Manual Gestion Actualizaciones Rnec

MANUAL GESTION ACTUALIZACIONES RNEC/ GLOSAS GN0059 y GN0169
Versión No. 3
Mayo 2019
CONTENIDO:
1. Metodologia del reporte de registros para actualizaciones RNEC / Registros

afectados por las Glosas GN0059 “Afiliado con datos certificados RNEC, no se
puede aplicar esta novedad.” y GN0169 “Los datos del afiliado enviados no
coinciden con los datos certificados por la RNEC.”
2. Tiempos de Reporte
3. Disposicion del Reporte de Archivos GR
4. Especificaciones Técnicas del Reporte de Archivos GR
5. Aspectos a tener en cuenta en los reportes
6. Recomendaciones
7. Soporte Técnico del Procedimiento
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V3. 24/05/2019 MANUAL GESTION ACTUALIZACIONES RNEC – DGTIC-BDUA
1. Metodologia del reporte de registros para actualizaciones RNEC / Registros
afectados por las Glosas GN0059 “Afiliado con datos certificados RNEC, no se
puede aplicar esta novedad.” y GN0169 “Los datos del afiliado enviados no
coinciden con los datos certificados por la RNEC.”
Dado el origen multilateral de los insumos que componen las tablas de referencia, llegan
a identificarse casos en los cuales se presentan diferencias entre la información
reportada por la Registraduría Nacional del Estado Civil y la información cargada en la
BDUA, usualmente marcadas por las glosas GN0059 y GN0169, siendo necesario la
realización de un proceso de validación que brinde insumos a la entidad para identificar
un mecanismo que llegue a dar solución a las novedades de corrección o evolución
requeridas sobre un afiliado y que pueden llegar a impactar su estado en la Base de
Datos BDUA.
De manera posterior al reporte de las novedades de corrección y evolución requeridas

sobre un registro, dentro de los Procesos de la BDUA diseñados para tal fin y únicamente
cuando se haga evidente la presencia de una inconsistencia en las tablas de referencia
de la BDUA, la entidad debe proceder a consolidar los casos que mantengan la
problemática de glosa, utilizando la figura del “Archivo GR”, el cual será validado y
posteriormente se evaluara la serie de casuísticas que pueden presentar los registros,
determinando así si la solución a cada caso se encuentra en manos de la entidad que
origina las Tablas de Referencia o de la EPS y entregara un resultado a manera de
recuento de las acciones realizadas.
El procedimiento se desarrolla en complemento con la malla validadora denominada

Malla Validadora de Procesos Internos BDUA (MallaValidadora_proc_internos.zip), la
cual puede ser descargada de la página Web de ADRES, en la siguiente ruta,
ingresando con su usuario y contraseña en la Pagina WEB de ADRES:
https://www.adres.gov.co/BDUA/Procesos-y-Procedimientos-BDUA
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2. Tiempos de Reporte
EPS – EPSS:
Los reportes de Archivos GR deben ser remitidos únicamente la PRIMERA semana del
mes (semana bajo la condición de semana BDUA, que cuente con mínimo 4 días
hábiles), por medio de la disposición de sus archivos unicamente en la carpeta “01-
ENTRADAS” de la ruta descrita más adelante, en el SFTP de su entidad no se deben remitir
por medio magnetico.
3. Disposicion del Reporte de Archivos GR

• Las entidades territoriales no reportarán Archivos GR. Todo se validará directamente
con la EPS, quien deberá suministrarnos los casos con la estructura definida en el
manual.
• El reporte mensual debe ser dispuesto en la carpeta SFTP de la entidad, GLOSA RNEC /
01-ENTRADAS y debe tener 3 componentes, todos dispuestos en una carpeta
denominada: EPSxxxMES_AÑO.
1. Archivo GR en extensión .PAK, debidamente generado en la Malla Validadora

respectiva.
2. Certificación que describa la presentación del procedimiento
(CERT_GREPSxxxddmmaaaa.pdf).
3. Carpeta Soportes_PDF, donde cada registro debe ser respaldado con su soporte
Web RNEC.
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4. Especificaciones Técnicas del Reporte de Archivos GR
A continuación se referencia la estructura del archivo para reportar los Archivos GR. Se
debe tener presente que el archivo plano va en fila, separado por comas, más no en
columna:
CAMPO OBSERVACION TIPO

