PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Denominación del Programa de Formación: Asistencia Administrativa

Código del Programa de Formación: 134101
Nombre del Proyecto ( si es formación Mejoramiento de la Gestión Administrativa en las
Titulada) MIPYMES del municipio de Guaduas.
Fase del Proyecto ( si es formación Ejecución
Titulada)
Actividad de Proyecto(si es formación Realizar los asientos contables de las operaciones
Titulada) comerciales generadas por las MIPYMES.
Competencia Reconocimiento de recursos contables y
financieros.
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Clasificar los documentos generados en los hechos
económicos, teniendo en cuenta las políticas de
contabilidad, de información financiera y la normativa.
Duración de la guía 20 horas

2. PRESENTACIÓN

Estimados aprendices bienvenidos a esta nueva ruta de aprendizaje, donde se revisaran los

conceptos propósitos y características de los documentos contables y no contables, como también

conceptos de transacciones, operaciones contables, cuenta, partida doble y ecuación contables;

igualmente se definirá el procedimiento para la realización de cada una de estas actividades y

tareas de los ciclos contables.

Para alcanzar estos objetivos se han diseñado actividades de aprendizaje tendientes a

alcanzar concepto, principios y procedimientos de los temas relacionados.

Las actividades de aprendizaje se han construido teniendo encuenta técnicas didácticas

activas como lectura, socialización dirigida, sopas de letras, demostraciones prácticas, estudio de

casos.
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 Una de las tareas que con mayor frecuencia se presentan en el trabajo del asistente

administrativo es la que tiene que ver con el manejo de documentos comerciales, dado que son el

soporte del trabajo contable. En relación con lo anterior, este guía tiene como propósito que la

persona que estudie esté en capacidad de: Identificar, elaborar, diligenciar e interpretar cada uno

de los documentos comerciales más comúnmente utilizados en las empresas.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL

¿Sabe usted cuáles son los documentos contables y no contables?

Sí ___ No ____

Si su respuesta es afirmativa indique el concepto de cada uno.

Si su repuesta es negativa continúe leyendo y realizando las actividades que le

permitirán conocer sobre el tema.

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

A continuación veremos los pasos dados por una empresa para la compra de un artículo.

Trate de identificar y elaborar los documentos correspondientes, teniendo en cuenta la

siguiente información:

a. La Papelería Única envió comunicaciones a la empresa Carvajal y Cía.

Carvajal y Cía. respondió el 12 de mayo de 1984, en su cotización No. 1291, que vende la

resma de papel mimeo, tamaño oficio, a $450.óo cada una y concede hasta 30 días de plazo para

su cancelación.

b. La Papelería Única, una vez recibidas y estudiadas todas las propuestas, decidió
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comprar a Carvajal y Cía. 200 resmas de papel mimeo. Le envió el pedido

No. 7532, el 20 de mayo.

c. Carvajal y Cía. despachó el 25 de mayo, en 10 cajas, la mercancía solicitada, por

intermedio de Transportes Rodríguez, según remisión No. 2543 y guía No. 012792, a la carrera

4a. No. 12-20 de Cali, donde funciona la Papelería Única.

d. El 27 de mayo, le envió la factura No. 9822, en la cual especifica que le concede un

plazo de 30 días para el pago. Papelería Única registró el ingreso de la mercancía al almacén, el

día 28 de mayo, según nota de entrada No. 4857.

e. El 30 de mayo Carvajal y Cía. le envía la nota débito No. 287, cargándole el valor del

transporte de la mercancía, por $600.oo. El 20 de junio Papelería Única cancela con cheque No.

122398, del Banco de Colombia, el valor de la factura más el cargo por transporte de la

mercancía y elabora el comprobante de egreso No. 562.

Señale para cada operación o transacción contable que documento se requiere elaborar.

- Comprobante de egreso.

- Remisión.

- Nota debito

- Factura.

- Orden de pedido

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y

TEORIA)

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 ACTIVIDAD DE Actividades (didácticas activas)
APRENDIZAJE N° 1 1. Lectura
Definir el concepto de 2. Socialización Dirigida
documento contable y no contable. 3. Mapa mental
AMBIENTE Y Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
MATERIALES: Presencia Desescolarizada Virtual
Aula, Documento en PDF, l 0 horas 0 horas
contabilidad general. 8 horas

Diseñe una sopa de letras o un crucigrama y participe en grupos máximo de tres

compañeros, donde incluya mínimo 15 palabras o términos identificados sobre documentos

contables o no contables, libros de contabilidad y operaciones o transacciones contables.

LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

En el desarrollo de las operaciones comerciales se utiliza una serie de documentos, que a

la vez que contienen la información de base para dichas transacciones, sirven de soporte para el

trabajo contable.

El siguiente cuadro sinóptico muestra la manera como pueden clasificarse los documentos

comerciales.

Cuadro sinóptico Documentos comerciales.

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 La cotización, el pedido,
No contables
la remisión.

Comprobante de ingreso o
recibo de caja, recibo de
consignación bancaria,
comprobante de egreso o
pago, factura, entrada de
Documentos Contables
almacen, nota débitos y
comerciales crédito comercial, notas
débito y créditos
bancarios, notas de
contabilidad.

