La gestin de compras

La Logstica del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisicin y

almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales,
partes, piezas, entre otros, desde los proveedores hasta el comienzo del
proceso productivo en empresas productivas.
El aprovisionamiento, abarca tres reas: Compras, almacenamiento y
gestin de inventarios. La gestin del aprovisionamiento implica la toma de
decisiones que contribuyan al logro de un eficiente y eficaz funcionamiento del
sistema logstico.
La prctica de una correcta gestin de compras asegura que la empresa tenga
los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al
mejor valor total. La funcin de compras a menudo gasta ms dinero que
cualquier otra funcin de la empresa, as que compras proporciona una buena
oportunidad para reducir los costos y aumentar los mrgenes de beneficio.
Dado que la compra ha dejado de ser una actividad ms para convertirse en un
elemento estratgico de la organizacin, hoy ms que nunca resulta necesario
conocer las aristas fundamentales referidas a esta temtica.
Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez ms globalizados
y se enfrentan a una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales
o extranjeros.
Debido a esto, reducir los costos es bsico para el desempeo eficiente y eficaz
de cualquier entidad. Ninguna organizacin encuentra que sea econmico
fabricar todo el material que utiliza. Las ventajas de la especializacin son
demasiado importantes. La funcin de compras a menudo gasta ms dinero
que cualquier otra funcin de la empresa, as que compras proporciona una
buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los mrgenes de
beneficio.
La compra ha dejado de ser una actividad ms para convertirse en un
elemento estratgico de la organizacin. La prctica de la estrategia de
compra es asegurar que la empresa tenga los mejores proveedores para
abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total.
Es importante no confundir los trminos aprovisionar y comprar; hay que
distinguir que la funcin de aprovisionamiento tiene un carcter ms amplio
dentro del que se encuentra el concepto de compra.

La funcin de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la
empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas
en trminos de tiempo, calidad y precio.

Llevar a cabo las compras cada vez se hace ms complejo, debido a la

naturaleza y diversidad de los productos o servicios objetos de adquisicin, sin
dejar de tener en cuenta el dinamismo del entorno econmico, los cambios
tecnolgicos y las crecientes exigencias de calidad.
La funcin de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones
tradicionales de obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio
necesario, etc., a funciones ms avanzadas tales como la innovacin y
prospeccin de nuevos mercados, subcontratacin de tcnicas irrealizables por
la empresa, participacin en el desarrollo de productos, tareas que exigen cada
vez ms una mayor tecnificacin de los compradores.
La complejidad de la gestin de compras depende, entre otros, de los de los
siguientes factores:

Volumen de compras y pedidos anuales

Entorno en el que se desarrolla la funcin.

Entorno industrial.
En este entorno de bsqueda de materias primas y componentes, cuya calidad
y precio hay que concertar de antemano para no encarecer el proceso de
fabricacin, teniendo que seleccionar en todo caso los fabricantes idneos de
estos productos en trminos de flexibilidad, calidad, fiabilidad y precio; la
funcin de compras es generalmente manejada por un agente de compras
quien posee la autoridad legal para ejecutar contratos en nombre de la
empresa. En una empresa grande, el agente de compras puede tambin tener
personal que incluye compradores y despachadores.
A su vez, dentro de un entorno fabril, no es lo mismo fabricar para stocks de
pedidos repetitivos que fabricar sobre pedido o desarrollo de productos
referidos a especificaciones de ingeniera, en los cuales tanto lo productos
requeridos como los suministradores estn cambiando constantemente.
En las empresas manufactureras, la funcin de compras est respaldada por
planos de ingeniera y especificaciones, documentos de control de calidad y
actividades de pruebas, que evalan los artculos comprados.
Entornos de servicios.

En estos entornos de adquisicin de productos terminados y homologados por

el mercado, el papel de las compras es menos importante. Sin embargo, en
otros servicios como el transporte y restaurantes, la funcin de compras es
crtica.
En el segmento servicios mayoristas o detallistas, las compras se realizan a
travs de un comprador que es responsable de la venta y de los mrgenes de
beneficio de la mercadera comprada. Los compradores, normalmente, deben
confiar en el comportamiento histrico del proveedor o en las clasificaciones
estndares.
Una empresa que decide comprar un producto en lugar de hacerlo, debe
gestionar una funcin de compras. La gestin de compras tiene en cuenta
numerosos factores, tales como los costos de inventario y de transporte, la
disponibilidad de suministro, la eficacia en las entregas y la calidad de los
proveedores.
Las responsabilidades bsicas de la gestin de compras son:

Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los

programas.
Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad
requeridas.
Obtener los productos necesarios al costo total ms bajo posible, dentro
de las condiciones y plazos de entrega requeridos.
Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, as como de las
coyunturas o las tendencias que sean del inters de la organizacin.

