Objetivos del Sistema de Control Interno

Componentes y Elementos del Sistema de Control Interno

Según Ley 87 y COSO

MODELO DE ESTRUCTURA
LEY 87 DE 1993
CONCEPTUAL INTEGRADA - COSO

 Talento Humano

 Planes y Políticas

 Esquema Organizacional
 Ambiente de Control
 Procesos Organizacionales
 Valoración de Riesgos
 Sistema de Información y
Comunicación  Actividades de Control

 Comité de Coordinación del  Monitoreo

Sistema de Control Interno  Información y Comunicación

 Oficina de Control Interno

 Mecanismos de Evaluación y
Verificación

 Participación Ciudadana

Características del Sistema de Control Interno

Seguridad razonable. No garantiza con certeza absoluta el cumplimiento de

objetivos de la organización.

Se realiza con personas. De cualquier estrato de la organización por lo que lo hace

vulnerable a que pueda existir colusión, es decir, que dos o más personas se
pongan de acuerdo para realizar actos ilícitos.

El sistema de control interno es un proceso. Es decir, es un medio no un fin en sí

mismo.
Proceso dinámico multidireccional, multidimensional, repetitivo y permanente.
Requiere de monitoreo y seguimiento permanentes con el fin que los mecanismos
de control no pierdan vigencia.

No es un parámetro rígido. No es aplicable de una forma idéntica en todas las

organizaciones, difiere de acuerdo con la complejidad, cultura y filosofía de cada
organización.

Propósitos de la Evaluación y Calificación del Sistema de Control Interno

Tener una base confiable para determinar el alcance y la extensión necesaria de las
pruebas, en las que deberán concentrarse los procedimientos de la Auditoría
Gubernamental con Enfoque Integral.

Determinar si el Sistema de Control Interno como instrumento de gestión está

garantizando de manera razonable, el logro de las metas y objetivos institucionales
de manera eficaz y eficiente.

Contribuir a fortalecer en los administradores públicos, el principio de

responsabilidad, ya que es a ellos a quienes corresponde, de manera indelegable,
el adecuado diseño, adopción e implementación del Sistema de Control Interno, en
el ámbito de su jurisdicción y competencia.

Responsabilidades en la evaluación del Control Interno:

La administración es responsable de implementar un sistema de Control Interno

confiable.

Conocer y entender el papel del Sistema de Control Interno.

Evaluar, calificar y recomendar para mejorar.

Tipos de Control

Los controles se clasifican según su cobertura y según su funcionamiento:

SEGÚN SU COBERTURA SEGÚN SU FUNCIONAMIENTO

 Controles Generales  Controles Preventivos

Comprenden los planes, Evitan errores, omisiones o
programas, presupuestos, irregularidades, pueden ser
los informes operativos, organizativos y de
los análisis de varianza, procedimientos. Los
etc. organizativos rigen la división de
los deberes, como la separación
entre las funciones de
autorización y las de ejecución.
Los de procedimiento conciernen
al procesamiento de datos, deben
asegurar un manejo íntegro,
exacto y adecuado de los
mismos. Entre los controles de
procedimiento figura el control de
números de orden, requisitos
para la autorización y empleo de
cuentas de control. Tanto los
organizativos como los de
procedimiento corresponden más
al nivel operativo que al de
gestión.

 Controles de Detección

Detectan errores, omisiones o

 Controles irregularidades, sirven para
Específicos supervisar el resultado del
sistema. En el plano operativo,
Tienen una finalidad se usan, para verificar la eficacia
precisa, en relación con el de los controles preventivos, por
acceso, la protección, la ejemplo, el análisis de metas.
disposición y la rendición Sirven también para verificar las
de cuentas e informes y diferencias entre los resultados
procesos específicos. reales y las normas
preestablecidas, las cuentas
morosas o las cuentas de
variación de existencias.

 Controles Correctivos

Controles de medidas
correctivas, son consecuencia de
problemas revelados por los
controles de los otros cuatro
tipos.

Formas que Pueden Tomar los Controles

 Los controles pueden tomar las siguientes formas:

CONTROLES FORMAS

 Numeración Secuencial

 Totales de Control

De Perfección
 Archivos de Pendientes

 Listas de Recordatorio

 Segregación de deberes

 Acceso restringido

Disciplinarios
 Supervisión

 Procedimientos de Auditoría Interna

 Autorización

 Comparación
De Validación

 Verificación de Validez

 Doble Verificación

De Reejecución
 Control Previo

Controles de Perfección

Numeración Secuencial o Numeración de Orden:

Una manera de asegurarse contra la pérdida o desviación de transacciones, es

numerarlas de forma secuencial esto permite la integridad de la secuencia
numérica después de su procesamiento. La inutilización de un número de
secuencia debe quedar reflejado para posterior verificación.
Totales de Control:
Totalizar cifras críticas o significativas, antes o después de su procesamiento, es
una manera de asegurar que todas las transacciones han sido procesadas. El
sistema de partida doble en realidad ilustra esta forma de control, por medio de
la igualdad de los débitos y créditos, tanto en cada asiento como en el conjunto
del sistema contable.
Archivos de Pendientes:
La elaboración de una lista de transacciones o la retención de un archivo de
copias de documentos fuente, eliminando aquellas transacciones ya procesadas,
deja abierta o pendientes las operaciones no procesadas, de tal manera que
puedan ser controladas. Una copia de cualquier documento fuente puede ser
archivada como pendiente hasta la recepción de la evidencia que determine el
término de su procesamiento. El ejemplo más práctico es el archivo de copias de
órdenes de compras emitidas en la unidad contable y que se encuentra pendiente
de entrega para los informes de recepción o facturas.

Listas de Recordatorio:
Listas de verificación de requisitos legales o contractuales y de fechas en las
cuales vencen los plazos de cumplimiento, constituye esta forma de control. El
ejemplo más común es el archivo de facturas por pagar clasificado por fechas de
vencimiento. Esta forma de control ayuda a evitar el olvido de procesamiento
oportuno de las transacciones o actividades.
Segregación de Deberes:
Actividades o procesos claves secuenciales deben estar bajo la autoridad y/o
responsabilidad de distintos funcionarios, de tal forma que la actividad realizada
por una sea verificada por la siguiente.
Acceso Restringido:
Normalmente se asocia con la salvaguarda de valores y bienes como: efectivo,
valores, negociaciones, inventarios y otros de fácil convertibilidad al efectivo o al
uso particular. Es aplicable al acceso a registros, documentos y formularios
todavía no utilizados, así como a cualquier componente del proceso contable.
La sistematización y disciplina restringen el acceso a cada parte del proceso a
aquellos individuos que con base en tal restricción, pueden ser responsabilizados
de su parte en el proceso.
Supervisión:
Los supervisores periódicamente se aseguran que cada persona cumpla, dentro
de los rangos de calidad y efectividad, con las funciones y deberes
asignados. Por ejemplo, el Jefe de la Unidad Contable debe asegurarse que las
 transacciones se han registrado al día, las conciliaciones bancarias se efectúan
mensualmente, etc.
Procedimientos de Auditoría Interna:
Es el proceso objetivo, sistemático y profesional de revisión de las operaciones
financieras, legales y administrativas, para proporcionar a los niveles directivos
de las entidades, información acerca de la ejecución de sus actividades y el grado
de economía, eficiencia y eficacia de las mismas.

Controles de Reejecución

Doble Verificación:
La doble verificación constituye un mecanismo para detectar errores, pero
también es uno de los más costosos. Consiste en la repetición o reejecución en
detalle de la actividad sujeta a control; no debe ser efectuado por la misma
persona, que desarrolla la actividad.
Cualquier actividad rutinaria y física puede ser verificada dos veces. La
reverificación de cálculos es la forma más común en la contabilidad. En la rutina
de la oficina la lectura del producto mecanografiado es un ejemplo típico.

Control Previo:
El examen detallado de las transacciones antes de terminar su procesamiento
asegurando su autorización, legalidad, propiedad, proceso completo y ausencia
de errores en el mismo, constituye una manera comprensiva de controlarlas. Al
igual que la doble verificación, el control previo resulta muy costoso.
El control previo difiere de la doble verificación por que el primero involucra la
evaluación y juicio de la transacción, mientras que el segundo solamente
involucra la reejecución rutinaria, sencilla y detallada.

Métodos de Evaluación del Sistema de Control Interno

Los métodos más utilizados para la evaluación del Sistema de Control Interno, son
los siguientes:

 Flujogramas o Diagramas de Flujo

 Cuestionarios de Control Interno

 Descriptivo o Narrativo

En el desarrollo de cualquiera de los métodos anteriores el auditor debera tener en

cuenta el siguiente procedimiento:
  Obtener o actualizar el conocimiento sobre la entidad y sus operaciones o
negocios y su entorno como insumo principal de esta evaluación.

 Obtener o actualizar el conocimiento específicamente sobre la estructura de

control interno y por tipos importantes de transacciones o actividades
sensibles (A través de Flujogramas, cuestionarios, entrevistas, entre otros).
 Identificar los errores o irregularidades que pudieran ocurrir en cada ciclo,
proceso o actividad sensible para determinar los riesgos inherentes y
controles inoperantes (A través de Flujogramas, cuestionarios, entrevistas,
entre otros).
 Verificar mediante pruebas de cumplimiento y técnicas de auditoría el
conocimiento alcanzado.
 Evaluar la estructura de control interno.
 Diseñar dentro de los programas de auditoría la evaluación del control
interno.

Flujogramas o Diagramas de Flujo

Este método narra un proceso administrativo u operativo a través de gráficos o

símbolos establecidos. La conjugación de dichos gráficos con la narración de los
procedimientos se conoce como Flujogramas.

Los flujogramas se elaboran por separado para cada tipo de transacción, actividad,
proceso o ciclo, mostrando los procedimientos o mecanismos de control aplicables
y el flujo de datos o información a través de la estructura.

Una gráfica de flujo le permite al auditor ver las relaciones que existen entre las
diferentes actividades, duplicaciones, ausencia de controles e identificación de los
mismos.

Para quienes se les facilita la evaluación del sistema de control interno a través de
flujogramas, le recordamos incluir el concepto y la figura de control, apoyados en la
Ley 87 de noviembre 29 de 1993.

Cuestionarios de Control Interno

El cuestionario de control interno consiste de una serie de preguntas que se

relacionan con procedimientos de control normalmente requeridos para prevenir o
detectar errores e irregularidades en un proceso, procedimiento o transacción.

Las preguntas están redactadas de manera tal que se obtengan respuestas de “sí”
o “no”, dando a entender la primera de estas respuestas, que el procedimiento de
control necesario está utilizado por la entidad.
 El cuestionario proporciona un enfoque estructurado que minimiza la posibilidad de
pasar por alto algunos aspectos importantes de la estructura y otra ventaja es su
fácil aplicación.

Para complementar y comprobar la respuesta obtenida en el formulario, es

necesario realizar pruebas de cumplimiento, especialmente sobre las contestadas
positivamente.

Descriptivo o Narrativo

Este método consiste en la narración escrita de uno o varios procesos

organizacionales; tiene como propósito identificar la existencia o carencia de
controles y sus responsables.

Se utiliza especialmente en organizaciones pequeñas, por lo que su empleo es poco

usual en el ámbito de la auditoría de organizaciones del sector público, Sí se
pretende desarrollarlo, es importante realizar las siguientes actividades:

 Seleccionar el área o dependencia.

 Solicitar información sobre funcionamiento, procesos, documentos y
responsables del área o dependencia en estudio.
 Registrar por escrito la narración que haga el responsable del área o
dependencia.
 Validar la información obtenida durante la narración.

El flujograma, los cuestionarios y el método descriptivo no son excluyentes, se

pueden utilizar de una manera combinada, en ocasiones los auditores utilizan
información narrativa para documentar la información obtenida en este estudio, bien
sea a través de cuestionarios o flujogramas.

Método de Evaluación

La evaluación se apoya en el manejo y verificación del Cuestionario por

Componentes del Sistema de Control Interno diseñado para tal fin por la
Auditoria, con base en los componentes Ambiente de Control, Valoración del
Riesgo, Actividades de Control, Monitoreo e Información y Comunicación,
expuestos en el Modelo de Estructura Conceptual Integrada del Comittee of
Sponsoring Organizations of The Treadway Comission - COSO.

Cada componente contiene unos elementos sobre los cuales se ha diseñado un

número determinado de preguntas, para aplicar en la evaluación del sistema de
control interno de las diferentes organizaciones estatales.
Adicionalmente, para el componente Actividades de Control, se incluyen
cuestionarios específicos para las áreas de presupuesto, tesorería, contratación e
inventarios. Para evaluar el área contable la Revisoria adapta el cuestionario
utilizado por Contaduría General de la Nación en el informe que le rinden las
organizaciones estatales.

En la evaluación de las áreas misionales o de negocio los equipos de auditoría, de

cada proceso auditor, deberán construir el cuestionario específico para cada uno de
los negocios misionales, según la particularidad de cada organización auditada.

Si el auditor o el equipo auditor consideran que deben adicionarse criterios de

evaluación a un componente, éstos igualmente serán calificados de acuerdo a la
escala de evaluación y se deberán sumar como un criterio más para el cálculo del
promedio de la calificación del respectivo componente.

El Riesgo y la Auditoría

En el proceso de auditoría el riesgo es un aspecto al cual el auditor se enfrenta

permanentemente, por lo que es necesario hacer la distinción entre riesgo, correr
riesgo y problema.

El riesgo se puede clasificar como:

 Riesgo Inherente
 Riesgo de Control
 Riesgo de Detección (Llamado también de Auditoría)

En la práctica, la distinción entre riesgo inherente y riesgo de control no es tan

relevante como sí lo es el identificar los factores de riesgo que influyen en la
naturaleza o alcance de los procedimientos de auditoría planificados.

Dentro del proceso auditor la consideración de este aspecto, está encaminada a

determinar cómo la entidad enfrenta y valora los riegos.

Cómo entender los riesgos que enfrentan las organizaciones:

Conocer y comprender sus objetivos.

Identificar el impacto al no lograr sus objetivos

Conocer la reacción y la forma cómo la Administración enfrenta los

riesgos

Para determinar, evaluar y valorar el riesgo en una organización es necesario tener

en cuenta:
 I. La Definición de Objetivos

Permite identificar la orientación de los recursos y esfuerzos de la organización, lo

que se constituye en condición previa para la evaluación del riesgo y su medición.

Los objetivos se pueden ser:

 De Operaciones; Se relacionan con la misión de la entidad, por lo tanto se

deben medir básicamente los riesgos relevantes de sus áreas misionales o
negocios estratégicos.
 De Información; Orientados a la preparación y obtención de información.
 De Cumplimiento; Tienen que ver con la formulación y cumplimiento de
objetivos en términos cuantitativos, lo mismo que el cumplimiento de normas
y regulaciones.

II. La Identificación de Riesgos

Permite un control efectivo, al considerar éstos se deben tener en cuenta factores

externos e internos de la organización.

Dentro de los factores externos se consideran:

 Desarrollos tecnológicos que pueden afectar la naturaleza y oportunidad de

la investigación y desarrollo.
 Necesidades y expectativas cambiantes de los clientes que pueden afectar
el desarrollo del producto, el proceso de producción, el servicio al cliente, los
precios o las garantías.
 La competencia puede afectar las actividades de mercadeo o servicio.
 La legislación puede forzar a cambios en las políticas y estrategias de
operación.
 Las catástrofes naturales pueden afectar cambios en operaciones, sistemas
de información y planes de contingencia.
 Los cambios económicos pueden tener un impacto sobre decisiones
relacionadas con financiación, expansión y desembolsos de capital.

Dentro de los factores internos están:

 Una ruptura en los sistemas de información.

 La calidad del personal vinculado, los métodos de entrenamiento y
la motivación pueden influir el nivel de conciencia para el control en la
Entidad.
 Un cambio en las necesidades de la administración.
 La naturaleza de las actividades de la Entidad.
  El acceso de empleados a activos.
 Un Comité de auditoría débil.
 Resistencia a los cambios y desarrollos.
 Desarticulación o descoordinación de los valores éticos organizacionales con
los personales.

III. El Análisis de Riesgos

Para analizar el riesgo se debe considerar:

 La estimación de la importancia del riesgo y sus efectos.

 El impacto en los bienes y/o servicios producidos.
 La evaluación de la probabilidad de ocurrencia.
 El establecimiento de acciones y controles necesarios.
 La evaluación periódica del proceso anterior.

IV. El Manejo del Cambio

Implica la identificación de factores cambiantes que pueden influir en los controles

internos.

Existen factores de cambio que requieren atenderse con mayor prioridad que otros,

nuevos sistemas de información o modificaciones de los mismos, nueva tecnología,

reorganizaciones corporativas, entre otros.

Consideraciones al Evaluar los Riesgos

El riesgo es un elemento que siempre está presente en cualquier

actividad humana, éste no se puede eliminar por completo pero su efecto
sí es posible minimizarlo. Al examinar una organización teniendo en
cuenta éste aspecto, el auditor debe considerar:

 El Riesgo Inherente, que está asociado a la naturaleza de una

entidad y a las actividades que desarrolla, debe ser conocido por
el auditor al practicar su examen, lo cual lo lleva a considerar la
forma como la organización opera y las dificultades a las que
está expuesta.
 El Riesgo de Control, considerado como aquel a que está
expuesto una actividad o mecanismo de control, significa que
 aunque existan los controles éstos pueden ser vulnerables, por
lo que existirá alguna posibilidad que se presenten errores o
irregularidades.
 El Riesgo de Auditoría, se presenta sobretodo por la
naturaleza del examen, el cual es posterior y selectivo, lo que
incrementa la posibilidad que las pruebas aplicadas por el
auditor no tengan la suficiente profundidad, ni abarquen todo el
universo objeto de su examen.

Las anteriores consideraciones requieren especial cuidado en la

planeación de la auditoría, la elaboración de programas y la validación
de información, además de un debate permanente sobre obtención,
suficiencia y pertinencia de las evidencias que soportan los hallazgos de
auditoría.

Así mismo, se hace indispensable contar con niveles adecuados de

coordinación y supervisión del proceso auditor.

Identificación y Análisis de Riesgos

Las organizaciones son sistemas contenidos dentro de sistemas mayores, aspecto

que implica que la Entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados de fuentes
externas e internas, que pueden afectar el logro de sus objetivos.

El sistema de control interno debe minimizar los riesgos, por lo que se hace
necesario identificarlos, analizarlos y determinar cómo deben ser administrados para
atenuar su impacto.

Línea de
Elemento Aspecto a Evaluar Técnica Riesgo
Auditoría

Planeación,
Matriz DOFA
Objetivos de Definición y claridad Desconocimiento, planes de
y
Operación en objetivos globales. desobligación. acción y
Entrevistas.
desempeño.

Efectividad con la cual los Descoordinación Proceso de

objetivos globales de la entre objetivos y planeación -
Entrevista
Entidad son comunicados metas. Desviación planes de acción
a los empleados. de la Misión y desempeño.
Objetivos de
Información
Análisis Proceso de
Inadecuada toma
Información financiera y vertical, planeación -
de decisiones.
no financiera. horizontal e planes de acción
Sanciones.
indicadores. y desempeño.

Proceso de
Relación y consistencia de
Objetivo planeación -
las Estrategias con los Revisión Desviación de la
planes de
objetivos globales de la analítica. misión.
acción y
Entidad.
desempeño.
 de Consistencia entre misión, Proceso de
objetivos, planes, planeación -
Revisión Incumplimiento de
programas, negocios, planes de
Cumplimiento analítica. metas y objetivos.
presupuestos y acción y
condiciones reinantes. desempeño.

Proceso de
Revisión
Conveniencia de recursos planeación -
analítica. Incumplimiento de
relacionados con planes de
Inspección metas y objetivos.
objetivos. acción y
documental.
desempeño.

Proceso de
Compromiso de los
Descordinación, planeación -
diferentes niveles de la
Entrevista desobligación y planes de
administración en la
deficiencia. acción y
definición de objetivos.
desempeño.

Inadecuada
Conveniencia de Incompetencia, toma de
mecanismos para DOFA, estancamiento de la decisiones
identificar riesgos TASCOI entidad, especialmente
provenientes de fuentes Entrevista. incumplimiento de en las áreas
externas e internas. su razón de ser misionales de la
entidad
Riesgos
Inadecuada
toma de
Identificación de riesgos DOFA, Desinformación
decisiones
significativos para cada TASCOI económica,
especialmente
objetivo importante a Espina de desvaloración,
en las áreas
nivel global y de actividad. Pescado ineficiencia
misionales de la
entidad

Totalidad y relevancia del

proceso de análisis de
Inadecuada
riesgo incluyendo la
toma de
estimación de los más Espina de Estancamiento,
decisiones
significativos, la Pescado, imprecisión
especialmente
valoración de la revisión organizativa,
en las áreas
probabilidad de su analítica incompetencia
misionales de la
ocurrencia y la
entidad
determinación de
Análisis de
acciones requeridas.
Riesgos
Existencia de mecanismos
para anticipar, identificar
Áreas
y reaccionar a los eventos Desorientación,
TASCOI misionales de la
o actividades rutinarias incompetencia,
indicadores, entidad, Oficina
que afectan la inadecuada toma
flujogramas de Planeación y
consecución de objetivos de decisiones
Control Interno.
globales o a nivel de
actividad.

