Taller # 2

TALLER 2 GESTIÓN Y CONTROL DE LA CALIDAD

FRANYIMI REYES CORTES

MAURICIO ALBERTO ORDUY
CARLOS ALBERTO RIVERA

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD D CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS
MARZO DE 2019
Taller # 2

TALLER 2 GESTIÓN Y CONTROL DE LA CALIDAD

FRANYIMI REYES CORTES

MAURICIO ALBERTO ORDUY
CARLOS ALBERTO RIVERA

Trabajo de grado para obtener el título de

Especialista en Gerencia de Proyectos

Asesor: CAROLINA RODRIGUEZ ANDRADE

La Correspondencia referida a este trabajo debe dirigirse a Mauricio Alberto Orduy,

Carlos Alberto Rivera, FranYimi Reyes.

Correo electrónico: [email protected], [email protected],

[email protected]

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS MARZO DE 2019
Taller # 2

Dedicatoria

A nuestras esposas e hijos por brindarnos la fuerza para mantenernos

Firmes en el logro de nuestros propósitos

Franyimi Reyes, Mauricio Orduy, Carlos Rivera.

Taller # 2

Agradecimientos

A nuestras familias por todo el apoyo incondicional brindado durante el desarrollo de

este proyecto, por ser la inspiración para lograr esta meta de ser Especialistas en

Gerencia de Proyectos.

De antemano expresamos nuestros agradecimientos a nuestro docente Carolina

Rodríguez Andrade que con su apoyo y dedicación nos ha brindado los conocimientos

necesarios para guiarnos en este camino de la especialización en Gerencia de Proyectos.

Taller # 2

Introducción

Uno de los aspectos más importantes en la gestión de la calidad es el control que es

implícito en el desarrollo de los proyectos, porque no se está exento de enfrentar

problemas que pueden afectar de manera significativa el desempeño en los procesos y

procedimientos que son trasversales y sistémicos en las organizaciones y determinan el

éxito en la entrega producto final.

Por lo tanto, es necesario emplear las herramientas adecuadas para una buena gestión

y en este trabajo se explicará cómo impacta cada una de ellas el proyecto de

reformulación del Sistema Integrado de Calidad así como también las causas y efectos

que serán analizadas mediante el gráfico de Ishikawa o espina de pescado para

desarrollar e implementar un plan de mejora que permita desplegar una serie de

acciones correctivas que den solución a la problemática generada, para la obtención de

mejores resultados.
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Objetivo

Identificar las herramientas de la Gestión y control de la calidad mediante abordaje d

de acuerdo con los lineamientos de la guía PMBOK 6th versión con el fin de

comprender como se ve impactado el proyecto de reformulación del Sistema Integrado

de Calidad del Instituto Nacional de Cancerología y como a través de los análisis de

causa y efecto, se puede dar solución a las problemáticas surgidas gracias al desarrollo e

implementación de los planes de mejora y acciones correctivas.

Justificación

Se realiza el presente trabajo con base a los conceptos desarrollados que forman parte

del área de conocimiento de la gestión de calidad.

Este taller permitirá identificar las herramientas a seguir cuando se requiera

gestionar y monitorear los procesos de la organización aplicada al proyecto

reformulación del Sistema Integrado de Calidad del Instituto Nacional de Cancerología

, siendo un factor importante que permitirá al Gerente del Proyecto, el sponsor,

directivos y los demás interesados establecer la mejor ruta en la consecución de

objetivos gracias a la implementación de la calidad total, partiendo de la

implementación y modelos que la guía PMBOK 6th edición muestra en su contenido

sumado a las técnicas de análisis de problemas como es el caso del diagrama de

Ishikawa o espina de pescado, que será de gran ayuda para sustraer la información más

importante para hallar las posibles causas y factores que ocasionan la deficiencia en el

buen desarrollo de los proyectos partiendo de las áreas involucradas que demandan de la

estructuración de planes de mejora que contienen acciones correctivas, en donde es de

Taller # 2

vital importancia detectar oportunidades de mejora, pero ante todo compromiso de las

partes involucradas para subsanar las no conformidades.

¿Qué herramientas y técnicas de gestión y control de calidad son aplicables al

proyecto que están desarrollando como trabajo de grado?

Dentro de las herramientas y técnicas que se tienen para la gestión y control de la

calidad, a continuación, se relacionan las utilizadas en el proyecto reformulación del

sistema de gestión de calidad del instituto nacional de cancerología:

Auditorías: es la principal herramienta que utiliza el proyecto, teniendo en cuenta la

esencia del mismo. Se requiere identificar todas las fallas, defectos o no conformidades

en los procesos, también se puede identificar las buenas practicas implementadas,

brinda asistencia de manera proactiva para mejorar los procesos, además las lecciones

aprendidas de estas son la base para fortalecer los procesos. Todos los aspectos de las

auditorias encaminan a la mejora continua del instituto.

