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Sistema de Gestión Documental

Article · December 2015

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Diego Marcelo Cordero Guzmán

Universidad Católica de Cuenca (UCACUE)
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 Sistema de Gestión Documental
Diego CORDERO

Unidad Académica de Ingeniería de Sistemas, Eléctrica y Electrónica, Universidad Católica de Cuenca

Cuenca, Ecuador

[email protected]

Abstract-The pressing amount of formal documentation flowing between and within organizations, contributes
to: increase spending, consuming more resources, degrades the environment, difficult to control, retard the
flow of paperwork. Therefore it is imperative to support the productivity of software solutions that support the
information flow and processing of a formal, consistent with resource efficiency

Resumen— La acuciante cantidad de documentación formal que circula entre y al interior de las organizaciones,
contribuye a: incrementar los gastos, consumir más recursos, deteriorar el medioambiente, dificultar el control,
retardar la fluidez de trámites. En consecuencia es imperativo apoyar la productividad de soluciones de software, que
apoyen el flujo y tratamiento de información de tipo formal, con la consecuente eficiencia de recursos.

Palabras clave: Gestor Documental, QUIPUX, firma digital, eficiencia de trámites, software libre de gestor
documental

I. INTRODUCCIÓN  Conocer la demanda de tratamiento de

información interno
Las organizaciones comparten información de
carácter formal hacia el exterior y en el seno interno  Explotar posibles alternativas de software
de las mismas, ésta está constituida por memorados, existentes en la gestión documental
oficios, sumillas, contratos, anexos, etc.
 Explotar la solución viabilizada como de
Considerables cantidades de papel se van mayor idoneidad
acumulando, en archivadores, bodegas, estantes; que
a la postre han sido el resultado del consumo de  Prototipar el ambiente de producción de la
recursos como toners, cinta de impresión, papel, solución
cartuchos, materiales que contribuyen a degradar el
medioambiente, a tornar complejo el tratamiento de II. TEXTO
lo almacenado y a disminuir eficiencia en gestión de
trámites. El detalle de la investigación se compone de varias
fases entre ellas:
Es importante en consecuencia, apoyarse en el
uso de herramientas de software, para disminuir el
A. Ambiente actual
impacto de los problemas como los mencionados en
el párrafo anterior. Por ello una alternativa válida es
el uso de la tecnología informática de software. La Unidad Académica, dispone de un sistema de
trámites de documentación, completamente manual.
Agilitar los trámites de documentos es un Archivos impresos a gran escala de volumen, circulan
requerimiento básico en la organización, disminuir la al interior y hacia el seno externo, en un flujo como el
cantidad de imprimibles también lo es; disponer de especificado en la figura No 1.
aplicaciones informáticas para gestión de documentos
es una premisa válida. Hay varias categorías de usuarios que interactúan
entre sí: nivel directivo, personal administrativo,
En esta necesidad se encuentra inmersa la docentes, estudiantes. Existen diversos flujos de
Universidad Católica de Cuenca, y en forma concreta información que comprenden: solicitudes, oficios,
la Unidad Académica de Ingeniería de Sistemas, memorandos, informes, disposiciones, reglamentos,
Eléctrica y Electrónica. Para ello se ha conformado el políticas, motivaciones, consultas.
equipo de investigación integrado por cuerpo docente
y estudiantes, que han propuesto el proyecto Se concentran archivos físicos de la información
denominado: “Sistema de Gestión Documental”, en distintas dependencias, en la mayoría de ellas no
cuyo propósito se ha orientado a: hay un tratamiento técnico, existe redundancia y
duplicidad de contenidos, no hay control de
versiones, y se tiende a un considerable consumo de
recursos de impresión.

