaden nuevas filas, se expande la lista hacia abajo. Para saltar de un
campo a otro debe presionar la tecla <TAB> o realizar un clic con el mouse.
5. Introduzca el siguiente registro:
Nuevo registro.

A continuación ingrese los siguientes registros:
A B C D E F
3 Proveedor Importe Descuento A pagar Aprobada Fecha
4 Mebat 10.000 3% 9.700 si 04/01/11
5 José Jove SRL 15.000 15.000 si 01/01/11
6 Millares 120.000 120.000 01/02/11
7 Bazar 350.000 25% 262.500 si 24/02/11
8 EDV Service 8.900 8.900 04/03/11
9 Cramaer 46.000 46.000 si 06/01/11
10 Comercial Elect. 106.000 3% 102.820 si 01/01/11
11 B+M 13.701 13.701 06/01/11
12 Bazar 450.000 3% 436.500 si 01/01/11
13 Comercial Elect. 4.500 4.500 29/01/11
14 Cramaer 50.000 50.000 si 01/02/11
15 EDV Service 60.000 3% 58.200 si 07/03/11
16 Bazar 210.000 3% 203.700 01/02/11
17 B+M 123.000 123.000 si 26/01/11
Si desea Eliminar un registro de una lista utilizando la opción Formulario, debe

tener en cuenta que ese registro queda eliminado en forma permanente.
1. Haga clic en una celda de la lista (puede ser en cualquier celda dentro de la lista).
2. Haga clic en el ícono Formulario.
3. Busque los registros que desee eliminar. Por ejemplo el registro número 3 y el
número 13.

Nota: Para realizar una búsqueda tiene varias opciones:

 Puede utilizar la barra de desplazamiento del cuadro de diálogo para pasar
de un registro a otro.
 Puede realizar un clic en el botón Buscar siguiente o en el botón Buscar

anterior para moverse hacia delante o atrás.
 Puede definir las condiciones de búsqueda a través del botón Criterios.
4. Haga clic en Eliminar (sólo puede eliminar un registro a la vez).
El Formulario también facilita la tarea para modificar y corregir los datos de la lista:
1. En la barra de herramientas de acceso rápido haga clic en Formulario.

2. Busque el registro que desea modificar.
3. Una vez hallado el registro, haga clic con el mouse sobre el campo que quiere
modificar. Borre la información que contiene con las teclas <SUPR> o
<BACKSPACE> e introduzca el nuevo dato.
4. Busque el registro de EDV Service, modifique su importe de $ 8.900 a $ 230.000 e
ingrese un descuento del 3%.
Note que automáticamente se realiza el cálculo A pagar, ya que ahora a

ingresado un descuento, no teniendo Ud. necesidad de calcularlo en forma manual.

ORDENAMIENTO DE LISTAS Y USO DE

FILTROS
Una vez definida una lista de datos, Excel proporciona otras funciones muy
útiles para manejar esas listas, como es el Ordenamiento de los datos y el Filtrado de una
lista.
A través del Ordenamiento de datos, usted puede ordenar los datos de una
lista en forma ascendente o descendente según el caso. Para ello, posiciónese dentro de
la tabla o bien selecciónela (si selecciona sólo parte de una tabla, Excel le pregunta si
desea extender la selección), luego realice un clic en el menú “Datos” y elija el comando
“Ordenar”.
Excel muestra un cuadro de diálogo con distintas opciones para ordenar la lista
(en este caso se considera la ordenación por fila, o bien, de arriba-abajo).
Puede agregar niveles cuando

Puede Si los datos
existan idénticos valores en el
eliminar el seleccionados
nivel anterior. Ej.: si existe
nivel incluyen el nombre
más de un registro, cuyo
seleccionado. de la columna,
Proveedor es B+M, ordena
tilde esta opción.
por el campo Aprobada.
El nivel puede
Seleccione el Seleccionado
ser ordenado
campo por el el nivel, puede
con criterio
que va a ordenar según
ascendente o
ordenar la valores,
descendente.
tabla. colores o
íconos.

Despliegue el cuadro de lista “Ordenar por” y elija el nombre del campo por el
que desea ordenar la tabla (en el ejemplo Proveedor), luego indique si quiere ordenar por
valores o por el color de los datos o celdas, o bien por íconos. Por último, debe indicar si
desea que los datos sean ordenados de A a Z ó viceversa, cuando sean alfanuméricos y
de Mayor a Menor o viceversa, cuando los datos sean numéricos.
Puede agregar más niveles de ordenamiento. Excel le permite agregar hasta 63

niveles, pero sólo ordena por el nivel siguiente, cuando existan datos repetidos en el nivel
anterior.
Si selecciona los niveles de la pantalla ejemplo, obtiene el siguiente resultado:
También existe la posibilidad de una ordenación por columnas (o de izquierda a

derecha), realizando un clic sobre el botón “Opciones”, Excel muestra un cuadro de
diálogo con distintas opciones para ordenar la lista, seleccione Ordenar de izquierda a
derecha.
Muestra de cómo debería seleccionar los datos para ordenar por columnas.

Resultado de la Ordenación por Columna
Nota
Cuando ordena debe tener cuidado con las celdas que contienen fórmulas. Si
ordena por filas (de arriba abajo), las referencias a otras celdas dentro de la
misma fila serán correctas, después de la ordenación. Sin embargo las
referencias a celdas de otras filas de la lista ya no serán correctas después
de la ordenación. Lo mismo sucede en caso de ordenar por columnas (de
izquierda a derecha), las referencias a otras celdas dentro de la misma
columna serán correctas después de la ordenación, mientras que las
referencias a celdas de otras columnas no lo serán.
¡¡¡ ATENCIÓN!!! Suponga tener 2 columnas con datos; la A (sea el rango

A3:A9) contiene diversos ítems (son todos rótulos), y la B (rango B3:B9) valores
a sumar. Ambos rangos contiene títulos o nombres de campo y se incluirán en el
ordenamiento. En A10 escriba “TOTAL” y en B10 calcule la suma. Al querer
ordenar el rango A3:B10 por columna A, se presenta el problema: El “TOTAL”
puede quedar en una fila intermedia. ¿Cómo resuelve el problema?. Inserte una
fila entre “TOTAL” y el último ítem, y proceda luego a ordenar el rango A3:B9.

El Filtrado de una lista, se utiliza para mostrar sólo las filas o registros que
cumplen criterios específicos. Existen distintos tipos de filtros:
 Autofiltro.
 Filtro de texto, número o fecha (según datos de la columna).
 Filtro Personalizado.
 Filtro Avanzado.
 Autofiltro: se utiliza para buscar un valor en particular en una o más

columnas. Primero debe ubicarse en una celda dentro de la lista y luego realizar un
clic sobre el ícono Filtro del menú Datos. Excel muestra flechas desplegables al lado
del encabezamiento de cada columna de la lista. Pulsando sobre los mismos aparece
una enumeración de los distintos valores o categorías que asume ese campo y puede
tildar uno de ellos o más, para especificar un criterio de filtrado.
Lista de
categorías
posibles
dentro del
campo
“Nombre”.
Lista o Base de Datos sin filtrar
 Filtros de texto, números o fechas: dentro de la opción anterior

encontramos este tipo de filtros. Si despliega el cuadro de lista del rótulo
correspondiente a la columna que desea filtrar, puede encontrar la opción Filtros de
texto, Filtros de números o Filtros de fecha, de acuerdo a los datos que posee esa
columna. Realice un clic sobre esta opción; a la derecha se despliegan opciones tales
como: Es igual a…, No es igual a…, entre otras.

 Filtro personalizado: dentro de Filtros de texto, números o fechas puede

seleccionar algunas de las opciones anteriores o Filtro Personalizado; en ambos casos
aparece el siguiente cuadro de diálogo, donde usted debe completar los criterios de
filtrado, pudiendo uno o dos criterios. En este último caso debe unirlos a través de los
conectores “Y” u “O”. En el primer caso, Excel devuelve sólo los registros que cumplen
con los dos criterios especificados, en el segundo, todos los registros que cumplan con al
menos uno de los dos criterios.
Cuadros de
Cuadros de
listas
listas
desplegables
desplegables
que permiten
que
seleccionar los
proporcionan
valores que
una selección
aparecen en la
de
lista.
operadores
(es igual a, no
es igual a,
etc.)
Cuadro de diálogo que producirá una lista de los salarios entre

42000 y 51825 sin incluir este último.
 Filtros Avanzados: Permite especificar criterios que involucren a dos o

más columnas. A diferencia de los anteriores, la orden Filtro avanzado requiere que se le
especifiquen los criterios de filtrado en un rango de la hoja separado de la lista; que debe
tener por lo menos 2 filas: en una van los encabezados y en la otra los criterios de
filtrado.

