CODIGO: PT-SF-002 OFTALMOCENTER

NIT. 900.159.763-1
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Procedimiento: ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS, INSUMOS Y MATERIALES
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I. ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS

MÉDICOS, INSUMOS Y MATERIALES

1. OBJETIVO

Este es el procedimiento por medio del cual se realiza la programación de las compras, es requisito
fundamental un buen proceso de estimación de necesidades, el cual tiene como finalidad
establecer los requerimientos de medicamentos, dispositivos médicos, insumos y materiales
necesarios para cierto periodo de tiempo (cantidad, calidad y momento oportuno).

2. ALCANCE

Este proceso inicia con la determinación de las cantidades que debe comprarse para suplir las
necesidades por un periodo de tiempo determinado. Lo más importante para la adecuada
estimación de las cantidades a adquirir es contar con información actualizada y permanente, y
tener en cuenta las tendencias y perspectivas futuras hasta el momento de recibo de los
medicamentos, dispositivos médicos, insumos y materiales en el servicio farmacéutico.

3. RESPONSABLES

Es responsabilidad de las siguientes personas:

3.1. Director Técnico

 Garantizar el cumplimiento de las acciones descritas en este documento.

 Garantizar la existencia de medicamentos, dispositivos médicos, insumos y materiales

necesarios en el servicio farmacéutico.

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3.2. Gerente

 Garantizar el cumplimiento de las acciones descritas en este documento.

 Recibir listado de necesidades de medicamentos, dispositivos médicos, insumos y materiales

expedida por el Servicio farmacéutico.

 Mantener comunicación con proveedores para diligenciar trámites de pedido de medicamentos,

dispositivos médicos, insumos y materiales.

4. DEFINICINES

 Métodos por consumos históricos: Se recopila la información de los elementos (kárdex,

formatos de entrega, formatos de consumo, etc.) Que evidencien cómo ha sido el movimiento
de los medicamentos en la institución, durante un tiempo determinado (mínimo durante un
mes). Con base en esta información se establece el consumo promedio mensual (CPM) de
cada producto.

 Consumo promedio mensual (CPM): Para conocer este dato se debe obtener el consumo de
cada insumo durante el último mes como mínimo, en caso de no contar con información de
datos que se obtienen directamente del kárdex físico o sistematizado, el cual debe ser
actualizado constantemente con información veraz. Para calcular el consumo promedio
mensual, se suman los consumos del o los meses analizados y se divide por el número de
éstos.

 Manejo de stocks en el Servicio Farmacéutico: Se define como la cantidad óptima de

insumos que debe poseer el servicio determinado, de tal forma que pueda prestar el servicio
sin contratiempos, pero a la vez sin tener exceso de existencias. Los stocks deben ser
definidos por el Comité de Farmacia y Terapéutica.

 Orden de Compra. Documento con el cual la institución solicita a un proveedor el suministro

de medicamentos y dispositivos médicos farmacéuticos.

 Producto Farmacéutico Vital No disponible. Es un producto farmacéutico indispensable e

irreemplazable para salvaguardar la vida o aliviar el sufrimiento de un paciente o un grupo de
pacientes y que por condiciones de baja rentabilidad en su comercialización, no se encuentra
disponible en el país o las cantidades no son suficientes.

 Producto Farmacéutico Importado. Todo aquel producto farmacéutico que para su

comercialización requiere pasar por el proceso de importación reglamentado por el INVIMA y
ministerio de comercio exterior.

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 Producto Líder. Es el producto que para la organización genera mejor relación costo –
Beneficio, el cual se entrega a nuestros clientes cuando no viene la marca requerida.

5. POLITICAS DE ADQUISCION

Este proceso es de vital importancia ya que este nos garantiza un stock de acuerdo a las
necesidades del servicio hospitalario, por lo tanto llevarlo a cabo requiere de mucha
responsabilidad y conocimiento. Cuando se tiene claro que es lo que se va a comprar, es necesario
determinar en qué cantidades debe comprarse para suplir las necesidades por un periodo de
tiempo determinado. Lo más importante para la adecuada estimación de las cantidades a adquirir
es contar con información actualizada y permanente, y tener en cuenta las tendencias y
perspectivas futuras.

