TEMA 6 DOCUMENTOS NOTARIALES

1. INTRODUCCIÓN

Para empezar, debemos entender que constituyen documentos notariales, de forma

genérica, los distintos instrumentos que extiende o autoriza el notario, en ejercicio de
sus funciones, por mandato expreso de una norma legal o a solicitud de parte
interesada, dichos instrumentos deben revestir las formalidades de ley y estar
circunscritos al á mbito de competencia del notario que lo extiende.

Los “documentos notariales” engloban, de acuerdo a lo establecido por el artículo 40

de la Ley 483, las sub categorías de documentos protocolares y extra – protocolares
que estudiaremos má s adelante.

2. EL DOCUMENTO PÚBLICO EN EL CÓDIGO CIVIL

Los documentos pú blicos, de acuerdo a la normativa sustantiva civil, ú nicamente

pueden ser expedidos por un funcionario autorizado por el Estado a tal efecto y
revestido de cierta autoridad como es el caso de los notarios de fe pú blica y los
oficiales de registro civil.

A objeto de comprender a cabalidad el significado y alcance del documento pú blico, a

continuació n citamos lo expresado por el Có digo Civil:

ART. 1287.- (Concepto). I. Documento público o auténtico es el extendido con las

solemnidades legales por un funcionario autorizado para darle fe pública.

II. Cuando el documento se otorga ante un notario público y se inscribe en un protocolo,

se llama escritura pública.

Documento pú blico o auténtico es aquél que ha sido autorizado con las formalidades
requeridas por el funcionario pú blico, capacitado para el efecto en el lugar donde se lo
otorga, para atribuirle fe pú blica.

La designació n de documento pú blico, supone la intervenció n de funcionario pú blico

que autoriza el documento; documento auténtico, en cambio, es todo aquél que
realmente ha sido otorgado y autorizado por la persona que lo extiende o elabora. Así,
resulta que todo documento pú blico es auténtico, pero no todo documento auténtico
es pú blico (Escriche).

Documento pú blico en sentido estricto, implica la idea de su formació n dentro del

ejercicio de una actividad pú blica, específicamente dedicada a la documentació n:
Notarios, Oficiales del Registro Civil, funcionarios judiciales, que registran, extienden
o franquean escrituras pú blicas, testimonios, certificados. En sentido amplio, el
término en examen, comprende, ademá s, aquéllos que se forman en el ejercicio de la
actividad pú blica en los diversos fines del Estado: mandatos y resoluciones de los
Poderes Pú blicos, despachos y certificados de la Administració n en general,
documentos de crédito pú blico, cuyo prototipo es el billete de Banco.

El documento pú blico no só lo cumple funció n de medio de prueba que, como tal, se le

considera de trascendente importancia, porque es de los que produce prueba plena,
esto es, que revela por sí só lo, sin dejar duda, la verdad del hecho averiguado, a
diferencia de la semi-plena, que requiere el concurso confirmatorio de otros medios
de prueba. Cumple también la funció n de requisito esencial para la formació n, esto es,
la validez de los contratos (arts. 491 Có d. Civ.).

En los actos en los que la ley exige el documento pú blico por vía de solemnidad, su
falta no puede suplirse por otro medio de prueba y se los tendrá por inexistentes aun
cuando en el escrito se prometa reducirlos a instrumento pú blico dentro de plazo
determinado. De ahí que la conversió n a que se refiere el art. 1288, no se opera en los
casos en que el requisito de forma, la solemnidad, es esencial para la validez del acto.

"La minuta no constituye título de propiedad, sino un simple proyecto (de

escritura pública) dirigido a un Notario de Fe Pública para la extensión de ésta y
que para tener eficacia de documento privado, entretanto, debe contener
manifiesta y expresa convención de las partes al efecto". (G.J. Nº 1563, p. 119).

En cuanto a la fuerza probatoria que reviste a los documentos pú blicos, entre ellos las
Escrituras Pú blicas notariales, el Có digo Civil señ ala:

ART. 1289.- (Fuerza probatoria). I. El documento público, respecto a la convención o

declaración que contiene y a los hechos de los cuales el funcionario público deja
constancia, hace plena fe, tanto entre las partes otorgantes como entre sus herederos o
sucesores.

