Sistemas Automatizados para

gestión de mantenimiento
Introducción a las bases de datos
 Qué es una base de datos
• Una base de datos o banco de datos es un
conjunto de datos pertenecientes a un mismo
contexto y almacenados sistemáticamente
para su posterior uso.

• Actualmente,la mayoría de las bases de datos

están en formato digital.
 Qué es una base de datos

• Existen programas denominados sistemas gestores de

bases de datos, abreviado DBMS, que permiten
almacenar y posteriormente acceder a los datos de
forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos
DBMS, así como su utilización y administración, se
estudian dentro del ámbito de la informática.

• Las aplicaciones más usuales son para la gestión de

empresas e instituciones públicas; También son
ampliamente utilizadas en entornos científicos con el
objeto de almacenar la información experimental.
Sistemas Computarizado de Gestión
de Mantenimiento
CMMS
 Qué es un CMMS?
• Es una herramienta software que ayuda en la
gestión de los servicios de mantenimiento de una
empresa.
• Básicamente es una base de datos que contiene
información sobre la empresa y sus operaciones
de mantenimiento.
• Esta información sirve para que todas las tareas
de mantenimiento se realicen de forma más
segura y eficaz. También se emplea como
herramienta de gestión para la toma de
decisiones.
 Qué es un CMMS?
• Son utilizadas por cualquier organización que
necesite gestionar el mantenimiento de sus
equipos, activos y propiedades.
• Algunas de las soluciones existentes están
enfocadas a mercados específicos
(mantenimiento de flotas de vehículos,
infraestructuras sanitarias, etc.) aunque
también existen productos que enfocados a
un mercado general.
 Qué es un CMMS?
• Ofrecen una amplia variedad de funcionalidades,
dependiendo de las necesidades de cada
organización, existiendo en el mercado un gran
rango de precios.
• Puede ser tanto accesible vía web, mientras que
la aplicación se encuentra alojada en los
servidores de la empresa que vende el producto
o de un proveedor de servicios TI o accesible vía
LAN si la empresa adquisidora del producto lo
aloja en su propio servidor.
 Módulos

Órdenes de trabajo
• Asignación de recursos humanos
• Reserva de material
• Costes
• Seguimiento de información relevante como
causa del problema, duración del fallo y
recomendaciones para acciones futuras.
 Módulos
Mantenimiento preventivo
• Seguimiento de las tareas de mantenimiento
• Creación de instrucciones paso a paso o
checklists
• Lista de materiales necesarios y otros detalles.
• Programación de procesos de mantenimiento
automáticamente basándose en agendas o la
lectura de diferentes parámetros.
 Módulos
Gestión de activos
• Registro referente a los equipos y propiedades
de la organización
• Detalles, información sobre garantías,
contrato de servicio, partes de repuesto y
cualquier otro parámetro que pueda ser de
ayuda para la gestión.
• Generar parámetros como los índices de
estado de las infraestructuras.
 Módulos
Recursos Humanos
• Establece el control y gestión de los Recursos
Humanos del Área o servicio de
Mantenimiento.
• Pueden ser establecidos como Competencias
Laborales Necesarias vs. Existentes.
 Módulos
Control de Inventarios
• Gestión de partes de repuesto, herramientas y
otros materiales incluyendo la reserva de
materiales para trabajos determinados
• Registro del almacenaje de los materiales
• Previsión de adquisición de nuevos materiales,
etc.
 Módulos
Seguridad
• Gestión de los permisos y documentación
necesaria para cumplir la normativa de
seguridad.
• Accesos restringidos, riesgo eléctrico o
aislamiento de productos y materiales o
información sobre riesgos, entre otros.
 Funciones

• La entrada, salvaguarda y gestión de toda la información

relacionada con el mantenimiento de forma que pueda ser
accesible en cualquier momento de uno u otro modo.

• Planificación y control del mantenimiento, incluyendo las

herramientas necesarias para realizar esta labor de forma
sencilla.

