Desarrollo e implantación de aplicaciones computacionales

Definición de Tecnología
Conjunto ordenado de instrumentos, conocimientos, procedimientos y métodos
aplicados en las distintas ramas industriales.
Actividad socialmente organizada, planificada que persigue objetivos
conscientemente elegidos y de características esencialmente prácticas.
Conjunto organizado de conocimientos aplicados para alcanzar un objetivo
específico, generalmente el de producir y distribuir un bien o servicio.
Ángulos de la tecnología
La tecnología puede considerarse desde dos ángulos diferentes:
a. La tecnología como variable ambiental. La tecnología es un componente del
medio ambiente en la medida en que las empresas adquieren, incorporan y utilizan
sus sistemas, las tecnologías creadas y desarrolladas por otras empresas
pertenecientes a su ambiente de tarea.
b. La tecnología como variable organizacional. La tecnología es un
componente organizacional en la medida que se hace parte del sistema interno de
la organización y por tanto influye en el y su ambiente de tarea.
Clasificaciones o tipologías de tecnologías para facilitar el estudio de su
administración:
Tipología de tecnologías (Thompson)
Thompson señala que la tecnología es una variable importante para la comprensión
de las acciones de las empresas, la acción de las empresas se fundamenta en los
resultados deseados y en las convicciones sobre las relaciones de causa y efecto,
para alcanzar un resultado, el conocimiento humano prevé las acciones necesarias
y la manera de ejecutarlas. Así una tecnología instrumentándose perfecta produciría
inevitablemente el resultado deseado, mientras que una tecnología menos perfecta
prometerá un resultado altamente probable o incluso posible. Thompson propone
una tipología de tecnologías, en la cual identifica tres tipos, de acuerdo con su
disposición dentro de la organización:
1. Tecnología de eslabones en cadena
Basada en la interdependencia en serie de las tareas para completar un producto,
un tipo único de producción. La necesidad de una tecnología única, y por lo tanto de
criterios definidos para la elección de máquinas y herramientas, construcción de
dispositivos para el flujo del trabajo, adquisición de materias primas y selección de
operadores humanos, la repetición de los procesos productivos proporciona la
experiencia de eliminar imperfecciones en la tecnología.
2. Tecnología mediadora.
Algunas organizaciones tienen por función básica relacionar clientes que son o
desean ser independientes. Los bancos comerciales relacionan a los depositantes
con las personas que reciben préstamos; las empresas de publicidad venden tiempo
y espacio, y relacionan las diversas organizaciones por medio de los canales
publicitarios, la estandarización permite que la tecnología mediadora funcione en el
tiempo y espacio, y asegura a cada segmento de la empresa que otros segmentos
están funcionando de la misma manera.
3. Tecnología intensiva.
Representa la centralización de una amplia variedad de habilidades y
especializaciones en un único cliente, requiere aplicar, parcial o completamente,
todas las aptitudes potencialmente necesarias, de acuerdo con la combinación
correcta que exija el caso o proyecto individual, la tecnología intensiva conduce,
prácticamente, a un organización por proyectos, este tipo de organización, se ve en
los hospitales y la industria de la construcción.
Clasificación de la tecnología
Thompson clasifica la tecnología en dos tipos básicos:
1. Tecnología flexible: la flexibilidad de la tecnología infiere a la amplitud con que
las máquinas, el conocimiento técnico y las materias primas pueden ser utilizadas
en otros productos o servicios. Es aquella que tiene varias y diferentes formalidades
por ejemplo: la industria alimenticia, la automotriz, los medicamentos, etc.
2. Tecnología fija: es aquella que no puede utilizarse en otro producto o servicio.
Puede decirse que es aquella que no está cambiando continuamente por ejemplo:
refinerías de petróleo, siderúrgica….
Existen otras clasificaciones las cuales se mencionan a continuación:
Tecnología Blanda ("soft technology"). Se refiere a los conocimientos de tipo
organizacional, administrativo y de comercialización excluyendo los aspectos
técnicos.
Tecnología de Equipo. Su desarrollo lo hace el fabricante de equipo y/o el
proveedor de materia prima; la tecnología está implícita en el equipo mismo,
generalmente se refiere a industrias de conversión como plástico, textiles y hules.
Tecnología de Operación. Es la que resulta de largos períodos de evolución; los
conocimientos son productos de observación y experimentación de años en
procesos productivos. Es frecuente la incidencia de tecnologías de equipo y de
proceso, por lo que a veces se le considera como una mezcla de condicionantes
tecnológicas.
Tecnología de Producto. Es el conocimiento de las características y
especificaciones de un producto o servicio diseñado de conformidad a las
necesidades de los procesos de manufactura y del mercado. La tecnología
específica para la fabricación del producto/servicio, su método, procedimiento,
especificaciones de diseño, de materiales, de estándares y de mano de obra. Es el
conjunto de conocimientos y experiencias que permite conocer la estructura,
propiedades y características funcionales de un producto.
Tecnología Dura. Es la parte de conocimientos que se refiere a aspectos
puramente técnicos de equipos, construcciones, procesos y materiales.
Tecnología Limpia. Las tecnologías que no contaminan y que utilizan los
recursos naturales renovables y no renovables en forma racional.
La influencia de la tecnología sea flexible es más perceptible cuando está asociada
al tipo de producto de la organización.
Producto concreto: producto que puede ser descrito con gran precisión,
identificado con gran especialidad, medido y evaluada.
Producto abstracto: no permite descripción precisa, ni identificación o
especialización claras.
Ambas clasificaciones binarias pueden reunirse en una tipología de tecnología y
productos que permite considerar las consecuencias para la elaboración de la
política administrativa de una organización. De ahí surgen cuatro combinaciones:
1. Tecnología fija y producto concreto: característica de las organizaciones en
las cuales las posibilidades de cambio tecnológico son mínimas, e incluso difíciles, la
formulación de la estrategia global de la organización se centra en la
comercialización del producto, con especial refuerzo en el área de mercadeo,
(empresas de automóviles)
2. Tecnología fija y producto abstracto: Se preocupa por influir en las partes
pertinentes del ambiente de tarea para que acepten nuevos productos que la
organización desea ofrecer, (instituciones educativas basadas en conocimientos
altamente especializados y que ofrecen cursos variados)
3. Tecnología flexible y producto concreto: La organización puede ejecutar
cambios y adaptar las máquinas y equipos, las técnicas, los conocimientos y el
personal, se encuentran empresas del campo de los plásticos, equipos electrónicos,
sujetos a cambios e innovaciones tecnológicas constantes que obligan a que las
tecnologías adoptadas, deban revaluarse, modificarse y adaptarse con frecuencia.
4. Tecnología flexible y producto abstracto: Se encuentra en organizaciones
con gran adaptabilidad al medio ambiente. La estrategia global se centra en
obtener el consenso externo respecto del producto que va ofrecerse en el mercado
(consenso de clientes y consenso de empleados), ya que las posibilidades de
cambio tecnológico son muchas y el mayor problema de la organización reside en la
sugerencia de la alternativa más adecuada un ejemplo básico son: las empresas de
publicidad y relaciones públicas, las empresas de consultoría, auditoria, etc.
Una organización comprometida con una tecnología específica puede perder la
oportunidad de producir determinado producto para otras organizaciones con
tecnología más flexible, ya que la flexibilidad de la organización para cambiar de un
producto a otro con relativa rapidez tiende a decrecer a medida que una tecnología
se vuelve más especializada
Características de la tecnología
Características generales, como: especialización, integración, discontinuidad y
cambio.
Tecnología aumenta Especialización aumenta. La integración es difícil en una
sociedad de alta tecnología que en la de menor tecnología, la primera hace
complejo un sistema y sus partes interdependientes.
El flujo de tecnología no es una corriente continua, sino una serie de
descubrimientos de nuevos avances. La revolución tecnológica, con cierta demora
una revolución social paralela, ya que, tienen cambios tan rápidos que van creando
problemas sociales mucho antes de que la sociedad sea capaz de encontrar
soluciones. En el puesto de trabajo se requiere de una serie de cambios en las
formas de organización, estilos de supervisión, estructuras de recompensas y
muchos otros. Para un ajuste a la tecnología, lo que se requiere es más movilidad
económica y social, ocupacional y geográfica, administrativa y del empleado.
Impacto de la tecnología
a. La tecnología tiene la propiedad de determinar la naturaleza de la estructura
organizacional y el comportamiento organizacional de las empresas. Se habla de
imperativo tecnológico cuando se refiere al hecho de que es la tecnología la que
determina (y no influencia simplemente) la estructura de la organización y su
comportamiento. A pesar de lo exagerado de esta afirmación, no hay duda alguna
de que existe un fuerte impacto de la tecnología sobre la vida, naturaleza y
funcionamiento de las organizaciones.
b. La tecnología, la racionalidad técnica, se volvió sinónimo de eficiencia. La
eficiencia se volvió al criterio normativo por el cual los administradores y las
organizaciones acostumbran ser evaluados.
c. La tecnología, en nombre del progreso, crea incentivos en todos los tipos de
empresas, para llevar a los administradores a mejorar cada vez más su eficacia,
pero siempre dentro de los límites del criterio normativo de producir eficiencia.
El diseño organizacional es afectado por la tecnología utilizada por la organización:
las firmas de producción en masa con éxito tendían a ser organizadas en líneas
clásicas, con deberes y responsabilidades claramente definidos, unidad de mando,
clara distinción entre línea y staff y estrecha amplitud de control (cinco a seis
subordinados para cada jefe ejecutivo). En la tecnología de producción en masa la
forma burocrática de organización se muestra asociada con el éxito.
La Tecnología ha proporcionado ventajas y beneficios a la especie humana. Por el contrario, el mal uso
de la Tecnología también ha creado problemas que antes no existían, el deterioro del medio natural, el
agotamiento de los recursos energéticos, la existencia de armas de destrucción masiva, o la desigualdad
cada vez más grande entre unos países y otros, son algunos de ellos.
La Tecnología tiene una forma característica de solventar los problemas y
necesidades del hombre,
es lo que denominamos el proceso tecnológico. El proceso tecnológico es el camino
a seguir desde que aparece un problema hasta que obtenemos un objeto que lo
soluciona. Este proceso, que emplearemos para realizar nuestros proyectos de
tecnología, podemos diferenciar las fases siguientes:
El proceso de creación comienza por la detección de un problema o una necesidad,
algo que echamos de menos, que nos permitiría llevar una vida más agradable.