Cheque, letras de cambio,

pagarés, bonos, factura
Titulos valores cambiaria de compra y
venta, certificado de
depósito, bonos prendarios.

Fuente: Propia.

En el desarrollo de esta Unidad se va a tratar lo referente a los Documentos comerciales

contables y no contables; Títulos valores se tratará en la Unidad siguiente.

Documentos no contables

Como puede verse en el cuadro anterior, en este tipo de documentos están incluidos:

La cotización

Cuando una empresa o persona desea comprar mercancías u otra clase de bienes, solicita

información a los proveedores; la empresa produce una cotización, es decir, un documento en el

cual aparecen algunos datos, como:

- Descripción y precio del artículo

- Fecha de entrega

- Forma de pago

- Tiempo de validez de la cotización

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 A continuación puede usted observar un ejemplo de cotización:

Almacén Ahora envió comunicación a la Distribuidora Rápido, solicitando le información

sobre televisores y ésta respondió con su cotización No. 0126 del 15 de marzo de 1984, que

distribuye televisores a color XYZ, a los siguien tes precios:

De 14 pulgadas a $25.000.oo cada uno

De 17 pulgadas a $28.000.oo cada uno

De 19 pulgadas a $33.000.oo cada uno

De 24 pulgadas a $40.000.oo cada uno

En la cotización especifica que por pago de contado concede un 5% de descuento, o plazo

de 30 días. La oferta es válida hasta el 31 de marzo de 1984; fecha de entrega: inmediata;

vendedor: Juan Gómez; solicitada por Pedro González, la dirección del almacén ahora es carrera

6a. No. 13-33Tel 751655 Cali.

Imagén Cotización

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 Fuente: [ CITATION Per83 \l 9226 ]

Aunque este documento tiene como finalidad básica proporcionar información, es

fundamental para tomar decisiones sobre compras, pues al recoger varias cotizaciones de un

mismo producto, se tiene la oportunidad de escoger la mejor propuesta.

El pedido

Una vez recibidas y estudiadas las cotizaciones, se toma la decisión de compra. Entonces

la empresa elabora un pedido en el cual se especifica:

- El producto que se requiere comprar.

- La cantidad y el precio unitario.

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 - Otras informaciones:

• Fecha de despacho

• Vía de despacho

• Forma de pago

En el siguiente ejemplo, puede usted observar la forma como se hace un pedido.

En marzo 18 de 1984, el Almacén Ahora envió el pedido No. 1576, firmado por Pedro

González, jefe de la Sección de Compras, a la Distribuidora Rápido, solicitando el envío de los

siguientes artículos:

12 televisores XYZ de 14" a $25.000.oo cada uno

10 televisores XYZ de 17" a $28.000.oo cada uno

6 televisores XYZ de 19" a $33.000.oo cada uno

6 televisores XYZ de 24" a $40.000.oo cada uno

El Almacén Ahora opera en Cali, en la carrera 6 No. 13-33, teléfono 751655 y tiene su

bodega en la carrera 1 No. 56-56. El pago de esta mercancía es de contado. Elaborar pedido.

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 [ CITATION Per83 \l 9226 ]

La remisión

La empresa (proveedor) al recibir el pedido ordena el despacho de la mercancía solicitada

por el cliente y elabora una nota de remisión en la cual se detalla:

- El artículo despachado con todas sus características.

- La cantidad despachada.

- Número del pedido en el cual se hizo la solicitud de compra.

- La vía por la cual ha sido despachada la mercancía.

Salida de almacén o remisión

En las operaciones de venta de mercancías para efectos de control de inventarios, se

generan
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 documentos que no se registran contablemente pero que sirven de soporte de esas

facturas. Estos documentos son las remisiones o salidas de almacén.

■ Se elaboran en original y copia.

■ El original para el cliente.

■ La copia para control de consecutivo y registro en el kardex.

Observe el siguiente ejemplo:

Según factura de venta N° 048, se solicita al almacén de Inversiones Gama Ltda., enviar la

mercancía al punto de venta.

Fuente: [ CITATION Día061 \l 9226 ]

Documentos contables

Son aquellos que permiten efectuar el registro en los libros de la empresa.

Son soporte de operaciones comerciales ya efectuadas y sirven además para comprobar

que la operación si se llevó a cabo.

• Contables

Comprobante de ingreso o recibo de caja, recibo de consignación bancaria,

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comprobante de egreso o pago, factura, entrada de almacen, nota débitos y crédito comercial,

notas débito y créditos bancarios, notas de contabilidad.

Todos ellos son muy sencillos y basta observarlos con atención para recordar su

elaboración.

El comprobante de ingreso

También se le denomina recibo de caja.

Es el recibo que se expide, cuando por cualquier concepto se recibe dinero en la empresa

(efectivo y cheques).

Este documento, para efectos de control, debe elaborarse en original y copia. El original

deberá ser entregado al cliente o persona que efectúe el pago y la copia queda para el registro en

contabilidad.

Gamma Ltda. recibe la cancelación de la factura N° 0375 el 16 de junio del año 01, a

nombre de Áreas Ltda., por valor de $4,580,000, de los cuales recibe $4,000,000 con el cheque

N° 610023 del Banco Latino y el saldo en efectivo.