• Suministro de información procesada y tabulada de forma

que pueda emplearse en la evaluación de resultados y
servir de base para la correcta toma de decisiones.
 Beneficios

• Optimización de los recursos

– Laborales: Mejora de la planificación, seguimiento y
aplicación.
– Materiales: Mayor disponibilidad, disminución de
existencias, fácil localización.
• Mejoras en la calidad y productividad de la
organización.
• Disminución de los tiempos de paro en
elementos productivos. Mayor fiabilidad y
disponibilidad.
 Beneficios

• Información actualizada, inmediata de todos los

componentes del proceso.
• Mejora de los procesos de actuación
establecidos.
• Posibilidad de realizar estudios y anticipar cargas
de trabajo o consumo de piezas.
• Conocimiento inmediato de los gastos originados
por cualquiera de los elementos controlados.
 Beneficios
• Ajuste de los planes de mantenimiento a las
características reales.
• Trazabilidad del equipamiento.
• Posibilidad de implementar cualquiera de las
metodologías de mantenimiento existentes.
• Mejor control de actividades subcontratadas.
• En general el control de cualquiera de los
procesos implicados en el mantenimiento.
Ejemplos de CMMS
ManWinWin
MP
 Ejemplo

Software SMACOR
Prof. Ernesto B. Rodríguez Denis, DrC.
[email protected]
Expediente del
Equipo
Sistema de Mantenimiento Asistido
por Computadora Orientado a
Riesgos
 CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS

• Normativas NFPA, JCAHO.

• Gestión de las órdenes de
• Nomenclatura ECRI. trabajo preventivas.
• Determinación de la • Gestión de las órdenes de
prioridad. trabajo correctivas.
• Cálculo del tiempo medio • Reportes de indicadores
entre fallos. "Benchmarking".
• Planificación del • Cálculo de costos.
mantenimiento
• Análisis de productividad.
preventivo.
• Historial de incidencias.
DETERMINACIÓN DE LA PRIORIDAD
 PLANIFICACIÓN DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO

• Nivel de prioridad.
• Procedimientos.
• Materiales, accesorios, piezas de repuesto, herramientas y
equipos.
• Nivel de calificación del especialista.
• Ciclo de mantenimiento y frecuencia de las actividades.
• Tiempo de las intervenciones.
CICLO DE MANTENIMIENTO Y FRECUENCIA DE
LAS ACTIVIDADES POR EQUIPO
GESTIÓN DE LAS ÓRDENES DE TRABAJO
PREVENTIVAS.
GESTIÓN DE LAS ÓRDENES DE TRABAJO
CORRECTIVAS.
 REPORTES DE INDICADORES
“BENCHMARKING”

Mantenimiento preventivo:

• Cantidad de • Consumo de piezas y

Intervenciones. otros.
• Tiempo promedio de • Cumplimiento del Plan.
respuesta . • Costos .
• Duración de las • Tiempo de cambio de
Intervenciones. estado promedio.
• Costos.
 REPORTES DE INDICADORES
“BENCHMARKING”
Mantenimiento correctivo:
• Cantidad de • Consumo de Piezas y
Intervenciones. otros.
• Duración de las • Equipos fuera de Servicio.
Intervenciones. • Cumplimiento del
• Tiempo Promedio de Mantenimiento Correctivo.
respuesta.
• Costos.
• Horas totales de
Correctivo. • Tiempo de Cambio de
Estado Promedio.
 REPORTES DE INDICADORES
“BENCHMARKING”
Generales:

• Disponibilidad. • Utilización del parque

de equipos.
• Equipos fuera de
servicio. • Estado de las
órdenes.
• Utilización técnica.
• Costos.
• Solicitudes
verdaderas. • Tiempo de cambio de
estado promedio.
 CÁLCULO DE COSTOS

Se realiza un cálculo de los costos teniendo en

cuenta el salario y el consumo de tiempo en las
actividades de mantenimiento, contra los gastos
de materiales, herramientas, accesorios, partes y
componentes, equipos, contrataciones externas,
costo de los servicios, etc.
Abarca tres niveles de interés: por equipo, centro
de costo y de la organización.
NIVELES DE INFORMACIÓN PARA LOS
REPORTES
 CÁLCULOS GENERALES

• Disponibilidad.
• Equipos fuera de servicio.
• Utilización técnica.
• Solicitudes verdaderas.
• Utilización del parque de equipos.
• Estado de las órdenes.
• Costos.
• Tiempo de cambio de estado promedio.
EQUIPOS FUERA
DE SERVICIO