En la propuesta de trabajo describimos el objetivo de nuestro proyecto y
especificamos las condiciones que deberá de cumplir el objeto que resolverá
nuestro problema.
Algunos problemas pueden ser resueltos con nuestros conocimientos e imaginación.
Otras veces se necesita recopilar información que nos ayude a encontrar la solución
idónea, a través de preguntas a gente, observación de objetos o consulta libros y
revistas.
Es la fase creativa del proceso tecnológico, se determinan las características del
objeto a construir. Primero se piensan posibles soluciones al problema, se
selecciona la idea adecuada y se definen los detalles para su construcción, esto con
ayuda de la expresión gráfica de ideas (bocetos, croquis, planos..)
En esta fase se concretan las tareas y los medios necesarios para la construcción
del producto. Se definen de forma ordenada las operaciones a realizar y se
seleccionan los materiales y herramientas.
Se construye el objeto diseñado siguiendo el plan de actuación previsto y
respetando las normas de uso y seguridad en el empleo de los materiales,
herramientas y máquinas.
Se prueba si el objeto construido responde a su finalidad y cumple las condiciones
inicialmente establecidas. En caso contrario se buscan las causas y se vuelve a
diseñar y construir el objeto.
Objeto construido y evaluado, que soluciona el problema o necesidad planteada.
Durante el desarrollo del proceso tecnológico se hace imprescindible la creación de
muchos documentos que se agrupan en lo que denominamos el proyecto técnico.
Estos documentos pueden ser agrupados en cuatro apartados principales: memoria,
planos, planificación y presupuesto. A continuación se describe con más detalle el
contenido de ellos.
Memoria
En este documento que se realiza una descripción detallada y por escrito de todo el
proyecto. Dentro de la memoria podemos distinguir los siguientes apartados:
Propuesta de trabajo.
Especificaciones técnicas.
Descripción de la posibles soluciones.
Justificación de la solución elegida.
Descripción detallada de la solución elegida.
Planos
Conjunto de dibujos, realizados durante la fase de diseño del producto, que
describen el objeto de forma que cualquier persona pueda ser capaz de construirlo.
Tipos de planos como:
Bocetos.
Croquis.
Planos de vistas.
Plano en perspectiva.
Despiece.
Secciones.
Plano de montaje.
Plano de detalle.
Planificación
En este documento se recoge las tareas y los medios necesarios para la
construcción del producto. Para esto podemos apoyarnos en los siguientes
documentos:
Hoja de tareas.
Calendario de ejecución.
Hoja de operaciones.
Lista de materiales.
Presupuesto
Documento que recoge una estimación del gasto económico que conlleva la
realización del proyecto. En él se reflejan de forma detallada todos los costes del
mismo.
Desarrollo de Sistemas
Para lograr la realización de un proyecto es importante que se lleven a cabo una
serie de pasos y procedimientos de investigación, los cuales permitirán abrir las
perspectivas que tenemos de dicho proyecto. Nos permitirán obtener un enfoque
claro de lo que deseamos obtener y como lograr.
El desarrollo de proyectos es una parte fundamental para toda empresa u
organización que desea obtener éxito en las áreas que involucran un proyecto. Para
llevar a cabo el desarrollo de un proyecto nos planteamos algunas preguntas:
¿existe un problema?, ¿cual es el problema?, ¿Cómo se realizan los procesos
actuales?, etc. La aclaración de estos aspectos permitirá obtener una visión clara de
los problemas que serán resueltos con la realización del proyecto.
Dados los antecedentes, al iniciar un proyecto se debe de conocer a fondo los pasos
y procedimientos de investigación que requiere un proyecto.
El Desarrollo de Proyectos. Pasos que conlleva la realización de un proyecto.
2.1 Métodos y etapas del Desarrollo de Proyectos
Pressman nos comenta que Meiler Page-Jones, hace una declaración a la que se
sumarían muchos especialistas de la ingeniería de software:
He visitado docenas de empresas, buenas y malas, y he observado a gestores de
proceso de datos, tanto buenos como malos. Muy frecuentemente, he visto cómo
estos gestores se peleaban inútilmente con proyectos terribles, intentaban cumplir
plazos imposibles o entregaban sistemas que decepcionaban a sus usuarios y
acababan dedicando gran cantidad de tiempo al mantenimiento.
Lo que describe son los síntomas que aparecen como resultado de una serie de
problemas técnicos y de gestión. Veredicto sobre cada proyecto, se encontrara un
rasgo común: la gestión del proyecto fue débil.
Se debe de tomar en cuenta en cualquier tipo de implementación ya que si la
gestión del proyecto es débil tendremos muchas probabilidades de no cumplir con
las expectativas del proyecto.
Para realizar una gestión efectiva Pressman sugiere las siguientes etapas:
i. Métricas del Software. Involucra la generación de mediciones y métricas para
el proyecto para entender tanto el proceso técnico que se utiliza para desarrollar un
producto, como el propio producto. El proceso se mide para intentar mejorarlo e
intentar aumentar su calidad.
ii. Estimación. Una de las actividades cruciales del proceso de gestión de
proyectos de software en donde se tienen que obtener estimaciones de esfuerzo
humano requerido (normalmente en personas-mes), de la duración cronológica del
proyecto (en fechas) y del costo (monetario).
iii. Análisis de Riesgos. Serie de pasos de control de los riesgos que nos permiten
"combatirlos": identificación de riesgos, estrategias de control de riesgos, resolución
de riesgos y supervisión de riesgos. Estos pasos se aplican a lo largo del proceso de
ingeniería del software.
iv. Planificación. Se identifica una serie de tareas del proyecto. Se establecen
interdependencias entre las tareas. Se estima el esfuerzo asociado con cada tarea.
Se hace la asignación de personal y de
otros recursos. Se crea una "red de tareas". Se desarrolla una agenda de fechas.
v. Seguimiento y Control. Una vez que se ha establecido la agenda de desarrollo,
comienza la actividad de seguimiento y control. El gestor del proyecto sigue la pista
a cada tarea establecida en la agenda. Si una tarea se sale de la agenda, el gestor
puede utilizar una herramienta de planificación automática sobre el proyecto para
determinar el impacto del error de planificación sobre los hitos intermedios y sobre
la fecha final de entrega. En ese caso se pueden reasignar recursos, reordenar las
tareas o (como último recurso) modificar los compromisos de entrega para resolver
el problema no detectado. De este modo, se puede controlar mejor el desarrollo del
software.
2.1.1 Etapas del Desarrollo de Proyectos.
Existen metodologías de implementación de sistemas, para Avison y Fizgerald
cualquier metodología debe de cubrir las siguientes etapas:
i. Consiste en determinar que algún elemento (procesos, equipos, personas, etc.) no
cumplen ya con los objetivos o metas, o bien, se requiere de uno no existente de
acuerdo al nivel de importancia que manifieste la necesidad.
ii. Detección de Necesidades. Delimitar las fronteras y el alcance de las
necesidades que se desean atender y sobre la cuales existen posibilidades de
definir un proyecto.
iii. Definición del Problema.
iv. Definición de Factibilidad.Consiste en definir el nivel de factibilidad
(posibilidades de éxito) para conseguir la solución de las necesidades. Se
manejaran 4 niveles de factibilidad que servirán para determinar si un proyecto
puede ser exitoso o no, estos niveles son:
Operacional.
Técnico.
Económico.
Calendarización.
i. Consiste en explicar como será la delimitación del problema, justificando el
planteamiento de los objetivos desarrollados inicialmente. En esta etapa se definen
los niveles o etapas del desarrollo del proyecto, además de las técnicas y el control
que se llevará a cabo.
ii. Planeación del Proyecto.
Consiste en definir el diseño, la elaboración de módulos y la integración de todos los
elementos.
Se deben de dar a conocer en esta etapa todos los distintos tipos de pruebas y
técnicas de análisis
de resultados para determinar una posible evaluación al final del proyecto.
iii. Elaboración del Proyecto.
iv. Documentación. Consiste en explicar como están compuestos los manuales
técnicos y de usuario del proyecto.
2.2 Detección de Necesidades
2.2.1 Elementos para identificar posibles proyectos
Definición de Proyecto. Integración de una serie de procedimientos y actividades
haciendo uso de una metodología definida que permita lograr los objetivos y metas
de la manera más eficiente y efectiva.
Motivos de un Proyecto. Dentro de los motivos que generan el inicio de un proceso
para el desarrollo de proyectos se encuentran principalmente elementos y factores
que pueden ser externos e internos. Algunos de estos factores son los que se
mencionan a continuación:
Micromercados. Se refiere a la necesidad de atender a segmentos de usuarios
muy específicos y donde se requieren de productos y servicios adecuados.
Volatilidad Corporativa. Es la necesidad de llegar a acuerdos, uniones, alianzas
o adquisiciones que modifican el estado de una empresa.
Control de Costos. Se refiere a la presión por contener y reducir gastos.
Consumismo. es la necesidad de reaccionar a la demanda y seleccionar a sus
consumidores.
Calidad. Se refiere al mejoramiento del producto final.
Globalización. Se refiere a la necesidad de tener mayor cobertura.
Regularizaciones. Se refiere a cambios dentro del ambiente provocados por
acciones gubernamentales. Por ej. Las leyes y los impuestos.
Existen elementos para identificar posibles Proyectos, entre los principales podemos
nombrar:
Problemas con algún elemento actual. Errores, ineficiencias, retardos, deseos
de algún incremento, reducción de gastos, etc.
Deseos de explotar nuevas necesidades. Nuevos mercados, nueva
producción, mas formas de obtener venta competitiva, uso de sistemas de
información.
Incremento de la competencia. Nuevas características en los competidores,
mejorar un servicio o un producto.
Hacer mas efectivo el uso de la información. Nueva información, mejor
aprovechamiento, rapidez, mejores decisiones.
Crecimiento organizacional. Crecimiento en las empresas, mas necesidades.
Unión o adquisición corporativa. Consolidación de sistemas y procesos,
requerimientos,
reducir actividades redundantes.
