Texto.

Introduccin A La Teora General De La Administracin

Autor. Idalberto Chiavenato

Captulo 17
Teora De Sistemas

Objetivos

Posibilitar que el estudiante tenga una visin sistmica de las organizaciones o de algunos
aspectos de ellas.

Introducir los conceptos propios de sistemas y sus aplicaciones a la administracin, en especial

el de sistema abierto y el de intercambio con el ambiente.

Proporcionar una idea del enfoque sistmico de Katz y Kahn.

Dar una idea del enfoque sociotcnico de Tavistock.

Evaluar de modo crtico la teora de sistemas.

La Teora de Sistemas (TS), rama especfica de la Teora General de Sistemas (TGS), representa
la plenitud del enfoque sistmico en la TGA a partir de 1960.

Orgenes De La Teora De Sistemas

La teora general de sistemas surgi con los trabajos del bilogo alemn Ludwig von Bertalanffy,
publicados entre 1950 y 19681. La TGS no busca solucionar problemas ni proponer soluciones
prcticas, pero s producir teoras y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de
aplicacin en la realidad emprica. Los supuestos bsicos de la teora general de sistemas son:

Existe una ntida tendencia hacia la integracin en las diversas ciencias naturales y sociales.

Esta integracin parece orientarse hacia una teora de los sistemas.

Dicha teora de los sistemas puede ser una manera ms amplia de estudiar los campos no
fsicos del conocimiento cientfico, en especial las ciencias sociales.

Esa teora de sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los
universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproxima al objetivo de la
unidad de la ciencia.

Esto puede llevarnos a una integracin en la administracin cientfica.

Bertalanffy criticaba la visin del mundo fraccionada en diferentes reas como fsica, qumica,
biologa, psicologa, sociologa, etc. Estas son divisiones arbitrarias que presentan fronteras

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slidamente definidas, as como espacios vacos (reas blancas) entre ellas. La naturaleza no est
dividida en ninguna de esas partes.

La teora general de los sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden
describirse significativamente en trminos de sus elementos separados. La comprensin de los
sistemas slo ocurre cuando se estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias
de sus partes. El agua es diferente del hidrgeno y del oxgeno que la constituyen. El bosque es
diferente de cada uno de sus rboles.

La TGS se fundamenta en tres premisas bsicas2:

1. Los sistemas existen dentro de sistemas. Las molculas existen dentro de las clulas, las
clulas dentro de tejidos, los tejidos dentro de rganos, los rganos dentro de organismos y as
sucesivamente.

2. Los sistemas son abiertos. Esta premisa es consecuencia de la anterior. Cada sistema que se
examine, excepto el menor o el mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente
en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de intercambio infinito con
su ambiente, constituido por los dems sistemas.

3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Para los sistemas biolgicos y

mecnicos, esta afirmacin es intuitiva. Los tejidos musculares, por ejemplo, se contraen porque
estn constituidos por una estructura celular que permite contracciones para funcionar.

Nuestra rea de inters no es propiamente la TGS, sino las caractersticas y parmetros que ella
establece para todos los sistemas. En adelante, en vez de hablar de la TGS nos referiremos a la
teora de sistemas. El concepto sistema pas a dominar las ciencias y, en especial, la
administracin. Si se habla de astronoma, se piensa en el sistema solar; si el tema es fisiologa,
se piensa en el sistema nervioso, en el sistema circulatorio, en el sistema digestivo. La sociologa
habla de sistema social; la economa, de sistemas monetarios; la fsica, de sistemas atmicos, y
as sucesivamente. En la actualidad el enfoque sistmico es tan comn en administracin que no
se nos ocurre pensar que estamos utilizndolo en todo momento.

El holismo es la tesis que argumenta que algunas totalidades son mayores que la suma de sus
partes. Estas totalidades pueden ser organismos biolgicos, sociedades, obras de arte o
complejos tericos cientficos. En medicina, este enfoque sostiene que los organismos vivos y el
medio ambiente funcionan como un todo integrado.

El concepto de sistema permite una visin comprensiva, amplia y gestltica3 de un conjunto de

elementos complejos y les da una configuracin de totalidad. El anlisis sistmico permite que los
sistemas vivos, sean individuos u organizaciones, se analicen como "sistemas abiertos" que
continuamente intercambian materia/energa/informacin con el ambiente. La teora de sistemas
permite reconceptualizar los fenmenos dentro de un enfoque global para lograr la interrelacin e
integracin de aspectos son, la mayor parte de las veces, de naturaleza completamente diferente4.

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Concepto De Sistemas

La palabra sistema tiene muchas connotaciones: "Conjunto de elementos interdependientes e

interactuantes; grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. El ser humano, por
ejemplo, es un sistema que consta de varios rganos y miembros; slo cuando stos funcionan de
modo coordinado, el hombre es eficaz. De igual manera, se puede pensar que la organizacin es un
sistema que consta de varias partes interactuantes. En realidad, el sistema es "un todo organizado o
complejo; un conjunto o combinacin de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario"5.

1. Caractersticas de los sistemas

El concepto de sistemas se estudi en el captulo dedicado a la ciberntica. El aspecto ms

importante del concepto sistema es la idea de un conjunto de elementos interconectados para
formar un todo que presenta propiedades y caractersticas propias que no se encuentran en
ninguno de los elementos aislados. Es lo que denominamos emergente sistmico: una propiedad o
caracterstica que existe en el sistema como un todo y no en sus elementos particulares.

De la definicin de Von Bertalanffy6, segn la cual el sistema es un conjunto de unidades

recprocamente relacionadas, se deducen dos conceptos: propsito (u objetivo) y globalismo (o
totalidad). Esos dos conceptos reflejan dos caractersticas bsicas de un sistema.

1. Propsito u objetivo: todo sistema tiene uno o varios propsitos u objetivos. Las unidades o
elementos (u objetos), as como las relaciones, definen una distribucin que trata siempre de
alcanzar un objetivo.

2. Globalismo o totalidad: todo sistema tiene naturaleza orgnica; por esta razn, una accin que
produzca cambio en una de las unidades del sistema, muy probablemente producir cambios en
todas las dems unidades de ste. El sistema reaccionar globalmente ante cualquier estmulo
recibido en cualquier parte o unidad. En la medida que el sistema experimenta cambios, el ajuste
es sistemtico y continuo. Los cambios y los ajustes continuos originan dos fenmenos: la entropa
y la homeostasis7, que ya estudiamos en captulos anteriores.