SOLICITUDES
VERDADERAS
COSTOS
 ANÁLISIS DE PRODUCTIVIDAD
Se calcula la
productividad por
Sumatoria de tiempos reales para relizar un grupo de tareas
Productividad =
Sumatoria de los tiempos normados para realizar el mismo grupo de tareas

especialistas y
para el
departamento de
Ingeniería Clínica,
brinda un reporte
por: especialista,
por meses del año,
y por períodos de
diferentes años.
HISTORIAL DE INCIDENCIAS
 Mantenimiento del Hospital

• Mantenimiento del Equipo Médico

• Mantenimiento del equipo y redes
hospitalarias
• Mantenimiento del equipo y redes
auxiliares
• Mantenimiento de la Arquitectura y Planta
Física
• Efecto del Mantenimiento
sobre la vida útil y la
capacidad operativa de la
infraestructura física del
Hospital.
 Ejemplo
Desarrollo de software de gestión de
mantenimiento para clínica farallones
Jenny Andrea Espinosa
Andres Mauricio Gonzalez
 INTRODUCCION

• La correcta planificación del tiempo es de esencial

importancia en el departamento de mantenimiento de una
clínica.

• En el presente trabajo se plantea un modelo de plan de

mantenimiento anual para la Clínica Farallones S.A.

• Así mismo se ha desarrollado un software de gestión para el

manejo de inventario, personal, ordenes e historial.
 OBJETIVOS

• Desarrollar un software de gestión que permita mayor

eficiencia y eficacia en los procesos del departamento de
mantenimiento de la clínica.

• Desarrollar un plan de Mantenimiento Preventivo para cada

uno de los equipos médicos y no médicos presentes en la
clínica.

• Diseñar los procedimientos de mantenimiento preventivo de

los equipos biomédicos incluidos en el plan de mantenimiento
anual.
 ETAPAS DEL PROYECTO

• Organización del inventario.

• Clasificación por prioridades
• Elaboración Plan de Mantenimiento y Protocolos.
• Ambientación en el sistema de mantenimiento de la clínica.
• Diseño del Software
• Programación.
• Pruebas de funcionamiento.
EL PLAN DE MANTENIMIENTO
 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

• Inspecciona los equipos y detecta las fallas en su fase inicial

para corregirlas en el momento oportuno.
• Prevé las fallas en sistemas de infraestructura, equipos e
instalaciones productivas.
• Ayuda a obtener experiencia en la determinación de causas
de las fallas repetitivas o del tiempo de operación seguro de
un equipo, así como a definir puntos débiles de instalaciones,
máquinas, etc.
 VENTAJAS DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO

• Los equipos operan en mejores condiciones, ya que se conoce

su estado, y su funcionamiento.
• Disminución del tiempo de parada de equipos y máquinas.
• Mayor duración, de los equipos e instalaciones.
• Disminución de existencias en Almacén y, por lo tanto de
costos.
• Uniformidad en la carga de trabajo para el personal de
Mantenimiento.
• Menor costo de las reparaciones.
 MANTENIMIENTO PREDICTIVO

• Pronostica el punto futuro de falla de un componente de una

maquina

• Minimiza el tiempo muerto del equipo y maximiza el tiempo

de vida del componente.

• Utiliza instrumentos de diagnóstico, aparatos y pruebas no

destructivas.
 VENTAJAS DEL MANTENIMIENTO PREDICTIVO

• Reduce los tiempos de parada.

• Permite seguir la evolución de un defecto en el tiempo.
• Optimiza la gestión del personal de mantenimiento.
• Facilita el análisis de las averías.
• Permite el análisis estadístico del sistema.
 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

• Reparación y restauración de los equipos que han fallado o

funcionan mal.

• Generalmente se orienta a un grupo definido de equipos que

se mantienen operando hasta la falla. Este grupo de equipos
no son influyentes en la seguridad y fiabilidad de la
instalación.
 CARACTERÍSTICAS PLAN DE MANTENIMIENTO ACTUAL

• Programación de mantenimientos preventivos semestral, sin

clasificación por nivel de prioridades.

• Un solo formulario de mantenimiento general, sin

instrucciones detalladas del procedimiento a seguir.
 PROTOCOLO DE
MANTENIMIENTO
ACTUAL
 MEJORAS AL PLAN DE MANTENIMIENTO

• Clasificación según prioridad, teniendo en cuenta función,

aplicación clínica y condiciones de mantenimiento.