Cambios en el ambiente o en el mercado. Clientes, proveedores, leyes y
regulaciones, clima.
2.3 Definición del Problema
2.3.1 Creatividad e Innovación.
Una vez que se han detectado los posibles problemas existentes en una empresa u
organización,
Se definen las áreas sobre las cuales será planteada la solución para los
requerimientos; esta solución debe de estar delimitada de acuerdo a los parámetros
que proporcionen los problemas y no abarcar mas allá de los que indica una posible
solución.
Esta etapa tiene 7 pasos para definir adecuadamente los alcances y fronteras de un
proyecto, en estos pasos se permite establecer una guía de operación en el
desarrollo del proyecto:
1. Determinar el alcance y los objetivos.
2. Crear una visión.
3. Adoptar una metodología en la planeación.
4. Organizar y definir los recursos necesarios.
5. Definir el equipo de trabajo.
6. Preparar un plan de trabajo.
7. Obtener o confirmar los requerimientos de acuerdo al plan desarrollado.
El desarrollo de proyectos no solo implica la solución de problemas, sino también
consiste en definir la mejor solución posible tomando como base aspectos que sean
considerados como únicos o específicos para la solución.
2.4 Estudio de Factibilidad
2.4.1 Determinación de la Factibilidad
Disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas,
se apoya en 3 aspectos básicos:
Operativo.
Técnico.
Económico.
El éxito de un proyecto esta determinado por el grado de factibilidad que se
presente en los tres aspectos anteriores. Para esto se realiza un estudio de
factibilidad que sirve para recopilar datos relevantes sobre el desarrollo de un
proyecto y en base a ello tomar la mejor decisión, si procede su estudio, desarrollo
o implementación.
El objetivo de un estudio de factibilidad es auxiliar a una organización a lograr sus
objetivos y cubrir la metas con los recursos actuales en las siguientes áreas.
Factibilidad Técnica.
Mejora del sistema actual.
Disponibilidad de tecnología que satisfaga las necesidades.
Factibilidad Económica.
Tiempo del analista.
Costo de estudio.
Costo del tiempo del personal.
Costo del tiempo.
Costo del desarrollo / adquisición.
Factibilidad Operativa.
Operación garantizada.
Uso garantizado.
La investigación de factibilidad es un proyecto que consiste en descubrir cuales son
los objetivos de la organización, luego determinar si el proyecto es útil para que la
empresa logre sus objetivos.
La búsqueda de estos objetivos debe contemplar los recursos disponibles o aquellos
que la empresa puede proporcionar, nunca deben definirse con recursos que la
empresa no es capaz de dar.
2.4.2 Presentación de un estudio de Factibilidad
Un estudio de factibilidad requiere ser presentado con todas las posibles ventajas
para la empresa sin descuidar los elementos necesarios para que el proyecto
funcione. Para esto dentro de los estudios de factibilidad se complementan dos
pasos en la presentación del estudio:
Requisitos Óptimos. Presentar un estudio con requisitos óptimos que el proyecto
requiera, elementos necesarios para que las actividades y resultados del proyecto
sean obtenidos con la máxima eficacia.
Requisitos Mínimos. Requisitos mínimos necesarios que el proyecto ocupa para
obtener las metas y objetivos, trata de hacer uso de los recursos disponibles de la
empresa para minimizar gastos o adquisición adicional.
Un estudio de factibilidad representa gráficamente los gastos y los beneficios que
acarreará la puesta en marcha del sistema, para tal efecto se hace uso de la curva
costo-beneficio.
2.5 Planeación del Proyecto
2.5.1 Delimitación del problema
Identificar aspectos importantes para el desempeño de una actividad y aislar los
que no interfieren en el mismo.
El objetivo de delimitar el problema es disminuir el grado de complejidad del
proyecto para atender solo aquellos aspectos que son requeridos.
Se deben proporcionar todos los elementos posibles que ayuden a soportar con
bases firmes y concretas todos los elementos (recursos, personal e ideas) que son
necesitados por el proyecto para su operación optima.
2.6 Elaboración del proyecto
Además de una metodología es importante tener en mente 3 conceptos durante el
proyecto:
i. La definición de etapas de desarrollo de un proyecto consiste en identificar y
organizar todas las actividades y procesos importantes que intervienen en la
búsqueda de un objetivo, estas etapas deben ser definidas en función de sus
características e importancia que presenten.
Las actividades resultantes deben ser descritas y desarrolladas para conocer sus
características, debe de asignarse un nivel de importancia a cada una de ellas
considerando aquellas actividades estrictamente necesarias para alcanzar el
objetivo deseado. Esta prioridad a nivel de importancia debe de ser considerada
mas importante dentro de un modo eficaz (llegar al objetivo). Debe de asignarse un
rango o nivel aprobatorio para cada actividad que permitirá eliminar directamente
aquellas que no cumplan con el criterio asignado. Este nivel mínimo será asignado
considerando los niveles mas bajos que hayan sido puestos a las actividades para
minimizar su impacto en el resultado final.
ii. Definición de etapas de Desarrollo
iii. Planeación y Control de Procesos
Se refiere a actividades necesarias para organizar y ordenar adecuadamente un
proyecto, implica que cada una de las tareas o actividades que componen un
proyecto deben estar muy bien definidas con el fin de identificar y conocer todos los
aspectos y elementos importantes, y poder aplicar buenos métodos de control para
llevar a cabo el proyecto de la mejor manera. Los pasos que contempla esta etapa
son:
Desglosar actividades generales.
Analizar y profundizar cada actividad en sub-actividades (mas importantes).
Conocer el detalle de cada sub-actividad.
Aplicar elementos de control para cada actividad y sub-actividad.
Identificar formas de evaluarlas.
Consolidar y fortalecer cada actividad (justificar).
i. Arquitectura de Tecnología
Se refiere a todos aquellos elementos tecnológicos que son necesarios para
soportar o complementar a las aplicaciones de una empresa. Su objetivo es definir
un camino estándar para el uso de tecnología en las empresas, y que les permita
definir las opciones de crecimiento a mediano y largo plazo. Se siguen los siguientes
pasos:
Identificar plataformas y principios de tecnología.
Definir tecnología distribución de los datos y aplicaciones.
Relacionar tecnología distribución de los datos y aplicaciones.
2.7 Documentación del Proyecto
2.7.1 Manual Técnico y del Usuario
La documentación de proyectos es importante para identificar los aspectos y
características de un proyecto. Una adecuada documentación le proporciona
identidad y "personalidad" a un proyecto, de manera que los usuarios podrán
reconocer fácilmente las ventajas y desventajas, características, funcionalidades y
ventajas, costos y beneficios que impliquen el desarrollo del proyecto.
La documentación de un proyecto debe contar con las siguientes
características:
Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado:
Gerencial.
Técnico.
Usuario.
Contemplar todos los aspectos del proyecto.
Contar con objetivos fácil de detectar.
Servir como soporte en todo el desarrollo del proyecto.
Identificar ventajas y desventajas (resaltar ventajas).
Contar con adecuada estructura.
Los documentos que componen una adecuada documentación de un
proyecto deben ser los siguientes:
i. Carpeta general o profesional.
Documento que detalla los aspectos relacionados con el proyecto, identifica todas
las bases y orígenes del proyecto, especifica los pasos necesarios, los recursos y
aplicaciones que un proyecto necesita.
El objetivo es servir de modelo para la implementación del proyecto a desarrollar,
de manera que las personas involucradas obtengan información fácilmente en
cualquier etapa del proyecto.
Los aspectos principales que debe de contemplar la carpeta profesional son:
Definición del problema a resolver (delimitar).
Definición clara de objetivo y metas.
Áreas que involucra.
Conocimiento de la organización.
Planteamiento claro (pasos).
Investigación.
Propuestas claras.
Plan de trabajo.
Recursos.
Calendarización.
El documento va dirigido a personas que están relacionadas directamente con la
implementación del proyecto, su nivel se orienta hacia el uso y aplicaciones
utilizadas para el definir el proyecto.
i. Este documento se dirige a personas de más alto nivel de la empresa o de las que
depende la decisión de implementar o no el proyecto. Se usa lenguaje claro sin
tecnicismo, en términos ejecutivos. Su extensión no debe ser mucha, y debe de
recalcar aspectos importantes del proyecto. Debe contener elementos gráficos y
resúmenes que para identificar las ideas propuestas.
ii. Carpeta gerencial o resumen ejecutivo.
iii. Carpeta técnica.
Este documento contiene toda la información sobre los recursos utilizados por el
proyecto, llevan
una descripción muy bien detallada sobre las características físicas y técnicas de
cada elemento.
Por ejemplo: características de procesadores, velocidad, dimensiones del equipo,
garantías, soporte, proveedores y equipo adicional. Su extensión depende de la
cantidad de recursos y equipo utilizado y generalmente se presenta en forma de
fichas técnicas en donde se describe en cada una las características de cada
recurso.
i. Plan económico (factibilidad).
Contiene información relacionada con lo económico y de factibilidad del proyecto,
su objetivo principal es describir costos relacionados con el desarrollo e
implantación del proyecto, ayuda a la empresa a establecer marcos de referencia y
evaluar los alcances y disponibilidad para llevar a cabo el proyecto.
Consta de 2 secciones: el plan económico del desarrollo del proyecto y el plan
económico para implementar el proyecto (la mas importante). Generalmente en
esta carpeta se incorpora el estudio de factibilidad que permitirá a la empresa a
evaluar la posibilidad de poner en marcha la realización del proyecto.
Ciclo de vida del desarrollo de sistemas
El desarrollo de sistemas es un proceso que consiste en dos etapas principales de
análisis y diseño de sistemas; comienza cuando la gerencia, o en algunas ocasiones
el personal de desarrollo de sistemas, se da cuenta de cierto sistema del negocio
necesita mejorarse.
El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades de los
analistas, diseñadores y usuarios, que necesitan llevarse a cabo para desarrollar y
poner en marcha un sistema de información. Se debe tener presente que en la
mayoría de las situaciones del negocio, las actividades están íntimamente
relacionadas y son inseparables. El ciclo de vida del desarrollo de sistemas consiste
en las siguientes actividades:
1. Investigación preliminar
2. Determinación de requerimientos
3. Desarrollo de sistema prototipo
4. Diseño de sistema
5. Desarrollo de software
6. Prueba de los sistemas
7. Puesta en marcha
Investigaciones preliminares
Una compañía en crecimiento, puede contemplara los sistemas de información
computarizados como una forma para hacer posible el crecimiento continuo, sin
tener dificultades en el proceso de los pedidos de los clientes.
