Cuentas y Documentos Por Cobrar

Cuentas por cobrar:
En las cuentas por cobrar se registran los aumentos y las disminuciones

derivadas de la venta por distintos conceptos tanto a mercancas como a
prestacin de servicios, nica y exclusivamente a crdito documentado (ttulos
de crdito, letras de cambio y pagars) a favor de la empresa y para esto
existen programas para llevar a cabo las operaciones.
Por lo tanto se dice que esta cuenta presenta el derecho exigible que tiene la
entidad donde puede exigir a los suscriptores de los ttulos de crdito el pago
de su adeudo derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancas o la
prestacin de servicios a crdito; es decir, presenta un beneficio futuro
fundadamente esperado.
Clasificacin de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar pueden clasificarse como de exigencia inmediata: corto
plazo y a largo plazo.
Corto plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no
mayor de un ao.
Largo plazo: Su disponibilidad es a ms de un ao.
Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de
Situacin Patrimonial como activo circulante y las cuentas por cobrar a largo
plazo deben presentarse fuera del activo circulante. Pueden sub clasificarse de
acuerdo a su origen en dos grupos que son:
1- A cargo de clientes.
2- A cargo de otros deudores.
El proceso de cuentas por cobrar
1-
Facturacin.
2-
Pagos.
3-
Nota de Crdito.
4-
Cuentas Incobrables.
Facturacin
Se inicia cuando se enva un pedido o cuando se completa la prestacin de un
servicio; y es responsable de la asignacin del precio y de la emisin de una
factura al cliente.
Pagos:
Es una actividad constante e importante del proceso de las cuentas por cobrar.
Al final de las actividades de cobranza de cada da, el departamento de crdito
y cobro ser auditado.
Auditoria de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa
proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y
tambin no provenientes de ventas de bienes o servicios. Por ello que, la
empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos
referidos a estas cuentas, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo
debe controlar que stos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero.
De ah la importancia de controlar y de auditar las *Cuentas por Cobrar* el
auditor establecer los objetivos y procedimientos para realizar el examen
previsto en la planeacin de la auditoria a estas cuentas. Las Cuentas por
Cobrar constituyen una funcin dentro del ciclo de ingresos que se encarga de
llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas al
departamento que corresponden.
Objetivos de la auditora de cuentas por cobrar

1- Comprobar si las cuentas por cobrar son autnticas y si tienen origen en
operaciones de ventas.
2- Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva
(cobrables en pesos).
3- Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y a dems si no
existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba
considerarse.
4- Comprobar si hay una valuacin permanente respecto de intereses y
reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.
5- Verificar la existencia de deudores incobrables y su mtodo de clculo
contable.
Procedimientos de la auditora de cuentas por cobrar
Con el anlisis de crdito se obtiene una recopilacin y evaluacin de
informacin de crdito de los solicitantes para determinar si estos estn a la
altura de los estndares de crdito de la empresa.
1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las

cuentas por cobrar.
2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por

cobrar.
3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden
y de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Contactar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran
adecuadamente.
Procedimientos
1. Verificar fsicamente junto con la persona responsable de las cuentas por
cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.
2. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos, cheques, letras y
documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.
3. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor de Inversiones
en Empresas Relacionadas.
4. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, Yolanda
Coln , domicilio particular y laboral.
5. Comprobar la validez de los documentos, o sea, que los documentos estn
legalizados con firma, timbre y sellos, ante un notario.
6. Examinar las facturas de clientes, al igual que otros documentos
justificativos de las cuentas por cobrar.
7. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes,
Documentos por Cobrar, Deudores y Documentos y Cuentas por cobrar a
empresas relacionadas.
Respecto a los Deudores Incobrables.
1. Verificar la ubicacin fsica de documentos incobrables.
2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para
verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de stos.
3. Verificar que se ha usado el mtodo adecuado en el clculo de la estimacin
de deudores incobrables.
4. Comprobar si la base para la estimacin se ajusta a las disposiciones legales.
Control Interno de Cuentas por Cobrar

