Manual Excel 2017

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LEINER INNOVATIVE SOLUTIONS

“Piensa Diferente”
Manual de Excel Avanzado
CURSO DE MICROSOFT EXCEL AVANZADO

INTRODUCCION a Microsoft Excel Avanzado


¿Qué es Microsoft Excel?
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en
una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.
Elementos básicos del Excel
Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel la pantalla, la barras, etc., para saber diferenciar
entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener
ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando.
Formas básicas de iniciar Excel
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel.

1. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el
cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas,
aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la
carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.
2. Desde el icono de Excel del escritorio.

Formas básicas para cerrar Excel


Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
1. Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de
la ventana de Excel.

2. También puedes Pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás
la ventana que tengas activa en ese momento.

Pantalla principal del Excel


 Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así
conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla
que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la
que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada
momento, como veremos más adelante.

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Elementos de Excel
Las Barras
1.- La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro
nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar .
2.- La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o
Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha
desplegable de la derecha y Seleccione Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.

Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

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3.- La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar,
por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden
crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la
barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color
atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando
trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños
recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás Pulse para
acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a Pulse la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio. De esta
forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.

Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.

Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

1. VALORES CONSTANTES.- Es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
número, una fecha u hora, o un texto.
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un
texto.
2. NÚMEROS.- Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % E e . €.

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir
precedido por el signo (-).

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Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en
contabilidad.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10
elevado a 5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes, cuando un número
tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación


científica.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

3. FECHA U HORA. - Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que
deseas que aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a
la derecha en la celda.

4. TEXTO. - Para introducir texto como una constante, Seleccione una celda y escriba el texto. El texto
puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha
para visualizarlo, no obstante, el texto se almacena únicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

5. FÓRMULAS. - Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores.
6.
Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con
los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc.

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La fórmula se escriba en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
7. OPERADORES
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:
a. Operadores aritméticos. - Se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo:  
+    -    *    /     %    ^
b. Operador tipo Texto. - Se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo:  &
c. Operadores Relacionales. - Se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico
(verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: <   >   =   <=   >=   <>
d. Operadores de referencia. - Indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser
utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:
i. Operador de rango indicado por dos puntos (:).- Se emplea para indicar un
rango de celdas. Ejemplo: A1:G5
ii. Operador de unión indicado por una coma (,).- Une los valores de dos o más
celdas. Ejemplo: A1, G5

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PRIORIDAD EN LOS OPERADORES
Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un
orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.

Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una
expresión antes que otras.

Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis. Sin
embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores.

Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve considerando la
siguiente prioridad:

1. Primero las que tienen operadores aritméticos, que tienen la siguiente prioridad
ARITMÉTICOS
Exponenciación (^)
Negación (-)
Multiplicación (*) y División (/)
Adición (+) y Sustracción (-)
Concatenación de caracteres (&)

Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a medida que
aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una
misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.

El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmético, pero es


prioritario respecto a todos los operadores de comparación.

2. Segundo las que tienen operadores de comparación. - Los operadores de comparación tienen toda la
misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:
COMPARACIÓN
Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)
Menor o igual que (<=)
Mayor o igual que (>=)

3. Tercero las de operadores lógicos, que son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor):
LÓGICOS
Not
And
Or

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Referencias absolutas y relativas
Referencias relativas. - Cuando se crea una formula, la referencia a las celdas o rangos son usualmente
basadas en su posición relativa a la celda que contiene la fórmula. En el siguiente ejemplo, la celda B6
contiene la formula = A5, Excel encuentra el valor de la celda arriba y una celda a la izquierda de B6. Esto es
conocido como referencia relativa.

Cuando se copia una fórmula que usa referencias


relativas, Excel automáticamente ajusta la
referencia en la formula copiada para hacer referencia
a diferentes celdas en relación a la posición de la formula. En el siguiente ejemplo, la fórmula de la celda B6 = A5,
es una celda arriba y a la izquierda de B6. Esta fórmula ha sido copiada a la celda B7. Excel ajusta la fórmula para
que sea = A6, la cual es una celda arriba y a la izquierda de B7.

Referencias Absolutas Si no quiere que Excel ajuste las referencias cuando usted copia una formula a una celda
diferente, use referencias absolutas. Por ejemplo, si la formula multiplica A5 con la celda C1 es decir (= A5*C1) y
copia la formula a otra celda, Excel ajustara las dos referencias. Para poder crear una referencia absoluta en la
celda C1 se debe de poner un signo de $ antes de la referencia como por ejemplo:

=A1*$B$2

Ahora si se copia la formula anterior una celda abajo, esta será copiada como:

=A2*$B$2

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VINCULANDO INFORMACION
Congelar celdas
Si en una hoja tiene una tabla muy grande, será de mucha ayuda si al moverse por las celdas sigue visualizando los
encabezados de las columnas o algunas celdas importantes que se encuentran en las primeras columnas. A esto se
le llama congelar celdas, esto es, aunque usted recorra la hoja hacia abajo o hacia la derecha, hay celdas que no se
moverán.

Posicione el cursor en la esquina superior izquierda donde delimitara un recuadro que marca la primera celda que
si se moverá. En el siguiente ejemplo se Seleccione la celda C5.

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Seleccionemos del menú View la opción Freeze Panes

Como ve en el ejemplo, se ven las columnas A,B,E,F.G…. y los renglones 1,2,3,4,10,11,12… están congeladas las
columnas A y B y los renglones 1,2,3 y 4. Además lo notara con una línea horizontal y vertical que delimitan las
celdas congeladas. Para descongelar seleccione del menú Windows.-Unfreeze Pans

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Administración y filtrado de Datos.

Ordenar
Hay dos formas de ordenar una tabla:

a) Con los botones Sort Ascending y Sort Descending


Este Método es el más sencillo. Solo seleccione una celda de la columna que se quiera ordenar y se
presiona el botón de ordenamiento que se requiera, ya sea ascendente o descendente, este botón se
encentra en la pestaña de Data.

b) Con el menú Data-Sort

Para poder utilizar esta opción, debemos estar dentro de una celda de la tabla y quiera ordenar, una vez dentro de
ella Seleccionemos de la pestaña data, la opción de sort, esto no desplegará el menú anterior, como podrá
observar es muy sencillo ordenar por encabezado.

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Filtros automáticos.
Y que tiene una tabla muy larga, necesitará filtrar la para ver cierto bloque de información sin tener que buscarlo a
lo largo de toda la tabla. O tal vez necesite buscar que alumnos aprobaron sus materias y en qué mes. Para hacer
esto usted puede utilizar filtros automáticos, que le permitirán ver la información que usted elija ver.

Supongamos que tenemos la siguiente tabla de materias, en la que los alumnos están numerados y tenemos sus
evaluaciones mensuales.

Para realizar el filtro, Seleccionemos primeramente el encabezado de la tabla, después de la pestaña data
Seleccionemos la opción de Filter.

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Como se podrá dar cuenta en el encabezado aparecieron unos símbolos los cuales al desplegar los dos muestran
un menú con el diferentes opciones de filtrado.

Estas opciones nos permiten realizar una gran gama, de filtros. Para remover el filtro, simplemente damos un click
en la opción de filter.

Filtros avanzados.

Los centros avanzados permiten hacer otro tipo de combinaciones para filtrar los datos de su tabla.

Una condición es tener al menos 3 renglones en blanco arriba de la tabla que se filtrara. La tabla a filtrar y la tabla
de los criterios deben tener los mismos encabezados (haga un Copy-paste al primer renglón de los criterios).

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En los renglones de los criterios se escriba lo que quiere que concuerde. Asegúrese y al menos hay un renglón en
blanco entre la tabla de criterios y la tabla original.

Seleccione de la pestaña data, la opción de Advanced

Seleccione el rango de datos y el rango de criterio, impresione la opción de OK

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La pantalla que nos muestra es la información filtrada, es importante aclarar que los espacios en blanco que
seleccione para la tabla de criterios se utilizan como comodines. Impone criterios en un mismo renglón requerirá
que la tabla original eran exactamente iguales para poder Seleccione un renglón.

Para remover un filtro avanzado, se Seleccione la opción clear, de la pestaña de data.

Tratamiento de hojas de gran tamaño

Consolidar
Si usted necesita combinar datos de varias hojas en una sola (por ejemplo para hacer un reporte de las
calificaciones de sus materias, y cada materia le tienen una hoja aparte) entonces puede consolidar sus datos. Y
tiene muchos datos le llevaría mucho tiempo poder hacerlo, pero Excel le ofrece la opción consolidate para llevar a
cabo este trabajo.

Excel puede consolidar sus datos usando uno de los siguientes métodos dos.

1.-Consolidar por posición.-Se consolidan los datos de varias hojas usando el mismo rango de datos de cada hoja.
Use este método y las hojas tienen el mismo formato.

2.-Consolidar por categoría.-Se consolidan los datos buscando los nombres exactos de renglones y columnas en
cada hoja. Por ejemplo en la hoja uno tiene las calificaciones en la columna uno y la hoja dos las tiene en la
columna dos, puede consolidar ambas hojas porque tienen el encabezado calificación al inicio de cada columna.

