Mini-Micro Proyectos

Mini Proyectos
El ciclo de vida típico de los mini-proyectos comienza cuando la idea se

presenta a los grupos de interés. Las partes interesadas clasifican esas
ideas por una variedad de factores (impacto inmediato en la satisfacción
del cliente, crecimiento de ingresos, reducción de costos, riesgo
involucrado, fuente de la idea, etc.). Una vez que las ideas son
clasificadas, se les asigna horarios a completar. Estos intervalos de
tiempo suelen estar relacionados con consideraciones de negocios (el
comercio minorista a través de Internet es un negocio muy estacional)
y la disponibilidad de recursos. El paso final de este proceso anterior
para crear un documento de Visión; Esto es como un "ámbito de
negocio" y se llama un "por qué" documento (¿Por qué queremos hacer
este proyecto?). Para mini-proyectos esto es típicamente un documento
de dos a tres páginas. Esto se correlaciona muy bien con la fase inicial
propuesta por PMI.
Entonces el proceso cae en las manos de un gerente de proyecto. Un
gerente de proyecto puede tener en cualquier momento entre dos y
cinco de estos pequeños proyectos. Cuando el director del proyecto
recibe el documento ¿Por qué? (Ya firmado por los interesados, por
supuesto), su primera tarea es crear un documento de "qué" (¿Qué
queremos construir?). Este documento es el alcance real del proyecto
y podría contener varios de los componentes típicos de un proyecto
grande (ver Procesos de Gestión de Proyectos aplicados a proyectos
pequeños). Cuando se aprueba el documento What, se inicia la
ejecución real. Una vez que el proyecto se ha completado, hay un cierre
formal (basado principalmente en la evaluación del control de calidad
del producto) y el proyecto se entrega a las operaciones. Estas fases
también están muy cerca de las fases intermedia y final del ciclo de vida
del proyecto propuesto por PMI.
Micro Proyectos
Bajo el modelo actual, un microproyecto es menos menos de una

semana de trabajo. Es muy difícil encajar el ciclo de vida tradicional en
tan poco tiempo. El equipo de gestión del producto creó la idea de
utilizar los principios de la Gestión de Calidad Total (TQM) para
gestionar este tipo de proyectos. Las áreas de negocio responsables de
definir y desarrollar el producto, crear un borrador de la idea (por lo
general una mejora de un producto existente), junto con las partes
interesadas. Esta idea se redacta en forma de un requisito
(alcance). Por definición, este ámbito ya está firmado por las líneas de
negocio. La descripción se proporciona a un gerente de proyecto que
es responsable de revisarla y encontrar cualquier laguna técnica. Una
vez que se cierran las brechas técnicas, el administrador del proyecto,
utilizando una herramienta de seguimiento de tareas, asigna el trabajo
requerido a los recursos y realiza un seguimiento de su desarrollo. El
tiempo de vuelta de la idea inicial al producto desarrollado es menos de
dos semanas (suponiendo que los recursos se habían asignado).
Este es claramente un enfoque diferente al propuesto por PMI. Sin
embargo, es un enfoque lógico porque los microproyectos no están
destinados a revolucionar la forma en que la empresa hace negocios
sino que mejoran uno de sus productos. Sin embargo, como se
explicará más adelante, la función de gestión del proyecto es
fundamental para el éxito de esos micro-proyectos.
Mini-Projects
The typical life cycle for mini-projects starts when the idea is presented
to the stakeholders. The stakeholders rank those ideas by a variety of
factors (immediate impact on customer satisfaction, revenue growth,
cost reduction, risk involved, source of the idea, etc.). Once the ideas
are ranked, they are assigned time-slots to be completed. Those time
slots are usually related to business considerations (retail over the
internet is a very seasonal business) and resource availability. The final
step of this previous process in to create a Vision document; this is like
a “business scope” and it is called a “Why” document (Why do we want
to do this project?). For mini-projects this is typically a two to three pages
document. This correlates very well to the Initial phase proposed by PMI.
Then the process falls in the hands of a project manager. A project
manager can have at any given time between two and five of this small
projects. When the project manager receives the Why document
(already signed off by the stakeholders, of course), his first task is to
create a “What” document (What do we want to build?). This document
is the actual scope of the project and it could contain several of the
typical components of a big project (see Project Management Processes
applied to small projects). When the What document is approved, the
actual execution starts. Once the project is completed, there is a formal
closing (based mainly on the QA assessment of the product) and the
project is handed over to operations. These phases are also very close
to the Intermediate and final phases of the project life cycle proposed by
PMI.
Micro-Projects
Under the current model, a micro-project is less roughly less than a week
of work. It is very difficult to fit the traditional life cycle in such a short
time. The product management team came up with the idea of using
Total Quality Management (TQM) principles to manage this type of
projects. The business areas responsible of defining and developing the
product, create a rough draft of the idea (usually an improvement to an
existing product) along with the stakeholders. This idea is written up in
the form of a requirement (scope). By definition, this scope is already
signed off by the business lines. The description is then provided to a
project manager who is responsible to review it and find any technical
gaps. Once the technical gaps are closed, the project manager, using a
task tracking tool, assigns the work required to the resources and follow
up on its development. The turn around time from the initial idea to the
developed product is less than two weeks (assuming the resources had
been allocated).
This is clearly a different approach to the one proposed by PMI.
However, it is a logical approach because micro-projects are not aimed
to revolutionize the way the company does business but improve one of
its products. However, as it will be explained later, the project
management role is instrumental on the success of those micro-
projects.

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