Existencia de mecanismos Desviación en el

Áreas
para identificar y cumplimiento de la
DOFA, misionales de la
Manejo de reaccionar a cambio que misión,
revisión entidad, Oficina
Cambios puedan tener efecto incumplimiento de
analítica de Planeación y
significativos. sobre la metas,
Control Interno.
Entidad. estancamiento

Identificar Áreas Críticas

El universo de las operaciones o actividades que han de revisarse dependerá de la

naturaleza de los objetivos y metas de la entidad y del análisis que se haga de los
componentes importantes de las actividades bajo examen.
Para identificar áreas críticas pueden considerarse aspectos relacionados con:

 Estructura funcional global y por áreas.

 Actividades que desarrollan el objeto social de la entidad.
 Asignación de recursos por áreas o actividades.
 Bienes o servicios que se producen y áreas o actividades que los generan.
 Contratos de servicio, compra, arrendamiento, obras civiles y de empréstito.

CONDICIONES QUE ALERTAN POSIBILIDAD DE FRAUDE O ERROR

 Actitud agresiva frente a informes,
 Énfasis en metas ambiciosas,
ACTITUD DE LA ADMINISTRACIÓN  Ausencia códigos de conducta,
 Ineficacia Oficina de Control Interno.

 Estilo Gerencial Autócrata,

 Ausencia de franqueza,
CARACTERÍSTICAS DE LA
 Alta rotación de personal,
ADMINISTRACIÓN
 Personal sin experiencia.

 Administración descentralizada sin

control,
 Ausencia de políticas y supervisión,
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
 Falta de conocimiento del negocio,
 Concentración de funciones.

 Control interno débil,

 Administración ineficaz,
 Alta rotación de personal clave,
CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD
 Relaciones no ususales con entes
relacionados.

 Cambios frecuentes en productos y

servicios,
CAMBIOS DE CTIVIDADES DE LA  Crecimiento inesperado,
ENTIDAD  Problemas con entes reguladores,
 Depresión económica del sector.

EVALUACIÓN

OBJETIVO DE APRENDIZAJE

Al finalizar el capítulo el Auditor tendrá una visión clara sobre la importancia de la

evaluación del Sistema de Control Interno en el proceso de Auditoria a través de los
ciclos operacionales y comprenderá la metodología para su evaluación.
1. De las siguientes afirmaciones sobre la evaluación del Sistema de Control
Interno solo una es verdadera, señálela:

El estado general del Sistema de Control Interno se podrá evaluar

únicamente al final del proceso auditor.
Las pruebas de cumplimiento no son herramientas aplicables para
la evaluación del Sistema de Control Interno.
El método de evaluación del sistema de control interno de la
EMPRESA auditada se centra en la verificación del cumplimiento de
las funciones de la Oficina de Control Interno.
Uno de los propósitos de la evaluación preliminar del Sistema del
Control Interno es el de establecer su estado de implementación,
desarrollo y ambiente de control en el cual operan las actividades y
funciones gerenciales de la organización

2. Una de las siguientes afirmaciones sobre evaluación del sistema de control

es verdadera, selecciónela:

El auditor debe evaluar el sistema de Control Interno de una

entidad limitando su acción a la identificación de uno de sus
elementos en cada ciclo operacional.
Para la asignación del peso porcentual de cada ciclo de la entidad
donde se está evaluando el sistema de control interno no debe
considerarse el negocio misional.
Con la evaluación preliminar del Sistema Control Interno no se
alcanza a determinar su estado de implementación, desarrollo y
ambiente de control en el cual operan las actividades y funciones
gerenciales de la organización.
Durante la fase de ejecución, la evaluación del Sistema de Control
Interno de la entidad auditada se continúa a través de la aplicación
de las pruebas sustantivas.

OBJETIVO DE APRENDIZAJE

Al finalizar la fase de planeación el Auditor debe tener un conocimiento claro sobre la

evaluación preliminar del Sistema de Control Interno.

3. De las siguientes afirmaciones relacionadas con los ciclos operacionales,

solo una es verdadera, selecciónela:

Los ciclos operacionales son eventos que involucran aspectos

administrativos y/o económicos similares que se relacionan en los
estados contables producto de las operaciones y transacciones en
el área de compras y suministros de la entidad.
Los ciclos operacionales son programas prediseñados para el
manejo del grupo de operaciones financieras de la entidad
auditada y se relacionan con los sistemas de información
requeridos para el proceso auditor.
 En la evaluación de uno de los ciclos el Auditor puede adicionar
algún criterio de evaluación y éste será igualmente calificado de
acuerdo a la escala de evaluación y debe sumarse como un criterio
más para el cálculo del promedio de la calificación del ciclo
respectivo.
Cuando un criterio de evaluación no aplica para una institución, el
auditor debe darle a éste la ponderación más alta de la escala de
evaluación.

1. TÉCNICAS DE AUDITORÍA

El examen de cualquier operación, actividad, área, rubro o transacción, requiere la

aplicación de técnicas y la elaboración de papeles de trabajo. El auditor debe recurrir a
su conocimiento y criterio profesionales en la aplicación de las mismas, dependiendo de
las circunstancias y necesidades que se tengan para que éstas sean las más
convenientes y efectivas.

Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba

que utiliza el auditor para obtener la evidencia que fundamente sus
opiniones, conclusiones y reportes.

Las técnicas seleccionadas y aplicadas se convierten en procedimientos de

auditoría.

1.1 Clases de Técnicas

Las técnicas se clasifican generalmente con base en la acción que se va a efectuar. Estas
acciones verificadoras determinan la clasificación de las técnicas de auditoría que
generalmente se agrupan en:

Ocular
Verbal
Escrita
Documental
Inspección Física

1.1.1 Técnica Ocular

Consiste en visualizar en forma directa y paralela la manera como los responsables de

la administración, desarrollan y documentan los procesos o procedimientos que la
organización utiliza para ejecutar las actividades objeto de control.

Esta técnica permite al auditor estar en contacto permanente y de manera presencial

con el día a día de la organización, para tener una percepción directa de su accionar,
como por ejemplo su estructura de la organización, sus directivos, sus instalaciones
físicas, sus movimientos diarios o sus relaciones con el entorno.
 1.1.2 Técnica Verbal

Permite obtener información mediante el dialogo con los integrantes de la organización

o los de su entorno relevante, con el propósito de averiguar o indagar posibles
debilidades de los procedimientos, prácticas de control interno y otras situaciones que
el auditor considere importante en el desarrollo de su trabajo.

Las evidencias que se obtengan a través de ésta técnica deben documentarse mediante
papeles de trabajo preparados por el auditor debidamente soportado.

1.1.3 Técnica Escrita

Es la actividad de registrar o plasmar información que a juicio del auditor sea importante
dentro de su trabajo. Esta técnica puede realizarse mediante las siguientes prácticas:

 Análisis

Consiste en identificar, estratificar o clasificar elementos constitutivos del objeto de

análisis, como por ejemplo planes indicativos, contratos firmados o liquidados, cuentas
o procesos, etc, con el propósito de obtener información y llegar a conclusiones que a
juicio del auditor afecten la gestión de la organización auditada.

 Conciliación

Es el cotejo o confrontación que se hace a la información obtenida de diferentes fuentes

sobre un mismo tema, como por ejemplo cumplimiento de metas, objetivos, ejecución
de contratos o de registros independientes pero relacionados entre sí, para establecer
su conformidad y veracidad.

Esta técnica puede ser aplicada a varias situaciones, pero el ejemplo más común es la
conciliación bancaria la cual busca establecer una correspondencia y confiabilidad entre
el saldo del extracto bancario y el saldo de los libros de la entidad, teniendo en cuenta
las diversas partidas conciliatorias.

 Circularización o Confirmación

Permite obtener un grado razonable de certeza sobre la existencia, cumplimiento,

veracidad y autenticidad de planes y programas ejecutados, cobertura de
usuarios, operaciones, cifras y datos, mediante el uso de diferentes medios.

Esta práctica generalmente se hace mediante comunicación directa con terceros que se
relacionan de alguna manera con la entidad auditada.

La circularización tiene las siguientes características:

 Preparada por el auditor, luego de seleccionar los terceros o entidades a quienes

se les solicitará la información.
 Firmada por un ejecutivo de la entidad que se está auditando, conocido del
deudor o acreedor. En caso de presentarse limitación para obtener la firma del
funcionario, debe ser firmada por un responsable del equipo de auditoría, quien
 deberá comunicar esta situación a los correspondientes niveles de administración
de la auditoría.
 Comunicada directamente por un integrante de la comisión de auditoría.
 La respuesta debe ser entregada a la comisión de auditoría.
 Las diferencias presentadas deben ser producto de análisis y seguimiento por
parte del equipo de auditoría.

Cuando se prepara la circularización, debe preveerse un segundo, en caso de no recibir

respuesta de la persona o entidad dentro del tiempo fijado por el auditor.

1.1.4 Técnica Documental

Consiste en obtener información escrita que permita soportar las afirmaciones, análisis
o estudios realizados por los auditores. Esta técnica puede surtirse a través de:

 La Comprobación

Verifica la evidencia que apoya o sustenta una operación o transacción con el fin de
corroborar su autoridad, legalidad, propiedad y veracidad. Por ejemplo el examen de
documentos como comprobantes, facturas, contratos, cheques cancelados y
correspondencia.

 La Computación

Es el análisis de documentos, datos o hechos asistidos por el computador y/o software

especializados, cuando las operaciones o transacciones se ejecutan en cantidad tal que
su análisis manual resultaría dispendioso.

 La Revisión Analítica

Comprende el análisis de índices, indicadores, tendencias y la investigación de las

fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulten inconsistentes o se desvíen de las
operaciones proyectadas.

Al realizar estos procedimientos es necesario verificar si se han adoptado o se deben

adoptar nuevas políticas.

La aplicación de estos procedimientos exige que el auditor realice los siguientes pasos:

- Pronosticar una cantidad, valor esperado o gama de valores, con base en

el conocimiento y la información disponible.
- Comparar la cantidad pronosticada con el valor real.
- Juzgar qué fluctuaciones o diferencias son significativas.
- Determinar la relevancia de las explicaciones dadas a las diferencias, si son
razonables y si se apoyan en evidencias disponibles.
- Análisis de tendencias.

 El Estudio General
Es la evaluación general de la entidad que hace el equipo auditor, sobre aspectos
relacionados con, naturaleza jurídica, objeto social, estados contables, información
presupuestal, sistemas de información, sistemas de control, plan indicativo de gestión,
contratación, entre otros.

1.1.5 Técnica de Inspección Física

Es el examen tangible que se hace a planes, programas o proyectos, contratos,

indicadores, registros, documentos o activos. La confiabilidad proporcionada por la
inspección de documentos y registros depende de su naturaleza, fuente y la eficacia de
los controles internos.

Es el reconocimiento real sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio

determinados.

2.1 Entrevista

La entrevista es una de las fuentes primarias de información para los equipos de

auditoría, para su desarrollo es importante tener en cuenta el siguiente procedimiento:

PROCEDIMIENTO ENTREVISTA

Preparación Iniciación

Conducción Entrevistas Circulares

Papel de Trabajo Compartiendo Resultados

Comprendiendo
Evaluación de la Información
Observaciones

Registro de Observaciones en
Diagramas Enriquecidos
Contexto

2.1.1 Preparación de Entrevistas

En el proceso de entrevistas se requiere una preparación anticipada por parte del equipo
auditor, la cual incluye las siguientes actividades:

 Selección de los entrevistados.

 Acordar con los participantes el calendario de las entrevistas en forma anticipada.
 Conocer y revisar la información disponible.
 Revisar hallazgos de entrevistas anteriores.
 Preparar preguntas específicas y líneas de investigación.
 2.1.2 Iniciación de Entrevistas

Las entrevistas deben ser concertadas con una persona de alto nivel jerárquico en la
organización.

Al iniciar la entrevista, el auditor debe:

 Plantear brevemente el propósito de la entrevista.

 Confirmar el nombre del entrevistado, cargo y número telefónico.
 Establecer una agenda para la entrevista (por ejemplo, las áreas que deben ser
cubiertas).
 Definir las reglas de juego durante la entrevista (Duración, condiciones
especiales, ayudas que se utilizarán).

2.1.3 Conducción de Entrevistas

El entrevistador debe procurar un ambiente de cordialidad, en el cual el

entrevistado se sienta a gusto. Cuando los entrevistados asumen una
posición defensiva hay mayores posibilidades de retención o distorsión de
información.

Se debe dar a los entrevistados tiempo para responder, no se deben sugerir

respuestas. Si una respuesta no es clara, o si el entrevistado parece
inseguro, entonces se debe solicitar que exprese nuevamente su respuesta.

En lo posible, las entrevistas se deben desarrollar en privado para reducir

distracciones y ayudar a los entrevistados a concentrarse en las preguntas
y sus respuestas.

Se sugiere iniciar con preguntas generales y después focalizar en las

preguntas del cuestionario: De acuerdo a las respuestas que se obtengan se
debe procurar desarrollar la entrevista como una conversación. En lo posible,
se deben preguntas que sólo requieran un sí o un no como respuesta,
excepto para clarificar un punto.

Es aconsejable comenzar la entrevista obteniendo o confirmando detalles de

hechos fácilmente verificables. A medida que progrese la entrevista, se debe
ampliar el diálogo lentamente, haciendo preguntas abiertas, no intimidantes,
mostrando siempre que el entrevistador valora y está interesado en todo lo
que el entrevistado tiene que decir.

Si es necesario, se pueden presentar ejemplos de la clase de información

que se desea obtener, no se debe forzar al entrevistado a que haga
aseveraciones específicas. El entrevistador debe intentar, en lo posible,
obtener visiones espontáneas sobre la organización sin forzar a los
entrevistados a estar de acuerdo con las propias.

Parte del propósito de la recolección de información para el conocimiento de

la organización está en descubrir discrepancias en las prácticas, procesos o
puntos de vista. Si las contradicciones se le muestran al entrevistado, él
 comenzará a alterar la evidencia. Para confirmar que las discrepancias
existen, repita la pregunta de otra manera, preferiblemente abordando el
asunto desde una perspectiva diferente más adelante durante la entrevista.

2.1.4 Entrevistas Circulares.

Aunque los auditores pueden tener una hipótesis sobre la situación investigada, los
entrevistados no la conocen y deben tener presente ese hecho. El propósito de una
entrevista no es poner en duda directamente los supuestos del entrevistado; por lo
tanto, los auditores deben limitarse a hacer preguntas y evitar dar opiniones.

Durante el proceso de investigación, el equipo de auditoría comenzará por formar

hipótesis sobre la organización y éstas pueden ser probadas durante las entrevistas,
regresando a temas particulares y explorándolos durante la entrevista en diferentes
formas.

Un propósito importante del proceso de entrevistas es probar hipótesis y determinar las

hipótesis estables. Estas hipótesis también pueden ser probadas en talleres o mesas de
trabajo del equipo de auditoría.

Existe una dimensión adicional a este tipo de cuestionamiento; si el auditor y el

entrevistado se enfrascan en la discusión de un tópico o aspecto, esto da lugar a que
surjan preguntas tanto para el entrevistado como para el auditor. Este proceso de
comienzo de auto examen en los gerentes y personal de la organización contribuye a
preparar a la organización para la tarea de poner en tela de juicio sus métodos y las
estructuras existentes, buscando nuevas posibilidades y acordando acciones de
mejoramiento como resultado de la auditoría.

2.1.5 Papel de Trabajo de la Entrevista

En la práctica, una hoja de entrevista de una sola columna de esta naturaleza puede ser
muy restrictiva en lo referente al espacio. En este caso, el mismo formato puede llevarse
a un libro de trabajo en el cual el lado derecho de la página se usa para consignar la
evidencia y el lado izquierdo para las observaciones.

La entrevista está dividida en dos partes, una que se refiere al entrevistado y otra al
auditor. En la parte superior derecha aparece la información correspondiente al
entrevistado, y en la columna de abajo, el auditor registra sus notas sobre lo que dice
el entrevistado durante la entrevista. En el lado izquierdo están las referencias del
auditor y la auditoría, y en la columna inferior el auditor registra sus apuntes o cualquier
clase de observaciones que tenga sobre la evidencia de la otra columna, o cualquier
pregunta que surja de la evidencia.

Así, en el lado derecho están sus hallazgos, y en el lado izquierdo, sus comentarios,
observaciones y preguntas sobre cada uno de estos hallazgos, así como lo que el auditor
piensa acerca de la evidencia que respalda o refuta las hipótesis, o implica una nueva
línea de pensamiento. Es crucial mantener por separado estos elementos, para evitar la
confusión entre la evidencia actual y su propio pensamiento acerca de ella.

Hoja de Entrevista
 HOJA DE ENTREVISTAS

Referencia de la auditoría Entrevistado

Entrevistador Entidad

Fecha Teléfono

Asunto Cargo

Desarrollo de la Entrevista y Conclusiones

2.1.6 Compartiendo Resultados

Compartir en las Mesas de Trabajo los resultados de las entrevistas entre los integrantes
del equipo es importante. Uno de los aspectos clave de la recolección de información es
la comparación de cifras y opiniones sobre un aspecto tomado de personas con diferentes
puntos de vista dentro de la organización. Esto permite a los auditores validar su
información mediante "triangulación". Por lo tanto, en auditoría es recomendable indagar
sobre aspectos desde diferentes perspectivas mediante entrevistas a varias personas de
la organización.
Es importante que los integrantes del equipo de auditoría tengan presente las líneas de
investigación que los demás están siguiendo para poder comparar hallazgos y
observaciones. La información generada por otros integrantes del equipo puede ayudar
a enfocar el cuestionario para las entrevistas. Las reuniones para discutir éstos reportes
son útiles para este propósito.

2.1.7 Evaluación de la Información

El auditor debe evaluar la calidad de la información encontrada, para lo cual se sugiere

dar respuesta a las siguientes preguntas:

 ¿Qué hechos se ofrecen para respaldar los puntos principales señalados?

 ¿El entrevistado está describiendo un hecho o dando una opinión?
 ¿Qué tan reciente es la información ?
 ¿Qué tan completa es la información?
 ¿Tiene la información el nivel apropiado de detalle?
 ¿Existen áreas que hayan sido omitidas en la entrevista?
 ¿Cómo se compara con información de otras fuentes?
 ¿Qué tan importante es esta información?
 ¿Usted comprende la información?

Es importante que los auditores validen en Mesa de Trabajo la información con la cual
sustentan sus propias observaciones. El comportamiento que los auditores observan en
su contacto directo con la organización, ¿corresponde con aquél del que les han hablado?

2.1.8 Comprendiendo las Observaciones

Como toda evidencia, las observaciones son usadas para ayudar al auditor a que
desarrolle una comprensión de la organización auditada y para formarse una opinión
acerca de ella. Para hacerlo, debe estructurar las observaciones, utilizándolas para
formar e informar los modelos mentales que tiene sobre la organización y probarlos
luego con observaciones adicionales.

Es importante estar en capacidad de modelar ésta información no estructurada, lo

permite discutirla formalmente como equipo, así mismo comparar notas, observaciones
y conclusiones. También nos obliga, como individuos, a hacer explícitas nuestras propias
preconcepciones y la base de nuestras propias visiones de la situación.

2.1.9 Registro de Observaciones en Contexto

Las observaciones contextuales son, por naturaleza, menos formales y menos fáciles de
definir que las entrevistas o la información estadística. Sin embargo, a pesar de la
dificultad, es importante para el auditor registrarlas. Cuando una observación atañe a
algo tangible, por ejemplo un fragmento de material escrito, entonces es apropiado
adjuntar una referencia a la observación del auditor acerca de la comunicación.

Algunas observaciones no pueden ser fácilmente asociadas a evidencia más tangible,

pero en todo caso ayudan a crear el contexto de la organización. En estos casos, puede
ser útil registrar las observaciones sencillamente como una nota o llamado que capturan
algún aspecto de la organización, una conversación particular, o un incidente.

2.1.10 Diagramas Enriquecidos de las Entrevistas

Con frecuencia, la mejor manera de capturar y expresar información no estructurada es

el uso de diagramas.

Los dibujos permiten a los auditores expresar sus observaciones e impresiones sobre los
roles, actitudes y opiniones de diferentes personas o grupos y las relaciones entre ellos
(tanto las actuales como las potenciales).

En los diagramas, las declaraciones pueden aparecer de forma que no sean consideradas
necesariamente como definitivas, pero sí pueden ser informativas, o al menos estimular
el debate dentro del equipo.

2.2 ENCUESTA

Es una herramienta útil para obtener información tanto cuantitativa como cualitativa.

Dependiendo del estudio a realizar se tienen disponibles los siguientes tipos de encuesta:

Vía Correo o de Diligenciamiento Personal

Este es un medio relativamente económico para llegar a un grupo amplio de personas

geográficamente dispersas. La tasa de respuesta es menor al 30%, para que ésta se
incremente, el cuestionario debe ser presentado de forma atractiva y debe estar escrito
de manera clara y sencilla.

Entrevista Personal

Este tipo es más apropiado cuando se desea cubrir temas complejos, ya que las
entrevistas se pueden guiar hacia preguntas difíciles y a la vez observar las respuestas.
Es costoso si el número de personas a entrevistar para obtener un resultado
representativo es grande. La tasa de respuesta generalmente es buena.

Entrevista Telefónica

Es un medio para cubrir una mayor población de manera rápida. Pueden ser difíciles de
validar y controlar, solo es posible hacer preguntas simples. Estas dificultades pueden
superarse a través de una buena dirección y planeación de la encuesta.

Bajo cualquiera de los tipos de encuesta citados, es necesario realizar la validación de

los resultados; en algunos casos es interesante mantener una serie de discusiones
posteriores con algunas de las personas que respondieron la encuesta para así validar
los resultados y obtener perspectivas adicionales.

