PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la informacin obtenida
por el auditor en su revisin, as como los resultados de los procedimientos y pruebas de
auditora aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y
conclusiones contenidas en el informe correspondiente.

OBJETIVOS

Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

Registrar de manera ordenada, sistemtica y detallada los procedimientos y actividades

realizados por el auditor.

Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.

Proporcionar la base para la rendicin de informes.

Facilitar la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo de auditora.

Minimizar esfuerzos en auditoras posteriores.

Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditora y de que el trabajo se

efectu de conformidad con las Normas de Auditora del rgano de Control y dems
normatividad aplicable.

Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditora para prximas

revisiones.

NATURALEZA Y CARACTERSTICAS
Los papeles de trabajo debern:

Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deber

relacionarse con los papeles de trabajo mediante ndices cruzados.

Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cdulas y resmenes que sean
necesarios.

Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.

Ser supervisados e incluir constancia de ello.

Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado
y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de
auditora.

Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que no requieran explicaciones
adicionales.

Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la auditora.

Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y
comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de la
calidad del trabajo realizado).

En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos debern cumplir los
siguientes requisitos:

A. Suficiencia. Ser suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para

sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de
auditora.
 B. Competencia. Para que sea competente, la evidencia deber ser vlida y confiable; es
decir, las pruebas practicadas debern corresponder a la naturaleza y caractersticas
de las materias examinadas.

C. Importancia. La informacin ser importante cuando guarde una relacin lgica y

patente con el hecho que se desee demostrar o refutar.

D. Pertinencia. La evidencia deber ser congruente con los resultados, conclusiones y

recomendaciones de la auditora.

PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Los papeles de trabajo sern propiedad del rgano de Control, por contener la evidencia de
trabajos de auditora realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia sern
responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extraven o sean utilizados
indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditora debern archivarlos en un
sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave.

La confidencialidad est ligada al cuidado y diligencia profesional con que debern proceder
los auditores del rgano de Control. Por contener informacin confidencial, el uso y consulta
de los papeles de trabajo estarn vedados por el secreto profesional a personas ajenas a los
auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.

Con objeto de que los papeles de trabajo estn debidamente resguardados y archivados, se
formarn tantos legajos como sean necesarios, que se archivarn en compiladores tamao
carta.

Cada legajo incluir un ndice para facilitar la localizacin de las cdulas y dems papeles de
trabajo.

Los papeles de trabajo de auditoras terminadas debern conservarse por un perodo de cinco
aos, en el archivo general a cargo del Centro de Informtica, Documentacin y Archivo con
excepcin de aquellos que, por no haberse solventado alguna recomendacin, permanezcan
en la oficina del Auditor Especial y/o en la Direccin de Auditora correspondiente, quienes
sern responsables de custodiarlos.

CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo

permanente o expediente continuo de auditora y papeles de trabajo actuales. A continuacin,
se sealan las caractersticas de cada uno de ellos.

Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los

documentos relativos a los antecedentes, constitucin, organizacin, operacin, normatividad
jurdica y contable e informacin financiera y programtico-presupuestal, actas y documentos
de entrega recepcin de los entes fiscalizables. Esta informacin, debidamente actualizada,
servir como instrumento de referencia y consulta en varias auditoras.

La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de planeacin de la auditora,

cuando se obtenga informacin general sobre el ente por auditar (organizacin, funciones,
marco legal, sistemas de informacin y control, etc.)

El archivo permanente se actualizar con la informacin que se obtenga al ejecutar una

auditora o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su integracin deber
sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la Integracin y Actualizacin del Archivo
Permanente, emitido por el rgano de Control o de cada una de las reas correspondientes.

Papeles de Trabajo del Perodo

Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el transcurso de la

auditora; en ellos se deja evidencia del proceso de planeacin y del programa de auditora; del
estudio y evaluacin del control interno; del anlisis de saldos, movimientos, operaciones,
tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos de auditora; de la supervisin realizada; de la persona que aplic los
procedimientos y de la fecha en que se realiz el trabajo; de las conclusiones de la revisin; y
del informe de auditora en que se incluyan las recomendaciones formuladas.
Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se clasifican de acuerdo a la
Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo, en cdulas sumarias, analticas, subanalticas,
de informe, de observaciones y de seguimiento de recomendaciones.