A través del Método por consumos históricos; se establece el consumo promedio mensual (CPM)
de cada producto, el tiempo que transcurre entre el momento en que se inicia el proceso de
adquisiciones y en el que llega el medicamento a la institución es el tiempo de reposición, se
determinaran los niveles mínimos y máximos de existencias, el punto de reposición y las cantidad
de existencias a la cual le debe iniciar el proceso de adquisiciones y la cantidad a pedir. Criterios
que son fundamentales para la programación y ejecución de las adquisiciones.

Este proceso consiste en la compra de los insumos de acuerdo con las necesidades para atender
la demanda. Como apoyo permanente al proceso de adquisición, se cuenta con el comité de
Farmacia y Terapéutica, conformado como por el gerente o coordinador médico de la institución,
enfermera jefe y el químico farmacéutico o director técnico. Su función principal es adjudicar la
compra a la mejor oferta, mediante la consideración de los siguientes aspectos: calidad del
producto, precio, plazo de entrega, condiciones de pago, calidad del servicio, cumplimiento del
proveedor, exclusividad, oportunidad en la entrega y otros. Una vez realizado el proceso de
adquisición pasamos al proceso de recepción.

Solo se realizara adquisición de tipo urgencia de aquellos medicamentos que se requieran para
salvaguardar la vida del paciente y que estén fuera del listado básico de medicamentos y
dispositivos médicos. El manejo de donaciones será únicamente de acuerdo al Listado Básico de
Medicamentos y Dispositivos Médicos Institucional.

6. FLUJOGRAMA

6.1. FLUJOGRAMA DE ADQUISICION DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS,

INSUMOS Y MATERIALES

No.

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6.2. POLITICA DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 Precio. Se evaluara el manejo en valor costo efectividad razonable, que sean acordes a la
calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del mercado,
descuentos, pronto pago, también los gastos que podrían adicionarse a éste, tales como los
gastos de transporte, seguros, embalaje, etc.

 Calidad. Se analizara los productos o servicios sean acordes con los precios que tienen, se
deben tener en cuenta sus componentes, sus características, sus atributos, su durabilidad,
etc. Acordes y en cumplimiento con la normatividad vigente.

 Pago. Se evaluará las formas de pago que ofrece el proveedor, crédito o contado. En el caso

de contado condiciones favorables en el plazo del pago con o sin descuentos o promociones, y
en caso de contado mejores descuentos financieros.

 Entrega. Se evaluará el valor del pedido mínimo, y el tiempo de respuesta con respecto a la
oportunidad y rapidez en la entrega.

 Servicios de Post – Venta. Se evaluara las garantías que el proveedor brinde, capacitación y

acompañamiento en el uso de sus productos, la asistencia técnica, el servicio de
mantenimiento, su política de devoluciones por vencimiento, producto no solicitado, producto
inconforme o de baja rotación.

 Capacidad de abastecimiento. Se analizara la capacidad de respuesta de abastecimiento

por volumen, urgencia o servicios prioritarios.

6.3. ORDEN DE COMPRA

La Orden de Compra deberá contener todas las especificaciones del producto:

 Número consecutivo de la orden de compra generada.

 Datos del proveedor a quien se le solicita la orden de compra: Nombre, nit, fax, dirección,
teléfono, etc.

 Datos de la institución quien solicita la orden de compra: Nombre, nit, fax, dirección, teléfono,
etc.

 Descripción completa de cada medicamento y/o dispositivo médico en la Denominación Común

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Internacional (DCI) y laboratorio fabricante.

 Cantidad requerida en unidades mínimas y/o embalaje de acuerdo a cada fabricante.

 Valor por unidad y valor total discriminando el IVA si es el caso según el convenio con
proveedor por cada medicamento y/o dispositivos médicos solicitado.

 Valor Total de la factura.

 Observaciones, cuando se requiera.

