ERP: EL SISTEMA DE PLANIFICACION DE LOS

RECURSOS DE LA EMPRESA

CONTENIDO

Unidad Pgina N

I- QUE ES EL ERP?

- Definiciones y notacin bsica 1

- Algo de historia 4
- Teoras vigentes 5
- Los programas de software contable mas pequeos del 10
mercado
- El ERP en las nubes 11
- La arquitectura de los sistemas empresariales 13
- Las motivaciones para la adquisicin de un ERP 19
- Ventajas y desventajas de la implementacin de un ERP 21
- Los factores de riesgos en la implementacin del ERP 23
- Los factores clave de xito 25

II FACTORES QUE IMPACTAN LA COMERCIALIZACION DEL

ERP
- Definiciones y notacin bsica 26
- La seleccin del ERP adecuado 29
- Los proveedores del ERP en el mercado internacional 31
- El ERP en el mercado local 34
- Los usuarios del ERP 37
- La seleccin del software contable 40
- La importancia de contar con una metodologa de seleccin del 43
ERP
- El rol informtico del contador pblico 45
- Las normas internacionales de educacin informatica 46
- La demanda laboral del contadopr informtico 47

REFERENCIAS 48
 CAPITULO I

QUE ES EL ERP?

Definiciones y notacin bsica

El ERP (Enterprise Resources Planning) es un conjunto de paquetes o aplicaciones
informticas de gestin empresarial que busca integrar todos los departamentos y funciones
de la empresa en un nico sistema informtico con el fin tomar las mejores decisiones para
sus procesos y estrategias de negocios.

La instauracin de este sistema integrado de informacin transforma los productos y

servicios que ofrecen las instituciones, las estrategias de mercadotecnia, las relaciones con
los clientes y los proveedores y, los procesos internos, lo que obliga a las empresas y
entidades a confortar una estructura organizacional basada en centros especializados de
actividades y a una distribucin mejorada de las responsabilidades, los procesos polticos y
de administracion, cuyo conjunto de clasificaciones y de categorizacin social configuran
un comportamiento agentivo e institucional que se encarga de proveer informacin, asi
como de las herramientas necesarias para manipularla.

El trabajo medular de un ERP se hace, como ya ha sido mencionado, a traves de un sistema

de informacin cuya cognicin significativa abarca tanto perspectivas tcnicas como
conductuales, destacando la conciencia de las dimensiones administrativas,
organizacionales y tecnolgicas. Al emplazamiento del ERP a veces tambin se le llama
departamento de sistemas, porque es pecsisamente a travs del sistema de informacin que
se ofrecen la mayora de las soluciones, aunque tambien, se le denomina departamento de
informtica por ser precisamente el proveedor de la informacin.

Un ERP brinda apoyo a los diferentes fines y niveles institucionales y proporciona

soluciones reales en los distintos mdulos o subsistemas de informacin en las instituciones
actuales, tales como en los subsistemas de procesamiento de las operaciones misionales y
comerciales, los subsistemas de automatizacin del trabajo en las oficinas, los subsistemas
de informacin para la contabilidad y la administracin, los subsistemas de apoyo a las
decisiones y al control gerencial. concoimiento en la. que le componen departamento de
sistemas.

La teora de la Gestion del Conocimiento y las diversas vertientes de la Teora de la

Institucionalidad pueden incursionar en el tema de la aceptacin y difusin de las TIC y del
ERP, sin embargo es el enfoque ms actualizado de las Lgicas Institucionales el que
aborda de manera puntual la homogeneidad experiencial de los rdenes sociales
determinantes de la produccin y la reproduccin de las prcticas y del sentido simblico
del benchmarking, incluidos en los softwares de los sistema informticos integrados,
propendiendo por una comparacin permanente de los resultados de las operaciones
empresariales particulares.
El software empresarial ERP materializa la evolucin de los avances tecnolgicos en
hardware y en software, entre los que la integracin de los sistemas de informacin
contable y gerencial se ha hecho cada vez ms sofisticada y personalizada para las
necesidades especficas de cada empresa. Ninguna empresa manufacturera de hoy es
inmune al impacto de la globalizacin o la aceleracin del cambio. La mayora de las
empresas estn buscando valor empresarial demostrable del ERP y ven la necesidad de
mejorar el servicio al cliente como un factor clave. Sin embargo, puede deducirse de la
encuesta anual del Garner Group 2004, que pocas empresas vieron el crecimiento de los
proveedores de ERP, ya sea orgnicamente o a travs de fusiones y adquisiciones, como un
factor determinante que afectaran sus decisiones de adquisicin.

Figura 1. Aplicaciones y Portales del ERP

Afortunadamente, la integracin que proporciona el ERP entre los procesos de negocio ha

llegado a ser lo suficientemente flexible como para que se puedan instalar solamente
algunos mdulos sin necesidad de comprar todo el paquete, en cuyo caso, la gran decisin
de los empresarios consistira en identificar, entre los mdulos de Produccin y Financiero,
el mdulo con el cual iniciar la gestin del cambio de la empresa. Visto as, dejara de tener
vigencia la creencia de que el ERP sea la pieza ms importante del proceso de
implantacin, pues ello no es as. Ms importante que el mismo ERP, es la correcta gestin
del cambio.

Este libro es producto de investigacin del Grupo Pensamiento Contable y Gestin

Internacional de la Universidad Simn Bolvar, sede Barranquilla. El objetivo principal de
esta investigacin, efectuada durante 2015, consisti en caracterizar los Sistemas Integrados
de Informacin Gerencial y Contable de las empresas locales.

Obviamente la metodologa de la investigacin aplicada cumpli con las caractersticas y

criterios establecidos en las normas pertinentes institucionales sobre una investigacin
cualitativa analtica y sistemtica de las experiencias explicadas por los protagonistas de los
sistemas de informacin de las empresas estudiadas. En el informe final de resultados pudo
establecerse la forma operativa de los sistema informticos empresariales de nuestro medio
propendiendo por una prospeccin del contador pblico egresado de la Universidad Simn
Bolvar como un controller del sistema integrado de gestin.

Aqu se describen principalmente las condiciones organizacionales que favorecen o

retardan las iniciativas de implementacin y funcionamiento de un sistema ERP e identifica
las etapas lgicas del proceso de su adopcin. En este primer captulo, se define: Que es el
ERP y la Arquitectura de los sistemas informticos empresariales. En un segundo capitulo
se tratan: los Factores que impactan la Comercializacin del ERP y la Metodologa de
Seleccin de un ERP adecuado.

Los cambios en los mercados, competencias, organizaciones, tecnologas, sociedades y

culturas, entre otros, obligan a las organizaciones a moverse hacia el uso de Tecnologas
de la Informacin y las Comunicaciones (TIC) debido a que se hace necesario ser
competitivo tanto en el corto como en el largo plazo, as como tambin, desarrollar la
capacidad para producir, circular y utilizar correctamente la informacin, la comunicacin
y el conocimiento, por cuanto ellos constituyen la materia prima de esta nueva sociedad.
As, el ERP es descrito como un sistema de informacin gerencial que integra y maneja
muchos de los negocios asociados con las operaciones de produccin y de distribucin de
una compaa dedicada a la produccin de bienes o servicios.

Resumiendo, un sistema de planificacin de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en

ingls, enterprise resource planning) es una herramienta que posee lo preciso para mejorar
los procesos, bajar los costos operativos tener una mejor eficiencia y por ende tomar
decisiones asertivas dentro de la gestin empresarial, generando una satisfaccin de los
usuarios interno y externo. Segn nos plantea (Gmez, 2004), los continuos avances en los
sistemas de informacin y comunicaciones permiten simplificar los procesos de gestin y
transferencia al suprimir cadenas de trnsito y control de la informacin, y al hacer posible
que dicha informacin se comparta de forma instantnea, en todo momento y en cualquier
lugar.

Para conocer el estado del conocimiento de la empresa se recomienda realizar un anlisis

DOFA. Despus de diagnosticar el estado del conocimiento, se pueden escoger varias
estrategias, dependiendo de la situacin de la organizacin en el mercado. Existen dos
dimensiones que le permiten a la organizacin describir y evaluar su grado de agresividad
para adquirir conocimiento (Zack, 1999).

La primera dimensin se trata de si la empresa se enfoca como un usuario explorando

nuevos conocimientos (visin de largo plazo) o como un creador explotando los
conocimientos que domina (visin de corto plazo). Ambas dimensiones le permiten a la
organizacin describir y evaluar su estrategia de conocimiento. (Hamel y Prahalad ,1989)

Tcnicamente, el ERP (Enterprise Resources Planning) es un sistema integrado de

informacin multiusario que incluye diversos componentes, con una interfaz controlada
mediante menes y comandos de lenguaje controlado y un sistema operativo basado en
objetos y bibliotecas.

La misin de los ERP es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa. Su

objetivo es coordinar los negocios de la empresa, ejerciendo el control de los procesos
desde la evaluacin de los proveedores hasta la facturacin de los clientes. Adems se
utiliza para mantener una base de datos centralizada lo que facilita la circulacin del flujo
de informacin por todas las diferentes reas de la empresa.

El funcionamiento de un sistema ERP se compone de un servidor que ofrece en alquiler

un espacio de memoria y administracin de datos para guardar y transmitir datos va
Internet, el cual sirve a los usuarios o nodos de las diferentes estaciones de la empresa que
tienen instalado este sistema. El administrador del servidor y algunos usuarios autorizados
puede ver todas las ventanas. Los dems usuarios solamente pueden ingresar a su propia
ventana de trabajo y ver el progreso de lo que otros nodos realizan.

Algo de historia
Hasta los aos 70 y comienzos de los 80, una poca que podramos llamarla la era pre-ERP,
la sistematizacin de datos en las empresas estaba orientada a las necesidades de la
organizacin funcional. Las reas cubiertas tenan que ver principalmente con manufactura
y finanzas y los datos se almacenaban y procesaban ordenadores centrales ms conocidos
como mainframes. Cada unidad de estos sistemas estaba diseada para trabajar aislada de
las dems e intentar cruzar la informacin de produccin con la de contabilidad, poda ser
una tarea larga y titnica. En los aos 80 surgieron las soluciones ERP, con un nuevo
diseo: en vez de trabajar por funciones administrativas, comenzaron a hacerlo por
procesos productivos. El problema central que surgira entonces no era el tener que
automatizar las unidades independientes, sino identificar las actividades, operaciones y
procesos crticos en cada organizacin y la forma como se integraran entre s, para ofrecer
una solucin informtica que permitiera manejar todos los aspectos del negocio. De paso, la
operacin dej de hacerse en mainframes y se introdujo el esquema cliente-servidor
(Lonoff, 2015). Debido a la necesidad de automatizar las funciones de produccin
comenzaron a nacer aplicaciones de sistemas tales como: lista de materiales (bill of
materials) que consista en un listado de materiales, submontajes, montajes intermedios,
partes subcomponentes y sus cantidades necesarias para la manufacturacin de un producto
terminado; estado de los materiales en piso (part status), asignacin de proveedores de
materiales (vendor releases), pronsticos de ventas (sales forecast); etc. Pero el control en
s de la produccin comenz a aparecer cuando apareci el MRP (planeacin de los
recursos materiales), que no era otra cosa ms que la definicin de los productos en forma
de recetas un tanto especializadas y, poder a partir de ellas determinar la cantidad de
materiales requeridos para producir lo demandado segn un pronstico de ventas dado, as
como tambin el costo de esa produccin (Cullar, 2013).

La automatizacin de las funciones productivas fue evolucionando hasta la aparicin del

MRPII, que partiendo de las capacidades de las lneas de produccin y tambin a partir del
concepto JIT (Just In Time) que consideraba las necesidades de reducir los niveles de
almacn y los costos involucrados en tales inventarios, obtena la variante de planear la
produccin en demandas directas de los clientes, en vez de (o adems de) en pronsticos, lo
que obviamente repercuta en brindar un mejor servicio a los clientes;.
En todo este proceso los fabricantes de software aprendieron mucho, sobre todo aquellos
que estaban integrados con empresas progresistas que iban adoptando todas las tecnologas
que fueron apareciendo, hasta que de ah surgieron los primeros proveedores de software
empresarial, que inclua todas las funciones de una empresa manufacturera, es decir, tanto
las administrativas, como las propias de manufactura. Fueron estas empresas las que
crearon al poco tiempo el trmino de ERP (Enterprise Resource Planning), con lo que
propiamente queran significar: planeacin de la empresa a partir de sus recursos.

El ERP cambi totalmente los viejos sistemas informticos departamentalizados y los

reemplaz con un nico programa de software unificado, que se puede dividir en mdulos
de software. Fueron ahora los mdulos los que ms o menos quedaron parecindose a los
viejos sistemas independientes. Desde 1990, el software de ERP ha llegado a ser lo
suficientemente flexible como para que se puedan instalar solamente algunos mdulos sin
necesidad de comprar todo el paquete. Muchas empresas, por ejemplo, instalarn
ordenadamente los mdulos de finanzas, recursos humanos, produccin e ir dejando el resto
de las funciones segn lo regule el futuro. Los grandes proveedores actualmente desarrollan
ERPs para empresas que no tienen nada que ver con manufactura, como bancos, casas de
bolsa, aseguradoras, empresas de servicios.

Teoras vigentes
La seleccin y adquisicin de un sistema informtico ERP es una temtica perteneciente a
la Tecnologa de la Informacin y las Comunicaciones (TIC). Dada la comprobable
incidencia de su incorporacin sobre el desempeo de las empresas, estudiar los factores
que intervienen en un proceso de adquisicin, as como las motivaciones e intereses tanto
de compradores como de vendedores, se convierte en un objetivo de investigacin
cientfica en procura de un acceso y aprovechamiento ms equitativo de las TIC para el
empresariado nacional al tiempo que es una buena oportunidad para ofrecerles una
metodologa sobre toma de decisiones efectiva y racional para la compra de este tipo de
equipos (Taylor & Todd, 1995).

Tradicionalmente, el tamao de la empresa ha sido sealado como un factor pertinente para

la incorporacin de las TIC aunque todava este es un asunto que ha seguido siendo
bastante debatido. Por un lado, cada vez ms autores afirman que estas tecnologas han
reconfigurado la estructura econmica de la sociedad de manera tal que la capacidad de las
empresas para adoptarlas depende de la habilidad de involucrarse en las redes de negocios
regionales y globales, las cuales demandan cierto nivel de acceso y uso de esas tecnologas
(Dixon et al., 2002). Tambin ha sido dicho, que para las Pymes el tamao de las empresas
ya no es un elemento clave para su competitividad (Vilaseca et al., 2002). Del otro lado, se
encuentran quienes defienden que la adopcin de estas tecnologas est influenciada tanto
por el tamao como por el sector de actividad de las empresas, llegando incluso a decirse
que las firmas de mayor tamao poseen mayores posibilidades de utilizar las TIC. Muchos
han considerado la orientacin internacional como una variable explicativa de la mayor
necesidad de las empresas para incursionar en el comercio electrnico a travs de portales
en comparacin con aquellas otras que no operan en mercados externos (Wagner et al.,
2003).

La gravidez de estos sealamientos gira en torno a la existencia de varios factores

organizacionales que inhiben la adopcin, entre los cuales podemos mencionar, el costo de
la tecnologa, la falta de habilidades gerenciales y tecnolgicas y la falta de recursos
financieros (Alderete, 2014). La forma ms acordes o funcionales a sus objetivos y
estrategias, como llegan a combinarse las actividades y competencias de la empresa para
adoptarlas, lleva a que las trayectorias empresariales en este terreno presenten
especificidades tales que las tornan distintas entre s, incluso nicas (Peirano & Suarez,
2004). Aquellas empresas enfrentadas a mercados fuertemente competitivos son las que
podrn aprovechar de la mejor manera los beneficios derivados de ese sistema y al mismo
tiempo, son las que ms necesiten el acceso a un sistema eficiente de banda ancha. Por el
contrario, en contextos de mercados locales limitados y poco competitivos esta necesidad
ser menor (Rivas & Stumpo, 2011).

Hasta el presente ha sido posible identificar la siguiente sucesin de redes tericas que
tratan de explicar los factores subjetivos subyacentes en las personas encargadas de decidir
acerca de la conveniencia de invertir en una nueva tecnologa en las empresas:

1- Aspectos psicolgicos de la toma de decisiones

Cuando alguien ha tomado una decisin con base en la informacin obtenida de terceras
personas, se dice que tal decisin ha tenido lugar en una cascada de informacin.
Seguramente, una primera persona se forma una opinin sobre un determinado producto
basndose en su propia experiencia y de primera mano, y si a continuacin comparte su
opinin con otra persona, esta segunda persona, que no conoce el producto de primera
mano, se forma una opinin en funcin de lo que le ha dicho la primera persona.
Posteriormente, esta segunda persona transmite su opinin sobre el producto a una tercera
persona, y as sucesivamente. Las cascadas de informacin surgen cuando las personas
ignoran su informacin personal e imitan las decisiones de otros agentes (Kauffman y Li,
2003).

