SST-MN-001-UDES Manual de Contratistas V 00

Sistema de Gestin
Seguridad y Salud en el Trabajo
Fecha: 11/08/2016
MANUAL DE CONTRATISTAS
SST-MN-001-UDES
Versin: 00 Pgina 1 de 48
TABLA DE CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN 2
1. PROPSITO 3
2. ALCANCE 3
3. PRINCIPIOS 3
4. POLTICA 5
4.1 POLTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 5
4.2 POLTICA AMBIENTAL 5
5. NORMATIVIDAD 6
6. DEFINICIONES 11
7. DESARROLLO DEL CONTENIDO 18
7.1 CONDICIONES GENERALES 18
7.2 REQUISITOS PARA CONTRATACIN 20
7.3 NORMAS DE SEGURIDAD PARA OBRAS, REPARACIONES
LOCATIVAS O ADECUACIN DE PUESTOS DE TRABAJO 22
7.4 NORMAS DE SEGURIDAD PARA EL PERSONAL DE FUMIGACIN 24
7.5 NOMAS DE SEGURIDAD PARA TRABAJOS EN ALTURA 25
7.6 NORMAS PARA EL MANTENIMIENTO DE EQUIPOS ELCTRICOS,
CAMBIO O MANTENIMIENTO DE LUMINARIAS 26
7.7 NORMAS DE SEGURIDAD PARA EL PERSONAL DE SERVICIOS DE
VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA 27
7.8 NORMAS DE SEGURIDAD PARA PERSONAL DE SERVICIOS DE
CAFETERA 28
7.9 OUTSOURCING (facilitadores de personal) 28
7.10 SERVICIO DE TRANSPORTE 29
7.11 REQUERIMIENTOS GENERALES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO PARA PERSONAS NATURALES 29
7.12 LINEAMIENTOS DE GESTIN AMBIENTAL PARA CONTRATISTAS 31
7.12.1 Gestin de los residuos slidos 31
7.12.2 Uso de productos qumicos (pinturas, lacas, solventes, entre
otros) 33
7.12.3 Uso racional del agua 35
7.12.4 Uso eficiente de la energa 36
7.12.5 Proteccin de la fauna y flora 36
7.12.6 Control de ruido y calidad del aire 37
8. SEGUIMIENTO 37
8.1 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 37
8.2 GESTIN AMBIENTAL 38
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 38
ANEXOS 39
ELABOR APROB
Esp. Viancy Yajaira Pinzn Pino REVIS Ing. Fredy Bayona Arenas
Coordinadora SST Equipo Calidad Administrativa y Financiera Director Administrativo
Milena Caldern
Gestora Ambiental
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INTRODUCCIN
Mediante el presente documento se establecen los requisitos mnimos de

Seguridad, Salud en el Trabajo y Gestin Ambiental y referenciacin del
documento Gua de Requisitos de Documentos para aprobacin presupuestal y
pagos VAF-GU-001-UDES, los cuales deben cumplir los Contratistas y sus
Subcontratistas. Estas especificaciones forman parte integral del contrato que
ejecuta el Contratista, pero no reemplazan las obligaciones de Ley que sean
aplicables, ni las especificaciones contenidas en la invitacin a proponer, el
contrato y/o la respectiva orden y en los dems anexos.
La Universidad de Santander UDES, cuenta con estndares cuyos requisitos y

procedimientos, se consideran aplicables a las actividades desarrolladas en el
marco de los contratos suscritos con sus Contratistas.
La Universidad de Santander UDES, invita a sus Contratistas y Proveedores, a

identificar riesgos, y a implementar buenas prcticas que servirn de referencia
para la verificacin y evaluacin del desempeo del Contratista.
En el desarrollo de este documento, entindase como Subcontratista a

toda persona natural o jurdica contratada o subcontratada por el Contratista,
distinta a sus empleados, para:
Ejecutar todo o parte del Objeto del contrato u orden.

Ejecutar actividades conexas, complementarias o accesorias
para el cumplimiento del objeto contractual.
El Contratista responder ante La Universidad de Santander UDES, por el

incumplimiento de los requisitos aqu incluidos y por los incumplimientos en los
que incurran sus Subcontratistas o Proveedores de bienes y servicios de acuerdo
con la normatividad vigente.
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Milena Caldern
Gestora Ambiental
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1. PROPSITO
Establecer los requisitos en Seguridad y Salud en el Trabajo y Gestin Ambiental,

para las empresas y personal Contratista y Subcontratista de la Universidad de
Santander UDES, acorde con las exigencias y normatividad vigente.
2. ALCANCE
Este documento determina los criterios generales relacionados con Seguridad,

Salud en el Trabajo y Gestin Ambiental, que deben cumplir todos los
Contratistas de La Universidad de Santander UDES y sus Subcontratistas,
cuando ejecuten actividades de riesgo en las instalaciones de la Universidad de
Santander UDES, en las sedes de Bucaramanga, Ccuta y Valledupar.
Las disposiciones aqu establecidas, son de obligatorio cumplimiento por parte

de los Contratistas y Subcontratistas, en la actividad contractual.
3. PRINCIPIOS
Los Contratistas, Subcontratistas y Proveedores de la Universidad de Santander,

en ejercicio de la actividad contractual, debern atender y aplicar los principios
rectores de la funcin administrativa y fiscal, previstos en la Constitucin Poltica
de Colombia y en la ley, as:
Principio de igualdad: los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores y

cualquier persona que intervenga en la actuacin contractual de la
Universidad, darn el mismo trato y garantas a las personas e
instituciones que intervengan en las actuaciones bajo su conocimiento.
Principio de imparcialidad: los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores

de la Universidad y cualquier persona que intervenga en la actuacin
contractual de la Universidad, debern actuar teniendo en cuenta que la
finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar el
cumplimiento de los intereses institucionales, sin tener en consideracin
factores de afecto o de inters particular y en general, cualquier clase de
motivacin subjetiva.
Principio de buena fe: los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores de

la Universidad y cualquier persona que intervenga en la actuacin
contractual de la Universidad, presumirn el comportamiento leal y fiel
de unos y otros en el ejercicio de sus competencias, derechos y deberes.
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Principio de moralidad: los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores de

contractual de la Universidad, est obligada a actuar con rectitud, lealtad
y honestidad.
Principio de participacin: la Universidad de Santander promover y

atender la iniciativa de los ciudadanos, organizaciones y comunidades,
encaminadas a intervenir en la actividad contractual.
Principio de responsabilidad: los Contratistas, Subcontratistas,

Proveedores de la Universidad y cualquier persona que intervenga en la
actuacin contractual de la Universidad, sern responsables de las
consecuencias por sus decisiones, omisiones o extralimitacin de
funciones, de acuerdo con la Constitucin, las leyes, reglamentos y
manuales.
Principio de coordinacin: los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores

de la Universidad y cualquier persona que intervenga en la actuacin
contractual de la Universidad, armonizarn sus actividades con las de
otros Contratistas, Subcontratistas y Proveedores de la Institucin en el
cumplimiento de sus cometidos.
Principio de eficacia: Los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores de

contractual de la Universidad, buscarn que los procedimientos logren su
finalidad y para el efecto, removern de oficio los obstculos puramente
formales, evitarn dilaciones o retardos y sanearn de acuerdo con la ley
y el presente manual.
Principio de economa: los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores de

contractual de la Universidad, procedern con austeridad y eficiencia,
optimizando el uso del tiempo y de los recursos, procurando el ms alto
nivel de calidad en sus actuaciones y la consecucin de los fines
institucionales.
Principio de celeridad: los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores de

contractual de la Universidad, impulsarn oficiosamente los
procedimientos, e incentivarn el uso de las tecnologas de la informacin
y comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con
diligencia, dentro de los trminos legales y sin dilaciones injustificadas.
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Principio de eficiencia: Los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores de

contractual de la Universidad, debern procurar el uso racional de los
recursos disponibles, con el objeto de satisfacer la totalidad de la
necesidad, sin que para ello sea necesario la designacin de ms
recursos.
4. POLTICA
4.1 POLTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
La UNIVERSIDAD DE SANTANDER, est comprometida con la prevencin y

promocin de la Seguridad y Salud en el Trabajo de todos sus empleados,
visitantes, Contratistas, Subcontratistas y usuarios, mediante la mejora continua
del sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo - SG-SST, as como el
compromiso de cumplir la legislacin nacional vigente aplicable en materia de
riesgos laborales y los dems requisitos en materia de seguridad y salud en el
trabajo que haya suscrito la Universidad; desarrollando acciones para la
prevencin y promocin de las condiciones de salud, reduciendo el impacto
generado en las condiciones de trabajo, y creando conciencia y cultura de
Autocuidado y Gestin del Riesgo en la poblacin laboral, con la participacin
activa del Comit Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. Para el control de
cualquier peligro potencial se proveer y mantendr ambientes de trabajos
sanos y seguros en los diferentes contextos laborales y se adoptarn medidas
necesarias para la conservacin de la salud y la identificacin y control de
factores de riesgo en la Universidad. Resolucin 004 de 2016.
4.2 POLTICA AMBIENTAL
La Universidad de Santander UDES - como institucin educativa comprometida

con el desarrollo humano y el mejoramiento de las condiciones ambientales,
asume con responsabilidad la incorporacin de la tica ambiental en la poltica
institucional de la sede principal en Bucaramanga, con proyeccin a sus sedes
en Ccuta, Bogot y Valledupar.
La UDES trabaja en la formacin de profesionales con criterios de sostenibilidad

y solidaridad humana, as como en la ejecucin de acciones de prevencin de la
contaminacin, enmarcada en el cumplimiento de los pactos mundiales, marco
legal ambiental y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales.
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En el marco de la responsabilidad social universitaria, la UDES se compromete

con la proteccin del medio ambiente y atiende el reto de transformacin social
mediante un sistema de formacin que involucra a todos los miembros de la
comunidad universitaria a travs de la educacin formal, no formal e informal.
En particular la Universidad de Santander se compromete con:
Desarrollar proyectos de investigacin en innovacin, ciencia y

tecnologa, orientados hacia el mejoramiento de las condiciones
ambientales de las zonas de influencia directa e indirecta.
Impartir una formacin ambiental integral en sus programas de educacin
superior.
Suministrar una apropiada formacin e informacin sobre temas
ambientales a los miembros de la comunidad universitaria.
Informar a la comunidad en general por diferentes medios sobre buenas
prcticas ambientales.
Promover y ejecutar proyectos de mejoramiento ambiental.
Prevenir, reducir y mitigar los impactos ambientales negativos, generados
en el curso de las actividades propias de la institucin.
Promover la conservacin y uso eficiente de los recursos naturales.
Desarrollar junto con los dems actores sociales: Estado, empresa y
sociedad civil, planes, proyectos y actividades que mejoren sus
actuaciones en el contexto ambiental, mediante programas de extensin
y/o consultora.
Sistematizar la evaluacin permanente de la ejecucin de la poltica
ambiental con fines de mejoramiento continuo.
5. NORMATIVIDAD
A continuacin se presentan las normas jurdicas vigentes, que soportan los

requerimientos en seguridad, salud en el trabajo y ambiental, que se plantean
en este documento para Contratistas de la Universidad de Santander UDES.
NORMA AO ENTIDAD DESCRIPCIN
Establece las normas para preservar,

