Universidad Mariano Gálvez de Guatemala

Facultad: Ciencias de la Administración

Administración de Empresas
Edificio T-506
Curso: Administración II
Lida. Judith Rodríguez

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Jaqueline Gabriela Segura Rivas

Carné: 0212-18-17466
Sección B

Guatemala, octubre de 2018

 INTRODUCCIÓN
La auditoría administrativa es un accionar eminentemente dinámico, la cual debe de aplicarse en
cada nivel de la empresa, independientemente de su magnitud, de sus productos, y de sus objetivos,
aun en las pequeñas empresas en donde muchas veces se llega a considerar que no es necesaria. Su
aplicación debe ser secuencial y concatenada, integral y parcial con el objeto de lograr la eficiencia
en toda su dimensión. A continuación se detallará ampliamente dicho tema.
 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Una auditoría administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el
propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y
lograr una ventaja competitiva sustentable.

Objetivos
Por sus características, la auditoría administrativa constituye una herramienta fundamental para
impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se
requiere de un estudio más profundo, qué acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias,
cómo superar obstáculos, cómo imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y,
sobre todo, realizar un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las
ideas. En virtud de lo anterior, es necesario establecer el marco para definir objetivos congruentes
cuya cobertura encamine las tareas hacia resultados específicos. Entre los criterios más
sobresalientes para lograrlo se pueden mencionar:
De control: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoría y evaluar el
comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
De productividad: Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el aprovechamiento de los
recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
De organización: Determinan que el curso de la auditoría apoye la definición de la estructura,
competencia, funciones y procesos a través del manejo eficaz de la delegación de autoridad y el
trabajo en equipo.
De servicio: Representan la manera en que la auditoría puede constatar que la organización está
inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y
satisfacción de sus clientes.
De calidad: Disponen que la auditoría tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en
todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
De cambio: Transforman la auditoría en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la
organización.
De aprendizaje: Permiten que la auditoría se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para
convertirlas en oportunidades de mejora.
De toma de decisiones: Traducen la puesta en práctica y los resultados de la auditoría en un sólido
instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización. Capítulo 1: Marco conceptual 13
De interacción Posibilitan el manejo inteligente de la auditoría en función de la estrategia para
relacionar a la organización con los competidores reales y potenciales, así como con los
proveedores y clientes.

Alcance
El área de influencia que abarca la auditoría administrativa comprende la totalidad de una
organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esta
connotación incluye aspectos tales como:
  Naturaleza jurídica
 Criterios de funcionamiento
 Estilo de administración
 Enfoque estratégico
 Sector de actividad
 Giro industrial
 Ámbito de operación
 Tamaño de la empresa
 Número de empleados
 Relaciones de coordinación
 Desarrollo tecnológico
 Sistemas de comunicación e información
 Nivel de desempeño
 Trato a clientes (internos y externos)
 Entorno
 Generación de bienes, servicios, capital y conocimiento
 Sistemas de calidad

Campo de aplicación
La auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizaciones, ya sean públicas,
privadas o sociales. Por su extensión y complejidad, es necesario entender cómo están conformadas
estas organizaciones para responder a las demandas de servicios y productos del medio ambiente y,
sobre todo, de qué manera se articulan, lo cual obliga a precisar su fisonomía, área de influencia y
dimensión. A continuación se presenta la información por sector específico:
Empresas privadas: Son aquellas que funcionan con capital de particulares y, por tanto, sus fines
son principalmente lucrativos. En estas empresas la auditoría administrativa se realiza con el fin de
hacer más eficientes sus procesos administrativos y operativos para incrementar sus utilidades.
Como tú sabes, en la actualidad muchas empresas privadas buscan alguna certificación de calidad.
Obtenerla implica auditar a toda la organización para garantizar, al órgano certificador, que se
cumple con los indicadores dispuestos. Así, la auditoría además de fortalecer y mejorar los procesos
internos le da un valor añadido a su producto.
Empresa públicas: Son aquellas que administra el gobierno con los recursos de la sociedad, por
esta razón se deben rendir cuentas al público de su óptimo funcionamiento y transparentar el uso de
los recursos que les fueron asignados.
Empresas sociales: Son empresas creadas principalmente para dar un beneficio social, pero que
operan con recursos privados. Por tanto, la auditoría administrativa se realiza de manera similar a la
privada y su fin es dar cuentas del uso de los recursos y, en todo caso, hacer más eficiente su
funcionamiento. Ejemplo de empresa social es el Teletón, donde es común que se lleven a cabo
auditorías para presentar al público los resultados

