BANCOS COMERCIALES

GENERALIDADES

Los bancos comerciales o de crédito mercantil, también conocidos mundialmente con el nombre de Bancos de Depósito y
Descuento, tienen como característica el hecho de que su principal operación pasiva es la de recibir depósitos del público, depósitos
que pueden ser monetarios o a plazo menor (hasta 30 días); en cambio, su principal operación activa la constituye los préstamos que
concede a plazos que oscilan entre uno a tres años, ya sean con garantías personales o prendarias, con la salvedad que cuando el
plazo excede de un año, la garantía forzosamente tendrá que ser real y no personal.

Los bancos comerciales para poder financiar sus operaciones contarán con su propio capital, con las reservas de capital que formen,
y luego con los recursos provenientes de la aceptación de depósitos, de los fondos proporcionados por el Banco de Guatemala
(adelantos, descuentos y redescuentos), y de los fondos provenientes de los empréstitos que contraten en el interior o en el exterior
de la República.

CONSTITUCIÓN DE UN BANCO
De conformidad con la Ley de Bancos (3), los bancos privados nacionales deberán constituirse en forma de sociedades por acciones
de responsabilidad limitada; o, lo que es lo mismo, sólo bajo el tipo de sociedad anónima.

Los interesados en establecer un banco deberán presentar una solicitud ante el Superintendente de Bancos. Tal solicitud deberá
expresar, entre otras cosas, la clase de banco que se desea establecer, el capital de fundación, los nombres y generales de los
organizadores, y será acompañada de la documentación que fija el reglamento específico.

El Superintendente, después de las investigaciones pertinentes, si estima que el interés público y condiciones económicas generales
justifican la autorización del banco, informará a la Junta Monetaria, cursándole la solicitud de los interesados. La Junta Monetaria
será entonces la que otorgará o no su consentimiento y en caso afirmativo, lo comunicará al Superintendente para que éste
funcionario lo haga saber a los interesados, quienes deberán otorgar la escritura correspondiente y someter los estatutos por
conducto del Superintendente de Bancos, a la consideración del Organismo Ejecutivo, a donde se remite el expediente.

El acuerdo gubernativo que reconozca la personalidad jurídica del nuevo banco será emitido por conducto del Ministerio de
Economía y deberá ser publicado en el Diario Oficial.

ORGANIZACIÓN DE UN BANCO COMERCIAL

Acabamos de dar a conocer cuáles son las operaciones que realiza un banco comercial. Pues bien, para que ellas se lleven a cabo con
la mayor efectividad se necesita planear una organización, en tal forma que la selección y la división del trabajo lleguen a su grado
máximo. Para ello, se crearán los Departamentos y Secciones que sean necesarios. Y para que no haya interferencias y tropiezos en
el trabajo, se delimitarán, con precisión, las atribuciones de cada departamento o sección.

 DE LOS ACCIONISTAS: Se contempla en primera línea a los accionistas, considerándolos como dueños del banco. Ellos
reunidos en número suficiente componen la Junta General de Accionistas para tratar y resolver todos aquellos asuntos que
sean de su competencia.

A continuación, se citan algunas de las atribuciones de la Junta de Accionistas:

a) Elegir a los miembros del Consejo de Administración;

b) Remover a los mismos y al Gerente;
c) Conocer la memoria anual de las actividades de la institución;
d) Proponer al auditor externo del banco;
e) Examinar cada fin de ejercicio contable los libros de contabilidad, pudiendo objetar cuentas e informes que se le
presenten;
f) Fijar el monto del presupuesto de gastos anuales;
g) Aprobar, desaprobar o modificar el proyecto de distribución de utilidades;
h) Acordar el aumento del capital social;
i) Acordar las reformas a los estatutos del banco;
j) Acordar la disolución y liquidación del banco;
DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN: El cuerpo directivo está formado por tres o más directores propietarios y otros tantos
suplentes.