Para que se realice una gestin de compras efectiva es necesaria una

coordinacin permanente entre los departamentos comerciales o de
operaciones y el de compras.
Para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras debe realizar las
siguientes actividades:

Bsqueda y evaluacin de proveedores: Constituye una de las

actividades ms importantes de la funcin de compras, tendente a tener
una calificacin de los proveedores en funcin de su capacidad de
respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de
partida para las futuras relaciones comerciales con ellos.
Mantenimiento de un archivo actualizado de productos, con sus
caractersticas tcnicas , cdigos de identificacin , suministradores ,
precios y condiciones de entrega y pago .

Negociacin permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de

entrega, en funcin de las previsiones de compra y calificacin del
proveedor.
Previsin de compras, en su aspecto tanto tcnico como econmico y
financiero.
Planificacin de pedidos por artculo y proveedor, determinando los
volmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
Preparacin de rdenes de compras, lanzamiento de pedidos y
seguimiento de los mismos hasta su recepcin y control de la calidad, en
el caso que lo requiera.
Solventar discrepancias en la recepcin del producto.
Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad

Para cumplir sus objetivos, la funcin de compras consta de actividades

netamente diferenciadas que podramos resumir como:

Estudio de fuentes de suministro (Anlisis del mercado)

Seleccin de proveedores.
Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo
empaquetado, presentacin, etc (gestin de la calidad de la compra )
Estas especificaciones suelen estar dictaminadas o bien por un
departamento tcnico (entorno industrial) o bien por el departamento de
marketing (entorno comercial)
La gestin de precios, para conseguir compras lo ms econmicas
posibles.
La gestin de plazos y condiciones de entregas, para conseguir mxima
fiabilidad, flexibilidad y reduccin de los tiempos de entrega.
El seguimiento y control de todas las operaciones realizadas en todos los
acuerdos y condiciones establecidos por el proveedor.
La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para evitar prdidas
econmicas.

Formas de compra
En cualquier empresa, no todas las compras se llevan a cabo siguiendo
idnticos procesos.
Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisicin de bienes: la
actividad habitual desarrollada por la empresa, la importancia de la empresa
dentro del contexto del mercado (poder de compra), el tipo de artculo a
adquirir, la significatividad de la compra, la situacin geogrfica del proveedor,
las caractersticas del vendedor, etc.

Se puede considerar que, se podr actuar ms coherentemente, si se tienen

definidas de forma independiente:

Las compras normales

La adquisicin de elementos denominados menores
Los bienes importados
Las incorporaciones de bienes del activo fijo

Compras normales
Se ubican dentro de esta forma de comprar, las materia primas a incorporase
en un proceso productivo y en otros bienes o elementos representativos de una
erogacin de carcter general identificada con el rea de produccin,
comercializacin o administracin.
Habitualmente, se trata de elementos sobre los cuales se posee informacin
relativa a la cantidad mxima, mnima y al punto de pedido.
Adquisicin de elementos menores
Los elementos menores son aquellos que son necesarios para el
desenvolvimiento de la empresa pero se precisan solo en un momento
determinado, como por ejemplo una pieza de repuesto, un libro contable, etc.
La compra de estos elementos, por ser de escaso monto se realiza
generalmente empleando un fondo fijo. Incluso, esas operaciones de compra se
hacen por una cantidad limitada.
Compras en el exterior
Existe una marcada diferencia en la forma de actuar entre una compra local y
aquella efectuada en el exterior.
Cuando se importan bienes deben contemplarse particularidades vinculadas
con el vendedor, el flete, los seguros de cambio y transporte, entre otros. Se
debe prestar especial atencin a la calidad de los bienes a comprar. Tambin es
de tener en cuenta lo relativo a lo de la moneda empleada en la operacin,
haciendo hincapi en el riesgo que surge desde que el producto se embarca o
sale del depsito del proveedor hasta la llegada al pas del comprador.
Compras de bienes del activo fijo
Se caracteriza por tratarse de elementos que no requieren de una reposicin
permanente.
Incluye
redados,
maquinarias,
motores,
herramientas,
instalaciones, inmuebles, etc.
Etapas de la decisin de compra