II. Sin embargo, si se halla directamente acusado de falso en la vía criminal, se

suspenderá su ejecución por el decreto de procesamiento ejecutoriado; mas, si se opone
su falsedad sólo como excepción o incidente civil, los jueces podrán, según las
circunstancias, suspender provisionalmente su ejecución.

III. Con referencia a terceros, el documento público hace fe en cuanto al hecho que ha
motivado su otorgamiento y a su fecha.

La fuerza probatoria del documento pú blico, es absoluta para las partes contratantes
y sus causahabientes por aplicació n de las reglas generales de los arts. 519 y 524,
tanto respecto a las declaraciones o convenciones contenidas en él, cuanto a los
hechos y ocurrencias de que deja constancia en el mismo, el funcionario pú blico por
ante quien se le otorga. Esa eficacia alcanza aú n a lo meramente enunciativo, cuando
las enunciaciones contenidas en el documento, tengan relació n directa con la parte
dispositiva.

En cuanto a terceros, esa eficacia es relativa, porque só lo hace fe respecto de haber

sido otorgado y de su fecha: rem ipsam (Pothier) es decir, el hecho mismo, la realidad
del acto jurídico, lo que se podría llamar la parte material del acto, v. gr., que hubo una
venta el día indicado en el instrumento celebrado entre los comparecientes. Esta
regla, es también aplicació n de la general contenida en el art. 523.

3. DEFINICIÓN

Como una primera aproximació n podemos señ alar constituyen documentos

notariales todos aquellos que son autorizados por el Notario de Fe Pú blica,
elaborando, redactando, interviniendo y autorizando con su firma, rú brica, otorgando
fe pú blica y cará cter de legalidad y verdad a los actos, los hechos o circunstancias que
presencia.

Un documento notarial es otorgado por un profesional del derecho, que es un oficial

o un funcionario pú blico nombrado por el Estado para conferir autenticidad a los
actos, hechos y negocios jurídicos contenidos en los documentos que redacta. Así
pues son documentos notariales los que el notario elabora, procesa, redacta o
autoriza confiriendo fe. Ahora bien, para que los documentos pú blicos tengan fe
pú blica, deben ser otorgados con arreglo a lo dispuesto por la ley del notariado
plurinacional.

En cuanto a su forma, los documentos notariales aparecen casi siempre agrupadas en

Protocolos, que se traduce en la agrupació n de todas las Escrituras de un tipo,
pasadas ante el notario en un añ o calendario, ordenadas cronoló gicamente conforme
a las prescripciones de la ley 483.

Dicho en otras palabras, los documentos notariales, que pueden tener por objeto la
formalizació n de actos o negocios de todo tipo; son, así mismo, autorizados
personalmente por el notario de fe pú blica; su autenticidad comprende: autoría,
forma y contenido; son conservados y clasificados en el archivo creado para el efecto.

En nuestra legislació n, en el artículo 39 de la Ley 483, se establece una definició n de

los documentos notariales, señ alando que:

ARTÍCULO 39. (DOCUMENTOS NOTARIALES).

I. Son documentos notariales aquellos que la notaria o el notario elabora, redacta,
interviene o autoriza, confiriendo fe a los actos, los hechos y las circunstancias que
presencia. Serán otorgados con arreglo a lo dispuesto en la presente Ley.

II. Constituye parte del documento notarial el recibir, interpretar, redactar y dar forma
legal a las voluntades de los interesados.

De la norma citada podemos establecer que el documento notarial es el documento

autorizado, con las solemnidades legales, por notario competente, a requerimiento de
parte e incluido en su protocolo y que contiene, revela o exterioriza un hecho, acto o
negocio jurídico, para su prueba eficacia o constitució n.

El documento notarial no só lo consiste en presenciar el acto y redactarlo en

formularios notariales con las formalidades legales establecidas, sino, constituye
también parte del documento notarial el recibir, interpretar, redactar y dar forma
legal a la voluntad de los interesados que sean manifestadas ante el notario. El notario
autorizará los documentos originales y las copias de éstos con su firma, rú brica y
sellos oficiales de la notaría a su cargo.

4. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS NOTARIALES

ARTÍCULO 40. (CLASES DE DOCUMENTOS NOTARIALES). Los documentos notariales

se clasifican en protocolares y extra-protocolares. Tendrán carácter de documentos
públicos con independencia del medio en que se extiendan, sea papel o soporte
electrónico.