Análisis de causa raíz (RCA): es una técnica práctica que proporciona analíticamente

la identificación del motivo que causa un cambio o riesgo en el desarrollo del proyecto.

En el desarrollo del proyecto se realizaran diferentes auditorias, en la matriz de

hallazgos es donde se resumen estas, el RCA nos brinda la capacidad de hallar el origen

de la no conformidad, de esta manera se hace practico la realización del plan de acción

requerido para subsanarlo.

Recopilación de datos: en las diferentes etapas del proyecto se requiere la

consolidación de información, que normalmente se representan en actas o informes, los

cuales deben cumplir con la estructura relacionada en el instructivo de elaboración de

Taller # 2

Actas e informes que cuenta el sistema de Gestión de Calidad del INC. Esto con el fin

de garantizar los lineamientos planteados en el instituto además de ser una herramienta

eficiente en pro del desarrollo del proyecto.

Resolución de Problemas: resolver problemas es la necesidad que diariamente se

enfrenta el director de proyecto. Con el plan de gestión de la calidad, se plantea una

matriz donde se relacione el hallazgo identificado y su causa raíz, posteriormente se

analiza las posibles soluciones, a lo que se debe seleccionar e implementar la mejor

solución, por último, se debe verificar que dicha solución sea efectiva. Aplica para todas

las fases del proyecto.

Análisis de documentos: es necesario fijar la revisión y análisis de los documentos

emitidos durante la ejecución del proyecto como estrategia para realizar el seguimiento

y control, y de esta maneta respaldar la calidad; Las métricas de calidad planteadas en el

proyecto son un claro ejemplo de la necesidad de seguimiento y control a los aspectos y

entregables esenciales.

Análisis de proceso: en el proyecto se aplicarán diferentes encuestas de conocimiento

a los usuarios y empleados del instituto de los programas y planes que se tienen

dispuestos para su implementación, con el análisis a éstas encuestas se logra identificar

las fallas o problemas del programa identificando sus oportunidades de mejora.

Diagrama de causa-efecto: en la reformulación del sistema de gestión de calidad del

INC se requiere analizar constantemente la dinámica de las necesidades del instituto

desde todos los ángulos, por lo anterior es necesario al momento de identificar fallas,

problemas, inconvenientes, etc, establecer un plan de acción que puede subsanarla. El

diagrama de causa-efecto es una técnica de representación de datos que permite

identificar la causa principal o causa raíz del problema.

Taller # 2

¿Cómo establecer un plan de acción para dar solución a una no conformidad

que se pueda llegar a detectar durante la ejecución de su proyecto? Realice un

análisis de causas a fin de identificar la causa raíz del problema mediante un diagrama

causa o efecto, espina de pescado, y defina las acciones correctivas que eliminarían esas

causas a fin de evitar la ocurrencia del problema.

Es fundamental tomar en cuenta que las acciones correctivas propenden a eliminar la

causa raíz de un problema, y es por ello que una organización debe revisar el sistema de

gestión en general, con el fin de observar si existen otras causas relacionadas a la

situación identificada. (Instituto Colombiano de Normas Técnicas pág. 2)

Por otro lado, identificadas las causas se hace necesario implementar las acciones

correctivas pertinentes en tiempos acordes y que generen un impacto que se debe

establecer como una meta que se pueda lograr, designando los responsables y por su

puesto realizando el seguimiento a manera de verificación, lo que permitirá reducir o

mitigar el problema. (Instituto Colombiano de Normas Técnicas pág. 5).

Todo ello con relación a las etapas del proyecto en donde el Gerente de proyectos

debe producir informes de avance y recomendar cambios y acciones correctivas (Lledó,

2017. Pág. 3
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PERSONAS PROCESO GESTIÓN

Ausencia de control
Desconocimiento del
coordinadores grupo
Manual de contratación
área Estudios
institucional Falta de Ausencia de apoyo
previos mal estructurados área de gestión contractual
inducción

No hay No se poseen criterios demora en

empoderamiento de evaluación técnicos la trazabilidad una vez
se reciben los estudios
previos

El incumplimiento
en la gestión
contractual retrasa
las actividades del
proyecto
Demora en la Demora en la publicación
Inconvenientes en
Notificación a proveedores De las convocatorias
La visualización digital de
Sobre adjudicación de contrato A través de la página web
Los términos de referencia
Cambio de fechas En la plataforma
de entregables sin
previo aviso

Envío de circulares No permite ingresar Las evaluaciones financieras,

de forma extemporánea a A la plataforma Jurídicas, toman mucho tiempo
supervisores administrativos de institucional para ver
los contratos de las actividades estado de la trazabilidad
de proyecto. Términos de referencia

COMUNICACIONES SISTEMA PROCESO DE CONVOCATORIA

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Taller # 2

PLAN DE MEJORA

Acciones correctivas Metas Responsable Cronograma Responsable de seguimiento y

control
Capacitar a los funcionarios Para el primer Coordinador del área Del 1 de abril al 3 de Gerente de proyectos
del Instituto en temas sobre trimestre lograr una de Gestión contractual Julio
manual de contratación cobertura del 85 % del
diligenciamiento de formatos personal capacitado
para la elaboración de
estudios previos, evaluación
técnica y aspectos jurídicos.

