2010

Manual de ZIMBRA
 2 Manual del usuario de ZIMBRA
Pg.

ZIMBRA
MANUAL USUARIO

Contenido
1. INTRODUCCIN A ZIMBRA ................................................................................. 3

2. CORREO ELECTRNICO...................................................................................... 2
2.1. Redactar un correo electrnico ......................................................... 2
2.2. Nuevo correo
2.3. Barra de men para el Nuevo correo
2.4. Recibir un correo.
2.5. Gestin de carpetas.

3. INTRODUCCIN AL CALENDARIO .................................................................... 2

4. GESTION DE CALENDARIOS ................................................................................ 2

4.1. Crear calendario ................................................................................... 2
4.2. Compartir calendario ........................................................................... 3
4.3. Dar/revocar permisos............................................................................ 6
4.4. Aceptar/rechazar una invitacin a compartir un calendario....... 6
4.5. Sincronizar citas desde otro calendario............................................. 7
4.6. Vistas ........................................................................................................ 7
4.7. Cambiar configuracin del calendario............................................. 8
4.8. Borrar calendario ................................................................................... 10
4.9. Imprimir calendario ............................................................................... 11
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1. INTRODUCCIN A ZIMBRA
Zimbra es un programa que permite la gestin de correo electrnico,
calendario, notas, etc. Este programa de software libre se usa como
herramienta de comunicacin, tanto interna como externa.

2. CORREO ELECTRNICO

2.1. Redactar un correo

electrnico
Para acceder al correo electrnico
hay que pinchar sobre la pestaa
Correo. Al hacer clic sobre la
flecha que aparece junto a
Nuevo, se despliega un men con los siguientes
subapartados:
Nuevo correo.
Nuevo contacto.
Nuevo grupo de contactos.

El resto (Nueva cita, Nueva tarea, Nueva pgina,

etc.), no est relacionado con el correo
electrnico. Su desarrollo se ver ms adelante.

2.2. Nuevo correo

Tras pinchar en Nuevo correo se despliega la pantalla para redactar el
correo.
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Para:
Se pone la direccin de la persona o personas a quien vamos a mandar
el correo. Posee autorellenado y las direcciones del personal del Instituto
estn organizadas por departamento (fm corresponde a Fabricacin
Mecnica, si queremos mandar un correo a algn profesor de este
departamento empezamos poniendo fm y se despliega todo el
personal del departamento, elegimos el/los que recibirn el correo). De
esta forma es sencillo el envo de correos electrnicos.

Autorellenado del departamento de fm. Habr que elegir a quien enviaremos el correo.

CC:
Si queremos enviar un correo a una persona y una copia a otra para
que quede constancia de que se ha enviado el correo, se utilizar esta
opcin. En Para: se pondr la direccin principal y en CC: se pondr
la direccin que recibir la copia.

CCO:
Si la necesidad es mandar un correo electrnico a varias personas y no
queremos que sepan que se les ha enviado el mismo correo a todos
ellos utilizaremos la opcin CCO:
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Asunto:
Aunque se puede enviar correos sin Asunto es conveniente ponerlo ya
que el que recibe el correo no sabe de qu se trata, y debemos
favorecer que lo lea y que lo entienda. Conviene que sea aclaratorio
de lo que contiene el correo.

Redaccin:
Bajo la casilla de Asunto est el espacio para la
redaccin. Podemos optar por una redaccin sin
formato (Texto sin formato, opcin por defecto)
o bien por otra que tenga formato. Para habilitar
la opcin de formato habr que pinchar sobre
opciones y elegir Formato en HTML.

NOTA: Todas las direcciones a las que enviemos algn correo, entrarn a
formar parte de nuestra lista de contactos y, en lo sucesivo, tendrn
autorrellenado.

2.3. Barra de men para el Nuevo correo

Tras pinchar en Nuevo correo aparece una barra-men destinada a la
ayuda de la confeccin del correo. Sus apartados son:

Enviar. Despus de redactado el correo, habr que pinchar en enviar.

