Administracion Documental en El Entorno Laboral

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
Evidencia # 3
“Informe administración documental”
Presentado por:
Ines Andrea Pastás Aza
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA - 2020
INTRODUCCION
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión

documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
El informe de administración se redacta con el fin de dar la importancia de un buen
manejo archivístico de las comunicaciones oficiales, ya que esto permite facilitar la
búsqueda y el acceso rápido de los documentos ya que si no se tienen
clasificados sería una tarea monótona y que llevaría demasiado tiempo lo cual
representa un aumento significativo de costos para cualquier entidad natural o
jurídica, adicionalmente una buena administración documental genera una buena
toma de decisiones.
OBJETIVOS
 Adquirir mayor conocimiento sobre la administración documental en el
entorno laboral, con relación a la importancia de informe del paso a paso
para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco
documentos de diferente contexto.
 Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones
básicas para el manejo de documentos tales como recepción o radicación,
registros y distribución o embalaje.
1) Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales

externas recibidas
El proceso de recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple con la
tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la
normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de
los documentos como parte integral del Programa de gestión documental.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la
recepción del documento, su radicación y finalmente el registro.
Su función es la de recibir correspondencia remitida por entidades naturales o
jurídicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos.
 La comunicación está dirigida a la empresa o funcionario.
 El sobre debe estar correctamente marcado.
Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación

personal. Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y
medios, tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo
electrónico, entre otros. Se debe verificar que la documentación que se recibe esta
completa, firmada, contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remite,
dirección de respuesta, y se encuentra en buen estado.
Apertura: Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no

dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos. Una vez extraído el documento
del sobre se lee con el fin de:
 Comprobar fechas de elaboración y recibido.

 Revisar que este firmado, verificar anexos.
En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos

correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir
firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de
proceder a una respectiva investigación.
2) Registro y radicación
Después de recibir las comunicaciones oficiales en ventanilla única, se ingresan

todas las comunicaciones producidas o recibidas, al sistema de SGD (Sistema de
gestión documental de la empresa).
Se registran los siguientes datos:

 Fecha
 Nombre del remitente
 Dirección, teléfono y correo electrónico
 Funcionario destinatario, dependencia y si lleva copia a otra
dependencia
 Asunto
 Numero de anexos
3) Radicación e impresión de rotulo
Según ICONTEC 2009, en la guía técnica colombiana, el espacio para colocar el

sello radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la
zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del documento. Al registrar
las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a escanear el
documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón de radicar, el
aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del documento.
Enseguida se imprime el rotulo con el número de la radiación asignado por el
aplicativo. Este rotulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
entidad, (SGD), se hace con el fin de velar por la transparencia de la actuación
administrativa asignada en estricto orden de recepción de los documentos. Al
comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continúa,
iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al
cierre de labores administrativas de la institución, al finalizar el año.
4) Distribución o reparto
El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto

hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite
correspondiente. El funcionario de la ventanilla única, recibe, clasifica las
comunicaciones externas en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato de comunicaciones externas

recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para
que proceda a su distribución. El mensajero interno o patinador recoge la
correspondencia en el casillero, verificando que los datos de la planilla de relación
de correspondencia coincidan con la correspondencia física, organiza la
correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “Relación de copias” con
las copias que debe entregar en el recorrido, hace el recorrido. El mensajero hace
entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el formato de
verificación y control del recibido.
5) Comunicaciones oficiales vía Fax
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo

en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las
tablas de retención documental, para su radicación en la ventanilla única. Cuando
se recibe un fax en la ventanilla única dirigido a un funcionario de la Institución, se
escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y
conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que
para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la dependencia
respectiva.
6) Memorandos
Este deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a
menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un
trámite legal o administrativo. Después de enviado el documento por el aplicativo
SGD, si es requerido en forma física por el destinatario y para confirmar su recibo,
se envía con el mensajero interno junto con el formato comunicaciones internas
despachadas, relacionando en el asunto, el número de radicación generado por el
SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento. El destinatario
recibe el documento físico o electrónicamente y debe firmar el formato antes
mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del
envió.
7) Peticiones, quejas y reclamos
Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para

tal efecto y deben contener la siguiente información.

 Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
 Nombre completo del solicitante o su representante.
 Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la
respuesta del peticionario y/o apoderado.
 Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF
 La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
 La firma del peticionario y/o apoderado.
Recibida la PQRSF en la dependencia competente en el funcionario encargado

verificara el cumplimiento de los requisitos señalados conforme al principio de
celeridad que rige las empresas de nuestro país, los documentos deben ser
tramitados en el menor tiempo posible.
 Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

 Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
 Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
 Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
 Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
 Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
Procedimiento
 La dependencia recibe el documento a través de la ventanilla

única o de otra dependencia.
 Todas las PQRSF (peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y
felicitaciones) deben atenderse, en los términos definidos
anteriormente.
 Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la
dependencia entrega el documento al funcionario competente
para que proceda con las respectivas anotaciones de
chequeo y control.
 El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los
tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y
entrega al Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y
procede a firmarla.
 Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la
información.
 El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución
y envío de documentos externos o internos según sea requerimiento.
 Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la
serie correspondiente.
8) Correo electrónico
La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o

documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes
medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo electrónico. La receptora
verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la entidad haya
regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la planilla de
control de comunicaciones internas en el documento señalando datos como él
(nombre y código de la dependencia remitente, número de radicación, fecha y
hora de recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo
de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad
haya regulado en procedimientos vigentes. Se hace entrega de los documentos
con sus respectivos anexos si los hay a la dependencia destinataria. La
dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de
recibido.
Web grafía:
 Manual de procesos de gestión documental.
 https://www.javeriana.edu.co/documents/17504/3422918/SC-
OD+Anexos+redise%C3%B1o+de+procesos+de+gesti
%C3%B3n+documental/59b530ed-b2bb-4e0d-8887-
921a0cf2c0a9?version=1.2
 https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Fin
anzas/51130033/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_3/docs/pdf.
pdf
 https://es.slideshare.net/Juanluissemilla/gestion-documental-ii
 https://www.youtube.com/watch?v=ST5T3Ds8EB0
 http://normasgtc185.blogspot.com/
 https://es.slideshare.net/natalymoreno08/acuerdo-060-01-

admon-comunicaciones-oficiales

Administracion Documental en El Entorno Laboral

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Administracion Documental en El Entorno Laboral

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Administracion Documental en El Entorno Laboral

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión

1) Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales

Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación

Apertura: Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no

 Comprobar fechas de elaboración y recibido.

En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos

Después de recibir las comunicaciones oficiales en ventanilla única, se ingresan

Se registran los siguientes datos:

3) Radicación e impresión de rotulo

Según ICONTEC 2009, en la guía técnica colombiana, el espacio para colocar el

El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto

Relaciona estas comunicaciones en el formato de comunicaciones externas

5) Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo

7) Peticiones, quejas y reclamos

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para

Recibida la PQRSF en la dependencia competente en el funcionario encargado

 Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

 La dependencia recibe el documento a través de la ventanilla

La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o

También podría gustarte