Generalmente, el trmino sistema se utiliza en el sentido de sistema total. Los componentes

necesarios para la operacin de un sistema total se denominan subsistemas, formados por la
reunin de nuevos subsistemas ms detallados. As, tanto la jerarqua de los sistemas como el
nmero de subsistemas dependen de la complejidad intrnseca del sistema total. Los sistemas
pueden operar simultneamente, en serie o en paralelo. No hay sistemas fuera de un medio
especfico (ambiente): existen en un medio y son condicionados por l. El medio (ambiente) es
todo lo que existe afuera, alrededor de un sistema, y tiene alguna influencia sobre la operacin de
ste. Los lmites (fronteras) definen qu es el sistema y cul es el ambiente que lo envuelve.

2. Tipos de sistemas

Existe una gran diversidad de sistemas y una amplia gama de tipologas para clasificarlos, de

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acuerdo con ciertas caractersticas bsicas.

a. En cuanto a su constitucin, los sistemas pueden ser fsicos o abstractos:

- Sistemas fsicos o concretos: compuestos de equipos, maquinaria y objetos y elementos reales.

En resumen, estn compuestos de hardware8. Pueden describirse en trminos cuantitativos de
desempeo.

- Sistemas abstractos: compuestos de conceptos, planes, hiptesis e ideas. Los smbolos

representan atributos y objetos que muchas veces slo existen en el pensamiento de las personas.
En resumen, cuando se componen de software9.

En realidad, hay complementariedad entre sistemas fsicos y sistemas abstractos: los primeros
(mquinas, por ejemplo) necesitan un sistema abstracto (programacin) para operar y cumplir sus
funciones. Lo recproco tambin es verdadero: los sistemas abstractos slo se vuelven realidad
cuando se aplican en algn sistema fsico. Hardware y software se complementan. Es el ejemplo
de una escuela que necesita salones de clase, pupitres, tableros, iluminacin, etc. (sistema fsico),
para desarrollar un programa de educacin (sistema abstracto) o de un centro de procesamiento
de datos, donde el equipo y los circuitos procesan programas de instrucciones para computador.

b. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:

- Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el ambiente que los rodea, pues son
hermticos a cualquier influencia ambiental. Los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia
del ambiente ni influyen en ste. No reciben ningn recurso externo ni producen algo para enviar
afuera. En rigor, no existen sistemas cerrados, en la acepcin precisa del trmino. Los autores han
denominado sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es totalmente determinista
y programado, y operan con muy pequeo intercambio de materia y energa con el ambiente. El
trmino tambin es utilizado para los sistemas completamente estructurados, en que los
elementos y relaciones se combinan de manera peculiar y rgida para producir una salida
(resultado, producto) invariable. Son los llamados sistemas mecnicos, como mquinas y equipos.

- Sistemas abiertos: presentan relaciones de intercambio con el ambiente travs de entradas

(insumos) y salidas (productos). Los sistemas abiertos intercambian materia y energa con el
ambiente continuamente. Son eminentemente adaptativos, pues para sobrevivir deben
readaptarse constantemente a las condiciones del medio. Mantienen un juego recproco con las
fuerzas del ambiente, y la calidad de su estructura se optimiza cuando el conjunto de elementos
del sistema se organiza, aproximndose a una operacin adaptativa. La adaptacin es un proceso
continuo de aprendizaje y autoorganizacin.

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FIGURA 17.1 Modelo general de sistema abierto.

PARMETROS DE LOS SISTEMAS

El sistema se caracteriza por una serie de parmetros o constantes arbitrarias que determinan, por
sus propiedades, el valor y la descripcin dimensional de un sistema especfico o de un
componente del mismo. Los parmetros de los sistemas son: entrada o insumo (input);
procesamiento o transformacin (throughput); salida, resultado o producto (output); retroaccin,
retroalimentacin o retroinformacin (feedback); ambiente (environment).

FIGURA 17.2 Parmetros de un sistema.

Sistema Abierto

El sistema abierto mantiene un intercambio de transacciones con el ambiente y conserva

constantemente el mismo estado (autorregulacin), a pesar de que la materia y la energa que lo
integran se renuevan de modo continuo (equilibrio dinmico u homeostasis). El organismo
humano, por ejemplo, no puede considerarse una simple aglomeracin de elementos separados,
sino un sistema definido que posee integridad y organizacin. El sistema abierto, como el
organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre ste, alcanzando un estado de
equilibrio dinmico en ese medio. El modelo de sistema abierto es siempre un complejo de
elementos en interaccin y en intercambio continuo con el ambiente. Dentro de esa nueva
posicin, el enfoque sistmico tiene profundas repercusiones en la teora administrativa.

La categora ms importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Muchos autores
establecen analogas entre la empresa y los organismos vivos, destacando que la empresa
aumenta en tamao por el crecimiento de las partes, recibe elementos y los procesa en productos
o servicios. En este proceso hay una entrada y una salida, y un proceso intermedio necesario para
la vida. La empresa reacciona frente a su ambiente (ajustndose y adaptndose a el para
sobrevivir) y cambia sus mercados, productos, tcnicas, estructura. Hasta puede reproducirse en
empresas subsidiarias.

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TABLA 17.1 Resumen de las principales diferencias entre sistemas vivos y organizados.

Sistemas vivos (organismos) Sistemas organizados (organizaciones)

Nacen, heredan sus rasgos estructurales. Son organizados, adquieren su estructura

por etapas.

Mueren, su tiempo de vida es limitado. Pueden reorganizarse; tericamente tienen

vida ilimitada, pueden resurgir.

Tienen un ciclo de vida predeterminado. No tienen ciclo de vida definido.

Son concretos: el sistema puede Son abstractos: el sistema puede

describirse en trminos fsicos y qumicos. describirse en trminos psicolgicos y
sociolgicos.

Son completos: el parasitismo y la Son incompletos: dependen de la

simbiosis son excepcionales. cooperacin con otras organizaciones; sus
componentes son siempre intercambiables y
generalmente distribuibles.