Cancelar. Si se opta por desechar el correo redactado, se pinchar
sobre cancelar.
Guardar borrador. En el caso de que no podamos acabar la redaccin
del correo y lo queramos hacer ms tarde, lo guardaremos como
borrador, pudiendo retomar el trabajo posteriormente.
Aadir archivo adjunto. Para adjuntar uno o varios archivos.
Comprobar ortografa. Comprueba la ortografa.
Firma. Podemos poner una firma (texto cualquiera) que aparecer
siempre en la parte inferior del correo, por ejemplo, en el caso del Jefe
de Departamento, se podra poner datos identificativos: Jefe de
Departamento de Elorrieta Erreka Mari, telfono etc.
Opciones. Explicado anteriormente, es para elegir un texto con o sin
formato.

2.4. Recibir un correo.

Si pinchamos sobre Correo aparece el espacio para la recepcin de
correos.
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Los apartados son:

Ver correo. Si no hay correos nuevos, se deber pinchar en este botn

para compruebe la entrada de correos.
Eliminar. Para eliminar los correos seleccionados.
Mover elementos seleccionados. Para mover los correos seleccionados
a una carpeta determinada.
Imprimir elementos seleccionados. Para imprimir los correos
seleccionados.
Responder. Se responde a un correo recibido.
Responder a todos. Este apartado responde a todos los usuarios que han
recibido el mismo correo.
Reenviar. Me permite enviar un correo determinado a otra persona
distinta.
Span. Cuando reciba un correo basura se marcar con este botn. El
propio sistema aprender y todos los correos que vuelvan a entrar con
las mismas condiciones, los entender como correo basura y los enviar
a una carpeta especial. Cada cierto tiempo habr que vaciar la
carpeta de los Span.

2.5. Gestin de carpetas.

Las carpetas (aparecen a la izquierda de la pantalla) sirven
para guardar los correos que queramos conservar.

Se pueden crear ms carpetas y gestionar (eliminar,

cambiar de nombre, mover, etc.) las carpetas creadas.

Para crear una carpeta nueva, habr que pinchar sobre

Nueva carpeta y rellenar el cuadro de dialogo que
aparece:

Definir:

Nombre de la carpeta y
la carpeta de donde
queremos que cuelgue.
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Por ejemplo si
queremos que la
carpeta se llame
Berriak y que cuelgue
de Guardados.

Quedara como en la imagen de al lado. La carpeta Guardados tiene

una flecha hacia abajo que indica que la estructura interna (en este
caso solamente una carpeta llamada Berriak) est desplegada. En el
caso de Correo de Centro tiene una flecha hacia la derecha que
indica que tiene una estructura sin desplegar, es decir, cuelgan de ella
otras carpetas, pero habr que desplegar para verlas.

Si quisiramos editar las carpetas (eliminar, cambiar de nombre, mover,

etc), nos tendremos que poner sobre la

carpeta que queremos actuar y pinchar con
el botn derecho del ratn, aparecer un
men con los siguientes apartados:

Nueva carpeta: Se puede crear una carpeta

nueva desde este men. Se realizara igual
que lo explicado anteriormente.

Marcar todos como ledos: Para una carpeta

de correos que no han sido ledos, se puede
utilizar esta accin para que aparezcan
como ledos.

Eliminar: Elimina una carpeta y su contenido.

No queda eliminada del todo ya que la lleva
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a la Papelera, para borrarla definitivamente

habr que ir a la Papelera y eliminarla.

Cambiar de nombre: Puedo cambiar el

nombre de una carpeta por otro ms
apropiado.

Mover: Se pueden mover de sitio las carpetas

creadas para crear una estructura de rbol
distinta.

Compartir carpeta: Las carpetas se podran

compartir con otros usuarios, de esta forma si
ponemos una carpeta con correos de
departamento y la compartimos con el resto
de los miembros del departamento, stos
podrn acceder a los correos guardados en
esa carpeta. Se explicar ms adelante.

Editar propiedades, Ampliar todo, Carpeta

vaca: Se explicar ms adelante.

