Universidad Politécnica Salesiana

Santiago Angamarca, [email protected]

Cuenca, 15 de julio del 2020
Trabajo de optativa III

Capítulo 12
Gestión de las adquisiciones

la Gestión de las Adquisiciones incluye los procesos de dirección de Proyectos relacionados con la
compra o adquisición de los productos, servicios o resultados, que es necesario obtener fuera del
equipo del Proyecto, ya que no somos capaces de generarlos dentro del propio Proyecto [1].

El director del proyecto no necesita ser un experto en adquisiciones, pero por lo menos debe:

 Colaborar en la adecuación del contrato a las necesidades del proyecto.

 Asegurar que el contrato incluya todos los requisitos del proyecto.
 Incorporar acciones de mitigación de riesgos en el contrato.
 Comprender todos los términos del contrato.
 Participar en la negociación del contrato para cuidar la relación con el vendedor
 Administrar el contrato y sus cambios

Razones para comprar:

 Los estudios de costos indican que es más barato comprar que hacer.
 No se dispone de espacio, de equipo, de tiempo o de habilidad.
 Se desea que otro encare las demandas estacionales, cíclicas o arriesgadas del mercado.
 La necesidad de técnicas o de equipo especial, hace que sea más lógico comprar.
 Es aconsejable que los ejecutivos del proyecto se concentren en su especialidad.

Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluyen los siguientes:

Proceso para planificar la gestion de adquisiciones

Es el proceso de documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificando la forma de

hacerlo e identificando los posibles vendedores [2].
 Entradas

 Plan para la Dirección del Proyecto

Describe la necesidad, la justificación, los requisitos y los límites actuales del proyecto. Incluye,
entre otros, el contenido de la línea base del alcance.

 Documentación de Requisitos

Contiene información importante sobre los requisitos del proyecto, que se considerará durante la
planificación de las adquisiciones, y requisitos con implicaciones contractuales y legales.

 Registro de Riesgos
 Recursos Requeridos para las Actividades

Contienen información sobre necesidades específicas relacionadas a las actividades del proyecto.

 Cronograma del Proyecto

El cronograma del proyecto contiene información sobre duraciones requeridas o fechas exigidas
relativas a los entregables.

 Estimación de Costos de la Actividad

Se utilizan para evaluar cuán razonables son las ofertas y propuestas recibidas de los vendedores
potenciales.

 Registro de Interesados

Proporciona detalles relacionados con los interesados.

 Factores ambientales de la Empresa

Las condiciones del mercado; los productos, servicios y resultados disponibles en el mercado; los
proveedores, incluyendo el desempeño pasado o su reputación.

 Activos de los procesos de la organización.

Tipo de contrato.

Herramientas y técnicas

 Análisis de Hacer o Comprar

Es una técnica general de gestión utilizada para determinar si un trabajo particular puede ser
realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido de fuentes
externas.

 Juicio de Expertos

Se puede utilizar para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán en la evaluación de las
propuestas de los vendedores.

 Investigación de Mercado

Los equipos de adquisiciones pueden hacer uso de la información obtenida en conferencias,

reseñas en línea y una diversidad de fuentes para identificar las capacidades del mercado.

 Reuniones

Salidas

 Plan de Gestión de las Adquisiciones

En ese plan se debe dar respuesta, entre otros, a los siguientes interrogantes:

 ¿Qué garantías existen si no se cumple el contrato?

 ¿Cuáles son los proveedores precalificados?
 ¿Cuáles son las métricas para evaluar a los proveedores?

 Enunciado del Trabajo de las adquisiciones

Incluye el alcance detallado de los productos que van a adquirirse con el contrato para que el
vendedor evalúe si podrá realizar dicho aprovisionamiento.

 Documentos de la Adquisición

Los documentos de las adquisiciones se utilizan para solicitar propuestas a posibles vendedores.

 Invitación a Licitación

Se presenta un precio general por toda la propuesta.

 Solicitud de Propuesta
Se analiza el precio, suele ser muy importante la propuesta técnica y las capacidades de cada
oferente.

 Solicitud de Cotización

Se piden datos de los vendedores y del producto que ofrecen.

 Criterios de Selección de Proveedores

Se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud de adquisiciones. Se utilizan

para calificar o evaluar las propuestas.

 Decisiones de Hacer o Comprar

Decisión sobre si un determinado trabajo puede ser realizado de manera satisfactoria por el
equipo del proyecto o debe ser adquirido de fuentes externas.

 Solicitudes de Cambio
 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Efectuar las adquisiciones

Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato

[2].

Entradas

 Plan de Gestión de las Adquisiciones

Describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición.

  Documentación de la adquisición

Proporcionan un registro de auditoría para contratos y otros acuerdos.

 Criterios de selección de proveedores

Pueden incluir información sobre las habilidades requeridas del proveedor, sus capacidades, las
fechas de entrega, el costo del producto, entre otros.

 Propuesta de los vendedores

Información básica que será utilizada por un organismo de evaluación a fin de seleccionar uno o
más vendedores.

 Documentos del proyecto

Incluyen las decisiones contractuales relativas a los riesgos.

 Decisiones de hacer o comprar

Decisión de contratar o no algún servicio y considerando un impacto positivo para el proyecto.

 Enunciados del trabajo relativo a adquisiciones

 Activos de los procesos de la organización

Incluyen: listados de vendedores posibles y previamente calificados; información relativa a

experiencias pasadas relevantes con los vendedores, acuerdos.

Herramientas y técnicas

 Conferencia de oferentes

Reuniones entre el comprador y todos los posibles vendedores que se celebran antes de la
presentación de ofertas o propuestas. Colocar la documentación a disposición de todos los
vendedores y responder a las dudas que surjan.

