PRIMERA UNIDAD

LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS................ 12

Autoevaluación
1. Explique porqué es básica la función de compras.
Trátese de su progreso o riqueza personal o como parte de sus funciones ya organizadas
en grupo.

2. ¿Cómo se conceptualiza la compra desde la perspectiva de la administración de

materiales?
como uno o más actos que se relacionan con la planeación, adquisición y utilización de
los materiales en el proceso productivo, dichos actos coordinados por un dirigente
encargado de los materiales

3. Describa el proceso que implica la palabra compras.

- Surgimiento de una necesidad.
- Su ubicación.
- Elección del proveedor.

4. Mencione los elementos que se interrelacionan para lograr el objetivo de las

compras.
calidad, menor precio, y en el mínimo tiempo.

5. Mencione los objetivos fundamentales de toda compra.

1. Mantener la continuidad del abastecimiento.
2. Hacerlo con la inversión mínima en existencia.
3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.
4. Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de los
mismos para el uso que se destinan.
5. Procurar materiales al precio más bajo posible con la calidad y el servicio requeridos.
6. Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios
en lo que a costos de materiales se refieren.

6. Explique las razones de la importancia económica de las compras.

No es posible hacer ventas apropiadas a menos que los materiales empleados en la
fabricación se adquieran a un costo final proporcional al que obtienen los competidores.

La operación eficiente de cualquier industria depende de la renovación adecuada de la

inversión, por lo que el área de compras tiene que asegurar la recepción de materiales
adecuados cuando se necesiten, en las cantidades adecuadas para la producción o
venta, y hacer las entregas a tiempo, evitando evitar las inversiones más allá del
inventario necesario para cubrir las necesidades y mantener un margen de
seguridad razonable.

Por sus estrechos contactos con otras muchas compañías y con el mercado en
general, compras está en situación de aconsejar a la empresa sobre:
7. Mencione que aspectos en que el área de compras puede aconsejar a la empresa
considerando sus contactos con otras compañías.
a) Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja para sustituir a los que se emplean
en ése momento.

b) Nuevas línea o surtidos posibles de productos para añadir a la producción.

8. Mencione los tipos de compras para abastecer a la empresa.

Compras anticipadas.
Compras de emergencia.
Compra especulativa.
Compras recíprocas.
Compras personales.
Compras de salvamento.
Compras de excedentes.
Compras en el mercado abierto.
Compras de artículos relacionados.
Compras especiales.
Compras de elementos especiales.
Compras de elementos de bajo costo.

9. Explique que entiende por compra anticipada.

son aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo de antemano, mediante un
programa, surgiendo de una necesidad normal o consuetudinaria y no de la adquisición
de productos para elaborar proyectos especiales.

10. Mencione las razones y los riesgos de las compras anticipadas. razones
Para comprar anticipadamente como lo son:

Comprar para el inventario o cubrirlo.

Tener reservas.
Cuando se determina que se expandirá la empresa se requiere comprar más artículos.
Llevar a cabo contratos a largo plazo, en donde se prevé la cobertura de artículos en un
determinado tiempo.
Adquirir inventarios a precios económicos.
Mantener estables los costos, por adelantado durante un periodo.
Disponer de artículos cuando surge una necesidad, evitando retrasos, riesgos y
pérdidas, pero sobre todo evitar una compra de emergencia.
Procurar evitar existencias de inventario (J.I.T. just in time = justo a tiempo).

11. Explique las compras de emergencia, especulativas y recíprocas.

Compras de emergencia surgen cuando el factor tiempo no permite utilizar la compra
normal.

Compra especulativa se considera como una variante de la compra anticipada,

combinada con la fluctuación de precios a la alza y relacionada con la ética de comercio.
compras recíprocas son usadas por el proveedor como una medida de presión,
realizándose entre un comprador y un proveedor, en la cuál éste tiene más poder, pues
pone condiciones a su conveniencia. Dicha compra se observa en épocas de depresión,
donde se hace

12. Explique las compras de salvamento, de excedentes y en el mercado abierto.

Las compras de salvamento, también denominadas adquisiciones de salvamento, están

relacionadas con el abastecimiento y ocurren cuando un artículo resulta ser excedente de
uno u otro departamento.
compras de excedentes se adquieren normalmente materiales para cubrir necesidades
normales y quizá futuras de la empresa,
compras en el mercado abierto suceden cuando las solicitudes de un material, artículo
o servicio, son en poco volumen; cuando la tendencia en el mercado es cambiante;

