Nombre de la División / Unidad o Facultad

Fecha: mes / día/ año

 MÓDULO: GESTIÓN Y
GERENCIA DE PROYECTOS Y
ORGANIZACIONES
Viviana Riveros Ortiz
Correo electrónico:
[email protected]
Teléfono: 313 4264922
1. HISTORIA GESTIÓN DE
PROYECTOS
 2. METODOLOGÍAS/GUÍAS DE
GESTIÓN DE PROYECTOS ACTUALES

• PRINCE2 - PRojects IN Controlled Environments

• Cadena Crítica
• AGILE – Proyectos principalmente de IT
• CASCADA
• Project Management Institute - PMI
 2.1. PMI

• Más de 700,000 profesionales miembros que

representan 185 países.

• Los profesionales del PMI cubren las mayores

industrias, incluyendo aeroespacial, automotriz,
administración de empresas, construcción, ingeniería,
servicios financieros, tecnología informática,
farmacéutica, salud y telecomunicaciones.
 2.1. PMI
Certificaciones:

• Certified Associate in Project Management (CAPM)® / Técnico

Certificado en Dirección de Proyectos
• Project Management Professional (PMP)® / Profesional en
Dirección de Proyectos
• Program Management Professional (PgMP)® / Profesional en
Dirección de Programas
• PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)® / Practicante de
Metodologías Ágiles certificado por el PMI
• PMI Risk Management Professional (PMI-RMP)® / Profesional
en Gestión de Riesgos
• PMI Scheduling Professional (PMI-SP)® / Profesional en Gestión
de Cronogramas
 2.1. PMI
Project Management Body of Knowledge – PMBOK:

• Reconocido como un estándar (buenas prácticas).

Aplicación de conocimiento, habilidades,
herramientas, y técnicas que pueden aumentar las
posibilidades de éxito de los proyectos
• La Guía PMBOK describe la suma de conocimiento
dentro de la profesión de Gerencia de Proyectos
• Describe conocimientos y prácticas que son aplicables
para la mayoría de proyectos la mayoría de las veces
• Provee un lenguaje común en la Gerencia de
Proyectos.
 2.1. PMI
Project Management Body of Knowledge – PMBOK:

Parte 1:
• Capítulos 1 – 3: Framework – Marco Conceptual
Responsabilidad Social y Profesional
• Capítulos 4 – 13: Áreas del conocimiento

Parte 2: Estándar para la Dirección de Proyectos

Parte 3: Apéndices
3. ¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?

“Es un sistema social, formado con el fin de

alcanzar un mismo objetivo en común”

• Las organizaciones establecen el Plan

Estratégico con el cual se determina el
propósito, las expectativas, las metas y las
acciones necesarias para guiar el desarrollo
del negocio.
3. ¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?
3. ¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?

Para la consecución de los objetivos estratégicos:

• PORTAFOLIOS
• PROGRAMAS
• PROYECTOS
 PORTAFOLIOS

Conjunto de proyectos, programas y otros trabajos

que se agrupan para facilitar el manejo efectivo de
ese trabajo y alcanzar los objetivos estratégicos del
negocio
 PROGRAMAS

Un programa esta definido como un grupo de

proyectos relacionados, administrados
coordinadamente para obtener beneficios y
control de los mismos que no se podría obtener
del manejo individual de los mismos
 Algunos beneficios:

• La gestión de programas se concentra en la

interdependencia de los proyectos y ayuda al manejo
eficiente de ellos:
• Solucionar problemas por insuficiencias de recursos
• Alinear las metas y objetivos de los programas y
proyectos con la dirección estratégica de la
organización
• Resolver conflictos y cambiar la dirección dentro de
una estructura de gobierno compartida
 3.1. TIPOS DE ESTRUCTURAS
ORGANIZACIONALES
Pueden ser:

A. FUNCIONALES
B. MATRICIALES
C. ORIENTADA A PROYECTOS
D. COMPUESTA

https://www.youtube.com/watch?v=9IAO7pV1eNE
A) Funcional
B1) Matricial Débil
B2) Matricial Equilibrada
B3) Matricial Fuerte
C) Orientada a proyectos
D) Organización combinada
3.2. ALGUNAS CARACTERISTICAS
DE LAS ORGANIZACIONES
Factores del entorno empresarial
• Los proyectos existen y operan en entornos que pueden influir en
ellos. Estas influencias son los factores ambientales de la empresa
(EEFs) y los activos de los procesos de la organización (OPAs).
Procesos, políticas y procedimientos
para conducir el trabajo

