Gerencia de Proyectos

Áreas de conocimiento en la integración de proyectos

Autor: Darling Nathalí Gómez
 Introducción

La gerencia de proyectos debe tener claro el marco de referencia visto en el

módulo 1 para enlazar los conceptos teóricos a los prácticos y definir su función en
las diferentes áreas de la organización. En este módulo se abordaran con más
profundidad las fases del proyecto.

Algunos de los temas que se plantearán en este módulo:

  Los conocimientos del área de gestión de proyectos

  Gestión del alcance del proyecto
  Requisitos del proyectos
  Costos
 Presupuesto

En este módulo se abordará la gestión de proyectos desde cada una de las áreas
funcionales de la organización. Todo proyecto requiere que las áreas de la empresa
estén enlazadas para lograr los objetivos pactados desde el marco de referencia.

Integrar las áreas a la gestión de proyectos puede ser una tarea ardua, ya que se
constituye como un área de conocimientos de la gestión de proyectos y los respectivos
procesos que debe cumplir cada área. En el contenido de la gestión de proyectos, la
unificación cuenta con distintas características de labores encaminadas al seguimiento del
avance y desarrollo del producto final, de modo que se realicen de forma adecuada las
perspectivas de los implicados y las metas establecidas del proyecto.

La gestión de la integración de proyectos conlleva tomar decisiones en cuanto a todos

los recursos dispuestos para el proyecto. En el desarrollo de la vida profesional, la
apropiación de conocimiento y la transferencia de los mismos es una tarea diaria en la
cual se debe asumir en función de las personas que están a cargo. La toma de
decisiones se vuelve cada vez más sesgada cuando se solicitan resultados de
objetivos profesionales específicos, por eso cada vez con mayor fuerza las
organizaciones solicitan que las labores se desarrollen por medio de proyectos en los
cuales los planes de trabajo se establezcan desde un principio, con el fin de que el
plan de trabajo se realice de forma adecuada y con los recursos solicitados.

La importancia de adquirir conocimientos en gestión de proyectos significa que los

profesionales de diferentes disciplinas trabajan bajo procesos metódicos teniendo en
cuenta todas las áreas de la organización y la función diseñada por cada una, para que al
final el resultado sea el esperado. La gestión de proyectos es una disciplina que forma a
todos los profesionales en metodologías lógicas para alcanzar grandes resultados.
Tabla de contenido

Introducción 2

Competencias del módulo 4

Estructura temática ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

Ideograma 7

1. Integración de proyectos 8

1.1. ACTA DE CONSTITUCIÓN 8

1.2. PLAN DE DIRECCIÓN DE PROYECTO 9
1.3. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO 9
1.4. REQUISITOS DEL PROYECTO 10
1.5. DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO 11

2. Gestión del tiempo del proyecto 13

2.1.1. PROCESOS DE ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES 13

2.1.2. TÉCNICAS DE ESTIMACIÓN DEL TIEMPO DEL TRABAJO 14

3. Gestión de los costos y calidad 17

3.1. PROCESO DE GESTIÓN DE COSTOS 17

3.2. ESTIMACIÓN DE COSTOS 18
3.2.1. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO 19
3.3. ÁREA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN PROYECTOS 20

4. Actividades de aprendizaje ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

4.1. ESTUDIO DE CASO ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

5. Glosario 22
6. Bibliografía ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

Lista de gráficas

Ilustración 1: Estructura de desglose de tareas ..................................................... 12

Ilustración 2: Diagrama de Gantt ............................................. ¡Error! Marcador no definido.
Ilustración 3: Gestión del tiempo en proyectos ...................................................... 16
Ilustración 4: Gestión de costos ............................................... ¡Error! Marcador no definido.
Ilustración 5: Herramientas de estimación de costos ............................................ 18
IDEOGRAMA

Módulo 2

Áreas de
gestión

Gestión de
Integración Gestión del
costos y de la
de proyectos tiempo
calidad

Alcance del Estimación del Calidad del

proyecto tiempo proyecto

Procesos de
Gestión de
Requisitos estimación de
costos
tiempo
 Capítulo 1

1. Integración de proyectos

La gestión de la integración de áreas de proyectos representa el conocimiento

sobre dirección de proyectos para realizar los procesos solicitados y asegurar que
los distintos elementos del proyecto estén coordinados.