La enfermedad se define como un disturbio El problema se define como un desvo de

en el proceso vital. las normas sociales.

La organizacin como sistema abierto

La descripcin del sistema abierto puede aplicarse a una organizacin empresarial. Una empresa
es un sistema creado por el hombre, la cual mantiene una interaccin dinmica con su ambiente,
sean los clientes, los proveedores, los competidores, las entidades sindicales, los rganos
gubernamentales o muchos otros agentes externos. Influye sobre el ambiente y recibe influencias
de ste. Adems, es un sistema integrado por diversas partes relacionadas entre s, que trabajan
en armona con el propsito de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organizacin como de
sus participantes.

En resumen, el sistema abierto "puede ser definido como un conjunto de partes en constante
interaccin (lo cual resalta la caracterstica de interdependencia de las partes) en un todo sinrgico
(el todo es mayor que la suma de las partes), orientado hacia determinados propsitos
(comportamiento teleolgico, es decir, orientado hacia los fines) y en permanente relacin de
interdependencia con el ambiente externo (entendida como la doble capacidad de influenciar el
medio externo y de ser influenciado por l)"10.

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Caractersticas de las organizaciones como sistemas abiertos

Las organizaciones poseen las caractersticas de los sistemas abiertos:

Comportamiento probabilstico y no determinista de las organizaciones

Como todos los sistemas sociales, las organizaciones son sistemas abiertos afectados por los
cambios producidos en sus ambientes, los cuales se denominan variables externas. El ambiente
no tiene, potencialmente, fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Por otra
parte, las consecuencias de los sistemas sociales son probabiIsticas y no deterministas. El
comportamiento humano nunca es totalmente previsible. Las organizaciones son complejas,
responden a muchas variables que no son totalmente comprensibles.

Las organizaciones como parte de una sociedad mayor constituida por partes menores

Las organizaciones se perciben como sistemas dentro de sistemas. Los sistemas son "complejos
de elementos colocados en interaccin"11. Como sistema, la organizacin est continuamente
sometida a un cambio dinmico y requiere un equilibrio. Cada organizacin est imbuida de los
valores dominantes de su ambiente. Los miembros de una organizacin son simultneamente
miembros de muchos otros grupos, que compiten entre s o mantienen una lealtad
complementaria. Su posicin de poder dentro de las organizaciones depende mucho de sus
relaciones con tales grupos12.

Interdependencia de las partes

La organizacin es un sistema social con partes interdependientes e interrelacionadas. "El sistema

organizacional comparte con los sistemas biolgicos la propiedad de una intensa interdependencia
de sus partes, de modo que un cambio en una de ellas provoca un impacto sobre las dems"13. Una
organizacin no es un sistema mecnico en donde una de las partes pueda ser cambiada sin que
haya un efecto concomitante sobre las dems. Ante la diferenciacin de las partes provocada por la
divisin del trabajo, stas necesitan ser coordinadas a travs de medios de integracin y control.

Homeostasis o "estado de equilibrio"

La organizacin slo puede alcanzar un "estado de equilibrio" cuando se presentan dos

condiciones: unidireccionalidad y progreso14.

1. Unidireccionalidad o constancia de direccin: a pesar de los cambios del ambiente o de la

empresa, el sistema contina orientado hacia el mismo fin.

2. Progreso con respecto al fin: el sistema mantiene, con relacin al fin deseado, un grado de
progreso que puede mejorarse cuando la empresa alcanza la condicin prevista con menor
esfuerzo y mayor precisin, y en condiciones de gran variabilidad.

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El "estado de equilibrio" de un sistema se alcanza cuando se dan las dos condiciones para lograr un
estado de equilibrio: unidireccionalidad y progreso, que pueden alcanzarse slo mediante el liderazgo y
el compromiso. Los miembros de una organizacin deben estar comprometidos con el objetivo final
que ellos deben alcanzar, incluso si sobrevienen emergencias y exigencias de mayores esfuerzos.

En tanto sistema abierto, la organizacin necesita conciliar dos procesos opuestos e

imprescindibles para su supervivencia:

1. Homeostasis: tendencia del sistema a permanecer esttico o en equilibrio, manteniendo su statu

quo interno.

2. Adaptabilidad: cambio en la organizacin del sistema, en su interaccin o en los estndares

necesarios para lograr un nuevo y diferente estado de equilibrio con el ambiente externo, pero
alterando su statu quo interno.

La homeostasis garantiza la rutina del sistema, mientras que la adaptabilidad lleva a la ruptura, al
cambio y a la innovacin. Rutina y ruptura, permanencia e innovacin, estabilidad y cambio son los
procesos que la organizacin debe llevar a cabo para garantizar su viabilidad.

Frontera o lmite

Es la lnea que demarca lo que est dentro y lo que est fuera del sistema. No siempre la frontera
de un sistema existe fsicamente. Los sistemas sociales tienen fronteras que se superponen. Es el
caso de un individuo que es miembro de dos organizaciones al mismo tiempo.

Las organizaciones tienen fronteras que las diferencian de los ambientes. Las fronteras varan en
cuanto al grado de permeabilidad: son lneas de demarcacin que pueden permitir mayor o menor
intercambio con el ambiente. Las transacciones entre organizacin y ambiente las llevan a cabo
elementos situados en las fronteras organizacionales, es decir, en la periferia de la organizacin.
La permeabilidad de las fronteras definir el grado de apertura del sistema al ambiente.

En la frontera se presenta la interfaz: rea o canal situado entre los diferentes componentes de un
sistema, a travs del cual se transfiere informacin o se realiza intercambio de materia, energa o
informacin.

Morfognesis

El sistema organizacional, a diferencia de los sistemas mecnicos y aun de los sistemas biolgicos,
tiene capacidad para modificar sus formas estructurales bsicas: propiedad morfognica de las
organizaciones que, segn Buckley15, es su principal caracterstica identificatoria. Una mquina no
puede cambiar sus engranajes y un animal no puede crear una cabeza adicional. Sin embargo, la
organizacin puede modificar su constitucin y estructura mediante un proceso ciberntico que
permite a sus miembros comparar los resultados deseados con los resultados obtenidos y detectar
los errores que deben corregirse para modificar la situacin.

