PLATAFORMA ESTRATÉGICA

INSTITUCIONAL 2018 – 2022

INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE

MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS
“INVIMA”
Febrero 2019
1 PRESENTACIÓN

La plataforma estratégica del Invima es un instrumento de concertación y gestión institucional, en

donde se establecen las prioridades de desarrollo acordes a la misión y visión articulada al borrador
del Plan Nacional de Desarrollo y a directrices de Gobierno, que permiten establecer una plataforma
estratégica donde se contemplan objetivos, estrategias, líneas estratégicas, metas, planes,
programas, proyectos, actividades y productos a alcanzar y ejecutar en el cuatrienio 2019-2022.

La planeación estratégica es una herramienta para el proceso de planeación y gestión que fue
elaborada con el objeto de proyectar a la entidad en todas sus dimensiones (económica, social,
política, institucional y ambiental). Como instrumento de gestión, sintetiza las expectativas,
necesidades y ambiciones dentro de un contexto social, económico y político, soportado dentro de
un marco teórico en el cual se aplicaron diferentes técnicas para su formulación con la participación
activa de los actores internos y externos que contribuyeron a su construcción.

De otra parte, el DNP en la Guía para la Formulación y Seguimiento de la Planeación Institucional

define a la planeación estratégica como un conjunto de actividades orientadas a la definición y
documentación del direccionamiento estratégico para un cuatrienio en el marco del PND respectivo.
Son componentes de esta planeación misión, visión, lineamientos estratégicos, objetivos
estratégicos y focos estratégicos”.

La plataforma estratégica procura desarrollar estrategias asociadas a programas, proyectos,

subproyectos y acciones institucionales que contribuyen de forma directa a controlar y vigilar los
establecimientos y productos competencia del Invima, que redunde en beneficio de la población,
reduciendo las afectaciones que se puedan ocasionar con el uso o consumo de productos
competencia del Instituto. Es importante, además, que exista una articulación institucional, es decir,
gobierno, sector salud e Instituto, que permita que las políticas públicas cumplan con los principios
de complementariedad y coherencia, un verdadero impacto en políticas de salud, por lo que es de
gran importante la formulación del plan, la gestión, la ejecución, el seguimiento, la evaluación y, por
lo tanto, el fortalecimiento de los mecanismos institucionales de consulta y de participación con el
ciudadano.

2 RESEÑA HISTÓRICA
Con la expedición de la Ley 100 de 1993 fue creado el "Sistema General de Seguridad Social en
Salud" que cambió y reorganizó la prestación de los servicios de salud e integró la salud pública, el
sistema de seguridad social y la provisión de servicios privados, en el artículo 245 ordenó la creación
del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA, en ejecución de este
mandato fue expedido el Decreto 1290 de 1994, por medio del cual se precisaron las funciones del
INVIMA y se estableció su organización básica. Se definió entonces como naturaleza del INVIMA
ser un establecimiento público del orden nacional, de carácter científico y tecnológico, con personería
jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, perteneciente al Sistema de Salud y
con sujeción a las disposiciones generales que regulan su funcionamiento. El Invima tiene como
objetivo actuar como institución de referencia nacional en materia sanitaria y ejecutar las políticas
formuladas por el Ministerio de Salud y Protección Social en la inspección, vigilancia y control de
calidad de los medicamentos, productos biológicos, alimentos, bebidas, cosméticos, dispositivos y
elementos médicoquirúrgicos, odontológicos, productos naturales homeopáticos y los generados por
biotecnología, reactivos de diagnóstico, y otros que puedan tener impacto en la salud individual y
colectiva de conformidad con lo señalado en el artículo 245 de la Ley 100 de 1993 y en las demás
normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

Ese mismo año, la Junta Directiva del INVIMA adoptó a través del Acuerdo 02 la estructura interna
de la Entidad, conformada por la Junta Directiva, la Dirección General y las oficinas de Control
Interno, de Planeación e Informática y Jurídica, las Subdirecciones Administrativas de Licencias y
Registros, de Medicamentos, de Alimentos y de Insumos, con sus respectivas divisiones y
laboratorios. El Acuerdo estableció como Organismos de Asesoría y Coordinación del INVIMA a la
Comisión Revisora, al Comité de Dirección, al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
y a la Comisión de Personal. Para cada dependencia fueron definidas las funciones y la planta de
personal, de conformidad con la legislación vigente. Con el paso de los años fue evidente la
necesidad de fortalecer al INVIMA y en el 2004 se expidió el Decreto 211 que reestructuró la Entidad,
y el Decreto 212 que adoptó una nueva planta de personal. Coincidió este proceso de
reestructuración con el inicio, por parte del Gobierno Nacional, de la construcción de una Agenda
Interna para la Productividad y Competitividad, con el fin de establecer las bases del desarrollo
productivo del País hacia el futuro.

En este marco, y teniendo en cuenta las facultades otorgadas al INVIMA por la Ley 1122 de 2007,
relacionadas con la competencia exclusiva de la inspección, vigilancia y control de la producción y
procesamiento de alimentos, de las plantas de beneficio de animales, de los centros de acopio de
leche y de las plantas de procesamiento de leche y sus derivados, así como del transporte asociado
a estas actividades, el INVIMA puso al servicio del País, desde agosto de 2007, ocho oficinas de los
Grupos de Trabajo Territorial en las ciudades de Barranquilla, Montería, Bucaramanga, Neiva,
Medellín, Cali, Villavicencio y Bogotá, y desde 2010 una más para el Eje Cafetero con sede en
Armenia. Gracias al compromiso institucional, el INVIMA recibió en 2009 el reconocimiento de la
Organización Panamericana de la Salud -OPS, como Autoridad Nacional Reguladora de
Medicamentos en América Latina, y en 2010 certificación ICONTEC bajo la norma NTCGP
1000:2009 e ISO 9001:2008. En el 2012, el Instituto se fortalece como agencia sanitaria mediante el
Decreto 2078 del 8 de Octubre de 2012 “Por el cual se establece la estructura del Instituto Nacional
de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA y se determinan las funciones de sus
dependencias” y 2079 de 2012 de fecha 8 de octubre de 2012 “Por el cual se establece la planta de
personal del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA-y se dictan otras
disposiciones”, de igual manera se implementan modelos de gestión del riesgo y la puesta en marcha
de sistemas de información y comunicación que le permitan cumplir con los requerimientos del
mercado local e internacional en materia de vigilancia sanitaria para alimentos, medicamentos,
cosméticos, insumos para la salud y productos varios, garantizando las condiciones necesarias para
proteger la salud individual y colectiva.
3 OBJETIVO

Consolidar la información institucional que incluya los componentes de direccionamiento estratégico

definidos para el cuatrienio en el marco de los pilares del Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 y
Plan Estratégico Sectorial.