Para el contexto de la gestión de proyectos, la integración de las áreas funcionales de

la organización se realiza por medio de gestiones orientadas a ejecutar el proyecto de
forma adecuada, con el fin de lograr los objetivos pactados al inicio del proyecto.
Algunos procesos que forman parte de la integración son:

1.1. Acta de Constitución:

Es un documento en el cual se establece formalmente un proyecto, se asignan los

encargados y los recursos necesarios para realizarlo. Tiene calidad de contrato
para la creación de los productos finales del proyecto.

Su importancia radica en que:

  Representa un contrato entre el proveedor y el grupo de gestión del proyecto.

 Detalla todos los recursos utilizados por el proyecto como lo son tiempo,
recursos, etc.
  Contiene los objetivos propuestos en el proyecto.
  Instaura los objetivos y duración del proyecto.
 Especifica las personas encargadas de la gestión del proyecto y el grado de
responsabilidad de las mismas.
 Determina los alcances del proyecto y sus áreas funcionales

El documento debe tener en su contenido:

  Las necesidades que afronta el proyecto

  Las características de los productos finales del proyecto
  Las entregas
  Restricciones y limitaciones
 Los recursos establecidos
  Los integrantes necesarios del grupo de gestión de proyectos
  Intervinientes
  Los tiempos estimados
  Descripción detallada de los objetivos
 Líneas de autoridad

1.2. Plan de dirección de proyecto

Constituye uno de los procesos más importante en la gestión de proyectos, debido

a que hace parte de la etapa de planificación y se deben incluir todos los planes
segundarios para incorporarlos a un todo. El plan de dirección del proyecto se
constituye como un documento integrador y detallista del trabajo a realizar, en el
cual se encuentran todas las áreas de trabajo.

Está compuesto por:

  Acta de constitución
  Estrategia del proyecto
  Requisitos
  Personal
  Control de cambios
  Estructura organizacional
  Tiempos establecidos
  Límites
  Riesgos
  Costos
  Canales de comunicación
 Calidad

1.3. Gestión del alcance del proyecto

Se debe incluir todo el trabajo y la gestión que se debe realizar para que el
proyecto sea finalizado con éxito.

Está compuesto por:

  La gestión del alcance: se recomienda realizar un documento en el cual se
haga un mapa sobre el inicio, desarrollo y finalización del proyecto.
  La validación de los requisitos del proyecto.
  La definición de los requisitos necesarios para el desarrollo del proyecto.
  La dividir tareas: dividir los productos en subproyectos para su debida ejecución
 La verificación el cumplimiento de los objetivos

Según el Curso de Proyectos MBA de la Universidad Internacional de la Rioja, es

importante reseñar que en una correcta dirección de proyecto no es necesario
seguir paso a paso todos de los procesos que se reseñan en las distintas guías,
sino que en función del tipo y envergadura del proyecto deberán aplicarse en
mayor o menor medida aquellas fases que sean necesarias.

1.4. Requisitos del proyecto

Los requisitos representan los requerimientos del proyecto, son el centro de

atención y requieren especial atención, debido a que en la mayoría de los casos la
falta o exceso de recursos puede llevar al proyecto a la quiebra.

Algunos de los requisitos pueden ser:

 Ser explícito en lo referente a los recursos con el usuario final del proyecto.
Se recomienda utilizar gráficos o métodos didácticos que permitan su fácil
comprensión y utilización.