consecutivo LA ENTIDAD ENUMERARÁ LOS REGISTROS QUE REPORTA Obligatorio
tipo de glosa LA ENTIDAD ESPECIFICARA LA GLOSA QUE LE GENERA * Obligatorio
tipo_doc_bdua TIPO DOCUMENTO DEL AFILIADO Obligatorio
documento_bdua NUMERO DOCUMENTO DEL AFILIADO Obligatorio
1_ap_bdua PRIMER APELLIDO DEL REGISTRO A REVISAR Obligatorio
2_ap_bdua SEGUNDO APELLIDO DEL REGISTRO A REVISAR Opcional
1_nom_bdua PRIMER NOMBRE DEL REGISTRO A REVISAR Obligatorio
2_nom_bdua SEGUNDO NOMBRE DEL REGISTRO A REVISAR Opcional
fn_bdua FECHA NACIMEINTO SERIAL A REVISAR (dd/mm/aaaa) Obligatorio
gen_bdua GENERO SERIAL A REVISAR Obligatorio
tipo_doc_rnec TIPO DOCUMENTO DEL AFILIADO RNEC Obligatorio
documento_rnec NUMERO DOCUMENTO DEL AFILIADO RNEC Obligatorio
1_ap_rnec PRIMER APELLIDO DEL REGISTRO RNEC Obligatorio
2_ap_rnec SEGUNDO APELLIDO DEL REGISTRO RNEC Opcional
1_nom_rnec PRIMER NOMBRE DEL REGISTRO A REVISAR RNEC Obligatorio
2_nom_rnec SEGUNDO NOMBRE DEL REGISTRO A REVISAR RNEC Opcional

fn_rnec FECHA NACIMIENTO SERIAL A REVISAR RNEC (dd/mm/aaaa) Obligatorio
gen_rnec GENERO SERIAL A REVISAR RNEC Obligatorio
soporte SOPORTE WEB DEL DOCUMENTO (Máximo 20 caracteres) Obligatorio
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• En la estructura requerida para el reporte, se debe tener en cuenta lo siguiente:
En el Campo Tipo de Glosa la entidad ingresará los siguientes valores dependiendo lo
que requiera:
▪ Ingresará el número 1 si el registro está glosado por la GN0059
▪ Ingresará el número 2 si el registro está glosado por la GN0169
▪ Ingresará el número 3 si el registro está glosado por ambas glosas GN0059 y
GN0169
▪ Ingresara el número 4 para los registros que se encuentran en la auditoria
nombrada AUDITORIA_RNEC_EPSXXX y que en la misma los datos de la Base de
Datos BDUA son consistentes con la informacion de la RNEC WEB, sin embargo la
Base de Datos de referencia esta errada.
• Seguidamente, la entidad ingresará la información de BDUA del registro que presente

la glosa y que está cargado en la BDUA.
• En los siguientes ocho campos la entidad ingresará la información que posea de la

Registraduría Nacional del Estado Civil.
• En campo Soporte debe ingresarse el tipo y numero de documento sin separarlos con
coma y debe adicionarse la extención del archivo (Ejm. CC80844266.pdf).
Dado que se presentan registros que tienen inconsistencia en la fecha de nacimiento y

ya que el soporte de la RNEC no tiene ese dato, a partir de esta version del manual se
debe incluir en un mismo .PDF tanto el soporte WEB como la copia del documento que
presenta la inconsistencia.
• De igual forma el soporte debe respaldar la parte del Archivo GR que referencia la
información de la RNEC. En caso que la información no pueda ser respaldada por el
soporte Web de RNEC, la solicitud debe ser dirigida directamente a esa entidad por
medio del afiliado puesto que no contariamos con el soporte para poder entrar a
corregir las inconsistencias presentadas, adicionalmente si la cantidad de soportes no
es coincidencte con la cantidad de registros del archivo .pak, los archivos no seran
recibidos y se devolveran.
IMPORTANTE:
• En la generación del archivo plano es fundamental tener en cuenta la información que

es de carácter obligatorio en la estructura.
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• Nombre del archivo plano a validar: Prefijo Proceso: GR, Nombre Entidad: EPS0XX,
Fecha de Procesamiento: DD/MM/AAAA, Extensión archivo: .TXT.
Ejemplo: GREPS09014012015.TXT
• La información debe ser generada en un archivo plano de extensión .TXT, separado

por coma (,).
• El archivo plano .TXT debe ser validado mediante la Malla Validadora de

Procedimientos Internos BDUA (MallaValidadora_proc_internos.zip) que contiene el
mecanismo para validar las glosas GN0059 Y GN0169:
5. Aspectos a tener en cuenta en los reportes del procedimiento