Perfil del auditor

Las características de un auditor constituyen uno de los temas de mayor importancia en el proceso
de decisión de aplicar una auditoría administrativa, en virtud de que es en quien recae la
responsabilidad de conceptualizarla, ejecutarla y lograr los resultados necesarios para mejorar el
desempeño de la organización que ha optado por este recurso. La calidad y el nivel de ejecución de
la auditoría dependen en gran medida del profesionalismo y sensibilidad del auditor y de su
comprensión de las actividades que debe revisar, elementos que implican la conjunción de los
conocimientos, habilidades, destrezas y experiencia necesarios para realizar un trabajo esmerado y
competente.
Habilidades y destrezas: En forma complementaria a la formación profesional, teórica y/o
práctica, el auditor debe contar con otro tipo de cualidades determinantes en su actividad, referidas
a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos de su carácter. La
expresión de estos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso
en particular, pero es conveniente que quien asuma la tarea de cumplir con la función de auditor,
posea las siguientes características:

 Actitud positiva.
 Capacidad de análisis.
 Capacidad de negociación.
 Capacidad de observación.
 Claridad en la comunicación oral y escrita.
 Comportamiento ético.
 Concentración.
 Conciencia de los valores propios y de su entorno.
 Creatividad.
 Discreción.

Metodología
La metodología empleada permite organizar la información recopilada durante el proceso de
auditoría, de manera fácil y accesible, para luego exponer los resultados y determinar los pasos a
seguir en pro de optimizar el funcionamiento de la empresa o institución.
Planeación: son los lineamientos a seguir para llevar a cabo la auditoría administrativa que abarca
los factores principales a evaluar.
Instrumentación: se seleccionan y aplican las técnicas más efectivas para la recolección de datos.
Examen: se aplican las técnicas de análisis necesarias para establecer las características de la
administración y reunir los datos que permitirán evaluar la situación de la empresa o institución.
Informe: al finalizar la auditoría administrativa, se redacta un informe en el cual se identifica el
área auditada, el objetivo de la evaluación, la duración del proceso, los alcances obtenidos, los
recursos y los métodos aplicados.

Cédulas
Para definir la estructura de una cédula es necesario precisar con claridad el objetivo que debe
cumplir, el área a la cual está dirigida, el tipo de información que debe contener, la forma de
llenado, el procedimiento para aplicarla y los resultados que se esperan obtener. Para que las
cédulas logren el efecto esperado su diseño debe observar los criterios siguientes:

 Tipo y nombre de la cédula.

  Destinar un espacio en la parte superior para datos de identificación de la organización,
logotipo, título, fecha, número de página, área y etapa o elemento bajo estudio.
 De preferencia, dividir la cédula en forma modular, para ordenar y estandarizar la
información.
 Reunir y jerarquizar la información de acuerdo con su importancia y utilidad.
 Interrelacionar la operación con el diagnóstico y evaluación.
 Facilitar la integración de información de contexto, proyección y percepción.
 El diseño debe prever el tamaño de los espacios para no limitar la extensión del contenido,
así como la secuencia y movimiento necesarios para su llenado.
 Incluir un espacio en la parte inferior para las observaciones, anotaciones diversas y datos
de la persona responsable de su aplicación, de quien la revisa y de quien la autoriza.
El empleo de cédulas en una auditoría administrativa permite captar información que en
cuestionarios no es factible percibir, ya que abre el rango de respuesta, ordena la información de
forma más accesible, compara conceptos claramente, sistematiza los registros y facilita la
profundidad del enfoque para analizar los resultados. Como recurso de información asocia con
fluidez los indicadores que orientan el proceso de auditar a una organización en forma más versátil,
toda vez que los traduce en una plataforma que relaciona conceptos con comportamientos y
alternativas de acción con estrategias. Este juego de variables integra causas y efectos de manera
tácita, lo que se constituye en un valioso soporte de las decisiones.
Herramientas de diagnóstico:

 Cédula de análisis documental.