Congreso de la
Ley 9, Ttulo III 1979 conservar y mejorar la salud de los
Repblica
individuos en sus ocupaciones.
Congreso de la Crea e implementa el nuevo sistema

Ley 100 1993
Repblica de seguridad social integral.
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Por la cual se dictan normas sobre la
Congreso de la organizacin, administracin y
Ley 776 2002
Repblica prestaciones del Sistema General de
Riesgos Profesionales.
Por la cual se dictan normas
prohibitivas en materia
Congreso de la
Ley 1252 2008 ambiental, referentes a los residuos
Repblica
y desechos peligrosos y se dictan
otras disposiciones
Por medio de la cual se instaura en
el territorio nacional la aplicacin del
comparendo ambiental a los
El Congreso de
Ley 1259 2008 infractores de las normas de aseo,
Colombia
limpieza y recoleccin de
escombros; y se dictan otras
disposiciones.
Por la cual se modifica el sistema de
riesgos laborales y se dictan otras
Ley 1562 2012 Congreso de Colombia
disposiciones en materia de salud
ocupacional.
Por la cual se establecen los
lineamientos para la adopcin de
Congreso de la una poltica pblica de gestin
Ley 1672 2013
Repblica integral de residuos de aparatos
elctricos y electrnicos (RAEE), y se
dictan otras disposiciones.
Determina la organizacin y
Decreto ley
1994 Ministerio de Gobierno administracin del Sistema General
1295
de Riesgos Profesionales.
Por el cual se dicta el Cdigo
Presidencia de la Nacional de Recursos Naturales
Decreto 2811 1974
Repblica Renovables y de Proteccin al Medio
Ambiente.
Por el cual se determinan las bases
Ministerio de Trabajo y para la organizacin y
Decreto 614 1984
Seguridad Social administracin de la salud
ocupacional en el pas.
Ministerio de Trabajo y Afiliacin al sistema general de
Decreto 1772 1994
Seguridad Social riesgos profesionales.
Por el cual se modifica la tabla de
clasificacin de actividades
Ministerio de Trabajo y
Decreto 1607 2002 econmicas para el sistema general
Seguridad Social
de riesgos profesionales y se dictan
otras disposiciones.
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Por el cual se reglamenta el manejo
Presidencia de la y transporte terrestre automotor de
Decreto 1609 2002
Repblica mercancas peligrosas por
carretera.
Afiliacin a riesgos profesionales de
Ministerio de la
Decreto 2800 2003 Contratistas y trabajadores
Proteccin Social
independientes.
Por el cual se reglamenta
parcialmente la prevencin y el
Presidencia de la
Decreto 4741 2005 manejo de los residuos o desechos
Repblica
peligrosos generados en el marco de
la gestin integral.
Por el cual se reglamenta el
Departamento de Gestin
Presidencia de la
Decreto 1299 2008 Ambiental de las empresas a nivel
Repblica
industrial y se dictan otras
disposiciones.
Por el cual se reglamenta la afiliacin
al Sistema General de Riesgos
Laborales de las personas
vinculadas a travs de un contrato
Ministerio de Salud y formal de prestacin de servicios
Decreto 723 2013
Proteccin Social con entidades o instituciones
pblicas o privadas y de los
trabajadores independientes que
laboren en actividades de alto riesgo
y se dictan otras disposiciones.
Por el cual se reglamenta la
Presidencia de la
Decreto 2981 2013 prestacin del servicio pblico de
Repblica
aseo.
Por el cual se reglamenta la gestin
Presidencia de la integral de los residuos generados
Decreto 351 2014
Repblica en la atencin en salud y otras
actividades.
Por el cual se dictan disposiciones
para la implementacin del Sistema
Decreto 1443 2014 Ministerio de Trabajo
de Gestin de la Seguridad y Salud
en el Trabajo (SG-SST).
Por el cual se reglamenta el servicio
Presidencia de la pblico de transporte terrestre
Decreto 348 2015
Repblica automotor especial y se adoptan
Decreto nico Reglamentario del
Decreto 1072 2015 Ministerio del Trabajo
Sector Trabajo.
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Por medio del cual se expide el
Ministerio de
Decreto nico Reglamentario del
Decreto 1076 2015 Ambiente y Desarrollo
Sector Ambiente y Desarrollo
Sostenible
Sostenible.
Establece algunas disposiciones
Resolucin Ministerio de Trabajo y
1979 sobre vivienda, higiene y seguridad
2400 Seguridad Social
en los establecimientos de trabajo.
Reglamenta la organizacin y
Resolucin Ministerio de Trabajo y funcionamiento de los comits de
1986
2013 Seguridad Social medicina, higiene y seguridad
industrial en los lugares de trabajo.
Determina los requisitos para la
1986 prestacin de servicios en salud
ocupacional.
Reglamenta la organizacin,
funcionamiento y forma de los
1989 programas de salud ocupacional que
deben desarrollar los patronos o
empleados del pas.
Resolucin Ministerio de Trabajo y Valores lmites permisibles para la
1990
1792 Seguridad Social exposicin ocupacional al ruido.
Modifica lo establecido en la
Resolucin Ministerio de Trabajo Resolucin 18575 correspondiente a
1990
7515 y Seguridad Social la prestacin de servicios de salud
ocupacional.
Obliga a las empresas a realizar
Resolucin Ministerio de Trabajo campaas de prevencin de frmaco
1992
1075 y Seguridad Social dependencia, alcoholismo y
tabaquismo.
Por medio de la cual se regula el
cargue, descargue, transporte,
almacenamiento y disposicin final
Resolucin Ministerio de de escombros, materiales,
1994
541 Ambiente elementos, concretos y agregados
sueltos, de construccin, de
demolicin y capa orgnica, suelo y
subsuelo de excavacin.
por la cual se adopta el manual de
El Ministerio del
Resolucin procedimientos para la gestin
2002 Medio Ambiente y el
1164 integral de los residuos hospitalarios
Ministerio de Salud
y similares
Ministerio de Por el cual se establece la norma
Resolucin
2006 Ambiente, Vivienda y Nacional de emisin de ruido y ruido
0627
Desarrollo Territorial ambiental.
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Por el cual se reglamenta la
Resolucin Ministerio de
2007 investigacin de incidentes y
1401 Proteccin Social
accidentes de trabajo.
Por la cual se establecen las normas
Ministerio de
y estndares de emisin admisibles
Resolucin Ambiente, Vivienda y
2008 de contaminantes a la atmsfera por
0909 Desarrollo Territorial
fuentes fijas y se dictan otras
disposiciones.
Por la cual se establecen los Sistemas
Ministerio de de Recoleccin Selectiva y Gestin
Resolucin
2010 Ambiente, Vivienda y Ambiental de Residuos de Pilas y/o
1297
Desarrollo Territorial Acumuladores y se adoptan otras
disposiciones.
Por la cual se establecen los Sistemas
Ministerio de
Resolucin de Recoleccin Selectiva y Gestin
2010 Ambiente, Vivienda y
1457 Ambiental de Llantas Usadas y se
Desarrollo Territorial
adoptan otras disposiciones.
Por la cual se establecen los sistemas
Ministerio de
Resolucin de recoleccin selectiva y gestin
2010 Ambiente, Vivienda y
1511 ambiental de residuos de bombillas y
Desarrollo Territorial
se adoptan otras disposiciones.
Por la cual se establecen los sistemas
Ministerio de de recoleccin selectiva y gestin
Resolucin
2010 Ambiente, Vivienda y ambiental de residuos de
1512
Desarrollo Territorial computadores y/o perifricos y se
adoptan otras disposiciones.
Por la cual se establece el
Resolucin Reglamento de Seguridad para
2012 Ministerio de Trabajo
1409 proteccin contra cadas en trabajo
en alturas.
Por la cual se establecen los
parmetros y los valores Lmites
Ministerio de mximos permisibles en los
Resolucin
2015 ambiente y desarrollo vertimientos puntuales a cuerpos de
0631
sostenible aguas superficiales y a los sistemas
de alcantarillado pblico y se dictan
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6. DEFINICIONES
Accidente de trabajo: es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con
ocasin del servicio contratado o prestado, y que produzca en la persona una
lesin orgnica, una perturbacin funcional, una invalidez o la muerte.
Actividad contractual: conjunto de tareas realizadas en el tiempo comprendido

entre la suscripcin del acta de inicio y el cierre del expediente contractual.
Acto o comportamiento inseguro: se refiere a todas las acciones humanas que

pueden causar una situacin insegura o incidente, con consecuencias para la
persona que realiza la actividad, la produccin, el medio ambiente y terceras
personas. Tambin el comportamiento inseguro incluye la falta de acciones para
informar o corregir condiciones inseguras.
Adicin contractual: modificacin contractual que obedece al cambio en las

condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del respectivo contrato.
AFP: Administradora de Fondos de Pensiones.
Ampliacin del plazo: hace referencia a una extensin en el tiempo que

inicialmente se haba acordado para la ejecucin del contrato. Esta categora
no implica necesariamente el cambio de las especificaciones tcnicas, precios
unitarios o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente
pactadas.
Anticipo: es una suma que se estipula en aquellos contratos que por su

naturaleza lo requieran, como lo es el contrato de obra, toda vez que el
Contratista para dar inicio al desarrollo del objeto contractual debe realizar la
contratacin y la adquisicin de maquinaria, materiales, entre otros y debe estar
amparado por la garanta correspondiente.
ARL: Administradora de Riesgos Laborales.
Aspecto ambiental: elementos de las actividades, productos o servicios de una

organizacin, que pueden interactuar con el medio ambiente, por ejemplo
puede involucrar una descarga, una emisin, consumo o reutilizacin de un
material o ruido.
ATEP: accidente de Trabajo y Enfermedad Laboral.
Acta: documento que suscribe el Contratista, el Interventor y/o Supervisor y el

ordenador del gasto, segn su alcance y finalidad, cuyo objeto es dejar
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constancia de un acto contractual o describir lo tratado en una reunin o visita,

mencionado las tareas y compromisos pactados e indicando el responsable de
cada uno de ellos y el plazo para su ejecucin.
Acta de inicio: documento que suscribe el Contratista, el Interventor y/o

Supervisor y el ordenador del gasto, en el que se dejar constancia de la fecha
de inicio de la ejecucin del contrato, la aprobacin de garantas, cuando a ello
haya lugar y la verificacin en general de los requisitos que se deben reunir para
la ejecucin del contrato.
Acta de suspensin: es el documento mediante el cual la Universidad,

representada por el ordenador del gasto, previo visto bueno del Supervisor y/o
Interventor y el Contratista, formalizan el acuerdo para suspender los plazos de
vigencia y ejecucin del contrato, por circunstancias sobrevinientes que
impongan el cese de su desarrollo.
Acta de reinicio: es el documento mediante el cual la Universidad, representada

por el ordenador del gasto, previo visto bueno del Supervisor y/o Interventor, y
el Contratista, formalizan el acuerdo para dar por terminado la suspensin y
reiniciar la ejecucin del contrato, previa modificacin de la vigencia de las
plizas como obligaciones a cargo del Contratista.
Acta de finalizacin: documento que debe suscribir el Contratista, Interventor

y/o Supervisor del contrato, en el que se dejar constancia del vencimiento del
plazo de ejecucin y el estado en el que se recibieron los bienes o servicios
contratados. En caso de que el Contratista no comparezca a la firma del acta o
se niegue a hacerlo, el Supervisor y/o Interventor deber (n) dejar constancia
de ello y presentar(n) en remplazo del acta, un informe que contenga lo
requerido para el acta de finalizacin.
Acta de pago parcial: es el documento que permite al contratante certificar al