Nota
Los encabezados del rango de criterio deben coincidir exactamente con los de la
lista y la mejor forma de hacerlo es utilizando las órdenes Copiar y Pegar del
Menú Edición.
Fila del Fila de nuestro

encabezado de criterio de
nuestro criterio. filtrado.
Indica el rango de criterio a filtrar
Una vez que tiene definido el criterio a filtrar ejecute la orden Avanzadas del menú
Datos; en la pantalla se presenta el siguiente cuadro de diálogo:
Rango Rango
donde va a donde se
ir a buscar define el
la criterio
información de
(es la lista filtrado.
completa)

Resultado de la búsqueda
Vamos a hacer otra búsqueda, en este caso vamos a pedir que nos muestre
aquellas personas que tienen una edad mayor e igual a 40 años, que el salario sea mayor
e igual a $ 35.000 y sean de sexo femenino.
Si queremos ver los registros donde la edad sea mayor e igual a 40 años y
aquellos que tengan un salario mayor e igual a $ 50.000, debemos ubicar uno de los
criterios dejando una línea en blanco.

Nota
Dentro del rango de criterios podemos introducir tantos criterios como

queramos. Excel interpreta el rango de acuerdo a estas reglas:
 Los criterios de la misma línea se consideran que están unidas por Y.

 Los criterios que están en líneas separadas se consideran unidos por
O.

Ejercicio Nº 1
1) Cree la siguiente tabla con estos campos:
CAMPO TEXTO
A1 Nombre
B1 Apellido
C1 Operario
D1 Categoría
E1 Edad
F1 Fecha contrato
2) Ingrese los siguientes registros a través de la Orden Formulario:
Nombre Apellido Operario Categoría Edad Fecha-

Contrato
Ramón Rodríguez Carpintero B 34 03-Ene-89
Pedro Pérez Electricista A 29 20-Jul-93
Marcos Menéndez Lampista B 51 07-Jul-85
Gabriel García Soldador C 46 15-Nov-82
Paco Portaz Conductor E 35 12-Mar-90
Luís López Contable B 24 01-Feb-94
Lucas Lozano Secretario C 21 01-Feb-96
Javier Jiménez Ayudante of. D 19 01-Nov-95
Beatriz Bonetta Secretario C 23 25-Mar-85
Carolina Caminos Secretario C 24 01-Ene-96
Corina Acevedo Contable B 33 03-Ene-95
Daniel Domínguez Soldador C 42 03-Ene-95
Donald Dumas Conductor E 52 31-Ene-96
Gustavo Godoy Lampista A 52 04-Abr-96
Gustavo Chincholla Electricista A 55 28-Feb-95
Jessica Ramallo Secretario C 24 03-Mar-97
Lucas Palomeque Ayudante of. D 43 07-Ago-98
3) Busque el registro que contiene el Apellido “Dumas” con el botón Criterios

del Formulario.

4) Una vez hallado el registro, en el campo “Operario” cambie su actividad por

“Electricista”, con la modificación de la categoría correspondiente (A).
5) Ordene por “Apellido” en forma Descendente y “Fecha de Contrato” en forma

Ascendente.
6) Realice un filtro personalizado para mostrar sólo aquellos empleados cuya

edad se encuentre entre 20 y 40 años (incluidos).
7) Guarde el archivo con el nombre de “Empleados de Fábrica”.
Ejercicio Nº 2
1) Cree la siguiente tabla:
Nombre Apellido1 Apellido2 Curso Fecha Horario Aula Precio

Inicio
ENRIQUE GARCIA APARICIO EXCEL 06/05/201 PRIMERO 3 750
4
CARLOS IGLESIAS GOMEZ WORD 05/05/201 PRIMERO 2 500
4
CARMEN HERNANDO PEREZ INTERNET 08/05/201 SEGUNDO 3 200
4
LUIS GOMEZ GARCIA EXCEL 06/05/201 PRIMERO 1 750
4
FERNAND PEREZ RUIZ EXCEL 06/05/201 SEGUNDO 2 750
O 4
ANTONIO LOPEZ REY WORD 05/05/201 PRIMERO 3 500
4
JUNA ROLDAN GARCIA EXCEL 06/05/201 SEGUNDO 2 750
4
JOSE RUIZ PEREZ WORD 05/05/201 TERCERO 1 500
4
DAVID HERNANDEZ DELGADO INTERNET 08/05/201 SEGUNDO 3 200
4
ANTONIO REY HERRERO WORD 05/05/201 PRIMERO 3 200
4
JUAN GOMEZ GONZALEZ EXCEL 06/05/201 PRIMERO 2 750
4
LUIS ALVAREZ GURRA WORD 05/05/201 SEGUNDO 3 500
4
ADOLFO FUENTES SUARAZ INTERNET 08/05/201 PRIMERO 1 200
4
ALVARO HERNANDO FRAGA WORD 05/05/201 SEGUNDO 2 500
4
JOSE PEREZ PERAL EXCEL 06/05/201 PRIMERO 3 750
4
MANUEL APARICIO HERMIDA EXCEL 06/05/201 SEGUNDO 2 750
4
VICTOR GALDOS HELLIN INTERNET 06/05/201 TERCERO 1 500
4
SANDRA CALLE GAMO INTERNET 05/05/201 SEGUNDO 3 500
4
2) Buscar el registro 3 y cambiar el nombre Carmen por Luis.

3) Con la opción "CRITERIOS" buscar: Apellido1: Roldan y Apellido 2: García y

modificar el nombre por Juan.
4) Buscar el registro 12 y modificar el Apellido 2 por Guerra.
5) Ingrese 2 registros a través del menú "FORMULARIO": 1º registro: Alejandra

Regidor Galvez, curso: Internet, Horario: Primero, Aula: 2, Precio: 200. 2º
registro: Alicia Ruiz Martin, curso: Excel, Horario: Tercero, Aula: 1, Precio 750.
6) Con la opción "CRITERIOS" buscar el Nombre: Alejandra y Apellido1: Regidor

y cambiar el Aula por 1.
7) Busque el registro 11 y modifique el Curso: Excel por Internet y Aula: 1
8) Busque el registro 6 y elimínelo.
9) Cambie el formato de Fecha desde el menú Formato de Celda por un formato

Personalizado: dddd, d "de" mmm "de" yyyy.
10) Guarde el archivo con el nombre de "Listado de Cursos".

CAPÍTULO 4
ESCENARIOS,
BUSCAR OBJETIVOS
Y TABLAS DINÁMICAS
ESCENARIOS
Mediante escenarios, puede comparar diversas opciones para un mismo

problema. Crear un escenario implica determinar un conjunto de celdas cambiantes que
contienen los valores cuya variación desea analizar.
Nota
No debe especificar como celdas cambiantes aquellas que
contengan fórmulas.
Actividad Práctica
Durante el desarrollo del presupuesto del gobierno surge la necesidad de crear y

analizar diferentes variantes, tales como un recorte de gastos o una baja de la
recaudación de los impuestos, o una suba en la misma, etc.
Una forma de hacer esto es guardar cada conjunto de proyecciones en una hoja
de cálculo diferente. Existe sin embargo, una manera más sencilla y sistemática: utilizar
escenarios.
La situación planteada es la siguiente:
1) Situación Normal:
Celdas
cambiantes
(C4:C10,
C12) para
crear un
escenario de
recorte de
gastos.
Escenarios, Buscar Objetivos y Uso de Tablas Dinámicas 54

2) Situación Optimista:
2012
3) Situación Pesimista:
2012
EL ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS
Para iniciar el administrador, seleccione la ficha Datos y dentro del grupo

Herramientas de datos, despliegue el cuadro de lista Análisis Y si y elija la opción
Administrador de escenarios.