13. Explique las compras de artículos relacionados, de elementos especiales y de

bajo costo.
compras de artículos relacionados se realizan en pequeñas
porciones de artículos o servicios, proporcionando economía en ciertas
actividades diferentes a la fabricación, principalmente para áreas
administrativas, contables o de informática

compras especiales ocurren cuando se solicitan artículos y/o

servicios que no se ocupan rutinariamente en la compañía,

compras de elementos especiales suceden cuando se desean

adquirir artículos, materiales o servicios de costo estable, de elementos
importantes y particulares para la empresa, en los cuáles se pueden
obtener descuentos por el volumen, escogiendo de un alto número de
proveedores.

compras de elementos de bajo costo,

los artículos deben ser analizados en cuanto a su monto, calidad y
necesidad que deben de cubrir, con el fin de saber si son
potencialmente adquiribles.
SEGUNDA UNIDAD
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA COMPRAS Y
ABASTECIMIENTOS..................................................................... 24

Autoevaluación
1. Explique la importancia de la relación de compras con otros departamentos.
implica contar con un sistema de información específico diseñado para las necesidades
de compras y abastecimientos y para los directivos que toman decisiones

2. ¿Como se relacionan las compras con contabilidad?

Debe tener una estrecha coordinación con el área de contabilidad para facilitar la
preparación de registros que permitan el pago oportuno a los proveedores

3. Mencione el ciclo completo de la función de compras

Consideración original de la compra. Decidir si se debe o no
comprar a que precio, de que calidad y rendimiento, en que
cantidad, y en que momento.

Origen de la requisición de compras. La requisición o solicitud de compras

previamente autorizada, da origen a una gestión por la cuál se hará un compromiso, se
determinará un grado de calidad, una cantidad y una fecha de entrega.
Determinación de las fuentes posibles. Basándose en conocimientos y experiencias
con los proveedores especificar al proveedor que ha de surtir la orden de compra.
Selección de la fuente. El representante de compras debe elegir a que proveedor
confiará la orden, dependiendo de las condiciones que éste otorgue en calidad, precio,
crédito y servicio.
Tráfico y rutas. Seleccionar el método más económico y confiable para transportar la
mercancía en caso de que el proveedor no preste ése servicio.
Emisión de la orden de compra. Cuando se llega a un arreglo con el proveedor, los
acuerdos tomados deben registrarse claros y completos en la orden de compra de
manera que ésta representa una obligación contraída por el proveedor y la
empresa.
Rastreo y abastecimiento de la compra. El rastreo se refiere a revisar con el
proveedor, el cumplimiento de su obligación e implica una actividad realizada para
asegurar la entrega pactada en el tiempo programado.
Recepción e inspección. Consiste en recibir el material solicitado, paralelamente con
un exámen físico de éste, para determinar si llegó lo estipulado en la orden de compra.
Verificación de facturas y pagos. Esta función generalmente es efectuada por el área
de contabilidad y consiste en examinar la veracidad de lo facturado; dependiendo de esto,
se procede a dar el visto bueno para pagar al proveedor.
Control de material y de inventarios. Esto pretende asegurar el abastecimiento
suficiente de todos los materiales y abastecimientos de la calidad requerida y en contar
con niveles de inventario mínimos y máximos de existencias para asegurar
la continuidad en la operación.

Análisis del valor e investigación de las compras. El análisis

comprende consideraciones con lo que se debe comprar, a que
precio, porqué razón ésos artículos, que otras alternativas
existen, cuáles son los mejores métodos de adquisición y de
abastecimiento.
Administración de las compras. Consiste en organizar y
supervisar que se cumpla con las actividades y
responsabilidades propias de las compras, informando al
personal sobre los objetivos y el conservar relaciones de trabajo
amistosas para obtener su cooperación en el logro de todo lo
establecido.
Disposiciones de sobrantes y desperdicios de materiales.
Existen tres formas principales para disponer de material
sobrante: que sea reutilizado en otra área de la empresa; que
sea devuelto al proveedor, o que se destine para la venta a
compradores de materiales usados o de segunda.
Auditoria periódica al área de compras. Tiene como objetivo
supervisar los procedimientos seguidos durante el proceso de la
operación de abastecimiento y en caso de existir desviaciones,
dar aviso a la administración para que aplique medidas
correctivas.
Requerimientos físicos para compras. Un grupo de personas
capacitadas, con un adecuado servicio de mecanografía e
informática para formular la documentación, y un archivo para
guardarla, son fundamentales para cumplir parte de las
funciones del área de referencia.

