Unidad 3: Proceso de consultoría

3.1 Elementos fundamentales del método de consultoría

En esta unidad se dará a conocer los principales métodos que se lleva a cabo antes de contratar
un servicio de consultoría, ya que estos son un gran parte de una etapa de adaptación; en el cual
el cliente acude al servicio de un consultor.

A continuación se da a conocer en grandes rasgos los elementos que la compone mediante la

siguiente imagen, ya que en su caso, si no se logra llevar a cabo cada uno de ellos puede
repercutir en la toma de decisiones.

Contacto
inicial

Diagnostico
preliminar

Estrategia y planificacion
de la tarea

Presentacion de la propuesta al
cliente

Contrato de consultoria

Ahorra bien se procede a explicar de manera detallada cada punto.

3.1.1 Contacto inicial

El contacto que el consultor realiza puede suceder de 2 maneras:

1) El consultor establece contacto

El consultor contacta a un cliente en el que tiene suficiente información y puede ostrarle que
conoce sus problemas e intenciones y que tiene en algo muy a propósito que ofrecer, las
posibilidades de que sea iniciativa conduzca a la asignación de una tarea aumentan de forma
considerable.

2) El cliente establece contacto

El cliente establecerá el primer contacto, en algunos se dan por:

 Ha oído hablar del profesionalismo del consultor.

 El cliente quedo satisfecho con anterioridad del servicio del consultor.
 El cliente quiere volver a contar con un consultor que le dio plena satisfacción en el
pasado.
 3.1.2 Diagnostico preliminar

La segunda fase es un diagnóstico a fondo del problema que se ha de solucionar. Durante esta
fase, el consultor y el cliente cooperan para determinar el tipo de cambio que se necesita,
establecer de manera pormenorizada los objetivos que se han de alcanzar con el cometido y
evaluar el rendimiento, los recursos, las necesidades y las perspectivas del cliente.

Al realizar un diagnóstico preliminar es importante responder las siguientes preguntas:

Es el problema fundamental del cambio de índole tecnológica, organizativa, de información,

psicológica o de otro tipo?

Cuál es el esencial?

Se comprende la necesidad del cambio o será preciso persuadir a los miembros de la

organización de que tienen que cambiar?

El diagnóstico se constituye verdaderamente en la primera fase plenamente operativa del

trabajo de la consultoría y tiene como antecedente la preparación realizada y el diagnóstico
inicial preparatorio.

El diagnóstico se constituye verdaderamente en la primera fase plenamente operativa del

trabajo de la consultoría y tiene como antecedente la preparación realizada y el diagnóstico
inicial preparatorio.

ETAPAS DEL DIAGNOSTICO

Definición del marco y la decisión de la 2nformación a reunir y cómo hacerlo.

La investigación, recopilación de datos y elaboración de información.

Análisis de los hechos.

Las conclusiones del diagnóstico el análisis y discusión con la alta dirección acorde a la
participación que podamos lograr en el cliente (consultores internos) será más o menos fluidas
estas etapas y sus resultados dependerán de ello.

3.1.3 Estrategia y planificación de la tarea.

Después de las dos etapas anteriores se realiza una panificación de tareas. Se determina con el
cliente. Amenos que se haya convenido otra cosa, el consultor regresa con el cliente con los
datos reunidos durante la fase 2 y elabora propuesta con la colaboración con otros miembros
principales de la organización.

Los elementos principales del problema son:

 Resumen de identificación del problema.

 Objetivos que se han de alcanzar y medidas que se han de adoptar.
 Fase de cometido y calendario.
 Definición de funciones.

3.1.4 Presentación de propuestas al cliente.

El cometido propuesto se describirá en un documento que se somete a una decisión y

aprobación del cliente se puede llamar también informe sobre el estudio, propuesta técnica,
documento del proyecto, propuesta de contacto. Se debe de presentar de manera oral y breve.
4 secciones para la selección de una propuesta.

 Sección técnica.
 Sección relativa al personal.
 Selección relativa de los antecedentes del consultor.
 Selección de las condiciones financieras y otras índoles.

3.1.5 Contrato del servicio de consultoría.

Es cuando la consultoría ha quedado terminada con éxito si el consultor y el cliente concretan

un contrato en el que acuerdan trabajar en un cometido o un proyecto.

Existen 3 tipos de contrato:

1. Acuerdo verbal.
2. Carta de acuerdo.
3. Contrato por escrito.

3.2 Diagnostico

3.2.1 Marco conceptual

Es la segunda fase del proceso de consultoría, constituye plenamente operativa. Examina el

problema que afronta y los objetivos que trata de alcanzar el cliente.

Prepara toda la información para decidir cómo se ha de orientar el trabajo encaminado a la

solución del problema.

3.2.2 Objetivo y problemas del diagnostico

Se deben concentrar los objetivos para resolver adecuadamente de tal manera realizando una
serie de preguntas:

¿Qué falla? ¿Qué sucede?

Nos ayuda a evitar:

 Empezar a reunir datos

 Logra una solución del problema.

El diagnostico consiste en obtener la respuesta de los objetivos buscando, las características y

causas del problema.