Aparece el siguiente cuadro. Realice un clic sobre el botón Agregar para crear un
nuevo escenario:
Introduzca un
nombre para un
escenario.
Ingrese la
referencia del
rango de celdas
cambiantes, o
bien márquelo
directamente en
la hoja de
cálculo.
Ingrese cada uno de los valores para el escenario Optimista.
Crea el
escenario.
Permite
agregar
un nuevo
escenario.
Realice un clic en Aceptar.
Repita los mismos pasos para crear el escenario Pesimista.
Una vez que haya ingresado todos los escenarios, el Administrador de

Escenarios ofrece las siguientes opciones:

Haga clic en
un escenario
para
seleccionarlo
.
Elimina un
escenario.
Permite
combinar
escenarios
en varias
hojas.
Permite
crear un
resumen
Muestra la de todos
referencia los
del conjunto escenarios.
de celdas
cambiantes.
COMPARANDO LAS CONCLUSIONES DE CADA

ESCENARIO.
Normalmente se utilizan los valores contenidos en celdas cambiantes para

obtener una conclusión o un total, mediante una fórmula. Este podría ser el presupuesto
total asignado. Existe la posibilidad de mostrar en una sola hoja de cálculo, cómo se
modifica dicho total en cada escenario.
Para esto en el administrador de escenarios, haga clic en el botón Resumen.
El resumen se
presenta en una
tabla y se crea
un esquema
para manejarla.
Escriba la referencia de las

celdas cuyos valores desea
comparar, o bien
selecciónelas directamente
de la hoja. Estas celdas
generalmente contienen un
total o fórmulas que hacen
referencia a las celdas
cambiantes.
El Resumen de escenarios se crea en una hoja de cálculo, de la siguiente

manera:
Esta columna Cada columna

Si realiza un muestra los valores contiene datos
clic en el signo de la hoja de cálculo de un
(-), las celdas en el momento de escenario.
cambiantes se crear el resumen.
ocultan.
Las celdas
cambiantes
tienen un fondo
gris. Cada una
Toda celda que de las
sea cambiante, celdas de
en al menos resultado
uno de los se
escenarios, muestra
aparece en la en una
tabla. fila.

BUSCAR OBJETIVO
Esta función permite buscar un resultado específico de una celda ajustando el

valor de otra celda.
Actividad Práctica
2012
Estos valores surgen del siguiente cuadro:
2012
Si quiere que los Gastos de Salud sean de $ 1500 ¿A cuánto debería ascender el
total de la recaudación? Y que pasaría con los otros gastos, manteniendo su proporción
en el presupuesto?
Para ello debe hacer lo siguiente:
En la ficha DATOS, despliegue el cuadro de lista Análisis Y si y elija lo opción

Buscar Objetivo…

Se abre el siguiente cuadro:

Introduzca la referencia
de la celda que contiene
la fórmula que desea
resolver (GASTOS DE
SALUD)
Introduzca la referencia
de la celda que quiere
ajustar (TOTAL
RECAUDACIÓN).
A esta celda debe
hacer referencia la
Introduzca el fórmula en la celda
resultado que especificada del cuadro
quiere obtener DEFINIR CELDA.
(1500).
ATENCIÓN! La celda a la cual le fijamos el valor, C8, debe estar

relacionada, ya sea en forma directa o indirecta (como en nuestro caso, a
través de otra celda, C4), con la celda que queremos ajustar, C3.
Realice un clic en Aceptar y se abre el siguiente mensaje:
Haga clic en Aceptar y los resultados de la planilla cambian de la siguiente

manera:
NOTA:
Observe que con esta herramienta cambian los resultados en las celdas
especificadas. Para no perder los datos originales convendría siempre
copiar primero todo el rango que desea (en este caso B2:C8) a otra parte
de la hoja de cálculo y luego aplicar Buscar Objetivo.
TABLAS DINÁMICAS
Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva que resume grandes
cantidades de datos usando el criterio de armado y la forma de operar con los datos que
Ud. elija.
Permite girar los encabezados de fila y columna alrededor del área de los datos
principales, para lograr distintas presentaciones de los datos fuentes; si éstos se
modifican, la tabla se reorganiza automáticamente.
APLICACIONES
Analizar rápidamente los datos existentes
Una tabla dinámica proporciona una manera fácil de mostrar y analizar

información resumida acerca de datos ya existentes en Excel o en otra aplicación. Por
ejemplo, con una base de datos de Microsoft Excel que contiene una lista organizada por
año, trimestre, número de catálogo, canal de distribución, unidades vendidas y
facturación, puede crear una tabla dinámica que organice y calcule el total de ventas
usando las categorías o campos que usted elija de los datos fuente.
En la siguiente tabla dinámica, los datos que se muestran en Excel corresponden

a la venta de periódicos, donde están resumidos según Nº de catálogo, Canal y
Trimestre.

Los nombres Los datos

de campos seleccionados
seleccionados de la lista o
de la lista o tabla
tabla fuente......
fuente......
...se utilizan
para
organizar ...están
datos en la resumidos
tabla y
dinámica. totalizados.
El campo Trimestre se ha colocado a lo largo del eje de columna de la tabla, y los

campos Nº de catálogo y Canal se han situado a lo largo del eje de filas y se ha

seleccionado un diseño de tabla dinámica clásico. El cuerpo de la tabla muestra los

subtotales por N° de catálogo y el Total general.
FUNCIONAMIENTO DE UNA TABLA DINAMICA
Los campos y los elementos controlan la organización de los datos
Especifique qué datos desea incluir y de qué modo desea organizarlos eligiendo
de la tabla de origen o de la lista, los campos y los elementos que quiere que aparezcan
en la tabla. Un campo es una categoría de datos, como por ejemplo: Año, Canal o
Ventas. Un elemento es una subcategoría de un campo, tal como Internacional, Correo y
Nacional del campo Canal o bien, 1, 2, 3 y 4 del campo Trimestre. En una lista, el nombre
del campo aparece como rótulo de una columna.
Campos
Elemento del campo Trimestre

Elementos en el campo Canal
En la tabla dinámica puede usar dos tipos de campos de la lista:
 Campos como etiquetas de fila, de columna y del

filtro de informe en la tabla dinámica.
 Campos de valores que contiene los datos que

desea resumir. Estos campos generalmente contienen datos
numéricos, como por ejemplo cantidades de ventas, totales de

inventarios o datos estadísticos, pero también pueden contener

texto.
El
campo
Año de
esta
lista
fuente... El campo
Trimestre
….
...aparece ...aparece
como un como un
campo de campo de
fila en la columna.
tabla
dinámica.
Para filtrar la presentación de los datos en una tabla dinámica, utilice el área filtro
de informe. El filtro de informe divide la tabla dinámica en páginas individuales,
permitiéndole ver uno por uno los datos que corresponden a un elemento. Por ejemplo,
en la tabla dinámica anterior los datos de ventas de todos los canales de distribución se
presentan por Año y Trimestre. Para ver las ventas totales de un solo canal de
distribución a la vez, asigne el campo Canal de la lista fuente al Filtro de Informe en la
tabla dinámica.

Asigne Canal a un filtro de informe…
...para
mostrar los
datos para
cada canal
de
distribución

CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA
Este tema lo desarrollaremos a través de una actividad práctica:
Actividad Práctica
1. Cree una Base de Datos con la siguiente estructura e ingrese su

contenido:
2. Posiciónese dentro de la tabla, seleccione la ficha Insertar y luego el

botón Tabla dinámica.
3. En su pantalla aparece el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. En

este cuadro indique la fuente de datos con la que va a crear la tabla, pudiendo ser
esta, interna o externa al libro de Excel con el que está trabajando. En nuestro
ejemplo trabajaremos con una tabla o rango de la misma hoja de Excel, para lo cual,
debe verificar que el rango sugerido coincida con la tabla creada en el punto anterior,
de lo contrario selecciónela y corrija el rango. Por otra parte, desde este cuadro debe
elegir dónde desea colocar la tabla dinámica, pudiendo seleccionar la ubicación
en una Nueva hoja de cálculo o bien en una hoja existente, en este último caso,

se habilita el cuadro Ubicación, donde debe indicar la celda en donde quiere colocar
el inicio de la tabla.
4. Una vez seleccionadas las opciones anteriores, realice un clic en