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 [ CITATION Día061 \l 9226 ]

Recibo de consignación bancaria

Es el comprobante en el cual se relacionan los depósitos de dinero (efectivo y cheques)

que hacen las empresas y personas en las cuentas corrientes que tienen en las entidades bancarias.

Cada banco tiene su propio formato, pero en términos generales todos con tienen los

mismos datos.

Existen dos formatos suministrados por el banco:

a. Uno, que se utiliza para las consignaciones en efectivo y cheques de bancos locales.

por ejemplo, de consignación en cuenta corriente en efectivo, en cheques locales y de otras

plazas; consignación en cuenta de ahorros; consignación de comprobantes de venta con tarjeta de

crédito.

En julio 17 del año 01, Inversiones Gamma Ltda. consigna los dineros recibidos en caja.

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 Fuente: [ CITATION Día061 \l 9226 ]

Comprobante de egreso.

Llamado también comprobante de pago, es un documento que elabora la empresa cuando

efectúa pagos por cualquier concepto. Generalmente las empresas cancelan sus obligaciones con

cheque, el cual queda duplicado en el encabezamiento del comprobante de egreso.

Estos comprobantes se utilizan como prueba de los desembolsos o pagos a favor de

terceros.

Como medida de seguridad y por control interno es aconsejable que todos los desembolsos

se efectúen con cheque. Se recomienda que en ningún caso se efectúen desembolsos en efectivo,

con excepción de los pagos de menor cuantía, para los cuales se utilizará la caja menor.

A estos comprobantes deberán anexarse los soportes que justifiquen dicho pago; por

ejemplo: facturas, cuentas de cobro, copias de contratos, pagarés, etcétera, debidamente

cancelados con un sello de pagado.

Por lo general se elabora en original y dos copias así:

 Original para contabilidad.

 Primera copia para el consecutivo.

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  Segunda copia para el beneficiario del pago.

Debe contener:

1. Nombre de la entidad o persona a quien se le hace el pago.

2. Concepto del pago.

3. Su valor en letras y números.

4. Debe firmar quien recibe el pago y colocar el número de cédula.

5. si es una empresa debe colocar el sello y el número del Nit.

Ejemplo: El 5 de agosto del año 01, Inversiones Gama Ltda. paga a Ofertas Ltda. la

factura N° 034 por valor de $ 458,000, con el cheque N° 453261 del Banco Latino.

Fuente: [ CITATION Día061 \l 9226 ]

La factura

Este comprobante se utiliza para acreditar la trasferencia de dominio de los bienes objeto
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 de la compra o venta. Este documento contiene una relación detallada de los bienes o

servicios con su precio unitario, cantidad y valor total.

En Colombia, el Estatuto Tributario, en su artículo 617, establece como requisitos

mínimos que debe contener una factura los siguientes: numeración consecutiva, razón social e

identificación del contribuyente, dirección, registro y régimen del impuesto a las ventas al cual

pertenece, resolución de autorización expedido por la DIAN; nombre, número de Nit y teléfono

del impresor.

El número de copias va de acuerdo con controles internos. Por lo general, se elabora en

original y dos copias así:

■ Original para el cliente.

■ Primera copia para el consecutivo.

■ Segunda copia para registro en contabilidad.

Ejemplo: Inversiones Gama Ltda. vende el 31 de mayo del año 01 a Ofertas Ltda.

mercancías al contado por valor total de $ 2,220,000; descuento 10%; IVA 16%.

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 Notas crédito

Este documento se utiliza para efectuar abonos en la cuenta de los clientes por valores y

conceptos como: devolución de mercancías, errores u omisiones en liquidaciones.

■ Se elabora, por lo general, en original y una copia.

■ El original para el cliente.

■ La copia para el consecutivo y registro en libros.

Ejemplo: Inversiones Gama Ltda. recibe devolución de mercancías de la venta realizada a

Oferta Ltda., según factura de venta No 048.

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 Notas de contabilidad

Este documento se utiliza en las empresas para registrar contablemente transacciones u

operaciones que no tienen soportes externos, pero que es necesario registrarlas para afectar los

resultados del ejercicio, como las amortizaciones de diferidos, depreciaciones, etcétera.

Se elabora en original solamente.

Ejemplo: Contabilización de la depreciación de maquinaria y equipo para el mes de

octubre por valor de $ 24,580.

Comprobante de diario o de resumen

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 Cuando la empresa no tiene sistematizada su contabilidad, es decir que no se apoya en

programas de computador, el registro de las operaciones en los libros, tanto auxiliares como

oficiales debe hacerse en forma manual. Como en los libros oficiales se haría dispendioso y poco

práctico el registro de cada documento, se acostumbra resumir en un solo comprobante cada

transacción realizada en un período determinado que puede ser semanal, quincenal o mensual;

por ejemplo: los comprobantes de egreso o de bancos, los ingresos o recibos de caja, las facturas

de venta o facturas de compra.

Ejemplo: En este comprobante de diario o de resumen, se abrevian todas las transacciones

para cada una de las cuentas.

En julio 30 del año 01, Inversiones Gama Ltda. realiza las siguientes transacciones comerciales;

según comprobante diario de contabilidad No 0024.

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 Notas bancarias débito y crédito

Estos documentos recibidos de las entidades bancarias nos permiten soportar y registrar

todas las transacciones diferentes de consignaciones; por ejemplo: el cargo por intereses sobre

obligaciones, suministro de chequeras con cargo a cuenta corriente, comisiones por remesas,

abonos por préstamos efectuados, corrección de errores u omisiones, etcétera.

