Tesis Proyecto SAP 25.03.15

Proyecto de Implementación SAP
Business One en la empresa Socosani S.A.
Item Type info:eu-repo/semantics/masterThesis
Authors Benavente Acosta, Noelia Esther; Chalco Cornejo, Oscar Manuel;

Delgado Tejada, Katherine Kelly; Eyzaguirre Alfaro, Luis Enrique
Publisher Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC)
Rights info:eu-repo/semantics/openAccess
Download date 27/08/2019 01:49:34
Item License http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/
Link to Item http://hdl.handle.net/10757/592701

UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS
ESCUELA DE POSTGRADO
PROGRAMA DE MAESTRÍA EN
ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS
PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA
SOCOSANI S.A.
TESIS PRESENTADA POR
BENAVENTE ACOSTA, NOELIA ESTHER
CHALCO CORNEJO, OSCAR MANUEL
DELGADO TEJADA, KATHERINE KELLY
EYZAGUIRRE ALFARO, LUIS ENRIQUE
PARA OPTAR EL GRADO ACADÉMICO DE
MAESTRO EN ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS
AREQUIPA, JUNIO DEL 2014
1

Dedicatoria

Esta tesis la dedico:
A Dios, por facilitarnos los medios y la fuerza para culminar
satisfactoriamente la maestría.
A nuestra familia, quienes alientan y alentaron en todo

momento, dando fuerza para seguir aprendiendo y alcanzar
nuestras metas, y que nos motivaron a empezar, continuar y
terminar esta maestría, con todo el amor, apoyo, y confianza
en lo que podemos dar y lograr.

Noelia Esther Benavente Acosta
Manuel Chalco Cornejo
Katherine Kelly Delgado Tejada
Luis Enrique Eyzaguirre Alfaro

2

Agradecimiento

Deseamos expresar nuestra más sinceras muestras de

agradecimiento:
A nuestras familias, padres, hermanos y amigos por sus

oraciones y su confianza, que siempre nos impulsaron a
seguir adelante
A nuestros compañeros de maestría, por apoyarnos

mutuamente en nuestra formación profesional, y por haber
llegado satisfactoriamente al final de este camino.
A nuestros maestros por los valiosos conocimientos

adquiridos durante el desarrollo de la maestría e impulsar
nuestra formación personal y profesional.
Noelia Esther Benavente Acosta
Manuel Chalco Cornejo
Katherine Kelly Delgado Tejada
Luis Enrique Eyzaguirre Alfaro

3

RESUMEN EJECUTIVO
El objetivo principal de la presente tesis es implementar una plataforma de soluciones y servicios
que den poder al personal de SOCOSANI S.A. para trabajar exitosamente en conjunto; para lo cual
se implementará el ERP SAP Business One versión 8.8 en los módulos de ventas, compras, finanzas
e inventarios; utilizando la metodología ASAP versión 7.0 y la Guía de Fundamentos de la Dirección
de Proyectos (Guía del PMBOK ®) – Cuarta Edición (Guía del PMBOK 2008).
El proyecto tiene una duración de un año, con un costo de US$175,340.00, desarrollado en las
(fases de la Metodología ASAP): Preparación del proyecto, Business BluePrint, Realización y
diseño, Preparación final, finalmente puesta en marcha y soporte
El trabajo se dividió en tres capítulos: En el primer capítulo se realizó un caso de negocio, que
como resultado nos indica la aprobación para la implementación del SAP Business One en
Socosani S.A. El segundo capítulo contempla la planificación y dirección del proyecto tomando
como referencia los estándares del Project Management Institute (PMI) y la metodología ASAP
para los cuales se siguió los procesos contemplados en la misma y de acuerdo a formatos que
incluyen la adopción de dichos estándares; de esta manera la planificación y dirección del
proyecto incluye los Entregables y documentación para los Grupos de proceso: Inicio,
Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control y Cierre. En el tercer capítulo se detallan las
conclusiones y recomendaciones, donde se puede apreciar que la realización de este tipo de
proyectos facilita en el intercambio de información en una empresa, brindando la oportunidad a
los trabajadores de tomar decisiones más acertadas a favor de la organización.

4

ABSTRACT
The main objective is to implement a platform of solutions and services that empower staff
Socosani SA to work successfully together, for which the ERP SAP Business One version 8.8 on
modules sales, purchasing, finance and inventory will be implemented, using the methodology
ASAP version 7.0 and PMBOK ® Guide ‐ Fourth Edition (PMBOK 2008).
The project has a duration of one year, at a cost of US$175,340.00, developed in phases: Project
Preparation, Business Blueprint, Realization and Design, Final Preparation and finally
commissioning and support
The work was distributed into three chapters: The first chapter was a business case, which as a
result of a planning process can lead to the implementation of SAP Business One in Socosani S.A.
The second chapter covers the planning and development of the project with reference to the
standards of the Project Management Institute (PMI) and the ASAP methodology for which
processes followed contemplated therein and in accordance with formats that include the
adoption of these standards; the planning and development of the project includes the
Deliverables and documentation for process groups: Initiation, Planning, Executing, Monitoring
and Controlling and Closing. In the third chapter you can find the conclusions and
recommendations, where you can see that the implementation facilitates information in an
enterprise, providing the opportunity for workers to make better decisions on behalf of the
organization listed

5

ÍNDICE

RESUMEN EJECUTIVO .......................................................................................................................... 4
ABSTRACT ............................................................................................................................................ 5
ÍNDICE .................................................................................................................................................. 6
INTRODUCCIÓN GENERAL ................................................................................................................... 9
CAPÍTULO I: CASO DE NEGOCIO ........................................................................................................ 12
1.1 INTRODUCIÓN ................................................................................................................... 12
1.2 MARCO CONTEXTUAL ....................................................................................................... 12
1.3 CASO DE NEGOCIO ............................................................................................................ 12
CAPÍTULO II: PLANIFICACIÓN Y DIRECCIÓN DEL PROYECTO A TRAVÉS DE LOS ESTÁNDARES DEL PMI
........................................................................................................................................................... 46
2.1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 46
2.2 ENTREGABLES DE INICIACIÓN ........................................................................................... 47
2.2.1 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO .................................................................. 48
2.2.2 REGISTRO DE INTERESADOS ...................................................................................... 58
2.2.3 DOCUMENTOS DEL PROYECTO ................................................................................. 63
2.2.3.1 ENUNCIADO DEL TRABAJO (SOW) ............................................................................. 63
2.3 ENTREGABLES DE PLANIFICACIÓN .................................................................................... 67
2.3.1. PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO ............................................................... 68
2.3.1.1 PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE ............................................................................... 68
2.3.1.2 PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO ................................................................................. 71
2.3.1.3 PLAN DE GESTIÓN DE LOS COSTOS ........................................................................... 73
2.3.1.4 PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ............................................................................ 77
2.3.1.5 PLAN DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS .................................................... 88
2.3.1.6 PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES ........................................................ 106
2.3.1.6.1 MATRIZ DE COMUNICACIONES ........................................................................... 106
2.3.1.6.2 OTROS ELEMENTOS DEL PLAN DE COMUNICACIONES ....................................... 128
2.3.1.7 PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS ........................................................................ 130
2.3.1.8 PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES ............................................................. 135
2.3.1.9 LÍNEA BASE DEL ALCANCE ....................................................................................... 137
6

2.3.1.9.1 EDT ...................................................................................................................... 137
2.3.1.9.2 DICCIONARIO DE LA EDT ..................................................................................... 139
2.3.1.9.3 DECLARACIÓN DEL ALCANCE ............................................................................... 150
2.3.1.10 LÍNEA BASE DEL TIEMPO ..................................................................................... 154
2.3.1.10.1 CRONOGRAMA DEL PROYECTO ....................................................................... 154
2.3.1.11 LÍNEA BASE DE LOS COSTOS ................................................................................ 159
2.3.1.11.1 PRESUPUESTO DEL PROYECTO ........................................................................ 159
2.3.2 DOCUMENTOS DEL PROYECTO ....................................................................................... 161
2.3.2.1 MATRIZ DE RASTREABILIDAD DE REQUISITOS ........................................................ 161
2.3.2.2 HITOS DEL PROYECTO .............................................................................................. 168
2.3.2.3 PLANTILLA DE ESTIMACIÓN DE DURACIÓN DE ACTIVIDADES ................................. 170
2.3.2.4 PLANTILLA DE RAM ................................................................................................. 177
2.3.2.5 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS ............................................................... 180
2.3.2.6 SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS .......................................................... 181
2.3.2.7 MODELO DE CONTRATO DE SERVICIOS PROFESIONALES ....................................... 185
2.3.2.8 MODELO DE CONTRATO DE LICENCIA DE USO DE SOFTWARE ............................... 189
2.4 ENTREGABLES DE EJECUCIÓN ......................................................................................... 194
2.4.1 REQUERIMIENTO DE RECURSOS ............................................................................. 195
2.4.2. DESARROLLO DEL EQUIPO DEL PROYECTO ..................................................................... 197
2.5 ENTREGABLES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL ................................................................. 200
2.5.1 SOLICITUD DE CAMBIOS .......................................................................................... 201
2.5.2 LISTA DE VERIFICACIÓN DE LOS ENTREGABLES ....................................................... 204
2.5.3 LISTA DE VERIFICACIÓN DE ESTIMACIÓN DE COSTOS ............................................. 215
2.5.4 RELACIÓN DE INFORMES DE ESTADO DEL PROYECTO ............................................ 217
2.5.5 GESTIÓN DEL VALOR GANADO (EVM) ..................................................................... 220
2.5.6 ACTA DE REUNIÓN SEMANAL ................................................................................. 224
2.6 ENTREGABLES DE CIERRE ................................................................................................ 229
2.6.1 ACTA DE CIERRE ....................................................................................................... 230
2.6.2 DOCUMENTOS DEL PROYECTO ............................................................................... 232
2.6.2.1 LECCIONES APRENDIDAS ......................................................................................... 232
CAPÍTULO III: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................... 239
3.1 CONCLUSIONES ................................................................................................................... 239
7

3.2 RECOMENDACIONES ........................................................................................................... 241
GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................................ 242
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................. 245

8

INTRODUCCIÓN GENERAL

Muchas empresas se ven en la necesidad de manejar sus datos de negocio integralmente, a un
costo bajo y que faciliten la toma de decisiones. De ahí surge la necesidad de migrar sus datos a
una plataforma SAP Business One para una mejor gestión de su negocio.

Esta migración a la plataforma SAP Business One consiste en la implementación de los módulos de
Finanzas, Compras, Ventas, Inventarios. El manejo de estos datos es crítico para una empresa por
lo que, es importante tener una buena organización para llevar a cabo dicha migración,
cumpliendo con los tiempos, costos y calidad esperado.

Algunos factores que causan obstáculos en el alcance de proyectos exitosos en la implementación
SAP Business One, se presentan a continuación:
 Falta de equipo experto en los sistemas SAP Business One.
 Falta de conocimiento de una metodología que permita llevar la ejecución de la
implementación por etapas que mejoren la calidad y completen las tareas a tiempo.
 Especificación de objetivos inalcanzables y poco medibles
 Diseño de bases de datos inadecuadas.
 Modelado en SAP Business One bajo en calidad
Teniendo un adecuado plan para la dirección del proyecto, la ejecución de la implementación en
SAP Business One puede ser más fácil y exitosa.

Un análisis de los procesos involucrados en la implementación de sistemas SAP Business One,
permitiría plasmar las etapas que estarían siendo incluidas en el desarrollo del plan.

El Plan para la Dirección de Proyectos para la Implementación SAP Business One incluye etapas de
análisis, pruebas, verificación de alcance, análisis de costos y gestión de actividades, relacionadas
con la migración del sistemas SAP Business One, bajo la Guía de Fundamentos de la Dirección de
Proyectos (Guía del PMBOK ®) –Cuarta Edición (Guía del PMBOK 2008) del Project Management
Institute.

La Guía del PMBOK es un estándar reconocido internacionalmente que provee los fundamentos de
la gestión de proyectos que son aplicables a un amplio rango de proyectos, incluyendo
construcción, software, ingeniería, entre otros.

9

La Guía del PMBOK reconoce cinco (05) grupos de procesos básicos y nueve (9) áreas de
conocimiento comunes a casi todos los proyectos. Los procesos se traslapan e interactúan a través
de un proyecto o fase.

Los cinco grupos de procesos básicos son:
 Iniciación, donde se define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. Está formado por
dos procesos.

 Planificación, donde se define, refina los objetivos y planifica el curso de acción requerido
para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. Está formado por veinte
procesos.

 Ejecución, compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido
en el plan a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Implica coordinar personas
y recursos, así como integrar y realizar actividades del proyecto en conformidad con el
plan para la dirección del proyecto. Está formado por ocho procesos.

 Seguimiento y Control, mide, supervisa y regula el progreso y desempeño del proyecto,
para identificar áreas en las que el plan requiera cambios. Está formado por diez procesos.

 Cierre, formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina
ordenadamente el proyecto o una fase del mismo. Está formado por dos procesos.
Las nueve áreas del conocimiento son:
 Gestión de la Integración del Proyecto: Incluye los procesos y actividades necesarios para
identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la
dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de dirección de proyectos.

 Gestión del Alcance del Proyecto: Incluye los procesos necesarios para garantizar que el
proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarla con
éxito.

 Gestión del Tiempo del Proyecto: Incluye los procesos requeridos para administrar la
finalización del proyecto a tiempo.

 Gestión de los Costos del Proyecto: Incluye los procesos involucrados en estimar,
presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del
presupuesto aprobado.

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 Gestión de la Calidad del Proyecto: Incluye los procesos y actividades de la organización
ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que
el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido.

 Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: Incluye los procesos que organizan,
gestionan y conducen el equipo del proyecto.

 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: Incluye los procesos requeridos para
garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la
recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados,
oportunos y entregada a quien corresponda (interesados del proyecto o stakeholders).

 Gestión de los Riesgos del Proyecto: Incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la
planificación de la gestión, identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los
riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto..

 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Incluye los procesos de compra o adquisición
de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del
proyecto.

11

CAPÍTULO I: CASO DE NEGOCIO

1.1 INTRODUCIÓN

En este capítulo se presentará la explicación del caso de negocio que sustenta el desarrollo del
“Proyecto de Implementación SAP Business One en la Empresa Socosani S.A.”.

1.2 MARCO CONTEXTUAL

El caso de negocio propuesto en el marco de la dirección del proyecto “Proyecto de
Implementación SAP Business One en la Empresa Socosani S.A.”, permitirá que la empresa se
integre y lleve un mejor control del manejo de la información sobre las áreas de Compras, Ventas,
Inventarios y Finanzas.

El sistema integrará los datos proporcionando así la información en el momento exacto para su
análisis.

La Región de Arequipa, es una zona estratégica por su ubicación y por la presencia de industrias
por lo que tiene un potencial de crecimiento y ha evidenciado un desarrollo sostenible. Sus
indicadores económicos demuestran un nivel aceptable de desarrollo, debido en gran parte a la
industria minera, energética, pesquera, de construcción, y otras, así como la inversión en dichos
sectores de la industria.

1.3 CASO DE NEGOCIO

El Caso de Negocio contiene información que permitirá evaluar la viabilidad económica del
proyecto para mejorar la eficiencia en la producción, distribución y gestión administrativa de la
empresa. En este caso, el caso de negocio nos facilitará tomar las decisiones más acertadas para la
ejecución del proyecto.

Asimismo, el plan nos permitirá tomar decisiones sobre variables financieras y económicas, con
análisis del entorno local y global.

Los objetivos del plan son los siguientes:

 Demostrar la viabilidad económica y financiera para la implementación del proyecto.
12

 Integrar más eficientemente la información crítica de la empresa.
 Mejorar el proceso de negocio en busca de una mayor integración y productividad.

DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO

 Nombre del negocio (Razón Social)

SOCOSANI S.A.

 Actividad de la empresa

La empresa se dedica a la elaboración de bebidas con agua mineral natural y comercialización de
las mismas.

 Nombre de marca del producto: Socosani presenta diferentes marcas de productos

 Agua Mineral Socosani.
 Premio.
 Energina.
 Black.
 Soco Frut de naranja.
 Socosani Limón.
 Socosani Piña.

IDENTIDAD GRÁFICA

Logotipo

13

MODELO DEL NEGOCIO
14

Objetivos Generales de la unidad de negocio

Objetivos a Corto Plazo:
 Aumentar el volumen de ventas.
 Aumentar la expansión del negocio.

Objetivos a Mediano Plazo:
 Expandir la cuota de mercado regional un 20%.
 Asociar nuevos canales de distribución regional.

Objetivo a Largo Plazo:
 Aumentar al máximo los flujos de dinero a largo plazo.
 Mejorar el beneficio económico.

LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS DEL NEGOCIO

 Visión: Consolidarnos cada día más como la empresa con las marcas y sabores más
comprometidos con los consumidores. Mantener un crecimiento sólido y constante como
empresa con el trabajo en equipo entre trabajadores, empleados, distribuidores y
ejecutivos.

 Mantener la visión del trabajo y metas a largo plazo, así como continuar y ser desde
nuestro nacimiento, como la empresa cuya planificación y objetivos están comprometidos
con los consumidores.

 Misión: Practicar y fomentar la calidad de vida en el capital humano de la empresa,
viéndose reflejada en el compromiso de salud con los consumidores de nuestros
productos.

VALORES CORPORATIVOS DEL NEGOCIO

 Liderazgo: Esforzarse en dar forma a un futuro mejor.
 Colaboración: Potenciar el talento colectivo.
 Integridad: Ser transparentes.
 Rendir cuentas: Ser responsables.
 Pasión: Estar comprometidos con el corazón y con la mente.
 Diversidad: Contar con un amplio abanico de marcas.
 Calidad: Búsqueda de la excelencia.

15

ANÁLISIS FODA

16

ESTUDIO DE MERCADO

1. Producción y consumo de bebidas no alcohólicas en Perú

1.1. Empresas productoras

Los últimos años presenciaron la reestructuración de las empresas del sector de bebidas gaseosas.
Por una parte, el ingreso de marcas de bajo precio llevó a la reducción de los precios de los
productos; a la vez, se registraron una serie de adquisiciones y fusiones de embotelladoras
independientes, por parte de Embotelladora Latinoamericana (ELSA) y J. R. Lindley. Este nuevo
contexto y el incremento de los precios de algunos insumos fueron la causa de que algunas
empresas embotelladoras se retiraran del mercado.

En enero de 2004, la Corporación José R. Lindley adquirió ELSA. Paralelamente, la empresa
brasileña Ambev ingresó al mercado de gaseosas con la adquisición de las plantas de
Embotelladora Rivera (productora de las marcas de Pepsi Co Inc. y de Triple Cola, Concordia y
Chiki). Por su parte, la empresa Ajeper logró posicionarse en el mercado con marcas propias (Kola
Real, Sabor de Oro), utilizando presentaciones de mayor volumen y precios bajos.

Para el año 2008, se registró una producción de 1,507 millones de litros, lo que representa un
incremento de 11.22% respecto al periodo anterior. Este incremento se asocia con el mayor
consumo privado, la integración de los canales de distribución, la penetración de nuevas marcas y
presentaciones, y mayores campañas publicitarias

Cuadro 1.1.1. Principales empresas productoras de bebidas no alcohólicas
EMPRESA PRODUCTO MARCAS

Corporación José R. ‐ Bebidas gaseosas ‐ Inca Kola
Lindley S.A. ‐ Néctar de frutas ‐ Coca Cola
‐ Agua de mesa ‐ Fanta
‐ Bebidas ‐ Sprite
energizantes ‐ Crush
‐ Canada Dry
‐ Kola Inglesa
‐ Powerade
‐ Dasani
‐ San Luis
‐ Frugos
Elaboración: Propia

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EMPRESA PRODUCTO MARCAS
Ajeper S.A. ‐ Bebidas gaseosas ‐ Kola Real
‐ Agua de mesa ‐ Oro
‐ Bebidas ‐ Big Cola
energizantes ‐ First
‐ Still drinks (bebidas ‐ Agua Cielo
sin gas ‐ Pulp
con sabor a frutas) ‐ Free Light
‐ Sporade
‐ Cifrut
Embotelladora Don ‐ Bebidas gaseosas ‐ Don Isaac Kola
Jorge S.A.C. ‐ Bebidas ‐ Perú Kola
nutricionales ‐ Chicha morada
‐ Agua de mesa ‐ Agua Vida
‐ Bebidas alcohólicas
Compañía Cervecera ‐ Bebidas gaseosas ‐ Pepsi
Ambev Perú S.A.C. ‐ Crush
‐ Mirinda
‐ Sandy
‐ Seven Up
‐ Canadá Dry
‐ Triple Kola
‐ Concordia
‐ San Carlos
Embotelladora Unidos ‐ Bebidas gaseosas ‐ Max
S.A. ‐ Carnaval
Unión de Cervecerías ‐ Bebidas gaseosas ‐ Guaraná Backus
Peruanas Backus y ‐ Agua de mesa ‐ Viva Backus
Johnston S.A. ‐ San Mateo
Socosani S.A. ‐ Bebidas gaseosas ‐ Energina
‐ Agua mineral ‐ Premio
‐ Black
‐ Agua Mineral Socosani
‐ Socosani Limón
Empresa Yura S.R.L. ‐ Bebidas gaseosas ‐ Kola Escocesa
‐ Agua mineral ‐ Arequipa Dry Ginger Ale
‐ Yura Agua Mineral Natural
Elaboración: Propia
18

Para el periodo 2004‐2012, el sector de bebidas no alcohólicas ha reportado un crecimiento
promedio anual de 48.17%, consecuencia de la introducción de nuevos productos, conjuntamente
con el lanzamiento de bebidas en nuevas presentaciones y un mayor consumo privado.
En lo referente a la participación de mercado que posee cada productor, a diciembre de 2012, la
Corporación J.R. Lindley ocupa el primer lugar, con un 67.4% del total de bebidas gaseosas. El
segundo lugar es de Ajeper, con 12.3%; el tercero corresponde a Ambev, con 10.3%; y el quinto
lugar, a Backus, con 5.4%.

Gráfico 1.1.1 Producción anual de bebidas no alcohólicas (Millones de litros)
Fuente: PRODUCE ‐ Muestra de Empresas de la "Estadística Industrial Mensual".

En la producción mensual de bebidas no alcohólicas, los picos más altos se registran en los meses
de verano, de diciembre a marzo. Cabe señalar que la temporada veraniega del año 2012 implicó
mayores temperaturas y la extensión de la estación ante la presencia del fenómeno El Niño.

19

Gráfico 1.1.2. Evolución de la producción mensual de bebidas no alcohólicas (Millones de litros)


Las empresas más importantes operan bajo la estrategia multimarca y ofrecen básicamente tres
líneas de productos: gaseosas, aguas (gasificadas o no), bebidas energizantes y bebidas isotónicas.
En el gráfico 1.1.3 puede observarse la evolución de los distintos tipos de bebidas no alcohólicas

Grafico 1.1.3. Producción de bebidas no alcohólicas, por tipo de bebida (Millones de litros)

Fuente: PRODUCE

Es posible una mayor desagregación de los tipos de bebidas. En este sentido, el gráfico 1.1.4
muestra la evolución de los distintos rubros, distinguiendo entre gaseosas con dulce, gaseosas sin
dulce agua de mesa, agua en botellones y bebidas energizantes. Nótese la preponderancia de las
gaseosas con dulce, pero también el incremento en el consumo de agua de mesa y la aparición de
las bebidas energizantes.
20

Grafico 1.1.4. Evolución de la producción de bebidas no alcohólicas (Millones de litros)

Considerando exclusivamente la producción de bebidas gaseosas, puede distinguirse entre
bebidas gaseosas con dulce y bebidas gaseosas sin dulce. El grafico 1.1.5.A muestra la evolución de
las bebidas gaseosas con dulce, que en el año 2012 mostraron un incremento en la producción de
aproximadamente 11.7% respecto al año anterior. Por su parte, la producción de gaseosas sin
dulce registró una reducción de 4.0%, si bien estos resultados son preliminares y están precedidos,
en el año 2011, por un crecimiento del 7.5% (véase gráfico 1.1.5.B).

Grafico 1.1.5.A. Producción de bebidas gaseosas con dulce (Millones de litros)


21

Grafico 1.1.5.B. Producción de bebidas gaseosas sin dulce (Miles de litros)


En lo que se refiere al agua de mesa, su consumo, en Perú, ha experimentado un notable
crecimiento. En efecto, a lo largo del periodo 2004‐2012, la tasa de crecimiento de la producción
ha sido de 36.3% promedio anual (véase gráfico 1.1.6). En este sector, corresponde a J R. Lindley
un 45.6% de la participación de mercado, como consecuencia de la consolidación de las marcas
San Luis y Dasani

Gráfico 1.1.6. Producción de agua embotellada de mesa (Miles de litros)


Por lo que se refiere al agua en botellones, en cambio, la evolución ha sido claramente negativa,
como puede observarse en el gráfico 1.1.7.
22

Grafico 1.1.7. Producción de agua en botellones (Millones de litros)

Fuente: PRODUCE ‐ Muestra de Empresas de la "Estadística Industrial Mensual"

En cuanto a las bebidas energizantes o rehidratantes, e isotónicas (las cuales tienen años
posicionadas con mucho éxito en el mercado internacional), en Perú, estos productos son
recientes y su consumo ha experimentado un crecimiento notable en los últimos años (véase
gráfico 1.1.8). En su mayoría, los consumidores jóvenes con un rango de edad de 17 a 30 años.
Estos consumidores no sólo son de los sectores de altos ingresos, sino que los productos han
penetrado también en los niveles socioeconómicos más modestos.

Grafico 1.1.8. Producción de bebidas energizantes (Millones de litros)
23

Por lo que se refiere a precios (véase gráfico 1.1.9), es interesante notar que, mientras el índice
general y alimentos y bebidas aumentan a tasas cada vez mayores, el grupo de bebidas no
alcohólicas muestra una desaceleración en la variación de precios desde el año 20011. La
conclusión es que el precio relativo de las bebidas no alcohólica (mayormente gaseosas) ha
disminuido.

Gráfico 1.1.9. Índice de precios promedio al consumidor de Lima Metropolitana
Fuente: INEI.

Las reducciones en los precios de las bebidas gaseosas son bastante llamativas, como puede
observarse en el gráfico 1.1.10. Nótese que la disminución en el precio de venta de las gaseosas
(en este caso, la presentación de vidrio mediana) se inicia después del año 2005

24

Grafico 1.1.10. Precio de venta final de bebida gaseosa ‐ botella de vidrio mediana (Nuevos soles)
Fuente: INEI.

Por lo que se refiere a la capacidad instalada en el sector, se observa que la tasa de utilización de
la capacidad instalada para elaboración de bebidas no alcohólicas ha ido reduciéndose hasta
alcanzar un mínimo de 54.6% en el año 20011

Gráfico 1.1.11. Tasa (%) de utilización de la capacidad instalada de la industria manufacturera:
producción de aguas minerales

Fuente: PRODUCE.

25

1.2. Consumo de gaseosa en los hogares
En la actualidad, la producción de gaseosas se destina en gran medida al mercado interno,
mediante canales de comercialización tradicionales (bodegas) y no tradicionales (supermercados).
Lima concentra alrededor del 42% del mercado, que por estacionalidad tienen su mayor consumo
en los primeros cuatro meses del año; sin embargo, el desarrollo económico de las provincias ha
significado un estímulo para dirigir esfuerzos comerciales considerables también hacia las ciudades
del interior.

La Encuesta Nacional de Hogares (ENAHO) del Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI)
es una fuente importante de información sobre el consumo de los hogares. En particular, la
ENAHO incluye información relevante sobre el gasto en bebidas gaseosas, con inferencia para
dominios geográficos amplios y también para el ámbito departamental.

En resumen, en la Costa Norte, el 52.0% de los hogares obtuvo, consumió, compró o le regalaron
bebidas gaseosas por una cantidad anual de 43.85 litros por hogar y un gasto de S/. 69.1 por año.
En la Costa Centro, el 70.4% obtuvo bebidas gaseosas por una cantidad anual de 85.16 litros y un
gasto anual de S/. 133.0. Por su parte, en la Costa Sur, el 64.8% de los hogares obtuvo bebidas
gaseosas, por una cantidad anual de 76.6 litros y un gasto de S/. 112.8.

En la Sierra Norte, el 31.3% de los hogares obtuvo, consumió, compro o le regalaron bebidas
gaseosas por una cantidad anual de 19.5 por hogar y un gasto de S/. 31.2 por año. En la Sierra
Centro, el 42.85% de los hogares obtuvo bebidas gaseosas por una cantidad anual de 30.85 litros
por hogar, con un gasto de S/. 46.7. Asimismo, en la Sierra Sur, el 56.5% de los hogares obtuvo
bebidas, por una cantidad anual de 43.02 litros por hogar y un gasto anual de S/. 62.5.

En la Selva, el 48.4% de los hogares obtuvo bebidas gaseosas, por una cantidad anual de 43.2 litros
por hogar y un gasto de S/. 69.7 al año. Por último, en Lima Metropolitana, el 61.0% de los hogares
obtuvo bebidas gaseosas, por una cantidad anual de 73.7 litros por hogar y un gasto anual de S/.
128.4.

En Perú en su conjunto, el 53.7% de los hogares obtuvo, consumió, compro o le regalaron bebidas
gaseosas, por una cantidad promedio de 52.4 litros al año, por hogar, con un gasto de S/. 85 al
año.

26

Cuadro 1.2.1. Gaseosas obtenidas por el hogar promedio para consumo en el hogar, por dominio
Geográfico

*Considera sólo aquellos hogares que obtuvieron gaseosas.
Fuente: Encuesta Nacional de Hogares (ENAHO).
Elaboración propia.

El cuadro 1.2.1 muestra el consumo de gaseosa de los hogares considerando los departamentos
que conforman la Sierra Sur. El 56.5% de los hogares de la Sierra Sur obtuvo, consumió, compro o
le regalaron bebidas gaseosas. En Apurímac, el 50.8% de los hogares consumió 26.5 litros de
gaseosa por hogar, con un gasto anual de S/. 46.3. En Arequipa, el 59.7% de los hogares consumió
68 litros de gaseosa por hogar, con un gasto anual de S/. 96.7. En Cusco, el 49.2% de la población
consumió 31.4 litros de gaseosa por hogar, con un gasto anual de S/. 51.3. En Moquegua, el 62.1%
de los hogares consumió 55.7 litros de gaseosa por hogar, con un gasto anual de S/. 80.7. En Puno,
el 62% de los hogares consumió 39.7 litros de gaseosas por hogar, con un gasto anual de S/. 51.8.
Por último, en Tacna, el 53.2% de la población consumió 47.1 litros de gaseosas por hogar, con un
gasto de S/. 72.5.

Cuadro 1.2.2. Sierra Sur: Gaseosas obtenidas por el hogar, por dominio geográfico


Entre los encuestados de la Sierra Sur, encontramos que, en el área urbana, el 64.4% de los
hogares obtuvo, consumió, compró o le regalaron bebidas gaseosas por una cantidad anual de 75
27

litros por hogar y un gasto de S/. 107.2 por año. En el área rural, el 37.7% obtuvo, consumió,
compró o le regalaron bebidas gaseosas por una cantidad anual de 35 litros por hogar y un gasto
anual de S/. 47.2.

Cuadro 1.2.3. Consumo de gaseosas por área urbana y rural


Entre los encuestados del departamento de Arequipa, encontramos que, en el quintil de menor
gasto, el 38.0% de los hogares obtuvo bebidas gaseosas por una cantidad anual de 20.3 litros por
hogar, con un gasto de S/. 28.5 anual. En el segundo quintil de gasto, el 54.3% de los hogares
obtuvo bebidas gaseosas por una cantidad anual de 50.5 litros por hogar con un gasto de S/. 70.8
anual. En tercer quintil, el 62.4% de los hogares obtuvo bebidas gaseosas por una cantidad anual
de 71.5 litros por hogar y un gasto anual de S/. 92.3. En el cuarto quintil, el 66.7% de los hogares
obtuvo bebidas gaseosas por una cantidad anual de 80.7 litros por hogar, con un gasto de S/.
118.6 al año. Por último, en el quintil de mayor gasto, el 76.9% de los hogares obtuvo bebidas
gaseosas por una cantidad anual de 116.9 litros por hogar, con un gasto de S/. 173.0 al año.

Cuadro 1.2.4. Departamento de Arequipa: Consumo de gaseosas por quintil de gasto

Fuente: Encuesta Nacional de Hogares (ENAHO)

2. Resultados del estudio cuantitativo

2.1. Datos generales del estudio

• Metodología: Encuesta personal en hogares, según población distrital, NSE, sexo.
28

• Muestra: 410 personas, jefe de hogar o ama de casa (corresponde a un error de 5% con un nivel
de confianza del 95%)
• Distribución: Hombres y mujeres, de entre 20 y 65 años de edad.

Cuadro 2.1.1. Distribución de la muestra por distrito de procedencia

Según Censo INEI 2011.

Los resultados de la encuesta sugieren una distribución del consumo entre las distintas marcas
que puede proyectarse a la ciudad de Arequipa en su conjunto. En el cuadro 2.2 puede observarse
que el mayor consumo corresponde a las gaseosas negras (41.8%), seguidas por las amarillas
(33.1%) y, en último lugar, por las de otros colores (25.2%).

29

Cuadro 2.2.2. Arequipa: Consumo total, por marca (Participación porcentual)


Nótese que Coca Cola tiene la mayor participación en gaseosas negras y en el total de bebidas
gaseosas en general. Inca Kola lidera entre las gaseosas amarillas y, para el total de gaseosas, está
en segundo lugar detrás de Coca Cola. Las gaseosas de Kola Real, tomadas como un grupo, ocupan
el tercer lugar.

Agrupando exclusivamente las marcas de bebidas gaseosas de Socosani, la estimación puntual
para la participación de mercado es de 7.30% (véase cuadro 2.3).

Cuadro 2.2.3. Arequipa: Consumo total de bebidas gaseosas de Socosani, por marca (Participación
porcentual)


En la encuesta se incluyó también información específica sobre las compras de los menores entre
6 y 17 años, según reportaron las madres de familias incluidas en la encuesta. De acuerdo con los
encuestados (se trata de 45 hogares), las cantidades compradas más altas corresponden a
gaseosas amarillas (56.7%). En la muestra resultó llamativo el consumo de Energina, con un 26.6%
del total de bebidas gaseosas. Sin embargo, estos resultados deben tomarse con cautela, ya que
provienen de los datos reportados por madres de familia, no directamente por los compradores;
30

además, de que las madres de familia constituyen una submuestra del estudio y por lo tanto se
tienen relativamente pocas observaciones.

Gráfico 2.1.1. Cantidades compradas por menores de edad entre 6 y 17 años
(Participación porcentual)

Nota: Corresponde a 45 familias encuestadas.

2.3. Comportamiento del consumidor

La encuesta recoge también los motivos de no consumo de gaseosas. La respuesta más frecuente
corresponde a “problemas de salud” (59.5%), seguida por “son dañinas”. Obsérvese que las
respuesta “no le gusta” tiende a aumenta con el nivel socioeconómico.

31

Cuadro 2.3.1. Para aquellos que no consumen: Motivo de no consumo (Participación porcentual)

1/ Resultados ponderados por NSE.

Por lo que se refiere a las circunstancias de compra de las gaseosas, se observa que es sumamente
frecuente comprar gaseosa cuando se tienen invitados en el hogar. Por su parte, comprar gaseosa
cuando se sale a comer es más frecuente en los niveles socioeconómicos más altos, precisamente
porque tienden a comer fuera de casa.

Cuadro 2.3.2. Compradores por circunstancias en las que compran gaseosas (Participación
porcentual)

Nota: Porcentaje del total de encuestados de cada NSE que se mostró "de acuerdo" o "muy de
acuerdo".

El cuadro 2.3.4 muestra que, cuando un comprador no encuentra una marca de gaseosa, es
prácticamente igual de probable que pida otra marca a que busque la marca en otro lugar. Lo que
resulta altamente improbable es que prescinda de comprar gaseosa.

32

Cuadro 2.3.4. Compradores por comportamiento cuando no encuentra una marca


En cuanto a los atributos que son “muy importantes” en una bebida gaseosa, destacan, en los
primeros lugares, la calidad y el sabor. Estos atributos son especialmente valorados en el NSE A/B.

Cuadro 2.3.5. Consumidores que califican al atributo como “muy importante”, por atributo
considerado (Porcentaje)


La frecuencia de compra de bebidas gaseosas en el hogar varía según el nivel socioeconómico. El
33.3% señala adquirir gaseosas con una frecuencia mayor que semanal, un 41.6% indica una
frecuencia semanal y el restante 23.8% tiene una frecuencia de compra menor que semanal.

