ACTA DE INICIO GESTION DE PROYECTOS EDUCATIVOS

RAUL RUBIANO MORA

Trabajo realizado como tercera actividad en el módulo de Gestión de Proyectos

DIRECTOR

NELSON MICHAEL MENDEZ SALAMANCA

UNIVERSIDAD DE SANTANDER – UDES

MODULO DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA
MAESTRIA EN GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA
VILLAVICENCIO - META
2016
CAPITULO 4. HERRAMIENTAS DE TIC PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS

La Gerencia de proyectos cuenta con herramientas de apoyo útiles actualmente,

entre estos aplicativos software, que sirven como medio eficiente de ayuda para
aplicar en el desarrollo de los proyectos.

Aplicar las TICs en los proyectos ha permitido facilitar las comunicaciones, planear
y seguir detalladamente el desarrollo de proyectos por parte de la dirección y de
los patrocinadores.

Se debe buscar con los proyectos educativos basados en TIC que se genere una
nueva cultura organizacional y que cambie paradigmas dentro de los EE.

¿Cuáles son los principales requerimientos para gestionar proyectos educativos?

Dentro de la estructura de planeación e implementación de estrategias para
realizar seguimiento, es necesario hacer implementación de los proyectos con TIC
(Tecnologías de la Investigación y la Comunicación), por lo que se debe tener en
cuenta los siguientes requerimientos:
- Desarrollar un proceso adecuado y responsable de Evaluación y
Autoevaluación
- Realizar la anticipación a dificultades o riesgos que puedan ocurrir en la
ejecución y cierre del proyecto.
- Analizar y asignar de forma ordenada los recursos disponibles para la ejecución
del proyecto, priorizando funcionalidad y costos.
- Promover innovaciones siempre favoreciendo la implementación de estas y la
consolidación de políticas institucionales al respecto.
Se debe tener en cuenta que una vez planeado se da inicio a un proceso donde se
debe construir a partir de la participación, partiendo de una democracia en el
equipo de trabajo que vaya direccionado y sustentado siempre por un líder. En
Educación, debe ser compromiso de la comunidad educativa y no sólo de
directivas o docentes.

Además se requiere tener en cuenta cada una de las gestiones especialmente las
de integración, alcance, tiempo y costos.
¿Cuáles herramientas pueden usarse para desarrollar proyectos de una manera
profesional?

Se debe tener muy presente que dentro de estas herramientas se encuentran

muchos elementos que son propios de la infraestructura, como por ejemplo el
Hardware como Pcs, portátiles, tables, celulares, conexión de internet, entre otros;
y además se deben considerar los diferentes software que permiten soportar la
operación de los mismos.

Adicionalmente hay otros elementos importantes a tener en cuenta en la

elaboración profesional de proyectos como el EDT (Estructura de Desglose de
trabajo), diferentes herramientas de gestión que se consiguen actualmente
conocidos como software de Gestión de Proyectos como son: Microsoft Proyect,
Oracle Primavera, palisa de @ Risk, OpenProj, Open Workbench, TaskJuggler,
GanttProject, FusionDesk starter Editión, Invervals, Basecamp, Goplan, proyectos
net Easy, Zoho Projects, AceProject, entre otros. Estos se consiguen online y
aplicaciones Web.

ELABORACIÓN DE UN PROYECTO DE GESTION:

ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO
 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Adquisición de un software que permita establecer un sistema automatizado

de timbre para los cambios de clase para la IE Instituto Agrícola de Guacavía
del municipio de Cumaral – Meta.

Fecha: 10 Marzo de 2016

INSTITUCION EDUCATIVA INSTITUTO AGRICOLA GUACAVIA

Realizado por RAUL RUBIANO MORA

Cumaral - Meta, 2016

 DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO

Fecha Versión Descripción Autor

I Acta de Iniciación de un proyecto

Descripción del Proyecto

Adquisición de un software que permita establecer un sistema automático de

timbre para los cambios de clase para la IE Instituto Agrícola de Guacavía del
municipio de Cumaral – Meta.

