Otorgamiento de Anticipos

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PROCESO DE EDICION: 00
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE NÓMINA FECHA: 29/11/11
Empresa Pública PROCEDIMIENTO PARA

Metropolitana de Transporte OTORGAMIENTO DE PAGINA: 1 DE 16
de Pasajeros de Quito ANTICIPOS DE SUELDOS
Procedimiento para El Otorgamiento de Anticipos

de Sueldos
ELABORADO REVISADO APROBADO

Ing. Sergio Naranjo H. Lic. René Clavijo Eco. Fanny Garate
Jefe de Talento Humano
Especialista de Gerente Administrativa
Planificación y Procesos Ba. Eugenio Romero Financiera (E)
Jefe Administrativo
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
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Procedimiento para el Otorgamiento de Anticipos
Contenido
Objetivo ........................................................................................................................ 3
Alcance ......................................................................................................................... 3
Marco legal ................................................................................................................... 3
Definiciones .................................................................................................................. 4
Políticas ........................................................................................................................ 5
Procedimiento para Otorgamiento de Anticipos .......................................................... 10
Anexos........................................................................................................................ 11
Anexo 1.- Requisitos para Solicitud de Anticipos de Sueldo en caso de Presentar una
Solicitud Manteniendo Valores Pendientes de Pago .................................................... 11
Anexo 2.- Formulario de Solicitud de Anticipo ........................................................... 12
Instructivo para el registro de información en el Formato de Solicitud de Anticipos
Salariales .................................................................................................................... 14
Cuadro de modificaciones
No. Tipo de Modificación Revisado Aprobado Fecha

Revisión
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Objetivo
Establecer un procedimiento sistemático y consistente que regule el otorgamiento de

anticipos salariales al personal de la Empresa Pública Metropolitana de Transporte de
Pasajeros de Quito, así como de su recuperación.
Alcance
El presente procedimiento se aplica a todos los empleados en estado activo que

trabajen en la Empresa Pública Metropolitana de Transporte de Pasajeros de Quito.
Marco legal
· Artículo 138 del Reglamento Interno de Administración del Talento Humano

para los funcionarios regidos por la LOEP de la Empresa Pública
Metropolitana de Transporte de Pasajeros de Quito. Sustentado en el Art. 17,
segundo inciso, del Título IV de la Ley Orgánica de Empresas Públicas.
ANTICIPO DE REMUNERACIONES.- Con cargo a las remuneraciones mensuales
unificadas señaladas en el presupuesto mensual debidamente devengadas, la
empresa concederá a pedido de los servidores, y sin necesidad de justificación
previa, un anticipo de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas. El valor
así concedido será recaudado al momento de realizar el pago de las
remuneraciones, dentro del plazo solicitado por el servidor, que no excederá
de los dieciocho meses, contados desde la concesión del anticipo en el caso de
los servidores con nombramiento, y del tiempo estipulado contractualmente,
para el caso de los servidores a contrato, siempre y cuando se encuentre
prestando sus servicios en la Empresa al menos tres meses, los mismos deben
cumplir los siguientes requisitos:
a. Se verificará los datos del último rol de pagos.

b. Como ingresos únicamente se tomará la remuneración mensual unificada
de cada servidor
c. El valor de la cuota mensual que se descontará como anticipo no podrá
exceder del 70% de la remuneración líquida.
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Las servidoras y servidores podrán realizar otra solicitud de anticipo de

remuneración mientras esté vigente el anterior, siempre y cuando se cumplan
las siguientes condiciones:
1. Haya sido descontado de sus remuneraciones el 50% del anticipo anterior y

exista la posibilidad de saldar el anticipo anterior.
2. En casos de calamidad doméstica o fuerza mayor previo informe del Área
de Servicio Social y Seguridad Industrial.
3. Para constatar el saldo del anticipo anterior, cada interesado solicitará a la
Gerencia Administrativa Financiera y al Departamento de Recursos
Humanos una certificación que contendrá la verificación del saldo y pago
realizado a la fecha, por parte de la servidora o el servidor.
· Artículo 31 del Contrato Colectivo celebrado por la Compañía Trolebús Quito

