Espirales revista multidisciplinaria de investigación

ISSN: 2550-6862

Control interno a la gestión de créditos y
cobranzas en empresas comerciales minoristas
en el Ecuador1
Internal control to the management of credits and collections in retail commercial
companies in Ecuador

Mg. Ximena Leticia García Zambrano2,

Mg. Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño3,

Cynthia Elizabeth Galarza Morales4

Gabriela Guadalupe Grijalva Guerrero5

RECIBIDO – JULIO 2018 – ACEPTADO ENERO 2019 – PUBLICADO MARZO 2019

1
Artículo original derivado del proyecto de investigación titulado Gestión financiera en Ecuador, fecha de
realización entre julio a diciembre del 2018
2
Docente de la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador
Sede Santo Domingo, Ecuador, [email protected], ORCID: 0000-0003-1893-6547
3
Docente de la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador
Sede Santo Domingo, Ecuador, [email protected], ORCID: 0000-0003-2182-2743.
4
Estudiante de la carrera de Contabilidad y Auditoría de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo
Domingo, Ecuador, [email protected], ORCID: 0000-0003-2831-6974.
4
Estudiante de la carrera de Contabilidad y Auditoría de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo
Domingo, Ecuador, [email protected], ORCID: 0000-0001-9531-1116.


Resumen
Introducción. En los últimos años, varias investigaciones han demostrado que las empresas
comerciales minoristas no cuentan con un sistema de control interno que les permita
gestionar la cartera de créditos de una forma eficiente, debido al desconocimiento del área
en gestión, provocando en muchas ocasiones pérdidas en ventas, iliquidez, y en el peor de
los casos el cierre de la actividad comercial. Por tal motivo, para hacer énfasis con el estudio
se levantó información respecto a la situación actual, objetivo determinar el nivel de riesgo

Control interno a la gestión de créditos y cobranzas en empresas comerciales minoristas en el Ecuador

y de confianza con la aplicación del cuestionario de control interno COSO. Materiales y
Métodos Posteriormente se verificó el cumplimiento de políticas y procedimientos
establecidos en la empresa, utilizando técnicas e instrumentos de auditoría. Resultados se
elaboró un informe de auditoría con conclusiones y recomendaciones para la mejora de la
gestión de créditos y cobranzas, el mismo se ajusta a las Normas de Auditoría Generalmente
Aceptadas.

Palabras clave:
Concesión, Crédito, Deuda, Recuperación de cartera, Cartera vencida.

Abstract
Introduction In recent years, several investigations have shown that retail commercial
companies don’t have an internal control system that allows them to manage the credit
portfolio in an efficient manner, due to the lack of knowledge of the area under management,
often causing sales losses, illiquidity, and in the worst case the closing of the commercial

activity. For this reason, to highlight the study, information was collected regarding the
current situation, Objective determine the level of risk and confidence with the application
of the COSO Materials and methods. internal control questionnaire. Subsequently,
compliance with policies and procedures established in the company was verified, using audit
techniques and instruments. Results an audit report was drawn up with Conclusions and
recommendations for the improvement of credit and collections management, which
complies with the Generally Accepted Auditing Standards.

Keywords
Concession, Credit, Debt, Portfolio Recovery, Past Due Portfolio.

15





1. Introducción

El factor riesgo ha sido siempre inherente a la concepción del ser humano, sin embargo, el
administrador ha buscado la forma de efectuar cierto control sobre sus actividades para
lograr disminuirlo, pero con el paso del tiempo, la falta de capacidad en algunas
organizaciones para adaptarse al cambio de los avances tecnológicos, ha provocado el
aumento de fallos en su dirección. Por tal motivo surge el control interno, como una
necesidad de contar con una herramienta que permita gestionar los procedimientos
operacionales, para prevenir, disminuir y enfrentar riesgos en las empresas a fin de alcanzar
los objetivos propuestos.