4 ALCANCE

El presente documento abordará los aspectos relacionados con la misión, visión, lineamientos
estratégicos y los objetivos estratégicos de la entidad alineados con los objetivos y estrategias
nacionales y sectoriales.

5 MARCO NORMATIVO
 Constitución Política de Colombia de 1991:
 Artículo 339: Habrá un Plan Nacional de Desarrollo.
 Artículo 340: Habrá un Consejo Nacional de Planeación.
 Artículo 341: El Gobierno elaborará el Plan Nacional de Desarrollo.
 Artículo 342: La correspondiente Ley Orgánica reglamentará todo lo relacionado con los
procedimientos de elaboración, aprobación y ejecución de los planes de desarrollo y
dispondrá de mecanismos apropiados para su armonización y para la sujeción a ellos en los
presupuestos oficiales.
 Artículo 343. La entidad nacional de planeación que señale la ley, tendrá a su cargo el diseño
y la organización de los sistemas de evaluación de gestión y resultados de la administración
pública, tanto en lo relacionado con políticas como con proyectos de inversión en las
condiciones que ella determine.
 Ley 152 de 1994, “Orgánica de Planeación” tiene como propósito establecer los
procedimientos y mecanismos para la elaboración y control de los planes de desarrollo, así
como la regulación de los demás aspectos contemplados por el artículo XII de la Constitución
Política y demás normas constitucionales que se refieren al plan de desarrollo y la
planificación.
 Pilares del Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 y del Plan Estratégico Sectorial.
 Ley 1474 de 2011” por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la
gestión pública “, articulo 74.
 Decreto 1499 de 2017 por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto
Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de
Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.
 Decreto 612 de 2018, “Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes
institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado“.
6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA, a partir de los Decretos
2078 y 2079 del 8 de Octubre de 2012, establece la nueva estructura y competencias para el Instituto,
se amplía la planta de personal pasando de 481 a 1520 cargos, por lo que se hace necesario una
organización interna en la cual se crean nuevas Direcciones y Jefaturas así: Dirección de
Operaciones Sanitarias, Dirección de Responsabilidad Sanitaria, Oficina de Asuntos Internacionales,
Oficina de Tecnologías de la Información, Oficina de laboratorios y Control de Calidad, Oficina de
Atención al Ciudadano, las cuales soportaran la nueva estructura del Instituto:

Grafico 1. Organigrama Invima

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

7 LINEAMIENTOS
Teniendo en cuenta que para el cuatrienio 2018-2022 se está construyendo el marco de la política
pública para la consolidación del documento del Plan Nacional de Desarrollo “Pacto por Colombia”
que contendrá como ejes estratégicos la legalidad y el emprendimiento para lograr la equidad, la
entidad tomará estas bases para el desarrollo de sus iniciativas estratégicas garantizando así que
se dé respuesta y se contribuya desde las competencias propias al desarrollo del país.
 Grafico 2. Bases Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022

Fuente: Departamento Nacional de Planeación

Dentro acuerdo a lo anterior para el sector salud se define la siguiente alineación estratégica con el
Plan Nacional de Desarrollo.

Grafico 3. Bases Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022-Sector Salud

Fuente: Ministerio de aSlud y Protección Social

 Grafico 4. Bases del Plan Estrategico Sectorial

Fuente: Ministerio de Salud y Protección Social

Las iniciativas estratégicas de la entidad se basarán en los anteriores lineamientos como principio
de la articulación institucional con las políticas de orden nacional, en este sentido el Invima propone
los fines estratégicos que contribuyan al desarrollo de los componentes que forman las bases del
Plan Nacional de Desarrollo.

8 PROCESO DE PLANIFICACIÓN
 Metodología

La formulación de la Plataforma Estratégica y la Planeación Estratégica y Operativa, se realizó a

través de la revisión del contexto estratégico existente a 2018, que permitió a la Oficina Asesora de
Planeación emitir los lineamientos generales de planeación, mediante la realización de talleres de
construcción participativa conformados en equipos de trabajo e integrados por las diferentes
dependencias y la realización de encuestas externas realizadas a la comunidad en general.

Lo anterior tomando como referencia las bases del Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto
por Colombia” y estrategias del sector salud para identificar las prioridades del cuatrienio, este trabajo
se realizó de acuerdo a los siguientes pasos:

8.1.1. Primer momento cierre de brechas DOFA 2014-2018 – CAME 2016-2018

El Invima realiza el análisis DOFA, para proveer información que apoye la toma de decisiones con
respecto a la definición de la plataforma institucional y las estrategias de intervención en diferentes
aspectos del Instituto que le permitan alcanzar en el corto, mediano y largo plazo, su misión, visión
y objetivos planteados.
En tal sentido para la definición de la plataforma estratégica de la entidad 2014-2018 el Invima definió
un DOFA en el 2014, el cual se actualiza mediante la metodología CAME en el 2016, la cual
complementa el análisis DOFA y da pautas para actuar sobre los aspectos hallados en los
diagnósticos de situación obtenidos anteriormente.

A partir de los datos extraídos en el análisis DOFA, se realiza el análisis CAME, que es la
continuación lógica del DOFA, donde se establecen las pautas para establecer las acciones de forma
coherente con nuestra estrategia. Éste consiste en:

• Corregir las debilidades: Hacer que desaparezcan. Para ello debemos tomar medidas para
que dejen de existir, o para que dejen de afectarnos negativamente.