Ejemplo: El Banco Latino envía nota débito por compra de chequera, a Inversiones Gama

Ltda.

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 02 Actividades (didácticas activas)
Elaboración de documentos comrciales 1. Demostraciones prácticas.

AMBIENTE Y MATERIALES: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

Presencial Desescolarizada 0 Virtual 0
6 horas horas horas

Con la información que a continuación se da, usted deberá elaborar correctamente los

documentos correspondientes sin necesidad de consultar la información anterior, ni otro texto de

contabilidad. Elabere estos documentos en formatos minervas, o elabore los documentos a mano

respetando cada una de sus partes.

El almacén Deportivo recibió la comunicación No. 181, con fecha junio 19, enviada por el

almacén Olímpico, en la cual avisan que los balones para fútbol Tango, valen $20.000.oo la

unidad y que le conceden un descuento del 10°/o si el pago lo hacen al contado o en un plazo de

30 días, y que el despacho será inmediato. La oferta será válida hasta junio 30 de 2018.

El almacén Deportivo solicitó el despacho de 50 balones el día 22 de junio, e indican que

el pago será de contado, según documento No. 0357.

El día 25 de junio, el almacén Olímpico envió los 50 balones, por medio de Transportes

Rodríguez, según documento No. 031 y Guía de Transporte No 002167.

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 El 27 de junio el almacén Deportivo recibió la factura No. 0966, en el cual aparecen

relacionados los balones, con el valor a pagar de contado.

Este documento fue enviado a la bodega, para que elaboren el documento en el cual se

hace el registro en el kárdex.

El*28 de junio se recibió la mercadería por el almacenista; éste elabora el documento de

entrada a almacén No. 1479.

El 28 de junio, el almacén Deportivo, cancela el valor de la factura con el cheque No.

128975 del Banco de Colombia, según comprobante de egreso No. 1198.

Elabore los documentos y sólo consulte al haber terminado su trabajo.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 03 Actividades (didácticas activas)

Identificar y reconocer los títulos valores. 1. Lectura
2. Taller
3. Socialización.
AMBIENTE Y MATERIALES: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
Aula, Documento PDF, contabilidad Presencial Desescolarizada 0 Virtual 0
genérica 6 horas horas horas

Resuelva el siguiente taller.

¿Cómo se clasifica el pagaré según el derecho que incorpora y la ley de circulación?

¿Enuncie los requisitos generales y específicos del pagaré, especificando los expresos y

los que la ley suple, en el caso de que se omitan en el título? ¿Qué aplicación práctica tiene como

requisito el numeral 2º del artículo 709 del Código de Comercio “El nombre de la persona a

quien deba hacerse el pago”?

¿A quién se equipara el otorgante en un pagaré en relación con el principal obligado en

una letra de cambio?

¿Cuáles son los requisitos del cheque? Explicar y señalar los artículos del Código de

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Comercio.?

¿Cuál es la prescripción de la acción cambiaria derivada del cheque?

¿Cuáles son los requisitos generales y específicos del cheque?

Luis libró un cheque de su cuenta corriente del banco de Bogotá a favor de Ariel, quien no lo

presentó en tiempo, pero Luis tampoco tenía fondos suficientes en el banco. Se pregunta:

¿Caduca la acción cambiaria de Ariel contra Luis?

¿Cuáles son las principales modificaciones que introdujo la ley 1231 de 2008 a las

facturas?

¿Cuáles son los requisitos señalados en la ley para las facturas cambiarias de compraventa

y de transporte? Generales y especiales. ¿Qué sucede si a las facturas no se les coloca la forma de

vencimiento?

TITULOS VALORES

Los títulos valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho

literal y autónomo que en ellos se incorpora, pueden ser de contenido crediticio, corporativo o de

participación y de tradición o representativo de mercancías, según el artículo 619 del código de

comercio.

Desde el punto de vista material el título valor es un documento escrito, siempre firmado

(unilateralmente) por el deudor; es además un pedazo de papel que contiene diversas menciones

En un segundo plano, se define al título valor como un derecho en beneficio de una persona.

El derecho consignado en el documento, nace con la creación de éste. Tiene un valor en la

actividad económica en general y en los negocios mercantiles en especial, por ello y para el

desarrollo de la economía de un país, interesa que el titulo como valor en sí mismo, pueda entrar

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en circulación económica como los demás bienes.

Quien suscribe un título valor se obliga a una prestación frente al poseedor del título, o

quién resulte tal, y no subordina esa obligación a ninguna aceptación, ni a ninguna

Contraprestación.

Clasificación de los títulos valores

Los títulos valores tienen diferentes clasificaciones que a continuación se exponen.

Según su derecho incorporado :

Títulos jurídico-obligacionales o cambiarios: Se definen como aquellos que incorporan un

derecho de crédito. Ej. Cheque, letra de cambio… etc.

Títulos jurídico-personales o de participación: Estos se definen como aquellos que

atribuyen a su titular una determinada posición en el ámbito de una entidad organizada. Ej. Las

acciones de una S.A.

