Orden de Compra o Pedido Diapositivas

Una orden de compra (también conocida
como pedido de compra o nota de

pedido) es un documento emitido por el
comprador para solicitar mercancías al
vendedor.
• Una orden de compra detalla la cantidad a comprar,
el tipo de producto, precio y condiciones de pago, y
forma de entrega. El vendedor deberá conservar el
documento original y el comprador el duplicado.
• Es útil para el comprador para saber el tipo y la

cantidad del gasto, y para el vendedor para poder
preparar el pedido y hacer facturas en caso de
aceptar el pedido. Cuando el proveedor acepta
dicha orden de compra, existe inmediatamente un
contrato entre las dos partes.
Las diferentes partes de la orden de compra se detallan a
continuación:
• Datos de contacto y dirección del comprador (emisor de la

orden de compra)
• Datos de contacto y dirección del proveedor
• Fecha y lugar de emisión del pedido
• Nombre, cantidad, precio y descripción de los productos que
se van a comprar
• Términos de pago (modo de pago) y de entrega del pedido
(cuándo y cómo se recibirá el producto)
• Coste total del pedido y costes de envío
• Firma autorizada
• Entre los pros para utilizar órdenes de compra, los más
importantes son;
• Certeza; ambas partes quedan protegidas en caso de
que el proveedor no cumpla con su parte enviando los
productos ordenados, o que el comprador no pague la
cantidad establecida.
• Optimización; agiliza la gestión del inventario y el control
de las finanzas.
• Envío más rápido y eficiente; la orden de compra precisa
la fecha de envío en la que el comprador recibirá el
pedido, adecuándose así a sus necesidades.
• El formulario de requisición de compra es el
documento generado por un departamento usuario
o por el personal de almacén para notificar al
departamento de compras los artículos que se
necesitan pedir, la cantidad y el marco de tiempo de
entrega. La compra en una empresa comienza con
la recopilación de requerimientos.
• Luego que se hayan compilado, se debe informar al
departamento de compras. La requisición de
compra es el documento que contendrá la lista de
esos requerimientos. Para prevenir algún fraude, a
los gerentes de los departamentos no se les suele
permitir colocar pedidos directamente a los
proveedores ni comprar en nombre de la empresa.
• En su lugar, el que en realidad coloca los pedidos a
los proveedores externos es un departamento
diferente llamado departamento de compras. Los
gerentes de los distintos departamentos utilizan los
formularios de requisición de compra para informar
a este departamento qué materiales se necesita
adquirir.
• Las requisiciones de compra y las órdenes de
compra son documentos clave en el proceso de
adquisición de los artículos que la empresa
necesita para su operación, estandarizando el
proceso de pedidos interna y externamente
• Los puntos clave sobre la requisición de compra
son los siguientes:
• Es una solicitud que se realiza al departamento de
compras para adquirir cierta lista de materiales.
• Necesita la aprobación de la organización de
compras.
• Es un documento interno; es decir, permanece
dentro de la organización
Para obtener suministros y materiales de los
proveedores, tanto para los procesos productivos
como artículos consumibles de oficina y otros activos.
Se puede crear una requisición de compra para
los siguientes tipos de aprovisionamiento
Para suministrarle materia prima a un proveedor, y así
luego obtener un producto terminado.
Obtención de material que se guarda en las
instalaciones de la empresa y se paga al proveedor
por eso.
Para la obtención de materiales desde otro
departamento o área que se encuentra dentro de la
misma organización
Para obtener los servicios de un proveedor externo,
tal como realizar labores de mantenimiento de la
planta.
Los componentes básicos que conforman una requisición de
compra son:
• Número de la requisición, que permite la identificación del