 Técnicas de evaluación de propuestas

Para adquisiciones complejas, con criterios de ponderación definidos previamente, se definirá un

proceso formal de revisión de la evaluación.

 Estimaciones Independientes

El comprador realiza sus propias estimaciones de costo para comparar contra las propuestas
enviadas por los vendedores y obtener valores aproximados.

 Juicio de Expertos

Se debe tomar en cuenta la pericia de los individuos o grupos que tengan conocimientos
especializados o capacitación en temas como evaluación de propuestas, negociación, finanzas, etc.

 Técnicas Analíticas
Investigar sobre las capacidades de los proveedores para la provisión de los bienes y servicios en
tiempo y forma.

 Negociación de Adquisiciones

Debería perseguir el objetivo de conseguir un precio justo y razonable para desarrollar una buena
relación con el vendedor. La negociación debería terminar en un contrato ganar-ganar.

Salidas

 Vendedores seleccionados

En función del resultado de la evaluación de la propuesta u oferta, se ha establecido que se

encuentran en un rango competitivo.

 Acuerdos

Cada vendedor seleccionado se le adjudica convenios, contratos, subcontratos u órdenes de

compra.

 Calendarios de Recursos

Documentar la cantidad y disponibilidad de los recursos contratados, las fechas en las que cada
recurso específico puede estar activo o inactivo.

 Solicitudes de cambio

Son procesadas para su análisis y resolución mediante el proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios.

 Actualizaciones al Plan para la Dirección

Entre otros la línea base de costos, la línea base del alcance, la línea base del cronograma, el plan
de gestión de las comunicaciones y el plan de gestión de las adquisiciones.

 Actualizaciones a los documentos

Controlar las adquisiciones

Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos

y efectuar cambios y correcciones al contrato según corresponda [2].
 Entradas

 Plan para la Dirección del Proyecto

Describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición.

 Documentación de la Adquisición

Contienen registros completos de apoyo para administrar los procesos de adquisición.

 Acuerdos
 Solicitudes de cambio aprobadas

Pueden incluir modificaciones a los términos y condiciones del contrato.

 Informes de Desempeño del Trabajo

Información de desempeño del trabajo que indican qué entregables han sido completados y cuáles
no.

 Datos de Desempeño del Trabajo

Incluyen: (1) el grado de cumplimiento de los estándares de calidad, (2) los costos incurridos o
comprometidos y (3) la identificación de las facturas del vendedor que han sido pagadas.

Herramientas y técnicas

 Sistema de Control de Cambios del Contrato

Dejar documentado en qué casos, cómo, cuándo y quiénes pueden modificar el contrato.

 Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones

Evaluar si el vendedor cumplió con el alcance, la calidad, los costos y el cronograma según los
términos de referencia del contrato.
  Inspecciones y Auditorías

Solicitadas por el comprador y respaldadas por el vendedor según se especifica en el contrato.

 Informes de Desempeño

Proporcionan a la dirección información sobre la efectividad del vendedor en el logro de objetivos

contractuales.

 Sistemas de Pago

Revisiones y aprobaciones de los pagos a proveedores.

 Administración de Reclamaciones

Gestionar incidentes, reclamos, impugnaciones y apelaciones cuando las partes no están de

acuerdo en algún ítem contractual y su respectivo pago.

 Sistema de Gestión de Registros

Parte del Sistema de Información para la DP.

Salidas

 Información de Desempeño del Trabajo

Incluye la información de desempeño del trabajo incluye informar sobre el cumplimiento de los
contratos, lo que proporciona a las organizaciones compradoras un mecanismo para el
seguimiento de entregables específicos esperados y recibidos del proveedor.

 Solicitudes de Cambio

Los cambios solicitados, pero no resueltos pueden incluir instrucciones proporcionadas por el
comprador o medidas adoptadas por el vendedor, que la otra parte considere un cambio
constructivo en el contrato

 Actualizaciones al Plan para la Dirección de Proyectos

Plan de gestión de las adquisiciones, Línea base del cronograma, la Línea base del costo, entre
otros.

 Actualizaciones a los documentos del Proyecto

Los documentos pueden actualizarse producto de un resultado de llevar acabo este proceso
donde se pueden incluir un registro de lecciones aprendidas, requisitos de recursos, registros de
riesgos y un registro de interesados.

 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Los activos pueden actualizarse como resultado del proceso y pueden incluir cronogramas y
solicitudes de pago, documentación de la evaluación de desempeño del vendedor, actualización
de lista de vendedores precalificados, repositorio de lecciones aprendidas y archivo de adquisición.
 Capítulo 13
Gestión de los interesados

La gestión de los interesados pretende establecer un sistema eficaz para manejar la comunicación
con todos los interesados del Proyecto. Se consigue comprender sus necesidades y expectativas,
respetar sus legítimos intereses sobre el Proyecto y abordar cualquier incidente o conflicto en el
momento en que se presente [3].

 Identificar los interesados

 Planificar la gestión de los interesados

Técnicas analíticas de interesados

 Gestionar la participación de los interesados

 Controlar la participación de los interesados

Bibliografía
[1] O. Busio and O. Busio, "Planificar la gestión de las adquisiciones - TodoPMP", TodoPMP, 2020.
[Online]. Available: https://todopmp.com/planificar-la-gestion-de-las-adquisiciones/. [Accessed: 15-
Jul- 2020].

[2] D. Guerrero, "ADQUISICIONES DEL PROYECTO", Piura, 2016

[3] "Los stakeholders del Proyecto PMBoK", MDAP, 2020. [Online]. Available: https://uv-
mdap.com/programa-desarrollado/bloque-ii-certificacion-pmp-pmi/gestion-de-los-interesados-del-
proyecto-pmp-pmi/. [Accessed: 15- Jul- 2020].