Curso: Control de Gestión e Indicadores.

Módulo 4: Control Presupuestario.

Objetivo: Utilizar como instrumento de ahorro la gestión presupuestaria
y la reducción de costos.
Lección 1: Control Presupuestario.

Lección 1:
Control Presupuestario

Formulación de presupuestos

El proceso presupuestario, en la técnica que colabora en la gestión

analítica de una determinada organización y puede llegar a constituir
una nueva filosofía de administración gerencial.
 El proceso presupuestario se apoya sobre las previsiones elaboradas
en función de las condiciones que configuran el entorno de la
organización, en base a las cuales los directivos de la entidad realizan
periódicamente una comparación entre los datos presupuestados
y los reales con el fin de poder detectar y analizar las desviaciones
producidas.

“Es un plan integrado

y coordinado que se
expresa en términos
financieros, respecto de
Concepto de las operaciones y recursos
presupuesto que forman parte de una
empresa, para un período
determinado, con el fin de
lograr los objetivos fijados
por la dirección”.

El presupuesto como instrumento de gestión anticipa el conocimiento de los posibles problemas,

facilitando el estudio de las distintas alternativas de acción, cuando aquellos tengan lugar.

La elaboración del presupuesto es un proceso complejo en cuanto

implica la participación e integración de las diferentes áreas de la
organización. A partir de esto y de forma periódica - generalmente
cada mes - la evaluación de la gestión de las distintas áreas nos
entregará datos de las desviaciones entre el presupuesto y los
resultados conseguidos.
 Del mismo modo, la confección de los
presupuestos anuales se enmarca dentro del
proceso de planificación global y a largo plazo
de la organización; por ello los presupuestos
deben estar vinculados con la estrategia y la
estructura organizacional. Será preciso definir
para cada uno de las áreas su responsabilidad,
sus objetivos y recursos específicos de forma
que sean coherentes:

A Con los objetivos globales de la empresa definidos en la estrategia.

B Con los objetivos de las demás áreas de organización.

C Con las responsabilidades de cada centro definidas en la estructura de la propia institución.

Los beneficios atribuidos con mayor frecuencia a los presupuestos los conoceremos en la siguiente
animación.

En tu plataforma de estudio encontrarás material interactivo para reforzar tu aprendizaje

 Los objetivos de la elaboración presupuestaria por cada área pueden ser los siguientes:

Obtener Planificar las

información que actividades a llevar a
facilite la toma de cabo por cada área
decisiones

Facilitar la Coordinar las

posterior actividades de las
evaluación del diferentes áreas y,
resultado y de la en consecuencia,
actuación de los estimular el
responsables trabajo en
equipo.

Motivar en orden a la Comunicar los

consecución de los objetivos a los diferentes
objetivos responsables

Es conveniente establecer objetivos alcanzables que supongan un cierto grado de desafío

ya que pueden ser un importante estimulo de la motivación de los responsables de cada
área.
 Tipos de presupuestos

Una sola organización puede tener varios tipos de presupuestos,

ya sea una pequeña empresa con un par de empleados o una
organización internacional a gran escala. Cada tipo de presupuesto
tiene un propósito específico, incluido el control del gasto, o los costos
de producir los productos o servicios que son ofrecidos o vendidos.
Revisemos os presupuestos más conocidos y usados por las
organizaciones.

Presupuesto del flujo de caja

Un tipo común de presupuesto de negocios es el presupuesto de

flujo de caja. Este rastrea todo el dinero destinado a la organización.
Esto es tanto en términos de ingresos por inversiones, y gastos en
términos de compras y gastos varios. Su propósito es identificar
cómo la organización gestiona su dinero y revelar si ésta gasta más
de sus ingresos mensuales. Los ejecutivos utilizan el presupuesto
de flujo de caja para planificar el futuro para hacer compras, pagar
préstamos, etc.
Presupuesto de ingresos

El presupuesto de ventas o ingresos es un presupuesto que registra la

cantidad de fondos que entran a la organización. En otras palabras,
tiene aproximadamente la mitad de la información del presupuesto
de flujo de caja. Se trata de un presupuesto específico y detallado
que explica de dónde provienen los fondos, mediante la definición
de cada fuente de ingresos.

Presupuesto de producción

Un presupuesto de producción explica la cantidad de dinero

que cuesta producir el servicio que la organización entrega. El
presupuesto pone de relieve los costes de las materias primas,
insumos, herramientas, maquinaria, costos de mano de obra y el
trabajo subcontratado ocasional. El presupuesto de producción
también puede incluir una estimación del valor total de las existencias
o inventarios, ya que sirve como un activo para la organización.

