3 - Subtotales PDF

Microsoft Excel
SUBTOTALES
Recomendación:
Descarga el archivo “2- Bd Productos” de la
plataforma que se encuentra en la sección material
de estudio de la Unidad 3 si ya fue descargado úsalo
para realizar los ejercicios propuestos.
Así podrás asimilar mejor tú aprendizaje.
Imagen tablero tomada de: freeimages.com

Subtotales
Los subtotales son operaciones parciales que podemos crear
en una base de datos que contiene grupos de datos. Por
ejemplo: conocer el total de productos pedidos por cada
categoría.
Cuando hablamos de grupos de datos nos referimos a datos

en común de los registros como fechas, categorías,
proveedores, ciudades y otros.
Abre el archivo “2- Bd Productos” identifica los grupos de las

bases de datos inventario y pedidos a los cuales nos referimos.
¿Como Crear Subtotales?
Vamos a realizar un ejercicio Usando el archivo “2- Bd Productos” para
explicar como crear un subtotal:
Ejercicio: Se requiere conocer el total de las unidades existentes y

pedidas por categoría de producto.
1. Lo primero que debemos hacer es ordenar los datos de la columna

por la cual necesitamos ver los subtotales. Para nuestro ejercicio
debemos ordenar los datos de la columna Categoría la cual es el
grupo de datos.
2. Seleccione la base de datos
3. Haga clic en la pestaña Datos
4. Clic e el botón Subtotal
3
4
5. Aparece un cuadro de dialogo, en la opción Para cada
5 cambio debemos seleccionar el dato que fue
ordenado, para nuestro ejercicio es Categoría, este
6 insertara un subtotal por cada categoría.
7
6. Ahora en la opción Usar función use la lista
desplegable para seleccionar la operación del
subtotal, para nuestro caso será la operación Suma.
7. En la opción Agregar subtotal a active los datos que
desea calcular haciendo un clic en la casilla. Para
nuestro ejercicio Unidades en Existencia y Unidades
Pedidas
8. Hacer clic en Aceptar y se insertaran los subtotales en
8
la hoja de cálculo.
Subtotales
Observemos que se
inserta automáticamente
una fila nueva por cada
categoría la cual contiene
el subtotal de la unidades
existentes y pedidas.
Subtotales
Y en la parte izquierda de la hoja de
cálculo encontramos esquemas o
niveles de agrupamiento que
permiten ocultar y mostrar
información.
El Nivel 1: Solo muestra el total

general de toda la base de datos en
este caso de los datos unidades
existentes y pedidas que fueron las
calculadas en nuestro ejercicio.
El Nivel 2: Muestra el subtotal por

cada categoría.
El Nivel 3: Muestra toda la base de

datos.
Verifica que los datos que corresponden a los subtotales no se
repitan, explora los niveles de agrupamiento.
En nuestro ejercicio al dar clic en el nivel 2 la categoría no debe

repetirse, pues cada categoría es única.
En el caso de repetirse esto nos indica que el proceso del

subtotal fallo en algún momento, por tanto debemos quitar los
subtotales y volver a realizar cuidadosamente el proceso del
subtotal.

¿Como Quitar los Subtotales?
1. Selecciona toda la hoja de cálculo
2. Hacer clic a la pestaña Datos
3. Clic al botón Subtotal
4. Aparece el cuadro de dialogo y

seleccionamos la opción Quitar todos
4
Subtotales Anidados
Los subtotales anidados es un subtotal dentro de otro
subtotal, aquí existen varios grupos de datos los cuales
llevaran los insertados los subtotales.
Para entenderlo mejor realizaremos un ejercicio práctico,

antes de esto debes quitar todos los subtotales que se hayan
creado en la hoja pedidos.
Subtotales Anidados
Ejercicio: se requiere conocer el total
del Vr. Pedido y Vr. Flete por Vendedor
y Forma de pago.
Ahora analicemos el ejercicio: en el

ejercicio encontramos dos grupos de
datos el Vendedor y la Forma de pago
los cuales debemos ordenar al mismo
tiempo.
Subtotales Anidados
Después de ordenar los datos
debemos iniciar el proceso de
insertar los subtotales:
->Seleccionamos la base de datos ->

clic a la pestaña Datos
->Botón subtotal -> aparece el

cuadro de dialogo
Subtotales Anidados
5. Para cada cambio debemos seleccionar el dato
5 Vendedor, el primer dato ordenado.
6
6. Usar función seleccionamos la operación Suma
7
7. Agregar subtotal a active la casilla Vr. Pedido, Vr.

