Unidad 1- Introduccin y Planeacin de Proyectos

Clase 3 Planificacin del proyecto

Toda idea, objetivo o iniciativa que queramos emprender, inexorablemente

debe ser objeto de una planificacin. Si hablamos de proyectos, este ejercicio
debe ser an ms riguroso, puesto que se trata de una actividad cuya eficacia se
mide, en gran medida por el tiempo invertido y el buen uso de recursos. Por
ello, es importante que conozcas cules elementos debes tener en cuenta para
planificar un proyecto, reducir su incertidumbre y limitar sus riesgos.

El proyecto y la planificacin
Hemos dicho que una caracterstica esencial e
ineludible de los proyectos es que involucren
una

planificacin

rigurosa

detallada.

Lgicamente, se trata de una empresa ardua

Conforme va pasando el tiempo en

el ciclo de vida del proyecto, habr
mayor informacin y se disminuye
parte de la incertidumbre inicial.

que define paso a paso todo lo que debe

hacerse

para

conseguir

los

objetivos

esperados.
La planificacin nos ayuda, en primer lugar, a determinar la extensin y costo
del proyecto. Es en este momento en el que se toma la decisin trascendental
segn lo que se advierta: avanzar o detenerse.
De igual manera, es en esta fase en la que se distribuyen las tareas del trabajo y
se establecen los mecanismos para controlar el proceso. Se definen, en sntesis,
las responsabilidades de las diferentes partes implicadas y se determina con
detalle el nivel de recursos que ser necesario en cada componente del
proyecto.
Por supuesto, es en esta etapa en la cual, con mayor asiduidad debemos
predeterminar el posible impacto de cualquier cambio en el proyecto y
delimitar en lo posible la incertidumbre.
1

Aunque todo lo visto hasta ahora es tambin tarea de planificacin, hemos

hecho referencia ms a la definicin del proyecto en s que a la labor de
planificacin detallada en la que se define paso a paso cmo se deben hacer las
cosas para conseguir los objetivos esperados.
Ahora bien, no quiere decir que se planifique una vez y no se vuelva a hacer.
Las circunstancias pueden variar a lo largo de la vida del proyecto y acaecen
imprevistos que obligan a replantear

aspectos

esbozados

en

la

planificacin. No obstante, esto no significa que aquello planeado inicialmente

sea defectuoso o que el director del proyecto se haya equivocado; de hecho
conforme va pasando el tiempo en el ciclo de vida del proyecto, habr mayor
informacin y se disminuye parte de la incertidumbre inicial.
Lo importante, recordemos, es estructurar el proyecto para minimizar la
posibilidad de volver a comenzar.

Colaboracin en la planificacin
En un

sentido prctico, el director de proyecto no puede trabajar solo. No es

quien planifica, ejecuta y controla la totalidad del proyecto. Y aunque as fuera,

tampoco est plenamente facultado en sus saberes y experiencia para que
sobre sus hombros se determine el xito de un proyecto.
Imaginas a un director que se encierre en una habitacin, con un computador y
al cabo de unos das saque la mejor planificacin posible? Seguramente que no.
Cada proyecto debe contar con buenos colaboradores desde el momento de
la planificacin; y lo ms ocurrente es que cada persona conozca las
peculiaridades de su rea de especialidad mejor que nadie, a fin de que toda
aportacin sea de gran ayuda y de esta forma, se asignen recursos de manera
ms eficiente, se reduzca la incertidumbre y se aproveche mejor la experiencia.
2

Evidentemente, el director de proyecto es el principal responsable, pero toda su

gestin debe ser realizada con la participacin de personas y rea involucradas;
adems, necesita informar peridicamente acerca de los planes, posibles
cambios en presupuestos, novedades presupuestales y cronogramas, entre
otros.
Con esto queremos decirte que la planificacin
que sea ms abierta a cambios y fomenta
constantemente la mejor manera de hacer las
cosas, es la ms eficiente; y para ello,
indiscutiblemente

es

imprescindible

La planificacin que sea ms abierta

a cambios y fomenta constantemente
la mejor manera de hacer las cosas,
es la ms eficiente.

la

participacin de todos los implicados.

