SEPARATA - Excel Básico

Cursos Complementarios
PROGRAMA DE COMPUTO II
Microsoft Excel 2007
Autor: Ing° Carlos Alberto Chirinos Mundaca
Chiclayo, PERÚ
PROGRAMA DE CÓMPUTO II
ÍNDICE
ÍNDICE ......................................................................................................................................... 1
Introducción-Elementos de la Pantalla Inicial............................................................................... 4
Iniciar Excel 2007 ..................................................................................................................... 4
La Pantalla Inicial ..................................................................................................................... 5
BARRA DE TÍTULO ......................................................................................................................... 5
BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO ............................................................................ 5
EL BOTÓN OFFICE ......................................................................................................................... 6
LA BANDA DE OPCIONES............................................................................................................... 6
INICIADOR DE CUADROS DE DIÁLOGO ........................................................................................... 7
MINI BARRA DE HERRAMIENTAS ................................................................................................... 7
LA BARRA DE FÓRMULAS .............................................................................................................. 7
LA BARRA DE ETIQUETAS .............................................................................................................. 7
LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO ............................................................................................... 7
LA HOJA DE TRABAJO ................................................................................................................... 8
BARRA DE ESTADO ........................................................................................................................ 8
Empezando a trabajar con Excel ................................................................................................... 9
Movimiento rápido en la hoja ................................................................................................... 9
Movimiento rápido en el libro .................................................................................................. 9
Escribir en la Hoja De Trabajo ............................................................................................... 10
Tipos de datos ......................................................................................................................... 10
TEXTO.......................................................................................................................................... 10
NÚMEROS .................................................................................................................................... 11
FECHAS Y HORAS ......................................................................................................................... 11
FÓRMULAS................................................................................................................................... 11
ERRORES EN LOS DATOS .............................................................................................................. 12
Introducción de fórmulas ........................................................................................................ 13
Modificar datos ....................................................................................................................... 14
Establecer el tipo de dato ........................................................................................................ 14
Adjuntar comentarios .............................................................................................................. 16
MODIFICAR UN COMENTARIO ...................................................................................................... 17
ELIMINAR UN COMENTARIO ........................................................................................................ 17
Operaciones con archivos............................................................................................................ 18
Guardar un libro de trabajo ..................................................................................................... 18
Cerrar un libro de trabajo ........................................................................................................ 18
Empezar un nuevo libro de trabajo ......................................................................................... 19
Abrir un libro de trabajo ya existente ..................................................................................... 19
Manipulando celdas .................................................................................................................... 21
Selección de celdas ................................................................................................................. 21
SELECCIÓN DE UNA CELDA .......................................................................................................... 21
SELECCIÓN DE UN RANGO DE CELDAS......................................................................................... 21
SELECCIÓN DE UNA COLUMNA .................................................................................................... 21
SELECCIÓN DE UNA FILA ............................................................................................................. 22
SELECCIÓN DE UNA HOJA ENTERA .............................................................................................. 22
AÑADIR A UNA SELECCIÓN .......................................................................................................... 22
AMPLIAR O REDUCIR UNA SELECCIÓN......................................................................................... 22
Celda activa............................................................................................................................. 22
Desplazar celdas o rangos (mover) ......................................................................................... 23
Copiar celdas o rangos ............................................................................................................ 24
COPIAR A UNA POSICIÓN: ............................................................................................................ 24
COPIAR A LO LARGO DE UNA FILA O COLUMNA: ......................................................................... 24
COPIAR A OTRAS HOJAS:.............................................................................................................. 24
Pegar celdas o rangos .............................................................................................................. 25
PEGAR UTILIZANDO EL PORTAPAPELES: ...................................................................................... 25
Ing. Carlos Alberto Chirinos Mundaca - InfoConsulting.NET - 1

PEGADO ESPECIAL: ...................................................................................................................... 26

Mediante el menú contextual. ........................................................................................ 26
Mediante la opción Pegar de la cinta de opciones.......................................................... 27
Llenado rápido ........................................................................................................................ 28
Opciones de llenado rápido..................................................................................................... 29
Opciones de llenado rápido..................................................................................................... 29
Fórmulas y Funciones ................................................................................................................. 30
Introducir Fórmulas y Funciones ............................................................................................ 30
Insertar función con el asistente .............................................................................................. 30
Funciones de fecha y hora....................................................................................................... 32
Funciones de texto .................................................................................................................. 33
Funciones de búsqueda ........................................................................................................... 34
Funciones Financieras............................................................................................................. 35
Otras funciones. ...................................................................................................................... 35
Referencias.............................................................................................................................. 37
REFERENCIA ABSOLUTA: ............................................................................................................ 37
REFERENCIA MIXTA: ................................................................................................................... 38
COMO CAMBIAR EL TIPO DE REFERENCIA ................................................................................... 38
Referencias a otras hojas o libros............................................................................................ 39
REFERENCIA A OTRAS HOJAS. ..................................................................................................... 39
REFERENCIA A OTROS LIBROS. .................................................................................................... 39
Formatos de Celda....................................................................................................................... 40
Fuente ..................................................................................................................................... 40
Alineación ............................................................................................................................... 41
Bordes ..................................................................................................................................... 41
Rellenos .................................................................................................................................. 41
Números .................................................................................................................................. 41
Copiar formato ........................................................................................................................ 43
UTILIZAR EL BOTÓN DE BROCHA ................................................................................................ 43
Para copiar el formato una única vez: ............................................................................ 43
Para copiar el formato de forma continuada: ................................................................. 43
UTILIZAR LA OPCIÓN COPIAR ...................................................................................................... 43
Borrar formato ........................................................................................................................ 44
Formato condicional ............................................................................................................... 45
Autoformato o estilos rápidos ................................................................................................. 47
Estilos ..................................................................................................................................... 48
Manipulación de filas y columnas ............................................................................................... 49
Modificar la altura de las filas ................................................................................................ 49
MEDIANTE EL MOUSE: ................................................................................................................ 49
MEDIANTE LA CINTA DE OPCIONES: ............................................................................................ 50
Ajuste automático ................................................................................................................... 51
MEDIANTE EL RATÓN: ................................................................................................................. 51
Modificar la anchura de las columnas .................................................................................... 52
MEDIANTE EL RATÓN. ................................................................................................................. 52
Ajuste automático ................................................................................................................... 53
MEDIANTE EL RATÓN: ................................................................................................................. 53
Insertar filas y columnas en una hoja ...................................................................................... 53
A TRAVÉS DE LA CINTA DE OPCIONES ......................................................................................... 54
A TRAVÉS DEL MENÚ CONTEXTUAL ............................................................................................ 54
Insertar celdas en una hoja ...................................................................................................... 55
Eliminar filas y columnas de una hoja .................................................................................... 56

A TRAVÉS DEL MENÚ CONTEXTUAL ............................................................................................ 57

Eliminar celdas de una hoja .................................................................................................... 58
Ocultar filas o columnas ......................................................................................................... 58
MEDIANTE EL RATÓN .................................................................................................................. 58
Mostrar filas ............................................................................................................................ 60
MEDIANTE EL RATÓN .................................................................................................................. 60
Inmovilizar paneles ................................................................................................................. 61
Imprimir ...................................................................................................................................... 62
Vista preliminar ...................................................................................................................... 62
Configurar página ................................................................................................................... 64
Imprimir .................................................................................................................................. 69
Gráficos ....................................................................................................................................... 70
Crear gráficos.......................................................................................................................... 70
Añadir una serie de datos ........................................................................................................ 71
Modificar las características del gráfico ................................................................................. 73
Modificar el tamaño de un gráfico .......................................................................................... 74
Modificar la posición de un gráfico ........................................................................................ 75
Practica Uno ................................................................................................................................ 76
EJERCICIO 1 ................................................................................................................................. 76
EJERCICIO 2 ................................................................................................................................. 76
Practica Dos ................................................................................................................................ 77
EJERCICIO 1 ................................................................................................................................. 77
EJERCICIO 2 ................................................................................................................................. 77
Practica Tres ................................................................................................................................ 78
EJERCICIO 1 ................................................................................................................................. 78
EJERCICIO 2 ................................................................................................................................. 78
Practica Cuatro ............................................................................................................................ 80
EJERCICIO 1 ................................................................................................................................. 80
SOLUCIÓN .................................................................................................................................... 80
SOLUCIÓN .................................................................................................................................... 82
Practica Cinco ............................................................................................................................. 83
EJERCICIO 1 ................................................................................................................................. 83
EJERCICIO 2 ................................................................................................................................. 85
Practica Seis ................................................................................................................................ 86
EJERCICIO 1 ................................................................................................................................. 86
Practica Siete ............................................................................................................................... 90
EJERCICIO 1 ................................................................................................................................. 90
Practica Ocho .............................................................................................................................. 95
EJERCICIO PROPUESTO 1 ............................................................................................................. 95

CAPITULO
Introducción-Elementos de la Pantalla Inicial
Excel, es considerada como la hoja de cálculo más utilizada tanto en
ámbitos profesionales como domésticos. A través de esta herramienta, se
facilita mucho la realización de todo tipo de cálculos con operadores
matemáticos y funciones simples.
Iniciar Excel 2007

Para iniciar el uso del programa Excel 2007 y poder realizar las tareas que
deseamos hacer, seguimos los siguientes pasos:
1. Primero nos ubicamos en el botón Inicio, de la parte inferior izquierda

de la pantalla.
2. Pulsamos la opción Todos los Programas.

3. Y luego buscamos el directorio Microsoft Office, donde seleccionamos
Microsoft Excel 2007.
4. Ya aparecerá nuestra pantalla de Excel lista para trabajar.

La Pantalla Inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso.
Barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional
Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el
extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y
cerrar .
Barra de herramientas de acceso rápido
Esta barra de herramientas nos permite tener acceso rápido a aquellos

comandos que utilizamos de manera más habitual. Por defecto aparecerán
siempre en ella tres iconos, correspondientes a las opciones de guardar,
deshacer y rehacer. Sin embargo podemos personalizar dicha barra de
herramientas añadiendo y/o eliminado los botones de las opciones que
deseemos. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y
selecciona las opciones de acceso rápido.

El Botón Office
Este botón situado en la barra de título de la ventana de la aplicación,

nos da acceso a un menú como el de la siguiente imagen:
Podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento,

incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
1. Nuevo, para la creación de un nuevo documento.

2. Abrir, para el acceso a un archivo existente de Excel.
3. Guardar y Guardar como, que realizan las funciones que su nombre
indica.
4. Imprimir, que permite tener una vista preliminar del documento y los
controles encargados de la impresión del documento.
La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas
en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones
relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear
en Excel.

Iniciador de cuadros de diálogo

Así se denomina la pequeña flecha situada en la esquina inferior derecha
de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que va a
permitir tener acceso a aquellas opciones que estaban visibles en la versión
anterior de Excel y ahora permanecen ocultas en la cinta de opciones, pero
abrimos de este modo a los cuadros de diálogo desde los cuales accedemos a
todas estas opciones.
Mini barra de herramientas

La aplicación Excel 2007 me permite tener acceso de manera rápida a los
comandos de formato del texto incluido en las celdas mediante la mini barra
de herramientas. Esta barra aparece de manera atenuada cuando
seleccionamos el texto al que queremos dar formato, si señalamos con el
puntero del ratón esta mini barra, se activará y podremos elegir las opciones
que deseemos para dar formato al texto seleccionado.
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde
estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha
barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y
sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o
hacer clic en los triángulos.