1. Cdulas sumarias o de resumen

En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rea,
programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o
asignaciones presupuestales.

Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores contables o

estadsticos de la operacin, as como su comparacin con los estndares del perodo anterior,
con el propsito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que
requieran explicacin, aclaracin o ampliacin de algn procedimiento, antes de concluir con
la revisin (vase la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo).

2. Cdula Analtica

Adems de contener la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra, operacin o

movimiento del rea por revisar, en las cdulas analticas se detallan la informacin obtenida,
las pruebas realizadas y los resultados obtenidos.

Es conveniente que la informacin recabada se agrupe o clasifique de tal forma que permita
detectar fcilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que a ella se
agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretacin.

Las pruebas que deben consignarse en las cdulas analticas se refieren a las investigaciones
necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando
las cifras y datos asentados en la cdula sumaria.

En dichas cdulas se incluye, adems, el anlisis de cifras especficas o la verificacin de algn

clculo, que son tiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicacin parte de
razonamientos de tipo financiero o estadstico; algunas aplicaciones se pueden referir, por
ejemplo, a razones de rentabilidad o produccin per cpita, la determinacin del costo-
beneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones, etc.

Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados finales, representados por las
observaciones.

3. Cdulas Subanalticas

Por medio de las cdulas subanalticas, se desagregan o analizan con detalle los datos
contenidos en una cdula analtica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones en
valores, la cdula subanaltica sera aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las
cuentas de inversin.

4. Cdula de Observaciones

Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la revisin, se

resumirn en esta cdula de observaciones, debidamente identificados con el nmero de
cdula correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisin.

5. Cdula de Informes

Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas en que se
presenten las conclusiones, se integrar, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un
informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditora, los procedimientos de
auditora aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo realizado y de las
posibles acciones por emprender.

6. Cdula de seguimiento de recomendaciones

Si del trabajo de auditora se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales, ser
necesario dejar constancia de ello, primeramente en cdulas de discusin o de comentarios y
despus en cdulas de control de seguimiento. (Actas de Notificacin de Observaciones).
FORMULACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para disear las cdulas y su integracin ordenada, es preciso considerar las necesidades de la
revisin en funcin de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se
pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prcticos para estructurar la
informacin, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados.

A continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para cumplir su
cometido:

a) Objetiva: es decir, la informacin debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que
el lector pueda formarse una opinin.

b) De fcil lectura: para lo cual su contenido se integrar de manera lgica, clara y sencilla.

c) Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora realizado, y

sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.

d) Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cdulas (sumarias, analticas y
subanalticas, de tal manera que los ndices y marcas remitan al lector a otros datos con
facilidad.

e) Ser pertinente: por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir el
objetivo propuesto.

ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA

Las cdulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.

1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cdula y debe contener los siguientes

datos:
a) Clave o ndice de la cdula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lgica los papeles
de trabajo.

b) Siglas del rgano de Fiscalizacin Superior y de la Direccin a cargo de la auditora; y

nombre del ente fiscalizado.

c) Cuenta Pblica revisada. (Periodo o ejercicio)

d) Tipo de cdula.

e) Procedimiento o tcnica de auditora aplicada, junto con una descripcin de su contenido y

del alcance de la prueba.

f) Inciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cdula, y sus firmas o rbricas,

a fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.

g) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de

que durante la auditora se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la cdula.

2. Cuerpo. El cuerpo de la cdula es la parte donde se asienta la informacin obtenida por el

auditor y los resultados de la revisin. Regularmente, se incluir los siguientes elementos:

a) Cifras y conceptos sujetos a revisin.

b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el ente

fiscalizado.

c) Referencias.

d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.

e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.

f) Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los

controles establecidos por el ente auditado.

g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinacin del monto de

los hechos e irregularidades detectados.

h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a
otras cdulas relacionadas o complementarias.