Cuadro 2.3.6. Consumidores, por frecuencia con la que suelen comprar gaseosas en el hogar

1/ Resultados ponderados por NSE ‐ Elaboración propia.
33

Indudablemente, el lugar de compra más importante para bebidas gaseosas es la bodega
minorista, con un 96.9% del total de compradores.

Cuadro 2.3.7. Compradores por lugar de compra (Participación porcentual)

1/ Resultados ponderados por NSE. ‐ Elaboración propia.

2.4. Calificación de productos Socosani

En lo referente a los productos de Socosani, el que más personas han probado es Socosani con gas
(87.0%), seguido por Energina (78.6%). Un poco más alejados se encuentran Socosani sin gas
(70.4%) y Socosani limón (66.7%). Lo menos conocidos son Premio (35.5%) y Black (39.8%).

Cuadro 2.4.1. Pobladores según producto que han consumido alguna vez (Participación
porcentual)

Elaboración propia

Considerando la calificación al sabor del producto, el mejor resultado corresponde a Energina, con
un 82.5% de los pobladores que lo probaron opinando que es “bueno” o “muy bueno”, seguida
por Socosani con gas (82.5%) y Socosani Limón (70.1%).

34

Cuadro 2.4.2. Compradores que calificaron el sabor como “bueno” o “muy bueno”, según
producto, por nivel socioeconómico(Porcentaje)


Por lo que se refiere a su relación con la salud, las mejores calificaciones van para Socosani sin gas,
con el 90.4% de aquellos que lo probaron indicando que es “bueno” o “muy bueno”, seguido por
Socosani con gas (88.1%). En tercer y cuarto lugar se ubican Energina (59.2%) y Socosani Limón
(57.8%).

Cuadro 2.4.3. Compradores que calificaron como “bueno” o “muy bueno” para la salud, según
producto, por nivel socioeconómico (Porcentaje)


35

3. PLAN DE MARKETING
3.1 Mix de Marketing

Producto:
Los productos de agua mineral natural Socosani salen al mercado bajo dos marcas propias:
“Agua Socosani con gas” y “Agua Socosani sin gas”, en dos presentaciones cada una: 0.620
litros y 2.000 litros. Estos productos son líderes en el mercado de aguas minerales
naturales en la zona Sur del Perú.

Además de las aguas minerales, Socosani comercializa tres marcas de gaseosas:
“Energina”, “Black de Socosani” y “Premio de Socosani”, en dos presentaciones: 0.500
litros y 2.000 litros y 3.000 litros en Black de Socosani. Estando próximos a seguir
creciendo en diferentes formatos. Asimismo, se elabora en nuestra Planta dos marcas de
aguas saborizadas dietéticas, ambas también exitosas: “Socosani Limón” y “Socosani Piña”,
en formato 0.500 litros.

El diseño de botellas y etiquetas son renovados en productos como Energina, Black
Socosani y otros

Promoción:
Socosani vende y se posiciona como el agua mineral más pura y natural en cada uno de sus
productos y presentaciones; busca ser conocida y permanecer en la mente de los
consumidores con el eslogan “TOMA SALUD, TOMA SOCOSANI”.

Invierte aproximadamente 4% de sus ventas en marketing. Hace publicidad en radio,
televisión, patrocina eventos y equipos deportivos, utiliza la web, organiza concursos.

Sus segmentos son:

MARCA SECTOR
AGUA MINERAL SOCOSANI 20‐70 ( No necesariamente)
PREMIO Niños
BLACK Jóvenes
ENERGINA Familiar
AGUA SAN AGUSTIN Familiar
SOCO FRUT DE NARANJA Familiar
SOCO FRUT DE GRANADILLA Familiar
SOCOSANI LIMON Jóvenes ‐Adultos
SOCOSANI PIÑA Jóvenes ‐Adultos

36

Precio
El factor precio podría ser el más importante factor del mix de marketing. Desarrollan así
una estrategia de menor costo, la empresa no paga royalties por uso de marcas como
muchas empresas más grandes, lo cual les permite ofrecer a menor precio las
presentaciones de mayor cantidad. La orientación está dirigida hacia la productividad, la
eficiencia y la reducción de costos.

Plaza
El sistema de distribución es a través de microempresas, lo que le ha permitido una
distribución horizontal de sus productos en toda la región sur del país y en algunos casos
en Lima. Para el transporte usa camiones terciarizados y uso intensivo de envases PET.

3.2. Análisis de la ventaja competitiva

37

3.3. Estrategias Michael Porter

A. Rivalidad entre las empresas competidoras actuales.
 Innovación de productos

B. Poder de negociación de los compradores
 Disminución de costos por mayores volúmenes de producción

C. Productos sustitutos
 Otorgar valor agregado a cada de sus productos y así diferenciarnos de las demás
empresas logrando así que el consumidor no sustituya el producto.

D. Poder de negociación de los proveedores
 Elección de proveedores con sistema de gestión de calidad logrando así una
mejora y aseguramiento de calidad en nuestros productos

E. Amenazas de entradas de nuevos competidores poténciales.
 Fidelización del cliente
 Satisfacer las necesidades de nuestros clientes con calidad de servicios
 Mejorar continuamente la gama de productos

3.4. Matriz de crecimiento‐participación BCG

38

Nombre / VACAS PERRO INTEGRROGANTE ESTRELLA
Característica LECHERAS
Crecimiento Débil En declive Rápida expansión Rápida
del mercado expansión
Participación Elevada Débil Débil Alta
del mercado
Característica Provee Consume Demanda Bastante
del producto rentabilidad recursos inversión inversión
Objetivo Cosechar Retirarse Desarrollarse o Mantener
estratégico retirarse
39

PLAN FINANCIERO
Precio Margen Unidades
Costo/ Total costos Total Ingresos Utilidad
PRODUCTO de de Producidas
unid
venta utilidad 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012
Agua Socosani con gas 0.620 lt S/.0.71 S/.1.00 S/.0.29 20,000 20,600 S/.14,200.00 S/.14,626.00 S/.20,000.00 S/.20,600.00 S/.5,800.00 S/.5,974.00
Agua Socosani con gas 2.000 lt. S/.2.54 S/.2.80 S/.0.26 15,890 16,367 S/.40,360.60 S/.41,571.42 S/.44,492.00 S/.45,826.76 S/.4,131.40 S/.4,255.34
Agua Socosani sin gas 0.620 lt. S/.0.71 S/.1.00 S/.0.29 21,000 21,630 S/.14,910.00 S/.15,357.30 S/.21,000.00 S/.21,630.00 S/.6,090.00 S/.6,272.70
Agua Socosani sin gas 2.000 lt. S/.2.54 S/.2.80 S/.0.26 16,000 16,480 S/.40,640.00 S/.41,859.20 S/.44,800.00 S/.46,144.00 S/.4,160.00 S/.4,284.80
Energina 0.500 lt. S/.0.87 S/.1.00 S/.0.13 35,000 38,150 S/.30,450.00 S/.33,190.50 S/.35,000.00 S/.38,150.00 S/.4,550.00 S/.4,959.50
Energina 2.000 lt. S/.2.69 S/.2.80 S/.0.11 30,000 32,700 S/.80,700.00 S/.87,963.00 S/.84,000.00 S/.91,560.00 S/.3,300.00 S/.3,597.00
Black de Socosani 0.500 lt. S/.0.89 S/.1.00 S/.0.11 16,000 16,160 S/.14,240.00 S/.14,382.40 S/.16,000.00 S/.16,160.00 S/.1,760.00 S/.1,777.60
Premio de Socosani 0.500 lt. S/.0.91 S/.1.00 S/.0.09 13,000 13,052 S/.11,830.00 S/.11,877.32 S/.13,000.00 S/.13,052.00 S/.1,170.00 S/.1,174.68
Premio de Socosani 2.000 lt. S/.2.51 S/.2.80 S/. 0.29 12,101 12,149 S/.30,373.51 S/.30,495.00 S/.33,882.80 S/.34,018.33 S/.3,509.29 S/.3,523.33
Socosani Limón 0.500 lt. S/.0.86 S/.1.00 S/.0.14 19,890 20,049 S/.17,105.40 S/.17,242.24 S/.19,890.00 S/.20,049.12 S/.2,784.60 S/.2,806.88
Socosani Piña 0.500 lt. S/.0.89 S/.1.00 S/.0.11 18,200 18,346 S/.16,198.00 S/.16,327.58 S/.18,200.00 S/.18,345.60 S/.2,002.00 S/.2,018.02
TOTAL 251,500 260,446 S/.404,402.42 S/.419,220.83 S/. 450,049.80 S/.466,318.66 S/.45,647.38 S/.47,097.83

2012
MARGEN DE UTILIDAD
11%

40

ALTERNATIVAS DE IMPLEMENTACIÓN

PROBLEMÁTICA: Actualmente Socosani S.A. cuenta con un sistema desarrollado en Fox 6.0 como
sistema informático que cubre los procesos de producción y ventas; sin embargo, este sistema no
permite un adecuado control de los materiales e insumos almacenados o en proceso, así mismo
no agiliza la gestión de compras y ventas de la compañía, generando retrasos en la atención de
clientes internos y externos y con ello perdidas de dinero.
SOLUCIÓN: Como resultado de la junta directiva, se plantea implementar un sistema que permita
controlar mejor los procesos críticos de la empresa; por ello se consideraron las siguientes
alternativas de ERP (SAP R/3, SAP B1, BAAN).
A continuación se realizará un análisis de cada alternativa para su elección:
a. SAP R/3: R/3 es un sistema de software integrado que puede soportar todo, desde
empresas muy pequeñas hasta grandes corporaciones. R/3 se puede personalizar para
satisfacer las necesidades empresariales específicas. R/3 utiliza una arquitectura
cliente/servidor que se ejecuta en una variedad de plataformas, incluyendo Unix,
Windows Server y OS/400. Se puede implementar utilizando una serie de paquetes de
base de datos como Oracle, SQL Server o DB2.

Se prevé que la implementación de este sistema incrementaría aproximadamente en 16%
las utilidades de Socosani S.A., al generar un control total de los procesos y optimizar el
tiempo de los trabajadores, según juicio de expertos

b. SAP B1: B1 se dirige principalmente a las pequeñas y medianas empresas y ofrece
módulos de finanzas pre‐construidos, almacenamiento, gestión de relaciones con clientes
(CRM), comercio electrónico, compras, e informes.

Se prevé que la implementación de este sistema incrementaría aproximadamente en 25%
las utilidades de Socosani S.A., según juicio de expertos, es el sistema más adecuado para
el tamaño de la empresa, controlando sus procesos más críticos y con la opción de
expandir sus límites en el tiempo. Al igual que SAP R/3, permite controlar mejor los
procesos y optimizar el tiempo de los trabajadores.

c. BAAN: Baan ERP fue creado originalmente por The Baan Corporation en los Países Bajos.
Fue adquirida por Infor Global Solutions en 2003. Baan ERP está diseñado para las
industrias manufactureras que trabajan en productos complejos con cadenas de
suministro complejas que trabajan con diferentes metodologías.
De acuerdo a las indicaciones del proveedor, la implementación de este sistema
incrementaría aproximadamente en 17% las utilidades de Socosani S.A., sin embargo sus
funciones en cuanto a la búsqueda de información y generación de reportes son más
limitadas, según juicio de expertos.
41

FLUJO DE CAJA DEL PROYECTO ‐ OPCION SAP R/3 (soles)
RUBROS Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Año 6 Año 7 Año 8 Año 9 Año 10
A. INVERSIÓN 339327
Costos directos 215327
Licencias Manager SAP R/3 78000
Licencias básicas SAP R/3 60000
servidores (6) 25000
Licencia S.O Server (4) 986
Licencia SQL (5) 871
Licencias Remotas (20) 600
Licencia Office (1) 120
Computadores (25) 30000
Licencia S.O (25) 4750
Cableado General 12000
Costos indirectos 124000
Consultores (4) SAP R/3 120000
Capacitaciones Personal 4000
B. UTILIDAD CON PROYECTO 16955.22 20380.173 24537.729 29592.501 35747.739 43186.845 52178.346 63047.097 76186.11 92063.295
FLUJO DE CAJA NOMINAL ‐339327 16955.22 20380.173 24537.729 29592.501 35747.739 43186.845 52178.346 63047.097 76186.11 92063.295
VALOR ACTUAL NETO ‐VAN (15%) S/. ‐155,036.15
TASA INTERNA DE RETORNO ‐ TIR 4%

42

FLUJO DE CAJA DEL PROYECTO ‐ OPCION SAP B1 (soles)
Licencias Manager SAP B1 5000
Licencias básicas SAP B1 30000
Licencia S.O Server (2) 440
Licencias Remotas (20) 600
Licencia S.O (25) 4750
Consultores (2) SAP B1 30000
B. UTILIDAD CON PROYECTO 43330 49916.168 57603.256 66589.36 77110.48 89301.648 103429.168 119802.008 138778.64 160761.176
FLUJO DE CAJA NOMINAL ‐129140 43330 49916.168 57603.256 66589.36 77110.48 89301.648 103429.168 119802.008 138778.64 160761.176
VALOR ACTUAL NETO ‐VAN (15%) S/. 46,221.52

43

FLUJO DE CAJA DEL PROYECTO ‐ OPCION BAAN (soles)
Licencias Manager BAAN 15000
Licencias básicas BAAN 25000
Consultores (2) 28000
B. UTILIDAD CON PROYECTO 41822.872 46465.208 51669.312 57507.952 64063.856 71431.2 79717.216 89044.128 99551.336 111298.4
FLUJO DE CAJA NOMINAL ‐125540 41822.872 46465.208 51669.312 57507.952 64063.856 71431.2 79717.216 89044.128 99551.336 111298.4
VALOR ACTUAL NETO ‐VAN (15%) S/. ‐23,351.10
TASA INTERNA DE RETORNO – TIR 13%

44

DECISIÓN FINANCIERA

Al analizar los flujos de caja de cada opción de ERP, se decide implementar el ERP SAP B1, debido a
que su VAN es positivo y el mayor de las tres opciones con un TIR alto.

VALOR ACTUAL NETO ‐VAN (15%) S/. 46,221.52

El valor actual neto – VAN es de S/. 46,221.52 lo que equivale a decir que es viable el proyecto,
considerando una tasa de descuento del 15%.

La tasa interna de retorno TIR es de 18%, tasa de descuento en la que se iguala el valor de la inversión
(pagos) con el valor de los flujos de tesorería futuros (cobros), indicando que como la tasa de interés
máxima a la que es posible endeudarse para financiar el proyecto, sin que genere pérdidas es 55%.

45

CAPÍTULO II: PLANIFICACIÓN Y DIRECCIÓN
DEL PROYECTO A TRAVÉS DE LOS
ESTÁNDARES DEL PMI

2.1 INTRODUCCIÓN

En este capítulo se presentan los entregables de cada uno de los cinco grupos de procesos que nos
propone la Guía del PMBOK: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre.

46

2.2 ENTREGABLES DE INICIACIÓN

En este punto se muestran los entregables desarrollados para el Grupo de Procesos de Iniciación:
Acta de Constitución del Proyecto y Registro de Interesados. También se incluyen los documentos del
proyecto como Enunciado del Trabajo (SOW).

47

2.2.1 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
CÓDIGO
versión 1.0
PROYECTO PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA
EMPRESA SOCOSANI S.A.
PATROCINADOR Katherine Delgado ‐ Gerente General Socosani S.A.
PREPARADO POR: Noelia Benavente FECHA 02 07 13
REVISADO POR: Luis Eyzaguirre FECHA 05 07 13
APROBADO POR: Manuel Chalco – Gerente del Proyecto FECHA 05 07 13

Socosani S.A.
REVISIÓN FECHA
DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR)
(Correlativo) (de la
(Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó)
revisión)
01
02
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
(Características, funcionalidades, soporte entre otros)
En la actualidad el entorno altamente competitivo en que se tienen que manejar las empresas
en todos los sectores hace que cada vez más sea necesario prestar una atención especial al
cliente así como proporcionarle un producto con un alto valor añadido y en el menor plazo
posible.
Esto lleva a las empresas a la necesidad de una mayor integración de sus procesos de negocio.
SAP Business One es una herramienta que ayuda a la compañía a ganar competitividad en la
medida en que consigue la integración de sus procesos de negocio al mismo tiempo que
optimiza los recursos disponibles.
48

SAP Business One es uno de los ERP más extendidos actualmente en todo el mundo y gracias a
su amplia y exitosa implantación en un gran número de compañías del mercado es que la
empresa Socosani S.A. ha decidido su implementación en la organización. Los módulos que se
van implementar son: Compras, Ventas, Inventarios y Finanzas.
El proyecto va tener una duración de 360 días y para su implementación se utilizará la
metodología ASAP Roadmap la cual consta de las siguientes fases: Preparación del Proyecto,
Business Blueprint, Realización, Preparación Final y Salida en Vivo y Soporte.
La ejecución de este proyecto contempla abordar los procesos de negocio desde dos enfoques,
por un lado el conocimiento de la herramienta SAP Business One, y por otro lado el
conocimiento de los procesos de negocio, con lo que podemos el alineamiento de la
herramienta SAP Business One con los objetivos estratégicos de Socosani S.A.
Se recomienda que el equipo de Socosani S.A. tome los cursos básicos de la solución de SAP

Business One a fin de poder aprovechar la sinergia de trabajo en conjunto.
Cabe resaltar que esta implementación tiene por objeto reemplazar definitivamente a la
aplicación actual. Por lo mismo se favorecerán aquellos procesos que permitan la continuidad
operativa frente a procesos que pudieran no haber sido contemplados en el proyecto y que
sean considerados como mejoras adicionales a la situación actual.
ALINEAMIENTO DEL PROYECTO
1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA 2. PROPÓSITO DEL PROYECTO
ORGANIZACIÓN (Beneficios orientados a contribuir con el
(A los que se alinea el proyecto, incluye como objetivo
se mide)
Optimizar los costos operativos en un 5% Procesar la información en tiempo real
durante los próximos 2 años. mediante el control de costos, flujo de
materiales e inventarios.
Buscar la integración total de la empresa Implementar una plataforma única de
incluyendo un 20% de todos sus procesos y tecnología de información mediante el
servicios. sistema SAP Business One con los módulos de
Ventas, Compras, Inventarios y Finanzas.
Optimizar los procesos comerciales y de Tomar decisiones oportunas en base a la
servicio al cliente reduciendo a 5 días el información centralizada que nos proporciona
tiempo de respuesta a sus reclamos. la implementación de SAP Business One ERP.

49

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO
(en términos de costo, tiempo, alcance, calidad)
 Cumplir con la implementación de los módulos de Compras, Ventas, Inventarios y
Finanzas de SAP Busines One
 Cumplir con el desarrollo del proyecto dentro del plazo establecido, es decir, 360 días
calendarios y a un costo de US$ 175,340.00 dólares americanos dentro de lo
establecido en los términos de referencia.
 Cumplir con el presupuesto del proyecto obteniendo un indicador CPI igual a 1 y un SPI
mayor a 0.95.
 Cumplir con la aprobación total de todos los entregables preparados durante el
desarrollo del proyecto.

4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO
(Componentes o características que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo exitoso)
1. Alianza estratégica con los stakeholders comprometidos.
2. Contar con una metodología estándar para la implementación de SAP Business One
con sus módulos de Compras, Ventas, Inventarios y Finanzas.
3. Implementación de un plan de comunicación que logre captar el interés de los
participantes en el programa de capacitación y difundir los logros del Proyecto.
4. Cumplimiento de los lineamientos dados en los términos de referencia del Proyecto.
5. Seguimiento y monitoreo para el aseguramiento de la calidad en los procesos por
parte del patrocinador.
6. Reuniones semanales con el ente ejecutor y el patrocinador para coordinar
actividades y monitorear el avance del Proyecto

5. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
(Condiciones o características que deben cumplirse para satisfacer lo solicitado al proyecto,
incluir el criterio de aceptación)
1. Lograr un 90% de aceptación de los procesos de negocio dentro de SAP Business One.
2. Cumplir al 100% el Business Blueprint definido para los procesos de negocio.
3. Ejecución del 100% de los escenarios de pruebas preparados.
4. Manual de Usuario de acuerdo al formato solicitado por Socosani S.A.
5. Migrar el 95% de los datos que maneja el sistema actual.
6. Cerrar al 100% las incidencias presentadas durante la puesta en marcha.
7. Lograr que el 100% de los usuarios participe en el programa de formación.
8. Cumplir con las especificaciones del proceso de adquisiciones definido por Socosani
S.A.

50

EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO
6. FASES DEL PROYECTO 7. PRINCIPALES ENTREGABLES
(En el caso que se ejecute por fases) (Un único y verificable producto que debe
ser elaborado para completar un proceso,
una fase o un proyecto)
Etapa 1: Preparación del Proyecto  Informe de preparación del proyecto
Etapa 2: Business Blueprint  Documento Business BluePrint
Etapa 3: Realización  Configuración del sistema
 Informe de ejecución de pruebas
 Documentación del sistema para el
usuario
Etapa 4: Preparación Final  Informe de migración masiva de datos
 Informe de formación de los usuarios
Etapa 5: Salida en Vivo y Soporte  Informe de puesta en marcha
8. INTERESADOS CLAVE
(Persona u organización que está activamente involucrado en el proyecto o cuyos intereses
pueden ser afectados positiva o negativamente por le ejecución del proyecto o por el
producto que elabora)
1. Gerente General Socosani S.A. – Patrocinador del Proyecto
2. Gerente del Proyecto Socosani S.A.
3. Jefe de Compras
4. Jefe de Ventas
5. Jefe de Almacén
6. Jefe de Finanzas
7. Jefe de Sistemas
8. Usuarios Funcionales Ventas
9. Usuarios Funcionales Compras
10. Usuarios Funcionales Almacén
11. Usuarios Funcionales Finanzas
12. Gerente del Proyecto Consultora SAP Business One
13. Consultor SAP Business One módulo FI
14. Consultor SAP Business One módulo SD
15. Consultor SAP Business One módulo MM
16. QA Consultora SAP Business One

51

9. RIESGOS
Evento o condición incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo (oportunidad) o
negativo (amenaza) sobre los objetivos del proyecto) Incluir al menos una oportunidad
9.1 Riesgos Externos
 Entrega tardía del hardware impediría la implementación del sistema.
 Aumento de los costos por crisis económica.
 Poco conocimiento del negocio por parte del cliente.
 No aprobación del financiamiento del proyecto.

9.2 Riesgos Técnicos
 Información de TI insuficiente para la implementación del proyecto.
 Diseño modelo dimensional inadecuado.

9.3 Riesgos de Gestión del Proyecto
 Mala definición de los requerimientos.
 Definición del alcance inadecuada o subestimada.
 Estimación de costos irreales.
 Deficiente asignación de recursos.
 Deficiente asignación de los tiempos.
 Inadecuada administración del Gerente del Proyecto.
 Mal control del avance del proyecto.

9.4 Riesgos de la Organización
 Priorización del proyecto.
 No se cuenta con el apoyo de la Gerencia.
 Equipo de proyecto deficiente.
 Flujo de comunicación ineficiente y poco claro.
 Tipo de organización funcional.

9.5 Riesgos de Recursos Humanos
 Falta de experiencia del recurso humano.
 Desmotivación y poco interés en el equipo del proyecto.

52

10. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO
(Un evento en el cual se aprueba un entregable importante, incluir quien aprueba y fecha)
Hito Responsable Fecha

1. Presentación del Gerente del Proyecto Socosani S.A. aprueba 19/08/13
Plan para la el Plan para la Dirección del Proyecto para su
Dirección del presentación al Patrocinador.
Proyecto
Posterior aprobación del Patrocinador para
iniciar la etapa respectiva.

2. Presentación del Responsable: Gerente del Proyecto Socosani 21/09/13
Informe de S.A.
preparación del
proyecto Aprobación: Patrocinador del Proyecto

Documento S.A.
Business BluePrint
Aprobación: Patrocinador del Proyecto

4. Presentación de la Responsable: Gerente del Proyecto Socosani 25/11/13
Configuración del S.A.
sistema

Informe de S.A.
ejecución de
pruebas Aprobación: Patrocinador del Proyecto

6. Presentación de la Responsable: Gerente del Proyecto Socosani 21/02/14
Documentación del S.A.
sistema para el
usuario Aprobación: Patrocinador del Proyecto

Informe de S.A.
migración masiva Aprobación: Patrocinador del Proyecto
de datos
53

Informe de S.A.
formación de los
usuarios Aprobación: Patrocinador del Proyecto

Informe de puesta S.A.
en marcha

Informe de cierre S.A.
del proyecto

54

11. PRESUPUESTO DEL PROYECTO
(Incluir todo el costo, incluyendo reservas, no incluye IGV)
Reserva de
% del Monto Costo de contingencia
PRODUCTOS ENTREGABLES
total paquete (5% ) X
entregable
Gestión del Proyecto 15% $23,736.65 $1,186.83
Plan de Dirección del Proyecto
*Plan de Gestión del Alcance $1,582.44 $79.12
*Plan de Gestión del Tiempo $1,582.44 $79.12
*Plan de Gestión de los Costos $1,582.44 $79.12
* Plan de Gestión de la Calidad $1,582.44 $79.12
*Plan de Gestión de los Recurso Humanos $1,582.44 $79.12
* Plan de Gestión de las Comunicaciones $1,582.44 $79.12
* Plan de Gestión de los Riesgos $1,582.44 $79.12
* Plan de Gestión de las Adquisiciones $1,582.44 $79.12
Elaboración de la Línea Base del Alcance del Proyecto $1,582.44 $79.12
Elaboración de la Línea Base del Tiempo del Proyecto $1,582.44 $79.12
Elaboración de la Línea Base de los Costos del

Proyecto $1,582.44 $79.12
Reportes de Desempeño del Proyecto $1,582.44 $79.12
Reportes de Estado del Valor Ganado $1,582.44 $79.12
Solicitudes de Cambios $1,582.44 $79.12
Acta de Cierre del Proyecto $1,582.44 $79.12
Informe de Preparación del Proyecto 10% $15,824.44 $832.87
Documento Business BluePrint 10% $15,824.44 $832.87
Configuración del Sistema 10% $15,824.44 $832.87
Informe de Ejecución de Pruebas 10% $15,824.44 $832.87
Documentación del Sistema para el Usuario 10% $15,824.44 $832.87
Informe de Migración Masiva de Datos 5% $7,912.22 $416.43
Informe de Formación de los Usuarios 5% $7,912.22 $416.43
Informe de Puesta en Marcha 25% $39,561.09 $2,082.16
Total EDT valorizado $158,244.35
Reserva de Contingencia (Total) $8,328.65
Reserva de Gestión $8,767.00
Total Presupuesto del Proyecto $175,340.00

55

12. REQUERIMIENTOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO
(Quién evalúa los FCE, decide el éxito del proyecto y quien cierra el proyecto )
Firma el Cierre del
Evaluador
Proyecto
FCE
(Nombres apellidos y
(Nombres apellidos y
(Ver punto 4) cargo de la persona
cargo de la persona
asignada)
asignada)
1. Alianza estratégica con los stakeholders 1. Gerente General 1. Manuel Chalco

comprometidos. Socosani S.A.
2. Contar con una metodología estándar 2. Gerente General 2. Manuel Chalco
para la implementación de SAP Business Socosani S.A.
One con sus módulos de Compras, Ventas,
Inventarios y Finanzas.
3. Implementación de un plan de 3. Gerente General 3. Manuel Chalco
comunicación que logre captar el interés Socosani S.A.
de los participantes en el programa de
capacitación y difundir los logros del
Proyecto.
4. Cumplimiento de los lineamientos dados 4. Gerente General 4. Manuel Chalco
en los términos de referencia del Socosani S.A.
Proyecto.
5. Seguimiento y monitoreo para el 5. Gerente General 5. Manuel Chalco
aseguramiento de la calidad en los Socosani S.A.
procesos por parte del patrocinador.
6. Reuniones semanales con el ente ejecutor 6. Gerente General 6. Manuel Chalco
y el patrocinador para coordinar Socosani S.A.
actividades y monitorear el avance del
Proyecto

56

13. GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO AL PROYECTO
(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada como gerente del proyecto)
Manuel Chalco – Gerente del Proyecto
14. AUTORIDAD ASIGNADA
(Autoridad asignada al gerente del proyecto)

 Gestionar la ejecución del proyecto bajo los estándares del PMI.
 Evaluar el impacto de los cambios en alcance, el tiempo y el costo del proyecto, buscando
alternativas de solución, las mismas que serán sometidas a la aprobación del patrocinador.
 Aplicar estándares y procedimientos de calidad en el proyecto.
 Direccionar los problemas con las autoridades competentes en la organización.
 Delegar o modificar responsabilidades a los miembros del equipo.
 Derivar los problemas con las autoridades competentes en la organización.
 Hacer cumplir los términos y condiciones que se estipulen en los contratos.
 Asignar, reasignar o sustituir los recursos del equipo del proyecto cuando sea necesario.
 Establecer un contacto directo con el patrocinador y los clientes del proyecto con el fin de
mantenerlos informados del avance del mismo.
 Seleccionar aquella información que se va difundir a las partes interesadas asegurando el
correcto uso de la misma.

3. FIRMA DEL PATROCINADOR
NOMBRE:________________________________
FECHA:__________________________________ ________________________________
FIRMA
57

2.2.2 REGISTRO DE INTERESADOS

REGISTRO DE INTERESADOS
Versión 1.0
PROYECTO PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA SOCOSANI S.A.
APROBADO POR: Manuel Chalco – Gerente del Proyecto Socosani S.A. FECHA 04 08 13
Luis Cáceres – Gerente del Proyecto Consultora SAP Business One
Nombres y Información Necesidad o Influencia Criterio de
Organización Cargo Requisito
Apellidos de contacto Expectativa I P E S C Aceptación
Katherine Empresa Gerente Av. Alfonso Única base de datos A A A A A No afectar el Número de horas
Delgado Socosani S.A. General Ugarte 704 con un desarrollo de los de paralización de
Socosani mantenimiento procesos y los procesos
S.A. – Cel: único de la operaciones productivos menor
Patrocinador 958154345 información y actuales a 150.
del Proyecto disponible para toda
la empresa.
Manuel Empresa Gerente del Calle Contar con una A A A A A Cumplir con los Culminar el

Chalco Socosani S.A. Proyecto Consuelo solución informática objetivos del proyecto dentro
Socosani 303 que genere proyecto de del plazo de un
S.A. información implementación año.
Cel.: oportuna, adecuada de SAP Business
991453654 e integrada. One en Socosani
58

Disponer de S.A. Culminar el
personal y recursos proyecto a un
necesarios para costo de
lograr los objetivos. S/. 175,340.00
nuevos soles.
Luis Cáceres Ventura Gerente del Urb. Virgen Ser reconocidos por A A A A A Cumplir con los Culminar el

Consultores Proyecto del Carmen Socosani S.A. como objetivos del proyecto dentro
S.A. Consultora A6 un aliado en la proyecto de del plazo de un año
SAP implementación de implementación y a un costo de
Business Cel. SAP Business One. de SAP Business S/. 158244.35
One 956389271 One en Socosani nuevos soles
S.A.
Paolo Empresa Jefe de Urb. Los Contar con una R A A A R Implementar el Pruebas unitarias
Fernández Socosani S.A. Ventas Gladiolos solución informática Módulo de ventas del módulo de
C9 que genere SAP Business One ventas
información incluyendo todos completadas y
Cel: integrada para la los procesos del aprobadas por el
959356217 operatividad del área e integrando patrocinador del
área y de esa la información del proyecto
manera responder resto de la
mejor a las compañía
necesidades de los
clientes externos.
Reducir reclamos de
clientes por
demoras.
Walter Empresa Jefe de Urb. Los Controlar R A A A R Contar con Pruebas unitarias
Izaguirre Almacén Zafiros G8 eficientemente los información en del módulo de
59

Socosani S.A. niveles de línea del estado y inventarios
Cel. inventarios de consumo de completadas y
953467328 materiales, materia inventarios aprobadas por el
prima e insumos, patrocinador del
producto en proceso proyecto
y producto
terminado
Andrés Empresa Jefe de Urb. Agilizar los cierres de R A A A R Contar con Pruebas unitarias
Rodríguez Socosani S.A. Finanzas Municipal mes información en del módulo de
A21 línea e integrada finanzas
que permita completadas y
Cel: realizar los cierres aprobadas por el
959876567 de mes en los patrocinador del
plazos definidos proyecto
por la compañía
Bruno Empresa Jefe de Av. Ejercito Atender las R A A A R Implementar el Pruebas unitarias
Lombardi Socosani S.A. Compras 1002 necesidades de Módulo de del módulo de
materiales y/o compras SAP compras
Cel. servicios de los Business One ERP completadas y
953288796 clientes internos incluyendo todos aprobadas por el
oportunamente los procesos del patrocinador del
área e integrando proyecto
la información del
resto de la
compañía para
gestionar sus
pedidos según su
criticidad
Usuarios Empresa Usuarios Directorio Contar con los R Ser capacitados en Resultados de
60

funcionales Socosani S.A. finales del de la conocimientos el manejo de SAP evaluaciones de
de las áreas sistema empresa necesarios para Business One ERP capacitación mayor
de ventas, manejar el nuevo según su perfil de a 15 en promedio
compras, sistema, que les trabajo
finanzas e permita realizar sus
inventarios tareas diarias sin
problema.
Sergio Ventura QA Jirón San Implementar SAP R A R Asegurar y Pruebas unitarias e
Gutiérrez Consultores Consultora Cristóbal, Business One controlar la integrales
S.A. SAP 1453 apropiadamente calidad completadas y
Business para Socosani S.A: eficientemente aprobadas por el
One Nextel patrocinador del
413*0546 proyecto.
Acciones
correctivas y
preventivas
completadas.
Urb. Las Documento
Diseñar los
Alamedas Business Blue Print
Interfaz módulos de
Abraham Del Empresa Jefe F‐5 completado y
amigable con el B B acuerdo a las
Carpio Socosani S.A. Sistemas aprobado por
usuario necesidades de los
Cel. patrocinador el
usuarios
958158887 proyecto
61

Guiar
Consultores Ayudar al Culminar el
Consultores Ventura Ventura adecuadamente a
SAP cumplimiento de proyecto dentro
SAP Business Consultores Consultores cada equipo para la F F F
Business los tiempos del plazo de un
One S.A. S.A. implementación
One implementación año.
exitosa del módulo
Influencia I: Inicio; P: Planificación; E: Ejecución; S: Supervisión y Control; C: Cierre
F: Favorable; C: Contraria / A: Alta; R: Regular; B: Baja
62

2.2.3 DOCUMENTOS DEL PROYECTO

2.2.3.1 ENUNCIADO DEL TRABAJO (SOW)

ENUNCIADO DEL TRABAJO
Versión 2.0
PROYECTO PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA
SOCOSANI S.A.
APROBADO POR: Manuel Chalco FECHA 07 08 13
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO
Información general y resumida sobre el proyecto (antecedentes, objetivos, etc.)
En la actualidad el entorno altamente competitivo en que se tienen que manejar las empresas en
todos los sectores hace que cada vez más sea necesario prestar una atención especial al cliente así
como proporcionarle un producto con un alto valor añadido y en el menor plazo posible.
Esto lleva a las empresas a la necesidad de una mayor integración de sus procesos de negocio. SAP
Business One es una herramienta que ayuda a la compañía a ganar competitividad en la medida en
que consigue la integración de sus procesos de negocio al mismo tiempo que optimiza los recursos
disponibles.
SAP Business One es uno de los ERP más extendidos actualmente en todo el mundo y gracias a su
amplia y exitosa implantación en un gran número de compañías del mercado es que la empresa
Socosani S.A. ha decidido su implementación en la organización. Los módulos que se van
implementar son: Compras, Ventas, Inventarios y Finanzas.
El proyecto va tener una duración de 360 días y para su implementación se utilizará la metodología
ASAP Roadmap la cual consta de las siguientes fases: Preparación del Proyecto, Business Blueprint,
Realización, Preparación Final y Salida en Vivo y Soporte.
La ejecución de este proyecto contempla abordar los procesos de negocio desde dos enfoques, por
un lado el conocimiento de la herramienta SAP Business One, y por otro lado el conocimiento de
los procesos de negocio, con lo que podemos el alineamiento de la herramienta SAP Business One
con los objetivos estratégicos de Socosani S.A.
Se recomienda que el equipo de Socosani S.A. tome los cursos básicos de la solución de SAP
Business One a fin de poder aprovechar la sinergia de trabajo en conjunto.
63

Cabe resaltar que esta implementación tiene por objeto reemplazar definitivamente a la aplicación
actual. Por lo mismo se favorecerán aquellos procesos que permitan la continuidad operativa
frente a procesos que pudieran no haber sido contemplados en el proyecto y que sean
considerados como mejoras adicionales a la situación actual.
ALCANCE DEL PRODUCTO/BIEN/SERVICIO A ADQUIRIR
Características y funcionalidades del Producto/Bien/Servicio que se requiere
El proyecto está orientado a lograr la implementación de SAP Business One en la empresa Socosani
S.A. con los módulos de Compras, Ventas, Inventarios y Finanzas y con ello estar en capacidad de
incrementar su productividad y ser más competitiva en el mercado.
REQUISITOS DE TIEMPO Y PRECIO
Fechas o hitos importantes respecto al producto a adquirir y precio máximo ofertado.
CÓDIGO % del
PRODUCTOS ENTREGABLES Desembolso Fecha
EDT Monto
total
01 Gestión del Proyecto 15% 19/08/13
$23,736.65
02 Informe de Preparación del Proyecto 10% $15,824.44 21/09/13
03 Documento Business BluePrint 10% $15,824.44 12/11/13

04.01 Configuración del Sistema 10% $15,824.44 25/11/13
04.02
Informe de Ejecución de Pruebas 10% $15,824.44 15/01/14
04.03
Documentación del Sistema para el 10% $15,824.44 21/02/14
Usuario
05.01 Informe de Migración Masiva de Datos 5% $7,912.22 18/03/14
05.02 Informe de Formación de los Usuarios 5% $7,912.22 11/04/14
06 Informe de Puesta en marcha 25% $39,561.09 16/06/14
Línea Base de Costos $158,244.35
Reserva de Contingencia (Total) $8,328.65
Total Presupuesto del Proyecto $175,340.00

DESGLOSE DE TRABAJO DEL PRODUCTO/BIEN/SERVICIO A ADQUIRIR
Entregables del producto/bien/servicio esperados
CRITERIO(s) DE
REQUISITO ENTREGABLE FECHA
ACEPTACIÓN
Cumplir con los Expediente completo con Informe del Plan para la 19 08 13

Términos de los puntos detallados en Dirección del Proyecto
Referencia los Términos de
presentados por
64

Socosani S.A. para la Referencia.
aprobación del Plan
Cumplir con los Cumplir con las Informe de preparación 21 09 13

procesos de especificaciones del del proyecto
adquisiciones de proceso de adquisiciones
Socosani S.A. definido por Socosani S.A.
Cumplir con Lograr un 90% de Documento Business 12 11 13

documentar los aceptación de los BluePrint
procesos de negocio procesos de negocio
de acuerdo al estándar dentro de SAP Business
que utiliza SAP One.
Business One .
Cumplir con la Cumplir al 100% el Configuración del 25 11 13

configuración y Business Blueprint
parametrización del definido para los procesos sistema
nuevo sistema. de negocio.
Cumplir con la revisión Ejecución del 100% de los Informe de Ejecución de 15 01 14

de los escenarios más escenarios de pruebas pruebas
importantes que se preparados.
dan en el transcurso
normal del negocio.