Contratista el cumplimiento parcial de cada uno de los resultados pactados en
el contrato, para presentar al momento de un pago parcial sobre lo contratado;
la informacin relacionada en este documento, debe ser completa y diligenciada
por el Interventor y/o Supervisor del contrato; debe ser firmada por el
Interventor y/o Supervisor y el Contratista.
Acta de liquidacin: es el documento que permite al contratante certificar al

Contratista el cumplimiento de cada uno de los resultados pactados en el
contrato y que se presenta al momento de la liquidacin del contrato; la
informacin relacionada en este documento, debe ser completa y diligenciada
por el Interventor y/o Supervisor del contrato; debe ser firmada por el
Interventor y/o Supervisor y el Contratista.
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Caducidad: clusula excepcional que se aplica como sancin por incumplimiento

al Contratista, cuando se afecta de manera grave y directa la ejecucin del
contrato y se evidencia que puede conducir a la paralizacin del contrato y la
no ejecucin del mismo. Se declara mediante acto administrativo debidamente
motivado en el que se dar por terminado el contrato y se ordenar su
liquidacin en el estado en que se encuentre.
Centro de costo: es la unidad acadmica, administrativa o cualquier actividad,

proyecto o programa, con cargo a cuyo presupuesto se imputarn los egresos o
ingresos derivados del contrato, conforme a las reglas de desconcentracin y
rgimen presupuestal vigente en la Universidad.
Clase de riesgo: Codificacin definida por el Ministerio de Proteccin Social

mediante Decreto 1295 de 1994, para clasificar a las empresas de acuerdo con
la actividad econmica a la que se dedica.
Existen cinco clases de riesgo, as: Clase I Riesgo Mnimo, Clase II Riesgo Bajo,
Clase III Riesgo Medio, Clase IV Riesgo Alto y Clase V Riesgo Mximo.
Clusula penal: es una forma de regulacin contractual de los efectos del

incumplimiento de un contrato, bien sea para prevenirlo, para sancionarlo o para
indemnizarlo.
Contratista: es la persona natural o jurdica que mediante un acuerdo de

voluntades se obliga para con La Universidad de Santander - UDES a dar, hacer
o no hacer una actividad a cambio de una contraprestacin en dinero o en
especie.
Contratista: persona natural o jurdica, consorcio a unin temporal con quien se

celebra el respectivo contrato. El Contratista puede ser constructor, consultor,
Proveedor o prestador del servicio, entre otros, que se obliga a cumplir
determinada prestacin, segn las especificaciones del objeto del contrato, a
cambio de una contraprestacin.
Contrato de obra: contrato que se suscribe con un Contratista para la

construccin, mantenimiento, instalacin y en general para la realizacin de
cualquier trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea su
modalidad de ejecucin y pago.
Contrato de prestacin de servicios: contrato que se suscribe para apoyo a la

gestin administrativa y/o apoyo a las funciones misionales, se realizarn
cuando se trate de fines especficos.
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Contrato de suministro: contrato que se suscribe con un Proveedor para el

suministro de bienes o maquinaria con el fin de ejecutar proyectos relacionados
con el cumplimiento de la misin institucional.
Contrato interadministrativo: acuerdo de voluntades suscrito entre la

Universidad con otra entidad pblica a travs del cual cada una de las partes
pretende satisfacer sus necesidades o finalidades.
Contrato: acuerdo de voluntades celebrado por escrito entre la Universidad de

Santander y un Contratista, mediante el cual se adquieren y obligaciones de dar,
hacer o no hacer a cargo de las partes contratantes.
Convenio especfico: acuerdo de voluntades mediante el cual las partes

establecen compromisos determinados de cooperacin; estos acuerdos
generalmente se derivan de un convenio marco, sin perjuicio de que puedan
celebrarse en ausencia de este cuando haya la necesidad de desarrollar una
actividad especfica en un tiempo determinado.
Convenio marco: acuerdo de voluntades mediante el cual las partes establecen
compromisos e intenciones generales de cooperacin y se ejecutan a travs de
convenios especficos.
Convenio: acuerdo de voluntades, del cual se formaliza una relacin de

cooperacin de la Universidad, con otros entes estatales o con personas
jurdicas privadas, para el desarrollo conjunto de proyectos acadmicos, de
investigacin o extensin, cuando las actividades deban realizarse a riesgo
compartido, en virtud del esfuerzo conjunto de las partes, el cual puede estar
representado en dinero o en especie, incluido el aporte de talento humano,
informacin o conocimiento susceptible de valoracin econmica. Los
convenios podrn materializarse mediante acuerdos, memorandos, actas o
cartas de entendimiento.
Desempeo ambiental: resultados medibles de la gestin que hace una

organizacin de sus aspectos ambientales. En el contexto de los sistemas de
Impacto Ambiental, los resultados se pueden medir respecto a la poltica
ambiental, los objetivos y las metas ambientales de la organizacin y otros
requisitos de desempeo ambiental.
Elemento de proteccin personal (EPP): es el dispositivo diseado para evitar que

las personas que estn expuestas a un peligro en particular entren en contacto
directo con l. El equipo de proteccin evita el contacto con el riesgo pero no lo
elimina, por eso se utiliza como ltimo recurso en el control de los riesgos, una
vez agotadas las posibilidades de disminuirlos en la fuente o en el medio. Los
elementos de proteccin personal se han diseado para diferentes partes del
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cuerpo que pueden resultar lesionadas durante la realizacin de las actividades.

Ejemplo: casco, caretas de acetato, gafas de seguridad, protectores auditivos,
respiradores mecnicos o de filtro qumico, zapatos de seguridad, entre otros.
Enfermedad laboral: es todo estado patolgico permanente o temporal que

sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de actividades
que desempea el Contratista o Subcontratistas o del medio donde se realiza.
(Ajustada Decreto 1295 de 1994).
EPS: Entidad Promotora de Salud.
Factor de riesgo: es toda condicin generada en la realizacin de una actividad

que puede afectar la salud de las personas.
Garanta: mecanismo de cobertura de un riesgo por medio del cual se garantiza

el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de la entidad contratante
con ocasin de la prestacin de los ofrecimientos, contratos y su liquidacin, as
como los riesgos a los que eventualmente pueda estar expuesta la entidad
contratante derivados de la responsabilidad extracontractual que para ellas
pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus Contratistas y
Subcontratistas.
Gestion ambiental: parte del Sistema de Gestin de una Organizacin

empleada para desarrollar e implementar su poltica ambiental y gestionar sus
aspectos ambientales. Un sistema de gestin es un grupo de elementos
interrelacionados usados para establecer la poltica y los objetivos y para
cumplir e s t o s o b j e t i v o s . Incluye la estructura de la organizacin,
la planificacin de las actividades, las responsabilidades, las prcticas, los
procedimientos, los procesos y los recursos.
Higiene industrial: Comprende el conjunto de actividades destinadas a la

identificacin, evaluacin y control de los agentes y factores del ambiente que
puedan afectar la salud de las personas en el desarrollo de una actividad.
Identificacin de peligros: es el proceso para obtener informacin sobre los

peligros en los sitios en donde se realizar la actividad. Permite la
localizacin y evaluacin de los mismos, as como el conocimiento de la
exposicin a que estn sometidos los Contratistas y Subcontratistas.
(Ajustado definicin Panorama de Factores de Riesgo - Resolucin 1016 de
1989).
Impacto ambiental: cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso

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o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de

una organizacin.
Imprevistos: son eventos imprevisibles a los inicialmente contratados que deben

ser ejecutados por el Contratista, previo acuerdo del justo precio y en
concordancia con las especificaciones tcnicas.
Incidente: es el suceso acaecido en el curso de una actividad o en relacin

con esta, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas
involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daos a la propiedad
y/o prdida en los procesos.
Interventor del contrato: es la persona natural o jurdica, consorcio o unin

temporal contratada por la Universidad, para realizar el seguimiento tcnico,
administrativo, financiero, contable y jurdico del contrato principal y sus
adicionales, cuando dicha labor suponga conocimiento especializado sobre la
materia o la extensin del mismo lo justifique, a partir de la firma y
perfeccionamiento del mismo hasta su liquidacin definitiva.
Medio ambiente: entorno en el cual una Organizacin opera, incluyendo el aire,

el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y
sus interrelaciones.
Multa: la multa tiene por objeto apremiar al Contratista al cumplimiento de sus

obligaciones, mediante la imposicin de una sancin de tipo pecuniario en caso
de mora o de incumplimiento parcial.
Pago anticipado: es un pago realizado a favor del Contratista para la ejecucin

del contrato, al que se le efectan las retenciones que ordena la ley por concepto
de impuestos que graven dicho ingreso. Este pago se amortizar con la
ejecucin del contrato. En los eventos que el contrato termine por cualquier
causa sin que hubiese amortizado la totalidad del pago anticipado, el Contratista
deber reintegrar el pago anticipado no amortizado. El valor a entregar al
Contratista, a ttulo de pago anticipado, deber estar amparado por una
garanta, en los trminos previstos en el contrato.
Peligro: es una fuente o situacin con potencial de dao en trminos de lesin

o enfermedad, dao a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinacin
de estos. (NTCOHSAS 18001).
Plazo: perodo comprendido entre la fecha de iniciacin y el vencimiento del

trmino para la ejecucin del contrato o una de las etapas del contrato.
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Prevencin de la contaminacin: utilizacin de procesos, prcticas, tcnicas,

materiales, productos, servicios o energa para evitar, reducir o controlar (en
forma separada o en combinacin) la generacin, emisin o descarga de
cualquier tipo de contaminante o residuo, con el fin de reducir impactos
ambientales adversos. La prevencin de la contaminacin puede incluir
reduccin o eliminacin en la fuente, cambios en el proceso, producto o
servicio, uso eficiente de recursos, sustitucin de materiales o energa,
reutilizacin recuperacin, reciclaje, aprovechamiento y tratamiento.
Prevencin de riesgos: son las acciones tendientes a disminuir las posibilidades

de ocurrencia de un riesgo a partir de la preservacin de la salud de las
personas. (Ajustado Decreto 1295 de 1994 ahora Ley 1562 de 2012).
Programas ambientales: documentos que se encuentran dentro del plan de

accin ambiental de la universidad de Santander UDES, y que tienen como
finalidad garantizar el cumplimiento de la legislacin ambiental y velar por un
ambiente sano y seguro para la comunidad universitaria. Dichos programas
comprenden gestin de residuos slidos peligrosos y no peligrosos, uso racional
del agua, uso racional de la energa, manejo de productos qumicos, calidad de
aire y control de ruido.
Residuo o desecho: es cualquier objeto, material, sustancia, elemento o