• Los reportes realizados fuera de los tiempos establecidos no serán tenidos en cuenta
para el procesamiento de los datos.
• No se procesaran archivos reportados en extensiones diferentes a la .PAK.
• Solo será procesado un archivo por mes.
• El resultado del Procedimiento será dispuesto en la sub carpeta “02-SALIDAS” de la

carpeta “GLOSA_RNEC”.
6. Recomendaciones
De igual forma se sugiere a la entidad tener en cuenta las siguientes observaciones con
relación a la información de la Registraduría Nacional del Estado Civil – RNEC y sus
implicaciones sobre la Base de Datos BDUA:
• Si la información del afiliado se encuentra correctamente registrada en la

consulta Web de la RNEC, pero igualmente se presenta glosa en los reportes de
corrección de la BDUA, esta situación es un indicador que determina
desactualización o error en tablas de referencia de la RNEC, situación que debe
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ser escalada tanto a la RNEC como dentro del Procedimiento GR, en procura de
encontrar el ajuste a lugar.
• Cuando se evidencie que la información correspondiente a su afiliado reporta

información inconsistente en la consulta Web de la RNEC, el trámite a lugar debe
iniciar con la solicitud directa a la RNEC, entidad que debe ajustar su información
para que esta se refleje eventualmente de manera correcta en sus tablas de
referencia.
• Si la información de un registro reporta información errónea en la BDUA, los

reportes de novedades de corrección deben realizarse de manera reiterada
puesto que, en cualquiera de las nuevas entregas de información por parte del
Ministerio y la Registraduría, a manera de tablas de referencia, podría anexarse
el ajuste requerido para subsanar un registro con inconsistencias.
• la presencia de la glosa GN0169 con información adicional (||||), corresponde

a casos en los cuales los registros que pretenden cargar en la BDUA no han sido
reportados por la RNEC en sus tablas de referencia, siendo esta validación
necesaria para garantizar que los afiliados que se pretendan subir a la BDUA estén
respaldados por la información de la Registraduría, evitando así las
consecuencias que se manifiestan hoy en día con casos de presuntos repetidos
y similares. Para este tipo de registros, la entidad debe requerir directamente a la
Registraduría para que evalué y verifique el porqué de la ausencia en el reporte
del registro y eventualmente sea cargado en tablas de referencia.
7. Soporte Técnico del Procedimiento

El soporte técnico de este procedimiento es realizado directamente por el funcionario
encargado del tema, referenciado a continuación, quien responderá cualquier tipo de
consulta y aclaración:
SERGIO LUIS ANTONIO GARCIA

Dirección de Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones
Tel. 4322760 Ext. 1720 - [email protected]
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1. Metodologia del reporte de registros para actualizaciones RNEC / Registros

3. Disposicion del Reporte de Archivos GR

4. Especificaciones Técnicas del Reporte de Archivos GR

5. Aspectos a tener en cuenta en los reportes

7. Soporte Técnico del Procedimiento

De manera posterior al reporte de las novedades de corrección y evolución requeridas

El procedimiento se desarrolla en complemento con la malla validadora denominada

3. Disposicion del Reporte de Archivos GR

1. Archivo GR en extensión .PAK, debidamente generado en la Malla Validadora

CAMPO OBSERVACION TIPO

documento_bdua NUMERO DOCUMENTO DEL AFILIADO Obligatorio

1_ap_bdua PRIMER APELLIDO DEL REGISTRO A REVISAR Obligatorio

2_ap_bdua SEGUNDO APELLIDO DEL REGISTRO A REVISAR Opcional

1_nom_bdua PRIMER NOMBRE DEL REGISTRO A REVISAR Obligatorio

2_nom_bdua SEGUNDO NOMBRE DEL REGISTRO A REVISAR Opcional

fn_bdua FECHA NACIMEINTO SERIAL A REVISAR (dd/mm/aaaa) Obligatorio

gen_bdua GENERO SERIAL A REVISAR Obligatorio

tipo_doc_rnec TIPO DOCUMENTO DEL AFILIADO RNEC Obligatorio

documento_rnec NUMERO DOCUMENTO DEL AFILIADO RNEC Obligatorio

1_ap_rnec PRIMER APELLIDO DEL REGISTRO RNEC Obligatorio

2_ap_rnec SEGUNDO APELLIDO DEL REGISTRO RNEC Opcional

1_nom_rnec PRIMER NOMBRE DEL REGISTRO A REVISAR RNEC Obligatorio

2_nom_rnec SEGUNDO NOMBRE DEL REGISTRO A REVISAR RNEC Opcional

• Seguidamente, la entidad ingresará la información de BDUA del registro que presente

• En los siguientes ocho campos la entidad ingresará la información que posea de la

Dado que se presentan registros que tienen inconsistencia en la fecha de nacimiento y

• En la generación del archivo plano es fundamental tener en cuenta la información que

• La información debe ser generada en un archivo plano de extensión .TXT, separado

• El archivo plano .TXT debe ser validado mediante la Malla Validadora de

5. Aspectos a tener en cuenta en los reportes del procedimiento

• El resultado del Procedimiento será dispuesto en la sub carpeta “02-SALIDAS” de la

• Si la información del afiliado se encuentra correctamente registrada en la

• Cuando se evidencie que la información correspondiente a su afiliado reporta

• Si la información de un registro reporta información errónea en la BDUA, los

• la presencia de la glosa GN0169 con información adicional (||||), corresponde

7. Soporte Técnico del Procedimiento

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