En la Institución Educativa Instituto Agrícola de Guacavía del municipio de

Cumaral – Meta, con modalidad técnica Agropecuaria se cuenta con aulas
especializadas donde cada docente tiene su propia aula organizada de acuerdo al
área que enseña y conllevando a que en un cambio de clase, el estudiante debe
desplazarse hacia cada una de las aulas donde se encuentra el correspondiente
docente de la clase.

Estos cambios de horario se hacen con un timbre el cual es activado por el portero
o el docente encargado de la disciplina. La problemática se encuentra debido a
que hay momentos en que al encargado de timbrar en una jornada a veces se le
olvida o por estar en alguna actividad propia se le pasa el momento de timbrar
para el cambio de clase, generando malestar en la constancia de los cambios de
clase, más precisamente porque se trabaja con aulas especializadas donde los
estudiantes deben desplazarse a las diferentes aulas de clase. Esto conlleva a
generar diferentes tipos de desorden dado que los estudiantes a veces empiezan
a pedir al docente que los deje salir al cambio de clase y muchos docentes no se
los permiten porque no ha sonado el timbre, o en caso contrario, el docente los
deja salir y los estudiantes no llegan a la otra sala, se encuentran que está
ocupada, o simplemente se quedan jugando llegando retardados a la clase.

Además hay días en que se programan actividades aledañas como por ejemplo
una reunión programada donde se corre un espacio de tiempo por lo que se hace
necesario distribuir las demás horas entre el número de clases a lo que se le llama
horario 2 u horario 3 dependiendo de la actividad programada.

Esta problemática ha generado la necesidad de plantear una alternativa que

permita tener un sistema de software que se programe para realizar los
respectivos timbres en los cambios de clase de manera eficiente y que no afecte
bajo ningún concepto el mismo, siendo preciso y efectivo en la correcta
organización del tiempo establecido para las clases.
Se busca adquirir un software o sistema automatizado que permita establecer un
sistema de timbre automático de timbre para realizar los cambios de clase para la
IE Instituto Agrícola de Guacavía del municipio de Cumaral – Meta, haciendo
efectivo el momento de tiempo preciso de cambio de clase y teniendo en cuenta
que existen modificaciones de cambio de horario 1, 2 y 3. De acuerdo a las
actividades programadas para el día.

Objetivos del proyecto a realizar

Adquirir un sistema automatizado que permita establecer un

sistema de timbre automático para los cambios de clase para
la IE Instituto Agrícola de Guacavía del municipio de Cumaral
Objetivo general – Meta, de manera que permita tener un control en los
desplazamientos a las diferentes aulas de clase, mejorando
la disciplina.
- Adquirir un sistema automatizado de timbre para la IE.
- Contar con un timbrado eficiente que permita controlar los
espacios de tiempo establecidos.
- Tener un mejor control de los tiempos de clase haciéndolos
Objetivos específicos más eficientes.
- Garantizar que la rotación de los estudiantes se haga a la
vez y a tiempo, garantizando el cumplimiento de la
asistencia a clases.
- Mejorar la disciplina a nivel general del EE.

Sistema automatizado de timbre

Infraestructura donde se instalará
Equipos electrónicos usados
Sistema de cableado

Elaboración del proyecto

Presentación de la propuesta
Entregables
Aprobación de la propuesta
Estudios previos
Recepción de propuestas
Contratación del bien
Instalación y entrega del bien.
Puesta en marcha del producto.

Objetivos - Promover en los estudiantes un desarrollo integral de

institucionales que formación promoviendo procesos que conlleven a la
apoya el proyecto sana convivencia
 - Promover la conservación del medio ambiente
mediante la inclusión del espacio y tiempo en la
preservación del mismo.
- Fortalecer procesos de formación humana
- Fortalecer procesos de formación académica
mejorando la calidad de la misma
- Mejorar los resultados en las pruebas externas
- Formar jóvenes responsables con criterios éticos y de
proyección con vocación de servicio a la comunidad.
- Desarrollar espacios de clase eficiente y constante.
- Contribuir en los proyectos de educación sexual,
democracia, medio ambiente, pedagógicos
productivos y de media técnica.