La Hoja de Trabajo
En las hojas de cálculo nos encontramos con un gran casillero, que se
compone de celdas distribuidas en filas y columnas, identificándose cada fila
mediante un número y cada columna por una letra. Por tanto, cada una de las
celdas queda definida por una letra y un número, representativos de la
posición en la que se encuentra. De este modo la celda colocada en la
segunda columna (columna B) y cuarta fila (fila 4) es la celda B4. En cada
celda, podremos colocar un dato.
Barra de Estado
Ocupa la última línea de la pantalla (abajo del todo).

CAPITULO
Empezando a trabajar con Excel
Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos
disponibles en Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento
dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.
Movimiento rápido en la hoja

Para realizar un movimiento rápido dentro de la hoja de cálculo es usando
las teclas.
Las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad
la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el
cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda D5 deberás escribirlo en la caja de texto y

pulsar la tecla ENTER.
Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de
desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre
ésta.
Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por
defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la

hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la
Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces
clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.
Escribir en la Hoja De Trabajo

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números
o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear
los datos que desees introducir.
Por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, nos posicionamos en ella y
escribimos: Nombre del Empleado.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas.
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres

métodos que te explicamos a continuación:
ENTER: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa

pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y

además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir,
si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer

clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda
activa seguirá siendo la misma.
Tipos de datos
Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos: texto,
valores y fórmulas.
Texto
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe
el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales
que se puedan reproducir en la impresora. Por defecto se alinea a la
izquierda.
Ejemplo: Escribir en la celda A1 Documento Personal.

Números
Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y
los signos especiales + - ( ) / % E e . €.
 Signos + ó – delante del número, indicando un valor positivo (por

defecto si no se coloca ninguno de los símbolos) o un valor negativo
(Ejemplo: -34).
 Los signos "." y ",": que indican la separación entre miles y la
separación decimal, respectivamente. El punto „.‟ del teclado
numérico (bajo la tecla 3 en la esquina inferior derecha del
teclado), se utiliza como separador decimal, nunca como separador
de miles. No es aconsejable teclear los puntos de separación de
los miles al introducir un número. Ya se le dará si se desea un
formato para que se presente de esa manera. (Ejemplo: Deberemos
introducir 234500.50 y no 234,500.50 aunque al darlo
posteriormente un formato adecuado, lo veamos estéticamente de
la forma 234500.50).
Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un
cero para que no se confundan con números de fecha.
 Símbolo "%" detrás del número indica un porcentaje, por ejemplo
65% equivale a 0,65. (En este caso, vemos un 65% pero en la celda
tenemos un 0,65. De este modo, si operamos en una fórmula por
ese valor no deberemos añadir en la fórmula el "...y dividido por
cien" ya que el valor ya está dividido por 100. No tenemos un 65 sino
un 0,65).
 La letra E para indicar potencias de 10, por ejemplo 6e2 representa
6 por 102, lo que equivale a 600. Esta es la llamada notación
científica.
Fechas y horas
Son tratadas como números, correspondiendo a cada fecha el número
equivalente al de días transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la
fecha en cuestión.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029,
sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo
para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango,
necesariamente deberemos introducir el año completo.
Ejemplos:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM
14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031
Fórmulas
Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o menos complejos, con los
datos introducidos en la hoja de cálculo.
Una fórmula admite un máximo de 1.024 caracteres y habitualmente está
compuesta por números, operadores y direcciones (referencias) de celdas.
También se podrán introducir funciones (fórmulas que ya vienen pre-hechas
con Excel).

Los operadores utilizados en la creación de fórmulas son los siguientes:

OPERADOR VALOR
+- Positivo, Negativo (como signo. Por ejemplo: -9).
% Porcentaje.
^ Exponente.
*/ Multiplicación, División.
+- Suma, Resta (como operación).
& Concatenación de textos.
= <> Igual, Distinto a.
<> Menor que, Mayor que.
<= >= Menor o igual que, Mayor o igual que.
El orden de prioridad o preferencia de los operadores disminuye de

arriba a abajo en la tabla anterior, es decir, si en una misma fórmula existe
un operador de suma y otro de multiplicación, primero se efectúa la
multiplicación y luego la suma. Si varios operadores en una fórmula tienen
igual preferencia, éstos se evalúan en el orden en que se encuentren, de
izquierda a derecha dentro de la fórmula. Para alterar el orden de evaluación
de los operadores en una fórmula se puede hacer uso de los paréntesis.
Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se
produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o
no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece Nos da una
posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o
rechazar utilizando el botón No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con
un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: .
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos
permitirá saber más sobre el error.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la
celda #TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del
tipo de error. Por ejemplo:
1. ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o

cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
2. #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando
incorrecto, como puede ser sumar textos.
3. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
4. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
5. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
6. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
7. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una
fórmula o función.

8. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se

interceptan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá

además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: Este
símbolo se utilizará como hemos visto antes.
Introducción de fórmulas
Para introducir una fórmula se puede teclear directamente en la celda, o
bien se escribe sobre la barra de fórmulas, procedimiento más seguro y
aconsejado para algunos usuarios. Para ello indicamos con el ratón, o las
teclas de cursor, las celdas a las que se quiere hacer referencia en la fórmula.
Ejemplo: Si se desea introducir la fórmula =B7-C4/D4 en la celda D8 se
deben seguir los siguientes pasos:
1. Situarse en la celda D8 (en la que queremos introducir la fórmula).
2. Picar en el cuadro de contenido de la barra de fórmulas (opcional).
3. Teclear el signo =.
4. Hacer clic sobre la celda B7 (mas cómodo) o bien escribir B7 (apreciar
como se va construyendo la fórmula en la celda y en la barra de
fórmulas).
5. Teclear el operador -.
6. Hacer clic en la celda C4.
7. Teclear el operador /.
8. Hacer clic en la tecla D4.
Hacer clic en el botón Aceptar de la barra de fórmulas o pulsar Enter.
Al terminar de introducir una fórmula, en la celda se visualizará el

resultado de la misma, y en la barra de fórmulas veremos la sintaxis de dicha
fórmula. Coloquialmente se podría decir que la barra de fórmulas no miente,
ya que siempre mostrará el contenido interno de la celda.
Algunos ejemplos de fórmulas válidas son los siguientes:

Fórmula Operación que realiza
=20*4 Realiza la multiplicación (80)
=A3*15% Halla el 15% del contenido de la celda A3
Resta el contenido de la celda B2 al de la A4 y al resultado le
=A4-B2+D7
suma el de la D7
Suma el contenido de A10 y B3 y multiplica el resultado por el
=C3*(A10+B3)
de C3
Eleva el contenido de D6 a la octava potencia y le suma el
=C7+D6^8
valor de C7
=F12^(1/2) Halla la raíz cuadrada del contenido de la celda F12
=H17&"Enero" Concatena el texto contenido en H17 con el texto Enero
Resta las dos fechas y devuelve el número de días
="12/01/07"-"12/05/06"
transcurridos entre ambas: 245
Da como resultado la palabra Verdadero si el contenido de F7
=F7>=63
es mayor o igual que 63 y Falso si no lo es

Modificar datos
Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de
Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas
haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final
de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre
el botón Aceptar.
Establecer el tipo de dato

Para indicar que tipo de dato vamos a introducir en cada una de las celdas
con las que voy a trabajar, debe seleccionar la celda o celdas a las que
queremos dar formato, y acceder a la sección Número de la banda de
opciones.
Si haces clic en la lista donde aparece general aparecerá la forma que se
desee establecer sobre una celda.
General: Visualiza en la celda exactamente

el valor introducido. Es el formato que utiliza
Excel por defecto. Este formato admite
enteros, decimales, números en forma
exponencial si la cifra no coge por completo
en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones
que permiten especificar el número de
decimales, también permite especificar el
separador de millares y la forma de visualizar
los números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número,
permite especificar el número de decimales,
se puede escoger el símbolo monetario como
podría ser € y la forma de visualizar los
números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda
en que alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan
fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan
valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como
porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el
símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra
0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante.
Podemos escoger el número de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si
en el texto se encuentre algún número en la celda.
Otra forma es: sobre la celda o celdas seleccionadas tenemos que indicarlo
en el cuadro de diálogo correspondiente a Formato de celdas, y dentro de él
en la pestaña número. Podemos acceder a este cuadro de diálogo de diversas
maneras:
1. Seleccionando la celda o celdas a las que queremos dar formato, y

accediendo a su menú contextual desde el cual elegiremos la opción
formato de celda.
2. A partir del iniciador de cuadros de diálogo del grupo de opciones

Alineación, dentro de la ficha Inicio de la cinta de opciones.
Una vez que accedemos al cuadro de diálogo correspondiente a Formato

de celdas, dentro de la pestaña Número, podremos elegir el tipo de dato que
queremos que aparezca en la celda o celdas seleccionadas, así como la
presentación o formato que aplicamos a la selección de celdas.

Adjuntar comentarios
Como hemos visto anteriormente a una celda se le puede insertar un texto,
un número o una fórmula, pero independientemente del tipo de dato que
insertemos también se le puede adjuntar un comentario. Los comentarios son
útiles para el usuario como avisos propios, por ejemplo para anotar como
funciona una fórmula compleja o para informar de su contenido a otros
usuarios.
Los pasos para adjuntar un comentario son:
1. Situarse en la celda en la cual queremos adjuntar el comentario.

2. Ir la ficha Revisar y dentro del grupo de opciones comentarios
seleccionamos la opción Nuevo comentario , o bien mediante el

menú contextual (hacer clic con el botón derecho del ratón)
seleccionar Insertar Comentario.
3. Se abre un cuadro como el de la figura siguiente indicando el usuario
que hace el comentario.

4. Escribir en el cuadro el comentario.

5. Para terminar hacer clic fuera del cuadro.
Una celda que tiene un comentario se distingue de las demás porque tiene
un triangulo rojo en su parte superior derecha.
Y al situar el cursor sobre ella se despliega el comentario.
Modificar un comentario
1. Nos situamos en la celda que lo contiene.
seleccionamos la opción Modificar comentario , o bien

mediante el menú contextual (hacer clic con el botón derecho del
ratón) seleccionar Modificar comentario.
3. Se abre el cuadro del comentario de forma que permite modificar su

contenido.
4. Una vez que hemos terminado hacer clic fuera del cuadro.
Eliminar un comentario
1. Nos situamos en la celda que lo contiene.
seleccionamos la opción Eliminar comentario , o bien mediante

el menú contextual (hacer clic con el botón derecho del ratón)
seleccionar Eliminar comentario.
En definitiva, es bueno añadir comentarios en nuestros trabajos de cara a

futuras necesidades de aclaración.

CAPITULO
Operaciones con archivos
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo,
guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora
de trabajar con libros de trabajo de Excel.
Guardar un libro de trabajo

Una hoja trabajada en Excel puede guardarse como un archivo, al cual
podemos darle el nombre que más convenga.
Pasos para guardar un archivo:
1. Una vez hemos terminado nuestro Libro de Trabajo y lo queremos

guardar, nos posicionamos en el Botón Office.
2. Pulsamos el botón Office y se desplegarán las
opciones principales.
3. Seleccionamos Guardar como.
4. Se nos abrirá la pantalla de controles de
Guardar.
5. Le damos nombre al archivo en el espacio
correspondiente.
6. Pulsamos el botón Guardar.
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que

tenía antes de la modificación. Para ello:
Selecciona la opción Guardar del Botón Office.
O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido,
se guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la
combinación de teclas Ctrl + G.
Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de
él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un
documento recibe el nombre de Cierre del documento.
Selecciona el Botón Office y elige la opción

Cerrar.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú,

cuidado no el de la barra de título que cerraría el programa Excel.
Empezar un nuevo libro de trabajo
Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo
vacío, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se
denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes
pasos:
Selecciona el Botón Office y elige la opción Nuevo.
En el cuadro que aparecerá deberás seleccionar Libro en

blanco y hacer clic en Aceptar.
Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se
denomina Abrir.
Para abrir un archivo ya existente selecciona la

opción Abrir del Botón Office.
7. Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.
8. Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.

