Gestión de Clientes Con Excel - Excel Signum

8/5/2018 GESTIÓN DE CLIENTES CON EXCEL | EXCEL SIGNUM
S I L O P U ED ES I M A G I N A R , L O P U E D E S C R E A R
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LA OPINIÓN DE LOS LECTORES
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GE S T I Ó N D E C L I E N T E S
C ON E X C E L
Publicado el 12 octubre, 2014 por Segu
Hace unos días subí un post titulado “GESTIÓN DE

CLIENTES CON FORMULARIOS EN EXCEL” y comentaba
la utilidad que puede llegar a tener Excel para trabajar con
bases de datos y las posibilidades que nos pueden ofrecer
los formularios para confeccionar un pequeño programa
para llevar la gestión, por ejemplo, de clientes.
Pues bien, ya he finalizado esta pequeña aplicación y hoy

la voy a subir para que todos tengáis acceso a ella. No se
trata tanto de hacer un programa cerrado y protegido sino
todo lo contrario, quiero dar oportunidad de que lo podáis
explorar, de que podáis ver cómo he hecho algunas cosas
y de que tengáis la oportunidad de modificarlo e incluso
mejorarlo.
Siempre he creído que es mucho más interesante para

todos el poder ver cómo se hacen las cosas y no poner
barreras al conocimiento.
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El programa está diseñado y probado en las versiones de

Excel 2003, 2007, 2010, 2013 y 2016 y funciona
perfectamente. No he tenido ocasión de probarlo en 2013
(así que si alguno de vosotros lo puede hacer y verificar
EXCEL SIGNUM https://excelsignum.com/2014/10/12/gestion-de-clientes-con-excel/ 1/58

que todo se ejecuta correctamente estaría muy agradecido).
El programa no es muy extenso, pero explicar aquí toda la

programación sería prácticamente imposible, lo que voy a hacer es
mostrar todas las pantallas e indicar para que sirve cada una de
ellas:
TRANSL
AT E
T H IS
PO S T
Seleccionar
Con la tecnología de Traductor de Google
S obr e
mí
Pantalla de inicio:
Si quieres En esta primera pantalla podemos ver las diferentes

saber más opciones que nos va a permitir realizar nuestro programa.
cosas sobre Vamos a poder dar de alta un nuevo cliente, consultar los
datos introducidos y modificarlos, dar de baja al cliente,
mí, pincha en
borrar por completo la base de datos y consultar la
el siguiente relación de clientes existente en cada momento así como
enlace: exportar estos datos a un nuevo libro.
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https://excelsignum.com/2014/10/12/gestion-de-clientes-con-excel/ 2/58
NUEVO CLIENTE:
Buscado r
Buscar
Buscar
Entrada s
reciente s Esta es la pantalla que vamos a utilizar para dar de alta un

cliente nuevo, debemos tener en cuenta que la aplicación
INSERTAR UN está diseñada para dar de alta tanto a empresas como a
CERO personas, por lo que vamos a distinguir en todo momento
DESPUÉS DE a clientes con personalidad jurídica (empresas) y clientes
UN con personalidad física (personas).
CARÁCTER
DETERMINAD Una vez que marquemos la distinción solo tenemos que ir
O EN UNA introduciendo los datos requeridos, en caso de que alguno
CADENA ALF de los campos quede vacío el sistema nos avisará para
ANUMÉRICA que procedamos a completarlo, existen controles en los
MOSTRAR
diferentes campos para ayudar a que la información sea la
INFORMACIÓ
correcta, por por ejemplo en el tipo de documento, que en
N DEL
caso de ser DNI, NIE o CIF la longitud máxima de
SISTEMA
caracteres será de 9 posiciones o que por ejemplo una
DESDE
persona no puede tener asignado un CIF (que es el
documento de identificación de una empresa).
EXCEL
CON VBA
BLOQUEAR Además he dejado un campo de anotaciones de 250
EQUIPO caracteres que seguro resulta muy útil para tomar notas
DESDE sobre el cliente (preferencias, datos importantes, etc…).
EXCEL
USANDO VBA Una vez que pulsemos “GRABAR DATOS” la información
OCULTAR
será grabada definitivamente en la aplicación. En ese
momento saltará un mensaje diciendo que los datos se
ICONOS DE
han grabado correctamente y el sistema asignará un
FILTRO EN número único y permanente al cliente:
TABLAS DINÁ
MICAS
CRUZAR DOS
TABLAS EN
EXCEL USANDO SQL
Colabor a con
Excel De esta
forma tendremos un nuevo
cliente dado de alta en
Signum nuestra base
de datos. Pero
imaginad que
hemos cometido
un error en los datos
introducidos o
simplemente
tenemos
que actualizar una dirección, entonces debemos ir a la