- 1 -
 Para justificar faltas, rendir pruebas o trabajos
atrasado deberán adquirir
un derecho ,con el cual se justifica
Se revisa y directamente sin la necesidad de adjuntar
Sugiere por parte ningún certificado para que la solicitud sea
Del la persona aprobada
encargada En este Caso será resuelto por el Sr. Decano
de la Facultad de Sistemas

Seran aprobadas
la solicitudes por
el Sr Decano
cuando:

Entrega Documento(Peticion) La Solicitud se ira

En Secretaria Dependiendo el tipo a la
Autoridad correspondiente
Decano
Seran aprobadas
la solicitudes por
el Sr Decano
cuando:

Este proceso de aprobacion de la

Solictiud en el caso de Consejo
Directivo o Academico influira la fecha
de entrega debido a que dependera
de cuando se reunira los diferentes
consejos

Consejo Directivo

Estudiante Dependiendo el criterio ya se

del Sr Decano o de los
diferentes consejos según la
solicitud tendrán la autoridad
para aprobar o negar la
solicitud
Seran aprobadas
la solicitudes por
el Sr Decano
cuando:

Resolución de trámite Consejo Acdémico

Entrega y
aprobación del
Documento

Fig. No 1. Flujo de la documentación actual.

B. Diseñando la solución emisión de resultados, negación, etc. Los roles de los

usuarios también desempeñan el papel crítico, para
Es necesario cambiar la situación actual, y ello ha dar fluidez a los trámites. Esta descripción se ilustra
contemplado plantear la hipótesis sobre “La en el diagrama de bloques de la figura No. 3.
productividad del gestor documental informático,
como alternativa para mejora de eficiencia, en Es preciso que la solución apoye también la fase
tratamiento de documentos en la Unidad Académica de almacenamiento y repositorio de los datos, pues en
de Ingeniería de Sistemas, Eléctrica y Electrónica de la actualidad en un entorno netamente manual, los
la Universidad Católica de Cuenca, en el mediano archivos físicos consumen espacio, con dificultad de
plazo, en pos de la protección del medioambiente”. localización y recuperación cuando es necesario. Lo
ideal es disponer de almacenamiento digital, con
Para concebir la solución es preciso partir de un localizaciones virtuales para bitácoras, archivos,
detalle funcional de operación como se indica en las carpetas. Todo organizado de manera lógica, en
figura No 2, todos los usuarios del gestor documental función de los requerimientos de información de la
en función de su tipo generan y receptan información. Institución.

El rastreo y pista de trámites es un aspecto que

debe contemplar la solución, pues de hecho, esto ha
de permitir determinar el estado. Dato que
posibilitará el levantamiento de indicadores de
eficiencia, para opciones de mejora continua.

Fig. No 2. Detalle funcional de la solución.

Hay emisores, receptores, flujos de trámite, un

tiempo para despacho o autorización; todo dentro de
un esquema de autoridad o estructura organizativa, y Fig. No 3. Flujo de la documentación actual.
responsabilidad. La información tiene uno o varios
emisores y uno o varios receptores. Los datos activos,
se convierten en pasivos luego de: sumilla, despacho, C. Alternativas de software disponible