• Afrontar las amenazas: Evitar que las amenazas se conviertan en debilidades. Para ello
debemos tomar medidas para responder a cada una de ellas.

• Mantener las fortalezas: Tomar medidas para evitar perder nuestras fortalezas. El objetivo
es mantener nuestros puntos fuertes y fortalecerlos para que sigan siendo una ventaja
competitiva en el futuro.

• Explotar las oportunidades: Crear estrategias y planificar acciones para convertir las
oportunidades en futuras fortalezas.

Con éste análisis se visualiza el cumplimiento de los objetivos, las estrategias y la relación entre
programas, proyectos institucionales, Plan Operativo Anual u otras acciones internas a cargo de la
dependencia del instituto.

Éste ejercicio se realizó de acuerdo al trabajo en conjunto con la Dirección General y las diferentes
dependencias del Instituto, en el cual se definió un juicio del Grupo de expertos participante quienes
definieron y priorizaron las variables que integrarían el DOFA institucional una vez tratado mediante
la metodología CAME.

Producto de la aplicación de ésta metodología se realiza una reclasificación de los aspectos externos
e internos identificados en el DOFA del 2014, a continuación, se puede observar la versión ajustada
de acuerdo al CAME.

Tabla 1. Matriz consolidada preliminar juicio de expertos DOFA-CAME 2016-2018

MATRIZ DOFA CAME INVIMA – AMBIENTE INTERNO
FORTALEZAS POTENCIALES DEBILIDADES POTENCIALES
 Adecuada estructura organizacional.  Sistemas de información y aplicativos
parcialmente desarrollados y con limitaciones en
la infraestructura tecnológica, sin
interoperabilidad, con falta de efectividad en la
implementación de los planes de mejoramiento
de auditorías a los sistemas.
 Generación de recursos propios por  Cultura de servicio y herramientas de atención al
concepto de tarifas y sanciones ciudadano limitadas
 Credibilidad del concepto técnico-científico.  Falta de oportunidad en la respuesta de trámites
y servicios
 Personal altamente calificado  Cultura ambiental limitada
  Reconocimiento como autoridad sanitaria  Insuficiente unificación de criterios técnico y legal
de referencia a nivel nacional e
internacional
 Acuerdos de cooperación con otros países  Dificultades en la gestión documental.
 Programas de educación sanitaria  Insuficiente capacidad instalada de los
laboratorios del Invima
 Planeación en los programas y proyectos  Dificultad para la identificación y tratamiento de
institucionales los riesgos institucionales
 Modelo de IVC por gestión de riesgos

MATRIZ DOFA CAME INVIMA--AMBIENTE EXTERNO

OPORTUNIDADES POTENCIALES AMENAZAS POTENCIALES
 Aprovechar la buena comunicación con los  Presión de los diferentes grupos de interés como
diferentes actores. gremios, actores políticos, usuarios, entidades
gubernamentales e internacionales
 Implementación de acuerdos de paz -  Corrupción e ilegalidad
postconflicto
 CONPES  Situación fiscal actual del país
 Fomento y crecimiento empresarial.  Medios de comunicación ante el Invima
 Desarrollo y fortalecimiento de la red de  Modificación normativa sin participación del
laboratorios. Invima
 Aprovechar las Asociaciones público  Ataques a los sistemas de información y
privadas plataformas tecnológicas.
 Aprovechamiento de los acuerdos  Permanente oferta laboral por parte de la
comerciales que permitan potenciar el aporte industria a personal altamente calificado del
del Invima en la competitividad del país Instituto con mejores oportunidades laborales.
 Estrategia de Gobierno en línea para mejorar
la transparencia y eficiencia
Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Lo anterior se realiza teniendo en cuenta que el proceso de planeación estratégica de la entidad

contempla una actualización del diagnóstico o contexto estratégico (DOFA) cada dos años de
entrada en vigencia la Plataforma estratégica, se realiza un taller contando con la participación de
Directivos, Asesores y Jefes de Oficina del Instituto con el fin de realizar esta actualización.

Una vez realizado el trabajo anterior se definieron unas propuestas e iniciativas estratégicas para las
vigencias 2017 y 2018, las cuales fueron tenidas en cuenta en cuanto a su cumplimiento para la
definición de la plataforma estratégica institucional 2018-2022, en el siguiente link se puede observar
la matriz DOFA_CAME_2014-2018.xlsx.

8.1.2. Tercer momento análisis la de gestión financiera

La ejecución presupuestal del Invima se acercó en las vigencias 2016 con un 94% de ejecución y en
el 2017 con un 92% de ejecución al cumplimiento de la meta sectorial del 95% definida por el
Ministerio de Salud y Protección Social (MSPS).
 Tabla 2. Matriz Ejecución Presupuestal 2015-2018
Apropiación de Compromiso Obligación
Apropiación de
Año Recursos Total Apropiado (Funcionamiento e (Funcionamiento E
Recursos Inversión
Funcionamiento Inversión) Inversión)
2015 98.541.139.396 50.675.100.000 149.216.239.396 130.850.691.981 130.850.691.981
2016 100.646.413.500 34.989.995.800 135.636.409.300 128.051.872.688 128.049.024.701
2017 114.630.333.408 42.000.000.000 156.630.333.408 144.885.837.019 144.231.210.949
2018 122.007.350.000 55.174.000.000 177.181.350.000 152.466.555.163 152.464.792.996
Fuente: SIIF Nación 2

Esta información sirve de insumo para la distribución de recursos y priorizaciones estratégicas de la

entidad para estos próximos cuatro años, así mismo a continuación, se relaciona el marco de gasto
de mediano plazo 2019-2022, instrumento público de programación financiera que permite articular
el diseño de políticas, la planeación macroeconómica y fiscal en el mediano plazo y la programación
presupuestal anual, este contiene las proyecciones de las principales prioridades de la entidad y los
niveles máximos de gasto, distribuidos por componentes de gasto del Presupuesto General de la
Nación para un periodo de 4 años y el cual se revisa anualmente.