Títulos juridico-reales o de tradición: Vienen definidos como aquellos que incorporan la

posesión y en muchos casos la disponibilidad de unas determinadas mercancías. Ej. Un resguardo

de depósito en almacenes generales.

Cheque

Es un título valor, una orden incondicional de pago, dada por un girador (librador) contra

un banco, de pagar una suma de dinero a favor de una persona determinada o el portador. El

cheque será siempre pagadero a la vista, es decir, no requiere fecha.

Ejemplo: Inversiones Gama Ltda. paga a Arturo Montero honorarios por valor de $ 2,000,000.

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 Clases de cheques

1. Cheque cruzado: Consiste en una orden incondicional de pago de una suma de dinero

que contiene en el anverso (cara) del título, dos líneas paralelas que deben tachar el número.

2. Cheque de gerencia: es un cheque a la orden emitido por un banco o establecimiento a

cargo de sus propias dependencias, sucursales o agencias. El girador es el mismo banco,

es un cheque seguro.

3. Cheque de viajero: consiste en que una persona solicita un cheque expedido por el

librador (banco) a su cargo y serán pagaderos por su establecimiento principal o por las

sucursales o los corresponsales que tenga el librador en su país o en el extranjero.

4. Cheque fiscal: es una orden incondicional de pago girada a favor del fisco o de una

entidad descentralizada de orden nacional, departamental o municipal. No son negociables ni

podrán ser pagados en efectivo.

5. Cheque certificado: consiste en que una persona (librador o tenedor) que recibe un

cheque pueda exigir al banco (librado) certifique la existencia de fondos disponibles para su

pago.

El endoso

Es un requisito para la trasferencia de títulos valores nominativos y a la orden; quien lo

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realiza se llama endosante, y el beneficiario, endosatario.

Consiste en la firma del endosante en el reverso del título valor, transfiriendo de esta

forma su propiedad.

Letra de cambio

Es un título valor. Es una orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero,

que contiene el nombre del girador, la forma de vencimiento y la indicación de ser pagadera a la

orden o al portador.

La letra de cambio podrá contener cláusulas de interés y de cambio a una tasa fija o

corriente. Deberá pagarse el día de su vencimiento o dentro de los ocho días comunes siguientes.

Pagaré

Es un título valor. Es la promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero,

por una persona llamada girador, indicando el nombre de la persona a quien debe hacerse el pago

(beneficiario), la indicación de ser pagadero a la orden o al portador, y la forma de vencimiento.

El suscriptor del pagaré se equipara al aceptante de una letra de cambio y le serán aplicables las

disposiciones relativas a la letra de cambio.

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 Facturas cambiarias

Art. 772 al 778 del Código del Comercio. Modificados por la ley 1231/2008

Concepto: facturas38 cambiaria de compraventa y de transporte. Son títulos valores que el

vendedor (factura de compra) o prestador del servicio (factura de transporte) pueden librar y

entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. No puede librarse factura que no

corresponda a bienes entregados real y materialmente (de compraventa) o servicios efectivamente

prestados en virtud de un contrato de transporte de mercancías verbal o escrito. El emisor o

prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura.

El original firmado por el emisor y el obligado, será título valor negociable por endoso por

el emisor y deberá conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio (transportador). Una de

las copias se entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor para sus registros
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contables. Parágrafo: el gobierno reglamentará la factura electrónica.

Aceptación de las facturas39

Una vez que la factura sea aceptada por el comprador (de compraventa) o beneficiario del

servicio (de transporte), se considerará, frente a terceros tenedores de buena fe exenta de culpa

que el contrato que le dio origen (compraventa o transporte), ha sido debidamente ejecutado en la

forma estipulada en el título.

El comprador o beneficiario del servicio deberá aceptar de manera expresa el contenido de

la factura, por escrito colocado en el cuerpo de la misma o en documento separado, físico o

electrónico. Igualmente, deberá constar el recibo de la mercancía o del servicio por parte del

transportador, según el caso, indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la

fecha de recibo. El comprador del bieno beneficiario del servicio no podrá alegar falta de

representación o indebida representación por razón de la persona que reciba la mercancía o el

servicio en sus dependencias, para efectos de la aceptación del título valor.

La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del

servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y

de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor

o tenedor del título, dentro de los diez días calendarios siguientes a su recepción. En el evento de

que el comprador o beneficiario del servicio no manifieste expresamente la aceptación o rechazo

de la factura, y el vendedor o emisor pretenda endosarla, deberá dejar constancia de ese hecho en

el título, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad del juramento.

La factura podrá transferirse después de haber sido aceptada por el comprador o

beneficiario del bien o servicio. Tres días antes de su vencimiento para el pago, el legítimo

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tenedor de la factura informará de su tenencia al comprador o beneficiario del servicio.

Contenido de las facturas cambiarias de compraventa y de transporte El artículo 774 del

Código de Comercio, tal como fue modificado por la Ley 1231 de 2008, artículo 3º., hace

referencia a los requisitos de la factura, que debe cumplir los generales del artículo 621 del

Código de Comercio y los del artículo 617 del estatuto tributario y estos son:

La fecha de vencimiento, sin perjuicio de las otras formas de vencimiento estipuladas en el

artículo 673. En ausencia de ella, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días

calendarios siguientes a la emisión.

La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de

quien sea el encargado de recibirla.

