Catalogación de Archivos en Una Oficina

CATALOGACIÓN DE ARCHIVOS EN UNA OFICINA
Es la más común de las técnicas empleadas en la DESCRIPCIÓN documental, la más

variada y compleja. Generalmente los catalogadores emplean adaptaciones de modelos
bibliográficos con la finalidad de satisfacer necesidades específicas de cada Archivo. Estas
necesidades obligan al catalogador a emplear datos relativos y subjetivos, que les permite
salir adelante en su labor documental. La catalogación es básicamente la de dividir la
INFORMACIÓN en datos comprensibles para la recuperación de la INFORMACIÓN,
permitiendo incluso, efectuar clasificaciones de datos sin necesidad de remover los
documentos del Archivo, de esta forma obtenemos detalles como formatos, tipos
documentales, estado de conservación o de agregar características que interese en forma
cuantitativa o cualitativa.
TIPOS DE ARCHIVOS
Archivo general: se guarda la documentación procedente de cada uno de los
departamentos de la empresa.
Archivo individual: contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su
propio trabajo.
Archivo departamental: cada departamento guarda la documentación que maneja.
Archivo activo: guardan la documentación que se consulta con frecuencia.
Archivo semiactivo: se recogen documentos del archivo activo que dejan de estar
vigentes, pero que no se destruyen.
Archivo inactivo: se guardan los documentos que aún habiendo perdido su vigencia o
carácter actual, conservan un valor histórico o documental para la empresa.
FORMAS DE ARCHIVAR EN LA OFICINA
Archivo Vertical: El archivo vertical es la forma más usada en las oficinas ya que su
característica principal es la de que todos los documentos se guardan juntos en posición
vertical lo que hace que sean más fácilmente localizados.
Archivo Kardex: También se conoce como archivo de bandeja o archivos visible consiste
en que todas las tarjetas quedan en forma instantánea expuestas a la vista, lo que permite
que la información deseada se localice con rapidez y eficiencia también hay modelos de
archivadores Kardex.
Archivo Lateral: en el mundo moderno se está buscando constantemente ahorrar espacio

y esfuerzo por ejemplo, el archivo lateral permite que el archivero pueda estar de lado
mientras maneja el archivo
Archivo para estados de cuentas de contabilidad: el mundo financiero de una empresa
acumula un sin número de documentos uno de los pasos finales en las transacciones
comerciales
Casilleros o nido de paloma: Otro método antiguo en el documento que consiste en un

mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para
guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños
Tabla de Shannon: forma antigua de archivar que consiste en una tabla de madera con
gancho de presión para sostener los documentos.
Archivos de Caja: El sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la guía para
ordenar alfabéticamente este sistema consiste en una caja pequeña de madera plástica o
de metal; dentro de está se usa un juego de guías y se ordena alfabéticamente colocando
cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido.
Carpeta Fuelle o de expansión: se le denomina de fuelle por que se asemeja a un

acordeón; consiste en una carpeta de Manila o cartón sólido con varias divisiones, cada
una de las cuáles tiene una letra en orden alfabético.
Archivo Horizontal: El archivo horizontal introdujo el uso de las gavetas y las carpetas,
consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los documentos
colocándolos uno encima del otro este sistema
TIPOS DE SISTEMAS OPERATIVOS
Un sistema Operativo (SO) es en sí mismo un programa de computadora. Sin embargo, es

un programa muy especial, quizá el más complejo e importante en una computadora. El SO
despierta a la computadora y hace que reconozca a la CPU, la memoria, el tecla do, el
sistema de vídeo y las unidades de disco.
Además, proporciona la facilidad para que los usuarios se comuniquen con la computadora
y sirve de plataforma a partir de la cual se corran programas de aplicación.
Los sistemas operativos más conocidos son los siguientes:
1) DOS: El famoso DOS, que quiere decir Disk Operating System (sistema operativo de
disco), es más conocido por los nombres de PC-DOS y MS-DOS. MS-DOS fue hecho por
la compañía de software Microsoft y es en esencia el mismo SO que el PC-DOS.
La razón de su continua popularidad se debe al aplastante volumen de software disponible

y a la base instalada de computadoras con procesador Intel.
Cuando Intel liberó el 80286, DOS se hizo tan popular y firme en el mercado que DOS y las
aplicaciones DOS representaron la mayoría del mercado de software para PC. En aquel
tiempo, la compatibilidad IBM, fue una necesidad para que los productos tuvieran éxito, y
la "compatibilidad IBM" significaba computadoras que corrieran DOS tan bien como las
computadoras IBM lo hacían.
Aún con los nuevos sistemas operativos que han salido al mercado, todavía el DOS es un
sólido contendiente en la guerra de los SO.
2) Windows 3.1: Microsoft tomo una decisión, hacer un sistema operativo que tuviera una
interfaz gráfica amigable para el usuario, y como resultado obtuvo Windows. Este sistema
muestra íconos en la pantalla que representan diferentes archivos o programas, a los cuales
se puede accesar al darles doble click con el puntero del mouse. Todas las aplicaciones
elaboradas para Windows se parecen, por lo que es muy fácil aprender a usar nuevo
software una vez aprendido las bases.
3) Windows 95: En 1995, Microsoft introdujo una nueva y mejorada versión del Windows
3.1. Las mejoras de este SO incluyen soporte multitareas y arquitectura de 32 bits,
permitiendo así correr mejores aplicaciónes para mejorar la eficacia del trabajo.
4) Windows NT: Esta versión de Windows se especializa en las redes y servidores. Con
este SO se puede interactuar de forma eficaz entre dos o más computadoras.
5) OS/2: Este SO fue hecho por IBM. Tiene soporte de 32 bits y su interfaz es muy buena.
El problema que presenta este sistema operativo es que no se le ha dad el apoyo que se
merece en cuanto a aplicaciones se refiere.
6) Mac OS: Las computadoras Macintosh no serían tan populares como lo son si no
tuvieran el Mac OS como sistema operativo de planta. Este sistema operativo es tan
amigable para el usuario que cualquier persona puede aprender a usarlo en muy poco
tiempo.
7) UNIX: El sistema operativo UNIX fue creado por los laboratorios Bell de AT&T en 1969 y
es ahora usado como una de las bases para la supercarretera de la información. Unix es
un SO multiusuario y multitarea, que corre en diferentes computadoras, desde
supercomputadoras, Mainframes, Minicomputadoras, computadoras personales y
estaciones de trabajo.

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