Consideraciones Generales Sobre las Encuestas

Es importante validar la información obtenida a través de encuestas, por ejemplo
identificar las respuestas inconsistentes y verificar el registro de los datos para evitar
errores en la entrada de los mismos.

Es necesario tener en cuenta en la etapa de planeación el tiempo que se emplea en el

proceso de la encuesta, el registro y la validación.

El método empleado para la encuesta, el tamaño de la muestra, el propósito y el diseño

de la encuesta debe ser explicado en detalle y discutido en Mesa de Trabajo entre el
equipo de auditores.

Diseñar la encuesta de tal manera que pueda ser comprendida y diligenciada por
personas con diferente perfil académico y laboral.

Preguntas sencillas y directas relacionadas con el tema producen mejores resultados.

Revisar cuidadosamente el borrador de la encuesta para verificar que las preguntas

estén relacionadas con el tema y propósito de la encuesta.

Las preguntas de la encuesta deben ser agrupadas en forma lógica.

Las preguntas que requieren respuestas narrativas son poco convenientes, pero no se
les puede evitar cuando la información necesaria representa la experiencia de la persona
que responde.

El formato de la encuesta debe contar con espacio suficiente para las respuestas, como
utilidad no sólo para la persona que contesta sino para quien las tabula.

Es conveniente dejar espacio para cualquier comentario adicional de quien responde la

encuesta. Los comentarios no siempre tendrán que ser tabulados pero pueden
proporcionar opiniones útiles.

Las preguntas deben estar formuladas para evitar reacciones defensivas por parte de
las personas que responden.

La carta de remisión de la encuesta cuidadosamente preparada puede ayudar a aclarar

posibles dudas al encuestado.

Es aconsejable hacer una prueba la encuesta con un grupo limitado antes de enviarla a
las personas seleccionadas.

Se debe garantizar la confidencialidad de la información suministrada por los

encuestados.

Selección de los Entrevistados

Para seleccionar los posibles encuestados es conveniente recurrir a algunas de las

técnicas estadísticas relacionadas con la obtención del tamaño de la muestra.
Es importante establecer la población objetivo y si ésta puede satisfacer las espectativas
que se pretende con la encuesta; así mismo, se debe tener en cuenta la posibilidad de
validar la información obtenida.

La población seleccionada, debe poseer conocimiento o tener alguna relación con el tema
objeto de la encuesta.

Cuestionario de la Encuesta

El cuestionario de la encuesta debe contener entre otra la siguiente información:

 Datos de quien elabora la encuesta.

 Objetivos o propósitos de la encuesta.
 Instrucciones para su diligenciamiento.
 Formato de preguntas.
 Opciones de respuesta.
 Nota de agradecimiento al encuestado.

Elaboración del Cuestionario

El contenido de las preguntas de un cuestionario puede ser tan variado como los aspectos
que mida. Las preguntas que se pueden incluir se consideran de dos tipos:

Abiertas: Las preguntas abiertas no delimitan de antemano las alternativas de

respuesta, por lo que el número de opciones de respuesta puede resultar extenso y
variado.

Cerradas: Las preguntas cerradas contienen opciones de respuesta que han sido
delimitadas, es decir, se presenta a los encuestados las posibilidades de respuesta y
ellos deben circunscribirse a ellas. Pueden ser dicotómicas (dos alternativas de
respuesta) o múltiples.

En las preguntas cerradas las opciones de respuesta son definidas apriori por el
investigador y se le presentan al encuestado, quien debe elegir la opción más adecuada.

Hay preguntas cerradas donde la persona puede seleccionar más de una alternativa de
respuesta que no resulten mutuamente excluyentes. En otras ocasiones la persona tiene
que jerarquizar opciones, o asignar un puntaje a una o diversas alternativas.

Ejemplos de tipos de preguntas:

Pregunta abierta:

¿Qué sabe usted sobre la Guía de Auditoría Gubernamental con Enfoque

Integral?

Respuesta ________________________
 Pregunta cerrada dicotómica:

¿Conoce usted la Guía de Auditoría Integral con Enfoque Integral?

Sí _________ No __________

Pregunta cerrada de alternativa múltiple:

¿Cómo conoció la Guía de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Versión

2.0?.

 Por usted mismo.

 Por su Jefe.

 Por la Oficina de Planeación.

 Por la Oficina de Capacitación.

 Otra.

Dependencia _________________ Cuál _____________

Cada cuestionario obedece a diferentes necesidades y problemas de investigación, lo

que origina que en cada caso el tipo de preguntas sea diferente. Algunas veces se
incluyen solamente preguntas cerradas, otras veces únicamente preguntas abiertas y en
ciertos casos ambos tipos de preguntas.

Una recomendación para construir un cuestionario es que se analice las necesidades de

información y así determinar qué tipos de preguntas pueden ser más confiables y válidas
para obtener dicha información, de acuerdo con la situación de la investigación o
estudio.

Las preguntas deben reunir, entre otras, las siguientes características:

 Deben ser claras y comprensibles para las personas que responden.

 Deben referirse preferiblemente a un solo aspecto o relación lógica.
 No deben inducir las respuestas.
 Deben ser elaboradas con un lenguaje que se adapte a quien responde.
 Deben incluir instrucciones claras y precisas para ser respondidas.

Tabulación de las Respuestas

El método de tabulación, manual o por procesamiento electrónico, debe escogerse antes

de terminar el diseño de la encuesta. El diseño de encuesta y la tabulación tienen que
ser compatibles. De acuerdo con el objetivo de la auditoria y al tipo de respuestas que
se espera recibir, debe establecerse un plan por medio del cual será posible tabular las
encuestas conforme se vayan recibiendo, en lugar de esperar hasta tenerlas todas.

Se debe evitar el interpretar las respuestas. Si éstas en alguna de las encuestas son
contradictorias, sepárelas para realizar una confirmación directa. Una confirmación
personal directa también puede ser conveniente para unas cuantas respuestas limitadas,
como una forma de verificar su validez.

Considerando que es muy posible llegar a determinar conclusiones basándose en las

respuestas tabuladas, se deben establecer controles para asegurar la precisión de las
tabulaciones.

2.3 Diagrama de Flujo

Es la representación gráfica de los pasos secuenciales de un proceso y la relación

existente entre ellos.

Los propósitos de los diagramas de flujo son:

 Establecer vacíos fuente de problemas.

 Simplificar el trabajo.
 Facilitar la visualización y distribución física de lugares de trabajo.
 Redistribuir funciones cuando ello sea necesario.
Procedimiento para la Elaboración
Ejemplo: Diagrama de Flujo

Es aconsejable utilizar esta técnica cuando queremos hacernos una imagen de un área,
proceso o actividad específica de la organización auditada, con el propósito de
identificar puntos de diagnóstico, oportunidades de mejoramiento, puntos de control,
entre otros.

2.3.1 Procedimiento para Elaboración de Diagramas de Flujo

Para la elaboración de diagramas de flujo el auditor debe tener en cuenta los siguientes
elementos:

 Simbología:

 Selección de los entrevistados.

 Puntos de iniciación y terminación del proceso.
 Uso adecuado de los símbolos en la modelación del proceso.
 Pasos más significativos del proceso.
 2.4 TASCOI
 Mediante la técnica del TASCOI el equipo auditor establece la identidad en uso
de la organización, con el propósito de determinar ¿Qué hace la entidad?, ¿Cómo
lo hace?, ¿Para qué lo hace?, ¿Quiénes son sus propietarios? y ¿Cuáles sus
clientes?.
 La información para su construcción la obtiene el auditor a través de entrevistas
con los directivos de la entidad auditada.
 La estructura de la herramienta TASCOI es la siguiente:

 Transformación: Se refiere a las actividades que la organización

hace en el día a día para producir sus bienes y/o servicios.
  Actores: Son las personas o funcionarios de la organización que
hacen la transformación.

 Suministradores o Proveedores: Son las personas que

proporcionan los recursos, información e insumos para hacer la
transformación.

 Clientes o Usuarios: Son todas aquellas personas a quienes van

dirigidos los productos, bienes o servicios que transforma la
organización.

 Owners o Dueños: Son quienes pueden decidir cambios en la

transformación de la organización, por ejemplo el gerente, el director,
las juntas o consejos directivos.

 Intervinientes: Son aquellas instituciones del entorno que regulan

a las organizaciones que transforman o agregan valor.

2.5 Desdoblamiento de Complejidad

Es un mapa que permite visualizar las diferentes actividades primarias o misionales que
desarrolla una entidad en su día a día para lograr su propósito. La construcción de este
diagrama permite al auditor entender y comprender el negocio de una organización.

Las actividades primarias o misionales son el conjunto de tareas básicas de la Entidad

auditada en las cuales se agrega valor al producto o servicio.

Construyendo un diagrama del Desdoblamiento de Complejidad, el auditor puede

apreciar las diferentes actividades primarias que constituyen la razón de ser de la
entidad, empezando por el de toda la organización, siguiendo con las actividades
primarias claves del primer nivel, del segundo nivel y así sucesivamente hasta identificar
claramente las actividades básicas donde se empieza a agregar valor al producto o
servicio.

Determinadas las actividades básicas el auditor debe identificar los procesos que las
apoyan y los pasos que se dan en cada proceso. La habilidad del auditor al observar la
forma como se relacionan los procesos y pasos con el propósito de la actividad básica,
le facilita identificar áreas críticas donde puede focalizar su auditoría.

La herramienta del desdoblamiento de complejidad facilita al auditor analizar las

actividades primarias que realiza la organización en cada nivel estructural, le permite
relacionar el propósito que se atribuye a la organización al enunciar su identidad, con la
estructura organizacional requerida para llevar a cabo este propósito.

2.6 Matriz DOFA

Es una herramienta de comparación que se fundamenta en información proveniente de

las matrices de evaluación del factor interno y externo y perfil competitivo.
La cotejación de las debilidades y fortalezas internas con las amenazas y oportunidades
externas origina estrategias alternativas factibles con el objeto de confrontar factores
internos y externos.

 Procedimiento para la elaboración

 Cuándo utilizarla
 Matriz

2.6.1 Procedimiento para la Elaboración

Para construir una matriz DOFA se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

 Hacer una lista de debilidades internas decisivas.

 Hacer una lista de oportunidades externas importantes.
 Hacer una lista de fortalezas internas claves.
 Hacer una lista de amenazas externas claves.

 Comparar las fortalezas internas con las oportunidades externas y registrar las
estrategias FO resultantes.
 Cotejar las debilidades internas con las oportunidades externas y registrar las
estrategias DO resultantes.
 Comparar las fortalezas internas con las amenazas externas y registrar las
estrategias FA resultantes.

 2.6.3 Cuándo Utilizar la Matriz DOFA

 Se utiliza para hacer un diagnóstico de la organización teniendo en cuenta el
entorno en el cual opera. Esta técnica requiere del concurso de personas que
conozcan la organización, tanto interna como externamente.
 Consiste en hacer un análisis crítico identificando los pro y los contra de la gestión
de la organización.

2.6.2 Ejemplo Matriz DOFA

FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)

1. Hacer lista 1. Hacer lista

Dejar siempre en blanco
2. de fortalezas 2. de debilidades
3. 3.
 ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)
OPORTUNIDAD (O)

1. Uso de 1. Vencer
1. Hacer lista de
fortalezas para debilidades
oportunidades
aprovechar 2. aprovechando
2. 2. oportunidades 3. oportunidades

ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)

AMENAZAS (A)
1. Usar fortalezas 1. Reducir a un
1. Hacer lista para 2. mínimo las
2. de amenazas 2. evitar 3. debilidades
3. amenazas 4. y evitar
3. 5. amenazas

2.6.1 Procedimiento para la Elaboración

Para construir una matriz DOFA se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

 Hacer una lista de debilidades internas decisivas.

 Hacer una lista de oportunidades externas importantes.
 Hacer una lista de fortalezas internas claves.
 Hacer una lista de amenazas externas claves.

 Comparar las fortalezas internas con las oportunidades externas y registrar las
estrategias FO resultantes.
 Cotejar las debilidades internas con las oportunidades externas y registrar las
estrategias DO resultantes.
 Comparar las fortalezas internas con las amenazas externas y registrar las
estrategias FA resultantes.

2.6.2 Ejemplo Matriz DOFA

FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)

1. Hacer lista 1. Hacer lista

Dejar siempre en blanco
2. de fortalezas 2. de debilidades
3. 3.
 ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)
OPORTUNIDAD (O)

1. Uso de 1. Vencer
1. Hacer lista de
fortalezas para debilidades
oportunidades
aprovechar 2. aprovechando
2. 2. oportunidades 3. oportunidades

ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)

AMENAZAS (A)
1. Usar fortalezas 1. Reducir a un
1. Hacer lista para 2. mínimo las
2. de amenazas 2. evitar 3. debilidades
3. amenazas 4. y evitar
3. 5. amenazas

2.6.3 Cuándo Utilizar la Matriz DOFA

Se utiliza para hacer un diagnóstico de la organización teniendo en cuenta el entorno en

el cual opera. Esta técnica requiere del concurso de personas que conozcan la
organización, tanto interna como externamente.

Consiste en hacer un análisis crítico identificando los pro y los contra de la gestión de la
organización.

2.7 Diagrama Causa - Efecto (Espina de Pescado)

Los resultados de un proceso pueden atribuirse a múltiples factores, por lo tanto debe
existir una relación de CAUSA – EFECTO entre los mismos.

Cuando se enfrenta un problema complejo, en la mayoría de los casos se procede a

elaborar un listado donde se indiquen las diferentes causas, clasificando las variables
más importantes que posiblemente generen el problema.

Es difícil resolver un problema si no se dispone de un mecanismo que permita ver

totalmente la cadena de causas y efectos.

Mediante la aplicación del Diagrama de Causa – Efecto o Espina de Pescado es posible

determinar las causas que originan determinado efecto o problema y por ende
emprender la búsqueda de soluciones. Con este diagrama se pretende:

 Representar visualmente las causas probables del problema o efecto.

  Ayudar al equipo de auditores a identificar causas probables de los problemas o
efectos.
 Analizar y eliminar causas de un problema o efecto.

2.7.1 Procedimiento para Elaboración Diagrama Causa - Efecto

Elaboración
 En Mesa de trabajo analice la situación específica con personas que tengan
conocimiento y experiencia sobre el tema.
 Defina o determine el efecto o problema a resolver.
 Ejemplo Deficiente Recaudo de Cartera. Este efecto o problema se escribe en la
parte derecha de una línea horizontal, que forma la espina central.
 Escriba las causas primarias del efecto o problema, teniendo en cuenta el
principio de PARETTO. Estas causas son las que aportan o afectan al proceso o
problema y conforman las espinas primarias del diagrama.
 Se sugiere que las causas primarias estén contenidas dentro de la siguiente
clasificación:
 Causas debidas a la Materia Prima (Insumos)
 Causas debidas a la maquinaria y /o tecnología (transformación)
 Causas debidas al método (forma como se efectúa el proceso)
 Causas debidas al recurso humano
 Otras causas
 Escribir las causas o espinas secundarias. Sobre las causas primarias se escriben
los factores o subcausas de las primarias.
 Asignar grado de importancia a cada causa o factor y marcar los factores de
particular importancia que tengan un mayor efecto. Es recomendable consultar
con un número adecuado de personas que conozcan el proceso o problema para
llegar a un consenso válido y buscar las posibles soluciones.

Cuándo Utilizarlo

Cuando se requiera identificar los factores que deben ser verificados, omitidos o
modificados, o descubrir los elementos que deben agregarse en el análisis de un
problema.

2.8 Análisis Vertical y Horizontal

Análisis Vertical

Se realiza sobre un determinado estado financiero (Balance General – Estado de Pérdidas

y Ganancias) o del presupuesto de una vigencia, relaciona cada una de sus partes con
un total determinado, dentro del mismo estado, el cual se denomina "cifra base".

Este análisis se considera estático por cuanto se realiza con el objeto de estudiar la
situación financiera en un momento determinado y la participación de un rubro o cuenta
sobre la cifra base, sin tener en cuenta los cambios ocurridos a través el tiempo.
Procedimiento para su Elaboración

El estado contable o presupuestal objeto de análisis se puede dividir en grupos o

subgrupos, de los cuales se obtiene un total como cifra base, esta cifra base representa
el ciento por ciento del grupo o subgrupo analizado y se compara contra cada cuenta o
rubro del grupo o subgrupo, para establecer la participación relativa con respecto a la
cifra base.

Una vez efectuados estos cálculos, el auditor analizará el porqué de estas participaciones
y las causas de las mismas; esto permitirá extraer conclusiones al respecto para reforzar
opiniones o conceptos.

Cuándo Utilizarlo

El análisis vertical se realiza para conocer la estructura financiera o presupuestal de una

organización, teniendo como base la composición y representatividad de cada una de
sus cuentas o rubros en sus estados contables o presupuestales.

Ejemplo:

Grupo o Subgrupo - Activo Corriente Participación Relativa

Efectivo 0.8%

Inversiones Temporales 6.5%

Cuentas por Cobrar 11.2%

Otros Deudores (Notas) 2.5%

Inventarios Totales (Netos) 79.0%

TOTAL ACTIVO CORRIENTE (Cifra

100.0%
Base)

En el ejemplo anterior se observa que los inventarios totales representan el 79% del
total del activo corriente, lo que indica que la entidad tiene concentrada la inversión en
inventarios. Esta cifra se puede comparar con la de entidades similares del sector o
subsector para ampliar el análisis.

Análisis Horizontal

Se realiza sobre dos o más estados financieros de la misma clase o presupuestos de dos
vigencias, presentados para periodos diferentes, es un análisis dinámico. Se realiza con
el objeto de estudiar los cambios o movimientos en las cuentas o rubros individuales de
un periodo a otro, con el fin de observar variaciones, tendencias o ciclos, entre otros.

Procedimiento para su Elaboración

Se toman dos estados financieros o de presupuesto de periodos diferentes, cuyos valores

aparecen en las dos primeras columnas; en una tercera se consigna el aumento o
disminución de cada cuenta en términos absolutos; en una cuarta columna aparecerá la
variación relativa o porcentaje de variación, la cual resulta de dividir la variación absoluta
(tercera columna) del valor del primer año (primera columna).

Con las variaciones encontradas, el auditor procede a analizar el comportamiento de

cada cuenta o rubro, lo cual le permitirá extraer conclusiones y reforzar sus opiniones y
conceptos.

Cuándo Utilizarlo

Es importante determinar cuáles variaciones o cifras merecen atención especial y cuáles

no. El análisis entonces, se debe centrar en los cambios "extraordinarios" o más
significativos, en cuya determinación es fundamental tener en cuenta tanto las
variaciones absolutas como las relativas.

Ejemplo:

VARIACIÓN VARIACIÓN
CUENTA AÑO1 AÑO2
ABSOLUTA RELATIVA

EFECTIVO 17.6 27.3 + 9.7 + 55.1%

INVERSIONES TEMPORALES 135.7 73.8 - 61.9 - 45.6%

CUENTAS POR COBRAR 235.3 228.9 - 6.4 - 2.7%

OTROS DEUDORES 53.6 129.1 + 75.5 + 240.8%

INVENTARIOS
623.7 426.9 196.8 - 31.5%
PRODUCTOS TERMINADOS

La variación en la cuenta Otros Deudores es significativa y es preciso investigar dicha

variación.

La variación en los inventarios de productos terminados puede originarse en cambios en

la política de ventas o de stock de inventarios o niveles de producción, entre otras.

2.9 Prueba Selectiva

La prueba selectiva es un procedimiento estadístico que permite concluir sobre las

características de una población o universo, mediante el análisis de una muestra
extraída de dicho universo.

El análisis de la muestra permite efectuar inferencias precisas sobre el universo, es decir

deducir que el universo puede tener un comportamiento similar al de la muestra
analizada.

La prueba selectiva permite simplificar la labor de medición, evaluación o verificación

tomando una muestra típica de la población objeto de estudio.

Para determinar el tamaño de la muestra el auditor puede acudir al cálculo de

probabilidades o al criterio y experiencia profesionales.
Otras formas o maneras de seleccionar posibles muestras para analizar el
comportamiento de un universo pueden ser:

 El Síntoma
 La Intuición
 La Sospecha
 2.9.1 Síntoma
 Al síntoma se lo define como la señal o el indicio de la existencia de una cosa o
situación, como por ejemplo el humo señala la existencia de fuego.
 La utilización de los síntomas como técnica de auditoría puede ser provechosa,
por cuanto el auditor enfatiza en el examen de determinados rubros con base en
ciertos indicios o síntomas que observa.
 La búsqueda de síntomas en transacciones u operaciones que merecen una
revisión más profunda, puede lograrse con la aplicación de técnicas de revisión
selectiva.
 2.9.2 Intuición
 Es el olfato o perspicacia que el auditor posee como fruto de su experiencia y
habilidad profesionales.
 Con frecuencia los auditores experimentados utilizan éste instinto como una
técnica válida para obtener resultados positivos de manera rápida y oportuna.
 2.9.3 Sospecha
 Es la acción mental que el auditor desarrolla cuando desconfía, duda, supone o
teme, sobre la confiabilidad o veracidad que pueda tener un hecho, cosa o
situación observada por él.
 Esto no implica que el auditor esté en actitud negativa permanentemente, por el
contrario es importante que el auditor desarrolle acciones investigativas,
mediante cuestionamientos que satisfagan sus inquietudes y curiosidades.

3. EVALUACIÓN FINANCIERA

Esta Guía presenta un instructivo que facilita a los auditores efectuar evaluaciones
financieras a los sujetos de control, con el propósito de determinar el impacto de las
cifras sobre su gestión.