• Protocolos detallados para cada tipo de equipo.

• Mantenimiento preventivo con consideraciones sobre la

correcta distribución del tiempo de trabajo.
 PASOS PARA EL PLAN DE MANTENIMIENTO

1. INVENTARIO ACTUALIZADO
2. DETERMINAR NIVEL DE RIESGO
3. DEFINIR INVENTARIO DE MANTENIMIENTO
4. PROCEDIMIENTOS
5. FRECUENCIA
6. TIEMPO IPM
7. PLAN DE MANTENIMIENTO
EL SOFTWARE DE GESTIÓN
 CARACTERÍSTICAS DEL SOFTWARE ACTUAL

• Desarrollado en Microsoft Access

• Almacenamiento de información de contratistas,
proveedores, equipos y empleados
• Elaboración de órdenes de servicio.
• Gestión de hojas de vida de los equipos.
• Clasificación de prioridades de los equipos según nivel de
riesgo simple.
 DESVENTAJAS DEL SOFTWARE ACTUAL

• Búsqueda de información ineficiente

• El formulario de presupuesto realiza de manera manual.
• La información de proveedores se encuentra combinada con
la de empleados.
• La información puede ser alterada en cualquier momento de
manera accidental, arruinando registros previos.
 REQUERIMIENTOS DEL SOFTWARE

No. REQUERIMIENTO IMP

1 Formulario de ingreso de empleados 5
2 Listado de empleados que incluya sistema de 5
búsqueda
3 Control de horas por empleados 4
4 Formulario de ingreso de empresas 5
5 Listado de empresas que incluya sistema de 5
búsqueda
6 Control de horas por empresa incluyendo costo 4
de repuestos, mano de obra y el total
7 Formulario de ingreso para los centros de costo 5
8 Listado de Centros de costo 5
9 Listado de Equipos por Centro de costo 5
10 Listado de gastos por centro de costo 5
 REQUERIMIENTOS DEL SOFTWARE

No. REQUERIMIENTO IMP

11 Formulario de inserción de ordenes de servicio 5
12 Formulario de ingreso para equipos médicos y 5
no médicos
13 Hoja de vida de cada equipo 5
14 Listado de equipos presentes en la clínica 5
15 Formulario de inclusión de tipo de equipos 2
16 Listado de tipo de equipos 2
17 Formulario de ingreso de herramientas 4
18 Listado de herramientas 4
19 Formulario de inserción de repuestos que incluya 5
costo y precio con IVA y sin IVA
 REQUERIMIENTOS DEL SOFTWARE

No. REQUERIMIENTO IMP

20 Listado de repuestos 5
21 Formulario para inserción de facturas efectuadas 3
por las empresas
22 Listado de Facturas 3
23 Reporte de presupuesto según las clases 5
existentes definidas por el Ministerio de Salud.
24 Listado de clases que incluye costo mano de 5
obra, repuesto y total de las ordenes
25 Formulario de ingreso de nuevas extensiones 4
26 Listado de extensiones telefónicas de la clínica 4
 MANEJADOR DE LA BASE DE DATOS: POSTGRESQL

• Permite acceso a una tabla mientras otro proceso esta

escribiendo en ella, esto evita los bloqueos de tabla.
• Fácil manejo de llaves foráneas, disparadores y herencia.
• Sus bloques de código se ejecutan en el servidor y pueden ser
escritos en mùltiples lenguajes, uno de ellos PHP.
• Licencia libre, o sea economía para nosotros y para el cliente.
 EL LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN: PHP

Ventajas:
• Se puede ejecutar en la mayoría de los sistemas operativos
(Mac, Linux, Windows, Unix, etc)
• Facilita la lectura y manipulación de datos provenientes de
formularios HTML.
• Su licencia es libre, así que disminuye costos de desarrollo e
implementación.
 EL LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN: PHP

Ventajas:
• Curva de aprendizaje muy suave si uno ha tenido experiencia
con lenguaje C.
• Su ejecución se da en el sevidor web, liberando a los clientes
de la necesidad de tener un software especial instalado.
• Permite la conexión a varios tipos de servidores de bases de
datos, como MySQL, Postgres, Oracle, etc.
ANÁLISIS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA UN DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO HOSPITALARIO