Auditoría es una evaluación completa en el que se analiza el desempeño de una empresa con

Control interno a la gestión de créditos y cobranzas en empresas comerciales minoristas en el Ecuador

el fin de reducir riesgos, y ayudar a mejorar la productividad a través de un correcto manejo
de los recursos y el cumplimiento de leyes a los que se rigen según actividad económica y lo
que disponga la administración. (Sánchez Curiel, 2013)

Existen tres fases de auditoria: como la fase previa, la planificación y ejecución de trabajo.
Para dar inicio a una auditoría es importante que el auditor se contacte con el encargado de
la empresa en cuestión para acordar el área en el que se realizará el trabajo, para luego
analizar la situación actual y los riesgos existentes, fijar los objetivos generales, conocer las
normas del control interno y contable, constatar el cumplimiento de las normas legales; y
por ultimo organizar un cronograma con las actividades que se van a realizar. (Sánchez
Fernández de Valderrama & Alvarado Riquelme, 2014)

“La fase de planificación es muy importante, pues su correcta asignación de recursos debe
permitir llegar a unos niveles altos de eficiencia y eficacia” (Pallerola Comamala & Monfort
Aguilar, 2013, pág. 36).

La ejecución del trabajo se efectúa siempre que sea posible en las dependencias del cliente
a excepción que sea una empresa de servicios y la contabilidad pudiera estar centralizada en
una sociedad matriz, en cuyo caso una gran parte de la documentación pudiera ser remitida
a las oficinas del auditor. (Pallerola Comamala & Monfort Aguilar, 2013, pág. 35)

A partir de la creación del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway

Commission en 1992, se emite el primer documento de directrices denominado Marco
Integrado del Control Interno COSO I., considerándolo como un modelo a seguir para
efectuar el respectivo control en las operaciones, sin embargo; debido al aumento de la
complejidad de procesos en las empresas, se comenzaron a emitir versiones mejoradas en el
año 2004 cuando se publicó el COSO II y en 2013 tras publicar la tercera versión COSO III,
considerado como una versión mejorada del COSO I, porque mantiene su nombre y
definición, pero involucra una visión más clara y actualizada. (Vásquez Montoya, 2016)

“El control interno se puede definir como el conjunto de normas, métodos, procedimientos,
manuales y políticas coordinadas que efectúan la más alta dirección –gobierno corporativo-,
encaminado a proporcionar seguridad razonable” (Montaño Orozco, 2013, pág. 55).

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El control interno permite llevar a cabo un correcto funcionamiento de las actividades dentro
de una empresa, implementando normas y regulaciones con la finalidad de minimizar los
riesgos que incurren en las operaciones, y a su vez alcanzar los objetivos, buscando la
confiabilidad en los registros contables.

Las limitaciones pueden alcanzar a errores en el diseño o en los cambios de un control

interno. El funcionamiento de un control puede no ser eficaz en sí mismo, o puede que no se
utilice de manera eficaz debido a que la persona responsable de él no comprenda su finalidad
o no lo haga funcionar correctamente. (Larriba Díaz-Zorita, 2015, pág. 309)

En toda organización debe coexistir una seguridad razonable, a través del cumplimiento de
los tres objetivos del control interno; el primero es lograr la eficiencia y eficacia en las
operaciones; el segundo consiste en generar un alto grado de confiabilidad de tal forma que
la información que se genere sirva de base para la toma de decisiones en forma oportuna; y

Control interno a la gestión de créditos y cobranzas en empresas comerciales minoristas en el Ecuador

el tercer objetivo implica el cumplimiento de las normas y regulaciones a fin de reducir el
riesgo de posibles pérdidas por sanciones, a raíz del desconocimiento de la normativa o
negligencia de tipo administrativo. (Vásquez Montoya, 2016)

El Marco integrado de control interno constan de ocho componentes tales como; el ambiente
de control, el establecimiento de objetivos, identificación de eventos, evaluación de riesgos,
respuesta al riesgo, actividades de control, información y comunicación y Monitoreo.