Se puede iniciar una petición por muchas razones, pero la clave es que alguien, ya
sea gerente, un
empleado o un especialista de sistemas, inicie un requerimiento para recibir ayuda
de un sistema
de información. Cuando ese requerimiento se realiza, la primera actividad de
sistemas, es decir, la
investigación preliminar, se inicia. Esta actividad tiene tres partes: clasificación de
requerimiento,
estudio de la factibilidad y aprobación del requerimiento. El resultado será aprobar
el requerimiento
para la atención posterior o rechazarlo como no factible para un desarrollo futuro.
Clarificación del requerimiento
En las empresas muchos requerimientos de los empleados y usuarios no están
establecidos
claramente; por lo tanto, antes de que pueda considerarse la investigación del
sistema, le proyecto
requerido debe examinarse para determinar para determinar precisamente lo que
desea la
empresa. Una simple llamada telefónica puede ser suficiente si la persona que
requiere el servicio
tiene una idea clara, pero no sabe cómo establecerla. Por otro lado, la persona que
hace el
requerimiento puede estar simplemente pidiendo ayuda sin saber qué es lo que
está mal o por qué
existe un problema. La clarificación del problema es este caso, antes de poder
llagar a otro paso, el
requerimiento de proyecto debe estar claramente establecido.
Estudio de Factibilidad
Un resultado importante de la investigación preliminar es la determinación de que
el sistema
requerido es factible. Existen tres aspectos en el estudio de factibilidad de la
investigación
preliminar:
1. Factibilidad técnica. ¿Puede realizarse el trabajo para el proyecto con el equipo
actual, tecnología
de software y el personal disponible? Si se requiere nueva tecnología, ¿qué
probabilidades hay de
que pueda desarrollarse?
2. factibilidad económica. ¿Existen suficientes beneficios en la creación del sistema
para hacer que
los costos sean aceptables? O, en forma inversa, ¿son tan altos los costos como
para que el proyecto
no deba llevarse a cabo?
3. Factibilidad operativa. ¿Se utilizará el sistema si se desarrolla y pone en marcha?
Habrá resistencia
de los usuarios, que los posibles beneficios reducirán del sistema.
El estudio de factibilidad se lleva a cabo con un pequeño grupo de gente,
familiarizada con las
técnicas de los sistemas de información, que entienden la parte de la empresa que
será afectada
por el proyecto y tienen los conocimientos suficientes del proceso de análisis y
diseño de sistemas.
Aprobación del requerimiento
No todos los proyectos requeridos son deseables o factibles. Sin embargo, aquellos
que son tanto
factibles como deseables deben anotarse para tomarlos en cuenta. En algunos
casos, el desarrollo
puede comenzar inmediatamente, pero en la mayor parte, los miembros del
departamento de
sistemas están ocupados en otros proyectos que se encuentran en marcha. Cuando
esto sucede, la
gerencia decide que los proyectos son más importantes y entonces los programas.
Después de que
se aprueba la requisición de un proyecto, se estima su costo, la prioridad, el tiempo
de terminación
y los requerimientos del personal que se utilizan, para determinar qué lista
existente los proyectos
se incluirá. Cuando se terminan algunos proyectos anteriores, puede iniciarse el
desarrollo de
la aplicación propuesta. En este momento, comienza la recabación de datos y la
determinación de
los requerimientos.
Determinación de requerimientos
El punto clave de análisis de sistemas se consigue al adquirir un conocimiento
detallado de todas las
facetas importantes dentro del área de negocios que se investiga. (Por esta razón, a
menudo esta
actividad se conoce como investigación detallada.) Los analistas, al trabajar con los
empleados y
gerentes, deben estudiar el proceso que actualmente se efectúa para contestar
estas preguntas
clave:
1. ¿Qué se está haciendo?
2. ¿Cómo se está haciendo?
3. ¿Qué tan frecuentemente ocurre?
4. ¿Qué tan grande es la cantidad de transacciones o decisiones?
5. ¿Qué tan bien se lleva acabo la tarea?
6. ¿Existe algún problema?
7. ¿Si el problema existe, qué tan serio es?
8. ¿Si el problema existe, cuál es la causa principal?
Para contestar estas preguntas, los analistas de sistemas hablarán con diferentes
personas para
recabar los detalles en relación con el proceso, así como sus opiniones sobre las
causas por las cuales
suceden las cosas de esa manera y algunas ideas en relación a modificarlas. Se
utilizan cuestionarios
para recopilar esta información, aplicándolos a grandes que no pueden
entrevistarse en forma
individual. Las investigaciones detalladas también requieren el estudio de manuales
y reportes, la
observación real de las actividades de las actividades de trabajo y algunas veces la
recabación de
formas y documentos para entender completamente el proceso.
Conforme se recopilan los elementos, los analistas estudian los requerimientos de
datos para
identificar las características que tendrá el nuevo sistema, incluyendo la
información que el sistema
debe producir y las características operativas, como son controles de
procesamiento, tiempos de
respuesta y métodos de entrada y salida.
Desarrollo del sistema prototipo
La preparación de prototipos es el proceso de crear, desarrollar y refinar un
modelo funcional del
sistema final. Se puede crear un modelo prototipo preliminar durante la etapa
de definición del
problema. Un miembro del equipo de reconocimiento -suponga un especialista en el
procesamiento de datos- puede construir un modelo de este tipo que muestre la
composición de las pantallas y los formatos de los informes. Durante una sesión de
requerimientos, otros miembros del equipo y usuarios del futuro sistema examinan
esta muestra en la forma con el constructor del modelo entiende en principio el
problema y los resultado que debe producir el sistema. En este momento puede
iniciarse un proceso de refinación si los usuarios señalan omisiones y equivocas.
Durante este proceso de refinación, cuyo objetivo es definir la necesidad que existe,
uno o más
miembros del equipo pueden utilizar una computadora personal y un paquete de
programas de
prototipos para crear una serie de pantallas en la computadora personal. Estas
pantallas no son las salidas que producen los programas ya terminados, pero
pueden parecerse mucho a esos resultados. Es posible exhibir en el monitor de la
computadora, como una secuencia de diapositivas, menús de captura de datos, la
interfaz con el usuario debe servir para buscar, consultar y manipular datos y el
formato de los informes de salida. Por ejemplo, se pueden simular los resultados de
una serie de selecciones hechas en menús para que los usuarios tengan una idea
más clara de la forma como el constructor o los constructores del sistema están
interpretando el problema. Si los usuarios no están convencidos de lo que se exhibe
define con precisión sus necesidades, pueden modificar fácilmente las plantillas
prototipo hasta que estén satisfechos. La creación de un modelo preliminar de
prototipo en este punto tiene beneficios: los usuarios pueden ver que se está
avanzado, se les motiva para que participen activamente en la definición del
problema, se mejora la comunicación entre todas las partes interesadas y se
aclaran los equívocos en una etapa temprana del estudio de sistemas, antes de que
se conviertan en costosos errores.
Puede ser necesario un proceso repetitivo (o interactivo) para terminar el paso de
definición del problema. No existe un procedimiento definido que se deba seguir
antes de que se pueda iniciarse el análisis detallado del sistema. Un alto ejecutivo
puede creer que existen diferencias de información. Puede preparar una declaración
general de los objetivos y nombrar a un gerente para que realice un
reconocimiento. Pueden realizarse varias sesiones de requerimientos para traducir
los deseos generales a objetivos más específicos. Asimismo, pueden crearse y
refinarse modelos preliminares de prototipo; se puede ampliar o reducir el alcance
del estudio y es posible también que cambien los objetivos conforme se reúnan los
datos. Una vez que parezca haberse logrado la aprobación en cuanto a la definición
del problema, el equipo de reconocimiento deberá poner la definición detallada por
escrito y enviarla a todas las personas interesadas, las cuáles deberán aprobarla
también por escrito. Si persisten diferencias, deberán resolverse en sesiones
adicionales de requerimientos. Hay quienes se impacientan con los “retrasos” en el
desarrollo del sistema causados por estas sesiones adicionales. Sin embargo, las
personas más prudentes saben que los retrasos verdaderamente largos y costosos
se presentan cuando los usuarios descubren, ya muy avanzados el proceso del
desarrollo, que el sistema diseñado no es satisfactorio por haberse pasado por alto
algunos requerimientos.
Diseño del sistema
El diseño de un sistema de información produce elementos que establecen cómo el
sistema cumplirá los requerimientos indicados durante el análisis de sistemas. Los
especialistas de sistemas se refieren a esta etapa como en diseño lógico,
encontraste con desarrollo del software de programas, que se conoce como diseño
físico. Los analistas de sistemas comienzan a identificar los informes y otras salidas
que el sistema producirá. Después los datos específicos con éstos se señalan,
incluyendo su localización exacta sobre el papel, la pantalla de despliegue u otro
medio. Usualmente, los diseñadores dibujan la forma o la visualización como la
esperan cuando el sistema esta terminado.
El diseño del sistema también describe los datos calculados o almacenados que se
introducirán. Los grupos de datos individuales y los procedimientos de calculo se
describen con detalle. Los diseñadores seleccionan las estructuras de los archivos y
los dispositivos de almacenamiento, como son discos magnéticos, cintas
magnéticas o incluso archivos en papel. Los procedimientos que ellos escriben
muestran cómo se van a procesar los datos y a producir la salida.
Los documentos que contienen las especificaciones de diseño utilizan muchas
formas para representar los diseños, diagramas, tablas y símbolos especiales,
algunos de los cuales el lector puede haber utilizado ya y otros que pudieran ser
totalmente nuevos. La información del diseño detallado se pasa al grupo de
programación para que pueda comenzar el desarrollo del software.
Los diseñadores son responsables de proporcionar a los programadores las
especificaciones completas y escritas con claridad, que establezcan lo que debe
hacer el software. Conforme comienza la programación, los diseñadores están para
contestar preguntas, aclarar ideas confusas y manejar los problemas que
confronten los programadores cuando utilicen las especificaciones de diseño.