9. En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad
elegida.
10. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a
recuperar.
Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y
ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.
Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir.
Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en

utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente.
Selecciona el menú Botón Office.

11. A la derecha de la ventana del menú, Excel presenta una lista con los
últimos documentos abiertos.
12. Haz clic sobre el documento deseado.

13. El primer documento de la lista es el último que se abrió.
Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos
recientes haz clic sobre el icono que se encuentra a su derecha que lo
fijará en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.

CAPITULO
Manipulando celdas
Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder
modificar el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los
métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar.
Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de
celdas con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las
que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos
de los métodos de selección más utilizados.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del

puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o
realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de
seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:
Selección de una celda

Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a
seleccionar con el botón izquierdo del ratón.
Selección de un rango de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón
izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el
botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar,
después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco
alrededor y cambian de color.
Selección de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el
identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic
sobre éste.

Selección de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo
izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.
Selección de una hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el
indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.
Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que
queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la
nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la
selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo
pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.
Celda activa
En la hoja de cálculo siempre hay una celda activa que se
distingue de las demás por tener su contorno remarcado
como indica la figura siguiente (sería el equivalente al cursor
en otros programas: nos indica dónde estamos para trabajar).
Si se ha realizado la selección de un rango, la celda activa se localiza en la
primera celda que se ha determinado para seleccionar el rango.

En la celda activa se distinguen tres partes que se detallan a continuación:
El interior de la celda: Área blanca delimitada por el borde de la misma.

Al situar el cursor del ratón sobre ella éste toma apariencia de cruz blanca
ancha.
Borde: marco grueso que rodea la celda, o rango de celdas. La apariencia

del cursor del ratón al situar cerca del borde es el de flecha blanca que en la
punta tiene una cuádruple flecha.
Cuadro de llenado: situado en la esquina inferior derecha de la celda

activa, o del rango de celdas. Al situar el cursor del ratón sobre él éste toma
apariencia de cruz negra fina.
La dirección de la celda activa aparece siempre en el lateral izquierdo de

la barra de fórmulas.
Desplazar celdas o rangos (mover)

Para mover una celda o un rango se dan los siguientes pasos:
Situar el cursor del ratón sobre el marco de la celda o rango.

1. Con el cursor en forma de flecha cuádruple pulsar el botón izquierdo
del ratón y arrastrar hasta la nueva posición.
Si al desplazar una celda o rango de celdas en la nueva ubicación hay ya

datos existentes, el programa avisará de ello permitiendo anular el
desplazamiento o sobrescribir las celdas. Lo mismo ocurrirá en el caso de
realizar una copia.

Copiar celdas o rangos

Es posible copiar una celda o rango de celdas a una única posición (un
lugar en concreto) o bien a lo largo de una fila o columna (a celdas
contiguas), los métodos a seguir son:
Copiar a una posición:
1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.
Situar el cursor del ratón sobre el marco o borde de la selección, toma
apariencia de cuádruple flecha.
2. Pulsar el botón izquierdo del ratón y comenzar a arrastrar a la nueva
posición.
3. Pulsar la tecla Ctrl y, manteniéndola pulsada (apreciar que aparece un
signo + en pequeño indicando que no se trata de mover sino de copiar),
soltar el botón del ratón en la celda de destino deseada. En ese
momento queda realizada la copia.
Copiar a lo largo de una fila o columna:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere
copiar.
2. Situar el cursor del ratón sobre el cuadro de
llenado (esquina inferior derecha de la celda),
toma apariencia de cruz negra.
3. Haz clic con el botón izquierdo del ratón y, sin
soltarlo, arrastrar la selección en dirección de
una fila (a celdas contiguas de su derecha) o
una columna (a celdas contiguas por debajo de
ella) hasta la última celda en la que se quiera realizar la copia.
Con esta operación conseguiremos que el contenido de la celda que

copiados aparezca en todas las celdas en las que he extendido la selección de
la fila o columna elegida.
Copiar a otras hojas:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.

Seleccionar la opción Copiar del grupo de opciones Portapapeles de la
ficha Inicio.
2. Acceder a la hoja en la cual se quieren copiar los datos y situar el
cursor sobre la celda donde se desean poner los datos.
3. Seleccionar la opción Pegar , que aparece dentro del grupo de

opciones Portapapeles de la ficha Inicio.
Este último método para copiar aunque puede resultar más lento que los
anteriores sirve para realizar cualquier tipo de copia y es el más universal,
además a la hora de pegar tenemos diferentes opciones como vemos a
continuación.
Pegar celdas o rangos

Las diferentes alternativas con las que contamos a la hora de pegar son las
siguientes:
Pegar utilizando el portapapeles:
Excel nos permite, utilizado la herramienta del Portapapeles, pegar no
sólo lo último que hemos copiado sino lo que anteriormente habíamos
copiado.
Para que un contenido vaya al portapapeles tenemos que utilizar la opción
de Copiar de la ficha de Inicio, o con el botón derecho del ratón acceder al
menú contextual y seleccionar la opción copiar.

Para ver todo el contenido del portapapeles, que puede ser como máximo
de 24 elementos, pulsaremos sobre el iniciador de cuadros de diálogo del
grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio.
De este modo se abre el Panel de tareas del portapapeles desde allí

podemos pegar cualquier contenido o eliminarlo para ello basta hacer clic en
el triángulo situado a la derecha de cada elemento almacenado.
Pegado especial:
El pegado especial nos permite definir diferentes condiciones en el pegado
de las celdas. Para conseguir acceder a este pegado especial podemos actuar
de dos maneras diferentes.
Mediante el menú contextual.
Después de Pegar aparece, junto al texto pegado, un botón con un
triángulo, haciendo clic sobre él se despliega el siguiente cuadro el cual
permite realizar un pegado especial.

Mediante la opción Pegar de la cinta de opciones.

Excel permite realizar un pegado especial más
completo, desde la opción Pegar de la ficha Inicio.
Para ello, una vez que hemos copiado el

contenido de alguna celda, desde la ficha Inicio
seleccionamos la opción Pegar, pinchando sobre el
triángulo que aparece bajo esta opción
desplegaremos un panel con todas las posibilidades
de pegado.
Seleccionamos Pegado especial y se abre el

siguiente cuadro de diálogo:
Las opciones más interesantes que podemos encontrar dentro de este

cuadro de diálogo son:
 Todo: Pega el contenido y el formato de todas las celdas

 Fórmulas: Pega únicamente las fórmulas como se han escrito en la
barra de fórmulas.
 Valores: Pega los valores como se presentan en las celdas.
 Formatos: Pega solamente el formato de la celda.
 Comentarios: Pega los comentarios adjuntos a una celda.
 Validación: Pega las reglas de validación de datos de las celdas
copiadas.
 Todo excepto bordes: Pega el contenido y el formato de las celdas
excepto los bordes.
 Ancho de las columnas: Pega el ancho de columna o de columnas.
 Formatos de números y fórmulas: Pega únicamente las fórmulas y
todos los formatos de número de las celdas seleccionadas.

 Formatos de números y valores: Pega únicamente los valores y

todos los formatos de número.
Este panel de pegado especial también nos permite definir diferentes
operaciones realizar con los datos que se están copiando sobre los datos que
residen en el lugar sobre se desea hacer el pegado.
Llenado rápido
El llenado rápido es una aplicación muy útil de Excel, que es capaz de
entender ciertas entradas de texto o número como comienzos de una serie,
con lo cual se podrá, de forma rápida, rellenar un rango con una serie
escribiendo únicamente el valor inicial de la misma. La forma de realizar un
llenado rápido es:
1. Seleccionar la celda o celdas que determinen el comienzo de la serie.
Realizar un llenado arrastrando el cuadro de llenado (situar el cursor en el

cuadrado de la esquina inferior derecha, el cursor se convierte en una cruz
negra) a lo largo de una fila o una columna.
La serie se repetirá a lo largo de la fila o columna tantas veces sea

necesario para completar las celdas seleccionadas.

Opciones de llenado rápido

Al hacer un llenado rápido aparece un botón junto con un triángulo, si lo
desplegamos nos da diferentes opciones de relleno.
1. Copiar celdas: Copia el contenido y

formato de las celdas. Veamos el
ejemplo:
2. Rellenar en serie: Hace un cálculo

de como es nuestra serie y rellena
tanto el contenido como el formato,
en nuestro ejemplo las celdas
iniciales eran: 12, 14 y las siguientes
las rellena automáticamente con 16,
18, 20, 22.
3. Rellenar formatos sólo: Sólo copia el formato, no el

contenido de las celdas de las que partimos.
4. Rellenar sin formato: Sólo rellena en serie el contenido,

no el formato.

CAPITULO
Fórmulas y Funciones
Introducir Fórmulas y Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario)
que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá
directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la
contiene.
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No
dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas
o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma.
Ejemplo: = SUMA(A1;A4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o

cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos,
de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal
cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la
celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o
asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma

que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la
flecha de la derecha del botón.
Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista

desplegable de la derecha.
Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma,

como puede ser Promedio (calcula la media aritmética),
Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo)
o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder
accesar al diálogo de funciones a través de Más
Funciones...
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones.

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra
función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en
una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta
de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel
realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo
entre el resultado de la suma y la celda B3.

Funciones de fecha y hora

Función Descripción Ver detalle
AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual
AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año
DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes
Calcula el número de días entre las dos
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
fechas
DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7
FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha
Devuelve la hora como un número del
HORA(núm_de_serie)
0 al 23
Convierte una hora de texto en un
HORANUMERO(texto_de_fecha)
número
HOY() Devuelve la fecha actual
Devuelve el número del mes en el
MES(núm_de_serie)
rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)
Devuelve el minuto en el rango de 0 a
MINUTO(núm_de_serie)
59
Convierte horas, minutos y segundos
NSHORA(hora;minuto;segundo)
dados como números
Devuelve el segundo en el rango de 0 a
SEGUNDO(núm_de_serie)
59

Funciones de texto
Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la
manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Función Descripción Ver Detalle

Devuelve el carácter específicado por el
CARACTER(número)
número
Devuelve el código ASCII del primer
CODIGO(texto)
caracter del texto
Devuelve una cadena de caracteres con
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
la unión
DECIMAL(número;decimales;no_separar_millar Redondea un número pasado como
es) parámetro
Devuelve el número de caracteres
DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
especificados
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto; Devuelve la posición inicial del texto
núm_inicial) buscado
Devuelve el mismo texto pero sin
ESPACIOS(texto)
espacios
Devuelve los caracteres indicados de una
EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)
cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_
Encuentra una cadena dentro de un texto
inicial)
Devuelve un valor lógico
IGUAL(texto1;texto2)
(verdadero/falso)
Devuelve el número de caracteres
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
especificados
LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto
Limpia el texto de caracteres no
LIMPIAR(texto)
imprimibles
MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas
MINUSC(texto) Convierte a minúsculas
MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a moneda
Convierte a mayúscula la primera letra
NOMPROPIO(texto)
del texto
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_ Reemplaza parte de una cadena de texto
de_caracteres;texto_nuevo) por otra
REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nú
Reemplaza el texto con texto nuevo
m_de_ocurrencia)
T(valor) Comprueba que el valor es texto
TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto
VALOR(texto) Convierte un texto a número