Las principales etapas del proceso de decisin de compra son las siguientes:
1. Reconocimiento de la necesidad. El proceso de compra comienza cuando
el comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio a
partir de reconocer una diferencia entre el estado deseado y el estado
real existente. Esta necesidad puede surgir por impulsos externos o
internos.
2. Bsqueda de informacin. En esta etapa el comprador debe acopiar toda
la informacin que considera necesaria para fundamentar sus anlisis y
la toma de decisiones. Esta informacin est relacionada con la
definicin de los proveedores posibles, informacin sobre los parmetros
de las ofertas de cada proveedor, las caractersticas y exigencias de los
consumidores de la empresa, caractersticas del objeto de
aprovisionamiento y otras informaciones relacionadas con el mercado y
la empresa.
3. Formacin de alternativas. A partir de la informacin recopilada el
comprador determinar las alternativas de compra ante las que se
enfrenta, caracterizando a cada una de las alternativas con aquellos
parmetros relevantes.
4. Evaluacin de alternativas. El comprador en cada compra determina
cules son los principales criterios de seleccin. A partir de esta
definicin se evala de acuerdo a dichos criterios cada alternativa y
sobre la base de la ponderacin de los distintos criterios se llega a una
evaluacin integral de cada alternativa para llegar a seleccionar la que
es ms conveniente para la empresa.
5. Decisin de compra. Considerando la evaluacin anterior y el esquema
de fuerzas de los actores de la compra se llega a la decisin de compra
que contempla un conjunto de parmetros tales como: el proveedor, la
cantidad a comprar, el valor de la compra, forma de pago, sujeto de la
transportacin, lugar de entrega, fecha de entrega, caractersticas del
producto, envase y embalaje a utilizar y otros elementos.
6. Ejecucin de la compra. Esta etapa comprende el conjunto de acciones
para ejecutar la decisin de compra tomada anteriormente. Esta etapa
tiene una gran importancia ya que en la misma es que se logra la
materializacin de la compra y requiere de una atencin esmerada para
ejecutar la compra ajustndose a los parmetros que conforman la
decisin de compra.
7. Monitoreo postcompra. Luego de ejecutada la compra debe mantenerse
un monitoreo del producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o
uso con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de
reclamacin, as como aumentar la informacin sobre la marca
correspondiente, lo cual es de mucha utilidad en prximas compras.
(Gmez, Martha I. Acevedo, Jos A. 1998).

Tcnicas de compras.
Una vez tomada la decisin de compra se pueden utilizar diversas tcnicas
para realizarlas:

Pedidos abiertos: es un contrato de compra de ciertos artculos del

proveedor. No es una autorizacin para enviar algo. El suministro slo se
hace a partir de la recepcin de un documento acordado, que puede ser
una peticin de suministro o un lanzamiento de suministro.
Compra sin factura: en un entorno de compras sin facturas hay,
generalmente, un nico proveedor de todas las unidades de un producto
concreto.
Pedidos electrnicos y transferencia de fondos: las rdenes electrnicas
y las transferencias de fondos reducen las transacciones en papel. Los
pedidos electrnicos no slo pueden reducir el papeleo, sino que
tambin acelera el plazo de adquisicin.
El intercambio electrnico de datos (EDI) es un formato estndar de
transferencia de datos para la comunicacin informatizada entre las
organizaciones. Por ejemplo, con EDI los datos para un pedido de
compras (del pedido, fecha de entrega, cantidad, nmero de partes,
nmero del pedido de compra, direccin) estn dispuestos en el formato
estndar EDI.
Compra sin inventario: el proveedor mantiene el inventario en lugar del
comprador. Los inventarios en consignacin son una opcin relacionada.
Estandarizacin: el departamento de compras debe hacer importantes
esfuerzos para incrementar los niveles de estandarizacin.

Relaciones con el proveedor

Ver al proveedor como a un adversario es contra-productivo. Las relaciones
cercanas y a largo plazo con unos pocos proveedores son una mejor forma. Una
buena relacin con el proveedor es aquella en la que ste est comprometido a
ayudar al comprador a mejorar su producto y ganar pedidos. Los proveedores
pueden ser una fuente de ideas sobre nueva tecnologa, materiales y procesos.
Las compras son un modo de transmitir esta informacin a la gente apropiada
en la organizacin.
Adems, las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador est
comprometido a mantener informado al proveedor de posibles cambios en el
producto y en el programa de produccin.
La funcin de compras y los proveedores deben desarrollar relaciones
mutuamente ventajosas.

Calidad de las Compras.