Estos documentos deber ser aprobados por un funcionario capaz, antes de
aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja. Tambin estos documentos
deber der ser registrados detalladamente, y conciliar cuando menos una vez al
mes, el auxiliar con la cuenta de control.
La antigedad de los saldos deber ser revisada peridicamente por un
empleado. Las labores del encargado de cuentas por cobrar deben ser
independiente de:
Todas las funciones de efectivo
Verificacin de facturas y notas de crdito
Pases a cuenta control
Autorizacin de bajas de cuentas de cobros dudosos
Procedimiento de control interno de las cuentas por cobrar.
Se considera que puede clasificarse en procedimientos contables diseados
con la finalidad de corroborar el adecuado procesamiento y autorizacin previa
de las operaciones de ventas, y procedimientos administrativos que abarcan el
proceso de aprobacin, procesamiento y autorizacin de las operaciones de
ventas. Los cuales se detallan a continuacin:
Procedimientos administrativos
Se menciona en los procedimientos administrativos de control interno
aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes:
Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la
documentacin de las ctas por cobrar.
Debe llevar un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya
canceladas.
Las notas de crdito siempre deben de estar apoyadas por la documentacin
correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.
Debe prepararse mensualmente un reporte de antigedad de saldos que
muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.
Procedimientos contables
Se considera que deben aplicarse como procedimientos contables los
siguientes:
Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los
clientes, mayor auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del
mayor general, en caso de discrepancias observadas, deben hacerse las
averiguaciones a que haya lugar.
Los documentos dados de baja en libros, debern ser controlados y
chequeados peridicamente.
Deben enviarse peridicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto
cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de
cobro sean reconocidas por deudores. Esta debe llevarla a cabo una persona
independiente de la que maneja las cuentas por cobrar.
Mtodos para contabilizar las cuentas incobrables

Existen dos mtodos para contabilidad las cuentas incobrables:
el mtodo de cancelacin directa que es aceptado para fines fiscales pero no por las
normas contables, y
el mtodo de estimacin de cuentas incobrables que es aceptado por las normas

contables pero no es vlido para fines fiscales.
Mtodo de cancelacin directa

Se registra al reconocer que una cuenta es incobrable:
Debe
Gastos por cuentas incobrables
Haber
$115.00
Cuentas por cobrar - Pedro Prez
$115.00
Aunque este mtodo es ms simple, debe evitarse porque viola el postulado de asociacin de
costos y gastos con ingresos que exige que los gastos se identifiquen con los ingresos que los
originaron.
El quebranto por una cuenta incobrable resulta de un error de juicio al conceder el crdito al
cliente. Consecuentemente, el gasto por cuentas incobrables ocurre en el momento mismo
que la venta a crdito es efectuada, aunque el conocimiento de la incobrabilidad se tenga
mucho despus.
Si el quebranto se registra hasta que se conoce, es probable que el gasto no se reconozca en el
mismo periodo del ingreso que lo origin.
El mtodo de cancelacin directa podra ser usado cuando no se afecte el concepto de
importancia relativa. Por ejemplo, en una empresa cuyas ventas sean principalmente en efectivo y
que el importe de las cuentas incobrables no sea significativo.
Mtodo de estimacin de cuentas incobrables

Bajo este mtodo, se efecta una estimacin de las cuentas incobrables correspondientes a las
ventas del periodo contable.
Ventajas:
La prdida estimada se carga en el periodo del ingreso que la origina.
Las cuentas por cobrar aparecen en el balance general a su valor estimado de realizacin.
Estimacin de cuentas incobrables
Al final de cada periodo se crea un ajuste para la estimacin de cuentas incobrables:
Debe
Haber
$115.00
$115.00
Este asiento de ajuste reduce el importe de las cuentas por cobrar a su valor realizable estimado.
Note que sin embargo, el abono es a la cuenta complementaria "Reserva para cuentas malas" y
no directamente a las "Cuentas por cobrar".
La cantidad de cuentas incobrables puede ser estimada con base en la experiencia, pero en la
fecha del ajuste no se sabe quienes sern los clientes precisos que no pagarn.
Cancelacin de una cuenta incobrable (con el mtodo de estimacin)