Aceptar.
5. A la derecha de su pantalla aparece un cuadro con la lista de campos de

la tabla dinámica que usted puede agregar al informe, de este modo, puede
especificar el esquema de la tabla e indicar el tipo de información que desea
mostrar en el cuerpo de la misma.
En el centro de la hoja puede observar un diagrama de la estructura que
tendrá la tabla dinámica. La misma está dividida en las siguientes áreas: Filtros de
Informe, Columna, Fila y Valor. En el sector derecho se encuentran los botones que
indican los campos de la fuente de datos.
Para estructurar su tabla, sólo tiene que arrastrar botones a las diversas
regiones del diagrama de la estructura. Puede poner tantos campos como desee en

el área de datos. Para quitar un campo de su tabla dinámica, arrastre su botón fuera
del diagrama de la estructura.
Para determinar que campos colocará en el área Valor, considere aquellos
campos que desea resumir o sobre los que realizará cálculos.
Volviendo al ejemplo que se está desarrollando, configure el diagrama de la
siguiente forma:
 En el eje de Filtro de Informe, coloque el campo Publicidad.
 En el eje de Fila, arrastre el campo Producto.
 En el eje de Columna, ubique el campo Meses.
 Y para el área de Valor, utilice el campo Precio.
El resultado es el siguiente:
Para poder arrastrar los campos en la cuadrícula tal como se muestra en

la pantalla y realizar cambios en la estructura de tabla dinámica desde
allí, debe seleccionar Opciones del botón Tabla dinámica, se despliega
un cuadro de diálogo donde debe elegir la solapa Mostrar y luego tildar
la opción Diseño de tabla dinámica clásica.
Observe el resultado de la tabla dinámica. La estructura muestra como Filtro

de Informe, el tipo de publicidad; los productos en la parte izquierda, es decir, filas;

los meses en las columnas y el precio de cada producto, en el cuerpo de la Tabla o

intersección de filas y columnas.
Además, se han calculado los totales por productos y por meses, con la
opción de que nos muestra la información del tipo de publicidad que hemos hecho,
en este caso, todas. Si despliega el cuadro de publicidad puede elegir, una en
particular, por ejemplo Televisión y ver sólo los datos de ese tipo de publicidad.
Observe que automáticamente Excel aplica la función Suma a los datos

numéricos y la función Contar a los de caracteres o categorías. Para usar una
función distinta, despliegue el cuadro de lista del campo que arrastró al área de
Valor del diagrama, a continuación seleccione la opción Configuración de campo
valor…, se despliega otro cuadro donde puede elegir el cálculo que desea usar
para resumir los datos del campo seleccionado.

Nota: Si su tabla está basada en datos de hojas de cálculo, Excel crea la

Tabla Dinámica de modo más o menos inmediato. Si está basada en
datos externos, ejecuta la consulta y luego construye la tabla.
Cuando se activa una celda de la tabla dinámica, se activa el menú

Herramientas de Tabla Dinámica.
Microsoft Excel-Libro1 Herramientas de Tabla dinámica
Barra de Herramientas de Tabla dinámica (Opciones).
ACTUALIZACIÓN DE UNA TABLA DINÁMICA
Una tabla dinámica está vinculada a datos originales, pero la tabla no se actualiza
automáticamente cada vez que se produce un cambio en ellos. Para actualizar,
posiciónese con el cursor en el interior de la tabla dinámica y elija Actualizar del menú
Opciones.
Botón Actualizar Datos
Si desea que su tabla dinámica se actualice cada vez que abra la hoja en donde
está creada, seleccione Opciones en el botón Tabla dinámica de la barra de
herramientas, luego elija la solapa Datos y marque la casilla de verificación Actualizar al
abrir.

Si se agregan nuevas filas a los datos originales, para actualizar la tabla debe
indicar el nuevo rango. Para ello realice un clic en el botón Cambiar origen de datos del
grupo Datos de la barra de Herramientas de Tabla dinámica.
Por ejemplo: ingrese una nueva fila a nuestro ejercicio:

Si desea agregar o eliminar campos, haga clic en cualquier celda dentro de la

tabla y luego realice un clic en el botón Cambiar origen de datos:
Se despliega el siguiente cuadro de diálogo:

Actualice
el rango
de datos.
De este modo, agrega la nueva fila a la tabla dinámica.
Si desea agregar o eliminar campos, realice un clic dentro de la tabla dinámica y

luego realice los cambios en el cuadro con la lista de campos que aparece a la derecha
de la pantalla. Si no se encuentra visible, seleccione el botón Lista de Campo del grupo
Mostrar de la barra de herramientas.

FORMATO DE UNA TABLA DINÁMICA
Ud. puede usar el formato estándar de la tabla dinámica o personalizarlo.

También puede elegir los distintos formatos predeterminados que trae Excel, para ello
seleccione el menú Diseño de Herramientas de Tabla dinámica. Se habilitan los
siguientes grupos:
 Diseño: desde donde puede habilitar o deshabilitar los totales generales
y/o subtotales (estos últimos aparecen en caso de haber incluido más de
un campo en el área de filas), seleccionar distintos diseños de informe e
insertar filas en blanco.
 Opciones de estilo de tabla dinámica: puede seleccionar opciones que
luego se combinan con los estilos que aparecen en el grupo estilos de
tabla dinámica que está a la derecha, como por ejemplo, si elige
encabezados de fila y/o de columna, puede aplicar estilos diferentes
para la primer fila y/o columna respectivamente. Si selecciona la opción
filas con bandas, los estilos que se muestran a la derecha serán distintos
para las filas pares e impares y lo mismo para las columnas con bandas,
esto facilita la lectura al destacar los datos.
 Estilos de tabla dinámica: aquí se muestran los distintos estilos que
puede seleccionar, de acuerdo a las especificaciones dadas en opciones
de estilo de tabla.
CREACIÓN DE UN GRÁFICO A PARTIR DE UNA

TABLA DINÁMICA
Para crear un gráfico a partir de una tabla, debe realizar el mismo procedimiento
que para confeccionar un gráfico con otro tipo de datos en una hoja de cálculo.

Para obtener mejores resultados al representar los datos de la tabla dinámica en

forma gráfica, tenga en cuenta estos consejos:
 Elimine los Subtotales y los Totales Generales de la tabla.
 Asegúrese que la tabla no tenga más de dos campos en los ejes de filas y
columnas.
 Oculte todos los elementos, salvo los que desee representar.
Para eliminar u ocultar los Totales Generales de una tabla dinámica existente,
puede hacerlo desde la opción Diseño como se mostró anteriormente o bien, desde
Opciones del menú Herramientas de Tabla dinámica. Allí seleccione el botón Tabla
dinámica y luego Opciones. En el cuadro de diálogo seleccione la solapa Totales y
Filtros. A continuación, desactive las casillas de verificación Totales generales de
columnas y Totales generales de filas.
Para crear un gráfico a partir de una tabla dinámica, Ud. debe:

1. Posicionarse dentro de la tabla, ejecutar el menú de Opciones de

Herramientas de Tabla dinámica y abrir el cuadro de lista del botón Seleccionar y, a
continuación, elija la opción Toda la tabla dinámica.
Herramientas de Tabla dinámica
Campos de Filtro de Informe
Nombre de
los campos
en
columnas.
Nombre de
los campos
en filas.
3. Seleccione el botón Gráfico dinámico.

Herramientas de Tabla dinámica
4. Se abre el cuadro Insertar gráfico; seleccione el tipo y subtipo de

gráfico que desea crear y luego acepte.
5. De este modo inserta el gráfico dinámico en la hoja actual.

Gráfico creado a partir de la tabla dinámica anterior.
Observe que cuando el gráfico está seleccionado, se habilita el menú

Herramientas de gráfico dinámico permitiendo cambiar el diseño y la ubicación del
mismo.
Un gráfico creado a partir de una tabla dinámica cambia cuando se ocultan

elementos, se muestren detalles o se reorganicen sus campos.
Para guardar e imprimir los gráficos de todos los campos de filtro de informe de
una tabla dinámica, despliegue el botón Tabla dinámica, abra la lista de Opciones y
seleccione Mostrar páginas de filtros de informes… para presentar cada elemento en
una hoja de cálculo separada con su nombre respectivo. A continuación, puede
representar en cada una de ellas un gráfico individual.

Presentación de cada página
Si la tabla dinámica está basada en datos externos y se utiliza Microsoft Query,

para agregar o eliminar campos en los datos externos, asegúrese que también se
actualiza la tabla dinámica; si no lo hace, Excel no actualiza el gráfico.