Tabla 3. Matriz Marco de Gasto de Mediano Plazo

2019 2020 2021 2022
Rubro
Nación Propios Total Nación Propios Total Nación Propios Total Nación Propios Total

Funcionamiento 0 123.427 123.427 0 144.199 144.199 - 152.851 152.851 - 152.851 152.851

Proyecto de inversión:
fortalecimiento institucional
en la gestión administrativa 1.118 8.225 9.343 1.174 18.658 19.832 1.233 13.975 15.208 1.294 8.816 10.110
y de apoyo del invima a
nivel nacional

Proyecto de inversión:
fortalecimiento de los
2.664 0 2.664 385 - 385 18.687 - 18.687 26.715 - 26.715
laboratorios como ente
referente a nivel nacional

Proyecto de inversión:
fortalecimiento de la
inspección vigilancia y
0 42.378 42.378 0 44.447 44.447 - 46.658 46.658 - 49.240 49.240
control de los productos
competencia del invima a
nivel nacional
Proyecto de inversión:
fortalecimiento de la
arquitectura tecnológica y
los procesos asociados a
882 8.913 9.795 926 5.889 6.815 972 5.221 6.193 1.021 6.243 7.264
la gestión de las
tecnologías de la
información y
comunicaciones nacional
4.664 182.942 187.606 2.485 213.193 215.678 20.892 218.705 239.596 29.030 217.150 246.180
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
8.1.3. Tercer momento análisis de la capacidad institucional

La planta de personal del Invima está conformada por 1.520 cargos según el Decreto 2079 de 2012,
sin embargo, el proceso de vinculación de profesionales a la planta de personal se rige bajo lo
establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en lo referente a la congelación de las
nóminas y cubrimiento de cargos, razón por la cual solo está autorizada la vinculación de 1.320
servidores públicos.

A la fecha, la planta está compuesta por 1.244 funcionarios. Durante las vigencias 2015 a 2018, el
número de cargos provistos al finalizar la vigencia se muestra a continuación.

Grafico 5. Número de Empleados del Invima 2015-2018

1.304 1.305
1.275
1.244

2015 2016 2017 2018

Fuente: Secretaría General – Grupo de Talento Humano

Esta información es una variable principal que es tenida en cuenta para la definición de prioridades
estratégicas de las vigencias 2018-2022, además es una pauta para establecer necesidades
presupuestales para contratos de prestación de servicios que se requieran y que permitan el
cumplimiento de los objetivos estratégicos planteados.

8.1.4. Cuarto momento análisis de retroalimentación ciudadana de las actividades de rendición de

cuentas

Se realizaron mesas de trabajo, en las cuales se debatió alrededor del tema pre-definido, con el
compromiso de generar conclusiones de la deliberación, las cuales se consolidaron por el equipo
técnico del Invima para construir estrategias de trabajo.
Se establecieron estrategias de trabajo conjunto y los resultados fueron socializados y validados en
reuniones posteriores.

Resultados de la encuesta:

 El 84,72% de las personas que dieron respuesta consideran que esta actividad se realizó de
manera ordenada.
 Según el 88,89% de los encuestados están de acuerdo con que los temas de esta actividad
se trataron de manera clara y profunda.
 Para el 48,61% la información suministrada fue suficiente para conocer su rol como
profesional en la regulación sanitaria del país.
  El 70,83% están totalmente de acuerdo con que estas actividades constituyen un espacio
fundamental para la participación de los profesionales de la salud en el seguimiento a la
gestión del Invima.
 El 87,5% opina que la gestión del Invima ha sido efectiva para garantizar la salud pública en
Colombia. Según el 90,28%, la invitación es el principal medio para la convocatoria a estas
actividades.

Compromisos:

1. Realizar mesas de trabajo periódicas con profesionales de la salud.

2. Mejorar y crear estrategias de comunicación.
3. Ampliar y hacer más amigable la información disponible en la página web.
4. Utilizar herramientas tecnológicas y redes sociales para apoyar las estrategias
comunicativas.

Estos compromisos se incluyen en la nueva plataforma estratégica de la Entidad 2018-2022.

8.1.5. Quinto momento análisis de la evaluación de la gestión del riesgo

El Invima ha tenido grandes avances en cuanto al fortalecimiento de la cultura de enfoque

basado en riesgo, así como también el empoderamiento de los líderes, esto se ha logrado
gracias a la permanente gestión del riesgo, desarrollado bajo los lineamientos del
Departamento Administrativo de la Función Pública y de la Dirección Nacional de
Planeación; la identificación, análisis y valoración de los riesgos operativos, tecnológicos y
de seguridad de la información, ha permitido definir e implementar controles para mitigar
los eventos que pueden llegar a entorpecer u obstaculizar el cumplimiento de las Políticas
Institucionales del Invima, los objetivos institucionales o los objetivos de los macroprocesos
y procesos que hacen parte del Sistema de Gestión Integrado del Instituto.

Para fortalecer la cultura de la gestión de riesgos, el grupo de Sistemas de Gestión

integrado de la Oficina Asesora de Planeación ha realizado acompañamiento permanente
a los procesos sobre la metodología usada para gestionar los riesgos y los beneficios que
trae al proceso cuando son identificados y tratados.

A continuación, se relacionan la distribución de los 105 riesgos identificados para el 2018.

 Grafico 6. Tipos de Riesgo del Invima 2018
Ambiental
1; 1% 2018
1; 1%
3; 3% Corrupción
1; 1%
Estratégico
25; 24%
Operativo

64; 61% Seguridad de

la Información
10; 9% SST

Tecnológico

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Con el fin de mitigar estos riesgos se definen acciones, las cuales se encuentran en el marco de la
nueva plataforma estratégica de la Entidad.

8.1.6. Sexto momento resultados de la revisión por la Dirección del Sistema de Gestión Integrado

En el marco de la revisión de por la dirección general del sistema de gestión integrado se definen
unos compromisos institucionales que son producto de los diferentes espacios en los que se realiza
revisión al SGI, tales como observaciones y hallazgo de las auditorías internas y externas,
conclusiones de la revisión por dirección y seguimiento a los procesos, entre otros.

