Vinculación de Personal en Planta Código PGH-01 v.04 Página

Código PGH-01 v.
04
Vinculación de Personal en Planta
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1. Objetivo y Alcance
Determinar los pasos para la vinculación del personal Docente Tiempo Completo y
Administrativo de la Universidad de Pamplona.
Inicia con la recepción de la autorización por parte del Ordenador del Gasto o con el acta
de Comité de Asignación y reconocimiento de Puntaje y termina con la inclusión en la
nómina.
2. Responsable
Los responsables de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente

documento es el (la) Líder del Proceso de Gestión de Talento Humano, Secretaría
General, Vicerrectoría Académica, Comité de Puntaje, Técnico responsable de
Vinculación y Técnico responsable de Nómina de la Universidad de Pamplona.
3. Definiciones
3.1 Docente
Es quien se dedica profesionalmente a la enseñanza, bien con carácter general, bien

especializado en una determinada área de conocimiento, asignatura, disciplina
académica, ciencia o arte.
3.2 Personal Administrativo
Persona que se dedica a labores no docentes.
3.3 Vinculación
Forma mediante la cual se incorpora por el tipo de contrato laboral a que haya lugar a una
persona natural para que cumpla determinadas funciones, previo cumplimiento de
requisitos en un sitio determinado.
Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran

contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
4. Contenido
Elaboró Aprobó Validó
Firma Firma Firma

Luz Stella Vélez Celis Libardo Álvarez García María Victoria Bautista Bochagá
Fecha 15 de julio de 2013 Fecha 16 de julio de 2013 Fecha 05 de agosto de 2013
Código PGH-01 v.04
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N° DE
ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS
ACTIVIDAD
RECEPCIÓN AUTORIZACIÓN DE
VINCULACIÓN POR PARTE DEL
ORDENADOR DEL GASTO
1 (ADMINISTRATIVOS) O EL ACTA DE
COMITÉ DE ASIGNACIÓN Y
RECONOCIMIENTO DE PUNTAJE
DOCENTES)
FGH-06
Cuando se trate de personal que va a
“Solicitud de
ser vinculado como administrativo se Cada vez que
Profesional Vinculación de
recibe el autorizado por el(a) ordenador se requiera
Universitario Personal”
1.1 (a) del gasto, ya sea por correo vincular
responsable de la
electrónico o en medio físico y se personal de
Vinculación FGH-08 “Control
registra en el formato de control de planta
de Documentos
documentos recibidos.
Recibidos”
Cada vez que
El Líder del Proceso de Gestión de
se requiera
Talento Humano verifica el cumplimiento
1.2 vincular Líder del Proceso N/A
de los requisitos establecidos en el
personal de
Manual de Funciones.
planta
Cuando se trate de Docentes que van a
ingresar a la planta, luego de surtido el
Cada vez que Profesional
concurso se recibe en esta dependencia FGH-08 “Control
se realice Universitario
1.3 el Acta del Comité de Asignación de de Documentos
concurso responsable de la
puntaje, por correo electrónico o en Recibidos”
docente Vinculación
medio físico y se registra en el formato
de control de documentos recibidos.
RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN
2
DOCUMENTOS PARA VINCULACIÓN
Se recibe de parte del aspirante la
documentación y se verifica de acuerdo
a lo establecido en el IGH-02 1 día para la
“Requisitos de Vinculación de recepción de
Personal”. Se validan dichos los FGH-18 “Paz y
2.1 Profesional
documentos por vía electrónica o por documentos Salvo de
teléfono. Universitario
Vinculación
responsable de la
2 días para la Cargos
Se entrega al aspirante el paz y salvo de verificación de Vinculación
Administrativos”
vinculación. los
En caso de no cumplir con los requisitos documentos
2.2 se informará al aspirante y le serán
devueltos los documentos.
ELABORACIÓN DE ACTOS
3
ADMINISTRATIVOS
Con la autorización y la verificación de