El instructivo contempla:

 Introducción
 Diagnóstico Financiero
 Etapas del Análisis Financiero
 Metodología de la Evaluación Financiera
 Resultados del Análisis Financiero
 Matriz de Evaluación

3.1 Introducción

La metodología propuesta plantea el procedimiento de análisis financiero que deben

seguir los auditores para evaluar y determinar de qué manera los administradores de
las entidades sujetas de control han registrado, presentado y manejado los recursos
financieros puestos a su disposición durante un período determinado. Así mismo, busca
establecer el impacto que este manejo tiene sobre la gestión de la organización.

El instructivo de evaluación financiera es una herramienta diseñada para agilizar el

proceso de verificación por parte de la Auditoria o Revisoría Fiscal, en los estados
contables básicos de períodos recientes presentados por las entidades.

El instructivo de evaluación financiera es una herramienta diseñada para agilizar el

proceso de verificación por parte de los auditores o revisores fiscales, en los estados
contables básicos de períodos recientes presentados por las organizaciones.

3.2 Diagnóstico Financiero

El diagnóstico financiero puede obtenerse del estudio de la información que proporcionan

los estados contables. La contabilidad muestra cifras históricas que no necesariamente
son concluyentes en el estudio de la situación financiera de una entidad. No obstante,
hacer uso de indicadores a partir de esta información es una buena aproximación.

Para mejorar el alcance de un diagnóstico financiero debe recurrirse a otro tipo de

información cualitativa y cuantitativa que complemente la contable. Así, "un análisis
integral debe hacerse con base en cifras proyectadas, información cualitativa interna
(ventajas competitivas, tecnología utilizada, etc.), información sobre el entorno
(perspectivas del sector, situación económica, política y social del país, etc.) y otros
análisis como el del costo de capital y los estados de costos."

Es importante tener en cuenta que esta metodología permite elaborar un diagnóstico

parcial, el que corresponde a los indicadores provenientes de los estados contables y
para evitar sesgos respecto al resto de información cualitativa y cuantitativa necesaria,
debe ser aplicado a empresas de un mismo sector que puedan ser comparadas.

3.3 Etapas del Análisis Financiero

El propósito del análisis financiero es efectuar un estudio de la información financiera

que presentan las entidades sujetas de control, para establecer su solidez y viabilidad
financiera que le garantice su existencia y pueda responder por la producción de bienes
o la prestación de servicios.

En el análisis financiero la información es agrupada en cuadros, gráficos e índices, la

disposición de esta información permite al auditor efectuar análisis comparativos que lo
llevan posteriormente a emitir juicios a cerca de la composición de índices y el
comportamiento de la gestión financiera a través del tiempo.

El estudio contempla el desarrollo de los siguientes pasos:

3.3.1 Indicadores Financieros Básicos

El uso de indicadores en el análisis financiero no implica que éstos deban usarse en cierta
cantidad y como una fórmula predeterminada, normalmente debe llevarse a cabo un
proceso previo para la selección objetiva de los índices, proceso que se inicia cuando es
seleccionado el propósito del análisis.
Los Indicadores Básicos que deben ser considerados en el análisis financiero son:

Liquidez. Es la capacidad que tiene la empresa de generar los fondos suficientes para
cubrir sus compromisos de corto plazo, tanto operativos como financieros.

Rentabilidad. Es la medida de productividad de los fondos comprometidos en la

empresa.

Endeudamiento. Permite evaluar el riesgo implícito en el mantenimiento de un

determinado nivel de deuda.

Para evaluar condiciones específicas y dependiendo del interés de quién realiza el

análisis, pueden incluirse técnicas como análisis de tipo horizontal y vertical o análisis
de movimiento de recursos, entre otras.

3.3.2 Análisis Metodológico de Indicadores

Esta metodología establece cinco indicadores que influyen en igual proporción en el

análisis, estos son: los niveles de liquidez, rentabilidad, endeudamiento, solidez de los
resultados financieros del último año y la variación positiva de los indicadores financieros
en un análisis horizontal de varios años.

El cuadro ilustrativo al final de página, muestra la ponderación de las variables que

influyen para determinar la capacidad financiera. El máximo que puede obtener un
proponente en cada indicador ha sido establecido para este análisis en 100 puntos; los
puntajes inferiores a esta cifra son interpolados mediante una función lineal.

El criterio de evaluación maneja dos mecanismos: uno estático, para un solo período,
otro de tipo horizontal en el que son evaluados los cambios de un período a otro, puede
ser utilizando dos o más años. Para el caso, la metodología hace uso de cuatro períodos
de evaluación. La mayor ponderación fue asignada a la rentabilidad operativa del activo,
seguida por el costo de capital y la productividad del capital de trabajo dentro de los
indicadores básicos.

El cuadro presenta las variables que influyen para determinar la capacidad financiera
evaluando los factores de liquidez, riesgo, rentabilidad, solidez y mejoras en los
indicadores.

Variables Ponderación de
Variables

Grupo de Indicadores Indicador Ponderación de

Variables

Rotación de cartera 2.5%

Indicadores de liquidez
Rotación de inventarios 2.5%
20%
Período Vigente
Rotación de cuentas por 2.5%
pagar
 Rotación de activos 2.5%
corrientes

Razón corriente 2.5%

Prueba ácida 2.5%

Importancia del activo 2.0%

corriente

Productividad del capital 3.0%

de trabajo

Rentabilidad del activo 5.0%

Indicadores de
Rentabilidad del 5.0%
rentabilidad
patrimonio 20%
Período Vigente
Rentabilidad operativa 10.0%
del activo

Índice de 2.5%
endeudamiento

Deuda sobre patrimonio 2.5%

Indicadores de
Cobertura de intereses 2.5%
endeudamiento
20%
Costo de capital 7.5%
Período Vigente
Cobertura del activo fijo 2.5%

Endeudamiento de corto 2.5%

plazo

Activos 5.0%
Solidez de los Resultados
Ventas Netas 5.0%
Financieros
20%
Utilidad Neta 5.0%
Período Vigente
Utilidad Operativa 5.0%

Indicadores de liquidez 5.0%

Mejoramiento de
Indicadores Indicadores de 5.0%
rentabilidad 20%
Vigencia respecto a
períodos anteriores Indicadores de 5.0%
endeudamiento
 Resultados Financieros 5.0%

3.3.3 Calificación de Indicadores

De acuerdo con cada una de las razones escogidas, la metodología brinda una
ponderación respecto a la importancia que tiene cada una dentro de los resultados
globales de desempeño de cada uno de los c componentes.

No existen en esta metodología valores máximos o mínimos para los indicadores o sus
variaciones, básicamente porque no puede pensarse en un punto de equilibrio global, ya
que éste varía dependiendo del sector que esté analizándose, de la situación del país y,
en general, de los distintos aspectos que afectan el entorno de cada una de las empresas.

En este orden de ideas, lo que pretende evaluar la metodología al comparar las distintas
empresas es si resulta o no favorable el aumento o disminución de cada uno de los
indicadores por separado, de tal forma que asigna el puntaje máximo a la empresa que,
por ejemplo, obtuvo el índice de productividad del capital de trabajo más alto, y el resto
de valores son interpolados linealmente.

3.4. Metodología de Evaluación Financiera

Para facilitar el desarrollo de este análisis, AUDITE incluye una macro (Ayuda
Ejecutable) que facilita el análisis rápido y homogéneo para distintos sectores y
empresas (de 1 a 20), la cual ha sido desarrollada con base en los términos que son
explicados a continuación.

El libro nombrado como METODOLOGÍA contiene seis hojas denominadas BALANCE, PYG,
COSTO CAPITAL, PONDERACIÓN, RESULTADOS y CUADRO FINAL.

Al diligenciar las hojas de BALANCE, PYG y parcialmente la de COSTO/CAPITAL, la macro

calcula los indicadores de evaluación, asignando las ponderaciones establecidas en el
cuadro 1, y generando un puntaje global de calificación sobre 100 puntos para cada una
de las empresas evaluadas, el cual puede ser ajustado a otros puntajes máximos para
el análisis financiero, dependiendo de los establecidos en los términos de referencia de
los distintos contratos.

Así, la información básica para el desarrollo de esta metodología es:

Las cifras solicitadas en el formato 1 de Balance, mínimo para dos años, máximo para
cuatro.

Las cifras solicitadas en el formato 2 de Estado de Resultados, PyG, mínimo para dos
años, máximo para cuatro, siendo el mismo período usado en el estado de Balance.

El costo anual efectivo de la deuda, para los años analizados. El costo anual efectivo
corresponde al costo nominal de la deuda después de impuestos, y es el mismo para
todas las empresas. Las fuentes de este costo son los proveedores, las deudas de corto
plazo, las deudas de largo plazo y el patrimonio.

Los proveedores cobran un interés efectivo mensual por el no pago o retraso en el pago
de los clientes, el cual convertido a nominal anual constituye el costo nominal anual de
los proveedores. El costo de los préstamos de corto plazo puede ser calculado con la
tasa activa a 90 días, y el de préstamos de largo plazo, con la tasa superior a un año.
Es de esperarse que el costo de capital sea superior para los préstamos de largo plazo
que para los de corto plazo, y que éstos sean inferiores al costo que generan el
patrimonio y los proveedores, por cuanto los accionistas esperan obtener un retorno de
su inversión superior al que obtendrían en el mercado de deuda, y por su parte los
proveedores esperan obtener un retorno que les permita además sobrellevar la iliquidez
por sus mercancías.

Fórmula 1.

Costo anual efectivo de la deuda = Costo anual nominal * (1 – tasa de impuestos)

Razones Financieras Objeto de Análisis:

Fórmula del
Denominación Tendencia favorable
indicador

Ventas a crédito
Rotación de cartera Aumento
Cuentas por Cobrar

Costo de Ventas
Rotación de inventarios Aumento
Inventarios

Costo de Ventas
Rotación de cuentas por Aumento, por el costo de
pagar capital de los proveedores
Cuentas por Pagar

Ventas netas
Rotación de activos
Aumento
corrientes
Activos corrientes

Activo Corriente
Razón corriente Aumento
Pasivo Corriente

Activo corriente –
Inventarios
Prueba ácida Aumento
Pasivo Corriente

Importancia del activo Activo Corriente

Disminución
corriente
 Activo Total

Ventas.
Productividad del capital de
Aumento
trabajo Capital de Trabajo
Neto Operativo

Utilidad Neta
Rentabilidad del activo Aumento
Activo Total

Utilidad Neta
Rentabilidad del Patrimonio Aumento
Patrimonio

Utilidad Operativa
Rentabilidad operativa del
Aumento
activo
Activo Total

Pasivo Total
Índice de endeudamiento Disminución
Activo Total

Pasivo Total
Deuda sobre patrimonio Disminución
Patrimonio

Utilidad Operativa
Cobertura de intereses Aumento
Intereses

Patrimonio
Cobertura del activo fijo Aumento
Activos Fijos

Pasivo Corriente
Índice de endeudamiento
Disminución
de corto plazo
Activo Total

Otros Valores Objeto de Análisis

Además de los anteriores indicadores de liquidez, rentabilidad y endeudamiento, la

metodología incluye el análisis de costo de capital (costo de endeudamiento), la solidez
de los resultados financieros, tales como el activo acumulado, las ventas netas y las
utilidades neta y operativa, así como brindar una ponderación al mejoramiento de los
indicadores.

Variación de Indicadores
La variación es medida mediante la fórmula (t1-t0)/t0, cuando t1 > t0 > 0, en cualquier
otro caso debe tomarse (t1- t0)/-t0 por razones de cálculo matemático que permiten
medir el crecimiento absoluto de los valores en la forma adecuada.

Matriz de Evaluación

Ojo Ver matriz en Excel anexa.

3.5 Resultados del Análisis Financiero

Las hojas PONDERACIÓN, RESULTADOS y CUADRO FINAL resumen los resultados del
análisis financiero.

El análisis de cada uno de los indicadores evaluados puede encontrarse ampliamente

descrito en cualquier libro de finanzas básicas, lo importante en este caso es detallar la
posibilidad de emitir juicios identificando los posibles problemas del sector evaluado y
de cada una de las empresas que lo componen, así como las causas, ya sea para plantear
alternativas de solución o para indicar los posibles errores cometidos en los cálculos
comparativos a partir de la información financiera básica emitida por las distintas
entidades y evaluada por los contratantes del sector público que son auditados .

Definición de Indicador

Un indicador es la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que

permite la comparación entre la situación actual y la norma o patrón
establecido como requerimiento de la productividad y competitividad
organizacional, en función de la misión, la visión y las metas establecidas.

Los indicadores son particulares para cada entidad, pues dependen de su

personalidad.

Características de los Indicadores

Los indicadores tienen entre otras las siguientes características:

 Su presentación puede ser Matemática, Estadística y Gráfica.

 Se desarrollan en el espacio, donde se comparan los tipos de
servicios en diferentes lugares; y en el tiempo, con otros de
similares características, ya sean del sector, económicos, internos
y/o externos.
 Son oportunos. Se pueden aplicar en cualquier momento.
 Se pueden analizar en términos absolutos o relativos.
 Son de orden cualitativo y cuantitativo.
 Se interrelacionan por unidades homogéneas de medida (tiempo,
dinero y cantidad).
 Son selectivos.
  Muestran señales de alarma de la gestión de la entidad, así como
logros de desempeño.
 Pueden ser representados gráficamente.
 Pueden ser comparables consigo mismo y/o con estándares.
 Reflejan la realidad que modelan y dan claridad en forma inmediata
a los ejecutivos.
 Permiten actuar en forma proactiva sin esperar análisis posteriores.

Identificación de los Indicadores

Una vez se construye el indicador, es importante definir y tener en cuenta

los siguientes aspectos:

 Nombre: Se refiere a la característica de la variable, al atributo del

resultado, o al impacto de la gestión que se quiere medir.
p.ej.: Eficiencia en el uso de los materiales.
 Objetivo: Se refiere al uso que se le espera dar a la información
obtenida.
p.ej.: Conocer el grado de eficiencia con respecto a la competencia.
 Proceso: Proceso al cual pertenece el indicador.
 Dueño del proceso: Se refiere a la necesidad de especificar y
clarificar a quién(es) le corresponde actuar en cada momento y en
cada nivel de la organización, frente a la información que está
suministrando el indicador y su posible desviación respecto a las
referencias seleccionadas.
 Niveles de referencia: Se refiere a los estándares de comparación
de los indicadores. Algunos de ellos son: histórico, teórico,
competencia, política, consenso, planificado, entre otros.
 Responsabilidad: Hace referencia a lo que se quiere medir.
 Puntos de lectura: Se refiere a los puntos o actividades del
proceso en las cuales debe realizarse la medición. Está claramente
definida para evitar distorsiones en sus medidas. Deben quedar
claros, igualmente los procedimientos y los métodos.
 Frecuencia: Se refiere a la periodicidad con que deben realizarse
las mediciones, de tal manera que permita una toma de decisiones
oportuna.
Adicionalmente, el auditor debe tener en cuenta los Parámetros Generales
para la Elaboración de Indicadores.

Propósitos de los Indicadores

Los indicadores buscan:

o Que la gestión institucional este basada en datos y hechos.

 o Crear una cultura de medición y mejoramiento.
o Agregar valor al proceso de toma de decisiones en la empresa.
o Valorizar los factores determinantes para obtener éxito.
o Establecer criterios de comparación con el mejor.
o Información para analizar la eficacia y la eficiencia.
o Analizar cumplimiento en planes, objetivos, metas y resultados.

Beneficio del Uso de Indicadores

El uso de indicadores beneficia a las organizaciones y sus administradores

porque:

 Muestran de manera sencilla, lo que ocurre en una organización y

el porqué de ello, lo que permite diseñar e implementar programas
de mejoramiento.
 Direccionan las estrategias de la alta dirección hacia niveles
inferiores.
 Indican el control, manejo y resultados de los procesos, para
mantener el rumbo de las organizaciones.

 Permiten monitorear los resultados obtenidos.

 Dicen a las personas lo que están haciendo y cómo lo hacen,
indicando el aporte de las diferentes áreas y actores.
 Crean una cultura de medición y mejoramiento.
 Muestran señales de alarma de la gestión de la entidad, así como
logros de desempeño.

Parámetros Generales para la Elaboración de Indicadores

El diseño de indicadores varía de acuerdo a las características de la entidad, sector,

área, actividad, programa o procesos a evaluar. Sin embargo, para su elaboración
se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:

o Conocimiento del sector y subsectores.

o Identificación y análisis de la entidad, tanto en su estructura
organizacional como funcional.
o Selección y análisis de las variables relevantes o estratégicas que
involucran aspectos como: Situación económica, financiera, presupuestal,
distribución del servicio, inversiones y otras que se consideren inherentes
a cada entidad.
o El diseño de indicadores debe basarse en variables seleccionadas que
apunten a la medición de los principios de economía, eficiencia, eficacia,
equidad y efectividad.
o La relación establecida entre las variables definidas en el numerador y
denominador, deben expresarse en unidades de medida física, según su
naturaleza (kilos, metros, etc.) y aritmética (miles, millones, etc.).
o Determinación de la frecuencia (tiempo de aplicación de los indicadores).
 o Establecimiento de estándares de medición internos y externos. Se
entiende por estándares valores referenciales “ideales” que miden stocks
y cuantifican flujos y sirven de base para observar desvíos respecto de lo
"real".
o Para que los valores obtenidos tengan carácter de efectividad, deben ser
comparados con los valores referenciales ya anotados: Los internos se
comparan con fijación de metas, series históricas, etc.; y los externos se
comparan con entidades de similares características del sector, área o
actividad y con estándares internacionales, sí es posible

Construcción de Indicadores

Siempre que se construya un indicador se deben responder las siguientes

preguntas:

¿Qué medir?

o Objetivos, metas y estrategias.

o Áreas de la organización con sus objetivos y metas.
o Qué actividades se hacen y cómo.
o Resultado, control y mejoras de procesos.

¿Dónde medir?

o Actividades de Gestión: Abarcan la misión, objetivos y políticas,

planificación, organización y control.
o Actividades Programáticas: Denominadas también operacionales y están
relacionadas con el propósito de la entidad.
o Actividades Financieras: Cubren las áreas de presupuesto, flujo de
fondos, ingresos y costos, activos y pasivos y demás información
financiera.
o Actividades Administrativas: Aquellas que respaldan las tareas
principales de la entidad, constituyen los apoyos y servicios a la Gestión.
o Sistemas: Administrativo, financiero contable, de comunicaciones, de
planeación, logístico, físico, operativo, de control interno, de atención al
público y legal.
¿Contra que medir?

Niveles de referencia:

o Histórico:Se obtiene con base en los resultados en el pasado.

o Competencia: Se obtiene con base en el comportamiento presentado por
la competencia.
o Meta: Se obtiene con base en métodos y medición del trabajo,
especificaciones de diseño y solicitudes del cliente. Deben realizarse
comparaciones entre resultados reales y programados.
 Cuándo medir?

Una vez se establezcan los indicadores a utilizar y los procesos, planes, y

objetivos a medir, éstos deben evaluarse periódicamente, según la

administración.

Metodología de Construcción

EL EFECTO CASCADA

El fundamento de este efecto es integrar el direccionamiento estratégico de la

organización (misión) con las actividades y procesos. Este efecto empieza en la cumbre,
es decir, la dirección debe comunicar a los empleados QUÉ es lo importante, para que
así la MISIÓN conduzca a las actividades.

Una medida de PROCESO para una dependencia o unidad de la organización, puede ser
medida de resultado, para la dependencia o unidad siguiente inferior. Así cada nivel de
la organización debe APOYAR los procesos de la inmediatamente superior. Como
resultado de este efecto cascada es que las medidas de rendimiento enlazan la misión,
la estrategia, los objetivos y los procesos de la entidad.

Los indicadores de gestión, se materializan de acuerdo a las necesidades de la

institución, es decir con base en lo que se quiere medir, analizar, observar o corregir.

Para formular el indicador, característica o variable relevante seleccionada,

correspondiente a cada tema, sólo basta convertir y expresar el objetivo y sus variables
en patrón o categoría de valoración y evaluación.

Se tiene la siguiente estructura para la construcción de indicadores:

UNIDAD DE ANALISIS

VARIABLES

INDICADORES
El primer paso es identificar la unidad de análisis, y luego se trabaja en la explicación de
ésta, para poder desglosar esta unidad en variables. Por último, se obtiene el o los
indicadores que medirán esta unidad y servirán como patrón de lo que se quiere valorar
y/o evaluar.

Para una mayor comprensión de esta estructura a continuación se definen los aspectos
anteriormente mencionados:

Unidad de Análisis

Se entiende por unidad de análisis el elemento mínimo de estudio, observable o medible,

en relación con un conjunto de otros elementos que son de su mismo tipo. Generalmente
se determinan partiendo de los objetivos previamente establecidos.

Variables

Son las características, cualidades, elementos o componentes de una unidad de análisis,

las cuales pueden modificarse o variar en el tiempo. En la selección de variables
relevantes para cada unidad de análisis se recomienda metodológicamente iniciar con la
desagregación de los objetivos; al desmoronar la unidad de estudio, salen a relucir los
temas relevantes que tienen importancia para la comprensión y transformación de
hechos y realidades, según el punto de vista de la institución y de la auditoría.

En Resumen:

Para establecer un indicador, se desglosa ó “desmenuza” el objetivo en variables, esto

es, los componentes, elementos, atributos y/o temas relevantes que en su conjunto
constituyen el objetivo para el cual queremos construir los indicadores.

En el proceso de distinguir y seleccionar las variables relevantes, se sugiere ser muy

cuidadoso. Mientras más concretas y menor el número de variables seleccionadas,
mayor la posibilidad de profundizar en su análisis, y mayor el aporte a los procesos
propios de seguimiento y evaluación.