• Procesos estándar de la organización:

• Seguridad, Ética, Calidad, Salud Ocupacional, relaciones
interpersonales, compras
• Guías estandarizadas:
• Instrucciones de trabajo, criterios de evaluación de
propuestas
• Formatos pre-establecidos:
• Minutas de contratos, desglose de la estructura de
trabajo, cronogramas
Procesos, políticas y procedimientos
para conducir el trabajo

• Guías y criterios para ajustar los estándares de

la organización a los objetivos del proyecto
• Políticas y procesos de comunicación:
medios, formatos, seguridad
• Guías para el cierre de proyectos:
• Actas de recibo, de liquidación, auditorias, evaluaciones
de resultados, criterios de aceptación.
Procesos, políticas y procedimientos
para conducir el trabajo
• Procedimientos de control financiero:
• Reportes de tiempo, solicitudes de desembolso, de gastos,
de reintegros, códigos de contabilidad
• Clausulas estandarizadas de contratos.
• Procedimientos para el control de Calidad:
• Identificación, rastreo, monitoreo, cambio..
• Modificación de las Políticas de Control
• Control de Riesgos.
• Procedimientos para aprobar autorizaciones de
trabajo.
Bases de conocimiento de la
Organización

• Medición de Procesos y Reporte de procesos y

productos
• Archivos de Proyectos anteriores:
• Líneas de base, presupuestos, cronogramas, riesgos y
respuestas
• Lecciones aprendidas – Información Histórica
• Informes de reportes de proyectos anteriores
• Reportes financieros:
• Horas trabajadas, costos incurridos, presupuestos y
sobrecostos
 Direccionamiento Estratégico
de la Organización
Desempeño de Visión, Misión Desempeño de
la Producción: los Proyectos:
Satisfacción de Los Proyectos Correctos
Objetivos Hechos Correctamente
Objetivos y
Metas y Metas

ACTIVIDAD
Producción EMPRESARIAL Proyectos

- Permanente EQUIPO DE TRABAJO - Temporal

- Repetitivo DESARROLLO - Nuevo
- Repetitivo PRODUCTO - Nuevo
4. GERENCIA DE PROYECTOS
GERENCIA DE PROYECTOS
“La dirección de proyectos es la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades del proyecto para
cumplir con los requisitos del mismo”.

Es la asignación, el control, la utilización de

recursos para lograr un objetivo particular
dentro de un periodo de tiempo dado.
Claridad de Propósito:
Proyectos Eficaces
Claridad de Propósito:
Proyectos Eficaces

PROBLEMA
OPORTUNIDAD
Qué es hacer buenos proyectos?

• Hacer los proyectos correctos

– Optimizar el portafolio de proyectos para lograr los
objetivos estratégicos
– Satisfacer las necesidades de los clientes y del
mercado
• Hacer correctamente los proyectos
– Reducir el tiempo de entrega para lograr mejores
ingresos
– Asegurar que los recursos necesarios se identifiquen y
se dispongan oportunamente y se utilicen de manera
eficiente
Qué es hacer buenos proyectos?
Meta Prioritaria?
5. QUÉ ES UN PROYECTO?
5. QUÉ ES UN PROYECTO?
5. QUÉ ES UN PROYECTO?
5. QUÉ ES UN PROYECTO?
 5. QUÉ ES UN PROYECTO?

• Es un esfuerzo temporal para crear un

entregable singular

• Entregable:
– Producto
– Servicio
– Resultado

https://www.youtube.com/watch?v=AOxssmABgzM
 A. TEMPORALIDAD

• Principio y fin determinables

• Cuando se termina?
– Se logran los objetivos
– No se pueden lograr o alcanzar los objetivos
– Deja de existir la necesidad del Proyecto
• No significa que el producto o resultado sea de
corta duración (se aplica es a la realización del
proyecto)
 B. ENTREGABLE SINGULAR

• Un producto, servicio o resultado único.