Cumplir con la Manual de Usuario de Documentación del 21 02 14
documentación que se acuerdo al formato sistema para el usuario
le brindará al usuario solicitado por Socosani
para un óptimo S.A.
manejo del sistema

Cumplir con la Migrar el 100% de los Informe de migración 18 03 14
migración de la datos que maneja el masiva de datos
información existente sistema actual.
en el sistema actual.
Cumplir con el Lograr que el 100% de los Informe de formación de 11 04 14
programa de usuarios participe en el los usuarios
formación a los programa de formación.
usuarios finales que
interactuarán con el
nuevo sistema.
Cumplir con la Cerrar al 100% las Informe de puesta en 16 06 14

corrección de las incidencias presentadas marcha
incidencias durante la puesta en
presentadas desde su
65

funcionamiento en un marcha.
escenario de
producción.
Cumplir con los Cumplir con las métricas Informe de cierre de 04 08 14
procesos de Cierre del indicadas (Indicador de proyecto
Proyecto y con los costos, Indicador de
objetivos del Proyecto. cronograma, Índice de
éxito, Índice de
desaprobados, Nivel de
Satisfacción) en el Plan de
Gestión de Calidad.
Culminar el proyecto
dentro del plazo para la
implementación, 360 días
y a un costo de
US$175,340.00 dólares
americanos.

66

2.3 ENTREGABLES DE PLANIFICACIÓN

En este punto se presentan los entregables desarrollados en el Grupo de Procesos de Planificación:
Plan para la Dirección del Proyecto el cual incluye los siguientes planes: Plan de Gestión del Alcance,
Plan de Gestión del Tiempo, Plan de Gestión de los Costos, Plan de Gestión de la Calidad, Plan de
Gestión de los Recursos Humanos, Plan de Gestión de las Comunicaciones, Plan de Gestión de los
Riesgos, Plan de Gestión de las Adquisiciones.

También se incluyen los documentos del proyecto como son Matriz de Rastreabilidad de Requisito,
Hitos del Proyecto, Plantilla de Duración de Actividades, .Plantilla de RAM, Acciones Preventivas y
Correctivas, Selección de Proveedores de Servicios, Modelo de Contrato de Servicios Profesionales y
Modelo de Contrato de Licencia de Uso de Software.

67

2.3.1. PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
2.3.1.1 PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE

PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA

Nombre del Proyecto:
SOCOSANI S.A.
Preparado por: Noelia Benavente
Fecha: 09/08/13
1. Describir cómo será administrado el alcance del proyecto:
Definición del Alcance:
Para la definición del alcance del proyecto se tendrá en cuenta los siguientes puntos:
 Tomar en cuenta el Acta de Constitución del Proyecto.
 El alcance se validará con el juicio de expertos.
 El Gerente del Proyecto Socosani S.A es responsable de la definición final del alcance.
 Elaborar el enunciado del alcance del proyecto definitivo utilizando para esto la plantilla
Declaración del Alcance.
 Posteriormente se desarrollará la EDT utilizando una o más sesiones de tormenta de ideas con
el equipo de trabajo.
 El Gerente del Proyecto Socosan S.A. es responsable de presentar la definición del alcance y la
EDT.
 Documentar los acuerdos tomados y los documentos aprobados y rechazados

Control del Alcance:
 Se realizarán reuniones semanales con el Equipo del Proyecto para controlar el avance en los
entregables, esta reunión será todos los lunes.

Verificación de los Entregables:
 La verificación del entregable se hará con el o los responsables designados por la Empresa
Socosani S.A. en una reunión planificada y por el responsable del entregable del equipo de
proyecto.
 Se podrán enviar pedidos de corrección o cambio hasta 5 días útiles después de presentado el
entregable, pasado ese tiempo se dará por aprobado el entregable.
 Si se aprueban los cambios se realizarán las modificaciones correspondientes al entregable y
se presentarán en otra reunión de verificación de entregables.

Aprobación de los Entregables:
 La aprobación del entregable se debe formalizar mediante la firma del documento de
conformidad del entregable.
 Esta aprobación del entregable es responsabilidad del Gerente General de Socosani S.A.

68

Cambios en los Entregables:
 La solicitud de cambio deberá ser presentada por el Consultor SAP Business One, Gerente del
Proyecto Socosani S.A., Gerente del Proyecto Consultor SAP Business One en el formato con
el que se cuenta para este fin y luego aprobada enviada por correo electrónico al Gerente del
Proyecto de Socosani S.A., Gerente del Proyecto Consultoría SAP Business One
 El Gerente de proyecto Consultor SAP Business One evaluará junto con el Equipo del Proyecto
si la solicitud es factible de realizarse y si tiene algún impacto en el tiempo y costo del
proyecto.
 Luego de la evaluación, el Gerente del Proyecto Consultoría SAP Business One presentará al
cliente el resultado dentro del mismo formato, el cliente formalizará su pedido a través de la
aceptación del cambio firmando el documento.
 La aceptación del cambio la deberá dar el Gerente General de Socosani S.A.
2. Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto (cómo manejar los cambios, la frecuencia e
impacto de los mismos):
 En principio, el proyecto debe ejecutarse de acuerdo a lo definido en el alcance del mismo, es
decir se deben cumplir las especificaciones de costo, tiempo y calidad previamente definidos.
 A fin de evaluar y detectar posibles modificaciones en el Alcance del Proyecto a medida que
éste va ejecutándose se llevarán a cabo reuniones semanales, en donde participarán todos los
integrantes del Equipo del Proyecto.
 Cuando se presentan una necesidad de cambio en el Alcance del Proyecto es el Gerente del
Proyecto de Socosani S.A. quien evaluará el impacto del mismo e informará al Gerente
General de Socosani S.A para que tenga conocimiento de lo ocurrido.
 La necesidad de un cambio en el Alcance del Proyecto se procesa de acuerdo a lo indicado en
el Proceso de Control de Alcance.
3. ¿Cómo los cambios al alcance, serán identificados y clasificados?
Los cambios al alcance se identifican y clasifican de acuerdo a lo siguiente:
 Sin Impacto: Cuando el cambio no afecta ni el tiempo ni el costo del proyecto.
 Bajo Impacto: Cuando el cambio afecte el tiempo en menos del 5% y el costo en menos del
3% del total del Proyecto.
 Mediano Impacto: Cuando el cambio afecte el tiempo entre el 5% y 10% y el costo entre el
3% y 5%
 Alto Impacto: Cuando el cambio afecta en más del 10% del tiempo y 5% del costo.

El Gerente del Proyecto de Socosani S.A. es el responsable de identificar y clasificar los cambios
solicitados.
El cambio solicitado tendrá que tener el mayor detalle posible con el fin de evitar confusiones, errores
de valoración y asegurar el entendimiento del cambio por ambas organizaciones.
4. Describir cómo los cambios del alcance serán integrados al proyecto:

 El Gerente del Proyecto es responsable de actualizar la EDT y la definición del alcance del
proyecto si es necesario.
 Todos los documentos afectados deberán ser actualizados y revisados en las reuniones de
seguimiento a la ejecución del cambio por el responsable del entregable afectado.
69

 Se gestionará estos cambios en la documentación de modo de registrar los mismos, sus
resultados y las experiencias ganadas.
5. Comentarios adicionales:
En caso se presente algún suceso no contemplado en el presente documento, la solución de éste será
definida por el personal designado por cada empresa, teniendo en cuenta control de cambios.

70

2.3.1.2 PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO

PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA
Versión 1.0
SOCOSANI S.A.
Luis Cáceres – Gerente del Proyecto Consultora SAP
Business One
Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambio en cronograma:
Nombre Cargo Ubicación
Manuel Chalco Gerente del Proyecto Empresa Socosani S.A.
Luis Cáceres Gerente del Proyecto Ventura Consultores S.A.
‐ Consultores SAP Ventura Consultores S.A.

Persona(s) que aprueba(n) requerimiento de cambio de cronograma:
Nombre Cargo Ubicación
Manuel Chalco Gerente del Proyecto Empresa Socosani S.A.
Luis Cáceres Gerente del Proyecto Ventura Consultores S.A.

Razones aceptables para cambios en cronograma del Proyecto:

1. Retraso por disponibilidad de usuarios o recursos de la Empresa Socosani S.A.
2. Acelerar el cronograma para recuperar retrasos.
3. Adecuaciones en el Alcance del Proyecto (cambios al alcance).
4. Cambio por mejoras propuestas por expertos.
5. Retraso por proceso de aprobación de cambios.
6. Ampliación en el alcance del proyecto.
7. Retraso por disponibilidad de materiales de hardware y software.
8. Cambios por mejoras del diseño propuestas por el Jefe de finanzas, Jefe de ventas, Jefe de
compras o Jefe de inventarios

71

Describir cómo calcular y reportar el impacto en el proyecto por el cambio en cronograma:

Para la identificación y cálculo del impacto se tendrá en cuenta los siguientes pasos:
- Identificar las causas y el impacto que modifica el cronograma.
- Analizar cuantitativamente las consecuencias que pueden conllevar a nuestros objetivos
finales del proyecto, debidamente fundamentado.
- Elaborar una propuesta de la modificación del Cronograma precisando las fechas de
modificación.
Para la verificación y aceptación de la propuesta solicitada se tendrá en cuenta lo siguiente:
- La documentación que solicita un cambio deberá ser presentada a las personas autorizadas a
aprobar dichos requerimientos, informando el impacto analizado, junto con sus causas,
consecuencias, plan de respuesta y el cronograma modificado para que proceda a evaluar y
aprobar el cambio.
- El análisis del impacto que varía el cronograma presentado, deberá contemplar el tiempo
incurrido por los recursos comprometidos, con el costo asociado, y si impactan o no en los
cambios de la calidad.
Describir cómo los cambios al cronograma serán administrados:

Los cambios al cronograma se denominarán ampliaciones o reducciones de plazo, según sea el caso.

La persona autorizada a solicitar cambios en el cronograma deberá elevar su solicitud a la persona
autorizada para aprobar el cambio propuesto, sustentando su pedido en forma documentada.

El procedimiento a seguir para aprobar una ampliación o reducción del plazo será el siguiente:

- Dentro de los 7 días calendario posteriores al término de la causal solicitada, la persona
autorizada a solicitar cambios en el cronograma, deberá sustentar su pedido, indicando las
causas que originaron la ampliación o reducción del plazo solicitado, debiendo acompañar,
necesariamente, una propuesta de la modificación del Cronograma precisando las fechas de
modificación y en el que se visualice que la ruta crítica se ha modificado por la causal
solicitada. Esta documentación deberá ser presentada a la persona autorizada para aprobar el
cambio propuesto.
- La persona autorizada para aprobar el cambio propuesto, dentro de los cinco días calendarios
posteriores a la recepción de la solicitud, deberá analizar el pedido y, de encontrarlo
conforme en forma total o parcial deberá emitir la orden de proceder, autorizando el cambio
al cronograma.

72

2.3.1.3 PLAN DE GESTIÓN DE LOS COSTOS

PLAN DE GESTIÓN DE LOS COSTOS
CÓDIGO
Versión 1.0
PROYECTO: PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA
GERENTE: Katherine Delgado ‐ Gerente General Socosani S.A


Socosani S.A.
Luis Cáceres – Gerente del Proyecto
Consultora SAP Business One
I.‐ TIPOS DE ESTIMACIÓN DEL PROYECTO
TIPO DE ESTIMACIÓN MODO DE FORMULACIÓN NIVEL DE PRECISIÓN
Bottom up ‐De abajo hacia arriba
la realiza el Gerente del Proyecto
Socosani por la experiencia que
tiene en proyectos. Indicador del costo (10%‐
Presupuesto (orden de La estimación Análoga (Top 15%), información histórica de
magnitud) Down) se realiza con otro(s) proyectos realizados
proyecto(s) similares ya anteriormente.
desarrollados, en el desarrollo de
módulos que constituyen
entregables.
73

II. UNIDADES DE MEDIDA
TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA
Recurso Personal Costo / hora
Consultoría Costo / hora
III.‐ UMBRALES DE CONTROL
ALCANCE: ACCIÓN A TOMAR SI VARIACIÓN
VARIACIÓN PERMITIDA
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE EXCEDE LO PERMITIDO
Proyecto completo + ‐5 % del valor permitido Investigar variación para tomar

acción correctiva
+ ‐ 5% del valor permitido Monitorear resultados,
Proyecto por entregable comparar costos con reales bajo
presupuesto
IV.‐ METODOS DE MEDICIÓN DE VALOR GANADO
ALCANCE:
MÉTODO DE MEDICIÓN MODO DE MEDICIÓN
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE
Proyecto Completo Valor acumulado Reporte de performance quincenal

V.‐ FORMULAS DE PRONÓSTICO DEL VALOR GANADO
TIPO DE PRONÓSTICO FÓRMULA MODO: QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE
Informe de Performance del
EAC variaciones típicas EAC = BAC / CPI
Proyecto quincenal
Variación del Costo CV = EV – AC Informe quincenal
Variación del Cronograma SV = EV – PV Informe quincenal
NIVELES DE ESTIMACIÓN Y DE CONTROL
ESPECIFICACIÓN DE LOS NIVELES DE DETALLE EN QUE SE EFECTUARÁN LAS ESTIMACIONES Y EL CONTROL DE LOS COSTOS.
TIPO DE ESTIMACIÓN DE COSTOS NIVEL DE ESTIMACIÓN DE COSTOS NIVEL DE CONTROL DE COSTOS
Orden de Magnitud Por Entregable Entregable
Presupuesto Por Entregable Entregable
74

PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS
DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS QUE SE REALIZARÁN DURANTE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.
Estimación de Costos 1. Se estima los costos del proyecto en base al tipo de estimación por
orden de magnitud. Esto se realiza en la planificación del proyecto y
es responsabilidad del Gerente de Proyecto Socosani (pedido de
dinero), y aprobado por el Sponsor (presupuesto definitivo para
inicio del proyecto).
2. La estimación de los costos la utilizaremos para calcular el costo
del proyecto, que servirá como soporte para desarrollar el
presupuesto base. Incluye a nivel de actividades del cronograma y
recursos asociados.
Preparación de Presupuesto 1. Implica sumar los costos estimados de las actividades del
cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una
base de costo total, a fin de medir el desempeño del proyecto en
tiempo y costo.
Control de Costos 1. Sirve para influir sobre los factores que producen cambios en la
línea base, asegurarse que los cambios solicitados sean acordados,
evitar que incluyan cambios incorrectos o no aprobados, actuar para
mantener los costos esperados dentro de los límites(+/‐ 5%)
FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS
DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS QUE SE UTILIZARÁN DURANTE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.
Formatos de Gestión de Costos Descripción
1) Plan de Gestión de Costos Documento que define como se gestionara los costos en el proyecto.
2) Línea de Base de Documento que sirve para medir, monitorear y controlar el

Desempeño del Costo desempeño del costo del proyecto.
Este informe detalla los costos a nivel de las actividades de cada
3) Costeo del Proyecto
entregable.
4) Presupuesto por etapa y Documento que informa los presupuestos que deben manejar por
entregable cada etapa y entregable en el proyecto.

75

Reserva de
% del Subtototal
Costo de contingencia
PRODUCTOS ENTREGABLES Monto Dirección
paquete (5% ) X
total Proyecto
entregable
*Plan de Gestión del Alcance $1,582.44 $79.12 $1,922.00
*Plan de Gestión del Tiempo $1,582.44 $79.12 $1,922.00
*Plan de Gestión de los Costos $1,582.44 $79.12 $1,922.00
* Plan de Gestión de la Calidad $1,582.44 $79.12 $1,922.00
*Plan de Gestión de los Recurso Humanos $1,582.44 $79.12 $1,922.00
* Plan de Gestión de las Comunicaciones $1,582.44 $79.12 $1,922.00
* Plan de Gestión de los Riesgos $1,582.44 $79.12 $1,922.00
* Plan de Gestión de las Adquisiciones $1,582.44 $79.12 $1,922.00
Elaboración de la Línea Base del Alcance del Proyecto $1,582.44 $79.12 $1,922.00
Elaboración de la Línea Base del Tiempo del Proyecto $1,582.44 $79.12 $1,922.00

Proyecto $1,582.44 $79.12 $1,922.00
Reserva de
Contingencia (Total) $8,328.65
Total Presupuesto del
Proyecto $175,340.00

76

2.3.1.4 PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
CÓDIGO
Versión 1.0
PROYECTO: PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA
SOCOSANI S.A.
GERENTE: Katherine Delgado ‐ Gerente General Socosani S.A.
PREPARADO Noelia Benavente FECHA 09 08 13
POR:
Luis Cáceres – Gerente del Proyecto Consultora SAP
Business One
I. POLÍTICA DE CALIDAD DEL PROYECTO
Describir cómo cada uno de los siguientes aspectos de la Gerencia de la Calidad será manejado en
este proyecto

PLANIFICAR LA CALIDAD
(Explicar y sustentar cómo se ha elaborado el presente plan de gestión de calidad)

El presente plan se ha elaborado según la Metodología ASAP versión 7.0. y los requisitos exigidos
por los jefes de ventas, finanzas, compras e inventarios para la implementación del sistema.

Política de Calidad de la Empresa:

Asegurar a nuestros clientes la plena satisfacción de sus necesidades y requisitos, buscando y
desarrollando al máximo la calidad de nuestros productos y servicios prestados, lo que significa:

- Adaptar el producto a las especificaciones y estándares requeridos por el cliente.
- Cumplir estrictamente los requisitos acordados con el cliente.
- Cumplir los plazos acordados, asignando profesionales idóneos a los proyectos.
- Lograr soluciones libre de errores.

La política de calidad se implementa a través de los procedimientos de Aseguramiento y Control de
Calidad de la Metodología de ASAP versión 7.0., la cual está enfocada en buscar la satisfacción de
los requisitos acordados con los principales interesados y la mejora continua del ciclo de desarrollo
e implementación del sistema.

CONTROL DE LA CALIDAD
El cumplimiento de la calidad conduce a la verificación de los productos entregados con respecto al
cumplimiento de los criterios de aceptación establecidos, los objetivos propuestos y la satisfacción
del cliente, para ello se cuenta con controles como son las siguientes pruebas:

77

- Solicitud de certificado de calidad de la empresa proveedora de hardware
- Solicitud de certificado de calidad de la empresa proveedora de software
- Solicitud de certificado de calidad de consultora

- Documento Business BluePrint de ventas
- Documento Business BluePrint de compras
- Documento Business BluePrint de finanzas
- Documento Business BluePrint de inventarios
- Pruebas unitarias del módulo de ventas
- Pruebas unitarias del módulo de compras
- Pruebas unitarias del módulo de finanzas
- Pruebas unitarias del módulo de inventarios
- Pruebas integrales
- Verificación del levantamiento de no conformidades

Con la ejecución de estos controles se supervisará que los principales entregables cumplan con los
estándares definidos para el proyecto.

NORMAS DE CONTROL DE CALIDAD

El proyecto y sus entregables deberán cumplir con las siguientes normas:

- Guía del PMBOK 4ta Edición
- Metodología ASAP Versión 7.0.
- Estándares de Calidad de la Empresa Socosani S.A.
- Norma Técnica Peruana Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de
la información (NTP‐ISO/IEC 17799)

78

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
(Explicar cómo se va a realizar el proceso de aseguramiento de calidad)

El aseguramiento de la calidad se realizará mediante la técnica de auditorías de calidad a las etapas
del proyecto.
BBP
Se realizarán cuatro (04) auditorías de calidad durante la etapa de BBP. El líder de aseguramiento de
calidad realizará una auditoria por cada módulo.
Realización
En la etapa de realización se realizarán dos (02) auditorías por cada módulo.
Preparación final
Se efectuará una (01) auditoría de calidad a cargo del líder del control de calidad
Go Live
Se efectuará una (01) auditoría de calidad a cargo del Líder de control de Calidad, para cada
módulo.
Los resultados de las auditorias serán procesados y formalizados a través de Solicitudes de Cambio.
Los responsables de las auditorias basaran su evaluación en los antecedentes de referencia que
aporte el proyecto (procedimientos, especificaciones técnicas, sin excluir otros documentos del
proyecto) además de los manuales y recomendaciones de proveedores.

MEJORAMIENTO CONTINUO
(Explicar cómo se va a realizar el proceso de mejoramiento continuo)

La empresa está comprometida con el principio de mejoramiento continuo a lo largo de toda la
duración del proyecto y con ese fin, se asegura que las oportunidades de mejoramiento detectadas
sean analizadas y corregidas
Los responsables de aseguramiento de calidad del proyecto serán responsables de facilitar el
proceso de mejoramiento continuo.
A raíz de las evaluaciones que realiza el personal de aseguramiento de calidad se tomara la decisión
junto con el gerente del proyecto Socosani S.A. de eliminar aquellas actividades que no generen
valor.

Las oportunidades de mejora continua generalmente pueden presentarse en:
 Auditoria Internas.
 Reporte de No Conformidades
 Información/sugerencias provistas del personal del proyecto quienes pueden contribuir a
simplificar, realzar o mejorar la gestión de Calidad del proyecto

79

II. LÍNEA BASE DE CALIDAD DEL PROYECTO
Especificar los factores de calidad relevantes para el producto y para la gestión del proyecto.
FACTOR DE FRECUENCIA Y FRECUENCIA Y
OBJETIVO DE MÉTRICA A
CALIDAD MOMENTO DE MOMENTO
CALIDAD UTILIZAR
RELEVANTE MEDICIÓN DE REPORTE
Indicador de Semanal Reporte semanal
CPI >= 1
Rendimiento del costos
proyecto Indicador de Semanal Reporte semanal
SPI >= 1
cronograma
Durante la etapa Reporte único:
Especificaciones
de BBP Gestión Documentación BBP
Cumplimiento 100% del Business
de Ventas Gestión de Ventas
BluePrint.

Reporte único:
Especificaciones Durante la etapa
Documentación BBP
Cumplimiento 100% del Business de BBP Gestión
Gestión de compras.
BluePrint. de compras

Reporte único:
Especificaciones Durante la etapa
Documentación BBP
Cumplimiento 100% del Business de BBP Gestión
Gestión de finanzas
BluePrint. de finanzas

Especificaciones
de BBP Documentación BBP
Cumplimiento 100% del Business
inventarios de Control de Calidad
BluePrint.
BBP inventarios.
Durante la etapa Una vez culminada la
Configuración del
Cumplimiento 100% de realización y configuración del
sistema
diseño sistema
Formación del % de Personal Al inicio del
95% Al Inicio del Proyecto
personal capacitado Proyecto
Durante la etapa
Reporte único:
de realización y
Informe final Pruebas
diseño de
Cumplimiento 100% Pruebas unitarias. unitarias Gestión de
Gestión de
Ventas
Ventas

de realización y Informe final Pruebas
Cumplimiento 100% Pruebas unitarias diseño de unitarias Gestión de
Gestión de compras.
compras
de realización y Informe final Pruebas
Cumplimiento 100% Pruebas unitarias
diseño de unitarias Gestión de
Gestión de finanzas
80

finanzas
Reporte único:
Durante la etapa
Informe final de
de realización y
Control de Calidad
Cumplimiento 100% Pruebas unitarias diseño de
Pruebas unitarias
gestión de
inventarios.
inventarios

Reporte único:
Durante la etapa
Migración de Informe de migración
Aprobación 100% de preparación
datos masiva de datos
final

Durante la etapa
Lista de Reporte único:
de puesta en
Cumplimiento 100% incidencias Informe de puesta en
marcha y
cerradas marcha y soporte
soporte
II.‐ MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD
Especificar para cada paquete de trabajo si existe un estándar o norma de calidad aplicable a su
elaboración.
Estándar o
Paquete de norma de Actividades de
Actividades de Control
Trabajo calidad Prevención
aplicable
Verificar que actividades se
Análisis y revisión de van cumpliendo de acuerdo
Plan de Dirección Estándar PMI
Términos de Referencia al Plan para la dirección del
del Proyecto
con patrocinador proyecto conjuntamente con
el patrocinador
Evaluar lecciones
Plan de Gestión Estándar PMI aprendidas de proyectos Aprobación por patrocinador
del Alcance similares, relacionadas a
la gestión del alcance
Evaluar lecciones
Plan de Gestión
Estándar PMI aprendidas de proyectos Aprobación por patrocinador
del Tiempo
similares, relacionadas a

la gestión del cronograma
Evaluar lecciones
Plan de Gestión de
Estándar PMI aprendidas de proyectos Aprobación por patrocinador
los Costos

la gestión de costos
Evaluar lecciones
Plan de Gestión de Estándar PMI aprendidas de proyectos Aprobación por patrocinador
la Calidad similares, relacionadas a
la gestión de calidad
Plan de Gestión de Estándar PMI
Aprobación por patrocinador
los Recursos Evaluar lecciones
81

Humanos aprendidas de proyectos
similares
Utilizar herramientas
como juicio de expertos
Evaluar lecciones
Plan de Gestión de aprendidas de proyectos Aprobación por patrocinador
Estándar PMI
las similares, relacionadas a

Comunicaciones la gestión de
comunicaciones
Evaluar lecciones
Plan de Gestión de Aprobación por patrocinador
Estándar PMI aprendidas de proyectos
los Riesgos

la gestión de riesgos
Evaluar lecciones
Plan de Gestión de aprendidas de proyectos Aprobación por patrocinador
Estándar PMI
las Adquisiciones similares, relacionadas a

la gestión de
adquisiciones
Reuniones para la
Elaboración de la
recopilación de datos
Línea Base del
Estándar PMI iniciales y recolección de Aprobación por patrocinador
Alcance del
información de otros
Proyecto
proyectos, lecciones

aprendidas.
Reuniones para la
Elaboración de la recopilación de datos
Línea Base del Estándar PMI iniciales y recolección de Aprobación por patrocinador
Tiempo Proyecto información de otros
aprendidas.
Reuniones para la
Elaboración de la recopilación de datos
Línea Base del Estándar PMI iniciales y recolección de Aprobación por patrocinador
Costo del Proyecto información de otros
aprendidas.
Análisis y revisión de
Reportes de
Estándar PMI Términos de Referencia
Desempeño del Aprobación por patrocinador
con patrocinador
Proyecto

Reportes de
Estándar PMI Términos de Referencia
Estado del Valor Aprobación por patrocinador
con patrocinador
Ganado

Solicitudes de Estándar PMI Análisis y revisión de Aprobación por patrocinador
82

Cambio Términos de Referencia
con patrocinador
Verificar que actividades se
van cumpliendo de acuerdo
Acta de Cierre del Estándar PMI Términos de Referencia
al plan para la dirección del
Proyecto con patrocinador
proyecto conjuntamente con

el patrocinador
INFORME DE PREPARACIÓN DEL PROYECTO
Certificados de Solicitar y verificar Verificación del certificado
Instalación de
calidad de autenticidad de de calidad por el área de
hardware
equipos certificados compras
Instalación del Solicitar y verificar Verificación del certificado
Certificado de
software y autenticidad de de calidad por el área de
consultora
licencias certificados compras
DOCUMENTO BUSINESS BLUEPRINT
Revisión estándar
Análisis de la Metodología
Reuniones de Verificación por jefes de área
organización ASAP
seguimiento
Procesos de Revisión estándar Verificación por jefes de área
Metodología
negocio Reuniones de
ASAP
seguimiento
Revisión estándar Verificación de definición
Metodología autorizaciones para el uso
Roles Reuniones de
ASAP del sistema
seguimiento
CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA
Metodología Asegurar aprobación y
Configuración Verificación de Configuración
ASAP entendimiento de
básica (Baseline) básica
Business BluePrint
Metodología Asegurar aprobación y
Configuración Verificación de Configuración
ASAP entendimiento de
Final final
Business BluePrint
Definir las Asegurar aprobación y Verificación de
autorizaciones del Metodología entendimiento de autorizaciones del sistema
sistema para los ASAP Business BluePrint para todos los usuarios
usuarios funcionales
INFORME DE EJECUCIÓN DE PRUEBAS
Comunicar y asegurar
Metodología
Pruebas unitarias entendimiento de plan de
ASAP Auditoria de aseguramiento
pruebas
de calidad del proceso e
Comunicar y asegurar
Metodología ejecución de pruebas
Pruebas integrales entendimiento de plan de
ASAP
pruebas
DOCUMENTACIÓN Metodología Definir claramente los Revisar la información de
DEL SISTEMA ASAP temas a incorporar en la cada transacción y módulo
83

PARA EL USUARIO documentación del
sistema para el usuario
INFORME DE
Preparación de base de
MIGRACIÓN Metodología Controlar el estado de
datos en el sistema
MASIVA DE ASAP migración de datos
satélite
DATOS
INFORME DE Comunicar masivamente
Metodología Controlar asistencia de
FORMACIÓN DE el plan de capacitación a
ASAP usuarios a capacitaciones
LOS USUARIOS los usuarios
INFORME DE PUESTA EN MARCHA Y SOPORTE
Soporte al entorno Metodología
Comunicar a todos los
productivo ASAP
usuarios el estado de la Verificación del cierre de
Listas de
Metodología etapa de puesta en incidencias reportadas
incidencias
ASAP marcha y soporte
cerradas

IV. ORGANIGRAMA PARA LA CALIDAD DEL PROYECTO

Gerente de
Consultoría SAP
Business One
Jefe
QA ‐ QC
Líder de
Aseguramiento de Líder de Control de
Calidad QA Calidad QC

84

V. ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD
Especificar los roles que serán necesarios para desarrollar los entregables y actividades de
gestión de la calidad. Comprende: objetivos, funciones, niveles de autoridad, a quien reporta, a
quien supervisa, requisitos de conocimientos, habilidades, y experiencia para desempeñar el rol

Gerencia de Consultor Objetivos del rol:
SAP Business One Gestionar operativamente la calidad.

Funciones del rol:
Participa en la Elaboración del Plan para la Dirección del Proyecto.
Participa en la elaboración del entregable.
Es responsable de cada uno de los entregables, para lo cual es
requerida su firma.
Supervisa el proceso de capacitación.
Dirige la elaboración de los entregables.
Ejecuta los cambios aprobados a ser implementados en el
Proyecto.

Aprueba el Plan de Gestión de Calidad y vela por su cumplimiento.
Niveles de autoridad :
Supervisa el cumplimiento de entregables al equipo de proyecto

Reporta a: Patrocinador
Supervisa a: Equipo del proyecto

Requisitos de conocimientos:
 Experiencia mínima de 4 años como Gerente de Servicios
y/o Gerente de Proyectos de implementación de Business
One.
 Conocimientos: PMI, CMMI, ITIL; de preferencia con
estudios de especialización en Gerencia de Servicios.
 Inglés: escritura, lectura y conversacional (Nivel avanzado)

Disponibilidad: lunes a Viernes de 8:00 am a 6:00 pm

Requisitos de habilidades:
 Habilidad para organizar, administrar y controlar y
motivar personal, orientando sus capacidades hacia los
resultados.
 Integrar el uso de Tecnologías de Información a su
trabajo y organizarla ordenadamente.
 Alta capacidad de negociación.

Requisitos de experiencia:
 Con certificación ERP SAP Business One .
 Experiencia en Proyectos de Implementación de SAP
Business One no menor de 5 años.
 Experiencia en puestos gerenciales mínima de 3 años.
85

Jefe QA ‐ QC Objetivos del rol:
Gestionar operativamente la calidad.

Funciones del rol:
Aseguramiento y mejoramiento de la Calidad, Revisar estándares,
revisar entregables, aceptar entregables o disponer su reproceso,
deliberar para generar acciones correctivas, aplicar acciones
correctivas. Así mismo es responsable de la revisión del plan de

gestión de calidad.
Monitorear el cumplimiento de protocolos del proyecto,
verificando el cumplimiento de los estándares de calidad,
Organiza y dirige a su equipo de trabajo.

Reporta a: Gerencia de consultor SAP Business One
Supervisa a: Equipo QA‐QC

Gestión de Proyectos
Conocimiento y base de datos tales como (MySQL, Oracle o
PostgreSQL
Conocimiento en implementación de SAP Business One
Conocimiento en ISO 9001
Conocimiento en herramientas de calidad


Liderazgo, habilidades comunicativas, Solución de Conflictos.

6 años de experiencia en el cargo

Líder de Control de Objetivos del rol:
Calidad Supervisa y monitorea las actividades desarrolladas durante la
Elaborar los protocolos de control de calidad.

Funciones del rol:
‐ Escribir y ejecutar planes de pruebas unitarias, matrices de Caso de
Uso de Pruebas y pruebas de integración de acuerdo a las
especificaciones técnicas del producto.
‐ Analizar y preparar data de prueba, proponer mejoras al sistema,
retroalimentar al equipo de desarrollo con el reporte de errores y
fallas

Reporta a: Jefe QA ‐QC
86

 Egresado de Ingeniería de Sistemas y/o Informática.
 Conocimiento y experiencia a nivel intermedio de base de
datos tales como (MySQL, Oracle o PostgreSQL).
 Conocimiento de implementación de SAP Business One
 Conocimiento en ISO 9001

Habilidades comunicativas, Solución de Conflictos, analítico.

Experiencia de al menos 03 año realizando Testing /Control de

Calidad de sistemas de información.

Líder Objetivos del rol:
Aseguramiento de Elaborar el plan de gestión de calidad y realizar seguimiento a su
la Calidad cumplimiento.
Funciones del rol:
 Auditar los procesos desarrollados durante el proyecto,
Asegurar el cumplimiento de los estándares y procesos
alrededor de las pruebas.
 Trabajar con los equipos de desarrollo cumpliendo con la
implementación del ciclo de vida del desarrollo de Software
(SDLC).
 Administrar los certificados de calidad de materiales y
certificados de calibración de equipos
 Auditar la vigencia de procedimientos, drawings y otros
documentos de control utilizados en el proyecto
Reporta a: Gerente del proyecto.