Una vez se formulen las variables correspondientes es necesario definirlas, esto implica
definir cada variable con la mayor rigurosidad posible, asignándole un sentido unívoco y
claro, para evitar que se originen ambigüedades, discusiones y disputas conceptuales al
interior de las organizaciones.

Por último, es importante generar una “percepción conceptual” en cuanto a la condición

o esencia de las “variables” a las cuales nos hemos venido refiriendo, y no es otra que
recalcar la condición cambiante de éstas, es decir, las variables mutan, se modifican,
varían.

Ahora bien, esta “variación de la variable” podría entenderse o aplicarse al menos en

dos direcciones:

Primero, la variable o característica varía de caso a caso; es decir entre diferentes

unidades u objetos considerados Variables Estáticas. Por ejemplo, el grado de
autogestión de las comunidades rurales en dos zonas de amortiguamiento o reservas
naturales, es diferente entre ellas.
Segundo, la variable o característica varía en un mismo objeto o unidad de análisis. Son,
al menos, dos dimensiones de la misma variable, y son conocidas como Variables
Dinámicas. Por ejemplo, el grado o nivel de capacitación de los habitantes en una misma
reserva natural, después de un tiempo determinado.

Metodológicamente, cada uno de los objetivos, debe ser descompuesto en variables

relevantes, y a cada variable se le debe formular al menos un indicador, dando origen
así a la trilogía básica, antes mencionada, para la construcción de cualquier indicador:
Objetivo, Variables e Indicadores.

No olvide que …......

Para formular el indicador, sólo basta convertir y expresar el objetivo y sus variables
en patrón o categoría de valoración y evaluación, haciéndose las preguntas:

¿Al finalizar el período qué resultado concreto queremos entregar?

¿Cómo sabremos que hemos logrado el objetivo?

La elaboración de los indicadores corre a cargo de cada una de las dependencias, quienes
tienen que diseñar, aplicar y evaluar sus propios indicadores. Para ello, se debe tener
en cuenta los planes y programas de la entidad, los planes específicos de cada
dependencia, sus funciones específicas y las variables que maneja expresadas en
términos de cantidad, calidad, tiempo, recurso y resultado esperado.

La elaboración de los indicadores se debe realizar bajo criterios comunes y

coordinadamente, pues lo que se va a implementar es un SISTEMA de indicadores de
gestión INSTITUCIONAL que a su vez debe desarrollarse al tiempo con los procesos y
actividades.

Los indicadores deben ser dicientes y claros en forma instantánea para los ejecutivos y
les debe permitir actuar en forma proactiva, sin esperar análisis posteriores que dilaten
sus decisiones y acciones.

El sistema de indicadores de gestión deberá reportar a cada administrador oportuna y

periódicamente, en forma sintetizada, la información que es relevante a su área de
responsabilidad.

Análisis e Interpretación

Los indicadores por sí solos no evalúan, sino que suministran información

para profundizar en áreas específicas que permitan el mejoramiento
continuo de la entidad. Es necesario identificar los factores internos y
externos que influyeron en los resultados alcanzados.

Dentro de los factores externos se encuentran:

o Tasas de interés fluctuantes

o Políticas salariales al margen de la productividad
 o Tipos de cambio subvaluados o sobrevaluados
o Políticas del Gobierno respecto al manejo de precios, tarifas y
subsidios

Una vez se obtenga el resultado de la relación de las variables seleccionadas,

se establecerá la causa y el efecto del comportamiento de los indicadores,
de acuerdo con los factores que incidieron en el resultado, mostrando la
situación real de lo observado, lo cual sirve de apoyo para el replanteamiento
de nuevas estrategias.

Condiciones:

o Deben existir objetivos claramente establecidos

o Se debe disponer de criterios técnicos para comparar y valorar la
situación encontrada
o Se debe trabajar con la mayor flexibilidad para poder adecuarse a
las necesidades de la evaluación
o Lo que se evalúa, debe mostrar características que resalten y sean
significativas por su efecto e incidencia

Clasificación de Indicadores

Los indicadores que describen un proceso, actividad, plan o proyecto son de

dos tipos:

o Los Cuantitativos: Son valores y cifras que se establecen

periódicamente de los resultados de las operaciones.
o Los Cualitativos: Permiten tener en cuenta la heterogeneidad, las
amenazas, las oportunidades del entorno organizacional y evaluar
con un enfoque de planeación estratégica la capacidad de gestión
de la dirección y demás niveles de la organización.

Cuadro de Indicadores de Gestión

INDICADOR QUÉ EVALÚA EJEMPLO

Resultados operativos y financieros de la INDICADOR DE EJECUCIÓN

gestión. PRESUPUESTAL PARA LA COMPRA DE

EQUIPOS
La capacidad administrativa de la institución

Indicadores de para observar, evaluar y medir aspectos 1. Indicadores de la Variable: Qué

Resultados por porcentaje del presupuesto que se
Área y como: tiene, se ha gastado para compra de
Desarrollo de equipos (variable: Compra de equipos)
Información
2. Denominador: El total de asignación
 Organización de los sistemas de
presupuestal para la compra de
información
equipos.
 Calidad, oportunidad disponibilidad de la 3. Numerador: Lo gastado.
información.
4. Tiempo: Semestre.
  Arreglos para la retroalimentación y
mejoramiento continuo. Es el porcentaje de ejecución, o, uso de los
recursos para el semestre de interés para la
El conjunto de esta información proporciona compra de equipos.
los indicadores de resultados públicos

contenidos en:

 Ingresos y gastos, frente a metas y

presupuesto.

 Cantidad de empleados y su participación

en el ingreso y en el gasto.

 Tamaño y dimensión de la producción

institucional frente al sector estatal.

 Dispersión de la organización y grado de

observación, descentralización o
concentración funcional.

El último aspecto a estudiar es el resultado

financiero de la gestión, en el cuadro, que se
encuentra al finalizar este cuadro resumen,
encontrará en forma detallada los indicadores
para la medición de este aspecto.

INDICADOR DE PARTICIPACIÓN DEL

NIVEL DIRECTIVO FRENTE A LA PLANTA

DE PERSONAL

Sirven para establecer y medir aspectos como

1. Indicador de la variable: Nombre de
los siguientes: la variable: nivel directivo. El
indicador muestra el porcentaje de
ejecutivos que corresponde al nivel
 Participación de los grupos de conducción directivo frente al total de la planta de
institucional frente a los grupos de personal.
servicios, operativos y productivos. 2. Denominador: Es el número total de
Indicadores funcionarios del área a analizar. Por
Estructurales  Las unidades organizacionales formales e ejemplo la secretaría general.
informales que participan en la misión 3. Numerador: Al momento de realizar el
de la institución. informe sabemos de acuerdo a la planta
actual cuántas personas ocupan cargos
 Unidades administrativas, económicas, de dirección.
productivas y demás que permiten el 4. Tiempo: El marco temporal podrá ser
desenvolvimiento eficiente hacia considerado al momento del informe y
objetivos establecidos en la con la información de la planta de
organización. personal existente a esa fecha. El
resultado será el porcentaje de
participación de funcionarios que
ocupan cargos directivos frente al
número total de funcionarios que
conforman la planta de la secretaría.

Estos tienen relación con la planificación de las INDICADOR DE EJECUCIÓN DEL PLAN

metas y objetivos. Sirven para medir y evaluar DE VISITAS DE CONTROL INTERNO

lo siguiente:

Indicadores de 1. Indicadores de la Variable: Nombre

Recursos – Visitar las dependencias de la
 Planificación de metas y grado de secretaría, se parte de un plan trazado
cumplimiento de los planes para el año lectivo, el cual puede
establecidos. detallarse mes a mes.
 Formulación de presupuestos, metas y 2. Denominador: Número de visitas que
resultados de logro. el plan contempla para el año.
  Presupuesto de grado corriente, en 3. Numerador: Al momento de realizar el
comparación con el presupuesto de informe sabemos cuántas y cuáles
inversión y otros. visitas se han realizado.
4. Tiempo: El marco temporal de aquí se
 Recaudación y administración de la ha considerado es de un año.
cartera.
 Administración de los resultados
El resultado es el porcentaje de cumplimiento
logísticos.
al plan de visitas programadas para el año.

INDICADOR DE TIEMPO PROMEDIO DE

Aplicables a la función operativa de la
ATENCIÓN DE QUEJAS
institución, relativa al cumplimiento de su

misión y objetivos sociales.

1. Indicador de la variable: Nombre –
tiempo en atención a quejas
Sirve para establecer el cumplimiento de las
recepcionadas de acuerdo al término
fijado por ley.
etapas o fases de los procesos en cuanto a:
2. Denominador: Es el número total
estimado de días en la atención a las
Indicadores de
quejas recepcionadas en forma escrita.
Proceso
3. Numerador: Al momento de realizar el
 Extensión y etapas de los procesos informe sabemos qué tiempo real
administrativos.
demora una queja en ser atendida.
 Extensión y etapas de la planeación. 4. Tiempo: El marco temporal que aquí se
 Agilidad en la prestación de los servicios ha considerado es de días, dados los
o generación de productos que indica la términos que establece la ley para dar
celeridad en el ciclo administrativo. respuesta a las solicitudes de la
ciudadanía.
 Aplicación tecnológicas y su
comparación evolutiva.
El resultado arroja el tiempo de atención en
días a cada queja.

Corresponden estos indicadores a las

actividades del comportamiento de la

INDICADOR DE PARTICIPACIÓN DEL
administración de los recursos humanos.
NIVEL PROFESIONAL EN LA
ESTRUCTURA DE LA SECRETARÍA
Sirven para medir o establecer el grado de

eficiencia y eficacia en la administración de 1. Indicador de la variable: Nombre –

Promedio de distribución de cargos en
los recursos humanos. planta global
2. Denominador: Es el número total de
cargos existentes por niveles en la
planta de la secretaría.
Indicadores de
Personal  Condiciones de remuneración 3. Numerador: Número de cargos del
comparativas con otras entidades del nivel que nos interesa – profesional.
sector. 4. Tiempo: Esta información puede ser
tomada en una sola fecha como
 Comparaciones de la clase, calidad y también confrontarla con los datos de
cantidad de los servicios. otro momento para analizar su
 Comparación de servicios per-cáptia variación lo que nos arrojaría un índice.
 Rotación y administración de personal,
referida a novedades y situaciones El resultado es la parte o porción total de
administrativas del área. cargos en la secretaría que son ocupados por
 Aplicación y existencia de políticas y personas profesionales.
elementos de inducción, motivación y
promoción.

Son los que se relacionan con el

INDICADOR DE ATENCIÓN A QUEJAS
comportamiento de la entidad frente a los
Indicadores
Interfásicos clientes externos ya sean personas jurídicas o 1. Indicador de la variable: Nombre –
Quejas atendidas.
naturales. 2. Denominador: Es el número total de
quejas recibidas durante el mes.
 Miden el cumplimiento relativo a la interacción 3. Numerador: Número de quejas
atendidas en el mes.
con su mercado externo (clientes, ciudadanos, 4. Tiempo: Esta información se toma a
nivel mensual de acuerdo al registro de
usuarios) estableciendo además: radicación que se lleve a las quejas
recepcionadas y radicadas.

 Velocidad y oportunidad de las El resultado es el porcentaje de atención

respuestas al cliente. brindado a las quejas que han tenido
respuesta y solución.
 La demanda y oferta en el tiempo.
 Transacciones con el público, relativos a
servicios corrientes y esporádicos
(comportamientos de la demanda
potencial, demanda atendida, demanda
satisfecha)
 Satisfacción permanente de los clientes.
 Calidad del servicio.
 Número de quejas, atención y corrección.
 Existencia y aplicabilidad de normas y
reglamentos.
 Generan satisfacción o insatisfacción
sobre aquellos índices fundamentales
como son la rentabilidad y los índices de
competitividad.

Son aplicables cuando se presenta:

 Existencia de unidades de investigación y

entrenamiento.
 Estudios y tareas de adiestramiento.
 Investigación para el mejoramiento y
adaptación tecnológica.
 Mejoramiento de métodos,
procedimientos y formatos.
INDICADOR DE CAPACITACIÓN
 Corresponden al comportamiento de los
recursos humanos dentro de los
procesos evolutivos tecnológicos,
grupales y de entidad. 1. Indicador de la variable:Número
Personas capacitadas.
2. Denominador: Es el número potencial
Es uno de los indicadores de mayor de personas con necesidades de
Indicadores de capacitación en área específica.
importancia, pues es necesaria la evaluación 3. Tiempo: Se consideran las solicitudes
Aprendizaje y
Adaptación recibidas por ejemplo durante el año y
constante, para verificar si la gestión que se así mismo el número de personas
capacitadas.
adelanta está de acuerdo con la función

asignada, las metas, objetivos y demás. El resultado es el porcentaje de personas que

Además permite el logro de objetivos en recibieron capacitación.

funciones operativas, financieras, ejecutivas,

administrativas, legales y demás.

Estos indicadores evalúan: unidades de

inducción y motivación, unidades de
investigación, unidades de entrenamientos,
unidades normales de adiestramiento,
estudios de investigación para el desarrollo,
estudio para innovación.
Indicadores de Resultados por Área y Desarrollo de Información
Indicadores Financieros

Se utilizan para efectuar los análisis financieros que permiten emitir un diagnóstico
en este sentido y solvencia económica de la entidad en cuestión.

CLASE NOMBRE FÓRMULA QUÉ EVALÚA

Una razón corriente mayor o igual

Activo corriente / que 1 quiere decir que la empresa sí
Liquidez simple
Pasivo corriente tiene la capacidad de cubrir sus
obligaciones de corto plazo.

Indica el grado de solvencia de la

entidad y el comportamiento
(activo corriente – deseable de este indicador es que sea
almacén – igual o superior a 1. Es decir que la
Prueba ácida
inventarios) / pasivo empresa cuenta con la capacidad de
corriente cubrir las obligaciones de corto plazo
con los activos de más alta
realización.

Ayuda a medir el nivel de gastos

corrientes en los que la empresa
puede entrar para mantener su
operación de gastos en corto plazo.
Activo corriente -
Capital de trabajo Un capital de trabajo negativo indica
Pasivo corriente
un problema de liquidez en la
empresa y significa que ésta no tiene
los recursos para cubrir sus
obligaciones corrientes.

Muestra las veces que el capital rota

ventas y/o ingresos en el período con relación a las ventas
Rotación capital de
operacionales / y/o ingresos operacionales.
trabajo
capital de trabajo Determina el nivel de eficiencia de
utilización de los activos.
Razones de Expresa la duración promedio en días
Liquidez en que se recupera la cartera según
los ingresos operacionales o de
(cuentas por cobrar X
venta; este indicador debe guardar
Período de cobro 360) / Ingresos
relación directa tanto con las políticas
promedio operacionales o de
de ventas como de la naturaleza de
ventas
las actividades adelantadas por la
entidad. Cuanto mayor sea el periodo
de cobro, existe una menor liquidez

Lo deseable es que sea mayor que 1.

Puesto que una tendencia que
muestre valores inferiores tendrá
ventas y/o ingresos efectos perniciosos con la estabilidad
Rotación cuentas
operacionales / financiera de la entidad, tanto en el
por cobrar
cuentas por cobrar corto como en el mediano y largo
plazo. Es decir, cuanto mayor sea la
rotación habrá más liquidez en la
cartera.

Inventario promedio = (inventario

inicial+inventario final)/2 y el costo
de ventas es el costo de comprar o
manufacturar los productos vendidos
durante un periodo. Se debe tener en
Rotación de costo de ventas /
cuenta el nivel de mantenimiento de
inventarios inventario promedio
inventarios. Cuando ésta es muy alto,
se debe adoptar una estrategia para
el manejo de éstos y buscar una
mayor rotación. También se puede
planificar un sistema para optimizar
 la producción y disminuir estos
gastos.

Refleja el período en que la empresa

se financia mediante sus
proveedores. Una disminución en la
rotación indica que el plazo para
pagar las cuentas ha aumentado y
Rotación de compras / cuentas X
esto favorece el estado de liquidez.
cuentas por pagar pagar
Una combinación ideal para la
liquidez de una empresa es tener un
índice de rotación de cuentas por
cobrar alto y un índice de cuentas por
pagar bajo.

Permite medir la eficiencia interna de

la empresa en términos del manejo
de los activos para la obtención de
ventas y/o ingresos ingresos y utilidades, sirve para
Rotación de Activos operacionales / comparar la eficiencia de una
fijos propiedad planta y empresa con la de otra similar. Un
Razones de equipo (activos fijos) resultado de 2.25 en la rotación de
Actividad activos fijos dice que por cada peso
invertido en activos fijos se generan
2.25 pesos en ventas.

Este índice es muy similar al anterior

ventas y/o ingresos
Rotación de Activo pero carece de la virtud de relacionar
operacionales /
total las ventas con activos productivos
activos totales
(como los activos fijos)

Indica el porcentaje de las ventas

disponible para cubrir otros gastos
Margen Bruto de utilidad bruta /
operacionales. Mide la eficiencia de la
Utilidad ventas netas
compañía en los procesos
productivos.

Esta razón es similar a la anterior

Margen de Utilidad Utilidad operativa /
pero mide adicionalmente la
Operativa ventas netas
eficiencia administrativa y de ventas.

Da la eficiencia de la compañía a un
nivel más general, pues no sólo
incluye costos de ventas o de
Rotación de producción, gastos operacionales,
Rentabilidad Margen de Utilidad utilidad neta / ventas sino que también involucra otros
Neta netas gastos y un descuento tributario. Se
puede ver además la calidad de las
inversiones con los excedentes de
liquidez y el manejo de las políticas
tributarias.

Utilidad neta / activo Indica el rendimiento de los activos

total; utilidad neta / totales en relación con la utilidad final
Rendimientos de activos totales del periodo. Un resultado de 0.15
los activos operativos significa que por cada peso invertido
(propiedad planta y en activos totales se obtienen 15
equipo – operativo) centavos de utilidad neta.

Da el porcentaje en el cual al empresa

está financiada por endeudamiento.
Es un índice importante pues da
Razón de pasivos / (pasivo +
referencia sobre el riesgo financiero
Endeudamiento patrimonio)
de la empresa. Un valor de o.48 dice
que el 48% de los recursos utilizados
fue financiado por un agente externo.
Razones de
Apalancamiento Indica la cantidad de endeudamiento
Razón Pasivo a
Pasivos / patrimonio de una empresa por cada peso
Patrimonio
invertido en capital.

Determina la cantidad de utilidades

Razón de
Utilidad operacional / operacionales que se genera por cada
Cobertura de
intereses peso de interés adquirido por el
Intereses
endeudamiento.
 Ayuda a determinar la rentabilidad
Margen de Ventas
Utilidad Neta / de los activos. Su resultado dice la
Índice Dupont * Rotación de
activos cantidad de utilidades obtenidas por
Activos
cada peso de activo en la empresa.

Indicador de Economía

CRITERIOS PARA SU ELABORACIÓN

Al diseñar indicadores para evaluar el principio de economía se deben

considerar aspectos relacionados con cada recurso, así:

Recurso Humano: Situaciones relacionadas con el personal involucrado,

directa o indirectamente, en los procesos y actividades de producción y/o
prestación de servicios, seleccionando las variables más relevantes como:

 Número de personal que labora en planta, con contrato de prestación

de servicios.
o Número de especialistas por profesión y/o servicio en tiempo.
o Programas de capacitación y frecuencia del mismo en tiempo.
o Costo unitario o promedio laboral por servicios prestados.
o Utilización del recurso humano comparado con la actividad
realizada.
o Servicios prestados y tiempo requerido.
o Costo total de la nómina.

Los indicadores del recurso humano establecen la intensidad con la cual se

utiliza este insumo en los diferentes procesos, determinando relaciones
entre: sueldos y salarios, gastos por servicios personales, prestaciones
sociales, con el número de personas proporcionan la siguiente información:
sueldos y salarios percápita, gastos por servicio personal percápita y
prestaciones sociales percápita.

Recursos Físicos: Manejo dado a los bienes muebles e inmubles en los

procesos de adquisición, utilización, conservación y mantenimiento,
necesarios en la producción y/o prestación del servicio, teniendo en cuenta:

o Cantidad y costo de los bienes utilizados y/o por servicios.

o Calidad de los equipos y demás bienes involucrados de acuerdo con
las normas de calidad.
o Oportunidad en la adquisición, adecuación, reposición y
mantenimiento de los bienes (frecuencia).
o Capacidad instalada.
o Capacidad utilizada.
o Costo de mantenimiento.
 Recursos Financieros: Distribución y aplicación dada el presupuesto, en
cumplimiento de políticas, planes y programas establecidos. Para el análisis
de este recurso se deben tener en cuenta aspectos relacionados con:

A. Origen de los ingresos:

 Aportes del presupuesto nacional.

 Recursos propios.
 Recursos del crédito.
 Transferencias.

B. Objeto del gasto: Distribución de los distintos factores de

producción y/o prestación de servicio, como resultado de la utilización
de las apropiaciones para:

 Servicios personales.
 Gastos generales.
 Gastos de inversión.
 Otros Gastos.

Cuadro de Indicadores de Economía

INDICADOR FÓRMULA QUE MUESTRA

Muestra la participación de los diferentes

(V/r. Total nómina personal por
niveles del personal frente al gasto total de la
nivel /Valor total de nómina
nómina, indicando cuál de los niveles tiene
personal de la entidad)* 100
mayor incidencia en el costo total.

(Gasto total de nómina/N° de total El resultado obtenido permite establecer el

Costo de Personal
de funcionarios de planta (o por valor unitario promedio por empleado o
niveles)*100 niveles de planta.