A pesar de que el sistema de control interno brinde seguridad operacional, es importante

que las empresas mantengan un sistema efectivo, realizando evaluaciones periódicas,
mediante el levantamiento de procedimientos actuales y pruebas de recorrido, para verificar
si se está llevando a cabo un adecuado control, a fin de corregir errores encontrados, por
medio del diseño de manuales de procedimientos y funciones.

El COSO ERM detalla un marco basado en principios y procesos diseñados para identificar,
controlar y administrar riesgos o eventos potenciales que afectan a la entidad, de tal forma

que brinde seguridad razonable a la administración, permitiendo alcanzar los objetivos y
metas propuestas.

Se puede decir también que es un proceso efectuado por la junta de directores, la

administración y otro personal de la entidad, aplicando en la definición de la estrategia a
través del emprendimiento, diseñado para identificar eventos potenciales que pueden
afectar la entidad, y para administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por
el riesgo, para proveer seguridad razonable en relación con el logro del objetivo de la entidad.
(Estupiñán Gaitán, 2012, pág. 66)

El crédito ha sido utilizado como una herramienta para reactivar la economía; en los siglos
XIX Y XX los utilizaban los comerciantes y los negociantes para ampliar su actividad
económica; en la época de los romanos, utilizaban las tierras de los campesinos como
hipoteca cuando estos no cancelaban sus deudas. (Morales & Morales, 2014)

En la actualidad toda empresa que busca mantenerse actualmente en el mercado ha optado

como estrategia el otorgamiento de ventas a crédito, y por ende es fundamental tener un
control idóneo de la cartera por cobrar y los tiempos en los que ésta se recuperará, para ello

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quienes integran la organización deben establecer políticas y procedimientos para tener un
control minucioso de la cuenta y de esta manera evitar posibles riesgos.

Se puede decir que la concesión de créditos es el otorgamiento efectivo o recursos por parte
de un prestamista a un deudor para que el mismo cancele en un determinado periodo. Antes
que una empresa conceda un crédito es importante tomar en consideración una serie de
directrices que le ayuden a evaluar la capacidad que tiene el cliente de cubrir la deuda; para
proceder establecer los montos y los plazos en el que se recuperará.

La cartera de créditos es un instrumento financiero de la organizaciones solidarias

compuesto por operaciones de crédito otorgadas y desembolsadas a sus asociados bajo
distintas modalidades, aprobadas de acuerdo con los reglamentos de cada institución y
expuesta a un riesgo crediticio que debe ser permanentemente evaluado, con el propósito
de registrar dicho deterioro. (Cardozo Cuenca, 2014, pág. 95)

Control interno a la gestión de créditos y cobranzas en empresas comerciales minoristas en el Ecuador

La recuperación de cartera es la acción que realiza el prestamista para conseguir que los
deudores cancelen deudas que han sobrepasado el plazo de cancelación; los cuales influyen
negativamente a una organización, debido a las pérdidas o el retraso en el recobro del
efectivo que sufre.

“Un cliente moroso se considera el que pasado el vencimiento no ha satisfecho su deuda a la

empresa. Mientras que un cliente insolvente o fallido es del que la empresa no va a cobrar
definitivamente la deuda del mismo” (Gutiérrez & Couso, 2013, pág. 120).

Cuando una empresa, comercializa sus productos a crédito, corre el riesgo de que dicho
adeudo no sea recuperado total o parcialmente; ya sea por irresponsabilidad, fallecimiento
del deudor o por desconocimiento de domicilio; por tal motivo es importante tomar las
precauciones necesarias como; analizar los buro de créditos del cliente, solicitar un garante
cuya responsabilidad sea notariada con firmas de ambas partes, para acciones legales futuras
en caso de eventualidades, etc.; de tal forma que el riesgo disminuya y no se vea la empresa

afectada su por falta de liquidez.