Uno de los conceptos relacionados con la cascada de informacin es el de la imitacin

interorganizativa (Haunschild y Miner, 1997). Ante la incertidumbre y la falta de
conocimiento de primera mano sobre una determinada innovacin, las empresas deciden a
menudo copiar lo que se est haciendo en su sector. Cuanto ms extendida est una
innovacin dentro de cierto sector, mayor ser la presin de la empresa que ha de tomar una
decisin para ignorar sus necesidades locales y seguir el ejemplo del resto de congneres.
De igual forma, la utilizacin de la innovacin por parte de las empresas ms importantes
suele provocar una oleada de adopciones de imitacin en otras empresas que no han estado
teniendo buenos resultados en ese momento y buscan una solucin rpida a sus problemas.
En este sentido, las historias de xito que promulgan los medios y los consultores se han
convertido en uno de los factores ms importantes para la popularizacin de ciertas
innovaciones tecnolgicas. La cara negativa de este fenmeno es que estas adopciones
suelen ser absurdas por naturaleza, y su aplicacin provoca un alto porcentaje de fracasos
(Swanson y Ramiller, 2004).

2- La difusin de la tecnologa
La incorporacin de las TIC en las organizaciones es reconocida como un proceso de
aprendizaje que se desarrolla por etapas. En los inicios, las TIC se aplican a la
digitalizacin de tareas y procesos al interior de la organizacin, lo cual facilita el paso a la
etapa de integracin de los sistemas de informacin y comunicacin internos. Una vez se
alcanza este nivel de madurez interno, se facilita la aplicacin de las TIC para dar soporte al
comercio electrnico y a procesos de cooperacin inter-organizacionales propiciando la
integracin de la cadena de valor extendida a travs redes informticas (Camarinha-Matos,
2002).

Segn Youssef et al. (2010) ha habido tres olas de adopcin de las TIC. La primera ola ha
sido la ms extendida e intensivamente usada y adoptada (el telfono, el fax, las
computadoras); la segunda ola corresponde a tecnologas intermedias con un alto potencial
de uso (la Internet, el correo electrnico, los telfonos mviles), y la tercera ola son las
aplicaciones ms modernas basadas en redes (networking) como la Intranet y el intercambio
electrnico de datos (EDI), cual requiere de mayores inversiones, tecnologa (know-how) y
capacitacin de los empleados.

Por norma general, el proceso de difusin de la innovacin es lento durante la primera fase
de adopcin, y va cobrando fuerza a medida que aumenta el nmero de usuarios. Por esta
razn, la compaa que adopte una innovacin deber tener en cuenta las caractersticas
tanto de la poblacin a la que se dirige como de sus trabajadores. Si bien no se descarta que
las empresas sigan una trayectoria de incorporacin de TIC similar a la evolucin que
siguen dichas tecnologas, las empresas en principio adoptan las ms acordes o funcionales
a sus objetivos y estrategias. Dado que el proceso se desarrolla gradualmente, existe cierto
grado de incertidumbre que influye en los resultados de la inversin en TIC. La
incertidumbre es una caracterstica habitual de los sectores emergentes y de aquellos que
hacen un amplio uso de la tecnologa. A medida que el cambio tecnolgico se hace ms
radical o complejo, se hace ms necesaria la formacin del usuario final, lo cual provocar
a su vez un mayor nivel de incertidumbre y, finalmente, dificultar la adopcin de la
innovacin, aunque la nueva tecnologa sea claramente superior.

3- El costo total de propiedad

La adopcin de las TIC en el mbito de la empresa es un proceso complejo que involucra
una multiplicidad de dimensiones. Se trata de un proceso evolutivo que requiere de ciertos
umbrales mnimos de infraestructura tecnolgica necesaria para avanzar hacia estados de
mayor madurez. Completar una etapa y avanzar hacia la prxima requiere de esfuerzos
adicionales y complementariedades en las habilidades y organizacin de las empresas.
El concepto de Costo Total de la Propiedad (CTP) refleja todos los costos que aparecen en
el ciclo de vida de una inversin en TIC. El costo de las TIC para una organizacin no se
reduce a la adquisicin de una determinada tecnologa, sino que tambin incluye los gastos
adicionales asociados, como por ejemplo el mantenimiento y el servicio tcnico, la
transicin de la vieja a la nueva tecnologa, la inversin en formacin del usuario final, etc.
Los elementos ms importantes dentro del CTP son aquellos relacionados con el servicio
tcnico y los perodos de inactividad del sistema. Los clculos del CTP demuestran que el
costo del hardware y las licencias de uso del software slo representan entre el 8% y el 15%
de la inversin total en TIC (Alderete, 2014).

Un estudio emprico realizado sobre los responsables de las TIC en las empresas espaolas,
revela que entre los criterios de decisin para la adopcin de nuevas tecnologas, tanto en
2005 como en 2007, siguen influyendo mucho los costos generados por la tecnologa que se
desea adoptar, la existencia de soporte tcnico por parte del proveedor, la reputacin del
mismo y la estandarizacin de la solucin tecnolgica adoptada, (Sieber & Valor, 2008). En
particular, para los sectores de manufacturas se persigue la compatibilidad en las soluciones
tecnolgicas que adoptan y que cuenten con un buen soporte por parte del proveedor,
mientras que para las empresas de servicios la estandarizacin de la solucin que se desea
adoptar es un criterio que ha perdido importancia en su toma de decisin y, son los costos
de la tecnologa el criterio que ms influye en sus decisiones de adopcin tecnolgica. Del
mismo modo, al analizar las pequeas y medianas empresas espaolas, se obtiene que sus
decisiones responden a cinco conductas igualmente valoradas: la compatibilidad de los
sistemas, las habilidades, una obediencia gremial, un continuismo leal y los costos.

4- Las lgicas institucionales

En el estado actual del conocimiento, el enfoque de las lgicas institucionales ofrece cierta
precisin en la comprensin de cmo el comportamiento individual y organizativo est
situado en un contexto social y cmo los mecanismos sociales influyen en ese
comportamiento. Las normas culturales ejercen sus efectos sobre los individuos y las
organizaciones segn que las instituciones sobresocialicen una intencin centralizada en
compromisos de internalizacin y de valores o una intencin insuficientemente socializada
basada en la dependencia de los recursos e intereses polticos. Esto sugiere una visin
probabilstica de adhesin a las normas dominantes del comportamiento y a la
identificacin de contingencias especficas donde prevalecen normas subsidiarias (Thornton
& Ocasio 1999).

Examinando sus antecedentes, recordamos la dcada de 1970 cuando un nuevo enfoque del
anlisis institucional surgi con Meyer & Rowan (1977) y Zucker (1977), para destacar el
papel de la cultura y la cognicin en el anlisis institucional. En su concepcin, los efectos
de la cognicin son vistos principalmente a travs del isomorfismo mimtico (la imitacin)
que asumen las Organizaciones tratando de ajustarse a los requerimientos de los entornos
externos para adquirir legitimidad. DiMaggio & Powell (1983) extendieron el isomorfismo
desde el nivel social al nivel de los campos organizacionales, lo que significaba que las
partes de la organizacin tenan que estar levemente acopladas en relacin a su ncleo
tcnico. Desde una macro perspectiva, lo que DiMaggio & Powell (1983) denominaron "el
nuevo institucionalismo" lleg ser ampliamente identificado como un rechazo de la
racionalidad para explicar la estructura organizacional, y de la eficiencia como la
explicacin para el xito y la supervivencia de las organizaciones.

El trmino lgicas institucionales fue introducido por Alford & Friedland (1985) para
describir las prcticas y creencias contradictorias propias de la instituciones de las
sociedades occidentales modernas. Ellos vieron las instituciones como patrones supra
organizacionales de actividad arraigada en prcticas materiales y sistemas simblicos
mediante los cuales los individuos y las organizaciones producen y reproducen sus vidas
materiales y hacen significativas sus experiencias. Estas prcticas y los smbolos estn
disponibles para individuos, grupos y organizaciones para promover elaborar, manipular y
utilizar en su propia conveniencia. Describen la burocracia estatal, el capitalismo, y la
democracia poltica como tres rdenes institucionales contendientes que tienen diferente
prcticas y creencias que le dan forma a las maneras de como los individuos se involucran
en luchas polticas.

Rechazando las teoras individualista tanto de la eleccin racional como la de las

perspectivas macro estructurales, ellos postularon que cada una de las rdenes
institucionales tiene una lgica central que orienta sus principios de organizacin y
proporciona actores sociales con vocabularios de motivos y un sentido de s mismos (es
decir, la identidad). La principal innovacin de Friedland & Alford (1991) es concebir la
sociedad como un intersistema institucional que permite fuentes de heterogeneidad y
agencia para ser teorizadas y ser observadas desde las contradicciones entre las lgicas de
los diferentes rdenes institucionales. La atencin no se centra ms en el isomorfismo, o sea
en el sistema social mundial, o los campos organizacionales, sino en los efectos de las
lgicas institucionales diferenciadas en los individuos y las organizaciones en contextos de
mayor variedad, incluyendo los mercados, las industrias, y las poblaciones de formas
organizacionales.

Las instituciones tambin son objeto de desarrollo y cambio como resultado de la

interaccin entre las fuerzas culturales y las fuerzas econmicas. La familia y la religin
que no tienen caractersticas econmicas estn directamente involucradas en la produccin,
la distribucin y el consumo de bienes. Por su parte, los mercados que no se consideran
parte de la cultura son directamente moldeados por la estructura social, las redes sociales, el
estatus y el poder.
Un mecanismo clave por el cual las lgicas institucionales toman forma es a travs de la
clasificacin y categorizacin social (DiMaggio, 1997). Las estructuras multidivisionales,
el gobierno corporativo, la direccin general, las patentes, los recursos humanos, el
desempeo de los activos, por ejemplo, no son categoras naturales, sino que son categoras
institucionales socialmente construidas (Berger & Luckmann, 1967). La clasificacin de las
categoras sociales y de organizacin es determinado por las instituciones sociales (Searle,
1995). Las categoras como unidad bsica de una cognicin significativa configura el
componente necesario del comportamiento agentivo, de toda condicin consciente, de las
formas de organizacin y de las agendas organizacionales. Los cambios en las lgicas
institucionales conducen a cambios en el significado de las categoras existentes y a la
creacin de nuevas categoras.
Jackall (1988) defini la lgica institucional como "el conjunto complicado,
experiencialmente construido, y por lo tanto, contingente, de reglas, premios y sanciones
que los hombres y las mujeres en contextos particulares crean y recrean de tal de manera
para que su comportamiento y perspectiva de acompaamiento sean en cierta medida
regularizado y predecible. Thornton & Ocasio (1999) defini las lgicas institucionales
como los patrones histricos, construidos socialmente de prcticas materiales, suposiciones,
valores, creencias y reglas por las cuales los individuos producen y reproducen su
subsistencia material, organiza el tiempo y el espacio, y proporcionan sentido a su realidad
social. De acuerdo a esta definicin las lgicas institucionales proporcionan un vnculo
entre la agencia (los compromisos acordados o contractuales) y la cognicin, las prcticas
socialmente construidas y las estructuras de reglas. Aunque Jackall (1988) basa su lgica
sobre lo normativo y la contradiccin interna mientras que Friedland & Alford (1991)
enfatizan los recursos simblicos y la interinstitucionalidad, todas las definiciones
presuponen la meta-teora de que las lgicas institucionales, dan forma racional a los
comportamientos conscientes y los actores individuales y organizacionales tienen una mano
metida en la formacin y el cambio de estas mismas lgicas institucionales (Thornton,
2004).

La hiptesis central del enfoque de la lgica institucional es que los compromisos

acordados (la agencia) y los medios y fines de los intereses de los actores individuales y
organizacionales, estn habilitados a la vez que limitados por la lgica institucional
prevaleciente. Si bien los integrantes pueden buscar el poder, el estatus o la ventaja
econmica, las decisiones y los efectos son el resultado de la interaccin entre la accin
individual y la estructura institucional. Este supuesto, ms conocido como el de la Agencia
Incorporada, presupone la existencia de intereses individualistas y tambin distingue un
enfoque lgico institucional de una perspectiva de la seleccin racional sobre las
instituciones y de unas perspectivas macro estructurales que hacen hincapi en la primaca
de la estructura sobre la accin.

A medida que las identidades colectivas se hacen institucionalizadas, desarrollan su propia

distincin lgica institucional y estas lgicas prevalecen dentro del grupo social, ya sea que
se trate de formas organizacionales, los competidores del mercado o asociaciones
profesionales, o cualquier otra forma de agrupacin social. Las lgicas institucionales
forman y crean las reglas de juego, las relaciones de los medios y los fines por la que el
poder y el estatus se ganan, se mantienen y se pierden en las organizaciones. Los actores
sociales confan en sus interpretaciones de las lgicas institucionales en la competencia por
el poder y el estatus, y al hacerlo, generan las condiciones para la reproduccin de las
lgicas prevalentes.

Los emprendedores institucionales son los agentes que crean nuevas instituciones y
modifican las viejas, porque tienen acceso a los recursos que apoyan a sus propios
intereses. Ellos manipulan creativamente relaciones sociales importando y exportando
smbolos y prcticas culturales de una orden institucional a otra. Las herramientas
culturales que utilizan los emprendedores institucionales, tales como el discurso, las
construcciones retoricas, la reinterpretacin y manipulacin de la simbologa y de las
prcticas prevalentes, proviene de las diferentes ubicaciones sociales de las rdenes
institucionales.
Los programas de software contable mas pequeos del mercado

Los programas de software contable ms pequeos que se ofrecen en el mercado son

capaces de generar muchas clases de informes contables incluyendo los estados financieros
bsicos e informes presupuestales como tambin formas graficas de barras o de tortas. Los
usuarios pueden seleccionar un plan de cuentas y luego personalizar su estructura de cuenta
como mejor le convenga.

Aun cuando existen en el mercado software de bajo precio y aun gratuitos para los
pequeos negocios, el propio reto para un empresario y sus empleados es el aprendizaje de
su utilizacin con el fin de obtener el mayor valor de su producto. Lo mejor que podr
hacer un pequeo empresario seria consultar a algn contador o firma local de contadores
para que le asesore en la consecucin de un software, le capacite a sus empleados, le ayude
a seleccionar los tipos de informes necesarios para la toma de decisiones y hasta le evite
llegar a tener un desastroso fracaso.

Por lo general, los vendedores de software contables agrupan varias marcas y lneas de
productos similares. Algunas ofertas contienen programas confeccionados por
desarrolladores independientes que proporcionan interfaces con sus paquetes de marca
facilitando caractersticas adecuadas para los usuarios de industrias especficas. Otros
vendedores de software incluyen el cdigo fuente o cdigo abierto en sus programas para
que el usuario mismo pueda personalizar el software. La personalizacin del software es un
magnifico negocio para los revendedores de valor agregado o consultores quienes tienen
habilidades de programacin y entienden las necesidades propias de ciertos procesos
productivos especializados.

Los sistemas de ERP en las instalaciones (in house) generalmente adquiridos mediante
licenciamiento para el uso, casi siempre requieren de grandes inversiones iniciales. Si la
empresa compradora no cuenta con un personal de TI grande o experimentado, ser mucho
mayor la inversin en tiempo y dinero requerido por el personal adicional y el
entrenamiento.

Las soluciones de ERP en las instalaciones no ofrecen la misma libertad a un sistema para
dar el acceso a un mayor nmero de empleados, pues a menudo para ello sera necesario el
suministro de hardware adicional

El ERP en las nubes

Este es un nuevo paradigma que consiste en la computacin distribuida sobre una red a
travs de Internet u otras plataformas de conexin, donde un programa o aplicacin puede
ejecutarse en una mquina o un grupo de mquinas de hardware de computacin
conectados al mismo tiempo.

Desde que el ERP en la nube dej de requerir hardware adicional, las empresas no tienen
que perder tanto tiempo en diligencias de la adquisicin y la instalacin de la
infraestructura de TI. En efecto, los despliegues del ERP en la nube suelen tardar 3-6 meses
en comparacin con los 12 meses que normalmente se necesita para implementar una
solucin en las instalaciones. En cambio un departamento de TI local es poco probable que
sea capaz de informar peridicamente sus resultados de tiempo de actividad del sistema de
gestin y puede incluso no ser capaz de lograr estos resultados.

El ERP en la nube a menudo ofrece un mejor rendimiento que las soluciones en las
instalaciones. La arquitectura del software en la nube est diseada desde el principio para
obtener el mximo rendimiento de la red, lo que puede significar una mejor disponibilidad
de las aplicaciones en comparacin con los sistemas ERP tradicionales in situ. Con el
tiempo, esos ahorros de TI se van sumando hasta que como ha mencionado una firma
dedicada a hacer estudios el ERP de una empresa de 100 empleados en un periodo de
cuatro aos basado en la nube puede costar un 50 por ciento menos que el ERP localizado
en el sitio.