(Gastos por servicios Muestra la proporción de los gastos por

personales/Gastos de servicios personales con respecto al gasto
funcionamiento)* 100 funcionamiento.

El resultado permite determinar cuánto del

(Compras en el período/Presupuesto plan de compras se ha ejecutado, con respecto
de compras )*100 al presupuesto asignado en un período
Abastecimiento determinado.

Del total destinado a gastos de inversión,

(V/r. Compra de equipo del período
muestra cuánto se ha ejecutado en la compra
/ Total gastos inversión)*100
de equipo.

(Valor total Contratación del período Este indicador mide la incidencia de la

/ Presupuesto de inversión de la contratación en el presupuesto de inversión de
Índice de entidad)*100 la entidad.
Participación de la
Contratación (Gastos de Inversión (por Por cada peso invertido en el programa “s”, se
programa)/ Gastos de ha involucrado “x” $ o “y” cantidades de
Funcionamiento)*100 recurso, actividad u oficio.

(Gastos de Capacitación/N° total de Muestra el costo promedio del personal

Manejo de Personal
personal capacitado)*100 capacitado durante el período.
 N° total de personal capacitado / N° Muestra cuánto del total de personal de planta
total personal planta )* 100 ha sido capacitado

(Gastos de Inversión (por

Muestra cuánto de los recursos para
programa)/ Gastos de
capacitación se han utilizado por actividad.
Funcionamiento)*100

El resultado establece cuánto de los gastos

(Gastos de mantenimiento/Gastos
generales se están utilizando para
Generales)*100
mantenimiento.
Gastos de
Funcionamiento Cuánto por servicio ofrecido se ha involucrado
(Gastos de Operación/N° total de de gastos de operación (Este indicador se
Servicios Ofrecidos)*100 utiliza en los casos en los cuales se pueda
cuantificar el servicio prestado).

Indicador de Eficiencia

CRITERIOS PARA SU ELABORACIÓN

Para diseñar indicadores que midan el principio de eficiencia se deben

tener en cuenta:

 Relación de costos de un proceso, proyecto o programa frente al

tiempo utilizado.
 Relación de costos de un proceso frente al personal empleado.
 Análisis y evaluación de la planeación de actividades en cada
proceso.
 Relación de recursos utilizados frente a los objetivos previstos.
 Relación de los servicios prestados frente a los costos incurridos.
 Eficiencia en el recaudo de los ingresos.
 Forma como se manejan los recursos disponibles en la obtención de
productos o servicios.
 Comparación del grado de eficiencia con otro similar.
 Tiempo Requerido para la ejecución de los procesos, actividades o
tareas.
 Cobertura o número de beneficiarios por clase de servicio.
 Cantidad o unidad de servicio o producto por unidad de tiempo.
 Recursos en unidades utilizadas en los procesos de transformación.
 Costos unitarios y totales (por programas, por servicio, por recurso,
por actividad).
La eficiencia se da en porcentaje, como una relación del número de veces
por cada cien. Está dada como una medida del manejo de los recursos o de
las variables existentes en el proceso.

Cuadro de Indicadores de Eficiencia

1. Recursos Humanos
 Puede ser clasificado según el grado de formación, tipo de actividad
que desarrolla y la naturaleza de su vinculación (a término indefinido,
por contrato de prestación de servicios, temporal).

INDICADOR QUÉ EVALÚA

Número de servicios/Número de empleados. Con estas relaciones se pretende establecer el

volumen de carga de trabajo por empleado en
Volumen de producción/Número de empleados. relación a su actividad; esta razón debe
compararse con otro patrón que bien puede ser
Volumen de ventas/Número de empleados. respecto a un año base o en una norma técnica
establecida.

Nos muestra el costo laboral por unidad de

servicio o de producto, su tendencia en el tiempo
Valor salarios y/o prestaciones/Números de
debe ser decreciente en términos reales si se
servicios y/o volumen de producción o de ventas.
tiene en cuenta un cambio positivo en la
productividad.

Se busca establecer el grado de participación del

Valor salarios y/o prestaciones/Números de
factor relevante en la administración pública. Se
servicios y/o volumen de producción o de ventas.
expresa en porcentajes.

Mide el grado de participación del factor en la

generación de los ingresos. Puede ser sobre los
ingresos operativos, los no operativos o conjuntos
y según el caso se debe hacer la relación de forma
Valor salarios y prestaciones/valor de los
que se atribuya sólo la porción del factor que esté
ingresos.
vinculada con la generación específica de ingreso
cuando se busque medir la participación directa
del factor en esta generación específica área o
programa.

Número personal Nómina/Número de personal de

la planta total. Mide el grado de utilización del factor trabajo. La
Valor Nómina anual/Valor Planta anual de relación se da en porcentaje.
Personal.

Nos indica el aporte por individuo de los

Utilidades o pérdidas (operacional o del
resultados, es deseable que este aporte sea
ejercicio)/número de empleados (directos o
positivo y en una proporción mayor al salario
totales).
promedio anual.

Productividad media de los funcionarios = Permite medir y evaluar la productividad media

Número de personas beneficiarias del plan de de cada funcionario del área operativa,
inversión / número de funcionarios y técnicos administrativa y total, entendida como el número
encargados en la ejecución del plan de de beneficiarios del plan que en promedio
inversiones corresponden a cada funcionario o técnico.

2. Utilización de los Recursos Físicos

Los recursos físicos corresponden a los activos fijos, pueden a su vez estar
clasificados en bienes productivos o improductivos y estar ligados directa o
indirectamente con los procesos o actividades.

INDICADOR QUÉ EVALÚA

Muestra el costo promedio o unitario de los costos atribuibles

Valor de la Materia Prima y/o directamente a la generación del bien o servicio. Su tendencia
Insumos/Número de servicios o debe ser decreciente en consideración a incrementos en la
volumen de producción. productividad y a cambios tecnológicos que optimicen la
utilización de ellos.
 Muestra el costo promedio o específico de los costos no atribuibles
Valor de los costos
directamente a la generación del bien o servicio. Su tendencia
indirectos/Número de servicios o
debe ser decreciente en consideración a incrementos en la
volumen de producción.
productividad

Muestra la capacidad de generar ingresos de los activos fijos. Es

deseable que esta relación sea igual o superior a la tasa de
Ingresos (operativos, rentabilidad pública que establezca el DNP para los proyectos de
financieros, totales)/Valor inversión. Así mismo se estima conveniente que este indicador
activos fijos (operativos y/o no evolucione de forma creciente en la medida que los activos fijos
operativos). que se adquieran incorporen mejoras tecnológicas y su manejo
sea cada vez más adecuado y eficiente y a su vez los existentes
mejoren sus condiciones físicas y de explotación.

3. Recursos de Carácter Financiero

INDICADOR QUÉ EVALÚA

Esta relación muestra el valor promedio o unitario según los

ingresos tomados, totales o específicos, respectivamente. El
Ingresos totales o
por sí mismo no es uno de los indicadores buscados pero
específicos/Número de servicios o
constituye un elemento básico en la construcción de otro
volumen de producción o de ventas
indicador que so es fundamental como es la relación existente
(totales o específicos).
entre el valor de producción o generación vs. el costo de
generación o producción de un bien o servicio dado.

Costo de producción y/o Esta relación expresa el costo unitario promedio o específico
comercialización/volumen de para un item, necesario para poder establecer la relación entre
producción, de servicios o ventas costo unitario y valor unitario promedio o específico de la
(totales o específicos). actividad.

Esta relación muestra el margen generado por la actividad

(Valor Unitario/Costo bien sea de forma agregada o específica por bien, servicio o
unitario)1X100 concepto. Esta expresado en porcentajes. Este margen debe
ser en lo posible positivo.

Margen de producción = Valor Es el margen unitario de producción este valor debe ser
unitario Costo unitario positivo.

Valor de presupuesto (de inversión,

Muestra la proporción de recursos del presupuesto ejecutado
funcionamiento, total) / número de
y causado por unidad de producto. Su variación deberá
servicios o volumen de producción o
guardar relación con los cambios en la productividad.
de ventas.

Muestra el valor unitario de la deuda por unidad producidas es

Deuda (corto, mediano y largo
lo que correspondería a la contribución de pago por cada
plazo)/número de bienes y/o
unidad. Valor que debe en lo posible ser inferior al margen de
servicios generados.
producción.

Indica el grado de participación de los recursos de terceros en

Deuda (corto, mediano y largo
la financiación de las actividades que generan ingresos. Se
plazo)/ingresos (operativos, no
expresa en porcentaje y es deseable que su tendencia en el
operativos y totales)
tiempo sea decreciente.

Esta relación indica en cierta forma el excedente generado por

la entidad en sus actividades y el ideal es que la relación sea
Valor de la producción o generación superior a 1. El valor de producción al que aquí se refiere es
/ costo de su producción. aquel al cual se valora el bien en términos económicos es
decir, el que tenga en cuenta el precio de mercado, si lo tiene,
sus distorsiones, la necesidad y p

Productividad = inversión/gasto Señala la relación entre los recursos dedicados a inversión y

total. los gastos totales del presupuesto.
Productividad = Volumen de Este indicador muestra por cada peso de recurso invertido en
producción o prestación de servicios el proceso productivo, cuanto ha obtenido la entidad por
/ Volumen de los insumos (costos). producto

Costos de operación = gastos Indica la relación entre los gastos de funcionamiento por cada
financieros / inversión. unidad de inversión.

Costos de Operación = Valor del

Muestra la participación de los gastos de funcionamiento con
Programa Inversión social
respecto al valor de la inversión social del plan o proyecto de
Representativo/Total Gastos de
la referencia.
Funcionamiento.

Costos globales por usuario, gastos de funcionamiento por

usuario. Establece el costo promedio de funcionamiento por
Eficiencia administrativa = gastos
cada uno de los usuarios beneficiarios de bienes y servicios.
de funcionamiento / usuarios
Este indicador se puede hacer específico para cada uno de los
atendidos.
programas o proyectos que hacen parte del plan de inversión,
con relación a la población directamente beneficiaria.

El cálculo sólo es factible para entidades productoras de bienes

y servicios por las características que éstas poseen. En las
entidades administrativas no es posible la aplicación del
Indicadores de rentabilidad pública indicador, por ser prestadoras de servicios sociales y por
depender altamente del presupuesto nacional. Esta razón se
I.R.P. = ExcedentePúblico define como el rendimiento obtenido por un administrador,
Activos Fijos Operativos dado un stock de capital puesto a sus disposición; relaciona
Revaluados dos variables: el excedente público y los activos fijos
operativos revaluados. La información necesaria para el
desarrollo de este indicador, se obtiene de los datos
financieros del balance y estado de ganancias y pérdidas.

Costo Total por Servicio/N° Total de

Muestra el costo promedio por usuario atendido.
usuarios atendidos.

Mediante la elaboración de un cuadro analítico

describa: Costos totales, Costos incurridos en cada proceso,
Costos incurridos en el aprovisionamiento, Unidades de
Grado de eficiencia en la ejecución servicio prestadas. Con la información anterior, calcule y
de programas (B) = Cantidad de evalúe los costos unitarios, promedios, totales, por producto,
servicio*Tiempo Programado* por servicio y por proceso, para establecer la eficiencia (costo
Costo mínimo de producción) y su racionalidad, y compare los
Programado/ Cantidad resultados con entidades de similares características o
Programada*Tiempo Real * Tiempo estándares en la prestación del mismo tipo de servicio.
real.

Si B es > 1; el programa es más que eficiente. Si B es = 1; el

programa es eficiente; Si B es < 1; el programa es ineficiente

Indica cuántos del total de usuarios con derecho al servicio

han sido beneficiados del mismo, donde la variable servicios
se refiere a los programas o actividades de coordinación,
Eficiencia en el Servicio =Volumen o control, supervisión, salud, educación, bienestar social, de
cantidad de Servicios / N° Total de conservación y mantenimiento del medio ambiente entre
Beneficiarios otros. Beneficiarias son las personas y/o las organizaciones
receptoras de los servicios ofrecidos por entidades clasificadas
dentro del sector central y descentralizado como: estudiantes,
enfermeras, colegios, jardines, etc.

EVALUACIÓN DE PROCESOS

1. Indicadores para procesos Administrativos

Esta evaluación se realiza teniendo en cuenta la eficiencia en los resultados

obtenidos, los cuales reflejan si la entidad cumplió con los principios básicos
de la Administración (planeación, organización, dirección y control).
 PROCESO CONSIDERACIONES PARA SU EVALUACIÓN

Operativos: Etapas a considerar en la evaluación de éstos procesos: Tener

claros los objetivos y metas a desarrollar, Elaborar un cuadro
donde se especifique: Los procesos necesarios para la prestación
Tienen que ver con la de un determinado servicio, Número de personas que intervienen
capacidad de en cada proceso, Tiempo empleado en cada proceso para analizar
transformación, cuyo la duración del ciclo de los mismos, Requisitos exigidos en los
resultado es un producto o procesos, Costos por proceso. Con los datos obtenidos, realice un
servicio. Cuando se habla análisis, utilizando indicadores, gráficos, diagramas u otras
de servicios, el bien se herramientas de evaluación, con el propósito de determinar los
considera intangible: niveles de eficiencia en cada uno de los procesos, para identificar
educación, salud, las fortalezas y debilidades, así como las actividades que pueden
transporte, etc. ser modificadas para su mayor agilidad.

Contractual: Debe desarrollarse un análisis exhaustivo desde la planeación

hasta la finalización del proceso. La información obtenida en el
principio de economía sirve de punto de partida para establecer el
Es uno de los procesos de manejo de este proceso y sus incidencias tanto operativas como
mayor relevancia. financieras, en la gestión de las entidades.

2. Indicadores Sociales

Se utilizan para medir el beneficio que las entidades caracterizadas por ser
prestadoras de servicios sociales le aportan a la sociedad.

PROCESO CONSIDERACIONES PARA SU EVALUACIÓN

Para el análisis de estos indicadores, es necesario que las

entidades dispongan de normas técnicas en el desarrollo de los
La información requerida proyectos, tales como: coeficicentes de rendimiento, estadísticas
para este tipo de indicadores históricas, e indicadores comparativos, de acuerdo con los
está dada por: requerimientos exigidos por Planeación Nacional y acordes a los
sectores que hacen parte del Plan de Desarrollo.

Los censos de población y

vivienda; encuestas para la Los coeficientes de rendimiento establecen una medida de
caracterización socioeconómica productividad al comparar los resultados obtenidos con los
de los hogares; sistemas de recursos utilizados. La mayoría de las veces el recurso que se
estratificación socioeconómicas toma como referencia es el tiempo. Las medidas estándar
de zonas urbanas y rurales; comparan los resultados obtenidos de un proyecto con parámetros
sistemas de selección de preestablecidos.
beneficiarios de programas
sociales; encuestas de ingresos En la definición de estas medidas estándar se toman valores
y gastos; registros contables; promedio internacionales, nacionales o históricos de la entidad.
estadísticas entre otros. Los indicadores comparativos utilizan indicadores relacionados con
otros programas o proyectos que se supone tienen características
similares.

Indicador de Eficacia
 CRITERIOS PARA SU ELABORACIÓN

 Relación de lo ejecutado frente a lo planeado.

 Evaluación de resultados.
 Evaluación de la cantidad, calidad y oportunidad del bien o servicio
entregado.
Estos indicadores permiten evaluar la calidad de la planeación, la
programación y el cumplimiento de las metas propuestas y físicas.
La evaluación de planes se realiza con base en el análisis de resultados
contra objetivos establecidos inicialmente, a partir de la comparación de
metas previstas contra metas alcanzadas.
La eficacia es absoluta, es decir, se alcanza o no se alcanza el resultado
propuesto, por lo tanto no se tendrán valores de eficacia superiores al cien
por ciento.
Las variables que pueden involucrarse en el diseño de los indicadores son:
 Gastos programados frente a los ejecutados.
 Tiempo previsto frente al utilizado.
 Recursos planeados frente a los utilizados.
 Número potencial de usuarios por servicio frente a los atendidos.
 Resultados planeados frente a los obtenidos.
 Cuadro de Indicadores de Eficacia

INDICADOR DE CALIDAD

FORMULA CÓMO EVALUAR

Se relacionan las características del bien o servicio frente al grado de

satisfacción de necesidades requeridas por el usuario. Ejemplos:

reclamos recibidos, documentación en trámite, reprocesamiento de

información o documentación y grado de satisfacción entre otros.

Deben definirse tres niveles de acuerdo a los siguientes criterios:

Cumplimiento en metas Nivel sobresaliente:Califica una alta efectividad en el logro de objetivos,

físicas/metas
programadas en el plan con relación a unas normas técnicas estandarizadas. En general se
de inversión
puede definir como un cumplimiento, parcial o acumulado, por encima

del 80% del nivel previsto de ejecución.

Nivel satisfactorio: Califica el cumplimiento estricto de las normas

técnicas. El nivel satisfactorio se encuentra en el rango de 60 a 80%

frente a lo previsto.
 Nivel mínimo: Indica que el cumplimiento de metas es ineficiente.

Implica una ejecución por debajo del 60% previsto.

ÍNDICES DE COBERTURA
FORMULA CÓMO EVALUAR

Se establece la relación de usuarios atendidos

frente a la población a atender.
Si el indicador es igual a 1 se cumplió la meta.

Número de usuarios atendidos por servicio/número Si es < 1 se hablaría de una pérdida social al no
Potencial de Usuarios por servicio cumplir con la meta establecida.
Si es > 1 existe efectividad en la prestación del

ejercicio.

INDICADORES DE OPORTUNIDAD

FORMULA CÓMO EVALUAR

Se determina el grado de cumplimiento con respecto al tiempo

programado.
Tiempo Ejecutado/Tiempo
Programado Un margen de desviación amplio en esta relación genera un
incremento en los costos, así como demora en la prestación de
los servicios.

Tiempo requerido por

servicio/Número de servicios Se mide la cantidad de tiempo que se requiere por servicio.
prestados

INDICADOR DE CANTIDAD
FORMULA CÓMO EVALUAR
Se relaciona el volumen de recursos
utilizados frente a los planeados.
Recurso utilizado (pesos y cantidades)/Recurso planeado
(pesos y cantidades)
Ej. Número de pacientes por atender
sobre el número de pacientes atendidos.
Se relacionan los gastos ejecutados
Gastos Ejecutados/Gastos Programados
frente a los presupuestados.
Número de Servicios Prestados (programa o actividad)/ Se relacionan el número de servicios
Número de Servicios Proyectados (programa o actividad) prestados frente a los proyectados.


 INDICADOR DE EFICACIA

FORMULA

Unidades de metas logradas * Tiempo planeado para alcanzar la meta total / Unidades de metas
programadas * Tiempo real para llegar al logro obtenido.

 Ejemplos de Indicadores
 Algunos ejemplos de indicadores por principio, pueden ser:

FACTOR
PRINCIPIO INDICADOR CRITICO QUE FUENTE OBSERVACIÓN
APOYA

Gastos Directos/Gastos Rendición de

Totales. la cuenta.

Activos
Rendición de productivos
Activos
cuenta e ligados
Productivos/Activos
Informes de directamente al
Totales.
Auditoría. proceso
productivo.

Alto porcentaje
Rendición de de sus recursos
Inversiones
cuenta e en IT significa la
Temporales/Activos
Economía Informes de no utilización en
Corriente.
Auditoría. el desarrollo de
su misión.

Valor de costos Rendición de

indirectos/Volumen cuenta e
producción de bienes o Informes de
servicios Auditoría.

Rendición de
Ingresos
cuenta e
Operacionales/Ingresos
Informes de
Totales.
Auditoría.

Rendición de
Valor total de la
Margen de cuenta e
producción/Costo
Operación. Informes de
Total.
Auditoría.

Rendición de
Valor total de la
Productividad cuenta e
Eficiencia producción/Activo
del capital. Informes de
Totales.
Auditoría.

Rendición de
Volumen de
cuenta e
producción/Volumen
Informes de
Insumos Utilizados.
Auditoría.
 Rendición de
Costo total de Costo
cuenta e
servicios/N° Total de promedio por
Informes de
usuarios atendidos usuario.
Auditoría.

N° usuarios Rendición de
atendidos/N° potencial Cobertura del cuenta e
de usuarios por Servicio. Informes de
servicios. Auditoría.

Rendición de
Programas
Cumplimiento cuenta e
Eficacia Realizados/Programas
de metas. Informes de
planeados.
Auditoría.

Rendición de
Tiempo
Oportunidad cuenta e
ejecutado/Tiempo
del servicio. Informes de
programado
Auditoría.

N° beneficiarios por
Cobertura por *Proyecto
estrato*/Población
estrato. ejecutado
objetivos estrato.

Informes de
Volumen de auditoría y
Equidad
producción/N° estadísticas *
O por estrato,
beneficiarios por del sector proyecto, etc.
sector.

Ingreso percápita por Mide el esfuerzo

Progresividad
estrato*/Tarifa por económico del
de tarifas.
estrato. usuario


 4. EL MUESTREO ESTADÍSTICO EN LA AUDITORÍA

La Estadística permite seleccionar técnicamente muestras, obtener conclusiones, validar

información, dar mayor alcance al estudio y lograr mayor efectividad al mismo.

Temas relacionados:

PROCEDIMIENTO ENTREVISTA

Marco Legal Conceptos Básicos

Técnicas de Recolección de Datos Bases de Datos

Consideraciones para el Empleo Problemas a Resolver al Utilizar

del Muestreo el Muestreo

Etapas del Muestreo Métodos de Muestreo

Determinación del Tamaño de la Técnicas de Selección de

Muestra Muestras

4.2 Conceptos Básicos

Estadística: Es el estudio de fenómenos aleatorios, por lo cual tiene un alcance ilimitado

de aplicaciones en varias disciplinas. Uno de sus principales componentes es la inferencia
estadística en la cual se obtienen conclusiones basadas en datos experimentales. De
igual forma "estadística" puede ser interpretada como un número computado a partir de
una serie de datos.