Empieza de una información obtenida por medio del diagnóstico preliminar del problema
durante la fase inicial y con supuestos e hipótesis que el consultor debe poder hacer al comienzo
con colaboración con el cliente.

3.2.3 Definición de hechos.

Son de vital información en cualquier tipo de consultoría.

Se debe de recabar un número considerable de hechos para tener una visión más clara de la
situación. La fase del diagnóstico ira mucho más lejos y definirá cuestiones y reunirá hechos de
una manera considerable más detallada. De la información que le da al cliente el consultor debe
de tomar la información importante y rechazando datos de un examen preliminar.

3.2.4 fuentes de información.

Hay 3 maneras:

Registros: son los hechos almacenados de tal manera que se pueden leer i transcribir. Incluye
documentos con archivos, informes y publicaciones.

Acontecimientos y condiciones: son los actos y actividades y las circunstancias que los rodean
que pueden observar. Se obtiene por medio de la observación y registrando los resultados
obtenidos de la misma.

Recuerdos: es toda la información almacenada en la mente de las personas que trabajan en la

organización del cliente, están asociados con ella o simplemente pueden proporcionar
información útil al consultor.

La mente almacena todos estos datos de palabra y números que el consultor no puede ver pero,
también se puede obtener por medio de entrevistas, cuestionario e informaciones especiales.

3.2.5 Análisis de hechos

Los datos no se pueden utilizar sin un análisis cuyo objetivo va más allá de la investigación y
evaluación.

Elaboración de los datos: antes de someter los datos a las actividades analíticas es preciso
corregir y seleccionarlos.

Clasificación: se organizan las investigaciones de los hechos, puede ser por tiempo, lugar,
responsabilidad y estructura.

Análisis de datos: se analizan para determinar relaciones y tendencias según la índole del
problema.

3.2.6 Información de resultados preliminares al cliente.

La información razonada que se aporta al cliente es algo más que un informe sobre el trabajo
realizado. Por consiguiente se debe facilitar en el momento en que sea requerida.

Por lo general la información obtenida se restringe a quien solicito la consultoría.

Es de mucha utilidad:

o Aportar algo nuevo e importancia a la organización.

o Poner en conocimiento el enfoque adoptado por el consultor y los progresos en la
investigación.
o Aumenta la contribución activa del cliente a la tarea.
o Ayuda al consultor a seguir una buena orientación en su investigación si es necesario.

3.3 Planeación del sistema de ayuda.

Constituye la tercera fase del proceso de consultoría, ésta incluye la elaboración de soluciones
para el problema diagnosticado, la elección de las posibles soluciones, la presentación de
propuestas y la preparación para la aplicación de la solución aceptada por el cliente.
Es muy importante mantener la continuidad entre el diagnóstico y la planificación. Aunque ésta
continuidad debe mantenerse ya no se insiste en un trabajo analítico sino en la innovación y la
creatividad. El objetivo no es encontrar más datos y otras explicaciones de la existencia de un
problema u otro, sino dar con algo nuevo.

Es sumamente conveniente que el cliente participe de manera más activa en esta fase por las
siguientes razones:

a) El cliente debe estar de acuerdo con las soluciones identificadas antes de emprender un
trabajo conceptual, de diseño y de planificación sobre alguna de ellas.
b) La planificación exige la movilización de las personas más preparadas del examen de todas
las ideas
c) El personal del cliente puede realizar gran parte del trabajo de diseño y planificación con
el apoyo del consultor
d) Generar compromiso del cliente con la solución adoptada al momento de la aplicación
e) Proporciona un nuevo conjunto de oportunidades de aprendizaje para el cliente.
Finalmente, es necesario destinar suficiente tiempo a la planificación creativa mediante una
programación adecuada del cometido.

1. Búsqueda de ideas sobre posibles soluciones. La mayor parte de los problemas

empresariales y gerenciales tienen más de una solución y en algunos casos el número de
soluciones posibles es elevado, especialmente si los objetivos buscados son complejos y
debido a esto a nadie se le ocurre una solución evidente, por lo tanto el objetivo es
descubrir todas las soluciones interesantes y factibles y someterlas a una evaluación
preliminar antes de comenzar un trabajo de diseño y planificación detallado sobre una
propuesta.
1.1 Orientación. El principal factor es la índole del problema, en especial: características
técnicas (esfera funcional), complejidad (aspectos involucrados, importancia para la
organización, normatividad) y grado de novedad (familiaridad con el problema). Se
deberá elegir entre tres tipos de solución: a) que esté al "alcance de la mano", b) sea
completamente nueva o c) se aplique una solución conocida con o sin adaptación.
También es necesario definir hasta donde llegará la búsqueda, si se mantiene dentro
de la organización cliente, examinar las soluciones de otras organizaciones, examinar
bibliografía especializada o recurrir a institutos de investigación. Es conveniente
preparar una lista de verificación para orientar las soluciones factibles mediante la
consideración de algunos elementos importantes.
1.2 Experiencia. A menudo el consultor acude a la experiencia y examina los métodos
que ha utilizado con éxito en otras partes. Es importante evitar esfuerzo inventando
soluciones que ya existen por lo que se debe tomar en consideración la experiencia
para asesorar al cliente calificado como "de punta" o que refleje mejor la experiencia
del consultor.
1.3 Pensamiento creativo. El pensamiento creativo es "la creación de cosas o ideas que
anteriormente no estaban relacionadas", su finalidad es crear algo nuevo. Las etapas
del pensamiento creativo son:
a) Preparación. Obtener todos los hechos conocidos, definir el problema y los
objetivos buscados.
b) Esfuerzos. Pensamiento vigente generador de múltiples ideas, concepciones y
enfoques.
 c) Incubación. Dejar que el problema repose en el subconsciente para bloquear
inhibiciones y bloqueos emotivos.
d) Intuición. Destello que da una respuesta y conduce a soluciones.
e) Evaluación. Análisis de todas las ideas generadas en las tres etapas anteriores
para hallar soluciones posibles.