Funciones de búsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para
trabajar con las fórmulas diseñadas.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar
alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos
pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo
similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si
buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de
teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre
del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo
conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:

Devuelve el número de rangos de celdas
AREAS(ref)
contiguas
Busca valores de un rango de una columna
BUSCAR(...)
o una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;in Busca en la primera fila de la tabla o matriz
dicador_filas;ordenado) de valores
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;in Busca un valor en la primera columna de la
dicador_columnas;ordenado) izquierda
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;ti Devuelve la posición relativa de un
po_de_coincidencia) elemento
Devuelve el número de columna de una
COLUMNA(ref)
referencia
Devuelve el número de columnas que
COLUMNAS(matriz)
componen la matriz
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referencia a un rango
Crea una referencia de celda en forma de
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
texto
Elige un valor o una accion de una lista de
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)
valores
FILA(ref) Devuelve el número de fila
FILAS(matriz) Devuelve el número de filas
HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo;nombre_d
Crea un acceso directo a un documento
escriptivo)
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;ta
Extrae datos almacenados en una tabla
blas_dinámicas;campo1;elemento1;campo2;ele
dinámica
mento2...)
Devuelve el valor de una celda en la
INDICE(matriz;num_fila;num_columna)
intersección de una fila y una columna
INDIRECTO(ref;a1) Devuelve una referencia especificada
Intercambia las filas por las columnas en
TRANSPONER(matriz)
una matriz

Funciones Financieras.
Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con
información y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones
prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa".
Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.
Función Descripción y Ejemplo Ver Detalle

Devuelve la depreciación de un bien para un
DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes) período especificado, método de depreciación
de saldo fijo
DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;facto
período especificado, mediante el método de
r)
depreciación por doble disminución de saldo
DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inici
período especificado, incluyendo periodos
al;periodo_final;factor;sin_cambios)
parciales
Calcula el interés pagado durante un período
INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)
específico de una inversión
Devuelve el número de pagos de una
NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)
inversión
Devuelve el pago de un préstamo basado en
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
pagos y tasas de interés constantes
Devuelve el interés pagado por una inversión
PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
durante periodo determinado
Devuelve el pago de un capital de una
PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
inversión determinada
Devuelve la depreciación por método directo
SLN(costo;valor_residual;vida)
de un bien durante un período dado
Devuelve la depreciación por método de
SYD(costo;valor_residual;vida;periodo) anualidades de un bien durante un período
específico
Devuelve la tasa de interés por periodo de un
TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)
préstamo o una inversión
Devuelve la tasa interna de retorno de una
TIR(valores;estimar) inversión para una serie de valores en
efectivo
TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_rein Devuelve la tasa interna de retorno
versión) modificada
VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) Devuelve el valor actual de una inversión
Devuelve el valor futuro de una inversión
VF(tasa;nper;pago;vf;tipo) basada en pagos periódicos y constantes
más una tasa de interés constante
Devuelve el valor neto actual de una inversión
VNA(tasa;valor1;valor2;...) a partir de una tasa de descuentos y una
serie de pagos futuros
Otras funciones.
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran
abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran
utilidad.
A continuación se muestra dichas funciones.


Funciones matemáticas y trigonométricas
ABS(número) Devuelve el valor absoluto de un número
ALEATORIO() Devuelve un número entre 0 y 1
Devuelve el número de combinaciones para
COMBINAT(número;tamaño)
un número determinado de elementos
COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo
Redondea un número hasta el entero inferior
ENTERO(número)
más próximo
Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia
EXP(número)
de un número determinado
FACT(número) Devuelve el factorial de un número
Devuelve el número pasado en formato
NUMERO.ROMANO(número,forma)
decimal a número Romano
PI() Devuelve el valor de la constante pi
Realiza el cálculo de elevar un número a la
POTENCIA(número;potencia)
potencia indicada
Devuelve el resultado de realizar el producto
PRODUCTO(número1;número2;...) de todos los números pasados como
argumentos
Devuelve la raíz cuadrada del número
RAIZ(número)
indicado
RESIDUO(número;núm_divisor) Devuelve el resto de la división
Funciones estadísticas
Devuelve la media armónica de un conjunto
MEDIA.ARMO(número1;número2;...)
de números positivos
Devuelve el valor máximo de la lista de
MAX(número1;número2;...)
valores
Devuelve el valor mínimo de la lista de
MIN(número1;número2;...)
valores
MEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la mediana de la lista de valores
Devuelve el valor que más se repite en la lista
MODA(número1;número2;...)
de valores
Devuelve la media aritmética de la lista de
PROMEDIO(número1;número2;...)
valores
VAR(número1;número2;...) Devuelve la varianza de una lista de valores
Funciones lógicas
FALSO() Devuelve el valor lógico Falso
VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_ Devuelve un valor u otro, según se cumpla o
si_falso) no una condición
NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionado
Comprueba si todos los valores son
Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
verdaderos
Comprueba si algún valor lógico es verdadero
O(valor_logico1;valor_logico2;...)
y devuelve VERDADERO
Funciones de información
ESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacía
ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error
ESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lógico
ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto
ESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo texto
ESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numérico

Devuelve un número que representa el tipo

TIPO(valor)
de datos del valor
Referencias
Cuando trabajamos en Excel y más concretamente cuando hacemos usos de
fórmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o
conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la
formula.
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula
escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de
A1 y el contenido de B1.
Existen 3 tipos de referencias:
Referencia Relativa:
Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra
celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con
respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la
formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.
Supongamos el ejemplo:
A B
1 15 20
2 =A1+2 30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia

la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2. Lo que
variará es la referencia a la celda A1, al copiarla una columna hacia la
derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de
A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2,
resultado =B2+2. Para mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de la
celda superior.
Referencia Absoluta:
Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra
celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.
A B
1 15 20
2 =$A$1+2 30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna

hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y
delante de la fila encuentra en signo $ no variará la fórmula y en B3 pondrá
=$A$1+2 .

Referencia Mixta:
Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que
las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.
A B
1 15 20
2 =$A1+2 30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la

columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero
al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila
cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2 .
A B
1 15 20
2 =A$1+2 30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la

fila aunque se copie una fila hacia abajo ésta no variará, pero al no tener el
signo $ delante de la columna, al copiarla una columna más a la derecha la
columna cambiará por B en vez de A y el resultado será =B$1+2 .
Como cambiar el tipo de referencia

Una opción para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir
entre los diferentes tipos de referencias que existen y la que más nos interesa
en cada momento es hacerlo a mano.
Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la intersección de la
celda con la columna y la fila (A2, B3, D1...).
Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos
anteponer a la columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).
Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre
relativa y absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).
Otra opción, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos

editando la formula, en el momento en el que se incluyan las celdas
referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a
los posibles tipos de referencias que podemos hacer con la celda.

Referencias a otras hojas o libros

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de
escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en
otros libros.
Referencia a otras hojas.
Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre
de la hoja seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda.
Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que coja la celda A2
de la hoja Hoja2.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la
referencia sería de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habría que
encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.
Referencia a otros libros.
Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre
del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver.
Por ejemplo: '[presupuesto 2007]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la
celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2007", en la Hoja1 y en la celda
B2.
Muy importante: Fíjense bien que al escribir una cadena de caracteres que
incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '.

CAPITULO
Formatos de Celda
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite
darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la
información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos
percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma
rápida y eficiente.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de
cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una
celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo,
podemos utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones
En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten
modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida,
como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la

celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la
flecha de la derecha para elegir otro tipo.
Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de
nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la
derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic
sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo
utilizamos para poner o quitar la Cursiva.
Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar
el Subrayado simple.
Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la
letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos
clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro
color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos
queden alineados u orientados de una forma determinada.
En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán
modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida,
como:
Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas
seleccionadas pasará a ser Izquierda.
Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas
seleccionadas.
Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas
seleccionadas.
Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una
sola celda, y a continuación nos centrará los datos.
Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá
modificar los bordes de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene
representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la
flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde
el recuadro del menú.
Rellenos
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para
remarcarlas de las demás.
En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá
modificar el relleno de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado
en éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de
sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir
trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato
de celdas.
Números
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda.
En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que
nos permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas

se convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos
definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows).
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100
y le añadirá el símbolo %).
Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio
de alineación).
Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas
seleccionadas.
Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas
seleccionadas.
Si haces clic en la lista donde aparece general

aparecerá la forma que se desee establecer sobre una
celda.
General: Visualiza en la celda exactamente

el valor introducido. Es el formato que utiliza
Excel por defecto. Este formato admite
enteros, decimales, números en forma
exponencial si la cifra no coge por completo
en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones
que permiten especificar el número de
decimales, también permite especificar el
separador de millares y la forma de visualizar
los números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número,
permite especificar el número de decimales,
se puede escoger el símbolo monetario como
podría ser € y la forma de visualizar los
números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda
en que alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan
fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan
valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como
porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el
símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra
0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante.
Podemos escoger el número de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si
en el texto se encuentre algún número en la celda.
Copiar formato
Para copiar las características de formato de una celda o rango de celdas
hay dos opciones:
Utilizar el botón de Brocha

Este botón de la brocha se encuentra situado en la ficha de Inicio dentro
del grupo de opciones del portapapeles.
Al utilizar el botón de la brocha para copiar el formato de una celda a
otra, podemos a su vez utilizar dos métodos:
Para copiar el formato una única vez:
1. Seleccionar la celda o grupo de celdas de las que copiar el formato.
Hacer clic sobre el botón de brocha , situado en la barra de
herramientas estándar.
2. Seleccionar la celda a la que dar formato o el rango de celdas a las que
dar formato. Se copia el formato y se acaba el proceso.
Para copiar el formato de forma continuada:
1. Seleccionar la celda o grupo de celdas de las que copiar el formato.
Hacer doble clic sobre el botón de brocha.
2. Hacer clic de forma continuada sobre las celdas a las que aplicar el
formato. Si se está copiando el formato de un rango basta con hacer
clic en la celda de la esquina superior izquierda de los rangos a los que
aplicar dicho formato.
Cuando se aplique a todas las celdas el formato volver a hacer clic sobre el
botón de brocha, terminando así la orden.
Utilizar la opción Copiar
Los pasos a seguir son:
1. Seleccionar la celda o el rango de celdas de las cuales copiar el
formato.
Seleccionar la opción Copiar de de la ficha de Inicio , dentro del grupo
de opciones Portapapeles.
2. Seleccionar la celda o rango de celdas en las que copiar el formato.
Acceder a la opción Pegado especial, desde la opción Pegar de la ficha
Inicio.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Seleccionar la opción Formatos.