Población: Se considera como la colección de toda la posible información que

caracteriza un fenómeno; en estadística el concepto es un poco más amplio y se refiere
a cualquier colección ya sea de un número finito de mediciones o una colección grande,
virtualmente infinita de datos acerca de algo de interés.

Ejemplo: Lotes de unidades producidas durante un período de tiempo, cuentas por

cobrar o de difícil cobro, número de empleados que laboran.

Muestra: Es un subconjunto representativo seleccionado de la población; una buena

muestra es aquella que refleja las características esenciales de la población de la cual se
obtuvo. La muestra será representativa (muestra aleatoria) de la población si las
probabilidades de selección de cada uno de los elementos es la misma; en caso contrario,
es decir que algunos de los elementos de la población tengan más probabilidad de ser
escogidos que otros, la muestra se considera no aleatoria.

Muestreo: La "prueba selectiva" o "muestreo" es un procedimiento que sirve para

derivar conclusiones sobre las características de un grupo de partidas (universo),
mediante el examen de un grupo parcial (muestra) de éstas. El supuesto implícito es
que la muestra permitirá efectuar inferencias precisas sobre la población (universo); es
decir, muestreo es la utilización de cualquiera de los procedimientos establecidos para
obtener una muestra.

En general, se tienen dos enfoques de muestreo: estadístico y no estadístico; la

distinción fundamental entre el muestreo estadístico y el que no lo es, es la capacidad
que tiene el auditor para utilizar el muestreo estadístico en la medición del riesgo, es
decir que el riesgo de muestreo es inherente a cualquier aplicación del mismo.

El auditor que emplee el muestreo no estadístico debe considerar también su riesgo,

pero no puede medirlo; en el caso en que se utilice el muestreo estadístico, si es posible
medir el riesgo de muestreo empleando la teoría de la probabilidad.

4.3 Técnicas de Recolección de Datos

Para llevar a cabo el análisis de cualquier universo es necesario conocer datos específicos
del mismo, razón por la cual es imprescindible conocer las herramientas disponibles para
esta actividad. Actualmente existen tres herramientas principales que asisten a los
auditores en el momento de recolectar los datos, estas son:

 Bases de Datos
 Encuestas
 Muestreo

4.3.2 Técnicas de Muestreo en Auditoría

El muestreo estadístico, permite al auditor medir el riesgo de muestreo y diseñar

muestras eficientes, dando como resultado un procedimiento de auditoría más
estructurado y controlado.

En general se identifican tres razones para el uso del muestreo:

 Economía

Al tener que revisar un número menor de partidas para llegar a una

conclusión confiable, disminuye el costo y aumenta la eficiencia del trabajo
del auditor.

 Rapidez
 Disminuir el número de partidas a examinar, permite reducir el tiempo
entre la fecha en que la información es entregada al auditor y la fecha en
que éste emite su dictamen.

 Confianza

Al reducir el número de partidas a revisar se hace posible que cada una sea
estudiada, procesada y analizada de modo más completo y satisfactorio.
Además permite obtener mucha más precisión sobre la inferencia realizada.

4.4 Consideraciones para el Empleo del Muestreo

Algunos conceptos relacionados con el término "muestreo", los enfoques existentes y

sus objetivos, son:

El muestreo estadístico y no estadístico, son dos enfoques que requieren del auditor su
criterio profesional en la planeación, elaboración y evaluación de una muestra, para
relacionar la evidencia comprobatoria producida por la muestra con otra evidencia
comprobatoria para llegar a una conclusión confiable.

El auditor que emplee el muestreo no estadístico debe considerar estos dos tipos de
riesgo pero no puede medirlo; en caso contrario, si utiliza el muestreo estadístico es
posible medir el riesgo de muestreo empleando la teoría de la probabilidad.

OBJETIVOS DEL MUESTREO

Concluir respecto a sí se debe aceptar o rechazar el universo del cual se extrajo la muestra.

Servir como una base para la opinión que rinde el auditor respecto a la adecuada presentación de
los estados financieros.

Permite que el trabajo de auditoría se concluya en un tiempo razonable.

Proporcionar un instrumento para diseñar muestras eficaces para alcanzar un objetivo de auditoría
concreto.

4.5 Problemas a Resolver al Utilizar el Muestreo

Al utilizar el muestreo es probable que nos encontremos frente a estos

cuestionamientos:

Al resolver estos interrogantes se debe considerar la calidad de los controles internos

vigentes, el tipo de auditoría adelanta, las condiciones descubiertas en el avance de la
auditoría, la naturaleza de transacciones examinadas, el volumen de las mismas y el
personal responsable del registro de operaciones.
Sin embargo, por diferentes que sean entre sí las aplicaciones guardan entre ellas un
elemento común que hace posible la sistematización de los procedimientos generales,
independientemente de la utilización concreta a que se destine. De esto se derivan los
supuestos para la utilización del muestreo estadístico.

Toda muestra debe ser adecuada, representativa y reflejar estabilidad.

No olvide que….

 Al utilizar las técnicas de muestreo, el auditor debe considerar la naturaleza de

cada partida sujeta a examen, no hay que perder de vista los posibles errores e
irregularidades, es decir, el grado de riesgo implicado que pueden presentar las
partidas, el cual depende de la suficiencia del control interno de la entidad
auditada.
 El uso de muestreo estadístico no reduce el empleo del juicio por el auditor.
 Los métodos de muestreo estadístico desarrollados en ésta Guía se acomodan a
una distribución normal de errores. Esta se refiere a una distribución que adopta
la forma de una curva simétrica (campana de Gauss), la cual está completamente
definida por su desviación media (promedio aritmético) y la desviación estándar
o típica (monto promedio en que se desvían todos los valores observados
respecto del valor de la media aritmética).

Para tener en cuenta...

 El objetivo de la aplicación del muestreo, va dirigido hacia la estimación de un

valor correspondiente a una población, bien sea expresado como porcentaje o
como cantidad.

 Que la estimación resultante es únicamente una estimación del valor de la

población. Para esto es necesario conocer la distribución normal la cual ayudará
a ilustrar el concepto de intervalo de valores alrededor de un valor verdadero
característico de la población.

 La ejecución real de la selección de una muestra puede generar dificultades a la

hora de aplicar los procedimientos descritos.

4.6 Etapas del Muestreo Estadístico

En la aplicación del muestreo estadístico, es importante tener en cuenta los siguientes

pasos o etapas:

 Analizar la información requerida.

PLANTEAMIENTO DEL
1  Determinar si existe o no la necesidad de
PROBLEMA
la investigación.
 La prueba de auditoría debe tener un objetivo
específico, preciso y claro, pues acorde con éste se
seleccionan las técnicas estadísticas a aplicar.

Existen dos enfoques generales para este objetivo:

DEFINICIÓN DEL
2 OBJETIVO DE LA
PRUEBA  Como base para una decisión de “aceptar” o
“rechazar” un universo, juzgando los resultados
de la muestra.
 Para hacer una estimación cuantitativa de cierta
característica del universo.

 Se debe conocer la población objetivo, la cual

debe estar definida e identificada.
 Se debe identificar la unidad de muestreo, es
decir los elementos induviduales que forman la
población.
DEFINICIÓN DE LA  En el campo de la auditoría las poblaciones
3 POBLACIÓN Y DE LA pueden estar constituidas por:
UNIDAD DE MUESTREO 1. Un número de unidades que se determina en
un momento dado, por ejemplo deudas o
préstamos.
2. Un número de unidades que se tienen entre
un lapso de tiempo, por ejemplo una serie de
operaciones administrativas.

SELECCIÓN DEL Dependiendo tanto del objetivo de la actividad como

4 MÉTODO DE MUESTREO de las características de la población, se elige el
A UTILIZAR método de obtención de datos más conveniente.

DETERMINACIÓN DEL En la determinación del tamaño de la muestra se

5 TAMAÑO DE LA debe tener en cuenta el grado de confianza, es decir
MUESTRA el grado de variabilidad y error de muestreo.

En este punto se escoge el método más adecuado

para seleccionar las partidas que serán incluidas en
SELECCIÓN DE LA
6 la muestra. Estos métodos van desde selección
MUESTRA
aleatoria, al azar,en bloque y estratificación, entre
otros.
 Es necesario predeterminar y evaluar los errores
para establecer:

 El satisfactorio de calidad para los datos objeto

ESTABLECIMIENTO de revisión,
7 DEL GRADO DE  El Porcentaje permitido de nivel de riesgo de
CONFIANZA rechazar un universo o población,
 El Nivel adecuado para los datos examinados, y
 El porcentaje de contingencia de aceptar un
universo.

A partir de los datos muestrales y de la información

adquirida se utiliza la inferencia estadística para
concluir sobre la población. Se deben resumir
EVALUAR Y ANALIZAR
resultados y evaluar el cumplimiento del propósito
8 LOS RESULTADOS DE
de la investigación. El resultado puede incluir la
LA MUESTRA
necesidad de averiguar en detalle ciertos
problemas, ya sea por la aparición de problemas no
anticipados o por los mismos resultados obtenidos.

4.7.1 Muestreo No Estadístico

La selección y la amplitud de la muestra se hacen sobre una base subjetiva, en ocasiones

arbitraria. Las muestras no estadísticas son ampliamente utilizadas por los auditores,
especialmente para pruebas de poblaciones relativamente pequeñas.

Las muestras estadísticas y no estadísticas de auditoría deben ser

seleccionadas de tal forma que permitan al auditor obtener conclusiones
válidas sobre la población. Tanto el muestreo estadístico como el no
estadístico pueden ofrecer a los auditores materia de evidencia competente
y suficiente.

Cuando se trabaja bajo muestreo no estadístico, los auditores pueden llegar

a tomar muestras mayores y más costosas de lo necesario, o aceptar,
inadvertidamente, un grado más alto de lo aceptable de riesgo de
muestreo.

4.7.2 Muestreo Estadístico

 El método de muestreo requiere que el auditor defina los estándares
utilizados para precisar la amplitud de la muestra, dando lugar a que ésta
sea representativa de todo el grupo.

Bajo el muestreo estadístico se presenta el único caso en que los resultados obtenidos
permiten una mayor confianza y se puede hacer referencias y conclusiones, sobre todos
los elementos que constituyen el universo o población.

El uso del muestreo estadístico no elimina el juicio del auditor pero sí lo complementa,
en cuanto que permite medir y controlar el riesgo de muestreo, así como la confiabilidad
y suficiencia de las pruebas selectivas de auditoría.

USO DEL MUESTREO

El uso del muestreo permite a los auditores:

 Diseñar muestras eficientes.

 Medir la suficiencia de la evidencia obtenida.
 Evaluar en forma objetiva los resultados de la muestra.

4.7.2.1 Planes de Muestreo Estadístico

Son los procedimientos de muestreo utilizados para lograr objetivos de auditoría

específicos. Los planes de muestreo estadístico pueden ser utilizados para estimar
muchas características de una población.

Los Planes de Muestreo que el auditor puede utilizar en su actividad son:

Muestreo por Atributos. Da como resultado un ratio o porcentaje de ocurrencia, o de

no ocurrencia, de un suceso específico, en auditorías generalmente se utiliza para
verificar el cumplimiento de controles internos establecidos, como por ejemplo controles
sobre desembolsos de efectivo, controles sobre facturaciones, controles sobre nómina
y controles sobre cobros en efectivo.

Muestreo por Variables. Da como resultado una estimación de una cantidad,

generalmente monetaria; este suele ser utilizado por auditores como parte de las
pruebas sustantivas. Algunas verificaciones comunes del muestreo por variables son
cuentas por cobrar, precios de inventario, adiciones de activo fijo y nómina.

Con frecuencia se describe un método de muestreo como híbrido o se emplea la teoría

del muestreo por atributos para estimar cantidades monetarias. Este método se
denomina Muestreo de Cantidades Monetarias.

4.7.2.2.1 Muestreo de Estimación de Atributos

Este método resulta más valioso cuando la población que se examina es grande, digamos
mayor que 10.000, relativamente homogénea y no se requiere una respuesta precisa.

Los auditores utilizan con frecuencia el muestreo de estimación de atributos, para

proporcionar una estructura científica a sus observaciones acerca de la población en
cuestión. El auditor después de utilizar el muestreo de estimación de atributos, puede
afirmar lo siguiente: "tengo 95% de confianza en que el error en esta población es menor
de 0.5%".

"No es muy bueno para encontrar agujas en un pajar"

Es decir, para tener 90% de probabilidad de encontrar una unidad equivocada, el auditor
deberá comprobar la gigantesca muestra de 2000 unidades, o sea 20% de la población.
Sin embargo puede suceder, que gracias a un conocimiento previo, el auditor pueda
estratificar la población en un grupo en donde el error sea más probable y otro grupo en
donde el error sea menos probable, y de esta manera reducir considerablemente el
tamaño necesario de la muestra.

Algunos de los usos más comunes de este tipo de muestreo en la auditoría son los
siguientes:

 Atrasos en las cuentas de los deudores,

 Estratificación de deudores e inventario,

 Estratificación de transferencias de inventario,

 Estimación del porcentaje de órdenes atrasadas,

 Estimación del error,

 Estimación del aprovechamiento de los recursos por departamentos o centros

de costos.

4.7.2.2.2 Muestreo de Aceptación de Atributos

El muestreo de aceptación es de poco valor para el auditor, pues

requiere que éste decida entre "sí" y "no"; y en la práctica no es fácil
para el auditor tomar una determinación que rechace una población,
ya que la alternativa sería entonces un examen del 100%.

Es difícil encontrar un plan de muestreo que, aunque rechace 95% de los lotes
inaceptables no rechace también demasiados lotes aceptables. El muestreo de selección
es un instrumento para auditorías internas. Por otro lado, este plan de muestreo fue
desarrollado para realizar un control de la calidad de un proceso manufacturero, no para
ser utilizado en procesos contables.

Muestreo de Descubrimiento de Atributos

Al Muestreo de Descubrimiento algunas veces se le llama Muestreo Exploratorio, y este

último término proporciona una clara descripción de su uso, el Muestreo de
Descubrimiento rara vez se utiliza para obtener una respuesta final, normalmente se
utiliza para seleccionar lotes que puedan necesitar un examen más detallado.

Es una forma simplificada del Muestreo de Selección, garantiza que el porcentaje de

unidades con un atributo dado, es decir un error, no excede un determinado porcentaje
de la población.

El método es particularmente útil para proporcionar una comprobación de la calidad del

trabajo administrativo. Por ejemplo, cuando se dispone de poco tiempo para examinar
los últimos meses en una auditoría de fin de año, el Muestreo de Descubrimiento puede
proporcionar la confianza que el porcentaje de error se encuentra por debajo de un
cierto límite con un tamaño pequeño para la muestra.

Se utiliza cuando el auditor está interesado en detectar una irregularidad, la cual

evidencie un fraude o violación. Tiene como desventaja la probabilidad que se puedan
rechazar lotes aceptables.

Cuando se utiliza este tipo de muestreo el tamaño de la muestra a utilizar se puede

consultar en tablas prediseñadas.

En el momento de usar estas tablas es importante conocer previamente el tamaño de

la población, la proporción del error mínimo inaceptable, el nivel de confianza requerido
en la inferencia, la exactitud necesaria de los estimados y la variación existente en el
universo.

Tenga en cuenta que….

Para cada uno de los métodos anteriores se requiere tamaño más pequeño para la
muestra que en el método de descubrimiento por atributos y, en consecuencia, cada
uno proporciona menos información que la que pueda proporcionar su predecesor.

El Muestreo de Descubrimiento es un método útil para el rechazo de lotes inaceptables,

pero que también rechaza muchos que sí son aceptables. El muestreo de aceptación
supera esta desventaja mediante un tamaño más grande para la muestra.

Los muestreos de Descubrimiento y de Aceptación se utilizan para garantizar que el

porcentaje de error u otro aspecto análogo de la población no exceda un porcentaje
dado. Mientras que el Muestreo de Estimación de atributos pretende medir la proporción
real de población con una característica dada.

A manera de ejemplo se presentan algunos atributos que se pueden considerar en el

examen a la contratación:

 Disponibilidad de registro presupuestal debidamente constituido.

  Existencia de pólizas de cumplimiento según lo pactado contractualmente.
 Verificación que el contratista no esté inhabilitado para contratar con el
Estado.
 Estado del contrato; liquidado, en ejecución o paralizado.
 Forma de adjudicación: En licitación pública o en forma directa.
 Forma de pago.
 Verificación del anticipo o pago anticipado.
 Verificación del plan de manejo del anticipo.
 Verificar el objeto del contrato y su cumplimiento.
 El valor del contrato y forma de pago.
 Definición de la clase de contrato.
 Verificar que la entidad ejerza debidamente el control al cumplimiento del
contrato.
 Que el contrato se ejecute oportunamente.
 En el caso de las licitaciones verificar la claridad de los términos de referencia
de los pliegos de licitaciones.
 Que el proceso contractual cumpla con los principios de transparencia,
economía y responsabilidad.

4.7.2.4 Muestreo de Cantidad Monetaria

El Muestreo de Cantidad Monetaria (DUS) es un método que emplea la teoría del

muestreo por atributos para expresar la conclusión como una cantidad monetaria en vez
de hacerlo como un porcentaje de ocurrencia de un hecho.

La definición de unidad de muestreo es diferente, en lugar de definir la unidad de

muestreo como por ejemplo, un comprobante, cheque o factura, se concibe como una
unidad monetaria.

La selección de la muestra según el método DUS requiere que ésta sea una muestra
aleatoria o sistemática de estas cantidades monetarias, y no de las cuentas.

Las unidades físicas que comprenden las cantidades seleccionadas se denominan

unidades lógicas. El auditor examina las unidades lógicas para determinar si las
cantidades monetarias seleccionadas presentan errores.

Comparación entre el muestreo de cantidad monetaria y el clásico por

variables:

 El DUS es más fácil de aplicar que el método clásico de muestreo por variables,
dado que éste se basa en la teoría del muestreo por atributos, el auditor puede
calcular los tamaños de muestra y evaluar los resultados de la misma empleando
tablas.
  A diferencia del método clásico de muestreo por variables, el tamaño de la
muestra según el DUS no se basa en cualquier medida de la variación estimada
de los valores auditados o contables; por lo cual no es necesario analizar la
población para determinar la desviación estándar ni se tiene que escoger una
muestra experimental.
 El DUS da como resultado de forma automática una muestra que presenta un
agrupamiento óptimo por clases, que se obtiene seleccionando aquellas partidas
proporcionales a sus valores monetarios.
 Si la población contiene un porcentaje de errores bajo el DUS dará como resultado
un tamaño de muestra menor que en el caso del método clásico del muestreo
por variables.

Situaciones en las que el DUS sería especialmente útil:

 Envío de circulares correspondientes a las cuentas a cobrar cuando el porcentaje

de errores sea bajo y cuando los abonos no contabilizados sean insignificantes.
 Envío de circulares de préstamos a una institución financiera.
 Verificación de valores bursátiles.
 Verificaciones del inventario mediante la valoración según el valor más bajo entre
costo o precio de mercado, donde el auditor crea que la finalidad fundamental es
detectar si el inventario está sobrevalorado.
 Verificaciones de adquisiciones de bienes de producción.

4.8 Determinación del Tamaño de la Muestra

Una muestra adecuada es aquella que contiene un número suficiente de partidas que
conduzcan a los mismos resultados que se obtendrían si otra o varias Muestras del
mismo tamaño se seleccionaran del mismo universo o población.

Una muestra representativa tiene características similares a las poseídas por el resto de
elementos del universo. De acuerdo con la teoría de probabilidades, una muestra
seleccionada deberá ser lo suficientemente representativa del universo.

Una muestra revelará estabilidad cuando los resultados de su estudio son los mismos,
independientemente del aumento de tamaño de la misma.

En la determinación del tamaño de una muestra se debe tener presente tres situaciones:

 Establecer la proporción de elementos o unidades que presentan la característica

investigada.
 Conocer la precisión deseada en la estimación del porcentaje de error en el
proceso de muestreo.
 Conocer el riesgo de llegar a una conclusión equivocada como consecuencia de
los resultados de la muestra.
 4.9 Métodos de Selección de la Muestra

Para desarrollar el proceso específico de selección de la muestra existen los siguientes

métodos:

 Muestreo Aleatorio Simple

 Muestreo Sistemático
 Muestreo Estratificado
 Muestreo por Conglomerados
 Muestreo en Dos Fases

5.2 Técnicas de Análisis Cuantitativo

Las técnicas de análisis simple proporcionan información útil respecto al conjunto de

datos, pero no es adecuado para hacer inferencias, sobre todo porque no están bien
definidas. Para poder hacer inferencias con respecto a una población, basadas en la
información contenida en una muestra, se requieren cantidades obtenidas de
expresiones rigurosamente definidas para analizar la información de la muestra.

Las cantidades que se pretenden definir son medidas numéricas descriptivas de un

conjunto de datos. Se buscan números que describan la distribución de frecuencias para
cualquier conjunto de mediciones. Existen dos medidas de interés para cualquier
conjunto de datos: La localización de su centro y su variabilidad. Por lo tanto, nos
concentraremos en la obtención de dos tipos de números descriptivos, las medidas de
tendencia central y las medidas de dispersión o variación.