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Modelos De Organizacin

Schein16 propone una relacin de los aspectos que una teora de sistemas debera considerar en la
definicin de organizacin:

La organizacin debe considerarse como un sistema abierto que interacta constantemente

con el ambiente, recibiendo materia prima, personas, energa e informacin y transformndolas
o convirtindolas en productos o servicios que se envan al ambiente.

La organizacin debe concebirse como un sistema con objetivos o funciones mltiples que
implican interacciones mltiples con el ambiente.

La organizacin debe verse como un todo constituido por muchos subsistemas que estn en
interaccin dinmica entre s. Se debe analizar el comportamiento de tales subsistemas, en vez
de estudiar cada uno de los comportamientos individuales.

Dado que los subsistemas son mutuamente dependientes, los cambios ocurridos en uno de
ellos probablemente afecten el comportamiento de otro o de los dems.

La organizacin existe en un ambiente dinmico que comprende otros sistemas. El

funcionamiento de determinada organizacin no puede comprenderse sin la consideracin
explcita de las demandas y limitaciones impuestas por el ambiente.

Los mltiples nexos entre la organizacin y su ambiente hacen difcil la explicacin clara de las
fronteras de cualquier organizacin.

A continuacin analizaremos dos modelos de organizacin: el de Katz y Kahn, y el sociotcnico de

Tavistock.

Modelo de Katz y Kahn

Katz y Kahn17 desarrollaron un modelo, mediante la aplicacin de la teora de sistemas y la teora

de las organizaciones. Segn el modelo propuesto por ellos, la organizacin presenta las
siguientes caractersticas tpicas de un sistema abierto:

La organizacin como sistema abierto

La organizacin como sistema abierto presenta las siguientes caractersticas:

Importacin (entradas): la organizacin recibe insumos del ambiente y necesita provisiones

renovadas de energa de otras instituciones, otras personas o del medio ambiente material.
Ninguna estructura social es autosuficiente ni se satisface a si misma.

Transformacin (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energa disponible. La

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organizacin procesa y transforma sus insumos en productos acabados, fuerza laboral

entrenada, servicios, etc.

Exportacin (salida): los sistemas abiertos exportan sus productos o resultados hacia el ambiente.

Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: "El funcionamiento de cualquier sistema
abierto consta de ciclos repetitivos de importacin-transformacin-exportacin. De estos tres
procesos sistmicos bsicos, la importacin y la exportacin son transacciones que involucran
al sistema con ciertos sectores de su ambiente inmediato; la transformacin (procesamiento)
ocurre dentro del mismo sistema18. De esta manera, las organizaciones reciclan
constantemente sus operaciones en el transcurso del tiempo.

Entropa negativa: la entropa es un proceso por el cual todas las formas organizadas tienden a
la extincin, a la desorganizacin, a la desintegracin y, finalmente, a la muerte. Para sobrevivir,
los sistemas abiertos necesitan detener el proceso a la muerte y reabastecerse de energa,
manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. Este proceso reactivo de obtencin
de reservas de energa se denomina entropa negativa o negentropa.

Informacin como insumo, retroalimentacin negativa y proceso de codificacin: los sistemas

vivos reciben insumos materia que contiene energa, a los que transforman o modifican
mediante el trabajo realizado. Sin embargo, reciben tambin insumos de carcter informativo
que proporcionan a la estructura seales sobre el ambiente y sobre su propio funcionamiento en
relacin con dicho ambiente. El insumo de informacin ms simple es la retroalimentacin
negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus desviras del camino correcto.
Cuando se interrumpe la retroalimentacin negativa, el estado de equilibrio del sistema
desaparece, en tanto que su frontera se desvanece, pues tal dispositivo permite que el sistema
se mantenga en la direccin correcta, sin absorber energa en exceso o sin gastarla demasiado.
El proceso de codificacin permite al sistema reaccionar selectivamente slo ante las seales
de informacin para las cuales est sintonizado. La codificacin es un sistema de seleccin de
entradas a travs del cual se rechazan o se aceptan los materiales y se incorporan a la
estructura. La confusin del ambiente se reduce a algunas categoras significativas y
simplificadas para el sistema.

Estado de equilibrio y homeostasis dinmica: el sistema abierto busca mantener cierta

constancia en el intercambio de energa (importada y exportada) con el ambiente para asegurar
su carcter organizacional y evitar el proceso entrpico. En este sentido, los sistemas abiertos
se caracterizan por un estado de equilibrio: aunque existe un flujo continuo de energa del
ambiente exterior y una continua exportacin de productos del sistema, la tasa de intercambio
de energa y las relaciones entre las partes no varan. El estado de equilibrio se observa con
claridad en el proceso homeosttico que regula la temperatura del cuerpo: las condiciones
externas de temperatura y humedad pueden variar, pero la temperatura del cuerpo permanece
igual. Sin embargo, aunque la tendencia ms simple del estado de equilibrio sea la
homeostasis, su principio bsico es la preservacin del carcter del sistema: el equilibrio casi
estacionario propuesto por Lewin. Segn este concepto, los sistemas reaccionan al cambio o lo

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anticipan mediante el crecimiento que asimila las nuevas entradas de energa en la naturaleza
de sus estructuras. Los altibajos de este ajuste continuo no siempre llevan el sistema a su nivel
original. De esta manera, los sistemas vivos presentan un crecimiento o expansin en el que
maximizan su carcter bsico, tomando ms energa que la que necesitan para su produccin
(salida), con el fin de garantizar su supervivencia y obtener algn margen de seguridad ms all
del nivel inmediato de existencia.

Diferenciacin: en tanto sistema abierto, la organizacin tiende a la diferenciacin, es decir, a la

multiplicacin y elaboracin de funciones, que significa tambin multiplicacin de roles y
diferenciacin interna. Los estndares difusos y globales se sustituyen por funciones ms
especializadas, jerarquizadas y altamente diferenciadas. La diferenciacin es una tendencia
hacia la elaboracin de una estructura.

Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, el cual plantea que
un sistema puede alcanzar el mismo estado final por diversos caminos, partiendo de condiciones
iniciales distintas. A medida que los sistemas abiertos desarrollan mecanismos reguladores
(homeostasis) para ajustar sus operaciones, puede reducirse la cantidad de equifinalidad. Sin
embargo, esta permanece: el sistema tiene ms de una manera para producir determinado resultado,
es decir, existe ms de un mtodo para conseguir un objetivo. El estado de equilibrio del sistema
puede alcanzarse a partir de condiciones iniciales diferentes y a travs de diversos medios.

Lmites o fronteras: como sistema abierto, la organizacin presenta lmites o fronteras, es decir,
barreras entre el sistema y el ambiente. Los lmites o fronteras definen el campo de accin del
sistema, as como su grado de apertura (receptividad de insumos) con relacin al ambiente.

Todos los sistemas sociales, incluidas las organizaciones, se fundamentan en actividades

estandarizadas de una cantidad de individuos. Estas actividades son complementarias o
interdependientes con respecto a alguna salida o resultado comn, y adems son repetitivas,
relativamente duraderas y se hallan relacionadas en el espacio y el tiempo. Mantener esta
actividad estandarizada requiere renovacin continua del flujo de energa que entra, lo cual est
garantizado en los sistemas sociales por el retorno de la energa del producto o resultado. El
sistema abierto no se agota porque puede importar energa del mundo que lo rodea; as, la
entropa es contrarrestada por la importacin de energa. El sistema vivo se caracteriza ms por la
entropa negativa que por la positiva. Es lo que los autores denominan negentropa.

Concepto de eficacia organizacional

Como sistemas abiertos, las organizaciones sobreviven solamente cuando son capaces de mantener
negentropa, es decir, importacin en todas las formas de cantidades de energa mayores que
las que devuelven al ambiente como producto. La razn es obvia. La entrada de energa en una
organizacin se invierte directamente y se mira como salida organizacional. Sin embargo, una parte
de la entrada incorporada es consumida por la organizacin. Para hacer el trabajo de transformacin,
la propia organizacin necesita ser creada y recibir energa para su mantenimiento; estas exigencias
se reflejan en la inevitable prdida de energa entre entrada y salida19.

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La eficiencia se refiere a la relacin entre las entradas de una organizacin que salen como producto
y las que son absorbidas por el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia
de la organizacin. La eficacia organizacional se relaciona con la medida en que se maximizan todas
las formas de rendimiento en la organizacin, lo cual est determinado por una combinacin de la
eficiencia de la organizacin como sistema y su xito en obtener condiciones ventajosas o las
entradas que necesita. La eficiencia pretende incrementos a travs de soluciones tcnicas y
econmicas, mientras que la eficacia busca la maximizacin del rendimiento de la organizacin por
medios tcnicos y econmicos (eficiencia) y por medios polticos (no econmicos).

La organizacin como un sistema de roles

Rol es el conjunto de actividades exigidas a un individuo que ocupa determinada posicin en una
organizacin. Los requisitos pueden ser familiares para el individuo, debido a su conocimiento del
proceso tcnico y la tarea de la organizacin o suborganizacin, o se los comunican los dems
miembros de la organizacin que dependen de su comportamiento en el rol para cumplir las
expectativas de sus propios cargos. Por tanto, puede decirse que la organizacin est constituida
por roles o por un conjunto de actividades que se espera de los individuos, as como por conjuntos
de roles o de grupos que se superponen, cada uno constituido por personas que tienen tales
expectativas frente a determinado individuo. La organizacin es una estructura de roles o, en otros
trminos, un sistema de roles.

Modelo sociotcnico de Tavistock

El modelo sociotcnico de Tavistock fue propuesto por socilogos y psiclogos del Instituto de
Relaciones Humanas de Tavistock20, con base en resultados de investigaciones realizadas por
ellos en minas de carbn inglesas y en empresas textiles hindes. La organizacin se concibe
como un sistema sociotcnico. Adems de considerarse como un sistema abierto en interaccin
constante con su ambiente, la organizacin tambin se plantea como un sistema sociotcnico
estructurado sobre dos subsistemas:

1. El subsistema tcnico, que comprende las tareas que van a desempearse, las instalaciones
fsicas, el equipo y los instrumentos utilizados, las exigencias de la tarea, los servicios y las
tcnicas operativas, el ambiente fsico y la manera como est dispuesto, as como la duracin de
las tareas. En resumen, el subsistema tcnico cubre la tecnologa, el territorio y el tiempo21.
Adems, es responsable de la eficiencia potencial de la organizacin.

2. El subsistema social, que comprende los individuos, sus caractersticas fsicas y psicolgicas,
las relaciones sociales entre los individuos encargados de la ejecucin de la tarea, as como las
exigencias de su organizacin tanto formal como informal en la situacin de trabajo. El
subsistema social transforma la eficiencia potencial en eficiencia real.

El enfoque sociotcnico concibe la organizacin como una combinacin de tecnologa (exigencias

de la tarea, ambiente fsico, equipo disponible) y subsistema social (sistema de relaciones entre
quienes realizan la tarea). El subsistema tecnolgico y el social se consideran en interaccin

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mutua y recproca, en que cada uno determina al otro, hasta cierto punto. La naturaleza de la tarea
influye en la naturaleza de la organizacin de las personas (pero no la determina), de la misma
manera como las caractersticas psicosociales de las personas influyen en el modo de
desempearse en cierto puesto de trabajo (pero no lo determinan).

FIGURA 17.3 El sistema sociotcnico.

El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque sociotcnico22 parte del supuesto de que
toda organizacin "importa" diversas cosas del ambiente y las utiliza en ciertos tipos de procesos
de "conversin" para luego "exportar" productos, servicios, etc., resultantes del proceso de
conversin. Las importaciones estn constituidas por informacin sobre el ambiente, materias
primas, dinero, equipo y personas involucradas en la conversin de algo que debe exportarse y
que cumple ciertas exigencias del ambiente. La tarea primaria de la organizacin es la que le
permite sobrevivir dentro de ese proceso cclico de:

Importacin. Adquisicin de materias primas.

Conversin. Transformacin de las importaciones en exportaciones.

Exportacin. Ubicacin de los resultados de la importacin y de la conversin.