siguiente pantalla:
Coment CONSULTAR Y MODIFICAR DATOS:
arios
Tal y como dice esta pantalla, aquí podremos consultar
reciente s la información de un cliente y en caso de ser necesario
modificarla:
Segu en ELIMINAR REGISTROS EN
ACCESS D…
Segu en EXPORTAR
ARCHIVOS TXT DE ANCHO…
Segu en EXPORTAR
ARCHIVOS TXT DE ANCHO…
Segu en MACRO
PARA VALIDAR
DATOS NÚMER…
Segu en API
GEOLOCALIZACIÓN
EN VB…
Para consultar los datos primero se debe buscar al

cliente, aquí lo he puesto bastante fácil, basta con que
pongas o bien el documento de identidad o bien el
Excel Signum nombre completo
o bien el número de empleado y si el cliente existe, el sistema lo mostrará.
Los datos que se muestran al principio son solo de consulta, no se pueden

modificar, para hacerlo debes pulsar en botón “MODIFICAR” justo debajo del
botón “BUSCAR” y en ese momento se informará que los datos ya se pueden
editar. No se pueden modificar el número de cliente, la fecha de alta, el estado del
cliente o la fecha de baja.
Exc El estado del cliente es para distinguir entre clientes activos o

359 M
inactivos y las fechas de alta y baja son datos
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informativos que el sistema graba automáticamente, no se
permite su modificación.
Para grabar Es importante, porque de esta forma siempre tenemos una

los datos, segunda oportunidad antes de confirmar los datos
debemos introducidos.
pulsar en
“CONFIRMA En toda base de datos de clientes debemos tener presente
R DATOS“. que se pueden producir bajas y que también después de
Siempre que un tiempo esos clientes que se han ido pueden volver, para
exista una gestionar todo esto debemos acceder a siguiente pantalla:
pantalla
donde
BAJA CLIENTE:
vamos a
modificar la
información,
después de
pulsar
confirmar,
aparecerá
una
segunda
ventana
pidiendo
confirmación
: Para dar de baja a un cliente es necesario realizar su
búsqueda, una vez que introducimos los criterios y
pulsamos buscar se mostrarán los datos identificativos. Si
Introduc todo es conforme, pulsaremos en “TRAMITAR BAJA” en
Seguir
ese momento, el sistema asigna al estado del cliente el indicativo de “cliente

inactivo” y grabará la fecha actual como fecha de baja. No se procede a eliminar
el cliente de
la base de datos, sino a codificarlo como inactivo.
En caso de habernos equivocado o que pasado un tiempo

podamos volver a dar de alta al cliente, debemos pulsar
“REACTIVAR ALTA“. En ese momento el cliente pasará a
ser “cliente activo” y la fecha de alta será la del día actual.
Visitant es
Además el sistema graba internamente las veces que un
cliente ha sido reactivado, este dato lo podéis ver una vez
746,924
que exportéis la base de datos.
Contact o Puede que deseemos volver a hacer una nueva base de

datos, para ello he habilitado la opción de borrar toda la
Si necesitas información del sistema, si pulsamos en la pantalla de
contactar con inicio en el botón: “BORRAR BASE DE DATOS”
Excel Signum aparecerá el siguiente mensaje:
para resolver
una duda o
consulta,
puedes enviar un
correo a
excelsignum@
yahoo.es
Bibliote ca
Elegir mes
La clave a introducir es “123” y una vez que pulsemos