S.A. y el Sindicato General de los Trabajadores “28 de Enero”. ANTICIPOS DE
REMUNERACIONES.- En la Empresa Pública Metropolitana de Transporte de
Pasajeros de Quito concederá anticipo de hasta tres remuneraciones unificadas
a sus Trabajadores, siempre y cuando su capacidad de pago alcance el 50% de
su remuneración mensual.
Estos anticipos serán pagados (cancelados) sin intereses en un plazo hasta 18
meses. La concesión de estos anticipos estará regulada por un Reglamento
aprobado por las partes.
Definiciones
· REMUNERACIÓN MENSUAL UNIFICADA (RMU).- Se entenderá por tal suma de

las remuneraciones sectoriales aplicables para los distintos sectores o
actividades de trabajo, así como de las remuneraciones superiores a las
sectoriales que perciban los trabajadores.
· EMPLEADO ACTIVO.- Se entenderá como empleado activo a todo aquel que
goce de contrato de trabajo en sus diferentes modalidades con la EPMTPQ.
· CALAMIDAD DOMÉSTICA.- Se entiende por calamidad doméstica, todo suceso
familiar cuya gravedad afecte el normal desarrollo de las actividades del
funcionario, como el fallecimiento, enfermedad o lesión grave de sus parientes
hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil,
del cónyuge, compañero o compañera permanente.
· GARANTE.- Persona que garantiza una cosa o avala a alguien.
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Políticas
P1. Los formatos de solicitud de anticipo se entregarán en el Área de Trabajo Social.

P2. Los anticipos se autorizarán y ejecutarán para las personas legalmente contratadas
por la EPMTPQ.
P3. Los empleados que requieran beneficiarse por este sistema deberán tener, al
menos, 3 meses trabajando en la EPMTPQ.
P4. El destino de un segundo anticipo, solicitado mientras se mantiene otro vigente,

únicamente podrá ser por:
· Calamidad doméstica (véase anexos):
o Fallecimiento de cónyuge o conviviente, o familiares hasta el segundo
grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, del
cónyuge, compañero o compañera permanente.
o Hospitalización, enfermedades graves, medicamentos o tratamientos
médicos de cónyuge o conviviente, o familiares hasta el segundo grado
de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, del cónyuge,
compañero o compañera permanente.
· Otros destinos (siempre y cuando se evalúe su necesidad inmediata):
o Estudios escolares, secundarios o superior (pregrado o posgrado) del
trabajador o un familiar, hasta el primer grado de consanguinidad,
previa calificación.
o Asuntos legales del trabajador: pensiones alimenticias, trámites de
divorcio, etc.
o Cursos de capacitación o formación profesional.
o Renovación de licencia Tipo “E”, para el caso de los conductores.
o Otros que al ser evaluados ameriten una atención emergente.
P5. El anticipo se podrá efectuar en cualquier fecha sin restricción.
P6. La EPMTPQ, a través del Jefe Administrativo Financiero y del departamento de

Trabajo Social (en caso de presentarse una solicitud cuando aún se mantiene otro
vigente), se reserva el derecho de confirmar los datos consignados en la solicitud de
anticipo, estudiando en primera instancia, la capacidad de endeudamiento del
solicitante, y posteriormente, la veracidad de la información.
P7. Para poder analizar la capacidad de endeudamiento del solicitante, la Jefatura

Administrativa Financiera, deberá basarse en los datos entregados por tres últimos
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roles de pago, lo que determinará el monto máximo del anticipo solicitado y el plazo
de pago.
P8. La EPMTPQ, no se encuentra en la obligación de conceder este beneficio,