Realmente se trata de una computacin emergente generalmente adquirida mediante

suscripcin para un uso temporal, para acceder desde cualquier lugar y para la entrega de
servicios de almacenamiento virtual que pueden reducir el costo y el esfuerzo necesarios
para el mantenimiento y ser utilizado de manera eficiente incluso para equipos de escritorio
y dispositivos mviles con capacidad de bajo almacenamiento. De hecho, existen muchos
servicios gratuitos basados en la nube, hasta cierta capacidad de utilizacin, como Google
Docs y Dropbox que se han vuelto muy populares.

El servidor de la nube proporciona la potencia de procesamiento para las aplicaciones a los

usuarios y los usuarios pueden ejecutar las aplicaciones desde cualquier lugar utilizando sus
equipos de cmputo, computadores porttiles o dispositivos mviles, tal como se explica en
la siguiente tabla.
Tabla 2
Diferencias entre software tradicional y software en las nubes

Software tradicional Software en la nube

Costo asequible, modelo por
Costo elevado de la licencia
suscripcin
Se necesita instalar en el ordenador No se necesita instalar en el
del cliente ordenador del cliente
Costo por Soporte Sin costo de soporte
Costo por Actualizaciones Sin costo por actualizaciones
Con posibilidad de acceso en
Sin posibilidad de utilizar en otros
cualquier dispositivo conectado a
dispositivos
internet
Sin copias de seguridad (de otro Con copias de seguridad
modo el cliente se encarga) automatizadas por el proveedor
Sin costos por implementacin de
Costos de implementacin de
hardware (costo a cargo del
hardware
proveedor)
FUENTE: www.colombiaaprende.edu.co
Lo que no es tan claro es el impacto significativo en toda la empresa que el tipo de modelo
de implementacin de ERP que sea elegido pueda tener. Aqu hay algunos factores clave
que debe tener en cuenta la hora de sopesar si utilizar en las instalaciones o el software
basado en la nube ERP. Para el ERP basado en la nube, los costos iniciales son
generalmente mucho ms bajos, ya que la empresa husped simplemente requiere la
implementacin del software a sus necesidades y luego acceder a ella a travs de la
conexin a Internet desde sus propias computadoras. Las empresas anfitrionas de
proveedores del ERP en la nube se encargan de mantener toda la infraestructura de TI
disponible, aseguran que el sistema siempre est en ejecucin, responden que los datos sean
seguros, y de que las mejoras de los productos se implanten sin alterar la solucin y sin
romper las personalizaciones aplicadas anteriormente al sistema. En ltima instancia, todo
esto permite a los huspedes centrarse en la innovacin y a ayudar a crecer el negocio de
manera ms eficaz, en lugar de gastar una cantidad desproporcionada de su tiempo en el
mantenimiento y la gestin de los sistemas. El ERP en la Nube tambin ofrece un modelo
de pago predecible (pay-as-you-go) que es, una suscripcin cuya gestin de tesorera y de
planificacin se vuelven tareas mucho ms fciles.

Las soluciones ERP en la nube estn siendo continuamente actualizadas por el proveedor
para que el usuario pueda estar seguro de que siempre cuentan con la ltima versin, la ms
avanzada de su software ERP. Por el contrario, el software ERP en las instalaciones puede
ser personalizado, pero esas personalizaciones estn vinculadas a la implementacin del
software actual y no son fciles de volver a implementar en las futuras versiones del mismo
software. Cuando un proveedor de ERP lanza nuevas actualizaciones y mejoras de sus
productos, las personalizaciones aplicadas anteriormente sern borradas y el equipo de TI
otra vez tendr que comenzar a personalizarse desde cero. Esa es la razn principal por la
que muchas empresas simplemente evitan la actualizacin de su software ERP instalado en
las empresas y prefieren conformarse con el funcionamiento del negocio utilizando
tecnologas fuera de fecha. De hecho, dos tercios de las empresas de tamao medio estn
trabajando con versiones no actualizadas de su software ERP (Quirama, 2013).

Este ERP tambin ofrece un rendimiento optimizado que puede adaptarse a sus
necesidades, por ejemplo, si se comprometen a mantener una disponibilidad media de las
aplicaciones del 99.5% para sus clientes, ello significa que alcanzar un rendimiento
mximo del tiempo de actividad al nivel del 99,98% en los ltimos 12 meses, y esta ser la
informacin sobre el desempeo del tiempo de actividad disponible para todos los clientes
en todo momento. Tambin es importante sealar que una solucin basada en el ERP en la
nube proporciona datos en tiempo real a los que se puede acceder a travs de Internet en
cualquier lugar en cualquier momento. Esto significa que el personal de la empresa puede
ver la informacin precisa en los ordenadores porttiles, telfonos inteligentes y
dispositivos de tableta, mientras viajan o teletrabajo todo ello sin gastos de instalacin
adicionales o costos en curso. Cada implementacin de ERP toma tiempo y requiere una
planificacin cuidadosa, pero el ERP en la nube ofrece claras ventajas si tenemos en cuenta
la velocidad de implementacin. Con el ERP en la nube, la cobertura de los servicios
fcilmente puede ser fcilmente extendida a travs de mltiples regiones, filiales y
divisiones, evitando el costo asociado con esos lanzamientos.
No slo puede el ERP basado en la nube proporcionar un mejor rendimiento y una mayor
accesibilidad, sino tambin mejor seguridad. Precisamente esta es su competencia bsica,
los proveedores de ERP en la Nube hacen asegurar sus sistemas en una prioridad cuando es
capaz de proporcionar fuertes certificaciones de seguridad de datos estndar, tales como el
cumplimiento de las normas PCI DSS y SAS 70. Adems, la garanta NetSuite sigue otra
rigurosa recuperacin de copia de seguridad ante desastres cuyos procedimientos tendran
un costo prohibitivo en el caso de las soluciones de ERP en el lugar. Los sistemas ERP en la
nube son tambin ms fciles de escalar, lo que le da la flexibilidad para agregar ms
usuarios a medida que crece su negocio.

La arquitectura de los sistemas empresariales

La arquitectura o estructura tcnica del sistema ERP empresarial se define segn sean
organizados sus componentes:

1- la base de datos central,

2- la configuracin del sistema,
3- las interfaces de las aplicaciones y,
4- los portales de la red.

El primer componente es precisamente la caracterstica ms destacable de un ERP porque

unifica y ordena toda la informacin de la empresa en una nica base de datos, permitiendo
que cualquier suceso quede inmediatamente a la vista de los usuarios, acortando los ciclos
productivos y posibilitando la toma de decisiones de forma ms rpida y segura. Los
procesos de negocios integrados por el ERP se conocen como las funciones de la oficina
de atrs porque al principio ellas estuvieron vinculadas a los sistemas internos de la
empresa. El sistema tradicional ERP centraba su atencin sobre los datos internos,
generados fundamentalmente por los procesos internos (estos son, recursos humanos y
manufactura) y los hacedores de las propias decisiones empresariales.

El software ERP planea y automatiza muchos procesos con el objetivo de integrar la

informacin a lo largo de la empresa y eliminar los complejos enlaces entre los sistemas de
las diferentes reas del negocio. Este sistema de manejo de las funciones de negocio integra
todas sus facetas desde la planeacin, incluyendo la manufactura, las ventas y las finanzas.
Con un ERP la empresa est bajo control e incrementa la calidad de los servicios y
productos. La implantacin de un ERP conlleva la eliminacin de barreras nter
departamentales, permitiendo que la informacin fluya por toda la empresa eliminando la
improvisacin por falta de informacin.

Con el ERP los funcionarios de servicio al cliente ya no son slo unos digitadores que
escriben el nombre de alguien en una computadora y golpean la tecla de entrada.
Realmente, el ERP automatiza las tareas involucradas en la realizacin de un proceso de
negocio y por lo tanto la pantalla del ERP los convierte en gentes de negocios. Cuando un
representante de servicio al cliente toma un pedido de un cliente, tambin adquiere toda la
informacin necesaria para completar el pedido. Todos los dems usuarios de la
informacin, con solamente iniciar sesin en el sistema ERP, ven el registro en su propia
pantalla y tienen acceso a la base de datos comn de donde pueden localizar el lugar por
donde se desplaza el nuevo pedido del cliente en cualquier punto en que se encuentre y
seguirle la pista. Metafricamente, puede decirse que los sistemas o paquetes ERP son unas
representaciones genricas de las formas tpicas de hacer negocio en las empresas.

El ERP puede aplicar esa misma magia a los dems procesos de negocio ms importantes,
desde la informacin financiera hasta los ingresos de los empleados. El mayor beneficio
que un sistema ERP implementado efectivamente puede brindar a una empresa, es por
supuesto, haberse constituido en la principal fuente de informacin para otros sistemas
crticos del negocio. En otras palabras, un ERP sirve como base o plataforma para
implementar otros sistemas como la comunicacin a todos los niveles de la empresa, la
revisin de la responsabilidad individual, la rendicin de cuentas, las cuales se alimentan de
la adecuada informacin que un ERP administre. Una de las grandes ventajas de una base
central es su posibilidad de construir conjuntos de tablas categorizadas para efectuar entre
ellas consultas interactivas con el fin de obtener informacin de bases de datos relacionales,
lo cual es el fundamento del proceso de control.

La mxima ilustracin del control de gestin la asumen las muy importantes herramientas
del ERP empresarial denominadas Tablero de Comando (digital dashboard) mediante la
cual se efecta el monitoreo de una variedad de procesos de negocio. Por ejemplo, el
Tablero de Comando podra monitorear las actividades clave de ventas de tal modo que los
gerentes pudieran identificar la informacin sobre tendencias de las ventas, tales como los
mejores clientes, productos y del personal de ventas, como tambin medir sus rendimientos,
cantidades, mrgenes o segmentos. El Tablero de Comando de Produccin se utiliza para
monitorear y comparar las cifras de la produccin en tiempo real con las tendencias
histricas para poner eventos en perspectivas (Ostengo, 2007).

Cuando se explica el diseo del sistema integrado de informacin gerencial y contable,

tambin reviste importancia la forma y contenido de los reportes y de las reglas que surgen
como consecuencia de este diseo. Un reporte, rutina o informe, es la forma de revelar o
explicitar una determinada informacin, tanto para dentro de la organizacin como para
fuera. Son rutinas porque constituyen modelos de accin o de pensamiento habitualmente
informados por la empresa. Las reglas son los modos sistemticos, formales y objetivos de
realizar el trabajo, tal y como estn diseados en los manuales, por ejemplo el costeo
basado en actividades ABC, la presupuestacin basada en actividades ABB, la gestin
basada en actividades ABM, entre otras.

Los reportes ms comunes son los informes con base econmico-financiero-patrimonial

(entre ellos se citan los Estados Contables), el informe de negocios, el informe social (entre
ellos el Balance Social), el informe de calidad (entre ellos el Balance de Calidad) y el
tablero de comando. Todos estos reportes proveern informacin bajo la forma de variables
o de indicadores para la elaboracin del informe primordial dentro del concepto de Control
de Gestin, denominado Cuadro de Mando Integral (Ostengo, 2006).

El Tablero de Control es una rutina til para comunicar los objetivos y estrategias
econmicas, financieras y patrimoniales, tanto organizacionales como departamentales. El
Cuadro de Mando Integral es el informe de los informes, tanto por su amplitud, ya que
abarca todo tipo de variables e indicadores, cualitativos y cuantitativos, contables y no
contables, entre otras, como por sus funciones. Este informe suele tener una periodicidad
mensual, pero puede haber informes con periodicidad mayor o menor.

El Cuadro de Mando Integral (BSC, balanced score card) es una herramienta que
proporciona la estructura necesaria para la actualizacin del plan estratgico, ya que
permite evaluar:
la alineacin, comunicacin y seguimiento de los objetivos organizacionales y
departamentales de largo y corto plazo
la consistencia de los inductores de desempeo e inductores de valor para el
cumplimiento de los objetivos
los desvos mediante la visualizacin de las variables criticas

El Cuadro de Mando comunica el desempeo de los objetivos y estrategias en la forma de

variables o indicadores cualitativos y cuantitativos, contables y no contables de todos los
procesos. La utilizacin de los tableros de control con semforos permite comprender
fcilmente los resultados a los gerentes y por lo tanto tomar decisiones ptimas. La clave
del sistema son las reuniones de seguimiento y las auditoras internas puesto que de nada
sirve levantar indicadores si no se los monitorea y audita constantemente.

El segundo componente descriptor de la estructura tcnica del sistema lo es la

configuracin. La configuracin del sistema puede formarse segn que la contratacin del
software permita su operacin indefinida en las instalaciones de la empresa o por tiempo
limitado mediante suscripcin. Estas soluciones se instalan de forma local en el hardware y
los servidores de la empresa y luego manejados por su personal de TI. Mientras que la
mayora de los sistemas computacionales que corren en las compaas han sido adquiridos
mediante licenciamiento in-house, es cada vez ms apreciable el nmero de empresas que
incursionan en las soluciones mediante suscripcin.

En este ltimo caso, los clientes son empresas preocupadas por el alto costo del ERP y con
alto nivel de incertidumbre en los beneficios. Bajo el modo de la suscripcin, el suscriptor
tampoco es dueo del software pero se ahorra el precio de compra, los costos de hardware y
los gastos del mantenimiento y de la actualizacin. Ante la escasez de posibilidades para
nuevos grandes acuerdos de licencia, los esquemas de renta variable se estn convirtiendo
en el punto dulce para los grandes proveedores de ERP. Los vendedores han ajustado sus
modelos de precios para que puedan obtener ingresos por licencias de arrendamientos
incrementales aunque con niveles ms altos de uso.

Estn apareciendo, adems, nuevos productos en el mercado, orientados a empresas de

menor tamao. La idea es entregar un software "parametrizado" en mayor detalle, que
permita al comprador resolver sus necesidades con un menor nmero de horas de
consultora. Si estos productos tienen xito, se abrira la posibilidad de que muchas ms
empresas tuvieran acceso a estas soluciones.

Una opcin viable y adecuada de una empresa que desea implementar un sistema de
informacin que le permita automatizar sus operaciones y que le ayude a administrar
correctamente las mismas, es la de pensar en los cambios que deba efectuar sobre el modo
original en que trabaja el sistema comprado y hacerle los seguimientos necesarios hasta
hacerle compatible con los requerimientos inherentes a las nuevas aplicaciones que desea
introducir.

Tambin es importante destacar la entrada en ese mercado de soluciones de fuente

abierta, o ms comnmente denominadas de cdigo abierto, gratuitas y parcialmente
gratuitas, cuyas soluciones propugnan un modelo de negocio basado en los servicios de
implantacin personalizada para cada empresa.

Para ello existen revendedores de valor aadido (del ingls value-added reseller, VAR), que
son compaas que aaden una o varias caractersticas a uno o varios productos ya
existentes y despus los revenden (normalmente a usuarios finales) como un producto
integrado o como una solucin llave en mano completa. Esta prctica es comn en la
industria de componentes electrnicos, donde por ejemplo, una aplicacin software puede
ser aadida a un hardware ya existente. El trmino tambin se usa a menudo en la industria
de los ordenadores, donde una compaa adquiere componentes de ordenador y construye
un sistema de ordenador personal completamente funcional y que normalmente est
adaptado para una tarea especfica. Haciendo esto, la compaa ha aadido un valor sobre
lo que han costado los componentes individuales. Los clientes comprarn el sistema al
revendedor si no tienen el tiempo o la experiencia necesaria para ensamblar el sistema ellos
mismos.

El tercer componente de la arquitectura del sistema lo constituyen las interfaces de las

aplicaciones. Aunque un sistema ERP de cualquier categora es capaz de integrar los datos
provenientes de diferentes unidades de negocio de la empresa, la flexibilidad para escoger
el mejor software dentro de diversas categoras y marcas describe un enfoque de seleccin
de lo mejor de la cosecha. Obviamente, el costo implica uno de los criterios ms
determinantes para que una organizacin abandone el enfoque del sistema nico.

La Integracin de Aplicaciones Empresariales (EAI) es un mtodo de combinacin de

mltiples sistemas informticos que permite a las empresas integrar las bases de datos y las
aplicaciones heredadas con otras nuevas y seguir usando esos sistemas. Esto es
particularmente beneficioso si estas firmas deciden implementar un ERP o adquirir nuevas
aplicaciones que se sirven de Internet, el comercio electrnico, extranet, y otras tecnologas
informticas y comunicacionales. EAI puede lograr esta integracin, y las empresas no
tienen que incurrir en nuevos costos para la construccin de sus propias interfaces
personalizadas con el fin de vincular todas esas mltiples aplicaciones en conjunto.

Los procesos de negocio ERP de hoy, se efectan ampliados con el comercio electrnico
(e-business) y otras capacidades de la oficina de adelante (ventas y servicio al cliente).
Estos sistemas de empresa extendida traen nuevos socios al cuadro de la empresa. Desde
luego que muchos de estos socios son los clientes y proveedores pero a veces llegan otros
como inversionistas, entidades crediticias y otros canales de negocios con quienes la
empresa pudiera formar equipo para ofrecer servicios y negocios estratgicos.

