CA-PGC-01

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTION COMERCIAL Edición 06

Vigencia12-06-2018

OBJETIVO DEL PROCESO Cumplir con los presupuestos de ventas tanto en pesos como de margen, teniendo un óptimo control de cartera y satisfaciendo las necesidades del cliente.

Cumplimiento del presupuesto en $

INDICADORES Cumplimiento recaudo técnico
Cumplimiento del presupuesto en margen (% )

RESPONSABLE DEL PROCESO Directora de Ventas Canal Industrial

Directora de Ventas Canal Industrial Asistentes de Servicio al Cliente

PERSONAS QUE PARTICIPAN
Asesores Tecnicos Comerciales (ATC) Coordinador de Linea

REQUISITOS A CUMPLIR
ISO 9001 LEGALES Y REGLAMENTARIOS CLIENTE INTERNO CLIENTE EXTERNO
7.5.2. Creación y Actualización Resolución 009 /2009: Información y Comunicación Oportuna de Necesidades Compromisos Claros
7.5.3 Control de la información Documentada de los clientes Información clara, oportuna y veraz
Productos Controlados por su uso en estupefacientes
5.1.2 Enfoque al cliente Información clara, oportuna y veraz Atención técnica oportuna
5.2 Política Resolución 081 / 2002: Comunicación a través del canal adecuado Conocimiento del Producto
6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos Cumplimiento de los márgenes esperados Conocimiento del Mercado: Tendencias, Disponibilidad de Producto,
Productos Controlados por su uso en armas y municiones
7.4 Comunicación Cumplir con el recaudo Técnico Cartera Conciliada
8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos Estimar asertadamente Atención de reclamos oportuna y eficaz
y servicios Información de requerimientos especiales de clientes
8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y
8.2.1 Comunicación con el cliente
8.5.1 Control de la producción y de la provisión del
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega
8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o
proveedores externos
9.1.2 Satisfacción del cliente
9.2 Auditoría interna
9.1.1 Generalidades
8.6 Liberación de los productos y servicios
8.7 Control de las salidas no conformes
9.1.3 Análisis y evaluación
10.2 No conformidad y acción correctiva
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades

COMUNICACIONES
(Internas - Externas - Masivas)
QUE COMUNICAR A QUIEN COMUNICARLO QUIEN LO COMUNICA POR QUE MEDIO CON QUE FRECUENCIA

Gerente Comercial
Correo Electronico
Portafolio de productos y Clientes externos y partes Directores de Ventas
Pagina Web Frecuentemente
servicios interesadas Asesores Tecnicos Comerciales
Medios Impresos
Atención al cliente

Gerencia General Informe de Gestión

Informe de ventas rentabilidad Gerente Comercial Mensual
Fuerza de Ventas Comité de Gerencia

Correo Electronico
Meta de ventas Fuerza de Ventas Director de Ventas Mensual
Reuniones
Correo Electronico
Plan de actividades comerciales Fuerza de Ventas Gerente Comercial Mensual
Reuniones
Fuerza de Ventas Correo Electronico
Lanzamiento de productos Gerente Comercial Mensual
Clientes Reuniones

SERVICIOS SUBCONTRATADOS POR ESTE PROCESO

No existen servicios subcontratados

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CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTION COMERCIAL Edición 06
Vigencia12-06-2018

PROVEEDORES

DISTRIBUCIÓN Y DISEÑO Y PLANEACIÓN DEL PLANEACIÓN

COMERCIO EXTERIOR CONTROL DE CALIDAD PRODUCCIÓN COMPRAS GESTION HUMANA GESTIÓN FINANCIERA TIC GESTIÓN DE PROCESOS CLIENTE EXTERNO
ALMACENAMIENTO DESARROLLO ABASTECIMIENTO GERENCIAL
Disponibilidad de
Planeación de producto para el Lineamientos Cartera Conciliada de
Costeos Preliminares, Entrega de información Servicio de entrega de Muestras de productos Pago oportuno de Mantenimiento de Documentación de los
produccion de lineas de proceso de Frescura del inventario estrategicos: Balanced clientes / apoyo a la Solicitud de desarrollos
definitivos y factores técnica productos al cliente final nuevos y de linea nómina equipos procesos actualizada
negocio comercializacion y Scorecard (BSC) gestión de cobranza
produccion
Suministro de información Acta de descargo y
Información oportuna y Información de precios y Calculo de asertividad Recursos Aprobados a Información de pedidos Apoyo y mantenimiento Resultados de Auditorias de
del proceso de Certificados de calidad Soporte Técnico liquidacion de Información del mercado
veraz de inventarios disponibilidad de estimados mensual través del presupuesto aprobados del canal de voz y datos Calidad
nacionalización novedades
Suministro de información
Respuesta de acciones Notificacion de código y
de cambios y requisitos Precosteos de producto Autorización traslado Personas idoneas para Parametrización
correctivas para el creación de maestra del Solucion mesa de ayuda Asignación de reclamos Solicitud de Productos
legales para el proceso importado entre sucursales ocupar vacantes financiera del Cliente
ENTRADAS