Por ejemplo, un partido de ftbol puede planificarse con la suficiente
antelacin. Se prev el sistema tctico, la alineacin titular, las jugadas de
ataque y los mecanismos de defensa. Sin embargo, pese a la rigurosa
planificacin es factible que el equipo reciba un gol en contra y que lo que en
un principio se dispuso, se modifique para no slo adaptarse al escenario,
sino tambin, responder al objetivo inicial que es ganar el partido.
Este caso es un proyecto, con una cabeza visible, que necesita de la
experiencia y el aporte de todos los miembros del equipo para poder cumplir
con sus objetivos; y que aun cuando se presenten dificultades, debe enfocarse
en las metas planteadas inicialmente as se requiera modificar algunos aspectos
planteados inicialmente con la planificacin.

Actividades en la planificacin de proyectos

Veamos un ejemplo muy sencillo que pude ayudarnos a entender en qu
consiste la tarea de planificacin.

Identificacin de tareas o actividades

Lo primero que suele hacer la gestin de proyecto al abordar la planificacin
es especificar todo la que hay que hacer. Esto se hace inicialmente como un
conjunto de actividades que se escribieron, normalmente en el orden que
surgen, no necesariamente en orden cronolgico. No es posible abordar un
proyecto en su totalidad, y este desglose servir para hacerlo ms manejable.
Supongamos que tenemos invitados a cenar y que todo debe estar listo a las
10:00 p.m. Necesitamos saber cunto tiempo vamos a invertir y qu debemos
comprar.
El entorno no parece presentar inconvenientes. No son frecuentes cortes de
energa o de gas en el sector y los ingredientes necesarios son, en principio,
fciles de encontrar en cualquier supermercado.

Propsito: brindar una cena a nuestros invitados

Resultado final: tortilla de papa caliente y ensalada de lechuga y
tomate.
Criterio de xito: se utilizarn el mnimo de recursos personales y
materiales, el mnimo de tiempo y el producto es de calidad (la tortilla
est caliente, recin hecha y bien cuajada; y la ensalada estar
correctamente aliada y fresca).
Alcance: el proyecto comienza en la cocina esta tarde y finaliza a las
10:00 p.m. en el saln. Necesita una persona, menaje de cocina y materia
prima.
4

Una vez identificadas estas actividades, se irn desglosando en tareas ms

concretas, hasta que se llega al mximo nivel de detalle. Lo normal es que
mientras

se

est

segmentando una actividad en pequeas tareas se

identifiquen nuevas actividades que en un principio no haban sido tenidas en

cuenta.
De esta forma, el proyecto se organiza jerrquicamente en pequeos sub
proyectos, actividades, tareas, o acciones que suponen ese lo que hay que
hacer para conseguir el objetivo.
Cada tarea individual tendr un objetivo en
trminos de tiempo, costo y calidad, dentro de
la jerarqua de objetivos principales, y un
resultado que se relacionar de alguna manera
con el resto de tareas. Debern quedar

Lo normal es que mientras se est

segmentando una actividad en
pequeas tareas se identifiquen
nuevas actividades que en un
principio no haban sido tenidas en
cuenta.

claramente definidas las relaciones jerrquicas dentro de esta estructura, de

manera que no haya dudas en cuanto a la tarea mayor en la que se engloba una
tarea individual o de las actividades incluidas dentro de un mdulo del
proyecto.
Esta estructura da una idea general (y muchas veces visual) del proyecto en s,
y de cmo encaja cada pieza. De hecho, la representacin de esta estructura
suele ser utilizada durante todo el proyecto para controlar y medir su progreso
o incluso para realizar informes de seguimiento.
En primer lugar, se nos puede ocurrir que ser necesario:
Tortilla
o Frer papas
o Mezclar papas y huevo
o Cuajar la tortilla
o Batir el huevo
5

Ensalada
o Preparar vegetales
o Aliar ensalada
Sin embargo, podemos seguir desglosando estas actividades. Es posible que
hubiramos olvidado alguna actividad como batir el huevo, pero al ir
disgregando otras, como por ejemplo mezclar papas y huevo, nos daramos
cuenta de que necesitamos batirlo. Esta jerarqua de tareas hasta que lleguemos
a un resultado como el siguiente:
Tortilla