En ambos casos se especifican uno o más rango de datos a consolidar y un rango destino (donde aparecerá el
resultado).

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Consolidado por posición.

Note en la siguiente figura que los formatos de las hojas son los mismos:

Cuando consolide por posición habrá una hoja separada y la que debe copiar el mismo formato que las otras hojas.

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Con la hoja en la que se va a consolidar activa, haga los siguientes pasos:

1. Seleccione en la esquina superior izquierda del rango destino (en este ejemplo D4)
2. Seleccione de la pestaña “Data” la opción de “Consolidate”

3. Utilice el combo “Function” para Seleccione el tipo de operación (por ejemplo Sum).
4. En “Reference” ponga la referencia del primer rango.
a. Para ponerlo a mano, y el rango está en otro libro incluya el nombre entre corchetes por
ejemplo: [libro uno]1999`!D4:F19. Si el libro está en otro disco o folder incluye el directorio otra
historia completa.
b. Si la hoja está abierta, active la y luego use el ratón para hacer la selección.
c. Si el libro no está abierto, haga clic en browse seleccione el archivo y presione Ok. Viene en
nombre de la hoja y el rango.
5. Presione “Add” para añadir el rango.
6. Repita los pasos 4 y 5 para añadir más rangos.
7. Y quiere que los datos consolidados también cuando cambien los datos originales seleccione “Create links
to source data”
8. Presione “OK”.

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Consolidado por categoría.

Si desea consolidar por categoría Excel examinará cada uno de los rangos y los consolidará usando el mismo
nombre de renglón o columna. Por ejemplo ver a la gente figura en la que los datos no están en las mismas celdas.

1. Seleccione una hoja nueva para guardar los datos consolidados y seleccione la esquina superior izquierda
del rango donde decía que se escriban.
2. Seleccione de la pestaña de “Data” la opción de “Consolidate.”
3. Elección del tipo de función que usara.
4. Se lesiona la referencia de los datos. Debe incluir la celda del encabezado del renglón o columna.
5. Presione Add para añadir a la lista de referencia.
6. Repita los pasos 4 y 5 para añadir todas las referencias que desea.
7. Active “Create links to source data” si desea que los datos consolidados se actualicen.
8. Y seleccionó los datos por columna seleccione “Top Row” o si lo hizo por renglón seleccione “Left
Column”.
9. Presione Ok.

Agrupaciones y esquemas

En una hoja de cálculo es común que tengamos celdas con los datos primarios, después celdas con fórmulas que
nos utilicen y tal vez totales donde se sumen o promedien las fórmulas anteriores.

Tenemos un ojo muy grande, será difícil ver toda la información de los totales o de las fórmulas. Lo que es
conveniente hacer es esconder la celda que no necesitamos, lo cual podemos hacer con Format/Row/Hide y
Format/Column/Hide, pero este proceso es laborioso y difícil de manejar sin estamos esconder y mostrar varias
veces la información.

Con la opción del menú “Data/Group/Group” y “Data/Group/Automatic Outline” este proceso se simplifica. Por
ejemplo la siguiente tabla muestra los promedios de los alumnos o materia y sus totales.

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Automáticamente.
La forma más fácil de crear un esquema es pidiéndole en que lo haga por usted.

Antes de crearlo debe asegurarse que:

 La parte la hoja debe tener fórmulas que hagan referencia a rangos directamente adyacente a la senda de
la fórmula.

 Debe haber un patrón consistente en la referencia de las fórmulas. Por ejemplo puede crear el esquema y
contienen fórmulas que siempre hacen referencia hacia arriba o hacia la izquierda. Pero no puede hacerlo
si las funciones hacen referencias a rangos arriba y hacia abajo de la senda de la fórmula.

Ahora seleccione el rango de celdas y quiere poner en formato outline. Y quiere hacerlo a toda la hoja sólo
selección una celda. Ahora Seleccione de la pestaña “Data” la opción de “Group” y después “Auto Outline”.

El resultado es:

Aparecerán los botones para colapsar los renglones y columnas, presiónelos para ver los resultados:

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Esta tabla la puede imprimir o utilizarla para otras fórmulas.

Para quitar el esquema, seleccione de la pestaña de “Data” la opción de “Ungroup” y después “Clear outline”.

Manualmente.
Si quiere tener más control para realizar el proceso, lo puede hacer manualmente. Debe agrupar o desarropar
renglones y columnas. Cuando agrupa un rango latina un nivel menor, cuando les agrupa lo asigna un nivel más
alto.

Para los renglones y columnas:


1. Si el detalle esta en renglones, seleccione los renglones que va a agrupar. Puede Seleccione al menos una
celda en cada renglón o Seleccione el renglón entero (el de asegurar un paso más adelante). Si el detalle
esta en columnas, selecciónelas.

2. Para agrupar la selección:


a. seleccione de la pestaña de Data seleccione la opción Group o presione la combinación de teclas
“Alt+Shift+flecha derecha”.

3. Si seleccionó renglones y columnas, se despliega la siguiente ventana en la que se Seleccionará en qué


modo quiere agrupar.

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4. Excel agrupa la selección y Añada los símbolos de esquema a la hoja.

Para desagrupar renglones y columnas:

1. Seleccione el grupo de columnas o renglones que va desagrupar.

2. Para desagrupar la selección


a. Seleccione de la pestaña de Data la opción de Ungroup o presione la combinación de teclas
“Alt+Shift+flecha izquierda”.

3. Si seleccionó renglones y columnas, pese a la ventana de Ungroup en la que Seleccionará de qué modo se
va a desagrupar.

4. Excel desagrupa la selección y quita los símbolos de esquema a la hoja

Tablas Dinámicas (Pivot Tables)


Una tabla dinámica es una tabla interactiva en la que puede resumir grandes cantidades de datos. Puede
rotar sus renglones y columnas para ver los diferentes resúmenes, filtrar los datos., etc.

Utilice una tabla dinámica cuando necesite comparar totales, cuando necesite que Excel ordene,
subtotalize y totalicé por usted. Usted necesitar practicar con las tablas dinámicas para ver cómo se
comportan. Usted podrá quitar y poner campos y comparar resultados. Las tablas dinámicas son
complejas, pero si las domina podrá ahorrarse mucho tiempo y visualizará su información de muchas
maneras sin tener que hacer usted mismo los cambios y formulas.

Seleccione de la pestaña de Insertar o Insert la opción de PivotTable y dele un click.

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Saldra la pantalla donde tendrá que seleccionar el rango de datos y si la tabla dinámica la desea en una
nueva hoja de trabajo o en la actual

Una vez seleccionado los datos, se vizualizara la siguiente pantalla:

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En esta pantalla se arrastran los campos que se encuentran en la parte de la derecha para formar la
tabla deseada.

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Una vez que se tiene la tabla deseada, podemos utilizar las diferentes herramientas para configurar de
acuerdo a nuestras necesidades la tabla, tales como filtrar, sumar, sacar el máximo, mínimo etc.

Para la creación de graficas de una tabla dinámica el procedimiento es el mismo, la diferencia es cuando
se selecciona desde la pestaña de insert la opción de PivotChart.

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Fórmulas y Funciones
Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base
de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar
tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del
curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel para agilizar la creación de hojas de
cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando
no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

FUNCIONES

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos
cálculos con esos valores y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error.

1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o
después de cada paréntesis.

2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".

Ejemplo:

=SUMA(A1:B3)  esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de
error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el siguiente aspecto:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón
No.

 Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior

izquierda tal como esto: .

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.

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Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará
un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre
diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la
celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por
ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opción
Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la
celda.

 Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda

#TEXTO Siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora
negativa.

#¡NUM! Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar
textos.

#¡DIV/0! Cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! Se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! Cuando se escriban valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina

superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve
un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

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1. Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o
después de cada paréntesis.
3. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
4. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Ejemplo: =SUM(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() o SUM() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador
":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la
función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la
fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Ejemplo: =SUM(A1:B4)/SUM(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay
funciones de distintos tipos:

1. Matemáticas y trigonométricas
2. Estadísticas
3. Financieras
4. De texto
5. De fecha y hora
6. Lógicas
7. De base de datos
8. De búsqueda y referencia
9. De información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo =.
 

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel
dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

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Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada

en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de


esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el
cuadro de lista Seleccione una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. 

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos Seleccione previamente una categoría del cuadro
combinado o Seleccione una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la
categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccione una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme Seleccionemos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y
una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una
descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar u OK.

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 26


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Fórmulas y Funciones

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide
introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro
caso se eligió la función SUMA () o SUM().

En el recuadro Número1, Number1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o
rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y
podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación Seleccione el rango de celdas o la celda deseadas como
primer argumento (para Seleccione un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera
celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y Pulse la tecla INTRO, ENTER para
volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2, Number2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que
existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar u OK.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el
rango incluyendo así el valor de la celda en el rango.

Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4), =SUM(A1:A4) e insertamos un fila en la


posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5), =SUM(A1:A5).

