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INSTRUCTIVO DE INSPECCIONES

1. OBJETIVO

Verificar condiciones que puedan generar accidentes de laborales o enfermedades

laborales, para establecer medidas correctivas, mediante inspecciones de
seguridad y gerenciales en los puestos de trabajo y las actividades desarrolladas
en campo y labores administrativas.

2. ALCANCE

Inicia con la solicitud de inspección de condiciones de trabajo y termina con el

seguimiento de las medidas correctivas recomendadas en el área inspeccionada.
Aplica a los todos los despachos donde se desarrollen actividades por parte de SU
EMPRESA AQUI a nivel Nacional.

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

 El sistema de gestión HSE es el responsable de la administración del

procedimiento de inspección, el Gerente, el Copsst, los mandos medios y la
brigada de emergencias son responsables de la ejecución periódica de las
mismas, con la participación de los trabajadores.

 El sistema de gestión HSE es responsable de ingresar las medidas

correctivas sugeridas que se determinen en las inspecciones ingresándolas

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al Sistema de Gestión de Integral como acción preventiva, correctiva, según

su criterio y hacer seguimiento al cumplimiento de las mismas.

 Es responsabilidad de la Gerencia Administrativa atender, gestionar y

garantizar el cumplimiento oportuno de las sugerencias de mejora
propuestas, y establecer mecanismos de comunicación que permitan una
respuesta de retroalimentación para aquellas personas que han propuesto
ideas y que por razones técnicas o económicas no se van a implementar.

4. DEFINICIONES

 INSPECCIÓN PLANEADA: recorrido sistemático por un área, esto es con

una periodicidad, instrumentos y responsables determinados previamente a
su realización, durante el cual se pretende identificar condiciones sub
estándar.

 INSPECCIONES PLANEADAS INFORMALES: inspecciones planeadas

realizadas en forma no sistemática, en ellas se incluyen los reportes de
condiciones sub estándar, emitidos por los trabajadores hacia el Ing.
residente inmediatos o por supervisores durante su trabajo diario.

 CONDICIÓN INSEGURA: Circunstancias que podrían dar pasó a la

ocurrencia de un accidente

 CONDICIONES SUBESTÁNDAR: Toda circunstancia física que presente

una desviación de lo estándar o establecido y que facilite la ocurrencia de
un accidente

 DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

o NTC 4114 Inspecciones Planeadas

o Artículo 11, Resolución 1016 de 1989 del Ministerio de Trabajo y
Seguridad Social: se refiere a las actividades del SG SST se encuentra la
realización de inspecciones planeadas en las áreas de trabajo, con el
objetivo primordial de identificar riesgos que puedan afectar la salud de
los trabajadores.

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5. ROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE INSPECCIONES

RESPON
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
SABLE
1. El Ing. residente del área o el trabajador Funciona
acuerdan la inspección de condición de rio Ing
trabajo a nivel gerencial o con el Resident
Coordinador HSE. e

2. A través de un oficio, correo electrónico

(intranet) o por llamada telefónica se le
Coordina
informa al Ing. residente o director de
dor HSE
operaciones de área o funcionario, que va
a ser practicada la Inspección de Seguridad
con fecha y hora de visita.
3. Se realiza visita de inspección según el
requerimiento para verificar los factores de
riesgo registrados o condiciones inseguras,
mediante el diligenciamiento de los anexos Personal
del formato Lista de Chequeo Inspecciones Encargad
de Seguridad , así como la evidencia del o
registro fotográfico, o el formato
Inspecciones Gerenciales en HSE a cargo
del Gerente o quien designe.
4. Se registra la información en los
formatos establecidos y se hace un análisis
proporcionando información a cada riesgo Personal
encontrado. Se emiten recomendaciones Encargad
teniendo en cuenta la factibilidad, o
realización y efectos en la salud o daños
materiales.
5. Con la información recolectada se realiza
el informe correspondiente empleando el Personal
formato Informe de Inspecciones de Encargad
Seguridad , éste incluye el área evaluada, o
las situaciones encontradas,
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recomendaciones o acciones correctivas,