Ensalada

Frer papas
o
o
o
o
o
o

Pelar papas
Lavar papas
Partir papas
Salar papas
Calentar aceite
Frer papas

Preparar tomates
o
o

Batir huevos
o
o

Abrir huevos
Batir huevos

Lavar tomates
Picar tomates

Preparar lechuga
o
o

Lavar lechuga
Picar lechuga
Servir ensalada

Cuajar tortilla
o
o
o
o

Mezclar papas y huevo

Cuajar primera cara
Dar la vuelta a la tortilla
Cuajar la otra cara

o
o
o
o

Echar aceite
Echar vinagre
Echar sal
Mover la ensalada

Servir tortilla
Llevar a la mesa

Tabla 1. Procedimiento para elaboracin de Tortilla y Ensalada

Hemos sido especialmente detallados en este ejemplo para tratar de plasmar lo

que se podra ser una jerarqua de actividades. En realidad nunca es necesario
llegar a este nivel de detalle.
Si nuestros proyecto fuera preparar una cena para dos mil invitados, es posible
que una de las tareas fuera la de preparar 50 tortillas de papas en s.
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Tanto el director del proyecto

como

los

cocineros

involucrados

en

el

proyecto tienen el entendimiento y los conocimientos suficientes para

considerarlo como una actividad en s.

Estimar tiempos y recursos

Una vez identificadas las tareas individuales, es
necesario asignar a cada una los tiempos y
recursos necesarios. Si cada tarea los tiene
correctamente asignados, ser posible saber en
un momento dado en qu situacin debera

En muchas ocasiones, es posible

dedicar tiempo y dinero a hacer
estimaciones
ms
exactas.
La
decisin de hacerlo o no depender
del riesgo que se est del riesgo que
se est dispuesto a asumir.

estar el proyecto, compararlo con la situacin

real y establecer las medidas correctivas que pudieran ser necesarias.
Las estimaciones nunca son exactas y son ms difciles cuanto ms novedoso
sea el proyecto. En muchas ocasiones, es posible dedicar tiempo y dinero a
hacer estimaciones ms exactas. La decisin de hacerlo o no depender del
riesgo que se est dispuesto a asumir
Sigamos con nuestro ejemplo:
Actividad
Pelar papas

Tiempo
2 minutos

Lavar papas
Partir papas

20 minutos
10 minutos

Salar papas
Calentar aceite
Frer papas

1 minuto
3 minutos
15 minutos

Abrir huevos
Batir huevos

1 minutos
2 minutos

Mezclar papas y huevo

1 minuto

Cuajar primera cara

1 minuto

Recursos
Cuchillo, recipiente,
papas
Agua, papas
Cuchillo,
tabla,
papas
Papas, sal
Sartn, aceite
Sartn,
aceite,
papas
Huevos
Mezcladora,
recipiente, huevos
Mezcladora,
recipiente, huevos,
papas
Huevos,
sartn,
papas

Dar la vuelta a la tortilla

1 minuto

Cuajar la otra cara

1 minuto

Lavar tomates

1 minuto

Picar tomates
Lavar lechuga
Picar lechuga
Echar aceite

3 minutos
2 minutos
3 minutos
1 minuto

Echar vinagre

1 minuto

Echar sal

1 minuto

Mover la ensalada
Llevar a la mesa

2 minutos
5 minutos

Huevos,
sartn,
esptula, papas
Huevos,
sartn,
papas
Agua,
recipiente,
tomates
Cuchillo, tomates
Agua, lechuga
Cuchillo, lechuga
Aceite,
lechuga,
tomates
Vinagre,
lechuga,
tomates
Sal,
lechuga,
tomates
Ensaladera, pinzas
Menaje,
manteles,
comedor
y
ayudantes

Tabla 2. Relacin entre actividades, tiempo y recursos.

En la tabla anterior se han asignado cada una de las tareas desglosadas, el

tiempo y los recursos necesarios. El recurso de mano de obra en algunos
casos, no es necesario durante toda la tarea, por lo que se ha desglosado
adems, cunto tiempo es necesaria en cada caso. En este momento estamos
en disposicin de ver qu recursos son necesarios.
Sabemos que hace falta mano de obra, papas, huevos, una sartn, etc. En etapas
posteriores podremos evaluar cmo influye en la totalidad del proyecto la
cantidad de recursos que tengamos.

Estimadores probabilsticos
En la gestin de proyectos se hace una
estimacin, pero no son tiempos exactos. El
contenido de incertidumbre en un proyecto
est muy relacionado con el nivel de confianza;
y aunque sea un proyecto simple siempre
habr cierta incgnita en las tareas.

En la gestin de proyectos se hace

una estimacin, pero no son tiempos
exactos. El contenido de
incertidumbre en un proyecto est
muy relacionado con el nivel de
confianza; y aunque sea un proyecto
simple siempre habr cierta incgnita
en las tareas.