Las organizaciones tienen una doble funcin: tcnica (relacionada con la coordinacin del trabajo e
identificacin de la autoridad) y social (referente a los medios de relacionar a las personas, para
lograr que trabajen juntas). El subsistema tcnico es el determinado por los requisitos tpicos de
las tareas que son ejecutadas por la organizacin. Varan mucho de una organizacin a otra: el
subsistema tcnico de una refinera de petrleo es completamente diferente del que se utiliza para
la fabricacin de automviles o el que corresponde a un hospital, una universidad, etc. El
subsistema tcnico es moldeado por la especializacin de los conocimientos y las habilidades
exigidas, los tipos de mquinas, equipos y materias primas utilizados, y por la distribucin fsica de
las instalaciones. Casi siempre, la tecnologa determina el tipo de entrada humana que necesita la
organizacin: cientficos e ingenieros para la tecnologa computacional avanzada, u obreros rasos
para la ejecucin de construcciones civiles. La tecnologa tambin es el factor principal en la
determinacin de la estructura organizacional y de las relaciones entre los servicios. Sin embargo,
el subsistema tcnico no puede considerarse aisladamente, pues es el responsable de la eficiencia
potencial de la organizacin. Adems del subsistema tcnico, toda organizacin posee en su

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interior un subsistema social. Ninguno de stos puede estudiarse por separado, sino en el contexto
de la organizacin total. Cualquier modificacin en uno de ellos repercutir en el otro.

FIGURA 17.4 Procesos de importacin-exportacin (entrada-procesamiento-salida).

Evaluacin Crtica De La Teora De Sistemas

De todas las teoras estudiadas hasta ahora, la teora de sistemas es la menos criticada, tal vez
porque la perspectiva sistmica parece estar de acuerdo con la preocupacin estructural-
funcionalista tpica de las ciencias sociales en la actualidad23. Incluso, la teora de sistemas evit
tratar los temas ignorados por las teoras behaviorista y estructuralista, procurando desarrollar slo
algunas de sus ideas. Con ello, los autores de la teora de sistemas se pusieron a salvo de crticas
de estructuralistas y behavioristas.

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Sin embargo, una evaluacin crtica de la teora de sistemas conduce a los siguientes aspectos:

1. Confrontacin entre teoras de sistema abierto y de sistema cerrado

El concepto de sistema se origina en diversas disciplinas cientficas, como la biologa y la

sociologa. Estas tienen un denominador comn: el llamado sistema abierto, que describe las
acciones e interacciones de un organismo en un ambiente. El sistema abierto "puede definirse
como un conjunto de partes en constante interaccin (lo que destaca la caracterstica de la
interdependencia de las partes), que constituyen un todo sinrgico (el todo es mayor que la suma
de sus partes) orientado hacia determinados propsitos (con un comportamiento teleolgico
orientado, en consecuencia, hacia fines) y en permanente relacin de interdependencia con el
ambiente externo (esta interdependencia debe entenderse como la doble capacidad de influenciar
el medio externo y ser influenciado por l)24.

Entre las implicaciones de la distincin del sistema abierto y sistema cerrado para la concepcin
moderna de la administracin, sobresalen las siguientes25:

a. La naturaleza dinmica del ambiente est en conflicto con la tendencia esttica de la

organizacin. En general, sta se halla constituida para autoperpetuarse o, en el peor de los
casos, para perpetuar su estructura, criterios, mtodos y metas, en vez de cambiar esos
elementos de acuerdo con las transformaciones del ambiente.

b. Un sistema organizacional rgido no podr sobrevivir si no consigue responder con eficacia a los
cambios continuos y rpidos del ambiente.

c. Un sistema abierto, como un club, un hospital o un gobierno, necesita garantizar que el

ambiente asimile sus productos. Por consiguiente, para garantizar su viabilidad, la organizacin
debe ofrecer al ambiente productos que ste necesite o, si fuera el caso, crearle la necesidad de
tales productos, pues slo as garantizar la continuidad del suministro de insumos y la asimilacin
de productos.

d. En consecuencia, el sistema necesita informacin constante y depurada del ambiente, no slo

en cuanto a la naturaleza de ese medio, sino tambin en cuanto a la calidad y cantidad de los
insumos disponibles y, en cuanto a la eficacia o adecuacin de los productos o respuestas de la
organizacin al ambiente. En sntesis, el sistema necesita retroalimentacin constante, depurada y
rpida, para autosostenerse y alcanzar sus propsitos.

Al contrariar este enfoque de sistema abierto, la vieja perspectiva de sistema cerrado ha llevado a
la teora general de la administracin a las siguientes distorsiones26:

a. El estudio y la prctica de la administracin conducen a una concentracin de reglas de

funcionamiento interno, a la apologa de la eficiencia como criterio primario de viabilidad
organizacional y, en consecuencia, al nfasis en procedimientos y no en programas.

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b. La perspectiva de organizacin como sistema cerrado es responsable de la insensibilidad de la

administracin tradicional a las diferencias entre ambientes organizacionales, y de la falta de
atencin a la dependencia entre la organizacin y su ambiente. Esto explica la transferencia
inadecuada y la importacin acrtica de ciertas soluciones y tcnicas que, aunque eficaces en otros
ambientes, no funcionarn en el nuestro. La premisa de la perspectiva de organizacin como
sistema cerrado, aparentemente lgica, afirma que las soluciones, los instrumentos y las tcnicas
son intransferibles, ya que el ambiente no establece la diferencia.

c. La perspectiva de organizacin como sistema cerrado desemboca en la insensibilidad hacia la

necesidad de cambios y adaptacin continua y urgente de las respuestas de la organizacin al
ambiente. Respecto de esto, en Brasil es considerable el nmero de organizaciones que viven
"mirando hacia el pasado" porque lograron grandes realizaciones, ofrecieron respuestas
importantes al ambiente en un determinado momento de su historia, se acomodaron y pasaron a
vivir "de las glorias del pasado", es decir, suean con los logros de hace 15 20 aos, sin
renovarse. En un ambiente donde la velocidad del cambio no sea tan grande, esas organizaciones
todava pueden sobrevivir durante algn tiempo; sin embargo, tendern a desaparecer a medida
que el ritmo del cambio se incremente, porque son innecesarias para el ambiente: sus productos
ya no satisfacen las necesidades, expectativas y solicitudes del contexto.