Cuando se ha vencido los términos para la recuperación de la cartera se clasifica en cuentas

incobrables y cuando se agoten los medios se castiga contra el deterioro acumulado de
cartera. (Fierro Martínez & Fierro Celis, 2015, pág. 188)

La Empresa Multillanta Ramírez mantiene una cartera vencida debido a que, no cuenta
políticas establecidas al momento de otorgar los créditos por ventas, además, no cuenta con
políticas para la recuperación de cartera ni con el personal idóneo para realizar el proceso de
recuperación de cartera

Para el desarrollo del presente estudio se considera como objetivo general, evaluar el sistema
de control y mejorar los procesos de concesión de créditos y recuperación de cartera de la
empresa Multillanta Ramírez en el período 2017. Para lo cual se procede a le levantar
información para el diagnóstico de la situación actual; identificar los riesgos existentes;
realizar los procedimientos de auditoría al sistema de control interno en los procesos;
elaborar un informe de los hallazgos encontrados durante la evaluación; y proponer políticas

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y procedimientos; que corrobore a la mejora de los procesos de concesión de créditos y
recuperación de cartera.

2. Materiales y Métodos

La presente investigación se realizó dentro de la empresa “Multillanta Ramírez”; la misma

tuvo un enfoque mixto. Cuantitativo porque se tabularon los datos obtenidos de las
encuestas dirigidas a los clientes de la empresa, y porque se utilizó cálculos matemáticos para
determinar el nivel de riesgo y de confianza mediante la aplicación de un cuestionario de
control interno COSO ERM, además el estudio es cualitativo porque se realizó pruebas de
recorridos en las que se pudo plasmar mediante las narrativas los procesos actuales.

El diseño de la investigación que se utilizó fue documental debido a que se recabó

información de las ventas a créditos otorgados y de los pagos efectuados por clientes de la

Control interno a la gestión de créditos y cobranzas en empresas comerciales minoristas en el Ecuador

empresa en el año 2017; y de campo porque se utilizó la técnica de observación para conocer
las actividades que realizan los trabajadores al momento de conceder créditos y recuperar
su cartera.

El tipo de investigación es descriptiva y explicativa; descriptiva porque se detallaron las

políticas, procedimientos, funciones del personal, estructura organizacional, características
y otros datos importantes relacionados directamente con el área de créditos y cobranzas y
explicativa porque se buscó una relación causa-efecto del cumplimiento de las políticas en la
cartera vencida de la empresa.

En la población objeto de estudio se consideró al gerente, administrador, secretaria y clientes

con saldos pendientes al año 2017, debido a que la población era mayor a 100 personas fue
necesario calcular la muestra tomando en consideración un margen de error del 5% y un nivel
de confianza del 95%, a los involucrados se les aplicó los diferentes instrumentos de recogida
de datos; la entrevista dirigida al gerente, administrador y secretaria; y la encueta dirigida a
los clientes con el propósito de recabar información acerca de la concesión y recuperación

de cartera.

3. Resultados

Fase I: Levantamiento información

La empresa Multillanta Ramírez se dedica a la venta al por menor de neumáticos, aros y

baterías, la misma está representada por el Sr. Jimmy Fabricio Villavicencio Cheli quien
además es gerente de la misma; además cuenta con un administrador y secretaria dentro del
área de administración, quienes realizan las actividades de venta, concesión de créditos y
recuperación de cartera; y en el área de logística cuenta con dos mecánicos quienes se
dedican a colocar los repuestos adquiridos por los clientes.

De los resultados obtenidos de la entrevista realizada al gerente, administrador y secretaria

de la empresa, se determinó que la organización no tiene establecido de forma documentada
sus valores institucionales, estructura organizacional y un manual de funciones; sin embargo,
manifestaron que desempeñan su trabajo bajo lineamientos éticos; así mismo, conocen las

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actividades a realizar; pero en ocasiones existe duplicidad de funciones por parte de la
secretaria debido a que desempeña diversas funciones, tales como la limpieza, venta,
otorgación de crédito, cobranza y elaboración de reportes para la contadora.

Cuando la empresa contrata un empleado no evalúa sus habilidades y capacidades, solo se

revisan las referencias laborales y hojas de vida de los aspirantes, incrementando la
probabilidad de contar con un personal sin capacidades para el cargo que ocupa.