Ejercicio Nº 1
1) Cree una lista con los siguiente campos:

Campo Texto
A1 Mes
A2 Año
A3 Nombre
A4 Vendedor
A5 Ventas
A6 Unidades
A7 Región
2) Ingrese los siguientes registros a través de la Orden Formulario:
Mes Año Nombre Vendedor Ventas Unidades Región

Enero 2011 Lácteos Sánchez $ 4.356 5.636 Norte
Enero 2011 Verduras Domínguez $ 1328 2.861 Sur
Enero 2011 Carne Sánchez $ 9.662 3.400 Este
Enero 2011 Bebidas Berón $ 6.715 2.652 Oeste
Febrero 2011 Bebidas Domínguez $ 8.725 6.890 Oeste
Febrero 2011 Carne Berón $ 2.686 5.611 Este
Febrero 2011 Verduras Sánchez $ 6.758 7.817 Sur
Febrero 2011 Lácteos Berón $ 4.923 124 Norte
Enero 2012 Verduras Domínguez $ 479 5.500 Sur
Enero 2012 Carne Sánchez $ 1.225 3.400 Este
Enero 2012 Lácteos Sánchez $ 2.733 2.790 Norte
Enero 2012 Bebidas Berón $ 6.596 2.366 Oeste
Febrero 2012 Verduras Domínguez $ 5.764 9.025 Este
Febrero 2012 Bebidas Berón $ 7.045 4.1283 Sur
Febrero 2012 Lácteos Sánchez $ 5.065 5.575 Oeste
Febrero 2012 Carne Domínguez $ 5.611 5.477 Norte
3) Construya una tabla donde muestre un resumen de ventas según el año y el

nombre del producto vendido (no utilice el campo filtro de informe).

4) Realice un gráfico de columnas apiladas con efecto 3D.
5) Confeccione otra tabla dinámica donde muestre un resumen de ventas según el

año y la región, pero ahora teniendo en cuenta el vendedor (aquí debe usar el
campo filtro de informe).
6) Pida Mostrar páginas de filtro de informe en Opciones del botón Tabla dinámica
para presentar cada página en una hoja de cálculo separada.
7) Realice un gráfico de diferente para cada una de las páginas.
Ejercicio Nº 2
1) Cree una lista con los siguiente campos y registros:
Empleado Proyecto Fecha Horas

Rodríguez Contaplus Elite 22/06/2011 9,5
Pérez Contaplus Elite 22/06/2011 3,6
Roig Nómina Plus 23/06/2011 5,5
Pérez Factplus 24/06/2011 8
Rodríguez Nómina Plus 23/06/2011 4
Rodríguez Factplus 26/06/2011 10
Roig Contaplus Elite 25/06/2011 4
Pérez Factplus 26/06/2011 7
Roig Contaplus Elite 25/06/2011 6,5
2) Ingrese nuevos datos a través del FORMULARIO:
a) Empleado: Martínez, Proyecto: Andalucía, Fecha: 21/06/11, Hora: 12.

b) Empleado: Pucheta, Proyecto: Andalucía, Fecha: 21/06/11, Hora: 10.
c) Empleado: Martínez, Proyecto: Santa Clara, Fecha: 20/06/11, Hora: 6.
d) Empleado: Pucheta, Proyecto: Santa Clara, Fecha: 20/06/11, Hora: 7,5.
3) Realice una tabla dinámica que le muestre en la fila: Proyectos, en la columna:

Fecha, en Filtro de Informe: Empleados y en Datos: Horas. Coloque la Tabla
en una Hoja Nueva.
4) Cambie el nombre de la Hoja en donde inserto la Tabla Dinámica por el nombre

"Todos los Empleados".

5) Realice un gráfico de barras con efecto de 3D para mostrar las horas de los
distintos proyectos para todos los empleados.
6) Pida "Mostrar páginas de filtro de informe" para cada uno de los Empleados que
realizan los proyectos y realice un gráfico de columnas para cada uno de ellos.

CAPÍTULO 5
CREACIÓN DE MACROS E
HIPERVÍNCULOS
INTRODUCCIÓN
¿Qué es una Macro?
Una macro, -abreviatura de la palabra macroinstrucción-, es una secuencia de

instrucciones que le indica a Excel qué debe hacer para que las ejecute automáticamente.
Por medio de las macros podemos automatizar tareas repetitivas y aquellas en las que
se requiere una cantidad considerable de pasos complejos. Se graba con un nombre determinado
un pequeño programa en código Visual Basic y que se puede invocar cuando se lo necesite.
Imagine que habitualmente debe darle formato a una tabla para posteriormente
imprimirla. A continuación se presentan las planillas con y sin formato:
Sin formato Con formato
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Seleccionar la tabla.
2. Abrir la paleta de bordes y colocar una cuadrícula.
3. Abrir la paleta de color de fondo y elegir un color.
4. Abrir la paleta de color de texto y escoger un color.
5. Asignar formato monetario.
6. Asignar formato cursiva.
7. Hacer clic fuera de la tabla para quitar la selección.
Estos son 7 pasos. Imagine una tarea rutinaria de 200 pasos. Para ello, es conveniente
crear una macro que realice el trabajo automáticamente.
Creación de macros e hipervínculos 82

CREACIÓN DE UNA MACRO PASO A PASO
1. Ingrese los siguientes datos en una tabla:
2. Luego realice una copia de la tabla en la Hoja 2. Esto le permite probar el

funcionamiento de la macro creada en la Hoja 1.
Nota Recuerde que para crear una copia de la hoja, puede

arrastrar al lugar elegido la pestaña de la hoja a copiar mientras
presiona la tecla <<CTRL>>.
3. Una vez hecha la copia, ubíquese en la Hoja1 para trabajar.
4. Seleccione el menú Vista, luego abra el cuadro de lista del botón Macros y seleccione
la opción Grabar macro…
5. Aparece una ventana donde debe escribir un nombre para la macro o aceptar el que le
ofrece Excel (Macro1).

Cuadro de diálogo: Grabar macro nueva
6. Acepte. A partir de este momento todos los pasos que realiza son grabados en la
macro hasta que usted abra la lista del botón Macros y realice un clic en la opción
Detener grabación. Por lo que debe tener la precaución de hacer los pasos en forma
secuencial.
7. A continuación, realice los siguientes pasos para asignarle formato a una tabla:
 Seleccione la tabla.
 Abra la paleta de color de fondo y elija un color.
 Abra la paleta de color de texto y escoja un color.
 Abra la paleta de bordes y coloque una cuadrícula.
 Asigne formato monetario.
 Asigne formato cursiva.
 Realice un clic fuera de la tabla para quitar la selección.
8. Abra la lista del botón Macros y realice un clic en la opción Detener grabación.
De este modo, ya tiene una macro creada, sólo hace falta ejecutarla.

Ejecución de la Macro
Para probar la macro creada, proceda de la siguiente manera:
1. Ubíquese ahora en la Hoja2 que es la copia de la Hoja1 para probar la macro.
2. Seleccione el menú Vista, luego abra el cuadro de lista del botón Macros y seleccione
la opción Ver macros. Aparece una ventana con las macros creadas.
Cuadro de diálogo: Ver macro
3. Seleccione la macro creada con el nombre Macro1.
4. Pulse sobre el botón Ejecutar.
Modificación de la Macro
Antes de ver la modificación de una macro, veremos cómo asignar teclas abreviadas para
ejecutarla.
1. Despliegue la lista del botón Macros y seleccione la opción Ver macros, en este
cuadro de diálogo seleccione el botón Opciones…

2. Aparece un cuadro de diálogo, desde el cual puede asignarle a la macro una

combinación de teclas como, por ejemplo, <Ctrl>+<Z>.
3. Luego presione el botón Aceptar en caso que quiera asignar las teclas abreviadas para
su ejecución.
4. Para nuestro caso práctico, no utilizaremos una combinación de teclas abreviadas para
ejecutar una macro. Salga entonces del cuadro de diálogo presionando sobre el botón
Cancelar.
Cuadro de diálogo: Opciones de la macro.
Para modificar una macro, despliegue la lista del botón Macros y seleccione la opción
Ver macros. Presione sobre el botón Modificar.
Botón
Modificar