2. Caractersticas bsicas del anlisis sistmico

Las principales caractersticas de la moderna teora de la administracin, basada en el anlisis

sistmico, son las siguientes27:

Punto de vista sistmico: la moderna teora considera la organizacin como un sistema

constituido por cinco partes bsicas: entrada, proceso, salida, retroalimentacin y ambiente. La
TGS incluye todos los tipos de sistemas: biolgicos, fsicos y del comportamiento. Las ideas
sobre el control, la estructura, el propsito y los procesos operacionales de los sistemas,
provenientes de la TGS, la ciberntica y dems reas relacionadas, son importantes en la teora
administrativa moderna.

Enfoque dinmico: el nfasis de la teora moderna se hace en el proceso dinmico de

interaccin que ocurre dentro de la estructura de una organizacin. Este enfoque contrasta con
la visin clsica que destaca casi exclusivamente la estructura esttica. La teora moderna no se
aparta del nfasis en la estructura, sino que simplemente resalta el proceso de interaccin entre
las partes que ocurre dentro de la estructura.

Multidimensional y de mltiples niveles: la teora moderna considera la organizacin desde los

puntos de vista micro y macroscpico. La organizacin es macro cuando se estudia en su
ambiente (la sociedad, la comunidad o el pas); es micro cuando se analizan sus unidades
internas. La teora sistmica considera todos los niveles y reconoce la importancia de sus partes
como una Gestalt o totalidad; por tanto, reconoce la interaccin existente entre las partes
en todos los niveles. De all el efecto sinrgico que se presenta dentro de las organizaciones.

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Multimotivacional: la teora de sistemas reconoce que un acto puede ser motivado por muchos
deseos o razones. Las organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer
ciertos objetivos a travs de ellas. Estos objetivos no pueden reducirse a un objetivo nico,
como las utilidades.

Probabilstica: la teora moderna tiende a ser probabilstica. Sus frases estn saturadas de
expresiones como "en general", "puede ser", etc., lo cual demuestra que muchas variables
pueden explicarse en trminos hipotticos, y no con certeza.

Multidisciplinaria: la teora de sistemas es multidisciplinaria, ya que busca conceptos y tcnicas

de muchos campos de estudio, como la sociologa, la psicologa, la teora administrativa, la
economa, la ecologa, la investigacin de operaciones, etc. La teora moderna representa una
sntesis integradora de aspectos relevantes de todos los campos en el desarrollo de una teora
general de las organizaciones y la administracin.

Descriptiva: busca describir las caractersticas de las organizaciones y de la administracin. A

diferencia de las teoras ms antiguas, que eran normativas y prescritas, preocupadas por
sugerir qu hacer y cmo hacerlo, la teora moderna conforma con buscar y comprender los
fenmenos organizacionales, y deja al individuo la seleccin de objetivos y mtodos.

Multicausal: la teora moderna tiende a asumir que un evento puede ser causado por
numerosos factores interrelacionados e interdependientes. Este enfoque contrasta con las
teoras antiguas que presuponen causalidad simple (causa-efecto) y de factor nico. La teora
moderna reconoce la posibilidad de que los factores causales sean afectados a su vez, a travs
de la retroalimentacin, por fenmenos que ellos mismos causaron.

Adaptacin: uno de los principales puntos de vista de la teora administrativa moderna es su

visin de que la organizacin es un sistema adaptativo. Si una organizacin quiere mantenerse
como algo viable (continuar existiendo) en su ambiente, debe adaptarse continuamente a las
exigencias cambiantes de ste. La organizacin y su ambiente se perciben como
interdependientes y en continuo equilibrio dinmico, reagrupando sus partes, cuando es
necesario, frente al cambio. La teora moderna estudia la organizacin desde el punto de vista
ecolgico, como un sistema abierto que se adapta mediante un proceso de retroalimentacin
negativa para mantenerse como algo viable. La consecuencia de este enfoque adaptativo,
ecolgico, de las organizaciones es el nfasis en los resultados (output) de la organizacin, en
vez del nfasis en el proceso o las actividades de la organizacin, como hacan las antiguas
teoras. Hacer nfasis en la eficacia y no exclusivamente en la eficiencia.

3. Carcter integrador y abstracto de la teora de sistemas

Muchos autores consideran la teora de sistemas demasiado abstracta y conceptual y, por tanto, de
difcil aplicacin a situaciones gerenciales prcticas28. Aunque ha venido predominando con fuerza
en la teora administrativa y tiene "una aplicabilidad general en el comportamiento de diferentes tipos
de organizaciones e individuos en diferentes medios culturales"29, el enfoque sistmico es en esencia

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una teora general incluyente que cubre de manera amplia todos los fenmenos organizacionales. Es
una teora general de las organizaciones y de la administracin30, una sntesis integradora de los
conceptos clsicos, neoclsicos, estructuralistas, neoestructuralistas y de la teora del compor-
tamiento. Obviamente, debern examinarse algunas variables nuevas en este contexto. Sin
embargo, aunque el esquema ms amplio de este enfoque parezca virtualmente completo en su
integridad, an quedan por estudiar muchos detalles de la teora31.

4. El efecto sinrgico de las organizaciones como sistemas abiertos

Sinergia es el esfuerzo simultneo de varios rganos para cumplir una funcin comn. El efecto
sinrgico es el resultado ampliado de una organizacin, que puede diferir de la suma de los
insumos en cantidad o en calidad. La "aritmtica organizacional" puede dar un resultado como 2 +
2 = 5, o bien, 2 ms 2 unidades de insumo pueden producir 3, 4, 7, 13, A, X, Z unidades de salida.
Las unidades de salida pueden ser iguales, mayores o menores que las unidades de entrada.

En este sentido, las organizaciones producen valor a travs del efecto sinrgico. Los recursos
materiales, financieros y humanos cuando se consideran factores de produccin generan
riqueza a travs de la sinergia organizacional. La perspectiva sistmica muestra que la
organizacin debe administrarse como una totalidad compleja.

FIGURA 17.5 La organizacin como sistema abierto.