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma

que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 27


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Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, Sum como puede ser Promedio, Average (calcula la media
aritmética), Contar números, Count Numbers (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el
valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más funciones, More Functions...

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas
(A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función
sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función:


=Suma((A1+A3),(A2-A4))
=Sum((A1+A3),(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2
respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos
realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4),B3) ,
=MAX(SUM(A1:A4),B3) esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo.
Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4), SUM(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el
resultado de la suma y la celda B3.

Funciones de fecha y hora


De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento
de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de
serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta
la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a
contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la
referencia de una celda que contenga una fecha.
Función Descripción
AHORA()
Devuelve la fecha y la hora actual
NOW()
AÑO(núm_de_serie)
Devuelve el año en formato año
YEAR(núm_de_serie)
DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes

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DAY(núm_de_serie)
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
Calcula el número de días entre las dos fechas
DAYS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
DIASEM(núm_de_serie;tipo)
Devuelve un número del 1 al 7
WEEKDAY(núm_de_serie;tipo)
FECHA(año;mes;día)
Devuelve la fecha en formato fecha
DATE(año;mes;día)
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Devuelve la fecha en formato de fecha
DATEVALUE((texto_de_fecha)
HORA(núm_de_serie)
Devuelve la hora como un número del 0 al 23
HOUR(núm_de_serie)
HORANUMERO(texto_de_fecha)
Convierte una hora de texto en un número
TIMEVALUE(texto_de_fecha)
HOY()
Devuelve la fecha actual
TODAY()
MES(núm_de_serie) Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al
MONTH(núm_de_serie) 12 (diciembre)
MINUTO(núm_de_serie)
Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59
MINUTE(núm_de_serie)
SEGUNDO(núm_de_serie)
Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59
SECOND((núm_de_serie)

Funciones de fecha y hora

Función AHORA(), NOW().- Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha
y hora.
Ejemplo: =AHORA()
Ejemplo: =NOW()

devuelve 09/08/2009 11:50.

Función FECHA(año;mes;día), DATE(año;mes;día) .- Devuelve la fecha en formato fecha, esta función sirve sobre
todo por si queremos que nos indique la fecha completa utilizando celdas donde tengamos los datos del día, mes
y año por separado.

Ejemplo: =FECHA(2004;2;15)
Ejemplo: =DATE(2004;2;15)

devuelve 15/02/2004

Función FECHANUMERO(texto_de_fecha), DATEVALUE((texto_de_fecha).- Devuelve la fecha en formato de


fecha convirtiendo la fecha en formato de texto pasada como parámetro. La fecha pasada por parámetro debe
ser del estilo "día-mes-año".

Ejemplo: =FECHANUMERO("12-5-1998")
Ejemplo: =DATEVALUE("12-5-1998")

devuelve 12/05/1998

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Funciones de texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un
conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.


Función Descripción
CARACTER(número)
Devuelve el carácter especificado por el número
CHAR(número)
CODIGO(texto) Devuelve el código ASCII del primer carácter del
CODE(texto) texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
Devuelve una cadena de caracteres con la unión
CONCATENATE(texto1;texto2;...;textoN)
DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)
Redondea un número pasado como parámetro
FIXED(número;decimales;no_separar_millares)
DERECHA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados
RIGHT(texto;núm_de_caracteres) desde el fin del lado derecho
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
Devuelve la posición inicial del texto buscado
SEARCH(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
ESPACIOS(texto)
Devuelve el mismo texto pero sin espacios
TRIM(texto)
EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres) Devuelve los caracteres indicados de una
MID(texto;posicion_inicial;núm_caracteres) cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
Encuentra una cadena dentro de un texto
FIND(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
IGUAL(texto1;texto2)
Devuelve un valor lógico (verdadero/falso)
EXACT(texto1;texto2)
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve el número de caracteres especificados
LEFT(texto;núm_de_caracteres)
LARGO(texto)
Devuelve la longitud del texto
LEN(texto)
LIMPIAR(texto)
Limpia el texto de caracteres no imprimibles
CLEAN(texto)
MAYUSC(texto)
Convierte a mayúsculas
UPPER(texto)
MINUSC(texto)
Convierte a minúsculas
LOWER(texto)
MONEDA(número;núm_de_decimales)
Convierte a moneda
DOLLAR(número;núm_de_decimales)
NOMPROPIO(texto)
Convierte a mayúscula la primera letra del texto
PROPER(texto)
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;text
o_nuevo) Reemplaza parte de una cadena de texto por
REPLACE(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_n otra
uevo)
REPETIR(texto;núm_de_veces)
Repite el texto
REPT(texto;núm_de_veces)

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SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia
)
Reemplaza el texto con texto nuevo
SUBSTITUTE(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrenci
a)
T(valor) Comprueba que el valor es texto
TEXTO(valor;formato)
Convierte un valor a texto
TEXT(valor;formato)
TEXTOBAHT(número)
Convierte un número a texto tailandés (Baht)
BAHTTEXT(número)
VALOR(texto)
Convierte un texto a número
VALUE(texto)

Funciones de texto
Función CARACTER(número), CHAR(número).- Devuelve el carácter especificado por el número de código
correspondiente al código de caracteres ASCII.
Ejemplo: =CARACTER(76)
Ejemplo: =CHAR(76)

devuelve L

Función CODIGO(texto), CODE(texto).- Esta función devuelve el código ASCII del primer carácter del texto
pasado como parámetro.

Ejemplo: =CARACTER(76)
Ejemplo: =CARACTER(76)

devuelve L

Función CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)

CONCATENATE(texto1;texto2;...;textoN).- Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los


textos pasados como parámetros. Esta función es de utilidad cuando tenemos texto como puedan ser el nombre
completo de una persona pero está dividido en distintas celdas y en alguna ocasión queremos fundir el nombre
completo en una sola celda.

Ejemplo: =CONCATENAR("José ";"Mucio ";"Leiner " ) devuelve José Mucio Leiner


Ejemplo: =CONCATENATE("José ";"Mucio ";"Leiner " ) devuelve José Mucio Leiner

Función DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)

FIXED(número;decimales;no_separar_millares) .- Redondea un número pasado como parámetro a los


decimales indicados y devuelve el resultado en formato de texto. La última opción es una parámetro lógico
(VERDADERO, FALSO), si se omite coge como valor FALSO, mostrará los puntos separadores de los millares.

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Ejemplo: =DECIMAL(4005,75;3) devuelve 4.005,750 y =DECIMAL(4005,75;3;verdadero) Ejemplo:
=FIXED(4005,75;3) devuelve 4.005,750 y =FIXED(4005,75;3;verdadero)

devuelve 4005,750

Función DERECHA(texto;núm_de_caracteres), RIGHT(texto;núm_de_caracteres)

Devuelve de la cadena de texto, el número de caracteres especificados comenzando a contar desde el final del
texto.
Ejemplo: =DERECHA("Bien por los que estudien Excel...";12)
Ejemplo: =RIGHT("Bien por los que estudien Excel...";12)

devuelve "ien Excel..."

Función ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

SEARCH(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial).- Devuelve la posición inicial del texto buscado


dentro de otro texto empezando a buscar desde la posición núm_inicial. A diferencia de la función HALLAR o
FIND, ENCONTRAR o SEARCH distingue entre mayúsculas y minúsculas y no admite caracteres comodín.

Ejemplo: =ENCONTRAR("Wally";"Siempre buscando nuevas aventuras este Wally y siempre perdido, ayúdame a
encontrarlo";1)

Ejemplo: =SEARCH("Wally";"Siempre buscando nuevas aventuras este Wally y siempre perdido, ayúdame a
encontrarlo";1)

devuelve 40, que es la posición donde empieza la palabra Wally.

Función ESPACIOS(texto), TRIM(texto).- Devuelve el mismo texto pero quitando los espacios que no sean
espacios simples entre palabras.
Ejemplo: =ESPACIOS("En un lugar    de la mancha... ")
Ejemplo: =TRIM("En un lugar    de la mancha... ")

devuelve "En un lugar de la mancha..."

Función EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)

MID(texto;posicion_inicial;núm_caracteres) .- Devuelve los caracteres indicados de una cadena de


texto a partir de una posición inicial.
Ejemplo: =EXTRAE("Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa...";12;3)
Ejemplo: =MID("Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa...";12;3)

devuelve "mar"

Función HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

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FIND(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) .- Busca un texto dentro de otro y devuelve la
posición del texto buscado. Realiza la búsqueda leyendo el texto de izquierda a derecha a partir de la posición
inicial indicada en núm_inicial. A diferencia de la función ENCONTRAR o SEARCH, HALLAR o FIND no distingue
entre mayúsculas y minúsculas y admite caracteres comodines (? un solo carácter, * cualquier número de
caracteres, ~ carácter de escape).