- 2 -
 El software libre está llamado a revolucionar Una de las principales funcionalidades de
modelos de negocio de la industria del software. No OpenKM es la facilidad que tienen los usuarios
es este el momento de analizar con detalle el mundo para crear y compartir documentos accesibles por
del software libre, ni las plataformas tecnológicas, ni distintos grupos de trabajo; permite revisar los
la tipología de licencias existente, ya que para todo documentos, dejar notas o configurar el flujo de
ello son muy abundantes los recursos de información trabajo asociado a los mismos, permitiendo
disponibles. Para los objetivos de este texto es automatizar distintas acciones.
suficiente con establecer los criterios básicos que
deben cumplir las herramientas: Dispone de complementos para integrarlo con el
paquete de MS Office, de manera que sea más
 Ofrecer el código fuente de la aplicación. práctico editar y trabajar con documentos e
indexarlos directamente en el gestor documental.
 Distribuirse bajo alguna de las licencias
consideradas de referencia (véanse las Otras opciones útiles son: la carga masiva de
licencias disponibles en Open Source documentos utilizando ficheros ZIP; ubicación de
Initiative , http://www.opensource.org). documentos de forma sencilla; notificación de
eventos por correo electrónico; creación de tags
 Poder ser modificadas, copiadas y (tareas) y nube de tags para buscar documentos
distribuidas libremente, respetando los asociados.
términos establecidos en la licencia
respectiva. De entre las de mayor difusión en el medio;
usabilidad en instituciones de carácter público o
Una revisión somera de las herramientas para privado; con soporte en base a personal técnico
gestor documental que son distribuidas bajo alguna calificado; versionamiento continuo, por desarrollo
de las licencias consideradas para software libre actual; experiencia de productividad; costo de
muestra la existencia de un gran número que ofrecen inversión; se encuentran ALFRESCO y QUIPUX.
variadas prestaciones y orientaciones.
ALFRESCO es un sistema de administración de
Brevemente, su arquitectura técnica se fundamenta contenidos libre, basado en estándares abiertos y de
en el terceto servidor web, intérprete de lenguaje de escala empresarial para sistemas operativos
programación y gestor de base de datos. A este tipo Unix . Se distribuye en dos variantes diferentes:
esquema responde el conocido acrónimo LAMP
(Linux, Apache, MySQL, PHP), o su versión  Alfresco Community Edition: Es software
Windows, WAMP. Precisamente han sido PHP y libre, con licencia LGPL de código
MySQL las herramientas más extendidas entre los abierto y estándares abiertos.
sistemas libres para gestión documental, ya que la
mayoría de las soluciones se basan en ellos.  Alfresco Enterprise Edition: Se distribuye
bajo licencia de código abierto y estándares
Ejemplos de todo esto se pueden encontrar en abiertos con soporte comercial y propietario
OpenSourceCMS (http://www.opensourcecms.com/), a escala empresarial.
y en CMS Matrix (http://www.cmsmatrix.org/), que
ofrece una matriz de comparación muy útil y Alfresco incluye un repositorio de contenidos, un
exhaustiva para comparar los requerimientos y framework de portal web para administrar y usar
prestaciones de las diferentes herramientas. Muchas contenido estándar en portales, una interfaz CIFS que
de estas herramientas son dignos contendientes de provee compatibilidad de sistemas de archivos en
soluciones propietarias de alto costo, y están siendo Windows y sistemas operativos tipo Unix, un sistema
usadas en numerosas intranets y portales de todo tipo de administración de contenido web, capacidad de
de organizaciones, lo cual ha permitido desarrollar un virtualizar aplicaciones web y sitios estáticos vía
mercado y un modelo de negocio, que por el Apache Tomcat, búsquedas vía el motor Lucene y
momento parece sostenible a corto y medio plazo. flujo de trabajo en jBPM. Alfresco está desarrollado
en Java. [3]
El interés de este tipo de soluciones, tanto en los
clientes como en los proveedores de servicios de QUIPUX es un sistema de gestión documental,
valor añadido, puede verse reflejado en Holst (2001), modificado a partir de ORFEO, que utiliza
Dolye (2003) y Robertson (2004) [1] tecnologías y estándares abiertos. La Subsecretaría de
Informática de la Presidencia de la República del
Con la intención de apoyar informáticamente la Ecuador, efectuó modificaciones a la versión original
propuesta se han analizado dentro de la categoría de adaptándolas a las necesidades de gestión documental
productos de software libre tres soluciones de las entidades de la Administración Pública
disponibles. Así: Central.

OpenKM es un gestor documental de código libre QUIPUX, está disponible en ambiente de

para la pyme. OpenKM es una aplicación Java J2EE Producción en la dirección:
que se ejecuta en un servidor de aplicaciones JBoss, www.gestiondocumental.gob.ec. En ambiente de
la base de datos del repositorio puede ser MySQL, Capacitación en la
PostgreSQL, Oracle entre otras [2] dirección: http://cap.gestiondocumental.gob.ec [4]