El ERP tambin se arroga interfaces con proveedores y clientes a travs de la aplicacin

denominada gestin de la cadena de suministro (SCM). Esta cadena de suministro en cada
paso permite el intercambio de informacin y dinero, proporcionando al vendedor acceso a
los datos internos del comprador incluyendo los niveles de inventarios y las rdenes de
venta, a la vez que el comprador puede mirar la informacin del vendedor relacionada con
su orden de compra. De hecho, la informacin fluye de regreso desde el cliente al
proveedor permitiendo una reduccin del ciclo del tiempo en contratacin de bienes para la
manufactura y la venta.

Los sistemas ERP ampliados proporcionan interfaces en la que se contactan individuos

internos o externos a la organizacin a travs de los portales. Un portal es una puerta que
ofrece el sistema para entrar a otro sitio Web o servicio con el fin de mejorar la
comunicacin y la productividad entre empleados, clientes, socios y proveedores. Los
portales de las organizaciones otorgan a los usuarios acceso a datos e informacin
transversales de los sistemas corporativos, con el fin de encadenar a la gente a la
colaboracin significativa.

Otra herramienta que ayuda a las compaas a optimizar su cadena de suministro es la

aplicacin denominada gestin de las relaciones con el cliente (CRM). Esta gestin consiste
en una serie de bases de datos, rdenes de venta, sistemas de servicio al cliente y paquetes
de financiamiento. La aplicacin integrada recoge los datos desde estas fuentes disparatadas
y las integra para propsitos de tomas de decisin. Tambin se usa la CRM para el anlisis
de los datos del cliente como las tendencias y los patrones de compra. Este anlisis puede
mejorar las relaciones del cliente cuando los negocios utilizan la informacin para atender
de mejor manera las necesidades de los clientes.

Histricamente el ERP y el CRM han sido vistos como dos sistemas separados de
vinculacin, sin embargo, muchas empresas se estn comenzando a dar cuenta del inmenso
valor de eliminar las distinciones entre los procesos de front (ventas y atencin al cliente) y
back office (produccin, recursos humanos y finanza), llevando el ERP a la parte frontal.
En lugar de continuar permitiendo que la informacin vital de los clientes sea cortada en
varias piezas en una empresa, las compaas han comenzado a fusionar el ERP y el CRM
en un solo sistema de vinculacin con el cliente, de modo que pueden dar un mejor soporte
a la relacin con el cliente desde el inicio del inters hasta la entrega del producto
(Quirama, 2013).

Los directores del sistema de informacin continuarn buscando la flexibilidad que las
nubes hbridas ofrecen. Y los tomadores de decisiones de alto nivel invertirn en
arquitecturas de nube hbrida para preparar para el futuro sus aplicaciones y servicios. La
mayora adoptar un modelo hbrido mezclando servicios de proveedor de nube con su
plataforma in-house de computacin (Quirama, 2013).

En lugar de abultadas sumas por licencias o costosas precargas en hardware propietario, el

software empresarial cada vez ms ser tarifado por usuario o por ao. No solo las
aplicaciones de usuario final sern tarifadas de esa manera, sino que otros software y
servicios -incluyendo los de gestin de centro de datos y deteccin de amenazas- tambin
adoptarn este modelo de precio ms predecible y escalable. Lo mvil seguir siendo un
campo de batalla crucial para los jugadores ms grandes de CRM, quienes continuarn
llevando la funcionalidad de sus app mviles ms cerca del nivel de sus productos web
(Quirama, 2013).

La diferencia bsica entre un ERP localizado en la empresa (on-premise) y un ERP basado

en las nubes (on cloud) es claro: las soluciones ERP on-premise se instalan de forma local
en el hardware y los servidores de su empresa y luego manejados por su personal de TI,
mientras que la nube ERP, tambin denominado SAAS (software as a service), se ofrece
como un servicio de hospedaje (hosting) de los servicios de software ofrecidos a travs de
la Internet. Con este tipo de instalacin, el software ERP de una empresa y sus asociados de
datos se gestionan centralmente por el proveedor de ERP y se puede acceder por los
clientes utilizando un navegador web.

Adicionalmente, con el SAAS pudieran obtener los empresarios ciertas ventajas de

seguridad porque el proveedor del software asume la responsabilidad de la ocurrencia de
desastres. Sin embargo, ciertas entidades como las de salud y los bancos prefieren el modo
del licenciamiento o suscripcin on-premise porque son muy recelosos sobre el control de
sus datos e informaciones.

Son muchas las alternativas que ofrece en estos momentos el mercado, si bien en muchas
ocasiones no es sencillo encontrar el binomio producto-proveedor que se adapte a las
necesidades de una empresa. No solo se necesita contar con un producto que se adecue a las
necesidades de la empresa, sino que es igualmente importante que la empresa implantadora
cuente con experiencia en el sector, para entender adecuadamente los procesos de la
empresa.

Todo ello hace que en muchas ocasiones las opciones disponibles se vean reducidas de
forma considerable, ya que con frecuencia y sobre todo para las pequeas y medianas
empresa, la cercana del proveedor constituye un elemento importante para el proceso de
seleccin.

El ltimo componente de la arquitectura del sistema son los portales de la red. Un portal es
una puerta de entrada a otros sitios o servicios web que mejora la comunicacin y la
productividad de los empleados, clientes, socios y proveedores. El sistema de interfaces del
ERP ampliado a los individuos dentro y fuera de una organizacin a travs de portales. Los
portales de la organizacin ofrecen a los usuarios el acceso a todo el sistema de la empresa,
los datos y la informacin transversal de toda la empresa para conectar a las personas
propiciando una colaboracin significativa.

Estas tecnologas tambien pueden utilizar una combinacin de software empresarial y

tecnologas de colaboracin para compartir informacin actualizada entre usuarios
suscritos, como blogs, RSS (Really Simple Syndication), marcadores sociales, redes
sociales y wikis. La red Enterprise 2.0 es la integracin estratgica de las tecnologas Web
2.0 en un sintranet de la empresa, para difundir informacin y discutir los problemas de
negocio en un entorno abierto y colaborativo. La mayora de las tecnologas Enterprise 2.0,
ya sean de cosecha propia, libres o compradas, enfatizan al empleado, el socio y la
colaboracin de los consumidores y por lo tanto pueden estimular la eficiencia, la
productividad y la innovacin mediante el fomento de los empleados y otras partes
interesadas

Las sociedades de negocios colaborativos se han ido haciendo cada dias mas comunes y
estan resultando muy ventajosas para trabajar con otros negocios, aun competidores, para
incrementar la capacidad de reunir demandas conjuntas de clientes. Se ha visto que el
software denominado Gestion de las Relaciones con Socios (PRM) mejora las relaciones de
trabajo entre socios, particularmente cuando se comunican a traves del Internet.

Dar seguimiento a conversaciones a traves de la via de las redes sociales, permitir a la

empresas averiguar que tema se esta convirtiendo en tendencia y de qu estan hablando sus
clientes. Y esta inteligencia social permitir a las empresas ser mas agiles y responsivas a
las necesidades, deseos y problemas de los clientds, para tratar de estar un paso mas
adelante de sus competidores (Quirama, 2013).

Las motivaciones para la adquisicin de un ERP

La literatura especializada sobre el tema mayormente menciona las siguientes cinco razones
como las principales para decidir la instalacin de un sistema integrado de informacin
ERP (Koch, Slater & Baatz, 2001):

1- Integracin de la informacin financiera

El CEO (Chief Executive Officer) siempre busca tener informacin financiera veraz, pues la
recibida de las otras dependencias puede presentar su propio juego de nmeros referente a
cuanto estn contribuyendo para la empresa. Cada CFO (Chief Financial Officer) tiene por
lo regular sus propias cifras financieras dado que pueden encontrarse muchas versiones
diferentes a la de su inters real. Con la implementacin de los ERP el CIO (Chief
Information Officer) podr reportar una versin de todos los nmeros, es decir, la empresa
contar con una nica versin unificada.

En lo que respecta a las actividades de Contabilidad y Finanzas, el ERP permite a los

encargados de ellas tener un mejor control de costos y de horas trabajadas, administrar
mejor el efectivo y las cuentas bancarias, generar cheques electrnicos, registrar el recibido
y la entrega de pagos en diferentes monedas, manejar los estados de cuenta, analizar los
flujos de efectivo, producir reportes y cerrar los periodos contables de manera ms rpido.
Un sistema ERP provee una visin ms clara de los instrumentos de medicin financiera
para una empresa como son el flujo de efectivo, produccin y reportes, ayuda a corregir
errores de manera inmediata a su ocurrencia o deteccin.

2- Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes

Con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los
clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se entrega la mercanca. Esto en lugar de
tener varios sistemas para el seguimiento de los pedidos, con los consecuentes
problemas de comunicacin entre los sistemas. El uso de herramientas adicionales permite
monitorear el funcionamiento interno como: ventas por regin o periodo. Otras
herramientas adicionales se encargan de administrar el almacn y los despachos, permiten
controlar todos los envos de productos terminados y ayudan a entregar los pedidos en el
tiempo establecido a los clientes, por lo tanto, reducen las fallas en las entregas y adems
incrementa la satisfaccin del cliente.

3- Estandarizacin y agilizacin de los procesos de manufactura

En las empresas manufactureras, los sistemas de ERP vienen con mtodos de trabajo
estndares incorporados lo que permite automatizar algunos o casi todos los pasos del
proceso de fabricacin. La estandarizacin de los procesos y el uso de un solo sistema
informtico, integrado, pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir la
manipulacin de cuentas auxiliares del libro mayor. Las actividades de la empresa lideradas
por un plan de ventas, est altamente relacionada con el plan de produccin. Un programa
ERP ayuda a los encargados de compras puedan comprar los materiales correctos a los
proveedores correctos en el tiempo correcto y al precio correcto. En lo que respecta a las
operaciones de produccin, el sistema administra la produccin de altos volmenes con
gran control de la planta de produccin, tambin ayuda a una mejor calendarizacin y crear
pronsticos para la produccin.

4- Minimizacin del tamao del inventario

Para los encargados del manejo de los inventarios el ERP optimiza la inversin en
inventarios ayudando a reducir los niveles de inventarios y ordenar los productos por
nmero de serie y lote. Esta reduccin de los inventarios, ayuda a los usuarios para que
desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes. Los ERPs
agilizan el flujo del proceso industrial ms fcilmente, y mejora la visibilidad del trmite de
cumplimiento de la orden de fabricacin. Claro est, que para mejorar realmente el flujo de
la cadena de suministro, sera necesario implementar un sistema que planifique y controle
dicho flujo, sin embargo los ERPs ayudan a ello en gran parte.

5- Estandarizacin de la informacin de Talento Humano

Especialmente en compaas con mltiples unidades de negocios, la informacin
proveniente de la administracin del Talento Humano puede no tener un
simple mtodo unificado, para registrar el tiempo de trabajo de los empleados y
comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios compensatorios. El ERP tambin puede
encargarse de eso.

De acuerdo con la encuesta anual del Gartner Group 2006, el 70 por ciento de todos los
proyectos de ERP no llegan a estar totalmente implementados incluso hasta despus de los
tres aos de haber tomado la decisin de implementarlos. Por lo general no existe una nica
razn ni tampoco hay una razn nica para que tenga lugar una implementacin fallida.
Sin embargo, las definiciones de fracaso o de xito de una implementacin de ERP son
zonas grises, por ser concepciones tan dependientes de la interpretacin. Ms bien debera
decirse que existen dos niveles de fracaso: los fracasos completos y los fracasos parciales.
En un completo fracaso, el proyecto fue echado por la borda antes de la implementacin
ocasionando un perjuicio econmico significativo a la empresa persistente hasta el largo
plazo. En un fracaso parcial tiene lugar algn tipo de interrupcin en las operaciones diarias
que a menudo requiere la introduccin de un proceso de ajuste tenue para la empresa.

En el mismo sentido, en un xito parcial habra unos pocos problemas de alineacin de los
procesos ocasionando molestias leves o breves periodos de inactividad que han de ser
resueltas en las siguientes semanas y pocos meses despus de la fecha "del arranque",
mientras que un xito en la implementacin del ERP significara que todo ha salido a pedir
de boca.

Ventajas y desventajas de la implementacin de un ERP

Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP como SAP,
Oracle, Peoplesoft, Bann, J.D.Edwards, etc., tienen sus beneficios caractersticos. Sin
embargo la mayora de los ERP tienen en comn varios beneficios. Algunos de los
beneficios que podran adquirirse al implementar cualquiera de ellos, seran:

Tener datos y prcticas comunes a lo largo de toda la empresa

Automatizar e integrar la mayora de los procesos de la empresa
Reducir los costos de la funcin gerencial
Incrementar el retorno de la inversin
Acceder a la informacin en tiempo real

Muchos de los beneficios que recibe la organizacin resultan de la reduccin de costos.

Tambin la reduccin en los gastos gerenciales describe un enfoque de austeridad para
llevar los gastos a un mnimo, tales como gatos de viajes de los empleados, gastos legales y
de contrataciones y aun los costos relacionados con la facturacin.

Otros beneficios de los sistemas ERP incluye el mejoramiento de las habilidades para:
1- Realizar decisiones por toda la empresa
2- Identificar tendencias
3- Comprender las interrelaciones entre las unidades de negocio
4- Eliminar datos excesivos
5- Incrementar la eficiencia de los reportes financieros y,
6- Monitorear los procesos de negocio en nuevos modos y de diferentes maneras

Lo que si continua siendo difcil es la valoracin de los efectos del uso de la tecnologa
sobre el valor de la empresa. La siguiente metodologa de pasos a seguir (Trish, 2012)
podra ayudar a una mediana empresa tpica a efectuar tal evaluacin:
1- Determine la manera de medir el xito
2- Construya un sistema de medidas aplicable a su industria
3- Realice auditorias regulares de pos-implementacin
4- Analice sus cifras de desempeo
5- Configure procesos universales
6- Cree un circuito de aprendizaje continuo
7- Preprese para las fallas inevitables de la seguridad

Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, tambin tienen sus
desventajas:
Son especficos para cada empresa, lo que los hace excesivamente costosos.
La implementacin puede requerir importantes cambios en la empresa y los
procesos.
 Son complejos y necesitan de capacitacin para los empleados.
La personalizacin de los procesos tienen alta probabilidad de fracaso.
Hay pocos expertos en ERPs, por lo cual se pueden presentar problemas en la
contratacin.
En el mercado los expertos en Sistemas ERP, solo se dedican a manejar el programa
del servidor.

El origen de estas fallas puede ser explicado por el hecho de que la mayora de los
vendedores de ERP ofrecen la ocasin de satisfacer ms rpidamente las cambiantes
necesidades del negocio mediante la estandarizacin de los datos y actualizacin de los
procedimientos alineados con las mejores prcticas percibidas del sector, es decir, los
proveedores del ERP proporcionan la estandarizacin de los procesos y los datos de una
organizacin con referencia a los principios de las mejores prcticas que han sido
desarrolladas en la mayora de las organizaciones exitosas y que forman modelos
apropiados de referencia. Estos procesos y datos de normalizacin e integracin
proporcionan un grado de interoperabilidad que resulta difcil y costoso de lograr con los
sistemas independientes hechos a la medida que le permita a la compaa centralizar las
actividades administrativas, mejorar la capacidad de desplegar nuevas funcionalidades del
sistema de informacin y reducir los costos de mantenimiento del sistema de informacin.

El personal experto en sistemad ERP desempea puestos genricos definidos, los cuales son
tomados por las organizaciones para adaptarlos a sus necesidades, sin embargo, en el
siguiente cuadro se muestran los cargos y la actividades consideradas de carcter
inmanente:

Tabla 3
Puestos y Responsabilidades fijas en un departamento de sistemas

Puestos Responsabilidades
Instalacion y mantenimiento del SO
Encargado del Soporte Tecnico
Eleccin y adquisicin de software
Estandarizacin de paquetes y softwares
Encargado del Desarrollo del Software Investigacin y prueba de nuevos
productos
Interpretacin de las necesidades de
usuario
Desarrollo de Redes y Bases de Datos
Confeccin de soluciones, clculo y
proceso
Comunicaciones y Procesamiento de Datos Coordinacin de flujos de informacin
(Controller) Medicin del desempeo del negocio
Figueroa J. y Bonifaz G. (2009). Que es el departamento de sistemas, Monografias.com.

Los factores de riesgos en la implementacin del ERP

Mucha de las investigaciones reportan que las fallas de la implementacin del ERP no
fueron causadas por el software mismo, sino ms bien por un alto grado de la complejidad
que los cambios masivos que trae el ERP a las organizaciones, principalmente los que traen
consigo problemas relacionados con el hombre en la organizacin como la resistencia al
cambio, la cultura organizacional, la incompatibilidad de los procesos de negocios, los
desfases del manejo de proyectos, el compromiso de la alta gerencia, entre otras fallas. La
siguiente tabla muestran diez factores de riesgos principales causantes del fallo de la
implementacin del ERP:
Tabla 4
Riesgos principales causantes del fallo de la implementacin del ERP

Prioridad Causa
1 Falta de compromiso de la Alta Direccin
2 Comunicacin inefectiva con los usuarios
3 Capacitacin insuficiente a los usuarios finales
4 Falla en la consecucin apoyo al usuario
5 Ausencia de una metodologa efectiva para la gerencia de proyectos
6 Intentos insuficientes para tender puentes con las aplicaciones
tecnolgicas heredadas
7 Conflictos entre usuarios de los departamentos funcionales
8 Composicin inadecuada del equipo de miembros ejecutivos del
proyecto
9 Fallas en el rediseo de los procesos del negocio
10 Falta de comprensin de los cambios requeridos
Fuente: Huang S., Chang I., Li S. & Lin M. (2004).