Cuando se tiene la certeza que una cuenta especfica no podr ser cobrada, se cancela contra la
"Reserva para cuentas malas":
Debe
Haber
$115.00
Cuentas por cobrar. Pedro Prez
$115.00
Observaciones
Aunque las cuentas incobrables son un gasto por vender a crdito, se carga a la "Reserva
para cuentas malas" en lugar de cargar a una cuenta de gasto porque el gasto ya fue
considerado antes. Ver: Estimacin de cuentas incobrables.
No se afecta el valor realizable estimado de las cuentas por cobrar. Por ejemplo, suponga
que las cuentas por cobrar eran $ 200,000.00, que la "Reserva para cuentas malas" era
de $ 15,000.00 y que se cancel por incobrable una cuenta de $ 1,000.00
Antes
Despus
Cuentas por cobrar
200,000
199,000
15,000
14,000
185,000
185,000
Menos: Estimacin de cuentas

incobrables
Valor realizable estimado
Recuperacin de una cuenta incobrable cancelada

Cuando se recupera el pago total o parcial de una cuenta previamente cancelada como
incobrable, el asiento se revierte dependiendo del mtodo utilizado.
Si se usa el mtodo de cancelacin directa, el asiento es:
Debe
$115.00
$115.00
Si se utiliza el mtodo de estimacin, el asiento es:
Debe
Haber
$115.00
Haber
$115.00
En ambos casos se registra el cobro as:
Debe
Haber
Efectivo
$115.00
$115.00
Correccin de la estimacin de cuentas incobrables

Por mucho cuidado que tenga al calcular la "Estimacin de cuentas incobrables" pueden haber
errores de juicio.
Con frecuencia ocurren cambios no previsibles en las condiciones del negocio o de la economa
en general que alteran la factibilidad de recuperar la cuentas por cobrar.
En tales casos, debe ajustarse la "Estimacin de cuentas incobrables".
Para aumentar la "Estimacin de cuentas incobrables":
Debe
Gastos por cuentas incobrables, o

Utilidades retenidas (*)
$115.00
Haber
$115.00
Para disminuir la "Estimacin de cuentas incobrables":
Debe
Gastos por cuentas incobrables, o

Utilidades retenidas (*)
Haber
$115.00
$115.00
(*) Se utiliza la cuenta "Utilidades retenidas" cuando se pretende corregir el efecto causado por
los "Gastos por cuentas incobrables" en ejercicios anteriores.

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Objetivos de la auditora de cuentas por cobrar

1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las

2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por

Control Interno de Cuentas por Cobrar

Mtodos para contabilizar las cuentas incobrables

el mtodo de estimacin de cuentas incobrables que es aceptado por las normas

Mtodo de cancelacin directa

Gastos por cuentas incobrables

Cuentas por cobrar - Pedro Prez

Mtodo de estimacin de cuentas incobrables

La prdida estimada se carga en el periodo del ingreso que la origina.

Estimacin de cuentas incobrables

Al final de cada periodo se crea un ajuste para la estimacin de cuentas incobrables:

Gastos por cuentas incobrables

Estimacin de cuentas incobrables

Cancelacin de una cuenta incobrable (con el mtodo de estimacin)

Estimacin de cuentas incobrables

Cuentas por cobrar. Pedro Prez

Cuentas por cobrar

Menos: Estimacin de cuentas

Valor realizable estimado

Recuperacin de una cuenta incobrable cancelada

Si se usa el mtodo de cancelacin directa, el asiento es:

Cuentas por cobrar. Pedro Prez

Gastos por cuentas incobrables

Si se utiliza el mtodo de estimacin, el asiento es:

Cuentas por cobrar. Pedro Prez

Estimacin de cuentas incobrables

En ambos casos se registra el cobro as:

Cuentas por cobrar. Pedro Prez

Correccin de la estimacin de cuentas incobrables

Para aumentar la "Estimacin de cuentas incobrables":

Gastos por cuentas incobrables, o

Estimacin de cuentas incobrables

Para disminuir la "Estimacin de cuentas incobrables":

Estimacin de cuentas incobrables

Gastos por cuentas incobrables, o

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