Hacer clic sobre el botón Aceptar, para copiar únicamente los formatos de
las celdas seleccionadas.
Borrar formato
Si lo que deseamos es borrar el formato de una celda o rango de celdas,
manteniendo el contenido de las mismas, debemos hacerlo desde la opción
Borrar, disponible en el grupo de opciones Modificar disponible en la ficha de
Inicio.
Desde esta opción de Borrar voy a poder acceder

a diferentes tipos de borrado:

Borrar todo, borra tanto el formato como el

contenido de la celda o rango de celadas
seleccionado.
Borrar formatos, borra únicamente el formato
aplicado a las celdas seleccionadas, manteniendo el
contenido de las mismas.
Borrar contenido, borra el contenido de las celdas
seleccionadas, pero mantiene el formato que se ha establecido anteriormente
a las mismas, de manera que al añadir nuevos datos a las celdas, estos
aparecerán con el formato ya aplicado.
Borrar comentarios, los comentarios son notas explicativas que se pueden
asociar a determinadas celdas, como aclaraciones a su contenido. A partir de
esta opción podemos borrar estos comentarios manteniendo intacto el resto
del contenido de la hoja de cálculo.
Formato condicional
Mediante el formato condicional conseguiremos que una misma celda y su
contenido, presente un formato diferente (color de texto, bordes, trama de
fondo…), en función del resultado que se haya obtenido como consecuencia
de la aplicación de la fórmula que contiene.
De esta manera una misma celda puede presentar un número en color rojo
si es negativo, y negro en el caso de que la fórmula que contiene arroje un
resultado positivo. Lo que nos permite identificar el tipo de resultado que
obtenemos de una manera visual y rápida.
Por ejemplo, en un cuadro de notas de alumnos, si la nota media final es

menor que cinco desearemos que dicha nota se visualice de color rojo
mientras que si es mayor o igual que cinco (aprobado) aparezca de color
verde. Esto se resuelve mediante formatos condicionales.
Para aplicar estos formatos condicionales a las celdas, seguiremos los pasos
siguientes:
1. Seleccionamos el rango de celdas o celda a las que deseamos aplicar
un formato condicional.
2. Desde el grupo de opciones Estilos de la ficha Inicio, accedemos al
Formato condicional .
3. En el panel que se despliega desde esta opción, aplicamos las reglas
que utilizaremos en la aplicación de este formato condicionado, en
función de los cuales va a variar la apariencia de las celdas
seleccionadas.

4. Indicamos también a través de esta opción, el formato que se aplica, o

el aspecto que van a tomar las celdas seleccionadas, en función del
resultado que arrojen.
5. Podemos aplicar más de un criterio a un rango de celdas, de manera

que tome un aspecto determinado en un caso y otro, caso contrario.
Por ejemplo, que aparezca en color azul cuando toma valores positivos
y en color rojo cuando estos valores sean negativos.
Cuando el valor resultante o introducido en esas celdas cumpla alguna de

las condiciones de formato, el contenido de la celda o celdas se mostrará con
dicho formato.
Este tipo de formato condicionado nos puede resultar útil en muchos casos,
por ejemplo, para advertir si un saldo de cuenta es positivo (mayor de cero
en un color) o negativo (menor de cero en otro) o cero (en otro color y trama
de fondo). Si una subvención es aprobada (en verde) o denegada (en rojo).
Desde la opción de formato condicional, podemos también:

Establecer nuevas reglas , a las recogidas inicialmente en él.
Borrar las reglas establecidas , teniendo la posibilidad de borrar todas
las reglas establecidas en una hoja de cálculo, sólo las correspondientes a las
celdas seleccionadas...

Administrar reglas , con esta herramienta podemos establecer y editar,

el conjunto de reglas que se van a establecer a una misma selección, así como
el orden de aplicación de las mismas sobre las celdas seleccionadas.
Autoformato o estilos rápidos

Excel dispone de una serie de formatos predefinidos que se pueden aplicar
a un rango de celdas. Estos formatos detectan la estructura de los datos del
rango seleccionado y automáticamente aplican el formato sobre las celdas.
Los pasos a seguir para aplicar autoformato son:

1. Seleccionar el rango de celdas a las que aplicar formato.
2. Seleccionar la opción Dar formato como tabla , que aparece en el

grupo de opciones Estilos de la ficha de Inicio.
3. Elegir en la galería mostrada el formato que se quiere aplicar

(disponemos de barra de desplazamiento para ver más formatos
automáticos).
4. Seleccionar el formato que queremos aplicar a nuestra selección,
haciendo doble clic sobre el mismo. En ese momento se abrirá una
ventana que nos mostrarán el rango de celdas seleccionadas
anteriormente, dándonos la posibilidad de cambiar la selección.

También le indicaremos si la tabla tiene o no encabezados, ya que este

aspecto deberá ser tenido en cuenta a la hora de la aplicación del
autoformato.
Una vez comprobada que la selección es correcta, pulsaremos el botón
Aceptar, para aplicarla a las celdas seleccionadas.
Estilos
Un estilo es una combinación de formatos utilizados habitualmente, que se
pueden aplicar de una sola vez a un rango o rangos de celdas.
Desde este panel puedo elegir el estilo que quiero aplicar a la selección
realizada. Según voy sobrevolando con el ratón los diferentes estilos, puedo
observar una vista preliminar del resultado final en las celdas seleccionadas.
También podemos observar las características del estilo seleccionado en

las muestras que aparecen con el nombre de cada uno de ellos.
Como podemos observar en el panel, los estilos que se pueden aplicar a las
celdas, aparecen divididos en distintos grupos temáticos:
Bueno, malo neutral; Datos y modelo; Títulos y encabezados; Estilos de
celda temáticos; Formato de número.
Al hacer clic sobre el estilo elegido, este se aplicará de manera automática
a la selección.

CAPITULO
Manipulación de filas y columnas
Aprender a manipular filas y columnas: ajustar su tamaño (alto y ancho),
insertar, eliminar, ocultar o mostrar las mismas. Utilizar la herramienta de
inmovilizar paneles.
Modificar la altura de las filas

Cuando los datos introducidos en las celdas no se ajustan a la altura que
por defecto presenta la fila correspondiente, es preciso realizar ajustes de
ésta.
Mediante el Mouse:
Los pasos a seguir para modificar dinámicamente en pantalla la altura de
una fila son:
1. Para cambiar la altura de varias filas al mismo tiempo seleccionar
todas por completo, haciendo clic sobre el indicador de fila.
2. Situar el puntero del ratón en el separador horizontal de la parte

inferior del indicador de la fila. En ese momento el puntero del ratón
toma el aspecto de una barra negra con dos flechas hacia arriba y hacia
abajo.
3. Pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrar hacia

abajo para aumentar la altura de la fila o hacia arriba para disminuirla.

Un recuadro en la parte superior irá indicando la altura de la fila, en

caracteres, según se va desplazando el puntero.
4. Cuando se alcance la altura adecuada se suelta el botón del ratón

estableciéndose la altura de celda indicada.
Mediante la cinta de opciones:
Los pasos a seguir para establecer un valor concreto para la altura de la
fila son:
1. Seleccionar cualquiera de las celdas pertenecientes a la fila cuyo ancho
se quiere modificar, o un rango de celdas si se quieren modificar varias
filas a la vez.
Acceder a la opción Alto de fila que aparece dentro del panel que se
despliega con la opción Formato de la ficha de Inicio.
Con ello conseguiremos que aparezca el siguiente cuadro de diálogo:
2. En el cuadro de texto Alto de fila, aparece la altura de la fila actual en

puntos. Teclear la altura que se quiere establecer.
Para terminar hacer clic en el botón Aceptar.

Ajuste automático
Es posible establecer la altura de la fila en función de la altura del dato de
mayor tamaño contenido en las celdas de una determinada fila.
Mediante el ratón:
1. Seleccionar todas las filas en función de cuyos datos se va a establecer
el ajuste.
2. Situar el puntero del ratón en el separador horizontal de la parte

inferior de la fila (o de cualquiera de las filas seleccionadas) de la
barra de indicadores de filas.
3. Hacer doble clic sobre ella, ajustándose automáticamente la altura de

la fila o filas seleccionadas a la altura del dato de mayor tamaño
incluido en ellas.

1. Seleccionar las celdas en función de cuyos datos se va a establecer la
altura de la fila.
Acceder a la opción Autoajustar alto de fila que aparece dentro del panel
que se despliega con la opción Formato de la ficha de Inicio, realizándose el
ajuste en todas las filas seleccionadas de manera automática.

Modificar la anchura de las columnas

Para modificar manualmente el ancho de una columna, podemos utilizar
alguno de estos métodos:
Mediante el ratón.
Para cambiar dinámicamente en pantalla el ancho de una columna, los
pasos a seguir son:
1. Situar el puntero del ratón en el separador vertical de la parte derecha
del indicador de la columna. En ese momento el puntero del ratón
toma el aspecto de una barra negra con dos flechas a derecha e
izquierda.
2. Pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrar hacia la

derecha para aumentar el ancho de la columna o hacia la izquierda
para disminuirlo. Un recuadro en la parte superior irá indicando el
ancho de la columna, en caracteres, según se va desplazando el
puntero.
3. Cuando se alcance el ancho adecuado se suelta el botón del ratón

estableciéndose el ancho de columna indicado.
Los pasos a seguir para establecer un valor concreto para el ancho de la
columna son:
1. Seleccionar cualquiera de las celdas pertenecientes a la columna cuyo
ancho se quiere modificar, o un rango de celdas si se quieren modificar
varias columnas a la vez.
Acceder a la opción Ancho de columna
que aparece dentro del panel que se
despliega con la opción Formato de la ficha
de Inicio.
Con ello conseguiremos que aparezca el


2. En el cuadro de texto Ancho de columna, aparece el ancho de la

columna actual en caracteres. Teclear el ancho que se quiere
establecer (valor entre 0 y 255).
Para terminar hacer clic en el botón Aceptar.
Ajuste automático
Es posible establecer el ancho de la columna en función de la longitud del
dato más largo contenido en las celdas de una determinada columna. También
en este caso vamos a poder elegir entre dos métodos:
Mediante el ratón:
1. Seleccionar las columnas que se desean autoajustar.
2. Situar el puntero del ratón en el separador vertical de la parte derecha

de la columna (o de cualquiera de las columnas seleccionadas) de la
barra de indicadores de columnas.
3. Hacer doble clic sobre ella, ajustándose automáticamente el ancho de

la columna o columnas seleccionadas a la longitud del dato más largo
incluido en cada columna.

1. Seleccionar el rango de celdas en función de cuyos datos se va a
establecer el ancho de la columna.
Acceder a la opción Autoajustar ancho de
columna del panel desplegable que aparece a
partir de la opción Formato, de la ficha de
Inicio. De este modo se realiza el ajuste en
todas las columnas seleccionadas.
Insertar filas y columnas en una

hoja
El procedimiento para insertar filas es similar al de la inserción de
columnas por lo que solo se detalla uno de ellos.
Hay que tener presente que al insertar filas, se desplazan hacia abajo los
datos de todas las filas desde la celda activa hasta el final de la hoja, y si se
insertan columnas el desplazamiento es similar pero hacia la derecha.
Por tanto, al insertar filas o columnas en una hoja, no aumenta el número
total de ellas, sino que simplemente se realiza un desplazamiento de datos.
A través de la cinta de opciones

Los pasos a seguir para insertar filas son los siguientes:
1. Seleccionar cualquier celda de la primera fila a partir de la cual se
van a insertar las nuevas filas.
2. Seleccionar tantas celdas hacia abajo como filas se quieren insertar.
Desplegar la opción Insertar que aparece dentro del grupo de opciones

Celdas de la ficha Inicio, y seleccionar la opción Insertar filas de hoja.
3. De manera automática vemos como nos ha realizado la inserción de las

filas que le hemos indicado.
Nota: Recordar que seguiremos el mismo procedimiento indicado para las

filas, en el caso de que deseemos insertar columnas. Pero teniendo en cuenta,
que la opción elegida entonces será Insertar columnas de hoja.
A través del menú contextual

1. Seleccionar totalmente las filas o la columnas a partir de la cuales se
van a insertar las nuevas filas o columnas, tantas como se hallan
seleccionado.