Cuando un producto llega a manos de un productor o es utilizado en el
producto final se est cerrando un eslabn ms de una cadena logstica que
debe estar orientada hacia la calidad para que el proceso se efecte con xito.
Avanzar en la relacin entre los compradores y suministradores es la va por la
que han de llegar las mejoras en la gestin logstica. El suministrador ha de
intuir y ayudar a definir la calidad que le va a ser exigible por parte del
comprador. Este ha de definir sus propias exigencias con la intervencin de
todos los departamentos implicados y el apoyo del suministrador.
La calidad, ha de entenderse como la base de esta relacin, e inherente a ella
han de desarrollarse los conceptos de comunicacin e integracin. Siendo
valorable el impulso que esta rea ha cobrado con la aplicacin de las normas
ISO por parte de muchos productores, comercializadores y proveedores, que
han recurrido a la certificacin.
La organizacin debe asegurar que el producto adquirido cumple los requisitos
de compra especificados, ya que de la idoneidad de las materias primas y
materiales adquiridos depender el efecto de estos en la posterior realizacin
del producto o en el producto/servicio final. Para lograr que la compra cumpla
con su objetivo de forma efectiva debe elaborarse un procedimiento de
compras; el que tiene por objeto definir el alcance de las funciones a realizar
por el Departamento de compras y establecer v las lneas bsicas para
coordinar estas funciones frente a los proveedores y ante otros departamentos
de la organizacin.
El mismo ser concebido en conformidad con las exigencias a proceder
reflejadas en el Manual de la Calidad, ISO 9001 y/o otros procedimientos
existentes en la entidad que sean convenientes consultar.
Indicadores de eficiencia.
ndice de control de la funcin de compras.

ndice de compras.

Significacin de las compras respecto a las ventas en trminos porcentuales.

ndice de coste del departamento de compras.

Significado del coste del departamento de compras (coste de gestin) en

relacin al valor de las compras.

Coste de un pedido de compras.

Se determinar por el cociente entre el coste del departamento de compras y

el nmero de pedidos emitidos.

ndice de concentracin de compras.

Revela el importe medio de compra por pedido.

ndice de carga de trabajo.

Cantidad media de compras por empleado.

Se determina por el cociente entre el valor de las compras y el nmero de
empleados del departamento de compras.

ndice de concentracin de proveedores.

Recoge el nmero medio de pedidos que se adjudica a cada proveedor.

Se obtiene dividiendo el nmero de pedidos entre el nmero de proveedores.

Cifra de negocios por proveedor.

Indica el volumen de compras por proveedor.

Se obtiene dividiendo el valor de las compras realizadas entre el nmero de
proveedores.

ndice de rotacin de stocks de materias primas.

Indica el nmero de veces que rota el stock medio respecto a la cantidad de

materias primas (materiales) comprados.
Se determina dividiendo el valor de las compras anuales entre el stock medio
anual.

ndice de rechazos.

Relacin entre el valor de las devoluciones y el valor de las compras, expresado

en trminos porcentuales.
Se obtiene dividiendo el Valor de las Devoluciones entre el valor de las
Compras y multiplicado por 100.

ndice de financiacin de las compras por proveedores.

Indica el porcentaje del valor de las compras que es financiado por los
proveedores.
Se obtiene dividiendo el saldo medio de proveedores entre el valor de las
compras y multiplicado por 100.

Das de crdito por parte de los proveedores.

Si el perodo de anlisis es el ao, se puede determinar por la relacin entre el

valor financiado por los proveedores y el de las compras anuales y multiplicado
por los 360 das del ao.

Rentabilidad de las compras.

Se obtiene dividiendo el beneficio (ahorro anual) obtenido por las compras,

dividido entre el coste anual del departamento de compras y multiplicado por
100. (Garca Fernndez, Nazario. 2002)

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el ao anterior

Total de compras/Nmero de compras.
Porcentaje de compras rechazadas.
Porcentaje de paralizacin de la produccin por falta de materia prima.
Inventario/Ventas.
Costo promedio de Orden de compra.
Tiempo promedio de entrega de pedidos.
Nmero de orden por mes en comparacin con el ao anterior.

Nuevas tendencias de la poltica de compras

Hoy en da las nuevas tendencias logsticas han cambiado sustancialmente
este esquema, fijando unas nuevas prioridades que en conjunto resultan ms
beneficiosas para la empresa.
De acuerdo con estas tendencias, el esquema de prioridades seran las
siguientes:

Calidad concertada.
Tiempo de entrega.
Flexibilidad ante el cambio en los pedidos.
Precios y condiciones de pago.