tiempo de ejecución, responsables y
seguimiento, El informe se revisa por el
HSE y comunica al Gerente Administrativo,
jefe del área solicitante y demás que se
sugiera deben intervenir en las
recomendaciones generadas, las
Inspecciones Gerenciales no se registran
en este formato.
6. Una vez ejecutadas las Personal
recomendaciones se hace el seguimiento Encargad
respectivo, diligenciando en el formato en o
la casilla de seguimiento.
Si no se han cumplido las
recomendaciones programadas por parte
del Coordinador HSE ,se planean
nuevamente para ser ejecutadas, si no se
han cumplido por parte del área, se oficia
solicitando se establezca el tiempo en el
cual van a ser llevadas a cabo, las
inspecciones Gerenciales son socializadas
en los Comités de Revisión Gerencial.

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INICIO

1. SOLICITAR INSPECCIÓN DE CONDICIONES DE TRABAJO

2. INFORMAR AL AREA

3. REALIZAR VISITA DE INSPECCIÓN DE SEGURIDAD O GERENCIAL

4. REGISTRAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN

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5. GENERAR INFORME Y RECOMENDACIONES AL AREA

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FIN

5.1. PREPARACION

SU EMPRESA AQUI se llevan a cabo dos tipos de inspecciones: las inspecciones

específicas de seguridad y las inspecciones gerenciales.

5.1.1 Determinación de la periodicidad

La planificación de esta actividad se relaciona en el Cronograma de

Actividades en Seguridad y Salud en el Trabajo el SST comunica vía e-mail
o telefónicamente a las áreas y de proyectos la realización de la actividad
según corresponda, cabe resaltar que las inspecciones de seguridad no se
limitan a la planificación del cronograma y pueden ser desarrolladas o no
por riesgos potenciales o cambios en la infraestructura.

La periodicidad de las inspecciones se reconsiderará si se encuentran

muchos riesgos, nuevos proyectos y cuya duración sea superior a un (1)
mes, esto será señal de que los periodos entre una inspección y otra deben
reducirse, a fin de ejercer un mayor control en todos los centros de trabajo.

5.1.2 Determinación del tipo de inspección a realizar

De acuerdo al Cronograma de Actividades se realizan las inspecciones con

una periodicidad estipulada, las inspecciones informales serán realizadas
por miembros de la Brigada de Emergencia, COPASST y/o el Coordinador
HSE, se clasifican a continuación:

PROGRAMA DE INSPECCIONES
INSPECCIÓN RESPONSABLES FRECUENCIA
Brigada de Emergencia, Ing Mínimo Trimestral
Botiquines campo y área residente , Coordinador para el área

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administrativa administrativa, en
campo cada vez
HSE
que se ejecute un
proyecto
Mínimo Trimestral
Extintores en campo y área para el área
Brigada de Emergencia, Ing
administrativa administrativa, en
residente , Coordinador
campo cada vez
HSE
que se ejecute un
proyecto

Maquinaria (Herramientas, Mínimo Semestral

Fotocopiadora) (si aplica)
Brigada de Emergencia, Ing
administrativa
residente , Coordinador
Por Operación,
HSE
Equipos y Herramientas en Minino Semestral
Campo si se desarrollan

Arreglos Locativos
COPASST Mínimo Semestral
(Demarcación y
Coordinador HSE (si aplica)
Señalización)

Por cada proyecto

EPP Elementos de
Coordinador HSE si existen en
Protección Personal
ejecución

Conductor, Ing residente Mensual (Si

Vehículos
Coordinador HSE aplica)

5.1.3 Realización de Inspección de Seguridad y Gerencial

De acuerdo al tipo de inspección se registra la información en los anexos del

formato Lista de Chequeo Inspecciones de Seguridad, adicionalmente se tendrá
en cuenta:

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* La información del Panorama General de Factores de Riesgos

Ocupacionales o Matriz de Peligros.
* Informes de inspecciones de seguridad anteriores.
* Investigaciones de los accidentes e incidentes ocurridos para considerar
sus causas.