4. Explique que entiende por control de calidad en las compras.

Que un artículo tendrá “calidad“ cuando cubra las expectativas de uso por parte del
comprador.

5. Mencione los dos aspectos fundamentales en el proceso de toma de decisiones

al comprar.
El económico y el técnico.

6. ¿Qué deben contener las requisiciones?

Deben contener la descripción completa de artículo pedido, precisándose la cantidad, la
fecha en que se requiere, la fecha máxima de entrega, y el lugar donde debe efectuarse la
misma.

7. Explique a que se refieren los programas de requerimiento.

El tipo más común se refiere a un listado de partes y de materiales requeridos para un
programa de fabricación, mismo que deberá precisar los requerimientos de cada producto
en forma desglosada, dicho programa señalará la cantidad de artículos a elaborar en un
tiempo determinado.

8. Mencione los tres tipos de pronósticos de elaboración.

El programa confirmado, el programa a largo plazo, y las ratificaciones o confirmaciones

9. Explique que incluyen los inventarios físicos en un sistema de información.

inventarios físicos realizados, los registros de almacén, la programación de la
producción, todo de acuerdo con las necesidades de utilización y los máximos y mínimos
estipulados

10. Mencione los aspectos a considerar para que un sistema de información de

compras sea completo y útil.
Adaptarse a la tecnología de información actual y aprovechar sus oportunidades,
creando los sistemas de apoyo a las decisiones correspondientes.
Utilizar técnicas de planeación y programación de las compras.
Informar del surtimiento y revisión de los materiales entregados.
Llevar un archivo histórico de las compras y abastecimientos.
Utilizar el proceso electrónico de datos en todas las actividades de compras.
Contar con la información de almacenes y existencias actualizada y oportuna.
Verificar la expedición o embarque de los artículos.

TERCERA UNIDAD
PLANEACIÓN DE COMPRAS....................................................... 34

Autoevaluación
1. Explique la importancia de los pronósticos de compras.

2. Explique la importancia y el objetivo básico de los pronósticos de

compra.

3. Mencione los factores que integran el precio de compra.

4. Explique la importancia de cada uno de los factores que integran el

precio de compra.

5. Explique la importancia de las políticas de compra.

6. Mencione los aspectos a considerar al formular políticas de compra y

explique la importancia de cada uno de ellos.

7. Mencione las ventajas al implantar políticas de compra.

8. Describa el procedimiento general de la función de compras.

9. Mencione las ventajas que aportan los procedimientos en el área de

compras.

10. Explique las ventajas de los programas de compras.

11. ¿ Como se definen y para que sirven los presupuestos?

12. Mencione la clasificación de los presupuestos en el área de compras.

13. Explique en que consiste el presupuesto de operación y que

conceptos comprende.
14. Explique en que consiste el presupuesto de compra de materiales y
cuál es la base para su desarrollo.

CUARTA UNIDAD
ORGANIZACIÓN DE COMPRAS................................................... 48

Autoevaluación
1. Mencione los principios fundamentales de organización que se
aplican en la función de compras.

2. Explique los 7 principios fundamentales en el área de compras.

3. Mencione los tipos de organización.

4. Explique cada uno de los tipos de organización.

5. Mencione las responsabilidades inherentes al área de compras.

6. Explique ampliamente cada una de las responsabilidades señaladas

para el área de compras.

7. Mencione las otras responsabilidades compartidas.

8. Explique a que se refiere el comprar o el hacer.

9. ¿En qué debe basarse la decisión de comprar o hacer?

10. ¿Qué debe tomarse en cuenta en la compra de bienes raíces y

equipo?

11. Mencione los factores a considerar en la estructura de la

organización dentro del área de compras.

12. ¿Qué entiende por coordinación de compras con las demás áreas
de la empresa?
QUINTA UNIDAD
EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS.......................................... 60

1. Mencione los pasos típicos en los procedimientos de compras.

2. Mencione los medios concretos para la delegación formal de

autoridad para realizar las compras.

3. ¿Qué es una requisición de compras?

4. Menciones los aspectos que se recomienda revisar antes del

manejo de las requisiciones.