La constancia del emisor o prestador del servicio en el original, del estado de pago del

precio o remuneración y las condiciones de pago si fuere el caso. A la misma obligación están

sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los

requisitos legales, sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la

validez del negocio jurídico que dio origen a la factura. En todo caso, todo comprador o

beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación

y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago

total o de la parte que hubiese sido cancelada. La omisión de requisitos adicionales que

establezcan normas distintas a las citadas, no afecta la calidad de título valor de la factura.

El CDT (Certificado de Deposito a Término) es un titulo valor que emite un banco a un

cliente que ha hecho un depósito de dinero con el propósito de constituir el CDT.

El CDT se hace por un plazo o término de tiempo determinado que debe ser como mínimo
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de 30 días.

El CDT es redimible o reembolsable sólo en los plazos y términos pactados al momento

de constituir el CDT, lo que quiere decir, que si el CDT se pactó a 360 días el banco no lo pagará

ni podrá ser obligado a pagarlo hasta tanto se venza dicho término.

El CDT puede ser negociado o endosado.

Cada entidad financiera fija un monto o valor mínimo para la apertura de un CDT.

La tasa de interés que se paga por un CDT depende del plazo pactado y del monto del

CDT.

Por lo general, los intereses o rendimientos financieros se pagan al vencimiento del título

valor junto con el capital.

Un CDT puede ser renovado de forma automática.

El rendimiento financiero que se paga por un CDT es superior al que paga una cuenta de

ahorros.

La razón por la que una entidad financiera paga intereses superiores por los CDTs, se debe

a que un CDT por ser a un plazo determinado, le asegura a la entidad financiera una

disponibilidad de efectivo para poder trabajarlo o disponer de el. En cambio, una cuenta de

ahorro, el cliente puede llegar a cualquier momento a las oficinas del banco y exigirle su dinero, y

el banco está en la obligación de entregárselo, situación que hace que el banco deba tener una

gran cantidad de recursos inmovilizados para atender este tipo de circunstancias, algo que no

sucede con los CDTs, donde el banco sólo requiere disponer de dinero al momento del

vencimiento del CDT, lo que le permite programarse.

Acciones y bonos.

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 Bono

Cuando compramos un bono entregamos una cantidad de dinero (el capital de la

operación) a la entidad emisora del bono que se compromete a devolvérnosla al final del plazo

establecido junto a un tanto por ciento de interés (el beneficio que obtendremos de esta

operación).

La empresa emite esa deuda a través de bonos para que pueda comprarla el público

general. Característica que convierte la emisión de bonos en algo casi exclusivo para las grandes

empresas.

Acción

En cambio, una acción, representa una parte alícuota del capital social de una Sociedad

Anónima. Al adquirir acciones estamos obteniendo la categoría de socio, contrayendo unos

derechos y obligaciones.

Nuestra capacidad de decisión irá en función del porcentaje del capital social que

representen nuestras acciones. Si la empresa obtiene beneficios podremos participar de ellos

mediante los dividendos percibidos.

Importancia de los libros de contabilidad

Los libros de contabilidad les permiten a las empresas, además de cumplir una obligación

establecida por el Estado, llevar una información adecuada, oportuna y precisa de todas las

operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad económica, con el fin de conocer en

cualquier momento su situación financiera y los resultados de dichas operaciones, para la toma de

decisiones por los dueños o administradores.

Los libros de contabilidad y los documentos constituyen prueba de los hechos mercantiles,

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 tanto para terceros como para las entidades de vigilancia y control del Estado.

Libros obligatorios

a. Libro de inventarios y balances

Este libro se utiliza para registrar el inventario de iniciación y los balances generales de

cada uno de los ejercicios siguientes.

Su manejo entonces será de una sola vez por año. En él se resume el balance general en

una fecha determinada, final del ejercicio, es decir diciembre 31, y presenta los saldos de las

cuentas del activo, pasivo y patrimonio en forma global. En la mayoría de las cuentas se hace

necesario discriminar cómo están conformados esos saldos.

Este libro debe tener cinco (5) columnas con las siguientes características:

■ Primera columna: código de la cuenta y subcuentas.

■ Segunda columna: nombre de las cuentas.

■ Tercera columna: corresponde a los parciales de las subcuentas.

■ Cuarta columna: corresponde al valor del saldo de las cuentas deudoras.

■ Quinta columna: corresponde al valor del saldo de las cuentas acreedoras.

Para su manejo, en el caso de llevar la contabilidad en forma manual, se toman los saldos

al cierre del ejercicio.

Para algunas cuentas, como los inventarios, que presentan gran cantidad de artículos, o

como cuentas por cobrar a clientes y cuentas por pagar a proveedores, que presentan gran

cantidad de ítems, es aconsejable colocar una nota al margen y explicar que tienen anexos o

relación aparte.

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 En el ejemplo, los rubros encerrados en paréntesis indican que tienen relación o anexos

aparte.

b. Libro diario columnario

En este libro se registran los comprobantes de diario o de resumen, para luego trasladar los

movimientos débitos y créditos de las cuentas al libro mayor y balances, cuando el

proceso contable se hace manualmente.

Una de las principales características de este libro es el diseño en columnas dobles, para

registrar en ellas los valores débito y crédito que resultan del resumen de las transacciones.