Presupuesto de compras y gastos

El presupuesto de compras/ventas rastrea el dinero que sale de

la organización, ya sea en los gastos fijos o flexibles. Realiza un
seguimiento del dinero gastado en sus actividades, incluyendo
arriendo, pago de servicios y suministros de oficina. El presupuesto
de compra también hace un seguimiento de las compras realizadas
para mantener a la organización en funcionamiento, incluyendo
las nuevas máquinas para el equipo de producción. Este tipo de
presupuesto se utiliza para controlar el gasto para satisfacer los
objetivos financieros de la organización.
Presupuesto maestro

Un presupuesto maestro es un gran presupuesto, colectivo que

aborda todos los otros presupuestos. Se ofrece una amplia visión de
la organización como un todo. También proporciona un equilibrio
entre los presupuestos, sobre todo si se presenta un presupuesto
de cifras positivas, mientras que otro tiene sobre todos los números
negativos. El presupuesto maestro proporcionará a los ejecutivos el
valor neto total de la organización, ya que también se ocupa de los
activos y pasivos.
 Métodos para elaborar un presupuesto.

Para elaborar presupuestos se deben considerar diferentes etapas

para su preparación.

Elaboración
Pre iniciación del Ejecución Control Evaluación
presupuesto

Veamos a continuación, cómo ayudan estas etapas en la elaboración de un presupuesto.

Pre iniciación

En la etapa de pre iniciación se evalúan los resultados obtenidos

en años anteriores, se analizan las tendencias de los principales
indicadores empleados para calificar la gestión gerencial, se efectúa
la evaluación de los factores ambientales no controlados por la
dirección y se estudia el comportamiento de la organización.
Este diagnóstico contribuye a establecer los fundamentos de la
planeación, las estrategias y lo operacional.
Elaboración del
presupuesto

Esta es la etapa durante la cual los planes adquieren dimensión monetaria en

términos presupuestales. Para tal fin se establecen las siguientes pautas:

A En el campo de las ventas, su valor dependerá de las perspectivas

de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para
garantizar el alcance de los objetivos mercantiles, se tomaran
decisiones inherentes a los medios de distribución, los canales
promocionales y la política crediticia.

B En el área de producción, se programarán las cantidades a

fabricar o ensamblar, según los estimativos de ventas y las
políticas de los inventarios de productos terminados.

C Las compras se calculan en términos cuantitativos y monetarios,

con base en los programas de producción y en las políticas que
regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos
o componentes.

D La jefatura de relaciones industriales o de talento humano, debe

preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes
administrativos y operativos. Esto lo lleva a cabo con base en los
requerimientos de personal planteados por cada jefe de área y
de acuerdo con los criterios de remuneración y las disposiciones
del gobierno, frente a los cambios salariales o reajustes anuales y
la garantía que se establece de reajuste salarial en convenciones
o pactos colectivos con los trabajadores.
E De igual forma se tiene en cuenta, la elaboración de otro tipo de
presupuestos como el de Costos indirectos de fabricación, los
presupuestos de gastos de administración y de ventas.

Es competencia de los encargados de la función presupuestal reunir la información de la

operación normal y de los programas que ameriten inversiones adicionales. El presupuesto
ya integrado y coordinado se entrega a la gerencia con los respectivos comentarios y
recomendaciones respectivas, se discute su conveniencia financiera, se procede a realizar
los respectivos ajustes, aprobarlo, publicarlo y difundirlo.

Ejecución

La ejecución es la puesta en marcha de

los planes, con el consecuente interés
de alcanzar los objetivos trazados.
El Comité de presupuestos se debe
constituir como el principal impulsor,
buscando el empleo eficiente de
los recursos físicos, financieros y
humanos, con la finalidad de alcanzar
las metas preestablecidas.

Control

El presupuesto es una especie de

medidor en la ejecución de todas
y cada una de las actividades
empresariales. El control consiste en
realizar un monitoreo, un seguimiento
y acompañamiento en tiempo real.
Se comparan los pronósticos con la
realidad.
Evaluación

Al finalizar el periodo para el cual se

elaboró el presupuesto, se prepara
un informe crítico de los resultados
obtenidos que contendrá no sólo las
variaciones sino el comportamiento
de todas y cada una de las funciones
de la organización. Es necesario
analizar las fallas en cada una de
las etapas iniciales y reconocer los
logros. Esta retroalimentación es
muy importante para las áreas, así
se logrará mayor conciencia de su
desempeño y permitirá tomar las
medidas correctivas necesarias.