2. Con el puntero sobre el rango seleccionado, hacer clic con el botón

derecho del ratón.
Del menú contextual desplegado seleccionar Insertar. Automáticamente se

insertan, sobre las filas seleccionadas o a la izquierda de las columnas, el
mismo número de filas o de columnas que han sido seleccionadas
anteriormente.
Insertar celdas en una hoja

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras
sino únicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.
Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:
 Seleccionar las celdas sobre las que
quieres añadir las nuevas.
Seleccionar el menú Insertar.
 Hacer clic sobre el la flecha para

ampliar el menú.
Elegir la opción Insertar celdas...
Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas.
 Aparece el cuadro de diálogo de la
derecha.
 Elegir la opción deseada
dependiendo de si las celdas
seleccionadas queremos que se
desplacen hacia la derecha o hacia
abajo de la selección.
 Fíjate como desde aquí también te
permite añadir filas o columnas
enteras.
Hacer clic sobre Aceptar.
Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya

que se eliminan las del final de la hoja.

Eliminar filas y columnas de una hoja

El procedimiento para eliminar filas es similar al de la eliminación de
columnas por lo que sólo se detalla uno de ellos.
La eliminación de columnas, como ocurría en la inserción, no supone la
reducción del número de filas o columnas de la hoja de cálculo, sino que sólo
desplaza los datos de las filas de debajo o de las columnas de la derecha
respectivamente.
Al eliminar filas o columnas se eliminan todos los datos que contienen las
mismas, tanto los que se ven en la pantalla como los que no se están
visualizando. Esto puede ser peligroso si no se tiene cuidado.
De nuevo vemos como tenemos varias alternativas para conseguir eliminar
filas y columnas; podemos utilizar los comandos disponibles dentro de la cinta
de opciones, o bien, el menú contextual.
Vamos a ver los pasos a seguir en este caso para la eliminación de filas,
teniendo en cuenta que actuaríamos de manera similar en el supuesto de
querer eliminar alguna columna:
1. Seleccionar cualquier celda de la primera fila a partir de la cual se

quieren eliminar las filas.
2. Seleccionar tantas celdas hacia abajo como filas se quieren eliminar.
Seleccionar Eliminar filas de hoja que aparece a partir de la opción

Eliminar del grupo de opciones Celda de la ficha de Inicio.
Seleccionar el botón de opción Toda la fila o Toda la columna, para

eliminar las filas o columnas seleccionadas, respectivamente.
3. De manera automática vemos como elimina las filas o columnas

seleccionadas, junto con su contenido.

A través del menú contextual

1. Seleccionar totalmente la filas o la columnas que se van a eliminar.
Con el puntero sobre el rango seleccionado, hacer clic con el botón

derecho del ratón, y del menú contextual desplegado seleccionar Eliminar.
2. Automáticamente se eliminarán las filas o columnas seleccionadas.

Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a eliminar.

Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.
Elegir la opción Eliminar celdas....
2. Aparecerá el cuadro de diálogo de la
derecha.
3. Elegir la opción deseada dependiendo
de cómo queremos que se realice la
eliminación de celdas. Desplazando las
celdas hacia la izquierda o hacia la
derecha.
4. Observa como desde aquí también te
permite eliminar filas o columnas
enteras.
Hacer clic sobre Aceptar.
Ocultar filas o columnas

Es posible ocultar una fila o columna de una hoja de cálculo con el fin de
que no se visualice ninguno de los datos incluidos en ellas y que tampoco se
impriman.
A diferencia de lo que ocurría con la eliminación de datos, en éste caso los
datos SÍ se encuentran en la hoja de cálculo aunque no sean visibles. Las
fórmulas y los datos que existan en columnas ocultas están ahí y funcionan,
pero de este modo aportan privacidad por un lado y estética por otro.
Mediante el ratón
1. Seleccionar las filas o columnas que se quieren ocultar.
2. Situar el puntero del ratón sobre lo seleccionado y pulsar el botón

derecho.

Elegimos la opción ocultar del menú contextual.
De esta manera, vemos como las columnas o filas seleccionadas

desaparecen de nuestra vista. En nuestro caso, las columnas B y C no quedan
visibles, pasando de manera directa de la A la D.
1. Seleccionar una de las celdas de la columna que se va a ocultar, o un
rango si se quieren ocultar más de una.
2. Dentro de la opción Formato de la ficha de Inicio, en el grupo de
opciones Celda. Disponemos de un apartado dedicado a la Visibilidad,
dentro del que elegiré la opción Ocultar columnas u Ocultar filas,
según el caso.
3. Resultado que obtenemos es similar al método anterior,

desapareciendo de nuestra visión las filas o columnas seleccionadas.

Mostrar filas
El procedimiento para visualizar las filas o columnas que se han ocultado
anteriormente es el siguiente:
Mediante el ratón
1. Seleccionar por completo las columnas o filas adyacentes a ambos
lados de las que se encuentran ocultas.
2. Situar el puntero del ratón sobre lo seleccionado y pulsar el botón

derecho.
Elegimos la opción mostrar del menú contextual, volverán a aparecer
visibles de nuevo las columnas o filas ocultas.
También es posible visualizar columnas o filas ocultas arrastrando desde la

rayita negra que separa los títulos de columna y de fila, buscando un poquito
más a la derecha o abajo (según sea columna o fila lo que queramos
visualizar) una doble rayita con flechas.

1. Seleccionar un rango que incluya al menos una de las columnas o filas

adyacentes a ambos lados de las ocultas.
2. Dentro de la opción Formato de la ficha de Inicio, en el grupo de
opciones Celda, y en el apartado dedicado a la Visibilidad, elijo la
opción Mostrar columnas o Mostrar filas, según el caso.
3. Seleccionada dicha opción se muestran las columnas o filas que se

encontraban ocultas.
Inmovilizar paneles
Si lo que nos interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así
desplazarnos únicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la vista
de las cabeceras, podemos utilizar la opción de inmovilizar los paneles.
Para realizar esto, simplemente despliega el menú Inmovilizar paneles que
se encuentra en la pestaña Vista. Si te interesa mantener la primera fila
(como cabecera) o la primera columna (para que ejerza la misma función)
selecciona la opción correspondiente
En el caso de que lo que quisieses inmovilizar no se encontrase en esas
posiciones selecciona el rango de celdas y pulsa la opción Inmovilizar paneles.
La zona seleccionada podrá desplazarse, el resto permanecerá inmovilizado.

CAPITULO
Imprimir
Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos,
como puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar
para ver el documento antes de mandar la impresión y por supuesto la
operación de imprimir los datos.
Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra
hoja antes de imprimirla.
Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseño de página para poder
ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato
completo de la hoja.
Para visualizar la Vista de Diseño de página, seguir los siguientes pasos:
Selecciona la pestaña Vista.
Elige la opción Vista de Diseño de página.
En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de

cálculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que

estamos visualizando la página 1 de un total de 1 página (Vista previa: Página

1 de 1).
Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como
hasta ahora, la única diferencia es que sabremos cómo quedará en la hoja al
imprimirla.
Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una página
utiliza la opción Vista preliminar que encontrarás en el Botón Office, haciendo
clic en la flecha a la derecha de Imprimir.
La página se mostrará de este modo:
En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a

visualizar utilizando los botones:
para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la
tecla RE PAG del teclado.
para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la
tecla AV PAG del teclado.
Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.

Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón

se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir
cualquier zona de la página.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se
ampliará la parte de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos
a hacer clic se volverá a visualizar la página entera.
Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el
botón .
Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic
sobre el botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión

explicado más adelante.
Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic
sobre el botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Configurar

página explicado más adelante.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para

cerrar la Vista preliminar.
Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas
discontinuas que nos indicarán donde hará Excel 2007 los saltos de página,
estas líneas no se imprimirán.
Configurar página
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2007 nos permite modificar
factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la
orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, etc.
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista

preliminar, deberemos hacer clic en el botón Configurar página.
Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página descrito a continuación.

Dicho cuadro consta de 4 fichas.

La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar

características como la orientación del papel, el tamaño del papel que
utilizamos y otros parámetros.
Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora

se colocará el papel siempre de la misma forma).
En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a

impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o
bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico
(una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).
Observa como en la parte derecha disponemos de un botón para ir a

opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir.

Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las

hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.
En esta ficha podrás modificar los márgenes superior:, inferior:, derecho: e

izquierdo: de las hojas a imprimir.
Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar

a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como
verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas
Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha

Encabezado y pie de página.
En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya
que no hay ningún encabezado ni ningún pie de página asignado a nuestra
hoja de cálculo. En estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie
cuando hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en
nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán
posibles encabezados a utilizar.
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar
encabezado...
En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido, en
nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán
posibles pies de página a utilizar.
Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie
de página...
Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la ficha Hoja que
nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en
la hoja.

En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres

imprimir.
En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima
aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese
recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima
aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes
opciones:
Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la
hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a
utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de
colores.
Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita
de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta
herramienta.
Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los
números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las
columnas superiores) de la hoja.

Imprimir
Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable
guardarla, y después, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre la opción Imprimir del Botón Office.
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podremos cambiar alguna
opción de impresión como puede ser la impresora donde queremos que
imprima o el número de copias deseadas.

CAPITULO
Gráficos
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo
y facilita su interpretación.
Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una
hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la
interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una
serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como
cualquier otro objeto.
Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el
gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de
objeto.
Crear gráficos
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre
utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado el

rango de celdas que quieres que participen en el
gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo
automáticamente. En caso contrario, el gráfico se
mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo
de error en los datos que solicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de

gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar
un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que
nos interese para que se despliegue el listado de
los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace

en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de
Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior
derecha de la sección Gráficos.
Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y
pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico inmediatamente
y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas
del gráfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenías celdas
seleccionadas, deberás seguir leyendo los siguientes apartados.
Añadir una serie de datos

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué
datos queremos que aparezcan en el gráfico.
 Una vez tengamos un gráfico sobre la hoja de cálculo, aparecerán
nuevas pestañas para mostrarnos nuevas opciones.
Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles:
Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el


 Observa detenidamente el contenido de esta ventana. Como ya

hemos dicho es la más importante porque se encargará de generar
el gráfico.
Así pues tenemos un campo llamado Rango de datos del gráfico donde
podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para
crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenían los
valores 1000, 3000, 5000, 8000 y 2000.
Pulsa el botón y selecciona las celdas, automáticamente se rellenará el
campo de texto con el rango correcto.
 Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará
unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).
Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder
crearse (por ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio, (como el
que ves en la imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botón Editar de las series para modificar el literal que se muestra
en la leyenda del gráfico.

 Del mismo modo también podrás modificar el rango de celdas que se

incluirán tanto en las series como en las categorías.
Haciendo clic en el botón Cambiar fila/columna podremos permutar los
datos de las series y pasarlas a las categorías y viceversa. Este botón actúa del
mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar
entre filas y columnas (pestaña Diseño).
Modificar las características del gráfico

En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al
aspecto del gráfico.
Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una
cuadrícula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo
encontraras en la sección Ejes:
Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de

texto se mostrarán en el gráfico:
De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del
gráfico y arrastrarlas para colocarlas en la posición deseada.
Desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del gráfico.
Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te

permitirán modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de
cálculo.
La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos
bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).
Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto
de los gráficos tridimensionales disponibles:

Excel 2007 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e
intuitivas, así que después de un par de pruebas con cada una de estas
opciones entenderás perfectamente sus comportamientos y resultados.
Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar y verás el
provecho que puedes sacarle a estas características.
Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato,

donde encontrarás la sección Estilos de forma (que utilizaremos también más
adelante para enriquecer la visualización de los objetos que insertemos).
Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.
 Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de
uno de sus componentes (áreas, barras, leyenda...) y luego haz clic
en el estilo que más se ajuste a lo que buscas.
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas

Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar
aún más el estilo del gráfico.
Modificar el tamaño de un gráfico

Cuando tienes un elemento del gráfico seleccionado aparecen diferentes
tipos de controles que explicaremos a continuación:
Los controles cuadrados ( )

establecen el ancho y largo del objeto,
haz clic sobre ellos y arrástralos para
modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los

controles circulares podrás modificar su tamaño manteniendo el alto y ancho

que hayas establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más
grande o pequeño.
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta
forma podrás hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada.
Modificar la posición de un gráfico

Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento.
Además de poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo
también podrás establecer su ubicación.
Para ello haz clic en el botón Mover gráfico que encontrarás en la pestaña
Diseño.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como una

hoja nueva. Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo,
pero no podrás contrastar los datos numéricos si la mantienes en una hoja a
parte. Depende del formato que quieras utilizar.
Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.
Utilizando la segunda opción, Objeto en, podremos mover el gráfico a una

hoja ya existente.
Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás

situarlo en la posición y con el tamaño que tú elijas.