A continuación se citan algunas de las atribuciones del Consejo de Administración:

a) Emitir los reglamentos del banco.

b) Nombrar al Gerente, Subgerente y altos empleados;
c) Poner a disposición de la Asamblea de Accionistas los Estados, balances y cuentas para su aprobación o desaprobación;
d) Crear las plazas necesarias, asignar los sueldos y distribuir los gastos dentro de los límites del presupuesto fijado por la Junta
General de Accionistas;

DE LA GERENCIA:
El gerente es un mandatario revocable y considerado como el órgano de comunicación del banco, y es el jefe de todo el personal.
Sus atribuciones son:

a) Velar porque se cumplan los estatutos y reglamentos del banco;

b) Nombrar a los empleados cuya designación no sea incumbencia del Consejo de Administración; pudiendo suspenderlos o
removerlos del cargo cuando haya lugar;
c) Elaborar el proyecto del presupuesto del banco;
d) Resolver en primera instancia las solicitudes de algunos créditos que se presenten al banco;
e) Estar en contacto directo con todos los departamentos, secciones y negociados del banco;

DE LA AUDITORÍA:
Nos referimos a la auditoría interna, la que está a cargo por una persona nombrada unas veces por la Junta de accionistas y otras por
el Consejo de Administración. El auditor tendrá, entre otras, las atribuciones siguientes:

a) Elaborar aquellos planes de trabajo que mejor se acomoden a la práctica bancaria;

b) Velar porque se cumplan tanto los reglamentos y estatutos del banco, como las leyes del país en lo que concierne a los
asuntos bancarios;
c) Fiscalizar las operaciones del banco y su contabilidad, vigilando su corrección, para lo cual tendrá acceso a todas las
dependencias, libros, registros y documentos del banco;
d) Examinar los balances del banco, los estados de cuenta y comprobarlos con los libros, documentos y existencias;

DEL DEPARTAMENTO DE ASESORÍA JURÍDICA:

También llamado departamento de lo contencioso, se encarga de conocer todos aquellos asuntos que deben ser sometidos o
presentados ante los tribunales, promoviendo los juicios con instrucciones de la gerencia. Otras atribuciones de este departamento
son:

a) Dar asesoría a la gerencia sobre aspectos legales relacionados con la banca

b) Revisar y registrar las escrituras de Representaciones Legales y de Mandatos de Directores y Funcionarios del banco
c) Efectuar trámites ante autoridades tales como el Organismo Judicial, la Superintendencia de Bancos, el Registro de la
Propiedad Industrial, el Registro de la Propiedad Inmueble, etc.

DE LA SECRETARÍA:

La Secretaría es el órgano intermedio entre el público y la Gerencia; quiere decir que por ella pasarán todas las solicitudes de crédito
y de otra índole.

Entre sus atribuciones mencionamos las siguientes:

a) Iniciar los expedientes de todos y cada uno de los negocios bancarios que se presenten;
DE LA SUBGERENCIA FINANCIERA:

Entramos ahora a conocer la parte medular de un banco: La subgerencia financiera y los departamentos que están bajo su cargo.

Dentro de las atribuciones del subgerente financiero tenemos:

a) Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los departamentos a su cargo.

b) Proponer las políticas crediticias que convengan más al banco.

Podrá tener bajo su cargo los departamentos siguientes:

 Departamento de Cartera
 Departamento de Caja y Depósitos
 Departamento de Contabilidad

DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA:

Nos referimos aquí a la cartera crediticia de un banco, la cual constituyen los distintos créditos o préstamos que concede.

Este departamento se divide generalmente en cuatro secciones:

a) Sección de Créditos o Préstamos: Al frente de esta sección, que también se llama de préstamos, hay un jefe, quien es el primero
en conocer las solicitudes de crédito presentadas en la Secretaría por los interesados. La solicitud de referencia consiste en un
formulario impreso que firmará el interesado después de contestar a una serie de preguntas allí escritas y de llenar los espacios
relativos a muchos datos que se piden; datos que le sirven al banco para evaluar la garantía y factibilidad del crédito.
b) Sección de Cobros: Esta sección, como su nombre lo indica, está encargada de hacer efectivos los cobros de los documentos
extendidos a la orden del banco, así como el de los documentos que éste tomó con descuento, los cuales fueron trasladados a la
Sección de Descuento.
c) Sección de Archivo: Encargada de manejar, registrar, controlar y custodiar los expedientes relativos a créditos concedidos a los
clientes del banco. Dicho archivo es independiente del que se maneja en el Departamento de Servicios Auxiliares.