Finalidad y justificación del proyecto.

Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto

Mediante la ejecución del proyecto se pretende generar una cultura frente a la

responsabilidad y cumplimiento a la participación de las clases de manera
eficiente, haciendo que los estudiantes cumplan los tiempos establecidos para los
cambios de clase en el mayor orden posible sin generación de tropiezos al ser
eficiente el horario para el timbrado en el cambio de clases, permitiendo que los
docentes estén atentos, programen sus clases de una manera más eficiente y
estén pendiente de la salida e ingreso de los estudiantes a sus aulas de clase.

A mediano plazo se refleja en el desarrollo eficiente de cada uno de los proyectos

a desarrollar dentro de la institución educativa puesto que el docente y el
estudiante se habitúan a dar un uso eficiente de los tiempos estimados para el
desarrollo de las diferentes actividades programadas por el EE en la realización de
los diferentes proyectos

A largo plazo va generando una cultura de responsabilidad sobre el uso efectivo

de los tiempos dispuestos, generando conciencia en los estudiantes y además en
los docentes aprovechando al ciento por ciento los espacios de clase, por lo que
se permite hacer más eficiente el desarrollo del mismo.

Cronograma

Hitos1

- Inicio del proyecto: Elaboración del proyecto. Mes de marzo.

- presentación de la propuesta ante el Consejo Directivo en reunión
ordinaria. Reunión del mes de abril.
1
Actividades de duración cero, por ejm. Terminación fase, entrega documentación, etc.
 - Aprobación de la propuesta. Mes de abril.
- Estudios previos para la adquisición del producto. Finales de abril
- Recibimiento de ofertas. Primer semana de mayo
- Contratación del bien o servicio. Segunda semana de mayo.
- Instalación del bien o servicio. Última semana de mayo
- Puesta en marcha del proyecto. Primer semana de Junio.

Criterios de aceptación

- Elaboración del proyecto. Se elabora un documento donde se presenta el

problema, los objetivos y la justificación a la solución de la problemática
planteada, con una alternativa de solución.
- presentación de la propuesta ante el Consejo Directivo en reunión ordinaria.
El consejo directivo se reúne los primeros diez días de cada mes, por lo que
se hará la respectiva presentación de la propuesta para que en en la
Reunión del mes de abril en pleno sea analizada para buscar su
aprobación.
- Aprobación de la propuesta. Se espera que durante el mes de abril sea
tomada la decisión por parte del Consejo Directivo para iniciar la fase de
contratación del sistema.
- Estudios previos para la adquisición del producto. La secretaría pagadora
elaborará el respectivo documento de estudio previo para determinar el
recurso del presupuesto, permitiendo contar con el recurso para la
contratación del producto, el cual se realizará a finales del mes de abril
- Recibimiento de ofertas. Se realizará en la Primer semana de mayo la
apertura de propuestas para esperar que los oferentes presenten los
productos a ofrecer de manera que se estime el mejor producto teniendo en
cuenta servicios y precio como características principales para la
contratación.
- Contratación del bien o servicio. Esta se hará con el oferente que haga la
mejor propuesta teniendo en cuenta los criterios de contratación
determinados.
- Instalación del bien o servicio. Dentro de los términos establecidos para la
instalación del producto, se espera que el contratista instale en el lugar
determinado para el mismo y que se haga la entrega del producto a
satisfacción.

Definición detallada del alcance (EDT o WBS)

Para el desarrollo del proyecto y puesta en marcha del mismo se debe tener en
cuenta que es importante determinar la infraestructura donde se va a ubicar la
fuente central desde donde se instalará el equipo central, además de determinar
las conexiones de donde saldrá la fuente de energía eléctrica, el sistema de
cableado que se utilizará para el buen funcionamiento del mismo y la
infraestructura donde serán instaladas las terminales finales o distribuidores de
 sonido, parlantes o timbres de manera que estos lleguen a ser detectados en
todas las aulas de clase, patios y espacios deportivos.