Realizando verificación se encuentra que los compromisos más representativos de la revisión por
dirección del año 2018 se encuentran incluidos dentro de la nueva plataforma estratégica de la
Entidad 2018-2022, los demás compromisos se consideran asuntos puntuales del día a día de la
organización.
Tabla 4. Compromisos de definidos en la revisión por Dirección
Compromiso Responsable
Continuar con el fortalecimiento de la prestación de servicio a nivel
regional por medio de las capacitaciones y entrenamientos con los grupos Jefe Oficina Atención al
de trabajo territorial, los puertos, aeropuertos y pasos fronterizos así como Ciudadano
la medición de la satisfacción servicio prestado en estos.
Gestionar la adquisición e implementación de la herramienta para la Jefe de la Oficina de
gestión de PQRDS Tecnologías de Información
Realizar revisión y actualización de las matrices del contexto interno y
externo del Instituto, según las actividades realizadas y los resultados Líder de cada proceso
obtenidos y actualizar las necesidades y expectativas de cada proceso.
Implementar la calificación de servicio a nivel regional por medio de la
calificación de servicio prestado, para conocer la percepción de la Jefe Oficina Atención al
prestación de servicio en los grupos de trabajo territorial, los puertos, Ciudadano
aeropuertos y pasos fronterizos
Definir los mecanismos adecuados para la medición de recurrencia de no Jefe de la Oficina Asesora de
conformidades Planeación
 Compromiso Responsable
Proponer la unificación de la ficha de reporte de los indicadores que se
Jefe de la Oficina Asesora de
miden en el Plan Operativo Anual, para facilitar la consolidación de la
Planeación
información y la generación de informes
Fortalecer el empoderamiento a los líderes de proceso para realizar el
Jefe de la Oficina Asesora de
reporte de los indicadores dentro de los tiempos establecidos para conocer
Planeación
en tiempo real el desempeño de los procesos
Continuar fortaleciendo la competencia del Equipo de Auditores Internos
en la planificación de las auditorías, redacción de hallazgos y auditoría Jefe de la Oficina de Control
centrada en riesgos, para tener resultados que sigan apoyando el Interno
mejoramiento continuo del Instituto.
Jefe Oficina Atención al
Medir percepción y satisfacción de los usuarios clasificado por Proceso
Ciudadano
Jefe de la Oficina de
Laboratorios y Control de
Simplificar el Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo a la Oportunidad Calidad
de Mejora de OPS
Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación
Hacer monitoreo a las actividades definidas en los planes de acción
identificados en los autodiagnósticos y a las recomendaciones y resultados
del Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión – FURAG II,
así como a las políticas institucionales, para continuar con el seguimiento a Jefe de la Oficina Asesora de
la implementación del MIPG, con el fin de que el modelo se encuentre Planeación
plenamente desarrollado dentro del sistema, así mismo, revisar los
indicadores reportados en el Mapa de Macroprocesos para fortalecer la
toma de decisiones
Unificar criterios y documentar las decisiones frente al registro de PQRDS
Jefe Oficina Atención al
que llegan por correo o telefónicamente para que todos actúen de la
Ciudadano
misma forma
Verificación metodologías de los comités institucionales tripartitas Asesora de Planeación.
Fuente: Oficina Asesora de Planeación

8.1.7. Séptimo momento encuesta de percepción externa e institucional 2018 (Grupos de Valor)

En el último trimestre de 2018, se diseñaron y realizaron unas encuestas para medir la percepción
general de los funcionarios y la satisfacción que la ciudadanía tiene sobre el impacto de la gestión,
para así tener otro insumo para construir una línea estratégica que enmarque el rumbo de los
siguientes cuatro años.

La obtención de la información se efectuó mediante aplicación de encuesta virtual difundida a través

del correo electrónico institucional a los funcionarios de la entidad y a partir de una base de datos de
ciudadanos y usuarios suministrada por el grupo de comunicaciones de la entidad.

El ejercicio de aplicación se llevó a cabo durante el periodo comprendido entre el 7 y 23 de noviembre

de 2018, obteniendo la siguiente participación:

 Encuesta de percepción institucional: Participación de 367 funcionarios.

 Encuesta de percepción externa: Participación de 142 ciudadanos.
Los objetivos de esta encuesta son los siguientes:

Objetivo general: Conocer la percepción y satisfacción de los funcionarios y de la ciudadanía

relacionada a la gestión institucional y los de planeación estratégica de la entidad.

Objetivos específicos:
 Determinar el conocimiento de la plataforma estratégica al interior del Instituto.
 Conocer el nivel de conocimiento y aplicabilidad de la plataforma estratégica en las funciones
de los servidores públicos.
 Analizar los puntos que se consideran prioritarios para la planeación estratégica 2018-2022.
 Conocer la opinión de la ciudadanía con el Invima sobre la transparencia en su gestión.
 Determinar el grado de confianza de la ciudadanía, frente a la vigilancia que ejerce el
Invima.
 Analizar los puntos débiles, las fortalezas y oportunidades de mejora en los aspectos de la
gestión del Instituto, desde la perspectiva de los ciudadanos.
 Conocer la percepción de la ciudadanía sobre la gestión que realiza el Invima en el ámbito
sanitario.
 Identificar el grado de reconocimiento que se tiene del Invima como autoridad sanitaria.
 Medir el nivel de satisfacción de los usuarios en cuanto a información, gestión y atención.

Como resultado de estas encuestas se obtuvieron unos resultados interesantes y de insumo

importante para la definición de la plataforma estratégica institucional 2018-2022, en el siguiente link
se pueden ver los resultados Informe_encuesta.pdf.