En algunos casos, y en especial en proyectos complejos de mucha

incertidumbre, los gestores de proyectos utilizan curvas de probabilidad para
describir un estimador. A partir de esto, se obtienen cuatro valores:

Un valor optimista
El valor ms probable
El valor esperado
El valor pesimista

No es nuestro propsito el clculo matemtico de las curvas de probabilidad.

Slo nos interesa que comprendas que hay proyectos suficientemente crticos en
tiempo, como para que sea necesario conocer el peor o mejor de los casos. Sin
embargo, por supuesto existen herramientas informticas para la gestin de
proyectos que permiten trabajar con estos conceptos de tiempo, y a cada tarea
asignarle tiempos optimistas, tiempos pesimistas, y tiempos ms probables.
Para continuar con nuestro ejemplo, a la actividad de abrir 5 huevos le hemos
asignado un tiempo de dos minutos. No obstante, podra considerarse lo
siguiente:

En el caso ms optimista (si los huevos se abren perfectamente y no

cae ningn trozo de cscara de ninguno de ellos): 0,5 minutos.
En el caso ms probable (es el que se da un mayor nmero de veces
y supone que caiga algn trozo de cscara que deba eliminarse): 0,8
minutos.
El valor esperado (se calcula estadsticamente a partir de los dems): 1
minuto.
El valor pesimista (que se rompan los cuatro huevos, y adems, uno de
ellos caiga al suelo y haya que limpiar): 3 minutos.

Para este caso, el rango de tiempo vara entre 0,5 minutos y 3 minutos. Cuanto
mayor sea el riesgo, mayor ser el rango de variacin. As mismo, utilizar estos
9

valores mitiga las tendencias extremistas de optimismo o pesimismo que

inconscientemente asignan algunas personas.

Actividades en serie, en paralelo y crticas.

El orden de las actividades depende de la

El contenido de incertidumbre en un
proyecto est muy relacionado con el
nivel de confianza; y aunque sea un
proyecto simple habr cierta
incgnita en las tareas.

lgica del proyecto. Algunas tareas necesitarn

ser ejecutadas en un orden sincrnico y
sucesivo, y otras, asincrnico o intercalado.

En otras palabras, hay actividades que no pueden realizarse hasta que otra haya
terminado, las cuales se denominan tareas en serie; y, hay otras,
independientes, conocidas como tareas en paralelo.
Actividades en serie = (Actividades Dependientes)
Actividades en Paralelo = (Actividades Traslapadas)
En nuestro proyecto de la cena, encontramos actividades que se enmarcan en
estos dos grupos. Veamos:
Las papas slo pueden ser partidas despus de haber sido peladas y lavadas. En
este caso, la tarea no puede ser realizada

hasta

que

las

otras

hayan

culminado (tareas en serie). De otro lado, frer papas se har inmediatamente

despus de calentar aceite. Aqu, no slo hay una dependencia, sino
adems, una necesidad de ejecucin inmediata, tan pronto termina la anterior
actividad.
Entre tanto, la lechuga puede lavarse y cortarse, independientemente del
estado en que est la tortilla. Estas son tareas en paralelo.

10

Tambin,

podemos

distinguir

dos

secuencias

desde

el principio, que

sern la elaboracin de la tortilla y la de la ensalada. Las dos deben ser

completadas antes de la ltima tarea de llevar los platos a la mesa.

Actividades Crticas
De igual manera, hay actividades que no tienen flexibilidad en su tiempo de
ejecucin: las crticas o de camino crtico. Si alguna de ellas tiene una
duracin distinta a la estimada, la duracin del proyecto se ver afectada.

Los programas informticos de ayuda a la planificacin de proyectos (como el

Microsoft Project) permiten definir la relacin que existe entre las tareas, y
adems, el tipo de relacin.
En este caso, las actividades crticas sern:

Pelar papas

Lavar papas

Partir papas

Salar papas

Calentar aceite

Frer papas

Mezclar papas y huevo

Cuajar primera cara

Dar vuelta a la tortilla

Cuajar la otra cara

Servir tortilla

Llevar a la mesa
11

El plan inicial de este proyecto podra ser el diagrama de Gantt, tal y

como se estudia a continuacin:

Grfico 1. Relacin entre tareas y tiempo.