- 3 -
D. QUIPUX la alternativa válida  Implementación de trámites formales de
cualquier tipo.
Para orientar la solución de software con mayor
adaptabilidad de entre los productos libres  Búsquedas con diferentes criterios: por
disponibles en el medio, se ha dado mayor viabilidad fechas, empleados, palabras claves,
a las características funcionales de QUIPUX. descripciones, instituciones, Facultades,
En QUIPUX se incluye la firma electrónica de los Unidad Académica.
documentos generados, bajo formato preestablecido.  Control de tiempos en despacho de
trámites.
Provee las siguientes características [5]:
 Rutas de trámites.
 Creación, envío, recepción,
almacenamiento y clasificación de  Documentos anexados.
memorandos, oficios y circulares y anexos.
 Control e identificador único para cada
 Búsqueda, recuperación y presentación de documento según su tipo.
documentos, incluido el flujo conforme al
orgánico regular.  Facilidad y rapidez en recibir y aprobar
documentación.
 Acceso al sistema de usuarios internos y
externos (ciudadanos) a las instituciones.  Documentos protegidos en registro digital e
histórico.
 Organización y clasificación de
documentos digitales en carpetas o  Autorizaciones con firma digital.
expedientes virtuales.

 Personalización de opciones de menú.

 Control de documentos impresos
almacenados en archivos físicos.
 Personalización de acceso a diferentes
 Recepción, captura e ingreso de reportes.
documentos impresos.
 Definición de accesos a módulos.
 Firma electrónica personal de documentos.
F. Descripción y escenarios de casos de uso
 Firma manuscrita de documentos impresos
desde el sistema. A continuación se describen los casos de uso de la
aplicación, en los cuadros No 1, 2, 3, 4, 5.
Caso de Uso: Parametrización
 Reportes estadísticos de documentos
creados y enviados, tramitados, pendientes, Permite crear flujos de trámites, estructura
archivados. organizativa, usuarios, tipos de trámites o
documentos, perfiles de usuario, colas, opciones de
almacenamiento. Esto se lo hace a nivel de usuario
 Almacenamiento permanente y administrador
transferencia de archivos o expedientes.
Pasos
 Crear entidad y estructura organizativa
 Creación compartida de documentos.  Definir usuarios
 Crear flujos de trámites o procesos
 Administración de instituciones, áreas,  Asignar perfiles de usuario
carpetas virtuales, numeración y formatos  Seteo de buzones de entrada, salida
de documentos.  Configuración, almacenamiento
Actores beneficiados
 Generación de documentos digitales (o para
 Secretaría, coordinación, autoridades,
imprimir) en formato PDF
docentes, estudiantes
Cuadro No 1. Especificación de caso de uso
 Seguridad y auditoría a través de usuarios, parametrización
perfiles y archivos de auditoría
Caso de Uso: Autentificar
E. Explotación y parametrización Validación de datos de usuario, y acceso a opciones
disponibles
Es requerimiento que el software cubra las Pasos
especificaciones descritas a continuación:  Identificar datos del usuario, contraseña,
cédula y tipo de usuario.
 Autenticación de usuarios registrados.  Validar el usuario.
Actores beneficiados

- 4 -
  Secretaría, coordinación, autoridades, constituye la aplicación; y el almacenamiento es la
docentes, estudiantes capa de la base de datos; como se indica en la figura
Cuadro No 2. Especificación del caso de uso, No 5.
autentificar
Caso de Uso: Registro de trámites
Es la parte operativa principal de la aplicación;
permite encadenar el trámite, ya sea: oficios,
memorandos, sumillas, solicitudes, disposiciones
Pasos
 Selección de opción
 Registro de trámite
 Enrutamiento
Actores beneficiados
 Secretaría, coordinación, autoridades,
Figura No 5. Capas de la solución
docentes, estudiantes
Cuadro No 3. Especificación del caso de uso,
En cuanto a los componentes de la aplicación en la
registro de trámites
figura No 6, constan: el manejador de base de datos
que es postgressql, el lenguaje de implementación
Caso de Uso: Análisis y aprobación constituido por JAVA, la interfaz de programación
Realizado por la entidad respectiva, uso de la firma conformada por NETBEANS. Juntos dan
digital. funcionalidad a QUIPUX, para organización del
Condiciones resultantes archivo digital, flujo de documentos de acuerdo a
Agilidad de trámites orgánico, acceso a usuarios a la estructura
Pasos documental, recepción en línea de trámites, consultas
 Recepción de la solicitud. y reportes estadísticos.
 Revisión
 Emisión de una respuesta. Manejador Base de Datos PostgresSql 9.0