Ejemplo: =HALLAR("Mar";"Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa...";1)


Ejemplo: =FIND("Mar";"Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa...";1)

devuelve 12

Ejemplo: =HALLAR("M?r";"Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa...";1)


Ejemplo: =FIND("M?r";"Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa...";1)

devuelve 1

Función IGUAL(texto1;texto2), EXACT(texto1;texto2).- Devuelve un valor lógico (verdadero/falso) según las dos
cadenas de texto comparadas sean iguales o no.
Ejemplo: =IGUAL("esto es igual?";"es igual esto?")
Ejemplo: =EXACT("esto es igual?";"es igual esto?")

devuelve FALSO

Nota.-Normalmente se utiliza para comparar los valores almacenados en dos celdas.

Función IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres), LEFT(texto;núm_de_caracteres)

Devuelve el número de caracteres especificados desde el principio de la cadena de texto.


Ejemplo: =IZQUIERDA("El sol no puede competir con el brillo de tu mirada";6)
Ejemplo: =LEFT("El sol no puede competir con el brillo de tu mirada";6)

devuelve "El sol"

Función LARGO(texto), LEN(texto).- Devuelve el número de caracteres que tiene la cadena de texto, es decir su
longitud.
Ejemplo: =LARGO("El sol no puede competir con el brillo de tu mirada")
Ejemplo: =LEN("El sol no puede competir con el brillo de tu mirada")

devuelve 51

Función LIMPIAR(texto) , CLEAN(texto).-Limpia el texto de caracteres no imprimibles.

Ejemplo: Si escribimos en una celda:=CARACTER(7)&"Este texto si que vale"&CARACTER(7) en la celda veríamos

esto: si escribimos =LIMPIAR(CARACTER(7)&"Este texto si que

vale"&CARACTER(7)), desaparecerán los caracteres no imprimibles y veremos:

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Ejemplo: Si escribimos en una celda:=CHAR(7)&"Este texto si que vale"&CHAR(7) en la celda veríamos esto:

Ejemplo: Si escribimos =CLEAN(CHAR(7)&"Este texto si que vale"&CHAR(7)), desaparecerán los caracteres no

imprimibles y veremos:

Función MAYUSC(texto), UPPER(texto).- Convierte a mayúsculas la cadena de texto.


Ejemplo: =MAYUSC("convierte a mayúscula")
Ejemplo: =MAYUSC("convierte a mayúscula")

devuelve "CONVIERTE A MAYUSCULA"

Función MINUSC(texto), LOWER(texto).- Convierte a minúsculas la cadena de texto.


Ejemplo: =MINUSC("VENGA Y AHORA A MINUSCULA")
Ejemplo: =LOWER("VENGA Y AHORA A MINUSCULA")

devuelve "venga y ahora a minúscula"

Función MONEDA(número;núm_de_decimales)

DOLLAR(número;núm_de_decimales).- Convierte a texto un número usando el formato de moneda.


Ejemplo: =MONEDA(25;2)
Ejemplo: =DOLLAR(25;2)

devuelve "$25,00"

Función NOMPROPIO(texto), PROPER(texto) .- Convierte la primera letra de cada palabra del texto a mayúscula
y el resto de la palabra a minúsculas.
Ejemplo: =NOMPROPIO("Antonio Manuel Ramiro")
Ejemplo: =NOMPROPIO("Antonio Manuel Ramiro")

devuelve "Antonio Manuel Ramiro"

 
Función REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo)
REPLACE(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo).- Reemplaza parte de una cadena de
texto por otra.

Ejemplo: =REEMPLAZAR("Si este es el texto original, será modificado";21;8;" Por este ")

devuelve "Si este es el texto Por este , será modificado"

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 Función REPETIR(texto;núm_de_veces), REPT(texto;núm_de_veces).- Repite el texto un número de veces
determinado.
Ejemplo: =REPETIR("Como te repites ";5)
Ejemplo: =REPT("Como te repites ";5)

devuelve "Como te repites Como te repites Como te repites Como te repites Como te repites "

 Función SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia)
SUBSTITUTE(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia).-Reemplaza en texto, el texto_original por
el texto_nuevo.

Ejemplo: =SUSTITUIR("El precio total del proyecto conlleva...";"precio";"coste")


Ejemplo: =SUSTITUIR("El precio total del proyecto conlleva...";"precio";"coste")

devuelve "El coste total del proyecto conlleva..."

 Función T(valor).- Comprueba que el valor es texto y devuelve texto si lo es o comillas dobles si no lo es. Me
permite eliminar de una celda los valores que no sean texto.

Ejemplo: =T("Esto es texto")

devuelve "Esto es texto"

Función TEXTO(valor;formato), TEXTO(valor;formato).- Convierte un valor en texto.


Ejemplo: =TEXTO(25;"$0,00")
Ejemplo: =TEXTO(25;"$0,00")

devuelve "$25,00"

Función VALOR(texto), VALUE(texto).- Convierte un texto que representa un número en número.


Ejemplo: =VALOR("254")
Ejemplo: =VALUE("254")

devuelve 254 en formato numérico.


Formulas en los Arreglos
Un arreglo es una colección de elementos. En Excel estos elementos puede ser un simple renglón (llamado arreglo
unidimensional horizontal) o una columna (llamado arreglo unidimensional vertical) o múltiples líneas y columnas
(llamado arreglo de dos dimensiones), en Excel no se pueden crear arreglos de tres dimensiones.
Una fórmula de arreglo es una fórmula que puede realizar múltiples cálculos en uno o más elementos del arreglo.
Una fórmula de arreglo puede regresar múltiples resultados o un simple resultado. Por ejemplo. Se puede poner
una fórmula de arreglo en un rango de celdas y usarse esa fórmula para calcular subtotales ya sea por renglón o
por columna. Se puede poner una la fórmula del arreglo en una sola celda y después hacer el cálculo en la misma.
Veamos un ejemplo:

Creando una fórmula de arreglo múltiple


1.- Abra una hoja de Excel en blanco
2.- Partiendo de la celda A1 escriba lo siguiente:
Personal Tipo de Cantidad Precio Total de

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de ventas carros vendida Unitario la venta
Jimenez Sedan 5 2200  
  Coupe 4 1800  
Ramirez Sedan 6 2300  
  Coupe 8 1700  
Jordan Sedan 3 2000  
  Coupe 1 1600  
Pica Sedan 9 2150  
  Coupe 5 1950  
Sanchez Sedan 6 2250  
  Coupe 8 2000  

3.-Para multiplicar los valores en el arreglo, que son los valores comprendidos entre las celdas C2 hasta la celda
D11, Excel encerrara la formula con braces ({ }) y pondrá en dentro del rango Seleccionado la formula en cada
celda. Esto sucede muy rápido, de modo que lo que se ve en el rango E2 hasta E11 es el importe total de las ventas
para cada tipo de vehículo para cada vendedor .
Personal de Tipo de Cantidad Precio Total de la
ventas carros vendida Unitario venta
Jimenez Sedan 5 2200 11000
  Coupe 4 1800 7200
Ramirez Sedan 6 2300 13800
  Coupe 8 1700 13600
Jordan Sedan 3 2000 6000
  Coupe 1 1600 1600
Pica Sedan 9 2150 19350
  Coupe 5 1950 9750
Sanchez Sedan 6 2250 13500
  Coupe 8 2000 16000

Creando una fórmula de arreglo simple


A continuación, vamos a crear una fórmula de arreglo simple
1.- En la celda A13 de la hoja de trabajo. Ponemos la palabra “Ventas Totales”
2.- En la celda B12, ponemos la formula =SUMA(C2:C11*D2:D11) o =SUM(C2:C11*D2:D11)
3.- Presione la combinación de teclas CTRL + SHIFT + ENTER o CTRL + SHIFT + INTRO

En este caso Excel multiplica los valores del arreglo de las celdas comprendidas entre C2 hasta D11 y utiliza la
función de SUM o SUMA, para agregar el total y ponerlo en una sola celda, El resultado de este gran total es de
$111,800 en ventas.

Con este ejemplo podemos observar que poderosa puede ser este tipo de formula, ya que si suponemos que
tenemos 15000 renglones de datos. Estos pueden ser sumados por partes o en su conjunto, simplemente creando
una fórmula de arreglo simple.

Otra noticia es que la fórmula de arreglo simple de a celda B13 es independiente de la fórmula de arreglo múltiple
que se encuentra entre las celdas E2 a la E11, Esto es otra ventaja de usar las formulas de arreglos, la flexibilidad,
ya que para este ejemplo se pueden tomar diversas acciones tales como cambiar formulas en la columna E, incluso
la supresión total de la columna E sin afectar a la formula de una sola celda.

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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UTILIZAR FORMULAS DE ARREGLOS
Podemos enumerar 3 ventajas principales para este tipo de formulas:

1.- Consistencia.- Si se a un clic en cualquier lugar donde está ubicada la fórmula de arreglo múltiple en la columna
E, se verá la misma fórmula.
2.- Seguridad.- No se puede sobrescribir sobre una fórmula de arreglo múltiple. Por ejemplo vaya a la celda E3 y
trate de borra el dato, no se podrá hacer, para modificar la fórmula de arreglo múltiple, se debe de Seleccione todo
el rango completo, realizar los cambios a la formula y presionar la combinación de teclas CTRL + SHIFT + INTRO ó
CTRL + SHIFT + ENTER, con el objetivo de confirmar los cambios en ella.
3.-Tamaño pequeño en los archivos.- A menudo se puede utilizar una única fórmula de arreglo en lugar de varias
formulas intermedias. Por ejemplo para el ejercicio utilizado elaborado anteriormente, se utilizo una fórmula de
arreglo simple, para el cálculo de resultados en la columna E. Si se hubieran utilizado formulas estándar, como
=C2*D2 se hubieran requerido 11 diferentes formulas para calcular los mismos resultados.