producto que se encuentra en estado slido o semislido, o es un lquido o gas
contenido en recipientes o depsitos, cuyo generador descarta, rechaza o
entrega porque sus propiedades no permiten usarlo nuevamente en la actividad
que lo gener o porque la legislacin o la normatividad vigente as lo estipula.
(Decreto 4741 de 2005).
Riesgo potencial: es el riesgo de carcter latente susceptible de causar

dao a la salud cuando fallan o dejan de operar los mecanismos de control.
(Decreto 614 de 1984).
Riesgo: es la combinacin de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que

ocurra un evento peligroso. (NTC-OHSAS 18001).
Seguridad industrial: comprende el conjunto de actividades destinadas a la

prevencin, identificacin y control de las causas de los accidentes en los
lugares de trabajo. (Decreto 614 de 1984).
Subcontratista: para efectos de este documento, es cualquier persona natural o

jurdica que realiza actividades en la Universidad de Santander a travs de una
relacin contractual con otra persona natural o jurdica, que haya celebrado un
contrato u orden contractual con la Universidad de Santander, siempre y cuando
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est debidamente autorizado en el contrato y/o con posterioridad mediante

comunicacin escrita y previa de la Universidad.
Supervisor del contrato: el servidor de la Universidad, que ha sido designado por

el ordenador del gasto cuando no se requiera conocimientos especializados o
cuando el funcionario de la universidad posea los conocimientos necesarios para
realizar el seguimiento del contrato, con apoyo de las diferentes unidades
asesoras de la Universidad.
Suspensin: interrupcin por un tiempo determinado de la ejecucin del

contrato.
Trabajos adicionales: son aquellos que por su naturaleza pueden ejecutarse con
las especificaciones originales del contrato o variaciones no sustanciales de los
mismos y en donde todos los tems tengan precios unitarios pactados. La
Universidad podr ordenar por escrito trabajos adicionales y el Contratista
estar en la obligacin de ejecutarlos. No se podr ejecutar trabajo adicional
alguno que no est autorizado previamente por el Interventor o Supervisor.
Trabajos complementarios: se entiende por trabajo u obra complementarios, los

que no estn incluidos en las condiciones originales del contrato.
Valor final del contrato: suma de todos los pagos y deducciones efectuadas al
Contratista, en el momento de hacer la liquidacin del contrato incluyendo los
reajustes.
7. DESARROLLO DEL CONTENIDO
7.1 CONDICIONES GENERALES
Todos los Contratistas y Subcontratistas mientras adelanten actividades dentro

de las instalaciones de la Universidad de Santander UDES, deben:
1. Mantener los documentos que garanticen sus pagos de la seguridad social:

EPS, ARL y AFP y facilitarlos en el momento que se requieran.
2. Portar carn, uniforme y/o dotacin, que lo acredite como trabajador de la

empresa Contratista o Subcontratista.
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3. Informar y registrar todos los elementos y equipos de trabajo que ingrese a

la Institucin en la oficina de Activos Fijos.
4. Respetar todas las normas establecidas por la Universidad de Santander en

lo relacionado con autorizaciones de ingreso, control de entradas y salidas y
las que la Universidad exija.
5. Conocer y aplicar las normas y procedimientos de trabajo seguro,

establecidos en el presente documento.
6. Conocer y aplicar los programas ambientales establecidos por la Universidad

de Santander UDES, informacin que se ha relacionado en este documento.
7. Conocer los procedimientos en casos de emergencia existentes en el lugar

de trabajo y obedecer cualquier orden de evacuacin que se d en el rea.
8. Reportar al Supervisor del contrato, cualquier peligro detectado durante su

labor o cualquier novedad que se presente con su personal.
9. Usar ropa adecuada y los elementos de proteccin personal requeridos y

especficos para las actividades a desarrollar en las instalaciones de la
Universidad de Santander. Estos elementos de proteccin deben cumplir con
las especificaciones tcnicas exigidas por la normatividad vigente.
10.La maquinaria, los equipos y herramientas a ser utilizados para la ejecucin

del objeto del contrato u orden por parte del Contratista, debern tener un
programa de mantenimiento e inspeccin, que asegure permanentemente
las buenas condiciones de los mismos.
11.En caso de ocurrencia de un accidente laboral de uno de sus trabajadores,
ser responsabilidad del Contratista reportarlo a su Administradora de
Riesgos Laborales (ARL) y seguir el procedimiento de su investigacin
correspondiente como lo establece la Ley. As mismo, deber informar a la
coordinacin y/o auxiliar de seguridad y salud en el trabajo de la Universidad
de Santander sobre el evento, para adelantar el procedimiento interno de su
investigacin y las medidas requeridas.
12.La Universidad de Santander, es un espacio libre de humo de tabaco, por lo

tanto se prohbe al personal fumar, consumir alcohol o sustancias
psicoactivas en las instalaciones.
13.Cumplir con los lineamientos ambientales estipulados en este documento,

con el propsito de proteger y conservar el medio ambiente, utilizando de
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manera racional los recursos naturales y minimizando los posibles impactos

negativos al ambiente.
14.Los anexos 1, 2 y 3, sern los formatos que se apliquen para la realizacin de

la verificacin de los requerimientos en materia de Seguridad y Salud en el
trabajo para personas naturales, jurdicas; as como, la verificacin de los
requerimientos en trabajos en alturas y el seguimiento en materia de Gestin
Ambiental.
15.Todo Contratista deber realizar los trmites administrativos establecidos en

la gua de requisitos de documentos para aprobacin presupuestal y pagos
VAF-GU-001-UDES, desde su inters en hacer parte de los Proveedores
institucionales, realizando la inscripcin hasta la entrega de obra o servicio
contratado y finalizando con su pago; esta gua contiene toda la
documentacin legal exigida por la Institucin para la inscripcin y pago de
los servicios contratados.
7.2 REQUISITOS PARA CONTRATACIN
Se deben tener en cuenta para la contratacin de terceros para la ejecucin de

actividades en las instalaciones de La Universidad de Santander UDES, lo
siguiente:
1. El Contratista deber conocer, entender, comunicar y cumplir con la Poltica

del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud en el Trabajo y Gestin Ambiental
de La Universidad de Santander. El Contratista debe asegurar y documentar el
cumplimiento de la misma durante la ejecucin del contrato u orden en todos
los niveles de su organizacin. La poltica est en el presente documento, para
su revisin y cumplimiento y en caso de subcontratacin, deber hacerla cumplir
a sus subcontratistas.
2. El Contratista certificar la existencia de una Matriz de Riesgos, que posee

una continua identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin
de controles para la ejecucin del Objeto del contrato u orden en el cual debe
contemplar a sus Subcontratistas. Este documento debe ser presentado al
Supervisor del contrato al momento de presentar su propuesta de servicios.
Dicha Matriz de Riesgos debe elaborarse y mantenerse actualizada conforme a
la metodologa adoptada por el Contratista.
El Contratista est obligado a evaluar los cambios en diseos, procedimientos,

personal, condiciones de trabajo e identificar los riesgos asociados para
establecer los controles necesarios que permitan el manejo del cambio en forma
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adecuada.
El Contratista debe demostrar durante la ejecucin del Contrato u orden, que ha

implementado las medidas de control de riesgos y que evala su eficacia. Esta
informacin debe ser presentada al Supervisor del contrato en las actas de
avance y liquidacin de contrato.
La Universidad de Santander, podr realizar verificaciones de este requisito.
3. Los Contratistas deben garantizar la idoneidad y experiencia de los

trabajadores, de acuerdo con la actividad a ejecutar en las instalaciones de la
Universidad de Santander.
4. Los Contratistas deben garantizar la afiliacin y cotizacin al Sistema de

Seguridad Social (EPS, ARL, AFP) de todos los trabajadores y Subcontratistas que
estarn en las instalaciones de la Universidad de Santander.
5. El Contratista deber demostrar la implementacin y funcionamiento del

Sistema de Gestin en Seguridad y Salud en el Trabajo, o el diseo del mismo,
segn corresponda de acuerdo con el Decreto 1607 de 2002 del Ministerio de
Trabajo y el Decreto 2090 de 2003, la Resolucin 1016 de 1989, la Ley 1562 de
2012 y el Decreto 1443 de julio de 2014.
6. Los Contratistas debern suministrar a sus trabajadores, los elementos de

proteccin requeridos para la actividad a ejecutar, los cuales deben cumplir con
las calidades y especificaciones tcnicas exigidas por la normatividad vigente.
7. El Contratista debe poseer y/o diligenciar a travs de sus Supervisores o

Coordinadores, los permisos especiales que se requieren para los casos de
trabajos de alto riesgo, como son los trabajos en altura (mayor de 1,50 m sobre
el nivel del piso) certificado de aptitud mdica (Resolucin 1409 de 2012,
artculo 3 Numeral 1), en espacios confinados, trabajos en circuitos o sistemas
elctricos o trabajos de corte y soldadura (Artculo 112, 181, 182, 549, 553 y
558 de la Resolucin 2400 de 1979).
El Contratista conforme al modelo de formato adoptado por l, debe diligenciar

el correspondiente permiso de trabajo antes de iniciar la labor y mantener dicho
permiso diligenciado y firmado para facilitarlo cuando lo requieran los
funcionarios de la Universidad de Santander.
8. Durante la ejecucin del contrato, el Contratista deber cumplir con las
normas reglamentarias que sobre Seguridad y Salud en el Trabajo y
Gestin Ambiental que establezca la Universidad de Santander.
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9. Es responsabilidad del Contratista garantizar las condiciones de seguridad

de su personal, as como de los equipos propios o de La Universidad de
Santander que tengan en uso para sus actividades, para esto deber disponer
de procedimientos estandarizados para las actividades de alto riesgo y
garantizar mecanismos de verificacin.
10. El Contratista y sus Subcontratistas debern contar con programas de

induccin y entrenamiento para su personal alineados a los riesgos inherentes
a la actividad de la empresa. El Contratista mantendr disponible en caso de ser
requeridos, los registros de asistencia del personal a la induccin.
11. El Contratista y sus Subcontratistas, debern mantener disponibles los

certificados mdicos y el listado de recomendaciones y restricciones de sus
trabajadores, con sus programas de vigilancia y monitoreo cuando lo ameriten.
Las evaluaciones mdicas ocupacionales (Ingreso, Peridicas, Pos Incapacidad),
deben realizarse a todo el personal, dando cumplimiento a la ley, en especial la
Resolucin 2346 de 2007 del Ministerio de la Proteccin Social (hoy Ministerio
del Trabajo).
12. La Universidad de Santander, podr suspender la ejecucin del contrato u

orden, si el Contratista y la actividad desarrollada no se ajustan a las normas de
seguridad establecidas o a los estndares establecidos por las normas tcnicas
o a la normatividad legal. La Coordinacin de Seguridad y Salud en el Trabajo
y/o el auxiliar en seguridad y salud en el trabajo enva una comunicacin al
Contratista por correo electrnico, con el fin de tomar las medidas correctivas y
realizar las oportunidades de mejora propuestas, de tal manera que se cumplan
con los requerimientos.
7.3 NORMAS DE SEGURIDAD PARA OBRAS, REPARACIONES LOCATIVAS O