“ACEPTAR” se borrará toda la base de datos. Debéis
estar seguros de querer realizar este paso, porque luego
no hay marcha atrás.
Categorí as
Si deseamos ver toda la base de clientes y exportar los
Access (4) datos a un nuevo libro para tratar la información,
Fórmulas (36) debemos ir a la pantalla de inicio y pulsar en el botón
Fórmulas y “RELACIÓN
Macros (7)
Financieras (2)
Formularios CLIENTES” y aparecerá un listbox con toda información de
(18) clientes:
Gráficos (7)
Macros (142)
Matemáticas
(3)
Personal (1)
Shapes (5)
SmartArt (7)
Tablas
dinámicas (8)
Varios (7)
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Si queremos extraer la información a un nuevo libro

debemos pulsar el botón “EXPORTAR DA TOS” y toda la
base de datos se grabará en un nuevo libro, donde
podremos tratar la información para confeccionar nuestros
propios informes o trabajos.
Y hasta aquí es la explicación de cómo funciona cada una

de las pantallas de esta aplicación, en principio todos los
comandos funcionan correctamente y los errores que he
podido encontrar los he corregido, no obstante si veis que
algo no funciona os agradecería que me lo dijeseis para
proceder a solucionarlo.
La clave utilizada en todo momento es “123” (sin comillas).
Para terminar, la aplicación utiliza dos hojas para poder

funcionar:
– Hoja2 (“COMBOS”) donde está la información con la que

se cargan los combobox de los fomularios.
Report this ad– Hoja3 (“DATOS”) donde se graban todos los datos de los
clientes.
SI MODIFICÁIS EL NOMBRE DE ESTAS HOJAS la

aplicación no funcionará. Pero podéis modificar el
contenido de los combo box, por ejemplo en las provincias,
en caso de estar en otro país, etc. o en la hoja datos, si
tenéis vuestra propia base de clientes podéis exportar los
datos de forma masiva y no tener así que ir grabando a
cada cliente de uno en uno.
No he introducido código para el control de errores y lo he

hecho para que si algo no funciona nos lo notifique y saber
así que algo no marcha bien y en que parte del programa
sucede. Ahora solo tenéis que probarlo, curiosear con la
programación y ponerlo en práctica.
Descarga el archivo pulsando en: GESTION DE CLIENTES
* Teniendo en cuenta el alto número de peticiones para

que el programa pueda dar de alta un cliente sin necesidad
de que sea obligatorio introducir los datos de direcciones y
teléfonos. Y por otra parte, implementar el buscador por
nombres, de forma que se pueda buscar sin necesidad de
introducir el nombre y apellidos completo: en este enlace
podéis descargar otra versión sin estas condiciones y con
el buscador: Enlace GESTION DE CLIENTES versión.1

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EXCEL SIGNUM https://excelsignum.com/2014/10/12/gestion-de-clientes-con-excel/ 1/58

que todo se ejecuta correctamente estaría muy agradecido).

El programa no es muy extenso, pero explicar aquí toda la

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Si quieres En esta primera pantalla podemos ver las diferentes

reciente s Esta es la pantalla que vamos a utilizar para dar de alta un

que actualizar una dirección, entonces debemos ir a la

Coment CONSULTAR Y MODIFICAR DATOS:

Para consultar los datos primero se debe buscar al

Los datos que se muestran al principio son solo de consulta, no se pueden

Exc El estado del cliente es para distinguir entre clientes activos o

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Introduc todo es conforme, pulsaremos en “TRAMITAR BAJA” en

ese momento, el sistema asigna al estado del cliente el indicativo de “cliente

En caso de habernos equivocado o que pasado un tiempo

Contact o Puede que deseemos volver a hacer una nueva base de

La clave a introducir es “123” y una vez que pulsemos

Si queremos extraer la información a un nuevo libro

Y hasta aquí es la explicación de cómo funciona cada una

La clave utilizada en todo momento es “123” (sin comillas).

Para terminar, la aplicación utiliza dos hojas para poder

– Hoja2 (“COMBOS”) donde está la información con la que

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