Habilidades comunicativas, planificación y control; analítico

 Experiencia mínima de 3 años como Ingeniero de Calidad e
aplicaciones y servicios para usuarios finales (Deseable

experiencia como desarrollador)

87

2.3.1.5 PLAN DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Gestión de Recursos Humanos
CÓDIGO PGRRHH
GERENTE DEL Manuel Chalco – Gerente del Proyecto Socosani S.A.
PROYECTO:

Socosani S.A.
I. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

88

NOMBRE DEL ROL Gerencia General Socosani
S.A.(Patrocinador)
OBJETIVOS DEL ROL:
Autorizar el cumplimiento de las actividades y trabajos que le correspondan como

representante legal de Socosani S.A.
RESPONSABILIDADES: Temas puntuales por los cuales es responsable (¿de qué es responsable?).
 Revisar todos los documentos entregados al Patrocinador.

FUNCIONES: Funciones específicas que debe cumplir (¿qué debe realizar para lograr sus objetivos y cubrir
sus responsabilidades?).
Para el Proyecto:
‐ Autorizar el Acta de Constitución del Proyecto y el Plan para la Dirección del Proyecto.
‐Participarán en las reuniones de dirección internos del proyecto (si así se requiere)
NIVELES DE AUTORIDAD: Qué decisiones puede tomar con relación al alcance, tiempo, costo, calidad,
rrhh y materiales, planes y programas, informes y entregables, adquisiciones, contratos, proveedores,
etc.
Tiene capacidad de decisión en cambios y modificaciones de la metodología a utilizar en el
proyecto.
Aprueba los entregables.
Reporta a: Directorio Socosani S.A.
REQUISITOS DEL ROL: Qué requisitos deben cumplir las personas que asuman el rol.
CONOCIMIENTOS: qué temas, materias, o Profesional con estudios de postgrado

Especialidades debe conocer, manejar o (maestría) , con las siguientes capacidades:
dominar.  Administración.
 Gestión de Recursos.
Cargo de confianza del Directorio.
Capacidad Directiva, Toma de Decisiones,

HABILIDADES: qué habilidades específicas Gerenciamiento y Negociación a alto Nivel,
debe poseer y en qué grado. Administración de personal y Delegación de
funciones
EXPERIENCIA: qué experiencia debe tener, Experiencia de 5 años en cargos directivos y

sobre qué temas o situaciones, y de qué nivel. con categoría de Gestión.
ACTITUDES  Liderazgo
 Actitud de desarrollo y proactividad
Empatía y Responsabilidad.
Determinación en Toma de decisiones
OTROS: otros requisitos especiales tales Buen estado de salud

como género, edad, nacionalidad, estado
de salud, condiciones físicas, etc
89

NOMBRE DEL ROL Gerente del Proyecto Socosani S.A.
OBJETIVOS DEL ROL:
Evaluar permanentemente el cumplimiento de las actividades programadas del proyecto.
Seleccionar objetivamente el personal del proyecto, de acuerdo a perfiles descritos.
Planifica, organiza, dirige y controla los recursos a su cargo, satisfaciendo los requisitos de
costo, tiempo y de carácter técnico.
 Participa en la elaboración del Plan para la Dirección del Proyecto, del cual es responsable.
 Es responsable de cada uno de los entregables, para lo cual es requerida su firma.
 Cumplir con los objetivos del proyecto bajo requerimientos de costo, tiempo y calidad.
 Coordinar con el equipo del proyecto durante las etapas del mismo.
 Tomar decisiones.
 Firmar aprobaciones
 Aprobar el cierre del proyecto

 Revisar la Declaración de Trabajo y las responsabilidades contractuales de ambas partes
con el Gerente de Proyecto de SAP Business One. Evaluará en conjunto si fuese
necesario ajustar plazos, actividades, recursos y costos que impacten en el proyecto.
 Mantener las comunicaciones del proyecto a través del Gerente de Proyecto de SAP
Business One.
 Asistir en el logro del establecimiento del ambiente del proyecto.
 Aprobar los estándares de documentación y de procedimiento para los Materiales
Entregables.
 Participar en el análisis de Riesgos y Calidad del Proyecto.
 Informar al Gerente General.
 Participar proactivamente en el liderazgo y control de la ejecución del proyecto.
 Trabajar con el Gerente de Proyecto de SAP Business One para verificar el progreso con
relación al Plan para la Dirección del Proyecto y cualquier problema pendiente deberá
ser tratado, asignado y resuelto.
 Realizar reuniones de estado del proyecto, programadas con regularidad.
 Priorizar y controlar los requerimientos en el marco de la eficiencia; eficacia y
economicidad del proyecto.
 Verificar que los distintos componentes del proyecto, tanto aquellos que están bajo
control de la Gerencia de Proyecto, como aquellos que no lo están, estén disponibles en
tiempo y forma. No se debe asumir que los distintos componentes del proyecto
encajarán por sí solos sin guía o interacción.
 Revisar y convalidar los Informes de Estado Mensual.

90

 Resolver las desviaciones del programa estimado, que puedan ser causadas por
Socosani.
 Administrar el Procedimiento de Control de Cambios del Proyecto con el Gerente de
Proyecto de SAP Business One.
 Evaluar y coordinar la asignación de recursos adicionales necesarios.
 Capacidad de planeación general de todos los recursos involucrados.
rrhh y materiales, planes y programas, informes y entregables, adquisiciones, contratos, proveedores,
etc.
Su nivel de autoridad implica que puede hacer modificaciones al costo, tiempo, calidad,
adquisiciones , contratos y proveedores.
 Firma contratos.
 Revisa y aprueba informes de entregables antes de llegar a las manos del patrocinador,
así como de recibir los informes que semanalmente elabora la gerencia proyectos SAP
Business One.
 Negocia con proveedores, toma decisiones de adquisiciones y contratos.
 Ejerce autoridad sobre el personal que conforma el proyecto.
Reporta a: Gerente General.
Administrador, Ingeniero (Colegiado) con las
siguientes capacidades:
 Desarrollo curricular.
CONOCIMIENTOS: qué temas, materias, o
 Administración de recursos humanos.
Especialidades debe conocer, manejar o dominar.  Conocimiento en gestión de proyectos
siguiendo los estándares del PMI.
Habilidad para organizar.
HABILIDADES: qué habilidades específicas debe
Liderazgo y comunicación asertiva.
poseer y en qué grado.
Empoderamiento
Habilidad para anteponerse a los hechos.
Experiencia no menor de 05 años en :
Elaboración y dirección de Proyectos.
EXPERIENCIA: qué experiencia debe tener, sobre
qué temas o situaciones, y de qué nivel. Negociación multinivel y solución de
conflictos.
OTROS: otros requisitos especiales tales como Buen estado de salud.

género, edad, nacionalidad, estado de salud,
condiciones físicas, etc. Licencia de conducir.

91

NOMBRE DEL ROL Gerente de Proyecto Consultor SAP
OBJETIVOS DEL ROL:

Evaluar permanentemente el cumplimiento de las actividades programadas del proyecto.
Seleccionar objetivamente el personal del proyecto, de acuerdo a perfiles descritos. Planifica,
organiza, dirige y controla los recursos a su cargo, satisfaciendo los requisitos de costo, tiempo
y de carácter técnico.

 Participa en la Elaboración del Plan para la Dirección del Proyecto.
 Participa en la elaboración del entregable.
• Es responsable de cada uno de los entregables, para lo cual es requerida su firma.
 Participa en la Elaboración de los Informes de Capacitación y en los Informes de
Asistencia Técnico empresariales.
 Supervisa el proceso de capacitación.
 Dirige la elaboración de los entregables.
 Ejecuta los cambios aprobados a ser implementados en el Proyecto.

 Responsable de la entrega general de documentos a entregar por parte de SAP Business
One incluyendo los de los equipos técnico y funcional
 Planificar y ejecutar el proyecto en todas sus etapas
 Revisión semanal del estado del proyecto, especificar acciones para completar las
actividades pendientes/retrasadas
 Responsable de las referencias de los documentos a entregar
 Administrar cambios con los respectivos procedimientos de control
 Participar en reuniones requeridas durante la ejecución del proyecto
 Preparar y enviar informes mensuales sobre el progreso del proyecto para el
patrocinador del proyecto
 Asegura el cumplimiento con los procesos y la metodología de implementación
 Certifica y entrega documentos listos para ser distribuidos
 Institucionaliza los Procesos Regulares de Retroalimentación SAP Business One
 Administra y controla todos los recursos SAP Business One asignados al proyecto
 Responde por la correcta marcha del proyecto, asegurando de entregar la solución
rhh y materiales, planes y programas, informes y entregables, adquisiciones, contratos, proveedores, etc.

92

 Revisa y aprueba informes de entregables antes de llegar a las manos del Gerente de
Proyecto Socosani, así como de recibir los informes que semanalmente elabora la
gerencia proyectos SAP Business One .
 Solicita autorización sobre cambios requeridos.
 Prepara propuestas y solicita cambios al Gerente de Proyecto.
 Prepara Informes de avance del proyecto.
Reporta a: Gerente General Socosani, Gerente de Proyecto
Socosani.
Ingeniero Industrial, Sistemas con las siguientes
capacidades:
 Experiencia mínima de 4 años como Gerente
Especialidades debe conocer, manejar o de Servicios y/o Gerente de Proyectos de
dominar. implementación de Business One.
 Conocimientos: PMI, CMMI, ITIL; de
preferencia con estudios de especialización
en Gerencia de Servicios.
 Inglés: escritura, lectura y conversacional
(Nivel medio ‐ avanzado).
 Habilidad para organizar, administrar y
controlar y motivar personal, orientando
HABILIDADES: qué habilidades específicas sus capacidades hacia los resultados.
debe poseer y en qué grado.  Integrar el uso de Tecnologías de
Información a su trabajo y organizarla
ordenadamente.
 Alta capacidad de negociación
 Experiencia en Proyectos de Implementación
de SAP Business One no menor de 5 años.
EXPERIENCIA: qué experiencia debe tener,
 Experiencia en puestos gerenciales mínima
sobre qué temas o situaciones, y de qué nivel.
de 3 años.
 Liderazgo, Coaching.
 Manejo de Personal.
ACTITUDES  Actitud de servicio al cliente.
 Comunicación efectiva.
 Proactivo/a y capaz de asumir
compromisos (cumplir plazos de entrega).
OTROS: otros requisitos especiales tales  Buen estado de salud.
como género, edad, nacionalidad, estado de  Licencia de conducir.
salud, condiciones físicas, etc.

93

NOMBRE DEL ROL Jefes Funcionales (Finanzas, Compras, Ventas y
Almacén)
OBJETIVOS DEL ROL:
Evaluar permanentemente el cumplimiento de las actividades relacionadas de s u

área con el proyecto. Planificar, organizar, ejecutar, coordinar y controlar la gestión administrativa
de los recursos del área en el desarrollo del proyecto y de acuerdo a las políticas de Socosani.
 Ejecuta los cambios aprobados a ser implementados en el Proyecto.
 .Administración adecuada de los bienes y servicios para el proyecto.
 Cumplir con los objetivos del proyecto.
 Supervisa el proceso de capacitación.
 Coordinar con sus subalternos durante la ejecución del proyecto.
 Revisión semanal del estado del proyecto, especificar acciones para completar las
actividades pendientes/retrasadas
 Responsable de obtener las claves de autorización de los procesos de negocio para
habilitar la solución en cada de una de las áreas de responsabilidad
 Resolver los asuntos relacionados con la Integración de los casos de negocio.
 Participar y Conducir reuniones del Área.

 Coordinar con el equipo de consultores de SAP Business One con el fin de diseñar y
plasmar las respectivas soluciones de procesos a implementar de acuerdo a las
necesidades
 Ofrecer los suficientes datos e información de los procesos empresariales y
organizacionales para que los consultores SAP Business One puedan diseñar las
soluciones adecuadas para asegurar el alcance del Proyecto acordado
 Monitorear y Revisar las actividades del Proyecto, asignar tareas semanales a cada uno de
los miembros de integrantes de su equipo.

No tiene capacidad de decisión en la modificación de alcance, tiempo, costo y calidad del
proyecto. Prepara propuestas y solicita cambios al Gerente de proyecto.
94

Reporta a: Gerente de proyecto Socosani
Ingeniero Industrial, Administrador de

empresas, Economista o carreras afines con
las siguientes capacidades:
 Administración de recursos y logística.
Especialidades debe conocer, manejar o dominar.
 Distribución.
 Presupuestos.
 Supervisión, monitoreo, planificación.
 Conocimiento en gestión de proyectos
 Capacidad de análisis y síntesis
 Negociación, coordinación y liderazgo
Preparación de informes y documentos
HABILIDADES: qué habilidades específicas debe
Habilidad para organización.
poseer y en qué grado.
 Habilidad para anteponerse a los
hechos.
EXPERIENCIA: qué experiencia debe tener, sobre Experiencia no menor de 03 años en puestos
qué temas o situaciones, y de qué nivel. similares.
ACTITUDES  Respeto e iniciativa

 Actitud de desarrollo y
proactividad para trabajo activo en
equipo.
 Empatía, Responsabilidad y
Determinación para el cumplimiento
de objetivos propuestos.
OTROS: otros requisitos especiales tales como  Buen estado de salud. Licencia de

género, edad, nacionalidad, estado de salud, conducir.
condiciones físicas, etc.

95

NOMBRE DEL ROL Consultores SAP Business One
OBJETIVOS DEL ROL:

Parametrizar y adecuar los módulos de SAP Business One .
Analizar y desarrollar los requerimientos, especificaciones y necesidades de los clientes del
módulo.
 Responsable de la implantación del módulo.
 Elaboración de requerimientos técnicos, pruebas unitarias y de integración.
 Definición de usuarios y roles, entrenamiento a usuarios finales y soporte.

 Modelar la solución definida para cada una de las fases de su responsabilidad.
 Identificar y clarificar los casos de uso, así como reportar los requerimientos necesarios
para el diseño de las soluciones.
 Realizar las acciones necesarias para resolver eventos funcionales y de integración
 Colaborar con las especificaciones de los desarrollos requeridos en el proyecto
rrhh y materiales, planes y programas, informes y entregables, adquisiciones, contratos, proveedores, etc.
Tiene capacidad para decidir acerca de los niveles de logro y calificar a beneficiarios,
información que será útil para la elaboración de informes de entregables.
Reporta a: Gerente Proyecto SAP Business One, QA SAP
Business One
96

Ingeniero Industrial, Ingeniero de Sistemas
con las siguientes capacidades:
 Conocimiento en implementación de
CONOCIMIENTOS: qué temas, materias, o soluciones SAP Business One.
 Conocimiento de metodología SAP
Especialidades debe conocer, manejar o dominar. Business One.
 Certificaciones oficiales de SAP Business
One.
 Nociones básicas de ABAP 4.
HABILIDADES: qué habilidades específicas debe  Habilidades comunicacionales.
poseer y en qué grado.  Capacidad de adaptación a diferentes
entornos de trabajo.
 Personalidad dinámica y proactiva.
 Capacidad de trabajo en equipo.
 Capacidad de análisis.
EXPERIENCIA: qué experiencia debe tener, sobre Experiencia no menor a 03 años en

qué temas o situaciones, y de qué nivel. consultoría SAP Business One.

OTROS: otros requisitos especiales tales como
género, edad, nacionalidad, estado de salud, Buen estado de salud.
condiciones físicas, etc.

97

NOMBRE DEL ROL Analistas TI
OBJETIVOS DEL ROL:
Son los responsables de garantizar que el knowhow técnico y aspectos internos de
funcionamiento sean adquiridas desde el consultor. Un correcto entendimiento del Diseño de la
Solución del ERP les permitirá tener un correcto entendimiento de las configuraciones realizadas
y del soporte técnico que eventualmente prestarán a la organización.

 Participar en la configuración del sistema con el fin de asistir a los usuarios claves en la
prueba del sistema.
 Verificar que los Usuarios Claves revisen y aprueben el resultado de las conversiones de
datos.
 Obtener la aprobación del sistema y asegurarse de que todos los aspectos críticos para
una exitosa puesta en marcha hayan sido resueltos, elevando a la Gerencia de Proyecto
cualquier observación al respecto.
 Apoyo a los usuarios claves para el entendimiento y completitud de información de los
aspectos técnicos delos BBPs.
 Asistir al consultor en la interpretación y especificación de requerimientos funcionales
para el seguimiento delos desarrollos.
 Apoyo en Seguimiento de la depuración de datos en planillas de carga.
 Verificar que los Usuarios Claves revisen y aprueben el resultado de las conversiones de
datos.
 Ejecutar junto a los Usuarios Claves:
o La documentación de todo tipo de parametrización que realicen.
o El análisis de los reportes estándar de la aplicación.
o Las pruebas unitarias e integrales, su registro y documentación.

 Asistir a los usuarios clave en la necesidad de adecuar los procesos a la funcionalidad
estándar.
 Controlar de calidad de la parametrización, pruebas, y su documentación
 Controlar la calidad de los desarrollos, informando a los Consultores de los problemas
detectados
 Asistir al usuario clave en la identificación de todos los casos de prueba y particularidades
de los distintos procesos de negocio para asegurarse de cubrir los requerimientos de los
distintos sectores de Socosani.

98

 Brindar el soporte necesario a los usuarios claves en la confección de manuales,
procedimientos y todo el material necesario para una adecuada capacitación a usuarios
finales
 Brindar el apoyo necesario a los Usuarios Claves en la puesta a punto del sistema.
 Colaborar en la elaboración del plan de carga inicial.
 Participar en la definición de la estrategia de Puesta en Marcha.
 Obtener la aprobación del sistema y asegurarse de que todos los aspectos críticos para
una exitosa puesta en marcha hayan sido resueltos, elevando a la Gerencia de Proyecto
cualquier observación al respecto.
No tiene capacidad de decisión en las modificatorias en relación de alcance, tiempo, costo y
calidad del proyecto.
No Ejerce autoridad sobre ningún puesto.
Reporta a: Gerente Proyecto SAP Business One / QA SAP
Business One
Estudios de Ingeniería
Industrial/Sistemas/Informática o Técnico
Especialidades debe conocer, manejar o
dominar. graduado con habilidad de manejo en :
 Softwares operativos( Oracle, Circle, NetBean,
Visual Basic)
 Habilidades comunicacionales.
HABILIDADES: qué habilidades específicas
 Capacidad de adaptación a diferentes
debe poseer y en qué grado.
entornos de trabajo.
 Personalidad dinámica y proactiva.
 Capacidad de trabajo en equipo.
 Capacidad de análisis.
EXPERIENCIA: qué experiencia debe tener,
sobre qué temas o situaciones, y de qué nivel. Experiencia de 02 años en el cargo.
 Orientada a logro de objetivos y tareas
ACTITUDES  Manejo reservado de información
 Compromiso, Respeto e iniciativa.
OTROS: otros requisitos especiales tales Buen estado de salud.
como género, edad, nacionalidad, estado Licencia de conducir.
de salud, condiciones físicas, etc.
99

IV. ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD
Especificar los roles que serán necesarios para desarrollar los entregables y actividades de
gestión de la calidad. Comprende: objetivos, funciones, niveles de autoridad, a quien reporta, a
quien supervisa, requisitos de conocimientos, habilidades, y experiencia para desempeñar el rol

Gerencia de Consultor Objetivos del rol:
SAP Business One Gestionar operativamente la calidad.

Funciones del rol:
Participa en la Elaboración del Plan para la Dirección del Proyecto.
Participa en la elaboración del entregable.
Es responsable de cada uno de los entregables, para lo cual es
requerida su firma.
Supervisa el proceso de capacitación.
Dirige la elaboración de los entregables.
Ejecuta los cambios aprobados a ser implementados en el
Proyecto.
Aprueba el Plan de gestión de Calidad y vela por su cumplimiento
Supervisa el cumplimiento de entregables al equipo de proyecto

Reporta a: Patrocinador
Supervisa a: Equipo del proyecto

 Experiencia mínima de 4 años como Gerente de Servicios
y/o Gerente de Proyectos de implementación de Business
One.
 Conocimientos: PMI, CMMI, ITIL; de preferencia con
estudios de especialización en Gerencia de Servicios.
Inglés: escritura, lectura y conversacional (Nivel avanzado)


 Habilidad para organizar, administrar y controlar y
motivar personal, orientando sus capacidades hacia los
resultados.
 Integrar el uso de Tecnologías de Información a su
trabajo y organizarla ordenadamente.
 Alta capacidad de negociación

 Con certificación ERP SAP Business One .
 Experiencia en Proyectos de Implementación de SAP
Business One no menor de 5 años.
 Experiencia en puestos gerenciales mínima de 3 años.
100

Jefe QA ‐ QC Objetivos del rol:
Gestionar operativamente la calidad.

Funciones del rol:
Aseguramiento y mejoramiento de la Calidad; Revisar estándares,
revisar entregables, aceptar entregables o disponer su reproceso,
deliberar para generar acciones correctivas, aplicar acciones
correctivas. Así mismo es responsable de la revisión del plan de
gestión de calidad.
Monitorear el cumplimiento de protocolos del proyecto,
verificando el cumplimiento de los estándares de calidad

Reporta a: Gerencia de consultor SAP Business One
Supervisa a: Equipo QA‐QC

Gestión de Proyectos
Conocimiento y base de datos tales como (MySQL, Oracle o
PostgreSQL
Conocimiento en implementación de SAP Business One
Conocimiento en ISO 9001
Conocimiento en herramientas de calidad


Liderazgo, habilidades comunicativas, Solución de Conflictos.

6 años de experiencia en el cargo

Líder de control de Objetivos del rol:
calidad
Supervisa y monitorea las actividades desarrolladas durante la ejecución del
proyecto. Elaborar los protocolos de Control de Calidad.

Funciones del rol:
‐ Escribir y ejecutar planes de pruebas unitarias, matrices de Caso de Uso de
Pruebas y pruebas de integración de acuerdo a las especificaciones técnicas
del producto.
‐ Analizar y preparar data de prueba, proponer mejoras al sistema,
retroalimentar al equipo de desarrollo con el reporte de errores y fallas

Reporta a: Jefe QA ‐QC

101

 Conocimiento de implementación de SAP Business One

Habilidades comunicativas, Solución de Conflictos, analítico.

Experiencia de al menos 03 año realizando Testing /Control de
Calidad de sistemas de información.

Líder Aseguramiento Objetivos del rol:
de la Calidad Elaborar el plan de gestión de calidad y realizar seguimiento a su
cumplimiento
Lidera la mejora de procesos

Funciones del rol:
 Auditar los procesos desarrollados durante el proyecto,
Asegurar el cumplimiento de los estándares y procesos
alrededor de las pruebas.
 Trabajar con los equipos de desarrollo cumpliendo con la
implementación del ciclo de vida del desarrollo de Software
(SDLC).
 Administrar los certificados de calidad de materiales y
certificados de calibración de equipos
 Auditar la vigencia de procedimientos, drawings y otros
documentos de control utilizados en el proyecto
Reporta a: Gerente del proyecto.


Habilidades comunicativas, planificación y control; analítico

 Experiencia mínima de 3 años como Ingeniero de Calidad e
aplicaciones y servicios para usuarios finales (Deseable

experiencia como desarrollador)

102

V.‐ CUADRO DE ADQUISICIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO
Rol Tipo de Fuente de Modalidad de Local de Fecha Inicio Fecha Costo Apoyo
Adquisición trabajo reclutamiento requerida recluta de área
Adquisición Adquisición asignado disponibili miento de
dad RRHH
Gerente General Interno Socosani Asignación Oficina

Socosani S.A. Previa Socosani 01/08/13 05/08/13 Ninguno Ninguno
Gerente Proyecto Interno Socosani Asignación Oficina

Socosani S.A. Previa Socosani 01/08/13 05/08/13 Ninguno Ninguno
Jefe de Finanzas Interno Socosani Asignación Oficina

S.A. Previa Socosani 01/08/13 27/08/13 Ninguno Ninguno
Jefe de Compras Interno Socosani Asignación Oficina

Jefe de Ventas Interno Socosani Asignación Oficina

Jefe de Almacén Interno Socosani Asignación Oficina

Jefe de Sistemas Interno Socosani Asignación Oficina

S.A. Previa Proyecto
01/08/13 27/08/13 Ninguno Ninguno
Jefe QA‐QC Externo Ventura Contrato Oficina

Consultores Socosani 01/07/13 05/08/13 Ninguno Ninguno
S.A.
Líder de Externo Ventura Contrato Oficina
Aseguramiento Consultores Socosani 01/08/13 27/08/13 Ninguno Ninguno
de Calidad QA S.A.
Líder de control Externo Ventura Contrato Oficina
de calidad QC Consultores Socosani 01/08/13 27/08/13 Ninguno Ninguno
S.A.
Gerente Proyecto Externo Ventura Contrato Oficina
SAP Business Consultores Socosani 01/07/13 05/08/13 Ninguno Ninguno
One S.A.
Consultores SAP Externo Ventura Contrato Oficina
Business One Consultores Socosani 01/08/13 27/08/13 Ninguno Ninguno
S.A.
Analistas TI Externo Ventura Contrato Oficina
Consultores Socosani 01/08/13 27/08/13 Ninguno Ninguno
S.A.

103

VI.‐ CRITERIOS DE LIBERACIÓN DEL PERSONAL DEL PROYECTO
Rol Criterios de ¿Cómo? Destino de

Liberación asignación
Gerente General Socosani Cierre del proyecto con 0 Cierre del proyecto Funciones operativas

incidencias
Gerente Proyecto Socosani Cierre del proyecto con 0 Cierre del proyecto Funciones operativas
incidencias
Jefe de Finanzas Pruebas unitarias al 100% Regresar a nómina Funciones operativas
operativa
Jede de Compras Pruebas unitarias al 100% Regresar a nómina Funciones operativas
operativa
Jefe de Ventas Pruebas unitarias al 100% Regresar a nómina Funciones operativas
operativa
Jefe de Almacén Pruebas unitarias al 100% Regresar a nómina Funciones operativas
operativa
Jefe de Sistemas Pruebas unitarias al 100% Regresar a nómina Funciones operativas
operativa
Jefe QA‐QC Cierre del proyecto con 0 Cierre del proyecto Proyecto SAP ‐ Aceros
incidencias Arequipa
Líder de Aseguramiento de Pruebas unitarias al 100% Cierre del proyecto Proyecto SAP ‐ Aceros

Calidad QA Arequipa
Líder de control de calidad Pruebas unitarias al 100% Cierre del proyecto Proyecto SAP ‐ Aceros

QC Arequipa
Gerente Proyecto Consultor Cierre del proyecto con 0 Cierre del proyecto Proyecto SAP ‐ Aceros
SAP Business One incidencias Arequipa
Consultores SAP Business Cierre del proyecto con 0 Cierre del proyecto Proyecto SAP ‐ Aceros

One incidencias Arequipa
Analistas TI Cierre del proyecto con 0 Cierre del proyecto Proyecto SAP ‐ Aceros

incidencias Arequipa
104

VI.‐CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO, MENTORING REQUERIDO
( QUÉ, PORQUÉ, CUÁNDO, CÓMO, DÓNDE, POR QUIÉN, CUÁNTO?)
Capacitación en Gestión de Proyectos PMI, para desarrollar capacidades de gestión.
Capacitación del personal al iniciar el proyecto, mediante:
 Charlas de capacitación.
 Talleres de inducción.
VII.‐ SISTEMA DE RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS
(QUÉ, PORQUÉ, CUÁNTO, CÓMO, DÓNDE, POR QUIÉN, CUÁNTO?)
La presentación oportuna de los entregables permite a los integrantes de las diferentes
áreas, serán recompensados con reuniones de confraternidad, las cuales se llevarán a cabo al
finalizar cada hito.
VII.‐ CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES, PACTOS, Y POLÍTICAS
(QUÉ, PORQUÉ, CUÁNDO, CÓMO, DÓNDE, POR QUIÉN, CUÁNTO?)
Al iniciar el proyecto, el personal d e c o n s u l t o r í a asignado será entrenado en las políticas de

seguridad patrimonial, pactos de confidencialidad y regulaciones de conducta y ética de la
empresa Socosani S.A, para un adecuado desenvolvimiento de sus funciones dentro y fuera de las
instalaciones. Este entrenamiento será impartido por personal de Recursos Humanos de Socosani
S.A., como parte de una inducción general al personal que trabaja en la empresa.
VIII.‐ REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD
(QUÉ, PORQUÉ, CUÁNDO, CÓMO, DÓNDE, POR QUIÉN, CUÁNTO?)
El personal d e c o n s u l t o r í a asignado para cada una de las áreas , serán capacitados
en seguridad industrial , primeros auxilios, comunicación y se verificará su pericia al conducir
un vehículo (oficinas administrativas se encuentran en zona de planta de producción ).
La capacitación será impartida por personal del área de Seguridad de la empresa Socosani S.A.,
como parte de una inducción general al personal que visita la empresa.
105

2.3.1.6 PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

2.3.1.6.1 MATRIZ DE COMUNICACIONES

106

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Versión 1.0
PROYECTO: Proyecto de Implementación SAP Business One ERP en la Empresa SOCOSANI S.A.
GERENTE: Noelia Benavente
PREPARADO POR: Noelia Benavente \ Luis Eyzaguirre FECHA 09 08 13
Luis Cáceres – Gerente del Proyecto Consultora SAP Business One
Requerimientos de Información por interesados

Comentarios
Información Método de
Responsable de Público Objetivo (Observaciones
Requerida comunicación Frecuencia
elaborarlo (Interesados del sobre la
(Requerimiento específico de a utilizar Descripción de la (Mensual,
(Rol en el equipo de proyecto a los información y
información que necesita el (Escrito, email, Comunicación quincenal,
proyecto que se encarga cuales se debe sus
interesado, tiempo, costos, etc. NO reuniones, (Contenido, formato, etc.) semanal,
de preparar la hacer llegar la características
es el medio de información, es lo presentación, etc.)
información) información) de presentación
que necesita) etc.)
o difusión)
Gerente de
Documento
Proyecto
impreso, Solo se
Socosani S.A.
Gerente de Documento Resumen de acuerdos y distribuirá a los
Actas de reuniones Quincenal
Proyecto Socosani S.A. digital vía Compromisos adquiridos participantes
Patrocinador
correo de la reunion
del proyecto
electrónico

Al inicio del
Documento
Miembros del proyecto,
Gerente del digital vía
EDT
Proyecto Socosani S.A.
equipo del
correo
 Detallado cuando se
proyecto. generen
electrónico.
cambios
119
Comentarios
que necesita) etc.)
o difusión)
Al inicio de
Documento
Diccionario de EDT Miembros del proyecto,
Gerente del digital vía
equipo del
correo
 Detallado cuando se
proyecto. generen
electrónico.
cambios
Documento
Miembros del
Gerente de digital vía Al inicio del
Organigrama del proyecto
equipo del
correo
 Detallado
proyecto

proyecto.
electrónico.
Gerente General
Socosani S.A.

Patrocinador del Documento Inicio del
Acta Constitución del Proyecto
proyecto
Gerente de
impreso.
 Detallado
proyecto

proyecto
Socosani S.A.

Gerente General
Socosani S.A. Inicio del
proyecto y
Gerente del Proyecto Adjunto a  Plantilla de Declaración
Enunciado del Alcance del Proyecto Gerente de cuando haya
Socosani S.A. carta. del Alcance.
proyecto actualizacion
Socosani S.A. es.

120
Comentarios
que necesita) etc.)
o difusión)
 Justificación del
proyecto.
Miembros del
Correo
 Entregables del
equipo del proyecto.
electrónico
proyecto.  Objetivos del proyecto
(costo, cronograma,
calidad)
121
Comentarios
que necesita) etc.)
o difusión)
 Plan para la Dirección
del proyecto. Incluye las
tres líneas base y los
planes de gestión (Plan
Gerencia de de Gestión de
Proyecto Requisitos, Plan de
Consultora Sap Gestión de Tiempos,
Business One Plan de Gestión de
Incluido en la Inicio del
Costos, Plan de gestión
documentación proyecto y
Gerencia de Proyecto Gerente General de Riesgos, Plan de
Plan para la Dirección del Proyecto del Proyecto. cuando haya
Socosani S.A.. Socosani S.A. Gestión de Calidad, Plan
Correo actualizacion
de Gestión de Recursos
electrónico es.
Miembros de Humanos, Plan de
equipo del Gestión de
Proyecto. Comunicaciones, Plan de
Gestión del Alcance del
proyecto, Plan Ge
gestión de
Adquisiciones)

122
Comentarios
que necesita) etc.)
o difusión)
Gerente de
Gerente de Proyecto Proyecto
Socosani S.A. Socosani S.A.

Gerente de Proyecto Gerencia de Cada vez que
Solicitud de Cambios consultoría SAP Proyecto Adjunto a carta
 Formato Solicitud de
se genere
Cambios.
Business One consultor SAP una solicitud.
Business One
Consultores SAP
Consultores SAP

Miembros de
Correo
Equipo del
electrónico
Gerente de Proyecto proyecto.  Descripción detallada del Cada vez que
Aprobación Solicitud de Cambios Socosani S.A. cambio autorizado y los se genere
Gerente motivos de aprobación. una solicitud.
Adjunto a
General
carta
Socosani S.A.
Miembros de Inicio del
Equipo del
Correo  Hitos del Proyecto
proyecto y
Cronograma del Proyecto.
Gerente de proyecto.
electrónico  Diagrama Gantt
cuando haya
Gerente General  Tiempo de las actualizacion
Adjunto a carta actividades
Socosani.S.A. es.
123
Comentarios
que necesita) etc.)
o difusión)
Gerente de  Lista de riesgos
Proyecto identificados.
Inicio del
consultoría SAP  Plantilla de registro de
Proyecto y
Gerente de Business One Adjunto a riesgos.
Registro de Riesgos cuando haya
Proyecto Socosani S.A. Carta  Plan de respuesta a los actualizacion
Miembros de riesgos es.
equipo de  Acciones.
Proyecto.
Gerente de
Proyecto  Presupuesto Inicio del
consultoría SAP Comparativo con el
Proyecto y
Gerente de Business One Adjunto a costo real y el valor
Presupuesto Proyectado cuando haya
Proyecto Socosani S.A. Carta ganado, incluyendo la
actualizacion
Miembros de proyección del ETC.
es.
equipo de
Proyecto.
Gerente de
 Lista de acciones
Proyecto
recomendadas con Inicio del
consultoría SAP
detalle de cada una. proyecto y
Acciones correctivas y preventivas Gerente de Business One
recomendadas Proyecto Socosani S.A.
e‐mail  Plantilla de acciones cuando haya
correctivas y actualizacion
Miembros de
preventivas. es.
equipo de
Proyecto.
124
Comentarios
que necesita) etc.)
o difusión)
Gerente de
proyecto
Jefe de Logística Adjunto a Inicio del
Contrato de Proveedores
Socosani S.A.
Socosani.
carta
 Contrato de Proveedores Proyecto

Asesor Legal
Conformidades de trabajos de
 Formato de conformidad
Gerente de Proyecto Adjunto a de trabajos de En cada hito
proveedores Proveedores
Socosani S.A. carta proveedores. del proyecto.

 Reporte comparativo del
Presentación costo proyectado con el
escrita según costo real. Mensual al
Informe de Estado de Proyecto para Gerente de Proyecto Gerente General
la Alta Gerencia Socosani S.A. Socosani S.A.
formato.  Avance Operativo del Cumplimient
Correo Proyecto o de los Hitos
electrónico  Indicadores de gestión.

Gerente de
 Avances semanales.
Proyecto
consultoría SAP
 Comparativo del avance
semanal real con el
Business One
Informe de Estado de Proyecto para Gerente de Proyecto Presentación proyectado.
Semanal
el Equipo del Proyecto Socosani S.A. según formato.  Porcentaje de avance
Miembros del
Equipo del real versus el
proyecto. proyectado.

125
Comentarios
que necesita) etc.)
o difusión)
Gerente de
Proyecto
consultoría SAP
Informe de rendimiento en base al Business One
 Indicadores de
Gerente de Proyecto Correo porcentajes del valor
valor ganado para el Equipo del Semanal
Socosani S.A... electrónico. ganado.
Proyecto Miembros del

Equipo del
proyecto.

 Rendimiento del valor
ganado.
Reunión,
Informe de rendimiento en base al Gerente de Proyecto Gerente General
adjunto a  Porcentaje del valor Mensual
valor ganado para la Alta Gerencia Socosani S.A.. Socosani S.A. ganado con respecto al
carta.
real.

Gerente General  Incidencias del proyecto.
Socosani S.A.
 Acuerdo de actas

Gerente de Proyecto anteriores.
Miembros del
Agenda de reuniones
consultoría SAP Business
Equipo de
Correo  Avances del proyecto. Quincenal
One electrónico.  Cambios solicitados que
Dirección del
. requieran aprobación
Proyecto.
del cliente.
Jefe de Calidad.
126
Comentarios
que necesita) etc.)
o difusión)
Gerente de
Proyecto
Documento
consultoría SAP
impreso, Al inicio y
Business One
Gerente de Proyecto Documento cuando
Cronograma de capacitación Detallado
Socosani S.A. digital vía ocurran
Miembros del
correo cambios
Equipo del
electrónico
proyecto.