Los requisitos solicitados para otorgar créditos a clientes son pocos, en tal sentido la
posibilidad de recuperar la cartera es baja. Además, las ventas a créditos no son en su
totalidad comunicadas al gerente, porque la secretaria es la encargada de otorgar créditos,
basándose en el historial del mismo cuando se trata de un cliente antiguo. La empresa no ha
establecido de manera documentada políticas y procedimientos para la concesión y
recuperación de cartera, por lo que las decisiones del plazo, el valor del crédito lo establecen

Control interno a la gestión de créditos y cobranzas en empresas comerciales minoristas en el Ecuador

dependiendo la relación que tengan con el cliente.

Las personas entrevistadas concordaron que para el otorgamiento de créditos, los clientes
nuevos deben presentar los requisitos exigidos por la empresa y para los clientes antiguos
solo se basan en el historial de la cartera; en lo que respecta a los seguimientos periódicos
en la recuperación de cartera, no se los realiza porque el administrador confía en la capacidad
laboral de la secretaria, por lo que solo revisa el informe presentado de forma semanal,
enfocándose en el número de clientes que han cancelado sus adeudos.

La empresa utiliza el sistema VisualFAC para el registro y movimiento contable. Cuando el

cliente se acerca a cancelar la secretaria le emite un documento de cobro y revisa en el
sistema el adeudo para conciliar el saldo y registrar el pago de la cuota.

La información obtenida por parte de los clientes de la empresa Multillanta Ramírez

determinó que la empresa informa al cliente los procedimientos de venta y los requisitos que
debe presentar para concederle el crédito, además la empresa como garantía únicamente

solicita una letra de cambio con su respectiva firma; exige un garante como medida
preventiva para asegurar la recuperación del monto, además dicho crédito se lo otorga en
un plazo de 3 días hábiles máximo, y con un plazo de pago de 30, 60 y 90 días.

La mayor parte de los clientes encuestados mencionan que la persona que le otorgó en
crédito en este caso el administrador o la secretaria se comunica para recordarle la fecha de
cancelación del adeudo tres días antes de la fecha de cancelación, y cuando se retrasan en
sus pagos.

La empresa no cobra intereses, a los clientes que firmen una letra de cambio como garantía,
pero no toma acciones legales contra los deudores por tal motivo la gestión de cobros no
carece de eficiencia.

Fase II: Procedimientos de auditoría al Sistema de Control Interno en los procesos de

concesión de créditos y recuperación de cartera.

Se realizó una matriz de calificación de riesgos por cada componente del Cuestionario del
Control Interno COSO ERM.

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Tabla 1. Matriz de calificación por componente
Porc.
Rsptas. Rsptas. Porc. de
N° Componentes Total de Total
Positivas Negativas confianza
riesgo
1 Ambiente de control 2 6 8 25% 75% 100%
2 Establecimiento de
0 5 5 0% 100% 100%
objetivos
3 Identificación de
3 2 5 60% 40% 100%
eventos
4 Evaluación del riesgo 2 3 5 40% 60% 100%
5 Respuesta al riesgo 2 3 5 40% 60% 100%
6 Actividades de control 3 2 5 60% 40% 100%
7 Información y
5 0 5 100% 0% 100%
comunicación
8 Monitoreo 2 3 5 40% 60% 100%
Total 18 25 43 44% 56% 100%

Control interno a la gestión de créditos y cobranzas en empresas comerciales minoristas en el Ecuador

Elaborado por: Los autores
Fuente: Investigación de campo

Con base al cuestionario de control interno del proceso de concesión de créditos y

recuperación de cartera, que mostro un alto nivel de riesgo en los componentes de ambiente
de control, establecimiento de objetivos, evaluación de riesgos, evaluación de riesgos,
respuesta al riesgo y monitoreo. Se pudo determinar un nivel de confianza de 44% como
resultado de la división entre el total de respuestas positivas para el total de preguntas, lo
cual está dentro del rango de nivel de confianza bajo y por ende presenta un nivel de riesgo
bajo.

