Recursos Básicos Del Archivo

RECURSOS BÁSICOS
DEL ARCHIVO
MUEBLES Y ELEMENTOS DE
ARCHIVO
Es el conjunto de enseres y
aparatos que sirven como
soporte y apoyo de toda
actividad archivística.
ARCHIVADORES
ARCHIVADOR
HORIZONTAL
Mueble generalmente
cerrado, destinado a la
clasificación horizontal.
El conjunto se cierra
con uno o mas
cortinas de lámina.
ARCHIVADOR
VERTICAL
Aparecen en 1892. Mueble de 1 o
mas gavetas destinadas a la
clasificación vertical de los
documentos.
• De 1 o 2 gavetas: se coloca
generalmente junto al escritorio
en oficinas pequeñas, para los
documentos activos.
• De 3 gavetas: puede usarse para
separar el área de recepción del
área de trabajo.
• De 4 o 5 gavetas: de uso
corriente en las oficinas y se
recomienda para depositar
archivo activo y semiactivo.
ARCHIVADOR GIRATORIO
Consta de estaciones de
trabajo y de hileras
circulares; cada hilera se
mueve
independientemente y las
estaciones están
equipadas con teléfonos
para que los archivistas
suministren la información.
ARCHIVADOR LATERAL
Permite la clasificación
suspendida lateral; se
conoce también
como archivador de
basculante o de
válvula.
ARCHIVADOR
MECÁNICO
Este archivo no descarta
el procedimiento de los
documentos antes de ser
colocados en las carpetas, pero
ofrecen mayor facilidad y rapidez
en el manejo de los documentos.
El archivista tiene acceso a
cualquier sección, donde desee
archivar o localizar un documento
o carpeta, con solo oprimir los
botones o localizar un documento
o carpeta, con solo oprimir los
botones que aparecen a la
izquierda de los anaqueles.
ARCHIVADOR
ELECTRÓNICO
Es el más sofisticado, de
reciente fabricación.
Está equipado con
dispositivos ópticos para
localizar el material. Los
documentos se guardan
en una bóveda, frente a
la cual se encuentra la
mesa del trabajo; desde
ella el archivero controla
la ubicación de los
documentos.
ESTANTERIAS
Es
un mueble con anaq
ueles horizontales que
sirve para
almacenar las cajas
de archivo
FICHEROS Y
TARJETEROS
Muebles de 1 o más
gavetas de poca altura;
las fichas y tarjetas se
colocan horizontal o
verticalmente y se
desplazan, las unas en
relación de las otras, que
asegura la visibilidad de
las referencias y la
señalización. La
diferencia del
archivador y los
tarjeteros y ficheros es
que en el primero se
archivan documentos; y
en el segundo fichas o
tarjetas donde existan
registros y datos.
CLASIFICADORES
Facilitan la clasificación
preliminar de los
documentos. Se
fabrican en distintos
tamaños, modelos y
materiales y sus usos son
diversos, por ejemplo
para organizar tarjetas,
fichas,
correspondencia,
cheques, facturas,
talonarios, etc.
MATERIALES Y
ELEMENTOS PARA
ARCHIVO
Es el conjunto de elementos
necesarios para realizar las
actividades archivísticas.
LAS CARPETAS
Pestaña
Son dos hojas de cartulina o manila,

cartón prensado o fibra, con
pliegues adicionales o dobleces
marcados, que permiten ampliar su
capacidad. La proyección de la
tapa posterior se llama pestaña;
viene del mismo tamaño de la
carpeta, o de la mitad, la tercera
Dobleces
parte, la cuarta parte o la quinta marcados
parte de esa extensión. Existen de
diferentes colores y texturas.
BOLSAS O FUNDAS
Llamadas también sobre o
fundas. Su uso está
determinado por el volumen
del material o por su consulta
periódica, como las historias
clínicas, los registros médicos y
de personal. Las que mas se
usan tienen compartimentos o
separadores dentro de ellas. Se
elaboran en plástico, hule, tela
y cartón.
LEGAJOS
Son dos tapas de cartulina con
gancho legajador, para Razón Social
asegurar los documentos. Los Legajo Dependencia
documentos no deben ir sujetos
a la carpeta sino al legajo y este Archivo
va dentro de ella. Este se Nombre_____
identifica con los siguientes Código _____
datos: Año _________
1. Identificación de la empresa
2. Nombre de la dependencia
a la cual pertenece
3. Título para el archivo
4. Año al cual pertenecen los
documentos
RÓTULOS O
MARBETES
Son las tiras de cartulina o las