cliente producto
de comex

Entrega de
Reporte de producto Aprobación o no de
Recomendación de Uso Documentación técnica Capacitacion y Requerimientos de
vencido, no conforme y cupos de crédito a
de PNC (FT, MSDS, COA´S) del entrenamiento Auditoria
de lento movimiento clientes
proveedor
Información veráz y
Autorización de los
oportuna de los Desembolso de anticipos Quejas y Reclamos
adicionales al estimado
movimientos
Gereración del MRP para
Costeos oportunos de
productos
producto importado.
comercializados
Entrega de muestras de
proveedores

Gestión de permisos de
productos controlados

ACTIVIDADES DEL PROCESO

PLANEAR HACER VERIFICAR

Realizar presupuestos anuales por cliente y producto Planear y Realizar visitas de seguimiento y conocimiento del cliente Medición y seguimiento de indicadores de gestión
Definición de presupuestos de gastos de personal requerido Colocar pedidos para el cliente de acuerdo a sus necesidades
Segmentar clientes (ABC) Cobros de cartera
Definición de indicadores de gestión y desempeño individual Asistencia Técnica en caso que se requiera (homologación de productos)
Definición de presupuestos de gastos de personal requerido Traer información a la compañía sobre la competencia y los movimientos en el mercado
Proponer la introducción de nuevas referencias al portafolio
Traer clientes nuevos a la compañía
Atender reclamos de clientes ACTUAR
Hacer cotización de productos Realizar estimados de ventas mensuales
Solicitar muestras Definición de Acciones correctivas y preventivas de auditorias internas y externas
Solicitar documentación para definición de cupos de crédito y firmas de pagaré Ajustar el estimado a través de "adicionales al estimado"
Mantener actualizada la base de datos de clientes
Entregar Fichas técnicas y hojas de seguridad
Anticiparse a las necesidades del cliente
Mantener los acuerdos de consignación vigentes
Plantear a los clientes alternativas de negociación como productos en consignación, triangulación, endoso de
facturas

Solicitud de productos Información de pagos de

Controlados clientes

Solicitud de muestras a Solicitud de aprobación

proveedores de pedidos por cartera

Retroalimentación de Solicitud de aprobación

precios del mercado de cupos
Solicitud de información
técnica de productos e Entrega Información
Solicitud de Aniticipos
información de Técnica
SALIDAS

proveedores
Solicitud de procesos Solicitud de
Creación de Solicitud de Quejas y Entrega de productos
Adicionales al estimado Solicitud de precosteos Adicionales al estimado disciplinarios y otras parametrización
proveedores reclamos nuevos
novedades financiera de clientes
Estimado mensual de Solicitud de creación de Validación por parte del Estimados mensuales por Solicitud de recursos a Solicitud de Copias recibos amarillos
Solicitud de información Recibos de caja Solicitud de Acciones correctivas y
Entrega de Pedidos ventas de productos productos y proveedores cliente sobre productos sucursal y presentación través del presupuesto capacitación y de recibo de caja Asesoría Técnica
técnica provicionales mantenimiento preventivas
fabricados en el S.I nuevos de producto de gastos entrenamiento provisional
Verificación de Aceptación de las Solicitud de traslado de Necesidades
Solicitu de creación de Elementos de Entrada Resultados de Estado de cuenta de Solicitud de actualización Solicitud de recibos de
Precosteos de respuestas de los clientes productos a otras Presupuesto de ventas Solicitud de Traslados Solicitud de Personal administrativas (Mesas de Entrega de muestras
articulos para proyectos indicadores de BSC clientes de documentación del SGC caja provisional
exportaciones a los reclamos sucursales Ayuda)

DISTRIBUCIÓN Y DISEÑO Y PLANEACIÓN DEL PLANEACIÓN

COMERCIO EXTERIOR CONTROL DE CALIDAD PRODUCCIÓN COMPRAS GESTION HUMANA GESTIÓN FINANCIERA TIC GESTIÓN DE PROCESOS CONTROL INTERNO CLIENTE EXTERNO
ALMACENAMIENTO DESARROLLO ABASTECIMIENTO GERENCIAL

CLIENTES

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