La muestra a considerar para realizar el seguimiento de clientes que presentan saldos

adeudados es de 60 personas, las mismas que fueron objeto de verificación de datos
relevantes para comprobar el cumplimiento de las políticas relacionadas al proceso de
concesión de créditos y recuperación de cartera de la empresa Multillanta Ramírez.

Ventas al contado y a crédito

60%
40% 57%
43%
20%
0%
Efectivo Crédito

Figura 1. Ventas efectuadas a crédito.
Elaborado por: Los autores
Fuente: Sistema VisualFAC

Las ventas a créditos son $26.795 de ventas realizadas en el año 2017, el 57.11% fue otorgado
a crédito y sólo la diferencia 42.89% se recibió en efectivo, lo cual se considera que puede
ocasionar un riesgo a la empresa debido al porcentaje elevado de crédito en relación al
porcentaje al contado.

21



 Cumplimiento de políticas de concesión de créditos

100%
90%
80%
70% 68% 75% 75%
60% 88%
50% 100% 97% 98% 92%
40%
30%
20% 32% 25% 25% Incumplimiento
10% 12%
0% 0% 3% 2% 8%
Cumplimiento

Control interno a la gestión de créditos y cobranzas en empresas comerciales minoristas en el Ecuador

Figura 2. Cumplimiento de políticas de concesión de créditos.
Elaborado por: Los autores
Fuente: Letras de cambio, Archivos de clientes, Base de datos del sistema Visual FAC.
De los sesenta clientes solo se encontraron, dos copias de cédula, una planilla de luz, cinco
letras de cambio, ninguna copia de matrícula, además de que solo hay diecinueve
recomendaciones de clientes antiguos, quince créditos no dieron ningún abono inicial,
catorce clientes con ventas inferiores a $90 y; siete clientes presentan más de un crédito
aprobado teniendo saldos pendientes. La falta de documentación no permite tener garantía
para recuperar su cartera de clientes provocando una disminución de ingresos.

Cumplimiento de políticas de recuperación de cartera

100% 13% 10%

80%
60%

100% 90%
83%
40%
Incumplimiento
20%
0% 0% Cumplimiento

Figura 3. Cumplimiento de políticas de recuperación de cartera. Elaboración propia
Elaborado por: Los autores
Fuente: Talonario de documentos de cobro, Llamadas telefónicas.

De la muestra determinada existe un 0% de cumplimiento con lo que respecta a los reportes

semanales presentados por la secretaria, debido a que estos fueron desechados de forma
mensual; un 83% de cumpliendo con respecto a la entrega de documentación de cobro por
parte de la secretaria debido a que a personas conocidas no emitió documentos lo que
provoca desconocimiento de los pagos efectuados. En la gestión de llamadas se presentó un

22



90% de cumplimiento, el cual se corroboro mediante llamadas telefónicas donde clientes
mencionaron que ella se ha comunicado para recordarles el saldo pendiente o para realizar
una acción de cobro.

Créditos Aprobados por la Administración

80%
60%
40%
67%
20% 33%

0%

Control interno a la gestión de créditos y cobranzas en empresas comerciales minoristas en el Ecuador

Cumplimiento Incumplimiento

Figura 4. Créditos aprobados por la administración.
Elaborado por: Los autores
Fuente: Sistema Visual FAC, Cuentas por cobrar

Se encontraron siete créditos nuevos que no fueron aprobados por el administrador, sin
embargo, la secretaria concedió el crédito. De acuerdo con las políticas establecidas por la
empresa los créditos son aprobados únicamente por el administrador. Cuando estos créditos
fueron aprobados el administrador no se encontraba en la empresa y la secretaria otorgó el
crédito, esto puede provocar el aumento de créditos en ventas por cobrar y baja probabilidad
en la recuperación de cartera.