Actores beneficiados *
*
-Fin1


-Fin2
Secretaría, coordinación, autoridades, Sistema Gestion Tramites
-Fin3
docentes, estudiantes -Fin4
*
Cuadro No 4. Especificación del caso de uso, análisis *
Lenguaje de Programaion JAVA
y aprobación

Caso de Uso: Consultas Sistema QUIPUX

Interfaz de Programacion
NETBEANS 7.0

Permite determinar el estado de la transacción

Pasos Creación, envío, recepción, almacenamiento, recuperación y clasificación de
memorandos, oficios y circulares y anexos. Organización en archivo digital Modificacion Codigo Fuente

 Ingreso del usuario.

 Seleccionar la transacción, uso de filtros Creación compartida de documentos. Flujo de documentos conforme al orgánico
regular

 Verificar el estado del trámite.

Actores beneficiados Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a los documentos
de una institución

 Todos los actores.

Cuadro No 5. Especificación del caso de uso, Reportes estadísticos de documentos creados y enviados, tramitados,
pendientes, archivados, reasignados, hojas de ruta

análisis y aprobación
Recepción en línea de documentos generados en el sistema y de documentos
impresos registrados.

G. Arquitectura de la solución
Fig. No 6. Componentes de la aplicación QUIPUX
La solución es del tipo distribuido, con una H. Diseño de la arquitectura lógica y física del
arquitectura de tres capas, como se indica en la figura
No 4.
sistema de información

Debido a que la arquitectura del Sistema de

Información tanto lógica como física es distribuida se
lo divide en tres capas: Capa de clientes, Capa de
Aplicación y Capa de Base de Datos

Diseño de la capa de clientes

Debido a que la capa de clientes administra la

interacción con el usuario, es decir muestra los datos
al usuario, obtiene los datos e interpreta los eventos
para identificar los documentos indexados y estos a
su vez interactúan con los componentes de acceso a la
Figura No 4. Arquitectura de la solución lógica de datos, presentando la información a los
usuarios y permitiendo realizar entradas a la base de
Clientes se traduce en la capa de presentación; la datos se le suele dividir en los siguientes
lógica de los procesos de la organización o institución componentes:

- 5 -
  Elegir con cuidado los límites de la
 Componentes de interfaz de usuarios. transacción, de modo que se pueda realizar
 Componentes de procesos de usuarios. reintentos y composiciones.

Diseño de capa de aplicación  Los componentes, se ejecuten en el

contexto de cualquier usuario de servicio
Lo más importante de una Aplicación es la ocultando de esta forma el servicio del
funcionalidad que proporciona. La aplicación realiza usuario.
un proceso empresarial que consta de una o varias
tareas, en los casos más simples se pueden encapsular  Elegir un formato de datos coherentes:
en un método de un componente, en los procesos XML, conjuntos de datos, etc. Para los
empresariales complejos con varios pasos y parámetros de entrada y los valores
transacciones de ejecución larga. La aplicación devueltos.
necesita de una forma de organización de las tareas
empresariales y almacenar el estado hasta que el Los componentes son llamados por los siguientes
proceso se haya completado. nombres:
Las capas empresariales se dividen en:  Interfaces de servicios
 Componentes de procesos de usuarios
 Componentes y flujos de trabajo  Flujos de trabajos empresariales
 Componentes  Otros componentes empresariales
 Entidades
Diseño de la capa de datos.
Al implementar la lógica, es necesario decidir si es
preciso organizar o no el proceso, o si será suficiente Todos los sistemas de información, requieren
disponer de un conjunto de componentes. Se puede almacenar y tener acceso a un determinado tipo de
implementar el proceso utilizando un solo datos. Al trabajar con datos se debe tener presente:
componente cuando:
 El almacén de datos que utiliza (Base de
 Es una sola transacción. Datos: Postgress).
 Sistema Gestión Documental Quipux
 Se encapsule la funcionalidad y lógica que
puede ser utilizada por muchas El formato de dato que se pasa entre los
transacciones. componentes y el tipo de programación utilizado.