únicamente por la presentación de cada solicitud de anticipo.
P9. El solicitante deberá contar con un garante, el mismo, debe ser empleado activo de
la EPMTPQ durante un período mínimo de 6 meses, y se lo calificará como garante,
siempre y cuando esta persona cuenta con la liquidez en el análisis del NETO A RECIBIR
de sus últimos 3 roles de pagos. Éste, deberá firmar la solicitud de anticipo en conjunto
con el solicitante, expresando su libre y voluntario consentimiento de cobro de la
cuantía anticipada, en caso de que el solicitante, no lo cubra en el plazo señalado por
cualquier motivo.
P10. El plazo máximo para cubrir un anticipo, dependiendo del monto, no superará en
ningún caso, los 18 meses, tiempo que transcurre desde la fecha en la que se ha
realizado la acreditación del valor solicitado en la cuenta del solicitante.
P11. Los anticipos se realizarán desde los $100,00 (cien 00/100 dólares americanos),
hasta un máximo de tres veces la Remuneración Mensual Unificada (RMU),
determinada por cada cargo o puesto de trabajo, siempre y cuando, el valor neto
referencial a recibir (descontando la cuota del anticipo y otros valores) sea igual o
superior al 50% del RMU. Los montos del desembolso y el plazo de cancelación se
podrán regir a la siguiente a la siguiente tabla (salvo petición expresa del solicitante):
Monto del anticipo (% de RMU) Plazo de pago (hasta)

40% - 70% 2 meses
71% - 100% 4 meses
101% - 125% 6 meses
126% - 150% 8 meses
151% - 175% 10 meses
176% - 200% 12 meses
201% - 225% 14 meses
226% - 250% 16 meses
251% - 275% 17 meses
276% - 300% 18 meses
P12. La aprobación del anticipo deberá ser coordinada con Trabajo Social, con la
finalidad de que las justificaciones hayan sido validadas, y se haya confirmado el
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destino del monto del anticipo, esto ocurrirá únicamente cuando el solicitante,
mantenga obligaciones económicas relacionadas con un anticipo en proceso de pago.
P13. Los trabajadores tendrán derecho a un máximo de dos anticipos anuales y no

podrán solicitarse si se mantienen cuentas por pagar con la empresa. Está política no
tiene validez si:
· El trabajador o uno de sus familiares, en segundo grado de consanguinidad o

segundo de afinidad, ha sido afectado por alguna causa o motivo de fuerza
mayor, que se ha estipulado, como Calamidad Doméstica. En este caso, la labor
de Trabajo Social, deberá ser inmediata con la finalidad de identificar la
afectación y su gravedad, y proceder en el menor tiempo posible, a dar el visto
bueno para la continuación inmediata del proceso para otorgar el anticipo.
P14. La máxima autoridad, el Sr. Gerente de la EPMTPQ, será el único autorizador del
anticipo de sueldo.
P15. Si el trabajador se ha visto afectado directamente por Calamidad Doméstica, un

familiar podrá realizar el trámite correspondiente, siempre y cuando, haya presentado
los documentos justificando la ausencia o falta del colaborador.
P16. La recuperación de los valores adeudados se realizará a través de los roles

mensuales de pago.
P17. En caso de que el colaborador, solicite por más de 2 ocasiones, no hacer efectivo
el descuento mensual de la cuota establecida por el anticipo, éste no podrá aplicar a
otro anticipo hasta que se haya igualado en los descuentos y cumpla con los requisitos
de liquidez que constan en la POLÍTICA 10, del presente procedimiento.
P18. En caso de comprobar adulteración en la información presentada por el

colaborador, se dará lugar al cobro inmediato del valor concedido, sin perjuicio a
sanciones administrativas.
P19. En caso que el solicitante mantenga una relación contractual en función de un

contrato ocasional, el plazo máximo del anticipo salarial corresponderá al tiempo
restante de la vigencia del contrato.
P20. El trámite de las solicitudes de anticipo salarial se realizará de acuerdo al

siguiente cronograma:
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PRIMERA SEMANA SEGUNDA SEMANA
MIERCOLES
MIERCOLES
DOMINGO
ACTIVIDAD
VIERNES
SABADO
MARTES
MARTES
JUEVES
JUEVES
LUNES
LUNES
Presentación de solicitud de
X X X
anticipo salarial
Revisión y validación por Talento