Practica Uno
Ejercicio 1
Entrar en Excel y realizar las modificaciones precisas sobre los distintos
elementos de su pantalla para obtener el resultado que muestra la figura
siguiente. Una vez establecidas todas las modificaciones, volver a restaurar el
aspecto original de la pantalla.
Ejercicio 2
Contesta lo siguiente:
4. ¿Dónde se sitúa la Barra de título de la ventana del documento cuando
ésta se encuentra maximizada?
5. ¿Se puede modificar el aspecto de la Barra de fórmulas?
6. ¿Cuántas hojas contiene el libro que está abierto, inicialmente?
7. ¿De qué dos formas se puede minimizar la cinta de opciones?
8. ¿Qué misión tiene la barra de estado?
9. ¿Qué quiere decir que el indicador de la columna C y el de fila 7 estén
resaltados?
10. ¿Qué se visualiza en el Cuadro de contenido de la Barra de fórmulas?

Practica Dos
Ejercicio 1
 ¿A que lado de la celda se alinea por defecto un texto? ¿Y una fecha?
 Si se introduce el dato 16.259,59 ¿dónde se alineará? ¿Y si se
introduce el dato 16 259,59?
 ¿Qué tipo de dato es 6/95? ¿Y el dato 16 6/95?
 Si el texto introducido en una celda no cabe en ella por ser más
largo y dos celdas a la derecha de la misma hay introducido un dato,
¿dónde se visualizará el texto? ¿qué celdas lo contienen?
 Al introducir una fórmula en una celda, ésta muestra el resultado de
la misma, ¿cómo se puede observar la sintaxis de la fórmula?
 ¿El dato (19) y el -19 son iguales?
 ¿Se interpreta igual el valor 1 1/2 que el valor 1,5? ¿Y el valor 1/2 al
valor 0,5?
Ejercicio 2
¿Son correctas las siguientes relaciones?
Fórmula Resultado o equivalencia
=6+10/2 El resultado es 8.
=12-10*2 El resultado es -8.
=4+6^2 El resultado es 100.
=2*5^2+10 Es equivalente a 60.
=25*2-4+3 Es equivalente a 25.
="31/10"-"16-8-98" Calcula el número de días que transcurren entre el 16-8-98 y el 31-10-99.
="5-12"+15 Proporciona la fecha 20 de diciembre del año en curso.

Practica Tres
Ejercicio 1
Crear la tabla que muestra la figura, siendo los datos que contiene de tipo
texto y número. Una vez creada la tabla introducir en la columna Totales la
fórmula que sume, para cada producto, los costos de los tres meses.
Una vez completada la tabla, modificar los datos que contienen las celdas
de tipo número. Observar que los resultados de las fórmulas irán cambiando
según se realicen las modificaciones en las celdas de las cuales dependen. Las
fórmulas se actualizan automáticamente y en tiempo real.
Ejercicio 2
El siguiente ejercicio pretende calcular el total de alumnos matriculados
en el primer curso, así como el porcentaje de hombres y mujeres.
Para su realización seguimos los siguientes pasos:
1. Introducir la tabla que se muestra a continuación teniendo en cuenta

que las celdas sombreadas nos indican la columna y la fila de la hoja de
cálculo.
2. Calcular el valor de la columna Total (Repiten + Nuevos).
La fórmula que se utilizará es una suma y por tanto se utilizará el operador

“+”. Para introducir la fórmula se selecciona la celda F4 (correspondiente al
total de alumnos de la titulación Licenciado en Veterinaria), escribimos el
signo igual (obligatorio siempre que se vaya a introducir una fórmula), y a
continuación escribimos la fórmula: =B4+D4.

También podemos ir seleccionando con el ratón las celdas que se van a

sumar:
 Escribir el signo =.
 Seleccionar con el ratón la celda B4.
 Escribir el signo +.
 Seleccionar con el ratón la celda D4.
 Para introducir la misma fórmula para el resto de las titulaciones
seleccionar la celda F4, copiar la formula, y pegarla en el resto de
celdas (desde F5 a F10), o bien hacer clic con el botón izquierdo del
ratón en el cuadro de relleno de la celda seleccionada y arrastrarla
hasta la celda F10.
3. Calcular el porcentaje de Mujeres y de Hombres sobre el Total

calculado.
 El porcentaje de mujeres se calcula dividiendo el total de mujeres
entre el total de alumnos, la fórmula introducida en la celda G4 será
=F4/(C4+E4).
 A continuación debemos dar formato de porcentaje (pulsando el
botón % de la barra de herramientas) lo cual equivale a multiplicar
el resultado por 100.
 El porcentaje de hombres se calculará mediante la fórmula =1-G4.
 Copiar estas fórmulas para el resto de las titulaciones.
4. Poner el nombre “ESTADÍSTICAS” a la hoja de cálculo.
5. Guardar el libro con el nombre “MATRICULAS”.

Practica Cuatro
Ejercicio 1
El objetivo de este ejercicio es comprender la utilidad del uso de las
referencias mixtas, es decir, aquellas en las que se fija la fila o la columna
($A1, A$1).
El ejercicio consiste en crear una tabla de multiplicar como la que se
muestra a continuación en la que cada celda contiene el producto de la fila
por la columna correspondiente.
1. Cree un nuevo libro de trabajo y copie la tabla anterior, en las celdas

que se indican, en una hoja a la que le dará el nombre de
“REFERENCIAS” (pulsar con el botón derecho sobre la ficha Hoja1 y
seleccionar la opción Cambiar nombre, o haciendo doble clic
directamente sobre la ficha Hoja1).
2. Elimine las dos hojas restantes del libro: Hoja2 y Hoja3 (pulsar con el
botón derecho sobre la ficha Hoja1 y seleccionar la opción Eliminar).
3. Obtenga una tabla resultado donde el valor de cada celda es el
producto de la fila por la columna, para ello debe crear una fórmula en
la celda B4 utilizando el tipo de referencias adecuado y copiarla para el
resto de la tabla.
Solución
La fórmula que hay que introducir en cada celda es el producto del valor
contenido en la columna A y en su misma fila, por el valor contenido en la
celda de su misma columna y fila 3 tal y como muestran las flechas en la tabla
anterior donde el valor de la celda D5=A5*D3.
Así los resultados a obtener serían:
 B4=A4*B3
 C4=A4*C3
 D4=A4*D3
 B5=A5*B3

 B6=A6*B3
Si observamos las fórmulas anteriores nos daremos cuenta que las
referencias a la columna A y a la fila 3 nunca cambian.
Sin embargo si sólo se usan referencias relativas al copiar la fórmula de la

celda B4=A4*B3, al resto obtendríamos los siguientes resultados:
 Al copiarla hacia la derecha: C4=B4*C3, D4=C4*D3, E4=D4*E3, etc. Es

decir, la referencia a la columna A en el primer multiplicando va
cambiando, la solución sería fijar esta columna.
 Al copiarla hacia abajo: B5=A5*B4, B6=A6*B5, B=A7*, etc. En este
caso la referencia a la fila 3 en el segundo multiplicando va
cambiando, la solución será fijar esta fila.
Por tanto la fórmula correcta a introducir en la celda B4 sería =$A4*B$3.
4. Copiar la tabla del ejercicio anterior a partir de la fila 14 y multiplicar

los valores de las celdas de las dos tablas.
 Para ello seleccionamos el rango A3:J12 pulsamos el botón Copiar,

seleccionamos la celda A14 y pulsamos el botón Pegar.
 A continuación creamos la tabla producto tal y como aparece a
continuación a partir de la celda L14.

Solución
En cada celda de esta nueva tabla habrá que introducir el producto del
valor contenido en esa misma celda en la tabla de multiplicar y el valor
contenido en esa misma celda en la tabla Copia. Es decir, la nueva tabla
contendrá los mismos valores elevados al cuadrado.
Los resultados que queremos obtener serán:
 M15=B4*B15
 N15=C4*C15
 O15=D4*D15
 M16=B5*B16
 N16=C5*C16
 Etc.
En la secuencia anterior se puede observar que en este caso todas las

referencias en la fórmula va cambiando, por tanto, en este caso debemos
utilizar referencias relativas en la fórmula y la fórmula correcta a introducir
en la celda M15 es =B4*B15.
5. Guardar el libro con el nombre “TABLAS DE MULTIPLICAR”.

Practica Cinco
Ejercicio 1
El libro que vamos a crear generará un presupuesto:
1. Haga clic en el botón (Nuevo)

2. En la celda A2 teclee MODELO PARA GENERAR PRESUPUESTOS
3. Teclee Descuento en la celda A4
4. En la celda A5 teclee IGV

Las fórmulas que vamos a introducir son las siguientes:
Importe = Cantidad* Precio
Descuento = Importe * Descuento reflejado en (B4)
Total = Importe – Descuento (en la columna E)
A continuación introduciremos la fórmula que calcula el importe.
5. Teclee en la celda D8 la siguiente fórmula: = B8 * D8
6. Pulse la tecla Enter.
7. Arrastre el controlador de relleno de la cela D8 hasta la celda D13
8. Compruebe el resultado de la columna Importe fijándose en la columna
de la izquierda de este punto.
9. En la celda E8 teclee = D8*B4
10. Pulse Enter.
11. Arrastre el controlador de relleno de la celda E8 hasta la celda E13
Como puede ver el resultado es erróneo.
Al arrastrar el controlador de relleno, la fórmula asignada en la celda
E8 ha incrementado en uno la referencia de la fila.
Para la referencia de la columna D la operación de incremento de fila
es correcta pero en la referencia de la columna B el incremento no se
tiene que dar. Para estos casos tenemos que utilizar referencias
absolutas o mixtas.
12. Haga clic en la celda E8 y pulse la tecla de función F2 para editar la
fórmula.
13. Insertar un $ entre la columna y fila de la referencia B4 (escribir: B$4).