 Dejar claro al cliente o usuario final que los requisitos que no estén
descritos es porque no hacen parte del proyecto.

 Tener en cuenta los cambios que puede tener el proyecto y cómo será la
repercusión en los requisitos.

Los requisitos se pueden clasificar en:

  Requisitos de negocios
  Requisitos de clientes
  Requisitos de los productos finales
 Requisitos de calidad
 Se recomienda para la definición de los requisitos realizarlos por medio de algunas
de las técnicas de generación de ideas, como por ejemplo el brainstorming.

1.5. Definición del alcance del proyecto

Consiste en realizar una descripción muy clara y específica del producto final y del
proyecto. Se pretende ser lo más objetivo posible, definiendo el proyecto como un
producto final realizado por etapas en las cuales se pueden presentar diferentes
escenarios unos muy positivos, que sería el escenario ideal. Se debe tener en
cuenta que en la medida que se avanza en el producto final se pueden encontrar
algunos inconvenientes para los cuales se sugiere estar preparado y ajustar los
cambios del panorama a los resultados finales.

Se recomienda que el documento alcance del proyecto tenga los siguientes

contenidos:

  Alcance del proyecto descrito

  Aceptación
  Entregables
 Restricciones
 Ilustración 1: Estructura de Desglose de Tareas

Fuente: Curso Gestión de Proyectos, Universidad Internacional de la Rioja, 2015.

Es recomendable que todos los proyectos realicen la estructura gráfica

anteriormente descrita, pues simplifica el trabajo en forma más realizable y con
tareas y objetivos concretos.

Los invito a revisar el siguiente video para entender cómo se pueden relacionar los
proyectos a diferentes situaciones de la vida diaria:

La administración de proyectos

Fuente: obtenido de: https://www.youtube.com/watch?v=zysGUTaPMTk

 2. Gestión del tiempo del proyecto

La gestión del tiempo del proyecto consiste en realizar la gestión de los tiempos
establecidos para las actividades a desarrollar del producto final del proyecto.

Los procesos a gestionar son:

 Cronograma: proceso por el cual se establecen las políticas, documentos,

procesos, procedimiento, requerimientos, etc. que conforman el
cronograma de actividades del producto final.

 Definición de actividades: se definen las actividades a realizar de la forma
más clara posible y las gestiones que cada actividad conlleva para lograr
los objetivos finales.

 Recursos para las actividades: realizar el cálculo de los recursos necesarios
para realizar las actividades (se incluyen las personas).

 Duración de las actividades: se establecen los tiempos necesarios para la
realización de cada actividad.

 Desarrollo del cronograma: son actividades realizadas en el tiempo establecido
y cumpliendo con la planificación establecida desde el principio del proyecto.

 Control y seguimiento del programa: son las actividades que se centran en
seguir, medir, controlar y las cuales permiten realizar planes de mejora
continua, toma de decisiones y acciones correctivas.

2.1.1. Procesos de estimación de los recursos de las actividades

La planificación de los recursos determinan la calidad y cantidad de los recursos

que se van a utilizar en las actividades desarrolladas en los proyectos. Es un
proceso que consiste en identificar la clase y cantidad de recursos suficientes para
realizar las actividades en cada paso.

Se aconseja realizar dependiendo del requerimiento:

Diagrama de Gantt: es una gráfica utilizada para mostrar la ejecución de las
actividades a realizar por períodos de tiempos. Tomando como base los
fundamentos planteados por Gestiopolis.com sobre el Gantt, Gantt procuró
resolver el problema de la programación de actividades, es decir, su distribución
conforme a un calendario, de manera tal que se pudiese visualizar el período de
duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación e igualmente el
tiempo total requerido para la ejecución de un trabajo.