X X
Humano
Análisis financiero de la solicitud

de anticipo salarial (Jefatura X
Financiera)
Aprobación de solicitud Gerencia

X X
General
Acreditación anticipo salarial

cuenta bancaria (Jefatura X X
Financiera)
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P21. Al final del proceso de acreditación del anticipo salarial, la Jefatura Financiera,
emitirá un listado a Talento Humano, en el que constarán los siguientes datos:
· Nombres de los solicitantes que hayan recibido el anticipo

· Valor total aprobado como anticipo salarial
· Plazo en el que se devengará por medio de rol de pagos el anticipo aprobado
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Procedimiento para Otorgamiento de Anticipos
Procedimiento para el Otorgamiento de Anticipos de Sueldos
Jefatura Jefe de Talento Gerente

Colaborador Trabajo Social Pagaduría
Financiera Humano General
INICIO
Validar
Elabora solicitud
información de
de anticipo
solicitante y
garante
Realizar estudio
¿Procede de liquidez de
SI
anticipo? solicitante y
garante
NO
¿Puede recibir
anticipo?
NO 1
1
SI
Realizar cálculo
de monto máximo
y plazo
Crear expediente
de anticipos
colaborador
Elaborar informe
de pre aprobación ¿Aprueba Realizar
anticipo?
SI
desembolso
NO
1
Enviar copia del
detalle de pagos
(Anticipo)
¿Primer anticipo?
NO
1 SI
Archivar ¿Uso adecuado

FIN expediente SI de anticipo?
NO
Determinar
sanciones
administrativas
Cobrar valor total
concedido
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Anexos
Anexo 1.- Requisitos para Solicitud de Anticipos de Sueldo en caso de
Presentar una Solicitud Manteniendo Valores Pendientes de Pago
JUSTIFICACIÓN MOTIVO REQUISITOS

Fallecimiento de cónyuge o conviviente,
familiares hasta el segundo grado de Partida de defunción
consanguinidad, segundo de afinidad o
primero civil, del cónyuge, compañero o
compañera permanente Facturas de gastos mortuorios
Calamidad doméstica Hospitalización, enfermedades graves, Certificado médico (membretado por la

medicamentos o tratamientos médicos institución)
de cónyuge o conviviente, familiares
hasta el segundo grado de
consanguinidad, segundo de afinidad o
primero civil, del cónyuge, compañero o Facturas de gastos hospitalarios o
compañera permanente. médicos
Certificado de la institución educativa o
Estudios escolares, secundarios o de
cualquier documento para pago (para
tercer nivel (pregrado o posgrado), del
calificación)
trabajador o un familiar, hasta el primer
Recibos y/o facturas (posterior a la
grado de consanguinidad
concesión)
Pensiones alimenticias:
- Notificaciones (para calificación)
Otros destinos - Recibos de pago (posterior a la
concesión)
(siempre y cuando se Asuntos legales del trabajador
Trámites de divorcio:
evalúe su necesidad - Demanda (para calificación)
inmediata) - Recibos de pago (posterior a la
concesión)
Presentación de la licencia caducada o
Renovación de licencia tipo E con fecha próxima a caducarse
Declaración juramentada en una notaria
Otros Otros que al ser evaluados ameriten una
atención emergente (Ejemplo: Robo,
Incendio, Choque, etc.)
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Anexo 2.- Formulario de Solicitud de Anticipo

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Instructivo para el registro de información en el Formato de Solicitud de

Anticipos Salariales
INSTRUCTIVO PARA FORMATO DE SOLICITUD DE ANTICPOS SALARIALES

DATOS GENERALES:
1. Datos Generales: Se debe ingresar la siguiente información:
· Señor: Ingresar el nombre del señor Gerente General de la EPQ, esta

información será llenada por el solicitante.
· Valor de $: Ingresar el valor solicitado como anticipo, esta información será
llenada por el solicitante.
· Marque con una “X” el tipo de anticipo: El solicitante debe elegir una de las
tres opciones que se enumeran marcando el recuadro que se encuentra a la
derecha. Esto se deberá llenar únicamente si el solicitante aún cuenta con
valores pendientes originados por un anticipo solicitado anteriormente.
· “La razón que justifica mi solicitud es”: El solicitante debe ampliar la selección
del punto anterior, indicando razones generales para presentar la solicitud. Al
igual que en el punto anterior se llenará únicamente si el solicitante aún cuenta
con valores pendientes originados por un anticipo solicitado anteriormente.
2. Datos del solicitante y garante: Se debe ingresar la siguiente información.
· Solicitante: se detallará (información ingresada por el solicitante):