• Pueden repetirse elementos en un proyecto

(Equipo, Materiales, etc)
• P.S:
– Propósito definido
– Se crea un entregable
5.1. CARACTERÍSTICAS CLAVES
DE LOS PROYECTOS
• Propósito
– Satisfacción de necesidad
– Solución de un problema
– Oportunidad de Inversión
– Dentro de un marco limitante:
• Recursos => Presupuesto
• Plazo => Cronograma
• Especificaciones de Calidad
– Balance $, T, C
 5.1. CARACTERÍSTICAS CLAVES
DE LOS PROYECTOS
• Único
– Sólo hay una oportunidad de quedar bien
– Reto de aprendizaje y mejoramiento continuo
• Se dificultan cuando los procesos no son rutinarios
MEJORAMIENTO CONTINUO
Diagnóstico
Mejoras

Proceso

Aprendizaje Organizacional
 5.1. CARACTERÍSTICAS CLAVES
DE LOS PROYECTOS
• Temporal
– Reto de conformar el equipo, hacerlo desempeñar y concluir a
tiempo
– Reto de anticipar la terminación exitosa de los proyectos
• Entrar antes en el mercado, maximizar rentabilidad

Iniciar Concluir

Anticipar terminación
 5.1. CARACTERÍSTICAS CLAVES
DE LOS PROYECTOS

• Complejo
– Interdisciplinariedad armónica
• Gran cantidad de disciplinas
• Prevención y resolución de
conflictos entre las disciplinas
• Búsqueda de sinergias entre las
disciplinas
 5.1. CARACTERÍSTICAS CLAVES DE
LOS PROYECTOS
• Complejo …
– Impacto de decisiones aguas abajo
• Reto de maximizar el impacto positivo aguas abajo de las
decisiones
• … y de minimizar el impacto negativo

Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3

Necesidad de Reprocesos:
Decisiones inadecuadas Aguas Arriba
 5.1. CARACTERÍSTICAS CLAVES DE
LOS PROYECTOS
• Incierto
– Incertidumbre implica RIESGO
– Reto de manejar este Riesgo
Máxima exposición al riesgo

INCERTIDUMBRE
INFLUENCIA

Concepción Planeación Implementación

 5.1. CARACTERÍSTICAS CLAVES DE
LOS PROYECTOS
• Afectado por un Entorno
– Entorno afecta directamente al proyecto
– No hay CONTROL sobre el Entorno

PROYECTO
5.2. CICLO DE VIDA DE UN
PROYECTO
Es un conjunto de fases
secuenciales o traslapadas,
cuyo nombre y número son
determinadas por las
necesidades de gerencia y
control de la organización
(es) involucrada (s) en el
proyecto
 5.2. CICLO DE VIDA DE UN
PROYECTO
• En el gremio de la Ingeniería Civil – Dos fases
principales
– Desarrollo: creación del producto que satisface la
necesidad

– Vida Útil: satisfacción de la necesidad

 Ciclo de Vida del Proyecto
Final del desarrollo Inicio de la vida útil

Diseño Operación y Mantenimiento

Factibilidad Construcción/
Implementación
Desarrollo Vida Util

Inicio del desarrollo Final de la vida útil

• Con retos particulares en cada etapa

A. NIVELES DE COSTOS Y DE PERSONAL
INVOLUCRADO EN UN CICLO DE VIDA TÍPICO

Planeación y Diseño
o
Concepción y factibilidad
s
Inicio del proyecto

Cierre del proyecto

t
o
y
P Ejecución del trabajo
e Construcción e
r implementación
s
o
n
a
l tiempo

Carta del Plan de manejo Recibo de Archivo de

proyecto del proyecto entregables documentación
5.2.1. FASES
 Fases del proyecto

• Las fases son divisiones dentro de un proyecto donde se

requiere un mayor control para gerenciar la terminación
de un entregable importante.
• La estructura por fases permite la lógica subdivisión en
etapas que facilita su administración planeación y
control.
• Cuando las fases son secuenciales, el cierre de la misma
termina con la entrega de un producto a la siguiente.
• El trabajo requiere habilidades y enfoques distintos a las
otras fases, lo que podría implicar a otras organizaciones
Etapa de Concepción y Factibilidad
(iniciación)
• Identificación de la necesidad (o del problema
a resolver)
– Estudio de mercado (naturaleza comercial)
– Estudio de demanda actual y su proyección
(servicios públicos)
– Diagnóstico (institucionales)
• Propuesta de alternativas
• Viabilidad de las alternativas, con ópticas
complementarias
 Factibilidad (cont.)