Desarrollo del Software
Los desarrollares del software pueden instalar o modificar; por ejemplo, software
comercial que se
haya comprado, o pueden escribir programas nuevos diseñados a la medida. La
decisión de qué se
va a hacer depende del costo de cada una de las opciones, el tiempo disponible
para describir el
software y la disponibilidad de programadores. En forma usual, en las grandes
empresas los
programadores de computadoras (o la combinación de analistas-programadores)
son parte del
grupo profesional permanente. Las compañías más pequeñas en donde los
programadores
permanentes no se han contratado, pueden obtener servicios externos de
programación con base
en un contrato.
Los programadores también son responsables de documentar el programa e incluir
los comentarios
que expliquen tanto cómo y por qué se utilizo cierto procedimiento conforma se
codifico de cierta
forma. La documentación es esencial para probar el programa y darle
mantenimiento una vez que
la aplicación se ha puesto en marcha.
Prueba de los sistemas
Durante la prueba, el sistema se utiliza en forma experimental para asegurar que el
software no falle; que corra de acuerdo a sus especificaciones y a la manera que los
usuarios esperan que lo haga. Se examinan datos especiales de prueba en la
entrada del procesamiento y los resultados para localizar algunos problemas
inesperados. Puede permitirse a un grupo de usuarios que utilice el sistema, de
manera que los analistas puedan captar si tratan de utilizarlo en forma no
planeadas. Es preferible detectar cualquier anomalía antes de que la empresa
ponga en marcha el sistema y dependa de él.
En muchas compañías la prueba se lleva a cabo por personas diferentes a aquellos
que los escriben en forma original; se asegura una mayor y más completa prueba,
además de ser imparcial, lo que da a un software más confiable.
Puesta en marcha
Cuando el personal de sistemas verifica y pone en uso el nuevo equipo, entrena al
personal usuario; instala la nueva aplicación y constituye los archivos de datos que
se necesiten, entonces el sistema está puesto en marcha.
De acuerdo con el tamaño de la empresa que empleará la aplicación y el riesgo
asociado con su uso, los desarrolladores del sistema pueden escoger una prueba
piloto para la operación del sistema solamente en un área de la compañía; por
ejemplo, en un departamento o sólo con una o dos personas. A veces correrán en
forma paralela tanto el sistema anterior como el nuevo para comparar los
resultados de ambos; en otras situaciones, los desarrolladores pararán por completo
el sistema anterior un día y al siguiente empezarán a utilizar el nuevo. Como se
puede apreciar, cada estrategia para la puesta en marcha tiene sus méritos, que
dependen de la situación del negocio considerado. Sin importar la estrategia para la
puesta en marcha que se haya utilizado, los desarrolladores tendrán que asegurarse
que el uso inicial del sistema esté libre de problemas.
Una vez instalada, con frecuencia la aplicación se utiliza por muchos años; sin
embargo, tanto la
empresa como los usuarios cambiarán, y el medio ambienta será diferente también
a través del
tiempo. Por lo tanto, la aplicación indudable mente necesitará mantenimiento; es
decir, se harán
cambios y modificaciones al software, y a los archivos o procedimientos para cubrir
los requerimientos nuevos de los usuarios.
Los sistemas de la empresa y el medio ambiente de los negocios están en continuo
cambio. Los sistemas de información deben mantenerse de la misma forma; la
propuesta en marcha es un proceso continuo.
Análisis y Diseño
Investigación preliminar
Determinación de requerimientos
Desarrollo del sistema prototipo
Diseño del sistema
Desarrollo del sistema
Prueba del sistema
Puesta en marcha
Análisis y diseño de sistema
Introducción
Con el fin de implantar un sistema de información comercial, es necesario llevar a
cabo un estudio
de factibilidad. El primer paso del estudio es hacer un análisis del sistema actual (es
decir un Análisis
de sistemas). Este primer paso culmina en un informe de investigación exploratoria
que es revisado
por la alta gerencia para determinar si es factible o no el llevar a cabo el proyecto
de sistema.
Diseños de sistemas es el segundo paso y el mas creativo en la realización del
estudio de factibilidad,
comprende la determinación de los requerimientos del nuevo sistema, esto incluye
el trabajar con
las personas y resolver los problemas de las áreas.
El tercer y ultimo paso del estudio de factibilidad es la selección del equipo una ves
que el equipo
ha pasado a formar parte integral del nuevo sistema de información de la empresa,
al a que se le
conoce como implantación de sistemas, se le debe revisar periódicamente con el
objeto de hacer
mejoras.
El propósito de este trabajo es estudiar los pasos que se siguen en un estudio de
factibilidad y la
implantación del proyecto de un sistema.
En el estudio de factibilidad se siguen estos pasos principales:
1. Análisis del sistema, incluyendo un informe de investigación exploratoria.
2. Diseño de sistemas.
3. Selección del equipo.
El primer paso se enfoca en el análisis de sistemas que es una revisión completa y
comprensiva del
sistema actual; este análisis le permite al comite de estudio de factibilidad hacer
comparaciones
validas entre el sistema actual y las muchas alternativas de sistemas factibles,
proporcionando con ello una base para la preparación del informe de investigación
exploratoria dirigido a la alta gerencia. Una vez que se ha tomado la decisión de
implantar un nuevo sistema de información para el negocio, se especifican los
detalles del sistema.
El segundo paso del estudio del factibilidad es el diseño del sistema en esta fase
son necesarias la
imaginación y la creatividad; de otra manera algunas de las debilidades básicas y
de los problemas
relacionados del sistema existente serán duplicados inconscientemente por el grupo
de procesamiento de datos.
Propósito Del Estudio De Factibilidad
Propósito principal de estudio de factibilidad: determinar la factibilidad o no
factibilidad de aplicar nuevos procedimientos de procesamiento de datos y/o equipo
a áreas funcionales seleccionadas de una organización. En general se comienza el
proyecto de un sistema como una respuesta a algún problema.
Estos problemas pueden conducir a un estudio de sistemas que a su vez lleva a la
modificación del sistema actual o al desarrollo de uno nuevo.
Después de hacer un análisis completo de todos los hechos que afectan al (los)
problema (s), el grupo del estudio de factibilidad puede llegar a una de dos
conclusiones; una de ellas radica en que el sistema de procesamiento de datos
actual del negocio es superior a cualesquiera de los nuevos sistemas estudiados. La
otra conclusión puede ser en que uno o mas sistemas nuevos una vez hechas las
debidas consideraciones al aspecto financiero, parecer ser superiores al sistema
actual.
Solo después de la instalación se hacen evidentes los hechos reales, que con
frecuencia resultan en problemas grandes y/o costos mas altos de procesamiento
de datos. Entonces la necesidad de realizar una búsqueda sistemática cuidadosa es
una obligación si se desea instalar un sistema de información comercial eficiente.
Establecimiento Del Comite De Estudio De Factibilidad
Para iniciar el proyecto de estudio de sistemas la alta gerencia debe de formar un
grupo que haga el estudio de factibilidad. Normalmente, se forma un comité
ejecutivo que da dirección a este grupo.
Muchas veces entre los miembros de un comité ejecutivo se encuentran uno o mas
de los siguientes:
Presidente del consejo de administración.
Presidente ejecutivo.
Vice-presidentes, etc.
Estos comités de alto nivel supervisan lo que hacen el comite de estudio de
factibilidad, y acrecientan las oportunidades de éxito debido a su rango y estatus.
Una vez establecida la membresía de estas personas, la tarea inicial de este comité
ejecutivo consiste en emitir una declaración escrita en la cual se establezca que se
ha formado un comité de estudio de factibilidad. Esta declaración debe establecer
que ajustes en el personal y en los trabajos pueden ser requeridos para hacer el
cambio.
Una acción con la preparación del memorando escrito por parte del comite ejecutivo
es la selección del comité de estudio de factibilidad. Este ultimo tendrá la autoridad
y la responsabilidad para evaluar e implantar un nuevo sistema de información para
el negocio, y deberá dar cuenta de sus acciones.
La cantidad de los participantes dependerá de varios factores; los siguientes son los
mas importantes:
El tamaño de la organización.
La cantidad de divisiones y departamentos.
El grado de centralización y descentralización.
La cantidad de funciones comerciales consideradas para las nuevas aplicaciones
del procesamiento de datos.
Las habilidades y aptitudes del personal de organización.
Las restricciones del presupuesto.
Las consideraciones de tiempo.
Si un sistema de información abarca a la organización completa se seleccionara a
un miembro de
cada una de las áreas funcionales; de ahí que es necesario que dentro del estudio
de factibilidad haya personas con experiencia en computación y programación,
quienes por lo general desconocen
los métodos y procedimientos de la organización.
Se recomienda que al menos una persona le dedique todo su tiempo al estudio de
factibilidad;
este individuo encabezara al grupo y dirigirá el estudio de manera que conserve su
impulso inicial.
Definición Del Alcance Del Estudio De Factibilidad
La determinación de quienes serán los que integren los dos comités (el comité
ejecutivo y el de estudio de factibilidad) conduce a la interrogante de:
¿Cuáles serán los asuntos que se incluirán en el estudio de factibilidad?
Corresponde al comité ejecutivo definir el alcance del estudio del procesamiento de
datos.
Una vez que el comité ejecutivo ha fijado el alcance el comité de estudio de
factibilidad lleva a cabo las siguientes etapas de la investigación exploratoria, estos
pasos son los siguientes:
1. Selección de los objetivos deseados.
2. Definición del problema.
3. Determinación de un programa de avance realista.
Selección de los objetivos deseados
La formulación de los objetivos es el punto de unión de los esfuerzos del comité
ejecutivo y del comité del estudio de factibilidad los objetivos obligan a la alta
gerencia a pensar con seriedad acerca del futuro de la organización y realzan
problemas pequeños que se pudieron haber pasado por alto.
La experiencia indica que un estudio de factibilidad se lleva a cabo con mucha más
"suavidad" cuando se han definido con mayor claridad los objetivos.
Los objetivos deseados por la gerencia pueden tomar muchas direcciones; Estos se
pueden centrar alrededor de un criterio de ahorro de costos; en esos casos se debe
de dar consideración a los beneficios tangibles e intangibles con el fin de que la
evaluación sea completa y realista.