o Nombre: Nombre completo del solicitante (2 apellidos y 2 nombres).
o Cargo: Puesto o nombre del puesto que al momento ocupa en la
organización el solicitante.
o C.C.: Número de cédula de ciudadanía del solicitante.
o F./Ingreso: Fecha de ingreso a la EPQ del solicitante.
o Tiempo de servicio: Tiempo total de permanencia en la EPQ del
solicitante.
· Garante 1: se detallará (información ingresada por el solicitante):
o Nombre: Nombre completo del garante (2 apellidos y 2 nombres).
o Cargo: Puesto o nombre del puesto que al momento ocupa en la
organización el garante.
o C.C.: Número de cédula de ciudadanía del garante.
o F./Ingreso: Fecha de ingreso a la EPQ del garante.
o Tiempo de servicio: Tiempo total de permanencia en la EPQ del garante.
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· VALIDACIÓN JTH: En los recuadros que están antecedidos de un SI o un NO, la

Jefatura de Talento Humano, será la encargada de determinar si los datos
registrados por el solicitante son los adecuados marcando los recuadros con
una “X”, datos del mismo solicitante y del garante.
*NOTA: Tanto el solicitante como el garante deberán firmar la solicitud en cada uno de los espacios
destinados que se encuentran debajo del área destinada para el ingreso de los datos antes descritos.
3. Para uso de Trabajo Social: Se debe ingresar la siguiente información.
· “… se constata que”: Trabajo Social debe indicar en este espacio que el anticipo
se utilizará para los fines indicados por el solicitante, al final deberá firmar la o
el encargado de Trabajo Social y el Jefe de Talento Humano para avalar el
proceso.
· “… entregado por el colaborador: SI …. NO ….”: el encargado de Trabajo Social
marcará con “SI”, si es que anexa respaldo documental de la justificación para
la solicitud del anticipo, o marcará con “NO”, si no existen respaldos a la
justificación.
4. Para uso de la Jefatura Administrativa Financiera: Se debe ingresar la siguiente

información (el ingreso de la información en esta área corresponde a la Jefatura
Administrativa Financiera).
· En el primer cuadro: Se ingresará:

o Valor Solicitado: Mismo valor que el solicitante requiere como valor de
anticipo salarial.
o Tiempo: Tiempo o plazo indicado en meses, para cancelar el anticipo
salarial.
o Cuota: Valor monetario de la cuota mensual a descontar a través de los
roles de pago.
o Valor referencial a recibir: Es el valor monetario, resultante de la resta
de todos los descuentos y la cuota mensual determina del RMU.
o % Sueldo: Es el porcentaje calculado sobre el RMU y que se refiere al
Valor Referencial a Recibir.
· Para los cuadros de Análisis de Ingresos Percibidos en los Tres Últimos Meses:
Se ingresará información similar en los dos cuadros tanto para Solicitante como
para Garante (la información entregada por la Jefatura Financiera se
formalizará con la firma del Jefe Financiero) :
o Mes: Se indicarán en cada recuadro los tres últimos meses que
anteceden a la fecha de realización de la solicitud.
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o RBU: Se refiere a la Remuneración Básica Unificada que se encuentra

establecido por cargo.
o Otros ingresos: En este campo se deben ingresar los valores
correspondientes a horas extras, fondos de reserva o subrogación de
funciones, valores que no son parte de la RBU, indicados por mes.
o Total ingresos: Es la suma de los valores indicados como RBU y Otros
Ingresos, por mes.
o Descuentos: Se indicará el valor total de descuentos por mes.
o Total recibido: Se indicará el valor neto recibido por mes.
· “El colaborador SI …. NO ….”: Se marcará con una “X” si cumple o no con los
requisitos económicos evaluados.
· “MES DE INICIO DEL DESCUENTO”: Si el solicitante se alinea a los requisitos
laborales y económicos para realizar el anticipo, se indicará el primer mes que
se asignará como descuento al rol de pagos, la cuota determinada para la
cancelación del anticipo salarial.
· “MES FINAL DEL DESCUENTO”: Si el solicitante se alinea a los requisitos
laborales y económicos para realizar el anticipo, se indicará el primer mes que
se asignará como descuento al rol de pagos, la cuota determinada para la
cancelación del anticipo salarial.
5. Para uso exclusivo de Gerencia General: Se debe ingresar la siguiente información