En su pantalla puede observar todas las instrucciones del programa VISUAL BASIC
(BV). Excel lo ha traducido al lenguaje BV. Desde aquí puede modificar cualquier línea, con lo que
estaría cambiando el comportamiento de la macro.
A continuación se muestran algunas instrucciones y sus significados.
Muchas de las órdenes hay que leerlas de derecha a izquierda. Vamos a ver que
significan algunas de ellas:

Estas 2 órdenes “SUB y END SUB”

Sub Macro1()
marcan el inicio y el fin de la rutina y
se encuentran al inicio del programa
End Sub
y al final de la misma.
Indica el rango seleccionado de A1:C6

Range("A1:C6").Select
With Selection.Font
.Color = -1677696
.TintAndShade = 0
Indica el End With
tamaño With Selection.Interior
de la
fuente y .Pattern = xlSolid
el tipo, .PatternColorIndex = xlAutomatic
Órdenes
el
y .Color = 13434879
formato
Acciones
de los .TintAndShade = 0
números
y por .PatternTintAndShade = 0
último, End With
el borde
usado Selection.Font.Bold = True
por la Selection.Style = "Currency"
macro.
Selection.NumberFormat = _
"_ $ * #,##0.0_ ;_ $ * -#,##0.0_ ;_ $ * ""-""??_ ;_ @_ "
Selection.NumberFormat = "_ $ * #,##0_ ;_ $ * -#,##0_ ;_ $ * ""-""??_ ;_ @_ "
Selection.Borders(xlDiagonalDown).LineStyle = xlNone
Por ejemplo, deseamos cambiar el rango de selección de A1:C6 a A1:B3; para ello nos
ubicamos en la línea que dice:
Range(“A1:C6”).Select
Dentro de los paréntesis, sustituya la celda C6 por B3 (no es necesario ingresar el

nombre de la columna en mayúscula, pero no debe olvidarse de poner las comillas finales, porque

sino la macro luego no funciona). Ahora sólo resta grabar la modificación realizada. Para ello, lo
que debe hacer es cerrar la ventana de la Macro desde la barra de título utilizando el botón Cerrar.
Botón Cerrar
Observe que ahora debe cerrar la ventana del programa Visual Basic para retornar a la
ventana de Excel normal; para ello, siga el procedimiento anterior o bien, desde la opción del
menú Archivo, pulsando sobre la opción Cerrar y volver a Microsoft Excel.
Menú Archivo del programa Visual Basic
Ahora, para ejecutar la macro modificada, ubíquese en una hoja nueva donde tenga
creada una tabla, ejecútela y vea el resultado.

HIPERVÍNCULOS
Es una forma de acceder datos o información que no está ubicada en su hoja de trabajo.
Se puede vincular con
 Otras hojas de trabajo
 Otros libros de Excel
 Otros archivos fuera de Excel
 Páginas web
 Correo electrónico, etc.
Los hipervínculos se ven en la hoja de cálculo como texto subrayado, cuyo color, por
defecto, es azul, pero también se pueden insertar hipervínculos en imágenes, objetos, etc, y es
posible cambiar el tipo, tamaño y color de las fuentes.
Para crear un hipervínculo, seleccione la celda u objeto desde donde desee saltar a la
información y luego dentro del menú Insertar, elija el botón Hipervínculos; o presione la
combinación <ALT><CTRL><K.
Si desea saltar a una Si desea ir a un

dirección URL ingrésela archivo determinado,
aquí. Lo mismo si desea haga clic en el
acceder a un documento archivo hacia el cual
dentro de su organización. desea saltar
.mediante el
hipervínculo
Permite especificar una posición

Si desea saltar a un dentro del documento de Office en
Puede crear un nuevo documento el que se encuentra, como un
hipervínculo hacia debe especificar la encabezado de Word, un título de
una dirección de ruta donde se una diapositiva de Power Point o
correo electrónico. encuentra. una celda de Excel.

OTRA FORMA DE CREAR HIPERVÍNCULOS
Para los casos en que la información se encuentre en el mismo u otro libro de

Excel, puede utilizar otros métodos para insertar hipervínculos.
Salte a otra ubicación dentro del mismo libro:

 Para esto active la celda a la que desea acceder.
 Coloque el cursor en el borde de dicha celda.
 Arrastre por medio del botón secundario hasta la posición desde la cual
desea saltar.
 Del menú contextual que se despliega elija crear hipervínculo aquí.
TRABAJE CON HIPERCVÍNCULOS
Una vez que haya creado hipervínculos es posible que desee modificarlo, abrirlo o
eliminarlo. Con este fin, haga clic con el botón secundario sobre el hipervínculo y en el menú
contextual encuentra estas tres opciones:

Ejercicio Nº 1
1) Cree una lista con estos valores:
GRADOS
0
45
90
135
180
225
270
360
2) Seleccione el menú Vista, luego abra el cuadro de lista del botón Macros y seleccione la
opción Grabar macro…
3) Grabe la macro con el nombre: Seno_Coseno.
4) Luego calcule las funciones de SENO Y COSENO de estos valores.
5) Detenga la grabación de la macro.
6) En una hoja nueva ingrese ahora estos otros datos:

GRADOS
0
45
90
135
180
225
270
360
7) Ahora pruebe la macro Seno_Coseno.
8) Realice un gráfico lineal de estas dos últimas series (SENO y COSENO).

APÉNDICE
SOLVER
SOLVER
¿Qué es Solver?
Solver es una herramienta de Excel que permite la optimización en la distribución de

recursos empleando Programación Lineal y No Lineal.
Antes de detallar como se usa la opción Solver es necesario recordar que en Excel
existe la función Buscar Objetivo, como ya hemos visto; esta función es de gran utilidad para
resolver problemas que involucran un valor objetivo exacto y que depende de un único valor
desconocido.
Para los problemas más complejos, se debe usar la función Solver. Esta función puede
manejar problemas que involucran muchas variables y permite ayudar a encontrar las
combinaciones de variables que maximice, minimice u obtenga determinado valor en una celda
objetivo. También permite especificar una o más restricciones que deben cumplirse para que la
solución sea válida.
Como un ejemplo del tipo de problemas que se puede resolver con Solver, imagine
que está planeando una campaña de publicidad para un producto nuevo. Su presupuesto total
son $12.000.000; usted quiere exponer 800 millones de veces por lo menos sus anuncios a los
lectores potenciales; y usted ha decidido poner anuncios en seis publicaciones, llamadas Pub1
a Pub6. Cada publicación alcanza un número diferente de lectores y con pagos en una
proporción diferente por página. (Para mantener este análisis más simple, ignoremos el
problema de posibles descuentos por volumen). Su trabajo es llegar al mayor número de
lectores objetivos posibles, al menor costo bajo las siguientes condiciones adicionales:
 Por lo menos seis anuncios deben existir en cada publicación.
 No más de un tercio del dinero disponible para publicidad deben gastarse en

una publicación.
 Su costo total por poner anuncios en Pub3 y Pub4 no debe exceder

$7.500.000.
Apéndice: Solver 94
Figura 1: Planilla con datos para determinar el número de anuncios publicitarios
Usted podría ser capaz de solucionar este problema sustituyendo muchas alternativas
hasta lograr una respuesta satisfactoria, teniendo el cuidado de respetar las condicionantes
antes definidas, y revisando el impacto de sus cambios en el gasto total. De hecho, eso es lo
que Solver hace por Ud., pero lo hace mucho más rápido, empleando técnicas analíticas para
determinar la solución óptima sin tener que probar cada alternativa posible.
Si la opción Solver no se encuentra visible, vaya al menú Archivo,

seleccione Opciones y luego Complementos, del listado seleccione Solver y
luego realice un clic sobre el botón Ir. Aparece el cuadro de diálogo
Complementos, allí tilde la opción Solver y acepte. Ahora sí, vaya al menú
Datos y la opción Solver estará disponible.
Para usar esta función escoja el comando Solver del menú Datos.
Para definir los parámetros de Solver se deben completar tres secciones: su objetivo
(de acuerdo al ejemplo sería minimizar el gasto total), sus variables o celdas de cambio (en el
ejemplo sería el número de anuncios que se pondrán en cada publicación), y sus restricciones
o limitantes que en el problema se plantean.
Especificando el objetivo
En el cuadro Establecer objetivo, se indica la meta u objetivo a lograr. En este