8.1.8. Octavo momento definición DOFA 2018-2022

Teniendo en cuenta la información generada por el cierre de brechas y por las diferentes encuestas
aplicadas se realiza ajuste de la matriz DOFA. Los resultados generales de cada encuesta se
presentan a continuación:

 Encuesta de percepción externa aplicada entre el 8 y 23 de noviembre de 2018, con la

participación de 142 personas, los resultados más relevantes utilizados para el ajuste del
análisis DOFA son:

Tabla 5. Resultados encuesta de percepción externa

Ítem Porcentaje
Opinión general sobre el Invima (Ni favorable ni desfavorable / Algo desfavorable / Muy
37%
desfavorable)
Frases que representa la opinión general sobre el Invima (Tengo una impresión neutral sobre
ellos / Hablaría mal de ellos si alguien pidiera mi opinión / Mi impresión de ellos es tan negativa
61%
que hablaría mal aún si nadie pidiera mi opinión / No los conozco lo suficiente como para tener
una opinión bien definida)
Imagen entre poco y nada transparente 53%
Fortaleza en IVC 32%
Fortaleza referente como autoridad nacional 27%
Debe mejorar tiempos de respuesta, mayor oportunidad 19%
Debe Unificar o mejorar la normatividad o criterios técnicos 17%
Debe reducir la tramitología 15%
 Ítem Porcentaje
Debe dar mayor asesoría, más capacitación para los consumidores o vigilados 12%
Información en la página Web insuficiente o no conocida 37%
Usuarios entre parcial y totalmente insatisfechos 44%
Comunicación por el chat (regular / deficiente) 71%
Comunicación telefónica /regular / deficiente) 78%
Comunicación Personalizada (regular / deficiente) 42%
Trato recibido por parte del personal del Invima que atiende el chat (regular / deficiente) 54%
Trato recibido por parte del personal del Invima que atiende telefónicamente (regular / deficiente) 46%
Fuente: Oficina Asesora de Planeación

 Encuesta de percepción interna aplicada entre el 8 y 23 de noviembre de 2018, con la

participación de 367 servidores públicos del Invima, los resultados más relevantes utilizados
para el ajuste del análisis DOFA son:

Tabla 6. Resultados encuesta de percepción interna

Ítem Porcentaje
Conocimiento de la plataforma estratégica 63%
Debe fortalecer la oportunidad en trámites y servicios 17%
Debe fortalecer Inspección, vigilancia y control 14%
Debe fortalecer transparencia 13%
Debe fortalecer tecnologías 11%
Debe fortalecer el talento humano 11%
Debe fortalecer unificación de criterios 10%
Debe mejorar la comunicación y divulgación de la plataforma estratégica --
Debe incluir las opiniones de los GTTs para la construcción de la plataforma estratégica --
Fuente: Oficina Asesora de Planeación

 Encuesta sobre el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano aplicada entre el 6 y 14

de diciembre de 2018, con la participación de 254 usuarios externos y 244 servidores
públicos del Invima, donde se evidencian los siguientes aspectos del Invima tales como:

Tabla 7. Resultados encuesta sobre Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Clasificación de la Observación Cantidad
Demora en trámites 41
Canales de atención deficientes 20
Nombramientos convocatoria 428 18
Sistemas de información deficientes 13
Falta de experticia técnica 12
Mayores acciones contra la ilegalidad 10
Falta de competencias para atender al ciudadano 9
Exceso de tramites 9
Tarifas elevadas en precio 7
Falta unificación de criterios en los inspectores 3
Amiguismo en atención al usuario 2
 Clasificación de la Observación Cantidad
Exceso de tarifas 1
Se reciben obsequios 1
Falta de información sobre productos fraudulentos 1
Total 147
Fuente: Oficina Asesora de Planeación

De este ejercicio se logra la identificación de:

Nuevas fortalezas:
 Racionalización de trámites de acuerdo a la normatividad vigente
 Implementación de nuevos mecanismos de atención a las partes interesadas

Nuevas debilidades:
 Rotación de personal
 Divulgación de la plataforma estratégica y otros temas de interés inoportuna y que no cubre a
la totalidad de los funcionarios y contratistas
 Desconocimiento de los funcionarios de las herramientas de gestión y evaluación

Nuevas amenazas:
 Capacidad de respuesta limitada en la Red Nacional de Laboratorios
 Opinión neutral de los ciudadanos con respecto al Invima

De acuerdo a lo anterior en el mes de diciembre entre el 18 y 26 se validó el análisis DOFA final con
las diferentes partes interesadas (47 externas y 215 internas), obteniendo los siguientes resultados:

Tabla 8. Validación del análisis DOFA

Calificación Calificación Calificación Decisión Final
Ítem Evaluado
Externa Interna Inicial DOFA DOFA
Capacidad de respuesta a solicitudes y 70,21% 64,02%
Debilidad Debilidad
trámites Debilidad Debilidad
Capacidad de respuesta en los 52,27% 54,98%
Debilidad Debilidad
laboratorios del Invima Fortaleza Debilidad
Conocimiento de los funcionarios de
79,55% 51,17%
las herramientas de gestión y Debilidad Debilidad
Fortaleza Debilidad
evaluación
Conocimiento técnico del personal del 76,09% 86,92%
Fortaleza Fortaleza
Instituto Fortaleza Fortaleza
Definición y aplicación de los modelos
86,67% 61,21%
de riesgo sanitario IVC-SOA e IVC- Fortaleza Fortaleza
Fortaleza Fortaleza
SOA PAP
Divulgación de la plataforma 60% 56,74%
Debilidad Fortaleza
estratégica y otros temas de interés Fortaleza Fortaleza
Documentación para realizar trámites
66,67% 53,52%
en el Instituto y manual tarifario para Debilidad Debilidad
Fortaleza Fortaleza
los usuarios
Enfoque de mejoramiento continuo
para el cumplimiento de requisitos 82,22% 64,32%
Fortaleza Fortaleza
legales en seguridad y salud en el Fortaleza Fortaleza
trabajo y gestión ambiental
 Calificación Calificación Calificación Decisión Final
Ítem Evaluado
Externa Interna Inicial DOFA DOFA
Generación de recursos propios por 77,27% 73,11%
Fortaleza Fortaleza
concepto de tarifas y sanciones Fortaleza Fortaleza
Identificación de controles para la 65,12% 57,67%
Debilidad Debilidad
mitigación de riesgo Fortaleza Fortaleza
Implementación de nuevos
67,39% 52,58%
mecanismos de atención a las partes Fortaleza Fortaleza
Fortaleza Fortaleza
interesadas
Mantenimiento del Sistema de Gestión 77,27% 80,37%
Fortaleza Fortaleza
Integrado Fortaleza Fortaleza
56,82% 58,29%
Modelo de gestión documental Debilidad Debilidad
Fortaleza Fortaleza
63,04% 58,41%
Planta de personal autorizada Debilidad Debilidad
Fortaleza Fortaleza
58,7% 53,27%
Racionalización de trámites Debilidad Debilidad
Debilidad Debilidad
56,82% 71,5%
Rotación de personal Debilidad Debilidad
Debilidad Debilidad
63,04% 55,45%
Sistemas de información Debilidad Debilidad
Fortaleza Debilidad
Aportes de los diferentes grupos de
interés como gremios, actores 90,91% 69,48%
Oportunidad Oportunidad
políticos, usuarios, entidades Oportunidad Oportunidad
gubernamentales e internacionales
Aprobación de presupuesto para las 73,33% 54,21%
Amenaza Amenaza
necesidades del Invima Oportunidad Oportunidad
Articulación con los diferentes actores 84,44% 76,78%
Oportunidad Oportunidad
que participan en IVC sanitario Oportunidad Oportunidad
Capacidad de respuesta de la Red 75% 62,68%
Amenaza Amenaza
Nacional de Laboratorios Oportunidad Oportunidad
Trámites para importación y 61,36% 74,04%
Oportunidad Oportunidad
exportación de los productos vigilado Oportunidad Oportunidad
Herramientas tecnológicas para la 72,73% 55,61%
Oportunidad Oportunidad
adquisición de conocimientos Oportunidad Oportunidad
Legislación sanitaria vigente y 76,09% 64,32%
Amenaza Amenaza
actualización continua en la misma Oportunidad Oportunidad
Opinión de los ciudadanos con 66,67% 58,88%
Amenaza Amenaza
respecto al Invima Oportunidad Oportunidad
Percepción por parte de las partes
68,18% 53,3%
interesadas con respecto a la Amenaza Amenaza
Oportunidad Oportunidad
transparencia de la Entidad
Políticas sociales que promueven el 75% 59,13%
Oportunidad Oportunidad
emprendimiento Oportunidad Oportunidad
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Finalmente, y de acuerdo a la información recopilada se aprueba el Análisis DOFA para la planeación
estratégica del Invima 2018 – 2022 así:
 Grafico 7. DOFA 2018-2022

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

8.1.9. Noveno momento definición de la Plataforma Estratégica 2018-2022

En el mes de diciembre de 2018, se convoca a los Directivos y Jefes de la Entidad a participar en el

proceso de planificación estratégica en ese momento se formulan de la visión, objetivos estratégicos,
estrategias, planes, programas y proyectos, teniendo como base la información anteriormente
expuesta, obteniendo como resultado la plataforma estratégica 2018-2022.
 Grafico 8. Plataforma Estrateigica Instutucional 2018-2022

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Para comprender de manera integral la participación del Instituto dentro del marco estratégico
nacional y el aporte que genera en el cumplimiento de objetivos se presenta la siguiente gráfica
donde se puede observar la alineación estratégica en mención.

Grafico 9. Alineación Estrateigica Plan Nacional de Desarrollo-Plan Estratégico Sectorial

Fuente: Oficina Asesora de Planeación- Versión preliminar, pendiente ajuste de acuerdo al Plan Nacional de
Desarrollo 2018-2022 y Plan Estratégico Sectorial.

Ver anexo 1: Alineación Estratégica 2018 - 2022

9. Proceso de planeación estratégica anual

El proceso de planificación estratégica del Invima se desarrolla mediante la aplicación de una

metodología que parte desde un diagnostico institucional y un proceso participativo con las
dependencias dando como resultado las directrices y lineamientos a seguir para la vigencia tal como
se representa en la siguiente gráfica:

Grafico 10. Proceso de planificación estratégica anual

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Según la alineación anterior, el modelo de planificación del Invima se resume en la siguiente gráfica:
 Grafico 11. Modelo de planificación del Invima

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Para el cumplimiento de la Misión y Visión y el fortalecimiento de su gestión institucional formuló su

Plan Estratégico 2018 – 2022, el rumbo estratégico basa sus líneas generales en cuatro (4) objetivos
estratégicos:

Grafico 12. Objetivos Estratégicos

1.- Contribuir a la
mejora continua del
estatus sanitario del
4.- Contribuir a una
país mediante el
3-Fortalecer la gestión Colombia legal y
fortalecimiento de la 2.- Prestar servicios con
del conocimiento, transparente mediante
inspección, vigilancia y estándares de calidad
capacidades y la implementación de
control sanitario con para afianzar la
competencias de los acciones que mitiguen
enfoque de riesgo confianza de la
servidores públicos de los efectos de la
garantizando la población
la institución. ilegalidad y la
protección de la salud
corrupción.
de los colombianos y el
reconocimiento nacional
e internacional.

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Una vez establecidos los objetivos estratégicos del Invima se han definido las acciones a ejecutar
para cada uno de ellos mediante las cuales se logrará el cumplimiento de dichos objetivos, estas
acciones se constituyen en las líneas estratégicas y estrategias a seguir por las dependencias y que
están enmarcadas dentro de los lineamientos nacionales y sectoriales, a continuación se puede
evidenciar una tabla en la cual se relaciona la alineación estratégica de los programas institucionales
en relación a objetivos estratégicos, líneas estratégicas, estrategias y modelo integrado de
planeación gestión.
Tabla 9. Alienación Estratégica Institucional