5. ¿Que implica el estudio de las condiciones del mercado?

6. Mencione las fases para el estudio de las fuentes de

abastecimiento.

7. Mencione las características a estudiar para determinar las fuentes

de suministro.

8. Mencione las maneras de localizar fuentes apropiadas de

abastecimiento.

9. Mencione las características a tomar en cuenta para la selección

del proveedor.

10. Explique en que consiste el registro de proveedores.

11. ¿Cuál es la función del fomento de proveedores?

12. Mencione las etapas para realizar la función del fomento de

proveedores.

13. Mencione los aspectos a considerar para una buena relación con
los proveedores.
14. Explique cada uno de los aspectos para tener buenas relaciones
con los proveedores.

15. Mencione los puntos importantes a los que debe dedicar atención
minuciosa un jefe de compras.

16. Mencione los factores a considerar para realizar la negociación de

la compra.

17. Explique cada uno de los factores a considerar para negociar las
compras.

SEXTA UNIDAD
COMPRAS NACIONALES E INTERNACIONALES..................... 76
Autoevaluación
1. Explique las dos consideraciones en que se basan las compras
nacionales.

2. Explique la importancia de las compras nacionales.

3. Explique los aspectos principales de las compras en las empresas

privadas.

4. Mencione que niveles comprende el sector público.

5. Explique la importancia de las compras del sector público.

6. Mencione los objetivos de las compras del sector público y del
sector privado.

7. ¿Por qué las compras gubernamentales tienen un procedimiento

estandarizado?

8. Explique que implican las compras mayores.

9. ¿Qué entiende por concurso público?

10. Explique las razones por las que no existen procedimientos de

compras estándares en el sector privado.

11. Mencione las etapas para realizar transacciones de compras en el

sector privado.

12. ¿Porqué son importantes las compras al extranjero?

13. Explique la tendencia de los administradores al realizar

importaciones.

14. Mencione las situaciones que dan origen a compras en el

extranjero.

15. Explique los procedimientos generales para realizar compras en el

Extranjero

16. ¿Cómo se clasifican las restricciones al comercio exterior?

17. ¿Qué debe contener un permiso de importación?

18. Mencione y explique los documentos que más se usan en una

transacción internacional.

19. ¿Cuál es el objetivo de los acuerdos internacionales de comercio?

SÉPTIMA UNIDAD
COMPRAS DE BIENES DE CAPITAL, REFACCIONES Y
ARTÍCULOS DE OFICINA............................................................ 92

Autoevaluación
1. Explique que son los bienes para múltiples usos, y los bienes para
uso exclusivo.

2. Explique las diferencias entre las compras de equipo de capital y

de otros artículos.

3. Mencione las características de los bienes de capital.

4. Mencione las situaciones que originan las compras de bienes de

capital.

5. Mencione la clasificación de los bienes de capital del gobierno

federal.

6. Explique la importancia de las compras de refacciones.

7. Mencione las razones para decidir la compra o fabricación de

ciertos tipos de refacciones.
8. Explique en que consiste el mobiliario y equipo así como los
enseres.

9. ¿A qué se refieren los conceptos de bienes muebles, equipos de

oficina y artículos de papelería?

10. Explique los elementos mínimos a tomar en cuenta al comprar

equipos de oficina, así como las recomendaciones al respecto.

OCTAVA UNIDAD
EL CONTROL DE LAS COMPRAS........................................... 103

Autoevaluación
1. Explique el alcance del control en la función de compras.

2. Explique la utilidad de establecer controles en las compras.

3. Mencione los principales controles que sirven como fuente de

información al comprador.

4. Mencione que debe contener una tarjeta de control de compras.

5. Explique la importancia del control de requisiciones.

6. Explique para que sirve el control de pedidos.

7. Mencione los reportes e informes más importantes en el área de

compras.

8. Explique en que consiste el método de evaluación más usado en el

área de compras.

9. Mencione las técnicas que se utilizan en el sistema de evaluación

correspondiente al método de los ahorros.
10.Explique la importancia de la evaluación en la función de compras.

NOVENA UNIDAD
LA ÉTICA EN LA FUNCIÓN DE COMPRADORES…………………………112

Autoevaluación
1. Explique la importancia de la ética en las compras

2. Mencione principios éticos para las compras según la ANAC.

3. Mencione las normas de practica para las compras según la ANAC.

4.Mencione puntos importantes de la ética en las obligaciones de los compradores