NOTA: Todos los correos, carpetas y otros elementos de Zimbra que se vayan
eliminando, sern enviados a la Papelera, por lo que de vez en cuando, habr
que pasar por la Papelera y eliminar todos los elementos que hay en ella.
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3. INTRODUCCIN AL CALENDARIO
El calendario (Agenda) de Zimbra permite gestionar las citas, eventos y
reuniones:
Permite mostrar calendarios con diferentes vistas, incluyendo da, das
laborables, 7 das y mensual.
Crear citas y calendario de reuniones y utilizar una ventana de dilogo
para crear citas rpidas
Crear citas recurrentes
Crear eventos diarios
Crear diferentes calendarios personales
Sincronizar citas desde un calendario remoto
Compartir tu calendario con otros
Aceptar/rechazar una invitacin para compartir otros calendarios
personales haciendo un clic
Imprime tu calendarios

4. GESTION DE CALENDARIOS (Agenda)

4.1. Crear Calendario

Para crear un nuevo calendario, seleccionar la
opcin Agenda (trmino utilizado para el Calendario)
de la barra principal de Zimbra. En el panel de la
izquierda, se elegir la opcin de Nueva Agenda

Se indicar el nombre y el color del calendario.

Excluir esta agenda cuando se

informe de tiempo
libre/ocupado Dar opcin a
incluir o excluir este
calendario cuando se
realizan informes de tiempos
libres/ocupados.

Sincronizar citas desde la

agenda remota. Permite
sincronizar citas desde un
calendario remoto indicando la URL.
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A partir de las operaciones anteriores, encontramos

nuestra nueva agenda llamada Exmenes y de
color verde como habamos seleccionado.

4.2. Compartir Calendario

Para compartir un calendario con otros usuarios habr que seguir los siguientes
pasos:

1. Pulsar sobre el botn Agenda (si no

estamos en este apartado), en el panel
de la izquierda aparecer una lista de los
calendarios, hacer clic con el botn
derecho sobre el calendario que se
desea compartir.

2. Aparecer una ventana como la que

se muestra en la imagen. Para indicar
cmo se desea compartir el calendario
pulsar sobre la opcin Compartir
Agenda

Aparece la ventana Propiedades

de compartir

El calendario se puede compartir

con:

1. Usuarios o grupos internos

2. Invitados externos (slo pueden
ver el calendario)
3. Pblico (slo se puede ver el
calendario, sin necesidad de
introducir contrasea)

Para cada uno de los casos

anteriores, las opciones a rellenar
son:

1. Usuarios y grupos internos

Se indicar la direccin de correo
del usuario o del grupo con el que
se desea compartir el calendario y
se definirn los roles:
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ROL:
Ninguno. No se establecer ningn rol.
Slo lectura. nicamente tendr acceso a consultar el calendario.
Controlador. Tendr todos los permisos ver, editar, aadir, eliminar,
aceptar o rechazar una invitacin
Administrador. Tendr todos los permisos ver, editar, aadir, eliminar,
aceptar o rechazar y administrar una invitacin

Habr que elegir si deseamos Permitir a los usuarios ver mis citas privadas.

El siguiente apartado est destinado para decidir si queremos enviar un mensaje a

nuestro invitado de la comparticin del calendario y en caso de enviarlo, la
informacin que contendr:

No enviar mensaje sobre

este elemento compartido.
No enviar mensaje
Enviar el mensaje estndar.
Este mensaje mostrar tu
nombre, el nombre del
calendario compartido, los
permisos asignados sobre el
calendario y si es necesario la informacin para loguearse.
Aadir una nota al mensaje estndar
Redactar mensaje en nueva ventana. Crear un mensaje de correo en
una nueva ventana

2. Invitados externos (slo pueden ver el calendario)

Se indicar el correo electrnico y la contrasea para tener acceso al
calendario.
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3. Pblico
Para permitir el acceso pblico al calendario se deber enviar la
direccin URL que aparece en la zona inferior de la ventana
propiedades de compartir

4.3. Dar/revocar permisos

Para quitar o dar permisos sobre un calendario,
hacer clic con el botn derecho sobre el calendario,
en el men que aparece, seleccionar la opcin
Editar propiedades.
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Si el calendario se ha compartido aparecer una seccin como la que se

muestra seleccionada en la imagen de abajo: Compartir esta carpeta, en
esta seccin se mostrarn las direcciones con las que se comparte el
calendario.