La tendencia central de un conjunto de datos es la disposición de éstos para agruparse

ya sea alrededor del centro o de ciertos valores numéricos, mientras que la variabilidad
de un conjunto de datos es la dispersión de las observaciones en el conjunto.

6. MODELO DE REVISIÓN DEL NEGOCIO

Para determinar la concentración del trabajo de auditoría, es necesario entender las

actividades del sujeto o punto de control y los riesgos asociados a ellas.

El conocimiento del negocio y sus actividades servirá para evaluar los hallazgos que
resulten en la auditoría así como la evidencia que los sustentan. Igualmente, para
elaborar recomendaciones a la entidad en procura de mejorar su desempeño.

Se propone el Modelo de Revisión del Negocio como una herramienta para lograr este
propósito, dentro de lo cual el equipo de auditoría debe analizar:

 Los factores externos que afectan a la entidad.

 Los productos, servicios y clientes.
 Los objetivos, estrategias, actividades y riesgos asociados.
 Los procesos claves para realizar las actividades.
De esta manera, se obtiene una visión de conjunto de la organización acerca de:

 Las actividades que desarrolla: Por ejemplo ¿Qué servicios presta?,

¿Quiénes son sus principales clientes?, ¿Cuáles son sus usuarios
y proveedores?.
 El entorno en que el sujeto o punto de control opera. Por ejemplo, legal,
regulatorio, económico, tecnológico.
 Los objetivos del sujeto de control y estrategias de la administración para
lograrlos.
 La estructura funcional de la organización, sus diferentes niveles de
responsabilidad y autoridad.

6.1 Primera Fase del Modelo de Revisión del Negocio

PRIMER PASO:

Obtener información sobre las actividades principales del sujeto o punto de control.

SEGUNDO PASO:

Indagar sobre políticas, objetivos a largo plazo y metas.

TERCER PASO:

Determinar las estrategias que la entidad tiene para lograr un impacto a través de los
productos o servicios que ofrece.

6.1.1 Estudio y Revisión de los Objetivos de la Entidad

En este paso se evalúa el proceso a través del cual la entidad formula políticas,
establece: estrategias, objetivos, metas, métodos, procedimientos y relaciones, y
determina las fuentes y usos de los recursos que requiere.

Los planes y presupuestos de la empresa normalmente revelan los objetivos y metas

que deben ser revisados en esta fase.

El auditor debe conocer los objetivos y determinar sí éstos son debidamente formulados
y comunicados a los funcionarios involucrados en su desarrollo. Así mismo, revisará y
analizará los planes y presupuestos existentes.

Cuando el auditor encuentre que los planteamientos no están orientados hacia el logro
de objetivos, podrá intuir que existen áreas críticas para analizar.

6.1.2 Estudio y Revisión de las Políticas de la Entidad

Es un examen para verificar sí las actividades desarrolladas por la entidad en
cumplimiento de sus propósitos tienen en cuenta las políticas formuladas, sí dichas
actividades se desarrollan de manera económica, eficiente y eficaz, y sí no lo fueron
establecer las causas de las desviaciones encontradas.

Este examen puede hacerse comparando las políticas generales de la entidad con su
misión y sus propósitos, lo cual permite detectar inconsistencias y vacíos. Las
deficiencias detectadas pueden indicar la presencia de área crítica que requiere un
análisis posterior.

6.1.3 Estudio y Revisión de los Propósitos

Otro requerimiento que es parte principal de la revisión de una entidad es la necesidad

de evaluar si ésta logra sus propósitos. Para efectuar esta evaluación es necesario
conocer ampliamente los propósitos de la entidad y tomar en cuenta cuidadosamente la
forma más eficaz de medir y juzgar su éxito.

Los métodos utilizados por la misma entidad, tales como fijar metas o normas e informar
acerca de los logros, deben ser el punto de partida de esta fase de la labor. La ejecución
de un análisis detallado puede ser necesario en algunos casos para efectuar una
evaluación efectiva de este tipo.

Otro asunto que debe considerarse, cuando sea apropiado, es determinar, si la entidad
bajo examen, sigue sirviendo eficazmente a su propósito original. Para hacer una
evaluación de esta naturaleza se requiere un amplio conocimiento de los antecedentes
y propósitos de la normatividad que autoriza las actividades. Con un conocimiento tal se
pueden evaluar mejor los logros de la entidad.

El estar familiarizados con las preguntas formuladas durante estos procesos, debe ser
útil para identificar las formas de averiguar la constante efectividad de las actividades
de la entidad en relación con sus propósitos. El análisis de las operaciones y actividades
de la entidad durante la auditoria también pueden proporcionar información importante
sobre este asunto.

6.1.4 Planes Indicativos

El plan indicativo es un documento donde están los objetivos y acciones de una entidad
en un período determinado, especificando los resultados esperados anualmente y la
medida de su realización”.

El Plan Indicativo Contiene:

Visión

Metas

Misión
Diagnóstico

Objetivos y Resultados

Estrategias

Indicadores

6.2 Segunda Fase del Modelo de Revisión del Negocio

CUARTO PASO:

 Determinar el presupuesto o fuentes de financiación, cómo es utilizado y cómo

respalda las operaciones de la organización.
 En este sentido es importante evaluar si la programación y ejecución del
presupuesto responde a las exigencias planteadas por el negocio de la organización.

QUINTO PASO:

 Identificar proveedores y documentar el abastecimiento de materia prima o de

servicios que dan comienzo al proceso de producción o prestación del servicio.
 Realizar análisis del proceso contractual para observar cómo éste está dirigido a la
contratación de bienes y servicios requeridos para el desarrollo del negocio de la
organización.
 La adquisición de los insumos debe tener en cuenta el principio de economía.

6.3 Tercera Fase del Modelo de Revisión del Negocio

SEXTO PASO:

En este paso se analizan los procesos básicos de la organización auditada, es decir, lo

que ocurre dentro de la actividad para garantizar la elaboración del producto o prestación
del servicio.

El análisis debe incluir los procesos de apoyo a los básicos desarrollados por la entidad.

Para el análisis de los procesos básicos el equipo auditor debe elaborar una tabla de
procesos, la cual ayuda para iniciar una evaluación preliminar del ambiente de control.

6.4 Cuarta Fase del Modelo de Revisión del Negocio

SÉPTIMO PASO:
En este paso el equipo de auditoría debe evaluar los mecanismos de entrega del producto
o servicio al usuario o cliente, así como las características tanto del producto o servicio
como de la satisfacción del cliente o usuario.

6.5 Cuarta Fase del Modelo de Revisión del Negocio

OCTAVO PASO:

Con la información recopilada y el levantamiento de los procesos, el equipo de

auditores debe identificar los riesgos de las actividades y, por lo tanto los riesgos de
auditoría relacionados con las actividades del sujeto o punto de control.

NOVENO PASO:

Una vez concluido el análisis a través del Modelo de Negocio, se debate con la
organización los resultados sobre la percepción que el o los auditores tienen del
negocio.

7. PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de la tarea de auditoría

realizada y de las conclusiones alcanzadas que se reportan en el informe de auditoría.

Son utilizados para:

 Registrar el conocimiento de la entidad y su sistema de control interno.

 Documentar la estrategia de auditoría.
 Documentar la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones de
transacciones y las pruebas de cumplimiento.
 Documentar los procedimientos de las pruebas de sustentación aplicadas
a las operaciones de la entidad.
 Mostrar que el trabajo fue supervisado y revisado.
 Documentar la disposición de las excepciones y asuntos inusuales.
 Registrar las recomendaciones para el mejoramiento de los controles
observados durante el trabajo.
El formato y el contenido de los papeles de trabajo es un asunto relativo al juicio
profesional del auditor; no hay sentencias disponibles que indiquen lo que se debe incluir
en los papeles de trabajo, sin embargo, es esencial que los papeles de trabajo contengan
suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las conclusiones alcanzadas.
 7.1 Organización de los Papeles de Trabajo

La calidad de los papeles de trabajo depende de su contenido y ordenamiento; los

papeles de trabajo deben ser legibles y lógicos para que la documentación sea clara.
Existe una cantidad de pautas para mejorar la organización de los papeles de trabajo,
que incluyen las siguientes:
 Antes de comenzar el trabajo, analice el formato y el contenido de los
papeles de la auditoría anterior y utilícelos como guía.
 Cuando sea apropiado, resuma los papeles de trabajo mediante la
utilización de planilla resumen para cada una de las líneas de Auditoría.
Esta técnica facilita tener una visión general del área auditada.
 Cada papel de trabajo debe tener un seguimiento propio, es decir, ser
completo y comprensible por sí mismo. Se puede hacer referencia a otros
papeles de trabajo para documentar los hallazgos.
 La referencia cruzada de los papeles de trabajo debe ser específica más
bien que general. Se utiliza la técnica "hacia - desde" para evidenciar la
"dirección" de la referencia, es decir, muestra cual número es la fuente y
cuál es el resumen.

Los papeles de trabajo bien elaborados dejan una impresión favorable por largo tiempo.
Por el contrario, los incompletos y/o desorganizados crean una imagen negativa, son
difíciles de revisar y pueden ocultar deficiencias.

Sin embargo, una palabra de precaución: Un excesivo cuidado en la preparación de los

papeles de trabajo puede dirigir erróneamente los esfuerzos y originar pérdidas de
tiempo. Evite que la preparación de papeles de trabajo se convierta en obras de arte,
utilizando subrayados en colores, dibujos artísticos, flechas, recuadros, etc. No pase en
limpio los papeles de trabajo para darle un mejor aspecto.

7.2 Consideraciones Básicas

La calidad en la preparación y presentación de papeles de trabajo se caracteriza porque

contiene:
 Una secuencia lógica.
 Un encabezamiento completo

 El trabajo realizado
 Marcas explicadas
 Transacciones inusuales aclaradas
 Problema resueltos
 Objetivos cumplidos
 Identificación y fecha
 Explicación suficiente de la fuente de información, si no es evidente.
 Identificación, aclaración y sustentación de las excepciones.
 Precisión en el lenguaje.
Firmar la ejecución de un procedimiento sin haberlo realizado o completado,
constituye una falta de conducta profesional.

7.3 Deficiencias Comunes en los Papeles de Trabajo

Las deficiencias en los papeles de trabajo originan confusión y pérdida de tiempo. Para
ayudar a evitar estas deficiencias, se presenta una lista de las fallas más comunes:

 Falta fecha inicial y final.

 Título inadecuado.
 Referenciación cruzada poco específica.
 Marcas confusas y sin explicación.
 Falta de claridad en el objetivo del papel de trabajo.
 Falta de identificación de objetivos de la auditoría.
 Papeles de trabajo incompleto y/o confuso.
 Tareas Incompletas
 Ordenamiento y contenido ilógicos de los papeles.
 Fotocopias ilegibles, incluidas como soporte.
 Excesivo trabajo sobre áreas o saldos contables con poca materialidad.
 Exceso de confianza sobre papeles de trabajo anteriores.
 Descripción incompleta de procedimientos de auditoría.

7.4 Otras Consideraciones sobre Papeles de Trabajo

Un forma de ahorrar tiempo en el proceso auditor es pasar planillas de archivos de

auditorías anteriores, dejando fotocopia o haciendo anotaciones sobre la transferencia
de papeles de trabajo. El traslado de papeles es útil en el caso de descripción de activos
fijos (antigüedad), tipos de transacciones, cuadros estadísticos y revisiones de
transacciones.

Durante el proceso auditor los papeles de trabajo deben estar en todo momento bajo
control del auditor, de tal manera que se restrinja su acceso, especialmente a los
auditados, pues no se debe revelar la naturaleza y el alcance de las pruebas a quienes
realizan las operaciones o los papeles de trabajo pueden contener información
confidencial.

Resolver los siguientes cuestionamientos ayuda a preparar y evitar deficiencias en los

papeles de trabajo:

 Cuáles son los objetivos específicos de línea a auditar?

 ¿Cuál es la relación entre los objetivos de auditoría y la línea a auditar?
 Se han revisado el programa de auditoría, la documentación del archivo permanente
y los papeles de trabajo de auditorías anteriores?.
 El programa de auditoría cumple con los objetivos de la auditoría?.
 Es necesario hacer modificaciones al programa de auditoría?
 ¿Cuál formato de papel de trabajo documentará mejor cada paso de auditoría?.
 Puedo mejorar la presentación de los papeles de trabajo con relación a la auditoría
anterior?.

Antes de terminar la elaboración se deben revisar las consideraciones básicas y las

deficiencias comunes de los papeles de trabajo.

7.5 Referenciación y Archivo de Papeles de Trabajo

Las clases de archivo que se manejan en un proceso de auditoría son: Permanente,

General y Corriente. Es necesaria la referenciación de todos y cada uno de los
componentes de cada archivo.

Referenciar en auditoría es identificar los papeles de trabajo utilizados. La referenciación

debe hacerse en la parte superior derecha del papel de trabajo y en color diferente al
utilizado en la elaboración del mismo.

En Auditoria se utiliza una referenciarían alfanumérica, es decir la combinación de letras

y números, con la siguiente estructura de archivos:

ARCHIVO PERMANENTE – AP ARCHIVO GENERAL - AG

REF. CONTENIDO REF. CONTENIDO
AP0 Índice AG0 Índice
Informes de la
AP2 Leyes AG2
Administración
Informes Oficina
AP4 Decretos AG4
Control Interno
Planes de
AP6 Resoluciones AG6
Mejoramiento
Otros Planeación
AP8 Acuerdos AG8
Entidad
Correspondencia
AP10 Actas AG10
Recibida
Correspondencia
AP12 Circulares AG12
Despachada *
Antecedentes y Novedades
AP14 AG14
Actividades Personal
AP16 Organigrama AG16 Otros
AP18 Fideicomisos AG20 Ayudas Memoria
AP20 Procedimientos
Auditorias
AP22
Anteriores
* Incluye traslado hallazgos.
AP24 Directivos
AP26 Otros
REF. = REFERENCIACIÓN

ARCHIVO CORRIENTE – AC
FASE REF. CONTENIDO
PLANEACIÓN ACP0 Índice
ACP2 Memorando de Encargo
 - ACP - ACP4 Plan de Trabajo
Aprobación de la Validación
ACp6
del memorando de Encargo
ACP8 Conocimiento de la Entidad
Evaluación Preliminar Sistema
ACP10
Control Interno
ACP12 Carta de Gerencia
ACP14 Memorando de Planeación
Aprobación Memorando de
ACP16
Planeción

ACE0 Índice por Línea de Auditoría

Objetivos Evaluación por
ACE2
Línea Auditoría
Criterios y Fuentes por Línea
ACE4
Auditoría
EJECUCIÓN Evaluación Sistema de Control
ACE6
Interno
- ACE - Desarrollo Procedimientos por
ACE8
Línea Auditoría
Identificar el Archivo por Línea de Auditoría.- Acordar en Mesa de Trabajo la
LETRA que identifique la línea o el asunto a tratar y colocarla antes del número, por
ejemplo si se utiliza la P para la línea de Presupuesto, la referenciación quedaría
ACEP0 que significa: Archivo Corriente (AC), Fase de Ejecución (E), Línea de
Presupuesto (P), Índice (0).
ACI0 Índice
ACI2 Borrador Informe
Respuesta Entidad y Análisis
INFORME ACI4
de la misma.
ACI6 Informe Final
- ACI -

REF. = REFERENCIACIÓN

La utilización de números pares obedece a que si el auditor olvida algún documento para
archivar o un procedimiento a desarrollar podrá hacer uso de los números impares.

Respecto a los que utiliza el Revisor Fiscal independiente o Auditor Externo, éstos se
referencias como Archivo permanente Archivo General y Archivo Corriente, en este
ultimo la Referenciacion se hace con los códigos contables de cada uno de los grupos o
con letras del alfabeto, las otras auditorias se referencias los papeles de trabajo de
acuerdo a lo que está evaluando, sobre esto se profundizará en cada una de las
auditorias, pudiendo adoptar algo parecido a este, el tal es que tenga un orden lógico
de archivo y de ubicación.

7.6 Marcas de Auditoría

Los procedimientos de auditoría efectuados se indican mediante símbolos de auditoría.

Dichos símbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo. Aunque no
exista un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza una escala limitada de
estandarización de símbolos para una línea de auditoría o para grupos específicos de
cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cédulas determinadas.

Esta es una técnica que ahorra tiempo, elimina la necesidad de explicar los
procedimientos de auditoría que son similares más de una vez, y elimina la necesidad
que el coordinador recorra para atrás y para adelante los papeles de trabajo para
encontrar la leyenda estándar.

Las marcas deben ser distintivas y en color diferente al utilizado en la elaboración del
papel de trabajo para facilitar su ubicación.

Se deben evitar los símbolos superpuestos complejos o similares; los números o letras
simplemente rodeadas por un círculo proporcionan un orden secuencial y fácil de seguir.

Algunos requisitos y características de las marcas son los siguientes:

 La explicación de las marcas debe ser específica y clara.

 Los procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base en
marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, análisis,
etc.

7.7 Revisión de Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo deben documentar los procedimientos de auditoría efectuados, y

posibilitar al Responsable de Entidad la labor de supervisión.

No es suficiente que quien los prepara haya efectuado tal evaluación; al Responsable de
Entidad o Coordinador, se le debe brindar la suficiente información de los hechos en los
papeles de trabajo, para que éste agregar valor al proceso de evaluación.

Cuando los papeles de trabajo han sido adecuadamente preparados y bien organizados,
el Responsable de Entidad o quien realice la función de coordinación y supervisión puede
determinar:

 El grado de cumplimiento de los objetivos de auditoría.

 La coherencia de procedimientos con los objetivos de la misma.
 Una indicación de que los objetivos de auditoría fueron o no fueron alcanzados.
 La correlación con procedimientos de auditoría estipulados, por ejemplo,
programa de auditoría, plan de trabajo, etc.
 La interrelación entre papeles de trabajo que desarrollan en detalle el análisis de
líneas de auditoría.
 La integración de los papeles de trabajo con los estados contables a través del
balance de saldos, balance de saldos de consolidación y los borradores de los
estados contables.
 Problemas que hayan sido identificados y resueltos.

Dónde y Cuándo se producen y revisan los Papeles de Trabajo:

  En las Oficinas del Revisor fiscal.
 En Todo el Proceso Auditor.
 En los Sujetos y Puntos de Control

Quienes pueden tener acceso a los Papeles de Trabajo:

 Investigadores y Directivos de las superintendencias o DIAN

 Miembros de empresa.
Auditores Judiciales
 Otros Investigadores.
 Jueces de la Republica.

La revisión de los papeles de trabajo por parte del responsable de entidad o quien haga
la función de coordinación y supervisión, debe quedar registrada en sus respectivos
papeles de trabajo o Expediente de Coordinación y Supervisión.

7.8 Conservación de los Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo que hacen parte del archivo corriente soportan el trabajo del
auditor y sirven para planificar futuras auditorías, su conservación y archivo adquieren
una importancia significativa.

Los Revisores fiscales serán los responsables de establecer los mecanismos de archivo
y control para garantizar que éstos sean debidamente conservados durante por lo menos
cinco (5) años.
Si es un Revisor Fiscal Estos son propiedad del Revisor fiscal y es su responsabilidad la
conservación y custodia, la cual debe estar disponible para cuando lo exija el cliente, o
los demás órganos como la Dian, terceros, Superintendencias autoridades judiciales
entre otras.

7.9 Formatos de Papeles de Trabajo

Los formatos de papeles de trabajo que se utilicen en el desarrollo de la Auditoría

Gubernamental con Enfoque Integral, deben ser identificados de tal manera que se
facilite la labor de supervisión.

Los formatos deben contener como mínimo:

 Nombre a la cual pertenece el Sujeto o Punto de Control;

 Nombre de la entidad auditada;
 Auditor responsable de la evaluación de la línea de auditoría;
 Referencia o índice que identifica la línea de auditoría;
 Fecha de elaboración del papel de trabajo;
  Número de la página, por ejemplo si la planilla de objetivos tiene dos
páginas, la primera se pagina 1/2 y la segunda 2/2 y así
sucesivamente;
 Nombre de la línea evaluada.

Al final de la hoja deben incluirse las firmas del responsable de entidad y del auditor. El
primero para dejar huella de la supervisión efectuada y el segundo como responsable de
los datos consignados.

En el formato de procedimientos utilizado para los procedimientos, adicionalmente se

diligencian las siguientes columnas:

 En la primera columna se enumeran los procedimientos,

 En la segunda se describen los mismos,
 En la tercera se escribe la referenciación de los papeles de trabajo donde
se desarrollan los procedimientos,
 En la cuarta el tiempo estimado por el auditor para realizar la prueba de
auditoría,
 En la quinta el tiempo real utilizado, y
 En la sexta el nombre del auditor responsable del desarrollo de ese
procedimiento específico.

Lo citado anteriormente debe aparecer en todos los papeles de trabajo que elaboren los
auditores, sin interesar la Gerencia a la cual pertenezcan.

Se presentan otros formatos que pueden utilizar los auditores para el desarrollo de los
procedimientos, pero cada auditor es autónomo de diseñar otros que considere
convenientes guardando el esquema del encabezado propuesto.

Ver Ejemplos:

REVISORES FISCALES ASOCIADOS

DOMICILIO
TELEFONO
E-mail:
EMPRESA AUDITADA :
AUDITOR RESPONSABLE: REFERENCIA : P/TRABAJO
.
Resp. Entd. (Coord. Deptal) PAGINA : 1 2 .
FCHA DE ELABORACIÓN: LINEA AUD. : Presupuesto .
FECHA DE REVISION : .
DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS
FIRMAS:

_______________________
FIRMA DEL REVISOR Y/O REVISORES