Este nuevo pensamiento da lugar al fomento de la llamada relacin de

cofabricacin, mediante la seleccin de determinados proveedores
denominados co-fabricantes, con los cuales se mantiene una relacin en virtud
de la cual no se compra el producto sino ms bien su capacidad de
fabricacin ;en el sentido de que se crea un compromiso mutuo, basado en una
transparencia informativa , sobre todo en lo concerniente a previsiones de
compras y capacidad de fabricacin con objeto de garantizar , por parte del
comprador , un determinado volumen de compras a cambio de conseguir del
proveedor un mximo de flexibilidad en los suministros con reduccin de los
tiempos de entrega y precio del producto .
En definitiva, bajo este concepto el fabricante colaborador es un eslabn ms
dentro de la cadena logstica de la empresa.
Las compras como funcin empresarial presentan un carcter ms restringido y
tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita,
garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de
tiempo, calidad y precio.
Una de las responsabilidades ms importantes de la gestin logstica en una
empresa es la de desarrollar una adecuada relacin con sus proveedores. Es as
como en los ltimos aos, muchas empresas ven a sus proveedores como
aliados estratgicos para el desarrollo de sus negocios; lo cual implica
establecer unas relaciones basadas en la confianza y el largo plazo, de tal
forma que ambas partes se conviertan en socios de las ganancias. Pero, para
que esta relacin tenga xito es necesario que las empresas escojan
adecuadamente a sus proveedores, para lo cual deben previamente
seleccionarlos y evaluarlos cuidadosamente
La gestin de almacenes
El almacn es el lugar o espacio fsico en que se depositan las materias primas,
el producto semi-terminados o el producto terminado a la espera de ser
transferido al siguiente eslabn de la cadena de suministro. Sirve como centro
regulador del flujo de mercancas entre la disponibilidad y la necesidad de
fabricantes, comerciantes y consumidores.
Funcin de los Almacenes:

Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y

deterioros.
Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias
almacenadas.

Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre

las existencias reales de materia prima.
Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas
y salidas)
Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).

La gestin de almacenes implica una serie de decisiones bsicas:

Decidir el nmero de almacenes y su tamao.

Elegir las localizaciones para los almacenes
El tipo y nivel de mecanizacin. La primera decisin es si utilizar
almacenes en propiedad, alquilados o almacenes ajenos. Algunos
productos requieren almacenes especializados como los productos
congelados. Otra decisin fundamental es el nivel de automatizacin de
los almacenes. Actualmente podemos disponer de almacenes totalmente
automatizados. Aunque en ocasiones resulta ms rentable un nivel
intermedio de automatizacin.
Establecer la organizacin y los procedimientos concretos de gestin.
El nmero de almacenes depende de varios factores. Un factor
fundamental es el coste y la duracin de los transportes. Hace unos aos
en Europa los transporte eran ms lentos y exista cierta dificultad en las
fronteras. La mejora de las comunicaciones y la eliminacin de fronteras
dentro de la Unin Europea han facilitado concentrar en un menor
nmero de grandes almacenes automatizados las operaciones. Otros
factores fundamentales se relacionan con las caractersticas del
producto y del mercado.
La localizacin de los almacenes se decide analizando los costes de los
diversos emplazamientos alternativos. Y teniendo como restriccin
fundamental el tiempo mximo de respuesta a los pedidos de los
clientes.
El sistema de organizacin. Se hace preciso decidir el nmero de
empleados de los almacenes, seleccionarlos, formarlos y asignarles
responsabilidades. Un aspecto importante en los almacenes es la
distribucin en planta. Es decir cmo se reparten por la superficie del
almacn los distintos productos.

Las bodegas han pasado a ser plataformas desde las cuales,

multimodalidad, sistemas de almacenamientos, sistemas de movimientos
materiales, sistemas de informacin, sistemas de trazabilidad y sistemas
distribucin, han provocado la transformacin de los mismos en centros
proceso (SENA, Estudio de la caracterizacin de la logstica: 2006)

la
de
de
de

Por ejemplo, si colocamos cerca de la salida los productos de mayor

movimiento reducimos los desplazamientos totales. Dentro de los almacenes
ser preciso determinar cmo se movern los productos, la informacin y las
personas o medios mecnicos. Las distintas etapas o tareas que se
desarrollarn desde la recepcin de los productos en el almacn hasta su
salida. Tendremos que definir de forma precisa los procedimientos. Es decir,
como se realizar el trabajo. Establecer las distintas tareas de cada proceso y
como se realizan.

http://www.gestiopolis.com/la-gestion-de-compras/