Puesto que la implementacin del ERP trae inevitablemente cambios organizacionales,

ellos requieren el involucramiento de los altos directivos a lo largo de toda la organizacin
quienes son capaces de resolver conflictos. Sin el compromiso de los altos directivos la
implementacin del ERP tiene un alto riesgo de fracaso. En otras palabras, debido a los
cambios en los procesos de negocio a travs de la organizacin pueden surgir resistencias a
la adopcin del sistema ERP. El ERP conecta e integra todas las funciones del negocio con
la organizacin. Por lo tanto, es crtico que el cuerpo gerencial este comprometido y
particularmente que ellos equipen a los empleados que realizan funciones de negocios
influidas por el ERP, con canales claros de comunicacin. La ausencia de entrenamiento de
los usuarios de la informacin incrementa el riesgo de crear confusin e inexactitud, por lo
tanto, hace decrecer la satisfaccin del usuario y la credibilidad en el sistema.

Debido al alto nivel de inversin que representan, la adopcin de los sistemas ERP requiere
entrenamiento extensivo, la consulta especializada en gestin del cambio y un largo tiempo
de desarrollo de planes de incentivos asociados al potencial de riesgos que asuman los
actores. Adems del riesgo de fallos, la implementacin de los sistemas ERP implican
muchos costos potenciales. Los costos de implementacin propiamente dicha incluyen
hardware, software y servicios profesionales. Tambin hay costos de entrenamiento,
conversin de datos y reingeniera. Los costos de entrenamiento involucran el
entrenamiento tcnico y la capacitacin de los empleados que son afectados por los nuevos
procesos de negocio.
La conversin de datos puede ser muy cara imagnese una compaa multinacional que est
tratando de reemplazar ms de 100 sistemas heredados de un sistema ERP. Es posible, por
ejemplo, que en cada uno de estos sistemas el nmero de un empleado estuviese
representado en diferentes formatos. El nuevo sistema generar un nico formato uniforme
para cada empleado. La gerencia estara de acuerdo en convertir todos los datos de los
empleados al nuevo estndar del formato nico del nmero que identifica los empleados y
los directivos que trabajan desde la nueva implementacin. Dadas las millones de
decisiones relacionadas con datos del nombre y del formato solamente, es fcil deducir la
inmensa cantidad de tiempo que deba gastarse.

Hay tambin muchos costos que no siempre hacen parte de la ecuacin costo-beneficio,
como sera el caso de loa costos de los directivos internos, de quienes siempre son
requeridas sus ayudas en varios aspectos de la implementacin a pesar de haber sido
contratados consultores especializados y muchas veces no pueden dedicarse a hacer sus
trabajos ordinarios. Si ellos fuesen asignados a la implementacin seguramente sus salarios
haran parte de los costos de implementacin. Otros costos como el costo del
mantenimiento y los costos de actualizacin del software continan presentes aun despus
de la implementacin.

Un resumen de los costos y beneficios tpicamente asociados con los sistemas ERP se
muestra en el siguiente cuadro:
Tabla 5
Resumen de costos y beneficios asociados con la adopcin de un sistema ERP

Costo Beneficio
Hardware Reduccin de la inversin en inventarios
Mejoramiento en la gestin de activos (efectivo, cuentas
Software
por cobrar, etc.)
Entrenamiento
- Tcnico Mejora de la toma de decisiones
- Proceso de negocio
Conversin de datos Resolucin de problemas de redundancia e integridad
Interface y personalizacin Mejoramiento de la flexibilidad y capacidad de respuesta
Servicios profesionales Mejoramiento de la satisfaccin y la atencin al cliente
Reasignacin de empleados
Integracin de la cadena de suministro y en la
Mantenimiento del software
globalizacin
Actualizacin del software
Fuente: Simkin M., Rose J. & Norman C. (2012).

Los factores claves de xito

Los factores claves de xito ayudan pero no garantizan el xito de la implementacin del
ERP. La entrega de los factores claves de xito es una condicin importante para dirigirse
en bsqueda de los beneficios de la implementacin de ERP, y sugiere que los proyectos de
TI se pueden considerar un xito siempre y cuando:
 Haya una coincidencia entre los sistemas de TI y los objetivos planificados especficos.
El proyecto est terminado dentro del tiempo y presupuesto.
Las actitudes de los usuarios hacia la TI son positivos.
El funcionamiento de los sistemas de TI coinciden con las expectativas de los usuarios.

Los 8 mejores factores clave de xito (FCE) ms frecuentemente citadas de estudios

previos son (Seo Goeun, 2013):

1- Compromiso y apoyo de la Alta Direccin

La implementacin exitosa del ERP depende de la gestin para prepararse para los retos
que podran ser enfrentados, as como del compromiso de los funcionarios de la Alta
Direccin que estn involucrados en la estrategia global de la empresa aunque no estn
familiarizados con los aspectos. Este compromiso y el apoyo de la alta gerencia llevan a
comprometer a toda la organizacin.

2- Gestin del cambio

La aplicacin del ERP implica algo ms que el cambio del software o del hardware de los
sistemas. Idealmente, por la reingeniera de procesos de negocios, la implementacin del
ERP puede ayudar a una organizacin a beneficiarse de mayores niveles de eficiencia y un
mejor rendimiento. A su vez, la implementacin del ERP puede causar cambios que
conducen a la resistencia entre los empleados. En consecuencia, el equilibrio de los
conflictos entre el personal y la tecnologa y la gestin eficaz de los empleados en el
proceso de cambio son elementos clave para la implementacin exitosa del ERP.

3- Gestin de proyectos
La gestin eficaz de proyectos es fundamental para la implementacin exitosa del ERP. La
falta de comprensin adecuada de las necesidades del proyecto y la incapacidad de
proporcionar liderazgo y orientacin al proyecto son los principales factores cuando falla la
aplicacin del ERP. Por lo tanto, la gestin eficaz de los proyectos debera definir objetivos
claros del proyecto, desarrollar un plan de trabajo y de recursos, y realizar un seguimiento
de cerca los avances del proyecto.

4- Re-ingeniera de los Procesos de Negocio y personalizacin del sistema

Hay dos enfoques para la implementacin de los sistemas ERP en una organizacin: la
reingeniera de los procesos de negocio y la personalizacin del ERP. La reingeniera de
procesos de negocios crea profundos cambios en los procesos de organizacin con el fin de
ajustarlas a las funciones del ERP. Por otro lado, cuando una organizacin desea mantener
sus procesos existentes utilizando un sistema ERP, puede personalizar las funciones del
ERP. Sin embargo, muchas investigaciones indican que la personalizacin del ERP debe
evitar o minimizar el fin de lograr el pleno de los beneficios ofrecidos por los sistemas ERP.

5- Entrenamiento
La formacin del usuario final se ha reconocido como un factor crtico para la
implementacin del ERP. Debido a la complejidad del sistema ERP integrado, la
capacitacin del usuario final es esencial para una comprensin slida de cmo funciona el
sistema y cmo utilizarlo. En consecuencia, la educacin del usuario final y la formacin
adecuada maximizarn los beneficios del ERP y aumentarn la satisfaccin del usuario.
 6- La composicin del equipo del ERP
Puesto que el ERP cubre diversas reas funcionales a travs de una organizacin, la
composicin del equipo del ERP tambin es importante para su implementacin con xito;
un equipo de proyecto del ERP debe estar compuesto por representantes de todas las
unidades funcionales relacionadas con l.

7- La seleccin y relacin con el Consultor

Los Consultores de ERP juegan un papel fundamental en su implementacin. Los
consultores pueden ser recursos esenciales para el conocimiento del hardware, del software
y del personal de ERP. Tambin pueden ayudar al personal, a la responsabilidad de la
gestin y la auditora del proyecto. Por otro lado, con el fin de lograr el mantenimiento del
sistema en post-implementacin con xito, la transferencia de conocimiento de los
consultores es crucial para la organizacin.

8- Plan de comunicacin
La slida comunicacin dentro de toda la organizacin durante el proceso de
implementacin aumenta el xito de la aplicacin del ERP. Permite que las partes
interesadas de la organizacin entiendan el objetivo y los beneficios esperados del
proyecto, as como enterarse del progreso del proyecto. Una "poltica de informacin
abierta" protege a los diversos fallos de comunicacin para el proyecto.
Otros cuatro FCE mencionados por la literatura especializada son: medidas de visin y
planificacin, seleccin del sistema ERP, integracin de sistemas ERP, y la evaluacin
posterior a la ejecucin.

CAPITULO II

FACTORES QUE IMPACTAN LA COMERCIALIZACION DEL ERP

Definiciones y notacin bsica

Un ERP no es una solucin tipo. Las soluciones vlidas para unas empresas no
necesariamente podran tener validez para las otras. Lo bsico es entender que cada
organizacin tiene unas necesidades distintas y que el ERP y su parametrizacin
dependeran de estas necesidades. Los siguientes son los sntomas ms comunes de que
una empresa requiere un nuevo sistema de informacin o actualizar el que ya tiene:

1- Pagos atrasados de los honorarios de los vendedores, lo que significa cargos por
pagos atrasados y mayores prdidas de los descuentos por pronto pago
2- Entregas tardas de los productos a los clientes
3- Crecimiento de los inventarios, acompaados de desabastecimientos
4- Disminucin de la rotacin de los inventarios
5- Mayor tiempo en los recaudos de las cuentas por cobrar
6- Informes peridicos atrasados
7- Ampliacin del tiempo de cierre de libros al final del periodo
 8- Preocupacin gerencial por el flujo de efectivo y del cuadro financiero de la
organizacin
9- Quejas gerenciales por la falta de informacin para la toma de decisiones
10- Los propietarios alarmados por las cifras de liquidez, impuestos y rentabilidad

La integracin que proporciona el ERP entre los procesos de negocio permitiendo la

utilizacin de la misma informacin en la realizacin de las tareas de las reas funcionales
de la organizacin eficientemente para satisfacer las necesidades de los clientes, se conoce
como la funcionalidad del sistema. Para operacionalizar su funcionalidad, el sistema ERP
se ha dividido en los siguientes subsistemas bsicos:

Ventas y Mercadeo
Maestro de Programacin
Planificacin de requerimientos de materiales
Planificacin de Requerimientos de Capacidad
Listado de materiales
Compras
Control de planta
Cuentas por pagar / cobrar
Logstica
Gestin de activos
Contabilidad financiera

Si el ERP presenta carencias en algunas de estas reas, es importante que pueda integrarse
con otros productos de otros proveedores que suplan dichas carencias, o bien que faciliten
la realizacin de desarrollo a la medida de la empresa. Visto asi, el ERP puede parecer la
pieza ms importante del proceso de implantacin, pero ello no es asi. El proceso ideal
sera que el Plan Tecnolgico soporte la Estrategia Corporativa y no lo contrario, como lo
quisieran los fabricantes de ERP.

Uno de los aspectos que suele ser muy importante en los procesos de seleccin de una
solucin ERP para la empresa es la identificacin de los desarrollos a medida que puedan
necesitarse, es decir aquellas funcionalidades que no puedan realizarse con el ERP
actualmente en funcionamiento o en perspectivas de negociacin. Sin embargo, los
desarrollos a la medida requerida suelen ser un elemento de riesgo importante en cualquier
proyecto y su delimitacin constituye por tanto un factor clave.

Usualmente, un sistema ERP requiere que la organizacin adopte nuevas maneras de hacer
negocio. La implementacin del sistema ERP necesariamente genera cambios en los
procesos de negocio debido a que el software exige ciertas actividades de negocio, tal como
ocurre cuando el sistema pide una coleccin de datos de los clientes que nunca antes han
sido recolectados, teniendo que adaptar sus procesos para generar tales datos. Si una
empresa no examina y mejora sus procesos con anterioridad a la implementacin del ERP,
entonces se ver forzada a adaptarse al proceso incorporado en el software.
Ocurre a menudo que los contadores y otros profesionales afines no muestran
inconveniente alguno para registrar las transacciones contables en los nuevos mdulos
financieros, aunque tuviera que interactuar con cualquier otro nuevo subsistema que soporte
el ERP, tales como podra ser los mdulos de recursos humanos, manufactura, gestin de
relaciones con el cliente, distribucin, entre otros. Pero, alternativamente, una empresa
empresa que tenga la perspectiva de la implementacin de un sistema ERP puede escoger
conducir la iniciativa de la reingeniera de los procesos de negocio (BPR) antes de
implementar el software, o tambin podra acometer la BPR al mismo tiempo de la
implementacin. Ello implica procedimientos esperanzadores de reingeniera para lograr las
mejores prcticas de la industria. Sin embargo, implementar un sistema ERP y hacer la
reingeniera de los procesos de negocio es algo costoso y muy demandante de empleos a
travs de toda la empresa.

Segn los datos publicados por una encuesta aplicada a 327 organizaciones, incluyendo 13
sectores de las principales ramas industriales (Simkin, Rose & Norman, 2012) ha sido
posible identificar los siguientes factores crticos de xito para la realizacin de la
reingeniera:

1- Planeacin, en la que eran decididos el enfoque del negocio y los roles de los
actores
2- Revisin de alto nivel de los procesos corrientes
3- Apoyo de la Alta Direccin

Los aspectos clave de xito de un proyecto de BPR (Simkin, Rose & Norman 2012), son:
Asignacin de tiempo al proyecto:
- 2/3 del tiempo planificando y diseando
- 1/3 del tiempo en desarrollo implementacin
Duracin del proyecto BPR promedio: 13,8 meses
Gestin del cambio excelente o muy bueno se correlaciona con los equipos que
cumplen o exceden los objetivos del proyecto
Equipos BPR exitosos
- Se dedican enteramente al proyecto
- Tienen el apoyo de la Alta Direccin
- Tienen una visin clara de los objetivos y metas
Utilizan consultores para desempear el rol de
- Lder o facilitador clave del proyecto
- Coordinador de los esfuerzo del equipo
- Consejero o experto en TI o sistemas tcnicos

La seleccin del ERP adecuado

El enfoque adoptado para la adquisicin de un software contable vara segn la
complejidad del negocio y del software. Para los pequeos negocios es obvio que el
proceso de seleccin de un software contable es rpido y menos costoso que el de los
negocios ms grandes. Para aquellos empresarios que ya utilizan un sistema contable
computarizado, hay muchas seales de que la actualizacin del programa o de la necesidad
de adquirir un nuevo paquete, sea una buena idea.
Tabla 7
Tipificacion del proceso de adquisicon del software ERP

Caractersticas de Marcas ms
Tipo de ERP Costo
la empresa conocidas
De 5 a 100.000
Personalizado Todo tamao -
millones de dlares
Comparable al SAP, Peoplesoft,
De 500 a 100.000
Grandes empresas listado de 1000 Oracle,
millones de dlares
firmas de Fortune J.D.Edwards,
Microsoft Dynamics
Ms de 100 usuarios De 20.000 a
Medianas empresas AX, Sage MAS 500
activos 500.000 dlares
ERP,
Quickbooks
Menos de 100 De 5.000 a 100.000 Enterprise, Sage
Pequeas empresas
usuarios activos dlares MAS 200, Sage
MAS 90
Intuit Quickbooks,
Menos de 10 De Gratis a 1.000
Micro empresas Sage Peachtree,
usuarios activos dlares
MYOB
FUENTE: Simkin M., Rose J. & Norman C. (2012).

Para las grandes organizaciones sus necesidades de contar con sistemas informticos
especializados pueden no tener que ver con la empresa misma, sus productos o sus clientes.
Algunas veces, las leyes exigen a estas empresas softwares con controles incorporados,
registros visibles de la auditora del sistema, las caractersticas del flujo de trabajo y la
documentacin del software, y alertas de gestin que muchos otros paquetes del mercado
de softwares ofrecen. Otras veces, estas empresas pueden decidir construir un sistema de
informacin contable personalizado desde cero es a menudo una razn para pasar a un
nuevo software o comprar un perno de un ERP.

Los consultores generalmente encuentran que el software empaquetado puede manejar

alrededor del 80% de las necesidades de procesamiento de un cliente. Pero una empresa
puede ignorar el otro 20% y tratar de satisfacer sus necesidades con algn software de hoja
de clculo, de base de datos, o programas de este tipo, o mediante la compra de cierto
software perno o desarrollar sus propios mdulos perno para completar su sistema.