Antiguedad del Saldo

50%

40%
30%
40%
20% 27% 27%
10% 6%
0%
Saldos Saldos Saldos pagados Saldos con
pendientes pendientes con parcialmente cuotas de pago
inferiores a los 6 mas de 6 meses con mas 6 del proximo año
meses meses de atraso

Figura 5. Antigüedad del saldo.
Elaborado por: Los autores
Fuente: Sistema Visual FAC, Cuentas por cobrar

De las 124 cuotas totales analizadas de clientes morosos, el 40% son inferiores a los 6 meses;
el 27% son superiores a los 6 meses, el 27% tienen saldos pagados parcialmente mayor a los
6 meses y la diferencia representan cuotas cuyas fechas de pagos están establecidas para el
próximo año. Cabe recalcar que la empresa no clasifica su cartera de clientes ni por monto,
ni por meses de morosidad del crédito.

23



 Verificación de llamadas telefónicas

100%

50% 85%
15%
0%
Cumplimiento Incumplimiento

Figura 6. Verificación de llamadas telefónicas.
Elaborado por: Los autores
Fuente: Investigación de campo

Control interno a la gestión de créditos y cobranzas en empresas comerciales minoristas en el Ecuador

Existe un 15% de clientes que desconocen los saldos que adeudan a la empresa, esto se debe
a que la secretaria no se comunica con aquellos clientes antiguos, que siempre se retrasan
de sus pagos a la fecha acordada; sin embargo, la empresa conoce que los cancela. Además
de que el sistema actualiza la información a la fecha y dichos pagos fueron realizados en
fechas actuales, provocando diferencias de los saldos pendientes.

Gestión de Cobranzas

100% 10% 18% 20%

80%

60% Incumplimiento
90% 82%
40% 80%
Cumplimiento

20%

0%
Primera Segunda Llamadas
notificación Notificación posteriores

Figura 7. Gestión de cobranzas.
Elaborado por: Los autores
Fuente: Investigación de campo

En la gestión de cobranzas existe un 90% de clientes que afirman que se comunica la

secretaria para confirmarles los adeudos pendientes; un 82% mencionaron que se les realiza
dos llamadas telefónicas por el retraso del pago; y el 80% concordaron que reciben más de
dos llamadas telefónicas.

Fase III Elaboración un informe de los hallazgos encontrados durante la evaluación.

Se redactó la carta a gerencia donde se especifican el propósito, las técnicas, procedimientos
y Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas en las que se llevó a cabo la presente
evaluación del control interno, tales como planificar, ejecutar y elaborar un informe de lo

24



encontrado durante el proceso de auditoría; en dicho informe se mencionó los hallazgos
encontrados junto con las recomendaciones para mejorar del proceso de concesión de
créditos y recuperación de cartera.

Se determinó que en la empresa que existe duplicidad de funciones, debido a que la

secretaria realiza funciones y actividades que no se encuentran estipuladas dentro del
contrato laboral, tales como vender, conceder créditos y recuperar la cartera de clientes, lo
que ocasiona que además de que exista una sobrecarga laboral para los empleados, éstos no
pueden desarrollar sus actividades con la efectividad que amerita el puesto de trabajo. Por
lo que se recomendó establecer un departamento de créditos y cobranzas; el cual va a estar
integrado por una persona que se encargue del proceso, por esta razón se definirá un perfil
profesional y un nuevo organigrama en el que conste el departamento en mención.

Proceso de concesión de créditos

Control interno a la gestión de créditos y cobranzas en empresas comerciales minoristas en el Ecuador

Con lo que respecta al cumplimiento de políticas de concesión de créditos, se pudo
determinar que la persona encargada no lleva archivo de documentos de clientes deudores
de la empresa, lo que ocasiona que no exista un respaldo necesario que permita acceder a
los datos del cliente. Se recomienda que el encargado de los créditos y cobranzas lleve un
archivo de los documentos y solicite no solo la presentación de documentos sino también
una copia de los mismos para que exista mayor facilidad al momento de cobrar.