documento. Debe estar pre-impreso.
• Departamento solicitante.
• Fecha de la requisición y fecha de entrega solicitada.
• Nombre de la persona que elabora la requisición y la firma de la
persona que realiza la autorización correspondiente.
• Los artículos solicitados deben ser descritos detalladamente,
para evitar datos imprecisos. La cantidad debe ser exacta; es
muy importante colocar la unidad requerida (kilos, litros,
unidades, etc.).
• Firma del gerente del departamento de compras que aprueba o
no la compra.
• Si ya se han pedido cotizaciones a proveedores, deben ser
anexadas a la requisición.
• Cada cierto tiempo, los departamentos de una
empresa necesitarán materiales; la requisición de
compra inicia el proceso de compra. El
departamento de compras actuará de acuerdo con
la solidez del documento.
• Si hay algún problema, el documento servirá como
evidencia de que un departamento solicitó los
suministros con una comunicación determinada
• Donde no haya controles apropiados el personal
puede involucrarse en fraudes, ya que pueden pedir
materiales para uso personal.
• Con una requisición de compra existen medidas
establecidas para garantizar que no se practique
ningún fraude. La solicitud debe pasar por varias
manos para garantizar su precisión y necesidad.
• Con las órdenes de requisición implementadas se
evitan las posibilidades de fraude. Los activos de la
compañía también están protegidos
• Cuando una organización requiere que todas las
requisiciones se realicen de forma centralizada a
través del departamento de compras, es fácil
administrar todo el proceso.
• Los compradores también se benefician, ya que
ahora pueden agrupar las compras y aprovechar el
poder de compra de la organización para negociar
mejores términos
• Si un cliente desea devolver u obtener un
reembolso de algún producto o servicio que usted
ha vendido y que le han pagado, debe crear y
registrar una nota de crédito de venta que
especifique el cambio requerido. Para incluir la
información correcta de la factura de ventas, puede
crear la nota de crédito de venta directamente de la
factura de venta contabilizada o puede crear una
nueva nota de crédito de venta con información de
factura copiada
• Si necesita más control del proceso de devolución
de ventas, como documentos de almacén para el
manejo de artículos o una mejor descripción al
recibir productos de varios documentos de ventas
con una sola devolución de ventas, puede crear
órdenes de devolución de ventas. Una orden de
devolución de ventas emite automáticamente la
nota de crédito de ventas relacionada y otros
documentos relacionados con la devolución, como
una orden de venta de reemplazo, si es necesario.
• Para conservar la correcta valuación de inventarios,
normalmente desea devolver los artículos devueltos
al inventario al costo unitario en el que fueron
vendidos, no al costo unitario actual. Esto se
denomina reversión de costo exacto.
• Obtener la satisfacción de nuestros clientes,
proveedores y socios estratégicos ofreciendo productos
y servicios que se ajustan a sus necesidades y
requerimientos.
• Brindar condiciones de trabajo seguras que prevengan
accidentes de trabajo y enfermedades profesionales,
contribuyendo al bienestar físico y mental de los
colaboradores.
• Difundir y poner en marcha prácticas que conllevan al
cuidado de los recursos naturales y mejoramiento en el
ámbito de la sostenibilidad turística (ambiental,
sociocultural y económico).
• Lo hacemos, concientizando a nuestros colaboradores,
comunicando a nuestros proveedores y clientes acerca
de los impactos que se pueden presentar por sus
actividades y las implicaciones legales que esto con
lleva.
• Identificando todos los requisitos legales aplicables y
que estén relacionados con la operación de la agencia.
Los peligros para la seguridad y salud en el trabajo
como los requisitos de sostenibilidad cumpliéndolos y
aplicándolos en la actividad diaria de la agencia.
• Promoviendo practicas seguras que permitan minimizar
el riesgo para que la compañía no sea objeto de
prácticas ilegales en lavado de activos y financiación del
terrorismo.
• Las políticas de servicio y calidad son una herramienta
para las empresas (Grandes, medianas o chicas) en la
atención a sus clientes. Hoy en día las personas que
acuden en búsqueda de un producto o servicio, no
desean hacer negocios con “empresas” sino con
personas iguales a ellas, de esta manera, se espera que
la amabilidad y el servicio prestado sean superlativos
por parte de las personas que representan a las
empresas. Dicho lo anterior, es de vital importancia hoy
en día que toda empresa sin importar su tamaño,
maneje un política clara de atención o servicio al cliente.
Desarrollo de políticas
de servicio al cliente
• El servicio al cliente tiene como objetivo la buena
atención junto con la solución pronta, veraz y efectiva de
los problemas expresados por los clientes ante una
situación de inconformidad con los productos o servicios
prestados. Sus estándares siempre están enfocados a
la satisfacción de las personas que utilizan los servicios
de una empresa, para que ellas sean clientes constantes
y siempre encuentren la mejor opción a sus necesidades
en las empresas que les prestan sus servicios.
• Ahora bien, conociendo lo que significan las políticas de
calidad como se deben construir dentro de una empresa.
• Primero: Diseñando una estrategia de atención a los clientes
o usuarios y con base en ella instruir a todas las personas
encargadas del contacto directo con ellos.
• Segundo: Elaborar una lista de responsables directos sobre la
atención de los clientes, de esta manera se tendrá un control
sobre las personas encargadas y el cliente verá una figura
directa de la persona a cargo de atender sus necesidades.
• Tercero: Escuchar, atender y responder siempre las
peticiones, quejas o reclamos del cliente. El estar pendiente
de todas las inquietudes, solicitudes o reclamos hechos por
los clientes, generará una buena perspectiva de atención
personalizada y deja en ellos la satisfacción de saber que sus
problemas son importantes y así mismo se solucionan de
inmediato.
• Cuarto: Al haber terminado la construcción de los
estándares de atención a sus clientes, todo el equipo de
trabajo debe estar enterado de principio a fin de ellos.
Para esto las capacitaciones y la constante
retroalimentación de todo el personal harán que el
cliente siempre consiga sentirse bien atendido por su
empresa ante todas las situaciones ya expuestas
anteriormente.
• La generación de un espacio en el que sus clientes
puedan realizar sus sugerencias o reclamos resulta
bastante importante tanto para ellos como para usted.
Para esto la utilización de las redes sociales o un
espacio web que ponga en contacto inmediato al directo
afectado con una pronta solución a su problema es lo
más ideal.
• Hoy en día la tecnología acerca a las personas de igual
manera que genera espacios que pueden ser utilizados
por las empresas en cuestiones de atención al cliente,
es ahí donde la innovación en estos espacios y su
correcta utilización darán a su empresa un plus en la
buena atención de sus clientes.
• Al finalizar su plan de servicio al cliente e informar a todo
el personal de éste, está usted garantizando la buena
atención de las personas que visitan su negocio, estará
generando usted en ellos la seguridad de tener como
primera opción a una empresa que se preocupa por las
necesidades de sus clientes y, se estaría garantizando a
un cliente fijo que no se vería en la necesidad de buscar
otros lugares para suplir sus servicios ya que con usted
tiene la seguridad de verse bien atendido en todo
momento.

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