ADECUACIN DE PUESTOS DE TRABAJO
La verificacin de las normas de seguridad ser realizada por el Supervisor del

contrato, en caso de requerir apoyo, solicitar por escrito a la Coordinacin de
Seguridad y Salud en el trabajo y/o al auxiliar en Seguridad y Salud en el Trabajo,
apoyo en esta revisin.
El Contratista debe garantizar que sus empleados cumplan con los siguientes
parmetros de seguridad:
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1. Antes de iniciar el trabajo el Contratista debe verificar que se cumplan las

siguientes condiciones:
rea de trabajo ordenada y limpia

Elementos de proteccin personal adecuados a la tarea, en buen estado
y limpios
Iluminacin adecuada
Superficies secas y despejadas
Elementos y equipos de trabajo en buen estado
2. Sealizar y aislar debidamente las reas de trabajo, que impliquen riesgo

para las personas que puedan transitar por el rea.
3. Reportar de inmediato al Interventor del contrato cualquier condicin

insegura o que pueda generar accidentes.
4. Utilizar los elementos de proteccin personal requeridos para la tarea a

realizar y exigidos por la Universidad de Santander.
5. Si utiliza equipos elctricos, verificar que al terminar la labor queden

completamente apagados y desconectados.
6. No sobrecargar los enchufes ni las multi-tomas elctricas.
7. No se permiten reparaciones de los equipos en las reas de trabajo.
8. Asegurar que el rea de trabajo est completamente despejada de objetos u

obstculos que puedan causar resbalones o tropiezos.
9. En el caso de trabajos de alto riesgo, como trabajos en altura (mayor a

1,50 m sobre el nivel del piso), en espacios confinados, trabajos de corte y
soldadura y trabajos en circuitos o sistemas elctricos, debe elaborarse
previamente el respectivo permiso de trabajo, diligenciado y firmado por el
Contratista. De conformidad con la Resolucin 1409 de 2012 y dems normas
asociadas, todo Contratista que desarrolle trabajos en altura debe contar con un
programa de proteccin contra cadas que incluya la disponibilidad en sitio de
los elementos y sistemas de proteccin, el plan de rescate y la competencia
certificada del personal que desarrolla dichas actividades.
10. Una vez terminada la jornada o el trabajo requerido, debe dejar el rea de
trabajo totalmente despejada y limpia.
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11. Llevar a cabo todas las acciones planteadas en los protocolos establecidos
por el Proveedor y/o Contratista en el desarrollo de obras, reparaciones locativas
o adecuaciones de puestos de trabajo.
7.4 NORMAS DE SEGURIDAD PARA EL PERSONAL DE FUMIGACIN
1. No se debe iniciar ningn tipo de fumigacin en La Universidad de Santander,

sin contar previamente con el aval de la Coordinacin o el Auxiliar de Seguridad
y Salud en el Trabajo, adems de coordinar con el administrador del contrato u
orden, las condiciones de prevencin de las reas o del personal:
a. Verificar que en el interior del lugar, no haya ninguna persona, excepto

quien verifica la ejecucin de la labor teniendo en cuenta que debe
permanecer con proteccin respiratoria.
b. Luego de aplicado el tratamiento, debe respetarse el tiempo de

exposicin y aireacin, para garantizar la eficacia del producto y
preservar la salud de las personas.
c. No permitir el acceso al rea de trabajo a personas ajenas, as como de

personal que supervise o pretenda observar, sino cuenta con el equipo
de proteccin necesario.
2. Cuando se realice la fumigacin, aspersin, nebulizacin, atomizacin o

desinfeccin (segn corresponda), se debe verificar el buen estado de sus
elementos de proteccin personal necesarios como son: botas de caucho media
caa, guantes de nitrilo o caucho, respirador para gases y vapores orgnicos,
proteccin visual, overol enterizo, para evitar con ello exponerse a la accin
directa del producto.
3. Es importante que tanto la preparacin del producto como su aplicacin, se

realicen utilizando obligatoriamente los elementos de proteccin establecidos.
4. Previo a la fumigacin se debe asegurar el buen estado de los equipos y
elementos de trabajo como mquina aspersora, cebadores, mangueras,
boquillas, entre otros.
5. Ubicar la sealizacin y demarcacin correspondiente al aislamiento del rea

de trabajo.
6. Garantizar el cumplimiento de las instrucciones de mezcla y uso del producto

recomendado por el fabricante o formulador, que aparecen en la etiqueta
adherida o litografiada en el envase o empaque.
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7. Se prohbe al personal fumigador, fumar, comer o beber en las instalaciones

de la Universidad de Santander durante la fumigacin.
8. Al finalizar la actividad, debe retirar todos los elementos que utiliz en la

fumigacin.
7.5 NORMAS DE SEGURIDAD PARA TRABAJOS EN ALTURA
Para realizar el trabajo en altura es necesario ejecutarlo en ptimas condiciones

de seguridad y salud laboral. La puesta en prctica de las medidas preventivas,
ayuda a eliminar situaciones que conlleven un riesgo para la salud de los
trabajadores.
1. Si la labor se realiza superando una altura de 1,50 m. sobre un nivel inferior,

segn lo estipulado en el Reglamento de Seguridad para Proteccin contra
Cadas en Trabajo en Alturas, el Contratista est en la obligacin de tener
implementado un programa de Trabajo en Alturas que cumpla los parmetros
establecidos en la Resolucin 1409 de 2012.
2. Todos los trabajadores que ejecuten trabajo en alturas a ms de 1,50 m de

altura sobre un nivel inferior, deben contar con un certificado de competencia
laboral vigente para proteccin contra cadas en trabajo en alturas, o certificado
de capacitacin vigente.
3. De conformidad con la Resolucin 1409 de 2012 y dems normas asociadas,

todo Contratista que desarrolle trabajos en altura debe contar con un programa
de proteccin contra cadas que incluya la disponibilidad en sitio de los
elementos y sistemas de proteccin, el plan de rescate y la competencia
certificada del personal que desarrolla dichas actividades.
4. Todos los trabajadores que ejecuten labores a ms de 1,50 m de altura sobre

un nivel inferior deben disponer de todos los elementos de proteccin contra
cadas exigidos por la Resolucin 1409 de 2012, en perfecto estado.
5. El Contratista conforme al modelo de formato adoptado por l, debe

diligenciar el correspondiente permiso de trabajo antes de iniciar la labor y
mantener dicho permiso diligenciado y firmado para facilitarlo cuando lo
requieran funcionarios de la Universidad de Santander - UDES. Los
permisos de trabajo deben renovarse, cuando el trabajo en altura se
suspende por ms de una hora o cuando las condiciones del rea o del ambiente
de trabajo hayan cambiado.
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6. No se permitir trabajar en alturas si el trabajador se encuentra slo. Los

trabajos en alturas SIEMPRE deben realizarse con acompaamiento del
Coordinador de trabajo en Alturas.
7. Se debe inspeccionar el rea donde se va a realizar la labor para verificar

que no existan condiciones de riesgo adicionales.
8. Los trabajadores deben sealizar y delimitar el rea de realizacin del trabajo

en altura, para evitar el paso o acercamiento de personal por el rea.
9. Las escaleras y/o andamios que se utilicen deben ser certificados por un ente
certificador autorizado, y estar en ptimo estado.
10. Se debe reportar cualquier evento que se presente durante el desarrollo de

la labor en altura al Supervisor del contrato, y este a su vez a la Coordinacin
de seguridad y salud en el trabajo y/o al auxiliar en seguridad y salud en el
trabajo.
11. Una vez concluya la jornada de trabajo, se debe dejar el rea totalmente
aseada y libre de elementos de trabajo utilizados.
por el Proveedor y/o Contratista en el desarrollo de trabajo en alturas.
7.6 NORMAS PARA EL MANTENIMIENTO DE EQUIPOS ELCTRICOS, CAMBIO O

MANTENIMIENTO DE LUMINARIAS
Para realizar laborales de mantenimiento elctrico, es necesario ejecutarlo en

ptimas condiciones de seguridad y salud laboral. La puesta en prctica de las
medidas preventivas, ayuda a eliminar situaciones que conlleven un riesgo para
la salud de los trabajadores.
1. En todos los casos, el Contratista deber coordinar con el Supervisor del
contrato la realizacin del mantenimiento elctrico, pues se deben hacer los
cortes de energa necesarios, lo que puede incidir en las operaciones de La
2. Previo a la realizacin de la actividad, se debe inspeccionar el rea para

verificar que no existan condiciones de riesgo adicionales.
3. Las herramientas y equipos de trabajo, como los elementos de
proteccin, deben estar en ptimas condiciones. Cuando se requiera, deben ser
herramientas y elementos de proteccin dielctricos.
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4.Si la actividad contratada se realiza superando una altura de 1,50 m, el

Contratista est en la obligacin de tener implementado un programa de
Trabajo en Alturas, que cumpla los parmetros establecidos en la
Resolucin1409 de 2012.
5. El Contratista debe conocer y aplicar las disposiciones de trabajos

elctricos definidas en el RETIE vigente.

por el Proveedor y/o Contratista, en el desarrollo de mantenimiento elctrico,
cambio o mantenimiento de luminarias.
7.7 NORMAS DE SEGURIDAD PARA PERSONAL DE SERVICIOS DE VIGILANCIA Y

SEGURIDAD PRIVADA
Los Contratistas que presten el servicio de seguridad de conformidad con lo

dispuesto en el Art. 4 del Decreto 2974 de 1997 y con el Decreto 356 de 1994,
los Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada debern desarrollar sus funciones
teniendo en cuenta entre otros lo siguiente:
1. Mantener en forma permanente, altos niveles de eficiencia tcnica y

profesional para atender sus obligaciones.
2. Observar en ejercicio de sus funciones, el cumplimiento de las normas legales

y procedimientos establecidos por el Gobierno Nacional, as como las rdenes e
instrucciones impartidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada.
3. Prestar el servicio con personal idneo y entrenado.
4. Utilizar los elementos de dotacin de elementos de proteccin personal y

equipos reglamentarios para el cumplimiento de su misin.

por el Proveedor y/o Contratista en el desarrollo de actividades diarias del
personal de servicios de vigilancia y seguridad privada.
6. Certificado de aptitud psicofsica para el porte y tenencia de armas de fuego,

el cual debe expedirse con base en los parmetros establecidos en el literal
d) del artculo 11 de la Ley 1119 de 2006, los cuales debern ser entregados a
Logstica.
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7. Acatar y hacer cumplir los reglamentos internos de La Universidad de