TIMBRE AUTOMATICO INSTITUTO

AGRICOLA GUACAVIA

Distribución de Seguimiento y
Aprobación Contratación Instalación
Red Control

Certif Disponib Determinac

Presentación Selección de Monitoreo del
Preptal con equipos de
propuesta al CD puntos a colocar Software
costo Estimado cómputo

Aprobación del Recibir Determinac

Distribución de Monitoreo

1
PRODUCTO proyecto por el propuestas material
PRINCIPAL Cableado Instalaciones
Consejo Directivo cotizar instalación

2 ETAPAS
Incluir al Plan de
compras
Contratación
colocación
Cableado
Revisión partes
Instaladas
Monitoreo
cableado

3 ENTREGABLES

Adición
Presupuestal
Certificado
Registro
Presupuestal
Colocación de
Timbres
Comprobación
funcionamiento
Monitoreo
Timbres

4
PAQUETES DE
TRABAJO...
ACTIVIDADES
Identificar la
Entrega producto Monitoreo
Acta de recibido uibcac del punto
funcionando funcionamiento
del servidor

Orden de Pago
Elab de cheque
 DICCIONARIO EDT.

TIMBRE AUTOMATICO INSTITUTO AGRICOLA GUACAVIA

Código Nombre Actividad Descripción Recurso
1 Aprobación Etapa en la cual es expuesto el
proyecto y aceptado por el Humano:
Consejo Directivo Coordinador del
1.1 Presentación propuesta al El coordinador del proyecto Proyecto –
Consejo Directivo presenta la propuesta al CD Consejo Directivo
para que sea analizada
1.2 Aprobación del proyecto El Consejo Directivo aprueba el Económico:
avalado por el Consejo Proyecto y se registra en el Acuerdos de
Directivo Acta. incorporación de
1.3 Incluir al plan de compras Aprobado el proyecto se elabora los recursos del
acuerdo para incorporar la proyecto en plan
compra en el plan de compras de compras y de
1.4 Adición Presupuestal Aprobado el proyecto se elabora ingresos y gastos.
Acuerdo para modificar el
recurso de Ingresos y gastos
ingresando la compra
2 Contratación Etapa en la que se inicia el Secretaria
proceso de contratación hasta la Pagadora –
culminación con el pago del bien Rector de la IE –
contratado. Contratista.
2.1 Certificado de Se elabora el CDP para destinar Secretaria
Disponibilidad presupuestal el valor del costo estimado del Pagadora –
con Costo Estimado producto como disponible para Rector
el pago
2.2 Recibir propuestas , cotizar Se publica en cartelera y se Pagadora,
reciben las cotizaciones de los proveedor de
proponentes servicio
2.3 Contratación La mejor propuesta se le llama Pagadora, Rector,
para recaudar documentos e proveedor
iniciar el proceso contractual
2.4 Certificado Registro Se elabora el CRP para destinar Pagadora
Presupuestal el recurso de pago estipulando
el rubro respectivo
2.4 Acta de Recibido Se confirma que el producto se Pagadora - Rector
recibe a satisfacción
2.6 Orden de pago - cheque Se elabora el Cheque a nombre Pagadora –
del proveedor y se cancela con Rector –
soportes proveedor.
3 Distribución de Red Proceso donde el proveedor Proveedor
hace análisis para determinar
los recursos que se requieren
para instalar el producto
3.1 Selección de puntos a Proceso desarrollado por el Proveedor
colocar Técnico y sus asistentes
3.2 Distribución de cableado Regado del cable a utilizar Asistentes
3.3 Colocación de cableado Colocación de los cables Asistentes
dirigidos
3.4 Colocación de timbres ubicación de timbres en los Asistentes
puntos acordados
3.5 Identificar la ubicación del Instalación del equipo con el Rector – técnico
 punto del servidor software a tomacorriente en el
punto determinado por el rector
y el Técnico
4 Instalación Etapa en la que se instala, Proveedor,
prueba y entrega el producto en técnico.
funcionamiento.
4.1 Determinación equipos de Se determinan los equipos que
cómputo se requieren acordes a la
situación y distancias Técnico
4.2 Determinación material de Se seleccionan los materiales
instalación que se van a utilizar para dar
garantía al producto
4.3 Revisión partes instaladas Se verifica que las instalaciones
se hayan realizado de acuerdo a
lo estipulado
4.4 Comprobación de Verificación del funcionamiento
funcionamiento del timbre de acuerdo a los
programas y tiempos
establecidos
4.5 Entrega producto El técnico hace entrega del Técnico –
funcionando producto al encargado de la IE pagadora,
administrativo
5 Seguimiento y control Etapa donde se constata que el Pagadora - Rector
producto haya quedado bien
instalado para proceder a pagar
al proveedor
5.1 Monitoreo del software Verificar que el software Pagadora –
funcione correctamente Rector,
5.2 Monitoreo instalaciones Verificar que las instalaciones Coordinador
hayan sido bien establecidas encargado
5.3 Monitoreo cableado Verificar que las redes
colocadas estén correctamente
5.4 Monitoreo timbres Verificar que los timbres
funcionen correctamente y sean
escuchados
5.5 Monitoreo funcionamiento Verificar los tiempos
programados que estén bien
cronometrados
 CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Aprobación
1 día