Documento
impreso,
Miembros del
Documento Una sola
Manual de usuario equipo de Usuarios Detallado
digital vía vez
proyecto
correo
electrónico
127
2.3.1.6.2 OTROS ELEMENTOS DEL PLAN DE COMUNICACIONES

Auxiliar Administrativo
Jefe de Administración
Gerente de Proyecto
Gerente de proyecto
Jefe de Logística SAP

Comunicaciones de
Jefe de Sistemas

Adquisiciones
Business One

Socosani
Proyecto
Encargado de

Responsable Frecuencia de Métodos de
Documento Contenido de Reporte Formato
de Reporte Distribución

Emisión
Planificación detallada del
Plan para la
Proyecto: Alcance, Tiempo, Gerente de
Dirección del Mensual (en
x
x
x
x
x
x
Costo, Calidad, RRHH, pdf Proyecto e mail
Proyecto caso de cambios)
Comunicaciones, Riesgos, y Socosani S.A.
actualizado
Adquisiciones
Informe de Registro de inscritos, Gerente de
x
x
x
x
x
x
selección de participantes seleccionados, Proyecto Al inicio del
Pdf físico
participantes en la estadísticas de seleccionados, Socosani proyecto
Implementación Indicadores de desempeño S.A.
Cotizaciones, Lista de
Proveedores, Fichas técnicas de
Informe de
equipo, Evaluación de
proceso de
proveedores, Informe de
adquisición de
Implementación técnica y física, Jefe de Al inicio del
Pdf físico
x
x
x
x
x
x
equipos y proyecto
Evidencias fotográficas de la Logística
mobiliario y
implementación, Acta de entrega
adecuación de
de local, equipo y mobiliario.,
local
Certificados de garantía, Plan de
Mantenimiento
128

Auxiliar Administrativo
Jefe de Administración
Gerente de Proyecto
Gerente de proyecto
Jefe de Logística SAP

Comunicaciones de
Jefe de Sistemas

Adquisiciones
Business One

Socosani

Encargado de
Proyecto
Responsable Frecuencia de Métodos de
Documento Contenido de Reporte Formato
de Reporte Distribución
Emisión
Contenido curricular,
Indicadores de Desempeño de Del acuerdo al
Gerente de avance del
Entregables de participantes, Registro de
x
x
x
x
x
Proyecto proyecto y Plan físico

capacitaciones asistencia de participantes,
Pdf Socosani S.A. para la Dirección
personal Administrativo, y
personal Operativo del Proyecto
Ejecución de actividades,
Informe de Avance Jefe de
x
x
reporte de incidencias, Semanal e mail
Semanal Pdf Sistemas
evidencia fotográfica

X
Reporte de
Asistencias
x
x
x
Jefe de
personal Listado con asistencias diario xlsx Diario e mail

Sistemas
Administrativo,
personal Operativo
Gerente de
Actas de Acuerdos y avance de ejecución
x
x
x
x
Pdf Proyecto Diario e mail

Reuniones del proyecto
Socosani S.A.
129

2.3.1.7 PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS

130

PLAN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS
Nombre del Proyecto: Proyecto de Implementación SAP Business One en la Empresa Socosani S.A
Preparado por: Manuel Chalco – Gerente del Proyecto Socosani S.A.
Nuevo
Número Nuevo Nueva número
Grado Probabilidad
de grado probabilida de
Enunciado del Riesgo del de Dueño Respuesta
prioridad del d de priorida
impacto Ocurrencia
de riesgo impacto ocurrencia d del
riesgo
RBS Causa evento incierto Impacto A B AxB Estrategia Acción Entregable C D CxD
1. RIESGOS TECNICOS
1.1 Requisitos
1.1.1
MITIGAR: Realizar
Informe de las
Ocasionaría re trabajo del seguimiento a las
Falta de información de los procesos del Podría ocasionar retrasos en el reuniones de
entregable, retraso y 0.4 0.9 0.36 reuniones de 0.2 0.7 0.14
negocio. proyecto. levantamiento
sobrecostos del proyecto: levantamiento de la
de información.
información.
1.1.2
MITIGAR: Preparar
Cambios en los procesos del
podrían no cumplir con los cambios para las Informe de
Incumplimiento de la revisión de los negocio y adaptación a los
procesos del negocio 0.8 0.5 0.40 mejoras del Revisión de los 0.4 0.3 0.12
nuevos procesos SAP al negocio. procesos SAP de
solicitados por el cliente servicio durante la módulos
implementación.
implementación.
1.2 Tecnología
1.2.1
Podría ocasionar retrasos en la TRANSFERIR:
Fallas en la tecnología debido a que no Pruebas ejecutadas en un Informe de
instalación del software y su 0.3 0.5 0.15 Indicar en el 0.3 0.1 0.03
tiene certificaciones. tiempo menor al planificado. Evaluación.
configuración. contrato.
1.3 Complejidad e Interfaces
1.3.1
Informe de
La complejidad del desarrollo de las Podría ocasionar retraso en el MITIGAR: Verificar
Incremento en las horas de impacto y
interfaces es mayor a la estimada tiempo estimado para dichas 0.4 0.7 0.28 el grado de impacto 0.2 0.3 0.06
desarrollo. dependencia de
inicialmente actividades. de las interfaces
las Interfaces.

131

1.4 Desempeño y Fiabilidad
1.4.1
Informe de los
Podría ocasionar retraso en la ACEPTAR: recursos
La productividad de los recursos
culminación del proyecto y Analizar si los recursos Monitorear asignados en
asignados a la etapa de Realización no 0.2 0.5 0.10 porcentajes de 0.2 0.2 0.04
sobre costo para encontrar el asignados son los adecuados. constantemente la
es la esperada. productividad.
reemplazo. Productividad.

1.5 Calidad
1.5.1
Cambios en los entregables y MITIGAR: Preparar
Funcionalidad incompleta de los podrían no cumplir con los cambios para las Informe de
las revisiones constantes
módulos implementados requisitos solicitados por el 0.8 0.5 0.40 mejoras del Revisión de los 0.4 0.3 0.12
mejorando el servicio de servicio durante la módulos.
cliente
implementación. implementación.
2 EXTERNOS
2.1 Terceros
2.2.1
TRANSFERIR:
Retrasos en el cronograma
podría afectar el inicio de la Incluir penalidades
Entrega tardía del hardware impediría la al no poder empezar las Contrato con el
siguiente etapa de 0.4 0.7 0.28 a los proveedores 0.2 0.5 0.10
implementación del sistema. actividades que necesitan proveedor.
implementación ocasionando luego de vencido el
de estos recursos.
plazo de entrega.
2.3 Mercado
2.3.1
Especificar en el contrato, la ACEPTAR: Asignar
ocurrencia de este riesgo no márgenes o Informes de
Aumento de los costos por crisis Cambiaría en el costo inicial del
está contemplado en el 0.2 0.3 0.06 intervalos de los proyecciones 0.2 0.3 0.06
económica. proyecto.
alcance, costo y tiempo del costos asignados económicas.
proyecto. al proyecto.
2.4 Cliente
2.4.1
MITIGAR: Realizar Informe de los
Ocasionaría re trabajo del
Usuario entregue información incompleta Cambios en los entregables seguimiento de la entregables de
entregable, retraso y sobre 0.4 0.7 0.28 0.2 0.7 0.14
y/o imprecisa. y las revisiones. entrega de la los usuarios
costos en el proyecto.
información. comprometidos.
2.4.2
MITIGAR: Realizar
un seguimiento
Informes de las
constante a los
Incumplimiento de disponibilidad pactada Podría ocasionar un retraso en Compromiso de la Alta reuniones de
0.8 0.5 0.40 interesados y 0.2 0.5 0.10
de los usuarios claves del proyecto. la culminación proyecto. Dirección. seguimiento a
fomentar la
los interesados.
participación de
éstos.

132
3. ORGANIZACIONAL
3.1 Dependencias del Proyecto
3.1.1
MITIGAR: Realizar
reuniones con el Informe de
Inadecuada administración del Gerente Alinear al plan original del Planificar consultores de
0.4 0.1 0.04 equipo de proyecto desempeño del 0.2 0.1 0.02
del Proyecto. proyecto. respaldo
de la consultora y proyecto.
de la empresa.
3.1.2
MITIGAR: Realizar Informes de las
reuniones con la reuniones de
No se cuenta con el apoyo de la Podría ocasionar un retraso en Solicitar mayor compromiso
0.8 0.5 0.40 Alta Gerencia sobre seguimiento a 0.2 0.5 0.10
Gerencia. la culminación proyecto. del sponsor.
el estado del los
proyecto. involucrados.
3.2 Recursos
3.2.1 MITIGAR: Realizar Informes de las
reuniones con la reuniones de
No se cuenta con el apoyo de la Podría ocasionar un retraso en Solicitar mayor compromiso
0.8 0.5 0.40 Alta Gerencia sobre seguimiento a 0.2 0.5 0.10
Gerencia. la culminación proyecto. del sponsor.
el estado del los
proyecto. involucrados.
MITIGAR: Preparar
Cronograma del
Ocasionando que no se el cronograma del
proyecto
Falta de experiencia del recurso podrí generar estimaciones pueda cumplir con el proyecto buscando
3.2.2 0.8 0.7 0.56 revisado y 0.2 0.3 0.06
humano. incorrectas alcance, tiempo, costo y fuera de la
validado por
calidad esperados. organización el
expertos.
apoyo de expertos.
MITIGAR: Verificar cuadro

Podría ocasionar retraso en la Seguimiento de los de recursos.
culminación del proyecto y Reasignar los recursos a recursos
3.2.3 Deficiente asignación de recursos. 0.8 0.3 0.24 0.6 0.3 0.18
sobrecosto para encontrar el las actividades del proyecto. asignados.
reemplazo
MITIGAR: Informe de
Podría ocasionar retraso en la Revisión de los tiempos Seguimiento del Desempeño de
3.2.4 Deficiente asignación de los tiempos. culminación del proyecto y asignados a la duración de 0.8 0.3 0.24 cronograma del los Tiempos. 0.6 0.3 0.18
sobrecosto. las actividades. proyecto.

133
3.3 Financiamiento
3.3.1
NO ACEPTAR:
Cambiar el Revisión del
No aprobación del financiamiento del Podría ocasionar retraso en el Generando cambios en el presupuesto del acta del
0.5 0.7 0.35 0.2 0.7 0.14
proyecto. inicio del proyecto. cronograma proyecto e informa presupuesto del
de los cambios a proyecto.
gerencia.
4. DIRECCION DEL PROYECTO
4.1 Estimación
MITIGAR: Preparar
Cronograma del
Ocasionando que no se el cronograma del
proyecto
Falta de experiencia en proyectos podrí generar estimaciones pueda cumplir con el proyecto buscando
4.1.1 0.8 0.7 0.56 revisado y 0.1 0.7 0.07
similares incorrectas alcance, tiempo, costo y fuera de la
validado por
calidad esperados. organización el
expertos.
apoyo de expertos.
Presupuesto del
Ocasionando que no se MITIGAR: Buscar
proyecto
podría generar estimaciones pueda cumplir con el fuera de la
4.1.2 Estimación de costos irreales. 0.8 0.7 0.56 revisado y 0.2 0.7 0.14
incorrectas alcance, tiempo, costo y organización el
validado por
calidad esperados. apoyo de expertos.
expertos.
134
2.3.1.8 PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
Versión 1.1

Luis Cáceres – Gerente del Proyecto Consultora SAP BUSINESS ONE
PRODUCTOS/BIENES/SERVICIOS A SER ADQUIRIDOS
Decisiones de compras
PRODUCTO/BIEN/SERVI TIPO LÍMITES

SUPUESTOS RESTRICCIONES
CIO CONTRATACIÓN Lo que debe o no incluirse
La consultoría se deberá ‐Se implementará el proyecto con la

iniciarse en el proyecto a versión Business One 8.8 en los módulos
partir del 04/08/13. El costo estimado para finanzas, compras, ventas e inventarios.
este servicio no debe
Servicio de consultoría
Precio fijo El detalle de las fechas se sobrepasar los Incluye Licencias y mantenimiento de
SAP BUSINESS ONE
indica en el Enunciado del US$ 175 340.00 dólares software SAP Business One
Trabajo. americanos.
Todo el hardware no será parte del
servicio de consultoría

135

RECURSOS PARA LAS ADQUISICIONES
Miembros del equipo involucrados en los procesos de adquisiciones
ROL/CARGO FUNCION/RESPONSABILIDAD
PRODUCTO/BIEN/SERVICIO
(Rol en el proyecto/Cargo en la organización) (Aquellas que correspondan al proceso de adquisiciones)
Requerimiento
Gerente de Proyecto Consultora SAP Business
Sservicio de consultoría SAP Business Evaluación
One
One (consultores, analistas TI, equipo Selección
QA/QC) Responsable del área de Servicios de Ventura Reclutamiento
Consultores S.A Contratación
PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES
Definición de los procedimientos que se usarán en el proyecto y los que procedimientos se usarán en el Área Logística (o equivalente) de la empresa que ejecuta (el comprador)
EN EL PROYECTO EN LA ORGANIZACIÓN
1.‐ El Área de Servicios como parte de sus políticas internas genera
1.‐ El Gerente de Proyecto Consultora SAP Business One realizará el
una lista de consultores SAP Business One con el perfil y precio
requerimiento (orden de servicio) especificando la necesidad de consultoría.
requerido, reclutando un número mínimo de tres (03) candidatos por
2.‐ El Gerente del Proyecto Socosani S.A. evaluará a los candidatos de posición.
acuerdo a los requerimientos solicitados.
2.‐ Se contrata al personal seleccionado, previo examen médico
3.‐ Se seleccionará al mejor candidato en un plazo máximo de 3 días.
136
2.3.1.9 LÍNEA BASE DEL ALCANCE

2.3.1.9.1 EDT

137

138

2.3.1.9.2 DICCIONARIO DE LA EDT

DICCIONARIO DE LA EDT
versión 1.0
SOCOSANI S.A.
PREPARADO POR: Noelia Benavente\ Luis Eyzaguirre FECHA 05 08 13
Socosani S.A.

139

ID DEL ENTREGABLE 01.01 CUENTA DE CONTROL Plan de Dirección del
Proyecto
NOMBRE DEL Plan de Dirección del Proyecto
ENTREGABLE
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Comprende los siguientes Planes de Gestión: Plan de Gestión del Alcance, Plan de Gestión del
Tiempo, Plan de Gestión de los Costos Plan de Gestión de Calidad, Plan de Gestión de los
Recursos Humanos, Plan de Gestión de las Comunicaciones, Plan de Gestión de los Riesgos y
Plan de Gestión de las Adquisiciones.
Adicionalmente, comprende las tres líneas bases Cronograma, Tiempo y Alcance.
HITOS FECHA
 Presentación del Informe del Plan para la Dirección del Proyecto 19 08 2013
aprobado
DURACIÓN 11 días FECHA 05 08 2013 FECHA FIN 19 08 2013
INICIO
REQUISITOS A CUMPLIR
 Descripción de cada una de las tareas a desarrollarse, así como la presentación
conforme al requerimiento del servicio.
 Cronograma, en el cual se deberá detallar la duración de las actividades y tareas a
desarrollarse, determinando el tiempo de ejecución y responsabilidades.
 Definición de procedimientos que reflejen la secuencia, el tiempo y las
responsabilidades.
 Presentación de instrumentos, que permitan realizar un apropiado seguimiento del
avance de las actividades realizadas.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL REQUISITO
Criterios que serán usados para aceptar este entregable: métrica o norma a cumplir
 Expediente completo con los puntos detallados en el Contrato de Implementación que
a su vez cumplen con el formato de Plan para la Dirección del Proyecto de la empresa
Socosani.
REFERENCIAS TÉCNICAS
Referencias o fuentes de documentación técnica referida al entregable
 Contrato de Implementación.
 Informe documentos Business Blue Print.
 Guía del PMBOK 4ta Edición.
 Gantt Proyecto
CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA)
En caso aplicase, qué condiciones, requerimientos o restricciones establece el contrato para el
presente entregable
Contrato: El Ente Ejecutor deberá guardar estrictamente la confidencialidad de la información.
140
ID DEL ENTREGABLE 01.08 CUENTA DE Acta de Cierre del
CONTROL Proyecto
NOMBRE DEL ENTREGABLE Acta de Cierre del proyecto
En este proceso El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido en
el proyecto que pueda ser de importancia para proyectos futuros de la empresa; contiene la
información de si el proyecto, obtuvo o no los resultados previstos, en caso negativo, también
incluye un análisis de las razones de ello.
HITOS FECHA
 Informe de Cierre del proyecto 04 08 14
DURACIÓN 35 días FECHA INICIO 17 06 14 FECHA FIN 04 08 14
 Cumplir con los procesos de negocio del Proyecto y con los objetivos del Proyecto
 Se redactaran un documento que recopile la calidad final del producto y otro que
posibilite la mejora en la gestión de proyecto posterior mediante un resumen de las
mejores prácticas.
 Cumplir con las métricas de costos y cronograma y de Gestión de Calidad
 Se entregaran los Informes de cierre del proyecto y observaciones a la empresa
Socosani.
 Lograr un buen funcionamiento del uso del sistema SAP business one para todos los
usuarios de la empresa.
 Cumplir con las métricas indicadas (Indicador de costos, Indicador de cronograma,
Índice de éxito, Índice de deserción, Índice de desaprobados, Nivel de Satisfacción) en
el Plan de Gestión de Calidad
 Culminar el proyecto dentro del plazo para la capacitación, 360 días y a un costo de
USD$ 175340.

 Los termino de referencia de Contrato.
 Informe de Cierre de Proyecto.
presente entregable
 A los 360 días de firmado el Contrato

141
ID DEL ENTREGABLE 02 CUENTA DE CONTROL Informe de Preparación del Proyecto
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de Preparación del Proyecto
El objetivo de la preparación del proyecto es presentar la planificación y preparación inicial para la
implementación de SAP Business One.
La de llevar acabo las reuniones de inicio de Proyecto, evaluar la infraestructura técnica, la
instalación del software
Esto incluye tanto cuestiones técnicas como temas de auditoria e informes de proyecto. En la
reunión de puesta en marcha del proyecto el equipo de implementación de SAP Business One
informa delos avances de la implementación, así como el compromiso que su empresa deberá
asumir en términos de tiempo y recursos. Se identifican las funciones y responsabilidades de los
diferentes participantes en el proyecto.
HITOS FECHA
 Informe de Preparación del Proyecto 21 09 13
DURACIÓN 19 días FECHA 27 08 13 FECHA FIN 21 09 13
INICIO
 Entrega del proyecto de implementación.
 Entrega e instalación del sistema de prueba para el software de SAP Business One.
 Garantizar que el equipo de ventas de SAP Business One está presente en la reunión de
puesta en marcha del proyecto para resumir sus requisitos notificados durante la venta del
producto y adaptarlas de forma clara a las funciones del producto.
 Confirmar de forma explícita el hardware, el software y los recursos disponibles con su
gestor del proyecto o el administrador de TI.
 Encargar a su responsable del proyecto una revisión final de la preparación del proyecto y
firmar el documento de "Aprobación del de proyecto" proporcionado por el equipo de
implementación de SAP Business One
 Crear un comité de dirección ejecutivo para vincular el apoyo de la gestión directiva con la
implementación
 Informe de Personal y Cargos de la empresa.
 Informe de defensa civil ‐ Infraestructuras y cableados.
 Licenciamiento autorizado vía SAP Business One y Office y Windows de la Microsoft
presente entregable
 Contrato: El Ente Ejecutor deberá guardar estrictamente la confidencialidad de la
información.
142
ID DEL ENTREGABLE 03 CUENTA DE CONTROL Informe de Preparación de
Documentos Business Blue Print
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de Preparación de Documentos Business BluePrint
El consultor examina cómo desearía que funcionara SAP Business One para que le ayude en su
negocio. Se llevan a cabo uno o varios talleres para recopilar sus necesidades. En ellos se
identifican y analizan los procesos empresariales y las necesidades funcionales individuales de
su empresa. Los talleres ofrecen la oportunidad de perfeccionar las metas y objetivos originales
del proyecto, así como de revisar, en caso necesario, toda la planificación del proyecto. El
resultado es el proyecto empresarial, que documenta de forma detallada los resultados
recopilados durante los talleres.
HITOS FECHA
 Informe de Preparación de Documentos Business Blue Print 11 12 13
 Creación de un documento detallado del proyecto.
 Solicitar a la consultora que tenga disponible SAP Business one durante los talleres
para que pueda ver el producto en acción con el objetivo de evaluar cómo afronta sus
necesidades empresariales específicas.
 Comprobar que se tratan y documentan todas las necesidades de su empresa en el
anteproyecto empresarial, ya que incluso los cambios aparentemente pequeños en el
alcance inicial o en las necesidades pueden afectar de forma significativa los costos, los
recursos y el plazo del proyecto.
 Talleres para recopilar las necesidades empresariales con los responsables funcionales
del cliente
 Lista de los requisitos a cumplir en el informe de Blue print.
 Crear, imprimir y evaluar los documento de Blue print del análisis
 Autorizar la estructura de los procesos, y los escenarios de negocio, procesos de
negocio y los pasos del proceso que contiene el análisis.
 Informe de Preparación de Documentos Business Blue Print
 Acta de constitución.
 Business Blue print Caso de Negocios para Proyecto.
presente entregable
 Contrato: el Ente Ejecutor deberá guardar estrictamente la confidencialidad de la
información.
 Entrega del documento dentro de los plazos.
143
ID DEL ENTREGABLE 04.01 CUENTA DE Configuración del
CONTROL Sistema
NOMBRE DEL ENTREGABLE Configuración del Sistema
 La configuración se realiza de forma cíclica, orientada a los procesos de negocio.
El Business Blueprint se utiliza como guía para la configuración/parametrización del
sistema, que se realiza a través de la Guía de Implementación. Una vez terminada esta
tarea, se debe proceder a testear todos los desarrollos que se hayan realizado en el
sistema, interfaces, programas de carga de datos y los módulos.
 Es importante que la parte de configuración se realice de manera conjunta con el Jefe
de Sistemas Socosani debido a que el conocimiento no se quedaría en casa ya que al
final del proyecto la responsabilidad de Configuración y futuros cambios será del Jefe
de Sistemas.
HITOS FECHA
 Configuración del Sistemas 25 11 13
Los requisitos a cumplir del proyecto son:
 Establecer los parámetros globales del sistema. Habrá que establecer el país de la
sociedad, las monedas, los calendarios de trabajo, etc.
 Establecer la estructura organizativa de la compañía. Se crea en SAP Business One el
modelo de la estructura de la compañía utilizando las unidades de negocio definidas.
 Establecer los datos maestros.
 Establecer funciones y procesos. Con los parámetros del sistema vamos a adaptar SAP
Business One a los requisitos funcionales establecidos en la Realización y Diseño.
 Establecer la gestión de autorizaciones. Se establecerá mediante la gestión de perfiles y
autorizaciones que ofrece SAP Business One la estructura necesaria según nuestro
modelo organizativo para controlar el acceso a las funciones del sistema.
 Validación de los Procesos de configuración del sistema por parte del jefe de sistemas.
 Validar todos los documentos de salida, facturas, guías, pedidos e informes, así como
balances contables e inventarios.
 Informe de Preparación de Documentos Business Blue Print.
 Guías y manuales de Implementación.
 Aseguramiento de la información SAP Business One.
presente entregable
información.

144
ID DEL ENTREGABLE 04.02 CUENTA DE Informe de Ejecución
CONTROL de Pruebas
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de Ejecución de Pruebas
En la ejecución de pruebas se realiza otro paso de gran importancia, la simulación de las
operaciones productivas reales. El plan de pruebas contiene todas las situaciones más
importantes que se dan en el transcurso normal del negocio:
• El testeo de los procedimientos y programas de carga
• Testeo de los interfaces
• Pruebas de estrés y volumen
• Pruebas de aceptación de usuario final
• Desarrollo de la estrategia de puesta en producción.
Las situaciones de prueba se seleccionan dependiendo de su importancia y la frecuencia con
que se llevan a cabo.
También se ejecutaran las siguientes pruebas; Unitarias son realizadas por cada uno de los
procesos, esto permite obtener la aceptación del usuario o en su defecto la corrección de
errores que se susciten.
Las pruebas de Validación son aquellas que se realizan para verificar la integración entre los
módulos, estas pruebas son complejas de realizar ya que es necesario un alto grado de
interacción.
HITOS FECHA
 Informe de Ejecución de Pruebas 15 01 14
 El plan de pruebas unitarias será llevado a cabo como parte del desarrollo e
implementación de código de la aplicación
 Las Pruebas no debería requerirse una intervención manual. Esto es especialmente útil
para integración continúa.
 Deben cubrir la mayor cantidad de código.
 La ejecución de una prueba no debe afectar a la ejecución de otra.
 Se realizaran las pruebas de integración asegurando la calidad del producto final.
 Pruebas progresivas de testeos para los distintos módulos al ser ensamblados y
probados hasta la integración completa.
 Validación y aceptación de las pruebas unitarias y de integración, aceptación de los
Consultores y Gerente de proyecto.
 Registrar los eventos y errores de las Pruebas de integración de los módulos
 Análisis y Corrección
 Pruebas Unitarias y Validación
presente entregable
 A los 32 días de Realizado las pruebas.
145
ID DEL ENTREGABLE 04.03 CUENTA DE Informe de la Documentación del
CONTROL Sistema para el Usuario
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de la Documentación del Sistema para el Usuario
 Como resultado de las diferentes etapas de la implementación, se generaron varios
documentos que servirán de apoyo al control del proyecto y a la operación posterior.
La documentación más importante del proyecto para el usuario:
 Diseño conceptual: Registra los procesos a implementar después del análisis de los
procesos de negocio.
 Manual de Configuración: Registra los cambios realizados durante la configuración del
sistema.
 Manual de usuario: Está orientado a los usuarios finales del sistema es una guía de
cada una de las transacciones funcionales del sistema (Módulos).
 Manual de Procedimientos: Este complementa el manual de usuario es una guía de los
procedimientos a seguir fuera de SAP Business One
HITOS FECHA
 Informe de la Documentación del Sistema para el Usuario 21 02 14
 La documentación del sistema deberán de estar aceptados por el usuario, además el
usuario deberá de estar capacitado en todos los módulos de SAP Business one
implementados, y el usuario final deberá de estar capacitado para el manejo de cada
proceso de la operación.
 La documentación será proporcionada de manera Física y Digital a la empresa
Socosani.
 Validación y aceptación de la documentación para el usuario por el Jefe de sistemas de
Socosani y aprobada por el Gerente General de Socosani.
 Documentar las referencias y adjuntar documentación complementaria.
 Diseño conceptual: Registra los procesos a implementar después del análisis de los
procesos de negocio.
 Manual de Configuración: Registra los cambios realizados durante la configuración del
sistema.
 Manual de usuario: Está orientado a los usuarios finales del sistema es una guía de
cada una de las transacciones funcionales del sistema (Módulos).
 Manual de Procedimientos: Este complementa el manual de usuario es una guía de los
procedimientos a seguir fuera de SAP Business One
presente entregable
información.

146
ID DEL ENTREGABLE 05.01 CUENTA DE Informe de
CONTROL Migración Masiva de
Datos
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de Migración Masiva de Datos
La Migración de Datos consiste en el paso a producción una vez cargados los datos desde los
sistemas legados en las estructuras SAP Business one requeridas para una exitosa entrada a
producción de la aplicación, una vez se haya obtenido la validación de los requerimientos de
calidad acordados mediante la ejecución de las pruebas de Validación e Integración,
operacionales y de seguridad.
HITOS FECHA
 Informe de Migración Masiva de Datos 18 03 14
 Creación de la instancia productiva.
 Informe de Recolección de Datos.
 Ajuste de las conexiones entre el sistema de desarrollo y el sistema de producción.
 La Migración de datos se realizara a través de órdenes que se exportan e importan
entre ambos sistemas
 Asegurar que la documentación obtenida migre al 100% al nuevo sistema.
 Validar que todos los informes y formatos sean exportador al nuevo sistema.
 Referencias o fuentes de documentación técnica referida al entregable
 Manual de procedimientos.
 Informe de Pruebas Unitarias y de Validación.
presente entregable
 A los 29 días de Realizada la Migración de Datos

147
ID DEL ENTREGABLE 05.02 CUENTA DE Informe de
CONTROL Formación de los
Usuarios
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de Formación de los Usuarios
La formación de los usuarios finales será impartida por el equipo de consultores y responsables
de la compañía que participan en el proyecto. A estas sesiones también deberán asistir los
usuarios que deberán contribuir con su conocimiento de los procesos de negocio a la
formación de los usuarios finales de sus áreas de aplicación.
Las sesiones de formación de los usuarios finales seguirán la misma estructura que las de
formación de los usuarios.
HITOS FECHA
 Informe de Formación de los Usuarios 11 04 14
DURACIÓN 17 Días FECHA INICIO 19 03 14 FECHA FIN 11 04 14
Los requisitos a cumplir en la formación de los usuarios se realizaran en los siguientes por parte
de la empresa Consultora.
 Formación de los usuarios
 Formación de los usuarios Finales.
 Validación de los Manuales y procedimientos impartidos por el Gerente de proyectos
Socosani.
Lograr un nivel de desempeño un impacto de 3,4 y 5

 Lograr un Índice de deserción <10%
 Lograr un Índice de desaprobados < 5%
 Lograr un nivel de Satisfacción >= 4
 Aplicación del Manual de usuario SAP Business One
 Guía y configuraciones del sistema.
 Manual de parametrizaciones.
 Manual de procedimientos.
 Prácticas en modo Pruebas.
presente entregable
 A los 29 días Impartida la Formación de los usuarios.
148

ID DEL ENTREGABLE 06 CUENTA DE Informe de Puesta

CONTROL en Marcha y Soporte
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de Puesta en Marcha y Soporte
Es cuando se pone en marcha el software SAP Business One y éste empieza a gestionar todas
las actividades diarias de forma independiente. La puesta en marcha y soporte está formada
por etapas diferentes. En la primera, el proyecto se completa con el cierre formal del proyecto.
Es el momento en que se utiliza el software de forma productiva en las operaciones diarias, se
solucionan todos los errores y problemas, se finaliza la transición al equipo de soporte de
producción, se completa la transferencia de conocimientos, y se aprueba el proyecto. A
continuación, empieza la etapa de mejora continuada, durante la cual el equipo de soporte de
producción supervisa el software y soluciona los problemas que surjan en los procesos
empresaria les. Se establecen procedimientos de gestión de cambios adecuados y se realiza la
formación continuada de los usuarios finales. Los planes se efectúan teniendo en cuenta la
revisión continuada y la mejora de los procesos empresariales.
HITOS FECHA
 Informe de Puesta en Marcha y Soporte 16 06 14
DURACIÓN 18 Días FECHA INICIO 12 04 14 FECHA FIN 16 06 14
La salida a producción deberá de cumplir con los siguientes requisitos.
 Supervisar y brindar el soporte al entorno Productivo
 Cerrar todos las Incidencias Pendientes.
 Implementar el plan de soporte.
 Autorización de los Usuarios para la ejecución de tareas.
 Control de Calidad.
 Cierre del proyecto
Dentro de los criterios de Aceptación de la implementación la salida a producción serán:
 La aprobación por el Jefe de sistemas de SOCOSANI siempre encunado las
configuraciones, accesos, configuraciones, diseños de impresión, reportes financieros y
demás reportes estén de acuerdo a los estándares de la empresa.
 Documentar las Incidencias de la puesta en marcha del proyecto.
 Aprobación del Cierre del Proyecto por parte del Gerente general de SOCOSANI
 Informe de cierre de Incidencias.
 Informe de control de calidad.
 Informe de Cierre de Proyecto.
presente entregable
 A los 14 días de la puesta en Marcha del Sistema SAP Business One

149
2.3.1.9.3 DECLARACIÓN DEL ALCANCE

Nombre del PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA
Proyecto: SOCOSANI S.A.
Preparado por: Luis Eyzaguirre – Gerente de Proyectos SAP Business One
Fecha: 07/08/13
150
Descripción del La Empresa Socosani S.A. es una importante empresa en la región Arequipa
producto: dentro del sector de bebidas gasificadas y actualmente cuenta con una
diversidad de procesos administrativos. Estos últimos han experimentado
muchos cambios a lo largo de los años pero se han logrado administrar
ordenadamente empleando varios sistemas de información por separado.

Sin embargo, el trabajo con sistemas independientes ha traído muchos
problemas, como son la falta de disponibilidad de la información, la coherencia
entre un sistema y otro, las demoras en la obtención de datos y la falta de
reportes apropiados para presentar la información que se encuentra dispersa.
Por otra parte, debido al gran crecimiento de la Empresa Socosani S.A. su
participación en el mercado se ha vuelto cada vez más complicado de
administrar debido al gran volumen y diversidad de información que maneja
diariamente.

Es por esta razón que tras una evaluación realizada por el Área de Sistemas, la
alta dirección de la Empresa Socosani S.A. contempló en su plan estratégico
2012 la implementación del sistema corporativo SAP Business One para sus
procesos administrativos encargando específicamente a Ventura Consultores
S.A.
La implementación Con SAP Business One se busca la integración total del
negocio sobre una sola plataforma tecnológica que les sea eficiente en los
diferentes procesos, propiciando la comunicación de los mismos. Con el
proyecto de SAP Business One a implantar en la Empresa Socosani lograremos
la integración de las operaciones, ventas a los demás procesos de su
negocio permitiéndole obtener mejor control de sus costos, así como una
adecuada planeación de sus inventarios, mientras que integra
automáticamente todas las áreas con Finanzas, y a su vez mejorar otras áreas
como cuentas por pagar, todo esto con el fin de mejorar la satisfacción de los
clientes y los directivos del negocio
La implementación de SAP Business One incluye los siguientes módulos:
‐ Finanzas.
‐ Ventas.
‐ Compras.
‐ Inventario.
La versión que se va implementar es SAP BUSINESS ONE 8.8.
La solución adicionalmente incluye los talleres de capacitación para el personal
del Área Comercial así como la documentación de los módulos implementados.

151
Los criterios de  Los módulos a entregar deben cumplir en un 100% con las
aceptación del especificaciones desarrollado en la etapa de Business BluePrint.
producto:  Documentar las incidencias y modificaciones del periodo de Pruebas y al
término del proyecto para su aceptación.
 Culminar el proyecto dentro del plazo para la capacitación, 360 días y a
un costo de USD$ 175340.
Entregables del
Proyecto:
Gestión del  Plan de Dirección del Proyecto
Proyecto  Elaboración de la Línea Base del Alcance del Proyecto
 Elaboración de la Línea Base del Tiempo del Proyecto
 Elaboración de la Línea Base del Costo del Proyecto
 Reporte de Desempeño del Proyecto
 Reporte de Estado del Valor Ganado
 Solicitudes de Cambios
 Acta de Cierre del Proyecto
Informe de  Informe de Preparación del Proyecto
preparación del
Proyecto
Documentación  Informe de Business Blue Print
Business
BluePrint
Realización y  Informe de Configuración del Sistema.
Diseño  Informe de Ejecución de Pruebas.
 Informe de la Documentación del Sistema para el Usuario.
Preparación  Informe de Migración Masiva de Datos.
Final  Informe de Formación de los Usuarios.
Informe de  Informe de Puesta en Marcha y Soporte
Puesta en
Marcha y
Soporte
Restricciones del  Presupuesto predeterminado según contrato.
Proyecto:  Duración máxima del proyecto de 360 días.
152
Supuestos del  Nueva versión del software SAP Business One, que incluya pantallas o
Proyecto: módulos que no estén incluidas en la versión de la implementación.
 Cambios en precios del mercado, que afecten el presupuesto del
proyecto en cuanto la compra de la Infraestructura Técnica, Software y
Licencias.
 Se asume que el tipo de cambio del dólar no sufrirá una variación
porcentual mayor al 30% respecto al tipo de cambio promedio del mes
actual, debido a que varios servicios contratados para el proyecto
tendrán que ser adquiridos en esta moneda.
 Disponibilidad del monto asignado al proyecto en el momento de la
ejecución del proyecto
 Disponibilidad de los Usuarios y materiales en el tiempo esperado.
 Se asume que no se producirán cambios sustanciales en la Legislación
Laboral en el tema de contrataciones, sueldos y salarios así como ceses
que originen un incremento en los costos del proyecto.