El instrumento que desarrolló permite también que se siga el curso de cada

actividad al proporcionar información del porcentaje ejecutado de cada una de
ellas, así como el grado de adelanto o atraso con respecto al plazo previsto. Este
gráfico consiste simplemente en un sistema de coordenadas en que se indica en
el eje horizontal, una escala de tiempo definida en términos de la unidad más
adecuada al trabajo que se va a ejecutar, y en el eje vertical, las actividades que
constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad le corresponde una línea
horizontal, cuya longitud es proporcional a su duración, y la medición se efectúa
con relación a la escala definida en el eje horizontal, conforme se ilustra.

Ilustración 2: Diagrama de Gantt

Fuente: obtenido de http://ii-ucci.uphero.com/Gantt.html

2.1.2. Técnicas de estimación del tiempo del trabajo

La estimación de los tiempos es una tarea muy difícil de calcular, razón por la cual se
recomienda utilizar técnicas que permitan esa estimación en términos de tiempo,
 aunque nunca esta información se tendrá de forma acertada, pero sí permite
conocer una proximidad.
Las técnicas de estimación del tiempo utilizadas en proyectos son:

 Análoga: se utiliza el tiempo real utilizado en un proyecto anterior similar al

actual. Esta técnica es pertinente cuando la información del proyecto actual
 es limitada y no se conocen todos los detalles
 Paramétrico: se utilizan modelos matemáticos para conocer la estimación
del tiempo del proyecto. La precisión es un factor clave en este modelo ya
que depende de la cantidad de información que se tenga del proyecto y los
 parámetros permitan ser cuantificables
 Top down: se basa en la aplicación de modelos paramétricos o análogos a
 los principales elementos del proyecto para obtener un total.
 Bottom up: se estiman los costos de las actividades individuales y luego se
 suman las estimaciones individuales para lograr un proyecto total.
 Método de la ruta crítica: es una técnica utilizada para saber cuál es la ruta
más larga para la ejecución del proyecto. Se establece el diagrama de red,
se establece el comienzo y el fin para determinar cuál sería el tiempo más
corto de ejecución.

Para utilizar el método de la ruta crítica se debe hacer un diagrama de red que
debe tener en cuenta:
  Las actividades necesarias para completar el proyecto
  El tiempo requerido por cada una de las actividades a realizar
 Las dependencias de las actividades
 en la integración de proyect

Ilustración 2: Gestión del tiempo en proyectos

Fuente: Recuperado de http://es.slideshare.net/catalina8672/gestin-del-tiempo-del-proyecto

Les recomiendo la siguiente lectura:

https://www.mpug.com/articles/the-five-secrets-of-project-scheduling/

Michelle E. Colodzin. (2008). The five secrets of projects scheduling. Obtenido de

https://www.mpug.com/articles/the-five-secrets-of-project-scheduling/

Gestión de tiempo en los proyectos

Fuente: Gestión de tiempo de proyectos. Claudio Bustamante (2013).

 3. Gestión de los costos y calidad

Partiendo de las nociones de que el tiempo constituye un factor importante en los

proyectos, el presupuesto es considerado un factor importante y, como toda gestión,
se debe hacer un documento con la descripción, alcances y planeación del mismo.

Los costos son asignados por medio de una estructura organizada, teniendo en
cuenta las actividades realizadas en el proyecto y aplicados al cronograma y a la
financiación del proyecto.

3.1. Proceso de gestión de costos

El proceso de gestión de costos se debe realizar teniendo en cuenta los siguientes

pasos:

 Planificación de gestión de costos: instaura los documentos, políticas y

procesos necesarios para planear, gestionar y elaborar los consumos y
controlar los costos del proyecto.

 Estimación de costos: establece los documentos, políticas y procesos
necesarios para planificar, gestionar y ejecutar los gastos e inspeccionar los
costos del producto final.

 Presupuesto: definir los costos para cada una de las actividades del
proyecto y garantizar su financiación bajo rubros establecidos.