DPTO. CALIDAD
ALMACÉN

CONTRATISTAS
ACTIVOS
SISTEMA DE INFORMACIÓN
UNIDAD DE MANTENIMIENTO
HOSPITALARIO
CONTABILIDAD
PROVEEDORES

SUMINISTROS UNIDADES
CLÍNICAS
 LISTA DE EVENTOS
• Aprobación de facturas
• Entrada equipos nuevos
• Cotización
• Solicitud de servicio
• Entrada equipos reparados
• Visitas de servicio
• Salida de equipos para reparación
• Salida de equipos dados de baja
• Evaluación de calidad
• Solicitud de equipos
 Diagrama de Flujo de Datos
Solicitud de Servicio
Manuales
Datos técnicos

Solicitud servicio U. Clínica 1- Realizar {Si reparación local posible}

diagnóstico 2- Reparar
preliminar Orden de servicio interna
Equipo
Reporte de
reparación

Contratistas {Si reparación local no posible}

Numero Serie Equipo

3- Verificar
Datos sobre Garantía
ingenieros

Solicitud cotización 6-Elaborar {Si garantía expiró}

solicitud Fecha vencimiento de
garantía, Datos equipo
cotización Datos equipo

{Si garantía vigente}

Solicitud garantía
5-Reclamar
Datos equipo
servicio por
garantía Equipos
 Contratos y cotizaciones
DFD APROBACIÓN DE FACTURAS

Términos

Factura contratista / proveedor

1-Verificar 2-Verificar
Cotización o cumplimiento
contrato

Datos
Costo
verificados
Estado del equipo

Equipos

Datos
3- Aprobar factura equipo
Factura aprobada verificados
Matriz Entidad-Entidad
Definición de entidades
 MODELO ENTIDAD RELACION

• Abstracción de un sistema real, para ser manejado en un

DBMS.
• Las entidades representan objetos reales tangibles o
intangibles
• Cada entidad posee atributos que la caracterizan
• Las relaciones representan conexiones relevantes entre las
entidades.
• Todas las relaciones marcan cardinalidad y obligatoriedad.
MODELO DE ORDEN DE SERVICIO ACTUAL
PRESENTACIÓN NUEVO SOFTWARE
NUEVO MODELO DE ORDEN DE SERVICIO
NUEVO MÉTODO BÚSQUEDA DE ÓRDENES
 NUEVO MODELO CONTROL DE HORAS LABORADAS

• Capacidad de ordenar según la fecha de interés.

• Control de horas tanto para empleados como
para contratistas.
 CONTROL DE GASTOS POR CENTRO DE COSTO

• Se puede ordenar realizar la búsqueda de acuerdo

a la fecha.
• Acceso directo a las órdenes asociadas.
CALCULO DEL PRESUPUESTO
 BACKUP INCORPORADO

• Copia de seguridad en archivo SQL, de escaso

tamaño y facilidad de importación en otros
manejadores.
 MODELO DE REMISION

• Capacidad de agregar detalle a detalle los ítems

de la remisión, asociándolos con un equipo en
caso de ser necesario
 MODELO DE FACTURA

• Cálculo automático del costo total.

• Descripción detalle a detalle, con asociación a
órdenes de servicio.
NUEVO FORMATO
DE
MANTENIMIENTO
NUEVO FORMATO DE
MANTENIMIENTO
NUEVO FORMATO DE
MANTENIMIENTO
 RESULTADOS OBTENIDOS

• Un software altamente funcional, con grandes capacidades de

expansión como:
– Capacidad de implementación en red.
– Posibilidad de combinar con el sistema de contabilidad.
– Posibilidad de automatizar la planificación del mantenimiento.
• Mayor eficiencia en el manejo de las órdenes de servicio, y
eliminación de la posibilidad de alterarlas por errores
accidentales.
• Mejor control sobre el tiempo de trabajo de empleados y
contratistas.
 RESULTADOS OBTENIDOS

• Automatización del cálculo de presupuesto, con las

correspondiente mejora en la eficiencia para generar el
reporte anual.
• Un plan de mantenimiento con protocolos detallados y
formatos con toda la información necesaria para un correcto
mantenimiento preventivo y predictivo.
• Un clasificación por prioridades que facilita la elaboración de
planes de mantenimiento futuros.