ejemplo, usted quiere minimizar el costo total, lo que a su vez se complementa en la sección
Para de celda objetivo que en el ejemplo es Mín la elección (figura 2).
Usted puede indicar el lugar en donde está definida la función objetivo ya sea 1)
indicando las coordenadas de una celda, 2) tecleando un nombre que se ha asignado a una
celda, o 3) buscando y seleccionando la celda directamente en la hoja de cálculo. Si usted
asigna un nombre a la celda objetivo, Solver lo utiliza de igual forma en sus informes aun
cuando usted especifica las coordenadas de la celda en lugar de su nombre en la sección
Celda Objetivo.
Si usted no especifica nombres para las celdas, en los informes de Solver se incluyen
nombres basados en los títulos de la columna más cercana y en el texto que encabeza la fila,
pero estos nombres no aparecen en las secciones de la función Solver. Para tener mayor
claridad al leer los resultados, es una buena idea nombrar todas las celdas importantes de su
modelo antes de ejecutar Solver.
En este ejemplo, Ud. quiere que Solver determine en la celda objetivo el menor valor
posible, para lo que se selecciona Min. En otros problemas, usted podría querer maximizar una
celda objetivo a su mayor valor posible seleccionando la opción Max, por ejemplo, si su celda
objetivo expresara ganancias o utilidades. O usted podría querer que Solver encuentre una
solución igual a algún valor particular, en dicho caso usted debe seleccionar en Valor de la
cantidad (o una celda de referencia). (Note que seleccionando la opción Valor de, y
considerando sólo una celda como variable de cambio, sin especificar restricciones, usted
puede usar Solver como función Buscar objetivo).
Usted no tiene que especificar un objetivo. Si usted deja la Celda objetivo en blanco,
pulsando el botón Opciones, y selecciona la opción Mostrar resultado de Iteraciones, usted
puede visualizar paso a paso las combinaciones o iteraciones de celdas de cambio en relación
a las restricciones. Usted puede conseguir una respuesta que respete las restricciones pero no
necesariamente sea la solución óptima.
Figura 2: Parámetros de Solver
Especificando las celdas de cambio (variables de

cambio)
El próximo paso es indicar en Solver cuáles son las celdas de cambio, lo que se señala
en la sección Cambiando las celdas de variables. En el ejemplo de campaña publicitaria, las
celdas cuyos valores pueden ser ajustados son aquellas que especifican el número de
anuncios a ser puesto en cada publicación. Estas celdas quedan en el rango D2:D7 (figura 1).
Como se mencionó anteriormente, se puede proporcionar esta información tecleando las
coordenadas de la celda, indicando el nombre de la celda, o seleccionando las celdas en la
hoja de la planilla. Si las variables no están en celdas adyacentes, usted puede separar las
celdas de cambio (o rangos) con comas. Alternativamente, usted puede pulsar el botón
Estimar, y Solver propone las celdas de cambio más apropiadas de acuerdo a la celda objetivo
especificada.
Usted debe especificar al menos una celda de cambio; de otra forma Solver no tiene
nada que hacer. Si usted especifica una celda objetivo (tal como lo hace en la mayoría de los
casos), debe especificar celdas que están vinculadas; es decir, celdas que en la fórmula de la
celda objetivo dependen en forma prioritaria en su cálculo. Si el valor de la celda objetivo no
depende de las variables o celdas de cambio, Solver no puede resolver nada.
Definiendo las Restricciones
El último paso, especificar las restricciones, es optativo. Para especificar una restricción
pulse el botón Agregar en los Parámetros de Solver (figura 2). La figura 3 muestra en la
cuarta restricción cómo usted expresa la restricción que los gastos totales de publicidad (valor
en celda E8 en el modelo) debe ser menor o igual que el presupuesto total (el valor en celda
G11).
Figura 3: Pulse el botón Agregar en los Parámetros de Solver para agregar restricciones
Como usted puede ver, una restricción contiene tres componentes: una celda de
referencia, un operador de la comparación, y un valor de restricción. Usted especifica la
referencia de la celda en la opción Referencia de la Celda, selecciona un operador de la
comparación de la lista central y especifica el valor de la Restricción en el lado derecho.
Después de especificar una restricción de esta manera, usted puede pulsar el botón Aceptar
para volver a los Parámetros de Solver o pulsar el botón Agregar para especificar otra
restricción.
La figura 4 muestra todos los Parámetros de Solver definidos. Note que las
restricciones se listan en orden alfabético, no necesariamente en el orden en que usted las
definió.
Figura 4: Datos ingresados en Parámetros de Solver
Dos de las restricciones tienen un rango de referencias en el lado izquierdo del

operador de la comparación. La expresión: $D$2:$D$7>=$G$15 define que el valor de cada
celda en D2:D7 debe ser mayor o igual a 6 y la expresión $F$2: $F$7<=$G$14 define que el
valor de cada celda en F2:F7 no debe ser mayor que en 33,33 por ciento. Cada una de estas
expresiones es una manera de simplificar seis restricciones separadas, en sólo una. Si usted
usa este tipo de simplificación, el valor de la restricción en el lado derecho del operador de la
comparación debe ser un rango de las mismas dimensiones que el rango del lado izquierdo,
una referencia de celda simple, o un valor constante.
Después de completar los Parámetros de Solver, pulse el botón Resolver. En la

medida que Solver trabaja, aparecen mensajes en la barra de estado. Solver determina
valores por ensayo en las celdas de cambio, recalcula la planilla y entonces prueba los
resultados.
Comparando el resultado de cada iteración con el de la iteración predecesora, Solver

determina el conjunto de valores que satisfagan el objetivo así como las restricciones.
En el ejemplo de campaña de anuncios, Solver tiene éxito encontrando un valor óptimo

para la celda objetivo considerando todas las restricciones, desplegando el mensaje mostrado
en Figura 5. Los valores desplegados en la planilla de cálculo en ese momento producen la
solución óptima. Usted puede dejar estos valores en la planilla de cálculo seleccionando
Aceptar, o usted puede restaurar los valores que sus variables tenían antes de que usted
activara Solver pulsando el botón Cancelar o seleccionando Restaurar Valores Originales y
luego Aceptar. Usted también tiene la opción de asignar los valores de la solución a un
escenario determinado.
Figura 5: Menú de Resultados de Solver.
Los valores de la solución mostrados en la Figura 6 indican que usted puede mantener
sus costos de campaña de anuncio a un mínimo con 16,69 anuncios en Pub1, 6,0 en Pub 2,
32,9 en Pub3, 53,1 en Pub4, 6,0 en Pub5 y 6,0 en Pub6. Esta combinación de colocaciones
expondrá a su público objetivo a 800 millones de veces (asumiendo que el número de lectores
de las publicaciones son correctos). Desgraciadamente, como no es posible ejecutar una
fracción de un anuncio, la solución no es práctica.

Figura 6: Planilla con resultados preliminares.
Usted puede solucionar el resultado no entero de dos maneras: redondeando, o

agregando nuevas restricciones que obliguen a los resultados a adoptar números enteros. En
la próxima sección se discute la que pasa si usted exige a Solver entregar una solución entera.
Especificando una restricción de números enteros
Para estipular que sus variables de colocación de anuncios se restrinja a números

enteros, usted ejecuta Solver como de costumbre y pulsa el botón Agregar en los Parámetros
de Solver. En Agregar, usted selecciona el rango que contiene sus anuncios de colocación
(D2:D7). Luego, despliega la lista central del cuadro de diálogo y seleccione int. Solver inserta
la palabra entero en la Restricción, tal como se muestra en la Figura 7. Pulse el botón
Aceptar para volver a los Parámetros de Solver.
Figura 7: Limitar las celdas de cambio a Números Enteros

Pulse el botón Resolver en los Parámetros de Solver para ejecutar el problema con la
nueva restricción de números enteros. Ahora logra la solución óptima.
¿Usted necesita Restricciones con Números Enteros?
Al agregar una restricción para números enteros a Solver, puede aumentar

geométricamente la complejidad del problema, pudiendo generarse retrasos posiblemente
inaceptables. El ejemplo discutido en este capítulo es relativamente simple y no toma una
cantidad excesiva de tiempo para la resolución, pero un problema más complejo con
restricción para números enteros podría plantear un desafío mayor para Solver. Ciertos
problemas pueden resolverse sólo usando una restricción para enteros. En particular, las
soluciones enteras son útiles para problemas en los que las variables pueden asumir sólo dos
valores, como 1 ó 0 (si o no), pero usted también puede usar la opción bin (binario) en la
selección de la Restricción.
Guardando y Re utilizando los Parámetros de

Solver
Cuando usted guarda un libro de trabajo después de usar Solver, todos los valores que
usted utiliza en los Parámetros de Solver se graban junto con los datos de la planilla de
cálculo.
Usted no necesita especificar nuevamente el problema si quiere continuar trabajando

en él, durante una sesión posterior de Excel.
Para guardar más de un set de parámetros de Solver en una hoja de cálculo dada,
usted debe usar la opción de Guardar Modelo. Para usar esta opción, siga estos pasos:
1. Elija Solver del menú Datos.