Santander.
7.8 NORMAS DE SEGURIDAD PARA PERSONAL DE SERVICIOS DE CAFETERA
1. Antes de abrir la cafetera al pblico, el Contratista debe tramitar el registro

sanitario ante las autoridades competentes, el cual debe ser presentado a
Logstica antes de iniciar el funcionamiento de la cafetera.
2. Cumplir con las normas para almacenamiento, conservacin y manipulacin

de alimentos de acuerdo con la reglamentacin vigente.
3. Ubicar, revisar y mantener en las reas, extintores en nmero y cantidad, de

acuerdo con la carga combustible y botiqun para primeros auxilios.
4. Tramitar el Carn de Manipulacin de Alimentos de cada uno de las personas

que lo requieran para la realizacin de sus actividades. Este debe ser expedido
por una entidad acreditada por la Secretara de Salud o quien haga sus veces y
presentarlo cada vez que sea requerido por la Universidad.
5. Tener disponible copia de los carn de vacunacin de todos sus trabajadores

y/o Subcontratistas que incluyan vacunas contra Ttanos y Hepatitis B.
7.9 OUTSOURCING (Facilitadores de personal)
Los Contratistas que presten el suministro de personal, debern desarrollar sus

funciones teniendo en cuenta entre otros lo siguiente:
1. Contar con el Comit Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y de
Convivencia laboral.
2. Tener actualizado y conforme al decreto 1443 de 2014 el Sistema de Gestin

en Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST.
3. Capacitar al personal de acuerdo a las necesidades de la tarea a ejecutar.
4. Implementar programas de bienestar.
5. Cumplir con todos los lineamientos de seguridad y salud en el trabajo de La

6. Apoyar la gestin ambiental de la Universidad de Santander.

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7.10 SERVICIO DE TRANSPORTE
Los Contratistas que presten el servicio de transporte para la Universidad de

Santander, debern cumplir con los siguientes requisitos:
1. Prohibido transportar personal de pie. Decreto 348 de 2015. Titulo VI

Transporte escolar pblico y privado. Artculo 58 Numeral 2.
2. La licencia de conduccin, el SOAT, el Certificado Tcnico Mecnico y dems

documentacin de ley deben estar actualizados y vigentes.
3. Acatar las normas de trnsito para la prevencin de accidentes.
4. Portar el extintor de incendios, botiqun de primeros auxilios y equipo de

carretera.
5. El Contratista deber certificar de forma escrita y firmada por el representante

legal, que tienen documentado e implementan un Plan Estratgico Vial de
acuerdo a la normatividad vigente. As mismo, dicho plan y la informacin
relacionada al mismo tales como registros de inspeccin, mantenimientos
preventivos y correctivos, registros de capacitacin entre otros estarn
disponibles para auditoria en el momento que la Universidad de Santander, as
lo requiera.
7.11 REQUERIMIENTOS GENERALES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PARA

PERSONAS NATURALES.
Las personas naturales, seleccionadas por La Universidad de Santander, deben

entregar junto con los documentos exigidos por compras o quien haga sus veces,
al Supervisor del contrato, los siguientes documentos referentes a la seguridad,
salud en el trabajo:
1. Certificado de afiliacin vigente a salud, riesgos laborales y pensiones, segn

la normatividad vigente.
2. Si la persona natural va a realizar actividades que impliquen la generacin

de ruido, material particulado, gases y/o vapores debe presentar un plan de
mitigacin para el control de dichas emisiones.
ELABOR APROB
Milena Caldern
Gestora Ambiental
Sistema de Gestin
Fecha: 11/08/2016
SST-MN-001-UDES
3. Si la persona natural va a realizar actividades que impliquen trabajos por

encima de 1,50 m, debe presentar un programa contra cadas que incluya
medidas de prevencin, de proteccin, sistemas de acceso, formacin, plan
de rescate y dems requerimientos conforme a la normatividad vigente.
4. Durante la ejecucin de las actividades, el Contratista debe cumplir los

requerimientos presentados a continuacin y entregar peridicamente los
siguientes documentos:
Antes del da 5 de cada mes, el Contratista debe entregar al Supervisor

del contrato copia de los formatos de pago a EPS, ARL Y AFP.
Elementos de proteccin personal: el Contratista debe usar ropa

adecuada para la actividad y los elementos de proteccin personal (EPP)
requeridos y especficos para las actividades que realice en las
instalaciones de la Universidad de Santander - UDES. Los EPP utilizados
deben cumplir con las especificaciones tcnicas exigidas por la legislacin
colombiana.
Accidente de trabajo: en caso de que ocurriera un accidente de trabajo el

Contratista debe reportarlo a la ARL correspondiente y al personal
encargado en la Universidad de Santander, como lo establece la ley y
seguir el procedimiento establecido para tal fin.
El Contratista deber presentar a la Universidad de Santander - UDES, la
correspondiente investigacin del accidente en un trmino no superior a
15 das.
Emergencias: en ningn caso debe obstruir equipos para atencin de

emergencias como extintores, gabinetes contra incendio, hidrantes entre
otros. Si durante las actividades que realice el Contratista en la
Universidad de Santander - UDES, se presenta una emergencia, el
personal Contratista deber acatar las orientaciones dadas por el
funcionario de La Universidad de Santander - UDES encargado de la
emergencia y acatar la sealizacin y procedimientos establecidos por la
Universidad de Santander UDES.
7.12 LINEAMIENTOS DE GESTIN AMBIENTAL PARA CONTRATISTAS
ELABOR APROB
Milena Caldern
Gestora Ambiental
Sistema de Gestin
Fecha: 11/08/2016
SST-MN-001-UDES
La legislacin ambiental vigente debe ser aplicada por el Contratista,

Subcontratista, empleados y en general toda persona natural o jurdica que
dependa de l, segn el objeto del contrato.
Entre ellos estn:
Cumplir con los requerimientos establecidos por las Autoridades

Ambientales.
El Contratista debe conocer, entender, comunicar y cumplir la poltica
ambiental de la Universidad de Santander durante la ejecucin del
contrato.
7.12.1 Gestin de los residuos slidos
Teniendo en cuenta lo establecido en el plan de gestin integral de residuos

hospitalarios y similares (PGIRHS) para cada sede, se debe cumplir con lo
siguiente:
Adoptar el cdigo de colores para la clasificacin de los residuos

estipulados, si la labor se realiza dentro de las instalaciones. El cdigo de
colores del Campus es:
o Gris - Reciclable: residuos de papel y cartn.

o Azul - Reciclable: botellas plsticas, latas y vidrio.
o Verde - Inerte y orgnico: residuos de barrido, comida, icopor,
desechables, servilletas, pitillos, entre otros.
o Rojo - Residuos peligrosos: residuos anatomopatolgicos, corto
punzantes y biosanitarios.
Los residuos no peligrosos como reciclables e inertes, pueden ser

dispuestos en los puntos de acopio de la Universidad con previo aviso al
personal de aseo o a la oficina de Gestin Ambiental.
Los residuos peligrosos deben ser almacenados y dispuestos por el

Contratista fuera de las instalaciones de la Universidad, cumpliendo con
la normatividad ambiental vigente. Debe hacer entrega a la oficina de
Gestin Ambiental el manifiesto de disposicin final suministrado por el
gestor autorizado.
De acuerdo al residuo peligroso a generar, el Contratista debe tener las

hojas de seguridad, tarjetas de emergencia y dotacin como elementos
ELABOR APROB
Milena Caldern
Gestora Ambiental
Sistema de Gestin
Fecha: 11/08/2016
SST-MN-001-UDES
de proteccin personal, kit de derrames y disposicin final, previa a la

ejecucin del contrato.
Si se generan residuos pos consumo como bombillas fluorescentes, pilas,

medicamentos vencidos u envases y empaques de insecticidas de uso
domstico, pueden ser depositados en el punto verde de pos consumo de
la Universidad.
El Contratista debe garantizar que existan las cantidades necesarias de
recipientes o bolsas, segn sea la generacin de residuos para la
disposicin final adecuada.
Si la accin a realizar genera escombros, stos deben ser dispuestos en

un sitio autorizado para tal fin (se debe consultar a la autoridad ambiental
los sitios autorizados que cuenten con la licencia) y entregar a la oficina
de gestin ambiental el manifiesto de disposicin final que contenga
cantidad y fecha.
El lugar escogido como punto de acopio de escombros dentro la

Universidad, debe estar debidamente sealizado, lejos de zonas verdes,
de reas peatonales y vas principales, estos escombros deben estar
empacados en sacos. Estos residuos deben ser dispuestos lo antes posible
en la escombrera autorizada.
De no conocerse la disposicin adecuada de un residuo generado, el

Contratista debe solicitar la informacin a la oficina de Gestin Ambiental.
De requerirse contratar un gestor de residuos peligrosos, el Contratista

deber tener en cuenta:
o Respetar los lmites de velocidad establecidos por la Universidad de

Santander UDES.
o Ubicar el vehculo de recoleccin cerca a la puerta de retiro de los
residuos o lo ms cerca posible y en horas de baja frecuencia de
personas.
o Respetar la normatividad ambiental vigente en material de
incompatibilidades.
o El vehculo debe contar con sealizacin visible, indicando el tipo
de residuo que transporta y nombre de la empresa.
El rea de trabajo y almacenamiento deben permanecer en completo

orden durante y despus de terminada la labor.
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Milena Caldern
Gestora Ambiental
Sistema de Gestin
Fecha: 11/08/2016
SST-MN-001-UDES
Por ningn motivo los residuos pueden disponerse en reas peatonales

vas o zonas verdes de manera inadecuada, se debe garantizar que no se
dispongan a la intemperie y evitar el acceso de animales domsticos.
En el rea de trabajo, el personal no podr consumir ninguna clase de

alimentos o bebidas para evitar posibles accidentes. Para ello, puede
hacer uso de las cafeteras de la Universidad o disponer de un lugar para
tomar los alimentos.
En caso que el objeto del contrato sea la preparacin de alimentos, se
debe hacer una adecuada clasificacin de los residuos orgnicos cocidos
de aquellos que no lo estn. Los residuos crudos de vegetales deben ser
llevados al invernadero para compostaje. El lugar de almacenamiento
debe encontrarse debidamente sealizado, en perfecto orden y limpieza,
apartado de la zona de alimentos para evitar la contaminacin cruzada.
En ningn caso el Contratista realizar limpieza de sus vehculos o

vehculos contratados dentro de las instalaciones. Est prohibido dejar
sobrantes de mezclas, asfaltos o aceites, entre otros, en zonas de la
Universidad.
El Contratista debe capacitar y sensibilizar a su planta de personal, acerca

del manejo adecuado de residuos.
En caso de que el Contratista preste servicios de cafetera, debe evitar la

utilizacin de recipientes de icopor y desechables, ya que generan alta
contaminacin al ambiente.
7.12.2 Uso de productos qumicos (pinturas, lacas, solventes, entre otros).
Toda vez que el Contratista requiera utilizar productos qumicos para la

realizacin de la actividad, debe cumplir con los siguientes requisitos, los cuales
estn documentados en el Programa de manejo de productos qumicos
GEA-PG-003-UDES:
Contar con las hojas de seguridad y tarjetas de emergencia de cada

producto qumico.
Realizar las mezclas o aplicaciones de los productos qumicos en lugares

ventilados.
Si se requiere almacenar productos qumicos, es indispensable tener en
cuenta la compatibilidad de los productos y caractersticas adecuadas del
lugar para dicho almacenamiento.
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Milena Caldern
Gestora Ambiental
Sistema de Gestin
Fecha: 11/08/2016
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Durante el uso, el personal debe utilizar los elementos de proteccin

estipulados en la hoja de seguridad para cada fin.
Para la aplicacin de pintura en cualquier instalacin de La Universidad