DEL DEPARTAMENTO DE CAJA:

La organización de este departamento reclama cierta atención, como se podrá ver enseguida:

 Caja Central. - Habrá una Caja Central, también llamada Caja General, a la cual estarán subordinadas varias Cajas Auxiliares,
descomponiéndose estas en Cajas Receptoras, Cajas Pagadoras y Cajas de Cambio o Canje.

La Caja Central está dirigida por un cajero principal, quien es responsable de la guarda y custodia de todos los fondos y
valores en las cajas fuertes o cámaras blindadas del Banco.

 Cajas Receptoras. - Las cajas receptoras son independientes de las pagadoras y recaudarán los fondos provenientes por
diversidad de motivos como depósitos, devolución de préstamos, ventas de giros, etc.
 Caja Chica. - En cuanto se refiere a la caja chica, sólo diremos que se le hace una provisión de una cantidad fija, para que
pueda atender pagos de poca monta y que por lo común caen dentro del renglón de gastos generales varios.

 Sección de Cajeros Automáticos. - Esta sección tiene a su cargo el reporte y control de las operaciones que el público
ejecuta mediante los Cajeros Automáticos.

Los cajeros automáticos son dispositivos electrónicos instalados por los bancos para mejorar la calidad y eficiencia de sus servicios
ante sus clientes.

Algunos de los servicios que ofrecen son:

1. Recepción y retiros de depósitos.

2. Transferencias entre cuentas que pertenecen a un mismo cuentahabiente.
3. Pagos diversos tales como luz, agua, teléfono y abonos a préstamos.
4. Consulta de saldos.
Las ventajas que ofrecen son las siguientes:

a) Menor tiempo gastado en efectuar las transacciones.

b) El acceso al servicio es a toda hora y en cualquier día.
c) Están instalados en lugares estratégicos.

Sección de Depósitos.- Para un banco comercial la Sección de Depósitos ocupa uno de los lugares preferentes dentro de su
organización, le imprime al banco el sello mercantilista, afluyendo a él los gerentes de negocios, comerciales e importadores
principalmente. Esta Sección, para su mejor funcionamiento, se integra como sigue: la Receptoría, la Centralización y la
Pagaduría.

 Receptoría. - Es la encargada de recibir el efectivo depositado por los clientes.

 Centralización de Contabilidad. - Es la encargada de llevar el control de los depósitos recibidos y de los devueltos. Para ello
se asiste del personal contable que maneja los libros, fichas o archivos electrónicos de las cuentas de los depositantes,
abonando la cuenta de éstos con base en la boleta de depósito, y cargando su cuenta con base en los cheques librados, que
al igual que el primero sirven de comprobantes.
 Pagaduría.- Está encargada de pagar los cheques que giran los ―cuenta- habientes‖ contra sus cuentas de depósito.

Antes de efectuar el pago de un cheque, éste tiene que ser visado. La visa consiste en dos actos que son: a) comprobar la legitimidad
de la firma, si es talonario propio y si la fecha es correcta; b) establecer si el librador del cheque tiene fondos suficientes, en caso
contrario no se pagará un cheque, salvo que por tratarse de un ―buen cliente‖ autorice la gerencia el pago bajo su responsabilidad,
dando esto lugar a un saldo rojo o ―sobregiro‖ en la cuenta del cuentahabiente.

Hay diversas causas por la que un cheque puede ser rechazado. Por ejemplo, que la cantidad de letras no coincida con la escrita en
guarismos; ser cuenta cancelada, por orden del girador; por estar incorrecto el endoso del cheque, por orden judicial, etc.