MIPG
Objetivo Producto /
Políticas de Línea estrategia estrategia Proyectos Proyectos de
estratégico programa Macroprocesos
desarrollo Invima Invima institucionales inversión
Invima institucional
administrativo
1. Proyecto de
apoyo para la
gestión de la
fiscalización
sanitaria
2. Proyecto de
Vigilancia
Sanitaria de
productos de
Alimentos
1. Planeación 3. Proyecto de
institucional Vigilancia
2. Gestión 1.Fortalecer la Sanitaria de
1.- Contribuir a la inspección, productos
presupuestal y Inspección,
mejora continua vigilancia y cosméticos
eficiencia del vigilancia y
del estatus control de los
Gasto Publico 4. Proyecto de control sanitario-
sanitario del país productos
6.Fortalecimiento Vigilancia Gestión del
mediante el competencia del
organizacional y Sanitaria de Talento Humano
fortalecimiento de Invima Fortalecimiento
simplificación de Fortalecimiento productos de
la inspección, de la inspección
procesos de la inspección Dispositivos
vigilancia y vigilancia y
10. Gestión vigilancia y Médicos
control sanitario control de los
Documental Estatus Sanitario control de los 5. Proyecto de
con enfoque de productos
13. Defensoría productos Vigilancia de
riesgo competencia del
jurídica competencia del medicamentos y
garantizando la Invima a nivel
14. Gestión del Invima productos
protección de la nacional
conocimiento y la biológicos
salud de los
innovación 6.Proyecto de
colombianos y el
15. Control control sanitario
reconocimiento
Interno 7. Proyecto de
nacional e
16.Seguimiento y control de calidad
internacional.
evaluación del del producto
desempeño 2.Establecer
institucional acciones
orientadas a la
Gestión Directiva-
diplomacia
Armonización y
sanitaria y al
8.Proyecto convergencia
fortalecimiento de
diplomacia normativa-
capacidades
sanitaria Inspección,
institucionales a
vigilancia y
través de la
control sanitario
gestión de la
cooperación
internacional
 MIPG
Objetivo Producto /
Políticas de Línea estrategia estrategia Proyectos Proyectos de
estratégico programa Macroprocesos
desarrollo Invima Invima institucionales inversión
Invima institucional
administrativo
3. Fomentar el Inspección,
desarrollo 9. Proyecto vigilancia y
económico del apoyo al control sanitario-
país, emprendimiento y Aseguramiento
garantizando la la competitividad Sanitario-
protección de la del país Atención integral
salud pública. al Ciudadano
10. Proyecto
Educación
4. Mejorar el
sanitaria y
desarrollo y
asistencia técnica
mantenimiento de
11.Proyecto de
la seguridad
promoción de
sanitaria del país
buenas prácticas
sanitarias
Aseguramiento
5. Implementar sanitario
una
comunicación
estratégica entre 12.Proyecto de
los actores que comunicación
intervienen en el estratégica
funcionamiento
del modelo de
IVC
1. Planeación 13. Proyecto
institucional Modernización de
2. Gestión la arquitectura
Fortalecimiento
presupuestal y tecnológica y los
de la arquitectura
eficiencia del 1. Optimizar sistemas de
tecnológica y los
Gasto Publico trámites y información
Gestión de procesos
6.Fortalecimiento servicios misionales del
Tecnologías de la asociados a la
organizacional y mediante Mejoramiento de instituto
Información y las gestión de las
simplificación de soluciones la calidad en los 14. Proyecto
comunicaciones tecnologías de la
procesos informáticas procesos y Incorporación
información y
7.Servicio al modernas trámites de la buenas prácticas
2.- Prestar comunicaciones
ciudadano entidad y estándares
servicios con nacional
9. para el Gobierno
estándares de
Racionalización de TI -Gobierno
calidad para Eficiencia
de trámites Digital
afianzar la
10. Gestión 2. Mejorar los 15. Proyecto
confianza de la Administración
Documental estándares de mejoramiento del
población del Sistema de
11.Gobierno calidad de la SGC de la
Gestión Integrado
Digital entidad entidad Fortalecimiento
12.Seguridad Gestión institucional en la
digital financiera y gestión
13. Defensoría 3. Fortalecer la Fortalecimiento
presupuestal- administrativa y
jurídica gestión de los institucional de la
16. Proyecto Gestión de apoyo del
14. Gestión del procesos gestión
fortalecimiento Administrativa- Invima a nivel
conocimiento y la administrativos y administrativa y
institucional Gestión de nacional
innovación de apoyo de la de apoyo del
Tecnologías de la
15. Control Entidad Invima
Información y las
Interno comunicaciones
 MIPG
Objetivo Producto /
Políticas de Línea estrategia estrategia Proyectos Proyectos de
estratégico programa Macroprocesos
desarrollo Invima Invima institucionales inversión
Invima institucional
administrativo
16.Seguimiento y 1. Implementar
evaluación del acciones para el
desempeño desarrollo de las 17. Proyecto
institucional aptitudes, capacitación
Gestión del
habilidades y formal (ICETEX)
Talento Humano
capacidades de e informal a
los servidores áreas de apoyo
3-Fortalecer la
públicos de la
gestión del
institución.
conocimiento,
2. Fortalecer la
capacidades y
generación de
competencias de
conocimiento
los servidores
producto de las
públicos de la Inspección,
acciones Desarrollo y 18. Proyecto
institución. vigilancia y
misionales que promulgación del Gestión del
control sanitario-
sirva de insumo conocimiento conocimiento
Aseguramiento
para la toma de institucional institucional
Sanitario
decisiones de los
actores internos y
externos de la
institución
1. Planeación 1. Implementar
institucional acciones de
2. Gestión transparencia,
presupuestal y participación
eficiencia del ciudadana y
Gasto Publico rendición de
5.Transparencia, 4.- Contribuir a cuentas para
acceso a la una Colombia evitar la 19. Proyecto
Gestión de la
información legal y materialización mejoramiento de
transparencia,
8. Participación transparente de cualquier la transparencia,
participación
ciudadana en la mediante la posible acto de participación
ciudadana,
gestión público implementación Transparencia corrupción ciudadana, Gestión Directiva
rendición de
10. Gestión de acciones que rendición de
cuentas y lucha
Documental mitiguen los cuentas y lucha
2. Fortalecer la contra la Fortalecimiento
14. Gestión del efectos de la contra la
presencia del ilegalidad de la inspección
conocimiento y la ilegalidad y la ilegalidad
Invima como vigilancia y
innovación corrupción.
actor clave en las control de los
15. Control
acciones para el productos
Interno
control de la competencia del
16.Seguimiento y
ilegalidad del Invima a nivel
evaluación del
país nacional
desempeño
institucional

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Elaborado por: Jina Marcela Lozano Bedoya

Revisado por: Daladier Medina Niño