A la derecha del usuario,

aparecen opciones para
editar, revocar o reenviar
mensaje para compartir
calendario.

En la zona inferior izquierda de

la ventana de dilogo
aparece el botn Aadir
usuario, que nos permitir
aadir grupos o usuarios para
compartir el calendario

4.4. Aceptar/rechazar una invitacin a compartir un Calendario

Cuando un usuario comparte un calendario se introducir una direccin de
correo a la que se enva la invitacin. El usuario que recibe la invitacin puede
aceptarla o revocarla.

4.5. Sincronizar citas desde otro Calendario

Al crear un nuevo calendario, se podr indicar la URL del calendario con el
que se desea Sincronizar
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4.6. Vistas
Para abrir el calendario, seleccionar el botn Agenda y aparecer la vista
semanal, que es la opcin por defecto que se muestra al abrir el calendario.

La agenda (calendario) se puede mostrar de varias formas:

Da. Se muestra un da en cada pgina

Semana laboral. Se muestra los das de la semana laboral
Semana. Opcin por defecto. Se muestran todos los das de la semana
Mes. Se muestran todos los das del mes
Hoy. Muestra la fecha actual aunque est en un mes distinto.

4.7. Cambiar configuracin del Calendario

Pulsar en la pestaa Preferencias y luego en la pestaa Agenta como se
muestra en la imagen de abajo.
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GENERAL:
Vista predeterminada. Se puede elegir la vista inicial del calendario, por
defecto aparece la vista de semana.
Empezar la semana el. Permite seleccionar el da de inicio de la
semana, en los pases anglosajones utilizan el domingo.
Ofrece la opcin de mostrar una imagen del calendario en miniatura, a
la izquierda de la pantalla.
Despus de responder a una invitacin.
Mostrar recordatorios: permite crear unos recordatorios, por defecto
est en 5 minutos (nmero de minutos antes de mostrar el recordatorio
de una cita), pero se pueden elegir otras opciones. Los elementos que
utilizaremos para el recordatorio ser:

Reproducir un sonido (requiere complemento QuickTime o

WindowsMedia)
Ttulo del navegador intermitente

CREAR CITAS:
Permite mostrar/ocultar la lista de zona horaria a la hora de introducir
una cita
Usar el Aadido Rpido al crear nuevas citas. Utilizar la ventana de
dilogo rpida al crear una cita.
Mostrar la lista de zonas horarias en la vista de citas. Mostrar la lista de
zona horaria a la hora de introducir una cita

PERMISOS:
Nota: Los usuarios indicados a continuacin deben estar en este sistema
de correo (ZIMBRA). Puedes utilizar la direccin de correo completa, o
simplemente el nombre de usuario.
Libre/Ocupado:
o Permitir a TODOS los usuarios ver mi informacin de estado
libre/ocupado.
o Permitir a ESTOS usuarios ver mi informacin de estado
libre/ocupado.
Invitaciones:
o Permitir a TODOS los usuarios invitarme a reuniones.
o Permitir a ESTOS usuarios invitarme a reuniones.

Recuerda que siempre que se realizan modificaciones hay que guardarlas

pulsando sobre el botn GUARDAR, mientras que si se quiere rechazar los
cambios introducidos, se pulsar CANCELAR.

4.8. Borrar calendario

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Para borrar un calendario se proceder de la siguiente forma:

Pulsar la pestaa Agenda en la zona izquierda, aparecer la lista de
calendarios disponibles
Hacer clic con el botn derecho sobre el calendario que se desea
eliminar
Pulsar la opcin Eliminar.

Aparecer una ventana de dilogo pidiendo confirmacin y confirmaremos

4.9. Imprimir calendario

Hacer clic sobre la pestaa Agenda.
Seleccionar el calendario que se desea imprimir.
Seleccionar la vista que se desea mostrar a la hora de imprimir.
Pulsar sobre el icono de la impresora.
Seleccionar impresora y Aceptar.