cintas de papel engomado
que se adhieren a las
pestañas, para titular las
carpetas. Se consiguen en
tiras perforadas, adhesivas o
en rollos continuos y en gran
variedad de colores.
ÍNDICE
Portaíndice
Es una tarjeta de cartulina

que indica el contenido de
la gaveta. Se coloca en el
portaíndice que tiene
cada gaveta del
archivador; se acostumbra
a protegerlo con un
pedazo de acetato.
A-F
011-200
PESTAÑA
Es la parte que sobresale en Pestaña

una carpeta, bolsa, funda,
sobre, tarjeta, ficha o guía.
Las pestañas que sirven para
la identificación de la
carpeta pueden estar
dispuestas en distintos lugares
llamados posiciones. Estas
posiciones se leen y
determinan de izquierda a
derecha: 1ª Posición, 2ª
posición, 3ª. Posición, etc.
GUÍAS
A
Son cartulinas o cartones usados para separar

distintos grupos de documentos dentro de una
gaveta. Pueden ser simples o complejos:
1. Epigrafiadas: Llevan escrita una expresión
numérica o alfabética.
2. Pautadas: Llevan rayas para escribir sobre
ellas.
3. Sujetas: No salen de la gaveta porque están
prendidas de algún mecanismo; por
ejemplo, una perforación.
4. Sueltas: Pueden extraerse de la gaveta
libremente.
5. Principales: Las que preceden siempre a
todo el material de una sección o grupo.
6. Secundarias: Preceden a las divisiones de las
principales.
FICHAS Y TARJETAS
Aparecieron en 1775. Son cartulinas rectangulares semejantes a
las tarjetas; de muchos tamaños y destinadas a registrar en ellas
datos de muchas clases. La ficha registra y el conjunto de ellas
Tarjetas , fichas forma el fichero. Ofrece estas ventajas:
1. Puede ser retirada con facilidad del fichero.
2. Reordenada rápidamente.
3. Retirada para escribir cómodamente.
Actualmente, existe una gran variedad de ficheros informativos,
como por ejemplo para los sistemas alfabéticos geográfico y por
asuntos. Los tarjeteros o ficheros cumplen dos funciones
importantes:
1. Se usan como índices para los sistemas de archivo.
2. Se usan como registros independientes.
GANCHOS LEGAJADORES
Son los que sostienen y sujetan los
documentos. El mercado ofrece ganchos
Tarjetas , fichas metálicos y plásticos; por orientaciones del
Archivo General de la Nación (entidad rectora
de las políticas archivísticas del Estado) se
recomienda utilizar el gancho plástico, en razón
a que el gancho metálico cuando se oxida
deteriora los documentos.
Se compone de dos partes: una flexible que

recibe los documentos perforados y una tapa
con dos pasadores que sirven para cerrar el
gancho y sostener la documentación.
PERFORADORA
La Perforadora de Papel es una máquina

de sencillo funcionamiento y uso que nos
permite realizar (como su propio nombre
indica) perforaciones sobre diversos
materiales ,aunque generalmente suele
hacerse sobre hojas de papel.
GRACIAS

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RECURSOS BÁSICOS

Son dos hojas de cartulina o manila,

Son las tiras de cartulina o las

Es una tarjeta de cartulina

Es la parte que sobresale en Pestaña

Son cartulinas o cartones usados para separar

Se compone de dos partes: una flexible que

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