El Gerente o quien designe, en casos en que por razones especificas el Gerente

no pueda; son los responsables de realizar las inspecciones gerenciales con el
apoyo del Coordinador HSE.

Dentro de estas inspecciones se valoran los siguientes puntos:

 En materia de HSE : área de trabajo demarcada y organizadas, uso

correcto de los elementos de protección personal, método de trabajo
apropiado, manejo adecuado de los elementos de trabajo, identificación y
gestión de riesgos y cumplimiento de criterios HSE 1 definidos por la ley y el
cliente.

El resultado se plasma en el formato Inspecciones HSE.

5.1.4 Evidencias

Con el fin conservar evidencia de las inspecciones realizadas en lo posible

se anexará registro fotográfico de las áreas inspeccionadas, las condiciones
subestándar encontradas, aplicación de correctivos y mejoras realizadas y
que hayan sido identificados en inspecciones anteriores.

5.1.5 Planear recorrido

Consiste en establecer un sentido de orden al recorrido para evitar

confusiones y tener la certeza de hacer un barrido sistemático y completo a
todas las instalaciones, se recomienda iniciar en orden desde el punto más
lejano.

5.2. INSPECCION

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Si la inspección es realizada por un grupo de trabajo (Copasst, Brigada) se

nombrará un líder, encargado de aplicar los anexos relacionados en el
formato Lista de Chequeo Inspecciones de Seguridad

Escribir observaciones al aspecto evaluado, para aclarar el factor de riesgo

o resaltar lo positivo cuando encuentre algo satisfactorio y la situación así lo
amerite.

Tomar los registros visuales de condiciones particularmente llamativas. Lo

que permitirá usar las imágenes no sólo como material de apoyo a la
inspección, sino como recurso didáctico para ser utilizado en los
entrenamientos con los trabajadores.

Cuando se descubra cualquier peligro inminente se debe informar de

inmediato al encargado del área inspeccionada y al SST para que se tomen
acciones de inmediato.

5.3. ANALIZAR LA INFORMACIÓN Y PRIORIZAR LOS PROBLEMAS

En reunión con el HSE se realiza la valoración cuantitativa o

cualitativamente de los riesgos encontrados y se determinan las
prioridades.

Se elabora el informe de los hallazgos de la inspección en el formato

Informe de Inspecciones de Seguridad Inspecciones HSE, para ponerlos en
conocimiento de las personas y áreas interesadas. (Gerente Administrativo,
, HSE, Ing residente y Director de operaciones)

Definir el tipo de situaciones que ameriten ser analizadas con el equipo de

trabajo del área, mediante metodologías participativas de solución de
problemas, coordinar reunión.

5.4. DEFINIR LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

El HSE ingresará cuando aplique los hallazgos de las condiciones

subestándar al formato, Corrección, Acciones Correctivas y Preventivas.,
junto con el Ing residente o responsable elaborarán un plan de acción en el
que participen las áreas implicadas, asignando responsabilidades
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concretas, fechas de cumplimiento y presupuestos disponibles si se

requiere para acometer la solución a los problemas o manejo de las
situaciones encontradas.

5.5. HACER SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE LAS ACCIONES

El HSE realizará seguimiento y evaluación sobre la eficacia de las medidas

de control implementadas y de los indicadores de gestión definidos, en caso
de ser necesario el SST visitará el lugar de trabajo donde se implementaron
las acciones con el fin de emitir un concepto sobre las acciones tomadas y
determinar su eficacia.

Se llevará el registro actualizado con la información del proceso.

5.6 INDICADORES

% Cobertura inspecciones de seguridad

(Inspecciones Ejecutadas / Inspecciones Programadas mínimo (3)) * 100

Meta: 90%
Frecuencia: Mensual

% Cierre Acciones Inspecciones de Seguridad

(Acciones Cerradas por inspecciones de seguridad en el periodo / Total de

acciones a cerrar en el periodo) 100

Meta: 85%
Frecuencia: Mensual

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