Se entiende que es la propia sección la que provee a su clientela en forma gratuita de los talonarios de depósito y los talonarios de
cheques.

DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD:

Entramos finalmente a considerar el departamento clave de un Banco. Sí, lo llamamos así porque el Departamento de Contabilidad
tiende sus hilos conectándose con todos los departamentos y secciones del banco, y en tal forma ejerce un perfecto control de las
operaciones que cada uno realiza.

Generalmente, la organización de este departamento es la siguiente: Existe un Contador General quien es el jefe, y a cuyas órdenes
se encuentran varios contadores auxiliares.

La misión primordial del departamento es concentrar en los libros generales las operaciones que realizan los otros departamentos y
secciones.

En la actualidad el proceso contable de las múltiples operaciones de un banco se facilita con el uso de las computadoras, pues si se
dispone de un buen sistema de control interno y de programas de aplicación adecuados, la información se dispondrá en forma
razonable y oportuna. Bastará solamente la revisión a conciencia de los asientos de ingreso, de egreso y de diario que se procesan
en el computador, siendo necesario para el efecto un grupo de personas encargadas de controlar las entradas y salida de datos.

Resumiendo, las funciones del Departamento de Contabilidad, diremos que éstas son:

a) Centralizar, comprobar y registrar las operaciones que realizan todos los departamentos del banco;
b) Determinar los resultados y costo de operación de cada departamento del banco;
c) Ser la fuente de información en cuanto a estados de cuenta se refiere;
d) Determinar los resultados económicos y la situación financiera del banco;
e) Emitir cheques y elaborar conciliaciones bancarias;
f) Preparar reportes estadísticos para ser presentados ante la gerencia y ante la Superintendencia de Bancos;
g) Elaborar el presupuesto del banco;
h) Llevar registro y control de los accionistas del banco.
DEL DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS (P.E.D.):

Este departamento tiene como función administrar los recursos de computación de tal manera que garantice:

a) Su disponibilidad para la captación masiva de datos;

b) Que los datos introducidos al sistema son correctos o con un grado mínimo de error;
c) Obtener la información en forma oportuna para la toma de decisiones.

Para el mejor logro de sus atribuciones este departamento se divide en las secciones siguientes:

1.- Sección de Análisis y Desarrollo de Sistemas

2.- Sección de Operación
3.- Sección de Mantenimiento de Sistemas

Sección de Análisis y Desarrollo de Sistemas.- Esta sección se encarga de realizar estudios para identificar y desarrollar mejores
sistemas de información.

Dentro de sus funciones básicas tenemos:

a) Analizar el sistema;
b) Implementar y documentar mejores sistemas;
c) Elaborar los programas de computación necesarios y elaborar los correspondientes manuales para el usuario;
d) Dar mantenimiento al sistema.

Sección de Operación.- Esta sección se encarga de la recepción, validación, grabación y procesamiento de datos, así como del
control de calidad (controles de salida). Esta sección puede estar segregada físicamente, de tal manera que haya un encargado
de captación de datos en cada departamento del banco. Los encargados del control de calidad pueden estar ubicados en el
Departamento de Contabilidad.

Sección de Mantenimiento.- Dentro de las atribuciones de esta sección tenemos:

a) Mantener el equipo de computación en condiciones óptimas de trabajo;

b) Velar por el correcto almacenamiento y recuperación de datos en los medios magnéticos;
c) Darle mantenimiento al equipo en forma periódica o cuando lo requieran las circunstancias;
d) Recomendar el uso de especialistas para el mantenimiento del equipo, cuando sea necesario

DEL DEPARTAMENTO DE AGENCIAS:

Este departamento estará encargado de manejar y controlar las operaciones que realizan las sucursales y agencias del banco. Les
dará información relativa a saldos de cuentas de los clientes que se presentan a sus instalaciones a cambiar cheques. Estará
pendiente de las necesidades y solicitudes de las agencias en cuanto a efectivo, talonarios de retiros y de depósitos de ahorro y
monetarios, papelería y útiles, etc.