 Control de los costos: es el proceso por medio del cual se pueden realizar
ajuste y cambios en los presupuestos, y verificar que los fondos estén
siendo usados de forma correcta.
 Ilustración 4: Gestión de costos

Fuente: Mastering the basics of project Management. Blog de Nelson Biagio Jr.

3.2. Estimación de costos

Es un proceso que consiste en hacer una aproximación para conocer los costos
de las actividades que se deben asignar para que el proyecto cumpla con sus
objetivos finales. Nunca las cifras constituyen un factor verídico, pero se realiza
con el fin de tener en cuenta el estimado y sobre el tomar las debidas decisiones.
Aproximar es sinónimo de estimar.

Ilustración 3: Herramientas de estimación de costos

 Fuente: Curso Gestión de Proyectos, UNIR, 2015

3.2.1. Elaboración del presupuesto

Se trata de realizar la planificación presupuestal de cada una de las actividades

del proyecto. Los costos básicos servirán de base para medir los presupuestos y
sus posibles desviaciones, porque recordemos que solo se trabajan estimados el
presupuesto incluye los costos y la reserva del proyecto. Los componentes de la
elaboración del presupuesto son:
  Reservas
  Costos básicos del proyecto
  Las cuentas de control
 Estimado de costos por actividades del proyecto

Las técnicas para estimar los presupuestos se pueden definir como:

  Incorporación de costos
  Reserva
  Opinión de expertos sobre la temática de presupuestos
  Comportamientos históricos
 Conciliación de componentes administrativos
 3.3. Área de gestión de calidad en proyectos

La gestión de calidad en proyectos se aplica durante todo el proceso de ejecución, en el

producto final y en el proyecto. La calidad es un requerimiento que se refiere a las
cualidades de calidad del producto final a entregar, para que se considere de calidad debe
demostrarse en todos las partes que la conforman. La gestión de calidad incluye:

  La satisfacción del cliente

  La correcta planificación de todas las actividades a realizar
 Los aportes de la organización, pues esta es quien debe empezar el
proceso de calidad

Algunas definiciones para calidad la componen:

  Calidad: porcentaje de cumplimiento de los requerimientos solicitados.

 Grado: la distinción de elementos que tienen el mismo uso, pero que a la
final se debe establecer una escala para su diferenciación.
  Precisión: se refiere a una medida de exactitud.
 Fiabilidad: el grado de confianza de los requerimientos de calidad.

La gestión de calidad exige:

  Calidad en el proceso de gestión del proyecto
  Calidad en el producto final
 Calidad en el proyecto

El proceso de gestión de calidad se realiza:

 Planificación de la calidad: satisfacer los objetivos planteados desde el

 inicio del proyecto.
 Aseguramiento de la calidad: verificar los requisitos de la gestión de
 calidad requeridos y realizar la medición de los mismos.
 Control de calidad: operatividad de todo el programa de calidad de la
gestión del proyecto.
Fuente: Gestión del Tiempo y la calidad en la Gestión de Proyectos, Rosaura (2013).
4. Glosario

Alcance de proyecto: lograr que el producto final cumpla con los contra los
requerimientos exigidos.

Calidad del proyecto: el resultado final del proyecto debe cumplir con las
necesidades pactadas desde el principio.

Calidad: grado de cumplimiento de los requerimientos establecidos para un

producto o proceso.

Costo: son los precios relacionados con el desarrollo del proyecto. Representa los
gastos económicos que conlleva la gestión del proyecto con el fin de llegar a la
meta planteada del proyecto.

Costos del proyecto: gestionar el presupuesto asignado para el desarrollo del proyecto.

Cultura organizacional: está representada por los valores corporativos de la empresa y

su funcionamiento en temas como reglas, creencias, perspectivas, políticas y procesos.

Director de proyecto: es la persona con más responsabilidad en el marco de un

proyecto.

Empresa: según el código de Comercio Art. 25, “se entenderá por empresa toda
actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación,
administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios”.