Podemos enumerar 3 desventajas principales para este tipo de fórmulas:

1.-Se puede olvidar el uso de la combinación de teclas CTRL + SHIFT + INTRO ó CTRL + SHIFT + ENTER.
2.- Otras personas pueden no entender las formulas.
3.-Dependiendo de la velocidad de procesamiento y de la capacidad de memoria del equipo, este puede ocasionar
lentitud en los cálculos.

REGLAS PARA ENTRAR Y CAMBIAR FORMULAS DE ARREGLOS


1.- La combinación de teclas CTRL + SHIFT + INTRO o CTRL + SHIFT + ENTER es necesaria para introducir o editar un
formula de matriz
2.- Se debe de Seleccione el rango de datos ANTES de introducir la formula
3.- No se puede cambiar el contenido de una celda individual en una formula de matriz múltiple.
4.- Puede mover o borrar una formula matriz, pero NO puede mover o borrar parte de ella, una sugerencia para
borrar es, Seleccione todo el rango de la formula después presionar la tecla suprimir o delete y después presionar
la combinación de teclas CTRL + SHIFT + INTRO o CTRL + SHIFT + ENTER.
4.- No se pueden insertar celdas en blanco o eliminar celda en una formula e arreglo múltiple.
Expandiendo una fórmula de arreglo múltiple.

En ocasiones es necesario expander una fórmula de arreglo simple, veamos cómo se hace:
1.- En la hoja de trabajo borre lo escrito para la fórmula de arreglo simple A11 y A12
2.- Introduzca los siguientes valores a partir de la celda A12
Luis Sedan 6 2500  
  Coupe 7 1900  
Rocio Sedan 4 2200  
  Coupe 3 2000  
Paul Sedan 8 2300  
  Coupe 8 2100  

3.- Seleccione el rango de celda que contiene la formula (E2:E11) mas el rango de celdas vacías (E12:E17)
4.- Presione la tecla F2 con el objetivo de entrar al modo de edición
5.- En la barra de formula cambie C11 por C17 y cambie D11 por D17

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6.- Presione la combinación de teclas CTRL + SHIFT + INTRO o CTRL + SHIFT + ENTER
Funciones de búsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por
eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no
buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una
propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una
persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el número de teléfono de un restaurante, buscamos en la
guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo
conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:
Función Descripción
AREAS(ref) Devuelve el número de rangos
AREAS(ref) de celdas contiguas
BUSCAR(...) Busca valores de un rango de
LOOKUP(...) una columna o una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado) Busca en la primera fila de la
HLOOKUP(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado) tabla o matriz de valores
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) Busca un valor en la primera
VLOOKUP(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) columna de la izquierda
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia) Devuelve la posición relativa de
MATCH (valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia) un elemento
COLUMNA(ref) Devuelve el número de
COLUMN(ref) columna de una referencia
Devuelve el número de
COLUMNAS(matriz)
columnas que componen la
COLUMNS(matriz)
matriz
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referencia a un
OFFSET(ref;filas;columnas;alto;ancho) rango
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) Crea una referencia de celda en
ADDRESS(fila;columna;abs;a1;hoja) forma de texto
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) Elige un valor o una acción de
CHOOSE(num_indice;valor1;valor2;...) una lista de valores
FILA(ref)
Devuelve el número de fila
ROW(ref)
FILAS(matriz)
Devuelve el número de filas
ROWS(matriz)
HIPERvinculo(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo) Crea un acceso directo a un
HIPERLINK(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo) documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinámicas;campo1;elemento1;campo2
Extrae datos almacenados en
;elemento2...)
GETPIVOTDATA(camp_datos;tablas_dinámicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...) una tabla dinámica
Devuelve el valor de una celda
INDICE(matriz;num_fila;num_columna)
en la intersección de una fila y
INDEX(matriz;num_fila;num_columna)
una columna
INDIRECTO(ref;a1) Devuelve una referencia

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 38


CURSO DE MICROSOFT EXCEL AVANZADO
INDIRECT(ref;a1) especificada
TRANSPONER(matriz) Intercambia las filas por las
TRANSPOSE(matriz) columnas en una matriz

Funciones que buscan un valor

Función DESREF(ref;nfilas;ncolumnas;alto;ancho)
OFFSET(ref;nfilas;ncolumnas;alto;ancho).-Devuelve una referencia de celdas situadas a partir de una
referencia (ref) unas filas más abajo (nfilas positivo) o más arriba (nfilas negativo) y una columnas más a la
derecha (ncolumnas positivo) o más a la izquierda (ncolumnas negativo). Los parámetros alto y ancho indican el
número de celdas que se tienen que recuperar a partir del ahí.

Ejemplo: =DESREF(A1;2;3
Ejemplo: =OFFSET(A1;2;3)

Devuelve el valor situado 2 filas más abajo y 3 columnas a la derecha de la celda A, es decir en la celda D3.

Ejemplo=SUMA(DESREF(K4;-3;-1;3;2))
Ejemplo=SUM(OFFSET(K4;-3;-1;3;2))

Obtiene la suma de las celdas devueltas por la función DESREF, OFFSET. En este caso la función DESREF , OFFSET
devuelve las celdas J1:K3 para verlo veamos cómo interpretar la función: a partir de la celda K4 nos desplazamos
3 filas hacia arriba (nfilas -3) y 1 columna hacia la izquierda (ncolumnas -1) llegamos a la celda J1, a partir de esa
celda cogemos 3 filas (alto 3) y 2 columnas (ancho 2), es decir las celdas J1,J2,J3,K1,K2 y K3, la función DESREF,
OFFSET nos ha devuelto el rango J1:K3.

 Función DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
ADDRESS(fila;columna;abs;a1;hoja).-Crea una referencia de celda en forma de texto una vez
especificada la fila y la columna.

abs = especifica el tipo de referencia que devuelve.


1 u omitido devuelve una referencia absoluta
2 devuelve una referencia fila absoluta, columna relativa
3 devuelve una referencia fila relativa, columna absoluta
4 devuelve una referencia relativa

a1 = es un valor lógico que especifica el estilo de la referencia A1 o F1C1. Si a1 es VERDADERO o se omite,
DIRECCION devuelve una referencia del estilo B3; si es FALSO, DIRECCION devuelve una referencia del estilo F3C2
(Fila3Columna2).

Hoja = es texto que especifica el nombre de la hoja de cálculo o que se utilizará como referencia externa. Si se
omite hoja, no se utilizará ningún nombre de hoja.
Ejemplo: =DIRECCION(1;2)
Ejemplo: =ADDRESS(1;2)

devuelve una referencia absoluta a ($B$1)

Ejemplo=DIRECCION(1;2;4)
Ejemplo=DIRECCION(1;2;4)

devuelve una referencia absoluta a (B1)

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 39


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Ejemplo=DIRECCION(1;2;4;falso)
Ejemplo=DIRECCION(1;2;4;falso)

devuelve una referencia absoluta a (F1C2)

 Función ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)
CHOOSE(num_indice;valor1;valor2;...).-Elige un valor o una acción de una lista de valores a
partir de un número de índice.

Ejemplo: =ELEGIR(3;"uva";"pera";"melón";"manzana")
Ejemplo: =CHOOSE(3;"uva";"pera";"melón";"manzana")

devuelve "melón" que está en la 3ª posición.


 
Función FILA(ref), ROW(ref).- Devuelve el número de fila de una referencia.

Ejemplo: =FILA(A2:B5)
Ejemplo: =ROW(A2:B5)

devuelve 2, pues la celda A2 está en la fila 2.


 
Función FILAS(matriz), Función FILAS(matriz).-Devuelve el número de filas que contiene una matriz.

Ejemplo: =FILAS(A2:B5)
Ejemplo: =ROWS(A2:B5devuelve 4.
 
Función HIPERVINCULO(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo)
HIPERLINK(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo).-Crea un acceso directo a un documento
guardado en el disco duro o en Internet.

Ejemplo: =HIPERVINCULO("HTTP://www.chihuahua.gob";"Chihuahua")
Ejemplo: =HIPERLINK("HTTP://www.chihuahua.gob";"Chihuahua")

crea un enlace a la página web del gobierno del estado de Chihuahua


 
Función
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinámicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...)
GETPIVOTDATA(camp_datos;tablas_dinámicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...).- Extrae datos
almacenados en una tabla dinámica.
 
Función INDICE(matriz;num_fila;num_columna), INDEX(matriz;num_fila;num_columna) .-Dentro de un rango
especificado por matriz, devuelve el valor de la celda que se encuentre en la intersección de una fila y una
columna en particular.