Profesional
los documentos se procede a proyectar
Universitario FGH-09 “Control
3.1 la resolución y se remite a la Rectoría 2 días
responsable de la de Salida de
para su firma dejando evidencia en el
Vinculación Documentos”
respectivo formato.
Código PGH-01 v.04
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Con el paz y salvo de vinculación la

persona se dirige a la Secretaría FGH-18 “Paz y
General quien se encarga de notificar y Salvo de
en el evento en que el aspirante acepte Vinculación
Secretaría
posesionarlo en el cargo y esta Cargos
General
dependencia remite las novedades y Administrativos”
copia de las resoluciones notificadas al
De acuerdo a
proceso de Gestión del Talento Humano FGH-01
lo establecido
mediante FGH-01 “Novedades de “Novedades de
en el FGH-58
Nómina” y se registra en el FGH-08 Nómina”
“Planificación
“Control de Documentos Recibidos”.
3.2 actividades
Profesional FGH-08 “Control
del Proceso
Recibidas las novedades procede a Universitario de Documentos
de Gestión
activar el cargo en el sistema, y responsable de la Recibidos”
del Talento
posteriormente lo remite al Técnico Vinculación
Humano”
responsable de las novedades de FGH-58
nómina para que se realice la asignación Técnico “Planificación
salarial en el aplicativo, de acuerdo a la Administrativo actividades del
planta de personal vigente o la responsable Proceso de
resolución de asignación y nómina y/o Gestión del
reconocimiento de puntaje. Profesional Talento Humano”
Universitario
Profesional
Universitario
responsable de la
La resolución notificada es escaneada, Vinculación
3.3 subida al aplicativo y archivada en la 2 días hábiles N/A
hoja de vida del servidor público. Auxiliar
Administrativo
responsable del
Archivo
4 INGRESO DE DATOS AL APLICATIVO
De acuerdo a
lo establecido
FGH-58
en el FGH-58 Profesional
“Planificación
Procede a ingresar los datos de acuerdo “Planificación Universitario
actividades del
4.1 a lo establecido en el IGH-01 “Ingreso actividades responsable de la
Proceso de
de Datos al Sistema” del Proceso Vinculación
Gestión del
de Gestión
Talento Humano”
del Talento
Humano”
AFILIACIÓN A SEGURIDAD SOCIAL Y
5
ARL
Se diligencia los formatos externos de
Profesional
Seguridad Social y ARL, se remiten
Universitario
5.1 mediante carta o se diligencian en línea 2 días hábiles FGT-14 “Carta”
responsable de la
si la EPS, AFP y ARL donde se
Vinculación
encuentre afiliado el docente lo permite.
Código PGH-01 v.04
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6 INCLUSIÓN EN LA NÓMINA
Técnico
Se procede a incluir al vinculado en la Administrativo
6.1 2 días hábiles N/A
nómina. responsable de la
Nómina
7 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN
La documentación generada en el Auxiliar
presente procedimiento es archivada Administrativo
7.1 20 días hábiles N/A
según las Tabla de Retención responsable del
Documental. Archivo
5. Documentos de Referencia
• NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

• NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
• MECI Modelo Estándar de Control Interno
• IGH-01 “Ingreso de Datos al Sistema”
• IGH-02 “Requisitos de Vinculación del Personal”
6. Historia de Modificaciones
Naturaleza del Fecha de Fecha de

Versión
Cambio Aprobación Validación
Modificación del
Procedimiento, con el fin de 25 de Octubre de
00 17 de Octubre de 2007
disminuir trámites y por el 2007
cambio de roles.
Traslado del manejo de OPS
01 al proceso de Adquisición de 30 de abril de 2008 2 de mayo de 2008
Bienes y Servicios
Se modifican todas la
actividades del procedimiento
02 7 de julio de 2010 12 de julio de 2010
según acta N° 02 del 7 de
julio de 2010
Actualización del documento
según lo descrito en el acta 5 de agosto de
03 16 de julio de 2013
de reunión N° 20 del 02 de 2013
agosto de 2013.
7. Anexos.
“No aplica”.

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