DE LA SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA:
Esta se encarga de planificar, organizar, dirigir y controlar las operaciones y gastos de carácter administrativo del banco. También se
encarga de custodiar y administrar los valores propios y ajenos del banco.

Para su mejor desenvolvimiento, cuenta con los departamentos siguientes:

1. Departamento de Organización y Métodos

2. Departamento de Recursos Humanos y Relaciones Públicas
3. Departamento de Servicios Auxiliares

DEL DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS (O y M):

Empezará por analizar las exigencias de cada departamento o sección, en cuanto a su registro de operaciones se refiere. Luego,
ideará las "formas" que cada una de ellas debe emplear para la anotación de sus diversas operaciones, así como los modelos de
libros de registro adecuados a cada clase de operación.
DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y RELACIONES PÚBLICAS:
Se encargará de todas aquellas funciones de selección, contratación, administración y adiestramiento del personal del banco y de
relaciones con el público en general.

DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS AUXILIARES:

Haciendo alusión a su nombre, este departamento se encargará de auxiliar a los demás departamentos del banco, conforme a los
requerimientos que éstos le hagan. Este departamento podrá estar organizado de la siguiente manera:

 Sección de Archivo, Microfilm y Reproducciones

 Sección de Activos Extraordinarios
 Sección de Correspondencia
 Sección de Seguridad

De la Sección de Archivo, Microfilm y Reproducciones.- El Archivo, al igual que en cualquier otra clase de empresa, tiene por misión
recoger, conservar, ordenar y clasificar todos los documentos y expedientes ya terminados y en trámite.

Sección de Activos Extraordinarios.- Será la encargada de administrar los activos adquiridos por el banco en concepto de cobros de
deudas de clientes quienes, por una u otra razón, no pudieron pagar en efectivo.

Sección de Correspondencia.- Esta sección está eslabonada principalmente con la Secretaría y con la Gerencia siendo su misión la
de recibir y despachar la correspondencia.

SUCURSALES Y AGENCIAS DE LOS BANCOS:

Sucursal.- Una sucursal no es sino un establecimiento que depende de un banco, considerándose como una prolongación de éste.
Aunque está respaldada por la oficina principal o casa matriz, sus operaciones y la contabilidad que las regulan se rigen por un
principio de autonomía, asignándoles la casa matriz un capital propio.

Las operaciones que realiza una sucursal son las mismas que realiza la casa matriz. Nos referimos a las operaciones activas y pasivas
que podríamos llamar corrientes u ordinarias. Pero para operaciones extraordinarias, como por ejemplo una importante inversión
en valores o la contratación de un empréstito garantizado con bonos, creemos que solamente la casa matriz puede decidir.

Agencias.- Una agencia bancaria consiste en una oficina que funciona en un lugar distinto al de la casa matriz. Está atendida por un
personal, cuyos sueldos, así como los gastos de carácter general (alquiler, alumbrado, etc.) van incluidos en el presupuesto del banco
o casa matriz de quien dependen.

CONTABILIDAD DE LAS SUCURSALES Y AGENCIAS

Una sucursal debe llevar una contabilidad completa, casi las mismas operaciones contables como los que se llevan en la oficina
central; mientras que una agencia, en lo que se refiere a negocios bancarios, se contentará con llevar los libros de registro que sean
indispensables.

Siendo que hoy en día la contabilidad en los bancos se lleva de manera automatizada es decir utilizando programas computacionales
de contabilidad, las transacciones y registros se hacen en línea en tiempo real, sin embargo, es el departamento de contabilidad de
la casa matriz el responsable de revisar que las anotaciones estén bien registradas.

Otras veces sucede que el sistema en línea deja de funcionar dentro de una agencia o sucursal es decir que no hay conexión con la
central o casa matriz del banco, por lo que las operaciones contables deberán registrarse a más tardar al día siguiente,