Ejemplo: =INDICE(A3:B7;2;1)
Ejemplo: =INDEX(A3:B7;2;1)

devuelve el valor de la celda que se encuentra en la segunda fila de la matriz y en la primera columna, es decir
A4.
 

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Función INDIRECTO(ref;a1), INDIRECT(ref;a1).- Devuelve una referencia especificada por un valor de texto.

Ejemplo: =INDIRECTO(A2)
Ejemplo: =INDIRECT(A2)

devuelve el valor del enlace de la celda A2 que a su vez es un enlace. Imaginemos que en la celda B5 tenemos el
valor 7 y en la celda A2 hemos puesto B5, si escribimos la función =INDIRECTO(A2), INDIRECT(A2) nos devuelve el
valor 7.
 
Función TRANSPONER(matriz), TRANSPOSE(matriz).-Intercambia en una matriz las filas por las columnas.

Tenemos una fila con los valores 4 6 7 9, y al realizar esta función.

Ejemplo: =TRANSPONER($A$1:$D$1)
Ejemplo: =TRANSPOSE($A$1:$D$1)

Obtenemos como resultado el valor 4 en una fila, el valor 6 en la siguiente fila de la misma columna, etc.

Nota.-   La fórmula del ejemplo debe introducirse como fórmula matricial. Primero debemos Seleccione el
rango A2:A5 comenzando por la celda de la fórmula, presionar F2 y, a continuación, CTRL+SHIFT+ENTRAR. Si la
fórmula no se introduce como fórmula matricial, el resultado único es 1.

EJERCICIO
Funciones que buscan.
Objetivo.- Practicar el uso de las funciones que buscan valores en Excel

Pasos a seguir:

1. Si no tiene abierto Excel, ábralo para realizar el ejercicio.

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 41


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2. Escriba en la Columna B unos 10 nombres de personas conocidas e imaginarias, por
ejemplo José, Juan, Javi, María... Cada uno en una celda, pero tenga en cuenta de
ponerlos siempre en la columna B.

3. Ahora en la Columna C escriba números de teléfono al lado de cada nombre que ha


introducido antes.

4. Vamos a hacer uso de la función BUSCAR() o LOOKUP(), utilizaremos la celda D5 para


introducir el nombre a buscar y la celda D11 para albergar el teléfono de la persona
buscada.
Así pues, sitúese en la celda D11 y pulse sobre , seleccione la categoría de
Búsqueda y referencia y elige la función BUSCAR().

5. Pulse Aceptar o Enter.

6. En el parámetro “valor_buscado” introduzca o seleccione la celda D5, en


“vector_de_comparación” escriba "B:B" o seleccione la Columna B y en el parámetro
“vector_resultado” escriba "C:C" o seleccione la Columna C.

7. Introduzca un nombre en la celda D5, un valor que se encuentre en la columna B y


observe que ocurre. En la celda D11 debe aparecer el teléfono de la persona.

Ahora vamos a utilizar la función TRANSPONER() o TRANSPOSE(), que es una poco más
compleja.

1. Recordemos que transponer significa cambiar filas por columnas y viceversa. Es decir si
tenemos los datos en fila, al transponer obtendremos los datos en columna.
2. Sitúese en la celda A15 y pulse sobre , seleccione la categoría de búsqueda y
referencia o Lookup & Reference y elige la función TRANSPONER() o TRANSPONSE().
Pulse Aceptar o Enter.

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En el único parámetro que nos pide "Matriz" debemos Seleccione la matriz de filas y
columnas que vamos a transponer.

3. Seleccione la matriz de B1:C10.


La formula ya está hecha, pero vemos que nos da un error de valor, esto se debe a que
la fórmula hace referencia a una matriz y no a una única celda. Para que la
transposición se efectué correctamente debemos repetir la fórmula para todas las
celdas a transponer siguiendo los siguientes pasos.

4. A partir de la celda de la fórmula (A15) está incluida, seleccione las celdas necesarias
para cubrir la matriz transpuesta, es decir una matriz de 2 filas por 10 columnas que se
corresponderán con la matriz A15:J16, Pulse F2 y seguidamente Ctrl+Mayus+Enter o
Ctrl+Shift+Enter. De este modo la formula se copia al resto de celdas y se ejecuta
correctamente.

5. Guarde el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre
de Funciones de búsqueda.

6. Cierre el libro de trabajo.

Funciones lógicas
Función Descripción
FALSO()
Devuelve el valor lógico Falso
FALSE()
VERDADERO()
Devuelve el valor lógico Verdadero
TRUE()
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso Devuelve un valor u otro, según se cumpla
) o no una condición

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 43


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IF(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso
)
COUNTIF(rango, criterio) Cuenta el total de eventos dados en un
CONTARSI(rango, criterio) rango , si un criterio se cumple
NO(valor_lógico)
Invierte el valor lógico proporcionado
NOT(valor_lógico)
Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son
AND(valor_logico1;valor_logico2;...) verdaderos
O(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si algún valor lógico es
OR(valor_logico1;valor_logico2;...) verdadero y devuelve VERDADERO

Funcion AND (valor_logico1;valor_logico2;...).- Devuelve un valor de Verdadero (True) o Falso (False) por
un valor de texto.

A B C

Formula Descripcion Resultado

=AND(TRUE, TRUE) Todos los argumentos son TRUE TRUE

=AND(TRUE, FALSE) Un argument es FALSE FALSE

=AND(2+2=4, 2+3=5) Todos los argumentos evaluados son TRUE TRUE

Función IF(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso).- Devuelve un valor u otro, según se


cumpla o no una condición

A B C

1 Datos

2 50 23

3 Formula Descripcion Resultado

4 =IF(A2<=100,"Sin Presupuesto"," Arriba del Si el numero en la celda A2 es menor o igual a 100 la formula regresa Sin
presupuesto ") “Sin Presupuesto” , de otro modo regresa "Arriba del presupuesto” Presupuesto

5 =IF(A2=100,A2+B2,"") Si el numero en la celda es igual a 100, A2 + B2 es calculado y Texto Vacio


regresado. De otro modo, Un texto vacio ("") es regresado. ("")

A B C

1 Calificaciones

2 45

3 90

4 78

5 Formula Descripcion Resultado

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6 =IF(A2>89,"A",IF(A2>79,"B", Asigna una letra de calificación, dependiendo de la calificación F


IF(A2>69,"C",IF(A2>59,"D","F")))) numérica obtenida en la celda A2

7 =IF(A3>89,"A",IF(A3>79,"B", Asigna una letra de calificación, dependiendo de la calificación A


IF(A3>69,"C",IF(A3>59,"D","F")))) numérica obtenida en la celda A3

8 =IF(A4>89,"A",IF(A4>79,"B", Asigna una letra de calificación, dependiendo de la calificación C


IF(A4>69,"C",IF(A4>59,"D","F")))) numérica obtenida en la celda A4

Función COUNTIF(rango, criterio).- Devuelve el numero eventos que cumplen con el criterio
A B C

1 Datos Datos

2 apples 32

3 oranges 54

4 peaches 75

5 apples 86

6 Formula Descripcion Resultado

7 =COUNTIF(A2:A5,"apples") Numero de celdas con la palabra ”apples” desde la celda A2 hasta la celda 2
A5.

8 =COUNTIF(A2:A5,A4) Numero de celdas con la palabra ” peaches” desde la celda A2 hasta la 1


celda A5.

9 =COUNTIF(A2:A5,A3)+COUNTIF(A2:A5,A2) Numero de celdas con la palabra ”apples” y la palabra”oranges” desde la 3


celda A2 hasta la celda A5.

10 =COUNTIF(B2:B5,">55") Numero de celdas con valores mayors a 55 desde la celda B2 hasta la celda 2
B5.

11 =COUNTIF(B2:B5,"<>"&B4) Numero de celdas con valores diferentes a 75 desde la celda B2 hasta la 3


celda B5.

12 =COUNTIF(B2:B5,">=32")- Numero de celdas con valores mayores o igual a 32 y menor menor a igual 3
COUNTIF(B2:B5,">85") a 85desde la celda B2 hasta la celda B5.

Funciones de información
Función Descripción
ESBLANCO(valor)
Comprueba si se refiere a una celda vacía
ISBLANK(valor)
ESERR(valor)
Comprueba si un valor es un error
ISERR(valor)
ESLOGICO(valor)
Comprueba si un valor es lógico
ISLOGICAL(valor)
ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 45


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ISNONTEXT(valor)
ESTEXTO(valor)
Comprueba si un valor es de tipo texto
ISTEXT(valor)
ESNUMERO(valor)
Comprueba si un valor es de tipo numérico
ISNUMBER(valor)
TIPO(valor) Devuelve un número que representa el tipo
TYPE(valor) de datos del valor

EJERCICIO
Funciones lógicas y de información.
.

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Objetivo.- Practicar el uso de las funciones de bases de datos , lógicas y de información con
Excel
Gestión de bases de datos

Funciones de base de datos


En el tema de funciones se omitió el apartado de funciones dedicadas a bases de datos, pero
ahora vamos a explicar cada una de esas funciones ya que se aplican a tablas de datos.

Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero
añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir
aplicando previamente un filtro.

Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automóviles (ver
figura más abajo) y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos
utilizar la función suma porque sumaría todos los automóviles, en este caso lo podríamos
conseguir con la función de base de datos BDSUMA incluye la condición de filtrado
automóvil="Ford"

Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la hoja:

En esta hoja tenemos una lista con los automóviles de la empresa, con los datos de plazas,
años, rentabilidad y beneficio obtenido.

Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.

Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan tres
argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que
se utiliza en la función, un rango de criterios para indicar la condición que deben cumplir las
filas que serán utilizadas en el cálculo de la función (el filtro).
Función Descripción

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BDCONTAR(datos;campo;criterios) Cuenta las celdas que contienen un número
BDCONTARA(datos;campo;criterios) Cuenta las celdas que contienen un valor
BDMAX(datos;campo;criterios) Obtiene el valor máximo
BDMIN(datos;campo;criterios) Obtiene el valor mínimo
BDPRODUCTO(datos;campo;criterios) Obtiene el producto de los valores indicados
BDPROMEDIO(datos;campo;criterios) Obtiene el promedio de los valores indicados
BDSUMA(datos;campo;criterios) Obtiene la suma de los valores indicados
Obtiene un valor de un campo en una fila que
BDEXTRAER(datos;campo;criterios)
cumpla un criterio de selección
Calcula la varianza sobre una muestra de
BDVAR(datos;campo;criterios)
valores
Calcula la varianza sobre todos los valores de
BDVARP(datos;campo;criterios)
un campo
Calcula la desviación estándar sobre una
BDDESVEST(datos;campo;criterios)
muestra de valores
Calcula la desviación estándar sobre todos los
BDDESVESTP(datos;campo;criterios)
valores de un campo

Todas las funciones de base de datos, tendrán los siguientes parámetros:

a) Rango_datos: Es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se


quiere contar.
b) Nombre_campo:Indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.
c) Rango_criterios: Es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir
los registros que entran en el recuento.

¿Cómo se forman las condiciones?

Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro Rango_criterios,


debemos reservar una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones
(preferiblemente antes de la base de datos recuerde filtros avanzados).

Función BDCONTAR(Rango_datos;Nombre_campo;Rango_criterios).- Cuenta las celdas que contienen un


número en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que
cumplan una determinada condición.

Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2)

Como resultado obtenemos --> 2

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CURSO DE MICROSOFT EXCEL AVANZADO
Cuenta las celdas que contienen
Función BDCONTARA(Rango_datos;Nombre_campo;Rango_criterios).-
un valor (que no sea blanco) en una determinada columna (campo), considerando únicamente
las filas que cumplan una determinada condición.

Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2

En nuestro caso esta función tendría el mismo resultado que la anterior, pues en la
columna años todos los registros tienen completos sus datos.

 
Función BDMAX(Rango_datos;Nombre_campo;Rango_criterios).-Devuelve
el valor máximo encontrado
en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una
determinada condición.

Ejemplo: BDMAX(A5:F14;"Beneficio";A1:A3)

Como resultado obtenemos --> 123


 
Función BDMIN(Rango_datos;Nombre_campo;Rango_criterios).-Devuelveel valor mínimo encontrado
en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una
determinada condición.
Ejemplo: BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3)
Como resultado obtenemos --> 105
 
Función BDPRODUCTO(Rango_datos;Nombre_campo;Rango_criterios).-Devuelve el producto de los
valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas
que cumplan una determinada condición.

Ejemplo: BDPRODUCTO(A5:F14;"Rentabilidad";A1:A3)

Como resultado obtenemos --> 178200


 
Función BDPROMEDIO(Rango_datos;Nombre_campo;Rango_criterios).-Obtiene
el promedio de los
valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas
que cumplan una determinada condición.de una columna o lista que cumplen los criterios
establecidos.

Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2)

Como resultado obtenemos --> 110,33


 
Función BDSUMA(Rango_datos;Nombre_campo;Rango_criterios).-Obtiene
la suma de los valores
encontrados en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que
cumplan una determinada condición.

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CURSO DE MICROSOFT EXCEL AVANZADO
Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3)

Como resultado obtenemos --> 566


 
Función BDEXTRAER(Rango_datos;Nombre_campo;Rango_criterios).-Extrae
de la base de datos un
único valor contenido el campo indicado y en la fila que cumpla la condición establecida
mediante el rango de criterios.

Si ningún registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡VALOR!.

Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error
#¡NUM!.

Ejemplo: BDEXTRAER(A5:F14;"Automovil";D1:D4)

Como resultado obtenemos --> Ford , el valor del campo Automovil en la fila que
cumpla la condición incluida en el rango D1:D4 (rentabilidad=9).

Nota: este ejemplo funciona porque hay un sólo registro que cumple la condición,
hay un solo automovil con rentabilidad 9.
 
Función BDVAR(Rango_datos;Nombre_campo;Rango_criterios).-Calcula
la varianza basándose en una
muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando
únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

Ejemplo: BDVAR(A5:F14;"Beneficio";A1:A2)

Como resultado obtenemos --> 70,33


 
Función BDVARP(Rango_datos;Nombre_campo;Rango_criterios).-Calcula
la varianza basándose en
todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando
únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
 
Ejemplo: BDVARP(A5:F14;"Beneficio";A1:A2)

Como resultado obtenemos --> 46,88

Función BDDESVEST(Rango_datos;Nombre_campo;Rango_criterios).-Calcula
la desviación estándar
basándose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo),
considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

Ejemplo: BDDESVEST(A5:F14;"Beneficio";A1:A3)

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 50


CURSO DE MICROSOFT EXCEL AVANZADO
Como resultado obtenemos --> 8,10
 
Calcula la desviación estándar
Función BDDESVESTP(Rango_datos;Nombre_campo;Rango_criterios).-
basándose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo),
considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

Ejemplo: BDDESVESTP(A5:F14;"Beneficio";A1:F3)

Como resultado obtenemos --> 7,15

TABLAS DE EXCEL
Para facilitar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango (rango:
dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas en una
tabla de Excel de Microsoft Office (anteriormente conocida como lista de Excel). Una tabla generalmente contiene
datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que
se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas.
Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) que tienen formato de tabla. Al usar las características de
tabla, puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla de manera independiente de los datos de las
otras filas y columnas de la hoja de cálculo.

 NOTA    Las tablas de Excel no deben confundirse con las tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas que
muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una o más fórmulas. Existen dos tipos de tablas de
datos: tablas de una entrada y tablas de dos entradas.), que forman parte de un conjunto de comandos de
análisis.

Obtener información sobre los elementos de una tabla de Excel

Una tabla puede incluir los siguientes elementos:

Fila de encabezado.-  De forma predeterminada, una tabla tiene una fila de encabezado. Cada columna de la tabla
tiene filtrado habilitado en la fila de encabezado para poder filtrar u ordenar los datos de la tabla rápidamente .

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 51


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Filas con bandas.-  De manera predeterminada, se ha aplicado sombreado o bandas a las filas de una tabla para
distinguir mejor los datos.

Columnas calculadas.-  Al especificar una fórmula en una celda en una columna de tabla, puede crear una columna
calculada, en cuyo caso se aplica instantáneamente la fórmula a las otras celdas de esa columna de la tabla .

Fila de totales.-  Puede agregar una fila de totales a la tabla que proporcione acceso a funciones de resumen
(como PROMEDIO, CONTAR o SUMAR). Aparece una lista desplegable (cuadro de lista desplegable: control de un
menú, una barra de herramientas o un cuadro de diálogo que muestra una lista de opciones cuando se hace clic
en la flecha que aparece junto al cuadro de lista.) en cada celda de la fila de totales para permitir el cálculo rápido
de los totales.

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 52


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Controlador de tamaño.-  Un controlador de tamaño situado en la esquina inferior derecha de la tabla permite
arrastrar la tabla hasta que se obtenga el tamaño deseado.

Administrar datos en una tabla de Excel

Puede usar una tabla para administrar los datos, pero si desea administrar grupos de datos, puede insertar más de
una tabla en la misma hoja de cálculo.

Si tiene permisos de acceso y creación en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, puede usarlos para
compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint, otras personas
pueden ver, editar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint. Puede crear una conexión en un
sentido con la lista de SharePoint de manera que pueda actualizar los datos de la tabla en la hoja de cálculo para
incorporar los cambios realizados en los datos de la lista de SharePoint. Ya no podrá actualizar la lista de
SharePoint con los cambios que realice en los datos de la tabla en Excel. Después de exportar los datos de la tabla
a una lista de SharePoint, podrá abrir la lista de SharePoint en Excel como de sólo lectura; sólo podrá realizar
cambios en los datos en el sitio de SharePoint.

Nota:    Dado que la funcionalidad de tablas no se admite en libros compartidos  (libro compartido: libro
configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada
usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los demás usuarios.), no se puede crear una tabla en
un libro compartido.