153
2.3.1.10 LÍNEA BASE DEL TIEMPO

2.3.1.10.1 CRONOGRAMA DEL PROYECTO

154

155

156
157

158
2.3.1.11 LÍNEA BASE DE LOS COSTOS
2.3.1.11.1 PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Reserva de
% del Subtototal
Costo de contingencia
PRODUCTOS ENTREGABLES Monto Dirección
paquete (5% ) X
total Proyecto
entregable
*Plan de Gestión del Alcance $1,582.44 $79.12 $1,922.00
*Plan de Gestión del Tiempo $1,582.44 $79.12 $1,922.00
*Plan de Gestión de los Costos $1,582.44 $79.12 $1,922.00
* Plan de Gestión de la Calidad $1,582.44 $79.12 $1,922.00
*Plan de Gestión de los Recurso Humanos $1,582.44 $79.12 $1,922.00
* Plan de Gestión de las Comunicaciones $1,582.44 $79.12 $1,922.00
* Plan de Gestión de los Riesgos $1,582.44 $79.12 $1,922.00
* Plan de Gestión de las Adquisiciones $1,582.44 $79.12 $1,922.00
Elaboración de la Línea Base del Alcance del Proyecto $1,582.44 $79.12 $1,922.00
Elaboración de la Línea Base del Tiempo del Proyecto $1,582.44 $79.12 $1,922.00

Proyecto $1,582.44 $79.12 $1,922.00
Reserva de
Contingencia (Total) $8,328.65
Total Presupuesto del
Proyecto $175,340.00
159

LINEA BASE DE COSTOS
$200,000.00
$180,000.00
$160,000.00
$140,000.00
Costo ($)
$120,000.00
$100,000.00 Valor Planeado
VP ($)
$80,000.00
$60,000.00
$40,000.00
$20,000.00
$0.00
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Tiempo ( Quincenas)
160


2.3.2.1 MATRIZ DE RASTREABILIDAD DE REQUISITOS

161

MATRIZ DE RASTREABILIDAD DE REQUISITOS
Versión 1.0
PROYECTO: PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA SOCOSANI S.A.
PREPARADO
Noelia Benavente
POR: FECHA 14 08 13
Manuel Chalco – Gerente del Proyecto Socosani S.A.
APROBADO POR:
Luis Cáceres – Gerente del Proyecto Consultora SAP Business One FECHA 14 08 13
Propósitos u Verificació Estad

Requerimient Criterios de Código Método de
ID Justificación Prioridad Objetivos del n del o Fecha
o aceptación EDT Revisión
proyecto alcance actual
Incluye el ciclo de
‐ Cumplir con el
vida para el
presupuesto
proyecto y procesos
estimado del Revisión del
que se van a aplicar
Plan para la proyecto Plan para la
en cada fase, indica Plan para
dirección del ‐ Concluir el Dirección
cómo se va realizar la
proyecto proyecto en el del Proyecto
Gestión del el trabajo para Dirección
1 1 completo y plazo solicitado 01 que cumpla AP 19/08/13
Proyecto alcanzar los del
aprobado por por el cliente. con los
objetivos del Proyecto
el patrocinador ‐ Cumplir con la objetivos
proyecto y como se revisado
del proyecto elaboración de del
realizarán los
todos los proyecto.
cambios,
entregables del
consolidando todos
proyecto.
los planes de
162

gestión y líneas base
del proyecto, así
como las
necesidades y
técnicas de
comunicación entre
los interesados.
Para incorporar
lecciones ‐Culminar el
aprendidas, proyecto
incidentes, que dentro del
‐Cumplir con la
servirán para plazo de un año Revisión del
elaboración de Informe de
Acta de Cierre futuros proyectos, y a un costo de Informe de
2 1 todos los 07 cierre del AC 04/08/14
del Proyecto así como los S/. 175 340.00 cierre del
entregables del proyecto
resultados del nuevos soles. proyecto
proyecto..
proyecto en cuanto ‐100% de
a cumplimiento de usuarios
los objetivos del capacitados
proyecto.
163
‐ Implementar
Realizar la
una plataforma
planificación inicial
única de
del proyecto,
tecnología de
garantiza que éste El software
información Revisión del Informe de
Informe de funcione instalado debe
mediante el SAP informe de preparació
3 Preparación correctamente y 1 ser el: SAP 02 AP 21/09/13
Business One preparación n del
del Proyecto que se ha Business One
con los módulos del proyecto proyecto
establecido una Versión 8.8
de Ventas,
base sólida para
Compras,
llevarlo a cabo de
Inventarios y
forma satisfactoria.
Finanzas.
‐ Implementar
una plataforma
única de
Definir el diseño a tecnología de
nivel de planos Contener la información Revisión del
Documento Document
empresariales de la documentación mediante el SAP Documento
4 Business Blue 1 03 o Business AP 12/11/13
solución que cubra de los 4 Business One Business
Print Blue Print
las necesidades de módulos con los módulos Blue Print
Socosani S.A. de Ventas,
Compras,
Inventarios y
Finanzas.
164
‐ Implementar
una plataforma
única de
Implementación de tecnología de
Implementació Revisión de
los procesos de información
n del 100% de la Configurac
Configuración negocio diseñados mediante el SAP
5 1 transacciones 04.01 Configuració ión del AP 25/11/13
del sistema en la Business One
establecidas en n del sistema
documentación de con los módulos
el BBP sistema
Business Blueprint. de Ventas,
Compras,
Inventarios y
Finanzas.
‐ Implementar
una plataforma
única de
Detalle de
tecnología de
Asegurar resultados de
información Revisión del Informe de
Informe de funcionamiento de las pruebas.
mediante el SAP Informe de ejecución
6 ejecución de módulos e 1 Firmas y datos 04.02 AP 15/01/14
Business One ejecución de de
pruebas integración de la completos de
con los módulos pruebas pruebas
información responsables
de Ventas,
de aprobación
Compras,
Inventarios y
Finanzas.
165
‐ Implementar
una plataforma
única de
Revisión de
Manual de tecnología de
la Document
Documentaci Asegurar la máxima usuarios que información
Documentac ación del
ón del transferencia de contenga el mediante el SAP
7 1 04.03 ión del sistema AP 21/02/14
sistema para conocimientos a los 100% de Business One
sistema para el
el usuario usuarios transacciones con los módulos
para el usuario
según módulo de Ventas,
usuario
Compras,
Inventarios y
Finanzas.
‐ Implementar
una plataforma
única de
tecnología de
Preparar la base de Revisión del
Informe de Migración del información Informe de
datos para la puesta Informe de
migración 100% de datos mediante el SAP migración
8 en marcha y 1 05.01 migración AP 18/03/14
masiva de establecidos en Business One masiva de
posterior operación masiva de
datos el BBP con los módulos datos
del Sistema. datos
de Ventas,
Compras,
Inventarios y
Finanzas.
166
100% de
usuarios ‐Procesar la
capacitados en información en
Revisión del
brindar el los módulos de tiempo real Informe de
Informe de Informe de
conocimiento y finanzas, mediante el formación
9 formación de 1 05.02 formación AP 11/04/14
asegurar el correcto ventas, control de de los
los usuarios de los
uso del sistema compras e costos, flujo de usuarios
usuarios
inventarios materiales e
según inventarios.
funciones
‐ Implementar
una plataforma
única de
Asegurar el
El 100% de tecnología de
funcionamiento de Revisión del
Informe de incidencias información Informe de
todas las Informe de
1 pruebas en presentadas en mediante el SAP pruebas
transacciones del 1 06 pruebas en AC 16/06/14
0 marcha y el periodo Business One en marcha
sistema y optimizar marcha y
soporte deben estar con los módulos y soporte
el rendimiento del soporte
cerradas de Ventas,
mismo
Compras,
Inventarios y
Finanzas.
Estado actual: Activo (AC), Cancelado (CA), Diferido (DI), Agregado (AG), Aprobado (AP) No aplica (N.A.)
167
2.3.2.2 HITOS DEL PROYECTO

HITOS DEL PROYECTO
Versión 1.0
PROYECTO PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA SOCOSANI S.A.

Hitos WBS Fecha Descripción
Presentación del Plan 01 19/08/13 Comprende los siguientes Planes de Gestión: el Plan de Gestión de Costos, Plan de Gestión del
para la Dirección del Alcance, Plan de Gestión del Cronograma, Plan de Gestión de Calidad, Plan de Gestión de las
Proyecto Adquisiciones, Plan de Comunicaciones, Plan de Gestión de Riesgos, y el Plan de respuesta a
Riesgos.
Adicionalmente, comprende las tres líneas bases Cronograma, Tiempo y Alcance.

Presentación del 02 21/09/13 Comprende los requisitos técnicos para la implementación de SAP Business One, incluye
Informe de preparación también la definición de la infraestructura necesaria y la adquisición de hardware y las
del proyecto interfaces necesarias.

Presentación del 03 12/11/13 Comprende la generación del Business Blueprint, que es un documento con todos los requisitos
Documento Business de la compañía completamente detallados. El equipo de consultores funcionales junto al
BluePrint equipo de negocio han de lograr un entendimiento común sobre cómo la empresa va a llevar a
cabo sus procesos de negocio dentro del sistema SAP Business One a través de las reuniones de
trabajo.
Presentación de la 04.01 25/11/13 Comprende la configuración y parametrización del sistema a fin de obtener una solución
168

Configuración del integrada y documentada que cumpla todos los requerimientos de negocio definidos
sistema previamente en el Business Blueprint.

Presentación del 04.02 15/01/14 Comprende la simulación de las operaciones productivas reales. El plan de pruebas contiene
Informe de ejecución de todas las situaciones más importantes que se dan en el transcurso normal del negocio: las
pruebas pruebas de los procedimientos y programas de carga, las pruebas de las interfaces y las
pruebas de aceptación de usuario final.
Presentación de la 04.03 21/02/14 Comprende la preparación de una documentación completa para el usuario, y que más tarde
Documentación del se va reflejar en el programa de formación exhaustivo que se desarrollará para los usuarios
sistema para el usuario finales encargados de interactuar con el nuevo sistema.

Presentación del 05.01 18/03/14 Comprende la migración de las parametrizaciones a una nueva base de datos (sin
Informe de migración transacciones). Adicionalmente se debe incluir la copia de toda la información del sistema
masiva de datos antiguo teniendo en cuenta una fecha de corte. Es muy importante la generación de copias de
seguridad de presentarse algún inconveniente durante la migración de datos.
Presentación del 05.02 11/04/14 Comprende la formación a los usuarios, ya que es un punto muy crítico para el éxito del
Informe de formación proyecto. El programa de formación se debe establecer según el número de usuarios que
de los usuarios asistirán, la localización, las tareas, entre otros.

Presentación del 06 16/06/14 Comprende el resultado del funcionamiento del sistema en un escenario real, es decir con el
Informe de puesta en sistema totalmente en producción. El equipo de proyecto se centrará en dar soporte al usuario
marcha final. Hasta que el usuario no se enfrente a problemas reales, debe tener el soporte de
expertos.
Presentación del acta de 07 04/08/14 Comprende la presentación de la información relevante de la culminación del proyecto, con la
cierre del proyecto finalidad de cerrar formalmente el proyecto.

Comentarios:
169
2.3.2.3 PLANTILLA DE ESTIMACIÓN DE DURACIÓN DE ACTIVIDADES
PLANTILLA DE ESTIMACIÓN DE DURACIÓN DE ACTIVIDADES
Nombre del Proyecto: PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA SOCOSANI S.A.
Fecha: 08/08/13
Nombre del entregable (WBS): Plan de Dirección del Proyecto
Base de Comentarios
# Fecha Tiempo Hipótesis de la
Descripción del trabajo Precedencia estimación de sobre
Ítem Inicio requerido estimación
tiempo precedencias
1 Planificar la gestión del alcance 05/08/2013 4 días Días laborables ‐
2 Planificar la gestión del tiempo 05/08/2013 4 días Días laborables ‐
3 Planificar la gestión de los costos 05/08/2013 4 días Días laborables ‐
4 Planificar la gestión de la calidad 09/08/2013 4 días 1,2,3 Días laborables ‐
5 Planificar la gestión de los recursos humanos 09/08/2013 4 días 1,2,3 Días laborables ‐
6 Planificar la gestión de las comunicaciones 09/08/2013 4 días 1,2,3 Días laborables ‐
Estimación en
7 Planificar la gestión de los riesgos 15/08/2013 3 días 4,5,6 Días laborables ‐
base a la
8 Planificar la gestión de las adquisiciones 15/08/2013 3 días 4,5,6 Días laborables ‐
experiencia de
9 Elaborar la línea base de alcance del proyecto 20/08/2013 5 días 7,8 Días laborables ‐
la consultora
10 Elaborar la línea base del tiempo del proyecto 20/08/2013 5 días 7,8 Días laborables ‐
11 Elaborar la línea base de los costos del proyecto 20/08/2013 5 días 7,8 Días laborables ‐
12 Reportes de desempeño del proyecto 26/08/2013 211 días 14 Días laborables ‐
13 Reporte de estado de valor ganado 26/08/2013 211 días 14 Días laborables ‐
14 Solicitudes de cambio 26/08/2013 211 días 16 Días laborables ‐
15 Acta de cierre del proyecto 17/06/2014 35 días 44 Días laborables ‐

170

Fecha: 08/08/13
Nombre del entregable (WBS): Informe de preparación del proyecto
Base de Comentarios
tiempo precedencias
16 Evaluación de infraestructura técnica 27/08/2013 3 días 13 Días laborables ‐ Estimación en
17 Verificación de hardware 31/08/2013 9 días 14 Días laborables ‐ base a la
18 Instalación del software y licencias 12/09/2013 6 días 15 Días laborables ‐ experiencia de
19 Elaborar informe de preparación del proyecto 20/09/2013 2 días 16 Días laborables ‐ la consultora

Fecha: 08/08/13
Nombre del entregable (WBS): Documento Business BluePrint
Base de Comentarios
tiempo precedencias
20 Analizar la organización 23/09/2013 10 días 17 Días laborables ‐ Estimación en
21 Determinar los procesos de negocio 05/10/2013 19 días 18 Días laborables ‐ base a la
22 Determinar los roles 31/10/2013 5 días 19 Días laborables ‐ experiencia de
23 Elaborar documento Business BluePrint 07/11/2013 4 días 20 Días laborables ‐ la consultora

171
Fecha: 08/08/13
Nombre del entregable (WBS): Configuración del sistema
Base de Comentarios
Tiempo Hipótesis de la
# Ítem Descripción del trabajo Fecha Inicio Precedencia estimación de sobre
requerido estimación
tiempo precedencias
24 Configuración básica (Base line) 13/11/2013 6 días 21 Días laborables ‐ Estimación en
25 Configuración Final 21/11/2013 3 días 22 Días laborables ‐ base a la
Definir las autorizaciones del sistema para experiencia de la
26 13/11/2013 6 días 21 Días laborables ‐
los usuarios consultora

172
Fecha: 08/08/13
Nombre del entregable (WBS): Informe de ejecución de pruebas
Base de Comentarios
tiempo precedencias
Definir planes de pruebas 26/11/2013 3 días
27 23,24 Días laborables ‐
del sistema
Desarrollar pruebas
unitarias por módulo
Ajustar configuración de
acuerdo a resultado de
pruebas unitarias por Estimación en base
módulo a la experiencia de
Desarrollar pruebas la consultora
integrales
Ajustar configuración de
31 acuerdo a resultado de 31/12/2014 10 días 28 Días laborables ‐
pruebas integrales
Elaborar Informe de
ejecución de pruebas

173
Fecha: 08/08/13
Nombre del entregable (WBS): Documentación del sistema para el usuario
Base de Comentarios
tiempo precedencias
Determinar información necesaria por Estimación en
módulo base a la
Elaborar documentación del sistema experiencia de
para el usuario por cada módulo la consultora
Fecha: 08/08/13
Nombre del entregable (WBS): Informe de migración masiva de datos
Base de Comentarios
Tiempo Precedenc Hipótesis de la
# Ítem Descripción del trabajo Fecha Inicio estimación de sobre
requerido ia estimación
tiempo precedencias
35 Preparar datos para migración 22/02/2014 7 días 32 Días laborables ‐
Estimación en
Realizar la migración de datos
36 03/03/2014 10 días 33 Días laborables ‐ base a la
desde sistema satélite
experiencia de
Elaborar informe de migración
37 15/03/2014 3 días 34 Días laborables ‐ la consultora
de datos

174
Fecha: 08/08/13
Nombre del entregable (WBS): Informe de formación de los usuarios
Base de Comentarios
# Ítem Descripción del trabajo Fecha Inicio Precedencia estimación sobre
de tiempo precedencias
Definir un plan de formación ( número de Días
38 19/03/2014 3 días 35 ‐
usuarios que asistirán, fechas y formadores) laborables
Preparar la capacitación de los usuarios finales Días Estimación en
39 19/03/2014 3 días 35 ‐
(materiales y logística) laborables base a la
Días experiencia de
40 Ejecutar plan de formación 22/03/2014 14 días 36, 37 ‐
laborables la consultora
Días
41 Elaborar informe de formación de usuarios 10/04/2014 2 días 38 ‐
laborables

175
Fecha: 08/08/13
Nombre del entregable (WBS): Informe de puesta en marcha y soporte
Base de Comentarios
tiempo precedencias
42 Dar Soporte al entorno productivo 12/04/2014 37 días 39 Días laborables ‐

Estimación en
base a la
43 Elaborar Listas de incidencias cerradas 12/04/2014 41 días 39 Días laborables ‐
experiencia de la
Elaborar informe de puesta en marcha y consultora
44 07/06/2014 8 días 40, 41 Días laborables ‐
soporte
176
2.3.2.4 PLANTILLA DE RAM

177

MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Proyecto de Implementación SAP Business One en la Empresa SOCOSANI S.A.
Proyecto Empresa SOCOSANI S.A.
Gerente Consultor
Gerente Gerente de Área
de Jefes SAP Jefe
WBS General Proyecto Técnica(Jefe Analista TI
Proyecto Funcionales Business QA/QC
Socosani Consultora de Sistemas)
Socosani One
Plan de Dirección del Proyecto I,A,F R,V P P P P P I

Plan de Gestión del Alcance I,A P,A,F R,I,V I I I I I
Plan de Gestión del Tiempo I,A P R I I I I I
Plan de Gestión de los Costos I,A P R I I I I I
Plan de Gestión de la Calidad I,A V,IA P I I I R,P,V,A I
Plan de Gestión de los Recurso Humanos I,A R,V,I P,I I I I I I
Plan de Gestión de las Comunicaciones I,A I,V,O R,A P P P I I
Plan de Gestión de los Riesgos I,A P,V,O R,A,F P,I I P,I P I
Plan de Gestión de las Adquisiciones I,A P,I,V R,I,V,A I I I I I
Elaboración de la Línea Base del Alcance
del Proyecto I,A R,F P P P P P P
Elaboración de la Línea Base del Tiempo
del Proyecto I,A R,F P P,O P P P I
Elaboración de la Línea Base de los Costos
del Proyecto I,A R,F P P P P P I
Informe de Preparación del Proyecto A,F R,P,I P I I P I I
178

Documento Business BluePrint I P R,P,A P,V,O P,O P,O P,O P,O
Diseño de Mapa de Procesos I,P P,A,F R,P P P P P I
Configuración del Sistema I P,F P,A P,V,I P R P P
Informe de Ejecución de Pruebas I P,F P,A P,V,I,O P,V,I,O R P I
Pruebas Unitarias de Integración I P,A,F R,A P,V,I,O I P I I
Documentación del Sistema para el
Usuario I A,F R,V,I V,I I P I I
Informe de Migración Masiva de Datos I A,V P,A,F P,V I R,I I I
Informe de Formación de los Usuarios I V,IA P,V P P R I I
Informe de Puestas en Marcha y Soporte P,V,F P,V,A R,I P,I P P,I I I
Acta de Cierre del Proyecto I R,P,F P,V,I P,O I P,I P P,I

Ejemplo de Rol: Gerente de Proyecto, Ingeniero, Analista, Consultor, Programador, Asegurador de Calidad, Diseñador, etc.
Función que realiza el Rol en el entregable
R = Responsable Es el responsable del entregable
P = Participa Participa en la construcción/elaboración del entregable
I = Informado Es informado del resultado del entregable
V = Verificación requerida Participa en el control de calidad del entregable
O = Opinión requerida Participa como Experto
A = Autoriza Autoriza la entrega del entregable
F = Firma requerida El entregable requiere su firma

179
2.3.2.5 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
versión 1.0
PROYECTO Proyecto de Implementación de SAP Business One en la empresa
Socosani S.A.

Socosani S.A.

ACCIONES PREVENTIVAS RECOMENDADAS
 Como parte de la capacitación, brindar a los usuarios videos instructivos que le permitan
utilizar de manera más eficiente los módulos, aprovechando todas las funcionalidades
implementadas, lo que permitirá recibir un menor número de incidentes durante el mes de
soporte y tener un alto nivel de satisfacción del cliente.
 Recopilación de información histórica de duración y secuencia de actividades para
implementaciones del SAP Business One
 Uso de fuentes de información adecuadas, como los procesos y operaciones de trabajo que
afecten la calidad del producto, resultados de auditorías, registros de la calidad, informes de
servicio al cliente e insatisfacciones del cliente para detectar, analizar, disminuir y/o eliminar
las causas potenciales de las no conformidades. Dentro de las no conformidades, se pueden
identificar hallazgos (desviación de las métricas de calidad o requisitos) para lo cual se debe
realizar el análisis y determinar la causa, luego proponer la acción correctiva.
 Solicitar certificados de calidad a proveedores
 Información diaria de coordinaciones y reuniones periódicas de coordinación para
verificación del control y avance.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS

 Ajustes en cronograma, en caso de imprevistos dados por el Patrocinador como
incumplimiento de entrega del presupuesto.
 En caso no se cumpla con los objetivos, se contratará temporalmente a un especialistas
diferente al de la consultora.
 Si no se cumple el estándar de calidad, se deberá reemplazar al proveedor del servicio de
consultoría

180
2.3.2.6 SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS

CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Versión 2.0
APROBADO POR: Manuel Chalco – Gerente del Proyecto Socosani FECHA 16 08 13

S.A.
Luis Cáceres – Gerente del Proyecto Consultora
SAP Business One
PROCESO DE ADQUSICIÓN (PRODUCTO/BIEN/SERVICIO A ADQUIRIR)
Descripción del proceso de adquisición
El Gerente de Proyecto tiene la tarea de generar el requerimiento del servicio, el mismo que
pasará por la aprobación del Gerente General. La gestión de cotizaciones será realizada por el
Área de Servicios.
La elaboración y formalización del contrato estará a cargo del Departamento Legal en
coordinación con el Gerente del Proyecto. El Gerente del Proyecto será responsable de elaborar
los criterios de selección en coordinación con el Consultor Senior.
PROVEEDOR: Ventura Consultores S.A.

181
CUADRO DE EVALUACIÓN TÉCNICA
Procedimiento de evaluación técnica de las propuestas
RELACIONADOS AL PROVEEDOR (AA% =A+B+C+D)
Criterios relacionados con las características del vendedor (experiencia general, cartera de
clientes, capacidad financiera, etc.)
ENTREGABLE
VALOR Documento que certifica el
CRITERIO PESO RANGOS TOTAL
RANGO grado de cumplimiento del
criterio de evaluación
Mayor a 20
Experiencia en
5 años
implementaciones (A) 20 Lista de clientes (brochure).
Hasta 5 15
SAP‐SD
años
Mayor a
15
Experiencia en 2 años
(B) 15 Lista de clientes (brochure).
procesos de QA Hasta 2
10
años
Antecedentes de Mayor de
10
trabajo y 5 clientes
referencias (C) 10 Lista de clientes (brochure).
Hasta 5
5
clientes
Perfil profesional
(D) SI 5 5 CV de Consultores.
sustentado
TOTAL AA 50

RELACIONADOS A LAS COMPETENCIAS (BB%=F+G+H+I)
Criterios relacionados con los recursos que tiene el vendedor (Personal, certificaciones,
experiencia específica, etc.)
ENTREGABLE
VALOR Documento que certifica el
RANGO grado de cumplimiento del
Certificación
(F) SI 20 20 Certificado
SAP ‐ SD
Certificación
SAP ‐ QA (G) SI 10 10 Certificado
Certificados
de Lista de capacitaciones
(H) SI 5 5
capacitaciones (certificados)
recientes
TOTAL BB
Suma de totales de cada criterio, para el proveedor 35
evaluado
182

183
RELACIONADOS CON LA PROPUESTA (CC%=K+L+M+N+O)
Criterios relacionados con la propuesta presentada por el vendedor (metodología, personal
asignado, mejoras, etc.)
ENTREGABLE
VALOR Documento que certifica el grado
RANGO de cumplimiento del
Mayor al
plazo 5
Esquema
establecido
de trabajo
Igual al
propuesto
(K) plazo 10 10 Programa de trabajo
y
establecido
descripción
Menor al
del servicio
plazo 15
establecido
TOTAL CC
Suma de totales de cada criterio, para el 10
proveedor evaluado

CÁLCULO DEL PUNTAJE TÉCNICO
Procedimiento de cálculo para determinar el puntaje técnico del vendedor
PUNTAJE TÉCNICO = TOTAL AA + TOTAL BB + TOTAL CC
CÁLCULO DEL PUNTAJE ECONÓMICO
Procedimiento para la evaluación económica del vendedor
Py = 2 (PMOE) – (Oy/Om) x PMOE
Donde:
Py = Puntaje de la oferta económica del proveedor “y”
Oy = Oferta económica del proveedor “y”
Om = Oferta económica de valor más bajo de todas.
PMOE = Puntaje Máximo de la Oferta Económica (Usualmente 100%).
CÁLCULO DEL PUNTAJE TOTAL
PUNTAJE TOTAL = PUNTAJE TÉCNICO x 0.4% + PUNTAJE ECONÓMICO x .60%
40% + 60% = 100%

184
2.3.2.7 MODELO DE CONTRATO DE SERVICIOS PROFESIONALES

CONTRATO DE SERVICIOS PROFESIONALES

Contrato de Servicio Profesionales que suscriben por una parte Ventura Consultores S.A.
identificada con RUC No 20510108517 domiciliada en Av. La Marina No 582 Oficina. Lima,
debidamente representado por su Gerente General el Sr Luis Cáceres, a quien en adelante se
denominará 'VENTURA, y por otra parte SOCOSANI SA identificada con RUC No 20454179481.
Domiciliada en Av. Purnacanua 718. Cerró Viejo ‐ Arequipa, debidamente representada por su
Gerente General Sra. Katherine Delgado, a quien en adelante se le denominará "CLIENTE, de
conformidad con las siguientes clausulas
1 OBJETO: El objeto del presente contrato es la implementación del software SAP Business
One por parte de VENTURA en la empresa CLIENTE.
2 ALCANCE: La implementación referida en este contrato incluye

• Instalación y parametrización del software SAP Business One. de acuerdo a los requerimientos
del Cliente, utilizando para ello la funcionalidad que el propio producto tiene incorporada.
• Todos los reportes que SAP Business One ofrece de forma estándar
• Carga de saldos iniciales
• Documentación y/o manuales que vienen de forma estándar con el producto
• Soporte presencial a los usuarios dentro del tiempo estimado del proyecto
• Desarrollo de un add‐on de Requemamiento de Compras
• Elaboración de Reporte de Distribución de Mercadería
• El costeo de productos terminados se calculará mediante factores
El presente contrato NO incluye
• Automatización de procesos más allá de la funcionalidad que el propio producto tiene
incorporada.
• Elaboración o modificación de reportes a la medida, a excepción de los indicados expresamente
en la propuesta comercial
• Desarrollos de software a la medida, a excepción de los indicados expresamente en la
propuesta comercial.
• Carga de datos históricos
• Documentación y/o manuales de las configuraciones de software realizadas de forma
personalizada para el Cliente.
• Soporte presencial a los usuarios más allá del tiempo estimado en el proyecto Luego de ese
periodo, Ventura ofrece un Contrato de Soporte Post‐implementación, basado en una tarifa por
horas

185
3. MODIFICACIONES DE REQUISITOS: Para gestionar las posibles modificaciones de los
requisitos durante el periodo de implementación, los coordinadores de proyecto son los únicos
interlocutores válidos autorizados a proponer y aprobar cambios al alcance del proyecto.
Solamente se considerarán válidas las modificaciones de requisitos aceptadas de común acuerdo
por ambos interlocutores, y cuya descripción quede registrada como una extensión a la
propuesta comercial original.
Cuando las modificaciones impliquen una variación en los recursos o el tiempo previstos
originalmente para el proyecto, su aprobación supondrá necesariamente una revisión del
presente contrato que incluya los nuevos costes o fechas acordados.

4. CONOCIMIENTO: El Cliente acepta estar al tanto de las características funcionales esenciales
del software y asume el riesgo de que las funciones contenidas en él no estén diseñadas para
cumplir con todos los requerimientos de negocios del cliente o que no pueda ser configurado
totalmente a los deseos y requerimientos del usuario final
A solicitud del interesado, Ventura deberá proporcionar toda la información disponible sobre las
capacitaciones funcionales y/o técnicas del sistema.
5. LIMITE DE RESPONSABILIDAD. Ventura no garantiza que el sistema funcionara en forma
ininterrumpida, ni que estará libre de defectos o de errores menores que afectan materialmente
su desempeño.
En este sentido. Ventura no será responsable en ningún caso, en termino legales, de los daños
personales o del lucro cesante o daños emergentes, daños por la pérdida de beneficios, perdida
de información, interrumpida de la actividad empresarial p de cualquier otro tipo de dañoso
perdidas comerciales, resultantes o relacionados con el uso o el mal uso del sistemas SAP
Business One.
6. PLAZO: Ventura prestará sus servicios profesionales al cliente durante un plazo estimado de 12
meses, pudiendo variar de acuerdo a los requerimientos específicos del proyecto o por motivos
de fuerza mayor.
La implementación se iniciara el 05 de Agosto del 2013 con el lanzamiento del proyecto (Kick‐
off) y culminara el 04 de Agosto de 2014. Con la emisión de los EEFF desde el sistema SAP
Business One
7. HONORARIOS Y FORMA DE PAGO: Las partes establecen de mutuo acuerdo el pago de $90340.00
(Ciento cuarenta mil trescientos cuarenta y cinco Dólares) por los servicios de implementación.
Paralelamente, el Cliente adquiere a Ventura las Licencias y mantenimiento de software SAP
Business One necesarios para el proyecto, por un monto de $20 000.00 (Treinta y cinco mil
Dólares)
8. AMBIENTE DE TRABAJO: El Cliente asignará al personal de Ventura un espacio físico cómodo y
debidamente equipado para instalar a dos personas simultáneamente a lo largo del proyecto,
con conexión a Internet, anexo telefónico, pizarra e impresora para documentación y pruebas.
186

9. TRASLADOS Y VIÁTICOS La empresa consultora asume la compra y el pago de los pasajes aéreos
entre Lima y Arequipa. Asimismo, asume la contratación y pago de un hospedaje.
Lo mismo aplica para viajes del personal de apoyo (consultores de soporte, gerente de
proyecto, etc), previa coordinación con el Cliente.
En caso fuesen necesarios traslados fuera de la sede principal del Cliente, la empresa
Consultora asumirá los gastos de movilidad, alojamiento y viáticos que correspondan.
10. TRANSFERENCIA / MIGRACIÓN DE DATOS: Es responsabilidad del Cliente proveer la información
debidamente depurada a los consultores. Ventura capacitará al Cliente para la ejecución de
esta tarea utilizando las plantillas de datos que SAP Business One provee para tal fin.
En este sentido, el presente contrato no incluye la digitación, transferencia, limpieza,
conversión, o cualquier manipulación directa de Ventura sobre los datos propios del Cliente.

11. COMPROMISO DE VENTURA: Ventura se compromete a completar el proyecto de
implementación dentro del costo y tiempo pactados. En el supuesto que el proyecto no sea
concluido dentro del plazo establecido por responsabilidad exclusiva de Ventura, ésta
continuará brindando sus servicios al Cliente, bajo su propio costo, hasta cumplir
satisfactoriamente con los compromisos adquiridos.

12. COMPROMISO DEL CLIENTE: El Cliente se compromete al pago total de los honorarios
acordados con Ventura. Asimismo, se compromete a brindar todas las facilidades y el tiempo
necesario de su personal para la ejecución de la implementación, con carácter prioritario. En el
supuesto que el proyecto no sea concluido dentro del plazo establecido por responsabilidad
exclusiva del Cliente, éste asumirá los costos de la permanencia adicional de los consultores en
el proyecto.
El Cliente asumirá responsabilidad sobre las demoras que hayan sido reportadas por escrito y
de forma oportuna al coordinador de proyecto, ya sea por medio impreso o correo electrónico.

13. CONFIDENCIALIDAD: Ventura se obliga a guardar y mantener en estricta confidencialidad todo
tipo de información que obtenga respecto al Cliente con motivo del desarrollo de este contrato.

14. RESOLUCIÓN DEL CONTRATO: El presente contrato quedará resuelto al producirse alguna de las
siguientes causas:
• Cumplimiento de las prestaciones de cada parte en las fechas y formas acordadas.
• Incumplimiento de las obligaciones correspondientes a cada parte. La resolución por esta causa
podrá dar lugar a indemnización por daños y perjuicios causados por el incumplimiento.
• Por hallarse cualquiera de las partes en un supuesto de caso fortuito o fuerza mayor.
187
Sin perjuicio de las compensaciones correspondientes, en caso el contrato fuera resuelto
anticipadamente sin producir la entrega de la implementación en su totalidad o en la forma
dispuesta en este contrato, ambas partes colaborarán de buena fe para facilitar la transferencia
del conocimiento y sub‐productos generados, con el fin que el Cliente pueda continuar con los
trabajos por sus propios medios incluyendo la contratación de una nueva entidad que dé
continuidad al proyecto.
15. COMPETENCIA Y LEY APLICABLE: las partes declaran que el presente contrato ha sido celebrado
de conformidad con las leyes peruanas y que en todo aquello que no estuviese
expresadamente contemplado en el presente instrumento, se someten a las reglas de la buena
fe y a las disposiciones que sobre el partículas establecen el código Civil Peruano y demás
normas de derecho sustantivo.
Para todos los efectos del presente contrato las partes se someten a la competencia de los
jueces y tribunales del distrito federal de Lima a quienes acudirán en caso de cualquier
desavenencia o litigio.
Enteradas las partes del alcance, contenido y fuerza legal de este contrato, lo firman de común
acuerdo en este día 03 de Junio del 2013, en la ciudad de Lima, en dos ejemplares de igual
valor.

POR VENTURA POR EL CLIENTE
188
2.3.2.8 MODELO DE CONTRATO DE LICENCIA DE USO DE SOFTWARE

CONTRATO DE LICENCIA DE USO DEL SISTEMA DE SOFTWARE SAP BUSINESS ONE
PARA USUARIO FINAL
Apéndice al Contrato de Licencia de Uso del Sistema de Software SAP Business One para
Usuario Final celebrado entre Ventura Consultores S.A. (en adelante denominada
("Licenciante"), y Distribuidora SOCOSANI SA (en adelante denominado el ("Cliente") con
fecha 03 de Junio del 2013 (en adelante el "Contrato"). Este Apéndice se emite el 03 de Junio
del 2013.
Los términos que en el presente Apéndice sean empleados con inicial mayúscula, serán
términos definidos y ostentarán el significado que correlativamente se les asigna en el
Contrato, salvo que se les atribuya un significado distinto. Asimismo, los presentes términos y
condiciones se aplicarán en todo lo no regulado expresamente por el Contrato y prevalecerán
respecto al mismo en caso de existir cuales quiera contradicción con las disposiciones
previstas en aquél.

1. DEFINICIONES DE USUARIO DESIGNADO:

1.1. "Usuario Manager SAP Business One" es un Usuario Nombrado que
desempeña roles operativos soportados por el Software SAP Business One. La
licencia del Usuario Profesional es necesaria para administrar una instalación
de SAP Business One y trabajar con producción y la Planificación de Recursos
de Material (Material Resource Planning ‐ MRP).
El Usuario Manager SAP Business One incluye los derechos otorgados bajo una
licencia de Usuario CRM Limitado, Usuario de Finanzas Limitado y Usuario de
Logística Limitado.
1.2 "Usuario CRM Limitado SAP Business One" es un Usuario Nombrado que
tiene derechos de acceso a la funcionalidad CRM de SAP Business One para
soportar procesamientos operacionales y requerimientos de información
1.3 Usuario Básico SAP Business One" es un Usuario Nombrado que
tiene derechos de acceso a la funcionalidad de Finanzas y Logística de SAP
Business One para soportar el procesamiento operacional y requerimientos de
información.