Proceso de recuperación de cartera

Se presentó incumplimiento de políticas establecidas de forma verbal para la recuperación
de cartera debido a que la secretaria no presentó sustento documental de los reportes
semanales que presenta al administrador, pero si se pudo constatar las llamadas telefónicas
que realiza a los clientes para recordarle el adeudo; con respecto al primer punto se pudo
determinar que la falta de sustento del trabajo realizado puede ocasionar incertidumbre por
parte de los directivos de la empresa con respecto al cumplimiento del trabajo de la
secretaria. Se recomienda que se establezca un documento formal de que el administrador
recibe el reporte por parte del encargado de realizar la cobranza, además de que éste se

realiza de manera mensual a fin de que sea más eficiente la gestión.

Entre los documentos que presentan los clientes se encuentran las letras de cambio que
deben firmar para concederles el crédito. Al evaluar la documentación presentada por el
cliente se pudo determinar que no todos llenan letras de cambio tal como lo establecen las
políticas, además no se hace uso de las mismas por lo resulta ineficiente la recuperación del
adeudo. Se recomienda hacer firmar este documento por el cliente y que se haga uso del
mismo al pasar el tiempo correspondiente para que exista forma de recuperar el dinero por
ventas a crédito.

4. Conclusiones

Mediante los instrumentos de recogida de datos que se utilizó se concluye que la empresa
lleva a cabo sus actividades de manera empírica, ya que no tiene establecido
documentalmente su estructura organizacional, políticas y procedimientos para realizar las

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actividades de concesión de créditos y recuperación de cartera, además de que existe
duplicidad de funciones lo que impide que las actividades se realicen de manera eficiente.

Una vez verificada las políticas de concesión establecidas en la empresa se pudo determinar
que las mismas no se cumplen a cabalidad, ya que no se encontraron todos los documentos
que debería solicitar antes de conceder un crédito y se estos se otorgan a clientes que tienen
saldos pendientes.

En cuanto a las políticas de recuperación de cartera en ocasiones no se emite los documentos

de cobro, adicionalmente no se encontraron los reportes de clientes con adeudos que
deberían ser realizados por la secretaria y entregados al administrador; en cuanto a la letra
de cambio que debe firmar el cliente la empresa no la hace efectiva para tomar acciones
legales al momento de incumpliendo de pago.

En el informe de hallazgos se concluyó que la empresa tiene un deficiente control interno

Control interno a la gestión de créditos y cobranzas en empresas comerciales minoristas en el Ecuador

respecto a la gestión de créditos y cobranzas, por falta de cumplimiento de las políticas
establecidas, la existencia de duplicidad de funciones y documentación sin uso por parte del
personal de la empresa encargado de las actividades del área.

Como políticas de recuperación de cartera se propone que el analista de créditos se encargue

de llamar al cliente en caso de atraso en el pago, y que le realice una visita a él y al garante
para recordarle que se acerque a cancelar y luego de un tiempo considerable de retraso se
tome acciones legales con la utilización de la letra de cambio. La estructura organizacional
con la contratación de un analista de créditos y cobranzas que se encargue netamente del
área en cuestión, se incrementaron nuevas políticas de concesión de créditos como la
utilización de una solicitud de créditos y el análisis en el buró de créditos por clientes para
mayor seguridad para recuperar los adeudos.

5. Referencias Bibliográficas

Cardozo Cuenca, H. (2014). IFRS/NIIF para el sector solidario aplicadas a las PYME Modelo
catálogo de cuentas. Bogotá: Ecoe Ediciones.

Estupiñán Gaitán, R. (2012). Control interno y fraudes (Segunda ed.). Bogotá: Ecoe
Ediciones.

Fierro Martínez, Á., & Fierro Celis, F. (2015). Contabilidad de activos con enfoque NIIF para
las pymes. Bogotá: Eco Ediciones.

Gutiérrez, M., & Couso, Á. (2013). Iniciación a la contabilidad desde cero. España: RA-MA
Empresa.

Larriba Díaz-Zorita, A. (2015). Auditoría de cuentas anuales. España: Centro de estudios

financieros.

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