5. El "hombre funcional"

La teora de sistemas se basa en el concepto "hombre funcional", en contraste con los conceptos
homo economicus de la teora clsica, homo socialis de la teora de las relaciones humanas,
hombre organizacional de la teora estructuralista y hombre administrativo de la teora del
comportamiento. El individuo desempea un rol dentro de las organizaciones y se interrelaciona
con los dems individuos como un sistema abierto. En sus acciones, en un conjunto de roles,
mantiene expectativas en cuanto al rol de los dems participantes y procura darles a conocer las
suyas a los dems. Esta interaccin cambia o refuerza el rol. Las organizaciones son sistemas de
roles en las cuales los individuos actan como transmisores de roles y como protagonistas.

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6. Un nuevo enfoque organizacional

La perspectiva sistmica introdujo una nueva manera de apreciar los fenmenos. No slo en
trminos de amplitud, sino en cuanto al enfoque. El enfoque del todo y de las partes, de dentro y
de fuera, de lo general y de la especializacin, de la integracin interna y de la adaptacin externa,
de la eficiencia y de la eficacia. La visin gestltica y global de las cosas, que privilegia la totalidad
y sus partes componentes, sin despreciar lo que denominamos emergente sistmico: las
propiedades del todo que no aparecen en ninguna de sus partes. La visin del bosque y no slo de
cada rbol; la visin de la ciudad y no slo de cada uno de sus predios; la visin de la organizacin
y no slo de cada una de sus partes. En este nuevo enfoque organizacional, lo importante es ver
el todo y no cada parte por separado, para vislumbrar el emergente sistmico. Este emergente
sistmico posibilita que el agua sea diferente de sus elementos, hidrgeno y oxgeno.

Notas

1 L. von Bertalanffy, "The Theory of Open Systems in Physics and Biology", en Science, Vol. III, 1950, pp. 23-29; "General
Systems Theory: A New Approach to Unity of Science", en Human Biology, diciembre de 1951; "General Systems Theory", en
Yearbook of the Society for General Systems Research, 1956; General Systems Theory, Nueva York, George Brasilia, 1968.

2 F. K. Berrien, General and Social Systems, New Brunswick, N. J., Rutgers University Press, 1968.

3 La Gestalt es una corriente psicolgica cuya tesis principal afirma que "el todo es mayor que la suma de sus partes". El
todo no debe compararse con agregados adicionales.

4 F. E. Emery, Systems Thinking, Middlesex, Inglaterra, Penguin Books, 1972, p. 8.

5 Richard A. Johnson, Fremont E. Kast y fames E. Rosenzweig, "Designing Management Systems", en Management
Systems, Peter P. Schoderbeck, Nueva York, John Wiley & Sons, Inc., 1968, p. 113.

6 Ludwig von Bertalanffy, Teoria Geral dos Sistemas, op. cit.

"
7 James C. Miller, "Living Systems: Basic Concepts , en Behavioral Science, 10 de julio de 1965, p. 196.

8 Hardware: trmino del lenguaje de los computadores y de la literatura cientfica. No es traducible. Significa la totalidad de
los componentes fsicos de un sistema. Puede utilizarse con mayor restriccin para referirse al equipo, en oposicin al
trmino software.

9 Software: trmino no traducible que significa conjunto de programas e instrucciones de computacin. Puede utilizarse de
manera ms particular para significar manejo, funcionamiento, programacin.

10 Kleber T. Nascimento, "A Revoluo Conceptual da Administrao: Implicaes para a Formulao dos Papise
"
Funes Essenciais de Urn Executivo , en Revista de Administrao Pblica, Vol. 6 No. 2, abril-junio, 1972, p. 34.

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11 Ludwig von Bertalanffy, General Systems Theory, p. 33.

12 Bertram M. ross, As Empresas e sua Adminislrao. Um Enfoque Sistmico, Petrpolis, Ed. Vozes, 1973, p. 135.

13 Paul R. Lawrence y Jay W. Lorsch, Desenvolvimento Organizacional: Diagnslico e Ao, pp. 9-10.

14 James G. Miller, "Living Systems: Basic Concepts", en Behavioral Science, Vol. 10, julio de 1965, pp. 193-237 y 229; F.
E. Emery, op. cit., p. 9.

15 Walter Buckley, A Sociologia e a Moderna Teoria dos Sistemas, So Paulo, Ed. Cultrix, 1974, pp. 92-102.

16 Edgar H. Schein, Organizational Psychology, p. 95.

17 Daniel Katz y Robert L. Kahn, Psicologia Social das Organizaes, 1972, pp. 34-45.

18 lbd., p. 508.

19 Ibid., pp. 176-177.

20 Es el llamado modelo de Tavistock. Entre quienes lo propusieron se hallan A. K. Rice, The Enterprise and Its
Environment, Tavistock Publications, Londres, 1963; E E. Emery y E. L. Trist, "Sociotechnical Systems", en Management
Sciences: Models and Techniques, C. West Churchman y Michel Verhulst (Eds.), Pergamon Press, Nueva York, 1960.

21 Eric J. Miller, "Technology, Territory and Time: The Internal Differentiation of Complex Production Systems", en
Organization Structuring, H. Eric Frank (Ed.), Londres, McGraw-Hill Book Co., 1971, pp. 81-115.

22 A. K. Rice, Productivity and Social Organization: The Ahmedabad Experiment, Londres, Tavistock Publications, 1958.

23 Fernando C. Prestes Motta, Teoria Geral da Administrao - Uma Introduo. p. 78.

24 Kleber T. Nascimento, op.cit., pp. 5-52.

25 Ibid., p. 36.

26 Ibid., p. 37.

27 Herbert G. Hicks y C. Ray Gullett, Organizations: Theory and Behavior, Tokio, McGraw-Hill Kogakusha, Ltd., 1975, pp-
213-219.

28 William G. Scott y Terence R. Mitchell, Organization Theory: A Structural and Behavioral Analysis, Homewood, Ill.,
Richard D. Irwin, Inc., 1976, p. 67.

29 Walter Isard, General Theory, Cambridge, Mass., Massachusetts Institute of Technology Press, 1969, p. 494.

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30 John A. Beckett, Management Dynamics: The New Synthesis, Nueva York, McGraw-Hill Book Co., 1971, pp. 72, 159, 205.

31 Herbert G. Hicks y C. Ray Gullett, op. cit., pp. 219-220.

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