Usualmente los centros comerciales de software no venden los paquetes contables para
empresas del rango medio ni del rango superior. En vez de ello, los empresarios y gerentes
de las ms grandes firmas prefieren contactar a los revendedores de valor aadido (VAR) o
a los instaladores calificados. Los VAR y los instaladores calificados hacen arreglos
especiales con los vendedores para colocar su oferta de programas informticos. Ellos
tambin suministran a los compradores los servicios de instalacin, personalizacin y
capacitacin.
Dado que la implementacin del sistema ERP puede llegar a costar hasta varios cientos de
millones de dlares y tomar varios aos, siempre es aconsejable obtener la ayuda de
expertos para la adquisicin. Los consultores son capaces de efectuar un anlisis de la
empresa y sus procesos para establecer cual vendedor de software tiene la mejor solucin y
cual personalizacin podra estarse necesitando. Existen muchos tipos de consultores ERP,
incluyendo aquellos que trabajan para determinados vendedores que hacen parte de firmas
consultoras de TIC, o son especialistas de grandes firmas que prestan servicios
profesionales contables. La mejor manera de escoger un consultor es indagar por alguien
que tenga experiencia en la industria del ramo y que este familiarizado con mas de un
paquete informtico.

En el terreno de las grandes empresas, los enfoques de computacin en memoria como

SAP HANA y Oracle In-Memory Applications son el principal campo de batalla para la
diferenciacin de productos ERP. A medida que contine el ruido alrededor de las grandes
bases de datos (Big Data), las marcas de ERP que no ofrezcan soluciones de computacin
en memoria se desvanecern cuando sean comparadas con los lderes en esta rea
(Johnson, 1999).

Las soluciones de computacin en memoria implican, en primer lugar, agregar y

administrar los datos que rodean todas las operaciones de una empresa con la mayor
precisin posible en tiempo real. En segundo lugar, se requiere abrir el sistema para poner
la informacin a disposicin de los socios comerciales, con lo cual el ERP queda listo para
el intercambio de informacin, relaciones de colaboracin, estimacin de los desempeos y
pronstico de las tendencias. En estas condiciones la Gerencia queda sujeta a una presin
constante para mejorar la competitividad mediante la reduccin de costos de operacin y
mejorar la logstica. Por lo tanto, la organizacin se hace ms sensible a los clientes y la
competencia.

El proceso ideal para la implantacin de un sistema ERP sera que el plan tecnolgico
soporte la estrategia corporativa y no al contrario, como los fabricantes de ERP haban
supuesto. Lo bsico es entender que cada organizacin tiene unas necesidades distintas y
que el ERP y su parametrizacin dependeran de estas necesidades. Si un ERP no es una
solucin tipo, las soluciones vlidas para otras empresas no necesariamente podra tener la
misma validez para las otras.

Los proveedores de ERP en el mercado internacional

1- SAP ERP
La empresa SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos para Procesamiento de Datos) fue
fundada en 1972 y es el lder reconocido en el suministro de soluciones de negocios
colaborativos para todo tipo de industrias y para todos los mercados importantes. SAP es la
mayor compaa de software empresarial del mundo y el tercer mayor proveedor de
software independiente del mundo en general.

SAP ofrece varios paquetes de software:

 mySAP Business Suite All-in-One
mySAP Business One
Duet (a collaboration with Microsoft)
SAPxApps specifically designed software for individual company needs

Sus productos consisten en un software patrn en el mercado para soluciones de negocios

integradas, controla procesos de finanzas, manufactura, ventas, distribucin y recursos
humanos, esenciales para sus operaciones. Este sistema comprende muchos mdulos
integrados, que abarcan prcticamente todos los aspectos de la administracin empresarial.

Mdulos de aplicacin
Gestin Financiera (FI): Libro Mayor, libros auxiliares, mayores especiales, etc.
Control Financiero (CO): Gastos generales, costos de producto, cuenta de
resultados, centros de beneficio, etc.
Tesorera (TR): Control de fondos, gestin presupuestaria, flujo de caja.
Sistema de proyectos (PS): Grafos, contabilidad de costos de proyecto, etc.
Gestin de personal (HR): Los Submdulos de Recursos Humanos son:
- Gestin de Personal: PA
- Gestin de la Organizacin: OM
- Gestin de Eventos
- Reclutamiento RC
- Capacitacin
- Evaluacin del Desempeo
- Desarrollo de Personal PD
- Planificacin de Costo PC
- Clculo de la nmina PY
- Gestin de tiempo TM
Almacn de datos (DW) e Inteligencia de negocios (BI)
Ventas y Distribucin (SD): Pedidos de ventas, solicitudes, pedidos abiertos.
Ejecucin Logstica (LE): Gestin de entregas y necesidades
Gestin de Materiales (MM)
Gestin de Almacenes (WM)
Plan de mantenimiento (IA)
Planificacin de Produccin (PP)

Aunque SAP vende el software directamente, no se encarga de realizar la asesora a los

clientes, sino que les ha cedido esta misin a otras empresas, sus "asociados locales". De
esta forma, SAP se concentra en el desarrollo de productos, mientras que los implantadores
locales desarrollan fortalezas en la aplicacin de las soluciones en sectores, procesos y
circunstancias especficas.

2- ORACLE
Oracle es el proveedor lder mundial de software para la gestin de informacin, y la
segunda mayor compaa de software independiente del mundo. Esta firma se compone de
una sucesin de adquisiciones, pues PeopleSoft adquiri a su competidor JD Edwards,
Oracle adquiri a PeopleSoft y tambin a Siebel. Cada empresa trajo su propia
singularidad, produciendo un conjunto diverso de opciones de aplicacin para los clientes
de Oracle.

Las opciones con Oracle incluyen los siguientes:

ORACLE e-Business Suite

PeopleSoft Enterprise
JD Edwards Enterprise One
JD Edwards World

Siebel

Oracle E-Business Suite es un conjunto totalmente integrado y, ya sea que comprenda un

solo mdulo, mltiples mdulos o la suite completa, brinda la mejor funcionalidad
escalable y especfica por Industria, lo cual es bueno para empresas en crecimiento pues
implica soluciones escalables que se integran rpidamente con las inversiones de hardware
y las aplicaciones existentes.

Tabla 8
Familias de Oracle e-Business Suite

Finanzas Gestin de pedidos

Contratos de proyectos Ventas
Logstica Fabricacin
Gestin del desempeo corporativo Servicio
Inteligencia de negocios (BI) Mantenimiento
Gestin de la cadena de suministro Ejecucin de la cadena de suministro
Planificacin de la cadena de suministro Contrataciones avanzadas
Administracin de recursos humanos Gestin de aprendizaje
Gestin de relaciones con el cliente (CRM) Gestin de los datos de los clientes
Mercadeo Centro de interaccin
Gestin del ciclo de vida del producto

3- Sistemas de software ERP de fuente abierta

La gama de opciones de ERP de fuente abierta o de cdigo abierto (Open Source ERP
Software Systems) ofrecen una solucin para casi cualquier clase de negocio.

Idempiere
Idempiere es un ERP ajustado a las reglas, desde la facturacin a la POS integracin del
almacenamiento de datos para el pronstico. Posee funciones de Planificacin de Recursos
Empresariales (ERP), Almacenamiento de datos, Nmina, Administracin de la Relacin
con los Clientes (CRM) y Administracin de la Cadena de Suministro (SCM), brindando
as un completo sistema de gestin empresarial. Este software ha sido basado en su
antecesor Compiere y desarrollado bajo tecnologas libres, por lo que se encuentra
licenciado bajo GPLv2. Cabe destacar que soporta base de datos relacionales PostgreSQL y
ha sido integrado a iText permitiendo as generar archivos del tipo PDF. A pesar de que
requiere ms configuracin que algunas de las otras opciones de esta lista, Idempiere es una
de las ms slidas opciones de cdigo abierto disponibles. Realmente, la instalacin de un
idempiereERP no es verdaderamente gratuita. Idempiere, como la mayora de los
programas de cdigo abierto, se basa en el apoyo de la comunidad para la solucin de
problemas. Casi siempre las empresas tienen que contratar a los especialistas con
experiencia en Idempiere.

Odoo
Odoo es gratuito para dos usuarios, cuando se suscriben en lnea. Afortunadamente, la
adicin de usuarios ms all de los dos primeros no es prohibitivamente caro. Con su
enfoque a escala para los usuarios y sus caractersticas, Odoo ofrece una solucin cuyo
precio puede crecer con su negocio. Sin embargo, si se instala y mantiene un sistema que
no llega a ser tocado por muchas personas, Odoo es totalmente gratis. Si est administrando
el software en casa, Odoo en lnea puede ser perfecto. La distincin de Odoo es que todo el
sistema gira en torno a una serie de aplicaciones. El software cubre todo el almacenamiento
de datos estndar, la fabricacin y los canales de venta. Usted puede suscribirse al acceso a
las aplicaciones por una cuota mensual que le ayudan a construir un sitio web, instalan
portales de comercio electrnico, ejecutar un CRM, y sigue y sigue con ms aplicaciones.
La ventaja de este sistema es que no termina la ejecucin de un ensanche que est
volviendo robusta una solucin cuando ya se podra estar ejecutando una nueva
configuracin delgada. La desventaja obvia de Odoo es la limitacin del nmero de
usuarios o la necesidad de tener un equipo tcnico experto en casa.

webERP
webERP se suscribe completamente en lnea. Se puede acceder desde cualquier dispositivo
que tenga un navegador y un lector de PDF. El software se instala en un servidor web, que,
o bien pueden ser de propiedad y gestionado por la empresa o puede ser proporcionado por
un tercero. Algunos crticos han mencionado que la simple naturaleza de webERP conduce
a ciertos inconvenientes en la funcionalidad. El webERP est diseado especficamente
para ser utilizado y ampliado por menos negocios tcnicos, con un cdigo que se supone
legible y editable con mayor facilidad. Su principal ventaja es a la vez su principal
desventaja, pues un sistema que se puede poner en marcha de forma rpida y barata,
seguramente acabar necesitando expansin ms adelante

OpenERP
OpenERP proporciona un conjunto completo de aplicaciones, incluyendo la gestin de
ventas, contabilidad y finanzas, reclutamiento, gestin de compras y la gestin de recursos
de fabricacin. OpenERP puede ser utilizado en sistemas operativos Microsoft Windows y
GNU/Linux, y permite manejar ms de 350 mdulos. Cabe destacar que fue creado en
Python, PyGTK y sobre PostgreSQL y utiliza libreras QT. Puede adquirirse mediante una
versin de pago, que incluye soporte, actualizaciones automticas y una garanta de
correccin de errores ilimitada, est disponible por 35 (unos US$ 50) por usuario al mes.
Para aquellos que poseen una Pyme y desean implementar un sistema ERP para gestionar
las operaciones, una de las herramientas ms recomendables es OpenERP, que justamente
ha sido desarrollado en base a las necesidades de las pequeas y medianas empresas.

Openbravo
Openbravo es un ERP basado en la web configurado por un sistema modular. El software
est disponible en tres versiones en funcin de las necesidades de su organizacin. La
edicin comunitaria de Openbravo es la versin gratuita que ofrece a los usuarios un lugar
para ir a buscar el apoyo, adems de pertenecer a una comunidad de foros. Por supuesto, el
apoyo tiene un costo, que pudiera restringir la versin de menor costo que el cdigo abierto
ofrece a menudo. La versin profesional ofrece una edicin simplificada que incluye alguna
prima, mdulos comerciales, como son la gestin financiera y la gestin de inventarios que
muchas empresas encuentran necesarias.

ERPNext
Completando la lista est el ERPNext, una solucin de cdigo abierto con el usuario interno
en mente. El ERPNext est diseado para pequeas y medianas empresas y se presenta
como una serie de aplicaciones para los procesos menos tcnicos. El ERPNext es fcil de
configurar, utiliza formas sencillas para introducir informacin sobre su negocio y camina a
travs de todo el proceso en el estilo tpico de un asistente de configuracin. El ERPNext es
libre para cinco usuarios cuando se suscriben en lnea, o libre para empresas de cualquier
tamao cuando est instalado en sus propios servidores. Muy rpidamente se convierte en
familiar en la medida en que el ERP es limpio y amistoso con el usuario aunque su
desventaja aparece en la expansin del ERP para adaptarse a las necesidades especficas de
mayor tamao o de negocios ms complejos. Mientras se terminan de construir
herramientas para el diseo de formularios e informes especficos, la adicin de elementos
ms complejos requiere manejos de alto nivel en el cdigo.

El ERP en el mercado local

Aunque nadie lleva la estadstica de cuntos sistemas ERP han sido instalados en
Colombia, la revista Dinero.com, en su edicin 278 de Julio-Septiembre de 1999 estimaba
que el nmero puede ser superior a 100 y se incrementa cada da.

Si se considera que la inversin puede representar de US$2 millones en adelante (y en

algunas grandes empresas sta llega a los US$10 millones), el mercado de estas
instalaciones en Colombia pudiera ser considerable (Aisemberg, 2013).

Desde el ao 2010 hasta fines de 2012, EvaluandoERP una firma argentina dedicada al
estudio de la demanda de ERP en Amrica Latina, mantiene un observatorio de dicha
demanda, contando con informacin de ms de 1.200 empresas que ofrecen software de
gestin empresarial en Amrica Latina. Hasta mediados de 2013, EvaluandoERP ha
contabilizado 974 proyectos de inversin en software empresarial, lo cual le ha permitido
caracterizar un mercado latinoamericano que es controlado por el mercado de capitales y en
el que se puede encontrar tan slo un puado de las compaas globales, de las que
solamente una de ellas tiene origen latino americano (Totvs). Esas compaas cotizan en
bolsa de manera que la informacin de sus estados contables es pblica. Sin embargo, en
Amrica Latina, la mayora de las firmas que proveen software ERP no dan a conocer sus
estados contables.

Desde el momento que una empresa toma la decisin de invertir un software de gestin
empresarial hasta el instante que firma el contrato con el proveedor pueden pasar entre 6 y
10 meses. EvaluandoERP cuenta con los datos de 803 proyectos de evaluacin y seleccin
de software. Si bien este lapso de tiempo depende de varios factores, en trminos generales,
el perodo indicado es el que ms se aproxima. Las empresas que originan esos proyectos,
son consultados en dos instancias diferentes:

Durante el proceso de evaluacin y seleccin de software.

A los 6 meses o ms de haberse iniciado el proceso.

Como puede verse, no se trata de todo el mercado, ni tampoco de una muestra estadstica,
sin embargo, pudiera considerarse como una cantidad significativa de proyectos. El
observatorio recoge datos de los siguientes pases: Argentina, Bolivia, Chile, Colombia,
Costa Rica, Cuba, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, Mxico, Nicaragua,
Panam, Paraguay, Per, Puerto Rico, Uruguay y Venezuela. Por el momento no se recogen
datos de Brasil.

De acuerdo a un informe de la empresa Gartner 2012 dado a conocer por Evaluandoerp,

20.05.2013, las 6 primeras empresas productoras de software ERP reportan ingresos por
valor de USD 13.536 millones en concepto de ventas de licencias y mantenimiento.

Tabla 9
Nivel de Ingresos de las principaes empresas fabriciantes de sistemas ERP

Compaa Ingresos Globales 2012

SAP USD 6.066 millones
Oracle USD 3.018 millones
Infor + Lawson USD 1.485 millones
Sage USD 1.396 millones
Microsoft USD 1.089 millones
Totvs USD 482 millones
FUENTE: Evaluando ERP, 20.05.2013.

Segn EvaluandoERP 2013, de los 803 casos mencionados, 380 (47,3%) tomaron una
decisin de inversin, de los que no invirtieron, 182 (43%) se encuentran en proceso de
evaluacin, 135 (32%) con decisin postergada y el resto abandon el proyecto por
diferentes razones. La inversin realizada por las empresas relevadas fue de USD
108.364.690. Dicho de otra forma, la mayor parte de ese monto fue facturado por los
proveedores.

Al realizar el anlisis de los datos revelados, observamos que 45 (12%) de las empresas que
tomaron la decisin de invertir no encontraron satisfaccin con el software industrializado.
En efecto, estas compaas decidieron realizar un desarrollo con recursos propios o
contratar los servicios de terceros informando inversin de USD 2.963.000.

Una de las conclusiones que pueden obtenerse al analizar las decisiones de las 335 (88%)
empresas que invirtieron en software de gestin empresarial industrializado es el grado de
dispersin de la oferta. Fueron informados 107 proveedores distintos. Si se separan a los 10
proveedores (vendors) que ms clientes nuevos realizaron en el perodo analizado (2010-
2012), encontramos que su participacin es del 43% mientras que el 57% restante lo
configuran 97 empresas de software.

Una clasificacin internacional que usan diferentes analistas, publicada por Evaluando.com
en 2015, establece que los sistemas ERP pueden clasificarse en 4 niveles cada uno
conocido como TIER. Dado que esta clasificacin es incompleta pues no tiene en cuenta a
jugadores muy fuertes del mercado de Amrica Latina, EvaluandoERP ha agregado en la
misma a las empresas de Amrica Latina con clientes en al menos 5 pases:

Tabla 10
Clasificacion de los sistemas ERP en TIERS

Tier 1 Tier 2 Tier 3 Tier 4

SAP Epicor Intellisis Otros
Oracle Infor Microsoft Dynamics GP
Microsoft Dynamics Netsuite
AX
QAD Sage Software
Totvs Syspro
Grupo Softland Exact
Grupo Calypso CDC Software
IFS
Finnegans
FUENTE: Evaluando ERP, 2015.