3.3.1 Presentación de propuestas de solución al cliente.

El equipo de diseño debe elaborar el plan d acción concreto que adoptara la organización para
accionar sobre las causas que inciden de una u otra manera en los problemas detectados,
priorizando desde luego estas acorde al estado en que las mismas se diagnostican.

La presentación. La mayoría de los consultores prefiere hacer una presentación oral con el
respaldo de todas las pruebas documentales y material auxiliar audiovisual necesario para
apoyar la exposición. El objetivo es obtener la aceptación de las recomendaciones por parte del
cliente.
La reunión de presentación se celebra entre el equipo de consultoría, el cliente y los miembros
de su personal. El funcionario de enlace y otro personal especializado del cliente pueden
desempeñar un papel importante.

La presentación se realiza mediante una serie de pasos, preparándose los argumentos a favor
de las recomendaciones de una manera tan eficaz, que el cliente no dude o dude poco en
aceptarlas.

El consultor debe explicar si existen, los siguientes aspectos:

 Los peligros en que se incurre con la solución como son la oposición de algunos
empleados, la inversión o los costos de aplicación altos.
 Las condiciones que el cliente debe crear y mantener.
 Tareas que no se pueden completar por necesidad de otros asociados o
realización en otra región, etc...
 Las perspectivas, la no previsión de crecimientos futuros, ampliación de la
capacidad, automatización u otros aspectos similares.
Planes de aplicación. En las propuestas de medidas presentadas al cliente suele faltar un plan
realista y factible de aplicación de las propuestas. El cliente recibe una descripción estática del
nuevo proyecto, sin embargo puede haber un largo camino para llegar a la situación deseada,
por lo tanto, la propuesta debe contener un plan para la implantación o aplicación de la
propuesta, ese plan, de acuerdo con el cliente el plan puede ser muy detallado o global y deberá
contener, además del quehacer, indicará el cómo realizarlo.
La decisión. Es el cliente y no el consultor quien debe elegir que solución se elegirá y aplicará. Es
esencial que el consultor sea consciente de las preferencias personales del cliente y de los
factores culturales y de otra índole que influyen en la adopción de las decisiones en la
organización cliente, éste conocimiento le orientará sobre el tipo de solución que deberá
presentar y le proporcionará los argumentos persuasivos con el fin de que las medidas
propuestas sean aceptadas.
3.4 Implementación del sistema de ayuda

o La puesta en práctica.
o Los cambios propuestos comienzan a convertirse en una realidad.
o Pueden surgir nuevos problemas y obstáculos imprevistos.
o Quizás sea necesario corregir el diseño original y el plan de acción.

3.5 Cierre de la consultoría

3.5.1 informe final.

El objetivo de esta etapa es evaluar la aplicación del plan de acción, conocer si se alcanzan los
resultados esperados en términos de objetivos organizacionales, personales y sociales así como
realizar los ajustes necesarios del plan de acción.

El presente documentos corresponde al informe final de los servicios de consultoría para el

desarrollo del componente de fortalecimiento institucional y construcción de capacidades del
programa.

Este componente comprende la propuesta de una serie de acciones que se agrupan en tres
grandes aspectos:

o Desarrollo de la organización institucional requerida para la administración del

programa incluyendo los procesos básicos que deberán llevarse a cabo para cada uno
de los componentes del programa, el diagnostico de las instituciones en función a estos
nuevos procesos, la definición de los roles institucionales, la asignación de las funciones
en base a las capacidades identificadas y la propuesta organizacional.
o Desarrollo del subcomponente de fortalecimiento de las capacidades existentes a nivel
de las agencias y funcionarios públicos que tendrán a su cargo la responsabilidad de la
implementación y gestión posterior del proyecto.
o Desarrollo del subcomponente de apoyo para facilitar la reinserción y reconversión
laboral de los trabajadores que eventualmente serán impactados por el plan.

http://www.siem.gob.mx/siem2000/spyme/mercado/info/fuentes.html

http://www.uca.edu.ni/direcciones/pea/Doc1.htm

http://www.fonamperu.org/General/Transportes/documentos/fperera.pdf