Realizar una revisión de los Alcanzar un 95% en el Coordinador grupo del 10 de Julio al 10 Equipo de proyectos y ofcina de
términos de referencia para cumplimiento de área de agosto Planeación.
aplicar los correctivos en entrega de estudios
cuanto los requisitos técnicos con el visto bueno del
coordinador de área.
Adelantar procesos Lograr cobertura del Coordinador de del 10 de julio al 10 PMO y subdirección financiera y
contractuales que se 80% de los términos Gestión contractual de agosto administrativa
encuentren incluidos en de referencia
el Plan Anual de radicados en el mes
Adquisiciones
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Llevar a cabo el análisis y Lograr la aprobación Coordinador de del 10 de agosto al 10 PMO, Gerente de proyectos
reestructuración de en comité directivo de organización y de septiembre
los procesos la reestructuración en métodos y
contractuales y registrarlos los procesos coordinador de
en la plataforma del Instituto contractuales. Gestión contractual
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PLAN DE MEJORA

Acciones correctivas Metas Responsable Cronograma Responsable de seguimiento

y control
Crear un plan de Lograr la comunicación Coordinadora área de Del 10 de agosto al 10 Gerente de proyecto y equipo
comunicaciones trasversal y la cobertura en un comunicaciones septiembre de proyecto
entre el grupo área de Gestión 100% de los oficios
contractual y todas las áreas internos a través de los
asistenciales y administrativas correos institucionales
que sea gestionado desde el
área de comunicaciones del
Instituto Nacional de
Cancerología
Realizar la matriz de Lograr aprobación de la Gestora de riesgos Del 10 de agosto al 10 Gerente de proyecto
riesgos de los procesos Dirección General y oficina de Calidad de septiembre
contractuales conforme socialización al
a la normatividad personal en un 100%
contractual vigente y a
los lineamientos de
Colombia Compra
Eficiente.
Habilitar e implementar la Lograr el acceso directo Ingeniero de sistemas Del 10 de agosto al 10 Gerente de proyecto y asesor
plataforma institucional para el desde el correo de septiembre oficina de Calidad
envío automático de institucional a la
notificaciones al correo de los plataforma y aumentar
funcionarios de novedades el tiempo de respuesta
contractuales en un 95%
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Subir los informes de Lograr trazabilidad y Coordinadores de áreas Del 10 de agosto al 10 Subdirector Financiero y
evaluación financiera, técnica evaluación técnica en Jurídica, Financiera y de octubre administrativo, Gerente de
y jurídica a la plataforma para un periodo menor a tres Calidad Proyecto y PMO
que el sistema una vez días, para cubrir el 95%
completada la trazabilidad de la adjudicación de
envíe alerta al coordinador de contratos
comunicaciones para
publicación en la página web
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Conclusiones

1. Se puede concluir que el control y gestión de la calidad es una de las

áreas de conocimiento en la gestión de proyectos más importantes, porque sin

este componente se generarían riesgos que no se podrían corregir y ello

implicaría sobrecostos, incumplimiento en el cronograma y un uso desmedido

de recursos sin nombrar los reprocesos que se generarían si no se lleva a cabo

una gestión apropiada en todos los procesos y procedimientos que conforman

las actividades del proyecto.

2. La gestión de la Calidad está implícita en el direccionamiento

estratégico y es allí donde los proyectos juegan un papel determinante en la

consecución de objetivos. Por lo tanto, una buena gestión y uso de las

herramientas para la medición y control permitirá dar solución a los problemas

que se puedan presentar durante las etapas de este emprendimiento finito

impactando de manera significativa y trasversal a todas las áreas de la

organización en la puesta en marcha de procesos que deben ser medidos y

controlados para lograr los más altos estándares con una plena cultura

organizacional del mejoramiento continuo.

3. Gestionar la calidad en el proyecto permite identificar las actividades que

deben ser ejecutadas para garantizar el respaldo en la calidad de sus resultados.

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Bibliografía
Instituto Colombiano de Normas Técnicas. (s.f.). www.icontec.org. Obtenido de
www.icontec.org: https://www.icontec.org
LLedó, P. (2017). Administración de proyectos. El ABC para un Director de Proyectos
Existoso. Estados Unidos: PabloLLedó .

Cartilla de acreditación Institucional. (17 de febrero de 2017). Cultura de la Calidad.

Bogotá, Cundinamarca, Colombia: Instituto Nacional de Cancerología.

Instituto Nacional de cancerología. (17 de febrero de 2019). Obtenido de Instituto

Nacional de cancerología: https://www.cancer.gov.co/

Lledó, P. (2017). Administración de proyectos: El ABC para un director de proyectos

exitoso. USA: 6ta.
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