3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cdula; en ella se asientan

principalmente los siguientes datos:

a) Notas para aclarar o complementar algn concepto asentado en el cuerpo de la cdula,

para aclarar o ampliar informacin o para sealar situaciones especiales.

b) Marcas de auditora empleadas y su significado (si no se elabora una cdula especial para
ello).

c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cdula.

d) Normalmente se anotar la preposicin DE en color rojo, y enseguida la fuente de

informacin (auxiliares, plizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)

REGLAS PARA ELABORAR CDULAS DE AUDITORA

A efecto de que las cdulas que integrarn los papeles de trabajo renan los requisitos
mencionados anteriormente, enseguida se establecen de manera enunciativa, no limitativa,
algunas reglas o principios que servirn de gua general para su diseo y elaboracin.
1. Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y procedimientos aplicados.

2. Efectuar un diseo previo a su elaboracin.

3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a

revisin.

4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.

5. Anotar los datos en forma de columna.

6. Tener cuidado de asentar en la cdula los datos necesarios y suficientes.

7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la
informacin y a la misma conclusin que el auditor que elabor la cdula.

8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con los
contenidos en la misma cdula como con los asentados en otras.

9. Para efectos de correccin, las palabras o nmero incorrectos se tacharn, y los correctos
se escribirn en la parte inmediata superior.

10. Una vez elaborada una cdula, esta no deber desecharse ni pasarse en limpio; por eso
siempre es necesario trabajar con limpieza y precisin.

11. Respetar el orden en que aparezca la informacin en los documentos fuente.

12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas.

NDICES Y MARCAS DE AUDITORA

Los ndices son claves convencionales de tipo alfabtico, numrico o alfa-numrico, que
permiten clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera lgica y directa para facilitar su
identificacin, localizacin y consulta.

Para relacionar los papeles de trabajo entre s, los ndices de auditora se utilizan a manera de
.cruces o referencia cruzada; de esta manera, se podr vincular la informacin contenida en
dos o ms cdulas.

Los ndices persiguen los siguientes propsitos:

Simplificar la revisin de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma ordenada y

permiten ir de lo general a lo particular.

Evitar la duplicacin del trabajo, puesto que al asignar un lugar especfico a cada cdula se
elimina el riesgo de que sta se elabore nuevamente.

Interrelacionar dos o ms cdulas de auditora.

Facilitar la elaboracin del informe, pues permiten localizar en cdulas especficas las
irregularidades y deficiencias detectadas en la revisin.

NDICES DE AUDITORA

A manera de ejemplo, se mencionan los ndices que se detallan a continuacin, con carcter
enunciativo, ms no limitativo; as, cuando se requiera un ndice que no est incluido en este
manual, se podr utilizar en el entendido de que su significado se explicar en el documento
correspondiente:

Los ndices correspondientes al gasto se identificarn de acuerdo con los captulos de la

clasificacin presupuestal por objeto del gasto, de manera que, siguiendo el mismo sistema de
construccin, se pueden elaborar ndices para cdulas sumarias o cdulas analticas que
muestren un contenido ms detallado (9).
NDICE CONCEPTO AL QUE SE REFIERE

(A.P.) ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORA

100 Sumaria de conclusiones.

200 Sumaria de ingresos.

300 Sumaria de costo de ventas.

400 Sumaria de gastos.

500 Activo.

600 Pasivo.

700 Capital contable.

800 Cuenta de orden.

900 Otros papeles que surjan con motivo de la revisin.

HT Hoja de Trabajo

BC Balanza de Comprobacin

CP Control Presupuestal

A continuacin se desglosan algunos de los ndices:

200 Sumaria de ingresos.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS ANALTICAS

201 Determinacin de ingresos no contabilizados.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS SUBANALTICAS

 201.1 Relacin de documentos correspondientes a ingresos que no se encuentran
registrados en los libros autorizados.

201.2 Ingresos determinados mediante la confronta entre los ingresos contabilizados

en cantidades globales, ya sea por da, por semana o por mes, en libros (registros econmicos)
y los que se encuentran contabilizados en libros autorizados.