Otros objetivos pueden ser enfatizados en la obtención de una información más
oportuna y rápida para las decisiones administrativas; en realidad este criterio está
dirigido a la reducción de costos así como a proporcionar un servicio más rápido a
los clientes en forma ideal, un sistema nuevos es aquel que puede cubrir tantos
objetivos como sea posible y al mismo tiempo, reducir los costos de la organización.
La alta gerencia puede considerar otros objetivos tales como la eliminación de los
servicios conflictivos y superpuestos de la organización. Un objetivo importante
consiste en hacer verificaciones y obtener saldos conforme a los datos se procesan
con los que se elimina la necesidad de la verificación manual, esto será parte del
control interno del nuevo sistema.
Un objetivo importante de cualquier estudio de factibilidad es lograr que la
compañía obtenga un ingreso neto mayor después de considerar todos los factores
tangibles e intangibles e intangibles que intervienen.
Los objetivos deseados pueden modificarse con posterioridad si se encuentran que
no son realistas.
Definición del problema
Determinados los objetivos el comité de estudio de factibilidad, se define el
problema con una mayor precisión. Corresponde al equipo de estudio especificar las
áreas que a determinar en detalle; al hacer esto el grupo debe asegurarse que el
alcance del estudio de factibilidad es compatible con los objetivos.
Definido el problema de manera precisa dentro del alcance del estudio, el equipo de
estudio tendrá pocas dudas acerca de las áreas que serán cubiertas por la
investigación.
Determinación de un programa de avance realista
La siguiente etapa en la investigación exploratoria es la preparación de un
programa de avance para el estudio completo de sistemas. Un estudio tal se llevara
a cabo durante un largo periodo de tiempo, que puede comprender desde muchos
meses hasta varios años.
Para que un estudio tenga éxito se debe de realizar con la suficiente profundidad y
estar planeado cuidadosamente. Esto significa que el factor tiempo es de
importancia secundaria.
Cuando se desarrolla un programa de avance, el comité del estudio de factibilidad
determina la cantidad de trabajo necesario para cada etapa del cambio de sistemas
y cuáles son los recursos en términos de personal y habilidades que se necesitaran.
De igual manera se debe de prestar consideración a las siguientes áreas:
Entrenamiento.
Programación.
Depuración.
Puesta a punto de programas.
Entrega del equipo.
Requerimientos físicos del equipo y su instalación.
Desarrollo de archivos.
Entrega de nuevas formas y suministros.
Actividades de conversión.
Partes principales del proyecto de sistemas
El periodo de tiempo requerido para la implantación del sistema comprende cerca
de dos tercios del esfuerzo total requerido para un cambio de sistema.
Retroalimentación en el proyecto del sistema
El grupo de estudio responsable de la programación debe preparar un programa
realista, y estar en posición todo el tiempo de informar si el estudio va adelante,
atrasado o de acuerdo a lo programado.
El comité del estudio de factibilidad emitirá informes periódicos al comité ejecutivo
sobre la marcha del proyecto. En estos se incluye información que es decisiva para
el estudio como cuales son las áreas-problema y las demoras ocurridas. Es
necesario, para controlar el proyecto, la utilización del
"principio de excepción" en los informes de avance.
Análisis De Sistemas: Investigación Detallada Del Sistema Actual
La investigación detallada del sistema actual (análisis de sistemas) es el siguiente
trabajo de los diversos grupos de estudio o analistas de sistemas del comité de
estudio de factibilidad.
El análisis de sistema comprende la recopilación, organización y evaluación de los
hechos acerca del sistema actual y del ambiente en el cual opera. Por lo general los
equipos de estudio dedican todo su tiempo a llevar a cabo esta tarea debido a que
consume mucho tiempo.
La investigación de las entradas existentes, de los métodos y procedimientos, del
flujo de los datos,
de las salidas, archivos y del control interno, para nombrar solo las más
importantes, nunca deben de ser casuales. Es precisa una revisión intensiva con el
fin de comprender en su totalidad al sistema actual y los problemas relacionados
con el. No se excluye ningún área a menos que no tenga relación con el alcance del
estudio en términos de los objetivos deseados y de la definición del problema por lo
tanto, la búsqueda o análisis será integral e incluirá las siguientes áreas:
Áreas sujetas a análisis Descripción
1.- Revisión de los hechos históricos. En ellas se identifican los logros u los puntos
importantes que han influenciado a la organización a lo largo del tiempo.
2.- Análisis de las entradas. En esta área se identifica en donde se usan lo
documentos fuentes para capturar los datos originales.
3.- Revisión de los métodos y procedimientos. En esta fase se trata de comprender
las relaciones entre las entradas, los archivos que se tienen y las salidas.
4.- Revisión de los archivos. Esta fase permite que logre la comprensión de la
cantidad y tamaño de los archivos conservados por los departamentos.
5.- Análisis de las salidas. Aquí se determinan que tan bien, los informes actuales
cubren las necesidades de la organización.
6.- Revisión del control interno. Señala los puntos de control que son críticos para el
mantenimiento de las operaciones eficientes del proceso de datos.
7.- Análisis de los requerimientos de personal actuales. Ayuda a precisar el personal
actual en términos de la clase por habilidad y por la escala de salarios.
8.- Revisión de los volúmenes actuales de trabajo. Identifica las cargas de trabajo
promedio y pico, así como las cargas de trabajo al final del mes.
9.- Revisión de otros requisitos y consideraciones. En este paso se localizan las
partidas importantes que sean críticas al sistema actual.
Diagrama de flujo del sistema actual
El mejor método para organizar los hechos obtenidos en la investigación anterior
consiste en utilizar alguna forma de diagrama de flujo.
El diagrama de flujo del sistema permite localizar el origen de los datos de entrada
determinar su paso a través de cada fase de proceso y de comunicación hasta ser
archivados y señala como y cuáles son los archivos de salida deseados, muchos de
ellos en forma de informes.
El diagrama de flujo de las operaciones actuales organizan los hechos, y ayuda a
determinar las lagunas y duplicaciones en los datos obtenidos.
El diagrama de flujo reúne los datos actualizados en una relación significativa para
los miembros del comité de estudio de factibilidad.
Costos y beneficios del sistema actual
El costo se analiza por departamentos ya que esta es la base más común para los
informes y proporciona un medio excelente de comparar los costos del nuevo
sistema. Se deben de establecer los beneficios del sistema actual con el objeto de
compararlos en una fecha posterior con cada una de las alternativas propuestas.
Algunos beneficios se miden en forma precisa, otros son intangibles por su misma
naturaleza y requieren de una evaluación final del sistema actual y de las
alternativas propuestas, primero se comparan los costos y los beneficios tangibles.
Si el sistema alternativo propuesto satisface la tasa de rendimiento sobre la
inversión establecida por la organización, no hay problema.
Estudios de costos que abarquen cinco años
La proyecciones de costos normales para el sistema propuesto en un estudio de
factibilidad cubren
un periodo de 5 años, comenzando con la implantación del nuevos sistema. La
razón de esta: si se
selecciona una computadora se debe de considerar que a partir de la fecha de la
selección del
equipo (paso final en el estudio de factibilidad) y por cerca de un año no estar
procesando sobre
una base diaria. Así mismo el equipo debe de ser capaz de manejar la carga de
trabajo de la organización de al menos tres años hasta cerca de cinco años.
Alternativas Al Sistema Propuesto
Una vez que se ha tenido analizado cuidadosamente cada una de las áreas
funcionales importantes para el estudio del sistema actual, se desarrolla un
conjunto de alternativas de procesamiento con el fin de seleccionar la mejor.
Cada una de las alternativas no será desarrollada con la misma profundidad que el
estudio del sistema actual. Un esfuerzo tal incrementaría los requisitos de mano de
obra y de tiempo del estudio más allá de su alcance y presupuesto.
Antes de que se pueda desarrollar las alternativas factibles del sistema se definen
con claridad las especificaciones del sistema propuesto; estas especificaciones se
determinan a partir del planteamiento de los objetivos deseados.
Especificaciones para el sistema, se definen con claridad y conformidad con los
objetivos del estudio:
Los datos de entrada de los documentos fuente originales que van a ser
procesados por el sistema.
Los métodos y procedimientos que muestren las relaciones de los datos de
entrada con los archivos y de los archivos con las salidas originadas por los datos
procesados por el sistema.
Las salidas que se van a producir, haciendo gran énfasis en los informes
gerenciales que utilicen el "principio de excepción".
Los volúmenes de trabajo y las consideraciones de tiempo para los períodos
presentes y futuros, incluyendo los períodos pico.
Un punto de partida para compilar las especificaciones mencionadas con
anterioridad es desarrollar
primero las salidas; después que se han determinado las salidas, es posible inferir
cuales son las
entradas y los archivos requeridos y cuales son los métodos y procedimientos a ser
empleados. Las
cargas futuras del nuevos sistema se definen para las entradas, los archivos y las
salidas en términos
de cargas promedio y pico, ciclos y tendencias.
La función del asesor en el desarrollo y selección de una alternativa al
sistema
El punto de partida para desarrollar alternativas factibles al sistema es una
comprensión clara de los requisitos del nuevo sistema. La experiencia del asesor
externo es de valor para el grupo de estudio.
El conocimiento del asesor ayuda a reducir la cantidad de soluciones prometedoras.
La objetividad del asesor aumenta las posibilidades de la organización de
desarrollar alternativas variables del sistema y de seleccionar la óptima cuando se
juzgan los meritos y desventajas de un sistema nuevo.
Costos y beneficios tangibles de cada alternativa de sistema
Después de desarrollar las alternativas factibles al sistema el siguiente paso es
determinar los ahorros anticipados y los costos para cada una de las alternativas.
Los costos se dividen en dos categorías:
1. Costos en los que se incurren una vez. son aquellos relativos al estudio de
factibilidad, entrenamiento de personal de programación y de operación,
diagramación detallada de todas las aplicaciones consideradas en el estudio de
factibilidad, programación y verificación de los programas para el sistema nuevo,
operaciones en paralelo en las cuales el nuevo y el antiguo sistema operan en
forma concurrente, conversión de archivos, preparación del lugar, actividades de
conversión del sistema actual al sistema nuevo, y suministros y equipos diversos.