Por lo general, las aplicaciones distribuidas

 La lógica que se ha de implementar
requieren de varios orígenes de datos, la lógica
necesita mucha programación o el control
utilizada para acceder a estos orígenes de datos, se
detallado de estructuras de datos.
encapsulará en componentes lógicos de acceso de
datos, que proporcionarán los métodos necesarios
 Se necesite disponer del acceso total a los para la consulta y actualización de los datos viajando
datos. por las distintas capas y finalmente uno de los
componentes lo utiliza.
Diseño de Componentes
Los datos, con los que la lógica de la aplicación
Los componentes, al ser la parte importante de las debe trabajar están relacionados con entidades del
transacciones simples, implementan las reglas del mundo, que forma parte de la empresa. En
negocio en distintos patrones y aceptan y devuelven determinados escenarios, se puede disponer de
estructuras de datos simples o complejos. Los componentes personalizados que representan estas
componentes, deben exponer funcionalidad de modo entidades o a su vez utilizar directamente conjunto de
que sea independiente de los almacenes de base de datos o documentos XML.
datos y de los servicios para realizar las tareas.
La ilustración de la capa de datos se indica en la
Para el diseño, de los componentes empresariales figura No 7.
se han de tener en cuenta las siguientes
recomendaciones: CAPA DE PRESENTACION
COMUNICACIONES


ADMINISTRACION DEL

Que la comunicación se dé mediante

SEGURIDADES

FUNCIONAMIENTO

CAPA EMPRESARIAL

mensaje
CAPA DE DATOS


COMPONENTES DE ACCESO
Asegurar que los procesos expuestos en las LOGICO
A LOS DATOS
AGENTES DE SERVICIO

interfaces de servicios no se puedan alterar,

por tanto, evitando que el estado de la Datos
Datos Datos
aplicación o el servicio no se pierda si se Datos

recibe un mensaje dos veces. FUENTE DE DATOS SERVICIOS

- 6 -
Capa de Base De Datos Hay emisores, receptores, flujos de trámite, un
tiempo para despacho o autorización; todo dentro de
Fig. No 7. Capa de datos un esquema de autoridad o estructura organizativa, y
responsabilidad.
G. Particularizando la solución en la Unidad
Académica 1. Ingreso al sistema

Para volver factible la implementación es El sistema QUIPUX funciona adecuadamente

necesario, primero ejecutar la configuración del en el navegador Mozilla Firefox hasta la versión
sistema: 3.5.9. En otros navegadores no se certifica un
adecuado funcionamiento.
 Creación de áreas
 Creación de usuarios Al realizar esto se desplegará la página web
 Asignación de permisos donde se debe ingresar el número de cédula y la
 Creación de plantillas contraseña, figura No 8.
 Creación de carpetas virtuales

Áreas, es la estructura organizativa de la Unidad

Académica, constituida por:

 Consejo directivo
 Decanato
 Subdecanato
 Coordinación
 Secretaría
 Docencia, a tiempo completo
 Docencia, a medio tiempo
 Laboratorio
 Biblioteca
Fig. No 8. Ingreso al sistema QUIPUX
Usuarios, pertenecientes a la estructura
organizativa: 2. Estructura del Sistema

 Decano Al ingresar al sistema, se puede visualizar que las

 Subdecano funcionalidades se encuentran distribuidas en tres
 Miembros de Consejo Directivo regiones, figura No 9:
 Coordinador
 Secretario a. Región Superior.- En esta región se
 Auxiliar de secretaría encuentran los datos generales del sistema,
 Docentes a tiempo completo los datos del usuario que ha ingresado, la
 Docentes a medio tiempo funcionalidad de “Firma Digital”, “Ayuda”
 Laboratoristas sobre el sistema y la opción para “Salir”
 Bibliotecaria del mismo.
 Varios servicios
b. Región Izquierda.- Se encuentra el
Trámites. Todo lo que se maneja de manera menú vertical con las opciones que le
formal al interior de la Unidad, y que viene desde al permitirán al usuario acceder a las
exterior: memos, solicitudes, respuestas de memos, funcionalidades del sistema, según los
informes, comunicados, circulares, invitaciones. permisos que tenga asociados.