El número de columnas varía de acuerdo con las necesidades y el número de cuentas que

se utilizan en la contabilidad para cada empresa.

El diseño del libro incluye:

■ Primera columna: corresponde al año de las operaciones.

■ Segunda columna: destinada a la descripción o detalle.

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 ■ Tercera columna: para el número de comprobante.

■ Cuarta columna: a partir de ésta, en columnas dobles, para registro de los movimientos

débitos y créditos de cada cuenta.

En su diseño se recomienda utilizar dobles columnas para aquellas cuentas de mayor

movimiento y dejar en la parte final una columna para cuentas varias.

Manejo del libro diario columnario

En orden consecutivo se registran los comprobantes de resumen o de diario,

correspondientes a las operaciones de cada período, anotando los valores débitos y créditos

de las cuentas mayores.

Cuando termina el ciclo contable se suman las columnas con los valores débitos y

créditos, para luego trasladarlos al libro mayor.

c. Libro mayor y balances

En este libro se registra la información contable proveniente del libro diario columnario.

Las características de su diseño son las siguientes:

■ Primera columna: para anotar el código de la cuenta.

■ Segunda columna: debe ser ampliada para anotar el nombre de la cuenta.

■ Tercera columna: debe ser doble para los saldos anteriores, tanto débitos como créditos.

■ Cuarta columna: debe ser doble, para anotar el movimiento de las operaciones débito y

crédito del mes, trasladados del libro diario columnario.

■ Quinta columna: debe ser doble, para determinar los nuevos saldos débito o crédito de

las cuentas, tomando en consideración su naturaleza.

Manejo del libro mayor y balances

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 Se traslada del libro diario la suma de los débitos y créditos a cada una de las cuentas del

mayor en la columna de movimiento del mes. Teniendo en cuenta los saldos del balance

anterior, se procede a determinar los nuevos saldos de las cuentas que pasan para el mes

siguiente, según se detalla:

■ A las cuentas cuyo saldo anterior sea débito, se les suma el movimiento débito y se les

resta el movimiento crédito del mes, obteniéndose el nuevo saldo, que será débito en condiciones

normales.

■ A las cuentas cuyo saldo anterior sea crédito, se les suma el movimiento crédito y se les

resta el movimiento débito, obteniéndose el nuevo saldo, que será crédito en condiciones

normales.

■ Las cuentas que no presentan movimiento durante el mes pasan al mes siguiente con el

mismo saldo.

■ Las cuentas que no traen saldo anterior, pero tienen movimiento durante el mes,

presentarán un saldo que será la diferencia entre el débito y el crédito.

■ Una vez efectuado este proceso, se suman los movimientos débito y crédito del mes y

deben obtenerse sumas iguales. Lo mismo se hace con la columna de los nuevos saldos, que se

convierten en el saldo anterior para el mes siguiente. Este proceso es repetitivo para cada período.

Siempre deben dar sumas iguales las sumatorias de las columnas débito y crédito.

Libros auxiliares

Son libros que sirven para detallar en forma clara y precisa los registros de las operaciones

o transacciones desarrolladas por la empresa. Facilitan el análisis y verificación de los

movimientos en los libros mayores.

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 Estos libros se deben llevar por cada una de las cuentas, tanto reales o de balance como

nominales o de resultado, en el nivel más apropiado para cada ente.

El número de cuentas auxiliares a utilizar está relacionado con el objeto social, el volumen

de operaciones o la necesidad de tener más detalle de cada transacción.

Por ejemplo, se deben llevar libros auxiliares para cuentas del activo como: caja, bancos,

cuentas por cobrar a clientes, inventarios, propiedad planta y equipo; para las cuentas del pasivo y

patrimonio: obligaciones financieras, cuentas por pagar a proveedores y capital; y para las

cuentas de resultados: ingresos operacionales, gastos operacionales, compras, etcétera.

Estos libros auxiliares tienen las siguientes características:

Constan de seis columnas, así:

■ Primera columna: para la fecha de la transacción.

■ Segunda columna: para anotar el detalle de cada transacción.

■ Tercera columna: número de comprobante.

■ Cuarta columna: para registrar los movimientos débitos.

■ Quinta columna: para registrar los movimientos créditos.

■ Sexta columna: para determinar los saldos de las cuentas.

Estos libros auxiliares, cuando el proceso es manual, pueden llevarse en hojas sueltas o

empastadas, según la organización de la empresa.

Libros de actas

Además de los libros estudiados anteriormente, las empresas deben llevar un registro

escrito y detallado de los pormenores de todas las reuniones ordinarias o extraordinarias, tanto de

los directivos como de sus dueños y de las decisiones por ellos tomadas. Para ello se utilizan

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diferentes libros:

Libro de actas de la asamblea general

De acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio, todos los comerciantes,

personas naturales o jurídicas deben realizar por lo menos una vez al año, antes de terminar el

primer trimestre, una asamblea general ordinaria de accionistas, en el caso de las sociedades de

capital, o una junta de socios en las sociedades de personas, con el fin de aprobar los estados

financieros, nombrar juntas directivas, revisor fiscal, etcétera, y elaborar la correspondiente acta.

Este libro sirve para registrar por escrito los pormenores de los temas tratados, decisiones

y mandatos del máximo órgano social en sus reuniones ordinarias o extraordinarias.