2. Costos de operación habituales. Incluyen la renta mensual o depreciación de la
computadora y el equipo relacionado con ella, el mantenimiento de equipo, la sala
de procesamiento de datos, el mantenimiento de los programas, suministros y
formas de la computadora y del equipo relacionado y costos adicionales diversos.
Beneficios intangibles por cada alternativa al sistema
Pueden quedar al descubierto beneficios intangibles o factores cualitativos al
estudiar las contribuciones potenciales del nuevo sistema a las actividades y
problemas de la organización.
Un sistema nuevo afecta en los externo y en lo interno en términos de informes de
resultados mas rápidos y frecuentes además de la presión, la velocidad y la
flexibilidad del equipo automático de procesamiento de datos le permite a la
administración tener mas tiempo para planear y organizar las actividades y a su
dirigir y controlar de acuerdo con el plan original.
Comparaciones entre los sistemas alternativos y el sistema actual
El comité de estudio de factibilidad esta en posición de comparar las alternativas al
sistema con el existente a través del análisis hecho de los factores importantes.
Hay dos criterios para evaluar las alternativas:
Identificar y enlistar los beneficios y costos importantes (tangibles e intangibles)
Utilizar técnicas de simulación de la investigación de operaciones para determinar
los posibles resultados de los sistemas alternativos.
Informe De La Investigación Exploratoria Para La Alta Gerencia
A la conclusión de los estudios anteriores se ha acumulado una amplia información
que permite hacer recomendaciones finales a la alta gerencia. El informe de la
investigación exploratoria, cuyos autores son el comité del estudio de factibilidad es
un informe firmado para el comité ejecutivo. El informe estará orientado a las
finanzas ya que estas comprenden grandes sumas de dinero. Se incluye la
información importante que tiene una relación directa o indirecta con finanzas.
El contenido de este informe debe ser objetivo de manera que se seleccione el
mejor sistema de información comercial. El equipo deberá de satisfacer las
necesidades del sistema que se ha desarrollado en lugar de que el sistema sea
alterado para satisfacer las necesidades de un cierto equipo.
Factibilidad (o no factibilidad) de aplicar el procesamiento de datos
Cuando se dispone de numerosas alternativas es difícil determinar la factibilidad de
implantar un sistema nuevo. La comparación de los muchos sistemas propuestos es
una tarea de gran envergadura.
Cuando se presta a consideración a los beneficios tangibles e intangibles se
establece la factibilidad
de implantar un nuevos equipo y técnicas de procesamiento de datos, entonces la
pregunta que
surge a continuación se relaciona con cual de las proposiciones es la mejor cuando
se evalúan todos
los factores críticos. Puesto que el trabajo principal del comité consiste en
seleccionar la mejor
alternativa factible la ponderación de los factores cuantitativos y cualitativos
haciendo énfasis en el
futuro de la organización (patrones de crecimiento y problemas relacionados) ayuda
a resolver el
dilema.
Cuando se ha llegado a la concordancia en el grupo acerca de las alternativas
particular al sistema,
se prepara un informe completo que establezca sus recomendaciones. El informe le
da a la gerencia
una oportunidad de examinar los datos y de estimar su validez y merito, también le
proporciona
una base sólida para realizar una critica constructiva del proyecto de sistema.
Un gasto considerable de tiempo, esfuerzo y costo en la investigación exploratoria
puede resultar
en la no factibilidad de aplicar un nuevo equipo y técnica de proceso de datos. Se
puede llegar a
esta conclusión si se limita inicialmente el alcance del estudio. En lugar de extender
la definición del
problema a muchas áreas de la organización; el estudio se restringe a áreas en
donde el progreso
en términos de nuevas mejoras técnicas ha sido lento o no existente y por lo tanto,
el área no se
presta para instalar un nuevos equipo de procesamiento de datos o por alguna otra
razón.
Esta situación se puede evitar con la ayuda de los asesores externos o de personal
de la compañía
que conozca el procesamiento de datos y sea capaz de sugerir áreas fértiles para el
estudio de
factibilidad. Comenzar a ciegas la investigación exploratoria sin ninguna idea de los
resultados solo
da como resultado un desperdicio de esfuerzos y pone en duda la capacidad de la
alta gerencia.
Diseño de sistemas: determinación de los requerimientos del nuevo sistema
Aun cuando en el informe de la investigación exploratoria se ha establecido una
alternativa al
sistema, dentro del esquema de trabajo del diseñador de sistemas hay
innumerables criterios
disponibles. Estos criterios pueden ser adaptados a partir de la experiencia pasada
así como de un
conocimiento amplio de los enfoques que han tenido éxito en otras instalaciones.
La diversidad casi infinita de los diseños alternativos hace de la tarea un desafió,
usualmente los
participantes en el informe de la investigación exploratoria a la gerencia son los que
llevan a cabo
el diseño de la alternativa recomendada. si los diseñadores del sistema no forman
parte del grupo,
se les contrata o se les lleva a el.
También se necesita personal adicional que represente los diversos departamentos
afectados por
los cambios en el sistema. Esto es muy necesario debido a que la participación y la
cooperación de
todas las áreas funcionales, representadas por su personal departamental, es la
clave para implantar
un nuevo sistema exitosamente.
Requerimientos del nuevo sistema
Después que el diseñador de sistemas ha revisado los datos del sistema actual y la
información contenida en el informe de la investigación exploratoria, en particular la
recomendación del sistema se determinan los requerimientos del nuevos sistema.
Entre los requisitos principales se incluyen:
Requisito Descripción
1.- Formulación de nuevas políticas Deben de ser consistentes con los objetivos de
la organización. Se refiere a la necesidad de reducir la complejidad y la cantidad de
excepciones del sistema.
2.- Entradas planeadas Se enfoca en la captura inicial de los datos-fuente en una
forma inicial procesable por la maquina cuando se diseña un nuevo sistema son
importantes lo elementos de restricción de tiempo en la entradas y las variaciones
en los volúmenes de ingreso.
3.- Nuevos métodos y procedimientos. Se refiere al diseño de nuevos métodos y
procedimientos que produzcan las salidas deseadas dadas ciertas entradas y
archivos de datos.
4.- Archivos de datos que es necesario llevar. Se refiere a la cantidad de datos que
estarán contenidos en los archivos, ya sea que tales archivos estén en línea o fuera
de línea.
El diseño eficiente de sistemas señala que los almacenamientos de datos se deben
conservar a un nivel mínimo.
5.- Salidas necesarias Se centra en el desarrollo de una salida que satisfaga los
requerimientos del usuario. Es aconsejable que los usuarios de la información
trabajen junto con los diseñadores de sistemas con el objeto de que se especifican
bien el formato, el grado de detalle deseado, el grado de precisión deseado y la
frecuencia del informe.
6.- Consideraciones del control interno. Se refiere al establecimiento de puntos de
verificación y control que aseguren que lo que se ha procesado es preciso, de igual
manera el control interno se centra en asegurarse de que ninguna persona tenga la
responsabilidad total sobre la operación entera.
Es preciso observar que se debe diseñar al nuevo sistema en términos generales. El
diseñar un sistema considerando solo un proveedor de equipo es restrictivo, reduce
el potencial del sistema y con frecuencia también reduce el éxito final del sistema
proyectado.
Factores humanos
Los requisitos anteriores del nuevo sistema no quedan completos hasta que se
consideren los factores humanos en la codificación y la representación de los datos.
Los diseñadores de sistemas deben de considerar el elemento humano así como los
procedimientos, datos y maquinas antes de que finalicen cualquier diseño. Cuando
resulta ser necesario hacer un trueque, se le da preferencia al elemento humano
sobre las maquinas.
Es preciso identificar los errores sistemáticos, hasta el grado en que se puedan
detectar. Todavía mas también debe de diseñarse un sistema de manera que sirva
como interfaz para cualquiera que
desee estar en contacto con sus resultados. Este requisitos e aplica igualmente a
las necesidades así
como a las de los clientes.
Diseño Del Nuevo Sistema
La determinación de los requerimientos anteriores se realiza concurrentemente con
el diseño del
nuevo sistema; después de todo un sistema no es nada mas que el total de sus
partes. El diseño de
un sistema implica tomar decisiones acerca de cada una de sus partes; entradas
planeadas, archivos
a ser mantenidos, salidas deseadas y métodos y procedimientos de procesamiento
de datos que
eslabonen las entradas con las salidas.
Pasos del diseño de sistemas
1. Determinar las entradas, los archivos y las salidas de información.
2. Diseñar muchas posibilidades de diseño de sistemas a través de un criterio de
bloques o
modular.
3. Preparar los diagramas de flujo que muestren las relaciones modulares.
4. Seleccionar las alternativas mas adecuadas.
5. Comparar los beneficios tangible e intangibles.
6. Seleccionar el diseño que mejor satisfaga los requisitos.
7. Preparar los diagramas de flujo y las tablas de decisión.
8. Documentar el diseño final para el concurso de proveedores.
En las dos primeras etapas de ellas se determina y se diseña el nuevo sistema; en
las etapas
restantes se presenta un método de resolver el diseño final de sistemas.
Básicamente, se dibujan
diagramas de flujo con el objeto de apreciar los meritos de las muchas alternativas
al sistema
modular junto con el personal adecuado de la compañía. Después de considerar
tantos diseños de
sistemas como sea posible, se hace evidente que algunos de ellos son mas
atractivos que otros.
Mientras mas prometedores a la alternativa, mas se les debe de investigar.
Es preciso observar que antes de seleccionar el sistema final se pueden evaluar los
diseños
alternativos del sistema observados que no están cubiertos en el informe de la
investigación
original.
Diagramas de flujo y documentación del nuevo sistema
Un paso importante, es la preparación de los diagramas de flujo del sistema final
para el sistema
nuevos recomendado. Estos diagramas de flujo se dibujan sin especificar el equipo
que se ordenara.
La precisión, la sencillez y facilidad de comprensión son los componentes esenciales
ya que personal
no técnico los revisara y los evaluara.