En forma general se entiende por documento a todo objeto normalmente escrito, en

cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer un hecho o se
deja constancia de una manifestació n de voluntad que produce efectos jurídicos.

En forma general podemos señ alar que los documentos notariales se clasifican en
protocolares y extra-protocolares.

Segú n se incorporen o no al protocolo notarial, los Instrumentos Notariales, pueden

ser Instrumentos Protocolares o extraprotocolares y tendrá n cará cter de documentos
pú blicos con independencia del medio en que se extiendan, sea papel o soporte
electró nico.

4.1. Documentos Protocolares.-

Los documentos protocolares, tienen por objeto la formalizació n de negocios

jurídicos y actos de disposició n de derecho y son autorizados por el notario; su
autenticidad comprende autoría, firmas, fecha y contenido. Por esta razó n, son
conservados por el Notario y clasificados por orden cronoló gico en el Protocolo
Notarial.

“ARTÍCULO 44. (DOCUMENTOS PROTOCOLARES). Los documentos protocolares son

las escrituras originales o matrices de los actos, hechos y negocios jurídicos, compilados
y archivados en un protocolo.”

El protocolo viene del latín protocolum, que significa “Lo que se pega en primer
término”, el vocablo viene del Có digo Justiniano.

El protocolo es el conjunto de matrices o Registros ordenadamente dispuestos en

Tomos, encuadernados y empastados para su conservació n y archivo en la Notaría,
ademá s lleva firmas e impresiones originales, documentos de respaldo para la
autorizació n del Testimonio; ademá s de la conservació n de firmas originales, los
libros protocolares deben tener un Acta de Apertura y cierre, y deben contener un
índice de su contenido. Son documentos protocolares los establecidos en el artículo
45 de la Ley 483.

La escritura pú blica protocolar tiene por contenido sustantivo un negocio jurídico, o

cuando menos un consentimiento negocial, a diferencia del acta notarial que contiene
un hecho.

ARTÍCULO 45. (PROTOCOLO NOTARIAL).

I. El protocolo notarial es la compilación ordenada cronológicamente de las matrices, a

partir de los cuales la notaria o el notario extiende los instrumentos públicos
protocolares de acuerdo a la presente Ley y su reglamentación.

II. Forman el protocolo notarial los registros de:

a. Escrituras públicas;

b. Testamentos;

c. Actas protocolares u otros tipos de documentos que por su naturaleza necesiten de

protocolización;

d. Protestos de letras de cambio;

e. Poderes generales, especiales o colectivos;

f. Certificaciones de firmas y rúbricas;

g. Otros establecidos por Ley.

El “protocolo”, propiamente dicho, es la colecció n anual y ordenada de las matrices
autorizadas por un notario, a partir de las cuales la notaria o el notario extiende los
instrumentos pú blicos protocolares de acuerdo a la legislació n vigente. El protocolo
notarial se presenta en volú menes encuadernados y foliados y contiene dos índices,
uno cronoló gico, relativo a los documentos y otro alfabético, relativo a las personas
que intervienen en los documentos y las que los otorgan.

El protocolo notarial es de propiedad del Estado Plurinacional de Bolivia y el notario

de fe pú blica es su custodio.

De acuerdo al artículo 45, conforman parte del protocolo notarial:

- Escrituras Públicas.- Es el documento notarial en el que se recogen la

creació n, modificació n o extinció n de derecho u obligaciones. Las Escrituras
Pú blicas son documentos susceptibles de inscribirse en los registros de las
instituciones pú blicas como por ejemplo en la oficina de Derechos Reales, sin
embargo no todas las escrituras pú blicas van necesariamente dirigidas a ser
inscritas en un registro pú blico puesto que muchas de estas escrituras recogen
negocios jurídicos que no necesitan inscribirse.
- Testamentos.- El Testamento es, de una manera genérica, el acto jurídico,
individual, libre y revocable por el que el causante regula su sucesió n
instituyendo uno má s herederos. Los testamentos pueden ser abiertos cuando
el testador manifiesta expresamente su voluntad en presencia de un notario;
así mismo pueden ser cerrados cuando el testados describe en sobre cerrado
su ú ltima voluntad, sobre que es librado al notario sin revelarle su contenido.
- Actas Protocolares.- Son documentos escritos en los que se hace constar la
relació n de lo acontecido durante la celebració n de una acto y las decisiones
tomadas. Ahora bien las actas notariales, son documentos pú blicos autorizados
por el notario que documenta y da fe de un hecho o circunstancia que por su
naturaleza no es materia de contrato; las actas cuya ú nica finalidad.
- Protestos de Letras de Cambio.- Son documentos notariales en los que se
hace constar la negativa de aceptar o pagar una letra de cambio, pagaré o
cheque.
El protesto es una figura propia de los títulos valores, que reviste
trascendental importancia en razó n de ser un requisito indispensable para que
el tenedor pueda ejercer acciones cambiarias que le permitirá n cobrar el
importe contenido en el título.
- Los Poderes generales, especiales y colectivos.- Los poderes a los que nos
referimos, se encuentran regulados por el có digo civil, que en parte pertinente
señ ala:
Art. 809.- (Mandato general y especial). El mandato es especial para uno o
muchos negocios determinados o general para todos los negocios del
mandante.
Art. 810.- (Mandato general). I. El mandato general no comprende sino los
actos de administración.
II. Si se trata de transigir, enajenar o hipotecar o de cualquier otro acto de
disposición, el mandatario debe ser expreso. La facultad de transigir no se
extiende a comprometer.
Art. 825.- (Mandato colectivo). El mandato conferido por dos o más
personas por un acto único y para un negocio común, obliga solidariamente
a cada una de ellas con el mandatario para todos los efectos del mandato;
sólo puede ser revocado por todas ellas, a menos que exista justo motivo.
Art. 818.- (Sustituto del mandatario). I. El mandatario puede designar un
sustituto si la naturaleza del mandato lo permite o si no le está prohibido.
II. Responde por la gestión del sustituto:
1) Cuando no ha recibido la facultad de sustituir a otro.
2) Cuando esta facultad se le a conferido sin designación de persona y la que
él ha elegido es notoriamente inepta o insolvente.
III. En todos estos casos el mandante puede también proceder directamente
contra el sustituto.
Art. 828.- (Revocabilidad del mandato). I. El mandante puede revocar el
mandato en cualquier momento y obligar al mandatario a la devolución de
los documentos que conciernen al encargo.
II. En el mandato oneroso resarcirá al mandatario el daño causado, si lo
revoca antes del término que se hubiese fijado o antes de la conclusión del
negocio para el que se otorgó; o siendo de duración indeterminada, si no ha
dado un prudencial aviso, excepto, en ambos casos, que medie justo motivo.
Art. 827.- (Causas de extinción del mandato). El mandato se extingue:
1) Por vencimiento del término o por cumplimiento del mandato.
2) Por revocación del mandante.
3) Por renuncia o desistimiento del mandatario.
4) Por muerte o interdicción del mandante o del mandatario, a menos que lo
contrario resulte de la naturaleza del asunto. El mandato otorgado por
interés común no se extingue por muerte o incapacidad sobreviniente del
mandante.
 - Certificaciones de firmas y rúbricas.- Antiguamente denominadas en
nuestra legislació n como “Reconocimiento de Firmas Voluntario”, actualmente
previsto como documento protocolar.
Podríamos definir la “firma”, como la representació n escrita y/o grá fica del
nombre de una persona, estampada por ella misma por su puñ o y letra.
La certificació n de firmas y rú bricas es un reconocimiento, mediante el examen
minucioso y detallado de la identidad, naturaleza y otros aspectos que se
presentan.
4.1.1. Archivo Notarial.- El archivo es un conjunto de documentos, acumulados
en un proceso natural por una persona o una entidad pú blica o privada, en
el transcurso de su gestió n, conservados respetando un orden
predeterminado para servir como testimonio e informació n a la persona o
institució n que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia.
El archivo de los notarios está formado por los expedientes, los protocolos
y otros documentos que, por mandato de la ley, forman parte de su archivo
particular.

El protocolo notarial debe ser archivado en el archivo notarial, por tal

razó n es un conjunto de documentos guardados de forma ordenada y
sistemá tica, dentro de un periodo de tiempo y en un lugar que reú na
ciertas condiciones de conservació n y seguridad.

El archivo notarial no es pú blico, só lo se utiliza por el notario o persona

que lo sustituya, pues en él se encuentran documentos que le han sido
entregados en forma confidencial.