Libro de actas de junta directiva

En este libro se deben registrar todos los pormenores sobre temas, decisiones y mandatos

de las juntas directivas.

Cada reunión ordinaria o extraordinaria debe tener un acta, la cual debe ser firmada por el

presidente y el secretario de dicha junta.

Estos libros deben foliarse previamente y registrarse en la entidad que corresponda según

el tipo de empresa, sea privada o de orden público o estatal.

3.4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

Realice un ejercicio en grupo de tres integrantes, elaborando un ejemplo de cada uno de los

documentos contables, no contables y títulos valores.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

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 Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Establece diferencias de los Técnica: Formulación de preguntas.

documentos comerciales Instrumento: Cuestionario
Respuesta a preguntas sobre (contables y no contables) de
documentos no contables, contables y los títulos valores y otros
títulos valores. documentos teniendo en
cuenta la normativa.
Diligencia los documentos
comerciales, títulos valores y
otros documentos, teniendo
en cuenta su origen y
características.
Utiliza las diferentes clases de
títulos valores y sus
características en el mercado,
teniendo en cuenta las
políticas contables de la
organización.
Evidencias de Desempeño: Establece diferencias de los Técnica: Observación directa
Elaboración de documentos documentos comerciales Instrumento: Lista de chequeo
comerciales del taller de la guía. (contables y no contables) de
los títulos valores y otros
documentos teniendo en
cuenta la normativa.
Diligencia los documentos
comerciales, títulos valores y
otros documentos, teniendo
en cuenta su origen y
características.
Utiliza las diferentes clases de
títulos valores y sus
características en el mercado,
teniendo en cuenta las
políticas contables de la
organización.
Evidencias de Producto: Establece diferencias de los
documentos comerciales Técnica: Valoración del producto.
Crucigrama o sopa de letras sobre (contables y no contables) de Instrumento: Lista de chequeo.
documentos contables y no contables. los títulos valores y otros
documentos teniendo en
Taller elaboración de documentos cuenta la normativa.
comerciales. Diligencia los documentos
comerciales, títulos valores y
Taller preguntas sobre títulos valores. otros documentos, teniendo
en cuenta su origen y
características.
Utiliza las diferentes clases de
títulos valores y sus
características en el mercado,
teniendo en cuenta las
políticas contables de la
organización.
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5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Proceso Contable: define la serie de etapas suesivas del ciclo contable que permite

transformar datos contables en informes contables. El proceso comienza con la seleccion de los

hechos economicos y continua con su anotación en diversos registros hasta llegar a la emision de

los estados contables.

Transacción: Trato o negocio comercial, generalmente de compraventa.

Hecho Económico: Acontecimiento o Proceso observable relacionado con la economía.

Soporte Físico: Conjunto de material informático, papel... en que está almacenada la

información.

Cotización: Es el precio que se fija para la compraventa de un bien en la Bolsa de

Valores, o de una divisa en el mercado de moneda extranjera.

Proveedor: Persona o Empresa que abastece a otras empresas con mercadería para

transformar o revender.

Mercadería: Bienes para revender.

Requisito: Condición necesaria para algo.

CUIT: Clave Única de Identificación Tributaria... es una clave única que se utiliza en el

sistema tributario argentino para poder identificar inequívocamente a las personas físicas o

jurídica autónomas, susceptible de tributar. Es asignada por la Administración Federal de

Ingresos Públicos, para poder confeccionar el registro o censo de las mismas, para efectos

administrativo-tributarios.

IVA: Impuesto al Valor Agregado... es un impuesto indirecto sobre el consumo, es decir

financiado por el consumidor final. Un impuesto indirecto es el impuesto que no es percibido por

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el fisco directamente del tributario.

Endoso: Transmisión de la propiedad de un documento comercial, para lo cual el

identificado como beneficiario debe firmarlo la dorso como prueba de la transferencia de su

derecho a cobro.

Este endoso puede ser en blanco (el beneficiario firma el documento y no identifica al

nuevo poseedor del documento) o completo (el endoso identifica al nuevo poseedor del

documento)

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Díaz, H. (2006). Contabilidad General, enfoque práctico con aplicaciones informaticas. (Segunda ed.).
Person, Prentice Hall . Recuperado el 18 de 05 de 2020, de
https://www.academia.edu/12236786/contabilidad_general_enfoque_pr
%C3%A1ctico_con_aplicaciones_inform%C3%A1ticas_pdf

Díaz, H. (2006). www.academia.edu.co. Obtenido de

https://www.academia.edu/12236786/contabilidad_general_enfoque_pr
%C3%A1ctico_con_aplicaciones_inform%C3%A1ticas_pdf

Perez, E. y. (1983). www.repositorio.sena.edu.co. Obtenido de

https://repositorio.sena.edu.co/bitstream/11404/565/1/unidad4_docs_contables_no_contables
.pdf

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

GFPI-F-019 V03
 Autor Adriana Pulido Instructo Centro de Desarrollo Aroindustrial y Mayo
(es) Barragán r Empresarial 2020

Carol Barahona Instructo Centro de Desarrollo Aroindustrial y Mayo

r Empresarial 2020

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fech Razón del

a Cambio

Autor
(es)

GFPI-F-019 V03