2. OTORGAMIENTO DE LA LICENCIA:
El Software cuyo uso se autoriza al Cliente de conformidad con el presente Apéndice está
integrado por los componentes que se señalan más adelante y que expresamente se
189
mencionan como licenciados ("Software"). Siempre y cuando el Cliente no exceda el número
de Usuarios Designados ni el nivel métrico especificado para los componentes señalados más
adelante "Nivel", los Usuarios Designados licenciados de conformidad con el presente están
autorizados para Utilizar el Software de conformidad con el tipo de Usuario Designado
correspondiente.

BASE DE DATOS: Seleccione una base de datos Sin Datos
El Cliente reconoce y entiende que se otorga la licencia de Uso del Software para países,
incluyendo los que específicamente se incluyen dentro del Territorio, para los cuales no"
existe funcionalidad y/o lenguaje específicos, y el Licenciante no está obligado a desarrollar
los mismos en ningún caso, por lo que no será considerado como incumplimiento por parte
del Licenciante la no disponibilidad de dicha funcionalidad y/o lenguaje específico.

3. El total del Precio de la Licencia aplicable conforme a la Lista de Precios por el Software
mencionado anteriormente por el número total de Usuarios correlativamente establecido
asciende a la cantidad total de $20 000.00 Este valor será
facturado por EL LICENCIANTE en o con anterioridad al 24 de julio, y será pagado por el
Cliente a los 30 días de presentada la factura.

En el caso de que una cantidad superior de Usuarios y/o Software a la licenciada a través del
presente, fuere utilizada por el Cliente o sus Afiliadas, el Cliente conviene, dentro de un
periodo de tiempo razonable, en proporcionar aviso por escrito al Licenciante dicha
circunstancia, en cuyo caso el Licenciante se reserva el derecho para modificar el Contrato con
el objeto de reflejar dicho Software y/o Usuarios adicionales, facturar al Cliente por el
Software y/o Usuarios adicionales al precio que conforme a la Lista de Precios en vigor fuere
aplicable e incrementar el Precio de Mantenimiento proporcionalmente.
4. Con anterioridad a la fecha de instalación del Software en una Unidad Designada
específica del Cliente o una Afiliada, el Cliente se obliga a notificar al Licenciante por
escrito respecto del tipo, modelo, número de serie, y ubicación de cada Unidad Designada
y el número de Usuarios asignados a la misma. El aviso correspondiente deberá ser
enviado a: Oficinas Principales de VENTURA.

1. ENTREGA

La Entrega inicial del Software anteriormente mencionado y la Documentación por parte del
Licenciante al Cliente se realizara a más tardar cuatro semanas después de la firma del
presente Apéndice.
2. SERVICIOS DE MANTENIMIENTO.
6.1 El Licenciante prestará servicios de mantenimiento, siempre y cuando dicho
mantenimiento se encuentre generalmente disponible en el Territorio, sujeto a la presente
cláusula, servicios de mantenimiento (en adelante "Servicios de Mantenimiento") con
respecto al Software. Los Servicios de Mantenimiento prestados por el Licenciante, se limita
190
al(los) centro(s) de competencia del Cliente aquí especificados. Los Servicios de
Mantenimiento actualmente incluyen la entrega de nuevas Emisiones, Versiones, Niveles de
Corrección, paquetes de actualización y/o corrección al Software, soporte Los Servicios de
Mantenimiento por ningún motivo incluyen la adaptación de cualesquiera Modificaciones o
Ampliaciones desarrolladas por o para el Cliente a nuevas Emisiones o Versiones Para poder
recibir los Servicios de Mantenimiento anteriormente mencionados, el Cliente deberá
realizar, por su cuenta, las conexiones de actualización y soporte remoto que se requieran en
la(s) Unidad(es) Designada(s). Según lo solicite el Licenciante Los Servicios de Mantenimiento
se ofrecerán únicamente para la Versión más reciente, así como para la Versión
inmediatamente anterior a la misma.
6.2 Con el propósito de recibir los Servicios de Mantenimiento proporcionados por el
Licenciante, el Cliente se obliga a divulgar al Licenciante tan pronto como le sea posible y a
proporcionarle a ésta última copias de cualesquiera Modificaciones así como a mantener
registros adecuados y completos de las mismas (registros que serán razonablemente puestos
a disposición del Licenciante).
6.3. El Precio del Mantenimiento se pagará sobre bases anuales de manera anticipada en las
cantidades que se calcularán y establecerán de conformidad con los Apéndices al Contrato. El
Cliente deberá pagar dicho Precio de Mantenimiento 30 (treinta) días después de haber
recibido la factura correspondiente a dichos Servicios. En caso de que los Servicios de
Mantenimiento comenzaran en una fecha distinta al primer día del año, el Licenciante
cobrará por ese año únicamente, la parte proporcional del total del Precio de Mantenimiento
anual, que resulte de dividir dicho monto entre 12 y al resultado se multiplicará por el
número de meses que corresponda, contando el mes en que da inicio el Servicio de
Mantenimiento como primero y Diciembre como último. A partir del segundo año, se cobrará
de manera anticipada como se menciona anteriormente.
6.4. Terminación de los Servicios de Mantenimiento.
Los Servicios de Mantenimiento podrán darse por terminados por el Cliente mediante aviso
por escrito dado al Licenciante, con cuando menos tres (3) meses de anticipación a la fecha
de terminación deseada. En caso de terminación de los Servicios de Mantenimiento por parte
del Cliente en los términos anteriormente establecidos, el Cliente tendrá derecho a recibir un
reembolso proporcional del Precio del Mantenimiento pagado por anticipado.
6.5. Los Servicios de Mantenimiento que deban ser prestados por el Licenciante al Software
licenciado del Cliente conforme al presente se limita al siguiente sitio:

Oficinas Principales del Cliente

6.6. Los Servicios de Mantenimiento comenzarán el 17 de Julio del 2014.

El Precio del Mantenimiento anual por el Software licenciado conforme al presente Apéndice
y por el número total de Usuarios anteriormente mencionado será calculado aplicando el
veintidós por ciento (22%) sobre el precio neto de licenciamiento. El Precio del
Mantenimiento anual en vigor a esta fecha por el Software licenciado conforme al presente
191
Apéndice es la cantidad de $ 6,052.00. Salvo por lo dispuesto en este instrumento, el Precio
del Mantenimiento estará sujeto a cambios por una sola vez durante un año calendario
mediante aviso por escrito con noventa (90) días de anticipación.
6.7 El Cliente se obliga a pagar al LICENCIANTE el Precio del servicio de mantenimiento a los 30
días de presentada la factura, con la totalidad del IGV a la tarifa vigente al momento de su
causación.
6.8. En caso de que el Cliente terminara los Servicios de Mantenimiento, y posteriormente
deseara recontratarlos, deberá notificarlo al LICENCIANTE por escrito y pagar la tarifa
estableció en el presente Anexo o sus apéndices, y el retroactivo que se genere a partir de
fecha en que los terminé hasta la fecha en que los recontrato por concepto de reinstalación.

Todas las facturas deberán ser liquidadas en una sola emisión a más tardar a los 30 días de
su presentación.

3. BASE DE DATOS DE TERCERO

En el evento en que el Licenciatario use una base de datos licenciada diferente a la
especificada anteriormente, una licencia completa, incluyendo herramientas de programación
suministradas a través de un proveedor de terceros debe ser licenciada directamente del
proveedor de base de datos de terceros
En caso de que el Cliente utilice la funcionalidad Servidor Paralelo, el uso de dicha
funcionalidad por parte de los Usuarios estará sujeto al cobro de una contraprestación
adicional al precio correspondiente entonces vigente
En caso de que el Cliente pretenda utilizar la base de datos para un propósito distinto al
anteriormente señalado, requerirá obtener una Licencia Total, incluyendo herramientas de
programación directamente de un licenciante de base de datos de tercero
4. CÓDIGO DE LICENCIA

Cada copia de Uso Productivo y de Uso No Productivo del Software requiere de una clave de
código de licencia. El Licenciante proporcionará al Cliente cinco (5) claves por cada
instalación del Software, uno para Uso Productivo y cuatro (4) para Uso No Productivo. Las
claves serán emitidas por SAP AG dentro de las cuatro (4) semanas siguientes a la fecha de
instalación del Software en cada Unidad Designada, siempre y cuando el Cliente hubiere
requerido las formas necesarias para recibir dichas claves y las hubiere enviado a SAP AG
dentro de dicho período. La forma respectiva y el número de fax al que deberán ser enviadas,
se encuentran contenidas en el paquete de instalación proporcionado al Cliente a la entrega
del Software. En caso de que el Cliente cambie la ubicación de la(s) Unidad(es) Designada(s)
para Uso del Software con posterioridad, se deberán emitir nuevamente las claves de código
de licencia por cada copia respectiva. La falta de obtención de las claves de código de licencia
por parte del Cliente dentro del plazo aquí previsto, limitará el acceso al Software por parte
de los Usuarios hasta que dichas claves sean emitidas.
192

El presente Apéndice 1 se firmó por triplicado en Lima, el 03 de Junio del 2013 por las partes
contratantes, mismas que manifiestan que su voluntad ha sido libremente expresada y que
su consentimiento no se encuentra afectado por dolo, error, mala fe u otro vicio, ratificando
la redacción, alcance y contenido del presente documento y en constancia de lo anterior
estampan su firma al margen y al calce, ante la presencia de dos testigos de asistencia

Por: Licenciante Por: Socosani S.A
Nombre: Luis Cáceres Nombre: Katherine Delgado
Cargo: Gerente General Cargo: Gerente General

193
2.4 ENTREGABLES DE EJECUCIÓN

En este punto se presentan los entregables desarrollados en el Grupo de Procesos de Ejecución:
Requerimiento de Recursos y Desarrollo del Equipo del Proyecto.

194
2.4.1 REQUERIMIENTO DE RECURSOS

195

Nombre del Proyecto: PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA SOCOSANI S.A
Preparado por: Luis Cáceres – Gerente del Proyecto Consultora SAP Business One
Fecha 05/08/13
Entregable Actividad Recurso Cantidad % Desde Hasta Observacio
asignación nes
Plan de Gestión del Alcance Gerente de Proyecto, Jefes
Funcionales 4 100% 05/08/2013 08/08/2013 ‐
Plan de Gestión del Tiempo Gerente de Proyecto, Jefes
Funcionales 4 100% 05/08/2013 08/08/2013 ‐
Plan de Gestión de los Costos Gerente de Proyecto, Jefes
4 100% 05/08/2013 08/08/2013 ‐
Funcionales
Plan de Gestión de la Calidad Gerente de Proyecto, Jefes
Funcionales 4 100% 09/08/2013 14/08/2013 ‐
Plan de Gestión de los Recursos Gerente de Proyecto, Jefes
Humanos Funcionales 4 100% 09/08/2013 14/08/2013 ‐
Gestión del
Proyecto Plan de Gestión de las Gerente de Proyecto, Jefes
Comunicaciones Funcionales 4 100% 09/08/2013 14/08/2013 ‐
Plan de Gestión de los Riesgos Gerente de Proyecto, Jefes
Funcionales 4 100% 15/08/2013 19/08/2013 ‐
Plan de Gestión de las Gerente de Proyecto, Jefes
Adquisiciones Funcionales 4 100% 15/08/2013 19/08/2013 ‐
Elaboración de la Línea Base del Gerente de Proyecto, Jefes
Alcance Funcionales 4 100% 20/08/2013 24/08/2013 ‐
Tiempo Funcionales 4 100% 20/08/2013 24/08/2013 ‐
196
Costo Funcionales 4 100% 20/08/2013 24/08/2013 ‐
Resportes de desempeño del Gerente de Proyecto, Jefes 100%

Funcionales 4 26/08/2013 14/06/2014 ‐
proyecto
Resporte de estado de valor Gerente de Proyecto, Jefes 100%
Funcionales 4 26/08/2013 14/06/2014 ‐
ganado
Gerente de Proyecto, Jefes 100%
Solicitudes de cambio Funcionales 4 26/08/2013 14/06/2014 ‐
Gerente de Proyecto, Jefes 100%
Acta de cierre del proyecto Funcionales 4 17/06/2014 04/08/2014 ‐
Informe de Evaluación de infraestructura Gerente de Proyecto SAP B1,

preparación del técnica consultores SAP B1 5 100% 27/08/2013 29/08/2013 ‐
proyecto Instalación de hardware Gerente de Proyecto SAP B1,
consultores SAP B1 5 100% 31/08/2013 11/09/2013 ‐
Instalación del software y Gerente de Proyecto SAP B1,
licencias consultores SAP B1 5 100% 12/09/2013 19/09/2013 ‐
Elaborar informe de preparación Gerente de Proyecto SAP B1,
de proyecto consultores SAP B1 5 100% 20/09/2013 21/09/2013 ‐
Documento Análisis de la organización Consultores SAP B1,

Business Analistas TI 5 100% 23/09/2013 04/10/2013 ‐
BluePrint Procesos de Negocio Consultores SAP B1,
Analistas TI 5 100% 05/10/2013 30/10/2013 ‐
Roles y Autorizaciones Consultores SAP B1,
Analistas TI 5 100% 31/10/2013 06/11/2013 ‐
Elaborar documento Business Consultores SAP B1,
BluePrint Analistas TI 5 100% 07/11/2013 12/11/2013 ‐
Configuración
del Sistema Configuración básica (Baseline) Analistas TI 4 100% 13/11/2013 20/11/2013 ‐
197
Configuración Final Analistas TI 4 100% 21/11/2013 25/11/2013 ‐
Definir las autorizaciones del Analistas TI
sistema para los usuarios 4 100% 13/11/2013 20/11/2013 ‐
Informe de Desarrollar pruebas unitarias por Consultores SAP B1,

Ejecución de módulo Analistas TI 5 100% 29/11/2013 07/12/2013 ‐
Pruebas Ajustar configuración de acuerdo Consultores SAP B1,
a resultado de pruebas unitarias Analistas TI 5 100% 09/12/2013 19/12/2013 ‐
por módulo
Ajustar configuración de acuerdo Consultores SAP B1,
a resultado de pruebas integrales Analistas TI 5 100% 31/12/2014 11/01/2014 ‐
Documentación Determinar información necesaria Consultores SAP B1,

del Sistema por módulo Analistas TI 5 100% 16/01/2014 21/01/2014 ‐
para el Usuario
Elaborar documentación del Consultores SAP B1,
sistema para el usuario por cada Analistas TI
módulo 5 100% 22/01/2014 14/02/2014 ‐
Informe de Preparar datos para migración Consultores SAP B1,

Migración Analistas TI 5 100% 22/02/2014 01/03/2014 ‐
Masiva de Realizar la migración de datos Consultores SAP B1,
Datos desde sistema satélite Analistas TI 5 100% 03/03/2014 14/03/2014 ‐
Elaborar informe de migración de Consultores SAP B1,
datos Analistas TI 5 100% 15/03/2014 18/03/2014 ‐
198
Informe de Definir un plan de formación ( Consultores SAP B1
preparación del número de usuarios que asistirán,
4 100% 19/03/2014 21/03/2014 ‐
proyecto fechas y formadores)
Preparar la capacitación de los Consultores SAP B1
usuarios finales (materiales y 4 100% 19/03/2014 21/03/2014 ‐
logística)
Ejecutar plan de formación Consultores SAP B1
4 100% 22/03/2014 09/04/2014 ‐
Elaborar informe de formación de Consultores SAP B1
usuarios 4 100% 10/04/2014 11/04/2014 ‐
Informe de Soporte al entorno productivo Consultores SAP B1,

Puesta en Analistas TI 5 100% 12/04/2014 31/05/2014 ‐
Marcha y Listas de incidencias cerradas Consultores SAP B1,
Soporte Analistas TI 5 100% 12/04/2014 06/06/2014 ‐
Elaborar informe de puesta en Consultores SAP B1,
marcha y soporte Analistas TI 5 100% 07/06/2014 16/06/2014 ‐
Acta de cierre Recopilar información para cierre Gerente Proyecto Socosani,

de proyecto Gerente Proyecto SAP B1 2 100% 17/06/2014 27/06/2014 ‐
Elaborar acta de cierre Gerente Proyecto Socosani,
Gerente Proyecto SAP B1, 6 100% 28/06/2014 04/08/2014 ‐
Jefes Funcionales

199
2.4.2. DESARROLLO DEL EQUIPO DEL PROYECTO

DESARROLLO DEL EQUIPO DEL PROYECTO

versión
PROYECTO Proyecto de Implementación SAP Business One en la Empresa
Socosani S.A.

Socosani S.A.

Acciones a tomar para mejorar las habilidades y competencias del equipo del proyecto
 Jefes Funcionales  Acción: Capacitación en cursos de

Proyectos, Liderazgo.

 Consultores SAP Business One • Acción: Capacitación en Seguridad
Industrial (Zona de Planta).

 Analistas TI • Acción: Capacitación en Seguridad
Industrial (Zona de Planta).
Como parte del desarrollo de personal se considerará el siguiente lineamiento en la
sucesión o reemplazo de cargos en el proyecto:

Las Jefaturas Funcionales asignarán un nuevo recurso para que las actividades del
proyecto no se interrumpan, ni se aglomere el trabajo

En caso de ausencia de los consultores, se reasignará personal nuevo reclutado o
asignado de otros proyectos según procedimiento de la consultora.
Formas de reconocimientos y recompensas que se aplican en el proyecto:

Publicación en periódico mural
‐ De las fotografías de los empleados que son parte del equipo y que lograron cumplir
con la fecha de los entregables.
‐ Un collage con las fotos de los empleados que tomaron parte en el proyecto que
muestren las diversas etapas, la fase de terminación y la presentación del proyecto.

197

Cartas de reconocimiento
‐ Del jefe inmediato, en caso de cumplimiento de las actividades programadas del
Proyecto y evidencia de trabajo en equipo.
Cursos de capacitación al personal de mayor rendimiento
Cena para el equipo de trabajo al cumplir con las fechas de entrega y el costo
esperado.
Actividades en apoyo a la integración del equipo de proyecto:

Trabajo en equipo:

Realizar reuniones en lugares de esparcimiento para dar soluciones a problemas que se
presenten durante el desarrollo del proyecto.
Realizar reuniones con todos los miembros del equipo para mostrar el avance del
proyecto.
Contar con una agenda periódica que permita la revisión del Proyecto.

Actividades de entretenimiento:

Almuerzos de camaradería de forma mensual, con la finalidad de integrar al equipo
del proyecto
Desarrollo de actividades deportivas
Agenda Periódica de encuentros breves para la revisión del estado del Proyecto
Horario Lunes Martes miércoles Jueves viernes
Informes de
08:00‐09:00 avance
semanal
10:00‐11:00
11:00‐12:00
Consolidación
de información
semanal para
15:00‐17:00 reunión del
viernes
Reunión
15:00‐17:00 Gerencia
Proyectos
Reunión
con personal
17:00‐18:00 para
coordinación
198

Motivación

Realizar reuniones de como máximo 15 minutos, al iniciar cada jornada con la
finalidad de integrar el equipo.
Incentivar mediante reconocimientos el desempeño del personal.

Gestión de Relaciones Humanas:

Comunicación adecuada de las funciones y responsabilidades de cada miembro del
equipo.
Cumplir con el trabajo asignado, para evitar retrasos en el equipo.
Fortalecer el trabajo en equipo, mediante las actividades de apoyo y las formas de
reconocimiento ya mencionadas.

199
2.5 ENTREGABLES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

En este punto se presentan los documentos del proyecto: Solicitud de Cambios, Listas de Verificación de
los Entregables, Listas de Verificación de Estimación de Costos, Relación de Informes de Estados del
Proyecto, Gestión del Valor Ganado y Acta de Reunión Semanal.

200
2.5.1 SOLICITUD DE CAMBIOS

SOLICITUD DE CAMBIO No 001
Solicitante: Manuel Chalco
Cargo: Gerente de Proyecto Socosani
Ficha
08/01/2014
Solicitud:
Fase Iniciación Planeamiento Ejecución X Control Cierre
Firma:
Incidente/Requerimiento:

Solicitar un servicio de consultoría SAP Business One para el cambio de la configuración del sistema.

Descripción del Impacto del Incidente/ Requerimiento:
Reducción Procesos en el Modulo de Ventas
Descripción del Cambio:

Al realizar el Cambio de la configuración en el sistema SAP Business One.

Se procederá al cambio de la configuración del sistema donde las Ventas serán Generadas
directamente por Órdenes de Ventas más no por Solicitudes de Órdenes de Venta como se muestra
en el sistema.

Evaluación del Cambio:

Se considerará un día de trabajo para el cambio.
Se considerará un Cambio en el diseño de procesos de Ventas.
De no llevarse a cabo el cambio no tendrá un riesgo muy alto debido a que se obviara el proceso de
Oferta de Venta lo cual tomaría un retraso en el registro de Documentos.

Cambio Bajo X Cambio Medio Cambio Alto
Autorizado
Manuel Chalco
Por:
Cargo: Gerente de proyecto Socosani S.A.
Fecha
15/01/2014
Autorización:
Firma: Gerente General de Socosani S.A.

201

Solicitante: Manuel Chalco
Cargo: Gerente del Proyecto Socosani
Ficha
12/04/2014
Solicitud:
Firma:

Solicitud de Cambio de la configuración del sistema Se requiere el cambio de tipo de fecha contables
de 2013/08/01 al 01/08/2013 y Redondeo de moneda a 2 decimales.

Impacto de grado alto debido a las normas de la legislación Peruana donde se indica que el formato
de Fecha para la documentación será DD/MM/YYYY y el redondeo de moneda será a 0.00 decimales.


Este requerimiento consiste en:

Cambio del Formato de las fechas Contables y el redondeo de la moneda a dos decimales este
cambio nos ayudara a la entrega de los reportes legales a SUNAT bajo los formatos establecidos.

La evaluación de esta Solicitud de Cambio tuvo como resultado su aprobación.

Cambio Bajo Cambio Medio Cambio Alto X
Autorizado
Manuel Chalco
Por:
Fecha
17/04/2014
Autorización:

202
Solicitante: Luis Cáceres
Cargo: Gerente del Proyecto consultoría SAP
Ficha
03/05/2014
Solicitud:
Firma:

Se requiere contratar los servicios de un Consultor Técnico.


Renuncia de un miembro del Líder de control de Calidad


Este requerimiento consiste en:

‐ Contratar un Consultor Técnico de acuerdo al perfil definido para dicho rol.
‐ El Consultor Técnico contratado se debe integrar al equipo 3 días después de aprobada esta
solicitud de cambio.


La evaluación de esta Solicitud de Cambio tuvo como resultado su aprobación.
El nuevo consultor deberá recibir una capacitación funcional antes de empezar a realizar las tareas
para las que fue contratado.
Su experiencia laboral anterior permitirá que aporte nuevas ideas al equipo de trabajo.

Cambio Bajo Cambio Medio Cambio Alto X
Autorizado
Manuel Chalco
Por:
Fecha
09/05/2014
Autorización:

203
2.5.2 LISTA DE VERIFICACIÓN DE LOS ENTREGABLES

LISTA DE VERIFICACIÓN
Versión 1.0
ENTREGABLE Entregables de dirección del proyecto
SOCOSANI S.A.
Socosani S.A.

Observado
Puntos de control Comentarios
Conforme
(Características o requerimientos del producto que deben (Descripción de lo
ser cumplidos) observado)

1. ¿El plan cumple con los estándares del PMI?

2. Revisar los siguiente requisitos:
 ¿La Descripción de cada una de las tareas a
desarrollarse, cumplen con los requisitos?

 ¿El Cronograma, tiene reservas adecuadas, la
duración de las actividades y tareas a desarrollarse
es la necesaria?

 ¿El personal propuesto es el suficiente para
terminar el proyecto?

 ¿Los instrumentos planteados permiten realizar un
apropiado seguimiento del avance de las
actividades realizadas?

 ¿El presupuesto asignado es el necesario para
realizar el proyecto? Contamos con reservas de
contingencia y de gestión?

 ¿Se realizó el análisis de riesgos con el equipo del
proyecto?

204

205
Versión 1.0
ENTREGABLE Informe de cierre del proyecto
SOCOSANI S.A.

Socosani S.A.

Observado
Conforme

 ¿El acta de cierre del proyecto contiene los
objetivos del proyecto y sus criterios de éxito?

 ¿Se describió la variación entre los resultados
obtenidos y los objetivos establecidos?

 ¿Se aprobó el acta de constitución por el gerente
de proyecto de Socosani y el gerente de la
consultora?

206
Versión 1.0
ENTREGABLE Informe de preparación del proyecto
SOCOSANI S.A.

Socosani S.A.

Observado
Conforme
1. ¿Se logró implementar la infraestructura requerida
para la instalación del software?

2. ¿Se instalo el software SAP Business One Version 8.8?

3. ¿Se cuenta con las licencias para uso del sistema?

207
Versión 1.0
ENTREGABLE Documento Business BluePrint
SOCOSANI S.A.

Socosani S.A.

Observado
Conforme

¿Se completó el análisis del proceso actual de compras?

¿Se completó el análisis del proceso actual de ventas?

¿Se completó el análisis del proceso actual de finanzas?

¿Se completó el análisis del proceso actual de inventario?

¿Se describen las necesidades del proceso de negocio de
compras?

ventas?

finanzas?

inventario?

¿En el documento están definidas las autorizaciones para
el uso del sistema?

¿Se validó el Business BluePrint por el jefe de vetas el jefe
de compras, el jefe de finanzas y el jefe de inventarios?

208
Versión 1.0
ENTREGABLE Configuración del sistema
SOCOSANI S.A.

Socosani S.A.

Observado
Conforme
¿Se ejecutó la Configuración básica (Base line) del módulo
de compras incluyendo el 20% de transacciones?

de ventas incluyendo el 20% de transacciones?

de finanzas incluyendo el 20% de transacciones?

de inventario incluyendo el 20% de transacciones?

¿Se ejecutó la Configuración final del módulo de compras
incluyendo el 100% de transacciones?

¿Se ejecutó la Configuración final del módulo de ventas

¿Se ejecutó la Configuración final del módulo de finanzas

¿Se ejecutó la Configuración final del módulo de
inventario incluyendo el 100% de transacciones?

¿Se definió las autorizaciones del sistema para todos los
usuarios funcionales?

209
Versión 1.0
ENTREGABLE Informe de ejecución de pruebas
SOCOSANI S.A.

Socosani S.A.

Observado
Conforme

 ¿Se definió los planes de pruebas del sistema?

 ¿Se desarrolló las pruebas unitarias del módulo de
compras?

ventas?

finanzas?

inventarios?

 ¿Se ajustó la configuración de acuerdo al 100% de
deficiencias listadas en el resultado de pruebas
unitarias?

 ¿Se desarrolló las pruebas integrales?

 ¿Se ajustó la configuración de acuerdo al 100% de
deficiencias listadas en el resultado de pruebas
integrales?

210
Versión 1.0
ENTREGABLE Documentación del sistema para el usuario
SOCOSANI S.A.

Socosani S.A.

Observado
Conforme

 ¿Se determinó la información del módulo de
compras que se incluirá en la documentación?

 ¿Se determinó la información del módulo de ventas
que se incluirá en la documentación?

finanzas que se incluirá en la documentación?

inventario que se incluirá en la documentación?

 ¿Se elaboraron manuales para el usuario por
módulo?

 ¿Se elaboró los videos tutoriales?

211
Versión 1.0
ENTREGABLE Informe de Migración masiva de datos
SOCOSANI S.A.

Socosani S.A.

Observado
Conforme
 ¿Se prepararon los datos del área de compras para
la migración?

 ¿Se prepararon los datos del área de ventas para la
migración?

 ¿Se prepararon los datos del área de finanzas para
la migración?

 ¿Se prepararon los datos del área de inventarios
para la migración?

 ¿Se realizó la migración de datos desde el sistema
satélite al 100%

212
Versión 1.0
ENTREGABLE Informe de formación de los usuarios
SOCOSANI S.A.

Socosani S.A.

Observado
Conforme

 ¿Se cuenta con una base de datos de los usuarios con
la información necesaria?

 ¿Se estableció el número de usuarios que asistirán a la
capacitación por módulo

 ¿Se determinó los formadores

 ¿Se cuenta con el material para la capacitación?

 ¿Se realizaron las invitaciones a los usuarios para la
Capacitación?

 ¿Se cuenta con los usuarios planificados para el inicio
de la capacitación?

 ¿Se establecieron criterios de evaluación?

 ¿Los usuarios cumplen con la nota establecida y con el
perfil requerido para ser considerado usuario funcional
de SAP Business One 8.8?

213
Versión 1.0
ENTREGABLE Informe de puesta en marcha y soporte
SOCOSANI S.A.

Socosani S.A.

Observado
Conforme

 ¿Se cuenta con una lista de incidencias, indicando
el problema detectado, tipo de incidencia y
persona que reporta?

 ¿Se cerró el 100% de las incidencias presentadas
durante la puesta en marcha y soporte?

 ¿Se actualizó el reporte de incidencias indicando
plan de acción, estado y fecha de cierre?

214
2.5.3 LISTA DE VERIFICACIÓN DE ESTIMACIÓN DE COSTOS

Nombre del PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA
Proyecto: SOCOSANI S.A.
Fecha: 12/05/14
1. Informe del Plan para la Dirección del Proyecto
Definición del alcance, EDT y diccionario
¿Se consideró para la definición del alcance el aporte de los jefes de ventas, compras, inventarios y
finanzas?
Elaboración del cronograma
¿Considera reservas suficientes el cronograma para actividades de aprobación de documentación sin
afectar el costo?
Elaboración del presupuesto
¿El presupuesto incluye criterio de seguimiento y control de costos?
Elaboración del plan de personal
¿Considera el proyecto especialistas como consultores externos para la asistencia técnica a un costo
equilibrado con el presupuesto?
Elaboración del plan y registro de riesgos
¿Se considera en el Plan de Riesgos requisitos técnicos de índole de garantía al cliente por parte de
proveedores de maquinaria y equipos? ¿A qué costo?
Elaboración del plan de comunicaciones
¿Realiza el Plan de comunicaciones actividades que dupliquen el costo respecto a lo que realiza para
el proyecto?
Elaboración de métricas de calidad
¿Las métricas elaboradas toman en cuenta la capacidad real disponible para poder determinar los
costos unitarios?
2. Informe del preparación del proyecto
Adquisición de los equipos y licencias
¿Se realizaron las cotizaciones necesarias y mínimas para poder determinar al proveedor más acorde a
los términos de referencia?

215
3. Informe de migración masiva de datos
Roll‐back de datos migrados
¿Se consideró dentro de los costos el roll‐back de los datos migrados cuando se presenten fallas en la
migración?

4. Informe de formación de los usuarios
Propuesta curricular
¿Los contenidos de la propuesta curricular tienen una secuencia lógica progresiva de aprendizaje que
incluye horas de práctica? ¿A qué costo por módulo?

5. Informe de puesta en marcha y soporte
Correcciones críticas
¿Qué monto será necesario para realizar correcciones de último momento que no impidan el
funcionamiento del sistema?

216
2.5.4 RELACIÓN DE INFORMES DE ESTADO DEL PROYECTO

RELACIÓN DE INFORMES DE ESTADO DEL PROYECTO

Versión 1.0

El proyecto realiza reuniones semanales de Control de Avance, en las que se contrastan
las actividades y tareas del avance programado con las actividades realmente
ejecutadas en la semana, informando de los incidentes presentados para cumplir con la
ejecución de tareas.

El avance de los entregables se comprueba cada 15 días con la ejecución de
presupuesto y avance de ejecución de actividades.

Al final de la reunión, el patrocinador hace llegar un Acta con los acuerdos de la
reunión y los puntos que se conversaron en la misma.)

Se reportará quincenalmente el desempeño del proyecto y el estado del valor ganado,
para lo cual se contemplan las siguientes plantillas:

217

REPORTE DE DESEMPEÑO DEL PROYECTO

Nombre del Fecha de
Proyecto: Preparación:
Gerente del
Proyecto: Patrocinador:

Logros de este período de reporte:
Logros planificados pero no logrados en este período de reporte:
Causa raíz de las variaciones:
Impacto en los Hitos venideros o en la Fecha de Término del Proyecto:
Acción correctiva o preventiva planificada:
Fondos gastados en este período de reporte:
218

Causa principal de las variaciones:

Impacto en el Presupuesto final o en los Fondos de Contingencia:

Acciones Correctivas o Preventivas Planeadas:

Logros planificados para el siguiente período de reporte:

Costos Planificados para el siguiente período de reporte:

Nuevos Riesgos Identificados:

Incidentes (issues):

Comentarios:

219
2.5.5 GESTIÓN DEL VALOR GANADO (EVM)

REPORTE DE ESTADO DE VALOR GANADO
Fecha de Corte: Quincena 14 (17/09/2013)
Valor Planeado: ¿Que PV= $113,971.00 Se planifico $ 113,971.00 en trabajo.

tanto trabajo (valor)
se planificó?
Valor Ganado: ¿Qué EV= $96,437.00 Se ha completado un trabajo equivalente a $ 96,437.00
tanto trabajo se ha
completado?
Costo Real: ¿Qué AC= $96,437.00 Nos costó´$ 96,437.00
tanto ha costado
completar el trabajo
actual?
Variación de Costos: CV= $0.00 No tenemos gasto mayor a lo ganado
Costo presupuestado
vs. Costo real
Estamos atrasados o SV= ‐$17,534.00 Tenemos un atraso de 15%
adelantados
Presupuesto hasta la BAC= $175,340.00 Valor planeado acumulado
conclusión ( PV
Acumulado)
Índice de CPI = $1.00 Estamos cumpliendo con el presupuesto, sin
Rendimiento de sobrepasarlo
Costos (EV/AC)
Índice de SPI= $0.85 Estamos retrasados en el cronograma
Rendimiento de
Cronograma (EV/PV)
Estimado a la EAC= $189,686.00 Se estima que necesitamos $ 189,68.00.00, tomando
Conclusión (AC+ETC) en cuenta el costo actual y lo estimado para completar
el proyecto.
Estimado para ETC= $93,249.00 Se estima que nos falta $ 93249 para completar el
Completar (EAC‐AC) proyecto.
Variación a la VAC= ‐$14,346.00 Tenemos una variación de lo presupuestado vs. lo
conclusión (BAC‐EAC) estimado en $ 14,346.00 para completar

220

ANÁLISIS DEL VALOR GANADO (EVA)
$200,000.00
$180,000.00
$160,000.00
COSTO ($)
$140,000.00
$120,000.00
$100,000.00
Series1
$80,000.00 Series2
Series3
$60,000.00
$40,000.00
$20,000.00
$0.00
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
221
A pesar de que en un punto dado tengamos un retraso, sería conveniente ver la tendencia, puede
suceder que estemos atrasados pero con un ritmo de trabajo creciente por haberse dado cuenta
el Gerente del Proyecto de que el proyecto iba retrasado o también puede estar pasando todo lo
contrario, sería interesante ver el EV y el PV (no acumulados) de los anteriores periodos para ver
el comportamiento. Esta sugerencia es para no apurarse a hacer un Fast‐Tracking o un Crashing
en una fase que no lo amerite.
Las dos herramientas mencionadas anteriormente son las clásicas descriptas en el PMBOK® como
técnicas de compresión de cronogramas. Las dos tienen sus limitaciones también, en el caso de
Fast‐Tracking sólo es posible si las actividades a colocar en paralelo pueden ser solapadas (técnica
o lógicamente), en el caso de Crashing es necesario tener en cuenta la ley de recursos
decrecientes o Ley de Brooks donde no siempre agregar recursos a una tarea atrasada hace que
está pueda ser acortada.
Adicional a las dos técnicas ya mencionadas, existen otras que pasamos a comentar.
Aplicar “cero tolerancia” a los cambios.
En muchos casos los proyectos comienzan a retrasarse simplemente porque se está haciendo más
trabajo de lo que originalmente estaba comprometido. Esto es probablemente el resultado de la
mala gestión de cambios al alcance. Si usted está en riesgo de no cumplir la fecha límite, debería
trabajar con el cliente y los miembros del equipo para asegurarse de que ningún trabajo
imprevisto sea solicitado sin pasar por un buen y formal procedimientos de gestión del cambio.
Toda la energía debe concentrarse en completar la labor básica que se acordó y todo el trabajo
adicional deberá ser financiado de forma incremental. En algunos casos y con el objeto de cumplir
el contrato se debería “congelar” cualquier cambio para evitar el famoso “scope creep”
Reasignación de recursos
El Gerente de Proyecto debe entender qué actividades se consideran más vitales para el éxito del
proyecto, o las que están en el “camino crítico”. Después de todo, si el proyecto está atrasado,
por definición, es el camino crítico el que lo está. Una vez que se entiende la ruta crítica, la misma
podría analizarse para ver si los recursos se pueden mover de otras actividades para ayudar a
resolver el problema. Retrasando o extendiendo cierto trabajo que no está en ruta crítica y
moviendo sus recursos a la misma permitirá ponerla nuevamente a tiempo. Por supuesto habrá
que tener cuidado, dado que retrasar un trabajo puede terminar en el hecho de cambiar la ruta
crítica. Es necesario comprobar siempre cual es la ruta crítica, cada vez que se cambien recursos o
se apliquen ciertas técnicas.
Mencionamos que lo primero que debe hacerse cuando se está atrasado es determinar la causa.
Una causa puede encontrarse en que se tiene uno o más recursos que no son tan productivos
como lo planeado. Quizás es porque no tienen los conocimientos o experiencia adecuados. En
estos casos deberían buscarse alternativas para reemplazar dichos recursos. En algunos casos, es
simplemente una redistribución, otras veces, es liberar el recurso y traer a otra persona más
experta.