Flete
8. Hacer clic en Aceptar
9. Se inserta el primer subtotal en la hoja de

8
cálculo, que corresponde a los vendedores.
Subtotales Anidados
Ahora realizaremos el segundo subtotal
11
10. Regresamos a la pestaña Datos -> Botón Subtotal -> y aparece
de nuevo el cuadro de dialogo.
12
11. Para cada cambio debemos seleccionar el dato Forma de Pago,
el segundo dato ordenado.
13
12. Usar función seleccionamos la operación Suma, que sigue

siendo la misma del anterior subtotal, aunque la podemos
cambiar si así lo necesitamos.
13. Agregar subtotal a active la casilla Vr. Pedido, Vr. Flete que
sigue siendo los mismos datos del anterior subtotal, se pueden
agregar más si se requiere.
15
14. Ahora debemos desactivar la opción Reemplazar subtotales
14 actuales, esto permitirá que no desaparezca el primer subtotal
creado y se anide el segundo que estamos creando.
15. Hacer clic en Aceptar
Subtotales Anidados
Observemos que se inserta
automáticamente una fila
nueva por cada Vendedor y
Forma de Pago los cuales
contiene el subtotal del Vr.
Pedido y Valor Flete.
En nuestro ejercicio vemos:

el Total del Vr Pedido y Vr.
Flete que le corresponde al
Vendedor Carlos y cual es el
valor en cheque y cual el
valor en crédito.
Subtotales
En la parte izquierda de la hoja
de cálculo encontramos más
niveles de agrupamiento,
debido a que se realizo un
subtotal anidado.
Explora estos niveles, te

mostraran la información por
grupos de datos.
Estos niveles se crean

dependiendo de la cantidad de
subtotales anidados.
Es importante que los datos contengan el formato adecuado
como fecha, número, moneda y los datos de tipo texto estén
correctamente escritos y sean uniformes
Por ejemplo: si tenemos la cuidad Bogotá y en otro registro

tenemos Bogota el sistema lo cuenta como dos datos
diferentes debido a la tilde.
Otro caso puede ser los plurales y los singulares para el

sistema será diferente si escribimos Bebidas y en otro registro
Bebida

Corporación De Educación Tecnológica Colsubsidio – AIRBUS GROUP
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Diseñado por: Sandra Liliana Berrio C.
Abril 2017
Esta obra está bajo una

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Cuando hablamos de grupos de datos nos referimos a datos

Abre el archivo “2- Bd Productos” identifica los grupos de las

Ejercicio: Se requiere conocer el total de las unidades existentes y

1. Lo primero que debemos hacer es ordenar los datos de la columna

El Nivel 1: Solo muestra el total

El Nivel 2: Muestra el subtotal por

El Nivel 3: Muestra toda la base de

En nuestro ejercicio al dar clic en el nivel 2 la categoría no debe

En el caso de repetirse esto nos indica que el proceso del

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3. Clic al botón Subtotal

4. Aparece el cuadro de dialogo y

Para entenderlo mejor realizaremos un ejercicio práctico,

Ahora analicemos el ejercicio: en el

->Seleccionamos la base de datos ->

->Botón subtotal -> aparece el

7. Agregar subtotal a active la casilla Vr. Pedido, Vr.

8. Hacer clic en Aceptar

9. Se inserta el primer subtotal en la hoja de

12. Usar función seleccionamos la operación Suma, que sigue

En nuestro ejercicio vemos:

Explora estos niveles, te

Estos niveles se crean

Por ejemplo: si tenemos la cuidad Bogotá y en otro registro

Otro caso puede ser los plurales y los singulares para el

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