Contratación
12 días

distribución de
red
3 días

Instalación
3 días

Seguimiento y
control
5 días

Total de días de desarrollo del proyecto: 13 días hábiles. Esto se puede observar
en el diagrama de Gantt, a continuación.
Organigrama del proyecto, listado de tareas

Diagrama de Gantt, parte 1.

Diagrama de Gantt, parte 2. Diseño software Projet Profesional.

Recursos

Recursos Descripción Proveedor

Equipo del Desarrollo del proyecto, indagación, consulta, búsqueda de Institución
proyecto información, observación del producto, impresión, papeleria Educativa
Contratista
Equipamiento, Cotización del producto, costo de instalación, más redes,
que ofrece
Hardwar, software cableado, equipos, batería y software
el bien.
Socializar al personal docente, estudiantes y administrativos
Socialización a IE – gestor
para conocer sobre los tiempos dispuestos para los
personal docente del
diferentes cambios de clase y demás actividades.
y estudiantes proyecto
Papelería, cartulinas.
Influencias de los Interesados.

Identificar los principales actores involucrados en el proyecto y las necesidades o problemas que el
proyecto debe satisfacer

Interesado Requerimientos exigidos

Estudiante Se promueve un desarrollo integral de formación que conllevan
a la sana convivencia.
Promueve la conservación medioambiental mediante la
inclusión del tiempo y espacio en la preservación del mismo
Presenta una perfecta organización y cumplimiento de tiempos
Mejora los resultados académicos
Desarrolla espacios de clase con tiempos efectivos y
equitativos.
Docente Fortalece los procesos de formación humana y disciplinar
Fortalece procesos de formación académica mejorando la
calidad de la misma
Mejora los resultados en pruebas internas
Desarrolla espacios de clase eficientes.

Patrocinador Forma jóvenes responsables con criterios éticos y de

proyección con vocación de servicio a la comunidad
Se desarrollan espacios de clase eficiente y constante
mejorando la disciplina en el EE
Contribuye al proceso de educación sexual, democracia, medio
ambiente, pedagógicos productivos y de media técnica
aprovechando más los espacios de tiempo
Fortalece la imagen del EE

Organizaciones funcionales y su participación.