Estructura organizativa: está conformada por líneas de autoridad, límites, recursos y las
circunstancias para la disponibilidad de los recursos para la ejecución del proyecto.

Gestión de la calidad del proyecto: gestionar el grado de cumplimiento de los

requisitos mínimos al proyecto a entregar.

Gestión de tiempo del proyecto: gestionar las actividades pertenecientes al

proyecto referentes a los tiempos estimados.

Integración de proyectos: la perfecta integración de todas las áreas del proyecto.

Intervinientes: son los individuos o empresas que tienen algún nivel de

intervención o responsabilidad en el proyecto.
Oficina de proyectos: la oficina de proyectos, mejor conocida como PMO (Project
Management Institute), se encarga de supervisar la dirección de los proyectos.

Organización: estructura funcional formada por personas, labores y dirección con

el fin de producir bienes, servicios o políticas para la satisfacer los requerimientos
de una sociedad.

PMI: Project Management Institute organización internacional sin ánimo de lucro

que relaciona a expertos relacionados con la dirección de proyectos.

PMIBOK: un conjunto de conocimientos y de experiencias aplicadas a situaciones

que solicite manifestar cuáles han sido ideadas luego de valoración y aceptación
entre expertos de la disciplina.

Portafolio de proyectos: un portafolio o cartera de proyectos (o programas) se

puede definir como una serie de instrumentos agrupados para facilitar la gestión.

Presupuesto: financiación realizada a un producto teniendo en cuenta las áreas

involucradas.

Programa: son los proyectos vinculados con el fin de realizar todas las tareas de una
forma adecuada, obteniendo beneficios para el buen desarrollo de las actividades.

Proyecto: idea desarrollada por un equipo de personas para el logro de objetivos

comunes de una empresa u organización.

Recursos humanos: liderar de forma adecuada a las personas pertenecientes al

proyecto.

Sistema de organización: se refieren a la estructura y métodos con que la

empresa realiza sus actividades.

Subproyecto: tiene condición de proyecto. No obstante, corresponde a un nuevo

proyecto más estructurado.

Tiempo del proyecto: cumplir con los tiempos para el desarrollo del proyecto
determinados en la programación.

Usuarios: personas u organizaciones que utilizarán el producto final del proyecto.

5. Bibliografía

Alonso, A. (2007). Cómo implantar una oficina de gestión de proyectos (OGP) en

su organización. Madrid
Barato, J. (2013). Los hábitos de un director de proyectos eficaz: aprender, enseñar y
practicar buenos hábitos en gestión de proyectos. España: Ediciones Díaz de Santos.

Bishop, C., & Flores, X. (2002). Guía sectorial gestión del ciclo de proyectos. Italia:
D – FAO.

Bustamante, C. (2013). Gestión de tiempos en los proyectos [video]. Obtenido de

https://www.youtube.com/watch?v=S4kn9i4SQkM

Lledó, P. (2011). Director de proyectos. Cómo aprobar el examen PMP sin morir
en el intento. Canadá: Pablo Lledó.

Colodzin, M. (20089. The five secrets of projects scheduling. Obtenido de

https://www.mpug.com/articles/the-five-secrets-of-project-scheduling/

Palladino, E. (2014). Administración y gestión de proyectos. Buenos Aires, AR:

Espacio Editorial.

Project Management Institute. (s.f.). Project Management indispensable for

business results. Obtenido de http://www.pmi.org/

Rosaura, S. (2013). Gestión del tiempo y la calidad en la gestión de proyectos

[video]. Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=mLtMG6TlGNs

Sols, A., Fernández, I., & Romero, Javier. (2013). La gestión integral de proyectos.
España: Universidad Pontificia Comillas.

Viñoles, R., Fuentes, J., & Vivancos, J. (2013). Cuestiones resueltas de oficina técnica
y gestión de proyectos. España: Editorial de la Universidad Politécnica de Valencia.