de Santander, se deben prever los tiempos de la actividad y los tiempos
de secado de los productos, con el fin de no exponer al personal
administrativo, operativo y estudiantes a vapores nocivos de los
productos aplicados.
Mantener los envases de productos qumicos, debidamente rotulados,

bien sellados y almacenados en sitios seguros.
Tener el kit de emergencia completo y en el rea de uso del producto

qumico para atender un posible derrame de forma gil y efectiva,
evitando la afectacin de los recursos naturales aledaos.
Si se llega a presentar una emergencia, el Contratista debe atender la

emergencia e informar inmediatamente a Planta Fsica.
Una vez terminada la labor, el rea debe quedar totalmente limpia y

ordenada, libre de residuos de sustancias qumicas.
El Contratista debe contar con un protocolo establecido para el uso de

productos qumicos.
El manejo de residuos, sustancias qumicas y dems productos, equipos

o elementos, deben ser ubicados y utilizados de manera que no afecten
las plantas, animales y el recurso suelo.
Se recomienda utilizar productos qumicos amigables con el ambiente

para disminuir la contaminacin de los recursos naturales.
Por ningn motivo se puede realizar vertimientos de productos qumicos

al alcantarillado o quebradas.
El Contratista debe Capacitar y sensibilizar a la planta de personal acerca

del manejo adecuado de productos qumicos.
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Milena Caldern
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Fecha: 11/08/2016
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7.12.3 Uso racional del agua
Teniendo como referencia lo establecido en el Programa de ahorro y uso

eficiente de Agua GEA-PG-001-UDES, se debe cumplir con lo siguiente:
Utilizar de forma racional el lquido en cantidades especficas segn sea

la necesidad, para esto es indispensable el monitoreo y control de
consumo.
Dejar en completo orden y cerrada la llave de corte de agua, evitando

fugas.
Utilizar accesorios que permitan reducir las prdidas de agua y que estn
en buen estado.
Si encuentra fugas de agua en el rea de trabajo, el Contratista debe

informar inmediatamente a Planta Fsica.
En caso de que la actividad desarrollada afecte alguna tubera, debe

avisar inmediatamente a Planta Fsica o la oficina de Gestin Ambiental,
para proceder al cerrado de llaves de paso y evitar el desperdicio del
lquido vital.
Evitar la contaminacin de las fuentes hdricas, producto del mal manejo

de los residuos u otras sustancias.
El Contratista debe capacitar y sensibilizar a la planta de personal acerca

del uso racional del agua.
7.12.4 Uso eficiente de la energa
Toda vez que el Contratista requiera para el desarrollo de su labor, la utilizacin

de energa, debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones, establecidas
en el Programa de uso racional de la energa GEA-PG-002-UDES:
Identificar e implementar medidas y tecnologas que permitan el uso

racional de energa.
Monitorear y controlar el uso de la energa durante el desarrollo de las

actividades.
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Milena Caldern
Gestora Ambiental
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Fecha: 11/08/2016
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Los equipos y aparatos elctricos y electrnicos deben ser apagados y

desconectados una vez termine su uso.
Las luminarias y ventiladores del rea de trabajo (si aplica) deben ser
apagadas una vez finalizado el trabajo.
El Contratista debe capacitar y sensibilizar a la planta de personal acerca

del uso racional de la energa.
7.12.5 Proteccin de la fauna y flora
Teniendo en cuenta la importancia de la proteccin del ambiente, en especial la

proteccin de los recursos naturales, la Universidad de Santander implement el
Gua de conservacin de fauna y flora GEA-GU-002-UDES, que establece los
siguientes lineamientos para los Contratistas:
Dentro de las instalaciones de la Universidad de Santander, el Contratista

no podr capturar, cazar, intoxicar o maltratar a ningn animal que se
encuentre en estado salvaje o domstico.
El personal Contratista no podr brindar alimentos a los animales para

evitar posible afectacin por intoxicacin.
La Universidad de Santander no se hace responsable por los daos

causados por los animales a los bienes del Contratista.
El manejo de residuos, sustancias qumicas y dems productos, equipos

o elementos, deben ser ubicados y utilizados de manera que no afecten
las plantas, animales y el recurso suelo.
Est prohibido para el Contratista bajar de los rboles los frutos.

En la base de las plantas, no debe colocarse elementos ni sustancias que
afecten su crecimiento.
El Contratista no podr extraer total o parcialmente, la vegetacin que

est ubicada dentro de las instalaciones de la Universidad de Santander,
sin previa autorizacin.
En caso de requerir la tala o poda de alguna especie arbrea, debe contar

con los permisos respectivos otorgados por la autoridad ambiental, por
ningn motivo se debe realizar esta actividad sin dicho permiso.
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Milena Caldern
Gestora Ambiental
Sistema de Gestin
Fecha: 11/08/2016
SST-MN-001-UDES
En caso de requerir descapote o movimiento de tierra, el Contratista

deber contar con el permiso otorgado por la autoridad ambiental
competente.
7.12.6 Control de ruido y calidad del aire
Antes de iniciar la obra, el Contratista debe realizar un plan de mitigacin que

incluya:
Control de emisin de material particulado.

Control de lquidos, gases y/o vapores generados por el almacenamiento,
transporte y uso de productos qumicos.
Control de ruido, incluye ejecucin de actividades en horas y das no
hbiles (a menos que la Universidad indique lo contrario), mtodos
alternativos para realizar las actividades y/o barreras fsicas.
Se debe utilizar productos qumicos amigables con el ambiente, para
disminuir la contaminacin por gases de efecto invernadero.
8. SEGUIMIENTO
8.1 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Por intermedio de la Coordinacin de Seguridad y Salud en el Trabajo y/o el

auxiliar en seguridad y salud en el trabajo, se realizar un seguimiento al
cumplimiento de las Normas de Seguridad expuestas en el presente manual, en
el momento de la ejecucin de la labor del Contratista.
La Coordinacin y/o Auxiliar de seguridad y salud en el trabajo debe:
1. Coordinar y participar en las inspecciones a la labor realizada con el fin de

verificar el cumplimiento de los requerimientos establecidos en este documento,
dichas inspecciones estarn a cargo del Comit Paritario de Seguridad y Salud
en el Trabajo COPASST.
2. Reportar por escrito y de manera oportuna al Supervisor del contrato, los

hallazgos que requieran solucin.
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Milena Caldern
Gestora Ambiental
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8.2 GESTIN AMBIENTAL
Por intermedio de la Gestora Ambiental, se realizar un seguimiento al

cumplimiento de las Normas expuestas en los programas ambientales de la
Universidad, en el momento de la ejecucin de la labor del Contratista.
La Gestora Ambiental debe:
1. Coordinar las inspecciones a la labor realizada, con el fin de verificar el

cumplimiento de los requerimientos establecidos en este documento en materia
ambiental, dichas inspecciones estarn a cargo de la persona designada para tal
fin por parte de la gestora ambiental.
2. Reportar por escrito y de manera oportuna al Interventor del contrato, los
hallazgos que requieran solucin.
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
GEA-PG-001-UDES Programa de ahorro y uso eficiente de agua

GEA-PG-002-UDES Programa de uso racional de la energa
GEA-PG-003-UDES Programa de manejo de productos qumicos
GEA-PL-001-BUC Plan de gestin integral de residuos hospitalarios y similares
(PGIRHS), sede Bucaramanga
GEA-PL-001-CUC Plan de gestin integral de residuos hospitalarios y similares
(PGIRHS), sede Ccuta
GEA-PL-001-VAL Plan de gestin integral de residuos hospitalarios y similares
(PGIRHS), sede Valledupar
VAF-GU-001-UDES Gua de requisitos de documentos para aprobacin
presupuestal y pagos
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Milena Caldern
Gestora Ambiental
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Fecha: 11/08/2016
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ANEXOS
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Milena Caldern
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ANEXO 1. LISTA DE CHEQUEO PARA LA VERIFICACIN DE REQUERIMIENTOS

GENERALES EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE PARA PERSONAS
NATURALES.
Nombre del Contratista _________________c.c. ___________Fecha:__________

Nombre del Interventor _________________c.c.____________________________
Firma del Interventor___________________________________________________
1. Cuando sean seleccionados y con los dems documentos exigidos por la seccin
de contratacin o quien haga sus veces, el Contratista debe cumplir con los
siguientes requerimientos.
CUMPLE
No REQUERIMIENTO OBSERVACIONES
SI NO NA
Entrega certificado de afiliacin
1
vigente a EPS, ARL Y AFP.
Entrega el plan de mitigacin para el
2 control de ruido material particulado,
gases y vapores.
Si requiere tener Subcontratistas, se
3 exigi los mismos documentos a
estos.
2. Durante la ejecucin de las actividades, el Contratista debe cumplir con los

siguientes requerimientos:
CUMPLE
SI NO NA
Copia de certificado de pago de EPS,
1
ARL Y AFP.
Usan dotacin adecuada y EPP
2 acordes a la actividad y factores de
riesgo presentes.
Los EPP utilizados cumplen con las
3 especificaciones tcnicas exigidas
por la legislacin colombiana.
Reporta los accidentes de trabajo a
4
la ARL.
El Contratista mantiene los kit y
equipos de emergencias como
5 extintores, gabinetes contra
incendio, hidrantes entre otros,
libres de obstculos.
En caso de emergencia acatan las
orientaciones dadas por el
6 funcionario de la UNIVERSIDAD DE
SANTANDER - UDES y la sealizacin
de emergencia.
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Milena Caldern
Gestora Ambiental
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Fecha: 11/08/2016
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ANEXO 2. LISTA DE CHEQUEO PARA LA VERIFICACIN DE REQUERIMIENTOS EN

SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE PARA PERSONAS JURDICAS.