Concepto modular o construcción por bloques
Se debe de enfocar el diseño del nuevo sistema considerando el concepto de
modular o
construcción de bloques; esto implica el identificar todos los requisitos del sistema
mencionados
anteriormente cada una de estas funciones individuales aplicando el proceso de
manera iterativa
de arriba hacia abajo. El análisis resultante se representa por un diagrama de árbol
invertido en
donde las funciones principales que se encuentran en la parte superior se
descomponen en forma
sucesiva en funciones individuales de procesos de datos en las ramas mas bajas del
árbol.
2. Parte II: Selección del equipo e implantación del sistema
Introducción
Con la terminación de las dos primeras etapas del estudio de factibilidad, o sea el
análisis de sistemas y el diseño de sistemas, el comité del estudio de factibilidad
esta listo para llevar a cabo la última etapa principal del estudio de factibilidad, la
cual consiste en la selección del equipo de procesamiento de datos la selección final
del equipo mas adecuado con toda probabilidad requerirá que se hagan algunas
modificaciones a los sistemas. En efecto el informe de la investigación exploratoria
dirigido a la alta gerencia puede tener que ser modificado durante esta etapa.
Es posible que estas modificaciones sean importantes pero comúnmente no los son.
Esta es la razón para incluir la selección del equipo dentro del esquema de trabajo
del estudio de factibilidad o no factibilidad de la aplicación de un nuevo equipo de
procesamiento de datos no se establece completamente si no hasta que se coloca
las ordenes con los fabricantes respectivos.
Además se examinan los factores significativos que intervienen en la selección del
equipo de procesamiento de datos así como datos importantes para la implantación
del sistema la revisión periódica del nuevo sistema en busca de posibles mejoras.
Criterios Para Selección Del Equipo
Para una conclusión exitosa del estudio el criterio de selección del equipo que
adopte el comité de estudio de factibilidad es importante si bien se emplea dos
métodos básicos en las selección del equipo solo uno de ellos se recomienda.
Criterio recomendado
El criterio recomendado consiste en presentar a cada uno de los proveedores
fabricantes diagramas de flujo y tablas de decisión en donde se delineen las
especificaciones del nuevos sistema. Esta información incluye: Información general
acerca de la compañía, sus planes futuros de procesamiento, y una lista de las
especificaciones del nuevos sistema. Las particularidades que se refieren a esta
especificaciones serán cubiertas en las secciones subsecuentes.
Criterio alterno
El segundo criterio es ilógico desde sus fundamentos puesto que pasa por alto, los
datos compilados
por el estudio de factibilidad a la fecha y le solicita a los proveedores fabricantes del
equipo que
hagan una investigación propia, en pocas palabras, los proveedores fabricantes
llevan a la compañía
su propio personal de sistemas para estudiar el sistema actual y diseñan un nuevo
sistema ajustado
o su propio equipo. Sobre esta base se determina el tiempo de la operaciones y los
ahorros de
costos.
El problema del tiempo es otro factor importante ya que cada proveedor fabricante
debe de
conducir una larga revisión de sistemas. Por ejemplo supóngase que hay cinco
proveedores
compitiendo y que cada uno se toma un mes revisando el sistema actual. Esto
significa casi medio
año de tiempo perdido mas las interrupciones continua en las operaciones
corrientes.
Debido a la capacidad del proveedor de reunir todos los hechos pertinentes en el
tiempo asignado
sus recomendaciones son deficientes y muchas veces se sugieren sistemas
imprácticos por lo tanto,
es obvio que este segundo criterio debe de ser descartado en definitivo.
Selección Del Equipo
La selección del equipo la realiza el grupo de estudio al terminar el diseño de
sistemas. Sus etapas
básicas incluyen:
1. Determinar quienes serán los proveedores fabricantes del equipo.
2. Convocar a concurso a los proveedores fabricantes del equipo.
3. Evaluar las propuestas de los proveedores fabricantes.
4. Seleccionar al proveedor fabricante del equipo.
Determinación De Los Proveedores Fabricantes Del Equipo
Antes de presentar los datos necesarios del equipo, se entra en contacto con su
representantes y
se le invita a una reunión de orientación acerca del sistema propuesto; durante el
curso de la
reunión se les instruye acerca de las áreas a ser convertidas al del nuevo sistema;
acerca de los
problemas generales que encontraran de los volúmenes aproximados (presentes y
futuros) y de
otros datos importantes.
Hecho esto, cada fabricante indicará por escrito si desea o no recibir una invitación
a concurso. La
razón para este enfoque es obvia. No hay necesidades de preparar un paquete de
especificaciones,
diagramas de flujo, tablas de decisión, y material similar si el proveedor no tiene
interés en
concursar con respecto al nuevo sistema diseñado.
La mayoría de las organización que están llevando a cabo un proyecto de sistemas
de procesamiento
de datos, han considerado algún tipo de equipo basándose en el informe de la
investigación
exploratoria.
Convocatoria A Concurso Para Los Proveedores Fabricantes
Ya que los proveedores, fabricantes del equipo han enviado carta manifestando su
interés la
compañía hace una convocatoria a concurso y la dirige a los proveedores
interesados.
Gran parte del material necesario para hacer la convocatoria a concurso se toma
directamente de
los datos contenidos en el informe de investigación exploratoria y de los
desarrollados durante el
diseños de sistemas. El contenido de la convocatoria incluye las siguientes áreas:
Información general acerca de la compañía.
Planes futuros para el procesamiento de datos.
Especificaciones del nuevo sistema.
Diagramas de flujo del nuevo sistema.
Datos a ser adelantados por cada proveedor fabricante.
Evaluación De Propuestas De Los Fabricantes Proveedores
Es necesario darles a los proveedores fabricantes un tiempo razonable para que
preparen sus
propuestas, en la mayoría de los casos lo adecuado seria 60 días aproximadamente
aunque en los
sistemas grandes y avanzados talvez sean necesarios algunos meses mas.
Es posible desarrollar muchos criterios para evaluar las propuestas de los
fabricantes proveedores.
Entre estos tenemos:
Criterio y Descripción
1.- Extensión de la automatización propuesta. Se refiere a la cantidad de equipo
nuevo de procesamiento de datos que es propuesta para el nuevo sistema.
2.- Desempeño total. Se refiere a la cantidad de datos que pueden ser procesados
por el sistema de computo dentro de un periodo de tiempo especifico.
3.- Tipo de equipo . Se enfoca en la marca, numero de modelo y la cantidad del
equipo básico y periférico relacionado junto con sus capacidades, características de
operación y técnicas.
4.- Entrega del equipo. Se refiere al tiempo de entrega definitiva del equipo junto
con el tiempo necesario para verificar el mismo basándose en las premisas del
usuario.
5.- Requerimientos de instalación. Se refiere a las dimensiones y peso de cada una
de las pieza que forman el equipo junto con los requisitos de potencia y alambrado
necesario para si instalación dentro de la empresa.
6.- Soporte o asistencia del proveedor. Se refiere a la cantidad y tipo de soporte o
asistencia que se espera de los proveedores fabricantes del equipo.
7.- Disponibilidad y calidad del soporte lógico (software). Se centra en el apoyo del
soporte lógico que soporta el equipo.
8.- Contratos de mantenimiento. Se refiere a la conservación del equipo en un
buena condición operativa usualmente el fabricante proveedor proporciona sin
costo este servicio bajo el contrato de venta, pero esto no es así cuando se compra
el equipo.
9.- Otras consideraciones Incluye la capacidad para manejar excepciones y partidas
poco usuales, la disponibilidad de maquinas compatibles para procesar datos en
una emergencia los costos de tiempo extra y cosas similares.
Selección De Los Proveedores Fabricantes Del Equipo
La selección de los proveedores fabricantes del equipo es una tarea difícil para el
comité del estudio de factibilidad. El proceso de selección es mucho más fácil si el
equipo propuesto es idéntico al que se tiene en todos sus propósitos prácticos.
Tabla de decisión para el proceso de evaluación
Uno de los métodos para evaluar el equipo es la utilización de una tabla de
decisión. El empleo de una tabla de decisión para hacer la evaluación final se define
los criterios importantes en una notación compacta, y que se haga una evaluación
objetiva ya que los valores se han de determinar antes de recibir las propuestas del
proveedor fabricante.
Método de ponderación para el proceso de evaluación
Un criterio para seleccionar el equipo que consiste en asignar diferentes valores de
peso a cada uno de los criterios. A cada proveedor fabricantes se le da una
evaluación para cada factor de ponderación en la mayoría de los casos la
calificación es menor que el valor absoluto del factor de ponderación.
Firma del contrato para el equipo
La firma del contrato de para el equipo por un ejecutivo de alto nivel que ha estado
en contacto con
los dos comités lleva el estudio de factibilidad a su termino formal, sin embargo
antes de que se
firme oficialmente el contrato, el ejecutivo haría bien en presentar el contrato al
abogado para que
lo interprete y le añada los addendums necesarios para proteger al usuario.
El análisis de sistemas, el diseño de sistemas y la selección del equipo que son los
pasos principales
comprenden aproximadamente un tercio del tiempo total usado en el proyecto de
sistemas. En el
periodo que sigue no solo se empleara mas tiempo que en el estudio de factibilidad
si no que
también habrá una mayor ingerencia de los recursos de la organización en términos
de sus
operaciones y personal. El problema de cómo controlar y coordinar las actividades
durante el ínterin
es un tanto difícil de resolver, aun para el gerente de procesamiento de datos mas
experimentado.
Cuadro De Implantación De Sistemas
Etapa y Descripción
1.- Adiestramiento a usuarios. Debe de ser a nivel de escuela; se debe llevar a cabo
usando los manuales e instructivos obtenidos del diseño de sistemas.
2.- Prueba del sistema por usuarios. Es la actividad que reafirma a cada uno de ellos
lo que aprendió en el adiestramiento. Es muy importante que ellos produzcan los
datos de prueba de acuerdo con el plan de la misma.
3.- Aprobación de resultados de la prueba. La aprobación de los resultados de la
prueba la deberán hacer los usuarios a la luz de los que su grupo de prueba les
reporte al finalizar el tiempo de prueba.
4.- Conversión al sistema Consiste en la implantación de los procedimientos
contenidos en los diferentes manuales e instructivos obtenidos en el paso del
diseño de sistemas.
5.- Liberación del sistema Consiste en la entrega formal del sistema al usuario por
parte de los comités de factibilidad y técnico. __