 Cédula para la detección y registros de hallazgos y evidencias.
 Cédula para el registro de aspectos relevantes.
 Cédula para la captación y tratamiento de causas y efectos.
 Cédula para la detección y atención de fallas.
Herramientas de evaluación:

 Cédula para determinar criterios de evaluación.

 Cédula para evaluar el efecto en la resolución de aspectos críticos.
 Criterios de puntuación para la evaluación final:
o Proceso administrativo
o Elementos específicos

Herramientas de evaluación de desempeño:

 Cédula de evaluación de desempeño.

 Cédula de evaluación de servicio.

Gráficos
El empleo de gráficos en una auditoría administrativa representa una alternativa sustancial para el
manejo de la información, ya que pueden complementar los registros de las cédulas y cuestionarios,
además de constituirse en un mecanismo de retroalimentación durante todo el proceso de
implementación de la auditoría.
Los gráficos pueden adoptar diferentes formatos y presentaciones, en función del objetivo que se
persiga en su selección, la cual debe responder a los requerimientos de la organización y las
prioridades establecidas en el proyecto de auditoría, así como a la necesidad de imprimir agilidad y
accesibilidad a la información.
Aunque son un recurso muy franco y moldeable, que no parece ser altamente indispensable, en el
fondo constituyen una fortaleza, porque abren la posibilidad de administrar la información de
manera simplificada y condensada cuyo efecto es muy superior que la presentación de cifras a
manera de texto, por más sencillo y claro que éste parezca.
FASES DE SU USO
El proceso para captar información en una auditoría se inicia desde el momento mismo en que se
decide aplicarla y será una constante que acompañará los trabajos del auditor hasta la presentación
del informe fi nal, incluso más allá, en los casos de la aplicación de auditorías de seguimiento. Para
dar un contexto en tiempo y lugar a los gráficos se considera que su utilización se enmarca en tres
momentos del proceso: 1) inicio, 2) desarrollo y 3) conclusión.
Inicio. Durante el acercamiento a la organización, primero, y durante la investigación preliminar,
después, percibir y recopilar información a través de la observación directa y el análisis documental
el auditor debe integrar la evidencia física, analítica y documental y llevar un registro de sus
acciones, compromisos y papeles de trabajo, esto es, un control estadístico de sus avances.
Desarrollo. A medida que se implementa el proyecto de auditoría, la variedad y complejidad de la
información irá en aumento, lo que hará que, en forma complementaria a la preparación de reportes
de avance, el auditor lleve un recuento de sus tareas y de todos los aspectos que estime prioritarios
para alcanzar oportunamente los resultados esperados. No se diga, el coordinador general y líder de
proyecto, que además tienen que contar con una estadística operativa del avance general.
Conclusión. El término de todas y cada una de las fases del proyecto de auditoría, la preparación
del informe final y la determinación de las bases para llevar a cabo una auditoría de seguimiento
exigen que el auditor, personalmente y como miembro de un equipo, presente los resultados
obtenidos. Esta dinámica incluye toda clase de hallazgos, evidencias, observaciones y
recomendaciones a los cuales tiene que dárseles forma. En este paso la opción de usar gráficos es
una decisión consecuente. La comprensión y “venta de ideas” a la organización, desde su órgano de
gobierno, titular, nivel directivo, mandos medios y nivel operativo, se facilitará enormemente si se
soporta en forma gráfica.
 CONCLUSIÓN

La auditoría es una necesidad en la actividad empresarial de nuestros tiempos por lo que la

especialidad en el campo administrativo se vuelve imperiosa su aplicación para el logro de
una efectiva administración de la empresa, ya que constituye una ventaja competitiva que le
permite a la administración ser eficaz y lograr niveles de eficiencia, pilares que le permiten
a cualquier empresa competir en el mercado. La auditoría administrativa nos lleva a
visualizar de inmediato la posibilidad de ubicar a la empresa en la ruta correcta de su
desarrollo administrativo y operativo para el logro de los objetivos.
ANEXOS