Con los datos obtenidos, la facturacin por niveles se distribuye de la siguiente manera:

Nivel I (Tier I): 70,4%

Nivel II (Tier II) (a): 8,9%
Nivel II (Tier II) (b): 2,6%
Nivel III (Tier III): 0,5%
Sin Clasificar: 11,2%
Desarrollo: 2,7%
Confidenciales: 3,7%

El ranking de los 6 proveedores con mayor cantidad de clientes nuevos es el siguiente:

SAP
Microsoft
Calipso
Oracle
Softland
Epicor

Considerando los 4 niveles, la marca que ms clientes nuevos tuvo en el perodo

mencionado es SAP con el 12%, seguido por Microsoft con el 8%. Este resultado presenta
cierta lgica pues, junto a Oracle, son las firmas que mayor cobertura geogrfica tienen, en
forma directa o a travs de socios (partners). En el solo Nivel I, SAP hizo el 81% de los
nuevos clientes, mientras que a Oracle le correspondi el 19% restante. Entre esos dos
proveedores las ventas ascendieron a USD 76.253.500.
Tabla 11
Forma de distribucin del nivel TIER II

Compaas con Participacin Compaas con distribucin Participacin

distribucin global (%) regional (%)
Microsoft 70 Grupo Calypso 41
Epicor 18 Grupo Softland 26
Unit 4 7 Totvs 13
Otros 4 Open Bravo 10
Otros 10
FUENTE: Evaluando ERP, 2015

El lder del Nivel III es Finnegans, empresa que realiz la mayor cantidad de operaciones
de clientes nuevos en el perodo 2010-2012. Al examinar los proyectos de los participantes
del observatorio, solamente se detectan tres de los proveedores del Nivel III: Finnegans,
Sage, Exact. El volumen de facturacin de este grupo fue de USD 12.134.390.

La segmentacin que realizan los analistas o las consultoras internacionales no se adapta al

mercado latino americano. Por tal motivo, quedan por fuera de la clasificacin anterior 95
proveedores que por diversas razones no estn dentro de las categoras mencionadas.

Los usuarios del ERP en Colombia

La primera empresa colombiana que implement un ERP fue la empresa Bavaria S.A que
en 1996 adquiri el producto R/3 de la marca SAP. R / 3 significa Arquitectura de tres
Niveles lo que se refiere al sistema de tiempo de ejecucin (Runtime).

El presente informe es el resultado de unas entrevistas realizadas en la ciudad de Bogot,

los das 24,25 y 26 de Marzo de 2015, a las empresas SAP y DIGITALWARE, lderes del
sector tecnologas especializadas en software corporativo tipo ERP, en Colombia, con el fin
de conocer la manera como ellas conciben el deber ser de un software de gestin y las
mejores prcticas para dimensionarlo e implementarlo.

1- Digitalware
Esta es una empresa nacional con presencia regional del sector de tecnologa especializada
en software, con ms de 23 aos en el mercado, lder en diseo e implantacin de
soluciones empresariales en las reas de RRHH, Finanzas, Logstica, Manufactura,
Seguridad, Petrleos, Energa, Cajas de Compensacin, Gobierno, Educacin y Salud.
Ganadora de varios premios, entre ellos el Premio Portafolio a la Innovacin

2- SAP
Esa empresa tiene sede principal en la ciudad de Walldorf, Alemania y oficinas en ms de
130 pases, SAP SE es el lder mundial de software empresarial y servicios relacionados
con el software.

3- Dimensin de la solucin
Las variables o mtricas utilizadas por estos proveedores para dimensionar la solucin
ofrecida a sus clientes son el nmero de unidades de negocios incluidas, los macro procesos
o mdulos soportados necesarios, las reas funcionales involucradas, el volumen de
registros generados y el nmero de usuarios nombrados que utilizarn la solucin. La
arquitectura de las soluciones ofrecidas por los proveedores entrevistados utiliza varios
servidores multi-marcas, tales como IBM, HP, Dell entre otros, los cuales pueden ser de
propiedad del cliente o tercerizados. La tercerizacin puede ser ofrecida por el proveedor o
por un tercero. De acuerdo a la experiencia de los proveedores la tendencia del mercado
nacional es a tercerizar la infraestructura a excepcin de algunos sectores como el
financiero y el de educacin superior, que tienden a utilizar las soluciones en las
instalaciones debido a los exigentes estndares para la administracin de los datos, la
reglamentacin a que son sometidos y a la cultura del sector especfico.

4- Red de datos
En referencia a la red de datos para soportar la solucin no se encontr mayor exigencia,
segn informacin de los proveedores una red a 100 Mega Bits es suficiente para la red
local, y de estar tercerizada la infraestructura se recomienda un canal dedicado que se debe
dimensionar por el nmero de usuarios concurrentes que utilicen la solucin.

5- Manejador de base de datos

Las soluciones analizadas soportan varios manejadores de bases de datos; entre ellos SQL
server, Sybase, Oracle, etc. En el caso de Digitalware la tendencia del pas es utilizar a SQL
server, con excepcin de las ms grandes empresas y el sector de universidades. Los
proveedores cobran por la conexin a stas bases de datos en un rubro que algunos llaman
run-time.

6- Sectores econmicos y procesos soportados por la solucin

Tanto SAP como Seven ERP de Digitalware ofrecen aplicaciones bsicas para las reas
administrativas y financiera que pueden utilizar todas las empresas, adems ofrecen
aplicaciones especficas para los diferentes sectores econmicos denominados verticales y
aplicaciones para anlisis de datos, tipo inteligencia de negocios. Las soluciones analizadas
ofrecen mdulos de reportes predefinidos y personalizados para cada uno de los procesos
soportados, los reportes se pueden tener en formato HTML o pdf y exportarse a Excel o
csv.

7- Proceso de implementacin
Para la implementacin de la solucin se requieren todos los procesos bien documentados.
En caso de no contar con la documentacin el tiempo de implementacin ser mayor. Se
recomienda utilizar los procedimientos con las mejores prcticas del sector. Para disminuir
el riesgo inherente a la implementacin se recomienda:
Definir el alcance y la fecha en que se dar inicio a la utilizacin del nuevo sistema
de informacin.
Hacer el levantamiento de la informacin de la necesidad de la organizacin.
Validar la informacin recabada en la fase anterior.
Recibir y evaluar las propuestas de los proveedores, debe participar cada
responsable de los procesos que contempla la solucin, el lder del proyecto y la alta
direccin. En esta fase se recomienda hacer visitas a empresas del mismo sector que
tengan implementadas las soluciones evaluadas para conocer en detalle las ventajas
y desventajas de las mismas. Se deben tener en cuenta el alcance funcional, el
servicio de soporte, la integracin con el resto de aplicaciones utilizadas por la
organizacin y la escalabilidad de la solucin. No se recomienda utilizar demos
porque son escenarios ficticios que no reflejan la compleja realidad de la
organizacin normalmente todo funciona bien.
Escoger la solucin y el proveedor que la implementar. Se debe tener en cuenta la
experiencia en implementacin, en consultora y la capacidad financiera del
proveedor.
Hacer una reunin con los altos directivos de la organizacin y del proveedor para
validar por ltima vez los requerimientos de la organizacin y la propuesta del
proveedor.

8- Componentes de la inversin
Licencias en el caso de optar por una solucin de licenciamiento (in house). En el
caso de una solucin por suscripcin (hosting) la inversin va incluida en el precio
del servicio.
Mantenimiento o soporte, esto le permite a la organizacin tener acceso a las
actualizaciones liberadas posteriores a la compra y a la continuidad de operacin de
la solucin en caso de presentar alguna falla tcnica o funcional. Algunos
fabricantes tasan este componente como un porcentaje del valor total de la solucin,
en el caso de SAP el 22%.
Servicios de Configuracin y Capacitacin.
- Consultora, es el componente ms importante ya que asegura la adecuada
transferencia de tecnologa, aqu se optimizan los procesos e inclusive se
puede hacer reingeniera de los mismos, en concordancia con lo anterior este
componente tiene un alto impacto en el presupuesto representando de una a
tres veces el valor de lo invertido en licencias.
- Personal de empresa, contempla el personal que debe dedicarse temporal o
permanente y de forma exclusiva o parcial a la implementacin y posterior
administracin de la solucin, se debe tener en cuenta que para el caso de la
solucin in house se necesita al menos un especialista para administrar la
solucin.
 - Infraestructura, si se opt por una solucin in house se debe contemplar los
servidores, los sistemas de almacenamiento, la infraestructura de red y las
licencias diferentes a las propias de la solucin. Para la fase de
implementacin se necesitan varios puestos de trabajo para los consultores
que permanecern en promedio unos seis meses en la organizacin y los
empleados que temporalmente abandonarn sus puestos de trabajos para
liderar el proceso, se estima de uno a dos empleados por cada macro-
proceso.
- Para iniciar la operacin del nuevo sistema se hace necesario contar con una
gran cantidad de datos que en muchos casos se debe procesar para que
cumpla los requerimientos de formato. Este en un punto crtico en la
implementacin y por experiencia el rea de IT de las organizaciones suele
subestimarlo, ocasionando retraso en la fecha de puesta en vivo de la
solucin. Para asegurar la completa disponibilidad de los datos se debe
hacer un mapeo de todas las aplicaciones que interactan con la nueva
solucin.

9- Organizacin del personal

La organizacin para la implementacin recomendada est conformada por un lder de
proyecto (o Controller) que es un empleado de la organizacin que conoce todos los
procesos que contempla la solucin y que tiene poder de decisin, el lder del proyecto est
acompaado por uno o dos lderes funcionales por cada macro proceso que deben ser los
que ms conocen los procesos a su cargo (presupuesto, contabilidad, compras, crditos,
talento humano, etc.) los lderes funcionales sern capacitados directamente por los
consultores y stos replicarn con el resto de los usuarios.

10- Capacitacin del personal

La capacitacin para el rea de IT de la organizacin est basada en los roles de los
empleados y perfiles de los usuarios, en el mapeo de todas las aplicaciones que interactan
con la solucin y las interfaces necesarias para el intercambio de datos. Para los usuarios
finales la capacitacin se centra en las funcionalidades de la solucin al interior de cada uno
de los procesos operativos. El perodo de capacitacin dura varios meses dependiendo del
alcance de la solucin y termina hasta que sale en vivo la solucin.

11- Soporte de la solucin

El soporte de la solucin comienza un mes despus de salir en vivo la nueva solucin, que
es el tiempo que el proveedor acompaa a la organizacin y que sirve para afinar la
solucin, transcurrido este perodo las fallas se deben reportar a la mesa de ayuda del
proveedor y all se le dar el escalamiento adecuado de acuerdo a la gravedad y al impacto
de la falla.

La seleccin del software contable

En toda implantacin de ERP hay dos fases totalmente distintas:
1. La "pre-implantacin", es decir, el anlisis previo para definir los objetivos del
proyecto, alcance funcional, costo total, recursos necesarios, necesidades concretas
 de la organizacin, calendarios, etc. para conseguir evaluar la rentabilidad que
supondr la implantacin del ERP.
2. La implantacin, o sea el proyecto propio de implantacin incluyendo desarrollos,
parametrizaciones, formacin, etc.

La investigacin a la que conduce la adopcin de una metodologa de pre-implementacin

ayuda a ir ms all de una ilustracin bruta sobre el cmo y cundo determinados factores
contextuales pueden o no afectar la transformacin organizacional relacionada con el ERP
e, incluso, su contribucin est relacionada con el valor de uso del desempeo en la pre-
implementacin del ERP para evaluar la transformacin organizacional de la empresa
(Carrillo, 2015).

Habitualmente la fase de la pre-implantacin es infravalorada y en muchas ocasiones ni se

realiza, llevando a implantaciones con objetivos poco definidos y con multitud de
problemas. Por todo ello, el anlisis previo debe contener al menos los siguientes apartados:

Anlisis inicial de la influencia de la IT en las dimensiones culturales de la empresa

En esta fase, se debe realizar un profundo anlisis del papel de la IT en la
transformacin organizacional puede entenderse en los trminos de su influencia en
las dimensiones culturales clave descritas como las Siete S de McKinsey (en ingls:
Strategy, Structure, System, Staff, Skill, Style and Shared values). Estas
dimensiones culturales estn interconectados y deben coordinarse adecuadamente
para evitar los conflictos y los cuellos de botella (Han et al, 2004).
En esta etapa se crearn equipos de trabajo para hacer este anlisis y para el trabajo
posterior.

1. Estrategia
La estrategia se refiere al mecanismo por medio del cual una empresa asigna
sus recursos para funcionar en su entorno. Propone valor a los clientes y
asegura su supervivencia y rentabilidad.
2. Estructura
Esto define la asignacin de responsabilidades y las relaciones de autoridad
en un esqueleto de la organizacin
3. Sistema
Esto se refiere a los procesos clave que soportan el negocio, la recompensa
que cubre, el control, la informacin, el flujo de trabajo y mecanismos de
retroalimentacin. Los sistemas pueblan la estructura e influyen en cmo
una organizacin toma decisiones, se relaciona con los clientes, comparte
informacin y premia a sus empleados
4. Personal ejecutivo
El perfil demogrfico de las personas que trabajan para una organizacin
hace esta dimensin. Lo crucial en esta categora es la calidad del personal
crtico para el xito de la empresa
5. Habilidades
La habilidad se refiere a la competencia central y las capacidades de una
organizacin
 6. Estilo de Mando
Los gerentes difieren en cuanto a su tratamiento de la informacin,
resolucin de conflictos, resolucin de problemas, la comunicacin y la
motivacin del personal. El estilo refleja la forma y el enfoque de los
directivos y lderes clave de una organizacin para hacer frente a estos
problemas de Gestin
7. Valores compartidos
Las organizaciones imponen diferentes valores y creencias (tambin
conocida comnmente como la cultura) de sus miembros.

Definicin del alcance funcional de la implantacin del ERP

Aqu, se establecen qu reas y funciones comprendern la implantacin as como
un primer intento de planteamiento de calendario.

Definicin de objetivos de la implantacin del ERP.

Claramente, habrn objetivos tangibles (reduccin de costos, mejora de eficacia y
eficiencia de procesos, reduccin del plazo de entrega, reduccin de los niveles de
inventario, etc.) y otros intangibles como por ejemplo disponer de ms cantidad de
informacin y conocimiento para la toma de decisiones. Obviamente, todos estos
objetivos deben estar integrados dentro de la estrategia de la organizacin.

Definicin de las mejoras en los procesos y organizacin que aportar la

implantacin del ERP.
Esto no debe ser una declaracin de intenciones sino que se deben haber modelado
los procesos de la organizacin y reconocer el impacto sobre ellos de la
implantacin del ERP. En esta fase se deben definir objetivos cuantificados de
mejora para cada uno de los procesos y deben estar integrados en el calendario del
proyecto.

Definicin del plan de gestin del cambio para conseguir el cambio de manera
coherente
Dentro de este plan, el plan de comunicacin interna es muy importante para
"vender" los beneficios del proyecto a los integrantes de la organizacin para
conseguir que todo el mundo perciba una mejora con el proyecto ERP.

Eleccin de la solucin tecnolgica as como los mdulos y parametrizaciones

necesarias.
Para la eleccin del ERP se emplearn al menos los siguientes parmetros: Cantidad
de requerimientos del comprador resueltos por el ERP estndar, Flexibilidad del
equipo preseleccionado para adaptarse a los requerimientos del caso en concreto,
Costo de la solucin, Experiencias del proveedor y casos de xito en el sector,
Sistema de calidad del revendedor del valor agregado (VAR), Solidez financiera del
vendedor, Tipos y estabilidad de las tecnologas empleadas, Cantidad y perfil del
historial de clientes, Evolucin tecnolgica (robustez) de la solucin, Inversin en
I+D, Cantidad y facilidad de uso de los mdulos adaptables a las necesidades,
Metodologa de implantacin, Independencia del sistema operativo y del motor de
 base de datos, Usabilidad de la TIC, Escalabilidad, Flexibilidad para la gestin de
nuevas lneas de negocio.

Definir parmetros clave y las polticas de control del proyecto

El retorno de la inversin (ROI) del proyecto as como un anlisis de sensibilidad
ante la variacin de determinados parmetros. Es muy importante que haya un
seguimiento y control estricto de los objetivos previamente definidos as como de
los elementos crticos para que se cumplan los objetivos definidos en las primeras
etapas.

La importancia de contar con una metodologa de seleccin del ERP

Contar con una metodologa de seleccin del ERP podra relacionarse con la articulacin
imprescindible que debe existir entre la gobernanza del proyecto y las prcticas de gestin
del cambio que siguen a la implementacin de un sistema de informacin empresarial ERP
y con la necesaria claridad que deben conservar las expectativas de la empresa frente al
riguroso proceso de transformacin organizacional que trae aparejada tal implementacin.