 Firma del funcionario que elabora la orden generada (nombre). - Firma del funcionario que
aprueba la orden generada (opcional). - Firma del proveedor (Opcional)

 Las condiciones comerciales y especiales de la institución están definidas en los términos de

referencia de la oferta de medicamentos, dispositivos médicos.

 El responsable de identificar los medicamentos que se deben reponer o solicitar y de

consolidar la información respectiva para generar la orden de compra es el responsable del
servicio farmacéutico.

 Nota: Todo el inventario de productos farmacéuticos a adquirir para dispensación y suministro

para la prestación de la atención al paciente, deberán responder a las necesidades reportadas
por el servicio farmacéutico y la sala de cirugía de la institución.

6.4. CLASIFICACION DE LOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

Los medicamentos se encuentran clasificados, así:

a. Alta rotación, en su mayoría hacen parte del POS son considerados críticos.

b. Mediana rotación, son POS y no POS, en su mayoría no son considerados críticos.

c. Baja rotación, son POS y no POS, son los medicamentos y/o dispositivos médicos que rotan
esporádicamente.

6.5. COMPRA A PROVEEDORES (LABORATORIOS, DISTRIBUIDORES Y/O DESPOSITOS)

Para la compra de medicamentos, dispositivos médicos y materiales se acude a proveedores como

Laboratorios y/o distribuidores que tienen contrato directo con la institución en la modalidad de
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crédito; cuando se compra directamente a otro tipo de proveedores lo cual no representa un

porcentaje significativo para la institución, se seleccionan los de mayor trayectoria en el sector
mercantil y se hace mucho más estricto el procedimiento de recepción e inspección técnica al
100% de la totalidad de los medicamentos y dispositivos médicos adquiridos.

6.6. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

Todos los medicamentos, dispositivos médicos, y/o material farmacéutico pasa por un proceso de
Recepción técnica y administrativa donde se verifica que se cumpla con los requisitos establecidos
en la orden de compra, en caso de encontrar diferencias se concilia con el proveedor teniendo en
cuenta las condiciones pactadas en la negociación, de lo contrario se realiza el procedimiento de
devolución de conformidad con la políticas de cada proveedor. Las verificaciones de tipo técnico se
realizaran de acuerdo a lo establecido en los procedimientos definidos por la institución. Los
hallazgos que correspondan a inconformidades se deben reportar de forma preventiva al comité de
Farmacia Y terapéutica para su evaluación y finalmente al proveedor.

6.7. COMPRA DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

 Los Medicamentos de Control Especial (MCE) solo pueden ser comprados a proveedores que
cumplan con los requisitos normativos y que cuenten con resolución vigente.

 Nota: Los Medicamentos de Control Especial (MCE) Monopolio del Estado sólo pueden ser
comprados al FNE en Bogotá, pero en la institución no se usan.

 En el procedimiento para manejo de Medicamentos de Control Especial (MCE), se adopta el

manejo de acuerdo a la normatividad vigente y la Resolución 1478 de 2006.

6.8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Para cumplir con el proceso de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos se realizara

mediante los siguientes pasos:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

 Definir el periodo de análisis y de proyección

de necesidades (será para 1 mes).
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 Cuantificar las necesidades de medicamentos

y dispositivos médicos y priorizara por nivel de
uso.

 Confrontar dichos cálculos con los consumos

históricos correspondientes a los números de
procedimientos o con los registros de
existencia del servicio farmacéutico.

 Analizar las causas que incidieron en la

modificación notable de los consumos,
después de comparar el numeral la cantidad
1. Programación de
requerida con los consumos históricos. Servicio
necesidades
Farmacéutico
 Generar el reporte de análisis de saldos y
consumos históricos.

 Organizar, revisar y analizar el reporte de

análisis de saldos y consumos históricos.

 Identificar los medicamentos y/o dispositivos

médicos que se deben reponer, su cantidad y
el proveedor.

 Ajustar las cantidades definidas para prestar

los servicios y programar las cantidades a
adquirir, teniendo en cuenta los indicadores de
punto de reposición, consumos promedios,
niveles mínimos y tiempo de reposición.