222
Análisis de Dependencias.
Se debería revalidar todas las dependencias, ya que, es posible que el proyecto se extienda
simplemente por dependencias entre las actividades no válidas. Dichas dependencias no válidas
hacen que parezca que las actividades deban realizarse de forma secuencial, cuando en realidad
se puede hacer en paralelo. Es importante hacer un serio análisis técnico para validar si todas las
dependencias obligatorias o lógicas lo son realmente.
A veces se añaden dependencia en forma involuntaria. En otras el gerente de proyecto agrega la
dependencia, y en una posterior revisión decide que dicha dependencia no es necesaria. Así como
se realiza un análisis técnico para asegurar que existe una dependencia técnica, el equipo de
trabajo podría revisar el calendario para ver si encuentran dependencias que el gerente de
proyecto piensa que son válidas, pero que saben que no son necesarias. Revisar todas las
dependencias discrecionales para asegurarse de que tiene todos sus datos correctos y la
documentación de su presunción. Por supuesto, para tener un impacto, debe identificar las
actividades discrecionales, que están en la ruta crítica o que influyen en la ruta crítica.
También es posible que haya algunas actividades que tienen dependencias externas. Estas
dependencias están impuestas por gente o recursos fuera del proyecto o por otros proyectos.
Estas dependencias externas deben ser controladas, dado que tal vez fuera posible que se puedan
cambiar de manera que le ayuden a administrar de forma más efectiva el proyecto.
Mejora de los procesos.
Al buscar la causa de demoras en un proyecto, puede encontrarse que algunos de los procesos
internos de trabajo son factibles de ser mejorados. El Gerente de Proyecto debe solicitar la
retroalimentación a los miembros del equipo y buscar las formas que están dentro de su control
para racionalizar y hacer más eficientes los procesos. Por ejemplo, en lugar de tener una reunión
diaria del estado de avance del proyecto que no proporciona valor, la misma puede ser reducida a
una vez por semana.
También puede encontrar que hay cuellos de botella al conseguir la aceptación de los
entregables. Al encontrar que hay retrasos causados por procesos externos, tratar de mejorarlos
o cambiarlos, al menos de forma temporal. Por ejemplo, puede encontrar que las actividades se
están retrasando porque la gente está trabajando en actividades administrativas, en solicitar
cualquier tipo de recursos vía procedimientos no eficientes de la empresa, en llenar formularios
de control para la PMO, etc.
Si bien algunas actividades son importantes, tal vez el momento de completarlas puede ser
cambiado para permitir enfocarse en las actividades críticas del proyecto. Esta es una buena
técnica para proyectos a largo plazo ya que se tiene la oportunidad de optimizar los procesos del
proyecto, ver los resultados y optimizarlos, y puede no tener sentido para pequeños proyectos
donde es difícil hacer una mejora de procesos en un proyecto de 30 días, dado que al momento
en que usted quiere hacerla, probablemente el proyecto habría terminado

223
2.5.6 ACTA DE REUNIÓN SEMANAL

Información Básica
Cliente Socosani S.A.
Proyecto : PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA
Fecha y Hora de reunión: 02/05/2014 – 8:00 pm
Etapa: Dirección del Proyecto
Asistentes

No Cargos Empresa Área
1 Gerente de proyecto Socosani Gerente de proyecto
2 Gerente de proyecto Ventura Gerente de proyecto
3 Consultor Ventura Consultor
4 Jefe de Finanzas Socosani Jefe de Finanzas
5 Jefe de Compras Socosani Jefe de Compras
6 Jefe de Ventas Socosani Jefe de Ventas
7 Jefe de Inventarios Socosani Jefe de Inventarios
Ausentes

No Nombre y Apellidos Empresa Área
1 Analista TI Socosani Analista TI
2 Consultor Ventura Consultor
3 Usuario Finanzas Socosani Usuario Finanzas

224

Agenda
1. Presentación de los integrantes de cada grupo o área.
2. Entrega de correos personales, celulares o medios por los cuales nos podamos comunicar.
3. Definir una plantilla del acta de reunión.
4. Identificar la primera actividad a realizar.
5. Determinar los posibles días de reunión.
Objetivos
1. Conocer a todo el grupo del proyecto y conocer su experiencia, molestias y dificultades en el
proyecto.
2. Identificar los medios de comunicación a usar para las coordinaciones futuras.
Cuerpo de la Reunión
1. Cada uno de los asistentes se presentó y proporcionó sus correos personales así como los
números de celulares en los cuales se les puede ubicar.
2. Cada uno de los asistentes conversó de la experiencia con la que cuenta en una implementación
y de sus responsabilidades en cada área dentro de la empresa Socosani.
3. Se consideró el apoyar al equipo de documentadores en la definición de algunas plantillas para
los documentos a usar, tales como actas de reunión, documento de especificaciones funcionales,
etc.
4. Se conversó con Ventura para la redacción del primer entregable del proyecto en la empresa
Socosani.
5. Se sugirió que en caso los días regulares de trabajo no alcancen para poder tomar alguna
decisión importante para el proyecto nos podríamos reunir los sábados por las tardes luego de la
hora de almuerzo, todos los asistentes estuvieron de acuerdo. El horario aún estaría por definir
cuando esté el jefe de proyecto de Socosani.
Conclusiones
1. Se requiere de una reunión donde estén todos los responsable de dicho rol quienes tendrán
contacto directo con jefes para la toma de decisiones por el bien del proyecto.
2. Cada Jefe de area deberian de reunirse por lo menos 15 a 20 minutos para ver la agenda de la
semana.
Temas Pendientes
1. Preparación de documento con la descripción de la Implementación.
Próximos Pasos a Seguir
1. Hacer un seguimiento al Gerente de Proyectos Ventura poder tener en claro las fechas del
cronograma con ello poder recabar información o agendar reuniones para el levantamiento de
información.
2. Aprobación del modelo de acta de reunión.
Aprobación del Acta
Aprobado por Firma

1. Gerente del Proyecto

2. Gerente del Proyecto Socosani

3. Jefe de Sistemas

225
Agenda
1. Presentación de los integrantes de cada grupo o área.
2. Entrega de correos personales, celulares o medios por los cuales nos podamos comunicar.
3. Definir una plantilla del acta de reunión.
4. Identificar la primera actividad a realizar.
5. Determinar los posibles días de reunión.
Objetivos
1. Conocer a todo el grupo del proyecto y conocer su experiencia, molestias y dificultades en el
proyecto.
2. Identificar los medios de comunicación a usar para las coordinaciones futuras.
Cuerpo de la Reunión
1. Cada uno de los asistentes se presentó y proporcionó sus correos personales así como los
números de celulares en los cuales se les puede ubicar.
2. Cada uno de los asistentes conversó de la experiencia con la que cuenta en una implementación
y de sus responsabilidades en cada área dentro de la empresa Socosani.
3. Se consideró el apoyar al equipo de documentadores en la definición de algunas plantillas para
los documentos a usar, tales como actas de reunión, documento de especificaciones funcionales,
etc.
4. Se conversó con Ventura para la redacción del primer entregable del proyecto en la empresa
Socosani.
5. Se sugirió que en caso los días regulares de trabajo no alcancen para poder tomar alguna
decisión importante para el proyecto nos podríamos reunir los sábados por las tardes luego de la
hora de almuerzo, todos los asistentes estuvieron de acuerdo. El horario aún estaría por definir
cuando esté el jefe de proyecto de Socosani.
Conclusiones
1. Se requiere de una reunión donde estén todos los responsable de dicho rol quienes tendrán
contacto directo con jefes para la toma de decisiones por el bien del proyecto.
2. Cada Jefe de area deberian de reunirse por lo menos 15 a 20 minutos para ver la agenda de la
semana.
Temas Pendientes
1. Preparación de documento con la descripción de la Implementación.
Próximos Pasos a Seguir
1. Hacer un seguimiento al Gerente de Proyectos Ventura poder tener en claro las fechas del
cronograma con ello poder recabar información o agendar reuniones para el levantamiento de
información.
2. Aprobación del modelo de acta de reunión.
Aprobación del Acta
Aprobado por Firma

4. Consultor

5. Analista

226
ACTA DE ACEPTACIÓN

Proyecto: Proyecto de Implementación SAP Business One en la empresa Socosani S.A.
Entregable: Informe de Migración de Base de Datos
Cliente: SOCOSANI S.A.
Fecha: 29/05/2014

Participantes:

Socosani S.A: Ventura Consultores S.A.:

Ing. Manuel Chalco Ing. Noelia Benavente
Gerente de Proyectos Socosani Gerente de Proyecto

Por medio de la presente acta, se deja constancia que el entregable Informe de
Migración Masiva de Base de Datos, ha sido concluido satisfactoriamente y se encuentra
totalmente operativo, cumpliendo con todos los requerimientos especificados.

Firma del Cliente Firma del Gerente de Proyecto
227

ACTA DE ACEPTACIÓN

Proyecto: Proyecto de Implementación SAP Business One en la empresa Socosani S.A.
Entregable: Informe de Puesta en Marcha y Soporte
Cliente: SOCOSANI S.A.
Fecha: 16/05/2014

Participantes:

Socosani S.A: Ventura Consultores S.A.:
Ing. Manuel Chalco Ing. Noelia Benavente
Gerente de Proyectos Socosani Gerente de Proyecto

Por medio de la presente acta, se deja constancia que el entregable Informe de Puesta en
Marcha y Soporte, ha sido concluido satisfactoriamente y se encuentra totalmente operativo,
cumpliendo con todos los requerimientos especificados.

Firma del Cliente Firma del Gerente de Proyecto

228
2.6 ENTREGABLES DE CIERRE

En este punto se presentan los entregables desarrollados en el Grupo de Procesos de Cierre: Acta de
Cierre. También se incluyen los documentos del proyecto como son Lecciones Aprendidas.

229

2.6.1 ACTA DE CIERRE

CIERRE DEL PROYECTO
CÓDIGO
Versión 1.0
SOCOSANI S.A.
PATROCINADOR Katherine Delgado ‐ Gerente General Socosani S.A.
Socosani S.A.

Descripción del Proyecto:
Describe brevemente el proyecto. Esta información puede tomarse del Acta de Constitución de
Proyecto

Alcance:
Objetivos del
Criterios de Éxito Cómo se cumplieron Variación
Proyecto
Enunciado que Criterio específico y Enlista y/o describe la Explica cualquier
describe el alcance mesurable que evidencia de que el variación en alcance.
requerido para determina el éxito criterio de éxito fue
lograr los beneficios del proyecto. alcanzado.
planeados del
proyecto.

Tiempo:
Objetivos del
Proyecto
Enunciado que Fechas específicas Identifica la fecha final Explica cualquier
describe las metas que deben de entrega del variación en
para completar el cumplirse para producto/servicio. cronograma o
proyecto en tiempo. determinar el éxito duración del
en el cronograma proyecto

230

Costos:
Objetivos del
Proyecto
Enunciado que Rangos específicos Costos finales del Explica cualquier
describe las metas de costos que proyecto. variación en costo.
presupuestarias del definan el éxito
proyecto. presupuestario.

Calidad:
Objetivos del
Proyecto
Enunciado que Medidas específicas Verificación y validación Explica cualquier
describe el criterio que deben de los criterios de calidad variación en
de calidad para el alcanzarse por el comparada con la calidad.
proyecto. proyecto y el información de
producto para aceptación del
considerarlos producto/servicio.
exitosos.

Otros:
Objetivos del
Proyecto
Cualquier otro tipo Resultados medibles, Evidencia de que los Explica cualquier
de objetivos específicos y objetivos fueron otra variación
apropiados para el relevantes que alcanzados. cuanto a los
proyecto definan el éxito del objetivos.
objetivo.

Información Contractual:
Descripción general referente al cierre de contratos.

Aprobaciones:

Firma del Gerente del Proyecto Firma del Patrocinador del Proyecto

Nombre del Gerente del Proyecto Nombre del Patrocinador del Proyecto

231
Fecha Fecha


2.6.2.1 LECCIONES APRENDIDAS

232
Plantilla de Documentación de Lecciones Aprendidas

Proyecto de Implementación SAP Business One en la empresa Socosani S.A.
Fecha: 18 de Febrero del 2014
Lección Aprendida Nro.: 001
Nombre Propuesto para la Lección Aprendida: Los recursos, incluyendo el tiempo de los usuarios de
Socosani deben asignarse formalmente, considerando planificaciones realistas.
Rol en el Equipo del Proyecto: Formación de Usuarios
Grupo de procesos:* Iniciación X Planeamiento Ejecución Control Cierre
Proceso Específico de la Gerencia de Proyecto que está siendo utilizado:
Gestión de los Recursos Humanos
Práctica específica, herramienta o técnica que está siendo utilizada:
Asignación del recurso, por parte de Socosani, a través del Gerente de proyectos Socosani.
¿Cuál fue la acción sucedida, que pasó?
En determinadas fechas los usuarios dan prioridad a los procesos propios de sus funciones en Socosani
antes que al proyecto.
¿Cuál fue el resultado o impacto de la incidencia?
Falta de compromiso del usuario y por consiguiente retrasos en el cronograma.
¿Cuál es la lección aprendida?
Considerar planificaciones más realistas (por ejemplo: fin de mes, fin de año) y establecer los tiempos
acordes
¿Qué acción se tomó?
Se reajustó el cronograma al tiempo efectivo que podían proporcionar a los recursos de Socosani.
¿Qué comportamiento se recomienda para el futuro?
Comprometer a los usuarios en forma contractual o mediante documentos (por ejemplo:
cronograma)
¿Dónde y cómo éste conocimiento, puede ser utilizado más adelante en el proyecto actual?
Se puede aplicar durante los monitoreos de riesgos que se realiza durante todo el ciclo de vida del
proyecto, para ello nos sirve de base para establecer un plan de contingencia
¿Dónde y cómo éste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro?
Proyectos similares donde se cuente con recursos entregados por el cliente
¿Quién debe ser informado sobre esta lección aprendida?: (marcar una)
Ejecutivo(s) X Gerente(s) Proyecto X Equipo del Proyecto Todo el Personal
Otros:
¿Cómo debe ser distribuida esta lección aprendida? (marcar todas las que apliquen)
X e‐mail Intranet/página Web Preguntas Frecuentes Biblioteca

X Otros: Reuniones de coordinación
¿Ha anexado referencia(s), ejemplo(s) y/o material(es) adicional(es)? si X no
Nombre(s) de anexo(s):

1.

2.
233

Nombre Propuesto para la Lección Aprendida: La definición de los entregables principales debe
realizarse por etapas y mantener el mismo esquema de las plantillas de la estructura de desglose de
trabajo de proyectos similares anteriores.
Rol en el Equipo del Proyecto: Alcance
Grupo de procesos:* Iniciación Planeamiento Ejecución Control Cierre

8.
Cierre de Proyecto
Informes de trabajo realizado
Se quiso definir un esquema diferente al proyecto, complicándose la definición de los entregables
principales
Originó demoras en la definición de los entregables, no se visualizaba en su totalidad el trabajo que se
debía realizar
Es importante contar con una base de registro de proyectos anteriores en Ventas
Se tuvo que mantener el esquema de WBS por fases, inclusive se mantuvo los nombres de las fases
como entregables principales
Mantener los esquemas de proyectos anteriores, agregar las características particulares solicitadas por el
cliente
Posibles cambios aprobados en el alcance
En la realización del WBS
Equipo del
Ejecutivo(s) X Gerente(s) Proyecto X Todo el Personal
Proyecto
Otros:
e‐mail Intranet/página Web Preguntas Frecuentes Biblioteca

X Otros: Reuniones de coordinación

1.

2.
234
Nombre Propuesto para la Lección Aprendida: La metodología y herramientas presentada por el PMP
para la Gestión de Riesgos nos ha permitido elaborar un Plan de Respuesta para mitigar los efectos de los
riesgos
Rol en el Equipo del Proyecto: Riesgos
Grupo de procesos:* Iniciación X Ejecución Control Cierre

Planeamiento
Plana de Gestión de Riesgos
Estrategias de mitigación, aceptación y transferencia de riesgos
Fue difícil identificar riesgos, en nuestro proyecto.
El impacto se manifiesta en el excesivo tiempo para la planificación de los riesgos
Contar con el juicio experto y situarnos en escenarios ficticios con el fin de identificar los riesgos y poder
establecer un plan de contingencia
Se consultó con especialistas en el tema.
Incorporar la Gestión de Riesgos en todos los proyectos pues siempre existen y hay que saber
gestionarlos.
¿Dónde y cómo este conocimiento, puede ser utilizado más adelante en el proyecto actual?
Las técnicas aprendidas se aplican a los largo del ciclo de vida del proyecto, permitiéndonos identificar
riesgos, monitorearlos y actualizar el plan de respuesta y de gestión.
¿Dónde y cómo este conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro?
Los registros de los riesgos identificados servirán para proyectos futuros como lecciones aprendidas

Otros:
e‐mail X Intranet/página Web Preguntas Frecuentes Biblioteca
9. Otros: Reuniones de Coordinación
¿Ha anexado referencia(s), ejemplo(s) y/o material(es) adicional(es)? si 1 no
1.
2.

235

Nombre Propuesto para la Lección Aprendida: La contratación de un servicio de Consultoría SAP Business
One para la implementación de sistema SAP Business One
Rol en el Equipo del Proyecto: Adquisiciones
Grupo de procesos:* Iniciación X Planeamiento Ejecución Control Cierre

Gestión de las Adquisiciones
Juicio de expertos
Inicialmente se consideró que el equipo de Socosani debería de asumir el proyecto de implementación,
pero esto significaba sobre asignación de recursos y costos.
Nueva forma de trabajo orientado a PMI
La tercerización resulta una buena práctica para no modificar sustancialmente los elementos de la triple
restricción
Se realizó la contratación de la empresa Consultora SAP Business One
Si el proyecto es complejo, evaluar la posibilidad de tercealizar alguno de los entregables y establecer los
requerimientos respectivos.
En los futuros proyectos de implementación de nuevos servicios de la empresa.
¿Dónde y cómo este conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro?
Análisis de costos y adquisiciones

Otros:

11 Otros: Reuniones de Coordinación
¿Ha anexado referencia(s), ejemplo(s) y/o material(es) adicional(es)? si 1 no
1.
2.
236
Nombre Propuesto para la Lección Aprendida: El Informe de Formación de Usuarios permitió una mejor
definición de los perfiles de los usuarios finales y recursos proporcionados por Socosani
Rol en el Equipo del Proyecto: Formación de Usuarios
Grupo de procesos:* X Iniciación X Planeamiento Ejecución Control Cierre

Áreas Funcionales del Proyecto (Fianzas, Compras, Ventas, Inventario)
Formación y selección de Usuarios
Inicialmente no se especificó con detalle los requerimientos de personal otorgado por Socosani
Entrega de información imprecisa y con retrasos
Considerar la planificación de estos recursos y llegar a un nivel de detalle en los requerimientos, que
permita
Se elaboraron los planes de gestión de personal de cada uno de los usuarios
Establecer esta buena práctica con los Interesados claves del proyecto
Ante cualquier cambio de personal durante el proyecto, centrarse en los perfiles indicados
La formación de usuarios permitirá contar con los recursos que realmente se requiere para el proyecto.
X Ejecutivo(s) 1 Gerente(s) Proyecto X Equipo del Proyecto Todo el

Otros:

X Otros: Reuniones de Coordinación
1.
2.

237
Nombre Propuesto para la Lección Aprendida: El registro de las actividades diarias nos provee
información rápida para los reportes de los informes de ejecución
Rol en el Equipo del Proyecto:
Grupo de procesos:* Iniciación Planeamiento Ejecución Control X Cierre
Control del cronograma
Diagrama de Gantt
No se cuenta con registros de los avances diarios por cada personal
Demoras en la elaboración de los reportes de avance
Se puede implementar procedimientos sencillos que ayuden a que los reportes de los avances sean más
reales
Implementar el registro de actividades.
Llevar un correcto seguimiento de las actividades del inicio del proyecto
En los futuros Proyectos de Implementación de la empresa.
Control del cronograma, Planificación del tiempo y las asignaciones de recursos
Ejecutivo(s) X Gerente(s) X Equipo del Proyecto X Todo el Personal

Otros:
X e‐mail 14. Intranet/página Web Preguntas Frecuentes Biblioteca

Otros:
1.
2.

238
CAPÍTULO III: CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

3.1 CONCLUSIONES

PRIMERA: Una mala o nula administración y evaluación de los proyectos que se realizan en la
organización, genera la búsqueda de objetivos que no están alineados con la estrategia de la
empresa y que por ende no generan el valor agregado necesario, provocando entonces
inversiones mal logradas.
SEGUNDA: La utilización de una metodología de dirección de proyectos indudablemente genera
mejores rendimientos en el proyecto, minimizando los errores y los riesgos en cada uno de los
procesos definidos.
TERCERA: El proceso de evaluaciones de adquisiciones, permitió contar con proveedores
altamente calificados, quienes respondieron oportunamente a las necesidades del cliente
traducidas en requisitos.
QUARTA: Cada día son más las empresas de todo tipo que optan por un sistema ERP, no siendo
este tipo de programas un lujo, sino una necesidad. Cada vez, más empresas se dan cuenta de la
importancia de los sistemas y tecnologías de la información, siendo el impacto de estos sistemas
cada vez más importante. Con estos sistemas se logran obtener ventajas competitivas respecto a
la competencia, siempre y cuando estos hayan sido correctamente implantados.
QUINTA: La necesidad de utilizar una metodología estructurada, como lo es la metodología ASAP,
ya que la complejidad de los proyectos de implantación de SAP Business One suele ser muy alta y
muy costosa. Esto es debido, entre varios factores, a que a la magnitud de la herramienta se suma
que generalmente estas implantaciones suelen conllevar una reingeniería de los procesos
corporativos, o al menos una revisión de éstos. Por eso es importante contar con la implicación de
todas las áreas participantes, con profesionales con buena formación, y con herramientas
metodológicas que ayuden a analizar y ordenar todo este proceso de transformación empresarial.
239

SEXTA: Sin una adecuada gestión del cambio no se obtendrá un sistema que satisfaga todas las
necesidades de la organización. Algunos usuarios mostrarán su rechazo al uso de la aplicación ya
que la resistencia es una forma natural de actuar ante el cambio, es por ello que los problemas
que puedan tener los usuarios es el mayor obstáculo que puede encontrar la organización. El
anticiparse y minimizar estos problemas es un aspecto muy importante para que la implantación
se lleve a cabo de manera exitosa.
SÉPTIMA: Con la aplicación del método del valor ganado se establecerá un mayor seguimiento y
control al proyecto en el tema de costos. Dicho control brindara beneficios a la organización que al
conocer el detalle y el monto ejecutado contra lo presupuestado y disminuyendo el riesgo de
costos innecesarios. La Herramienta se transforma en una forma eficaz y sencilla para analizar el
comportamiento de los costos y en base a esto poder establecer criterios en la toma de
decisiones.
OCTAVA: Las herramientas, plantillas y documentos propuestos en este documento serán un gran
apoyo en las labores del equipo de trabajo y maximizan el buen uso de los recursos de la
institución. Las mismas ayudaran al Gerente del Proyecto a reducir ese porcentaje de
incertidumbre presente en los proyectos al contemplar todos los aspectos que requieren los
proyectos. Esto con el fin de lograr una mayor seguridad en los objetivos planteados, análisis,
resultados y aplicación de acciones correctivas dentro del proyecto.
NOVENA: A medida que se ha venido desarrollando el proyecto hemos podido documentar
algunas lecciones aprendidas entre las que podemos mencionar que el registro de las actividades
diarias en un “timesheet” nos puede proveer información rápida para los reportes de los informes
de ejecución. De otro lado que los tiempos de los usuarios de Socosani S.A. deben asignarse
formalmente y considerando planificaciones realistas.

240
3.2 RECOMENDACIONES

PRIMERA: De acuerdo a los resultados obtenidos en el presente proyecto, se recomienda aplicar
las lecciones aprendidas en otros proyectos que realice la empresa Socosani S.A.
SEGUNDA: Implementar nuevos módulos SAP Business One para cubrir la mayoría de operaciones
de la empresa y contar con mayor información.
TERCERA: En el proyecto se recomienda mantener el apoyo de la gerencia general para completar
la adaptación del personal a la nueva plataforma tecnológica (SAP Business One).
CUARTA: Para la implementación de Sistemas SAP Business One se recomienda utilizar un Plan
para la Dirección del Proyecto porque brinda los procesos y actividades necesarios mediante una
guía para el alcance exitoso de los objetivos de este tipo de proyectos.
QUINTA: Como parte del proyecto es necesario considerar una capacitación a todos los miembros
del proyecto en la metodología ASAP, de manera que todos los interesados conozcan todas las
etapas a desarrollarse durante el Ciclo de Vida del Proyecto.
SEXTA: Es recomendable contar con personas de experiencia en las diversas áreas según los roles
propuestos en el Plan para la Dirección del Proyecto, para que se cuente con recursos que brinden
y enriquezcan con su conocimiento cada una de las etapas del proyecto.
SÉPTIMA: Las herramientas y los estándares propuestos en este documento son una base para el
cumplimiento de los objetivos de este tipo de proyectos, sin embargo se debe adaptar según las
necesidades requeridas en cada proyecto o negocio en el cual se desee aplicar el Plan para la
Dirección del Proyecto.
OCTAVA: El Gerente del Proyecto debe ser proactivo y realizar monitoreo constante de los
supuestos y restricciones identificados en la Definición del Alcance, de manera que pueda
identificar cualquier cambio en el alcance del proyecto y analizar el impacto que pueda ocasionar
positiva o negativamente en términos de costo y tiempo.
241
GLOSARIO DE TÉRMINOS

GLOSARIO DE TÉRMINOS
Versión 1.0
SOCOSANI S.A.
Alianza Estratégica: Es una estrategia de cooperación que requiere que las empresas combinen
parte de sus recursos y habilidades para lograr una ventaja competitiva.

Calendario de actividades: Distribución de las actividades del proyecto durante su período de
ejecución, identificando las etapas que comprende, para determinar el plan de desembolsos,
de ser el caso, y los objetivos específicos correspondientes. El calendario más utilizado por su
sencillez es el denominado diagrama de GANTT.

Capacidad: Aptitud que un conjunto de recursos tiene para desempeñar una tarea o una
actividad en forma integrada. Las capacidades se fortalecen a medida que se utilizan de
manera continua.

Capacitación Profesional: Dar un suplemento de conocimientos teóricos y prácticos, a fin de
aumentar la versatilidad y la movilidad ocupacionales del individuo, o mejorar su desempeño, u
obteniendo la competencia adicional requerida para ejercer una actividad.

Competencias: Permiten a la empresa aprovechar sus recursos, pueden incluir la capacidad
3para organizar y dirigir operaciones complejas y variadas con eficacia, así como la capacidad
para generar una visión estratégica.

Contrato: Documento firmado entre Socosani S.A. y la Consultora SAP Business One para la

Dotación de Personal: Propone la estructura y composición de su equipo. Detalla las disciplinas
principales del trabajo, el especialista clave responsable, y el personal técnico y de apoyo
designado.
242
EDT: Estructura de descomposición del trabajo que se producirá durante el proyecto.

Entregable: Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable
que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto.

Estrategia: Es un conjunto de compromisos y actos integrados y coordinados cuyo objetivo es
explotar las competencias centrales y conseguir una ventaja competitiva

Evaluación de impacto: Tiene como finalidad determinar el impacto del proyecto. El impacto
es un cambio de estado como consecuencia de una intervención. Estos pueden ser: esperado o
no esperado, intencional o no intencional, positivos o negativos.

Evaluación: Es un proceso sistemático, continuo e integral, destinado a determinar hasta qué
punto los objetivos formativos se han alcanzado.

Facilitador: Su función primordial es facilitar, orientar y apoyar los procesos que tienen lugar
en alguien que realiza un aprendizaje. Establece una relación horizontal con el participante, es
decir, están en el mismo plano de interacción.

Hito: Un hito es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro
importante en el proyecto. Son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar
familiarizado con el proyecto.

Interface: Es el medio por el cual un usuario puede comunicarse con un sistema informático.

Metodología: Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas e
instrumentar estudios por medio de un análisis fundamentado en un método.

Microsoft Project: Herramienta de la compañía Microsoft que permite la planificación y control
de los proyectos, automatizando el manejo de costo, tiempo y recursos.

Módulos de Capacitación: Componente de capacitación que comprende un determinado grupo
de conocimientos y competencias a ser enseñados y en los que se van a capacitar a los usuarios
del proyecto.

Monitorear: Recolectar datos de desempeño del proyecto con respecto a un plan, producir
medidas de desempeño e informar y difundir la información sobre el desempeño.

Necesidades de Formación: Diferencias de conocimientos o de competencias existentes entre
el perfil profesional requerido y el perfil profesional real.

243
Programa: Un grupo de proyectos o servicios relacionados entre sí, dirigidos hacia el logro de
objetivos específicos, generalmente similares o relacionados.

Propuesta Económica: Es un documento que lista todos los precios asociados con las tareas,
incluyendo (a) remuneraciones del personal y (b) los otros gastos. Estos precios están
desglosados por actividad y por gastos en moneda extranjera. Todas las actividades se
encuentran costeadas separadamente.

Propuesta Técnica: Documento que contiene la descripción del enfoque y Plan para la
Dirección del Proyecto y que consiste normalmente entre 5 a 10 páginas e incluyen gráficos,
diagramas, y comentarios y sugerencias sobre los Términos de Referencia, el personal y las
instalaciones.

RBS: Estructura de desglose de riesgo. Una representación jerárquica de los riesgos según sus
categorías.

Resultado: Variación o producto que el proyecto o programa puede garantizar como
consecuencia de sus actividades.

Rol: Función definida que debe realizar un miembro del equipo del proyecto, como evaluar,
archivar, inspeccionar o codificar.

Servicios: Trabajo que deberá realizar la entidad ejecutora en virtud del Contrato.

Términos de Referencia: Documento incluido en la Solicitud de propuesta original que explica
los objetivos, magnitud del trabajo, actividades, tareas a realizar, las responsabilidades
respectivas de Socosani S.A. y el contratista y los resultados esperados y productos de la tarea.

Workflow: Flujo de trabajo en español comprende el estudio de los aspectos operacionales de
una actividad de trabajo; cómo se organiza una tarea.

Personal: Empleados profesionales o de apoyo contratados por él y asignados a la prestación
de los servicios.

Plan para la Dirección del Proyecto: El documento que describe el modo en que el proyecto
será ejecutado, monitoreado y controlado.

P MI: Project Management Institute.

244
BIBLIOGRAFÍA

MCDONALD, K., Wilmsmeier, A., Dixon, D., Inmon, W.H. (2002). Mastering the SAP Business
Information Warehouse. Canada: Wiley Publishing, Inc.

KENDALL, Kenneth (2005). Análisis y diseño de sistemas (6 ed.).México, Pearson.

MACEDONIO, Alanís (2005).Planeación de recursos empresariales. Monterrey, ITESM.

PMI. (2008). Guía de los Fundamentos para la Dirección de proyectos, 4ta ed; Global
Estándar.

Referencias electrónicas:

LOPÉZ, Ezequiel
2011 “Tutorial de Introducción a SAP”,
Consulta: 14/12/12
http://www.sap4.com.

[SAP.com] SAP
2011 Consulta: 14/01/13
http://www.sap.com.

KOCH, Christopher
2009 “ERP definition and solutions”
Consulta: 15/02/13
http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html

[En línea]Como elegir un ERP
Consulta: 03/03/13
http://www.omniamex.com/descargas/como_elegir_un_erp.pdf

[mundosap.com] MUNDOSAP
2011 Consulta: 14/01/13
http://www.mundosap.com/

245

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Proyecto de Implementación SAP

Business One en la empresa Socosani S.A.

Item Type info:eu-repo/semantics/masterThesis

Authors Benavente Acosta, Noelia Esther; Chalco Cornejo, Oscar Manuel;

Publisher Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC)

Download date 27/08/2019 01:49:34

Item License http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/

Link to Item http://hdl.handle.net/10757/592701

A nuestra familia, quienes alientan y alentaron en todo

Deseamos expresar nuestra más sinceras muestras de

A nuestras familias, padres, hermanos y amigos por sus

A nuestros compañeros de maestría, por apoyarnos

A nuestros maestros por los valiosos conocimientos

EMPRESA PRODUCTO MARCAS

TOTAL 251,500 260,446 S/.404,402.42 S/.419,220.83 S/. 450,049.80 S/.466,318.66 S/.45,647.38 S/.47,097.83

PREPARADO POR: Noelia Benavente FECHA 02 07 13

REVISADO POR: Luis Eyzaguirre FECHA 05 07 13

APROBADO POR: Manuel Chalco – Gerente del Proyecto FECHA 05 07 13

Se recomienda que el equipo de Socosani S.A. tome los cursos básicos de la solución de SAP

Hito Responsable Fecha

1. Alianza estratégica con los stakeholders 1. Gerente General 1. Manuel Chalco

Manuel Empresa Gerente del Calle Contar con una A A A A A Cumplir con los Culminar el

Luis Cáceres Ventura Gerente del Urb. Virgen Ser reconocidos por A A A A A Cumplir con los Culminar el

PREPARADO POR: Noelia Benavente FECHA 04 08 13

REVISADO POR: Luis Eyzaguirre FECHA 07 08 13

APROBADO POR: Manuel Chalco FECHA 07 08 13

02 Informe de Preparación del Proyecto 10% $15,824.44 21/09/13

03 Documento Business BluePrint 10% $15,824.44 12/11/13

Cumplir con los Expediente completo con Informe del Plan para la 19 08 13

Cumplir con los Cumplir con las Informe de preparación 21 09 13

Cumplir con Lograr un 90% de Documento Business 12 11 13

Cumplir con la Cumplir al 100% el Configuración del 25 11 13

Cumplir con la revisión Ejecución del 100% de los Informe de Ejecución de 15 01 14

Cumplir con la Cerrar al 100% las Informe de puesta en 16 06 14

PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA

PREPARADO POR: Noelia Benavente FECHA 08 08 13

REVISADO POR: Luis Eyzaguirre FECHA 11 08 13

APROBADO POR: Manuel Chalco – Gerente del Proyecto FECHA 13 08 13

TIPO DE ESTIMACIÓN MODO DE FORMULACIÓN NIVEL DE PRECISIÓN

Proyecto completo + ‐5 % del valor permitido Investigar variación para tomar

Proyecto Completo Valor acumulado Reporte de performance quincenal

TIPO DE PRONÓSTICO FÓRMULA MODO: QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE

Variación del Costo CV = EV – AC Informe quincenal

Variación del Cronograma SV = EV – PV Informe quincenal

TIPO DE ESTIMACIÓN DE COSTOS NIVEL DE ESTIMACIÓN DE COSTOS NIVEL DE CONTROL DE COSTOS

Orden de Magnitud Por Entregable Entregable

Presupuesto Por Entregable Entregable

2) Línea de Base de Documento que sirve para medir, monitorear y controlar el

Gestión de Recursos Humanos

REVISADO POR: Luis Eyzaguirre FECHA 17 08 13

APROBADO POR: Manuel Chalco – Gerente del Proyecto FECHA 18 08 13

Autorizar el cumplimiento de las actividades y trabajos que le correspondan como

 Revisar todos los documentos entregados al Patrocinador.

CONOCIMIENTOS: qué temas, materias, o Profesional con estudios de postgrado

Capacidad Directiva, Toma de Decisiones,

EXPERIENCIA: qué experiencia debe tener, Experiencia de 5 años en cargos directivos y

OTROS: otros requisitos especiales tales Buen estado de salud

RESPONSABILIDADES: Temas puntuales por los cuales es responsable (¿de qué es responsable?).

FUNCIONES: Funciones específicas que debe cumplir (¿qué debe realizar para lograr sus objetivos y cubrir

OTROS: otros requisitos especiales tales como Buen estado de salud.