Segn el grfico, el proyecto podra completarse en 54 minutos. Las

lneas punteadas corresponden al espacio que tienen algunas actividades.
Hay unas tareas como batir los huevos que se pueden hacer en cualquier
momento antes de la que depende inmediatamente de ellas (mezclar los
huevos batidos con las papas).
Si la actividad de batir los huevos se retrasara 2 minutos, no afectara a la
duracin del proyecto.
La tarea de calentar aceite en principio no sera crtica. Sin embargo, no
presenta holgura de otras tareas como lavar la lechuga. Podramos calentar el
aceite en cualquier momento anterior a la actividad de frer las papas, pero qu

12

pasara? Tendramos que tener un sistema para mantener el aceite caliente a

una temperatura constante sin que el aceite se queme.
Como, de acuerdo con nuestros recursos, esto no es posible, existe una relacin
de dependencia especial entre esta tarea y la de frer papas, la cual supone que
se hagan inmediatamente la una a continuacin de la otra. Por eso, no existe
holgura real para la tarea, sino que deber ser ejecutada en el instante
planificado.

Identificar las restricciones

Es importante identificar las tareas involucradas en el proyecto, su relacin, y
sus dependencias, adems del tiempo y la relacin de recursos necesarios para
completar el proyecto.
Pero tambin es trascendental tener en cuenta las posibles restricciones. Los
recursos crticos son limitados.
Aumentamos el personal o alargamos el proyecto? La respuesta depender de
cul sea el recurso ms crtico, y en ltimo caso, si no hay otra persona, no hay
discusin posible.
Por lo tanto, nos encontramos con dos tipos de restricciones: los recursos
disponibles y el tiempo fijado para realizar el proyecto.

Restriccin en recursos: en la programacin de tareas, slo se podrn

tener en cuenta los recursos disponibles. Si no son suficientes, afecta al
tiempo global del proyecto.

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La razn de planificar con una restriccin en recursos puede ser de:

o Presupuesto o costo (por ejemplo, una empresa que tenga su
propio equipo de publicistas, recurrira en un gasto adicional si
subcontratara a una agencia creativa para el lanzamiento de un
comercial de televisin).
o Limitaciones de personal cualificado (si el trabajo es demasiado
especializado, es posible que no existan realmente suficientes
personas facultadas para ejecutar tareas en paralelo).

Restriccin en tiempo: La principal prioridad es completar el proyecto

en un tiempo dado. Si los recursos disponibles no son suficientes, se
programan recursos alternativos.

Con las herramientas informticas existentes en el mercado, es sencillo

programar proyectos y examinar alternativas. Se introducen las tareas, su
duracin y las relaciones entre ellas, y tambin, los recursos de mano de
obra, para que el programa ajuste el calendario y presente posible resultados
en trminos de tiempos, recurso y costos, entre otros.
En nuestro proyecto de la cena, si estimamos el desarrollo de las tareas,
podramos utilizar un nico recurso de mano de obra, de la siguiente manera.

14

Grfico 2. Indicador de tarea y duracin de esta.

Las herramientas de gestin de proyectos.

La mayor ventaja de las herramientas informticas disponibles actualmente para
realizar la programacin de proyectos es que permite introducir cambios de
este tipo con relativa sencillez y examinar las posibles alternativas. En el
programa, una vez introducidas las tareas, su duracin y las relaciones entre
ellas, bastar con decir si tenemos uno, dos, o
infinitos recursos de mano de obra, para que el
programa ajuste el calendario y nos muestre
los posibles resultados para poder analizarlos
en tiempos de recursos, tiempo, costo, etc.

La mayor ventaja de las

herramientas informticas
disponibles actualmente para realizar
la programacin de proyectos es que
permite introducir cambios de este
tipo con relativa sencillez y examinar
las posibles alternativas.

De esta manera se podran seguir haciendo ajustes.

Adems, este tipo de representacin es til durante todo el proyecto. En un
momento concreto, es posible que el proyecto no se encuentre exactamente en
la realizacin de las tareas que se haban programado. Una herramienta de
gestin de proyectos permite con relativa sencillez introducir en todo momento
15

las desviaciones respecto a la programacin y volver a ajustar el plan a la

realidad.

Ajustes
Por ejemplo, en nuestro proyecto de los objetivos era que la tortilla estuviera
recin hecha y caliente. Podramos desviar las tareas de cuajar la tortilla hacia
el final, adelantando la ensalada. De esta manera, la tortilla estara finalizando
en el ltimo momento, y no se vera afectada la duracin ni el costo del
proyecto.
Este tipo de representacin es til durante todo el proyecto.
Si por ejemplo quisiramos revisar nuestro proyecto en el minuto 36, podramos
ir al grfico 2, y comprobaramos que en ese instante se debe Calentar el
aceite y la siguiente actividad es la de Frer papas.

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