Procesos, necesarios para operacionalización del Además se presenta al final, las

sistema: estadísticas que muestran: Cantidad de
usuarios conectados, cantidad de
 Elaboración de listas personalizadas para el usuarios registrados, documentos
envío de comunicaciones. generados y enlace para acceder al detalle
 Chequear permanentemente las de estadísticas. Es la información general
comunicaciones recibidas por parte del
de todas las Instituciones.
usuario
 Revisión de plazos
 Archivo de información c. Región Central.- Esta región es el área
 Escaneo de adjuntos de trabajo, donde se van a desplegar las
funcionalidades que el usuario ha
 Estadísticas de despacho de documentos
seleccionado en el menú vertical
izquierdo
Para referencia visual se citan a continuación
extractos de las pantallas de la herramienta QUIPUX,

- 7 -
 Fig. No 9. Regiones del documento Fig. No 11. Opciones de tipo de gestión

3. Seleccionar el tipo de gestión. Están planeadas sin embargo otras opciones de

funcionalidad, como:
Opción que permite al usuario seleccionar el tipo
de gestión, para referencia se ilustra en la figura No  Trámites de graduación
10, el diagrama de caso de uso que relaciona la  Informes de acreditación de cada uno de los
autenticación, el registro, y el ingreso a la página gestores de los criterios
principal desde donde el usuario está habilitado para
Seleccionar el Tipo de Gestión a ser ejecutado.  Informes de las diferentes áreas
administrativas

 Solicitudes administrativas

4. Registrar

Al seleccionar la opción “Registrar” del menú

del lado izquierdo, se desplegará la pantalla para
registrar un documento externo, en la cual se deberá
Fig. No 10. Caso de uso del tipos de gestión a ser ingresar la información contenida en el documento
ejecutado físico que es entregado y recibido manualmente,
figura No 12.
En la propuesta se han perfilado varias gestiones
que pueden ser encaminadas, a través del gestor La pantalla tiene cuatro (4) secciones:
documental, entre éstas. Figura No 11:
a. Registro De/Para/Con Copia.
 Hoja de vida. Aplicable para ubicar una b. Información del Documento: Fecha,
bitácora con información de currículo del Categoría, Tipificación, No. de
docente o administrativo, esta opción a Referencia y Asunto.
criterio de los investigadores, se considera c. Anexos.
que no es muy funcional, para la filosofía d. Dirigir documento a.
de Quipux, sin embargo se lo ha propuesto,
para surtir un requerimiento inicial, a
posterior se propone reubicar en otro
aplicativo para gestión de contenidos.

 Pruebas tomadas. Para la opción de fácil

acceso a una evolución archivada

 Horarios. Permite organizar el tipo de clase

por día o para una fecha específica.

 Justificación de faltas. Tendrá un formato

específico donde la autoridad deberá llenar
según sea el caso y adjuntar un archivo Fig. No 12. Referencia para registro de documento
digital (escaneado) de la certificación del
mismo. 5. Visualizar el estado del trámite

Permite determinar el estado en el que se

encuentra determinado trámite encausado a través del
gestor documental.

- 8 -
La figura No 13, contiene el caso de uso en donde se III. CONCLUSIONES
enmarca la consulta
Del proyecto de investigación, se han detectado
las siguientes conclusiones:

 Están disponibles en el mercado una gran

cantidad de soluciones propietarias y libres
para gestión documental y gestión de
contenidos. Sin embargo el factor
económico es una premisa que tiene vital
importancia, a la hora de elegir una
alternativa.

 El Gobierno de la Revolución Ciudadana,

Fig. No 13. Caso de uso de consulta del estado del
así nominado a la dirección gubernamental
trámite
del Ecuador, ha efectuado esfuerzos
estatales en el desarrollo y productividad,
La referencia gráfica de este proceso en Quipux, se
de software libre en diferentes ámbitos de
indica en la figura No 14.
aplicación. Quipux es un ejemplo de ello,
en consecuencia es factible aprovechar el
nivel de explotación, para usarlo a favor de
las instituciones, que lo requieran.