(en este campo se determinará la aprobación para realizar la transferencia por parte
del Gerente General de la EPQ).
· “… aprobado por $”: Se indicará el valor real aprobado para realizar el anticipo
salarial.
· “… a ser cancelado en”: Se indicará el número de meses o cuotas en las cuales
se cancelará el anticipo salarial.

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ELABORADO REVISADO APROBADO

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Procedimiento para el Otorgamiento de Anticipos

No. Tipo de Modificación Revisado Aprobado Fecha

Empresa Pública PROCEDIMIENTO PARA

Establecer un procedimiento sistemático y consistente que regule el otorgamiento de

El presente procedimiento se aplica a todos los empleados en estado activo que

· Artículo 138 del Reglamento Interno de Administración del Talento Humano

a. Se verificará los datos del último rol de pagos.

Empresa Pública PROCEDIMIENTO PARA

Las servidoras y servidores podrán realizar otra solicitud de anticipo de

1. Haya sido descontado de sus remuneraciones el 50% del anticipo anterior y

· Artículo 31 del Contrato Colectivo celebrado por la Compañía Trolebús Quito

· REMUNERACIÓN MENSUAL UNIFICADA (RMU).- Se entenderá por tal suma de

Empresa Pública PROCEDIMIENTO PARA

P1. Los formatos de solicitud de anticipo se entregarán en el Área de Trabajo Social.

P4. El destino de un segundo anticipo, solicitado mientras se mantiene otro vigente,

P5. El anticipo se podrá efectuar en cualquier fecha sin restricción.

P6. La EPMTPQ, a través del Jefe Administrativo Financiero y del departamento de

P7. Para poder analizar la capacidad de endeudamiento del solicitante, la Jefatura

Empresa Pública PROCEDIMIENTO PARA

P8. La EPMTPQ, no se encuentra en la obligación de conceder este beneficio,

Monto del anticipo (% de RMU) Plazo de pago (hasta)

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P13. Los trabajadores tendrán derecho a un máximo de dos anticipos anuales y no

· El trabajador o uno de sus familiares, en segundo grado de consanguinidad o

P15. Si el trabajador se ha visto afectado directamente por Calamidad Doméstica, un

P16. La recuperación de los valores adeudados se realizará a través de los roles

P18. En caso de comprobar adulteración en la información presentada por el

P19. En caso que el solicitante mantenga una relación contractual en función de un

P20. El trámite de las solicitudes de anticipo salarial se realizará de acuerdo al

Empresa Pública PROCEDIMIENTO PARA

PRIMERA SEMANA SEGUNDA SEMANA

Revisión y validación por Talento

Análisis financiero de la solicitud

Aprobación de solicitud Gerencia

Acreditación anticipo salarial

Empresa Pública PROCEDIMIENTO PARA

· Nombres de los solicitantes que hayan recibido el anticipo

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Jefatura Jefe de Talento Gerente

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JUSTIFICACIÓN MOTIVO REQUISITOS

Calamidad doméstica Hospitalización, enfermedades graves, Certificado médico (membretado por la

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Anexo 2.- Formulario de Solicitud de Anticipo

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Instructivo para el registro de información en el Formato de Solicitud de

INSTRUCTIVO PARA FORMATO DE SOLICITUD DE ANTICPOS SALARIALES

1. Datos Generales: Se debe ingresar la siguiente información:

· Señor: Ingresar el nombre del señor Gerente General de la EPQ, esta

2. Datos del solicitante y garante: Se debe ingresar la siguiente información.