As, la clave de todas las cdulas que se elaboran, con relacin a la auditora de ingresos de la
Dependencia, Entidad o rea revisada, quedarn dentro de la centena 200.

El trabajo del Auditor queda anotado en una serie de papeles que constituyen en principio la prueba material
del trabajo realizado, adems, en ellos se deja constancia de la profundidad de las pruebas y de la suficiencia de
los elementos en que se apoy la opinin, en otras palabras, son evidencia de la calidad profesional del trabajo
de Auditora que es realizado en una Empresa o Entidad.

Los papeles de trabajo son los documentos en que el Auditor registra los datos e informaciones obtenidas a lo
largo de su examen y los resultados obtenidos de las pruebas realizadas, las que le servirn para poder elaborar
su informe o dictamen final que deber presentar a la empresa o entidad.

ELEMENTOS

Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos respecto de la cuenta u operacin a la que se refieran, del
trabajo desarrollado y de las conclusiones obtenidas, esto se logra estableciendo un mnimo de elementos que
es conveniente tener en cuenta al elaborarlos.

Algunos de estos elementos que deben contener toda cdula o papel de trabajo de auditora, son:

Nombre de la empresa a la que se audita.

Fecha del cierre del ejercicio examinado.
Titulo o descripcin breve de su contenido.
Fecha en que se prepar.
Nombre de quien lo prepar.
Fuentes de donde se obtuvieron los datos.
Descripcin concisa del trabajo efectuado.
Conclusin.

OBJETIVOS E IMPORTANCIA

Tomndose en cuenta todo lo enunciado, los objetivos e importancia de los papeles de trabajo son:

1. En ellos el Auditor respalda y fundamenta sus informes, Dictmenes y Carta de observaciones.

2. Sirven de fuente de informacin posterior al propio cliente o entidad auditada, a otro Auditor que se le pueda
contratar para opinar sobre el trabajo realizado, a las autoridades de entidades fiscalizadoras como la
Contralora General de la Repblica y en su caso a las autoridades judiciales.
3. Con ellos se evidencia el trabajo realizado, su alcance, sus limitaciones y su oportunidad de presentacin.
4. Ellos sirven para comprobar que el Auditor realiz un trabajo de calidad profesional.
5. Sirven de gua para la realizacin de futuras auditoras y como referencia para determinar la consistencia en la
aplicacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados de un ejercicio a otro.

CLASIFICACION
 Se acostumbra clasificar a los papeles de trabajo desde dos puntos de vista:

1. - Por su uso:

Papeles de uso continuo.

Los papeles de trabajo pueden contener informacin til para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a
plazos mayores a un ao o indefinidos, cuadros de organizacin, catlogos de cuentas, manuales de
procedimientos, etc.). Por su utilidad ms o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra
conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del Auditor son requeridos por varios
ejercicios contables.

Papeles de uso temporal.

De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener informacin til solo para un ejercicio
determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un ao, conciliaciones
bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditora del ejercicio a
que se refieran.

2. - Por su contenido:

Hoja de trabajo.
Cdulas sumarias o de Resumen.
Cdulas de detalle o descriptivas.
Cdulas analticas o de comprobacin.

Aunque en diseo y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginacin, existe en el
transcurso del trabajo de auditora papeles claves cuyo contenido est ms o menos definido.

PROPIEDAD

Los papeles de trabajo son propiedad del Auditor, l los prepar y son la prueba material del trabajo efectuado,
pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener datos que puedan considerarse confidenciales, est
obligado a mantener absoluta discrecin respecto a la informacin que contienen.

Es decir, los papeles de trabajo son del Auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no
revelar por ningn motivo los hechos, datos o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su
profesin (a menos que lo autorice l o los interesados) y salvo los informes que obligatoriamente debe
presentar a la Contralora General de la Repblica o en su caso al Poder Judicial cuando es requerido por tales
entidades.

Hasta pronto,

CPCC. Miguel Angel Alatrista Gironzini -

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