 Al interior de la Unidad Académica de

Ingeniería de Sistemas, Eléctrica y
Electrónica, es necesario vencer las
dificultades detectadas para apoyar la
productividad de la solución, pero es
Fig. No 14. Referencia para consulta del estado del importante considerar que es un asunto de
trámite compromiso de todos los niveles
involucrados
H. De la implementación en la Unidad
Académica  Con la solución habrá completa factibilidad
de ahorro de espacio físico para
No se ha visto muy claro el panorama de almacenamiento de documentos,
implementación al interior de la Unidad, puesto que optimización de búsquedas, manejo de
todavía no está visible para todos los supuestos información digital,
usuarios, la funcionalidad de la solución. Lo que se
ha elaborado hasta el momento es el prototipo; de  El gestor apoyará la disminución del riesgo
éste se pueden abstraer hallazgos como: de la pérdida de información, por
incendios, robos, inundaciones, otros
 Poca disposición del personal interno al uso
del gestor documental  Se contribuirá a la conservación intacta de
los documentos a lo largo del tiempo, y a la
 Nivel directivo comprometido con el uso tarea responsable de apoyo para proteger el
del aplicativo, pero poca motivación del medio ambiente.
operativo
 Sería factible tener acceso inmediato a los
 Insuficiencia del recurso tecnológico para documentos independientemente del lugar
productividad, en cuanto a servidores, geográfico
estaciones de trabajo
 Se posibilitaría la búsqueda de documentos
A este respecto el equipo de investigación como definiendo criterios de acceso de forma
estrategia para productividad de la solución ha flexible y fácil, y consulta simultanea de
determinado que es necesario: varios lectores

 Socializar la filosofía de la solución  Con respecto a la seguridad se garantizaría

 Solicitar la disponibilidad de la la inviolabilidad de la información a través
infraestructura de hardware y software de de mecanismos de seguridad digital
base para producción
 Capacitar a los usuario de la aplicación  Se logrará ahorro de recursos físicos y
 Definir cronograma de productividad económicos para gestionar los documentos
 Análisis post implementación, para
retroalimentación de cambios

- 9 -
  Es factible la disminución de impresión de
documentos, con el correspondiente apoyo
a la conservación del medioambiente

RECONOCIMIENTOS
Reconocimiento especial al equipo de
investigadores, conformado por los estudiantes del
quinto año de la Facultad de Ingeniería de Sistemas:
Victor Macas, José Vasquez, Cristian Estrada,
Cristian Astudillo, Rafael Pinos.

Agradecimientos al personal de laboratorio de la

Unidad Académica, a las instituciones y personal
técnico que apoyaron la explotación de la
Herramienta QUIPUX, al personal directivo, docente,
administrativo y estudiantil de la Unidad Académica
de Ingeniería de Sistemas, Eléctrica y Electrónica de
la Universidad Católica de Cuenca, por la
información y datos proporcionados.

IV. REFERENCIAS
[1] HERRAMIENTAS DE SOFTWARE
LIBRE PARA LA GESTIÓN DE
CONTENIDOS. (2005). Recuperado el 15
de mayo de 2012, de sitio web
Hypertext.net.
http://www.hipertext.net/web/pag258.htm#
3

[2] OPENKM, GESTOR DOCUMENTAL DE

CÓDIGO LIBRE PARA LA PYME.
(2010). Recuperado el 21 de mayo de 2012,
de sitio web Tecnología Pyme.
http://www.tecnologiapyme.com/software/o
penkm-gestor-documental-de-codigo-libre-
para-la-pyme

[3] ALFRESCO. (2012). Recuperado el 22 de

mayo de 2012, de sitio web de
ALFRESCO. http://www.alfresco.com/

[4] SECRETARÍA NACIONAL DE LA

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. (2008).
Recuperado el 20 de abril de 2012, de sitio
web de la Subsecretaría de Tecnologías de
la Información http://www.informatica.
gob.ec/index.php/sistemas/transversales/ges
tion-doc

[5] AEX INGENIERÍA DE SISTEMAS.

(2011). Recuperado el 12 de abril de 2012,
de sitio web AEX.
http://aex33.wordpress.com/2011/04/05/qui
pux-sistema-de-gestion-documental/

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