 Definir prioridades, de acuerdo con el

presupuesto disponible y al peso económico
de cada medicamento dentro del total.

 Definir programas de entregas o espacios

proyectados de compra de acuerdo a la
modalidad de adquisición, a las necesidades y
al flujo de caja de la institución.
2. Reporte consolidado Servicio
por proveedor  La programación de necesidades será Farmacéutico
evaluada permanentemente y aprobada por el
Comité de farmacia y terapéutica.

 Consolidar por proveedor las cantidades y los

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medicamentos y/o dispositivos médicos a

solicitar teniendo en cuenta la oferta y los
factores de empaque de los fabricantes.

El director del servicio farmacéutico verificará la

3. Verificar ficha técnica ficha técnica de medicamentos y dispositivos
Servicio
médicos a comprar y hará la verificación de las
y alertas sanitarias Farmacéutico
alertas del programa de fármacovigilancia y
tecnovigilancia pertinente según las publicaciones
o correos recibidos del INVIMA.

El director del servicio farmacéutico hará la

validación de los medicamentos y dispositivos
médicos se encuentren en el Listado Básico de
4. Verificar en listados Servicio
Medicamentos y Dispositivos Médicos
institucionales Institucionales, para realizar la solicitud si se Farmacéutico
requiere de exclusión o inclusión de uno o más
productos.

Se reunirá la información y se hará la solicitud

5. Presentar reporte de ante el Comité de Farmacia y terapéutica de los
Servicio
medicamentos, dispositivos médicos, insumos y
compras al comité de Farmacéutico
materiales para cubrir las necesidades para el
farmacia y siguiente mes e informara el valor de las compras
terapéutica y de las novedades de exclusión o inclusión si así
se requiere.

El criterio técnico del director del servicio

farmacéutico prevalecerá cuando se presenten
diferencias de criterios, con relación a la calidad,
6. Prevalencia del Director Servicio
recepción y almacenamiento, distribución, uso
conocimiento adecuado, devolución al proveedor por fecha Farmacéutico
técnico. próxima de vencimiento, ofrecimiento, aceptación
y/o rechazo de donaciones, destrucción o
desnaturalización de medicamentos y dispositivos
médicos.

Comité de
Definir la programación de necesidades, el Comité Farmacia y
7. Decisión de de farmacia y terapéutica de la institución aplicará terapéutica
la política de compras de la organización,
selección
determinando la modalidad de la adquisición, la
característica de la negociación, la evaluación de Servicio
las ofertas y la adjudicación y suscripción del farmacéutico
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contrato o la contratación directa.

 El responsable del servicio farmacéutico

enviará de manera oportuna, continua y verás
al sistema de información del servicio
8. Envió y confirmación
farmacéutico toda la información que vaya
de Información a adquiriendo respecto a medicamentos y Servicios
proveedores dispositivos médicos. Farmacéuticos

 Hacer la validación pertinente de la información

llegue a su remitente (proveedor).

 El director del servicio farmacéutico verificará Director del

9. Verificación y que los proveedores cumplas con las servicio
condiciones y especificaciones contratadas
evaluación de farmacéutico.
por la institución.
proveedores
 El comité de farmacia y terapéutica elegirá las Comité de
ofertas que cumplan con las especificaciones farmacia y
solicitadas considerando el mejor precio y compras
calidad, justificando la selección.

 En el proceso de adquisición de medicamentos

y dispositivos se controlará continuamente el
cumplimiento de los principios de economía,
transparencia y selección objetiva del
proveedor.

10. Control durante el  Se tendrá en cuenta el sistema de codificación Director Servicio

proceso de para medicamentos y dispositivos médicos de Farmacéutico.
adquisición. acuerdo al sistema tecnológico de la institución

 En el proceso de adquisición de medicamentos

y dispositivos se controlará estrictamente el
cumplimiento de la normatividad para la
contratación administrativa, civil y comercial,
según el caso, especialmente, el cumplimiento
de los principios de economía, transparencia y
selección objetiva del contratista.

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