2. Realice un clic sobre el botón Cargar/Guardar del cuadro Parámetros de
Solver
3. Especifique un rango de celdas para el área modelo y luego realice un clic en el
botón Cargar.
4. Si especifica una celda vacía o teclea su referencia, realice un clic en el botón
Guardar. Al especificar una sola celda, Solver pega en un rango el modelo,
empezando en la celda indicada e inserta fórmulas en tantas celdas debajo de él como
sea necesario. (Esté seguro que las celdas debajo de la celda indicada no contienen

datos). Si usted especifica un rango, Solver llena sólo las celdas especificadas de los
parámetros del modelo. Si el rango es demasiado pequeño, alguno de sus parámetros
no se guardan.
5. Para re utilizar los parámetros guardados, pulse el botón
Cargar/Guardar en los Parámetros de Solver y especifique el rango en el que usted
guardó los parámetros de Solver. Usted encontrará más fácilmente al guardar y re
utilizar los parámetros de Solver si asigna un nombre a cada rango del modelo.
Asignando los resultados de Solver a un

Escenario
Una mejor manera de guardar sus parámetros de Solver es salvarlos como un

Escenario empleando Guardar Escenarios. Como usted puede haber notado, el mensaje de
Resultados de Solver mostrado en la Figura 5 incluye la opción Guardar Escenario.
Pulsando este botón activa el Administrador de Escenarios y le permite asignar un nombre al
escenario. Esta opción proporciona una manera excelente para explorar y realizar un análisis
posterior en una variedad de posibles resultados.
Otras opciones de Solver
El botón Opciones de Parámetros de Solver contiene varias alternativas que pueden

necesitar alguna explicación. Con el Tiempo y las Iteraciones, usted le indica a Solver cuán
complejo es trabajar en la solución. Si Solver alcanza el tiempo límite o e número límite de
iteraciones antes de encontrar una solución, el cálculo se detiene y Excel le pregunta si usted
quiere continuar. Las opciones pre definidas son normalmente suficientes para resolver la
mayoría de los problemas, pero si usted no alcanza una solución con estas opciones, usted
puede probar ajustándolas.
La opción Precisión de restricciones, es usada por Solver para determinar lo cercano

que se quiere que los valores de las celdas en donde se ha definido la restricción, estén con los
límites impuestos en dicha restricción. El valor máximo es 1, lo que representa la precisión más
baja. Especificando un valor menor que la cifra por defecto 0,000001, origina mayores tiempos
en lograr la solución.

Figura 8: Opciones del cuatro Parámetros de Solver
La opción de mostrar los resultados de la

Iteraciones
Si usted está interesado en explorar muchas combinaciones de sus celdas de cambio,

en lugar de sólo la combinación que produce el resultado óptimo, usted puede obtener ventajas
al revisar los Resultados de las Iteraciones. Simplemente seleccione la opción Mostrar
Resultado de Iteraciones en las Opciones de Solver (figura 8). Después de cada iteración,
puede guardar el resultado en un escenario, continuando con la próxima iteración.
Usted debe estar consciente que cuando usted usa Mostrar Resultado de
Iteraciones, Solver hace una pausa en soluciones que no cumplen todas sus restricciones así
como para soluciones sub óptimas.

Generando Informes
Además de insertar valores óptimos en las celdas de cambio de su problema, Solver

puede resumir sus resultados en tres informes: Responder, Confidencialidad y Límites. Para
generar uno o más informes, seleccione los nombres de los informes en la opción de la Figura
5. Seleccione los informes que usted quiere y entonces pulse el botón Aceptar. (Empleando la
tecla Ctrl puede seleccionar más de uno). Cada informe se guarda en una hoja de cálculo
separado en el libro de trabajo actual, con la etiqueta identificada con el nombre del informe.
Ejercicio N° 1
Planificación del horario para el personal de un parque de diversiones.
Usted debe obtener la cantidad óptima de empleados del parque, de manera tal, que se
cuente siempre con el suficiente personal al MENOR COSTO SEMANAL, teniendo en cuenta
que:
a) Cada empleado tiene 2 francos semanales consecutivos.
b) La cantidad de empleados por día no puede ser inferior a la cantidad mínima
de empleados por día.
c) La cantidad de empleados debe ser positiva y entera.
Para ello cuenta con los siguientes datos:
Sueldo por empleado por semana $40,00

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Cursos de

Este material fue desarrollado por docentes e investigadores del departamento

Cr. José Luis González

Actualización a versión 2010

En la pantalla de Excel 2010 se pueden encontrar algunos elementos que son

Barra de títulos. Barra de Menú.

Barra de estado. Vista de página.

Los elementos de una hoja de Excel

La estructura principal que utiliza Excel para organizar la información, es un

Esta área de trabajo consta de 1.048.576 filas, que se identifican con un

Entorno de trabajo de las hojas de cálculo 1

continúa con la combinación de letras AA, AB y así sucesivamente) y se ubica en forma

Cada intersección de una columna con una fila se denomina celda y se la

Excel utiliza para el almacenamiento de sus hojas de cálculo un tipo especial de

Celda Activa. Columnas.

2 Entorno de trabajo de las hojas de cálculo

TIPOS DE ENTRADAS DE DATOS

Existen tres tipos de entradas:

 Rótulos o Títulos: también llamados texto o alfanuméricos. No pueden

 Valores: pueden ser fechas, horas o números.

 Fechas y Horas: aunque es posible mostrar las fechas y horas

 Números: el formato de una celda donde se ingresa un número,

 Fórmulas: pueden construirse usando valores, direcciones de celdas o

Entorno de trabajo de las hojas de cálculo 3

Para introducir una fecha es necesario hacerlo en forma completa, es decir, el

Puede introducir una fecha de distintas maneras, por ejemplo:

Excel las ingresa en un formato predeterminado, utilizando 2 cifras para el día y

Ahora ingresaremos la fecha en nuestra tabla:

1. Active la celda F2.

Si desea, puede cambiar el formato de la fecha, para ello:

1. Seleccione la Columna F, pulsando sobre el encabezado (como se muestra en el

4 Entorno de trabajo de las hojas de cálculo

Haga clic con el

Cómo seleccionar una columna

Entorno de trabajo de las hojas de cálculo 5

Formatos de fecha disponibles

3. Seleccione la solapa Número y haga un clic en la categoría Fecha. Excel muestra en

Fecha modificada con el

6 Entorno de trabajo de las hojas de cálculo

Ahora en la tabla se presenta la fecha con el nuevo formato.

Creación de Formatos Personalizados de Fecha

Se pueden crear formatos personalizados como complemento a los formatos

Aquí le proporcionamos algunos códigos de formato que se pueden emplear

Veamos un ejemplo completo: si necesita ingresar “martes, 04 de enero de

Entorno de trabajo de las hojas de cálculo 7

1. Seleccione la celda que contiene la fecha (siguiendo el ejemplo, celda F4).

Formato de celda con la categoría Personalizada

8 Entorno de trabajo de las hojas de cálculo

Cómo trabajar con Fechas

Entre el repertorio de funciones provistas por Excel, figuran las llamadas

La más simple de las funciones de fecha es la función:

2. Ahora en la celda A3 escriba esta fórmula:

El resultado será otra fecha. La fecha correspondiente a 30 días a partir de hoy.

Entorno de trabajo de las hojas de cálculo 9

En los cálculos, las fechas representan “cantidad de días”.

4. En la columna D debe calcular la diferencia entre las fechas indicadas en las

10 Entorno de trabajo de las hojas de cálculo

Utilizando “referencias” es posible generar una única fórmula, que puede

 Identifican celdas o grupos de celdas en una hoja de cálculo.