El concepto que ms claro tiene que quedar es que el xito, o el fracaso, de la implantacin,
vienen dado por un conjunto de tres elementos:
El ERP elegido, es decir, tanto el producto en s como el fabricante.
Las distintas consultoras que ofrezcan los servicios de pre-implantacin e
implantacin.
La organizacin donde va a ser implantada: la estrategia, sus personas, la cultura,
los procesos.

Una Metodologa para la Seleccin de Sistemas ERP (MSSE) intenta ordenar y sistematizar
las decisiones de los encargados de elegir un sistema de ERP durante un proceso de
seleccin. El MSSE parte de la premisa de que se comprar un ERP y su objetivo es ayudar
a seleccionar uno. Es decir, apunta a encontrar en el mercado el producto que se ajuste
mejor a las necesidades de la empresa y posteriormente a las de la empresa consultora
encargada de la implementacin, evaluando aspectos funcionales, tcnicos, servicios de
mantenimiento, factores de capacitacin, etc(Denyce, 2011).

El MSSE se estructura en tres fases, cada una dividida en actividades:

Fase I: Seleccin del ERP

Esta primera fase se compone de las actividades:

1.1. Documentar la necesidad de la adquisicin del equipo

Antes de comenzar la bsqueda del ERP se debe nombrar a las personas responsables
del proyecto. Se sugiere un equipo integrado por los siguientes perfiles: Director,
Gerente del proyecto, equipo del proyecto, usuarios internos, Grupo de calidad y
Consultor externo. La constitucin y el tamao de estos equipos humanos dependern
de las caractersticas de la implementacin (tamao, alcance y complejidad de la
solucin buscada). Si un Comit Ejecutivo del proyecto no entiende claramente los
cambios en su estructura organizativa, las estrategias y los procesos de implementacin
 del ERP, no va a estar en condiciones de beneficiarse de las ventajas competitivas del
ERP.

El objetivo del primer punto es documentar los aspectos fundamentales que debe
soportar el producto ERP que se selecciona, tales como tipos de negocios a ser
cubiertos, reas funcionales de la empresa que sern afectadas con la implementacin,
procesos misionales y de apoyo alcanzados, costo mximo que se pagar por la
implementacin , entre otros. Explicar la necesidad de la empresa no busca
precisamente un anlisis de requerimientos del comprador sino las bases de lo que el
producto del vendedor deba cumplir, por lo tanto, aunque no se lleve a cabo la totalidad
de la implementacin en una primera etapa, tal documentacin debe vislumbrar el
alcance total del sistema deseado para que en un futuro pueda ser objeto de
ampliaciones sin inconvenientes. El ERP cambia todo el entorno de la organizacin por
la reingeniera de todo el proceso de negocio; Por lo tanto, despus de la aplicacin, no
es fcil de revisar los procesos anteriores. Por lo tanto, las implementaciones de ERP
necesitan estimacin precisa, la preparacin con una visin integral y gestin
sistemtica de todo el proceso de implementacin.

1.2. Primera seleccin de proponentes

Esta actividad se completa mediante la realizacin de los siguientes pasos:
- Bsqueda de informacin sobre el producto, anlisis, comparacin y
recomendaciones
- Primer contacto con proveedores
- Entrevistas a posibles candidatos y recopilacin de informacin
- Confeccin de un listado de criterios de seleccin de candidatos a proveedores
- Evaluacin de factores fsicos y funcionales del producto y financiero de los
candidatos
(Consolidacin de la informacin de las encuestas realizadas por cada integrante
del equipo a cada uno de los responsables siguiendo los criterios establecidos)
- Documentacin de la seleccin y elaboracin del plan de Trabajo siguiente

1.3. Seleccin final y negociacin

En esta actividad se adelantan los siguientes pasos:
- Organizacin de visitas a los posibles proveedores
(El Gerente del proyecto reunido con el Director de la empresa basados en los
reportes preparados del punto anterior, definen la logstica de las visitas a los
posibles proveedores preseleccionados acompaadas de los lderes de procesos)
- Asistencia a las demostraciones de los productos de los proveedores
- Definicin de trminos de la negociacin final

Fase II: Seleccin del equipo de consultora externa

Una vez seleccionado el producto que se va a implementar, el paso siguiente es seleccionar
al consultor externo encargado de la implementacin. Este es un paso imprescindible pues
raramente las empresas poseen expertos en el producto y los mdulos que se
implementarn. En algunos casos el proveedor ejerce la consultora externa. En el caso de
que el producto solamente pueda ser implementado por consultores acreditados, el
proveedor facilitar la lista de las firmas consultoras autorizadas. Esta segunda fase se
compone de las actividades:

2.1. Documentar bases de la bsqueda

En esta actividad se efectan los siguientes pasos:
- Organizar la bsqueda
(Aqu se prepara una documentacin que debe incluir: descripcin del producto
seleccionado, las reas y los procesos que sern impactados, los mdulos que
seran implementados, la cantidad y perfil de los usuarios y de las
localizaciones, el listado de las consultoras candidatas a implementar el
producto)
- Confeccin de un listado de criterios de seleccin
(Para la evaluacin del implantador, se emplearn al menos los siguientes
parmetros: Experiencia en el sector; Costo; Conocimientos y experiencia del
personal, sobre todo del jefe de proyecto en implantaciones del producto;
Conocimientos y experiencia del personal, sobre todo del jefe de proyecto en
implantaciones del producto en el sector; Metodologa de implantacin;
Metodologa de formacin; Experiencia con el producto; Proximidad
geogrfica; Presencia global; Compromiso en la implantacin; Conocimientos y
experiencia en integracin de sistemas; Capacidad de disposicin de personal;
Estabilidad financiera del implantador; Como se observa tanto en la eleccin del
producto como del implantador, el costo es un parmetro importante pero ni
mucho menos definitivo. Para la comparacin y seleccin de la consultora, es
necesario contar con una rbrica en la que se enlistan los criterios, su
ponderacin y puntos asignables de valoracin)

2.2. Seleccin de candidatos a consultor de implementacin

En esta actividad se efectan los siguientes pasos:
- Entrevistas a posibles candidatos
(El ideal de candidatos a entrevistar es de 5 a 7. La propuesta de la consultora
debe incluir: el tiempo medio de duracin de la implementacin, fecha de
arranque del proyecto, costos, hojas de vida del equipo de consultores, plan de
contingencia en caso de incumplimientos, alcance del trabajo a realizar)
- Evaluacin de los candidatos preseleccionados
(Coordinar reuniones con los gerentes de las 2 o 3 consultoras preseleccionadas)

2.3. Seleccin final y negociacin

(Una vez seleccionada la consultora se la notifica y se coordina una reunin para la
negociacin del contrato. Para esta reunin la consultora debe preparar una propuesta
definitiva con base en la anterior, contemplando alguna observacin que haya surgido
en las reuniones y las negociaciones. Finalmente se da la aprobacin y se firma el
contrato)

Fase III: Presentacin y Planificacin General del Proyecto

La documentacin de esta fase debe incluir un cronograma que fije las fechas de iniciacin
de la implementacin general y de los procesos en particular, un Plan de Trabajo que seale
el funcionario responsable de cada proceso, actividad y procedimiento y, un Presupuesto
asociado al proceso de la implementacin. Obviamente la duracin de esta fase de
presentacin y planificacin estar directamente relacionada con la fase anterior ya que en
funcin de la eleccin tecnolgica y de los desarrollos anexos, el calendario y el
presupuesto variarn. En este apartado se han de calcular todas las partidas que entran en un
proyecto de este tipo: Costos externos; Licencias de la aplicacin; Desarrollos a medida;
Consultora de implementacin; Hardware; Formacin; Costos de actualizaciones y
mantenimiento; Costos internos; Horas dedicadas por el personal de la organizacin al
proyecto; Problemas que pueden aparecer debido a la implantacin del ERP

El rol informtico del contador pblico

En cuanto se refiere al perfil del profesional ms apropiado para el manejo de la
informacin generada por el sistema ERP, en opinin de los Gerentes de Empresa, el
Contador Pblico es el profesional ms vinculado directamente con la manipulacin y la
distribucin de la informacin, sin embargo, tambin opinan que requiere de las
nivelaciones necesarias para poder entrar directamente a manipular las diversas
aplicaciones como las del Cuadro Equilibrado de Mando, el Tablero de Control de Gestin,
la Ingeniera de Negocios y la Minera de Datos. Las ocupaciones principales que
encontrar el Contador Pblico en su tratamiento de la informacin corresponde a los
cargos de:

- Administrador del software computacional

- Manejador de la informacin (controller) del software empresarial
- Gestor de bases de datos
- Digitalizador de contenidos XBRL

El Contador Pblico tambin posee el perfil de entrada a los posgrados que ofrecen las
compaas proveedoras de ERP (, correspondientes a los siguientes posgrados:
- Master en Software de Gestin de Empresas
- Master en Procesos de Negocio y Consultora de las Organizaciones
- Master en Negocios Asociados y Anlisis de Programacin
- Master en Plataforma ERP para Inteligencia de Negocios

Las normas internacionales de educacin informtica

Desde los organismos profesionales tambin existen normativas como las normas
internacionales de educacin (International education standardsIES) emitidas por
la Federacin Internacional de Contadores Pblicos (IFAC) que constituyen un conjunto de
normas interrelacionadas que cubren la formacin acadmica y post acadmica. En
particular la IES Nro. 2 prescribe los conocimientos que deben tener todos los contadores
en torno a: a) contabilidad, finanzas y conocimientos relacionados; b) organizacionales y de
negocios; c) de tecnologas de la informacin (TI).

Asimismo la IFAC emite las Guas Internacionales de Educacin (International Education

GuidesIEG). La Gua IEG 11 (actualizada en enero de2003), denominada La Tecnologa
Informtica en la Currcula Contable, describe los conocimientos y las competencias
requeridas en el contexto de la TI, e incluye ejemplos de las tareas que un contador
profesional competente debe ser capaz de realizar en el lugar de trabajo. La gua intenta
ayudar a los organismos contables profesionales y acadmicos a determinar la manera de
incluir los conocimientos y las competencias de la TI en los programas educativos. De
acuerdo a esta gua, el Contador no slo tiene que usar los sistemas de informacin, sino
que tambin desempea un papel importante en el diseo, administracin y evaluacin de
tales sistemas. Los Contadores adoptan diferentes papeles frente a las tecnologas de la
informacin, que para IFAC son cuatro:1) Usuario de tecnologas de la informacin.2)
Administrador de sistemas de informacin.3) Diseador de sistemas de negocio.4)
Evaluador de sistemas de informacin (Gette Miguel, 2013, El Contador Pblico y las
Nuevas Tecnologas, Santa Rosa: 2 Congreso Provincial de Profesionales en Ciencias
Economicas).

Estos campos del Contador Pblico crecen de manera vertiginosa por la difusin creciente
y la constante actualizacin de la tecnologa en los procesos de trabajo, por lo que la
demanda de especialistas que desarrollen programas e innovaciones en el rea de las
tecnologas de la informacin son una de las principales necesidades del sector productivo
en todos los pases del mundo. El profesional universitario de la Contadura Pblica debe
continuar transitando un camino de capacitacin continua para responder a nuevos
escenarios tecnolgicos.

El mdulo de contabilidad de los sistemas de informacin est cada vez ms enlazado con
tesorera, inventarios, cuentas corrientes, comercializacin, produccin, etc. La
contabilidad on line se vuelve un recurso compartido en tiempo real que muestra la
generalidad de la operacin empresarial y representa la clave en la toma de decisiones
econmico financieras.

La demanda laboral del contador informtico

La tecnologa de la comunicacin ofrece a los contadores la opcin de pertenecer a redes de
profesionales la ofrecindoles un espacio cada vez mayor de socializacin. Las redes
vinculadas con actividades profesionales son escenarios en los que la gente construye una
identidad a partir de su reputacin, que viene dada por los contenidos que produce, las
conversaciones de las que participa, las referencias que otros pueden dar de su trabajo,
etctera. Por lo tanto, la pertenencia a las redes de profesionales tiene las siguientes
ventajas:

Ayuda a mantener contacto con referentes en distintas reas disciplinares

Se puede utilizar como Curriculum Vitae online y ser encontrado por l.
Visibiliza al profesional y permite que se lo pueda buscar y encontrar
Genera ms oportunidades de trabajo
Puede obtener respuestas a sus preguntas de otros profesionales e incluso participar
de consultas de otros.

Respecto de las otras profesiones que pudiera constituirse en opciones alternas de los
empresarios, no cabe duda de que el mercado de trabajo del futuro y las nuevas
profesiones y ocupaciones que vayan surgiendo tendrn que ser cualitativamente distintas
de las actuales.

durante este primer semestre hemos encontrado que los cargos administrativos y los
relacionados con innovacin y tecnologa, son mayormente demandados por las empresas
del pas. Otro anlisis importante, es que los cargos profesionales en algunos de los casos
son remplazados en las vacantes de las empresas por personas con estudios tcnicos o
tecnolgicos, pero tambin por practicantes en diferentes reas, con lo que directamente
una empresa disminuye sus gastos de contratacin (Chagendo, 2014).

Actualmente se cuenta con una demanda muy alta de personal con estos perfiles; el sector
tecnologa crece de manera exponencial y cada vez genera requerimientos ms especficos.
Hay profesionales formndose en las nuevas tecnologas, pero el inters de los jvenes por
la ingeniera de sistemas y afines no es tan alta. En compaas como Carvajal.Informacin
se presenta con frecuencia la dificultad para llenar vacantes en cargos como consultor de
ventas especializados en productos digitales, desarrollador punto NET o Java y analista de
servicio al cliente. En otra firma de este mismo grupo empresarial (Tecnologa y Servicios)
son frecuentes los problemas para conseguir ingenieros de desarrollo con experiencia en
lenguajes de programacin, arquitectos de implementacin, administradores de plataformas
y gerentes de proyectos expertos en gestin documental (Chagendo, 2014).

Los perfiles ms complicados de conseguir en este momento, son los de tecnologa y los
gerenciales porque hay mucha demanda de trabajo y poca oferta. En especial cuando se
piden certificaciones puntuales de algn tipo de conocimiento, por ejemplo, hay ingenieros
de sistemas, pero las empresas los demandan con unas habilidades muy especficas
(Chagendo, 2014).

El dficit de estos profesionales e indica que, en efecto, esta cartera recibe a diario quejas
de los empresarios, que alegan que hay una barrera para desarrollar proyectos por la falta de
personal calificado. A lo anterior se suma otra dificultad y es que no solo hay escasez de
ingenieros, sino que muchos de los disponibles carecen de habilidades que demanda el
mercado.

El panorama para los ingenieros es ms alentador, empezando porque las ingenieras

relacionadas con TIC son ahora transversales a todas las reas de una organizacin, ya no
son un departamento aislado como ocurra en las empresas anteriormente (Ardila, 2011).
Hace 5 aos se estanc el auge que vena de la automatizacin de procesos en las empresas
que requera de un ingeniero pero hoy esa actividad despert. Las empresas de
telecomunicaciones requieren constantemente ingenieros que se dediquen al monitoreo de
aparatos y soluciones que funcionan con sensores, a controlar y automatizar procesos
industriales

Datos del Observatorio Laboral del Ministerio de Educacin indican que el mayor nmero
de titulaciones del pas (ms de 100.000 al ao) salen de reas de Economa,
Administracin y Contadura, seguido de Ingenieras, Arquitectura y Urbanismo (66.500).
Asimismo, al ao se gradan en promedio 80 doctores en Ingenieras y Arquitectura y las
maestras preferidas se dan en Economa (1600 al ao). Hay oferta y demanda de
profesionales recin egresados, pero donde nos quedamos cortos es en los trabajos que
requieren competencias (Mineducacin, 2014).
En los ltimos cinco aos la industria de las tecnologas de la informacin ha
experimentado un crecimiento muy importante en el orden del 12% anual en promedio. De
acuerdo con el Ministerio de Educacin, de 310 mil personas que se gradan al ao en
Colombia, 66 mil son ingenieros y de ese grupo, 14 mil se enfoca en reas de Tecnologas
de la Informacin y las Comunicaciones, TIC (electrnica, sistemas o computacin) y solo
5.700 se dedica al desarrollo de software.

La encuesta anual de Escasez de Talentos, de ManpowerGroup (Lizarazo, 2015), seala

tambin que el puesto ms difcil de cubrir es el de los ingenieros, que a su vez con un 12,3
por ciento resulta ser el cargo de mayor demanda en las empresas colombianas,
principalmente en reas de tecnologa, sistemas e innovacin seguido por cargos
administrativos y profesionales. El estudio estima que hay un dficit de 15.000 ingenieros
en sistemas y telemtica y que la cifra ser de 93.000 en el 2018, si no se toman medidas.
Lo anterior contrasta con el crecimiento sostenible anual del 12 por ciento que presenta el
sector. Se espera que en el 2018 las 1.800 firmas desarrolladoras de software se dupliquen y
que los 39.000 empleos relacionados con las TIC se multipliquen por tres. Tambin se
prev un crecimiento en las ventas de la industria del software de 5,9 billones de pesos, en
el 2014, a 17 billones de pesos en el 2018.

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