14. Con esta operación hemos bloqueado el incremento de la fila al

arrastrar el controlador de relleno (referencia absoluta).
15. Pulse la tecla Enter.
16. Arrastre el controlador de relleno de la celda E8 a la celda E13
17. Compruebe el resultado.
18. Guarde el libro de trabajo con el nombre de PRESUPUESTO.
19. Calcular las Columnas IGV y Totales con IGV.
20. Si se ha realizado correctamente todos los pasos de este ejercicio el
resultado ha de ser el siguiente:
21. Ahora vamos a darle un formato más adecuado. Para ello cambia los
fondos, los bordes, los tipos de letras.
22. Puede quedar mas o menos así:

Ejercicio 2
Del ejercicio anterior “Presupuesto”, vamos a usar funciones mas conocidas.
1. Selecciona todo el presupuesto.
2. Copia y pega en la Hoja2.
3. Selecciona las columnas G y H.
4. Elimina las columnas G y H.
5. Agrega lo siguiente: Totales, IGV y Totales con IGV, Precio Máximo,
Precio Mínimo y Precio Promedio.
6. En la celda D15 aplicar la función suma, seleccionando las celdas desde

D8 hasta D13.
7. En la celda E15 aplicar la función suma, seleccionando las celdas desde
E8 hasta E13.
8. En la celda F15 aplicar la función suma, seleccionando las celdas desde
F8 hasta F13.
9. En la celda F16 escribir la formula =F15*B5
10. En la celda F17 sumar la celda F15 y F16.
11. En la celda I7 aplicar la función Max seleccionando las celdas C8 hasta
C13.
12. En la celda I8 aplicar la función Min seleccionando las celdas C8 hasta
C13.
13. En la celda I9 aplicar la función Promedio seleccionando las celdas C8
hasta C13.
14. En la columna total aplicando formato condicional haz que los valores
que sean mayores a S/. 1000.00 se ven de otro formato.

Practica Seis
Ejercicio 1
Este ejercicio pretende recoger la evolución del número de personas que
han trabajado en la Universidad Pedro Ruiz Gallo durante los años 1998, 1999
y 2000, en función de su categoría laboral y de su sexo.
Se deben seguir los siguientes pasos:
 Crear un nuevo libro de trabajo.
 Escribir las filas y columnas, tal y como aparecen en el ejemplo
dado, salvo las columnas y filas de Totales.
 Calcular la columna Total de cada Año como la suma de las

columnas de Hombres y Mujeres para cada año. Por ejemplo, para el
Año 1998 sería:
Calcular la fila TOTAL con la función “Autosuma” de los valores de arriba,

para cada una de las columnas. Para ello, basta con situarse en cada una de
las celdas de la fila TOTAL, e ir pulsando para cada columna el botón como
muestra el siguiente ejemplo:
 Incluir una imagen como logo y el texto de “Universidad Nacional

Pedro Ruiz Gallo”.
 Poner el nombre “CATEGORIAS” a la hoja de cálculo.
 Borrar las otras hojas restantes del libro de trabajo (Hoja2, Hoja3).
Crear un gráfico de columnas que muestre la evolución del personal de la

Universidad según cada una de las categorías a lo largo de los tres años

considerados, dándole el formato adecuado según las características que

aparecen en el ejemplo.
Para realizar el gráfico, es necesario:
 Seleccionar el subtipo de gráfico “Columna agrupada (el primero en
la categoría de Columnas)”.
 En la pantalla de Datos de Origen, el rango de datos que se debe de
seleccionar es el que aparece sombreado en la siguiente tabla
(considerando que para seleccionar rangos no continuos se usa la
tecla CONTROL):
En la misma pantalla de Datos de Origen, en la pestaña Serie, se debe de

cambiar el nombre de cada una de las series a “Año 1998”, “Año 1999” y “Año
2000”, según corresponda.
 Una vez realizado el gráfico, deberá incluir las líneas de división del
Eje X e Y, aplicándoles el formato adecuado, así como el título, el
color de las series de datos, la posición de la leyenda, y los cuadros
de texto de “aumento” o “disminución”.
Crear un gráfico de líneas que muestre la evolución del personal de la

Universidad, sólo en Hombres, según cada una de las categorías a lo largo de
los tres años considerados, dándole el formato adecuado.
 Seleccionar el subtipo de gráfico “Línea con marcadores”.


tecla CONTROL):
 En la misma pantalla de Datos de Origen, en la pestaña Serie, se

debe de cambiar el nombre de cada una de las series a “Año 1998”,
“Año 1999” y “Año 2000”, según corresponda.
Crear un gráfico de líneas que muestre la evolución del personal de la

Universidad, sólo en Mujeres, según cada una de las categorías a lo largo de
los tres años considerados, dándole el formato adecuado.
 Seleccionar el subtipo de gráfico “Línea con marcadores”.

tecla CONTROL):


debe de cambiar el nombre de cada una de las series a “Año 1998”,
“Año 1999” y “Año 2000”, según corresponda.
 Una vez realizado el gráfico. Incluir las líneas de división del Eje X e
Y, aplicándoles el formato adecuado, así como el título, el color de
las series de datos y la posición de la leyenda, tal y como aparece
en el ejemplo dado.
Guardar el libro de trabajo con el nombre "CATEGORIAS_LABORALES"

Practica Siete
Ejercicio 1
Este ejercicio pretende realizar una comparativa entre lo que se
presupuestó en el año 2007, para diferentes conceptos, y lo que realmente se
gastó en dichos conceptos, con la intención de servir de base para realizar el
presupuesto del año siguiente.
Se deben seguir los siguientes pasos:
 Crear un nuevo libro de trabajo.

 Escribir las filas y columnas, tal y como aparecen en el ejemplo
dado, salvo las columnas Diferencia, % y Comentario, y las filas de
SubTotales y Totales.
 Calcular la columna Diferencia como la resta entre las columnas de
Presupuesto y Real. Por ejemplo:
 Calcular las filas de subtotales y de los totales con la función

“Autosuma” de los valores de arriba, para cada una de las columnas.
Para ello, basta con situarse en cada una de las celdas que
contengan subtotales o totales, e ir pulsando para cada columna el
botón como muestra el siguiente ejemplo:
La columna % se calcula como el porcentaje de acierto entre el

presupuesto y lo real. Para ello se divide la columna de lo real entre la

columna de lo presupuestado. Para evitar multiplicar por cien se le aplica el

formato de porcentaje que además de poner el símbolo de tanto por ciento,
también multiplica el valor por 100.
La columna Comentario va a mostrar si el gasto real es mayor que el

presupuestado, en cuyo caso mostrará el mensaje “Corregir presupuesto el
próximo año”, con el objeto de que el usuario conozca en qué conceptos se ha
quedado corto el presupuesto. Para ello utilizaremos la función SI,
comprobando si el porcentaje es superior a 100%:
 Aplicar el formato correspondiente a cada una de las columnas y

filas, utilizando el formato de número, colores, tipo de letra
apropiados.
 Poner el nombre “2007” a la hoja de cálculo.
 Situarse en la Hoja2, y cambiar el nombre por “Gráficos
comparativos 2007”.
 Borrar las otras hojas restantes del libro de trabajo (Hoja3,...).
Crear un gráfico de columnas que compara el presupuesto y el realizado de

los conceptos de la categoría “Ayudas de Acción Social”, aplicándole el
formato adecuado.
 Seleccionar el subtipo de gráfico “Columna agrupada (el primero en
la categoría de Columnas)”.
seleccionar de la hoja de cálculo 2007 es el que aparece sombreado
en la siguiente tabla:

debe de cambiar el nombre de cada una de las series a
“Presupuesto” y “Real”, según corresponda.
 Una vez realizado el gráfico, ocultar las líneas de división del Eje X
e Y, mostrar el título del gráfico, establecer el color de las series de
datos y la posición de la leyenda.

A continuación se van a crear dos nuevos gráficos, a la derecha del

anterior, que van a representar la distribución de los conceptos en la
categoría de “Ayudas de Acción Social” en el total del presupuesto (el
primero) y en el total del realizado (el segundo).
Para realizar el primero de los gráficos (Presupuesto), es necesario:

 Seleccionar el subtipo de gráfico “Circular seccionado”.
 El título del gráfico será Presupuesto.
Para realizar el segundo de los gráficos (Realizado), es necesario:

 Seleccionar el subtipo de gráfico “Circular con efecto 3D (el segundo

en la categoría de Circulares)”.
 El título del gráfico será Realizado.
A continuación se va a crear un nuevo gráfico. Este va a mostrar una

comparativa del presupuesto y del realizado de los conceptos de la categoría
“Servicios”.
Para realizar el gráfico, será necesario:
 Seleccionar el subtipo de gráfico “Columna 3D con forma cilíndrica”.


debe de cambiar el nombre de cada una de las series a
“Presupuesto” y “Real”, según corresponda.
 Una vez realizado el gráfico, deberá mostrar el título del gráfico y
establecer el color de las series de datos. Además, deberá situar la
leyenda en su lugar.
A continuación se van a crear dos nuevos gráficos, a la derecha del

anterior, que van a representar la distribución de los conceptos en la
categoría de “Servicios” en el total del presupuesto (el primero) y en el total
del realizado (el segundo).
Para realizar el primero de los gráficos (Presupuesto), es necesario:
 Seleccionar el subtipo de gráfico “Anillos (el primero en la categoría

de Anillos)”.
 El título del gráfico será Presupuesto.

Para realizar el segundo de los gráficos (Realizado), es necesario:
 Seleccionar el subtipo de gráfico “Anillos seccionados (el segundo en
la categoría de Anillos)”.
 El título del gráfico será Realizado.

Posteriormente se añadirán las formas, efectos WordArt, flechas, etc.
Guardar el libro de trabajo con el nombre "PRESUPUESTO".

Practica Ocho
Ejercicio Propuesto 1
 Crear un nuevo Libro Excel.
 En la primera hoja poner como nombre Control de Notas de
Alumnos.
 Escribir un listado de 10 estudiantes.
 Los alumnos serán evaluados con 4 exámenes.
 Las notas van desde 0 al 20.
 Habrá un promedio final que es el promedio de notas de los 4
exámenes por alumno.
 Si el Promedio Final es mayor o igual a 10.5 la nota deberá mostrar
de color azul.
 Si el Promedio Final es menor a 10.5 la nota deberá mostrar de color
rojo.
 Del ejercicio anterior en otra hoja poner como nombre Almacén.
 Poner como titulo Almacén del Año 2008.
 Escribir una lista de productos del almacén.
 Escribir sus precios de venta, cantidad vendida, precio de compra,
cantidad comprada en cada columna.
 Averiguar la utilidad por cada producto del almacén.
 Crear en una hoja de cálculo un Grafico de Encuestas.
 Escribir el nombre de 4 candidatos en columna.
 En la columna siguiente escribir los números de votos que
recibieron.
 Crear un grafico que muestre los porcentajes de los votos que
obtuvieron dichos candidatos.
 Mostrar en el grafico una leyenda, el porcentaje, el nombre de los
candidatos.
 Guardar como Encuestas nacionales.

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Iniciador de cuadros de diálogo

Mini barra de herramientas

que deseemos para dar formato al texto seleccionado.

Las barras de desplazamiento

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Movimiento rápido en la hoja

Por ejemplo, para ir a la celda D5 deberás escribirlo en la caja de texto y

Movimiento rápido en el libro

Ing. Carlos Alberto Chirinos Mundaca - InfoConsulting.NET - 9

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la

Escribir en la Hoja De Trabajo

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres

ENTER: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer

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 Signos + ó – delante del número, indicando un valor positivo (por

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Los operadores utilizados en la creación de fórmulas son los siguientes:

El orden de prioridad o preferencia de los operadores disminuye de

Errores en los datos

1. ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o

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8. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá

Al terminar de introducir una fórmula, en la celda se visualizará el

Algunos ejemplos de fórmulas válidas son los siguientes:

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Establecer el tipo de dato

General: Visualiza en la celda exactamente

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Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

1. Seleccionando la celda o celdas a las que queremos dar formato, y

2. A partir del iniciador de cuadros de diálogo del grupo de opciones

Una vez que accedemos al cuadro de diálogo correspondiente a Formato

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1. Situarse en la celda en la cual queremos adjuntar el comentario.

seleccionamos la opción Nuevo comentario , o bien mediante el

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4. Escribir en el cuadro el comentario.