• Viabilidad Técnica

• Viabilidad financiera o económica / social

• Viabilidad legal / política

• Viabilidad ambiental

Hay por lo menos una alternativa viable?

 Selección de la Mejor Alternativa
 Portal de Decisión
• Tres posibles decisiones:
– El proyecto es Factible
– El proyecto no es Factible
– No está completa la información para tomar la decisión
• Quienes toman la decisión?
– Quienes entregan la fase
– Quienes reciben la fase
• Se aseguran de que se ha hecho el trabajo adecuado
– Viabilidad
– Análisis de riesgos
• Se generan lecciones aprendidas
• Resultado de la Factibilidad:
• Proyecto Sí o Nó
• Sí => Embrión de Solución
• (Solución Esquemática)

 Términos de Referencia para el

Diseño
 Etapa de Diseño

• Refinamiento de la solución esquemática

• Equipo interdisciplinario

• Resulta en:
– Solución en el papel
– Términos de referencia para la licitación de
implementación y proceso licitatorio
 Portal de Decisión

• Tres posibles decisiones:

– El proyecto pasa a la siguiente fase
– El proyecto no está listo para pasar a la siguiente fase
– El proyecto se detiene
• Quienes toman la decisión?
– Quienes entregan la fase
– Quienes reciben la fase
• Se aseguran de que se ha hecho el trabajo adecuado
– De planeación
– De análisis de riesgos
• Se generan lecciones aprendidas
 Etapa de
Construcción/Implementación

• Materialización de la solución en el papel

• Equipo interdisciplinario
• Sub-etapas claves:
– Contratación
– Adquisiciones (procurement) y subcontratación
– Ejecución in-situ
– Puesta en marcha y entrega

Solución real
 Portal de Entrega

• Se asegura de que se ha hecho el trabajo

adecuado
– De ejecución del proyecto
– De entrega a satisfacción
– De análisis de riesgos

• Se generan lecciones aprendidas

 Etapa de Operación y
Mantenimiento
• Vida Útil del proyecto
• Actividades rutinarias o no rutinarias de
operación y mantenimiento
• Se determina el grado de éxito del proyecto
con su desempeño
• Terminación de la vida útil:
– Deterioro, Daño, Insuficiencia, Obsolescencia,
etc.

 Termina el proyecto o reinicia

Importancia de las decisiones y
esfuerzo para hacer cambios y
correcciones

Importancia de las decisiones

Costos Globales del Proyecto

Etapas de Factibilidad y
Etapa de Construcción
Diseño

Aprox. 10% del costo Aprox. 90% del costo

 Costos Globales (cont.)
(incluida la vida útil del producto)

Fase de Desarrollo Fase de Vida Útil

Aprox. 20% – 25% del Aprox. 75% - 80% del

costo total costo total
 6. HABILIDADES
INTERPERSONALES DE UN
GERENTE DE PROYECTOS

• Participación en Clase
TRIANGULO DEL TALENTO
 Liderazgo

• Canalizar los esfuerzos de un grupo de gente

hacia un fin común
• Lograr hacer las cosas a través de otros
 Formación de Equipo

• Ayudar a un grupo de individuos, vinculados

por un mismo propósito, a trabajar
interdependientemente
 Motivación
• Creación de un ambiente apropiado para que
personas de diverso origen contribuyan
eficientemente a alcanzar los objetivos del
proyecto
 Comunicaciones
• Estar consciente de
los diferentes estilos
de las personas, de
las maneras de
comunicarse
efectivamente, de
cuando utilizar
determinado
formato
 Influencia

• Compartir el poder y delegar

responsabilidades
• Dirigir mediante el ejemplo
• Esclarecer como se toman las decisiones
• Usar un estilo flexible con las personas
• Pensar en relaciones a largo plazo
 Toma de decisiones

• Definición del problema

• Identificación de soluciones
• Criterios de evaluación
• Selección de alternativas
• Implementación de la alternativa escogida

• https://www.youtube.com/watch?v=ncN25sUl280