Definición y descripción de roles de los involucrados

Rol Nombre / Cargo

Patrocinador2 Instituto Agrícola de Guacavía
Líder funcional3 Coordinador de la IE, porteros
Estudiantes, docentes, personal administrativo, padres de
Usuarios Finales4
familia, arrendatarios de cafetería y papelería.

2
Área o persona que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para la realización del proyecto.
3
Persona a quien se le entregará el producto resultante del proyecto (cliente), él está involucrado en las actividades de
monitoreo y control y en las decisiones sobre el proyecto.
4
Área, persona o grupo de persona que utilizaran el producto resultante del proyecto para ejercer sus funciones
(académicas o laborales).
 Coordinador o
director del proyecto 5 Raúl Rubiano Mora

Asunciones o supuestos.

Cómo mejorar la disciplina en los cambios de clase de la IE?

Cómo hacer que los tiempos establecidos entre cambios de clase sean exactos y equitativos?
Cómo realizar cambios de clase de manera constante y efectiva sin que se pierda tiempo?

Restricciones

Los frecuentes cortes del servicio de energía en la Inspección de Guacavía del Municipio de
Cumaral.
Los bajos recursos con que cuenta la IE por los giros realizados por el MEN.
Distancias existentes entre los diferentes bloques de aulas posibilitando que no se escuche el
timbre en los lugares más aislados.

Presupuesto
Realice una tabla con el presupuesto del proyecto

Componente Descripción Valor

Equipo del Desarrollo del proyecto, indagación, consulta, búsqueda de
$50.000
proyecto información, observación del producto, impresión, papelería
Equipamiento,
Cotización del producto, costo de instalación, más redes,
Hardware, $950.000
cableado, equipos, batería y software
software
Socializar al personal docente, estudiantes y administrativos
Socialización a
para conocer sobre los tiempos dispuestos para los
personal docente $20.000
diferentes cambios de clase y demás actividades.
y estudiantes
Papelería, cartulinas.

Análisis de riesgos

El riesgo negativo más preciso que enfrenta el proyecto para que no sea aprobado es el
frecuente corte del servicio de energía eléctrica en la Inspección donde funciona el EE.

Los factores positivos son: La necesidad de tener un control en los cambios de clase del EE.
El descontrol que se presenta al olvidarse realizar el timbre en el momento exacto, presentando
alteración en el control del tiempo.
El control del desplazamiento preciso a las diferentes aulas de clase por parte del estudiante.
ES una utilidad funcional para el mejoramiento de la disciplina y control de manejo de horarios.

Requisitos para la aprobación del proyecto

5
Designado como el responsable por las actividades y resultados del proyecto
 Qué constituye el éxito, quién lo decide y quién firma la aprobación del proyecto. Escriba los
factores a tener en cuenta.

El éxito del proyecto lo constituye la aprobación que el Consejo Directivo le dé al mismo, contar
con el recurso presupuestal para el desarrollo del mismo y la ejecución del rector para la
realización de la adquisición del producto.

Para esto se debe tener en cuenta en primera instancia que la propuesta sea llevada al consejo
Directivo para que esta sea expuesta y aprobada allí mismo y de esta aprobación se autorice la
adquisición del producto y la asignación en el presupuesto de compras de la Institución
Educativa.

Una vez incorporado, se requiere que el Rector autorice la contratación del servicio a la
secretaria pagadora para que realice el certificado de disponibilidad presupuestal y se inicie el
proceso para la contratación del mismo.

Un factor a tener en cuenta y al que se le da solución inmediata, es que en la Inspección de

Guacavía se va de manera constante el servicio de energía eléctrica. Pensando en ello, se
contrata el servicio que lleve incluida una batería adaptada de manera que en caso de fallos de
energía, el software siga funcionando de manera ininterrumpida y que igualmente los timbres
puedan sonar sin interrupción alguna.

De esta manera el proyecto es viable, funcional y no se presentan objeciones al mismo.

HENRY GARZON CASTRO RAUL RUBIANO MORA

DIRECTIVO DOCENTE DIRECTIVO DOCENTE
Líder funcional Coordinador del proyecto