4.2. Documentos Extraprotocolares:

Son aquellos instrumentos que por mandato legal, no cuentan con una matriz en el
Archivo Notarial, no constituyen negocios jurídicos; pueden ser actas y demá s
certificaciones, los cuales está n referidos a actos, hechos o circunstancias que el
notario presencia o le constan en razó n de su funció n, en mérito a lo que el Notario da
fe de la realizació n de dicho acto hecho o circunstancia, de la identidad de las
personas u objetos o de la suscripció n de documentos; estos documentos no
constituyen relació n jurídica. De acuerdo a lo dispuesto por el artículo 79 inc. I del
Decreto Supremo 2189, los documentos extraprotocolares, son instrumentos en los
que el notario de fe pú blica, a solicitud del interesado hace una relació n donde consta
su fe sobre uno o varios hechos presenciados, para luego autorizarlos con su firma y
sello. Con respecto a los documentos extraprotocolares, la normativa aplicable señ ala:
(D.S. 2189) “ARTÍCULO 79.- (DOCUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES).
I. Los documentos extraprotocolares son instrumentos en los que la notaria o el
notario de fe pública, a solicitud del interesado, hace una relación donde
consta su fe sobre uno o varios hechos presenciados o que le conste, para
luego ser autorizados con su firma, rúbrica y sello. Estos documentos no
forman parte del protocolo notarial pero deben ser registrados y archivados
por la notaria o el notario de fe pública, según su clase y siguiendo las
disposiciones para los registros protocolares.
II. Cuando las actas se asienten en forma manuscrita, se utilizará el formulario
notarial, la letra que se utilice deberá ser legible y de regular tamaño, de
manera que pueda leerse sin dificultad.”

Sin embargo de la definició n aportada por el Decreto Supremo Reglamentario 2189;

la ley 483 hace menció n de los diferentes documentos notariales extra-protocolares
en su artículo 67 que señ ala:

“ARTÍCULO 67. (DOCUMENTOS NOTARIALES EXTRA-PROTOCOLARES).

I. Los documentos notariales extra-protocolares son:

a. Las actas notariales;

b. Las certificaciones;

c. Intervenciones en sorteos y concursos;

d. Otros determinados por Ley.

I. Sus características y procedimientos estarán regulados por reglamento.

Estos documentos no forman parte del protocolo notarial, pero deben ser archivados
segú n su clase. Cuando las actas se asienten de forma manuscrita, se utilizará el
formulario notarial.
Los documentos que conforman el registro extraprotocolar son:
- Las actas notariales, que al contrario de los documentos protocolares,
contendrá n la intervenció n del notario para dar fe de actos, hechos o
circunstancias, identidad de las personas u objetos, fecha del documento, etc.
- Las Certificaciones, que pueden ser de reproducció n de documentos
obtenidos por cualquier medio idó neo o que pueden ser de otros documentos
notariales. Las certificaciones pueden estar también referidas a la entrega de
cartas notariales.
- Intervención en sorteos y concursos, Son actas especiales que deberá n
ajustarse a los requerimientos específicos de la normativa aplicable y a los
reglamentos de la Autoridad de Supervisió n del Juego (AJ).
- Otros Determinados por ley, No todas las actuaciones notariales
extraprotocolares pueden estar descritas en la norma, como son por ejemplo la
apertura, cierre y/o legalizació n de libros contables y las declaraciones de
vivencia, entre otras.
 ACTIVIDADES
I. RESUMEN
Realizar un organizador grá fico y una síntesis de la lectura propuesta (Teoría general
del Instrumento Pú blico).
II. CUESTIONARIO
1.- Definir los Documentos “Extraprotocolares”.
2.- Señ alar las causas de extinció n del Mandato.
3.- Desarrollar la clasificació n de los documentos notariales.
4.- Definirla “Escritura pú blica”
5.- A que se refieren los protestos de las Letras de Cambio.
6.- Conceptualizar los Documentos “Protocolares”
7.- Enumerar los documentos que forman parte del protocolo notarial.
8.- A que se refiere la expresió n “documento pú blico” en el derecho civil boliviano?
9.- Desarrollar la fuerza probatoria de los documentos pú blicos.
10.- Definir el “Protocolo”.
11.- Qué es el Archivo Notarial?