Documentos que el proponente debe entregar con la propuesta.
CUMPLE
SI NO NA
Certificacin en la cual conste que
cuenta con polticas escritas de
seguridad, salud en el trabajo y
ambiente, encaminadas a la
prevencin de accidentes de trabajo,
enfermedades laborales,
preservacin del medio ambiente,
1
promocin y proteccin de la salud
de todos los trabajadores de la
empresa Contratista que prestar los
servicios a LA UNIVERSIDAD DE
SANTANDER - UDES y de sus
Subcontratistas sin importar la
relacin contractual que posean.
La certificacin se encuentra suscrita
2 por el representante legal de la
empresa.
Durante la ejecucin del contrato u orden contractual, el Contratista debe cumplir

con los siguientes requerimientos.
CUMPLE
SI NO NA
Se cuenta con el listado de nombres
1 y nmeros de cdula de trabajadores
del Contratista y sus Subcontratistas.
El Contratista notifica al Interventor
del contrato o de la orden
2 contractual cada vez que se
presentan cambios en el personal
relacionado.
El Contratista realiza para sus
trabajadores y exige para sus
3 Subcontratista los pagos
correspondientes de seguridad social
tal y como lo exige la ley.
ELABOR APROB
Milena Caldern
Gestora Ambiental
Sistema de Gestin
Fecha: 11/08/2016
SST-MN-001-UDES
CUMPLE
SI NO NA
Todas las personas que realizan
actividades para la empresa Contratista
4 portan el documento de identificacin y
carn de la empresa Contratista a la que
pertenece.
El Contratista entrega y controla el uso
de ropa adecuada y EPP al personal
5 segn la actividad y peligros a que estn
expuesto sus trabajadores y
Subcontratistas.
Los EPP cumplen con las normas
tcnicas NTC, NIOSH (para equipo de
proteccin respiratoria) y ANSI (para
6
dems equipos de proteccin personal)
y dems exigencias de la legislacin
colombiana.
El Contratista inspecciona y mantiene el
inventario suficiente de EPP para
7
reemplazarlos en caso de deterioro o
prdida.
En caso de accidente de trabajo el
Contratista posee un procedimiento
8
para garantizar el traslado y la atencin
inmediata del accidentado.
El Contratista realiza y mantiene
actualizadas las estadsticas de
9 accidentes que se produzcan en el
desarrollo de actividades en LA
UNIVERSIDAD DE SANTANDER - UDES.
Las estadsticas de accidente

contemplan mnimo:
*Nmero de accidentes ocurridos en el
mes.
10 *Das de incapacidad por accidentes
causados en el mes.
*Tipo de accidentes (cadas, golpes etc.)
*Causas de los accidentes.
*Medidas correctivas tomadas
Si no se presentan accidentes, el
11 Contratista lo certifica.
El Contratista realiza la investigacin de

los accidentes y genera acciones para
12
atacar las causas bsicas y evitar que
estos se repitan.
El Contratista mantiene los equipos de
emergencia como extintores, gabinetes
13
contra incendio, hidrantes entre otros,
libres de obstculos.
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Milena Caldern
Gestora Ambiental
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Fecha: 11/08/2016
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CUMPLE
SI NO NA
En caso de emergencia acatan las
orientaciones dadas por el funcionario
14
de LA UNIVERSIDAD DE SANTANDER -
UDES y la sealizacin de emergencia.
El Contratista realiza capacitaciones y

entrenamientos para evitar accidentes y
15
enfermedades laborales para sus
trabajadores y Subcontratistas.
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Milena Caldern
Gestora Ambiental
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Fecha: 11/08/2016
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ANEXO 3. LISTA DE CHEQUEO PARA LA VERIFICACIN DE REQUERIMIENTOS

ESPECIFICOS PARA CONTRATISTAS QUE REALICEN TRABAJO SEGURO EN ALTURAS.

Adems de aplicar los anteriores anexos, el Interventor debe verificar que las
personas jurdicas que realicen trabajos en alturas, cumplan con los siguientes
requerimientos.
CUMPLE
SI NO NA
Se evidencian los certificados
mdicos ocupacionales (ingreso,
1
peridicos) sin restriccin para
TSA.
Se implementan medidas de
2 prevencin colectivas de cadas
de persona y objetos.
Se cuenta con Coordinador de
3
trabajo seguro en alturas.
Se cuenta con ayudante de
4
seguridad.
Se garantiza programa de
5 capacitacin de acuerdo a la
labor. (res 1903 de 2013)
Existe acompaamiento
permanente de una persona
6
cuando se realicen trabajo en
alturas.
Est incluido el plan de rescate
7
en el plan de emergencia.
Existe registro de inspeccin de
8
los sistemas de acceso.
Existe registro de inspeccin de
9 los sistemas de proteccin contra
cadas.
Se tiene registro de entrega de
10 Equipos de proteccin contra
cadas.
Est documentado el
procedimiento de trabajo seguro
11
en alturas para cada actividad
que se va a ejecutar.
ANEXO 4 SEGUIMIENTO A LA GESTIN AMBIENTAL
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Milena Caldern
Gestora Ambiental
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Fecha: 11/08/2016
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El Interventor debe verificar que los Contratista que realicen labores en la

Universidad de Santander Udes, cumplan con los siguientes requerimientos.
CUMPLE
REA DESCRIPCIN OBSERVACIONES
SI NO NA
Se cuenta con los permisos
ambientales requeridos segn
Poltica
actividad?
ambiental
Conoce la poltica ambiental de la
UDES?
Conoce e implementa el cdigo de
colores para la clasificacin de los
residuos estipulado en el PGIRH?
Informa al personal de aseo antes
de disponer los residuos ordinarios
en el UDES?
Hace almacenamiento adecuado de
los residuos peligrosos?
Hace disposicin final de los
residuos peligrosos fuera de las
instalaciones de la universidad?,
presenta manifiesto de disposicin?
El lugar de almacenamiento se
encuentra sealizado?
Gestin de Evidencia manejo adecuado de los
residuos residuos peligrosos: transporte,
almacenamiento y sealizacin.
Utiliza los puntos de posconsumo
de manera adecuada?
Mantiene un nmero suficiente de
bolsas para hacer clasificacin en la
fuente?
Maneja adecuadamente los
escombros en el rea: lejos de zonas
verdes, reas peatonales y vas
principales.
Hace disposicin final de
escombros en un sitio autorizado?
Evidencia manifiesto de
disposicin?
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Milena Caldern
Gestora Ambiental
Sistema de Gestin
Fecha: 11/08/2016
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CUMPLE
SI NO NA
Respeta la prohibicin de consumo
de bebidas y alimentos en el rea de
trabajo.
Se hace clasificacin en la fuente
de los residuos crudos y cocidos para
compostaje? (aplica si el objeto del
contrato es preparacin de
Gestin de
alimentos).
residuos
Se evidencia el rea de trabajo en
completo orden durante y despus
de terminada la labor?
Existe soporte de capacitacin al
personal en manejo adecuado de
residuos, agua, energa y sustancias
qumicas?
Cuenta con las hojas de seguridad
y tarjetas de emergencia de los
productos qumicos a utilizar en el
rea?
Realiza las mezclas o aplicaciones
de los productos qumicos en lugares
ventilados?
Evidencia manejo y/o
almacenamiento adecuado de los
productos qumicos?
Productos Se programa con antelacin la
qumicos actividad para no afectar el personal
administrativo, operativo y
estudiantes del rea por vapores o
sustancias qumicas nocivas?
Estn los productos qumicos
debidamente etiquetados y/o
rotulados?
Se evidencia que las plantas,
animales y recurso suelo del rea de
trabajo estn libres de afectacin
por sustancias qumicas y residuos
El Contratista mantiene un uso
Uso
racional del agua y evita fugas.
racional
Evita la afectacin del recurso
del agua
hdrico por contaminacin.
ELABOR APROB
Milena Caldern
Gestora Ambiental
Sistema de Gestin
Fecha: 11/08/2016
SST-MN-001-UDES
CUMPLE
SI NO NA
Se evidencia que los equipos y
Uso aparatos elctricos y electrnicos se
eficiente apagan una vez finaliza su uso?
de la El Contratista apaga luminarias y
energa ventiladores del rea de trabajo una
vez termina la labor?
Se evidencia respeto y proteccin
por los recursos de fauna y flora de
la universidad.
No se evidencia en la base de las
plantas del rea de trabajo,
Fauna y
sustancias qumicas que afecten su
flora
crecimiento.
Si realiza tala o poda de alguna
especie arbrea, debe contar con los
permisos de la autoridad ambiental.
Se evidencia plan de mitigacin para

el material particulado y emisiones.
Existe control de ruido ajustando el
Ruido y
horario de trabajo y/o con ayuda de
calidad del
barreras fsicas.
aire
Utiliza productos qumicos que
disminuyen la contaminacin por
gases de efecto invernadero.
ELABOR APROB
Milena Caldern
Gestora Ambiental
Sistema de Gestin
Fecha: 11/08/2016
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN
Ing. Fredy Bayona Arenas

00 Versin de Prueba 11/08/2016
Director Administrativo
ELABOR APROB
Milena Caldern
Gestora Ambiental

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Sistema de Gestin

Seguridad y Salud en el Trabajo

Mediante el presente documento se establecen los requisitos mnimos de

La Universidad de Santander UDES, cuenta con estndares cuyos requisitos y

La Universidad de Santander UDES, invita a sus Contratistas y Proveedores, a

En el desarrollo de este documento, entindase como Subcontratista a

Ejecutar todo o parte del Objeto del contrato u orden.

El Contratista responder ante La Universidad de Santander UDES, por el

Establecer los requisitos en Seguridad y Salud en el Trabajo y Gestin Ambiental,

Este documento determina los criterios generales relacionados con Seguridad,

Las disposiciones aqu establecidas, son de obligatorio cumplimiento por parte

Los Contratistas, Subcontratistas y Proveedores de la Universidad de Santander,

Principio de igualdad: los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores y

Principio de imparcialidad: los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores

Principio de buena fe: los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores de

Principio de moralidad: los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores de

Principio de participacin: la Universidad de Santander promover y

Principio de responsabilidad: los Contratistas, Subcontratistas,

Principio de coordinacin: los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores

Principio de eficacia: Los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores de

Principio de economa: los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores de

Principio de celeridad: los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores de

Principio de eficiencia: Los Contratistas, Subcontratistas, Proveedores de

4.1 POLTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

La UNIVERSIDAD DE SANTANDER, est comprometida con la prevencin y

4.2 POLTICA AMBIENTAL

La Universidad de Santander UDES - como institucin educativa comprometida

La UDES trabaja en la formacin de profesionales con criterios de sostenibilidad

En el marco de la responsabilidad social universitaria, la UDES se compromete

En particular la Universidad de Santander se compromete con:

Desarrollar proyectos de investigacin en innovacin, ciencia y

A continuacin se presentan las normas jurdicas vigentes, que soportan los

NORMA AO ENTIDAD DESCRIPCIN

Establece las normas para preservar,

Congreso de la Crea e implementa el nuevo sistema

NORMA AO ENTIDAD DESCRIPCIN

NORMA AO ENTIDAD DESCRIPCIN

NORMA AO ENTIDAD DESCRIPCIN

NORMA AO ENTIDAD DESCRIPCIN

Actividad contractual: conjunto de tareas realizadas en el tiempo comprendido

Acto o comportamiento inseguro: se refiere a todas las acciones humanas que

Adicin contractual: modificacin contractual que obedece al cambio en las

AFP: Administradora de Fondos de Pensiones.

Ampliacin del plazo: hace referencia a una extensin en el tiempo que

Anticipo: es una suma que se estipula en aquellos contratos que por su

ARL: Administradora de Riesgos Laborales.

Aspecto ambiental: elementos de las actividades, productos o servicios de una

ATEP: accidente de Trabajo y Enfermedad Laboral.

Acta: documento que suscribe el Contratista, el Interventor y/o Supervisor y el

constancia de un acto contractual o describir lo tratado en una reunin o visita,

Acta de inicio: documento que suscribe el Contratista, el Interventor y/o

Acta de suspensin: es el documento mediante el cual la Universidad,

Acta de reinicio: es el documento mediante el cual la Universidad, representada

Acta de finalizacin: documento que debe suscribir el Contratista, Interventor

Acta de pago parcial: es el documento que permite al contratante certificar al

Acta de liquidacin: es el documento que permite al contratante certificar al

Caducidad: clusula excepcional que se aplica como sancin por incumplimiento

Centro de costo: es la unidad acadmica, administrativa o cualquier actividad,