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 53


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Características de tablas que se pueden usar para administrar datos de tabla
Ordenar y filtrar.-  A la fila de encabezado de una tabla se agregan automáticamente listas desplegables (cuadro
de lista desplegable: control de un menú, una barra de herramientas o un cuadro de diálogo que muestra una lista
de opciones cuando se hace clic en la flecha que aparece junto al cuadro de lista.) de filtros. Puede ordenar las
tablas en orden ascendente o descendente o por colores, o puede crear un criterio de ordenación personalizado.
Puede filtrar las tablas para que sólo muestren los datos que satisfacen los criterios que especifique, o puede filtrar
por colores. Para obtener más información sobre cómo filtrar u ordenar datos, vea Filtrar datos u Ordenar datos.


Aplicar formato a los datos de la tabla.-  Puede dar formato rápidamente a los datos de la tabla si aplica un estilo
de tabla predefinido o personalizado. También puede elegir opciones de estilos de tabla para mostrar una tabla
con o sin encabezado o una fila de totales, para aplicar bandas a filas o columnas para facilitar la lectura de una
tabla o para distinguir entre la primera o la última columna y otras columnas de la tabla. Para obtener más
información sobre cómo dar formato a los datos de tabla, vea el tema sobre cómo dar formato a una tabla de
Excel.

Insertar y eliminar filas y columnas de la tabla.-  Existen varios modos de agregar filas y columnas a una tabla.
Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la hoja en la tabla, o
insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario.
También puede quitar rápidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla. Para obtener más
información sobre cómo agregar o eliminar filas y columnas de una tabla, vea Agregar o quitar filas y columnas de
tablas de Excel.


Usar una columna calculada.-  Para usar una fórmula que se adapte a cada fila de una tabla, puede crear una
columna calculada. La columna se amplía automáticamente para incluir filas adicionales de modo que la fórmula se
extienda inmediatamente a dichas filas.

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 54


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Mostrar y calcular totales de datos de una tabla.-  Puede hallar el total rápidamente de los datos de una tabla
mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para
cada una de las celdas de la fila de totales. Para obtener más información sobre cómo mostrar y calcular totales de
datos en una tabla, vea Total de datos de una tabla de Excel.

Usar referencias estructuradas.-  En lugar de usar referencias de celdas, como A1 y R1C1, puede utilizar
referencias estructuradas que remitan a nombres de tabla en una fórmula.

Garantizar la integridad de los datos.-   En las tablas que no están vinculadas a listas de SharePoint, puede utilizar
las características de validación de datos integradas de Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente
números o fechas en una columna de una tabla.

Exportar a una lista de SharePoint.-  Puede exportar una tabla a una lista de SharePoint para que otras personas
puedan ver, modificar y actualizar los datos de la tabla.

Crear un resumen de datos


Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear subtotales
agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.

El ejemplo, el que enseñamos abajo, disponemos de una lista de vehículos clasificados por marca y modelo; y
queremos averiguar el costo total de cada marca.

Para agregar los subtotales automáticamente debemos situarnos


sobre una celda cualquiera de la lista y marcar la opción Fila de
totales en las Opciones de estilo de tabla, en la pestaña Diseño.

Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaña con una lista de las funciones
que podemos usar para calcular el total de esa columna.

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 55


CURSO DE MICROSOFT EXCEL AVANZADO
Ejercicio
Crear una base de datos de facturas para una tienda de electrodomésticos de nombre “La mas Barata”. EL cual su
lema es “Aquí su dinero si rinde!!!”. Cada registro corresponderá a un electrodoméstico comprado por un cliente
un determinado día. Como un cliente puede comprar varios electrodomésticos ese día, a cada factura le pueden
corresponder varios registros.

Los campos serán los siguientes:

a. Número (de factura): año seguido de un guión y de un entero.


b. Fecha.
c. Cliente: nombre y apellidos del cliente.
d. Artículo.
e. Precio.
f. Unidades.
g. Subtotal, IVA (10%)
h. Total (campos calculados).

Una vez creada la base de datos, ordénala de las siguientes formas:

a. Por cliente y para cada cliente por artículo (en ambos casos de menor a mayor).
b. Por artículo, por cliente y por fecha (de más reciente a más antiguo).
c. Por número (de mayor a menor), por cliente y por artículo.
d. Por total, por artículo y por fecha.

Para la base de datos creada de la tienda de electrodomésticos crear los filtros para obtener la siguiente
información:

a. Facturas en las que se vendió un "Frigorífico Ser H17".


b. La factura 2003-13 (lo que se vendió).
c. Las ventas individuales del "Calefactor portátil MX112" (ventas de sólo una unidad).
d. Las cinco ventas de mayor precio.
e. Las ventas de octubre de artículos de la marca OPS.
f. Las ventas de septiembre de artículos que no sean de OPS.
g. Las ventas de la segunda quincena de septiembre de artículos de la marca OPS.
h. Las ventas en septiembre de microondas o frigoríficos de más de 100 pesos.

Para la base de datos de la tienda de electrodomésticos crea los siguientes listados:

a. Ventas por fecha y por cliente para cada fecha, con subtotales por fecha y por cliente.
b. Ventas por cliente y por fecha para cada cliente, con subtotales por cliente y por fecha.
c. Ventas de cada artículo (orden alfabético) y para cada artículo de cada fecha, con subtotales por
artículo y por fecha.
d. Ventas de cada factura con subtotales.
e. Ventas de cada artículo (orden alfabético) y para cada artículo de cada cliente, con subtotales por
artículo y por cliente.
f. Sólo ventas de septiembre con un total mayor de $100.00.
g. Los subtotales para los campos Subtotal, IVA y Total.

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 56


CURSO DE MICROSOFT EXCEL AVANZADO

MACROS
Para automatizar una tarea repetitiva, puede grabar rápidamente una macro (macro: acción o conjunto de
acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic
para Aplicaciones.) en Microsoft Office Excel. También puede crear una macro utilizando el Editor de Visual
Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir y modificar código y procedimientos de Visual Basic
para Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas de depuración para
buscar sintaxis, tiempo de ejecución y problemas lógicos en el código en uso.) en Microsoft Visual Basic para
escribir sus propios scripts de macro o para copiar toda o parte de una macro en una nueva macro. Una vez creada
una macro, puede asignarla a un objeto (como un botón de la barra de herramientas, un gráfico o un control) para
que pueda ejecutarla haciendo

Grabar una macro


Cuando graba una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para completar las acciones
que desea que realice la macro. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento por la cinta de opciones.

 NOTA    La cinta de opciones es un componente de la Interfaz de usuario Microsoft Office Fluent .

1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office o el tabular de file en versiones mas nuevas y, a continuación, haga
clic en Opciones de Excel.
2. En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación
Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo
siguiente:
4. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2.- En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código
posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 NOTA    Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las
configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros. Para obtener más información
acerca de cómo cambiar la configuración, vea el tema sobre cómo cambiar la configuración de seguridad de macros en Excel
3.- En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.
4.- En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.
NOTA     El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres posteriores pueden ser letras, números
o caracteres de subrayado. No pueden usarse espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado
para separar palabras. Si utiliza un nombre de macro que también es una referencia de celda, puede aparecer un mensaje
de error indicando que el nombre de la macro no es válido.

5.- Para asignar una combinación de tecla de método abreviado con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de método
abreviado, escriba cualquier letra en mayúsculas o minúsculas que desee utilizar.

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 57


CURSO DE MICROSOFT EXCEL AVANZADO
NOTA     La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado predeterminada equivalente en
Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro. Para obtener una lista de teclas de método abreviado que utilicen
la tecla CTRL que ya están asignadas en Excel, vea Teclas de función y de método abreviado de Excel.
6.- En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro.
SUGERENCIA     Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros personal. Cuando
selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb) en caso de no existir uno
previamente, y guarda la macro en este libro. En Windows Vista, el libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de
usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. En Microsoft Windows XP, el libro se guarda en la carpeta C:\Documents
and Settings\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros ubicados en la carpeta XLStart se
abren automáticamente siempre que se ejecuta Excel. Si desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de
macros personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran
cuando se inicie Excel.
7. Escriba una descripción de la macro en el cuadro Descripción.
8. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.
9. Realice las acciones que desee grabar.
10. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación .
 SUGERENCIA    También puede hacer clic en Detener grabación en el lado izquierdo de la barra de estado.

Eliminar una macro


1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
 Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar.
 Si la macro que quiere eliminar está almacenada en el Iibro de macros personal (Personal.xlsb) y este
libro se encuentra oculto, proceda de la siguiente manera para mostrarlo:
1. En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Mostrar.
2. En Mostrar libro, haga clic en PERSONAL y después en Aceptar.
2. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

 Haga clic en el botón de Microsoft Office o vaya al tabulador de file en versiones mas recientes
de excel y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
 En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de
verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
2. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

3. Seleccione el libro que contiene la macro que desea eliminar en la lista Macros en. Por ejemplo, haga clic en Este
libro.
4. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar.
5. Haga clic en Eliminar.

Leiner Innovative Solutions “Piensa Diferente”Pá gina 58

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